Manual Man Bas Datos

G U A S Y T E X T O S D E C MP U T O
Manejador de bases de datos

ACCESS
G U A S Y T E X T O S D E C MP U T O
Manejador de bases de datos
ACCESS
Autor:
Juana Figueroa Resndiz.

NDICE
1. INTRODUCCIN.................................................................................................................... 1
1.1 CONCEPTOS.........................................................................................................................1
1.2 REQUISITOS DE HARDWARE Y SOFTWARE..................................................................................1
1.3 INICIAR Y SALIR DE ACCESS.....................................................................................................2
1.4 ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS......................................................................................3
1.5 DESCRIPCIN DEL ENTORNO DE TRABAJO.................................................................................3
2. HERRAMIENTAS DE DISEO .................................................................................................. 5
2.1 CREACIN DE UNA BASE DE DATOS.........................................................................................5
2.2 CREACIN DE UNA TABLA......................................................................................................5
2.3 ESTABLECER RELACIONES ENTRE TABLAS..................................................................................15
2.4 INSERCIN DE DATOS EN LAS TABLAS.....................................................................................18
3. DISEO DE CONSULTAS...................................................................................................... 20
3.1 CREACIN DE UNA CONSULTA..............................................................................................20
3.2 CREACIN DE CONSULTAS USANDO VARIAS TABLAS.................................................................23
3.3 CREACIN DE CONSULTAS CON PARMETROS.........................................................................27
3.4 CREACIN DE CONSULTAS AGRUPADAS.................................................................................30
3.5 TIPOS DE CONSULTAS..........................................................................................................33
4. DISEO DE FORMULARIOS.................................................................................................. 36
4.1 CREACIN DE UN FORMULARIO............................................................................................36
4.2 MODIFICACIN DE UN FORMULARIO.....................................................................................38
4.3 AGREGAR OTRO TIPO DE OBJETOS AL FORMULARIO .................................................................40
5. DISEO DE INFORMES......................................................................................................... 45
5.1 CREACIN DE UN INFORME..................................................................................................45
5.2 MODIFICACIN DE UN INFORME...........................................................................................47
5.3 INFORMES CON TOTALES Y EXPRESIONES.................................................................................50
5.4 ETIQUETAS POSTALES...........................................................................................................55
6. MACROS............................................................................................................................... 58
6.1 QU ES UNA MACRO?.........................................................................................................58
6.2 POR QU SE UTILIZAN LAS MACROS?.....................................................................................58
6.3 CREAR UNA MACRO ............................................................................................................58
ANEXO 1................................................................................................................................... 61
BIBLIOGRAFA..........................................................................................................................64

1
1. INTRODUCCIN
1.1 Conceptos
Antes de comenzar con Access, veamos algunos conceptos relacionados con el tema.
Access es un manejador o administrador de bases de datos relacional, lo que significa que
almacena y recupera datos, presenta cierta informacin y automatiza algunas tareas repetitivas. El
hecho de ser relacional indica que es capaz de manejar una o ms tablas de base de datos a la
vez.
Se entiende por base de datos a una coleccin de datos que al manipularlos o analizarlos nos
darn como resultado cierta informacin importante para los usuarios de la misma. Adems las
bases de datos permiten organizar la informacin en tablas y relacionarlas de forma lgica con la
idea de poder formular preguntas para obtener informacin, las cuales son llamadas consultas o
querys.
Una tabla es un contenedor de datos que almacena la informacin en filas y columnas. Las filas
son llamadas registros y las columnas campos.
En una base de datos relacional la informacin es almacenada en varias tablas que se relacionan
para presentar informacin y manipular datos de forma eficiente con el objetivo de simplificar la
entrada de datos y minimizar la redundancia de los mismos.
1.2 Requisitos de hardware y software
Para instalar Access en su equipo es necesario que cuente con los siguientes elementos de
Hardware y software:
Mnimos ptimos
?? Computadora personal compatible con
microprocesador Pentium a 75MHz.
?? Computadora Personal Compatible
con microprocesador Pentium II a
233MHz o superior.
?? 32 megabytes de memoria RAM. ?? 64 megabytes en RAM o ms.
?? Unidad de CD-ROM. ?? Unidad de CD-ROM y unidad de 3
.
?? 60 megabytes de espacio libre en el
disco duro.
?? 100 megabytes de espacio libre en
disco duro o ms.
?? Adaptador grfico VGA. ?? Adaptador grfico SVGA. O UVGA.
?? Mouse. ?? Mouse.
?? Microsoft Windows 95. ?? Microsoft Windows 98, NT o 2000.
?? Impresora soportada por la versin de
Windows que tenga instalada
Juana Figueroa Resndiz
2
1.3 Iniciar y salir de Access
Existen diversas maneras de iniciar Access, pero es importante que identifique el cono que
representa a esta aplicacin, el cual se muestra a continuacin:

Para iniciar Access ejecute alguna de las siguientes acciones:
En el Men de Inicio de Windows elija la opcin Programas y despus d clic en el cono de
Microsoft Access
1
.
Si existe un cono de acceso directo a Access sobre el escritorio de Windows, d doble clic sobre
ste.
Tambin puede ir al Explorador de Windows y buscar la carpeta donde est instalada la
aplicacin
2
. Una vez ah, busque el archivo Msaccess.exe y de doble clic en l.
Al entrar a Access ver una pantalla similar a la siguiente:

En este momento tiene dos opciones:
a) Crear una base de datos nueva
3
, que puede ser una base de datos en blanco o una base de
datos con ayuda de un asistente.

1
El cono de Access puede estar en otro lugar, si se ha modificado la configuracin de Windows en la
mquina en la que se encuentre trabajando.
2
Generalmente c:\ Archivos de programa\ Microsoft Office\
3
Si elige esta opcin, Access le solicitar enseguida el nombre de la base de datos nueva.
Uso del manejador de bases de datos Access
3
b) Abrir una base de datos que ya exista, seleccionando de la lista un archivo usado
recientemente o eligiendo la opcin Ms archivos... para abrir el cuadro de dilogo Examinar y
buscar la base de datos manualmente.
Cuando haya decidido lo que desea hacer, ver aparecer la ventana de aplicacin de Access. En
ese momento ya est listo para utilizar Access.
1. Para salir de Access puede usar cualquiera de los siguientes caminos:
2. Dar un clic en el botn de Cerrar de la barra de Ttulo.
3. Dar doble clic en el icono del men de Control de Access.
4. Elegir la opcin Salir del men Archivo.
5. Pulsar Alt+F4.
Antes de salir, Access le preguntar si desea guardar los cambios que se hayan hecho y an no
estn guardados.
1.4 Abrir y cerrar una base de datos
Para abrir una base de datos de Access, inicie Access y elija la opcin Mas archivos... en el cuadro
de dilogo que aparece al entrar. Busque el archivo de base de datos y d clic en el botn Abrir.
Si ya est ejecutndose Access, elija la opcin Abrir del men Archivo. Aparecer el cuadro de
dilogo Examinar. Busque el archivo de base de datos y d clic en el botn Abrir. Tome en cuenta
que esta accin cerrar la base de datos que tenga abierta para abrir la que acaba de seleccionar.
1.5 Descripcin del entorno de trabajo
Una vez que est trabajando en Access tendr una ventana similar a la que se muestra ms
adelante, donde aparecer, adems de la barra de mens y la barra de herramientas de la
aplicacin, la ventana de Base de Datos, que es el centro de control de la base de datos que se
est utilizando en un momento dado.
A continuacin se describe cada elemento de la pantalla:
Barra de ttulo de Access: generalmente aqu aparece el ttulo de la aplicacin, en este caso
Microsoft Access.
Barra de mens: contiene todos los comandos que se aplican durante el trabajo con una base de
datos. Para muchas de las opciones que contiene cada men existe una forma diferente de
ejecutarla, por ejemplo a travs de una tecla de mtodo abreviado, un cono en la barra de
herramientas o una opcin en la ventana de Base de Datos.
Barra de herramientas: contiene un acceso rpido a algunas de las opciones de los mens con la
ventaja de que se encuentran ms a la mano y basta dar un clic sobre la que se desea utilizar
4
.
Ttulo de la ventana de Base de datos: muestra el nombre de la base de datos abierta.

4
Coloque el puntero del mouse, sin dar clic, unos segundos sobre alguno de los conos para obtener un
mensaje que indica el comando u opcin que representa.
4
Barra de Objetos de la ventana de Base de Datos: contiene una lista de todos los objetos que es
posible crear y manipular en una base de datos de Access (tablas, consultas, formularios, informes,
pginas, macros y mdulos).
Accesos directos para creacin de nuevos objetos de la ventana de Base de datos: es una lista que
muestra las diferentes formas que existen para crear un nuevo objeto
5
.

5
Las opciones que aparecen dependen del tipo de objeto que se tenga seleccionado en la barra de objetos.
Barra de ttulo
Barra de mens
Barra de herramientas
Barra de estado
Ttulo de la ventana
de base de datos
Barra de
objetos
Barra de herramientas de la
ventana de Base de Datos
Accesos directos para la
creacin de nuevos objetos
5
2. HERRAMIENTAS DE DISEO
2.1 Creacin de una base de datos
Para crear una base de datos seleccione la opcin Nueva en el men Archivo. Aparecer el
siguiente cuadro de dilogo.

En la pestaa llamada General aparece el cono de Base de datos, al cual debe dar doble clic.
Despus aparecer una pantalla pidindole el nombre del archivo donde se guardar la base de
datos, este archivo tendr extensin mdb.
2.2 Creacin de una tabla
Lo primero que har al trabajar con Access ser crear tablas que le permitan almacenar datos
donde la informacin ser organizada en forma de filas y columnas.
Para agregar una tabla d doble clic en la opcin Crear una tabla en vista de diseo
6
. Aparecer
una ventana similar a la siguiente:

6
Existen diversas formas para comenzar la creacin de una tabla o cualquier otro objeto en Access, pero en
este texto se ver la creacin de los mismos a travs de la vista de diseo que es la forma ms directa de
hacerlo y permite al usuario darse mejor cuenta del efecto que produce cada modificacin que va
realizando.
6

En esta ventana va a crear la estructura de la tabla, es decir, debe indicar qu campos contendr,
de qu tipo y cules sern las propiedades de cada uno, adems de indicar cul ser la llave
primaria y los ndices que se van a utilizar. Cada rengln contendr los atributos de cada campo
con los siguientes datos.
Nombre del campo. ste identifica al campo dentro de la tabla y permite al usuario saber en un
momento dado qu informacin est almacenada. El nombre del campo puede tener de 1 a 64
caracteres (letras, nmeros y algunos caracteres especiales excepto puntos (.), signos de
admiracin (!), corchetes ([]), acento grave (`), caracteres ASCII con valores del 0 al 31 y no puede
comenzar con espacio en blanco. Es muy recomendable que use slo letras del alfabeto ingls y
no utilice espacios en blanco en los nombres de campo para no perder compatibilidad con otros
manejadores de bases de datos, por si en algn momento deseara migrar su base de datos.
Tipo de dato. Indica el tipo de valores que podr contener el campo que est definiendo. Access
permite utilizar nueve tipos de datos que se pueden seleccionar de una lista que aparece cuando
se coloca en el rengln Tipos de datos.
Tipo de dato Descripcin
Texto Puede contener hasta 255 caracteres (el tamao predeterminado es 50
caracteres).
Memo Puede almacenar grandes cantidades de texto (hasta 64,000 caracteres).
Numrico Permite almacenar datos numricos enteros o fraccionales y positivos y
negativos. Se emplean con datos con los que se vayan a realizar
clculos, ya que si tiene datos numricos como telfonos o cdigos
postales es mejor utilizar el tipo Texto.

