Reforma Curricular del Bachillerato Tecnolgico Gua del Alumno de la Carrera de Tcnico en Administracin

Profesores que elaboraron la gua didctica del mdulo profesional de la carrera de tcnico en: Administracin Nombre
Juan Carlos Jimnez Salinas Orlanda Santos Rodrguez Ma. Antonieta Martnez Bojrquez Ruser Jos Castro Medrano

Estado
Hidalgo Oaxaca Sonora Yucatn

Coordinadores de Diseo: Nombre

Ismael Enrique Lee Cong Antonio Ix Chuc

Estado
Quintana Roo Campeche

Directorio

Lic. Josefina Vzquez Mota Secretaria de Educacin Pblica

Dr. Miguel Szkely Pardo Subsecretario de Educacin Media Superior

Lic. Lus F. Meja Pia Director General de Educacin Tecnolgica Industrial

Antrop. Ana Belinda Ames Russek Coordinadora Nacional de Organismos Descentralizados Estatales de los CECyTEs

Lic. Elena Karakowsky Kleyman Responsable de Desarrollo Acadmico de los CECyTEs

Objetivo General

Al finalizar el submdulo sers capaz de archivar la documentacin de la organizacin de acuerdo a sistemas de ordenamiento para su control, integrando expedientes, controlndolos de acuerdo a los lineamientos de la organizacin y finalmente mantener actualizados los sistemas de registro de archivos a travs de medios manuales y/o electrnicos. La competencia est ubicada dentro del nivel dos de competencia, efectuando funciones en diferentes contextos, con autonoma y responsabilidad individual formando parte de un equipo de trabajo.

ndice

Contiene los siguientes apartados:

I. II. III. IV. V. VI. VII.

Mapa de contenidos o competencias. Introduccin al Submdulo. Desarrollo de contenidos o competencias. Conclusiones de la gua de aprendizaje. Fuentes de informacin. Glosario. Anexos

Simbologa

PRCTICA

EJEMPLO

ERRORES TPICOS

EJERCICIO

CONCLUSIONES

INTRODUCCIN

CONTINGENCIA

OBJETIVO

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Mapa de Contenidos o Competencias

ADMINISTRACIN

Organizar las funciones bsicas de oficina

Archivar documentacin de la organizacin

Contenido o competencia 1. Integrar expedientes de acuerdo a los lineamientos de la organizacin.

Contenido o competencia 2. Controlar expedientes de la organizacin de acuerdo a lineamientos.

Contenido o competencias 3. Actualizar los sistemas de registro de archivos a travs de medios manuales y/o electrnicos.

Temas o habilidades: 1.1. Determinar los criterios para la integracin de los tipos de expedientes. 1.2. Realizar la inspeccin, clasificacin, codificacin, el orden y resguardo de documentos, para la construccin del expediente.

Temas o habilidades: 2.1. Utilizar sistemas de archivo para la clasificacin y ordenamiento de expedientes. 2.2. Resguardar los expedientes atendiendo a la normatividad organizacional. 2.3. Registrar en forma manual y electrnica los expedientes.

Temas o habilidades: 3.1. Aplicar la normatividad interna y externa vigente. 3.2. Verificar que se actualicen los registros de archivos.

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Introduccin al Submdulo

Generalmente las instituciones y/o empresas invierten grandes sumas de dinero en la instalacin de sistemas de alta tecnologa con bases de datos incorporadas y digitalizacin de documentos para controlar la informacin que a diario generan. Eso estara bien si dicha institucin tuviese organizada su documentacin, archivos y flujo de informacin de manera correcta. Esto implica saber con certeza: que documentos posee, vigencia legal y administrativa. Lamentablemente, en la mayora de los casos los archivos son vistos como depsitos de papeles sin orden alguno y acompaados de cualquier tipo de objetos, en precarias condiciones medioambientales, ocupando espacios innecesarios, con documentos que pueden eliminarse; o en el menor de los casos, existe el archivo pero sin criterios archivsticos, tales como: Clasificacin, ordenacin, seleccin, depuracin, descripcin, entre otros. Asimismo, la mayora de las empresas que ofertan la automatizacin de la informacin, no toman en cuentan a profesionales de Archivo que posean el conocimiento indispensable para organizar la documentacin tanto administrativa como histrica de la empresa, contratando personal para seleccionar, clasificar o eliminar informacin sin ningn criterio profesional.

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Es por ello que en este Submdulo aprenders a integrar expedientes de diversos archivos, utilizando sistemas exprofeso y de acuerdo a una normatividad vigente, asimismo, mantendrs actitudes de orden y responsabilidad en la realizacin de las tareas para que logres con xito los objetivos de aprendizaje, ello te permitir insertarte al campo laboral. Estas habilidades las adquirirs en la medida en que te comprometas al desarrollo de actividades que se te proporcionen y que consistirn en el desarrollo de ejercicios y prcticas. Finalmente este Submdulo est directamente relacionado con los Submdulos: Manejar la informacin documental de la organizacin y Operar los equipos de oficina para la gestin administrativa.

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Estructura del contenido o competencia

Mdulo I Organizar las funciones bsicas de oficina

Submdulo II Archivar documentacin de la organizacin Contenido o competencia 1

Integrar expedientes de acuerdo a los lineamientos de la organizacin.

Temas o habilidades

1.1 Determinar los criterios para la integracin de los tipos de expedientes. 1.2 Realizar la inspeccin, clasificacin, codificacin, el orden y resguardo de documentos, para la construccin del expediente.

Introduccin al contenido o competencia

Desde la aparicin del hombre sobre la tierra existe la necesidad de perpetuar instintivamente su memoria dejando rastro de su vida, en documentos manuables y transportables, los cuales fueron sucesivamente en forma de planchas de arcilla, rollos de papiro y pergaminos, lminas de bamb, telas de seda y otras fibras, y muchos otros materiales hasta culminar con el papel.

