Compact Disc Catalonging - CatCD: anlise de um instumento para converso retrospectiva no Sistema de Bibliotecas da UNICAMP

Nirlei M. Oliveira/ M. das Dores R. Alves/ Valkiria S. Vicente Gilmar Vicente/ Odete Dalben/Luiz A. Vicentini Sandra M. Moura/ Gildenir C. Santos/Marli I. A. Medeiros
Apresenta o nicio do processo de converso retrospectiva no Sistema de Biblioteca da UNICAMP, utilizando a metodologia CatCD for Windows da Online Computer Library Center (OCLC), aplicando-se testes nas diversas etapas do processo de converso.

Introduo

aperfeioamento dos servios nas bibliotecas tem buscado eficincia e rapidez de resposta aos usurios, mas nem sempre as informaes totais de seus acervos esto disponibilizados para consulta; comum a existncia de grande volume de material sem processamento. Isto ocorre por questes de definio dos critrios estabelecidos no momento da implantao da automao nas bibliotecas, onde a prioridade de processamento sempre para o novo livro, a nova tese, a nova monografia. Os registros bibliogrficos que ainda esto em formato de fichas com recuperao manual necessitam de um modelo de converso em meios magnticos, denominado converso retrospectiva. A necessidade da converso retrospectiva surgiu na dcada de 80, quando os bibliotecrios perceberam que teriam dificuldades em registrar, no formato eletrnico, grande parte da produo intelectual da humanidade depositada nas bibliotecas e livrarias. De acordo com REED-SCOTT (1985), a converso retrospectiva uma ferramenta de compartilhamento de recursos e de programas cooperativos que possibilita a complementao de bases de dados e facilita o acesso informao. A literatura sobre o tema apresenta estudos e experincias desenvolvidas no exterior, por diversas instituies, como o caso das bibliotecas que compem a Unidad de Coordinacin de Bibliotecas (CSIC) na Espanha, que iniciou em 1987 o processo de converso retrospectiva, aps testar diversos formatos para agilizar o processamento de seus acervos. Neste perodo, a CSIC conseguiu disponibilizar 233.017 registros (CUENCA LEN, MALO DE MOLlNA, MONTALVO, 1994). A universidade de Lancaster, no Reino Unido, iniciou, em 1990, a converso retrospectiva, disponibilizando apenas 30% do seu acervo; no final de 1994, o total disponvel era de 72%. Neste processo de converso, nove pessoas produziram 3.415 registros por ms, atingindo 90% do acervo total (HARRISON, SUMMERS, 1995). A escolha de um mtodo eficaz que seja adequado s caractersticas e
Trabalho desenvolvido pelo Grupo de Estudo de Converso Retrospectiva da UNICAMP, coordenado por Maringela P. Zanaga.

