CMUCH. Administracin de la Salud de Servicios de Salud, La Administracin y el Proceso Administrativo.

Institucin Programa Asignatura Profesor Correo electrnico Fecha de elaboracin Centro Mexicano Universitario de Ciencias y Humanidades, CMUCH Lic. Terapia Fsica Administracin de los Servicios de Salud Nefi Jacob Lpez Barreiro nefijacob@gmail.com 30/09/2013

La Administracin y el Proceso Administrativo. Introduccin. La administracin es universal, como ciencia, como necesidad, como disciplina, como proceso, como conjunto de tcnicas y herramientas que son necesarias estudiar con toda la seriedad y profundidad. Son las condiciones del ambiente (polticas, econmicas, sociales, culturales) las que determinan las modalidades de Administracin en general (teora situacional), pero son los problemas en las tareas y las personas los que exigen soluciones prcticas, ante los diferentes acontecimientos en torno a la nueva era de la globalizacin, desde esa dimensin surge la necesidad de la Administracin. Las organizaciones actualmente deben de llevar a cabo una efectiva administracin, de tal manera que logren alcanzar sus metas eficaz y eficientemente, pues de ellas depende qu tan adecuado sea el uso de los recursos con que cuentan para realizar sus operaciones. Definicin de Administracin. Segn Chiavenato, Administracin: Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de los recursos organizacionales para conseguir determinados objetivos con eficiencia y eficacia (Chiavenato, 2001).

CMUCH. Administracin de la Salud de Servicios de Salud, La Administracin y el Proceso Administrativo.

Fuente de la imagen: Elaboracin Propia.

Para entender mejor el concepto de Administracin: Eficacia. Medida normativa de la consecucin de resultados u objetivos (grado en el que se alcanzan los objetivos) (Chiavenato, 2001). Eficiencia. Medida normativa de la utilizacin racional de los recursos en el proceso de consecucin de resultados u objetivos (grado de utilizacin de los recursos) (Chiavenato, 2001). Recursos. Son el conjunto de bienes que es necesario proveer, para que un organismo social funcione hacia un objetivo comn (Rodrguez Valencia, 2010). Objetivo. Resultados que la empresa espera obtener. Fines por alcanzar establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse en el transcurso de un tiempo determinado (Mnch Galindo, 1997). Proceso Administrativo. Todo proceso administrativo desde el punto de vista conceptual o metodolgico, es con el fin de aplicar y comprender mejor la administracin, ya que separa los elementos que en una circunstancia, se pueden dominar e integrar para dar resultados positivos dentro de una organizacin o empresa. Definicin: El proceso administrativo se define como el conjunto de pasos o etapas sucesivas e interrelacionadas entre s, a travs de las cuales se efecta la administracin (Mnch, 1997).

CMUCH. Administracin de la Salud de Servicios de Salud, La Administracin y el Proceso Administrativo.

Las etapas que comprende el proceso administrativo son la base fundamental para el logro de las metas a corto, mediano y largo plazo; teniendo como fin, permitir que la administracin pueda guiar a la empresa a la realizacin de los objetivos que se hubieren fijado o que se propongan, logrando de esa forma los objetivos trazados. El proceso Administrativo esta compuesto de diferentes etapas bsicas a travs de las cuales se realiza la administracin. Es aplicable a los administradores en todos los niveles organizacionales en cualquier tipo de organizacin. Las fases del Proceso Administrativo son las siguientes: Planeacin. Organizacin. Direccin Control.

Planeacin

Control

Organizacin

Direccin

Fuente de imagen: Elaboracin propia.

Planeacin: Esta fase del proceso determina los objetivos y el curso de accin a seguir para alcanzarlos, permite decidir qu hacer antes de llevarlo a cabo, como base para prever y manejar el futuro; en consecuencia, planeacin consiste en sistematizar por adelantado los objetivos, polticas, programas, proyectos, planes
3

CMUCH. Administracin de la Salud de Servicios de Salud, La Administracin y el Proceso Administrativo.