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Pero no obstante el descubrimiento y utilidad de estos elementos de escritura, todos anteriores a la era Cristiana, fue a partir del ao de 1455, cuando Gutenberg, dio el impulso definitivo a la difusin en forma grfica a la expresin del pensamiento con el perfeccionamiento de la imprenta, muchos siglos atrs inventada por los chinos. La fiebre turbulenta de escritos de toda especie, tales como los tratados comerciales, internacionales, polticos, religiosos, artsticos, filosficos, etc., dio sustento a un crecimiento desorbitado y anrquico de acervos documentales llamados posteriormente archivos, que brotaban por todas partes como conejos de los sombreros mgicos. Apenas cuarenta aos despus (1495) de perfeccionada la imprenta en la propia Maguncia, (Alemania) se tuvo en la obligacin de legislar sobre la ordenacin y guarda de los documentos de la Cancillera Imperial, debido a su enorme crecimiento y desorganizacin. En pocas pasadas el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperacin y la proteccin de papel comercial, es decir, lo que conocemos bsicamente como el archivo. Hoy el manejo de documentos incluye no slo el archivo sino tambin su integracin, inspeccin, clasificacin, codificacin, organizacin, control, utilizacin, creacin y la responsabilidad de quien los maneja o los mantiene bajo su resguardo.

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1.1 Determinar los criterios para la integracin de los tipos de expedientes. Temas o habilidades 1.2 Realizar la inspeccin, clasificacin, codificacin, el orden y resguardo de documentos, para la construccin del expediente.

Resultado de aprendizaje

El alumno ser capaz determinar criterios para la integracin de los expedientes, realizar su inspeccin, clasificacin, codificacin, orden y resguardo de los mismos.

Desarrollo de temas o habilidades

La integracin de los expedientes durante aos se aplic en la forma ms primitiva y emprica, sin considerar una metodologa o una normatividad jurdica y/o administrativa vigente, cuyos fines son encaminados a mejorar la organizacin, clasificacin y manejo de los documentos, as como asegurar el adecuado funcionamiento de sus archivos. El expediente es el resultado de las actividades de una oficina, un organismo o cualquier entidad econmica, por ello representa fielmente sus funciones y tiene como objetivos el orden, control y uso de los documentos que contiene. Este apartado contiene actividades prcticas encaminadas a lograr de forma sistematizada la operacin e integracin de los acervos documentales, con el fin de agilizar la consulta de la informacin de los mismos y conserven de manera uniforme sus archivos.

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Ejercicio No. 1

CONCEPTOS BSICOS Para iniciar la integracin de expedientes de una oficina o entidad econmica, es necesario familiarizarse con la terminologa que se debe utilizar, especficamente en esta rea. Por tal motivo, se te solicita investigues su definicin y la anotes en el espacio correspondiente.

Terminologa

Definicin

Archivonoma

Archivar

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Archivador o Archivero

Archivista

Archivo

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Gaveta

Marbete

Guas principales y auxiliares o sub-guas

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Expediente

Tarjetero

Estante

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Ejercicio No. 2

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO Todo empleado de oficina debe estar consciente de cun importantes son los documentos para las instituciones. Tambin debe de conocer el ciclo de vida de un documento y qu medidas se deben tomar para su proteccin, su eventual transferencia y su disposicin. El ciclo de vida de un documento se refiere a su vida til: desde su creacin hasta su disposicin o destruccin. Consta de las fases siguientes:

Creacin

o Recibo. Una institucin tpica produce y recibe diariamente una gran cantidad y variedad de documentos. El documento se crea al mecanografiarlo, al preparar un borrador a mano, al dictarlo a una persona, o equipo o al llenar un formulario. Los documentos se reciben por correo, por servicio de mensajera, o por correo electrnico. Distribucin. Consiste en hacerlos llegar a las personas que necesiten la informacin. La distribucin puede ser interna o externa. Proteccin. Cualquier documento de valor debe protegerse y conservarse adecuadamente de tal modo que se pueda localizar con facilidad cuando se necesita. Cada institucin debe establecer las medidas necesarias para conservar y proteger los documentos durante su vida til. Algunos de los documentos se conservarn en gabinetes de archivos o en bvedas especiales. Otros se mantendrn en sistemas computarizados. Algunos documentos, por su importancia, se mantendrn en ms de uno de estos medios. Localizacin y uso. Los documentos se conservan por una razn bsica: su uso. No se justifica perder tiempo y dinero archivando documentos a los que nadie se referir. Se requiere conocimiento de la institucin y buen juicio para poder determinar qu documentos se usarn posteriormente como referencia o como base para tomar decisiones. Transferencia. Cuando los documentos en papel se convierten en inactivos deben transferirse de los archivos activos o semiactivos a los archivos inactivos. De este modo no se recargan los archivos activos. Esto permite un uso eficaz de espacio. La transferencia se debe hacer peridicamente de acuerdo a un plan establecido. Eliminacin. La ltima etapa en el ciclo de manejo de documentos es su eliminacin. Es evidente que todos los documentos que dejan de ser tiles deben destruirse, de acuerdo con la administracin de cada empresa, segn el giro al que pertenezca y regidos por la normas determinadas por la ley. Pgina 16 de 79

Con base en lo anterior ejemplifica grficamente el ciclo de vida de un documento, para ello utiliza las imgenes que encontrars en la pgina de anexos (mismas que son recortables).

