MANUAL DE USUARIO CONSULTORA DE LISTA CORTA

ENERO 2011

MANUAL DE USUARIO: LISTA CORTA

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CONSULTORA LISTA CORTA INDICE

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ENTIDAD CONTRATANTE

1. Sustento Legal 2. Ingreso al Sistema Transaccional del Portal.. 3. Creacin del proceso .. Paso Paso Paso Paso Paso Paso 1: 2: 3: 4: 5: 6: Informacin Bsica.. Registro de productos... Parmetros de calificacin. Plazos y fechas .. Seleccin del Consultor .. Anexos ..

7 10 12 14 16 18 2O 23

4. Consulta de procesos 5. Ver Invitaciones. CONSULTOR 6. Invitaciones recibidas .. 7. Preguntas .. ENTIDAD CONTRATANTE 8. Respuestas y Aclaraciones.. CONSULTOR 9. Enviar Oferta... ENTIDAD CONTRATANTE

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10. Apertura de Ofertas y Solicitud de Convalidacin.. 32 CONSULTOR 11. Respuesta a la Convalidacin. 37 ENTIDAD CONTRATANTE 12. Inicio de la Evaluacin 13. Resultados finales del proceso 14. Adjudicacin . 15 Registro de Contratos . 16.Finalizacin del Proceso . 17. Consideraciones. MANUAL DE USUARIO: LISTA CORTA 39 42 45 47 50 52 22

Entidad Contratante 1. Sustento Legal LEY ORGNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACIN PBLICA (LOSNCP)
Art. 6.- Definiciones 8. Consultora: Se refiere a la prestacin de servicios profesionales especializados no normalizados, que tengan por objeto identificar, auditar, planificar, elaborar o evaluar estudios y proyectos de desarrollo, en sus niveles de pre-factibilidad, factibilidad, diseo u operacin. Comprende, adems, la supervisin, fiscalizacin, auditora y evaluacin de proyectos ex ante y ex post, el desarrollo de software o programas informticos as como los servicios de asesora y asistencia tcnica, consultora legal que no constituya parte del rgimen especial indicado en el nmero 4 del artculo 2, elaboracin de estudios econmicos, financieros, de organizacin, administracin, auditora e investigacin. Art. 40.- Montos y tipos de contratacin. La celebracin de contratos de consultora se sujetar a las siguientes disposiciones: 2. Contratacin mediante lista corta: Cuando el presupuesto referencial del contrato supere el fijado en el nmero anterior y sea inferior al valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,000015 por el monto del presupuesto inicial del Estado correspondiente al ejercicio econmico, para el ao 2011 se refiere a montos (> $ 47.900,49 a < $ 359.253,74).

REGLAMENTO A LA LOSNCP Art. 37.- Contratacin mediante lista corta.- Cuando el presupuesto referencial del contrato supere el valor que resultare de multiplicar el coeficiente 0,000002 por el monto del Presupuesto Inicial del Estado y sea inferior al valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,000015 por el monto del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio econmico, la entidad contratante escoger e invitar, a travs del Portal www.compraspublicas.gov.ec, a un mximo de 6 y un mnimo de 3 consultores registrados en el RUP que renan los requisitos previstos en los pliegos, para que presenten sus ofertas tcnicas y econmicas. Si no se presentaren ofertas o si las presentadas hubieren sido rechazadas, la entidad contratante podr realizar un nuevo proceso de contratacin conformando una nueva lista corta o en su defecto iniciar un proceso de concurso pblico. En este tipo de contratacin se observarn, en lo que sea aplicable, las disposiciones contenidas en los artculos 38 y siguientes referidos a la contratacin por concurso pblico. El trmino entre la fecha de la convocatoria y la fecha de presentacin de las ofertas ser mnimo de diez das y mximo de veinte das.

