Cincuenta trucos para Word y Excel Secretos, atajos y comandos para facilitar el trabajo y aumentar la productividad con las

dos aplicaciones ms usadas en la oficina y el hogar Desde abrir Word sin un documento incrustado hasta cmo cortar horizontalmente una tabla Adems, grficos con ventana propia y mtodos para cargar datos en Excel Los trucos, atajos y hasta comandos e instrucciones no muy conocidos o poco utilizados suelen facilitar y aliviar el trabajo diario con aplicaciones como procesadores de texto, planillas de clculo y otras. En el caso especfico de Office, ms concretamente en Word y Excel 2000, hay una buena variedad de estas pequeas tcnicas y secretos para trabajar mejor. Algunos de ellos son los que se describen en esta nota.

Columnas iguales. En las pginas divididas en columnas es muy comn que en la ltima el texto no alcance a completarla, quedando despareja respecto de las anteriores. Para distribuir el texto entre todas las columnas y, de paso, que stas queden simtricas en su altura, ejecute los siguientes pasos: 1) Ubique el cursor en el final de la ltima columna. 2) Corra la instruccin Insertar/Salto. 3) En el cuadro de dilogo abierto marque la casilla de verificacin Continuo del subttulo Tipos de saltos de seccin. Esto ajustar automticamente el tamao de todas las columnas de la pgina. Reemplazo rpido. Autocorreccin no slo sirve para reemplazar palabras mal escritas. Tambin es una buena solucin para evitar el tipo de palabras complicadas o extensas. Un ejemplo: suponga que tiene que escribir un estudio con la palabra desoxirribonucleico en muchas oportunidades. Esto es engorroso; ms fcil es escribir deso. Por lo tanto, ejecute el comando Herramientas/Auto correccin, asegrese que est marcada la casilla de verificacin Reemplazar texto mientras escribe y tipee en el cuadro Reemplazar la palabra deso y en la caja Con desoxirribonucleico. Pulse Agregar y finalice con Aceptar. Formas simtricas. El tem Auto forma as de la barra de herramientas Dibujo despliega un men Que contiene la opcin Formas bsicas. Esta permite trazar rectngulos, elipses, tringulos, trapecios, etctera. Pero, cmo hacer para dibujar fcilmente un cuadrado a partir del rectngulo o un crculo desde la elipse? Escoja una de estas formas, por ejemplo el rectngulo, con un clic. Antes de dibujar (el cursor tiene forma de cruz) presione y mantenga presionada la tecla Maysculas mientras realiza el trazo. Cualquiera que sea el tamao, slo dibujar cuadrados perfectos. Qu formato tiene? Para saber rpidamente qu formato de fuente y prrafo tiene un fragmento de texto seleccionado pulseMaysculas+F1. Luego, pose el puntero con signo de pregunta sobre la seleccin y haga clic: se despliega un cuadro de dilogo con toda la informacin. Para desactivar esta funcin pulse Esc. Formato directo. La mayora de los usuarios cree que para aplicar un formato sobre una palabra primero hay que seleccionarla ntegramente. Esto no hace falta. Ubique el cursor en cualquier punto de una palabra y pulse un botn de formato o atajo: el diseo se aplica a toda la palabra automticamente. Pruebe, por ejemplo, con negritas o itlicas.