de accin, entre otras. Tiene por objeto asegurar la supervivencia empresarial y neutralizar la incertidumbre. Ninguna empresa puede alcanzar el buen xito, si no tiene una administracin competente. La obtencin de resultados mediante esfuerzo de otros requiere planeacin. La planeacin es una funcin fundamental del proceso administrativo y es bsica para las otras funciones administrativas. Definicin de planeacin. La determinacin de los objetivos y la eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro (Mnch Galindo, 1997). Objetivo de la Planeacin. El objetivo de la planeacin es fijar el curso concreto de accin (estrategia) que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientar la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y nmeros necesarios para la realizacin. Importancia de la planeacin. La planeacin es importante porque conduce las principales actividades organizativas, de liderazgo y control, teniendo claro que todo intento de control sin planes carece de sentido, porque la organizacin no tendr manera de saber si efectivamente se dirige a donde quiere ir, sin antes saber a donde quiere ir, por lo que se explica lo importante que es la planeacin. Alcance de la planeacin: Estratgica. Comprende toda la organizacin y se establece a largo plazo (3-5 aos). Tctica. Implica un rea o departamento y es a mediano plazo (13 aos). Operativa. Abarca una unidad (puesto) y es a corto plazo (menos de 1 ao). Tipos de planes Se dedican a la identificacin de la funcin o tarea primordial de la empresa o gerencias o de cualquier parte de ella. En todo sistema social, las organizaciones tienen una funcin o tarea bsica que la sociedad les asigne. Cada funcin o tarea vara de acuerdo al propsito u objetivo que persigan. Son aquellas situaciones futuras hacia las cuales se dirigen las actividades de cada organizacin. Representan no solo la meta de la planeacin, sino adems el final al que se dirige la empresa, la integracin del personal, la direccin y el control de la misma. No obstante, la organizacin tiene su plan bsico, tambin cada departamento debe contar con una, para que constituya al logro de los objetivos empresariales. Son las determinaciones de los objetivos bsicos a largo plazo

Propsitos

Objetivos

Estrategias

CMUCH. Administracin de la Salud de Servicios de Salud, La Administracin y el Proceso Administrativo.

de una empresa y la aceptacin de los recursos de accin que tiene cada empresa, as como los recursos que asigna para que estos objetivos sean alcanzados. Sin embargo, su importancia radica en determinar y transmitir, mediante un sistema de objetivos y polticas bsicas, una imagen del tipo de empresa que se quiere proyectar. Son una pauta en general para la toma de decisiones. Esta permite establecer los lmites de las decisiones, especificando aquellas que pueden tomarse y excluyendo las que no se Polticas permiten; generalmente las polticas son establecidas de manera formal y se han establecido por factores externos a la organizacin, para guiar o encausar el pensamiento, para la toma de decisiones. Son planes, pero que establecen una obligatoriedad para que se Procedimientos realicen actividades a futuro. Son acciones requeridas en forma cronolgica. Son acciones requeridas, las cuales se describen con claridad, Reglas para que se lleven a cabo o no. Las reglas no permiten desviaciones en los cursos de accin ya establecidos. Comprenden un grupo relativamente extenso de actividades, las cuales muestran los pasos ms importantes que se necesitan Programas para conseguir un objetivo, quien o que departamento es el encargado de llevar a cabo dicha tarea, en que forma y cuando se deben realizar las actividades Son estados de recursos financieros que se reservan para una actividad determinada en un tiempo establecido. Los presupuestos obligan a las empresas a preparar por adelantado Presupuestos un estimado de gastos e ingresos, que sern necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, proporcionando cifras exactas para escoger y coordinar las otras actividades. Son ms pequeos e independientes que los programas, debido a que cada proyecto cuenta con una extensin limitada y definida por los directivos de la empresa, sobre la asignacin de recursos Proyectos y tiempo. De igual forma, se establecen los responsables, asignndose a ellos los recursos y tiempo estipulados para realizarlos. Organizacin. La organizacin rene todos los recursos bsicos en forma ordenada y acomodada a las personas, en un esquema aceptable que pueda desempear las actividades requeridas. La organizacin une a las personas en tareas interrelacionadas. Est diseada para que apoye a las personas a que trabajen en conjunto de forma eficaz, con el objetivo de alcanzar las metas de la organizacin.

CMUCH. Administracin de la Salud de Servicios de Salud, La Administracin y el Proceso Administrativo.

Definicin de organizacin: La organizacin como funcin administrativa y parte integrante del proceso administrativo, se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los rganos involucrados en su administracin; establecer relaciones entre ellos y asignar atribuciones de cada uno (Chiavenato, 2001) Importancia de la organizacin. La importancia de la organizacin radica en el hecho de ser un medio de ordenacin indispensable para lograr la efectividad con el esfuerzo en conjunto, donde se coordinan las acciones de muchos individuos, de modo que la actuacin es satisfactoria, ya que el propsito de la organizacin es ayudar a que los objetivos tengan significado y contribuir a la eficiencia organizacional. En esta etapa se realiza la divisin del trabajo, que es la separacin de actividades con el fin de realizar una funcin con mayor precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo, mismas que se jerarquizan, y de renen en departamentos o agrupamientos de funciones ya sea de manera funcional, geogrfica, por producto, por clientes o por procesos, representados grficamente a travs de organigramas.

