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A avaliao do desempenho um instrumento de apoio gesto e um factor de mobilizao em torno da misso dos servios e organismos e por isso deve

ve ser visto como um estmulo ao desenvolvimento das pessoas e melhoria da qualidade dos servios.

Suzana Alves da Silva Toscano Secretria de Estado da Administrao Pblica

1. Enquadramento Geral do Sistema de Avaliao do Desempenho


1.1. OBJECTIVOS DO SISTEMA DE AVALIAO DO DESEMPENHO 1.2. CICLO ANUAL DE GESTO 1.3. MBITO DE APLICAO 1.4. CARACTERSTICAS GERAIS DO PROCESSO DE AVALIAO

1.1. OBJECTIVOS DO SISTEMA DE AVALIAO DO DESEMPENHO


O Sistema Integrado de Avaliao do Desempenho para a Administrao Pblica (SIADAP) enquadra-se no processo de reforma assente nos objectivos de QUALIDADE E EXCELNCIA, LIDERANA e RESPONSABILIDADE e MRITO e QUALIFICAO.

A gesto do desempenho um instrumento fundamental na promoo de uma cultura de mrito, no desenvolvimento dos funcionrios e na melhoria da qualidade dos servios prestados ao cidado, sociedade civil, empresas e comunidades.

Neste sentido, foi aprovada a Lei n. 10/2004, de 22 de Maro, e respectiva regulamentao que tem os seguintes objectivos essenciais: Desenvolver uma cultura de gesto orientada para resultados com base em objectivos previamente estabelecidos;
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Mobilizar os funcionrios em torno da misso essencial do servio, orientando a sua actividade em funo de objectivos claros e critrios de avaliao transparentes; Reconhecer o mrito, assegurando a diferenciao e valorizao dos diversos de nveis de desempenho; Promover a comunicao eficaz entre hierarquias, estabelecendo como instrumentos essenciais no processo de avaliao do desempenho a entrevista anual e a autoavaliao; Fomentar o desenvolvimento profissional dos funcionrios, atravs da identificao de necessidades de formao, a considerar necessariamente na elaborao dos planos de formao dos servios.

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1.2. CICLO ANUAL DE GESTO


O Sistema de Avaliao do Desempenho integra-se no ciclo anual de gesto de cada servio e organismo da Administrao Pblica. Este ciclo anual de gesto integra as seguintes fases:
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Elaborao do plano de actividades para o ano seguinte, de acordo com os objectivos estratgicos, as atribuies orgnicas e os meios financeiros e humanos existentes; Definio dos objectivos de cada unidade orgnica a prosseguir no ano seguinte; Definio dos objectivos a atingir por cada trabalhador e/ou equipa no ano seguinte; Avaliao dos desempenhos; Elaborao do relatrio de actividades.

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1.3. MBITO DE APLICAO

Numa primeira fase o desenvolvimento do SIADAP ficou dependente de regulamentao, aplicando-se esta no mbito dos servios e organismos da Administrao Directa do Estado e Institutos Pblicos:
!" Aos funcionrios, agentes e demais trabalhadores, independentemente do ttulo jurdico da relao de trabalho, desde que no disponham de um sistema de Avaliao do Desempenho especifico; !"

Aos dirigentes de nvel intermdio.

Os Institutos Pblicos podero adaptar esta regulamentao sua situao especfica atravs dos respectivos estatutos.

Os servios e organismos em cujos quadros de pessoal se prevejam corpos e carreiras especiais que disponham de um sistema de avaliao do desempenho especfico devem promover a adaptao do SIADAP s suas situaes particulares mediante regulamentao prpria.

O SIADAP ser aplicado Administrao Local e Administrao Regional Autnoma atravs de decreto regulamentar e decreto regulamentar regional respectivamente, que ter em considerao as especificidades particulares destas Administraes.

O SIADAP , assim, transversal a toda a Administrao Pblica nos seus princpios, componentes e regras gerais, garantindo a equidade interna do sistema e a coerncia integrada do processo de melhoria na qualidade do servio ao cidado.

1.4. CARACTERSTICAS GERAIS DO PROCESSO DE AVALIAO


1.4.1 Requisito de Aplicao
Exerccio efectivo de funes durante o perodo mnimo de 6 meses.

1.4.2. Periodicidade
Anual, integra-se no ciclo anual de gesto de cada servio ou organismo e reporta-se ao tempo de servio prestado e no avaliado do ano civil anterior.

1.4.3. Confidencialidade
Todos os intervenientes no processo de avaliao do desempenho esto sujeitos ao dever de sigilo, excepto o avaliado relativamente sua avaliao.

1.4.4. Diferenciao do Mrito


Garantida atravs da fixao de percentagens mximas para as seguintes classificaes: !"Muito Bom 20% !"Excelente 5% Estas percentagens so aplicadas a cada servio ou organismo, da seguinte forma: !"Equitativamente aos diferentes grupos profissionais, quando o nmero de avaliados por grupo profissional superior a 20; !"Atravs da agregao dos grupos profissionais, quando o nmero de avaliados por grupo profissional inferior a 20.

1.4.5. Reporte
Cada organismo responsvel pela apresentao de um relatrio anual dos resultados da Avaliao do Desempenho, geral e por grupos profissionais.

2. Processo de Avaliao do Desempenho


2.1. CARACTERIZAO DO PROCESSO DE AVALIAO 2.2. MAPA ESQUEMTICO DO PROCESSO DE AVALIAO 2.3. AVALIAO EXTRAORDINRIA

2.1 CARACTERIZAO DO PROCESSO DE AVALIAO

FASE 1: DEFINIO DE OBJECTIVOS

A definio dos objectivos um processo coerente Fevereiro com os objectivos e plano de actividades dos ano N servios e organismos e a misso da unidade orgnica. Os avaliadores e avaliados acordam na definio dos objectivos, indicadores de medida, valores e respectiva ponderao. Os objectivos so fixados na Ficha de Avaliao do Desempenho, que assinada por avaliador e avaliado.

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FASE 2: REVISO DE OBJECTIVOS

A reviso dos objectivos pode ocorrer, devendo Excepcional porm assumir-se como de carcter excepcional. Esta reviso deve obedecer aos mesmos procedimentos que a definio dos objectivos.

FASE 3: AUTOAVALIAO

Tem carcter preparatrio da avaliao e no A partir de 5 de constitui componente vinculativa da avaliao a Janeiro do ano N+1 atribuir pelo avaliador. Tem como objectivo principal envolver o avaliado no processo de avaliao e fomentar o relacionamento com o superior hierrquico, de modo a identificar oportunidades de desenvolvimento profissional.

FASE 4: AVALIAO PRVIA

O avaliador procede avaliao prvia dos Entre 5 e 20 de funcionrios sob a sua responsabilidade, que Janeiro apresenta em reunio de harmonizao das avaliaes.

FASE 5: HARMONIZAO DAS


AVALIAES

A reunio do Conselho Coordenador da Avaliao Entre 21 e 31 tem em vista a harmonizao das avaliaes e a de Janeiro validao das propostas de avaliao final correspondentes s quotas de mrito e excelncia.

