Administración de Proyectos Informaticos

UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA
La Universidad Catlica de Loja
MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA
ESCUELA DE CIENCIAS DE LA COMPUTACIN

Gua didctica
A DMINISTRACIN DE
1. Datos informativos
CARRERA: Ingeniera en Informtica AUTOR: Ing. Juan Carlos Espinoza Ojeda
PROYECTOS INFORMATICOS
CICLO
10
Reciba asesora virtual en: www.utpl.edu.ec

181002
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS INFORMTICOS

Gua Didctica
Juan Carlos Espinoza Ojeda UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA CC Ecuador 3.0 By NC ND Diagramacin, diseo e impresin: EDITORIAL DE LA UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA Call Center: 593 - 7 - 2588730, Fax: 593 - 7 - 2585977 C. P.: 11- 01- 608 www.utpl.edu.ec San Cayetano Alto s/n Loja - Ecuador Primera edicin Cuarta reimpresin ISBN-978-9942-00-100-9
Esta versin impresa, ha sido licenciada bajo las licencias Creative Commons Ecuador 3.0 de Reconocimiento -No comercial- Sin obras derivadas; la cual permite copiar, distribuir y comunicar pblicamente la obra, mientras se reconozca la autora original, no se utilice con fines comerciales ni se realicen obras derivadas. http://www.creativecommons.org/licences/by-nc-nd/3.0/ec/
Octubre, 2011
NDICE
Introduccin.....................................................................................................5 Objetivos generales...........................................................................................6 Bibliografa.......................................................................................................6 Orientaciones generales....................................................................................8 Primer bimestre Objetivos especficos........................................................................................9 Contenidos.......................................................................................................9 Desarrollo del aprendizaje..............................................................................11 Captulo 1: Proyectos Informticos..................................................................11 Captulo 2: Planificacin de Proyectos............................................................18 Segundo bimestre Objetivos especficos......................................................................................29 Contenidos.....................................................................................................29 Desarrollo del aprendizaje..............................................................................30 Captulo 3: Ejecucin y Control de Proyectos..................................................30 Captulo 4: Finalizacin de Proyectos.............................................................37 Solucionario...................................................................................................39 Glosario..........................................................................................................39 F Evaluaciones a distancia
PRELIMINARES
Gua didctica: Administracin de Proyectos Informticos
Introduccin
Administracin de Proyectos Informticos es una asignatura de dcimo ciclo de la carrera de Ingeniera en Informtica de la Escuela de Ciencias de la Computacin, pretende agrupar y utilizar todos los conocimientos adquiridos, sean estos especficos de la carrera como complementarios. La asignatura tiene la visin actual de la gestin de proyectos, vista desde el rea de la administracin profesional de proyectos en base al PMI (Project Management Institute); aunque se centra en proyectos informticos est diseada para que Ud. pueda aplicar estos conocimientos en cualquier rea del conocimiento. La figura del proyecto surge como una herramienta efectiva para establecer esa ventaja competitiva que las empresas requieren dentro de su nicho de mercado. La gestin profesional de un proyecto, requiere conocer: lineamientos, herramientas disponibles y los aspectos del entorno, los cuales determinan los resultados obtenidos en la ejecucin del mismo. Los proyectos se originan y desarrollan principalmente por dos motivos: en primer lugar, con el objeto de aprovechar una oportunidad de negocio y en segundo trmino, para resolver alguna situacin particular que se est presentando en la empresa. Por tanto, los conocimientos adquiridos en esta asignatura le permitirn estar en ventaja profesional; Ud. aprender la correcta gestin de proyectos y la informacin que generan estos, con una visin adecuada de la planificacin, ejecucin, control, as como tambin de otros aspectos de suma importancia en la gestin de proyectos para cualquier rea empresarial. Es as, que los temas dispuestos para nuestro estudio se enfocan en las cinco fases de desarrollo de todo proyecto. El Inicio y la Planeacin se abordaran en el primer bimestre, dejando la Ejecucin, Control y Cierre para el segundo bimestre. En cada captulo se revisaran las nueve reas de conocimiento de la administracin profesional de proyectos. El anlisis de costos aunque no se profundiza en esta asignatura, se da las bases para que se complemente posteriormente.
Bienvenidos, empecemos entonces con nuestro aprendizaje del primer captulo.
UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Catlica de Loja
PRELIMINARES
Objetivos generales
Describir el proceso de la gestin de proyectos y sus beneficios como valor agregado. Utilizar un vocabulario comn al contexto de la gestin profesional de proyectos. Identificar las caractersticas de un proyecto con xito. Comprender los fundamentos de la Administracin Profesional de Proyectos, en funcin de sus procesos, y adaptacin de estos en proyectos informticos. Comprender la relacin entre la reas alcance-tiempo-costos, en funcin de la elaboracin de los artefactos de definicin de estas.
Bibliografa
Libro bsico.
Chamoun, J. (2002): Administracin Profesional de Proyectos-La Gua, McGraw-Hill Interamericana, Mxico. Yamal Chamoun, ingeniero civil de profesin, tiene amplio conocimiento en la administracin profesional de proyectos. Si bien, la experiencia del autor se basa en proyectos de construccin, el libro detalla experiencias y herramientas que permiten adaptar el conocimiento a la administracin de proyectos de cualquier rama. Es muy destacable la forma de presentacin de las herramientas, documentos o artefactos que se elaboran en la gestin de proyectos, ms aun los casos de estudio planteados y analizados.
Bibliografa complementaria.
Project Management Institute (2004): A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), Project Management Institute Inc., USA. Ms que un texto complementario, la gua del PMBOK da una visin general de lo planteado por el PMI desde las nueve reas de conocimiento de la gerencia profesional de proyectos. Puede complementar cualquiera de los temas de la asignatura; la seccin 1 y 2 para el capitulo 1, la seccin 3 para los captulos restantes de la gua, por cuanto plantea las reas de conocimiento estudiadas en cada una de los procesos de la gestin de proyectos. La exposicin de los temas es ms extensa y con pocos recursos didcticos; es un libro estrictamente fundamentalista, razn por la cual no se eligi como texto bsico.
Sitios de Internet.
Recursos de Project Management Institute (PMI), Direccin de Proyectos, [en lnea]. Disponible en: http://www.pmi.org/Resources/Pages/Default.aspx [consulta 13-05-2009]
PRELIMINARES
PMI es una asociacin no lucrativa lder en la profesin de direccin de proyecto. PMI es reconocida por gobiernos, organizaciones e industrias alrededor del mundo, la direccin de proyectos con PMI les ha permitido conseguir buenos resultados. En la URL citada se despliegan algunos recursos como publicaciones, estndares, librera virtual e investigaciones actuales. Publicaciones de la organizacin Gerencia de Proyectos para Latinoamrica (pm4lat), Gerencia de Proyectos, [en lnea]. Disponible en: http://www.pm4lat.org/modules/wfdownloads/ [consulta 13-05-2009] PM4Lat es una organizacin sin fines de lucro, orientada a la culturizacin en gerencia de proyectos a nivel de Latinoamrica. Consta de un equipo multidisciplinario, y est conformado por profesionales y acadmicos de gran experiencia en la gerencia de proyectos en la regin. Aqu encontrara varios recursos de gerencia de proyectos publicados por expertos con amplia experiencia.
PRELIMINARES
Orientaciones generales
Generalmente los contenidos expuestos en este curso, se imparten complementando los estudios tericos con explicaciones presenciales o talleres que apliquen lo aprendido en pequeas prcticas. Porque pequeas prcticas?, pues aprender lo propuesto por el PMI requiere de considerable tiempo de dedicacin, aplicacin y anlisis. La gua es elaborada en base a la investigacin, estudio, anlisis y aplicacin de la Administracin Profesional de Proyectos (APP) en los proyectos que he participado dentro del Grupo de Desarrollo de Software de la Unidad de Proyectos y Sistemas Informticos de la UTPL. La asignatura se apoya de la Gua didctica y el texto bsico; es muy importante que el estudio lo realice a partir de la Gua, esta le indicara que, donde y como revisar los contenidos del texto bsico. Por lo extenso y cierta complejidad de los temas, su comprensin requiere de al menos dos horas diarias de estudio. Cmo estudiar?, lo referente al primer captulo de la Gua, lalo y comprndalo elaborando mapas mentales; los captulos siguientes hacen referencia a las nueve reas de estudio de la APP, las comprender mejor prestando mucha atencin a la presentacin muy acertada del texto donde detalla para qu sirve?, qu incluye?, cmo desarrollarla? y cundo utilizarla?, estos son puntos clave para que elabore ejemplos y establezca su propio conocimiento. Ciertamente la asignatura requiere de constante revisin y comunicacin entre estudiante-tutor, para ello cuenta con el Entorno Virtual de Aprendizaje (EVA), selo como medio de contacto, estudio participativo y de equipo. Para ello la interactividad se dar a medida que avancemos con los temas del captulo, en cada seccin se plantean ejercicios, le sugiero los realice y enve a travs del EVA para retroalimentar su aprendizaje, adems de actividades fijas como el foro planteado para cada captulo. Recuerde que la interaccin en el EVA le acredita dos puntos a la calificacin bimestral. Para una acertada compresin de los contenidos Ud. debe recordar temas bsicos de: administracin tanto de recursos fsicos como humanos y financieros para comprender los lineamientos de elaboracin de presupuestos. Por otro lado, es muy importante que elabore las autoevaluaciones de cada captulo como estrategia de estudio y las evaluaciones a distancia, las cuales a ms de aportarle una calificacin de cuatro puntos a la calificacin bimestral, le ayudan a prepararse para la evaluacin presencial. Realcelas conforme avance el estudio, as podr entregar a tiempo. Finalmente recuerde que puede comunicarse con el profesor tutor usando las siguientes herramientas: email: jcespinozax@utpl.edu.ec, skype: jcsolver, msn: jcsolver@hotmail.com, o, telefnicamente al 07-2570275 ext. 3110, 2903 preferentemente en las horas dispuestas para las tutoras (estas se expondrn en el EVA). Caminemos juntos en el presente estudio, ser un gusto guiar su aprendizaje.
PRIMER BIMESTRE
PRIMER BIMESTRE
Objetivos especcos
Comprender los conceptos de identificacin y definicin de proyectos, en relacin con los fundamentos de la administracin profesional de proyectos. Comprender la relacin entre los cinco procesos de la administracin profesional de proyectos. Analizar las nueve reas de conocimiento, su relacin e importancia en la planificacin de un proyecto. Aplicar los fundamentos de administracin profesional de proyectos, en la elaboracin de artefactos adecuados a proyectos informticos.
Contenidos
CAPTULO 1: PROYECTOS INFORMTICOS.
1.1 Introduccin a la Administracin Profesional de Proyectos. 1.1.1 Qu es un proyecto? 1.1.2 Participantes. 1.1.3 Procesos. 1.1.4 reas de conocimiento de la Administracin Profesional de Proyectos. 1.2 Inicio del Proyecto.
Ejercicios Autoevaluacin
CAPTULO 2: PLANIFICACIN DE PROYECTOS