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RESOLUCIN INCOP 021 Los servicios de consultora sern seleccionados sobre la base de criterios de calidad y costo. Las ofertas de consultora sern presentadas en dos (2) sobres separados, el primero contendr los aspectos tcnicos sobre los que se evaluar la calidad y, el segundo, los aspectos econmicos, sobre los que se calificar el costo. Los procesos de seleccin se efectuarn entre consultores de la misma naturaleza; as entre consultores individuales, entre firmas consultoras, o entre organismos que puedan atender y estn en capacidad jurdica de prestar servicios de consultora. Tanto la evaluacin tcnica como la evaluacin econmica se calificarn sobre cien (100) puntos. El puntaje total de la propuesta ser el promedio ponderado de ambas evaluaciones. Para la asignacin de los puntajes de las ofertas econmicas de los consultores que hayan alcanzado el puntaje mnimo de 70 puntos en la calificacin de la oferta tcnica, se realizar mediante la aplicacin de la siguiente frmula: Pei= (100*M)/M+d Donde: Pei = Puntaje por Evaluacin Econmica del oferente i M= Media aritmtica de las ofertas econmicas de los ofertantes D= Diferencia en valor absoluto entre el precio propuesto por cada ofertante y la Media aritmtica M

Para el Orden de Prelacin: Tanto la evaluacin tcnica como la evaluacin econmica se evaluarn sobre 100 puntos. El puntaje total de la propuesta ser el promedio ponderado de ambas evaluaciones, obtenido de la aplicacin de la siguiente frmula. PTOI= (c1* Pti) + (c2* Pei) PTOI = Costo Total del Oferente i Pti = Puntaje por Evaluacin Tcnica del oferente i Pei = Puntaje por Evaluacin Econmica del oferente i c1 = Coeficiente de ponderacin para la evaluacin tcnica c2 = Coeficiente de ponderacin para la evaluacin econmica La suma de los coeficientes de ponderacin deber ser igual a la unidad (1.00) 0.80 c1 0.90 peso oferta tcnica 0.20 c2 0.10 peso oferta econmica Para acceder a la evaluacin de las propuestas econmicas, las propuestas tcnicas debern alcanzar el puntaje mnimo de setenta (70) puntos. Las propuestas tcnicas que no alcancen dicho puntaje sern descalificadas y rechazadas en esta etapa. (Revisar Resolucin 021).

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2. INGRESO AL SISTEMA TRANSACCIONAL DEL PORTAL

Para acceder al Portal ingrese a un navegador de Internet y digite la direccin Web www.compraspublicas.gov.ec. (Imagen 2.1)

Imagen 2.1

En la siguiente pantalla podr observar el Portal de Compras Pblicas, para ingresar al Sistema Transaccional del Portal haga clic en la opcin Ingresar al Sistema. (Imagen 2.2)

Imagen 2.2

A continuacin, deber ingresar su RUC, Nombre de usuario y Contrasea, luego de registrar estos datos haga clic en el botn Entrar. (Imagen 2.3)

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Imagen 2.3

Al ingresar puede observar los mens Inicio - Datos Generales - Consultar- Entidad Contratante- Administracin o los conos para Acceso directo a las aplicaciones que le permitirn acceder a las diferentes herramientas. (Imagen 2.4)

Imagen 2.4

Para crear un proceso de contratacin ingrese a la opcin Entidad Contratante submen Nueva Contratacin, o puede ingresar a travs de los Accesos Directos a las Aplicaciones en la opcin Crear Procesos. (Imagen 2.5)

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Imagen 2.5

3. Creacin del Proceso

Para la creacin del proceso se deben seguir 6 pasos como son: Informacin Bsica, Productos, Parmetros de Calificacin, Plazos y Fechas, Seleccin de Consultor y Anexos. PASO 1. Informacin Bsica El sistema indicar ingresar toda la informacin necesaria para registrar el proceso (Imagen 1.5), la parte concerniente a Entidad Contratante y al Representante Legal no se ingresa, ya que dicha informacin la coloca el sistema automticamente, en base a la informacin proporcionada por la Entidad Contratante al momento de registrarse; el ingreso de informacin se efecta a partir del campo establecido para el Cdigo del Proceso.

Cdigo del proceso.- Caracteres que debe ingresar para registro:

Siglas del nombre del proceso - Siglas del nombre de la Entidad - Nmero secuencial Ao.

Por ejemplo: LC-EMAAP-001-2010 Recuerde que puede ingresar el cdigo con letras maysculas o minsculas, no ingrese caracteres especiales como puntos, asteriscos y smbolos.