FASE 6: ENTREVISTA DE APRECIAO DE DESEMPENHO

Consiste na reunio anual entre avaliador e Fevereiro avaliado, em que se comunicam e analisam a autoavaliao e os resultados da avaliao. Nesta mesma entrevista so definidos os objectivos para o novo ano, retomando a Fase 1 do processo.

FASE 7. HOMOLOGAO

15 Aprovao final das avaliaes por parte do At Maro dirigente mximo do organismo.

de

FASE 8. RECLAMAO E DECISO FINAL

Os avaliados podem apresentar reclamao da Apresentao avaliao efectuada ao dirigente mximo do servio. 5 dias teis aps
homologao

O dirigente mximo do servio decidir da reclamao apresentada depois de ouvido o Conselho de Coordenao de Avaliao, sobre a mesma.

Deciso 15 dias teis aps a apresentao de reclamao

FASE 9. RECURSO

Da deciso do dirigente mximo do servio sobre a Apresentao reclamao, pode haver lugar a recurso hierrquico 5 dias teis aps deciso da para o membro do Governo competente.
reclamao

O recurso no pode fundamentar-se na comparao Deciso 15 entre resultados de avaliaes. dias teis aps
recursos

FASE 10. DIVULGAO DOS RESULTADOS

Os resultados globais da avaliao so divulgados, Encerramento a salvaguardando a confidencialidade nominal das 30 de Abril avaliaes. Cabe s Secretarias-Gerais elaborar um relatrio sntese sobre a aplicao do sistema de avaliao do desempenho ao nvel do respectivo Ministrio. Com aqueles relatrios ser constituda uma base de dados especfica do sistema de Avaliao do Desempenho, cuja gesto caber DGAP. Compete ainda DGAP elaborar um relatrio global sobre a aplicao do sistema de avaliao, com base no qual ser definida a poltica de emprego pblico e o desenvolvimento de um sistema integrado de gesto dos recursos humanos.

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2.2
FASES

MAPA ESQUEMTICO DO PROCESSO DE AVALIAO


INTERVENIENTES ACO DATA OBJECTIVO

AUTO-AVALIAO

AVALIADO

Preenchimento de ficha de autoavaliao

Aps 5 de Janeiro

Apresentao ao avaliador na entrevista em Fevereiro Para apresentao nas reunies de harmonizao das avaliaes (CCA) Harmonizao das avaliaes/validao das propostas de avaliao final correspondentes s percentagens mximas de mrito e excelncia 1- Analisar a autoavaliao; 2- Dar conhecimento ao avaliado da avaliao feita pelo avaliador; 3- Estabelecer os objectivos para o ano

AVALIAO PRVIA

AVALIADOR

Preenchimento das fichas de Avaliao do Desempenho

Entre 5 e 20 de Janeiro

HARMONIZAO DAS AVALIAES DE DESEMPENHO

CONSELHO DE COORDENAO DA AVALIAO (CCA)

Reunies

Entre 21 e 31 de Janeiro

ENTREVISTA

AVALIADORES/ AVALIADOS

Entrevista com o avaliado

Durante o ms de Fevereiro

HOMOLOGAO

DIRIGENTE MXIMO DO SERVIO

Homologao das avaliaes de desempenho ordinrias

At 15 de Maro

Deciso sobre a avaliao

AVALIADO

No prazo de 5 dias Eventual apresentao teis aps tomar conhecimento da de reclamao homologao Pede parecer prvio ao CCA Deciso sobre a reclamao No prazo mximo de 15 dias teis

Contestao da classificao atribuda.

RECLAMAO (eventual) DIRIGENTE MXIMO DO SERVIO

Apreciao da reclamao Deciso final

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FASES

INTERVENIENTES

ACO

DATA

OBJECTIVO

AVALIADO RECURSO HIERRQUICO (eventual)

Eventual recurso hierrquico para o membro do governo competente

No prazo de 5 dias teis aps tomar conhecimento da deciso sobre a reclamao No prazo de 10 dias teis aps a data de interposio do recurso 30 de Abril

Contestao da classificao atribuda

MEMBRO DO GOVERNO COMPETENTE

Deciso sobre o recurso hierrquico

Apreciao da reclamao e deciso final

FIM DO PROCESSO DE AVALIAO

ORGANISMO MONITORIZAO E CONTROLO

Apresenta ao membro do governo da tutela o relatrio anual dos resultados da avaliao do desempenho Elaboram um relatrio sntese sobre a forma como o sistema de avaliao foi aplicado no seu Ministrio Remetem em suporte electrnico os relatrios DGAP que so o suporte da Base de Dados Constitui uma base de dados especfica do SIADAP

No final do perodo de avaliao

Controlar o cumprimento das regras de avaliao.

SECRETARIAS-GERAIS

Depois de recebidos os relatrios dos Organismos da tutela Imediatamente, aps a elaborao dos relatriossntese

Permitir a viso integrada da aplicao do sistema

ORGANISMOS E SECRETARIAS-GERAIS

Constituio de uma Base de Dados

BASE DE DADOS ESPECIFICA DO SISTEMA DE AVALIAO DGAP

Em actualizao permanente

Suporte ao relatrio global de avaliao do desempenho Servir de suporte definio da poltica de emprego pblico e implementao de um sistema de gesto e desenvolvimento de RH

Elabora o relatrio global sobre a aplicao do sistema de avaliao do desempenho

Anualmente, durante o 3 trimestre

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2.3 AVALIAO EXTRAORDINRIA


O processo de avaliao do desempenho, pode revestir a modalidade de avaliao extraordinria, quando o requisito de 6 meses de contacto funcional entre avaliado e avaliador se cumpra at 30 de Junho do ano em que feita a avaliao. A avaliao extraordinria tem as seguintes especificidades:
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Os interessados devem solicitar essa avaliao por escrito ao dirigente mximo do servio no decurso do ms de Junho; O preenchimento da ficha de auto-avaliao feito nos primeiros 5 dias teis do ms de Julho; seguida toda a tramitao prevista para a avaliao ordinria, excepto nas datas a fixadas, devendo observar-se os intervalos temporais entre cada fase do processo.

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3 Componentes do Sistema de Avaliao do Desempenho


3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. OBJECTIVOS COMPETNCIAS ATITUDE PESSOAL AVALIAO GLOBAL OUTRAS INFORMAES

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3.1 OBJECTIVOS
3.1.1 O que so objectivos?
Os Objectivos so os resultados/metas devidamente mensurveis, relacionados com o desenvolvimento de uma actividade especfica, desempenhada por um funcionrio ou por uma equipa num determinado perodo de tempo.

Tm em vista avaliar os contributos individuais para a concretizao dos resultados previstos.

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3.1.2 Que Princpios considerar na definio de objectivos?


A definio de objectivos deve ter em conta trs princpios fundamentais:

Princpio 1 Definio em coerncia com a misso da unidade orgnica.


Os objectivos devem ser definidos do topo para a base da estrutura organizacional, em coerncia com o Plano de Actividades do servio ou organismo e tendo em considerao a misso da unidade orgnica. Assegura-se assim a coerncia entre os resultados da avaliao individual dos funcionrios e os resultados obtidos pelo servio ou organismo no cumprimento dos seus objectivos globais.