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3.415 registros por ms, atingindo 90% do acervo total (HARRISON, SUMMERS, 1995). A escolha de um mtodo eficaz que seja adequado s caractersticas e necessidades das bibliotecas e que assegure a converso de catlogos manuais para informatizados, com prazos de execuo razoveis, custo baixo e garantindo a qualidade das informaes, so critrios que devem prevalecer na definio de um modelo de converso retrospectiva. O trabalho cooperativo e o compartilhamento de recursos informacionais entre instituies e bibliotecas pode facilitar e agilizar sobremaneira o processo de converso retrospectiva, atravs de estudos e aplicao de metodologia nica. A participao, desde 1989, do Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU), na Rede de Catalogao Cooperativa Bibliodata/CALCO, gerenciada pela Fundao Getlio Vargas (FVG), configura-se como uma experincia bem sucedida de compartilhamento de recursos. Atualmente, o Sistema de Bibliotecas da UNICAMP conta com mais de 50% de seu acervo automatizado e disponvel para os usurios na base local ACERVUS (que compreende o catlogo on-line de livros e teses). Segundo a poltica do SBU, foi inserido prioritariamente na base o material novo - adquirido por compra e doao - os ttulos mais procurados e as teses recentes e antigas geradas na Universidade. O restante da coleo que ainda est em formato de fichas e com recuperao manual formado por obras menos consultadas e que so emprestadas esporadicamente, mas nem por isso sendo menos importantes para os usurios. Uma questo sempre levantada pelos usurios internos e externos do Sistema de Bibliotecas da UNICAMP a no completeza do catlogo on-line. Assim, concordamos com VICENTINI, ALVES e SILVA (1996), quando afirmam que uma base de dados nica tende a facilitar a implementao de outros processos, bem como disponibilizar todo o acervo em uma nica fonte de consulta e pesquisa. Refletindo sobre as questes acima, foram buscados recursos e alternativas para tornar a base ACERVUS a mais completa possvel; da a opo pela converso retrospectiva. No projeto para converso da coleo do SBU (VICENTINI, ALVES e SILVA, 1996), os autores estabelecem como objetivo principal transformar os registros bibliogrficos do acervo de monografias processados manualmente em registros automatizados. Dentre os vrios objetivos especficos, destaca-se a anlise de software para converso retrospectiva. O instrumento selecionado foi o CatCD for Windows da Online Computer Library Center, disponvel em CD-ROM, no formato MARC (Machine Readable Cataloging), compatvel com o formato USMARC, atualmente adotado pela Rede Bibliodata/CALCO. O CatCD apresenta diversas bases de dados e tem como funes a captura, a manipulao, a exportao de dados bibliogrficos, a indexao por diversos pontos de acesso e a gerao de fichas catalogrficas. Dentre as vrias opes, a que mais se adequou s caractersticas da coleo a ser convertida foi o Older Books, verso maio 1996, abrangendo o perodo de 1900 a 1990, com aproximadamente 1,75 milhes de registros bibliogrficos. O Older Books vem acompanhado de manual de uso (Reference Card). Dessa forma, o objetivo do estudo compreendeu a anlise do CatCD, no que diz respeito estruturao de base de dados piloto, testes de avaliao de

2 A OCLC foi fundada em 1967 e tem por objetivo facilitar o acesso informao bibliogrfica de vrias partes do mundo e reduzir custos de catalogao de registros. Atualmente, a OCLC presta servios a mais de 21 mil bibliotecas de todos os tipos em 61 pases (OCLC, 1995).

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desempenho e compatibilidade dos formatos, visto que, segundo ZANAGA (1996), registros gerados em formato da famlia MARC apresentam algumas variaes.

CatCD e USMARC: anlise comparativa

Inicialmente, realizou-se uma anlise comparativa do manual de catalogao da Rede Bibliodata/CALCO - USMARC (1996) e PRISM (1996). O PRISM um manual conciso de catalogao do formato MARC, adotado pela OCLC. Nessa anlise observaram-se pargrafos, delimitadores e indicadores, estabelecendo-se campos a serem alterados, includos ou excludos no processo de converso. A partir disso, cinco bibliotecrios, tendo em mdia oito anos de experincia, pesquisaram 113 registros cada um, perfazendo um total de 565 ttulos. Esses registros foram previamente pesquisados na base ACERVUS e no banco da Rede Bibliodata/CALCO, tendo como pressuposto a inexistncia dos mesmos nessas duas fontes e que fossem em lngua estrangeira. As pesquisas foram realizadas no banco Bibliographic Complete no CatCD, por ttulo e autor. Anotou-se em fichas a existncia ou no dos dados e realizou-se a transcrio dos cabealhos de assunto original, do nmero de classificao e dos campos para traduo (notas). Outro procedimento adotado foi a anotao dos pargrafos e delimitadores incompatveis com o formato estabelecido pela Rede Bibliodata/CALCO. Para operacionalizar a converso retrospectiva, criou-se uma base de dados, denominada BCEN, utilizando-se um dos recursos do CatCD, o Bibliographic Local Files. Utilizaram-se trs procedimentos para realizar a converso dos registros. No primeiro, foram excludos e alterados pargrafos e delimitadores no compatveis com o formato USMARC; nesta primeira etapa trabalhou-se com 25 registros, com mdia de sete campos alterados. Na segunda etapa foram convertidos 125 registros; excluram-se em mdia trs pargrafos, alterando-se apenas campos e delimitadores para atender as especificidades do Sistema de Bibliotecas da UNICAMP. Na terceira etapa converteram-se 38 registros; foram utilizados os mesmos procedimentos da etapa anterior, alterando-se apenas um pargrafo para identificao do catalogador. A manuteno dos pargrafos nas duas ltimas etapas deveu-se necessidade de se estabelecer qual a capacidade de compatibilidade dos formatos USMARC e MARC da OCLC. Cabe ressaltar que, em todas as etapas adotadas, foi acrescentado um pargrafo para identificao do nmero do registro e sigla da instituio, denominado CPD, que atribudo pela Rede Bibliodata/CALCO. Um pargrafo inserido foi o 949, no qual identifica-se o nmero de tombo, nmero de volumes e sigla da biblioteca depositria. Outro procedimento adotado para a anlise foi a pesquisa de cem ttulos no Bibliographic Complete, objetivando a verificao do tempo mdio para pesquisas e do nmero de buscas necessrias para recuperar um registro. Utilizaram-se diversas formas de busca: por ttulo, com e sem artigo, letras maiscula e minscula e por autor.