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Objeto del proceso de contratacin.- Detalle de la Consultora que se requiere contratar. Descripcin del proceso de contratacin.- Breve detalle del Objeto del Proceso de Contratacin. Direccin.- Ubicacin donde ser entregado el producto Objeto de Contratacin. Tipo de Compra. - Seleccione la opcin Consultora. Palabras Claves.- Palabra o palabras afines al objeto del proceso de contratacin, las cuales permitirn realizar la bsqueda del proceso. Las palabras que ingrese debern ir separadas por comas. Tipo de Contratacin.- Seleccione Lista Corta. Presupuesto Referencial Total.- Monto asignado para la Consultora. Partida Presupuestaria.- Cdigo de la Partida Presupuestaria asignada para la adquisicin. Forma de Pago.- Anticipo (valor porcentual a pagar) y Saldo (valor a pagar posterior al anticipo). Funcionario Encargado del proceso.- Seleccione el nombre de la persona encargada del proceso en el portal. Derecho de Inscripcin al Adjudicatario.- Seleccione SI o NO segn corresponda. Si selecciona SI el sistema le dar la opcin de ingresar el Valor que se va a cobrar y en el campo Descripcin el detalle. Recuerde que debe regirse a lo que indica el Art. 31 de la LOSNCP, que en ningn caso se cobrar valor alguno por inscripcin, slo se cobrar un valor al consultor adjudicado por cuestiones de levantamientos de textos, reproduccin y edicin de los pliegos, de ser el caso.

Finalmente haga clic en el botn Continuar para ir al siguiente paso.

(Imagen 3.1)

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(Imagen 3.1)

3.2)

Al hacer clic en el botn Continuar, el sistema le mostrar el siguiente mensaje informndole que debe hacer clic en la opcin Aceptar para confirmar los datos. (Imagen

Imagen 3.2

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PASO 2. Registro de Productos En el paso 2 se debe buscar el producto, en este caso la consultora, ya sea de diseo o estudio que se va a contratar. Para ello se hace clic en Buscar Producto y se despliega la pantalla que corresponde al Clasificador Central de Productos. (Imagen 3.3)

Imagen 3.3

Busque la categora de la consultora, a travs de la palabra clave o con el cdigo. La palabra clave es la palabra que utilizar para la bsqueda, con respecto al cdigo, recuerde ingresar el nmero del cdigo a nivel 5 (5 dgitos de la categora). (Imagen 3.4)

Imagen 3.4

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Para seleccionar la categora que se requiere, basta con hacer clic en el casillero de la categora. Una vez escogida la categora, el sistema le enva a la misma pantalla donde se visualizar ingresada la categora del producto, la descripcin, unidad, cantidad, valor y subtotal. El casillero de caractersticas estar vaco para que la Entidad Contratante ingrese lo que se requiera especificar de la categora agregada. (Imagen 3.5)

Imagen 3.5

Haga clic luego en el botn Aadir, y finalmente haga clic en Continuar, como se muestra a continuacin. (Imagen 3.6) Recuerde que puede agregar una sola categora por la totalidad del presupuesto Referencial.

Imagen 3.6

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PASO 3. Parmetros de Calificacin Luego de presionar el botn Continuar, pasamos a la pgina de definicin de parmetros para la evaluacin de la oferta tcnico econmica. El mnimo de parmetros a definir es de dos. Para visualizar los parmetros existentes y agregarlos, debe dar clic en el botn Agregar Parmetro, como se muestra en la (Imagen
3.7)

Imagen 3.7

La imagen a continuacin, muestra las diferentes opciones de parmetros de calificacin que el sistema le permitir agregar a la Entidad Contratante para la Evaluacin de las ofertas. Haga clic en el cono que tiene la imagen de un visto parmetros. (Imagen 3.8) y esto le permitir agregar los

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Imagen 3.8

Una vez agregados los parmetros, la Entidad Contratante deber asignar un valor porcentual a cada uno de ellos. Agregue todos los parmetros que se requieran, siempre y cuando la suma total d como resultado 100%, como se muestra a continuacin. (Imagen 3.9)

Imagen 3.9

Si se equivoc al seleccionar algn parmetro, podr eliminarlo haciendo un clic en el cono para Eliminar, el cual se encuentra con una X a lado de cada parmetro.