Botn Copiar formatos. Para copiar un formato existente en un fragmento de texto sobre otro, el mtodo ms sencillo es utilizar el botn Copiar formato de la barra Estndar. Pero, una vez hecho el pegado, el comando se auto desactiva. Para bloquearlo haga doble clic en vez de un solo clic. Luego, deber pulsar Esc. para desactivarlo. Justificar la ltima lnea. Cmo justificar la ltima lnea (que no ajusta como las dems) en un prrafo con alineacin Justificada? La respuesta es simple: ubique el cursor delante del carcter no imprimible de fin de prrafo y pulse Maysculas + Enter. Automticamente, la lnea se justificar. Cien estilos. Al pulsar el botn de lista del combo Estilo de la barra de herramientas Formato slo se exhiben cuatro diseos, aunque Word tiene cien. Para visualizar todos mantenga apretada la tecla Maysculas mientras presiona el mencionado botn. Estilos con atajos. Si utiliza constantemente distintos estilos en sus textos puede resultar conveniente asignarle un atajo de teclado a cada uno. Para incorporar estas combinaciones de teclas ejecute el comando Herramientas / Personalizar y apriete el botn Teclado. Se abre una ventana, en ella: 1) seleccione el tem Estilos en la lista Categoras. 2) Elija el estilo al que se aplicar el atajo en Listado de estilos. 3) Active la caja de texto Nueva tecla de mtodo abreviado y ejecute el atajo que desea. Este se escribe automticamente. 4) Pulse el botn Asignar y cierre. Sin cambiar la plantilla. La plantillaNormal.dot almacena los formatos por defecto de los documentos nuevos de Word. Pero si desea cambiar el formato de la fuente por defecto de cada documento que genere no hace falta cambiar la plantilla. Ejecute Formato/Fuente, haga las modificaciones que crea conveniente y presione el botn Predeterminar. As, todo documento nuevo respetar este estilo. Herramientas tiles Lista de comandos. Existen muchos comandos de Word poco conocidos. Para obtener y conocer todas las instrucciones de que dispone esta aplicacin realice los siguientes pasos: 1) Corra el comando Herramientas/Macro. 2) En el men abierto seleccione el tem Macros. 3) Haga un clic en el botn de lista del cuadro combinado Macros y marque la opcin Comandos de Word. De inmediato, obtendr todas las instrucciones disponibles, incluso para ser ejecutadas. Smbolo del euro. La nueva moneda de la Comunidad Europea, el euro, tiene un vistoso smbolo que es fcilmente aplicable en un documento de Word 2000 con la combinacin de teclas Ctrl + Alt+ E. Sin embargo, tenga en cuenta que este truco slo funciona con las fuentes Arial, Couriery Times New Roman. El Portapapeles de Office. Office 2000 tiene un Portapapeles con capacidad para almacenar 12 cortes. Para traerlo con facilidad al primer plano de la pantalla mantenga presionada Ctrl. y pulse C dos veces seguidas. Para copiar en l, seleccione el objeto por guardar (un segmento de texto, una imagen, etctera) y pulse el botn Copiar del dilogo Portapapeles. Para pegar desde ste, coloque el cursor en la posicin del documento donde debe incluirse el objeto y luego haga un clic en el contenedor correspondiente. Si no recuerda cul es, ubique el cursor arriba y se obtiene un fragmento del texto almacenado. Atajos de teclado. Si le interesa saber qu atajo de teclado le corresponde a cada botn de una barra de herramientas, ejecute el comando Herramientas/ Personalizar/Opciones y marque la casilla Mostrar teclas de mtodo abreviado en las sugerencias. As, los conocidos cartelitos amarillos incluirn el atajo correspondiente al comando. Modo extendido. Para marcar un bloque de texto puede utilizarse el modo extendido. Ubique el cursor en la posicin desde la que quiere empezar a marcar el fragmento de texto. Luego, haga doble clic en el pequeo rectngulo con la expresin EXT ubicado en la barra de estado de Word