2.1 2.2 2.3 2.4 Desarrollo del Plan del Proyecto. Administracin del Alcance. Administracin de los Recursos Humanos. Administracin de la Comunicacin.
PRIMER BIMESTRE
2.5 Administracin del Tiempo. 2.6 Administracin del Costo. 2.7 Administracin de la Calidad. 2.8 Administracin del Riesgo. 2.9 Administracin de los Abastecimientos. 2.10 Administracin de la Integracin. Ejercicios Autoevaluacin
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PRIMER BIMESTRE
Desarrollo del aprendizaje

CAPTULO 1
PROYECTOS INFORMTICOS
Iniciemos el estudio de la asignatura con el presente captulo, el cual se refiere al entendimiento de cmo identificar e iniciar un Proyecto Informtico; sin embargo los contenidos se exponen con carcter independiente del sentido u objeto del proyecto. Un proyecto informtico administrado o dirigido bajo los lineamientos del PMI (Project Management Institute), no da el carcter informtico a un proyecto; tales caractersticas se adquieren por el uso de las metodologas propias para el anlisis, diseo e implementacin del producto a elaborar. En el presente captulo trabajaremos con los captulos 1 y 2 del texto bsico, siga los lineamientos de estudio dados en la presente gua, estos le ayudaran a comprender el tema de mejor manera. El tema siguiente presenta una introduccin al captulo, revsemelo entonces.
1.1
Introduccin a la administracin profesional de proyectos.
Empecemos el estudio primeramente analizando lo que sucede en nuestro entorno ms cercano, todas las actividades que realizamos son un proyecto o parte del mismo; es decir, constantemente estamos:
` en la bsqueda de una solucin inteligente al planteamiento de un problema tendiente a resolver una necesidad humana...` Adems, a travs de los proyectos la gente convierte sus ideas en actividades y productos para lograr un cambio benco.
Bien, es as que se plantea la pregunta Qu es un proyecto? Resolvamos esta interrogante a continuacin:
1.1.1 Qu es un proyecto?
Primeramente analicemos sus caractersticas, las cuales lo identifican y diferencian de otras actividades de la organizacin o empresa, las cuales son: Dirigidos a un objetivo especfico. Utilizan recursos. Tienen un tiempo definido de inicio y conclusin. Su desarrollo es programado.
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PRIMER BIMESTRE
Adquiere obligaciones con el cliente como cumplimiento de: tiempo, calidad, presupuesto, etc.
El PMBOK (2004: 5-7) caracteriza a un proyecto indicando que: es de carcter temporal; crea productos, servicios, o productos nicos; se elabora gradualmente. Le invito a que revise el texto complementario PMBOK (revise en el EVA las indicaciones para adquirir este texto), aqu consta el detalle de estas caractersticas y el anlisis de dos puntualizaciones importantes que son: - - Proyectos frente a trabajos operativos, y, Proyectos y planificacin estratgica.
Luego de la comprensin de estos temas, estoy seguro que ya podr definir que es un proyecto. An no? Revise la seccin 1.2 del texto bsico en la pgina 27. Apliquemos lo comprendido hasta ahora con el siguiente ejercicio:
Identifique proyectos vuestros, de su empresa, comunidad o trabajo.
Como en toda actividad y en este caso los proyectos, estos no se realizan autnomamente, necesitan de un recurso importante que son las personas, nosotros los llamaremos participantes. Veamos el tema continuacin.
1.1.2 Participantes.
Quines son los participantes claves en un proyecto?
Todo proyecto tiene clientes o usuarios, que son las personas que se beneficiarn directa o indirectamente.
Revisemos los participantes clave de un proyecto, estos se abordan ms profundamente en el captulo 1 del texto bsico, seccin 1.4, pgina 29-30.
Bien, ahora de esos proyectos que identifico en la seccin anterior, cules son los participantes? No olvide identificar el rol que desempean. Le sugiero realice un matriz de tal manera que comprenda mejor el tema, adems que le ser de utilidad para posteriores ejercicios.
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PRIMER BIMESTRE
La asignatura basa su estudio en la administracin de proyectos informticos, pero no se refiere a una administracin simple o emprica; el estudio en mencin es de acuerdo al planteamiento de una administracin profesional, administracin seguida por los lineamientos dados en el PMBOK, los cuales en nuestro texto bsico son abordados desde los procesos generales que se dan en los proyectos. Revisemos estos procesos en el tema siguiente.
1.1.3 Procesos.
Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados o servicios. [] (PMBOK, 2004, p.38) Los procesos a los cuales se refiere este apartado estn dados en relacin a la direccin de un proyecto.
Le sugiero lea la pgina 8 del texto complementario PMBOK, justamente all se responde a la pregunta que me imagino surgi Qu es la direccin de proyectos?
Entonces, cules son estos procesos?, se definen cinco procesos: Inicio, Planificacin, Ejecucin, Control, y, Cierre. Cada uno de estos procesos tiene definiciones propias respecto de la direccin de proyectos. En el captulo 1, seccin 1.5, pgina 31-33 del libro bsico; existe una explicacin detallada de cada uno. Note que justamente los contenidos de la asignatura estn planteados en funcin de los procesos antes mencionados. En lo ms comn de nuestras actividades siempre tenemos en menor o mayor medida estos procesos, la diferencia est en que no lo aplicamos profesionalmente, o no tomamos en cuenta ciertas consideraciones, que con su aplicacin y secuencia correcta llevaran de seguro a obtener mejores resultados. Al momento hemos identificado un proyecto y sus participantes; en el texto bsico en la pgina 32 se muestra un ejemplo de identificacin de cada proceso, use este formato para realizar lo mismo con el proyecto que identifico en la seccin 1.1.1.
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PRIMER BIMESTRE
Lo realizo?, Tiene problemas?, enveme sus dudas por favor para guiarle. Aunque el estudio est enfocado desde los procesos de inicio, planificacin, ejecucin, control y cierre; existen subprocesos o reas de conocimientos que se desarrollan en todo o parte de cada proceso. A continuacin las se citan tales reas.
1.1.4 reas de conocimiento de la Administracin Profesional de Proyectos.