7
Fecha/Hora Almacena fechas y horas con las cuales se pueden realizar despus
ciertos clculos como el nmero de das transcurridos entre fecha y
fecha por ejemplo.
Moneda Permite almacenar datos numricos con el formato de moneda
establecido en la configuracin de Windows, permitiendo indicar el
smbolo de moneda, el separador de miles y el separador de decimales.
Autonumrico Puede almacenar valores enteros que se incrementan automticamente
cada vez que se agrega un registro nuevo. Generalmente pueden
utilizarse como campos llave.
/No: Permite almacenar valores lgicos. Se utilizan en aquellos casos donde
slo hay dos valores posibles para el campo: Verdadero o Falso, S o
No, 0 o 1.
Objeto OLE Se emplea para guardar datos generados en otras aplicaciones de
Windows como imgenes, sonidos, videos, etc.
Hipervnculo Almacena un vnculo con un recurso en Internet que puede ser una
direccin de una pgina Web o una direccin de correo electrnico.
Asistente de
bsqueda
Permite restringir la entrada de datos a una lista de valores o datos de
otra tabla.
Descripcin. La descripcin es de uso opcional, pero es muy til para recordar exactamente qu
dato se debera almacenar en un campo dado o para hacer observaciones que son importantes a la
hora de manipular los datos. Tambin hace ms sencillo el mantenimiento de la base de datos.
Propiedades del campo. Las propiedades del campo dependen del tipo de dato que se haya
seleccionado y aparecen en la parte inferior de la pantalla de diseo de la tabla en una ficha
llamada General, similar a la que aparece enseguida:

Tamao del campo. Determina el nmero mximo de caracteres que puede contener un campo de
tipo Texto o el tipo de nmero en un campo de tipo numrico de acuerdo con la siguiente tabla:
8
Tipo de nmero Intervalo Nmero mximo de decimales Tamao
Byte 0 a 255 Ninguno 1 byte
Entero -32768 a 32767 Ninguno 2 bytes
Entero largo -2147483648 a
2147483647
Ninguno 4 bytes
Doble -1.797 10
308
a 1.797 10
308
15 8 bytes
Simple -3.4 10
38
a 3.4 10
38
7 4 bytes
Formatos. El formato permite modificar la presentacin de los datos y varan de acuerdo al tipo de
dato. El formato no afecta la manera en que estn almacenados los datos.
Formatos para tipo Texto y Memo
Caracter Significado
@ Caracter de texto requerido.
& Caracter de texto no requerido.
> Aparecen todos los caracteres a maysculas.
< Aparecen todos los caracteres en minsculas.
Los smbolos @ y & se aplican a cada carcter y los smbolos <y >aplican para toda la cadena.
Ejemplos:
Formato Entrada Salida
> Juana Figueroa JUANA FIGUEROA
< Juana Figueroa juana figueroa
(@@@)@@-@@-@@ 921852596 (921)85-25-96
Formatos para tipo Numrico y Moneda
Para los nmeros existen ms smbolos para dar formato y tambin existen algunos formatos
predefinidos que facilitan mucho su manejo.
Los formatos predefinidos aparecen en una lista desplegable, al momento de ubicarse en la
propiedad Formato, los cuales son:
9
Tipo de formato Significado
General Muestra el nmero tal y como se introduce.
Moneda Aplica la configuracin de Moneda establecida en la
Configuracin regional del Panel de control de Windows.
Fijo Aplica la configuracin especificada en el Panel de control de
Windows, en Configuracin regional, para todo lo relativo a
importes negativos, smbolos decimales y de moneda y cifras
decimales.
Estndar Utiliza el separador de miles; aplica la configuracin especificada
en el Panel de control de Windows, Configuracin regional, para
todo lo relativo a importes negativos, smbolos decimales y de
moneda y cifras decimales.
Porcentaje Multiplica el valor por 100 y le agrega el smbolo de porcentaje
(%).
Cientfico Utiliza la notacin cientfica estndar.
Tambin existen smbolos que pueden utilizarse para crear formatos propios.
Caracter Significado
. (punto) Separador de miles.
, (coma) Separador de decimales.
0 Muestra un dgito o un cero, se utilizan cuando se desea que sean
mostrados los ceros a la izquierda o los ceros a la derecha del
punto decimal.
# Muestra un dgito o nada.
$ Muestra el smbolo de pesos.
% Multiplica el valor por 100 y le agrega el smbolo de porcentaje
(%).
E+o e+ Muestra el nmero en notacin cientfica con un signo de +.
E- o e- Muestra el nmero en notacin cientfica con un signo de -.

10
Ejemplos:
General 3897.5 3897.5
Moneda 3897.5 $3,897.50
Fijo 3897.5 3897
Estndar 3897.5 3,897.5
Porcentaje .258 25.8%
Cientfico 3897.5 3.89E+03
$###.##0,00
3897.5 $3,897.50
000.0
25 025.0
Formatos para tipo Fecha/Hora
Los formatos para fechas y horas permiten mostrar la fecha/hora de diversas maneras, haciendo
que el uso de este tipo de datos proporcione informacin clara.
Los formatos predefinidos aparecen en una lista desplegable, al colocarse en la propiedad Formato
y son los siguientes:
Tipo de formato Ejemplo
Fecha general 30/09/01 16:38:00
Fecha larga Jueves, 30 de Septiembre de 2001
Fecha mediana 30-sep-01
Fecha corta 30/09/01
Hora larga 4:38:00 PM
Hora mediana 4:38 PM
Hora corta 16:38
Para las fechas existen muchos smbolos que permiten crear formatos personalizados, a
continuacin se presentan algunos de ellos:

11
: (dos puntos) Separador de hora. Los separadores se establecen en el cuadro de dilogo
Propiedades de Configuracin regional del Panel de control de Windows.
/ Separador de fecha.
d Da del mes en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 31).
dd Da del mes en dos dgitos numricos (01 a 31).
ddd Tres primeras letras del da de la semana (Lun a Dom)
dddd Nombre completo del da de la semana (Lunes a Dom).
m Mes del ao en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 12).
mm Mes del ao en dos dgitos numricos (01 a 12).
mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic).
mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre).
a Nmero de da del ao (1 a 366).
aa Dos ltimos dgitos del ao (01 a 99).
aaaa Ao completo (0100 a 9999).
h Hora en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 23).
hh Hora en dos dgitos (00 a 23).
n Minuto, en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59).
nn Minuto en dos dgitos (00 a 59).
s Segundo, en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59).
ss Segundo en dos dgitos (00 a 59).
AM/PM Reloj de 12 horas con las letras maysculas "AM" o "PM", segn sea apropiado.
am/pm Reloj de doce horas con las letras minsculas "am" o "pm", segn sea apropiado.
AMPM Reloj de doce horas con el designador de maana/tarde apropiado, establecido en
el cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de control
de Windows.

12
Ejemplos:
d/mmm/aaaa 23/12/01 23/Dic/2001
dddd d de mmmm 23/12/01 Domingo 23 de Diciembre
7

hh:mm:ss 2:05 02:05:00
h:m AM/PM 15:35 3:35 PM
Formatos para tipo de datos S/No
Formato Significado
S/No Guarda 1 para S y 0 para No
Verdadero/Falso Guarda 1 para Verdadero y 0 para Falso
Activado/Desactivado Guarda 1 para Activado y 0 para Desactivado
;Esterilizado;Frtil Guarda 1 para Estril y 0 para Frtil
8

Lugares decimales. Indica el nmero de decimales a la derecha del punto decimal en un campo de
tipo numrico o moneda. El nmero de decimales por omisin es dos .
Mscara de entrada. Permite controlar la entrada de datos, a travs de smbolos en cada posicin,
que indican entradas vlidas para el campo.
La siguiente tabla muestra algunos de los caracteres que se pueden utilizar, est tomada del cuadro
de Ayuda que incluye Access 2000.
Caracter Descripcin
0 Dgito (0 a 9, entrada obligatoria
9
, signos ms [+] y menos [-] no permitidos).
9 Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos).

7
Note que para que aparezca la palabra de , sta se encierra entre comillas.
8
Tambin se pueden crear formatos personalizados utilizando la notacin de siguiente: un punto y coma al
principio, en seguida el valor para S, seguido de un punto y coma y a continuacin el valor para No.
9
Entrada obligatoria indica, que donde aparece ese smbolo, el usuario tendr que teclear forzosamente un
caracter vlido, a diferencia de la entrada opcional, en donde puede quedar un espacio en blanco.
13
# Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el
modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menos
permitidos).
L Letra (A a Z, entrada obligatoria).
Letra (A a Z, entrada opcional).
A Letra o dgito (entrada obligatoria).
a Letra o dgito (entrada opcional).
& Cualquier caracter o un espacio (entrada obligatoria).
C Cualquier caracter o un espacio (entrada opcional).
. , : ; - / Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha (el caracter
depende del valor del cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional en el
Panel de control de Windows).
< Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas.
> Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas.
Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de
mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la mscara siempre
se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamacin en cualquier
lugar de la mscara de entrada.
\ Hace que el caracter siguiente se muestre como un caracter literal (por ejemplo, \ A se
muestra slo como A).
Los caracteres le permiten crear sus propias mscaras de entrada, pero tambin puede usar las
mscaras de entrada ya definidas en el Asistente para mscaras de entrada que aparece si da un
clic en el botn de tres puntos suspensivos que aparece cuando se coloca en la propiedad
Mscara. Si crea mscaras de entrada, que utilizar en varios campos de su base de datos, puede
agregarlas a la lista de mscaras de entrada que aparece en el Asistente, ste le indicar la forma
en que debe construir y agregar a la listas sus propias mscaras o cmo debe utilizar las ya
creadas.
Ejemplos:
Campo de ejemplo Descripcin Mscara de entrada
Cdigo postal Cinco dgitos de entrada obligatoria. 00000
RFC Cuatro letras de entrada obligatoria en maysculas,
seis dgitos de entrada obligatoria y tres caracteres
cualesquiera de entrada opcional.
>AAAA000000aaa
14
Contrasea Un campo donde se guardarn las contraseas de
usuario. Requiere que la entrada de datos aparezca
como asteriscos, aunque realmente se guarde lo
que se est tecleando.
Contrasea
10

No. de Inventario Un nmero de mnimo 5 a 10 dgitos mximo que
deben ser introducidos de izquierda a derecha.
!#####00000
Telfono Se guardarn con la clave lada de dos dgitos para
el pas y dos dgitos para la poblacin seguida de
los ocho dgitos del nmero local, aunque las
claves lada sern opcionales.
(99)(99)(0000-0000)
Note que en el ltimo ejemplo se incluyeron algunos caracteres literales adicionales a los
caracteres para mscaras de entrada. Por omisin, Access no almacena los caracteres literales para
la mscara de entrada, si desea que eso suceda la mscara de entrada deber aparecer de la
siguiente manera: (99)(99)(0000-0000);1. El nmero 1 despus del punto y coma le indica a Access
que guarde tambin los caracteres literales.
Ttulo. Establece un alias o nombre alternativo para el nombre del campo y utilizarse en los
formularios e informes.
Valor predeterminado. Es el valor del campo que aparecer automticamente al agregar un nuevo
registro en la tabla.
Regla de validacin: indica los valores permitidos para que el dato sea aceptado en el campo, es
decir que permite limitar la entrada de datos. Se pueden utilizar expresiones matemticas o
funciones de Access u operadores lgicos y relacionales dependiendo del tipo de dato de que se
trate. Por ejemplo en un campo de Edad donde el promedio de vida de una persona es de 80 aos,
pudiera haber alguien de 130 aos pero no ms de eso, podra limitarse entonces el rango de
entrada de 1 a 130, para evitar tener entradas inadecuadas, en ese caso la regla quedara as: >0 y
<=130 o 0 130. Otro ejemplo podra ser el campo Sexo, donde slo es posible tener dos valores,
masculino o femenino (M o F), en ese caso la regla quedara as: F,M. Tambin es posible usar
reglas de validacin en campos de tipo fecha para delimitar un rango de fechas, por ejemplo Entre
?1/1/2001? y Fecha().
Texto de validacin. Es el mensaje que aparecer cuando el usuario introduzca un dato que no sea
aceptado por la regla de validacin. Aparecer en un cuadro de mensaje con un botn de OK.
Requerido. Si est en S, indica que al agregar un nuevo registro, el campo deber tener un valor y no puede
quedar con valor nulo, donde el valor nulo se refiere a un valor indefinido.
Permitir longitud cero. Si est en S, indica que se permiten cadenas vacas.
Indexado. El ndice permite que las bsquedas y acceso a datos sean ms rpidos y dinmicos.