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Ejercicio No. 3

LA INTEGRACIN DE LOS ARCHIVOS Los principales elementos que integran los archivos son: local, mobiliario y equipo, documentacin y personal. De estos elementos, es primordial en los archivos la documentacin, puesto que el local, los muebles y equipo y el personal estn destinados a contener y manejar los citados documentos. Es necesario entrar a detalle acerca de cada uno de los elementos apuntados. El local. Una serie de condiciones y requisitos debe llenar el destinado al archivo, y an cuando los especialistas habrn de satisfacerlos, es necesario que el archivista, en primer trmino, deba buscar la funcionalidad, o sea la adaptabilidad del local a las necesidades propias de la oficina de archivo. El rea suficiente se determinar con exactitud tomando en cuenta la superficie que se ocupar por el mobiliario, el equipo, el nmero de empleados y adems por las posibilidades de expansin por crecimiento natural del servicio. Los archivos tienen dos principales enemigos que son: el incendio y la humedad. De tal manera, el local debe garantizarlos contra ese doble peligro y de ah que las condiciones de construccin, sus instalaciones y su situacin deben tender a evitarlos. El cemento armado, los pisos asflticos, las instalaciones ocultas, el equipo metlico, la conveniente calefaccin y ventilacin casi anulan estos peligros. El polvo es otro de los enemigos de los papeles que debe evitarse. El local destinado al archivo debe tener, como condicin primordial, la necesaria accesibilidad para el pblico o para los empleados, segn su ndole, facilitando comodidad en el estudio o consulta de los documentos. El mobiliario y equipo. Los muebles ms importantes e indispensables en el archivo son tres: el archivero, el tarjetero y el estante. El local, con todas las condiciones de rigor, el mobiliario y equipo con sus especiales caractersticas, las instalaciones con sus requisitos, el personal con adecuada preparacin, los sistemas y mtodos con su organizacin, estn al servicio de los documentos, que son el objetivo primordial de los archivos.

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Considerando la informacin anterior y bajo tu punto de vista, da respuesta a los cuestionamientos siguientes:

1. Cules son los elementos con que se integran los archivos? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ___________________________________________________________ 2. Cul es el ms importante de los elementos que integran un archivo y porqu? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ___________________________________________________________ 3. Cul es el principio que rige la seleccin del local, para un archivo? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ___________________________________________________________ 4. Cules son las caractersticas que debe reunir el local destinado a los archivos? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ___________________________________________________________ 5. Cul es el objetivo primordial de los archivos y por qu? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ___________________________________________________________

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Ejercicio No. 4

LA DOCUMENTACIN

La documentacin recibe diferentes nombres, segn el asunto que se trate, de acuerdo con la oficina en donde se tramita.

Oficial

Mercantil

Industrial

Financiera

Contable

Particular

Procedencia del asunto

Oficinas de gobierno

Organizaciones comerciales

Fbricas

Varios

Oficina de contabilidad

Personas o familias

Ejemplos

Oficios Acuerdos Informes

Dictmenes

Cartas Notas de pedido o remisin Facturas

rdenes

de
fabricacin

Control de calidad

Cheques Pagars Bonos Giros Acciones

Balance

Actas de nacimiento
Comprobantes de pago de servicios

general Estado de resultados

Cartas personales

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Considerando el mapa conceptual anterior, indique el tipo de documentacin que se tramita principalmente en las organizaciones siguientes: Organizacin Documentacin

Vitrus, Fbrica de Envases de Vidrio

Empresariales, S.A.

Casa de la familia Fernndez

Hermanos Mrquez y Ca., S.A.

Carranza y Asociados CONTADORES PBLICOS

Organizacin Industrial de Productos del Mar, S. A. Pgina 21 de 79

Ejercicio No. 5

PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR E INTEGRAR EXPEDIENTES La correspondencia oficial adopta tres modalidades: recibida, enviada e interna. La primera es la que procede de organismos externos. La correspondencia enviada es la que se produce y expide por la propia dependencia u organismo y se enva al exterior. La correspondencia interna es aquella que se intercambia entre los departamentos de un organismo, como memorndums y circulares, entre otros. Por lo anterior, la organizacin de la correspondencia depende de la recepcin, registro, jerarquizacin y seguimiento que se le da, con base en el procedimiento de archivo que consiste en inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y archivar todos los documentos que se reciben o generan en una oficina. Despus de que la correspondencia ha sido enviada para archivo, pasa por cinco etapas diferentes, mismas que se mencionaron anteriormente:

Inspeccin: antes de ser archivada, la correspondencia debe examinarse para comprobar que tiene las iniciales de autorizacin.

Clasificar: Es una tcnica para la identificacin y agrupacin sistemtica de documentos semejantes, con caractersticas comunes, que pueden posteriormente diferenciados segn su tipologa fundamental. Codificacin: El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia recibe el nombre de codificar. Existen 3 mtodos comunes de codificar la correspondencia.

Distribucin: Consiste
en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Puede ser el grupo de una letra, un nmero, un tema, una fecha.

Archivo: es colocacin de documentos en expedientes y guarda dentro de gavetas.

la los los la las

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Considerando las cinco etapas anteriores, visita algn departamento u oficina de tu entorno, y realiza la investigacin siguiente: 1. Qu tipo de inspeccin aplican a la correspondencia, una vez que ha sido autorizada para archivar? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________

2. Qu criterios aplican o tienen establecidos para clasificar la correspondencia? Y de acuerdo a estos criterios, qu tipo de ordenacin utilizan? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 3. De los mtodos ms comunes para codificar la correspondencia Cules utilizan? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 4. Se auxilian en el proceso de distribucin de correspondencia de algn clasificador de documentos, tales como: tarjetero, charolas, etc.? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 5. Qu pasos siguen para finalizar el archivo de la documentacin? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________

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Prctica No. 1 Contenido o competencia 1. Integrar expedientes de acuerdo a los lineamientos de la organizacin. Alumno: Realiza el procedimiento de archivo de la documentacin que se encuentra en la seccin de anexos, y puedas practicar los tres primeros pasos (Inspeccin, clasificacin -determinando por lo menos tres pasos diferentes-, y Instrucciones codificacin). Docente: Se sugiere que para la realizacin de la prctica se utilicen las tcnicas de prctica guiada y prctica autnoma, en ese orden preferentemente. Material, herramienta y equipo: Hojas Lpices Tijeras Resistol Folder Desarrollo de la prctica: Verifica que los documentacin cumpla con los requisitos establecidos Realiza las actividades de manera secuenciada Manipula con limpieza la documentacin Conclusiones de la prctica: Todo reglamento o instructivo tiene como norma marcar un rumbo sin disyuntiva, es establecer fijamente una conducta eliminando las dudas o las soluciones al criterio particular. Todo sistema y entre ellos los de archivo fijan un procedimiento que debe seguirse con estricto apego. Es por ello, que al concluir esta prctica te dars cuenta de la importancia que tienen los archivos, tanto en el mbito laboral como en la vida personal; as mismo, el que distingas los diferentes tipos de archivos y emplees los materiales correspondientes.