Son nueve las reas de conocimiento que se plantean en la Administracin Profesional de Proyectos, estas son: Alcance Recursos Humanos Comunicacin Tiempo Costo Calidad El orden de presentacin est de acuerdo a la metodologa planteada en el texto bsico; sin embargo, PMBOK (2004: 11) presenta como se muestra en la figura siguiente:
DIRECCIN DE PROYECTOS
Riesgo Abastecimiento Integracin
4. Gestin de integracin del Proyecto

4.1Desarrollar el Acta de constitucin del Proyecto 4.2Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar 4.3Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto 4.4Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto 4.5 Supervisar y controlar el trabajo del proyecto 4.4Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto 4.5 Control Integrado de cambios 4.6 Cerrar Proyecto
5. Gestin y Alcance del Proyecto 5.1 Planificacin del alcance 5.2 Definicin del alcance 5.3 Creer EDT 5.4 Verificacin del Alcance 5.5 Control del Alcance
6. Gestin del Tiempo del Proyecto 6.1 Definicin de la Actividades 6.2 Establecimiento de la secuencia de las Actividades 6.3 Estimacin de Recursos de las Actividades 6.4 Estimacin de la Duracin de las Actividades 6.5 Desarrollo del Cronograma 6.6 Control del Cronograma
7. Gestin de Costes del Proyecto

7.1 Estimacin de Costes 7.2 Preparacin del Presupuesto de Costes 7.3Control de Costos
8. Gestin de la Calidad del Proyecto 8.1 Planificacin de la Calidad 8.2 Realizar Aseguramiento de la Calidad 8.3 Realizar Control de la Calidad
9. Gestin de Recursos Humanos del Proyecto 9.1Planificacin de los Recursos Hummanos 9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto 9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto 9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto
10.Gestin de Comunicaciones del Proyecto

10.1 Planifiacin de las Comunicaciones 10.2 Distribucin de la Informacin 10.3 Informar el Rendimiento 10.4 Gestionar a los Interesados
11. Gestin de los Riesgos del Proyecto 11.1Planificacin de la Gestin de Riesgos 11.2Identificacin de Riesgos 11.3 Anlisis Cuantitativo de Riesgos 11.4Anlisis Cualitativo de Riesgos 11.5Planifiacin de la Respuesta a Riesgos 11.6Seguimiento y Control de Riesgos
12. Gestin de Adquisicin del Proyecto 12.1 Planificar la Compras y Adquisiciones 12.2 Planificar la Contratacin 12.3 Solicitar Respuestas de Vendedores 12.4 Seleccin de Vendedores 12.5 Administracin de Contrato 12.6 Cierre de Contrato
Figura 1-1 Descripcin general de la reas de Conocimiento de la Direccin de Proyectos y de los Procesos de Direccin de Proyectos
Se preguntara cul es el orden correcto?, bien, preste atencin a lo siguiente: El orden dado por el texto bsico corresponde al mtodo Escala planteado por el autor, el cual seguiremos por efectos didcticos, dicho enfoque es ms corto y posible de abarcar en el tiempo de estudio.
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PRIMER BIMESTRE
Adems, como ya pudo haber verificado, el texto bsico plantea la asignatura desde el anlisis de los 5 procesos, mientras que el PMBOK desde las 9 reas. nicamente son formas de abordar los temas de estudio, los dos puntos de vista contemplan los mismos contenidos, con la siguiente observacin: el rea de conocimiento denominada de Integracin, en el PMBOK abarca ms temas, mientras que en el mtodo Escala se aborda al ltimo enfatizando en la Gestin de Cambios y las Lecciones Aprendidas. No es prioritario establecer un orden, si no, el entender la importancia y aplicacin de cada una de las reas es lo ms importante. De las reas descritas, es muy importante identificar la relacin entre ellas y lo que aportan en los procesos de ejecucin y control del proyecto. Lea con atencin en el texto bsico la seccin 1.6 pgina 33-36. Luego responda a la pregunta: qu relacin existe entre el alcance, tiempo y costos? Revise los temas del texto bsico en la seccin 1.7-1.9 pgina 36-45, encontrar importantes exposiciones de la administracin tradicional y cmo influye la organizacin de la empresa en la direccin de proyectos. En la seccin y captulos siguientes profundizaremos en cada rea, as como las herramientas, artefactos o documentos propios de la direccin de proyectos. Lo expuesto y analizado hasta el momento, cierra los contenidos del captulo 1 del texto bsico, con el nimo de reforzar los temas le sugiero lo siguiente:
Resuelva la autoevaluacin del captulo 1 del texto bsico. Son preguntas abiertas, si tiene dudas en las respuestas, remtamelas ser un gusto ayudarle. Seguro estoy que asigno un poco ms de tiempo, para resolver la autoevaluacin propuesta anteriormente. Ahora bien, continuemos con el estudio del primer proceso, que es el inicio del proyecto.
1.2
Inicio del Proyecto.
Seguramente ya tiene claro los conceptos introductorios de la direccin de proyectos. Aada a estos conceptos lo citado en el texto bsico en la seccin 2.3 pgina 51-52, aqu se responde a la gran pregunta Dnde nace un proyecto, o, como se inicia un proyecto? Pues bien, ahora empezaremos con el estudio del primer proceso, Inicio del Proyecto. Ya sabemos que todo proyecto de alguna manera nace de una iniciativa informal, por tanto como nuestro estudio se basa en la formalizacin de procesos, cumpliremos tal objetivo elaborando el documento que formaliza el planteamiento del proyecto; este es El Charter. En la pgina 52-53 del texto bsico se presenta como elaborar el Charter del proyecto, preste atencin a las respuestas indicativas de las preguntas para qu sirve?, qu incluye?, cmo desarrollarla? y cundo utilizarla?
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PRIMER BIMESTRE
Por ser el primer documento formal de la direccin de proyectos, puede resultar difcil elaborarlo. Revisemos, comprendamos y analicemos el caso de estudio del texto bsico citado en la pgina 5463.
Revisemos las secciones 2.13-2-19 del texto bsico, estos contenidos le ayudaran a entender mejor el tema.
Como ya explique en prrafos anteriores, la asignatura centra su estudio en base al mtodo Escala definido por el autor, el cual resume en el Charter todos los documentos establecidos por el PMI para el Inicio del proyecto.
Le sugiero ample el tema revisando las secciones 4.1 y 4.2 del texto complementario PMBOK.
Ejercicios.
Pues bien, realice los siguientes ejercicios, estos tienen como objeto complementar los propuestos en cada seccin.
1. 2.
Lea la seccin 2.3.4 pgina 32 del texto complementario PMBOK, analice lo expuesto y elabore un pequeo ensayo del tema. Plantese un pequeo proyecto de diseo y construccin de software de gestin de historias clnicas de un pequeo hospital y elabore el Chrter del proyecto.
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PRIMER BIMESTRE
Autoevaluacin
Hemos llegado al final del captulo 1, estoy seguro que reviso los temas sugeridos en el texto bsico y realiz los ejercicios planteados. Bien, es momento entonces de medir cuanto capt los temas respondiendo la autoevaluacin planteada a continuacin: V 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Los procesos de la direccin de proyectos son 5 y se desarrollan en el siguiente orden: Inicio, Planeacin, Control, Ejecucin, Cierre. El proceso de ejecucin tambin puede identificarse por actuar. El cliente es quien lidera al equipo del proyecto. El gerente del proyecto es el beneficiario del mismo. El Chrter formaliza la iniciativa de un proyecto. Los proyectos siempre se originan por la necesidad de inversin. El Chrter permite identificar necesidades y requerimientos del cliente. Quien prepara y autoriza el Chrter es el cliente. Una de las causas por las cuales se origina un proyecto es por necesidad de negocio. F
Ahora verifique sus resultados en el solucionario que se encuentra al final de la gua didctica.
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PRIMER BIMESTRE
CAPTULO 2
PLANIFICACIN DE PROYECTOS
Empezaremos el estudio del captulo 2, primeramente indicando que la planificacin de proyectos, es el proceso donde: se define, detalla y limita, lo que el proyecto pretende conseguir. El estudio se enfoca desde la revisin de las 9 reas de conocimiento de la direccin de proyectos; para tal efecto haremos uso del captulo 3 del texto bsico y de la seccin 3 del texto complementario PMBOK, este ltimo lo usaremos con el objeto de ampliar el estudio de cada rea. En la seccin 1.1.4 citamos las reas de conocimiento, empecemos con la primera.
2.1
Desarrollo del Plan del Proyecto.
Formalizado el proyecto con el Charter el siguiente paso en la direccin de proyectos es la planificacin, esta involucra la elaboracin de algunos entregables por cada rea. El texto bsico en la pgina 73 detalla todo lo que incluye el plan del proyecto. Es importante que lo revise, note que el autor denota a cada rea de conocimiento como herramienta de la planificacin. Otro enfoque, que le ayudara a entender ms lo que conlleva la planificacin, se detalla en el texto complementario PMBOK en la pgina 46-55. Ud. necesariamente debe revisar este tema.
Con la comprensin y anlisis de los temas, elabore un mapa conceptual de la lectura realizada. Bien, como ya lo he indicado en algunos prrafos anteriores, aunque el estudio de la asignatura esta dado a nivel de procesos, cada proceso tiene involucradas las reas de conocimiento. Empecemos entonces, con el estudio de la primera rea de conocimiento.
2.2 Administracin del Alcance.