10
Es una de las mscaras predefinidas de Access.
15
Seleccin de la clave principal
La clave o llave principal es una manera de identificar de forma nica a cada registro de una tabla,
as que Access verificar que no se repitan los valores de los campos de la clave principal. La clave
principal puede formarse con uno o ms campos, generalmente no ms de tres, si se quiere una
base de datos consistente. Si no se especfica una clave principal, Access intentar crear una de
forma automtica.
Para crear un clave principal hay que decidir primero qu campo o campos actuarn como clave
principal. Estando en la ventana de diseo de la tabla d un clic sobre el campo si se trata de uno
solo o arrastre el mouse por la zona gris si la clave estar compuesta por varios campos, despus
de eso d un clic en el cono de la llave que aparece en la barra de herramientas. Aparecer una
llavecita del lado izquierdo del campo(s), indicando que esa es la llave principal, parecido a como
se muestra en la pantalla siguiente.

2.3 Establecer relaciones entre tablas
El siguiente paso despus de crear las tablas es establecer las relaciones entre ellas. Las relaciones
permiten mantener la integridad de la base de datos y evitan la redundancia de los datos.
Antes de explicar cmo se crean las relaciones en una base de datos de Access, se va a plantear un
problema con el cual se trabajar a lo largo de los siguientes captulos. Se trata de crear una base
de datos donde se registren los cursos que se imparten en una escuela de computacin, as como
las inscripciones de alumnos a dichos cursos
11
.
Las tablas que contendr la base de datos son: Alumno, Curso, Profesor, Grupo e Inscripciones.

11
Para ello se ha creado una base de datos de ejemplo llamada Escuela de computacin.mbd, cuya
descripcin puede ver en el Anexo 1, el cual muestra la estructura y nombre de la base de datos a la que se
hace referencia, as como las tablas involucradas y la explicacin de lo que contendr cada una de stas.
16
Para crear las relaciones entre las tablas use el icono Relaciones que aparece en la barra de
herramientas:

Aparecer una pantalla similar a la siguiente:

El cuadro de dilogo Mostrar tablas muestra todas las tablas que contiene la base de datos.
Seleccione la tabla o tablas que va a relacionar y d un clic en el botn Agregar. En el ejemplo que
se est revisando, sern las cinco tablas las que se agregarn.

Para relacionar una tabla con otra hay que arrastrar el campo de la tabla que quiere relacionarse, y
soltarlo sobre su correspondiente en la otra tabla. Es importante que tom en cuenta que los
17
nombres de los campos que van a relacionarse no tienen necesariamente que llamarse igual, pero
es una buena costumbre hacerlo de esa manera; lo que si es necesario, es que el tipo de dato
coincida y que tengan la misma longitud.
Cuando arrastre un campo sobre el otro, aparecer un cuadro de dilogo parecido al siguiente:

En el ejemplo, se arrastr el campo ClaveCurso de la tabla Curso sobre el campo ClaveCurso de la
tabla Grupo. Esos son los datos que aparecen en la esquina superior izquierda del cuadro de
dilogo. Note que dicho campo es llave primaria en la tabla Curso.
Seleccione la opcin Exigir integridad referencial para que al dar de alta un registro en la tabla
Grupo no pueda indicar una Clave de curso que no exista en la tabla Curso.
Elija la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados para que al cambiar una clave en la
tabla Curso, sta se actualice en todos los registros que tengan la misma clave en la tabla Grupo.
Seleccione Eliminar en cascada los registros relacionados para que al borrar un registro en la tabla
Curso se borren todos los registros de la tabla Grupo que tengan esa misma clave que se est
borrando. Debe tener cuidado al elegir esta opcin porque corre el riesgo de perder datos que no
desea borrar. Suponga que eligi borrar en cascada los campos de la tabla Inscripciones
relacionados con la tabla Grupo. Al borrar un grupo accidentalmente borrara tambin todos los
registros de inscripciones que ya tuviera y si se trata de un grupo con unos 20 alumnos eso
significara volver a capturar 20 registros en Inscripcin y 1 en Grupo.
Al final, las tablas del ejemplo quedarn relacionadas como se muestra a continuacin. Despus
de eso ya puede cerrar la ventana de relaciones, pero antes de cerrarla se le preguntar si desea
guardar los cambios. D clic en S, y con esto quedarn establecidas la relaciones.
18

2.4 Insercin de datos en las tablas
Una vez que se ha establecido la estructura de las tablas y las relaciones entre ellas, lo ms lgico
es que se vayan introduciendo algunos datos con los que se ir trabajando, para ello, estando en la
ventana de Base de datos, d doble clic sobre la tabla en la que va a introducir datos. Aparecer
una ventana similar a la siguiente:

Note que aparece el primer rengln vaco, lo cual indica que no se han introducido datos. El
rengln donde puede insertarse otro registro est sealado con un asterisco, en este caso es el
nico rengln de la tabla, pero cuando ya se han capturado registros aparece el asterisco al final,
siempre en un rengln vaco. Basta con empezar a escribir los datos que desean agregarse. En la
parte inferior aparece una pequea barra de desplazamiento que permitir ir recorriendo los
registros de la tabla e indicar el nmero de registro en el que se encuentre, as como el nmero
de registros que en total contiene la tabla.
19

Por ltimo, se muestra una imagen de la tabla Curso con algunos registros ya capturados.

Ir al primer registro
Registro actual
Ir al registro siguiente
Ir al ltimo registro
Ir al registro siguiente
Agregar un registro nuevo
Nmero total de registros
20
3. DISEO DE CONSULTAS
3.1 Creacin de una consulta
Las consultas son una herramienta muy til que permiten explotar los datos almacenados en una
base de datos con el objetivo de recuperar cierta informacin. Una consulta se puede ver como
una pregunta que se plantea y que es respondida por el manejador de base de datos.
En seguida, crear una consulta sencilla para irse familiarizando con la creacin de consultas. De
lo que se trata es de extraer de la tabla Curso, los cursos que tienen una duracin de 20 horas. Para
crear una consulta nueva d clic en el objeto Consultas de la ventana de Base de datos y en
seguida d doble clic en la opcin Crear una consulta en vista de diseo
12
. Aparecer una ventana
similar a la siguiente:

Aparece una ventana similar a la que aparece en la ventana de relaciones, donde se muestran
todas las tablas que contiene la base de datos para seleccionar con cul o cules se va a trabajar.
D doble clic a la tabla Curso que es la que utilizar.
La ventana de diseo de consulta, que se muestra ms adelante, consta de dos partes, en la parte
superior aparecen las tablas donde se encuentran los datos que van a usarse y en la parte inferior
aparecern los campos y criterios que se utilizarn para formular preguntas sobre la base de datos.

12
Recuerde que existen diversas formas para comenzar la creacin de una consulta o cualquier otro objeto
en Access, pero en este texto se ver la creacin de consultas a travs de la vista de diseo, que es la forma
ms directa de hacerlo, adems de permitirle al usuario darse mejor cuenta del efecto que produce cada
modificacin que va realizando.
21
En este momento est viendo un recuadrito que contiene un asterisco y los nombres de los campos
de la tabla Curso
13
. Hay que dar doble clic en cada uno de los campos que se quieran aparezcan
en la consulta. Despus, en la celda de interseccin de la columna Duracin y el rengln
Criterios
14
escriba 20. La consulta debe verse de la siguiente manera.

Note que del lado izquierdo aparece etiquetado cada rengln.
Campo: deben aparecer los nombres de los campos o expresiones que tendr la consulta.
Tabla: es el nombre de la tabla de dnde proviene el campo.
Orden: el orden que llevarn los registros, por ejemplo podran ordenarse por nombre del curso,
en cuyo caso en la columna NombreCurso y rengln Orden debera de aparecer un mensaje de
Ascendente o Descendente segn el orden en que queramos se tomen los datos.
Mostrar: cuando el recuadrito est palomeado indica que el campo se ver en el resultado de la
consulta, pero se puede quitar la marca para que esto no suceda.
Criterios: son los criterios que se tomarn en cuenta para hacer la seleccin de registros.
O: aqu se establecen criterios adicionales que deban de tomarse en cuenta.
Para ejecutar la consulta, d un clic sobre el cono Ejecutar de la barra de herramientas.
La respuesta es una hoja de datos dinmica donde aparecen slo los cursos que tienen una
duracin de 20 horas.
Ahora puede cerrar la consulta o regresar a la vista de diseo. Cuando cierre la consulta le ser
solicitado el nombre que desea darle a la misma.

13
El asterisco hace referencia a todos los campos de la tabla Curso.
14
No es indispensable que la consulta tenga algo en el rengln de Criterios pero es muy comn que haya un
criterio de consulta.
22
Una vez que haya cerrado la consulta puede dar doble clic sobre el nombre de la consulta para
ver nuevamente la hoja de datos dinmica. O puede modificar la consulta, si la selecciona y da un
clic sobre el botn Diseo.
Si se encuentra en la hoja de datos dinmica y prefiere regresar a la vista de diseo, d un clic en
el cono que parece tener una escuadra y un lpiz de la barra de herramientas.

Si desea modificar el orden de los campos, d clic en la parte superior de la columna (zona gris) y
con ello quedar seleccionada toda la columna, despus de esto arrastre la columna a la posicin
deseada.
Si desea eliminar un campo de la consulta, d clic en la parte superior de la columna (zona gris) y
con ello quedar seleccionada toda la columna, despus de esto pulse la tecla Supr para eliminar
el campo.
Para poner al campo un nombre de columna distinto al desplegar la hoja de respuestas dinmica,
es decir, poner un alias, se indica el nombre que tomar la columna seguida de dos puntos
antecediendo al nombre del campo. Esto se ilustra en las siguientes imgenes:

23
Si deseara ver todos los registros de la tabla Curso cuya duracin en horas es diferente a 20 puede
usar el criterio Negado como 20 en lugar de 20.
3.2 Creacin de consultas usando varias tablas
Ahora se ver cmo crear una consulta donde se involucren varias tablas, para eso fue que se
crearon las relaciones entre las tablas. Supngase que quieren verse los grupos abieros en el mes
de junio. Esa informacin se halla en la tabla Grupo. Entonces se tendra una consulta parecida a
la siguiente:

El criterio de consulta es un rango de fechas desde el 1 de junio hasta el 30 del mismo mes, las
fechas se establecen entre el signo de gato (#), con eso Access sabe que debe tratar ese dato como
una fecha y no como una cadena de caracteres o un nmero. Adems el formato de la fecha que
se usar depende de la Configuracin regional de Windows que est establecida.
Note tambin que se han agregado todos los campo de la tabla, entonces se poda haber agregado
el asterisco en lugar de cada campo, as, otra forma de crear la misma consulta es de la siguiente
manera:

24
Es decir, d doble clic sobre el asterisco y agregue explcitamente el campo que requiere el criterio
de bsqueda, pero elimine la palomita que indica que estar visible porque sino aparecer
repetido en el resultado.
El resultado de la consulta es el siguiente:

