Artigo elaborado por Carlos Magno Xavier (M.Sc., PMP) magno@beware.com.

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Como Elaborar o Cronograma do Projeto

1 Elaborar a Estrutura Analtica do Projeto

A Estrutura Analtica do Projeto (EAP) a base para a elaborao do cronograma do projeto. Queremos colocar no tempo, como, quando e por quem os produtos e servios (entregas) sero desenvolvidos e entregues ao longo do projeto. Vimos no artigo Como Elaborar a Estrutura Analtica de um Projeto (para acess-lo clique aqui) que a EAP uma estrutura hierrquica, podendo ser representada como uma lista ou na forma grfica. Para o cronograma precisamos da forma em lista. Comeamos numerando o nome do projeto (1 nvel) como 1. No segundo nvel numeramos como 1.1, 1.2, 1.3 e assim por diante. Por exemplo, teramos:
1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.2.1 1.2.2 Projeto "Treinamento Gerenciamento de Projetos" Gerenciamento do Projeto Reunio de Partida do Projeto (Kick off) Plano do Projeto Reunies de Acompanhamento Preparao Verificao e Reserva da Sala Material Didtico

1.2.2.1 Apostila 1.2.2.2 Slides 1.2.2.3 Exerccio prtico 1.2.2.4 Prova 1.2.2.5 Reproduo e montagem material 1.2.3 1.2.4 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 Contratao coffee break Questionrio de avaliao Treinamento Aulas Coffee break Avaliao do treinamento pelos alunos Pgina 1

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Artigo elaborado por Carlos Magno Xavier (M.Sc., PMP) magno@beware.com.br 1.4 1.4.1 1.4.2 Fechamento do Projeto Avaliao dos alunos (prova) Relatrio do projeto

2 - Identificar Atividades e marcos

Ns decompomos uma entrega em atividades quando queremos planejar e/ou controlar melhor o tempo para a sua execuo. A decomposio em atividades no obrigatria, ficando a critrio da equipe realiz-la ou no. Desta forma, vamos at o nvel mais baixo em que fizemos a decomposio na EAP e tomamos a deciso, em cada entrega, se necessitamos ou no decompor em atividades. Por exemplo, para um pacote de trabalho Manual do Equipamento, em que j exista uma verso anterior pronta e que sero necessrias apenas cerca de 2 horas para elaborao do mesmo, no h a necessidade de decomposio em atividades. Na EAP do nosso projeto exemplo, poderamos decompor a entrega 1.4.1 Avaliao dos alunos (prova) nas atividades:
1.4.1.1 Aplicar a prova 1.4.1.2 Corrigir a prova

Enquanto as entregas so escritas como substantivos (ex.: Avaliao), as atividades devem ser escritas como verbo no infinitivo (ex.: Aplicar). Marcos (milestones) Marcos so pontos de controle que acrescentamos em um cronograma, normalmente uma concluso de fase ou de uma entrega importante do projeto. Os marcos devem ser escritos como substantivo + particpio passado do verbo. Alguns exemplos so: Fase de Preparao concluda; Material didtico entregue; e Projeto Concludo. Os marcos no tm esforo associado e, portanto, no tm durao, custo ou alocao de recursos.

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3 - Identificar as Dependncias entre Entregas, Atividades e marcos

Cabe agora a identificao do relacionamento lgico do trabalho do projeto, para que assim estabeleamos a sua sequncia. Essa dependncia deve ser estabelecida no nvel mais baixo de decomposio, seja ele uma entrega, atividade ou marco, a que chamaremos aqui de tarefa. O sequenciamento pode ser feito com o auxlio de um computador (utilizando software de gerncia de projeto, por exemplo) ou manualmente. Exemplos de software para elaborao do cronograma: Project (Microsoft); Open Project (software livre); Project Builder; Primavera; e Dot Project (software livre). Para o estabelecimento da sequncia de tarefas necessrio o conhecimento de alguns conceitos: Tipos de Tarefa: Tarefa Predecessora a que comea ou termina antes de outra atividade. Tarefa Sucessora a que s pode comear depois do incio ou trmino de outra atividade.

Tipos de relacionamento entre as tarefas:

TI - A sucessora s se inicia aps o trmino da tarefa

predecessora. Ex.: O telhado s se inicia aps o trmino das paredes.

II - A sucessora s se inicia aps o incio da tarefa predecessora.

Ex.: Os servios de terraplanagem devem comear junto com os de topografia.

TT - A sucessora s termina com o trmino da tarefa predecessora.

Ex.: A homologao do produto depende da assinatura do cliente no relatrio.

IT - O trmino de uma tarefa depende do incio da tarefa anterior.

inverso ao tipo TI. Ex.: O computador antigo s pode ser desligado aps o incio do funcionamento do novo.
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Recomendaes: Usar trmino-incio sempre que possvel; Demais ligaes so excees; Faa as dependncias somente no nvel mais baixo de decomposio.

