CONSEJO NACIONAL ELECTORAL

Manual de uso QUIPUX

CONSEJO NACIONAL ELECTORAL

COORDINACIN GENERAL DE GESTIN ESTRATGICA

DIRECCIN NACIONALD DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Enero de 2013
GS.

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Indice

1. ALCANCE 2. OBJETO 3. MARCO LEGAL 4. POLTICAS 5. USUARIOS 6 DESCIPCIN DE LA HERRAMIENTA 7. ELABORACIN DE UN DOCUMENTO 8. SUBROGACIN DE CARGOS 9. TAREAS 10. GLOSARIO DE TRMINOS 11. BIBLIOGRAFA

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1. ALCANCE
Este manual comprende las funcionalidades de la herramienta QUIPUX en bandeja de entrada y de salida para todos los usuarios registrados.

2. OBJETO
Establecer una gua para el uso de la herramienta de gestin documental QUIPUX implantado en el Consejo Nacional Electoral, a manera de una herramienta de consulta para los funcionarios del Consejo Nacional Electoral,

3. MARCO LEGAL
3.1 Norma Tcnica Ecuatoriana 2410, 25 de marzo de 2011, R.O N.- 466

3.2 Ley de Comercio Electrnico, Firmas Electrnicas y Mensajes de Datos, 10 de abril de 2002, R.O N.- 735

4. POLITICAS
4.1 El Quipux es de uso obligatorio para todo el personal del Consejo Nacional Electoral. Solo los documentos generados a travs de esta herramienta de gestin documental sern considerados vlidos y legales.

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4.2

A los miembros del consejo, coordinadores y directores de rea, secretario general, y

directores de las delegaciones provinciales se les otorgar firma digital para la autentificacin y firmas de los documentos. 4.3 La numeracin de los documentos se encerar a partir de la implementacin del QUIPUX a nivel nacional en todas las reas de CNE matriz y delegaciones provinciales. 4.4 Se manejar un archivo digital, adems del fsico, para todos los documentos generados a travs del QUIPUX 4.5 La numeracin de todos los documentos (memorandos, circulares, oficios, resoluciones, etc.) sern encerados a partir de la fecha de uso del QUIPUX.

5. USUARIOS
Todo el personal del CNE tendr habilitada una cuenta en el sistema de gestin documental QUIPUX. Entre los cuales se podrn diferenciar cuatro grupos: 5.1 Jefes: En esta categora se encuentran los consejeros, asesores, coordinadores, y directores 5.2 Asistentes: son las asistentes o secretarias de rea 5.3 Generales: Todos los funcionarios del CNE que no estn comprendidos dentro de la categora jefes o asistentes. 5.4 Ciudadanos: Son los ciudadanos, personas naturales que no pertenecen a la funcin electoral.

6 DESCIPCION DE LA HERRAMIENTA
Para ingresar al sistema de gestin documental QUIPUX, se debe ingresar a la siguiente direccin URL https://quipux.cne.gob.ec

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En la direccin proporcionada se despliega la pgina mostrada en la parte superior, una vez cargada se procede a dar click en INGRESAR AL SISTEMA. Una vez dado click aparecer la siguiente pantalla donde se deber ingresar la cdula del usuario y su respectiva contrasea.

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Una vez ingresados los campos solicitados aparecer el interfaz de la herramienta, y como predeterminada se visualiza la bandeja de recibidos.

Punto 1. Se visualiza en esta seccin los datos generales del sistema, los datos del usuario autenticado y los botones habilitados de firma digital (permite ingresar a una pgina web donde se puede validar la autentificacin de la firma digital de un documento), ayuda y salir. Punto 2. Se visualiza el men de opciones que estarn de acuerdo al perfil del usuario que haya ingresado al sistema.

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Punto3. En esta seccin se visualizar la funcionalidad de cada opcin seleccionada del men (punto 2).

6.1 MEN OPCIONES 6.1.1 Bandejas Vlida para todos los usuarios a) Nuevo Permite elaborar un nuevo documento (oficio, memo, circular, etc.) b) En elaboracin Visualiza los documentos que se estn elaborando y an no han sido enviados c) Recibidos Muestra los documentos que se han enviado a la persona que ha ingresado a la herramienta d) Eliminados Se encuentran los documentos que han sido eliminados de la bandeja de recibidos. e) No enviados Documentos que con firma digital que no se han enviado correctamente Enviados Visualiza los elementos que han sido enviados por el usuario de manera satisfactoria

f)

g) Reasignados Documentos que el usuario ha enviado a otro usuario para que gestione alguna accin h) Archivados Se almacenan los documentos que se mueven de la bandeja de recibidos una vez han sido respondidas las solicitudes

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i)

Informados Se encuentran los documentos a manera de circular que son enviados a los diferentes usuarios. Tareas recibidas Permite observar las tareas enviadas por el jefe inmediato del usuario

j)

k) Tareas enviadas Son las tareas enviadas por el usuario para que otro usuario las ejecute

NOTA: todos los documentos que se encuentran en la bandeja de entrada se los toma como pendientes, se los debe archivar para finalizar la accin o dar respuesta al documento. 6.1.2 Registro de Documentos Externos. Vlida para los usuarios de informacin / recepcin de documentos externos. Para el registro de un documento se requiere el nmero de la cdula de ciudadana de quien lo emite. a) Registrar Registra el ingreso de un documento en la institucin y la persona quin lo remite. b) Comprobante Una vez registrado el documento esta opcin permite buscar e imprimir el ticket del documento. c) Cargar documento digitalizado Permite asociar un anexo a un documento que haya sido registrado y elaborado.