Organigrama

Fuente de imagen: Elaboracin propia.

Direccin. La direccin comprende la influencia del administrador en la realizacin de los planes, obteniendo de una manera significativa una respuesta positiva de parte de los empleados mediante la comunicacin, la supervisin y la motivacin.

CMUCH. Administracin de la Salud de Servicios de Salud, La Administracin y el Proceso Administrativo.

Se puede mencionar que la direccin influye de una manera directa sobre las actividades de un individuo o grupo, en los esfuerzos que se realicen, encaminados al logro de metas en una situacin determinada. Definicin de direccin: Es la funcin administrativa que trata de influir en las personas de la organizacin, para que, de forma voluntaria y con inters, contribuyan al logro de su unidad funcional y los objetivos de la organizacin (Mnch Galindo, 1997) Cabe mencionar que influir en la personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas dentro de la organizacin, es necesario incluir factores como la motivacin a los subordinados, la conduccin de otros, la seleccin canales de comunicacin ms efectivos y la resolucin de conflictos. Importancia de la direccin. La Direccin es muy importante porque contribuye al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales, por medio de la influencia hacia los individuos, aplicando liderazgo, motivacin y formas de comunicacin eficaces y oportunas por parte de los administradores, encaminndose al logro de los objetivos en la empresa. El reto de la planificacin y organizacin no solamente es crear un plan estratgico razonable y una estructura organizativa ideal para alcanzar metas, se trata de traducir dichas acciones en actos y, para sostenerlo, los gerentes deben de tener la voluntad para alentar y apoyar a las personas que lleven los planes a la prctica y que trabajen dentro de la estructura organizativa. En esta etapa se toman las decisiones para seleccionar el curso de accin (estrategia) idneo que ha de seguirse para alcanzar los objetivos planeados, que se logran a travs de la comunicacin de los objetivos y su entendimiento en cada una de las reas, departamentos y personas, la motivacin de esas personas para alcanzarlos, la supervisin constante de las actividades y con un liderazgo efectivo. Control. El Control es la ltima etapa del proceso administrativo mediante el cual se miden los resultados obtenidos, con respecto a los que se esperaba en los planes elaborados para determinado propsito. El control permite visualizar y analizar las desviaciones o diferencias, con el objeto de informar oportunamente a la direccin para tomar las medidas correctivas. Esta fase del proceso es esencial para todos los administradores, aunque el alcance del control vara de un administrador a otro, todos tienen la responsabilidades de ejecutar planes, de manera que el control es una de las funciones administrativas ms soporte en cualquier nivel.
7

CMUCH. Administracin de la Salud de Servicios de Salud, La Administracin y el Proceso Administrativo.

Definicin de control. La funcin administrativa de control es la medicin y correccin del desempeo a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planeas ideados para alcanzarlos. Planeacin y control estn estrechamente relacionados, sin planes y objetivos, el control es imposible (Koontz, 2006). Esta definicin explica la importancia de determinar lo que se est llevando a cabo en una empresa, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias para evitar desviaciones en la ejecucin de los planes. Importancia del Control. Para facilitar de manera eficiente el logro de los objetivos es necesario Planear, crear una estructura Organizacional y Dirigir, as como motivar a los empleados. No obstante no hay garanta; es ah donde el control es importante para verificar las actividades y asegurarse que se estn llevando a cabo como se planearon y as corregir cualquier desviacin importante. El proceso de control se realiza conforme a los siguientes pasos ilustrados:

Fuente de imagen: elaboracin propia.

Fuentes de informacin. Munch Galindo, L. (1997). Fundamentos de Administracin (2 Ed.). Mxico DF: Trillas.

CMUCH. Administracin de la Salud de Servicios de Salud, La Administracin y el Proceso Administrativo.

Chiavenato, I. (2001). Administracin, Proceso Administrativo (3 Ed.). Bogot DC: McGraw Hill. Koontz, Harold. (1998). Administracin, Una perspectiva global (11 Ed). Mxico DF: Mc Graw Hill.