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Errores tpicos 1. Integrar documentacin mal colocada en su expediente, contribuyendo al deterioro de los bordes. 2. Se requiere enmendar documentacin rota durante su manipulacin.

Soluciones

Supongamos que realizas la prctica anterior y se te presentan algunas de las siguientes contingencias cmo solucionar esa situacin? Contingencias Qu haras si la documentacin por archivar careciera de datos para realizar los pasos de procedimiento de archivo? Alternativas de solucin:

Codificar y marcar. Codificar es el proceso mental de determinar cmo se debe archivar cada documento. Luego de leer la correspondencia y determinar cmo se debe codificar, es necesario marcarla o indicarla.

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Conclusiones del contenido o competencia

Ningn sistema dara resultado si no se establecen normas especficas e inventarales que deben de seguirse. S con anterioridad al establecimiento de un negocio no se define su objeto y su dedicacin, es fcil que un buen principio no tenga un buen fin. La informacin que se presenta para el desarrollo del contenido o competencia Integrar expedientes de acuerdo a los lineamientos de la organizacin. Se estructur de la siguiente manera: Primero se te solicita que investigues conceptos bsicos del tema y posteriormente ejercicios en donde reafirmes tus aprendizajes obtenidos, finalmente una prctica autnoma. En esta gua para desarrollar el contenido o competencia No. 1, se dan a conocer dos temas o habilidades: Determinar los criterios para la integracin de los tipos de expedientes. Realizar la inspeccin, clasificacin, codificacin, el orden y resguardo de documentos, para la construccin del expediente. Tendrs que presentar tus evidencias y desarrollar todas las actividades que en esta gua se muestran para que puedas adquirir las habilidades, destrezas y competencias requeridas.

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Estructura del contenido o competencia

Mdulo I Organizar las funciones bsicas de oficina

Submdulo II Archivar documentacin de la organizacin Contenido o competencia 2

Controlar expedientes lineamientos.

de

la

organizacin

de

acuerdo

2.1 Utilizar sistemas de archivo ordenamiento de expedientes. Temas o habilidades

para

la

clasificacin

2.2 Resguardar los expedientes atendiendo a la normatividad organizacional. 2.3 Registrar en forma manual y electrnica los expedientes.

Introduccin al contenido o competencia

La clasificacin constituye una tcnica de identificacin y de agrupamiento sistemtico de objetos semejantes. El archivo es el esfuerzo intelectual que se distingue dentro de un conjunto documental dado, subconjuntos documentales constituidos sobre la base de sus semejanzas. As, entre los estudiosos y tericos que poblaban y ensayaban sistemas y mtodos de organizacin y control de estos archivos, aparece predominante en la cronologa de las bibliotecas y los archivos, la aparicin del Sistema Numrico Decimal del norteamericano Melvin Dewey, que con la merecida aceptacin y difusin en todo el mundo de su sistema, se manifiesta el elogio a su eficacia.

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Claro est que siendo ste el ms conocido de los sistemas hasta la fecha, no debemos restar mrito a los archivistas empricos y annimos que con su esfuerzo y su deseo de resolver estos mismos problemas, investigaron para el bien de la Archivonoma muchos sistemas tan eficaces como el que se ha mencionado, siempre y cuando se apliquen a problemas especficos siguiendo las normas y atendiendo a los requisitos que para su buen funcionamiento requieren los mismo. Y que veremos en este apartado

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2.1 Utilizar sistemas de archivo para la clasificacin y ordenamiento de expedientes. Temas o habilidades 2.2 Resguardar los expedientes atendiendo a la normatividad organizacional. 2.3 Registrar en forma manual y electrnica los expedientes.

Resultado de aprendizaje

El alumno ser capaz de utilizar un sistema de archivo para la clasificacin y ordenamiento de expedientes, hacer sus respectivos resguardos atendiendo a la normatividad organizacional y finalmente registrar en forma manual y electrnica los mismos.

Desarrollo de temas o habilidades

Un sistema es un conjunto de reglas o principios relacionados entre s que se siguen para poder realizar una actividad esencial en la oficina. Un sistema de archivo manual es el arreglo sistemtico de equipo y materiales que permiten la conservacin de documentos de acuerdo a un plan establecido y siguiendo unos procedimientos especficos. Un procedimiento es una serie de pasos relacionados que se siguen para desarrollar el programa. En un sistema de archivo manual los expedientes se mantienen en carpetas. Un expediente es un conjunto de todos los documentos correspondientes a un individuo, asunto o negocio. expediente puede contener cartas, memorndums, formularios, rdenes compra, facturas, etc. Un expediente tambin puede ser una relacin anotaciones relativas a una persona o institucin las cuales se mantienen tarjetas.