Princpio 2: Focalizao nos resultados prioritrios:


Os objectivos devem estar directamente associados aos resultados considerados mais relevantes no perodo de avaliao, pelo que o nmero de objectivos a definir limitado a um mnimo de trs e a um mximo de cinco objectivos.

Princpio 3: Articulao entre objectivos de equipa e objectivos individuais


A definio de objectivos para cada funcionrio deve considerar no s o desempenho individual, mas igualmente o compromisso com objectivos de equipa

Objectivos de Equipa Responsabilidade Partilhada


Correspondem aos principais objectivos da hierarquia;

Objectivos Individuais Responsabilidade Individual


Correspondem aos objectivos em que o colaborador o principal responsvel, respondendo pelos resultados obtidos; Visam fomentar a responsabilizao pelos resultados obtidos, promovendo o compromisso individual dos colaboradores; Nmero de objectivos: Entre 2 e 4.

Visam promover o compromisso partilhado dos resultados, fomentando o trabalho de equipa; Nmero de objectivos: Minimo 1

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3.1.3 Como definir Objectivos?


A definio de objectivos assenta em cinco regras fundamentais.

Regra 1: Os objectivos devem traduzir-se em resultados e no em actividades.


Os objectivos devem corresponder aos resultados esperados do funcionrio, e no s actividades que caracterizam a sua funo. Pretende-se orientar e responsabilizar os funcionrios para os resultados da sua funo, reconhecendo o desempenho efectivamente demonstrado na sua obteno.

O que so actividades e no so objectivos

O que so objectivos

Elaborar o plano de actividades

Nvel de cumprimento dos planos de actividades, com qualidade.

Gerir o oramento

Reduo de custos em %

Participar em projectos internos

Nvel de cumprimento dos resultados previstos inicialmente para o projecto

Regra 2: Os objectivos devem estar definidos no tempo


Pretende-se que os objectivos sejam especficos para cada funcionrio durante o perodo de avaliao. Neste sentido, os objectivos devem incluir os prazos estimados para a respectiva realizao.

Regra 3: Os objectivos devem estar associados a uma meta


Cada objectivo deve estar, sempre que possvel, associado a uma mtrica quantitativa que seja do conhecimento do avaliador e avaliado. com base nesta mtrica que ser definida uma meta para cada objectivo. A definio de metas um processo fundamental de forma a: !" Clarificar os nveis de exigncia requeridos no cumprimento do objectivo;

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!" Tornar mais transparente o processo de avaliao; !" Possibilitar um acompanhamento contnuo por parte do avaliado, ao nvel da realizao do objectivo ao longo do ano, para que possa tomar medidas correctivas em caso de incumprimento.

Questes chave na identificao de objectivos

Exemplos de Objectivos definidos no tempo e associados a metas

!" Reduo do nmero de reclamaes em Em que medida o funcionrio ou a 20% no segundo semestre do ano; equipa ir contribuir este ano para a !" Reduo do tempo mdio de atendimento de qualidade do servio prestado e 2 horas para 1 hora at Outubro de 2004. satisfao do cidado? Em que medida o funcionrio ou a !" Reduo dos custos por processo em 10% equipa ir contribuir este ano para a at ao final do ano melhoria dos resultados financeiros? !" Aumento da produo por funcionrio em 12% at ao final do ano; Em que medida o funcionrio ou a !" Reduo do nmero de erros no equipa ir contribuir este ano a melhoria desenvolvimento da actividade, passando de da produtividade interna? 3 por 100 processos tratados, para 2 por 100 processos tratados at Junho 2004. Em que medida ir o dirigente contribuir !" Aumento de 2 horas de formao por este ano o desenvolvimento profissional colaborador at ao final do ano. dos seus colaboradores?

O que fazer quando no possvel definir uma meta especfica? Caso tal no seja possvel, o avaliador deve determinar qual o nvel de exigncia requerido para o objectivo, fazendo exemplificaes e clarificando como ele ser avaliado no final do ano.

Regra 4: A definio das metas deve ser ambiciosa, mas realista, devendo o indicador de medida possibilitar o exceder do objectivo
A definio de metas pressupe um equilbrio entre ambio e possibilidade de cumprimento do objectivo. Uma meta realista pressupe a possibilidade de os objectivos serem alcanados. Uma meta realista e ambiciosa pressupe que no ser alcanada por alguns funcionrios e que ser superada por poucos. Neste sentido, importa que a definio dos objectivos assente em indicadores que permitam que o mesmo objectivo seja excedido, numa ptica de melhoria contnua.
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Tal situao requer por isso ateno na seleco dos indicadores.

Exemplos de objectivos que no podem ser excedidos

Exemplos de objectivos que podem ser excedidos Nvel qualidade e eficcia na aplicao e desenvolvimento do Plano de Actividades;

Cumprimento dos planos de actividades

Cumprimento do oramento

Reduo de custos;

Melhoria dos tempos de resposta e de Cumprimento dos processos e regras de satisfao dos destinatrios do servio, servio definidas. aumento da produtividade ou reduo do nmero de reclamaes.

Regra 5: Para cada objectivo deve ser atribuda uma ponderao de acordo com a respectiva relevncia
Para cada objectivo deve o avaliador determinar a respectiva ponderao na avaliao global de objectivos, no devendo cada objectivo ter uma ponderao inferior a 15% ou 20%, consoante tenham sido fixados respectivamente em cinco, ou menos objectivos. A atribuio de ponderao aos diversos objectivos no incio do ano permite que o avaliado saiba antecipadamente qual o objectivo que vai exigir mais empenho da sua parte, por ser o mais valorizado no final.

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3.1.4 Como Avaliar os Objectivos?


No final do ano, caber ao avaliador efectuar a avaliao dos objectivos definidos no incio do perodo de avaliao, tendo em conta a mtrica definida. Neste sentido a avaliao de cada objectivo deve ter em considerao a seguinte escala de avaliao:

5 3 1

Superou claramente o objectivo

Cumpriu com o objectivo No cumpriu o objectivo

O resultado da avaliao final dos objectivos ser igual mdia ponderada da avaliao dos diferentes objectivos, expressa em nmeros inteiros.

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3.1.5 Exemplos de Objectivos


No sentido de apoiar os avaliadores na definio de objectivos, apresentam-se de seguida alguns exemplos. Estes exemplos tm um carcter de suporte e no vinculativo, devendo cada avaliador adaptar ou criar novos objectivos de acordo com as diferentes realidades das funes, bem como o plano de actividades definido. GRUPOS PROFISSIONAIS: TCNICO SUPERIOR E TCNICO: rea de recursos humanos formao:
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Aumento do nmero de horas de formao por funcionrio em x%; Nvel de satisfao dos formandos relativamente s aces de formao de x%, de acordo com questionrio aplicado no final das aces; Garantia de um nvel de participao nas aces de formao de x% do pessoal; Reduo do custo mdio por aco de formao em x%; Aumento da percentagem de aces de formao dadas por formadores internos em x%. Apresentao de x propostas de melhoria dos processos administrativos do servio, com implementao no presente ano; Apresentao dos mapas de formao at ao dia x de cada ms;

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rea financeira
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Garantir a elaborao do oramento at ao dia x; Reduo dos pedidos de re-cabimentao face s rubricas inicialmente previstas em x%; Reduo dos desvios oramentais em x%; Reduo dos custos em x%; Reduo do nmero de erros de registo em x%; Desenvolvimento e implementao de x novos indicadores de actividade at ao dia X; Melhoria da qualidade dos relatrios de actividade, de acordo com critrios de avaliao acordados com a chefia; Apresentao dos relatrios de actividade at ao dia x de cada ms; Apresentao de x propostas de melhoria dos processos administrativos do servio, com implementao no presente ano.