Uno de los actores principales en la direccin de proyectos es el gerente del proyecto, el cual debe ser muy hbil en las tcnicas de definicin del problema, ya que distintos representantes del cliente tendrn diferentes puntos de vista, y prejuicios que influirn en la percepcin del alcance del problema. La APP plantea dos documentos que permitirn definir de mejor manera el alcance de un proyecto, la declaracin del alcance y el desglose de actividades (WBS, Work Breakdown Structure; EDT, Estructura de desglose de trabajo), en adelante a este me referir como WBS. La declaracin del alcance se elabora a partir del Chrter del proyecto, entre el Gerente y su equipo; con este documento, elaboramos el WBS, que no es ms que un desglose ms detallado de las expectativas del cliente, de tal manera que se tenga control sobre cada elemento del proyecto.
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PRIMER BIMESTRE
El WBS consiste en dividir el proyecto en una serie de actividades secuenciales que permitan desarrollarlo con eficiencia. En proyectos de baja complejidad pueden desglosarse utilizando el sentido comn del analista.
A continuacin veamos el siguiente ejemplo: Ejemplo. Un proyecto de ampliacin de planta industrial posee tres objetivos bsicos: 1. 2. 3. Determinacin del tamao ptimo de planta. Diseo de planta. Montaje y puesta en marcha de planta.
El anlisis consiste en determinar para cada objetivo cuales actividades generales requieren hacerse para cumplirlo. En el caso del objetivo 1 se identificaron las siguientes actividades: 1.1 Estudio de mercado 1.2 Anlisis de capacidad actual Para el objetivo 2 se determin: 2. 1. Estudio tcnico 2. 2. Presupuestario Para el objetivo 3 se identificaron: 3.1. Compras. 3.2. Construccin e instalacin. 3. 3. Puesta en marcha Bien, con estas ideas, profundicemos el tema tomando en cuenta las siguientes indicaciones. Revisemos el capitulo 3, seccin 3.4, pgina 74-92 del libro base; aqu obtendr una apreciacin ms amplia del tema; preste mucha atencin a los ejemplos dados. Es importante no dejar de analizar la relacin de los tres documentos de la APP generados hasta el momento, en la seccin 3.4.14 del texto bsico se plantea tal relacin. En la seccin de ejercicios que se encuentran al final del presente captulo, aplicar los conceptos expuestos. Sabe entonces como realizar, definir el alcance y el WBS?
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PRIMER BIMESTRE
Mayor detalle lo puede obtener, revisando el texto complementario PMBOK en el captulo 5.
Formalizado el proyecto, el siguiente paso es definir como administraremos a los participantes ms directos del proyecto; es decir, identificar quien realizar las actividades que identificamos en el WBS. Bien, sigamos entonces con el estudio del rea que nos dar los lineamientos para conseguir tal objetivo.
2.3 Administracin de los Recursos Humanos.

Los proyectos requieren trabajo en equipo y especializacin en las tareas. Los proyectos generalmente no permiten procesos detallados de aprendizaje.
No pretenda que todos hagan de todo!

Definir la estructura operativa del proyecto consiste en disear los mecanismos por medio de los cuales se ejecutarn las actividades programadas, con los niveles de calidad requeridos, en el tiempo estipulado y dentro del presupuesto calculado. La ejecucin del proyecto exige, - - en primer lugar definir una estructura funcional, niveles jerrquicos, (los mnimos posibles), cargos y responsabilidades, en segundo lugar, una estrategia de direccin que permita liderar el equipo de trabajo del proyecto con adecuados niveles de motivacin en un entorno de creatividad y de crecimiento del individuo, un tercer componente necesario consiste en el pre-diseo de procesos administrativos que faciliten la realizacin de las mltiples tareas que comprende el proyecto disminuyendo las posibilidades de duplicacin de trabajo y de prdida de control en las mismas, en cuarto lugar es til disear un sistema de informacin y monitoreo que provea a cada nivel del proyecto de la informacin necesaria para la toma de decisiones as como los ajustes requeridos.
Para conseguir la administracin de los recursos humanos la APP plantea dos herramientas, el diagrama organizacional del proyecto y la matriz de roles y funciones. Dirijmonos al captulo 3, seccin 3.5, pgina 92-97 del libro base, ampliemos el tema con los detalles y casos de estos dos documentos. Es importante revise un ejemplo de prctica comn respecto de los recursos humanos en la pgina 95. Bien, quiz ya tenemos una apreciacin ms clara de cmo se debe gestionar los recursos humanos en la direccin de un proyecto; sin embargo en la prctica, sabemos que el estar al mando de un grupo de personas, resulta complicado la aplicacin de conceptos como de habilidades adquiridas.
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PRIMER BIMESTRE
Si el tiempo est de su lado, aprovchelo y revise lo siguiente:
Revise el captulo 9 del texto complementario PMBOK.
Siguiendo con la exposicin del tema, continuemos con el rea de administracin de la comunicacin; esta nos permitir establecer el marco de comunicacin entre todos los participantes del proyecto.
2.4 Administracin de la Comunicacin.