El de de en

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El anlisis de un documento revela la existencia de una serie de datos, que bien pueden ser todos los que a continuacin se enumeran, o alguno, o algunos de ellos. Estos son: una numeracin, un lugar; una fecha; da, mes y ao; un nombre o nombres de personas fsicas o morales; y sobre todo, un asunto como parte esencial o dato principalsimo. De la ponderacin que se considere a cada uno de estos datos, en su importancia relativa, se originan los Sistemas de Archivo. SISTEMA ALFABTICO. En este sistema de archivo, la documentacin correspondiente a cada asunto, se agrupa alrededor de los nombres de las personas fsicas o morales cuyos nombres son, en este caso, el factor o elemento preponderante, de tal manera, cada expediente se forma con los documentos que se refieren a las personas fsicas o morales. Estos expedientes se ordenan entonces por riguroso orden alfabtico de nombres de individuos o instituciones. Este ordenamiento de expedientes se hace por arreglo sucesivo de palabras; es decir, el orden alfabtico se contrae a las letras de cada palabra y no al de las letras sucesivas, de dos o ms palabras: terminado el arreglo de la primera palabra, se arregla la segunda, y despus la tercera, etc. Ejemplo: INSTITUTO SUPERIOR DE ESTUDIOS CONTABLES INSTITUTO TECNOLGICO DE MONTERREY LPEZ Andrs LPEZ Apolonio LPEZ LPEZ Aurelio LPEZ MARTNEZ Carlos LPEZ MARTNEZ Crispn LPEZ MARTNEZ Crispn Roberto

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Ejemplo No. 1

SISTEMA GEOGRFICO Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que residen los interesados en los asuntos; es decir, los documentos de un slo asunto, para formar un expediente, se agrupan o ligan por el lugar, o sea; naciones, estados, ciudades, provincias, etc. En tales condiciones el sistema es puramente geogrfico, o una combinacin de geogrfico con alfabtico de nombres de personas fsicas o morales, o asuntos. Este sistema de archivo, es directo si se contrae a los lugares geogrficos, en ordenamiento estrictamente alfabtico; pero requiere del catlogo si hay que determinar, por los nombres de personas o instituciones y por asunto, el lugar en que radican.

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Ejemplo No. 2

SISTEMA POR ASUNTOS Este sistema de clasificacin de los documentos se hace por su contenido, es decir, por el asunto, ramo o materia de que se trate. El sistema de archivo por asuntos es de mtodo indirecto y puede combinarse por el alfabtico, el numrico y el decimal.

Ejemplo No. 3

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SISTEMA CRONOLGICO En este mtodo priva el tiempo como factor del ordenamiento de los expedientes que contienen documentacin agrupada en aos, meses y das. Tambin se emplea como una agenda para tener presentes los asuntos en una fecha determinada, por algn trmite que deba verificarse en aqulla. En los archivos existe parte de la documentacin que debe manejarse cronolgicamente, por representar actividades realizadas en determinados perodos de tiempo, que son la determinante de su formacin y de su consulta. El empleo como agenda, requiere la colocacin de los documentos, o bien de una copia o minuta, en la fecha previamente fijada. Ejemplo No. 4

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SISTEMA NUMRICO En este sistema se le asigna un nmero progresivo a cada expediente, sin tomar en cuenta ningn otro elemento. Cada asunto est constituido por la serie de documentos que al mismo se refieran y contenidos dentro de una carpeta con la asignacin numrica respectiva. Este sistema presenta, prcticamente, gran facilidad para su manejo, no requiere de mayores tcnicas en su empleo.

Ejemplo No. 5

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Ejercicio No. 1

Une con lneas el tipo de sistema de archivo al que hace referencia el enunciado.

SISTEMA GEOGRFICO

Se agrupa considerando los nombres de las personas fsicas o morales, cada expediente se forma con los documentos de stos. Se asigna una clave integrada por dgitos para clasificar los documentos. El tiempo es factor del ordenamiento de los expedientes que contienen documentacin agrupada en aos, meses y das. Se archivan los documentos por el nombre de la localidad en que residen los interesados en los asuntos. La clasificacin de los documentos se hace por su contenido.

SISTEMA POR ASUNTOS

SISTEMA ALFABTICO

SISTEMA NUMRICO

SISTEMA CRONOLGICO

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Ejercicio No. 2

De acuerdo a las imgenes coloca sobre la lnea el tipo de sistema de archivo al que pertenece.

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Ejercicio No. 3

Recorta los documentos de la seccin de anexos y elabora un plan de clasificacin por el sistema alfabtico, tomando como referencia el destinatario de cada uno de los documentos; arma tu archivo de documentos elaborando carpetas, guas y sub-guas.

Ejercicio No. 4

Recorta los documentos de la seccin de anexos y elabora un plan de clasificacin de acuerdo al sistema por asunto. Elabora las guas, colcalas en las carpetas, recorta los documentos y archvalos.

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Ejercicio No. 5

Recorta los documentos de la seccin de anexos y elabora un plan de clasificacin por el sistema cronolgico. Elabora las guas, colcalas en las carpetas, recorta los documentos y archvalos.

Ejemplo No. 6

De primordial importancia es controlar que los expedientes sean colocados en el lugar que les corresponda dentro de la gaveta, segn el sistema de archivo designado para ello; la incorrecta colocacin o la prdida de los mismos, motiva retraso o frustracin de los asuntos de la entidad econmica. Por tal motivo, es necesario establecer un procedimiento de control en el cual aparezcan explicitas e inequvocas las responsabilidades que deben atender la, o las personas encargadas de manejar el archivo. Los servicios de acceso a la informacin son internos, el archivista dar acceso a la consulta, fotocopiado, prstamo e informacin de los documentos del archivo a quienes sean usuarios autorizados. Existen un principio para este proceso: Nunca se sustrae un expediente, sin dejar constancia de ello en su lugar . Esta constancia es un formato de control interno para asentar las fotocopias y los prstamos documentales, con especificacin del documento/expediente, fecha y nombre del usuario.

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Ejemplo: __________________________ Oficina de ________________________________________________ 1. Fecha de solitud: _________________________________________ 2. Servicio: (Consulta, Fotocopia, Prstamo) _____________________ 3. Documento: (Ttulo y clave) _________________________________ 4. Nm. de hojas: ___________________________________________ 5. Nombre y firma del solicitante: _______________________________ 6. Entreg: ________________________________________________ 7. Devolucin:(Fecha) _________________________________________________________

Este vale puede llenarse por duplicado para dejar el original en la carpeta del archivo, y la copia, en un expediente destinado a tal fin. Debe ejercerse un control efectivo en cuanto a los documentos prestados, para solicitar su inmediata devolucin en caso de que sta no se haga dentro de un perodo prudente.