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rea jurdica
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Reduo do nmero de processos pendentes em x%; Reduo do tempo mdio de pendncia dos processos em x%; Garantia que x% dos pareceres cumprem os prazos acordados no momento de solicitao; Nvel de qualidade mdia dos pareceres apresentados, de acordo com critrios acordados com a chefia relativamente a cada tipologia de parecer; Nmero de estudos apresentados, ponderado pelo respectivo impacto e complexidade; Apresentao dos relatrios de actividade at ao dia x de cada ms; Apresentao de x propostas de melhoria dos processos administrativos do servio, com implementao no presente ano.

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Actividades por Projectos: No que respeita ao pessoal tcnico superior e tcnico frequente que os respectivos objectivos estejam relacionados com projectos que desenvolvem no incio do ano. Sendo este o caso, recomenda-se que, para cada projecto, seja elaborada uma grelha de avaliao que considere; Decomposio do projecto em actividades chave; Cada actividade chave pode ser avaliada em termos de custo, qualidade e cumprimento de prazos, sendo que os critrios de qualidade devem ser acordados inicialmente com a chefia; A avaliao final do projecto pode ser igual mdia aritmtica ou ponderada de cada actividade; Objectivo para o sistema de avaliao ser o desenvolvimento do projecto com avaliao de x.

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Exemplo: Projecto XX

Actividades Ponderao Avaliao Actividade 1 20% 3 Actividade 2 40% 5 Actividade 3 20% 1 Actividade 4 20% 3 Total 100% 3,4* * mdia ponderada

Escala: 1 No cumpriu 3 Cumpriu custo e prazo 5 Cumpriu prazo, qualidade e custo

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GRUPOS PROFISSIONAIS TCNICO PROFISSIONAL E ADMINISTRATIVO:

rea de pessoal:
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Reduo do tempo mdio de actualizao do cadastro de pessoal, sempre que se registam alteraes individuais, para x dias; Reduo do nmero de erros no registo dos dados de cadastro em x% tendo por base auditorias semestrais; Reduo do nmero de reclamaes com contencioso por concurso concludo em x%; Apresentao de x propostas de melhoria dos processos administrativos do servio, com implementao no presente ano; Reduo do nmero de erros de contagens de tempos para clculo da assiduidade em x%; Reduo do nmero de acertos no processamento salarial em x%; Apresentao dos mapas de pessoal at ao dia x de cada ms; Antecipao da data de processamento salarial para o dia x de cada ms; Reduo em x dias o tempo mdio do processamento salarial. Reduo em x% do nmero de informaes no sancionadas.

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rea de contabilidade
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Reduo do nmero de erros de classificao e conformidade legal das despesas em x%; Reduo em x dias do tempo mdio de processamento de despesas; Apresentao dos balancetes de execuo oramental at ao dia x de cada ms; Apresentao de x propostas de melhoria dos processos administrativos do servio, com implementao no presente ano; Fornecer os elementos necessrios elaborao do oramento at ao dia x.

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rea de aprovisionamento e patrimnio


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Reduo do nmero de reclamaes justificadas em x%; Aumento da taxa de sucesso nas negociaes de compras, atravs do aumento da taxa de descontos em x%;

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Reduo do tempo de resposta a encomendas desde a respectiva solicitao, em x dias; Melhoria dos sistemas de conservao de patrimnio, com impacto na reduo do nmero de solicitaes em x%; Reduo em x% dos nveis de reincidncias de solicitaes pelo mesmo motivo; Reduo das rupturas de stocks em x%; Apresentao dos mapas de actividade at ao dia x de cada ms; Apresentao de x propostas de melhoria dos processos administrativos do servio, com implementao no presente ano; Reduo do nmero de reclamaes em x%;

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rea de secretariado
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Reduo do nmero de erros de agendamento em x%; Reduo do tempo mdio de resposta a solicitaes em X; Garantir a actualizao do arquivo at ao dia x de cada ms; Reduo do nmero de erros no encaminhamento e distribuio de informao em x%; Melhoria da qualidade das actas das reunies, de acordo com critrios de avaliao acordados com a chefia; Apresentao de x propostas de melhoria dos processos administrativos do servio, com implementao no presente ano; Acompanhamento dos compromissos agendados, com x% de erros; Cumprimento das regras de pontualidade. GRUPOS PROFISSIONAIS OPERRIO E AUXILIAR:

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A identificao dos objectivos para os grupos profissionais operrio e auxiliar depender muito da natureza das actividades que desenvolvem, podendo ser considerados algumas referncias genricas, tais como:
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Melhoria do tempo mdio de resposta a solicitaes em x horas; Melhoria da qualidade da resposta, tendo em consideraes critrios de avaliao acordados com a chefia; Reduo do nmero de reclamaes ou ocorrncias em x%; Reduo do nmero de no conformidades em x%;

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Apresentao de X propostas de melhoria dos processos, com implementao no presente ano; Cumprimento das regras de pontualidade.

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Seleccionando funes especficas, podem ser identificados outros tipos de indicadores. Motoristas:
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Minimizao dos consumos por km em x; Reduo do nmero de intervenes mecnicas por km;

!" Melhoria do estado de limpeza dos veculos, de acordo com critrios definidos pela chefia; !"

Garantia de bom estdio de conservao das viaturas, de acordo com critrios definidos pela chefia; Cumprimento dos horrios estipulados.

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3.2 COMPETNCIAS COMPORTAMENTAIS


3.2.1 O que so Competncias Comportamentais?
As Competncias so as caractersticas pessoais que diferenciam os nveis de desempenho de uma funo. Pretende-se assim valorizar no s os resultados obtidos (em funo de objectivos), mas tambm a forma como foram alcanados (competncias demonstradas) no sentido de promover as condies geradoras de nveis elevados de desempenho a mdio e longo prazo.

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3.2.2 Quais as regras na avaliao de competncias?


A avaliao das competncias tem em conta aos seguintes elementos:

1: Definio prvia dos perfis de competncias por parte da Administrao Pblica.


Para cada um dos grupos profissionais, foi definido o respectivo Perfil de Competncias, o qual consta das respectivas fichas de avaliao, que considera os comportamentos requeridos para o desempenho da funo. Os perfis de competncias definidos consideram um mnimo de 4 competncias e mximo de 6 competncias, em funo dos diferentes grupos profissionais

2: Ponderao de Competncias
O avaliador deve determinar qual a importncia relativa de cada competncia, por grupo profissional, no mbito da respectiva unidade orgnica, numa perspectiva de valorizao dos comportamentos mais relevantes para o desempenho daquela funo naquele servio.