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CatCD e USMARC: possibilidades de interface

Na anlise dos manuais de catalogao, constatou-se que o USMARC possui 74 pargrafos e o PRISM da OClC possui 104; os dois tm, em comum, 57 pargrafos. Verificaram-se, ainda, algumas inrormaes localizadas em reas diferentes, bem como variaes relativas a indicadores e delimitadores. Dos 565 ttulos pesquisados, 380 no foram encontrados ou no poderiam ser aproveitados para converso, por no estarem em conformidade com os padres do International Standard Bibliographic Description (lSBD). Apenas 185 registros foram encontrados de acordo com o padro de catalogao do AACR2. A maior incidncia de registros em lngua inglesa - 94,6% - conseqncia da escolha intencional de registro em lngua estrangeira, vindo a seguir nove registros em lngua francesa e um registro em espanhol. Observa-se, atravs da FIG. 1, que a maioria dos registros localizados e identificados para converso data das dcadas de 70 e 80. Este resultado deve-se poltica de insero de obras adquiridas a partir de 1989, na Rede Bibliodata/CALCO. A baixa incidncia de registros anteriores dcada de 70 justifica-se pela prpria idade da coleo, em funo da data de criao da UNICAMP - 1966.

Figura 1 - Datas dos registros existentes no Sistema de Bibliotecas da UNICAMP

Foram encontrados 173 registros fora do padro de catalogao atual AACR2, mas que, com adaptaes, talvez possam ser aproveitados para converso, principalmente nos pargrafos com diferenas de pontuao e omisso de autoridade. Na catalogao em que a entrada de responsabilidade deu-se pelo editor e compilador, talvez os registros no possam ser aproveitados, em funo da modificao de pargrafos, indicadores e delimitadores, o que ocasionaria uma recatalogao. Estes registros, caso fossem aproveitados sem adaptaes ao padro atual de catalogao, poderiam vir a comprometer a qualidade do banco da Rede Bibliodata/CALCO.

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Segundo as recomendaes do European Working Group on Retrospective Conversion (1992), o principal objetivo da converso retrospectiva incrementar o acesso, to amplamente quanto possvel, s colees j catalogadas. Analisando-se pela tica da disponibilizao do acervo ao usurio, considerando-se o fator tempo e que os elementos de descrio da obra esto completos, apesar da pontuao fora dos padres do AACR 2, nada impede o aproveitamento destes registros na converso. Na anlise da base BCEN, percebeu-se que, para pesquisar autor e ttulo, necessrio prefixar os campos de pesquisa ex: ti The car eulture. No caso de entrada de autor segue-se o mesmo procedimento, utilizando-se o sobrenome. Uma das diferenas encontradas na recuperao dos registros na base BCEN que esta oferece apenas seis opes de busca e o banco Bibliographie Complete apresenta 25. A rapidez na recuperao da informao no banco Bibliographie Complete est diretamente ligada manipulao e escolha das partes, uma vez que o banco est dividido em dois CDs: Aa - La e La - 99. Percebeu-se que pesquisar nas duas partes simultaneamente interfere no tempo de resposta do instrumento e a opo por uma delas fundamental para a recuperao rpida da informao. Sendo assim, na rotina de pesquisa de 100 ttulos, levou-se um tempo mdio de 1,8 minuto por registro. Em publicao do Library Information Technology Centre (1994), os autores recomendam a recuperao por ISBN, nmero da Library of Congress, autor e ttulo, como pontos de acesso mais eficazes na busca de registros. No caso dos registros bibliogrficos do SBU, a pesquisa por ttulo apresentou-se como a mais eficaz na recuperao, tendo em vista a utilizao de fichas do catlogo manual e o fato de as mesmas no possuirem ISBN. Outra questo verificada foi a estimativa de tempo dispendido nas rotinas de converso, onde cinco catalogadores trabalharam simultaneamente uma mdia de 3 horas para converso de 10 registros cada um, resultando em mdia 18 minutos por registro. Obteve-se xito na exportao dos dados da base BCEN, que foi enviada Fundao Getlio Vargas em disquetes, para testes de integrao e compatibilidade com a Rede Bibliodata/CALCO.

