MAESTRA EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

HABILIDADES GERENCIALES
PROFESOR: ING. MARCO PULLAS

QUITO, 6 DE JULIO DEL 2013

ADMINISTRACIN DEL TIEMPO BASADO EN AGENDAS ELECTRONICAS AGENDA OUTLOOK

INTEGRANTES MARIA !ICTORIA JATI!A ALMEIDA CYNTIA PAMELA REINOSO SULCA DORIS CECILIA SALAS O"A MARCELA E!ELIN TOSCANO MONTENEGRO TANNYA MONICA !ALLEJO LUCERO

INTRODUCCIN El ritmo acelerado de la vida moderna, que exige de todos el manejo de gran cantidad de informacin en tiempos relativamente cortos as como la toma de decisiones constante, sera poco menos inimaginable sin la ayuda de unas maquinas que forman parte ya de nuestro quehacer cotidiano. Se trata de las computadoras. El procesamiento de textos, el tratamiento de grandes cantidades de datos, las comunicaciones telemticas, remotas, en fin, la gestin de nuestras vidas depende en gran medida de las computadoras y de la ciencia en que se basa su existencia !" #$%&'("#)*+
,-..

!a "genda $utloo/, es un programa que forma parte de %icrosoft $ffice. Es una aplicacin de organi0acin y planificacin personal y1o profesional. %ediante este curso interactivo, podrs lograr lo siguiente 2 $rgani0ar un calendario. 2 &rogramar reuniones, eventos y citas. 2 3egistrar contactos 2 Escribir notas, en las cuales podrs organi0ar tus tareas. 4 mucho ms "l anali0ar las
,5..

herramientas con que cuenta la "genda electrnica $utloo/

encontramos que es de gran utilidad por tanto nos hemos enfocado en su uso en base a la administracin del tiempo.

OBJETIVOS 6E+E3"!

"prender a gestionar de manera adecuada el tiempo tanto laboral como personal mediante el manejo de la "genda $utloo/ por los "lumnos de la ')SE7 de la %aestra en Seguridad y Salud $cupacional, ) semestre, paralelo 8.

ES&E#)9)#$S

#onocer cmo usar una agenda electrnica como herramienta para gestionar el tiempo. #apacitar y reali0ar un taller prctico para la ense:an0a de las herramientas que ofrece la "genda $utloo/.

RESUMEN %ediante el uso de las herramientas que nos ofrece la "genda $utloo/ lo que se pretende es gestionar el tiempo personal y profesional de manera efica0, por tanto esta herramienta est dirigida a profesionales que desean organi0a su tiempo de mejor manera. &artiendo del diagnstico sobre el uso del tiempo se presentan algunas

herramientas y t;cnicas sobre el funcionamiento del $utloo/ para aprovechar su funcionalidad en distintas situaciones de nuestra vida cotidiana. !a agenda presenta algunas utilidades como #rear citas y eventos, del mismo modo que escribira en un cuaderno, puede hacer clic en una seccin del #alendario de $utloo/ y empe0ar a escribir. !os nuevos colores de degradado permiten ver fcilmente la fecha y la hora actuales. !a hora actual slo aparece coloreada en las vistas 8a y Semana laborable. $rgani0ar reuniones, seleccione una hora en el #alendario, cree una convocatoria de reunin y seleccione las personas que va a invitar. $utloo/ le ayudar a encontrar la primera hora en la que todos est;n libres. #onsultar los calendarios de grupo, &uede crear calendarios que incluyan las programaciones de un grupo de personas o recursos a la ve0. <er calendarios unos al lado de otros, puede usar la vista superpuesta para mostrar varios calendarios que haya creado o que comparta con otros usuarios de $utloo/. &or ejemplo, puede crear un calendario diferente para sus citas personales y superponer el calendario laboral y el calendario personal para ver rpidamente dnde tiene conflictos o tiempo libre.

<er calendarios unos sobre otros en vista superpuesta. puede usar la vista superpuesta para mostrar varios calendarios que haya creado o que comparta con otros usuarios de $utloo/. &or ejemplo, puede crear un calendario diferente para sus citas personales y superponer el calendario laboral y el calendario personal para ver rpidamente dnde tiene conflictos o tiempo libre.

&ublicar calendarios en %icrosoft $ffice $nline, puede publicar calendarios en el sitio =eb $ffice $nline y controlar qui;n puede verlos.