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Luego de haber agregado los parmetros de calificacin, el sistema le pedir que agregue los pesos de la oferta tcnica y econmica. La suma total de las ofertas debe cumplir el 100%. Si la Entidad Contratante desea darle un peso a la oferta tcnica de 90%, el peso de la oferta econmica ser de 10%, de esta manera cumplir el 100%. En Consultora de Lista Corta, el consultor deber cumplir un mnimo de 70 puntos en la calificacin de la oferta tcnica, la oferta econmica ser evaluada a travs de la frmula establecida en la Resolucin 21, los cuales sern evaluados por el sistema para pasar a la negociacin de consultora. La negociacin se dar en base al Orden de Prelacin (orden en el que van a salir los consultores para la negociacin). Si ya agreg los parmetros, haga clic en el botn Continuar para seguir al siguiente paso.

PASO 4. Plazos y Fechas En este paso la Entidad Contratante debe ingresar las fechas para la ejecucin del proceso. Ingrese los siguientes datos: Vigencia de oferta: Das en los que debe estar vigente la oferta hasta la suscripcin del contrato. Plazo de Entrega: Das lmite para entrega del objeto del proceso de contratacin desde la firma del contrato. Para ingresar las siguientes fechas en el cronograma haga clic en el icono del calendario, seleccione el mes y el da que se requiere, luego registre la hora y minutos para que el sistema ejecute los estados de cada fecha. (Imagen 3.10)

Imagen 3.10

Cuando haya ingresado ya todas las fechas, haga clic en el botn Continuar.

(Imagen 3.11)

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Imagen 3.11

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PASO 5. Seleccin del Consultor

Ingrese el nmero de RUC o en su defecto Razn social del consultor que requiere contratar, si el consultor se encuentra registrado en el RUP, y est agregado en la categora de producto seleccionada por la Entidad Contratante, el sistema encontrar al consultor al hacer clic en el botn Buscar Proveedor. (Imagen 3.12)

Imagen 3.12

Al hacer clic en la razn social del consultor, el sistema lo agregar en la lista para que sea invitado, como se muestra a continuacin (Imagen 3.13) - (Imagen 3.14)

Imagen 3.13

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Imagen 3.14

En LISTA CORTA, la Entidad Contratante debe seleccionar mnimo a 3 consultores y mximo 6 consultores, al buscar con el RUC, el sistema indicar si el consultor se encuentra o no en la bsqueda, si aparece en la bsqueda, haga clic en la razn social del consultor, de esta manera se va agregando al listado de los invitados, como se muestra a continuacin. (Imagen 3.15) Una vez agregado, haga clic en el botn Continuar.

Imagen 3.15

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PASO 6. Anexos
El paso final de la creacin de procesos ser adjuntar el archivo de pliegos y la Resolucin de invitacin al consultor. Haga clic primero en el botn Examinar, para que el sistema le muestre la ubicacin o unidad de donde requiere adjuntar su archivo, seleccione el archivo y haga clic en Abrir.
(Imagen 3.16)

Imagen 3.16

Ingrese en el campo Descripcin, el nombre con el que desea que se muestre este documento, y finalmente Subir. (Imagen 3.17)

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Imagen 3.17

3.18)

Una vez que haya subido los documentos necesarios haga clic en el botn Finalizar. (Imagen

Imagen 3.18

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4. Consulta de Procesos
Una vez que se haya finalizado el proceso, busque el proceso en la opcin Consultar, submen Mis Procesos. (Imagen 4.1)

Imagen 4.1

Al hacer clic en la opcin podr realizar la bsqueda ya sea con las opciones de bsqueda como: palabra clave ingresada en el proceso, Tipo de Contratacin, Estado del Proceso, Cdigo del Proceso y por Fechas. En este caso buscamos con el campo Tipo de Contratacin, seleccionamos Lista Corta, ahora en el siguiente campo que es el Estado del Proceso seleccionamos Todos y finalmente Buscar. (Imagen 4.2)

Imagen 4.2

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Haga clic en el cdigo del proceso y proceda a ingresar a las diferentes pestaas informativas para la revisin del resumen del proceso, como se muestra a continuacin. (Imagen 4.3)(Imagen 4.7)

Imagen 4.3

Imagen 4.4

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Imagen 4.5

Imagen 4.6

Imagen 4.7

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5. Ver Invitaciones
Al publicar un proceso el Sistema mostrar el listado de INVITADOS, la Entidad contratante podr verificar el listado a travs del link Ver Invitaciones. (Imagen 5.1)