La comunicacin se debe manejar en forma proactiva por el director del proyecto, debe estar planeada y ser ejecutada con un propsito en mente. La administracin de la comunicacin es una de las reas crticas en un proyecto, fundamental en la administracin de los objetivos y receptores de los beneficios del mismo. Aunque parezca que no tiene importancia, quiz pueda pensarse, que al tener el equipo junto y a ms de saber quines son, es necesario especificar cmo y con quien debo comunicar mi trabajo?, pues, se consigue evitar las sorpresas, las cuales se convierte en un factor crtico ante la presencia de un imprevisto. La APP para una correcta administracin de la comunicacin destaca cuatro documentos o herramientas tiles, que son: la matriz de comunicacin, calendario de eventos, estatus semanal y reporte mensual.
Cada una de estos documentos tiene un objetivo, los cuales se abordan con ms detalle en el captulo 3, seccin 3.6, pgina 98-105 del libro base.
En la lectura anterior, pudo apreciar que se plantean algunos formatos que se pueden usar tanto en el estatus semanal como en el reporte mensual; sin embargo, queda a decisin de cada equipo de proyectos el utilizado. Mas detalle puede encontrar en el captulo 10 del texto complementario PMBOK. Qu bien, ya hemos avanzado con 3 reas de conocimiento, las cuales se complementar con un adecuado establecimiento y administracin del tiempo; en el siguiente apartado, trataremos la gestin del tiempo. Continuemos.
2.5 Administracin del Tiempo.

Al momento, ya hemos definido cual es el propsito del proyecto (El Charter), su alcance, quienes son los participantes y su administracin, y, como debemos comunicarnos en el equipo. Es tiempo entonces, de organizar el tiempo de ejecucin del proyecto. Las actividades de los proyectos pueden tener una duracin variable, debido a lo siguiente:
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PRIMER BIMESTRE
La habilidad de las personas que realizan la actividad. La disponibilidad de las materias primas o equipos. Las variaciones en el rendimiento de las mquinas. La presencia de eventos que inciden en el proyecto. La ocurrencia de eventos inesperados.
La administracin del tiempo en proyectos informticos, casi siempre es la que ms falla, ocasionada por no aplicar una correcta gestin del proyecto, as como mal aplicacin de las metodologas y tecnologas de desarrollo de software. Por tanto, es aqu donde se refleja la experiencia y capacidad del gerente de proyecto, pues tendr que definir conjuntamente con su equipo el tiempo adecuado, oportuno y sobre todo con un porcentaje de precisin bastante alto. Bsicamente el tiempo que se defina implica en los costos del proyecto. Es fcil darse cuenta que a ms tiempo, mas costo en el proyecto.
Bien, revisemos el captulo 3, seccin 3.7, pgina 106-117 del libro base, en el que se plantea con ms detalle el tema.
De la lectura que efectu, seguro que encontr ms conceptos y herramientas, que le ayudaran a entender y aplicar la gestin del tiempo.
Elabore un mapa conceptual de tal forma que aclare y enlace este conocimiento.
Opcionalmente revise el captulo 6 del texto complementario PMBOK, en el que constan los lineamientos que se deben seguir en la gestin del tiempo. Revisar estos contenidos le ayudara a tener una visin ms amplia del tema, ya que justamente la definicin de los tiempos es uno de los puntos crticos en la direccin de proyectos. Ya hemos dicho que a ms tiempo, mas costo; pues entonces continuemos con el estudio de la administracin del costo.
2.6 Administracin del Costo.

Adems de ser eficaz en trminos de costo, un sistema computacional debe aceptarse social y polticamente. Para ser eficiente en costo, un nuevo producto de programacin debe proporcionar los mismos servicios e informacin que el sistema antiguo, usando menos tiempo y personal, o proporcionar servicios e informacin que antes eran inaccesibles.
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PRIMER BIMESTRE
Cuando se inicia un proyecto informtico se conocen muy pocas de las funcionalidades que se deben implementar. A pesar de todo, a veces debe realizarse una estimacin de los costes necesarios para construir un software de aplicacin, del cual, al empezar, no se conoce ni siquiera el alcance que pueda llegar a tener.
Cul es su apreciacin?, enveme sus opiniones, acuerdos y desacuerdos.
En la APP se plantean tres herramientas que permiten administrar mejor los costos de un proyecto, estas son: - - - el estimado de costos, el presupuesto base, y, el programa de erogaciones.
En el captulo 3, seccin 3.8, pgina 118-127 del libro base, se detallan cada una de estas herramientas; si bien los ejemplos estn orientados a la construccin de obras civiles son muy prcticos, revselos le permitirn nutrirse de experiencia de terceros.
En el texto complementario PMBOK, el captulo 7 da una amplia visin de los procesos de la administracin del costo, lalo, estoy seguro que puede apartar un poco de tiempo adicional; sin embargo, no es obligatorio. Quiz la administracin del costo es una de las reas ms complicadas, en proyectos de software; resulta bastante complicado determinar el costo de intangibles, es aqu donde tiene vala la experiencia, conocimiento del negocio, y conocimientos medianamente avanzados de administracin de empresas, contabilidad, elaboracin de presupuestos, etc. Sin embargo, todos los esfuerzos dados no son suficientes, sino definimos los parmetros de comprobacin, validacin y control de nuestro producto. Veamos a continuacin el rea que proporciona los fundamentos para conseguir tal ltimo objetivo.
2.7 Administracin de la Calidad.
La administracin de la calidad no es ms que el conjunto de acciones que permiten garantizar la conformidad.

Es claro que en este caso me refiero a la conformidad del cliente, del patrocinador; sin embargo, la administracin de la calidad de la APP no solo se enfoca en el producto final, sino, en todas las fases del proyecto. En proyectos de software la gestin de la calidad se la efecta desde el mismo momento de la constitucin del proyecto (en el Charter), recoleccin de requerimientos, etc.
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PRIMER BIMESTRE
En el texto bsico en el captulo 3, seccin 3.9.1-3.9.4, pgina 128-129, se hace referencia al nuevo enfoque de la calidad, revselos le darn una mejor perspectiva del tema. Como herramienta para administrar la calidad, la APP plantea la herramienta diagrama causa-efecto con lista de verificacin, detalles de esta encontrar en la seccin 3.9.9, pgina 132-133. La solida propuesta de estndares de cumplimiento, conlleva a que las experiencias obtenidas en el proyecto, se repliquen en otros hasta que la organizacin defina estndares generales, y, estos cumplan o permitan ser valorados dentro de esquemas de madures de calidad. Los modelos de madurez de calidad que si bien no son abordados con detalle en el curso, podr revisarlos en la seccin 3.9.5, pgina 130-131. Si desea ampliar ms el tema: En el texto complementario PMBOK, el captulo 8 da una amplia visin de los procesos de la gestin de la calidad. Todo proyecto est sujeto a las interacciones del entorno en el cual se desarrolla, por tanto es indispensable identificar que puede afectar al mismo. El rea de conocimiento de la administracin de riesgos, da los lineamientos pertinentes al respecto, continuemos con este tema.
2.8 Administracin del Riesgo.
En un sentido filosfico, inclusive se puede decir que un riesgo no tiene una existencia real en el presente, sino que solamente existe en el futuro.
La identificacin de los riesgos requiere un anlisis del entorno del proyecto y la organizacin, para determinar aquellos factores que amenazan la ejecucin del mismo, con el objeto de disear un plan de contingencia adecuado que minimice su impacto.
En el EVA el recurso denominado: Calculando Probabilidades de Riesgos, detalla mtodos de identificacin que permiten comprender mejor el tema. Le invito a que lo revise y analice.
La planeacin del riesgo en la APP se realiza a travs de dos herramientas que son: el mapa de riesgos y la matriz de administracin de riesgos.
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PRIMER BIMESTRE
En el captulo 3, seccin 3.10, pgina 134-137 del libro base; se destacan algunas sugerencias, as como tambin, como desarrollar los documentos de la planeacin del riesgo. Revise con atencin la seccin 3.10.4, le ser bastante til. Bien, al momento est en capacidad de: identificar los riesgos de un proyecto y planificar su gestin; tenga presente este conocimiento le sern de mucha ayuda para resolver los ejercicios de ms adelante y la evaluacin a distancia. El texto complementario PMBOK en el captulo 11 hace referencia al rea, le sugiero leer, le ayudar a comprender aun ms el tema. Sabemos entonces como gestionar o administrar, los participantes, la comunicacin, el tiempo, el costo, la calidad, el riesgo; sin embargo, muchos recursos necesarios para el desarrollo del proyecto se deben adquirir fuera de la institucin o empresa. Como gestionar tal actividad, la revisaremos a continuacin.
2.9 Administracin de los Abastecimientos.

