Excel Ii PDF

APLICATIVO$ OFIMATICO$ II
HOJA LCTRONICA
1. Clic en el men Datos.
2. Clic en la opcin SubtotaIes.
3. Presionar clic en el botn Quitar Todos.
BlBLl00RAflA
Vaca, Jorge Enrique
Diseador Web
Coordinador Corporacin Educativa Alexander Von Humboldt
Sede Cali
0L08ARl0
ESTADSTICA
Es un conjunto de datos, obtenidos a travs de la observacin, la
experimentacin o las encuestas, y ordenados en forma de lista, tabla o
representados grficamente.
GRAFICO
Representacin de datos numricos, en forma de lneas o dibujos, y en los que
se muestra de una forma grfica la relacin que dichos datos guardan entre si.
SINTAXIS
Es la representacin bsica de cmo se debe realizar una frmula o funcin
dentro de una hoja de clculo de Excel.
FILTRO
Un filtro es un programa o conjunto de estos, que procesan una serie de datos
generando una salida modificada conforme a lo que nosotros le
especifiquemos.
CRITERIO
Se refiere a un valor que se establece y se define en un proceso de evaluacin
para calcular el resultado de una funcin.
BASEDEDATOS
Una base de datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto
almacenados sistemticamente para su uso posterior. En este sentido, una
biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayora
por documentos y textos impresos en papel y organizados para su consulta.
LISTAS
Serie de datos ordenados en columnas.
FORMULA
Es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de los
datos de una hoja de clculo.
34
APLICATIVO$ OFIMATICO$ II . HOJA LCTRONICA
C O N T N I 0 O
1 1. INTRODUCCIN
1 2. Alineacin de celdas
Ejercicio de apIicacin No. 1 9
3. Graficacin 10
14 Ejercicio de apIicacin No. 2
4. Organizar la informacin
18 de la Hoja de calculo
20 5. Funcin lgica si
20 5.1 Si, sencillo
24 5.2 Si, conector lgico
5.3 Si, anidado 26
6. Manejo de bases de datos o
listas 28
29 7. FiItros
32 8. Autoformato
34 Glosario
34 Bibliografa
7.Clic en el botn Aceptar.
QUITARSUBTOTALES:
33

Alumno:
Telfono:

Cdigo:
www.corpohumboldt.edu.co
VER2-AG07-CL-REV
1. lNtR0b0ccl0N
Ya hemos visto como alinear celdas utilizando la barra formato a travs de
los iconos de alineacin. Hay una segunda forma que permite organizar el
texto de diferente manera, como darle una inclinacin.
CMO AJUSTARELTEXTO DENTRO DEUNACELDA?
Esta opcin la utilizamos cuando necesitamos que una lnea larga de texto
quede dentro de una celda.
1. Seleccionar las celdas a ajustar.
En este mdulo aprenderemos a manejar de diferentes formas una
celda, fijar su valor o acomodarla dentro de la hoja de clculo para
poder visualizar mejor la informacin.
Es muy importante para las empresas saber como se comportan sus
estadsticas de ventas, produccin, prdidas, etc., Excel permite llevar
esta informacin en una hoja de clculo, para luego poder graficarla de
diferentes maneras como: grficos en columnas, barras, lneas,
circulares, etc., y visualizar as los diferentes comportamientos de la
empresa a travs de grficos estadsticos.
Utilizaremos la funcin SI, que es una de las funciones ms
importantes que tiene Excel, ya que con esta podemos definir una
serie de criterios para luego calcular un valor.
El manejo de listas o bases de datos es tambin parte fundamental de
Excel ya que permiten consultar u organizar la informacin de una
manera muy rpida y fcil; adems podemos filtrar la informacin para
que solo muestre los valores buscados por el usuario.
En este mdulo los estudiantes de la Corporacin Educativa
AIexander Von HumboIdt, tendrn a su disposicin el conocimiento y
manejo de una de las herramientas mas utilizadas en estos momentos
por las empresas, ya nos permite llevar contabilidad, nmina,
pronsticos de ventas, cuadros estadsticos y dems informacin
numrica que necesita ser consultada constantemente por la
empresa.
1. ALlNAcl0N b cLbA8
1
Permite colocar formatos de presentacin de forma automtica.
1. Seleccionar la informacin a la cual va a aplicar el Autoformato.
2. Clic en el men Formato.
3. Clic en la opcin Autoformato.
4. Seleccionar un Autoformato.
5. Clic en el botn Aceptar.
SUBTOTALES
Excel puede calcular automticamente valores de subtotales y de totales
generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automticos, Excel
esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle
de cada subtotal. Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para
agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Despus pueden
calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga nmeros.
APLICARSUBTOTALES:
1. Ordenar el campo al cual vamos a agregar los subtotales
3. Clic en la opcin SubtotaIes.
4. En la opcin "Para cada cambio en" seleccionar el campo que va
agrupar el subtotal.
5. Seleccionar la funcin que va utilizar para el subtotal.
6. Activar el campo que va a totalizar. Debe ser una columna con cifras
numricas.