Veja abaixo as dependncias no caso do nosso projeto exemplo.

ID CDIGO EAP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.2.1 1.2.2.2 1.2.2.3 1.2.2.4 1.2.2.5 1.2.3 1.2.4 1.2.5 Projeto "Treinamento Gerenciamento de Projetos" Gerenciamento do Projeto Reunio de Partida do Projeto (Kick off) 2 Plano do Projeto Reunies de Acompanhamento Preparao Verificao e Reserva da Sala Material Didtico Apostila Slides Exerccio prtico Prova Reproduo e montagem material 3 Contratao coffee break Questionrio de avaliao Fase de Preparao Concluda (marco) 4 9 10 11 12 7 4 7;13;14;15 4 ------3 3 EAP COM ATIVIDADES E MARCOS 1 PREDECESSORA

1 2

O MS-Project chama esta coluna de Nome da Tarefa. No deve haver, no nvel mais baixo de decomposio, nenhuma tarefa sem predecessora, exceto a primeira delas. 3 Na realidade, o mais correto seria colocar 9, 10, 11 e 12. Porm, em razo das dependncias anteriores, neste caso basta colocar s a 12. Todos os direitos reservados para magno@beware.com.br Pgina 4

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ID

CDIGO EAP

EAP COM ATIVIDADES E MARCOS 1

PREDECESSORA

17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.4 1.4.1 1.4.1.1 1.4.1.2 1.4.2 1.4.3

Treinamento Aulas Coffee break4 Avaliao do treinamento pelos alunos 5 Treinamento concludo Fechamento do Projeto Avaliao dos alunos (prova) Aplicar a prova Corrigir a prova Relatrio do projeto Projeto concludo (marco) 21 +5 dias6 24 25 5;26 16 18 (I-I) 18 (T-T) 19;20

O Coffee break tem uma dependncia de incio-incio com as aulas, pois vai ocorrer em paralelo. No relevante representar que vai ser servido no meio da aula. 5 A avaliao ser ao final das aulas. 6 possvel na dependncia incluir uma antecipao ou um atraso (retardo) entre as atividades. Todos os direitos reservados para magno@beware.com.br Pgina 5

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4 Levantamentos dos recursos necessrios e Estimativa da durao das atividades

Este processo tem como objetivo levantar os recursos (pessoas, equipamentos ou materiais) e a quantidade dos mesmos que devem ser empregados para a realizao das tarefas do projeto, assim como estimar o tempo necessrio para a execuo de cada uma. So feitos em paralelo porque h uma dependncia entre a durao de uma tarefa e a quantidade de recursos a ser utilizada. O recurso pode ser do tipo mo de obra, material ou apenas um custo especfico. Devemos, primeiramente, levantar os recursos necessrios para a execuo das tarefas, para ento estimar a durao de cada uma. Uma pessoa ou grupo da equipe do projeto que estiver mais familiarizada com a natureza de uma tarefa especfica deve fazer ou, no mnimo, aprovar a estimativa. Na tabela abaixo apresentamos estimativas de durao do nosso projeto exemplo, associadas aos recursos necessrios para cada tarefa de nosso projeto exemplo, no nvel mais baixo de decomposio. Para que haja aula necessrio ter disponvel, alm do instrutor, a sala de aula, que tambm deve estar alocada. Para simplificar, consideramos como unidade mnima de durao um dia. Porm, na prtica, podemos utilizar fraes do dia, horas, minutos etc.
ID CDIGO TAREFAS EAP 1 1 1.1 1.1.1 1.1.2 Projeto "Treinamento Gerenciamento de Projetos" Gerenciamento do Projeto Reunio de Partida do Projeto (Kick off) Plano do Projeto ------3 3 1.1.3 Reunies de Acompanhamento GP GP GP;Instrutor; Apoio Acadmico 1d 2d 1 vez por semana PREDECESSORA RECURSOS DURAO

2 3 4 5

6 7

1.2 1.2.1

Preparao Verificao e Reserva da Sala 4 Apoio Acadmico 1d

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ID

CDIGO TAREFAS EAP

PREDECESSORA

RECURSOS

DURAO

8 9 10 11 12 13

1.2.2 1.2.2.1 1.2.2.2 1.2.2.3 1.2.2.4 1.2.2.5 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.4 1.4.1 1.4.1.1 1.4.1.2 1.4.2 1.4.3

Material Didtico Apostila Slides Exerccio prtico Prova Reproduo e montagem material Contratao coffee break Questionrio de avaliao Fase de Preparao Concluda (marco) Treinamento Aulas Coffee break Avaliao do treinamento pelos alunos Treinamento concludo Fechamento do Projeto Avaliao dos alunos (prova) Aplicar a prova Corrigir a prova Relatrio do projeto Projeto concludo (marco) 21 + 5 dias Apoio Acadmico Instrutor GP --1d 16 Instrutor; Sala de aula Buffet Apoio Acadmico --4d 4 9 10 11 12 Instrutor Instrutor Instrutor Instrutor Apoio Acadmico GP Apoio Acadmico --2d 1d 1d 1d 1d