A ponderao de cada competncia no pode ser inferior a 10%.

A fixao da ponderao das competncias deve ser efectuada no incio do ano e dela ser dado conhecimento ao avaliado

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3.2.3 Como Avaliar Competncias?


No final do ano, caber ao avaliador efectuar a avaliao das competncias quantificando o conjunto de comportamentos que as constituem de acordo com a seguinte escala de avaliao:

- 5 Excelente: Excede claramente o modelo de comportamentos definido para a competncia, destacando-se no conjunto de funcionrios da mesma categoria por um desempenho especialmente relevante, contribuindo significativamente para a melhoria do servio. - 4 Muito Bom: Supera o modelo de comportamentos definido para a competncia, revelando grande qualidade de desempenho e uma actuao activa, contribuindo para a qualidade do servio. - 3 Bom: Enquadra-se no modelo de comportamentos definido para a competncia, revelando capacidade de desempenho e actuando de forma positiva, contribuindo assim para a qualidade do servio. - 2 Necessita de desenvolvimento: No atinge o modelo de comportamentos definido para a competncia, actuando de modo irregular e varivel, revelando algumas dificuldades de desempenho. - 1 Insuficiente: Est claramente abaixo do modelo de comportamentos definido para a competncia, evidenciando deficincias graves de desempenho e revelando comportamentos desadequados funo.

A avaliao de competncias ser efectuada no final do perodo de avaliao, devendo o resultado ser igual mdia ponderada do resultado das diferentes competncias, expressa em nmeros inteiros.

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3.3 ATITUDE PESSOAL


3.3.1 O que a atitude pessoal?
Esta componente do sistema destina-se a permitir uma apreciao geral da forma como a actividade foi desempenhada pelo funcionrio.

Traduz a vontade pessoal do funcionrio para alcanar desempenhos superiores, incluindo aspectos como o esforo realizado, o interesse e empenho e a motivao demonstrada no desempenho da funo.

Pretende-se que esta componente permita ao avaliador efectuar uma apreciao global do avaliado, de acordo com a atitude manifestada por este ao longo do ano.

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3.3.2 Como Avaliar a Atitude Pessoal?


No final do ano, caber ao avaliador efectuar a avaliao da Atitude Pessoal, de acordo com a seguinte escala de avaliao: 5 Excelente: Evidenciou uma notvel dinmica na prossecuo dos objectivos, demonstrou sempre elevado interesse em aprofundar os seus conhecimentos, distinguiu-se por manter um elevado nvel de motivao pessoal, assim como elevados padres de exigncia em relao quilo que faz, mantm excelentes relaes interpessoais com os colegas e promove acentuadamente o esforo da equipa a que pertence, destacando-se claramente como uma referencia no grupo de trabalho. 4 Muito Bom: Demonstrou grande dinmica na prossecuo dos objectivos, manifestou muito interesse em aprofundar os seus conhecimentos, manteve um alto nvel de motivao pessoal, assim como altos padres de exigncia em relao quilo que faz, mantm muito boas relaes interpessoais com os colegas e fomenta activamente o esforo da equipa a que pertence. 3 Bom: Revelou dinamismo na prossecuo dos objectivos e evidenciou interesse em aprofundar os seus conhecimentos, manteve um bom nvel de motivao pessoal, assim como bons padres de exigncia em relao quilo que faz, mantm boas relaes interpessoais com os colegas e fomenta do esforo da equipa a que pertence. 2 Necessita de desenvolvimento: Revelou pouca dinmica na prossecuo dos objectivos, no manifestou interesse em aprofundar os seus conhecimentos e melhorar as suas competncias, demonstrou um baixo nvel de motivao pessoal, assim como baixos padres de exigncia em relao quilo que faz, tem uma relao cordial com os colegas e participa do esforo da equipa a que pertence. 1 Insuficiente: Revelou passividade e negligencia na prossecuo dos objectivos, manifestou desinteresse em aprofundar os seus conhecimentos e melhorar as suas competncias, evidenciou falta de motivao pessoal, assim como indiferena em relao quilo que faz, tem dificuldades de relacionamento com os colegas e de integrao nas equipas de trabalho.

A avaliao efectuada deve ser expressa em nmeros inteiros e devidamente fundamentada com um parecer qualitativo sobre a atitude demonstrada pelo funcionrio ao longo do ano.

30

3.4 AVALIAO GLOBAL DO DESEMPENHO


A Avaliao Global do Desempenho do funcionrio determinada pelos resultados obtidos nas componentes Objectivos, Competncias e Atitude Pessoal, afectado por um coeficiente de ponderao.

Nesse sentido, os coeficientes de ponderao a aplicar so: Grupos de pessoal Dirigente Tcnico Superior e Tcnico Tcnico profissional e Administrativo Operrio Auxiliar Objectivos 75% 60% 50% 40% 20% Competncias 25% 30% 40% 50% 60% Atitude pessoal NA 10% 10% 10% 20%

A Avaliao Global exprime-se na seguinte escala qualitativa: !" !" !" !" !" Excelente de 4,5 a 5; Muito Bom de 4 a 4,4; Bom 3 a 3,9; Necessita Desenvolvimento 2 a 2,9; Insuficiente 1 a 1,9.

Sempre que a Avaliao Global apurada corresponder s classificaes de Muito Bom ou Excelente deve o respectivo avaliador: !" Justificar a sua atribuio; !" Identificar os factores que para tal contriburam. Quando a classificao for o Excelente o avaliador deve ainda: !" Identificar os contributos relevantes para o servio, a incluir na base de dados sobre boas prticas.

31

3.5 OUTRAS INFORMAES


O sistema de avaliao do desempenho permite ainda identificar as necessidades de formao e desenvolvimento dos funcionrios, de forma a facilitar e adequar o Plano de Formao dos servios ou organismos s necessidades reais dos funcionrios. Neste sentido, no final da avaliao devem ser identificados at trs tipos de aces de formao (mximo), a frequentar pelo avaliado como suporte ao seu desenvolvimento profissional.

A identificao das necessidades de formao dever ter em conta os seguintes princpios:


!"

Direccionada para as necessidades dos funcionrios e para as exigncias das funes que desempenham; Focalizada nas prioridades de desenvolvimento, pelo que s devero ser identificadas no mximo trs propostas por funcionrio; No devem ser assumidas como um vnculo do servio ou organismo sua concretizao imediata, mas sim como uma proposta; Devem porm ser consideradas na elaborao do Plano de Formao Anual dos servios ou organismos.

!"

!"

!"