32
Nota:
Observe que la palabra Nombre Cliente se encuentra escrita en la celda
A1 al igual que la palabra Apellido Cliente que se encuentra en la celda
A2, el objetivo es dejar todo el texto en una sola celda.
2. Clic en el men Formato > CeIdas (CTRL+ 1).
3. Clic en la pestaa AIineacin.
4. Activar la opcin Ajustar Texto.
5. Presione clic en el botn Aceptar.
2

1. Clic en el cuadro de lista del campo a filtrar.
2. Clic en la opcin No Vacas.
DESACTIVAR FILTROS:
2. Clic en FiItros.
3. Clic en la opcin AutofiItros.
FILTROSAVANZADOS:
Son filtros ms complejos, en estos debemos crear un rea de criterio que
consta del nombre del campo a filtrar y en la fila inferior el criterio o condicin
que debe cumplir.
1. Crear el rea de criterio del campo a filtrar. Esta se puede crear dentro
de la misma hoja de clculo o en cualquier otra hoja del libro.
2. Ubicar el cursor dentro de la lista.
4. Clic en FiItros.
5. Clic en la opcin FiItros Avanzados.
6. Aparece seleccionada toda la lista.
7. En el cuadro Rango de Criterios seleccionar el rea de criterios
creada anteriormente.
8. Clic en el men Aceptar.
3Rclcl0 b ALlcAcl0N No. B
Crear el siguiente filtro avanzado utilizando el ejercicio anterior. Mostrar
todas las personas de la ciudad de Cali, que tengan un salario menor de
$1'000.000, las de Bogot con un salario mayor de $4'000.000 y las de
Medelln con un salario igual a $2'500.000.
MOSTRARLALISTADESPUSDEAPLICARELFILTRO AVANZADO:
2. Clic en la opcin FiItros.
3. Clic en la opcin Mostrar Todos.
B. A0t0f0RMAt0
31
Nota:
Ya tenemos el texto en una sola celda pero ahora tenemos otro
problema. Si observas las palabras Lus y Fernndez se encuentran en
una posicin no muy conveniente para finalizar el trabajo, el objetivo
ahora es que queden centradas dentro de las celdas.
ALINEARELTEXTO DENTRO DELASCELDAS:
La ventaja de esta opcin es que podemos alinear el texto horizontal o
verticalmente dentro de la celda. Sigamos con el ejemplo anterior.
1. Seleccionar la informacin.

2. Clic en el men Formato > CeIdas.
3. Presionar cIic en Ia pestaa AIineacin.
4. En la opcin HorizontaI y VerticaI seleccionar centrar.

3

30
1. Filtrar todas las personas de sexo "F, que vivan en "CAL.
PERSONALIZARAUTOFILTROS:
Sirve para definir rangos dentro de una lista.
1. Presionar clic sobre el cuadro de lista del campo que se va a filtrar.
2. Clic en la opcin PersonaIizar.
3 . Seleccionar y llenar los rangos.
2. Filtrar todas las personas que tengan un rango salarial mayor de $600.000
y menor de $1'600.000.