Imagen 5.1

Al ingresar podr visualizar el consultor que fue invitado al proceso. El listado de invitados detallar a la vez si el consultor se encuentra Habilitado o no en el RUP, los consultores NO HABILITADOS no podrn participar en el proceso. (Imagen 5.2)

Imagen 5.2

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CONSULTOR
6. Invitaciones Recibidas
Una vez publicado el proceso llega la invitacin inmediata y automticamente en el Portal al consultor. La pantalla a continuacin muestra las invitaciones recibidas de varias entidades. El consultor procede a ingresar a la invitacin que desee, luego debe hacer clic en el cdigo del proceso que est subrayado para ingresar, por ejemplo en el cdigo de este caso LC-EMAAP001-2010. (Imagen 6.1)

Imagen 6.1

Al ingresar, el consultor debe proceder a bajar los pliegos de la invitacin, el link se encuentra al final de la pantalla del proceso e indicar si desea Abrir o Guardar el archivo. Haga clic en el link Descargar. (Imagen 6.2)

Imagen 6.2

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7. Preguntas
El siguiente paso segn el cronograma de fechas es el de las preguntas, el proceso se encontrar en el estado Preguntas, Respuestas y Aclaraciones, es en este estado donde el consultor puede hacer cualquier pregunta acerca de los pliegos. Para hacer las preguntas, ingrese al link Ver Preguntas y/o Aclaraciones. (Imagen 7.1)

Imagen 7.1

Al ingresar el sistema le presentar la siguiente pantalla donde el consultor debe hacer clic en el botn Agregar Pregunta para enviar las preguntas respectivas que tenga acerca del proceso, se pueden agregar varias preguntas, no existe un lmite en nmero (Imagen 7.2)

Imagen 7.2

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Realice la pregunta en el cuadro que se muestra a continuacin y luego haga clic en Enviar Pregunta. (Imagen 7.3)

Imagen 7.3

A continuacin podr verificar que la pregunta ha sido aadida al Sistema, el consultor podr realizar varias preguntas dentro del tiempo determinado en el cronograma, tambin podr visualizar las preguntas realizadas por otros consultores y la respuesta que le haya dado la Entidad Contratante. Se irn agregando un nmero de preguntas pero no se sabr el nombre del consultor que hizo la pregunta. (Imagen 7.4)

Imagen 7.4

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Entidad Contratante
8. Respuestas y Aclaraciones
La Entidad contratante deber ingresar al proceso y as contestar las preguntas realizadas por los consultores, para esto la Entidad Contratante ingresar al proceso y podr ver las preguntas para responderlas ingresando al link Ver Preguntas y/o Aclaraciones. (Imagen 8.1)

Imagen 8.1

8.2)

Al ingresar podr observar la pantalla en donde se encuentran las preguntas y la opcin para responder cada una de ellas. Proceda a ingresar al link Responder para contestar a cada una de las preguntas realizadas por los consultores, como se muestra a continuacin. (Imagen

Imagen 8.2

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Ingrese la respuesta en el recuadro que le muestra el sistema y luego clic en el botn Enviar. (Imagen 8.3) - (Imagen 8.4)

Imagen 8.3

Imagen 8.4

Si la Entidad Contratante requiere hacer algn tipo de Aclaracin a los consultores, este estado del proceso lo permitir. Haga clic en el botn Agregar Aclaracin y podr informarlo ingresando la aclaracin en el recuadro que se muestra a continuacin, finalmente haga clic en botn Enviar. (Imagen 8.5)

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Imagen 8.5

Como se puede observar la Aclaracin fue agregada, se graba como una pregunta ms en la opcin de Ver Preguntas, Respuestas y Aclaraciones. (Imagen 8.6)

Imagen 8.6

CONSULTOR
9. Envo de oferta
Al culminar la fecha lmite de Respuestas el consultor deber ingresar al Sistema su oferta tcnica (Formularios 1 y 2) y la oferta econmica, para ello el estado del proceso se encontrar en Entrega de propuesta tcnica. Haga clic en el link Enviar oferta. (Imagen 9.1)

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Imagen 9.1

A continuacin, haga clic en el link que dice Enviar oferta.