La consulta est muy bien pero a simple vista hay datos que no son muy especficos. Por ejemplo
no se sabe cul es el nombre completo del curso a menos que ya se hayan aprendido de memoria
las claves, y lo mismo pasa con los profesores. Recuerde que la tabla de grupo almacena slo las
claves para evitar la redundancia en la base de datos, es decir, para evitar que por cada registro de
la tabla grupo se tuviera que capturar el nombre completo del profesor o curso, evitando as
tambin, muchos errores de dedo. As slo es necesario registrar la clave
15
, encontrndose los
datos completos registrados en las otras tablas (Profesor y Curso), que fungen como catlogos.
Entonces, es necesario que la consulta traiga el nombre del curso y el nombre del profesor del
catlogo
16
correspondiente para que sea ms ilustrativa.
Para agregar una tabla ms a la consulta, estando en modo de diseo, d un clic en el cono
Mostrar tabla que aparece en la barra de herramientas.
Aparecer el mismo cuadro de dilogo que aparece al empezar una consulta nueva. D doble clic
sobre la tabla donde estn los datos que desea agregar. En nuestro ejemplo, d doble clic sobre la
tabla Curso para agregar el campo NombreCurso , despus incorpore la tabla Profesor y seleccione
el campo NombreCurso.
La consulta ahora se ver as:

15
Para registrar un dato tampoco es necesario saber de memoria las claves, hay una forma de hacer la
captura sencilla a travs de los llamados formularios. Y eso se ver en el siguiente captulo.
16
En el mundo de las bases de datos un catlogo es una tabla cuyos datos no son muy dinmicos, es decir,
se alimenta slo al crear la base de datos por primera vez y sus actualizaciones son espordicas. Se le
puede llamar tabla o catlogo indistintamente.
25

Note que la segunda columna ha sido sustituida, la primera vez mostraba el campo ClaveCurso de
la tabla Grupo, ahora muestra el campo NombreCurso de la tabla Curso. Esto se logra borrando la
columna ClaveCurso y arrastrando el campo NombreCurso de la tabla Curso a la zona de
columnas, soltndolo en el lugar donde quiera que aparezca.
Lo que hace Access es buscar la clave que tiene registrada en la tabla Grupo en la tabla Curso y
sustituirla por el campo que hemos indicado, en este caso NombreCurso. Y al ejecutar la consulta
el resultado es ms ilustrativo.

Para agregar el nombre del profesor el asunto no es tan sencillo, hay que tomar en cuenta que el
nombre del profesor est divido en tres campos: nombre, apellido paterno y apellido materno.
Podra agregarse primero la tabla y despus cada uno de los campos, pero el resultado sera tres
columnas ms en lugar de slo una. As que tendr que generar una pequea expresin, es decir,
una combinacin de smbolos (identificadores, operadores y/o valores) que produzca un resultado
y que una los tres campos para que los muestre en una sola columna.
26
Primero agregue la tabla Profesor, igual que como lo hizo con la tabla Curso. Despus borre el
campo RFCProfesor y arrastre cualquier campo de la tabla Profesor al lugar en donde estaba la
columna que acaba de borrar. No importa cul sea el campo, porque para lo nico que servir es
para abrir el espacio donde colocar la expresin. As que borre el nombre del campo que aparece
en la columna.
Enseguida d clic con el botn derecho en el espacio que acaba de abrir y seleccione la opcin
Generar... en el men desplegable. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Escriba lo siguiente:
[Profesor]![NombreProfesor] +' ' +[Profesor]![ApPaternoProfesor] +' ' +
[Profesor]![ApMaternoProfesor]
Despus elija Aceptar. Lo que le indic a Access es que construya una cadena de caracteres con
los tres campos de la tabla Profesor incluyendo un espacio en blanco entre cada campo, de lo
contrario aparecer el nombre del profesor todo junto.
La consulta a estas alturas deber de quedar ms o menos as:

27
La expresin puede no apreciarse completa pero no importa, la columna debe aparecer ms o
menos as. Note que Access pone un alias a la expresin (por default Expr1, Expr2, Expr3.....) pero
usted puede poner el nombre que ms le convenga. En el ejemplo ponga NomProfesor. Al ejecutar
la consulta ver algo ahora mucho ms explcito.

Si por alguna razn desea quitar una tabla de una consulta de varias tablas, slo tiene que
seleccionarla y pulsar la tecla Supr estando en la vista de diseo de la consulta. Con ello tambin
desaparecern todos sus campos involucrados en la consulta.
3.3 Creacin de consultas con parmetros
La creacin de consultas permite explotar de muchas maneras la informacin contenida en la base
de datos, pueden hacerse muchas preguntas con respecto a los datos y encontrar una forma de
responder a ellas a travs de una consulta. Por ejemplo: qu cursos ha impartido un profesor?,
cuntas horas-clase se impartieron en un mes dado? cuntos cursos se impartieron de tal
materia? qu alumnos tomaron clases en un perodo dado? etc. todo depende de qu informacin
se requiera.
Aunque las consultas generalmente responden a una pregunta en particular, los criterios de
consulta pueden variar. Piense en la consulta del apartado anterior. Responde a la pregunta de
qu cursos se impartieron en el mes de junio? pero a lo mejor deseamos saber qu cursos se
impartieron en enero, o en febrero, o de enero a junio o julio a diciembre. Lo primero que se
puede pensar es crear una consulta para cada perodo dado, pero lo mejor sera que le preguntara
al usuario el rango de fechas que desea incluir y que aparecieran los datos que caen en ese rango.
Para ello se utilizan los parmetros. Los parmetros permiten pedir informacin al usuario y poner
esa informacin como criterio de la consulta.
A continuacin modificar la consulta que hizo en el apartado anterior para que tenga parmetros
de seleccin de datos. Lo que tiene que hacer es cambiar el criterio de bsqueda por unos
corchetes con el texto de peticin de datos al usuario. En este caso cambie las fechas que estn
entre el smbolo de #, por un texto entre corchetes como ya se mencion. La consulta se ver
como se ilustra a continuacin.
28

Cuando ejecute la consulta ver aparecer un cuadro de dilogo por cada parmetro que haya
solicitado, tal y como se muestra a continuacin:

Note que en el cuadro de dilogo aparece el texto que pusimos entre corchetes. Se ha puesto el
rango de fechas del 1 de septiembre al 30 de octubre, es decir, ver los cursos que se impartieron
en septiembre y octubre de 2001. El resultado de la consulta es el siguiente:

29
Los parmetros se pueden aplicar a cualquier tipo de dato no slo a fechas, y pueden ponerse
tantos como sea necesario. Otro ejemplo sera querer localizar a un Alumno con un cierto apellido
paterno en particular, puede ser Gonzlez, Medina, Camacho, etc... cualquiera que pudiera
necesitarse en un momento dado.
La consulta quedara con algunos datos del Alumno y Access preguntara por el apellido paterno
que est buscando cada vez que ejecute la consulta. El diseo de la consulta se vera as:

Al ejecutar la consulta aparecer el cuadro de dilogo solicitndole el valor para el apellido.

El resultado de la consulta es el siguiente:

30
3.4 Creacin de consultas agrupadas
Otro tipo de consulta muy til son las consultas agrupadas. Las consultas agrupadas permiten
generalmente responder a la pregunta de cuntos? en lugar de qu? con el fin de obtener datos
estadsticos. Por ejemplo, puede que quisiera saber cuntos cursos de cada tipo se impartieron?
en lugar de saber especficamente qu cursos se impartieron? es decir, que aqu no importa tanto
el detalle como el volumen.
Para aprender cmo funcionan las consultas agrupadas se ver otro ejemplo. Realice justamente
una consulta que diga cuntos Grupos se han abierto de cada Curso. Note que lo que necesita
hacer es agrupar los datos de la tabla Grupo, de acuerdo con la clave del curso y pedirle a Access
que los cuente.
Entonces, primero crear una nueva consulta en vista de diseo y agregar la tabla Grupo. Hasta
ahora el nico dato que interesa, es la clave del curso, as que la agregar en la vista de diseo
Para hacer una consulta agrupada hay que dar un clic en el cono Totales de la barra de
herramientas que es el que contiene un signo de sigma. Aparecer un nuevo rengln en la
vista de diseo llamado precisamente Totales. Ah hay que indicar que la clave del curso la quiere
agrupar, aunque esa es la opcin por default, as que no ser necesario que haga modificacin
alguna. Enseguida hay que decirle que cuente todas las ocurrencias, eso lo har agregando
generalmente el campo de la llave primaria y eligiendo la opcin Cuenta del rengln Totales.
Tambin le aplicar Orden Descendente al campo que acaba de agregar para que los datos
aparezcan, de los que ms se impartieron a los que menos demanda tuvieron. Eso es todo, la
consulta est lista para ser ejecutada y el diseo debe de verse muy similar a la de la figura que se
muestra a continuacin:

Al ejecutar la consulta aparecer un resultado muy parecido al siguiente:
31

Eso est muy bien, pero de nuevo sera ms conveniente ver los nombre de los Cursos y no las
claves, as que ser mejor que incluya en la consulta la tabla Curso para poder ver una
informacin ms de mortales. Tambin sera bueno maquillar un poquito la pantalla de resultados,
as que agregue un alias a los campos
El diseo entonces quedara as:

Y al ejecutar la consulta se vera algo muy similar a lo siguiente:

32
Cabe mencionar que los datos devueltos por una consulta puede copiarlos y pegarlos en alguna
otra aplicacin de Windows, como Excel o Word, para incluirlos en un informe estadstico o
reporte de actividades, o simplemente para manipularlos de otra manera.
Otro ejemplo de consulta agrupada, sera querer obtener el total de cursos de acuerdo con el
nmero de horas de duracin. Es decir, cuntos grupos de 20 horas, cuntos de 30, cuntos de 40,
etc. Esta vez ya no se explicar lo qu hay que hacer, slo se pondr cmo quedar el diseo y
cmo se ver la consulta al ejecutarse.

Cabe mencionar que existen varias funciones que permiten realizar consultas agrupadas, en los
dos ejemplos anteriores se usa la funcin Cuenta, la cual permite contar la ocurrencia de registros
en una tabla, pero tambin se pueden utilizar funciones para obtener una sumatoria de datos
(Suma), el valor promedio (Promedio), el valor mximo (Max) o mnimo (Mn) de un campo en un
conjunto de registros, la desviacin estndar, etc. Por ejemplo se podra pensar en una consulta
que reportara el monto total pagado por los alumnos inscritos en un grupo, en cuyo caso se usara
la funcin Suma en lugar de Cuenta.
33
3.5 Tipos de consultas
En Access existen diversos tipos de consultas:
?? Consultas de Seleccin.
?? Consultas de Totales o Agrupadas.
?? Consultas de Accin.
Las consultas que se revisaron en los tres primeros apartados de este captulo se llaman consultas
de Seleccin que, como su nombre lo indica, se utilizan para seleccionar datos de una o varias
tablas indicando o no un criterio de seleccin y se muestran al usuario en una tabla de datos.
Las de Totales son las que acaban de verse, ah lo que interesa bsicamente es responder a la
pregunta cuntos? y el resultado tambin aparece en una tabla de datos.
Por ltimo estn las consultas de Accin, que no devuelven ningn resultado, simplemente van a
la tabla o tablas que se les indique y ejecutan una instruccin que modifica o borra uno o varios
registros. Tambin permiten crear nuevas tablas con base en ciertos criterios.
Existen otro tipo de consultas en Access que no se tratan en este manual.
Se vern dos ejemplos de consultas de Accin. Suponga que acaba de darse cuenta que captur
mal el dato de la cuota que se cobr a los alumnos y a todos les puso $991.00 por igual, siendo
que la cuota del curso depende del nmero de horas que dure ste. Por ejemplo en los cursos de
10 horas el costo es de $495.00, los cursos de 20 cuestan $991.00, los cursos de 30 horas
$1,486.00, los de 60 $2,973.00 , y as por el estilo. Puede optar por dos cosas, una sera modificar
uno por uno los 2,328 registros que hay en la tabla de Inscripcin, que es donde se registra lo que
pag cada Alumno y la otra es utilizar las consultas de Accin que tiene disponibles Access.
Vyase por la opcin que parece ms rpida.
Consulta de actualizacin
Genere una consulta de Accin que ponga la cuota correspondiente en la tabla Inscripcin segn
el nmero de horas del curso en cuestin. Lo primero que hay que hacer es crear una nueva
consulta en vista de diseo y agregar las tablas Curso, Grupo e Inscripcin. Es necesario agregar las
tres tablas porque el dato de nmero de horas de duracin del curso est en la tabla Curso y el
dato de la cuota est en la tabla Inscripcin, pero no hay una relacin directa entre estas dos
tablas, la relacin est dada a travs de la tabla Grupo
17
.
Despus de esto hay que indicar que queremos hacer una consulta de Accin. D un clic en la
flechita que seala hacia abajo del cono Tipo de consulta de la barra de herramientas.