FILTRARCELDASVACAS:
Esta opcin permite filtrar campos vacos dentro de una lista.
1. Clic en el cuadro de lista del campo a filtrar.
2. Clic en la opcin Vacas.
FILTRARCELDASNO VACAS:

4
CAMBIARORIENTACINALTEXTO:
Permite colocar el texto en diagonal dentro de las celdas.
1. Seleccionar las celdas
4. ngresar un valor en grados o presionar clic sobre los puntos que
aparecen en la palabra texto.


2v
ORDENARLISTAS:
3. Clic en la opcin Ordenar.
4. Seleccionar el primer campo por el cual se va a ordenar, si la lista es

grande podemos seleccionar otros 2 campos ms para ordenar.
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos
de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas
que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft
Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:
AutofiItro: ncluye filtrar por seleccin, para criterios simples.
FiItro avanzado: para criterios ms complejos.
Adiferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado
oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en
grficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo
ni ordenarlo.
AUTOFILTROS:
3. Clic en FiItros.
4. Clic en la opcin AutofiItros.
5. Aparece sobre cada encabezado un cuadro de lista, seleccionar en el
cuadro de lista el campo que se va a filtrar.
3ML0
T. flLtR08
5
REDUCIR HASTA AJUSTAR:
Esta opcin permite reducir el tamao de la informacin que hay escrita
dentro de una celda hasta ajustar con el ancho.
1. Seleccionar el texto.

4. Activar la opcin Reducir hasta ajustar.

28

6. MAN30 b BA88 b bAt08 0 Ll8tA8
Es un conjunto de informacin organizado en filas donde los encabezados o
ttulos se encuentran en la parte superior.
INGRESARDATOSAUNALISTAATRAVSDEUNFORMULARIO:
2. Presionar clic en el men Datos.
3. Clic en la opcin FormuIario.
4. Presionar clic en el botn Nuevo.
5. Digitar la informacin solicitada dentro de cada casilla.
6. Clic en el botn Cerrar.
6
FIJARCELDAS(REFERENCIASABSOLUTAS):
Son aquellas celdas que durante una frmula se fijan para que su valor no
cambie al ser copiada en otras celdas. Las celdas se fijan presionando una
sola vez la tecla F4 y aparecen en la frmula de la siguiente manera, por
ejemplo: =$A$4*B4.
En el ejemplo anterior si copiamos la frmula nunca cambiar $A $4
mientras que la otra posicin de celda si cambiar. Veamos un ejemplo.
Cmo fijar una ceIda?
Ubicar el cursor donde se necesita el resultado y realizar la frmula
normalmente y slo cuando se seleccione el valor a fijar presionamos la
tecla F4.
3ML0
NOTA:
Esta es la frmula para resolver el ejercicio. Precio en Pesos = Precio en
Dlares * Dlar Tasa Representativa. El Valor que debemos fijar es la tasa
representativa del dlar.

PC PORTATL PENTUM CORE DUO
MCROPROCESADOR AMD 64 BTS
PANTALLA LCD LG 17
DSCO DURO PORTATL
BOARD PENTUM
TECLADO NALAMBRCO
TARJETA DE VDEOAT RADEON
TARJETA DE SONDO SOUND HGH K
MOUSE NALAMBRCO
-POD
27
Instrucciones:
El valor a pagar se averigua con la siguiente condicin:
Si el plan es "A paga $ 50.000.
Si el plan es "B paga $120.000.
Si el plan es "C paga $150.000.
De lo contrario mostrar un mensaje que diga "Cdigo Incorrecto".
2. ngresar la siguiente informacin:
Instrucciones:
Si el puesto es "1 gana medalla de "Oro.
Si el puesto es "2 gana medalla de "Plata.
Si el puesto es "3 gana medalla de "Bronce.
De lo contrario "No tiene medalla.
Averiguar la retencin en la fuente para el salario de unos empleados.
Si el salario es menor a $800.000 no paga retencin (0).
Si el salario es menor a $1.500.000 se retiene el 3% del salario.
Si el salario es menor a $2.500.000 se retiene el 6% del salario.
De lo contrario se retiene el 12%.
Averiguar el sueldo total.

DESARROLLO DEL EJEMPLO:
1.Ubicar el cursor en la celda D10, por que en esa celda necesitamos
ubicar el resultado.
2. Luego digitar el signo " = ".