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Ejercicio No. 6

Considerando lo escrito en el ejemplo anterior, efecta una investigacin de campo en alguna oficina, dependencia o entidad econmica de tu entorno y solicite a la persona que tiene la responsabilidad o resguardo del archivo le enumere Cules son sus funciones principales respecto a la guarda y conserva de la documentacin que maneja?

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Ejercicio No. 7

Complementando la informacin que se le solicita en el ejercicio anterior, realiza los siguientes cuestionamientos: 1. Qu importancia tiene el control de expedientes? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ___________________________________________________________ 2. Emplean algn instructivo o manual en las labores del archivo? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ___________________________________________________________ 3. Aplican algn reglamento para el prstamo de expedientes? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ___________________________________________________________ 4. Utilizan algn vale o constancia en el prstamo de expedientes? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 5. En caso que formule vale o constancia, lo hace por duplicado? A dnde va el original y en dnde se queda la copia? ____________________________________________________________

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Prctica No. 1 Contenido o competencia 2. Controlar expedientes de la organizacin de acuerdo a lineamientos. Alumno: Realiza una simulacin de un proceso de prstamo de un expediente, ejecutando todas las medidas de control para tal fin. Instrucciones Docente: Se sugiere que para la realizacin de la prctica se utilicen las tcnicas de prctica guiada y prctica autnoma, en ese orden preferentemente. Material, herramienta y equipo: Hojas Lpices Tijeras Resistol Folder Computadora Impresora Desarrollo de la prctica: Define los apartados que debe contener un vale de prstamo de expediente de acuerdo a tus necesidades y elabora el formato de manera electrnica e imprmelo. Disea un diagrama procedimental o de lineamientos establecidos para el prstamo de expedientes, imprmelo y compralo con el de tus dems compaeros. Manipula con limpieza los formatos. Conclusiones de la prctica: Un objetivo principal en el control de la comunicacin escrita es evitar la prdida de documentos prestados; por ello, es necesario establecer un sistema de salida de documentos, as como el formato especial para su prstamo y registro. Por tal motivo, al concluir esta prctica te dars cuenta de la importancia que tiene el control en el prstamo o salida de expedientes ya que cada uno de ellos representa informacin valiosa para la organizacin o negocio.

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Errores tpicos 1. Integrar un documento en un expediente equivocado.

Soluciones

2. Traspapelar documento.

un

Supongamos que realizas la prctica anterior y se te presentan algunas de las siguientes contingencias Cmo solucionar esa situacin? Contingencias Te solicitan un oficio X y no est en su expediente Qu proceso se debe seguir para localizarlo? Alternativas de solucin:

Es necesario controlar los documentos y conservarlos, de manera que se facilite su consulta, ya sea frecuente u ocasional.

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Conclusiones del contenido o competencia

El adecuado control de la documentacin oficial ser responsabilidad de todos y cada uno de los empleados a los cuales se les ha asignado su manejo y resguardo, en la perspectiva de que al institucionalizar la conservacin y uso de la documentacin oficial representa una necesidad prioritaria para la administracin, ya que contribuye a hacerla ms eficiente y racional. Las reas de archivo son las unidades responsables, quienes debern controlar eficazmente el manejo y uso de los documentos, evitando la sustraccin, destruccin, ocultamiento o inutilizacin indebida de la documentacin oficial, notificando cualquier irregularidad que detecten al respecto La informacin que se presenta para el desarrollo del contenido Controlar expedientes de la organizacin de acuerdo a lineamientos. Se estructur de la siguiente manera: Primero se te presentaron ejemplos y posteriormente ejercicios en donde reafirmes tus aprendizajes obtenidos, finalmente una prctica autnoma. En esta gua para desarrollar el contenido o competencia No. 2, se dan a conocer tres temas o habilidades: Utilizar sistemas de archivo para la clasificacin y ordenamiento de expedientes. Resguardar los expedientes atendiendo a la normatividad organizacional. Registrar en forma manual y electrnica los expedientes. Tendrs que presentar tus evidencias y desarrollar todas las actividades que en esta gua se muestran para que puedas adquirir las habilidades, destrezas y competencias requeridas.

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Estructura del contenido o competencia

Mdulo I Organizar las funciones bsicas de oficina

Submdulo II Archivar documentacin de la organizacin Contenido o competencia 3 Temas o habilidades

Actualizar los sistemas de registro de archivos a travs de medios manuales y/o electrnicos.

3.1 Aplicar la normatividad interna y externa vigente. 3.2 Verificar que se actualicen los registros de archivos.

Introduccin al contenido o competencia

La aplicacin de la informtica en los archivos ocupa actualmente un lugar relevante; sta ha permitido avances significativos a nivel internacional, sin embargo las normas sobre la materia no siempre concuerdan con la competencia de los archivos, considerando que la funcin archivstica se aplica durante todo el ciclo vital de los documentos cualquiera que sea el soporte en el que se encuentren los documentos. En los ltimos aos hemos presenciado, la expedicin de una serie de normas de distinto nivel jerrquico relacionadas con la aplicacin de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones (TICs). El marco legal le confiere a esta forma de registrar y comunicar informacin el valor jurdico que su aplicacin demanda, tanto para la gestin pblica como privada. Pero, los documentos generados en entorno electrnico, adems requieren de ciertos mecanismos tcnicos y archivsticos, imprescindibles, para permitir, de alguna manera, reducir los riesgos de prdida de su autenticidad a largo plazo, as como de la permanencia de la informacin que los documentos contienen, tiles para la gestin administrativa.

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As mismo, una funcin muy importante del archivo es la proteccin y conservacin del acervo documentario, pero como los archivos van a crecer indefinidamente y un gran porcentaje de la documentacin es completamente intil, de escasa o nula importancia, debe tratarse el punto central de la destruccin racional de los archivos. Por ello, se debe determinar el valor de los documentos y posteriormente decidir la cantidad de tiempo que van a ser conservados o el periodo de retencin. Los factores que influyen sobre esta decisin son: las leyes existentes al respecto, la naturaleza del negocio, el tipo de documento que se maneja y la informacin que se deriva de ellos.