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Consideraes finais
A avaliao do instrumento de converso CatCD demonstrou facilidade de manipulao e uso, tendo em vista que no houve dificuldades por parte dos bibliotecrios quanto pesquisa, procedimentos para a criao da base local, efetivao da converso e exportao dos dados. Nos testes de converso de registros percebeu-se que a flexibilidade do instrumento quanto incluso, alterao, excluso e exportao de dados, permite a adequao s especificidades de cada biblioteca. Considerando-se a necessidade de atualizao e disponibilizao das colees retrospectivas, bem como. o fortalecimento da rede de catalogao cooperativa, verifica-se que o CatCD atende s expectativas, tendo-se em vista a Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 3, n. 1, p. 41 - 46 jan/jun.1998

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rapidez no processo de converso dos registros. Este resultado est tambm aliado experincia do bibliotecrio catalogador, seu conhecimento e uso de diferentes tecnologias de informao em sua rotina de trabalho. Pretende-se que essa iniciativa venha a tornar-se uma realidade aps a anlise de viabilidade a ser concluda pela Fundao Getlio Vargas, gerenciadora da Rede Bibliodata/CALCO.

Compact Disc cataloging - CatCD: analysis of an instrument for retrospective conversion in the Sistema de Bibliotecas da UNICAMP
Describes the initial stage of the retrospective conversion process in the Sistema de Bibliotecas da UNICAMP, using the methodology of the CatCD for Windows, a software of Online Computer Library Center (OCLC). Tests were applied in the various phases of the conversion process.

Referncias bibliogrficas
CUENCA LEON, S., MALO DE MOLlNA, T., MONTALVO, M. La conversion retrospectiva en Ias bibliotecas pblicas del CSIC. R. Esp. Doc. Cient., v.17, n.1, p42-69, 1994. HARRISON, K., SUMMERS, D. Retrospective catalogue conversion at Lancaster University Library. Program, v.29, n.2, p.107-122, June 1994. LlBRARY INFORMATION TECHINOLOGY CENTRE. Retrospective conversion and sources of bibliographic record supply. London: South Bank Univ., 1994. 32 p. ONLlNE COMPUTER LlBRARY CENTER. Annual report, 1994/95. Dublin, OH: OCLC, 1995.52 p. ONLlNE COMPUTER LlBRARY CENTER. CatCD for Windows : Older Books. Dublin, OH: OCLC, 1996. 2 CDs. ONLlNE COMPUTER LlBRARY CENTER. CatCD for Windows : reference card. Dublin, OH: OCLC, 1996. 13 p. ONLlNE COMPUTER LlBRARY CENTER. Getting started with OClC CatCD for Windows. Dublin, OH : OCLC, 1996. 13 p. PRISM : Concise Input Standards.Dublin, OH : OCLC, [1996]. 59 p. REED-SCOTT, J. Retrospective conversion: on update. American Libraries, Chicago, p.694-698, Nov. 1985 VICENTINI, L.A., ALVES, M.D.R., SILVA, R.M. A converso retrospectiva como instrumento de automao total do acervo de monografias do Sistema de Bibliotecas da UNICAMP. Campinas, 1996. 33f. Projeto apresentado ao curso de especializao: Sistema Automatizado de Informao Cientfica e Tecnolgica (PUCCAMP-PADCT). ZANAGA, M. P. Converso retrospectiva no Sistema de Bibliotecas da UNICAMP: integrao de registro MARC a catlogo on-line. In: SEMINRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITRIAS, 9, 1996, Curitiba. Anais... Curitiba, 1996.

Recebido em 30/06/1997

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