(al pie de la ventana) o pulseF8 para habilitar el modo. Posteriormente basta hacer un clic en el punto en que desea terminar la seleccin. Magia en F8. La tecla F8 no slo cumple la funcin especificada precedentemente. Con pulsaciones seguidas permite: 1) activar el modo extendido. 2) Seleccionar la primera palabra. 3) Marcar hasta el primer punto seguido. 4) Pintar el prrafo ntegro. 5) Seleccionar todo el documento. Un truco ms de esta tecla. Si es necesario marcar un bloque desde la posicin del cursor hasta una determinada letra (incluida sta), entonces pulseF8 seguido de esta letra y todo el bloque quedar seleccionado. Personalizacin Cambio de fondo. Puede cambiarse el color blanco del fondo de pantalla de Word por otro color? S, aunque en forma limitada a letras blancas sobre fondo azul (al estilo del viejo Word Star). La opcin es Herramientas/Opciones/ General y marcar la casilla de verificacin Fondo azul, texto blanco. Men Trabajo. Una opcin casi sin documentar, pero que puede resultar de gran utilidad es incluir en cualquier barra de herramientas el men Trabajo. Para qu? Con objeto de tener a mano los archivos que utilizamos con mayor frecuencia y abrirlos directamente desde all. Para agregar el men T r a b a j o, por ejemplo a la barra Estndar, corra la instruccin Herramientas/Personalizar y seleccione la solapa Comandos. En la lista Categoras busque el tem Mens integrados y haga un clic en l para que se desplieguen en el cuadro contiguo los elementos que lo componen. Marque T r ab a j o y, sin soltar el botn del mouse, arrstrelo hasta la barra Estndar. Una vez en la barra, basta pulsar la opcin Agregar a men Trabajo (en el mismo men) para incorporar los documentos activos a este listado. Para eliminar una de estas entradas pulse Ctrl + Alt. + (guin) y hgale un clic con el cursor con forma de lnea gruesa. Listas y tablas Formato de tabla propio. Para contar con un formato de tabla propio por defecto ejecute el comando Tabla/Insertar/ Tabla. Realice las modificaciones que crea conveniente en los parmetros del cuadro de dilogo (Nmero de filas, de columnas, ancho estndar de las columnas, etctera) y marque la casilla de verificacin Establecer como predeterminados para tablas nuevas. Cortes horizontales y verticales. Para dividir una tabla en forma horizontal ubique el cursor en el comienzo de la fila a partir de la cual quiere seccionar la tabla y pulse el atajo de teclado Ctrl + Maysculas + Enter. Este mtodo tambin sirve para agregar un prrafo por encima de una tabla ubicada a la cabeza del documento. Para cortar una tabla en sentido vertical seleccione las columnas que quiere escindir y crtelas mediante Edicin/Cortar o Ctrl+X. Luego, pguelas donde considere conveniente con Ctrl + V o Edicin/Pegar. Ordenar columnas. Al organizar una tabla, todas las columnas se ordenan en forma solidaria cumpliendo la condicin lgica impuesta. Pero a veces slo es necesario ordenar una sola columna y no todas. Si ste es el caso, marque la columna en cuestin y corra el comando Tabla /Ordenar. En el dilogo abierto pulse el botn Opciones y all marque la casilla de verificacin Ordenar slo columnas. As, slo se modificar la columna seleccionada ejecutar una macro .Ctrl + Maysculas +F: cambiar la fuente. Ctrl+ Maysculas+ M: cambiar tamao de la fuente.

Editor de ecuaciones. Las matemticas cuentan con una vasta notacin compuesta de smbolos y caracteres de difcil escritura. Para solucionar este problema, el paquete Office 2000 proporciona un programa aadido (plug-in), el Editor de ecuaciones 3.0, que permite, desde cualquier aplicacin del paquete (Excel, Word, etctera) escribir correctamente una ecuacin matemtica. Para activar este editor, basta con ejecutar el comando Insertar/Objeto y, en el cuadro de dilogo abierto, buscar en la caja Tipo de objeto de la solapa Crear nuevo el tem Microsoft Editor de ecuaciones 3.0 y hacer un doble clic sobre ella o bien marcarla con uno y presionar el botn Aceptar. Gestin de datos Nmeros fraccionarios. Introducir nmeros fraccionarios en Excel puede resultar fastidioso. Si se ingresa por ejemplo3/5, Excel lo interpreta como una fecha y lo formatea en consecuencia (3-May). Para hacerle saber que se trata de una fraccin cargue el nmero as: 0 3/5. En pantalla se ver 3/5, mientras que internamente el programa almacena 0,6. Proceda igual con valores como 6 3/5, es decir con una parte entera y otra fraccionaria. Copia