"dministrar el calendario de otro usuario, con la funcin de "cceso delegado, una persona puede utili0ar su copia de $utloo/ propia para administrar fcilmente el calendario de otra persona. &or ejemplo, un auxiliar administrativo puede administrar el calendario de un director. #uando el director designa al auxiliar administrativo como delegado, este >ltimo puede crear, mover o eliminar citas y organi0ar reuniones en nombre del director ,?..

MARCO TERICO El control del tiempo ha cobrado especial atencin en la sociedad actual , distinguida por los cambios rpidos y permanentes y por el tiempo juega un papel primordial en nuestra vida cotidiana . !a planificacin del tiempo es un tema clave en todas las organi0aciones, ya que en primer lugar le ayudar a aumentar su alto nivel de bienestar @ +o tengo tiempo para nada @ es por tanto que la administracin del

incluidas en las educativas

productividad en el trabajo y en su vida personal. En segundo lugar, le ayudar a mejorar la calidad de su rendimiento con menos estr;s. (ambi;n le dar una sensacin de satisfaccin personal y el logro, el resultado de lograr ms con su tiempo. 4, probablemente de mayor importancia para muchos de nosotros, que nos permitir lograr un equilibrio en nuestras vidas entre las demandas a menudo contradictorias del trabajo, y las otras facetas de nuestra vida personal. El dominio de tiempo le proporciona un control de su vida A en lugar de tener el control de tu vida ,B.. &ara ello debemos reali0ar una autoevaluacin de su estilo de trabajo. #omo punto de partida, es necesario conocer cmo percibimos el valor del tiempo y, en consecuencia, cmo lo empleamos. CEs usted un adicto al trabajo, obsesionado por cumplir las metas cuantitativas que le imponen o se autoimponeD CSus empleados sufren de estr;s y enfermedades crnicas a causa de las presiones constantesD C$ es usted el defensor a ultran0a de la calidad y la perfeccin, a>n a costa de los pla0os solicitadosD Se dice que lo perfecto es enemigo de lo eficiente, y en esta era de la ambigEedad, la toma de decisiones no puede esperar a tener toda la informacin. #onsejos para lograr el equilibrio.

-. &ropngase metas realistas tanto cuantitativas como cualitativas.

El ;xito

depende de diversos factores, unos medibles y otros no, pero igualmente importantes. (an importante es cunto se logra y cmo se logra. Evite basarse en demasiadas suposiciones a futuro, que necesariamente van a variar. 5. &lanifique lo que puede y debe abarcar personalmente y aprenda a delegar responsabilidades y no solamente tareas que luego le consuman a usted tiempo de supervisin innecesario. Su misin es liderar el FataqueG a los competidores y dejar que su equipo lleve a cabo el trabajo. ?. Eleve su autoestima. C" qui;n quiere impresionar dedicndole excesivas horas diarias al trabajoD Es fundamental sentirse orgulloso de lo que uno est haciendo "H$3". !a preocupacin es !as buenas enemiga de la creatividad. B. #oncrete sus ideas abstractas.

intenciones necesitan un tren de aterri0aje. Es sorprendente la cantidad de tiempo que se pierde con frases futuristas e impersonales como Fse deberaG, Ffaltara hacer esto o aquelloG, Fsera interesanteG, Fpor qu; no hacen estoG, etc. Seamos ms proactivos y menos FopinionadosG. (;cnicas para administrar el tiempo. -. "prenda a utili0ar su principal herramienta la palabra. Existe una gran

distancia entre la imagen mental de lo que queremos decir, lo que sabemos decir, lo que decimos, lo que se oye, lo que efectivamente se escucha, lo que se comprende, lo que se acepta, lo que se retiene y lo que se pone en prctica. Seg>n Iames (. %c#ay, una conversacin es una interaccin de pensamiento, sentimiento, movimiento y electroqumica en un medio ambiente durante cierto periodo. &or ello es tan necesario mejorar nuestra capacidad de comunicacin y saber utili0ar todo el poder creativo de las palabras en el momento oportuno y evitar los malos entendidos que generan grandes p;rdidas de tiempo y dinero. 5. 8omine diversas habilidades de gestin como agendas electrnicas . !a obsolescencia de conocimientos o habilidades es cada ve0 ms rpida debido a la cantidad de informacin accesible por todos y al uso creciente de la tecnologa. Es crtico, por ejemplo, dominar los paquetes informticos a nivel usuario porque estn dise:ados para agili0ar las tareas. 4 muchas veces no nos damos el tiempo