Temas o habilidades Resultado de aprendizaje

3.1 Aplicar la normatividad interna y externa vigente. 3.2 Verificar que se actualicen los registros de archivos. . El alumno ser capaz de aplicar la normatividad interna y externa vigente, as mismo, verificar que se actualicen los registros de archivos.

Desarrollo de temas o habilidades

Las leyes de cualquier nivel jerrquico deben ser emitidas en consonancia con la teora y prctica archivstica; El costo del almacenamiento y mantenimiento de los documentos electrnicos y las migraciones peridicas que deben realizarse para no perder informacin es muy alto, pero mucho ms, lo ser la prdida de valiosa informacin de la gestin pblica, si no se toman las medidas inmediatas para minimizar los riesgos. La legislacin mexicana establece la obligacin de conservar los archivos por perodos determinados de tiempo, pero en las instituciones existen, siempre, documentos que deben conservarse indefinidamente (actas constitutivas, escrituras, facturas, etc.) y otros que con el tiempo van adquiriendo mayor valor o

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importancia. En cambio, algunos muy recientes, slo ocupan lugar y, aunque son motivo de aplicacin de tcnicas, carecen de significacin.

Ejemplo No. 1

Para determinar el valor de sus documentos muchas empresas los analizan y clasifican de acuerdo a las leyes existentes, de la siguiente manera: 1.- Documentos vitales. Incluyen documentos legales de incorporacin, escrituras, contratos importantes, planos de la propiedad, informes para los accionistas, actas de las reuniones de la Junta Directiva y plizas de seguro. Estos documentos nunca deben ser destruidos porque son esenciales para la existencia de la empresa y son irremplazables.

2.- Documentos importantes. Incluyen facturas, cuentas por cobrar, registros de ventas, cotizaciones, estados financieros. Estos documentos pueden ser trasladados al nivel inactivo por un perodo determinado y despus se pueden trasferir al archivo muerto y se colocan en empaques especiales que los conservarn en buenas condiciones.

3.- Documentos tiles. Incluyen correspondencia general, memorndums y estados de cuentas bancarios.

4.- Documentos no esenciales. Incluyen indagaciones rutinarias, anuncios y acuses de recibo. Los documentos de esta categora nunca se deben archivar con otros ms importantes.

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Ejercicio No. 1

Para reforzar lo escrito en el ejemplo anterior, elabora un mapa conceptual del tema expuesto.

VALOR DOCUMENTAL

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Ejercicio No. 2

A continuacin encontrars algunos cuestionamientos, los cuales se te solicita investigues y confrontes las respuestas con tus compaeros: 1. Qu se entiende por conservar los documentos perennemente? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ___________________________________________________________ 2. Especifique algunos documentos que constituyen la historia bsica de la empresa. ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ___________________________________________________________ 3. En qu tipo de muebles se conservan los expedientes de gran valor? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ___________________________________________________________ 4. Qu se hace con los expedientes que ya cumplieron el trmino de ley en el archivo general? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ___________________________________________________________ 5. Qu tipo de documentos nunca deben ser destruidos? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ___________________________________________________________

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Ejemplo No. 2

La realidad archivstica a nivel mundial sugiere la aplicacin de los llamados sistemas hbridos, lo que significa producir, almacenar y mantener documentos en soporte de papel y otros soportes que la tecnologa nos ofrece, como puede ser el microfilme o los medios computacionales, de manera que llegado a este punto de convergencia para garantizar la conservacin de los documentos archivsticos por todo el tiempo que se les necesite, los sistemas hbridos son utilizados como una forma de garantizar la preservacin de la informacin. El reto es mantener los vnculos entre unos y otros, mientras tengan valor para la resolucin de los asuntos a los que sirven, y ello es posible interviniendo en todo el ciclo vital de los documentos.

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Ejercicio No. 3

Realiza la siguiente investigacin respecto a la microfilmacin de archivos:

CUNDO SE QU ES? RECOMIENDA USAR? VENTAJAS DESVENTAJAS

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Ejercicio No. 4

Realiza la siguiente investigacin respecto a los medios computacionales para registrar y actualizar archivos:

CUNDO SE QU SON? RECOMIENDAN USAR? VENTAJAS DESVENTAJAS

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Prctica No. 1 Contenido o competencia 3. Actualizar los sistemas de registro de archivos a travs de medios manuales y/o electrnicos. Alumno: Realiza la prctica descrita bajo un anlisis profundo e intercambiando ideas con tus compaeros. Instrucciones Docente: Se sugiere que para la realizacin de la prctica se utilicen las tcnicas de prctica guiada y prctica autnoma, en ese orden preferentemente. Material, herramienta y equipo: Hojas Lpices Tijeras Resistol Folder Computadora Impresora Desarrollo de la prctica: Planteamiento del problema: El Sr. Hilton y su secretaria son las nicas personas que trabajan en una pequea empresa familiar, l ha decidido que la actualizacin documental es tiempo perdido. Se propone conservar en los mismos archivos todos los documentos actuales y antiguos. Esto es aconsejable? Qu le sugerira al Sr. Hilton? Qu planteamiento le presentara para realizar una actualizacin de su registro de archivos? Formule un reporte con una explicacin amplia y detallada de sus soluciones presentadas, imprmalo y compralo con el de tus dems compaeros. Manipula con limpieza tu reporte Conclusiones de la prctica: Al concluir la prctica anterior te dars cuenta que para integrar, consultar y conservar los expedientes en el archivo, se debe ejercer un buen criterio basado en los aspectos tericos, normativos y legales; para saber conservar los archivos valiosos y depurar lo que no es necesario conservar.

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Errores tpicos 1. No poder interpretar claramente los aspectos legales en materia de conservacin documental.