14 15

7 4

1d 1d

16 17 18

7;13;14;15

19 20

18 (I-I) 18 (T-T)

4d 1d

21 22 23 24

19;20

25 26 27

24 25 5;26

1d 1d 0

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5 - Gerar o Cronograma

O documento que representa o planejamento de tempo em um projeto o cronograma. Ele apresenta a data planejada para incio e a data esperada para a concluso de cada entrega / atividade. O cronograma aprovado, chamado de cronograma base ou referncia, um dos componentes do plano do projeto e usado para avaliao e acompanhamento do desempenho do projeto.
Cronograma do Projeto: um documento na forma grfica ou

tabular com as datas planejadas para o incio e a concluso das tarefas do projeto, podendo conter marcos (pontos de controle, normalmente as concluses/entregas de subprodutos);
Cronograma de Marcos: um cronograma sumarizado que

identifica os principais pontos de controle do projeto (marcos). Temos ento de definir as datas de incio e trmino das atividades do projeto. o processo que evidencia as seguintes etapas: conciliar de forma eficiente o uso dos recursos a fim de aperfeioar a forma de utilizao; determinar quais tarefas fazem parte do caminho mais longo do projeto (tambm chamado de caminho crtico) com objetivo de prioriz-las; e adequar o cronograma do projeto s restries de datas e prazos impostos ao projeto para que assim minimize os eventuais atrasos. Vale ressaltar mais uma vez que o cronograma do projeto pode ser elaborado em diversos softwares dependendo apenas da complexidade do projeto. Para o nosso projeto exemplo, Treinamento em Gerenciamento de Projetos, o cronograma seria o constante do final deste texto. Repare que necessrio estabelecer a data de incio do projeto e tambm verificar se a data em que o treinamento est planejado est adequada para a empresa. Por exemplo, em uma primeira simulao o treinamento comearia em uma sextafeira, o que no seria interessante, sendo alterada a data de incio para a prxima 2 feira. Outra preocupao com a super alocao de recursos (por exemplo, a alocao de uma pessoa da equipe para fazer duas tarefas ao mesmo tempo). Ocorreu no projeto exemplo que, na primeira verso do cronograma, o Apoio Acadmico estava em duas atividades no mesmo dia, o que foi resolvido alterando a data de uma das tarefas para o dia seguinte.

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Maiores detalhes acerca da elaborao do Cronograma podem ser vistos no livro Metodologia de Gerenciamento de Projetos Methodware [Xavier e outros, 2009].
Bibliografia:

XAVIER, Carlos Magno da Silva. Gerenciamento de Projetos: Como definir e controlar o escopo do projeto. So Paulo, Saraiva, 2009 (2 edio). Xavier, Carlos Magno da Silva e Luiz Fernando da Silva Xavier. Metodologia Simplificada de Gerenciamento de Projetos. Basic Methodware - Brasport 2011. Xavier, Carlos Magno da Silva e outros. Metodologia de Gerenciamento de Projetos Methodware. Brasport - 2a edio - 2009.
Sobre o Autor:

Carlos Magno da Silva Xavier foi eleito em 2010 uma das cinco personalidades brasileiras da dcada na rea de gerenciamento de projetos, sendo autor / coautor de onze (11) livros. mestre pelo Instituto Militar de Engenharia (IME) e certificado Project Management Professional (PMP) pelo Project Manageme nt Institute (PMI). Scio-Diretor da Beware Consultoria Empresarial e da CMX Capacitao Profissional, sendo professor do MBA em Projetos da Fundao Getlio Vargas desde 2001. Sua experincia profissional, de mais de vinte anos em gerenciamento de projetos, inclui consultoria e treinamento em vrias Organizaes (TIM, BR Distribuidora, Petrobras, Halliburton, SESC-Rio, Eletronuclear, Eletropaulo, Odebrecht, Shopping Iguatemi e outras). Livros do autor: Projetando com Qualidade a Tecnologia em Sistema s de Informao (LTC Livros Tcnicos Cientficos); Gerenciamento de Projetos Como definir e controlar o escopo do projeto (Editora Saraiva); Como se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos (Qualitymark Editora); Metodologia de Gerenciamento de Projetos Methodware (Brasport); O Perfil do Gerente de Projetos Brasileiro (Brasport); Gerenciamento de Aquisies em Projetos (Editora FGV); Metodologia de Gerenciamento de Projetos no Terceiro Setor (Brasport); Metodologia Simplificada de Gerenciamento de Projetos Basic Methodware (Brasport); Projetos de Infraestrutura de TIC (Brasport), PMO Escritrio de Projetos, Programas e Portflio na Prtica (Brasport) e Anlise de Projetos (Editora Saraiva).

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