para capacitarnos y simplemente lo aprendemos a Fla buena de 8iosG, con la consiguiente p;rdida de tiempo y dinero. 'na estadstica de (he 6ardner 6roup dice que un empleado que no lleva un curso de capacitacin en informtica tarda hasta siete veces ms en ser productivo con una nueva herramienta. ?. &lanificacin de actividades. !a planificacin responde a las interrogantes Fqu;, cmo, qui;n y cundoG de sus metas y prioridades. "hora bien, debe ser igualmente flexible para adaptarse rpidamente a los cambios. En el corto pla0o, es decir, un da, haga una lista de tareas y asgneles una prioridad y un pla0o de tiempo. 3ealice aquellas tareas menos agradables a primera hora del da .,J. B. $rgani0acin personal. !a ergonoma juega un papel crtico con respecto a un buen rendimiento. Evite improvisar escritorios para la computadora que no tengan bandejas especiales para el teclado, porque puede causar mucha fatiga y problemas de columna. A#$%$#%&, &'()*) #+ )#,'$-&'$& ./'/ -)*)' 0/ $*1&'%/,$2* / 0/ %/*&, 3/*()4/# () )*-'/(/ 5 #/0$(/, %/*)4) +* /',6$7& .&' .'&5),-&, +#) +* #20& ($'),-&'$& & /8)*(/ )0),-'2*$,/ 9&+-0&&:;./'/ &'8/*$</' () %)4&' %/*)'/ #+ -$)%.& 5 &'8/*$</' ')+*$&*)# () /,+)'(& / 0/ ($#.&*$3$0$(/( () 0/# &-'/# .)'#&*/# , #$* $*-)''+%.$' #+# /,-$7$(/()#= K. &ostergaciones y &rioridades. El arte de postergar es inherente a la naturale0a humana, no nos debemos sentir culpables por ello, pero s tomar las riendas conscientemente de qu; es lo que por lo general postergamos tareas desagradables o demasiado simples, trabajos o proyectos nuevos, contactar con personas nuevas, resolver conflictos con personas difciles, etc.L y empe0ar por resolver esos asuntos primero. !as prioridades se deben fijar equilibrando dos conceptos )mportancia ,alta o baja. y 'rgencia ,alta o baja., J. M. %anejo de 3euniones. Evite ser partcipe de muchas reuniones para

FconversarG. 8efina una agenda y una finalidad. "prenda a liderar las discusiones para que todos puedan expresar sus opiniones y llegar a una conclusin. Haga un resumen despu;s de cada reunin indicando las acciones pendientes de

seguimiento. 8istribuya rpidamente el resumen y las conclusiones a todos los asistentes. J. 'so adecuado del tel;fono. llamadas telefnicas en bloque. escrbalas en un papel. 8edquele un tiempo para reali0ar y atender &lanifique el objetivo de sus llamadas y

+o pida que le devuelvan las llamadasL es mejor

mantener el control y volver a llamar a una hora exacta. 'tilice un reloj de arena cerca del tel;fono o pngase de pie, por ejemplo, para recordar ser breve e ir directo al grano.,J. En conclusin, ganar tiempo es ganar dinero. (enga presente la relacin costo2 beneficio del empleo de su tiempo, tanto en cantidad como en calidad &ero hay una cosa importante para recordar. El dominio de tiempo no es un truco para ahorrar tiempo. Se trata de lograr su visin de la vida, y sus metas. Es una habilidad, y como todas las habilidades que hay que aprender, y necesita ser practicado. %uchas de las habilidades de maestra de tiempo tomar el tiempo para dominar, pero cuando se convierten en una segunda naturale0a, la recompensa puede ser increble. !a herramienta de "genda $utloo/ nos ofrece varias opciones y ventajas que se detalla a continuacin U-$0$</*(& O+-0&&: #) .+)()* ,')/' ,$-/#, )7)*-&# & $*7$-/' / /08+*/ .)'#&*/ / +*/ 4+*-/= C+/*(& 0&# )7)*-&# 5/ )#->* )* )0 ,/0)*(/'$&, #) .+)()* +-$0$</' 7$#-/# ./'/ ,&*-'&0/' ,+>0)# 5 ,2%& #)'>* %&#-'/(&# 0&# )7)*-&# )* )0 ,/0)*(/'$&= !a vista predeterminada en el calendario es la de 8a1semana1mes. Se puede modificar con el panel de navegacin que se encuentra del lado i0quierdo de la pantalla. 8el lado i0quierdo de la pantalla se locali0a la lista de calendarios disponibles, incluyendo los calendarios compartidos, as como tambi;n las

opciones para compartir su calendario y abrir un calendario que le ha sido compartido ,K..