La optimizacin de la adquisicin de bienes y servicios externos a la organizacin donde se ejecutar el proyecto, es el objetivo de esta rea, para ello la APP plantea como herramienta la matriz de abastecimientos. En el captulo 3, seccin 3.11, pgina 138-147 del libro base; se destacan algunas sugerencias, as como tambin como desarrollar los documentos de la administracin del abastecimiento, aqu podr constatar como uno de los primeros documentos generados en la planeacin es usado para generar este documento. Generalmente en proyectos ejecutados en sub unidades de la organizacin no se cumple a detalla esta rea por cuanto los niveles superiores de la organizacin asumen estas responsabilidades.
El texto complementario PMBOK en el captulo 12 hace referencia al rea, aunque el PMBOK la nombra como Adquisiciones, los contenidos son los mismos. Bien, culminemos el estudio de las reas de conocimiento con el tema del siguiente apartado.
2.10 Administracin de la Integracin.

La conceptualizacin del autor, respecto de la presente rea, lo explique en la seccin 1.1.4 de la gua; por tanto centraremos nuestro estudio en los puntos abordados por el texto bsico. En la administracin de la integracin se destacan dos herramientas, el sistema de control de cambios y las lecciones aprendidas.
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PRIMER BIMESTRE
Por qu controlar los cambios, si ya todo se ha planeado?

Precisamente no existen proyectos que cumplan al 100% su planificacin inicial, es por eso que necesitamos documentar todos los cambios que se realicen en el proyecto.
En el captulo 5, seccin 5.8, pgina 202-203 del libro base; puede acceder a un ejemplo o caso de control de cambios.
Las lecciones aprendidas se transforman en ese recurso intangible (bueno muchas veces puede realmente ser muy tangible) que sirve de base para futuros proyectos similares. En el captulo 3, seccin 3.12, pgina 147-152 del libro base; se destaca con claridad la administracin de la integracin. Revise adems la seccin 3.12.10, presenta un excelente resumen para elaborar el plan del proyecto. Hemos estudiado cada rea de conocimiento. Estamos listos para elaborar la planificacin de un proyecto siguiendo los lineamientos del mtodo Escala? Comprobmoslo, le sugiero resuelva la autoevaluacin de la pgina 155 del texto bsico.
Ejercicios.
Seguro que reviso todos los temas del libro y muy posiblemente los sugeridos, pongamos en prctica todos los conocimientos adquiridos, resolviendo los siguientes ejercicios. 1. En base al ejercicio 2 del captulo 1, continu con la planificacin del proyecto y elabore los documentos que generan las de las reas de administracin del alcance, calidad y riesgo.
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PRIMER BIMESTRE
Autoevaluacin
Ha concluido el primer bimestre, seguramente desea comprobar cuanto comprendi, bien, realice la siguiente evaluacin. V 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. El objetivo de la administracin de recursos humanos es controlar el tiempo del equipo del proyecto. Al igual que el Chrter el WBS se define en el inicio del proyecto. A partir del WBS se realiza la estimacin de costos. El diagrama de Gantt permite establecer los costos del proyecto. El mtodo de la ruta crtica permite identificar los posibles conflictos entre recursos y actividades. El SBS es un desglose estructurado de costos. El CBS es un desglose estructurado del programa. La administracin de calidad verifica se cumpla con los costos estimados. La administracin de riesgos prev posibles problemas para llevar a cabo acciones de tiempo. El proceso de control tambin puede identificarse por verificar. La planeacin de recursos humanos es una actividad que no debe relacionarse con el WBS. Al igual que el Chrter la declaracin del alcance se define en el inicio del proyecto. A partir de la matriz de roles y funciones se realiza la estimacin de costos. El mtodo PERT calcula en forma probabilstica los costos de un proyecto. El SBS es un desglose estructurado del programa. El CBS es un desglose estructurado de costos. La administracin de calidad verifica se cumpla con los estndares de calidad relevantes. El Chrter identifica los riesgos relacionados con el desarrollo del proyecto. El WBS permite obtener los entregables finales. F
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SEGUNDO BIMESTRE
SEGUNDO BIMESTRE
Objetivos especcos
Identificar las ventajas que se obtienen al ejecutar un proyecto con una planificacin y control profesional. Identificar los documentos que incluye el cierre administrativo y contractual de un proyecto. Diferenciar el control de calidad del aseguramiento de calidad. Identificar los beneficios del Valor Ganado como tcnica para reportar el estado del proyecto.
Contenidos
CAPTULO 3: EJECUCIN Y CONTROL DE PROYECTOS.
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 Ejecutar y Controlar siguiendo el Plan del Proyecto. Integracin de Equipos, Comunicacin y Distribucin de la Informacin. Aseguramiento de la Calidad. Administracin de Concursos y Cotizaciones. Administracin de Contratos. Control del Programa del Proyecto. Control Presupuestal. Valor Ganado
Ejercicios Autoevaluacin
CAPTULO 4: FINALIZACIN DE PROYECTOS.

4.1 Cierre del Proyecto. Ejercicios Autoevaluacin
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SEGUNDO BIMESTRE
Desarrollo del aprendizaje