(Imagen 9.2)

Imagen 9.2

La siguiente pantalla permitir al consultor ingresar su Oferta Econmica y Plazo ofertado en das, luego el consultor deber hacer clic en Guardar Propuesta. (Imagen 9.3)

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Imagen 9.3

Haga clic en Examinar para seleccionar el archivo de la unidad donde tenga el documento, luego ingrese el nombre del archivo en el campo Descripcin finalmente haga clic en el botn Subir. Cuando haya ingresado toda la informacin correspondiente, haga clic en la opcin Finalizar. (Imagen 9.4)

Imagen 9.4

A continuacin el consultor debe proceder a imprimir la oferta ingresada en el Sistema, para ello haga clic en el link Imprimir. (Imagen 9.5)

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Imagen 9.5

Recuerde que hasta la fecha y hora lmite de entrega de ofertas el consultor entregar a la Entidad Contratante la oferta tcnica fsicamente incluyendo los dos formularios que adjunt al Sistema.

Entidad Contratante
10. Apertura de Ofertas y Convalidacin
En la fecha de Inicio de Evaluacin, el sistema pasar al estado Calificacin de Participantes, en este estado el sistema habilitar el link Convalidacin de Errores antes de que proceda a calificar, el cual permite realizar la Convalidacin de la documentacin del consultor. (Imagen 10.1)

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Imagen 10.1

Al hacer clic en Convalidacin de errores, el sistema indicar a la Entidad SI se requiere o NO realizar la convalidacin. Seleccione opcin Si o No, luego haga clic en el botn Guardar.
(Imagen 10.2)

Imagen 10.2

A continuacin adjunte el archivo del Acta de Convalidacin de Errores.

(Imagen 10.3)

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Imagen 10.3

Una vez que adjunt el acta el Sistema mostrar los consultores que han enviado las ofertas y a los cuales podr realizar la convalidacin correspondiente slo en el caso de que exista convalidacin alguna. Haga clic en Convalidar para que proceda a informar al proveedor.
(Imagen 10.4)

Imagen 10.4

Proceda a ingresar la Convalidacin que se requiere y haga clic en el botn Enviar, como se muestra a continuacin. (Imagen 10.5)

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Imagen 10.5

En la siguiente pantalla proceda a subir el Oficio de Convalidacin por oferente.

(Imagen 10.6)

Imagen 10.6

Regrese a la pantalla inicial de Convalidacin y proceda a Finalizar Convalidacin, luego proceda a ingresar las fechas para Respuesta de Convalidacin de Errores y la nueva fecha de Adjudicacin, tal como se muestra en la pantalla a continuacin. (Imagen 10.7)

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Imagen 10.7

Recuerde que para realizar una Convalidacin el tiempo mnimo establecido es 2 das y mximo 5 das, entre la fecha de solicitud de convalidacin y la fecha de respuesta a la convalidacin.

Si la Entidad no requiere realizar Convalidacin

En el caso de que la Entidad Contratante no requiera realizar convalidaciones, seleccione la opcin NO, luego proceda a hacer clic en Guardar. (Imagen 10.8)

Imagen 10.8

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11. Respuesta a la Convalidacin de Errores

En el Estado Calificacin de Participantes, el consultor debe revisar si tiene convalidaciones que contestar, para ello debe hacer clic en el link Convalidacin de Errores, como se muestra a continuacin. (Imagen 11.1)

Imagen 11.1

Al ingresar revise si tiene alguna convalidacin, para ello proceda a hacer Revisar/Responder Preguntas. (Imagen 11.2)

clic en el link

Imagen 11.2

A continuacin el consultor podr observar el mensaje de convalidacin enviado por la Entidad Contratante, luego el consultor deber Responder a la convalidacin para que el Sistema registre la respuesta a la convalidacin si la tuviera. (Imagen 11.3)

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Imagen 11.3

Proceda a ingresar la respuesta a la convalidacin, como se muestra en la siguiente pantalla, luego haga clic en Enviar. (Imagen 11.4)

Imagen 11.4

Luego proceda a adjuntar el documento que le pidi la Entidad Contratante en la convalidacin.