(ambi;n

muestra los intervalos de tiempo de ?N minutos que es el

predeterminado por $utloo/.

En la esquina superior derecha se encuentra el explorador de fechas, que muestra el calendario del mes actual. Se puede despla0ar por los meses haciendo clic en las fechas que estn a la derecha y a la i0quierda de los encabe0ados de este calendario. En el navegador de fechas aparecern en negritas, los das en que tenga registrada alguna cita o compromiso. Si se prefiere, se puede utili0ar y visuali0ar el cuadro de tareas del lado derecho de la pantalla, para activarla se utili0a el men> vista OviePQ, #uadro de tareas O(as/ &adQ.

Creando Ci a!

!a forma de crear una cita es muy sencilla. Solo tiene que seguir las siguientes indicaciones -. Hacer clic en el da y la hora que desea la cita 5. (eclear el asunto del mismo. Si la cita va a durar ms de media hora, posicione el ratn en la parte inferior de su cita y arrastre hasta que ocupe el tiempo necesario. Existe otra forma de crear una cita esta es: -. Hacer doble clic en el da y la hora que desea la cita. 5. (eclee en asunto OsubjectQ el tema de la cita. En ubicacin O!ocationQ, el lugar en donde se llevar a acabo dicha cita. Si as lo desea puede modificar la fecha de la cita, as como tambi;n la hora de comien0o OStart timeQ, as como tambi;n la hora en que terminar OEnd timeQ. 8e preferencia mostrar el tiempo como ocupado OShoP time asQ y si lo necesita puede modificar el tiempo antes en que le debe de enviar el aviso de la junta.

?. Haga #lic en 6uardar y cerrar Osave and closeQ . $tra forma de crear la cita es hacer clic en el botn O+ePQ y seguir los pasos 5 y ? del proceso anterior. Creando re"nione!

'na de las funciones que son de mucha ayuda para nuestro trabajo, es la facilidad de convocar a una reunin, $utloo/ nos proporciona la facilidad de verificar la disponibilidad de los participantes a dicha reunin y poder decidir el mejor momento para llevarla a cabo. &ara crear una reunin reali0ar los siguientes pasos -. Hacer clic en el botn +uevo O+ePQ 5. #apturar la informacin de la reunin. "sunto OsubjectQ, ubicacin O!ocationQ, comien0o Ostart timeQ, 9in Oend timeQ .

?. Si as lo desea en el campo de notas puede agregar informacin sobre el propsito de la reunin, insertar un documento, o los puntos a discutir. B. En la barra de herramientas hacer clic en el botn )nvitar a los asistentes O)nvite "ttendeesQ .

K. Hacer clic en el botn &ara O(oQ. !o cual abrir un cuadro de dilogo para seleccionar a los asistentes a la reunin es importante asegurarse de que nos est desplegando la informacin de la lista global de direcciones Oglobal address listQ en el campo OshoP name from theQ.

M. "l terminar de seleccionar los asistentes hacer clic en el botn "ceptar Oo/Q.

J. Hacer clic en la pgina de horarios OschedulingQ. "qu podemos ver la disponibilidad de las personas que asistirn a la reunin, es muy fcil interpretar los espacios de disponibilidad en la parte baja de la pantalla nos muestra la forma de interpretarlo.

R. Hacer clic en el botn enviar OsendQ

si los asistentes tienen espacios de

disponibilidad a la hora en que estableci la reunin. "l enviar la cita todos los destinatarios recibirn en su bandeja de entrada OinboxQ una convocatoria a la reunin Omeeting requestQ, es importante mencionar que les llegar en la bandeja de entrada del %ail box, no en las carpetas personales, para que puedan contestar a la invitacin solo es necesario abrir la invitacin y contestar utili0ando los botones ubicados en la parte superior del mensaje ,aceptar, tentativo y 8eclinar.. "l seleccionar la respuesta se desplegara un recuadro que les permitir enviar su respuesta o editarla antes de enviarla en caso de que sea necesario hacer alg>n comentario o aclaracin.