Soluciones

Supongamos que realizas la prctica anterior y se te presentan algunas de las siguientes contingencias Cmo solucionar esa situacin? Contingencias El Sr. Hilton no acepta las alternativas viables propuestas para la actualizacin de sus archivos. Qu argumentos contundentes utilizaras para que acepte tus propuestas? Alternativas de solucin:

Los avances tecnolgicos en el proceso de datos, reflejan el progreso de nuestra civilizacin a travs de los siglos, significando en muchos casos que el descubrimiento de mejores formas de procesar los datos, no implica el abandono de los mtodos antiguos, sino por el contrario, que estos se complementan entres s.

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Conclusiones del contenido o competencia

Sin entrar en el tpico de la oportunidad que las nuevas tecnologas aportan a la mejora de la actualizacin en los sistemas de archivos, hay algunas tendencias que permiten anticipar grandes cambios y que permitirn aprovechar la oportunidad que se nos brinda para poner las bases necesarias en la tecnologa, organizacin y calidad para hacer un uso adecuado y productivo de las bases de datos. Por ejemplo: La puesta en funcionamiento de un programa informtico de control de expedientes requiere determinadas actuaciones preliminares y la construccin de cierta infraestructura informtica. Estas tecnologas son baratas, fciles de instalar y de utilizar. Las tcnicas de proceso de datos, han ido apareciendo como respuesta a la necesidad siempre en aumento de registrar, procesar y controlar eficientemente las actividades comerciales. As mismo, no perder de vista los aportes tericos, normativos y legales que deben tenerse presente en la aplicacin de la actualizacin de los sistemas de archivo. La informacin que se presenta para el desarrollo del contenido o competencia Actualizar los sistemas de registro de archivos a travs de medios manuales y/o electrnicos. Se estructur de la siguiente manera: Primero se te presentaron ejemplos y posteriormente ejercicios en donde reafirmes tus aprendizajes obtenidos, finalmente una prctica autnoma. En esta gua para desarrollar el contenido o competencia No. 3, se dan a conocer dos temas o habilidades: Aplicar la normatividad interna y externa vigente. Verificar que se actualicen los registros de archivos. Tendrs que presentar tus evidencias y desarrollar todas las actividades que en esta gua se muestran para que puedas adquirir las habilidades, destrezas y competencias requeridas.

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Conclusiones de la Gua de Aprendizaje

Felicidades! concluiste el Submdulo II Archivar documentacin de la organizacin, y como podrs darte cuenta los archivos ocupan, en un concepto actual, un lugar preferente, ya que el acervo de sus documentos significan historia de la institucin; la informacin de sus xitos y sus fracasos; las circunstancias y condiciones en que se desarrollaron las operaciones; proporciona, como medio de anlisis, el establecimiento de comparaciones y permitir tomar acertadas decisiones de futuro. As la documentacin de los archivos en su aspecto informativo, tiene una mltiple funcin: histrica, analtica, previsora y supervisora. Sin embargo, para que tales documentos puedan localizarse con facilidad y rapidez, y as cumplan el objetivo para el cual se guardan, es necesario que se conserven de manera ordenada. Esto es posible lograrlo slo mediante la aplicacin de sistemas y mtodos de uso universal. Esta actividad slo pueden realizarla con eficacia las personas tcnicamente preparadas para ello. Por lo anteriormente descrito, la gua se integr de tres contenidos o competencias: Contenido o competencia 1: Integrar expedientes de acuerdo a los lineamientos de la organizacin. Contenido o competencia 2: Controlar expedientes de la organizacin de acuerdo a lineamientos. Contenido o competencia 3: Actualizar los sistemas de registro de archivos a travs de medios manuales y/o electrnicos. La forma de evaluar el presente submdulo es en primer trmino considerando los productos y el desempeo, derivados de cada una de las prcticas integradoras plasmadas en la gua.

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Fuentes de Informacin

DOMNGUEZ Thala. Archivonoma. Editorial Mc Graw Hill. Mxico. Segunda Edicin. 2004. GONZLEZ Ramrez Luis. Archivonoma El registro de la informacin. Editorial ECA. Mxico. 2007

LOZANO H. Leonor. Teora y prctica de Archivonoma. Editorial ECA. Mxico. 2006.

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Glosario

Administracin de documentos: Conjunto de mtodos y prcticas destinados a planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, organizacin, conservacin, uso, seleccin y destino final de los documentos de archivo. Charolas.- Dispositivos que se colocan sobre los escritorios para la correspondencia de entrada y salida. Ciclo vital de los documentos: Etapas (activa, semiactiva, inactiva) por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo, desde que se producen (Archivo de Trmite) y pasan por el Archivo de Concentracin, hasta que se eliminan o se conservan en un Archivo Histrico. Conservacin de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservacin y la prevencin de alteraciones fsicas y de informacin de los documentos de archivo. Depuracin: Proceso de seleccin final de los documentos que sern conservados de manera permanente y de aqullos que por su irrelevancia deber eliminarse. Folio.- Nmero consecutivo que se asigna a cada documento que integra un expediente o registro. Grfica de Flujo.- Diagrama de una operacin en el papel que seala el seguimiento de la operacin desde su comienzo hasta su terminacin, de tal manera que todos los pasos puedan ser fcilmente visualizados y evaluados. Valor histrico: Es el que posee un documento como fuente primaria para la investigacin histrica, cientfica y social. Vigencia documental: Perodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurdicas vigentes y aplicables.

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Anexos
Figuras recortables para el ejercicio No. 2, del contenido o competencia No. 1

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Documentacin recortable para la prctica No. 1, del contenido o competencia No. 1

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Documentacin recortable para el ejercicio No. 3, del contenido o competencia No. 2

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Pgina 72 de 79

Documentacin recortable para el ejercicio No. 4, del contenido o competencia No. 2

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Pgina 74 de 79

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Documentacin recortable para el ejercicio No. 5, del contenido o competencia No. 2

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