CAPTULO 3
EJECUCIN Y CONTROL DE PROYECTOS
Establecida la planificacin, corresponde dar luz verde a la ejecucin del proyecto. Segn la estructura de los temas de estudio, entenderamos que la ejecucin empieza una vez que se haya culminado la planificacin; revisemos el grfico de la pgina 159 del texto bsico, donde se muestra el traslape de los cinco procesos. Observe que la planeacin, ejecucin y control son procesos mayormente paralelos respecto del tiempo de duracin del proyecto, nicamente se diferencian por su nivel de actividad en el desarrollo del proyecto. De acuerdo a los lineamientos de la APP, la ejecucin se desarrolla siguiendo la planificacin definida, cumplimiento que se verifica mediante los procesos de control, comparando lo ejecutado y lo planificado. Estos son los temas de estudio del presente captulo, cuyos temas se ampliaran y explicaran revisando los captulos 3 y 4 del texto bsico. Los temas se desarrollaran combinando la ejecucin y el control de proyectos, en base a la planificacin, as:
3.1
Ejecutar y controlar siguiendo el Plan del Proyecto.
La tarea real a efectuar, una vez que empieza la ejecucin del proyecto se denomina: seguimiento y control, tarea que conlleva algunos subprocesos que abordamos mas adelante.
El texto complementario PMBOK, esquematiza tales procesos. Revise la seccin 3.2.3 y 3.2.4 en la pgina 55 y 59 respectivamente, aunque son temas del texto complementario, su revisin es obligatoria. Revisemos el grfico de la pgina 159 del texto bsico, observe el traslape de los cinco procesos de la APP, donde la ejecucin y control del proyecto empiezan en el mismo punto, de all que hablamos mas de seguimiento y control. Todos los documentos que se elaboraron en la planificacin del proyecto, por cada rea de conocimiento, generalmente se revisan o actualizan durante el seguimiento y control.
Revise la relacin de cada herramienta con la ejecucin y control, en la seccin 4.3 del captulo 4 pgina 160-161 y en la seccin 5.3 del captulo 5 pgina 187-188 del texto bsico.
Adems, existen herramientas adicionales para facilitar el proceso de ejecucin: integracin de equipos, comunicacin y distribucin de la informacin,
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SEGUNDO BIMESTRE
aseguramiento de la calidad, administracin de concursos y cotizaciones, y, administracin de contratos.
En el proceso de control tambin se generan nuevas herramientas y se ejecutan algunas existentes: control del programa del proyecto control presupuestal, valor ganado, control de cambios, lecciones aprendidas, estatus semanal, reporte mensual, y, control de calidad.
Cada una de las nuevas herramientas se explica a continuacin.
3.2 Integracin de Equipos, Comunicacin y Distribucin de la Informacin.

El presente apartado enfatiza el estudio en definir e identificar las responsabilidades del equipo durante la ejecucin, y, las herramientas para integrar equipos y mejorar la comunicacin.
En el texto bsico en el captulo 4 seccin 4.5, constan dos grandes tablas que puntualizan las responsabilidades y herramientas de integracin.
Aunque el texto presente tales contenidos en forma bastante resumida, es primordial validar y sobre todo relacionar estos conocimientos.
Elabore un mapa mental que detalle las responsabilidades y herramientas de integracin.
En secciones anteriores se estudio el rea de conocimiento de administracin de la calidad, en esta se fijaron los puntos sobre los cuales se debe validar el cumplimiento del producto final del proyecto; ahora veremos cmo asegurar el cumplimiento de estos estndares de calidad.
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SEGUNDO BIMESTRE
3.3 Aseguramiento de la Calidad.

Como se cito anteriormente el aseguramiento de la calidad se desarrolla en todo el tiempo de duracin del proyecto, es as que, el aseguramiento de la calidad se da en la ejecucin del proyecto, el cual consiste en todo un proceso de definicin de estndares, aplicacin y verificacin de cumplimiento de estos. Paralelamente se efecta el control de calidad (herramienta de la fase de control), el cual es diferente del aseguramiento de calidad.
Revisemos lo expuesto en el texto bsico en la seccin 4.6 pgina 166 y en la seccin 5.12 pgina 208.
Siguiendo con el tema, debemos tener en cuenta que en la gestin de proyectos no solo estn las actividades de planificacin, seguimiento y control; tambin debe comprenderse como y cul es el procedimiento correcto para contratar o comprar servicios o bienes adicionales, necesarios para el proyecto. El siguiente apartado detalla los temas para realizar correctamente tales actividades.
3.4 Administracin de Concursos y Cotizaciones.

El texto bsico en la seccin 4.7 pgina 166-173, hace referencia a algunos puntos que debemos tener en cuenta en la ejecucin de todo proyecto, como: Los objetivos al concursar y cotizar los trabajos, de este se plantea una excelente ejemplificacin de mala prctica. Relacionemos esto con nuestra profesin y veremos que es igual. Proceso para concursar los trabajos, el proceso de flujo definido muestra cmo debemos llevar a cabo la administracin de concursos. Matriz de Evaluacin de Alternativas, herramienta de gran utilidad para la seleccin de proveedores, relaciones y practiquemos con reas de nuestra especialidad.
Entre las secciones 4.7.4 a 4.7.7, se detalla informacin respecto de contratos y las herramientas que ayudan a la gestin de este proceso, revselas le ayudaran a comprender otros temas y resolver la evaluacin a distancia.
Los concursos y cotizaciones, se someten a procesos contractuales, por tanto es necesario conocer cmo debemos establecer y administrar tales contratos; revisemos el siguiente apartado para mejor explicacin.
3.5 Administracin de Contratos.

Recuerde que los participantes del proyecto no son nicamente personas de la empresa, tambin existen externos, los proveedores.
32
SEGUNDO BIMESTRE
Para que el proveedor cumpla con los requerimientos contractuales, la APP plantea dos herramientas que ayudan a la gestin de este proceso: el estado de cuenta de contrato, y, la requisicin de pago.
En la seccin 4.8 se muestran detalles y casos de ejemplo que permiten comprender de mejor manera el tema.
Vamos avanzando en los temas, y, cada vez es necesario medir, cunto hemos comprendido. Como una alternativa de verificar la comprensin de los temas, le sugiero desarrolle el cuestionario de la pgina 182 del texto bsico. En los apartados anteriores, hemos revisado temas estrictamente relacionados con el proceso de ejecucin; temas claves y complementarios a algunos temas de la planificacin. Los temas siguientes, estn ligados al control de la ejecucin del proyecto en base a lo planificado; veremos cmo usar el programa del proyecto, el presupuesto y algo muy importante el determinar el valor ganado del proyecto. Bien, entonces continuemos.
3.6 Control del Programa del Proyecto.

En la seccin 2.5 de la gua, estudiamos el rea de administracin del tiempo. Recuerda lo definido en este apartado? No!, efecte una revisin del tema, as le resultara comprender mejor este tema. Aunque ya se haya planificado y por cuestiones particulares del proyecto, generalmente el programa del proyecto, en la fase de ejecucin tiene ciertas modificaciones sujetas a un estricto control de pertinencia.
Revise la seccin 5.5 pgina 189 a 193 del texto bsico.
Estoy seguro que le resulto interesante. Realmente es un tema clave, es aqu donde se define las consideraciones de: - - - actualizacin del programa del proyecto, el ciclo del control del proyecto, y, el flujo de efectivo.
El control del programa del proyecto se centra en los tiempos de entrega.
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SEGUNDO BIMESTRE
Recuerde el equilibrio de la relacin entre alcance-tiempo-costo, conlleva al xito del proyecto; xito que es compartido con un adecuado control presupuestal, tema que estudiaremos a continuacin.
3.7 Control Presupuestal.

Punto importante en cualquier proyecto, son los costos que este causa, en la seccin 2.6 de la gua abordamos la gestin del costo. En el proceso de ejecucin y control, el control presupuestal permite monitorear el desempeo del presupuesto en el proyecto. La APP justamente propone la herramienta control presupuestal para llevar a cabo tal objetivo.
En el captulo 5 seccin 5.6 pgina 194-195, se detalla tal herramienta y un caso de ejemplo, revselos, comprndalos y analcelos.
Bien, hemos revisado dos puntos clave en la gestin de cualquier proyecto. La informacin recolectada del proyecto respecto del tiempo y costo, en el proceso de seguimiento y control, permite establecer indicadores que nos dan una foto del proyecto en un determinado momento, esta imagen la denominamos valor ganado, tema siguiente en nuestro estudio.
3.8 Valor Ganado.