Aparecer un men en donde vamos a seleccionar la opcin Consulta de Actualizacin que se
refiere a que har una actualizacin o modificacin de datos a travs de una consulta. El cono de
Tipo de consulta cambiar para indicarle que la consulta no es de Seleccin sino de Actualizacin.

17
Puede verificar en el captulo uno, el apartado Relaciones entre tablas.
34
Ahora tiene que poner el campo que le permitir colocar el criterio, en este caso el campo
Duracin de la tabla Curso, y el campo que se actualizar, es decir, el campo MontoPagado de la
tabla Inscripcin. En la columna Duracin y el rengln Criterio deber poner 10, para referirse a
los cursos de 10 horas. En la columna MontoPagado rengln Actualizar a ponga 495, ya que como
se dijo, los cursos de 10 horas tienen un costo de $495.00. La consulta debe de quedar as:

Use el cono ejecutar para que la consulta realice la accin indicada. Aparecer un
mensaje indicndole el nmero de registros que van a modificarse.

Tenga cuidado porque las consultas de Actualizacin no tienen vuelta de hoja, por lo tanto no hay
una opcin Deshacer para este tipo de consultas. Si est seguro de lo que est haciendo d clic en
S.
Para modificar los cursos de 20, 30, 40 horas, etc., hay que cambiar el rengln Criterio y el de
Actualizar a, en cada una de las actualizaciones. Tambin se podra poner un parmetro entre
corchetes para pedir el nmero de horas y el monto, cada vez que se ejecute la consulta. Pero eso
ya depende de lo que le parezca ms sencillo a cada quien.
Consulta de eliminacin
El segundo ejemplo consiste en borrar una serie de datos con las llamadas Consultas de
Eliminacin. Suponga que se da cuenta que el grupo con nmero de Folio 4186 de la tabla Grupo
est duplicado, es decir se registr dos veces a los alumnos, as que estn inscritos en dos grupos
cuando slo deberan de estar en uno. En resumidas cuentas lo que quiere hacer es borrar el
Grupo 4186, pero primero los datos de las inscripciones, para lo cual tendra que borrar todos los
registros de la tabla Inscripcin en donde el campo FolioGrupo sea igual a 4186.
35
Lo primero que hay que hacer es crear una consulta nueva en modo de diseo y agregar la tabla
Inscripcin. Despus d un clic en la flechita que seala hacia abajo en el cono de Tipo de
consulta y seleccione Consulta de Eliminacin. El nico campo que hay que incluir en esta
consulta es el que va a tener el criterio de eliminacin, en este caso ser el campo FolioGrupo. En
el rengln criterio coloque el nmero 4186. La consulta se debe ver ms o menos como aparece
en la siguiente imagen:

Ejecute la consulta utilizando el cono de Ejecutar . Aparecer un mensaje antes de borrar
los datos para que confirme que desea borrarlos.

En este punto no hay modo de deshacer la accin, as, una vez que se sienta seguro de que desea
borrar los registros, d clic en el botn S.
36
4. DISEO DE FORMULARIOS
4.1 Creacin de un formulario
Un formulario es una herramienta til para ver e insertar datos. Le permite a un usuario capturar
datos de una forma sencilla, por lo que tambin se les llama pantallas de captura. Siempre es
conveniente que la base de datos tenga uno o varios formularios, ya que as no ser necesario que
el creador de la base de datos tenga que introducir siempre los datos, sino que cualquiera pueda
capturar de manera fcil los datos de las tablas, sin ser un experto en Access. Es importante tener
presente que los formularios pueden contener datos de una o varias tablas o consultas.
Para crear un formulario seleccione la opcin Formularios en la ventana de Base de datos. Para
crear un formulario, como para crear cualquier otro de los objetos de Access (tablas, consultas,
reportes, etc.) puede utilizar un asistente o puede utilizar la vista de diseo de formularios. Pero
crear un formulario desde la vista de diseo directamente es un poco tardado, as que en este caso
si se recomienda utilizar primero el asistente y despus hacer modificaciones desde la vista de
diseo.
Primero se crear un formulario sencillo (de una sola tabla) con el asistente, y despus se llevarn
a cabo unas cuantas modificaciones desde la vista de diseo para revisar cmo se generan los
formularios.
Para utilizar el asistente d doble clic en la opcin Crear un formulario utilizando el asistente.
Aparecer un cuadro de dilogo donde deber seleccionar de la lista desplegable la tabla o
consulta que contiene los datos que se usarn para crear el formulario y los campos que desea que
se muestren. En este caso seleccione la tabla Curso y con las flechitas que sealan a la derecha
tendr que agregar todos los campos a la lista Campos seleccionados. El cuadro de dilogo se ver
de la siguiente manera:

Ahora d un clic en el botn Siguiente>. A continuacin indique el tipo de formulario que desea
crear. Existen cuatro tipos:
37
En columnas: se muestra un registro a la vez con todos sus campos alineados en columnas.
Tabular: muestra todos los registros de la tabla o consulta en forma continua.
Hoja de datos: muestra un registro por rengln en forma continua con el mismo formato que para
la insercin bsica.
Justificado: muestra un solo registro a la vez, igual que en el formulario en columnas, pero la
alineacin de los campos es un justificado superior y de arriba hacia abajo.
El siguiente cuadro muestra los cuatro formatos de formulario para la misma tabla.

La eleccin de hacerlo, de una u otra manera, es slo cuestin de estilo o puede depender de la
cantidad de campos que contendr el formulario, si son pocos es mejor usar un formulario Tabular
o de Hoja de datos y ver los registros continuos o uno por cada rengln, en cambio si son
demasiados es ms conveniente que aparezca un solo registro a la vez, y los campos alineados en
columnas o justificados. En el ejemplo deber seleccionar el formato En columnas.
De nuevo d un clic en la opcin Siguiente>. Ahora aparece un cuadro de dilogo donde es
posible elegir un estilo para el formulario que se est creando. Seleccione el que ms le agrade y
d un clic en el botn Siguiente>. Por ltimo indique el nombre que tendr el formulario. Despus
de eso elija Terminar y ver aparecer el formulario en la vista de Hoja de datos, es decir, de una
manera en la que ya puede introducir datos.
38
Para desplazarse entre los registros de un formulario e introducir datos, puede utilizar los botones
de desplazamiento que se encuentran en la parte inferior del formulario que son idnticos a los de
los vistos en el apartado Insercin de datos en las tablas del captulo dos.
4.2 Modificacin de un formulario
Ahora se va a modificar un poco el diseo del formulario. Para modificar el diseo, estando en la
vista de Hoja de datos, d un clic en el cono que parece tener una escuadra y un lpiz de la barra
de herramientas.

En la Vista de diseo ver todos los elementos que aparecen en la vista de Hoja de datos pero sin
datos y podr seleccionar cada uno de los elementos de la pantalla. Estos elementos son llamados
objetos o controles y en su mayora se encuentran en una zona llamada Detalle. Cada uno de esos
objetos tiene ciertas propiedades que pueden ser modificadas para darle una mejor presentacin o
distribucin al formulario. La ventana de diseo se ve muy similar a la que se muestra a
continuacin.

El formulario est formado por lo que se llaman bandas. Cada banda contiene algunos objetos que
se mostrarn al usuario en la vista de Hoja de datos. Los objetos o datos que se encuentren dentro
de la banda Encabezado del formulario y/o Pie del formulario se mostrarn en cualquier momento
no importando en qu registro se encuentre, as pues en el Encabezado o Pie se pueden poner
ttulos o botones para navegar en los registros
18
. Los objetos de la seccin de Detalle dependern
del registro en el que se encuentre el usuario. Los objetos bsicos para un formulario son las
etiquetas y los cuadros de texto. Una etiqueta es til para mostrar un texto fijo en el formulario, y
un cuadro de texto permite mostrar o editar un campo de un registro en particular
19
.

18
Puede crear su propia barra de navegacin en caso de no desear usar la que le proporciona Access. Su
propia barra generalmente se situar en la seccin de Pie del formulario.
19
Es muy importante que tome en cuenta que cualquier modificacin a los datos del formulario en la vista
de Hoja de datos es una modificacin directa a los datos de la tabla.
39
Adems de esos objetos se puede colocar cualquiera de los objetos que contiene el Cuadro de
herramientas que por default aparece flotando en algn lugar de la pantalla cuando el formulario
se encuentra en modo de diseo, pero puede ocultarse o mostrarse a discrecin utilizando el
botn Cuadro de herramientas que se encuentra en la barra de herramientas.
El cuadro de herramientas es muy similar al que aparece a continuacin.

Lo primero que se har en el formulario es crear un ttulo, para lo cual ser necesario abrir un
espacio y colocar el ttulo en la seccin de Encabezado del formulario. Para ello coloque el
puntero del mouse en la lnea que divide la seccin de Encabezado y la seccin de Detalle,
cuando el puntero del mouse cambie de forma arrastre el mouse un poco hacia abajo, con esto
ver que aparece un espacio vaco en dicha seccin. En ese espacio se colocar una etiqueta. Para
colocar una etiqueta seleccione el objeto Etiqueta de la barra de herramientas, el puntero del
mouse cambiar. Vaya al espacio vaco que se acaba de crear y haga como si dibujara un
rectngulo. Despus de eso aparece un cursor en el rectngulo que dibuj. Teclee ahora el ttulo
que desea poner y pulse Enter. En nuestro ejemplo el ttulo ser CATLOGO DE CURSOS.
Ahora que ya escribi el ttulo, note que cuando selecciona la etiqueta, la barra de herramientas
de Formato se activa para poder modificar las propiedades de la etiqueta como el color, el tamao
el tipo de letra, la alineacin y los bordes opcionales, tal cual se trabaja en un procesador de
textos. Pruebe cualquiera de esas opciones para dar un mejor formato al ttulo que se acaba de
crear.
Si desea modificar el texto de la etiqueta, seleccione la etiqueta, primero dando un solo clic, y
despus d otro clic para que aparezca el cursor y pueda editar el texto de la etiqueta usando el
teclado. Aprovechando esto, en el ejemplo que se ha venido desarrollando, tambin podrn
modificarse las etiquetas para cada campo. As en la vista de Hoja de datos, el formulario aparece
ms o menos as.
40

Eso le da un poco ms de presentacin al formulario.
Si desea modificar el tamao de uno de los objetos, estando en vista de diseo, d un clic en el
objeto que desea redimensionar para que aparezcan unos recuadritos alrededor del objeto, ah
coloque el puntero del mouse en cualquiera de ellos y arrastre el mouse hasta obtener el tamao
deseado. Los recuadritos aparecen tanto en la etiqueta como en el cuadro de texto, pero puede
enfocarse a uno u otro a la hora de redimensionarlos. Para cambiar de lugar alguno de los objetos,
lo nico que hay que hacer es arrastrarlo a lo posicin deseada. Notar que cuando mueve la
etiqueta tambin se mueve el cuadro de texto y viceversa. Si desea moverlos de forma
independiente, coloque el puntero del mouse en el recuadrito de la esquina superior izquierda del
objeto, cuando el puntero tome la forma de una manita apuntando con el dedo ndice, entonces
podr arrastrar el objeto de forma independiente.
4.3 Agregar otro tipo de objetos al formulario
Los formularios pueden contener, segn su complejidad otro tipo de objetos, no slo etiquetas y
cuadros de texto. Podemos incluir en ellos listas, listas desplegables, casillas de verificacin,
botones de opcin, botones de comando, etc. es decir cualquiera de los objetos presentes en el
cuadro de herramientas.
Para ver cmo se agrega otro tipo de objetos en un formulario, se retomar el formulario para la
tabla Grupo, la cual est relacionada con las tablas Curso y Profesor bsicamente. Empiece por
crear un formulario sencillo con el asistente para la creacin de formularios. Para ello inicie el
asistente de la forma en que lo hizo en el apartado anterior, definiendo que la tabla que se usar
ser la tabla Grupo, e incluya todos sus campos y utilice el estilo en columnas.
El formulario quedar muy similar al que se muestra a continuacin.