(Imagen 11.5)

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Imagen 11.5

Entidad Contratante
12. Inicio de Evaluacin
Una vez informada la convalidacin, la Entidad Contratante puede proceder a Evaluar la oferta enviada por el consultor, para lo cual debe hacer clic en el link Evaluar Oferta. (Imagen

12.1)

Imagen 12.1

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Si es que el consultor no subi la oferta econmica y los formularios 1 y 2 al Sistema en la fecha indicada, el sistema le indicar a la Entidad Contratante que no existen ofertas y podra en esta etapa Declarar desierto el proceso.

A continuacin el sistema listar al consultor o consultores que han enviado los documentos que se pidieron adjuntar a travs del sistema, luego de lo cual la Entidad Contratante podr proceder a calificarlo. Para proceder a la calificacin haga clic en el link Calificar. (Imagen 12.2)

Imagen 12.2

El sistema ahora le permitir visualizar las ofertas enviadas por el consultor a travs del Portal, adems de que en esta opcin le permitir calificar las ofertas a travs de los parmetros de Evaluacin que ingres en pasos anteriores. Como se puede observar, la Entidad Contratante ir ingresando el valor de la calificacin asignado en cada parmetro de calificacin. Una vez concluida la evaluacin, haga clic en el botn Guardar Calificacin y luego Confirmar Calificacin. Recuerde que mientras no Confirme la calificacin, el sistema no indicar que la oferta ha sido evaluada. (Imagen 12.3) - (Imagen 12.4)

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Imagen 12.3

Imagen 12.4

De esta manera la Entidad Contratante ir evaluando a cada uno de los oferentes, una vez realizada la Evaluacin el sistema indicar que debe subir archivo de Acta de Calificacin, suba el documento al Portal con la opcin Examinar, Descripcin y Subir respectivamente. Una vez ingresada toda la informacin, finalice la calificacin haciendo clic en el botn, Finalizar . (Imagen 12.5)

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Imagen 12.5

RECUERDE QUE SI NO INDICA AL SISTEMA SI REQUIERE O NO REALIZAR LA CONVALIDACIN, NO PODR REALIZAR LA EVALUACIN DE LAS OFERTAS. RECUERDE QUE PARA FINALIZAR LA EVALUACIN DE LAS OFERTAS DEBER ENCONTRARSE ENTRE LA FECHA INICIO EVALUACIN OFERTA Y LA FECHA LMITE RESULTADOS FINALES

13. Resultados Finales (Negociacin Consultora)

Antes de finalizar el proceso con la adjudicacin, la Entidad Contratante deber proceder a realizar la negociacin con los consultores. Haga clic en el link Negociacin Consultora.
(Imagen 13.1)

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Imagen 13.1

Al ingresar, la Entidad Contratante podr visualizar los resultados de los consultores que podrn participar en la negociacin. Para proceder a ver el resultado del ORDEN DE PRELACIN de los consultores, proceda a hacer clic en el botn Iniciar Negociacin.
(Imagen 13.2)

Imagen 13.2

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En la pantalla a continuacin, el sistema le presentar los consultores con los que se puede negociar, pero como se puede observar, la opcin de Negociar se habilita por (ORDEN DE PRELACIN), por eso podr observar que la opcin para proceder a la negociacin slo se habilitar primero para el consultor que est primero en la lista. (Imagen 13.3) Para llegar a la Negociacin, se debe seguir los siguientes pasos, primero se debe adjuntar al Sistema el archivo de negociacin fallida o exitosa, luego ingresar el valor por el que se lleg a la negociacin y finalmente indicar el resultado de la negociacin, opciones SI o No. Si es que no se lleg a la negociacin se adjunta al Sistema un archivo de negociacin fallida, el valor, y se seleccionar la opcin NO. En el caso de que si se llega a un acuerdo y se realice la negociacin se adjunta el archivo del acta de negociacin fallida, luego el valor por el que se negoci y se selecciona SI.

Imagen 13.3

Recuerde que hasta que no llegue a la negociacin con un consultor, el sistema le permitir continuar con el siguiente consultor segn el orden de prelacin.