Aunque muchos enfoques de contabilidad general estn disponibles para medir el rendimiento de costos, hay una herramienta que es nica en el campo de administracin de proyectos: El manejo del valor ganado (Earned Value Management EVM). Dado un rendimiento de lnea base de costos, los jefes de proyecto y sus equipos pueden determinar cun bien los proyectos lograrn su alcance, tiempo y objetivos de costo ingresando la informacin verdadera con la lnea base. Una lnea base (Presupuesto) es el plan original del proyecto ms los cambios aprobados. La informacin verdadera incluye si el WBS fue completado o no o aproximadamente cuanto del trabajo fue terminado, cuando el trabajo empieza y termina efectivamente y cunto cuesta realmente el trabajo completo. 1 El Seguimiento y Control en un proyecto debe permitir conocer la situacin actual de este, en cualquier momento. Earned Value es una tcnica que permite obtener todo el conocimiento y comprensin de la informacin de seguimiento y control del proyecto. La informacin obtenida con Earned Value se refiere a Tiempo (diferencia entre el trabajo planificado en una duracin determinada y el trabajo realizado en esa misma duracin); Costo (diferencia entre el coste planificado para un trabajo a realizar y el coste real de ese trabajo ya realizado).
1 Nelson Jaramillo, (2009): PMO_PLN_Proyecto_Presupuestario_v1.0.docx, Loja-Ecuador, UTPL-TATA, p. 6.
34
SEGUNDO BIMESTRE
En el captulo 5 seccin 5.7 pgina 196-201, se expone el tema con ms detalle; preste mucha atencin a la descripcin de la herramienta propuesta por la APP y al caso de ejemplo.
En el estudio de las reas de conocimiento, en la planificacin del proyecto, detallamos de entre otras, la administracin de la integracin y la administracin de la comunicacin. En la fase de control, es cuando se usa las herramientas definidas en estas reas, es as que en el texto bsico: la seccin 5.8 pgina 202 consta como se debe usar y ejecutar el control de cambios; lo mismo ocurre en la seccin 5.9 pgina 203 para las lecciones aprendidas, en la seccin 5.10 pgina 204-205 para el estatus semanal, y, en la seccin 5.11 pgina 206-207 para el reporte mensual. Revise los temas antes citados, as ampliara y complementara la comprensin el objeto del seguimiento y control. Bien, si desea, antes de pasar a los ejercicios, desarrolle el cuestionario de la pgina 210 del texto bsico.
Ejercicios.
Apliquemos entonces lo aprendido, resuelva el siguiente ejercicio. 1. Elabore un mapa conceptual que detalle todo el proceso de seguimiento y control. Incluya todos los procesos y sub-procesos..
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SEGUNDO BIMESTRE
Autoevaluacin
Respondamos a las siguientes preguntas, verifiquemos cuanto ha comprendido el tema. V 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. El inicio de la ejecucin de un proyecto empieza en la etapa de planeacin del mismo. El control de un proyecto, inicia y termina junto con la ejecucin. Una de las responsabilidades del gerente de proyectos en la ejecucin es proveer soluciones creativas. Asegurar que los problemas del proyecto sean identificados y resueltos a tiempo; es responsabilidad del equipo ejecutor del proyecto. El control de un proyecto tiene como objetivo controlar el costo y la calidad. En el control de un proyecto el WBS ayuda a ejercer el control de calidad requerido. Ante cualquier cambio el Programa Base debe modificarse. El Control de Calidad se realiza a partir de la lista de verificacin elaborada en el plan del proyecto. Una vez ejecutado un proyecto nunca se actualiza el plan del mismo. En la ejecucin la Matriz de Comunicacin, sirve para identificar todo el trabajo por ejecutar. El control de un proyecto es tambin proponer estrategias para corregir las desviaciones al plan. La herramienta adicional Valor Ganado, sirve para indicar las utilidades econmicas del proyecto. Una buena prctica para recolectar las lecciones aprendidas es penalizar los errores. Ante cualquier cambio el Programa Base no debe modificarse. F
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SEGUNDO BIMESTRE
CAPTULO 4
FINALIZACIN DE PROYECTOS
Al momento, en el desarrollo del presente estudio de la administracin o direccin de proyectos, hemos pasado desde la concepcin, planificacin, hasta su ejecucin y control. Como sabemos y en cumplimiento de una de sus caractersticas, los proyectos tienen un tiempo finito y por tanto deben culminar. Este captulo presenta las consideraciones para llevar a cabo exitosamente el proceso de culminacin, fin o cierre de un proyecto. El estudio de los temas lo centraremos en el captulo 6 del texto bsico, con el apoyo de la seccin 3.2.5 pgina 66 del texto complementario PMBOK; bien, continuemos.
4.1
Cierre del Proyecto.
El proceso de cierre empieza cuando el proyecto ha cumplido con los objetivos por los cuales se creo, o, por decisiones empresariales es cancelado o suspendido. El proceso de cierre incluye dos subprocesos o actividades: cierre contractual, y, cierre administrativo.
En todo proceso de cierre de proyecto, deben existir los dos subprocesos, no son excluyentes; cada uno posee un procedimiento a seguir y agrupa un listado de documentos a entregar.
Revise el captulo 6 pgina 216-217 del texto bsico y la seccin 3.2.5 pgina 66 del texto complementario.
Actividad clave y propia de este proceso, es su evaluacin; justamente al evaluar el cierre es donde se ve lo importante que fue recoger las lecciones aprendidas durante toda la ejecucin del proyecto. Verdad que es un captulo corto? Sin embargo, es muy importante por cuanto recoge todo lo aprendido en el proyecto, genera liberaciones de personal, y de alguna manera valida cun bien aplicamos los lineamientos de cada rea de conocimiento.
Ejercicios.
Apliquemos entonces lo aprendido, resuelva el siguiente ejercicio. 1. Realice un mapa mental en el que denote la utilidad de cada herramienta en el proceso de cierre.
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SEGUNDO BIMESTRE
Autoevaluacin
Respondamos a las siguientes preguntas, verifiquemos cuanto ha comprendido el tema. V 1. Las lecciones aprendidas en el cierre de un proyecto, capitalizan la experiencia y el conocimiento adquirido. 2. La evaluacin del cierre de un proyecto esta dado por un estndar estricto de la APP. 3. Los proyectos incluyen siempre el cierre administrativo y contractual. Ahora, verifique sus resultados en el solucionario de la gua. F
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SOLUCIONARIO/GLOSARIO
Solucionario
Capitulo 1: 1 F, 2 F, 3 F, 4 F, 5 V, 6 F, 7 V, 8 F, 9 V. Capitulo 2: 1 F, 2 F, 3 V, 4 F, 5 V, 6 F, 7 F, 8 F, 9 V, 10 V, 11 F, 12 F, 13 F, 14 F, 15 V, 16 V, 17 V, 18 V, 19 F. Capitulo 3: 1 V, 2 V, 3 F, 4 F, 5 V, 6 F, 7 F, 8 V, 9 F, 10 F, 11 V, 12 F, 13 F, 14 V. Capitulo 4: 1 V, 2 F, 3 V.
Glosario
No se detalla glosario, el texto bsico en la pgina 249-258, posee uno que abarca todo los temas.
JCEO/lg/14-08-09/39 cll/2011-06-15
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Bienvenidos, empecemos entonces con nuestro aprendizaje del primer captulo.

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CAPTULO 2: PLANIFICACIN DE PROYECTOS

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Identifique proyectos vuestros, de su empresa, comunidad o trabajo.

Quines son los participantes claves en un proyecto?

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1.1.4 reas de conocimiento de la Administracin Profesional de Proyectos.

Riesgo Abastecimiento Integracin

4. Gestin de integracin del Proyecto

7. Gestin de Costes del Proyecto

10.Gestin de Comunicaciones del Proyecto

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Inicio del Proyecto.

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Desarrollo del Plan del Proyecto.

2.2 Administracin del Alcance.

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Mayor detalle lo puede obtener, revisando el texto complementario PMBOK en el captulo 5.

2.3 Administracin de los Recursos Humanos.

No pretenda que todos hagan de todo!

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