32

4 Fases Chave do Processo de Avaliao do Desempenho


4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. DEFINIO DE OBJECTIVOS AUTO-AVALIAO AVALIAO PRVIA HARMONIZAO DAS AVALIAES ENTREVISTA DE AVALIAO DO DESEMPENHO

33

4.1 DEFINIO DE OBJECTIVOS


No incio do ano, o avaliador tem um papel fundamental na determinao dos objectivos com o avaliado, devendo assim conhecer e aplicar as regras e princpios definidas no presente manual. Para apoiar o avaliador apresenta-se de seguida um quadro resumo das principais questes a levantar:

Questes chave Relativamente aos princpios

Aspectos a ter em considerao

Os objectivos foram definidos !" O Plano de Actividades do Organismo foi devidamente de acordo com os Planos de comunicado? Actividades e a Misso da Unidade Orgnica? !" A Misso da Unidade Orgnica est clara? Os objectivos representam !" Que razes estiveram na base da no concordncia do um compromisso do avaliado? As questes residem nos indicadores ou nas avaliado? metas? Como foram comunicados os objectivos? !" O avaliado tem conscincia da importncia de cumprir os objectivos e metas definidas, tendo em considerao os objectivos do organismo e da unidade orgnica? Os objectivos focam-se nos !" Sentiu-se necessidade de definir mais do que cinco resultados prioritrios? objectivos? Eram todos prioritrios? E, em caso afirmativo, no ser possvel agregar dois ou trs objectivos num s? !" Existem pelo menos trs objectivos? Existe um equilbrio entre !" O funcionrio compreendeu a importncia dos objectivos de objectivos individuais e de equipa na melhoria do servio como um todo? equipa !" Existe pelo menos um objectivo de equipa e dois objectivos individuais?

34

Questes chave

Aspectos a ter em considerao

Relativamente s regras de definio de objectivos Os objectivos focam-se em resultados e no em actividades? !" Foram identificados os principais resultados esperados do funcionrio, como contributo para a qualidade do servio, melhoria dos resultados financeiros, excelncia dos processos?

Os objectivos esto definidos !" A cada objectivo corresponde um prazo de produo de no tempo? resultados? esto !" Conseguimos medir aquilo que queremos? Se no, o que vamos fazer para, no futuro, medir? E hoje, as expectativas e nveis de exigncia de desempenho ficaram claros? !" Os indicadores existentes no so credveis? O que fazer para os tornar credveis? !" Com base em que critrios foram definidas as metas histrico, necessidades de evoluo do servio,...? Os objectivos so ambiciosos !" A meta realista pressupe a possibilidade de os mas realistas? objectivos serem alcanados? !" A meta ambiciosa pressupe que no ser alcanada por alguns funcionrios e que ser superada por poucos?

Os objectivos associados a metas?

Foram definidas ponderaes !" Existe um equilbrio nas ponderaes de objectivos, de para cada objectivo? acordo com a respectiva relevncia? !" A ponderao no inferior a 15% ou 20% em caso de existirem quatro ou cinco objectivos respectivamente?

35

4.2
.

AUTO-AVALIAO

A auto-avaliao a apreciao que o funcionrio faz do seu prprio desempenho de acordo com as mesmas referncias que o avaliador tem objectivos, metas, comportamentos, ponderaes, etc..

Princpios base da auto-avaliao: A auto-avaliao deve referir os aspectos positivos e as necessidades de melhoria ao nvel dos objectivos individuais definidos; A auto-avaliao deve identificar os pontos fortes desenvolvimento ao nvel das competncias individuais; e as necessidades de

!"

!"

!"

A auto-avaliao deve apontar as principais necessidades e aces de formao.

A auto-avaliao no se sobrepe avaliao da chefia, mas a sua apresentao na entrevista de avaliao visa apoiar a participao do avaliado no processo de avaliao e facilitar a comunicao entre o avaliado e o respectivo superior hierrquico.

36

4.3 AVALIAO PRVIA DO DESEMPENHO


A avaliao prvia consiste no preenchimento inicial da ficha de avaliao do desempenho, a apresentar ao Conselho Coordenador da Avaliao para efeitos de harmonizao das avaliaes no mbito do servio ou organismo, antes do conhecimento da avaliao pelo avaliado.

A avaliao prvia traduz-se na apreciao preliminar do desempenho do avaliado, devendo o avaliador:


!" !"

Procurar ser objectivo na atribuio dos nveis da escala ao funcionrio, Identificar factos e resultados obtidos pelo avaliado ao longo do ano, no sentido de suportar e sustentar a avaliao; Utilizar com equilbrio e justia toda a escala de avaliao, tendo presente que os nveis extremos se aplicam realmente a situaes excepcionais; Garantir que o sistema de avaliao um instrumento activo para evidenciar o mrito e promover a excelncia.

!"

!"

No processo de avaliao do desempenho devero ser evitados erros-tipo, tais como os que a seguir se apresentam:

37

Efeito Semelhana Tendncia para sobrevalorizar os comportamentos que mais se identificam com as concepes ou com os padres de comportamento do avaliador. O que est em causa no a pessoa do colaborador mas o trabalho e o modo como este o produziu;

Efeito de Hallo Tendncia para que a opinio global sobre o avaliado influencie a apreciao pontual em cada atributo. Deve considerar-se cada atributo independemente dos outros, partindo do princpio que o avaliado pode ser bom num aspecto e menos bom noutro aspecto;

Erros - Tipo

Tendncia Central Atraco pelos pontos mdios. Para que a ficha de avaliao atinja os objectivos propostos necessrio que se identifiquem claramente os aspectos positivos e negativos do avaliado;

Proximidade Temporal Tendncia para sobrevalorizar, negativamente ou positivamente, os comportamentos observados mais perto do fim do perodo a que se reporta a avaliao. Para evitar este tipo de erro deve-se documentar as apreciaes;

Fuga ao Conflito Com o objectivo de no despoletar possveis reaces adversas por parte do avaliado, o avaliador tende a sobrevalorizar os nveis reais de desempenho apresentado pelo colaborador.

4.4 HARMONIZAO DAS AVALIAES


A harmonizao das avaliaes consiste na verificao e ajustamento das avaliaes atribudas a todos os avaliados de um servio ou organismo s percentagens mximas de diferenciao do mrito e da excelncia, a efectuar em reunio do Conselho Coordenador da Avaliao. As percentagens mximas, de 5% para as classificaes de Excelente e 20% para as de Muito Bom, so aplicadas por servio ou organismo e de forma equitativa a cada grupo profissional. Quando o nmero de avaliados por grupo profissional for inferior a vinte, pode o Conselho Coordenador da Avaliao proceder agregao dos grupos profissionais, para efeito de aplicao das referidas percentagens mximas.

Cabe nesta fase do processo, realizadas que foram todas as avaliaes prvias, o seguinte:
!"

Verificar eventuais disparidades na forma de apreciao global dos nveis de cumprimento das componentes de avaliao; Assegurar a diferenciao de desempenhos e o seu enquadramento dentro das percentagens de mrito e excelncia; Validar as propostas de avaliao final correspondentes s referidas percentagens de mrito e excelncia.

!"

!"

38

39

4.5

ENTREVISTA DE AVALIAO DO DESEMPENHO

A entrevista de avaliao consiste numa reunio entre o avaliador e o avaliado, na qual ser analisada a auto-avaliao, comunicada a avaliao, identificadas as aces de formao a propor e fixados os objectivos para o ano seguinte.