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14. Adjudicacin
Cuando haya registrado la negociacin, el sistema pasar al estado Por Adjudicar, para proceder a realizar la adjudicacin o en su defecto a la declaratoria desierto del proceso ingrese al link Adjudicar. (Imagen 14.1)

Imagen 14.1

La pantalla a continuacin le mostrar un resumen de la calificacin y negociacin que se realiz, si es que se lleg a la negociacin, el sistema le permitir Adjudicar. Observe que el sistema muestra los datos de la categora de la consultora que se seleccion, el consultor con el que se realiz la negociacin y un campo para ingresar la Razn de Adjudicacin, luego proceda a dar clic en el botn Adjudicar Proveedor. (Imagen 14.2)

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(Imagen 14.2)

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14.3)

El paso final de la adjudicacin es subir el archivo Resolucin de Adjudicacin, para ello adjunte el archivo de la resolucin y haga clic en el botn Finalizar Adjudicacin. (Imagen

Imagen 14.3

15. Registro de Contratos

Para registrar el contrato, ingrese al link Registro de Contratos y proceda con el registro.
(Imagen 15.1)

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Imagen 15.1

Ingrese Fecha de inicio del Objeto del proceso de contratacin y Fecha de Trmino del objeto de Contratacin, luego para adjuntar el archivo del contrato haga clic en el botn Examinar, Descripcin donde ingresar el nombre del archivo del contrato y finalmente Subir. Para finalizar, haga clic en el botn Guardar.
(Imagen 15.2) - (Imagen 15.3)

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Imagen 15.2

Imagen 15.3

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16. Finalizacin del proceso

Para que el estado del proceso llegue a su culminacin deber adjuntar documentos como factura, acta de entrega recepcin o las obligaciones particulares que asuman las partes. Para ello debe ingresar a la pantalla de inicio del proceso y ubicarse al final de la pantalla para adjuntar los Archivos para Finalizar el Proceso. (Imagen 16.1)

Imagen 16.1

Proceda a subir el acta de entrega-recepcin, factura, o las obligaciones particulares que asuman las partes. Una vez adjuntada la informacin haga clic en Finalizar. (Imagen 16.2)

Imagen 16.2

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Una vez que haya registrado toda la informacin del proceso, el Sistema indicar el estado Finalizado. (Imagen 16.3)

Imagen 16.3

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17. Consideraciones
Recuerde que el consultor debe enviar la oferta econmica y los formularios 1 y 2 en el Portal desde la Fecha lmite de Respuestas, hasta antes de la Fecha lmite de entrega de ofertas, si no envi la oferta el sistema le indicar a la Entidad Contratante que no existe su oferta. El formulario 1 y 2 se sube al Portal, pero los documentos originales de estos formularios tambin se entregarn fsicamente con el resto de formularios de la oferta tcnica en la direccin de las oficinas de cada Entidad Contratante. La direccin donde se entregar la oferta tcnica debe estar detallado en el pliego. Antes de Calificar las ofertas, la Entidad Contratante debe ingresar al link de Convalidacin de Errores para indicar si se va a realizar o no la convalidacin, si es que no realiza primero esta funcin, el sistema no permitir Realizar la Calificacin. Recuerde que la Entidad contratante tiene la responsabilidad de calificar la oferta tcnico-econmica desde la Fecha de inicio de evaluacin hasta antes de la Fecha lmite de resultados Finales, si no la ingresa el sistema bloquea la opcin de Finalizar la calificacin, debido a que no lo hizo a tiempo. En la Fecha lmite de Resultados Finales el sistema le permitir a la Entidad Contratante visualizar el listado de consultores que hayan salido en el Orden de Prelacin, en ese orden podr negociar, si la Entidad Contratante se equivoca y puso SI a una negociacin con un consultor del listado y se equivoc el sistema no permite ningn tipo de rectificacin. Si no llegara a la culminacin del proceso en cualquier paso, el sistema lo mantendr en estado Borrador. Para buscarlo, consulte procesos, filtre tipo de contratacin y estado. Mientras un proceso no haya llegado a la fecha de publicacin, la entidad contratante podr realizar ciertos cambios en el mismo. Es importante recordar que una fecha lmite es una fecha mxima, y si la Entidad Contratante o el consultor en las fechas que les tocara retrasan u olvidan hacer preguntas, responder a las preguntas, enviar oferta, calificar oferta, negociar o adjudicar, el sistema NO dar opcin a rectificacin alguna debido a que sigue un orden de fecha y hora establecidas. El INCOP no realiza ningn cambio de fechas, ni ingreso de informacin ni del consultor ni de la Entidad Contratante cuando tenga estos inconvenientes que son responsabilidad de los mismos.

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