rpida. Excel 2000 incorpora una nueva funcin: copiar el contenido de una celda en las contiguas en forma automtica. El mtodo consiste en activar la celda fuente de los datos, hacer un clic en el pequeo cuadrado que la celda dispone en el vrtice inferior derecho y, sin soltar la tecla del mouse, arrastrar en el sentido que se desea. De inmediato, cada celda iluminada duplica el contenido de la celda fuente (valor, frmula, etctera). Replicacin sin portapapeles. Un mtodo simple para cargar valores y frmulas iguales en rangos, incluso no contiguos, es el siguiente: 1) seleccione los rangos de destino. Mantenga presionada la tecla Ctrl mientras marca grupos de celdas no contiguos. 2) Introduzca el valor o la frmula en la celda activa (que debe formar parte del rango), por ejemplo, 0. 3) Presione Ctrl + Enter. Automticamente, todas las celdas seleccionadas incorporan ese valor. Referencias absolutas. En el caso anterior, si se carga una frmula y sta debe contener referencias de celdas absolutas, escriba la ecuacin y pulseF4 para establecer las referencias absolutas. Luego ejecute Ctrl + Enter. Todas las frmulas referirn en forma absoluta a la celda o celdas sealadas. Transposicin de datos. En Lotus 1-2-3, la transposicin de datos, es decir que valores ordenados verticalmente pasen a estarlo en forma horizontal y viceversa, contaba con un tem propio en el men principal. En Word, en cambio, est casi oculto. Cmo transponer entonces en Word? 1) Copie el rango origen (por ejemplo, la lista de los meses), supongamos en sentido horizontal, con Ctrl + C. 2) Active la primera celda del nuevo rango. 3) Ejecute el comando Edicin/Pegado especial. 4) Marque la casilla de verificacin Transponer. 5) Finalice con Aceptar. Suma rpida. Suponga que necesita sumar rpidamente tres nmeros. Escriba cada uno de ellos en celdas contiguas (por ejemplo,25,34 y56) y marque el rango. Luego observe a la derecha de la barra de estado de Excel: existe un cuadro con la leyenda Suma=115, el total buscado. Adems, si hace un clic derecho all se desplegar un men contextual con otras operaciones en vez de Suma: Promedio, Cuenta, Mx, Mn, etctera. Autocompletar ms rpido. Cargar datos repetitivos en Excel con la funcin Autocompletar activada es un mtodo veloz. Pero la propia herramienta tiene una alternativa para agilizarlo an ms. Si est cargando una lista de valores y debe repetir uno, desde la celda activa (por llenar) ejectela combinacin de teclas Alt +Flecha abajo: se despliega un men con los valores incorporados previamente. Seleccione el que corresponda. Idntico resultado puede obtenerse haciendo un clic derecho sobre la celda y cliqueando, en el men contextual, la opcin Elegir de la lista.

Validacin viajera. Al copiar una celda (o un rango), las reglas de validacin impuestas a sta quedan incluidas. Para copiar slo las reglas de validacin en un destino del que no se quiere modificar su contenido, marque la celda o rango origen y ejecute Ctrl +C; luego active la celda de destino(o la primera del rango) y corra la instruccin Edicin/ Pegado especial (o hgalo desde el men contextual), marque la opcin de radio Validacin y finalice con Aceptar. Criterios mltiples. En la herramienta Filtro avanzado se establecen dos rangos: el de la lista por ordenar y el de los criterios para filtrar. Por lo general, cada columna de datos tiene su correlato entre los criterios. Sin embargo, es posible e incluso muy til tener ms columnas con el mismo encabezado para incorporar varios criterios; slo hay que respetar que estn en la misma fila. Un ejemplo: cargue en A1 Producto y en B1 Cantidad. Incorpore tres o cuatro juegos de valores (P01, 1000; P02,2000;P03,3000, yP04,4000). Luego copie los rtulos de columna (Producto y Cantidad) en A8y B8, por ejemplo. A continuacin, escriba en B9 el criterio >2000. Al ejecutar el comando Filtro/Filtro avanzado y fijar los rangos obtendremos dos registros:P03,3000 yP04, 4000. Ahora, reemplace el rtulo Producto (que no se utiliza) por Cantidad (tenemos dos columnas de criterio con el mismo nombre) y escriba en A9 4000. Vuelva a correr el comando