3. Seleccionar la celda C10 que contiene el primer valor de la frmula.
7

Instrucciones:
Promedio = nota 1 + nota 2 + nota 3 + final / 4.
Para averiguar si aprob debe cumplir la siguiente condicin: Si el promedio
es mayor o igual a 3 y la conducta buena entonces el alumno aprob de lo
contrario no aprob.
B.3 8l, ANlbAb0t
Es un S que viene como respuesta de otro S.
Sintaxis
=S(COND;VALOR_VERDADERO;S(COND;VALOR_VERDADERO;...;VA
LOR_FALSO)).
3Rclcl0 b ALlcAcl0N No. T
26

8
4. Digitar el signo " * ".
5. Seleccionar la celda C4 y presionar la tecla "F4 para fijar la celda.
6. Presione la tecla ENTER.
7. Por ltimo copie la frmula.
NOTA:
Observe como al descender a travs de la frmula vemos como cambia
el primer valor que seleccionamos pero el valor que fijamos permanece
igual en toda la frmula.
Esta opcin es muy til por que s cambiamos el valor de la celda fija
inmediatamente se cambian todos los valores que intervienen en la frmula.

25
Realice el mismo ejercicio utilizando el conector lgico "O y observe las
respuestas. Piense por que aparece este tipo de respuestas y debtalo con
sus compaeros.
2. ngrese la siguiente informacin:
Instrucciones:
El descuento debe cumplir la siguiente condicin: si el estrato es menor o
igual a 3 y el valor de la factura es menor o igual a $90.000, tiene un
descuento del 5% de lo contrario no tiene descuento. Averiguar tambin el
total a pagar.

v
3Rclcl0 b ALlcAcl0N No. 1
Digitar la siguiente informacin:
FORMULAS:
[ 1 ] Valor en Pesos = Euros a Cambiar * Precio Euro (Fijar la celda Precio Euro).
[ 2 ] RETEFUENTE= Valor en Pesos * 6%.
[ 3 ] TOTALCAMBO = Valor en Pesos Rete Fuente.
Realizar las funciones bsicas y al final colocar bordes y sombreado para las
celdas, formato al texto y a los nmeros, quitar decimales.

24
B.1 8l, c0N c0Nct0R L00lc0t
Permite definir ms de una condicin, por medio de los conectores Y u O.
Sintaxis
=S(CONECTORLGCO (COND_1;COND_2;...);VALOR_VERDADERO;
VALOR_FALSO)
Podemos utilizar hasta un mximo de 30 condiciones.
Con los conectores lgicos se aplican las tablas de la verdad. Veamos la
tabla de cada conector:
Aqu podemos observar que se deben cumplir ambas condiciones para que
tome el camino verdadero, si alguna de las condiciones no se cumple tomar
el camino de la falsedad.
Ahora veamos que con el conector lgico "O s alguna de las condiciones se
cumple inmediatamente tomar el camino de la verdad, si no se cumplen las
dos tomar el camino de la falsedad.
1. En el siguiente ejercicio vamos a suponer que las mujeres no pueden
prestar servicio militar.
La condicin es la siguiente: si el sexo es masculino y la edad es mayor o
igual a 18 aos presta servicio militar de lo contrario no presta.
CONECTORLGICOY
V V V
V F F
F V F
F F F

CONECTORLGICOY
V V V
V F F
F V F
F F F

10
3. 0RAflcAcl0N
Permiten observar el contenido de la hoja de clculo a travs de grficos tipo
estadsticos. Los grficos son visualmente llamativos y facilitan a los
usuarios la interpretacin de las cifras a travs de comparaciones, tramas y
tendencias de los datos.
Por ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de nmeros de la hoja de
clculo, puede ver en seguida si las ventas estn disminuyendo o
aumentando en trimestres sucesivos, o cmo se estn comportando las
ventas con respecto a las previsiones.

Cmo graficar?
Antes de graficar ingresaremos la siguiente informacin:
ENERO FEBRERO MARZO
23
3Rclcl08 b ALlcAcl0N No. B
1. En el siguiente ejercicio averiguar si la persona puede o no votar, cul es la
condicin a partir de que edad.
2. En el siguiente ejercicio averiguar si la persona recibe o no auxilio de
transporte. La condicin es la siguiente si el sueldo es menor o igual a
$600.000 recibe $45.000 de auxilio de lo contrario no recibe.