6.1.3 Otros Este men permite buscar documentos e imprimirlos

a) Bsqueda avanzada

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Permite buscar documentos en la herramienta en base a diversos filtros, tales como nmero de documento, referencia, remitente, destinatario, asunto, categora, tipificacin, firma electrnica, por fecha, por rea etc. b) Carpetas Virtuales Permite buscar documentos dentro de las carpetas virtuales que posee o est relacionado el usuario. c) Por imprimir Muestra todos los documentos necesarios de impresin.

7. ELABORACION DE UN DOCUMENTO
Para elaborar un documento en la herramienta quipux se da click en la opcin NUEVO del men de opciones:

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Paso 1 Al inicio de la elaboracin de un documento se debe seleccionar el remitente, destinatario y en caso de necesitarlo los usuarios a los cuales se les enviar una copia del documento a generar.

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Paso 2 y Paso 3 Como todo documento es necesario ingresar un asunto que identifique claramente de lo que trata el oficio, circular o memo que est siendo generado.

Paso 4 En este campo se visualiza una vista previa de cmo va a quedar el documento en redaccin, con la nica diferencia que en el nmero de documento aparecer OF en vez de TEMP.

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Paso 5 Graba el documento y pasa a la pgina de consulta en donde se visualizan varias acciones para eliminar, editar, reasignar o firmar y enviar el documento.

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En este campo se pueden anexar documentos, ver el recorrido de un documento, y las carpetas y documentos asociados al mismo.

Paso 6 Cancela la edicin del documento.

Paso 7 Visualiza la pantalla inicial donde se edita el documento a enviar.

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Paso 8 Muestra todos los anexos cargados en el documento

Paso 9 Muestra todas las opciones de impresin para el documento en edicin

Una vez se encuentra el documento en la forma deseada con el texto indicado se procede a enviar/firmar, esta opcin se la puede visualizar en el paso 5. Paso 10 Se introduce un comentario en el campo habilitado para tal efecto, y se procede a poner aceptar en cuyo caso pasar a la siguiente persona indicada. De no estar conforme con algo del documento se procede a poner regresar y se volver a la pantalla de edicin del documento.

8. SUBROGACION DE CARGOS
La subrogacin de cargo es un encargo o nombramiento provisional de un puesto de un funcionario a otro en la misma institucin. La herramienta Quipux en esta nueva versin cuenta con espacio para subrogacin de cargo, al realizarse, todos los documentos en las bandejas de

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entrada, recibidos y en elaboracin pueden ser visualizados por el subrogante y al finalizar la subrogacin del cargo.

El subrogante puede seleccionar la cuenta del subrogado en la parte superior donde se ubica el men azul. De esta manera el subrogante puede acceder a las carpetas del subrogado. NOTA: Todos los documentos generados en la cuenta del subrogante se transfieren a las respectivas bandejas del subrogado.

9. TAREAS
La versin actual del quipux cuenta con una bandeja de tareas que servirn al jefe o compaeros e rea para realizar actividades en que involucre el dar respuesta a un documento recibido.

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Una vez se asigna la tarea a la persona indicada, esta aparece en la bandeja de tareas recibidas de la misma.

Para ejecutar la tarea asignada se debe abrir la misma y verificar las acciones que se encuentran detalladas para poder realizar y as finalmente terminar la tarea.

FIN Tarea a realizar

De la misma forma la persona quien enva la tarea puede verificar las tareas que ha enviado en la bandeja de tareas enviadas del panel de bandejas.

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10. GLOSARIO DE TERMINOS

Ciudadano: Persona externa a una Institucin Pblica que utiliza la herramienta Quipux y que no est asociado a la Institucin.

Documentacin del sistema: Son los documentos que se generan en el sistema: Oficios, memorandos, acuerdos y circulares.

Documento digitalizado Documento fsico que ha sido escaneado y convertido a un documento electrnico.

Documentos externos Documentos generados fuera de la institucin cuyo destinatario es funcionario de la institucin

Firma digital Concepto jurdico, equivalente electrnico al de la firma manuscrita, donde una persona acepta el contenido de un mensaje electrnico a travs de cualquier medio electrnico vlido.

11. BIBLIOGRAFIA
http://informatica.gob.ec Manual de Bandeja de Entrada Sistema de Gestin Documental Quipux Manual de Bandeja de Salida Sistema de Gestin Documental Quipux