En cuanto los asistentes le enven sus respuestas usted recibir los mensajes con el asunto editado anteponiendo el prefijo "ceptado, recha0ado o tentativo e ira actuali0ando su calendario y el de los invitados. $utloo/ llevar un registro de las respuestas que le han enviado, abriendo la reunin y haciendo clic en la pgina seguimiento Otrac/ingQ. Creando #i a! $eri%di#a!

!as citas peridicas se utili0an cuando usted tiene citas anuales, mensuales o semanales, no es necesario crear cada una de las citas. 'sted puede crear citas peridicas utili0ando el mismo m;todo que utili0 al crear una cita o una reunin. -. #rear una nueva cita 5. Hacer clic en el botn &eriodicidad O3ecurrenceQ ?. Seleccione la frecuencia de la cita ya sea diaria, mensual o anual. Se puede generar la frecuencia que usted requiere simplemente ajustando los valores que se le piden en cada cuadro.

B. Seleccione el intervalo de la repeticin, es decir cuando comien0a y hasta que da deber llevarse acabo la cita. K. Hacer clic en aceptar O$/Q para cerrar el cuadro de dilogo. M. Hacer clic en guardar y cerrar OSave and #loseQ En el lugar donde suele estar la fecha y hora de comien0o y fin, se muestra las caractersticas de la cita peridica.

"l abrir la cita, $utloo/ le preguntara si requiere modificar o eliminar todas las peticiones o solo una de ellas. #uando selecciona el calendario con el clic derecho, le muestra las siguientes opciones

S +ueva cita O+eP "ppointmentQ T #rea una nueva cita. S +uevo evento de todo el da O+eP "ll 8ay EventQ T #omo su nombre lo dice crea un evento el cual le tomara todo el da de trabajo. S +ueva Solicitud de reunin O+eP %eeting 3equestQ T Enva una solicitud de cita a otra persona por correo electrnico. S +ueva solicitud de reunin a O+eP %eeting 3equest =ithQ T Esta opcin solo est disponible cuando est abierto un calendario compartido. S +ueva cita recurrente O+eP 3ecurring "ppointmentQ T #rea una nueva cita que se repetir con cierta frecuencia. S +uevo evento recurrente O+eP 3ecurring EventQ T #rea un evento de todo el da con cierta frecuencia. S +ueva reunin recurrente O+eP 3ecurring %eetingQ T Enva una solicitud de junta por correo, donde esta reunin se repetir con cierta frecuencia.

En el men> de acciones O"ctionsQ nos muestra las opciones planear una reunin ,&lan a %eeting. y <er disponibilidad de grupo O<ieP 6roup SchedulesQ. &lanear una reunin muestra la disponibilidad de las personas que agreguemos a la lista, se verifica la disponibilidad y despu;s se puede crear una reunin seleccionando el botn crear una reunin O%a/e a %eetingQ. !a opcin <er disponibilidad del grupo, nos ayuda a crear una lista de los colegas. Es como una lista de distribucin en la que podremos conocer la disponibilidad de tiempo de nuestros colegas. !o >nico que se debe de hacer para crear un grupo es -. Seleccionar la accin. "parece un cuadro de dilogo de la que seleccionamos el botn nuevo OnePQ.

5. (eclear el nombre del grupo, y hacer clic en el botn aceptar Oo/Q. ?. "gregar a las personas seleccionando el botn agregar a otros O"dd othersQ. despu;s agregar del la lista de direcciones O"dd from address boo/Q es importante verificar que tomamos la informacin de la lista global de direcciones Oglobal address listQ lo podemos comprobar del lado derecho superior del cuadro de dilogo, para seleccionar la lista global seleccionar la flecha de lista desplegable y seleccionar O6lobal "ddress listQ. Se selecciona a las personas que formaran parte de nuestro grupo, se hace clic en el botn aceptar Oo/Q y posteriormente podremos la disponibilidad de las personas seleccionadas.