3. Si la venta es mayor o igual a $2'000.000 recibe el 15% de comisin de lo
contrario solo recibe el 8% de comisin.

11
1. Seleccionar la informacin a graficar.

2. Presionar clic en el icono Asistente Para Grficos .
3. Seleccionar el Tipo y Subtipo de grfico.

4. Clic en el botn Siguiente.
5. Seleccionar como desea visualizar la informacin, en series de Filas o
Columnas.

22
7. Realizar el camino de la falsedad. Si el camino de la falsedad va a ser
un texto encerrarlo entre comillas, y si es una operacin no debe
encerrarse.
8. Cerrar parntesis.
9. Presionar la tecla ENTER.
10. Copiar la frmula.

7. Escribir los diferente ttulos del grfico.

9. Seleccionar la ubicacin del grfico.
12

La condicin que debe cumplir una persona para prestar servicio militar es la
edad, si la edad es mayor o igual a 18 aos la persona es apta, de lo contrario
no es apta.

DESARROLLO DELEJEMPLO
1. Ubicar el cursor donde va ir el resultado.
2. Escribir la funcin bsica =S(.
3. Seleccionar la celda que debe cumplir la condicin y digitar la
condicin.
4. Digitar ";
5. Realizar el camino de la verdad. Si el camino de la verdad va a ser un
texto encerrarlo entre comillas, y si es una operacin no debe encerrarse
6. Digitar ";
21

13
10. Clic en el botn FinaIizar.

NOTA:
Si desea cambiar el color de alguna de las columnas presione clic sobre
esta y luego en la barra formato, en el icono relleno seleccionar un color.
Lo mismo se aplica para cambiar el formato al texto.

20

B. f0Ncl0N L00lcA 8l
Permite definir una condicin, si la condicin se cumple escoge el camino de
la verdad y si la condicin no se cumple el de la falsedad.
Hay tres tipos de funciones lgicas S, que son:
S sencillo.
S con conector lgico.
S anidado.
1. 8l, 8NclLL0
nicamente admite una condicin con dos opciones posibles verdadero o
falso.
Sintaxis
=S(CONDCN;VALOR_VERDADERO;VALOR_FALSO).
NOTA:
Todo lo que sea texto va entre comillas.
3ML0
ngresar la siguiente informacin y averiguar si la persona es o no apto para
prestar el servicio militar.
Graficar la siguiente informacin utilizando el grfico de columnas en 3D.
Cambiar el color de cada columna, el tamao y color al texto.

14

7. Clic en el botn Cerrar.
La informacin debe quedar de la siguiente forma:
1v

15
Graficar la siguiente encuesta utilizando el grfico CircuIar.
NOTA:
Cuando aparece el grfico circular este no muestra los porcentajes en
cada una de las porciones. Para colocar el porcentaje realizamos lo
siguiente:
1. Presionar doble clic sobre el grfico.
2. Clic en la pestaa RtuIode datos.
3. Activar la opcin Porcentaje.

4. 0R0ANl2AR LA lNf0RMAcl0N b LA R03A b cLc0L0
Si imprimiramos el ejercicio anterior vamos a notar que nos van a aparecer
varias hojas, por eso es conveniente organizar la informacin antes de
imprimirla. Tomaremos el ejercicio anterior como ejemplo para organizarlo.
1. Presionar clic en el icono Vista PreIiminar, que se encuentra en
la barra de herramientas Estndar.
2. Presionar clic en el botn Configurar Pgina.
3. Seleccionar la orientacin y el tamao del papel.
4. Ajustar la escala de la informacin.
5. Clic en la pestaa Mrgenes y configurar los mrgenes de la pgina, si
lo prefiere puede activar las dos opciones que se encuentran en la parte
inferior que son: Horizontalmente y Verticalmente, sta opcin permite
que la informacin quede centrada en la hoja al imprimirla.
18

1. Graficar la siguiente informacin utilizando el tipo de grfico Lneas.

16

17
A
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0
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o
P
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r
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P
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A
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