41
Antes de comenzar con las modificaciones, observe dos cosas. Lo primero es que el campo
Cancelado, el que aparece al final, es un campo de tipo S/No, as que el asistente ha puesto una
casilla de verificacin para introducir el dato en lugar de un cuadro de texto, aprovechando que
slo tiene dos posibles valores. Entonces, si activamos la casilla de verificacin, estar indicando
que en la tabla se guardar el valor S o Verdadero, de lo contrario se almacenar el valor No o
Falso.
El otro punto es que si se desea capturar el dato del profesor que impartir la clase debe tenerse
contemplado el RFC del profesor, porque eso es lo que se almacena en la tabla Grupo
20
, y para
indicar el curso debe saberse cul es la clave del curso porque segn la estructura de la base de
datos, ese es el dato que deber poner y no el nombre completo del curso para evitar la
redundancia de los datos.
En este ltimo caso el asunto es, que aprenderse claves, resulta algo muy tedioso y nada ptimo.
Lo mejor sera, que si existen los datos de los nombres de cursos y profesores en las tablas
correspondientes (catlogos), pudiera elegirse el nombre y no la clave, pero en lugar del nombre se
almacenara la clave, que es lo que espera la tabla. Ello se logra en el diseo de formularios
utilizando las listas desplegables o las listas simplemente, que son objetos parecidos a los que se
muestran a continuacin. Adems resulta relativamente fcil lograrlo utilizando los asistentes.

Para crear una lista desplegable que muestre el nombre del curso en lugar de la clave, pero que
almacene la clave del curso en la tabla Curso en lugar del nombre, primero borre el cuadro de
texto de la clave del curso. Se borrar tanto el cuadro de texto como la etiqueta, pero eso no
importa. Ahora verifique que en el cuadro de herramientas est activado el cono Asistentes para
controles, si no lo est d un clic sobre l. Enseguida d un clic sobre el objeto Cuadro combinado
y el puntero del mouse cambiar de forma. Ahora haga como si dibujara un rectngulo en el rea
de detalle donde desea que aparezca la lista desplegable, lo cual abrir un asistente para crear la
lista.

20
Si no le queda claro esto, verifique el apartado de Establecer relaciones entre tablas del captulo dos.
42

Lea las opciones que le muestra el cuadro de dilogo, la que nos interesa en este caso es la
primera pero vale la pena que analice las dems. Lo que se desea es traer datos que estn en otra
tabla, o sea traer los datos de la tabla Curso porque ah estn registrados todos los nombres de
cursos disponibles para su uso, lo cual evitar, como ya se mencion, la redundancia e
inconsistencia de datos. D un clic en la opcin Siguiente>.

Ahora hay que seleccionar el nombre de la tabla, o sea Curso y dar clic en el botn Siguiente>.
Seleccione el nombre del campo que quiere que se muestre en la lista desplegable, como se
muestra en la siguiente imagen. En este caso, elija el campo NombreCurso, y no la clave, para que
el formulario sea ms legible. D clic en la opcin Siguiente>.
43

Enseguida aparece una ventana que le muestra cmo se ver la columna o columnas de acuerdo
con los campos que haya elegido. Observe que hay una casilla de verificacin con la leyenda
Ocultar la columna clave (se recomienda). Access agrega en automtico el campo llave a la lista
desplegable que est generando, pero en forma oculta, ya que recuerde que el dato que guardar
es precisamente esa clave aunque al usuario se le est mostrando otro dato. El cuadro de dilogo
se ver entonces de la siguiente manera:
Nuevamente d un clic en la opcin Siguiente>.

Ahora deber indicar que la clave se va a almacenar en cierto campo. Si despliega la lista que
aparece en el cuadro de dilogo delante de la leyenda Almacenar el valor en el campo:, notar
que contiene los nombres de los campos de la tabla Grupo. Obviamente, deber indicarse que la
clave se almacenar en el campo CveCurso de la tabla Grupo.
44

D clic en el botn Siguiente>y, por ltimo, escriba un nombre para la lista que se va a crear, algo
as como ListaCursos u otro que sea adecuado a la informacin que contendr y d un clic en la
opcin Terminar.
Una vez creada la lista, ponga el formulario en la vista de hoja de datos para que vea la diferencia,
intente dar de alta un nuevo registro y ver que para indicar el nombre del curso slo tiene que
seleccionar de la lista el nombre que desea, y Access se encargar de guardar la clave que le
corresponde a dicho curso. Esto lo puede comprobar si, al terminar de dar de alta el registro, abre
la tabla Grupo (hoja de datos) desde la ventana de base de datos.
Ahora haga lo mismo para el campo RFCProfesor, pero al elegir las columnas que se van a mostrar
seleccione ApPaternoProfesor, ApMaternoProfesor y NombreProfesor para ver el nombre completo
del profesor.
Al final, el formulario quedar mucho ms legible y presentable. Similar al que se muestra a
continuacin:

Desafortunadamente, no es posible revisar en este manual todos los detalles de la creacin de un
formulario, ya que eso sera tema suficiente para crear otro manual. Pero lo visto hasta este
momento le dar herramientas suficientes para crear y modificar formularios de forma sencilla y
rpida y dar pie a explotar las herramientas que tiene al alcance en el cuadro de herramientas.
45
5. DISEO DE INFORMES
5.1 Creacin de un informe
Un informe es una manera personalizada de presentar datos que sern impresos en una hoja de
papel. Con los informes se puede decir que vamos a explotar los datos que han sido capturados de
manera organizada en la base de datos a travs de los formularios. Y se construyen de manera muy
similar a los formularios. Los informes permiten presentar un resumen de cierta informacin,
agrupar datos y ordenarlos, as como presentar datos totalizados o estadsticas de ciertos datos
numricos y presentarlos en forma grfica, etc.
Para crear un informe seleccione la opcin Informes en la ventana de Base de datos. Crear un
informe desde la vista de diseo directamente, al igual que los formularios, es un poco tardado, as
que tambin se recomienda utilizar primero el asistente y despus hacer modificaciones desde la
vista de diseo.
Entonces vamos a crear un informe sencillo (de una sola tabla) con el asistente y despus hagamos
unas cuantas modificaciones desde la vista de diseo.
Para utilizar el asistente d doble clic en la opcin Crear un informe utilizando el asistente.
Aparecer un cuadro de dilogo donde deber seleccionar de la lista desplegable la tabla o
consulta que contiene los datos que se usarn para crear el informe de los campos disponibles;
debe seleccionar los campos que desea que se muestren. En este caso elija la tabla Curso y con las
flechitas que sealan a la derecha agregue todos los campos a la lista Campos seleccionados. El
cuadro de dilogo se ver de la siguiente manera:

Ahora d un clic en el botn Siguiente>. A continuacin se le pedir que indique si hay algn
nivel de agrupamiento. De momento d un clic en Siguiente>y revise los niveles de agrupamiento
ms adelante. Ahora deber indicar el campo o campos que se utilizarn para ordenar los datos.
Por ejemplo podra indicar que por orden alfabtico ascendente de acuerdo con el nombre del
curso o por orden descendente con base en la duracin, o hacer una combinacin, orden
descendente de acuerdo con la duracin y orden ascendente tomando como referencia el nombre
46
del curso. Haga esto ltimo, con las listas desplegables que aparecen del lado derecho indique los
nombres de los campos que se utilizarn para ordenar los datos y para modificar el orden
ascendente, que es el de default, a descendente, d un clic en el botoncito que aparece del lado
derecho de la lista desplegable. La pantalla debe verse similar a la siguiente:

Realice un clic en Siguiente>e indique la distribucin del informe que desea crear. Existen 3 tipos:
En columnas: se muestran todos los campos de un registro alineados en una columna y en seguida
el siguiente registro con la misma alineacin en una columna, y as sucesivamente.
Tabular: se muestra un registro por rengln en forma continua.
Justificado: es similar a la distribucin en columnas pero la alineacin es en forma justificada.
Como ejemplo se va a seleccionar el formato Tabular con la idea de presentar un listado del
catlogo de cursos ordenados por duracin y por nombre del curso. Antes de dar clic en
Siguiente>seleccione la orientacin de la pgina, esto depender de la distribucin de informe
que haya elegido y de la cantidad de campos que se requieran presentar. Seleccione Vertical y d
clic en Siguiente>.
Ahora seleccione el estilo de informe, es decir, bsicamente el diseo de fuente, lneas y colores
que desea utilizar para presentar el informe y d clic en Siguiente>. Y por ltimo indique el Ttulo
del informe, si lo desea use el que aparece por default, y d clic en Terminar, ver aparecer el
informe en la Vista preliminar, es decir, de forma muy parecida a como se ver cuando se
imprima.
47

5.2 Modificacin de un informe
Para modificar el diseo estando en la Vista preliminar, d un clic en el cono que aparece en la
barra de herramientas con una escuadra y un lpiz dibujados.

La Vista de diseo del informe es muy similar a la de diseo de un formulario. Los datos aparecen
distribuidos en bandas o secciones donde se colocan objetos que permiten al usuario mostrar los
datos que se requieren, desde etiquetas con textos que no cambian, hasta cuadros de texto que
muestran cada uno de los registros de la tabla o imgenes y casillas de verificacin.
Las secciones que contiene un informe son las siguientes:
Encabezado del informe: esta seccin contiene los datos que slo se imprimirn una vez al
principio del informe. La seccin Encabezado del informe puede ser de un tamao pequeo o lo
suficientemente grande como para imprimir una pgina completa que sera la portada del informe,
donde se podra colocar etiquetas para crear el ttulo y/o una imagen, como el logotipo de la
empresa u otro.
Encabezado de pgina: los datos que hay en esta seccin se imprimen una vez al principio de
cada pgina, aqu generalmente se colocan los encabezados de las columnas o el ttulo del
informe.
Encabezado de grupo: los encabezados de grupo aparecen para las agrupaciones de datos que
suelen hacerse con la finalidad de darle cierto orden a la informacin y obtener sumas o conteos
parciales. En el ejemplo que se est realizando podra agrupar los cursos de acuerdo con las horas
de duracin, que es de hecho, lo que se har para revisar un poco el diseo del informe.
Seccin Detalle: esta seccin contiene los valores para cada registro de una tabla o consulta, segn
sea el caso. Es aqu donde realmente se procesan los datos y se pueden incluir campos calculados
o expresiones. La seccin de detalle puede ocultarse o mostrarse a criterio para obtener un informe
resumido con slo algunos grupos.
48
Pie de grupo: en el pie del grupo generalmente se colocan los totales parciales para cada grupo, es
decir, si estoy agrupando datos de acuerdo con la fecha de inicio, por ejemplo, si se muestran
todos los grupos que se abrieron en Enero, despus todos los de Febrero, luego todos los de Marzo,
etc... el pie del grupo podra ser la suma de los ingresos para cada mes.
Pie de pgina: el pie de pgina contiene datos que se mostrarn al final de cada pgina del
informe, y suelen ser, el nmero de pgina o la fecha de impresin del informe, por ejemplo.
Pie de informe: el pie del informe se imprime una sola vez al final del informe y suele contener
totales globales o resultados estadsticos o grficos.
A continuacin modifique un poco el diseo del formulario del ejemplo. La etiqueta del
Encabezado de la pgina modifquela para que en lugar del ttulo Curso contenga el ttulo Lista de
cursos de acuerdo con la duracin. Simplemente seleccione la etiqueta y d un clic para poder
editarla. Adems se pondr una imagen pequea, slo para darle un poco de presentacin al
informe, para ello seleccione el objeto Imagen en el cuadro de herramientas y haga como si
dibujara un pequeo recuadro en la seccin Encabezado de pgina, aparecer un cuadro de
dilogo que le permitir escoger una imagen. Busque la imagen que desea poner y d clic en
Aceptar.
Ahora ponga un pequeo encabezado para cada pgina en la seccin Encabezado de pgina.
Seleccione el objeto Etiqueta y llvelo a la seccin mencionada como dibujando un recuadro. El
ttulo ser el mismo que el de la etiqueta que se encuentra en el Encabezado del informe. Haga
que el tamao de la fuente sea ms pequeo, por ejemplo de 8 puntos, y que est alineado a la
derecha.
Hasta el momento slo se ha cambiado un poco la presentacin, puede observar cmo va
quedando el informe si da un clic en el cono Vista de la barra de herramientas, el cual recuerda al
cono de Presentacin preliminar que aparece comnmente en las aplicaciones de Microsoft
Office.