4.5.1 Regras a considerar na realizao da Entrevista de Avaliao do Desempenho

O que se deve fazer:


Assegurar o tempo necessrio para a entrevista, no permitir interrupes; Dispor de toda a informao necessria para o desenvolvimento da entrevista; claramente os objectivos e os resultados da entrevista;

O que no se deve fazer:


Realizar a entrevista sem a ficha devidamente preenchida; Dirigir a entrevista numa posio superior sem permitir participao; Assinalar s aspectos negativos; Ignorar os assuntos complicados ou problemas graves; Criar falsas expectativas; No realizar o seguimento das aces combinadas quando existe um compromisso de faz-lo.

!"

!"

!"

!"

!" Comunicar

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!" !" !"

Adoptar uma atitudedialogante e saber escutar; Ser construtivo face a qualquer critica; Estabelecer objectivos reais e concretizveis para o colaborador; Elaborar um plano de aces com o avaliado; Estimular uma atitude positiva do avaliado

!"

!" !"

!"

40

5 Avaliao dos Dirigentes


5.1 ESPECIALIDADES DO PROCESSO DE AVALIAO DOS DIRIGENTES

41

5.1 ESPECIALIDADES DO PROCESSO DE AVALIAO DOS DIRIGENTES INTERMDIOS


O desempenho dos dirigentes tem um impacto significativo na qualidade do servio prestado pelo servio ou organismo, pelo que essencial a sua responsabilizao e reconhecimento pelos resultados obtidos. A avaliao do desempenho dos dirigentes intermdios tem, assim, como objectivo o desenvolvimento de competncias de gesto e comportamentos de liderana, com vista a potenciar os nveis de eficincia e qualidade dos servios. O modelo de avaliao dos dirigentes intermdios semelhante ao dos restantes grupos profissionais, diferenciando-se apenas nos seguintes pontos: A componente objectivos tem um peso determinante 75% em reforo da responsabilidade partilhada pelo cumprimento dos objectivos do organismo; No considerada a componente atitude pessoal, pois a nomeao em cargo dirigente, pressupe desde logo, uma atitude pessoal positiva do nomeado. A diferenciao do mrito da responsabilidade do dirigente mximo do servio ou organismo, no estando vinculado a percentagens mximas de classificao; A homologao da avaliao conjunta dos dirigentes de nvel superior, excepto quando um deles tenha sido avaliador; O Conselho Coordenador da Avaliao apenas intervm no processo de avaliao dos dirigentes intermdios em caso de reclamao, com composio restrita: !" Dirigente mximo do servio ou organismo, que presidir; !" Dirigentes de nvel superior; !" Dirigente mximo do departamento responsvel pela organizao e recursos humanos, quando este seja um servio partilhado.

!"

!"

!"

!"

!"

42

6 Responsabilidade dos Intervenientes no Processo de Avaliao


6.1 6.2 6.3 6.4 DIRIGENTE MXIMO DO SERVIO CONSELHO DE COORDENAO DA AVALIAO AVALIADOR AVALIADO

43

6.1 DIRIGENTE MXIMO DO SERVIO

Compete ao dirigente mximo dos Organismos da Administrao Pblica: Garantir a adequao do Sistema de Avaliao do Desempenho s realidades especficas do servio ou organismo; Desenvolver procedimentos internos para minimizao de situaes de no concordncia do avaliado na definio de objectivos; Identificar os avaliadores e respectivo segmento de avaliados; Coordenar e controlar o processo de Avaliao do Desempenho anual; Garantir o equilbrio das avaliaes respeitando, nomeadamente, as percentagens mximas estabelecidas para as classificaes de Muito Bom e Excelente; Homologar as avaliaes; Avaliar, sempre que no homologar a classificao proposta; Elaborar o relatrio anual da avaliao do desempenho a remeter ao respectivo membro do Governo.

!"

!"

!" !" !"

!" !" !"

44

6.2 CONSELHO DE COORDENAO DA AVALIAO


O Conselho de Coordenao da Avaliao constitudo por:
!" !" !" !"

Dirigente mximo do respectivo servio ou organismo, que presidir; Dirigentes de nvel superior; Dirigentes de nvel intermdio de 1. grau; e Dirigentes directamente dependentes do dirigente mximo;

Para facilitar o funcionamento do Conselho Coordenador da Avaliao nos servios de grande dimenso, a sua constituio poder ser reduzida a:
!" !" !"

Dirigente mximo do servio ou organismo, que presidir; Dirigente responsvel pela rea dos recursos humanos; Um nmero reduzido de dirigentes sujeitos ao regime da rotatividade.

Far sempre parte do Conselho Coordenador da Avaliao, o dirigente mximo do departamento responsvel pela organizao e recursos humanos ou o seu representante, quando este seja um servio partilhado.

O Conselho Coordenador da Avaliao o garante final da aplicao objectiva e criteriosa do sistema de avaliao do desempenho, tendo como principais responsabilidades: Fixar os critrios para a harmonizao das avaliaes, designadamente atravs da agregao de grupos profissionais; Validar as avaliaes finais iguais ou superiores a Muito Bom; Esclarecer dvidas que sejam colocadas na aplicao do sistema de avaliao; Emitir parecer sobre as reclamaes; Suprir a falta de avaliador; Propor a adaptao dos perfis de competncias s caractersticas especificas do respectivo servio ou organismo.

!"

!" !" !" !" !"

Tendo em conta a natureza e dimenso do servio ou organismo, deve ser elaborado um regulamento de funcionamento do Conselho Coordenador da Avaliao.

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6.3 AVALIADOR
O avaliador o superior hierrquico imediato ou coordenador do avaliado que rena o mnimo de 6 meses de contacto funcional com este. Compete aos avaliadores: Definir objectivos dos seus funcionrios directos, de acordo com os objectivos fixados para o organismo; Avaliar anualmente os seus funcionrios directos; Garantir o cumprimento do calendrio de avaliao; Assegurar a aplicao do sistema de avaliao do desempenho de acordo com as regras legais e nos termos do procedimento interno do organismo; Contribuir para a harmonizao e equilbrio do sistema de avaliao e o estmulo do mrito; Promover e realizar a entrevista de apreciao anual de desempenho; Ponderar as expectativas dos avaliados na identificao das respectivas necessidades de desenvolvimento.

!"

!" !" !"

!"

!" !"

46

6.4 AVALIADO
So deveres do avaliado: Colaborar com o respectivo avaliador na definio dos objectivos e respectivos nveis de concretizao a atingir anualmente; Efectuar a auto-avaliao e preencher a respectiva ficha; Participar na entrevista anual de apreciao de desempenho.

!"

!" !"

So direitos do avaliado: Conhecer os critrios de avaliao, nomeadamente, os objectivos e as ponderaes a considerar; Participar na entrevista anual de apreciao de desempenho; Reclamar/recorrer em caso de discordncia da avaliao atribuda; A confidencialidade dos resultados das avaliaes.

!"

!" !" !"