y obtendr slo el registroP0 3,3000, el nico que cumple ambas condiciones. Textos exactos. Si en Filtro avanzado se utiliza un criterio para un campo de texto, tenga cuidado con la condicin que impone, en especial si se debe guardar mucha exactitud. Por ejemplo, tenemos el campo Nombre y deben filtrarse aquellos que se llaman Roberto. Si como criterio se escribe R, por ejemplo, esto incluir en la lista filtrada nombres como Ral, Rubn, etctera. Para asegurarse que slo filtre los Roberto u otro texto exacto escriba la condicin de la siguiente forma: ="=Roberto". No olvide los dos signos igual. Cambio de precisin. Internamente Excel guarda todas las posiciones decimales que tenga un nmero aunque en la pantalla, por una cuestin de formato, se vean slo los predeterminados mediante el comando Formato/Celdas (dilogo que se abre ms rpido con el valioso atajo de teclado Ctrl+1). Si desea ajustar los clculos a la cantidad de decimales que se visualizan en pantalla (por ejemplo, 1), eliminando el resto de ellos de las operaciones, ejecute el comando Herramientas/Opciones, haga un clic en la solapa Calcular y marque la casilla de verificacin Precisin de pantalla. Todos los valores del libro actual se recalculan a un decimal. Ejemplo: escriba en A1 12,73 y en B1 24,68; luego, enC1 haga la suma de ambos para obtener 37,41. D formato Nmero con un decimal a todas las cifras. Posteriormente corra el comando Herramientas/Opciones y marque Precisin de pantalla: todos los clculos quedan sobre la base de un decimal y, por supuesto, pierden precisin (se obtiene12,7 ;24,7 y 37,4 ). Gestin de archivos Arranque de Excel. Excel tambin tiene parmetros para ejecutarlo. Estos son:/e: obliga a Excel a arrancar sin crear un libro de trabajo nuevo (se llama formato incrustado)./I: el programa se inicia con una ventana de tamao mximo, ignorando todos los ajustes anteriores./p[carpeta]: establece la ruta activa a un directorio distinto al predeterminado. Debe escribirse todo el path entre comillas. /r[nombre de archivo]: Excel abre el archivo especificado en modo de slo lectura./s: La aplicacin se abre en modo seguro. Con sta, evita los archivos de las carpetas Xl start y otros de arranque alterno factibles de poseer un virus. Elementos grficos Sucesin rpida. Este es un secreto muy poco conocido: luego de seleccionar un elemento en un grfico de Excel con un clic del mouse, mediante las teclas de cursor (arriba, abajo, izquierda y derecha), con suma facilidad y en forma sucesiva, se pueden editar uno a uno todos los elementos que componen el grfico (ejes, ttulos, valores, etctera).

Ventana de grfico. Le resulta incmodo trabajar con un grfico directamente en la hoja en que est incrustado? Entonces, abra una ventana exclusiva para l: 1) haga un clic derecho en cualquier parte del dibujo para abrir el correspondiente men contextual. 2) Seleccione el tem Ventana de grfico. Automticamente el trazo tendr su propio cuadro de dilogo para editarlo o visualizarlo con comodidad. Difcil de seleccionar. Hay objetos en los grficos de Excel muy complicados para seleccionar con un clic del mouse. Antes de entrar en colapso, despliegue la barra de herramientas Grfico (Ver/Barras de herramientas/Grfico), abra el listado del combo Objetos del grfico (en el extremo izquierdo de la barra) y seleccione all el elemento dscolo. Ttulos gigantes. En los grficos de Excel, por defecto, cada vez que se redimensiona el rea de dibujo tambin lo hacen los textos en su interior, en especial, los ttulos. Si no quiere que esto suceda, haga un clic derecho sobre el ttulo o texto y elija la opcin Formato del ttulo del grfico en el men contextual. Esto abre un cuadro de dilogo; en l seleccione la solapa Fuente y all desactive la casilla de verificacin Auto escala. Agregar valores. Un mtodo simple para agregar nuevos valores en un grfico es el siguiente: seleccione el nuevo rango de datos y cpielo en el Portapapeles; a continuacin, haga un clic derecho sobre el grfico y elija el tem Pegar del men contextual. Automticamente se aadirn las columnas o porciones correspondientes a los nuevos valores.