El siguiente paso es agregar un grupo para que los cursos se presenten agrupados de acuerdo con
el nmero de horas de duracin de cada uno. Para hacerlo, ya estando en la vista de diseo,
seleccione la opcin Ordenar y agrupar del men Ver o el cono de la barra de herramientas
. Si ha seguido los pasos desde el principio del captulo ver un cuadro de dilogo con dos
renglones donde se observa el campo Duracin y el campo NombreCurso que fueron los que se
eligieron para indicar el orden de los campos en el informe. Seleccione el primer rengln, que es
el que contiene el campo Duracin y en la zona que dice Propiedades del grupo modifique las
opciones para que indique Encabezado del grupo S y Pie del grupo S, opciones que por
default estn en No. El cuadro de dilogo debe verse muy similar al que se muestra a
continuacin:
49

Cierre el cuadro de dilogo y en el diseo del informe ver que aparecieron dos secciones nuevas,
Encabezado de duracin y Pie de duracin. Lo que se ponga en esas secciones aparecer cada vez
que cambie la duracin para los registros de Curso. Ponga en el encabezado Duracin una
etiqueta con el texto Cursos que tienen una duracin de . Y arrastre el cuadro de texto Duracin
que se encuentra en la seccin Detalle y colquelo frente a la etiqueta que acaba de colocar.
Despus coloque una nueva etiqueta que diga simplemente horas. La idea es que en la vista
preliminar la seccin de Encabezado de duracin muestre una lnea que diga Cursos que tienen
una duracin de 20 horas, por ejemplo.
El diseo del informe debe quedar similar al que se muestra a continuacin.

Y la vista preliminar se ver ms o menos as.
50

5.3 Informes con totales y expresiones
Los informes son la parte ms interesante de la explotacin de una base de datos, ya que permiten
presentar los datos de la manera ms sencilla para los usuarios y en un momento dado que la toma
de decisiones se haga de forma ms o menos analtica. Una forma interesante de presentar los
datos es agruparlos y obtener totales parciales para despus obtener totales globales. Un ejemplo
para entender cmo funciona esto sera usar el asistente para crear un formato bsico y emplear la
vista de diseo para modificaciones ms a fondo.
La idea ser mostrar la informacin de cada curso impartido y agruparlos por fecha de inicio con
el fin de mostrar los grupos de Enero, de Febrero, de Marzo, etc. Y hacer un conteo del nmero de
grupos atendidos, el nmero de horas de clase total impartidas, tambin del nmero de alumnos
atendidos y los ingresos generados por mes y en total.
Inicie el asistente para crear Informes y seleccione los siguientes campos de las tablas
correspondientes: de la tabla Grupo FolioGrupo, FechaInicio, FechaTermino, HoraInicio,
HoraTermino, de la Tabla Curso NombreCurso, Duracion y de la tabla Inscripcin
MontoPagado.

51
D un clic en Siguiente>e indique cmo desea ver los datos. Indique que por grupo, ya que la
idea es ver los datos de cada grupo. Por Inscripcin no se har porque la tabla Inscripcin se
incluye slo para Totalizar el monto pagado por cada inscripcin que se gener, pero no se desea
informacin a detalle de cada alumno. D clic en Siguiente>y a continuacin seleccione el nivel
de agrupamiento. Elija FechaInicio y d un clic en la flechita que seala a la derecha, observe que
aparece un rtulo que dice FechaInicio por Mes , eso es porque se utiliza un campo de tipo
fecha y el default es que los campos de tipo fecha se agrupen por mes pero se pueden agrupar por
da, semana, mes, trimestre, ao u otros si da clic en el botn Opciones de agrupamiento y
selecciona el agrupamiento deseado. El cuadro de dilogo aparece entonces de la siguiente
manera:

D dos veces clic en Siguiente>para no seleccionar el tipo de ordenacin para la informacin de
detalle ya que no ser visible en el informe, y a continuacin elija la distribucin del informe que
en este caso ser Alinear a la izquierda 1. D clic en Siguiente>y elija el estilo del informe. D
clic en el botn Siguiente>y escriba el nombre del Informe. Por ltimo aplique un clic en el botn
Terminar. El informe quedar ms o menos listo para ser presentado, pero hay que maquillarlo un
poco antes de que se pueda decir que ya est terminado.
Para empezar con la labor de maquillaje se va a poner el informe en vista de diseo y se
comenzar por acomodar las etiquetas y cuadro de texto en un lugar ms adecuado. Haga ms
grande la seccin Encabezado FechaInicio para poner todas las etiquetas de Grupo y Curso en ese
espacio y acomodar en una sola lnea los cuadros de texto que estn en la seccin Encabezado
FolioGrupo. Tambin cambie algunos ttulos. La idea es obtener algo as, antes de continuar:
52

Si observa la presentacin preliminar notar que el informe no est del todo bien, ya que aparece
un rengln por cada registro de alumno inscrito en un grupo dado. Esto implicara dejar al usuario
la labor de sumar dichos montos para que verificar cul fue el ingreso para cada grupo. Pero por
fortuna existen las expresiones que nos permiten mostrar al usuario datos calculados y adems hay
datos que pueden ocultarse. Entonces hay que ocultar la seccin de detalle y despus poner un
cuadro de texto que contenga una expresin que proporcione la sumatoria de esos campos y no
cada uno por separado.
Para ocultar la seccin de Detalle d clic con el botn derecho en el recuadrito gris que aparece
justo del lado izquierdo de la banda de Detalle. En el men contextual que aparece seleccione la
opcin Propiedades. En el cuadro de dilogo de propiedades busque la propiedad Visible y
cambie de S a No. Esto ocultar los datos pero permitir hacer clculos con ellos. Cierre la
ventana de propiedades y vuelva a ver la vista preliminar.
Regrese a la vista de diseo para crear el campo del total del ingreso por grupo. Utilice el objeto
Cuadro de texto y colquelo en el extremo derecho de la seccin Encabezado FolioGrupo.
Seguramente aparecer un cuadro de texto y una etiqueta, borre la etiqueta, slo es necesario el
cuadro de texto. Ahora d un clic con el botn derecho al cuadro de texto y elija la opcin
Propiedades, dicho de otra manera vaya a las Propiedades del cuadro de texto. La propiedad
Origen del control ser la siguiente expresin: =Suma([MontoPagado])
21
, incluyendo el smbolo de
igual, eso indica que se desea sumar todos los campos que corresponden a MontoPagado en la
seccin Detalle para el grupo en cuestin. Tambin modifique la propiedad Formato e indique
Moneda, para que la cantidad aparezca como un valor monetario y no como un nmero comn.
Ahora incluya otro cuadro de texto para contar el nmero de alumnos por grupo. Pero antes
reacomode los objetos de la ventana de diseo para que pueda colocar el cuadro de texto nuevo
entre el cuadro de texto Duracin y el cuadro de texto donde se muestra el total de los ingresos. Es
decir el conteo de alumnos por grupo estar en la penltima posicin. Seleccione el cuadro de

21
Puede consultar la ayuda de Access si desea ver todas las expresiones que es posible generar.
53
texto que acaba de incluir y abra la ventana de Propiedades del cuadro de texto para poner en la
propiedad Origen del control la siguiente expresin: =Cuenta([MontoPagado]), que lo que hace es
contar cada una de las ocurrencias del registro MontoPagado para cada grupo, que no es otra cosa
que el nmero de alumnos inscritos. Verifique nuevamente como va quedando el informe.
Un detalle que no tiene mucha importancia, pero har ms agradable a la vista el informe, es
quitar la cantidad de ceros y letras que contienen tanto la hora de inicio como la hora de fin. Es
ms, lo conveniente sera que en lugar de los dos campos apareciera una expresin que mostrara
algo as: 9:00 11:00, por ejemplo, en lugar de verse 9:00:00 a.m. y 11:00:00 a.m. Para ello hay
que borrar esos dos campos, agregar un cuadro de texto y poner en la propiedad Origen del
control la siguiente expresin :
=Formato$([HoraInicio],"Hora corta") +' - ' +Formato$([HoraTermino],"Hora corta").
Notar que el informe cada vez toma mejor apariencia. La idea de los informes es precisamente
esa, poner la informacin de una forma clara y agradable a la vista, que permita analizar los datos
de una mejor manera.
Ahora incorpore el conteo de grupos y alumnos y los subtotales de ingresos y duracin por mes y
globales para dar por terminado el diseo del informe. Esto requiere de varios trucos de
totalizacin, as que no pierda el hilo de la explicacin.
Entre a la opcin Ordenar y agrupar del men Ver y d un clic en el rengln FechaInicio y despus
ponga la opcin Pie de grupo en S y para FolioGrupo haga lo mismo. Esto con el fin de abrir el
espacio para el Pie FechaInicio y para el Pie FolioGrupo y colocar ah los totales por mes y otros
campos que permitirn ir obteniendo dichos totales.
Primero coloque el total de grupos por mes. Inserte en el Pie FolioGrupo un cuadro de texto cuyas
propiedades queden de la manera siguiente: Nombre ContadorRegistro, Origen del control - =1 y
Suma continua sobre grupo. El cuadro de dilogo Propiedades se ver muy similar a como se
muestra a continuacin:

54
Agregue otro cuadro de texto, pero esta vez en el Pie FechaInicio cuya propiedad Origen del
control ser: =[ContadorRegistro]. La seccin Pie FolioGrupo quedar no visible, as que entre a la
Propiedades de la seccin y ponga la propiedad Visible en No
22
.
El siguiente subtotal por colocar ser el de Duracin en horas, el proceso es muy similar al que
acaba de hacer. Inserte en el Pie FolioGrupo un cuadro de texto cuyas propiedades queden de la
manera siguiente: Nombre ContadorDuracion, Origen del control - =[Duracion] y Suma
continua sobre grupo. El cuadro de dilogo Propiedades se ver muy similar a como se muestra a
continuacin:

Agregue otro cuadro de texto, pero esta vez en el Pie FechaInicio cuya propiedad Origen del
control ser: =[ContadorDuracion].
Ya slo falta contar el total de alumnos por mes y el total de ingresos por mes. Como es de suponer
se necesitan dos cuadros de texto ms pero esta vez pngalos directamente en la seccin Pie
FechaInicio y modifique la propiedad Origen del control de ambos. Para el cuadro de texto que
mostrar el conteo de alumnos, la propiedad quedar como sigue: =Cuenta([MontoPagado]) y para
el cuadro de texto que mostrar el total de ingresos la propiedad Origen del control ser:
=Suma([MontoPagado]).
En este momento el diseo del informe debe contar con muchos cuadros de texto y varias
etiquetas, y debe tener un aspecto muy similar al que se muestra a continuacin:

22
Si tiene alguna duda de cmo ver las propiedades de la seccin vea la manera en que se ocult la seccin
Detalle unas lneas ms arriba.
55

El aspecto del informe en la vista preliminar es ms o menos como se muestra en la siguiente
imagen:

Los totales finales debern estar en la seccin Pie del informe, y se deja al alumno como ejercicio
para terminar el informe.
5.4 Etiquetas postales
Otra de las cosas que pueden hacerse en Access con el concepto de Informe son las famosas
etiquetas que pueden ser tiles para enviar correspondencia a los usuarios registrados en la base
de datos. Por ejemplo, suponga que se requiere enviar un material de propaganda por
correspondencia a todos los alumnos que tenga dados de alta en la base de datos. En este caso se
me ocurre que puede poner el material en un sobre y elaborar unas etiquetas con los datos de
56
cada alumno incluyendo nombre completo, direccin y telfono para que el mensajero pueda
distribuir dicho material.
Para hacer las etiquetas, seleccione el objeto Informes estando en la ventana de base de datos y d
un clic en el botn Nuevo. Aparecer un cuadro de dilogo con la opcin Asistente para etiquetas
que es la que va a seleccionar.