47

7 Check-List
7.1 CHECK-LIST PARA ORGANIZAO DO PROCESSO DE AVALIAO DO DESEMPENHO

48

7.1 CHECK-LIST PARA ORGANIZAO DO PROCESSO DE AVALIAO DO DESEMPENHO


PERODO DE AVALIAO ORDINRIA

Dezembro
Dirigente Mximo do Servio #" Foram fixados objectivos do servio ou organismo para o ano seguinte? ____

#" O sistema de avaliao adequado s realidades especficas do servio ou organismo? ____ #" Foi verificada a composio do Conselho Coordenador da Avaliao? CCA #" Foram estabelecidas as directrizes para a aplicao objectiva e harmnica do sistema? ____ #" Foi proposto um sistema especfico de avaliao? ____ ____

At 5 de Janeiro
Avaliador #" Foi feita a fixao de objectivos pelos trabalhadores da unidade orgnica? #" Foram acordados os objectivos com o avaliado? #" Foram definidos os objectivos partilhados? ____ ____ ____

#" Foi fixado para cada avaliado o nmero de competncias e respectiva ponderao? ____

49

A partir de 5 de Janeiro
Avaliado #" Foi preenchida a ficha prpria para efeitos de auto-avaliao? ____

Entre 5 e 20 de Janeiro
Avaliador #" Foram preenchidas as fichas de avaliao do desempenho? ____

Entre 21 e 31 de Janeiro
CCA #" Foi feita a harmonizao das avaliaes? ____

#" Foram validadas as propostas de classificao de Excelente e Muito Bom? ____

Em Fevereiro
Avaliador Foram feitas entrevistas de avaliao com o avaliado para: #" Analisar a auto-avaliao do avaliado #" Dar conhecimento da avaliao que faz de cada avaliado #" Estabelecer os objectivos a prosseguir pelos avaliados nesse ano ____ ____ ____

#" Foram identificadas aces de formao de suporte ao desenvolvimento do trabalhador? ____

50

At 15 de Maro
Dirigente Mximo #" Procedeu-se homologao das avaliaes ordinrias? ____

#" Foram identificadas aces de formao de suporte ao desenvolvimento do trabalhador? ____

Perodo de reclamao
Avaliado #" A reclamao por escrito para o dirigente mximo de do servio foi feita dentro do prazo (de 5 dias teis, aps conhecimento da homologao)? ____

Dirigente mximo do servio #" A Deciso sobre reclamao (aps parecer do CCA) foi tomada no prazo de 15 dias teis, aps recepo da reclamao? ____ !" Foi solicitado parecer CCA sobre a reclamao? ____

CCA !" Foi emitido parecer da CCA sobre a reclamao? ____

Avaliado #" Foi feito recurso hierrquico para o membro do Governo competente no prazo de 5 dias teis, aps conhecimento da deciso sobre a reclamao? ____

Membro do Governo #" A deciso sobre o recurso hierrquico foi tomada no prazo de 10 dias teis, contados da data da interposio de recurso? ____

51

30 de Abril
Dirigente mximo do servio #" O processo de avaliao ordinria foi encerrado? #" Foi feito o relatrio anual da avaliao do desempenho? !" Foi apresentado ao membro do Governo da tutela? !" Foi divulgado no servio/organismo? ____ ____ ____ ____

Secretaria-Geral do Ministrio #" Foi feito o relatrio-sntese sobre a avaliao anual do desempenho ao nvel do Ministrio? ____

DGAP #" Foram recebidos os relatrios sobre a avaliao anual do desempenho? #" Foi feito o relatrio global sobre a aplicao do sistema?

____ ____

Esta lista de questes est concebida para que as respostas sim signifiquem que o processo est a correr normalmente, e para que as respostas no traduzam falhas ou insuficincias na organizao do processo.

52

ndice
1. ENQUADRAMENTO GERAL DO SISTEMA DE AVALIAO DO DESEMPENHO...........................3 1.1. 1.2. 1.3. OBJECTIVOS DO SISTEMA DE AVALIAO DO DESEMPENHO .......................................................................4 CICLO ANUAL DE GESTO ...........................................................................................................................5 MBITO DE APLICAO ..............................................................................................................................6

1.4. CARACTERSTICAS GERAIS DO PROCESSO DE AVALIAO ..........................................................................7 1.4.1 Requisito de Aplicao...........................................................................................................................7 1.4.2. Periodicidade.........................................................................................................................................7 1.4.3. Confidencialidade ..................................................................................................................................7 1.4.4. Diferenciao do Mrito........................................................................................................................7 1.4.5. Reporte...................................................................................................................................................7 2. PROCESSO DE AVALIAO DO DESEMPENHO ....................................................................................8 2.1 2.2 2.3 3 CARACTERIZAO DO PROCESSO DE AVALIAO .......................................................................................9 MAPA ESQUEMTICO DO PROCESSO DE AVALIAO ................................................................................11 AVALIAO EXTRAORDINRIA .................................................................................................................13

COMPONENTES DO SISTEMA DE AVALIAO DO DESEMPENHO...............................................14 3.1 OBJECTIVOS ..............................................................................................................................................15 3.1.1 O que so objectivos? ..........................................................................................................................15 3.1.2 Que Princpios considerar na definio de objectivos? ......................................................................16 3.1.3 Como definir Objectivos? ....................................................................................................................17 3.1.4 Como Avaliar os Objectivos? ..............................................................................................................20 3.1.5 Exemplos de Objectivos .......................................................................................................................21 3.2 COMPETNCIAS COMPORTAMENTAIS ........................................................................................................26 3.2.1 O que so Competncias Comportamentais? ......................................................................................26 3.2.2 Quais as regras na avaliao de competncias? .................................................................................27 3.2.3 Como Avaliar Competncias?..............................................................................................................28 3.3 ATITUDE PESSOAL .....................................................................................................................................29 3.3.1 O que a atitude pessoal? ...................................................................................................................29 3.3.2 Como Avaliar a Atitude Pessoal? ........................................................................................................30 3.4 3.5 AVALIAO GLOBAL DO DESEMPENHO ....................................................................................................31 OUTRAS INFORMAES .............................................................................................................................32

FASES CHAVE DO PROCESSO DE AVALIAO DO DESEMPENHO ..............................................33 4.1 4.2


DEFINIO DE OBJECTIVOS ........................................................................................................................34

AUTO-AVALIAO.....................................................................................................................................36

53

4.3 4.4

AVALIAO PRVIA DO DESEMPENHO ......................................................................................................37 HARMONIZAO DAS AVALIAES ...........................................................................................................38

4.5 ENTREVISTA DE AVALIAO DO DESEMPENHO .........................................................................................40 4.5.1 Regras a considerar na realizao da Entrevista de Avaliao do Desempenho................................40 5 AVALIAO DOS DIRIGENTES ................................................................................................................41 5.1 6 ESPECIALIDADES DO PROCESSO DE AVALIAO DOS DIRIGENTES INTERMDIOS .....................................42

RESPONSABILIDADE DOS INTERVENIENTES NO PROCESSO DE AVALIAO........................43 6.1 6.2 6.3 6.4 DIRIGENTE MXIMO DO SERVIO ..............................................................................................................44 CONSELHO DE COORDENAO DA AVALIAO ........................................................................................45 AVALIADOR ...............................................................................................................................................46 AVALIADO .................................................................................................................................................47

CHECK-LIST...................................................................................................................................................48 7.1 CHECK-LIST PARA ORGANIZAO DO PROCESSO DE AVALIAO DO DESEMPENHO ................................49

54