En la parte inferior indique que se usar la tabla Alumno y d clic en Aceptar. Aparecer una
ventana en donde se puede seleccionar la medida de la etiqueta. Puede buscar la marca y medida
de un fabricante en particular o crear un tamao personalizado si as lo desea. Seleccione la
opcin ms conveniente para usted y d clic en Siguiente>.
Ahora elija las opciones para la fuente que va a utilizar, nombre de la fuente, tamao, espesor,
color y aspecto y nuevamente d clic en Siguiente>. En seguida aparecer otro cuadro de dilogo
donde el objetivo es ir construyendo la etiqueta con los campos de la tabla seleccionada o
introducir texto directamente o alguna expresin. El diseo que se har quedar similar al
siguiente, donde la primera lnea aparece cortada pero se da por hecho que es obvia.

57
Nuevamente d clic en Siguiente>y elija los campos por los que se desea ordenar. En el ejemplo
utilizar ApPaternoAlumno, ApMaternoAlumno y NombreAlumno, para que las etiquetas se
impriman por orden alfabtico del nombre del alumno. D clic en Siguiente>otra vez y por ltimo
escriba el nombre que tendr este informe. Despus d un clic en Terminar.
En el diseo del informe podra poner un recuadro para la etiqueta y hacerla ms atractiva. Para el
ejemplo que se est haciendo el diseo de la etiqueta quedara de la siguiente manera:

As es que la vista preliminar quedara como en la siguiente imagen:

Igual que el tema de los formularios, el tema de Informes es bastante extenso, pero con esto se
espera dejar al alumno las bases suficientes para explotar muchas herramientas y seguir
investigando en la ayuda de Access acerca de la gama de opciones y expresiones que pueden
utilizarse.
Es muy importante que tenga en mente que un informe puede basarse en una o varias tablas de la
base de datos o en una o varias consultas tambin. La consulta en la que se base puede tener
criterios de seleccin y/o parmetros que sern respetados al mostrarse los datos en el informe
23
.

23
Si tiene dudas acerca de cmo crear o qu es una consulta con parmetros, consulte en el captulo 3 el
apartado Creacin de consultas con parmetros.
58
6. MACROS
6.1 Qu es una macro?
Una macro es otro de los objetos con que cuenta Access, y es un conjunto de una o ms acciones
que realizan una tarea determinada.
6.2 Por qu se utilizan las macros?
Las macros se utilizan para automatizar algunas tareas comunes especificadas por el usuario, como
abrir un formulario o imprimir un informe. Un uso comn de las macros es ligarlas a botones de
accin para que al dar un clic el usuario, la macro se ejecute y realice la tarea que tiene
preestablecida. En Access 2000 existen 53 acciones que una macro puede realizar.
6.3 Crear una macro
Para crear una macro, estando en la ventana de base de datos, d un clic en el objeto Macro y
despus otro clic en el botn Nuevo. Aparecer la ventana de diseo de la macro en donde se
puede especificar la accin o acciones que la macro va a realizar.

En la parte superior de la ventana se indican las acciones, y una vez seleccionada la accin que la
macro va a realizar en la parte inferior, es posible indicar una serie de parmetros de acuerdo con
la accin que se va a ejecutar.
En la parte superior slo se ven dos columnas: Accin y Comentario, pero existen otras dos
columnas que pueden mostrarse si se seleccionan las opciones Nombres de macro y Condiciones
en el men Ver.
Un ejemplo de una macro sera el siguiente:
59

Lo que hace la macro es abrir un formulario, al lado derecho de la columna Accin se ha
especificado el Comentario de lo que realiza dicha accin, y en la parte inferior estn los siguiente
parmetros:
Nombre del formulario: indica el formulario que abrir la macro.
Vista: especfica el modo en que se abrir el formulario, que puede ser Formulario, Diseo, Vista
preliminar y Hoja de datos.
Nombre del filtro: se refiere a un filtro que limita u ordena los registros del formulario.
Condicin WHERE: una clusula WHERE vlida en SQL sin la palabra WHERE que limita el
nmero de registros a mostrar.
Modo de datos: indica el modo de entrada de datos y depende de la Vista de datos seleccionada.
Puede ser para Agregar, para Modificar o de Slo lectura.
Modo de la ventana: el estado en que aparecer la ventana, Normal, Oculta, cono o Dilogo.
Una macro puede contener ms de una accin como ya se mencion, para ello lo nico que se
debe hacer es crear una nueva macro o abrir una ya existente en modo de diseo y en la parte
superior indicar todas las acciones que se vayan a realizar como en el siguiente ejemplo.

60
Puede modificar la secuencia de acciones de una macro arrastrando la accin a la posicin
deseada hacia arriba o hacia abajo.
Si desea eliminar una accin slo seleccione la fila y pulse la tecla Supr.
Cuando cierre la ventana de la macro aparecer un mensaje indicando si desea guardar los
cambios y si no le ha puesto nombre an, este ser el momento para hacerlo. Tambin puede
guardar la macro usando el cono Guardar de la barra de herramientas.

Puede modificar una macro, si lo desea, entrando al modo de diseo.
Ejecutar una macro
La manera ms sencilla para ejecutar una macro es dar doble clic en la ventana de base de datos a
la macro que desea utilizar y se ejecutarn todas las acciones programadas en ella.
Tambin se puede ejecutar desde un procedimiento de evento de cualquier objeto de un
formulario por ejemplo, o desde otra macro usando la accin EjecutarMacro.
Para que la macro se ejecute de manera automtica al abrir la base de datos se debe guardar con
el nombre de AutoExec. Si cierra la base de datos y la vuelve a abrir podr observar dicho efecto.
Obviamente slo una macro puede tener ese nombre porque no puede haber dos macros con el
mismo nombre. Algo importante de mencionar es que si tiene una base de datos con una Macro
de nombre AutoExec, y no desea que se ejecute, debe mantener pulsada la tecla Shift al abrir la
base de datos.
61
ANEXO 1
La base de datos de ejemplo
La base de datos de ejemplo que se emplea a lo largo de este material est contenida en el disco
que acompaa a las notas. En el disco aparecen dos archivos de bases de datos.
El archivo Escuela de computacin-original.mdb contiene las tablas de la base de datos con datos,
es decir, no incluye las relaciones, ni formularios, informes o macros, con el objetivo de que el
alumno vaya siguiendo los ejercicios que se describen en cada captulo y cuente con datos para
ver un mejor resultado en cada caso. As que se recomienda hacer una copia de dicho archivo a su
disco duro y trabajar en ella mientas sigue los captulos de las notas.
El archivo Escuela de computacin.mdb contiene la base de datos completa con tablas, datos,
relaciones, formularios, informes y macros que se fueron creando a travs de cada captulo de las
notas. As que si le surge alguna duda durante el desarrollo de alguno de los ejemplos puede ver la
versin final en esta base de datos.
La base de datos est formada por cinco tablas. La base de datos est formada a partir del
planteamiento de que se tiene una escuela de computacin y se necesita llevar un registro de los
cursos que se imparten y de los alumnos que se inscriben a dichos cursos. El diseo de la base de
datos es un diseo bsico que puede complementarse con muchas ms tablas y relaciones. Pero la
idea es hacer un diseo sencillo que le permita al alumno conocer las caractersticas del
manejador de base de datos Access, y no hacer esto un curso de diseo de bases de datos, ya que
esos conceptos se da por hecho que ya los tiene el alumno.
Las tablas de la base de datos son:
Alumno: contiene los datos personales de cada alumno inscrito en uno de los cursos que imparte
la escuela.
Curso: es de hecho el catlogo de cursos de computacin que la escuela imparte y que contiene
entre otros datos el nombre del curso y la duracin en horas de cada curso.
Grupo: contiene los datos especficos de cada curso que imparte la escuela, es decir, es aqu
donde realmente se inscriben los alumnos.
Inscripcin: es la tabla que contiene el registro de cada inscripcin pensando en el hecho de que
un alumno puede inscribirse a varios grupos y un grupo puede tener varios alumnos inscritos, es
decir, es aqu donde realmente se registran las inscripciones de cada alumno. Esta tabla tambin se
puede ver como la que evita que cada vez que un alumno se inscribe a un curso se vuelvan a
capturar los datos de dicho alumno, por aquello de evitar la redundancia de datos.
Profesor: contiene los datos de los profesores que imparten los cursos en la escuela. Cabe
mencionar que un profesor puede estar asignado a varios grupos.
A continuacin se presenta la imagen que muestra las relaciones entre las tablas y la estructura de
cada tabla.
62

Relaciones entre las tablas de la base de datos.

Tabla Alumno.

Tabla Curso.
63

Tabla Grupo.

Tabla Inscripcin.

Tabla Profesor.

BIBLIOGRAFA
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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO
DR. JUAN RAMN DE LA FUENTE
Rector
LIC. ENRIQUE DEL VAL BLANCO
Secretario General
LIC. JAIME MARTUSCELLI QUINTANA
Secretario de Servicios a la Comunidad Universitaria
MTRO. DANIEL BARRERA PREZ
Secretario Administrativo
DRA. ELVIA ARCELIA QUINTANA ADRIANO
Abogada General
DR. JOS NARRO ROBLES
Coordinador General de Reforma Universitaria
DIRECCIN GENERAL DE SERVICIOS DE CMPUTO
ACADMICO
DR. ALEJANDRO PISANTY BARUCH
Director General
MAT. CARMEN BRAVO CHAVESTE
Directora de Cmputo para la Docencia
LIC. ROSARIO ORTIZ OSORNIO
Subdirectora de Planeacin Acadmica
ACT. FABIN ROMO ZAMUDIO
Subdirector de Tecnologa para la Educacin
ING. SERGIO ALVA ARGUINZONIZ
Coordinador del Centro Mascarones
LIC. ALEJANDRINA SAN JUAN REYES
Coordinadora del Centro de Extensin en
Cmputo y Telecomunicaciones Nuevo Len
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Coordinadora del Centro Coapa de Extensin
en Cmputo y Telecomunicaciones
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Coordinadora de Infraestructura y Soporte Tecnolgico
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Revisin Tcnica
LIC. SEMIRAMISZALDVAR GRANADA
Revisin Didctica
LIC. MARIANA CELORIO SUREZ CORONAS
Subdirectora de Comunicacin
DG TOA ZIMERMAN SONABEND
Jefa del Departamento de Diseo
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Diseo de portada
Guas y Textos de Cmputo
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Julio de 2002

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