B. Seleccionar guardar y cerrar Osave and closeQ.

Co&$ar ir #a'endario

"lgunas ocasiones se requieren compartir la agenda con otra persona ya sea para crearle citas o simplemente para leer la informacin que tiene, para ello puede seguir los siguientes pasos -. )r a #alendario. 5. )r al panel de navegacin y hacer clic en compartir mi calendario OShare my calendarQ ?. En el cuadro de permisos OpermissionsQ dentro del cuadro propiedades del calendario O#alendar propertiesQ. Hacer clic en el botn agregar OaddQ

B. Seleccionar el nombre de la persona a la que desea darle permisos para compartir.

K. Hace clic en agregar OaddQ M. Hacer clic en "ceptar Oo/Q J. En el cuadro nombres OnameQ, hacer clic en el nombre de la persona que acaba de agregar, despu;s asignarle el nivel de permisos que desea seleccionndolos de la lista de +ivel de permisos O&ermission levelQ #on este +ivel de permisos 'sted puede crear, leer, modificar y borrar todos los elementos y archivos, as como tambi;n crear subcarpetas. #omo propietario de la carpeta usted pude cambiar los niveles de permisos. &ublishing Editor #rea, lee, modificar y borra todos los elementos y archivos, y puede crear subcarpetas. Editor #rear, lee, modifica, y borra todos los elementos y archivos. &ublishing "utor #rea y lee elementos y archivos, crea subcarpetas y modifica y borra elementos y archivos creados por el mismo. "utor #rea y lee elementos y archivos, as como tambi;n modifica y borra sus propios elementos y archivos. #ontributor Solamente crea elementos y archivos. El contenido de la carpeta no aparece. 3eviePer Solamente lee elementos y archivos. #ustom 8esempe:a actividades definidas por el due:o de la carpeta. +one +o tiene permisos, es decir no puede abrir la carpeta.

R. &or >ltimo seleccionar el botn aceptar Oo/Q

A(re(ar Ca'endario #o&$ar ido

&ara abrir un calendario o agenda compartida solo debe de seguir los siguientes pasos -. )r a la carpeta O#alendarQ o calendario. 5. 8e la barra de navegacin ubicada del lado i0quierdo de la pantalla, seleccionar O$pen a Shared #alendarQ ?. "l seleccionarlo aparece lo siguiente B. Seleccionamos el botn O+ameQ, al seleccionarlo aparece lo siguiente

K. En esa pantalla en OShoP +ames 9rom theQ se selecciona O6lobal "ddress !istQ. M. "l seleccionar O6lobal "ddress !istQ aparece una lista de personas, de ese lista se selecciona el nombre de la persona de la que se quiere leer su agenda ,esta informacin se las proporcionaremos., se puede hacer una buscada tecleando el nombre de la persona en el donde dice O(ype +ame or Select from !istQ. J. Se selecciona el nombre y despu;s se da clic al botn O$7Q. 3egresndonos al men> anterior. R. "qu seleccionamos O$/Q. navegacin del lado i0quierdo. "parece el nombre de la persona en la barra de

U i'i)ando e i*"e a!

$utloo/ habilita el cdigo de colores para tus citas. Esto hace mucho ms fcil identificar que tipo de cita es. El campo de etiqueta en las citas, incluye die0 colores y una opcin ms sin color. Estos colores no se pueden modificar pero si se puede personali0ar las etiquetas que identifica cada color. &ara personali0ar las etiques siga los siguientes pasos. -. )r al men> Editar OeditQ

5. Seleccionar etiquetas O!abelQ. ?. Seleccionar Editar etiquetas Oedit labelsQ.

B. "parecer un cuadro donde se puede editar cada uno de los nombres de las etiquetas.

Es recomendable que hay nombrar cada color llegue a un acuerdo con sus colegas para que todo el departamento utilice el mismo cdigo de colores. <istas ,vieP. En la carpeta de calendario cuenta con varias opciones de vistas, entre las que encontramos las siguientes El de da1semana1mes O(he 8ay1=ee/1%onthQ y da1semana1mes con vista previa O8ay1=ee/1%onth <ieP Pith "uto&reviePQ las

cuales nos muestran la informacin en forma de calendario, #itas activas O"ctive "ppointmentsQ, eventos OEventsQ, citas recurrentes O3ecurring "ppointmentsQ, Eventos anuales O"nnual EventsQ y por categora OUy categoryQ, utili0an un formato de tabla. !a vista por da1semana1mes O8ay1=ee/1%onthQ puede mostrar m>ltiples

calendarios, y puede mostrar das especficos de cada calendario. Si desea tener el listado de vista en el panel de navegacin solo debe ir al men> vista O<iePQ, ordenar por O"rrage byQ y seleccionar mostrar vistas en el panel de navegacin OShoP viePs in navegation panelQ. Con+er ir &en!a,e! en #i a!

&ara convertir los mensajes en citas solo debe seguir los siguientes pasos -. Seleccionar el mensaje con el clic derecho del ratn. 5. "rrastrar el mensaje hasta el icono o flder #alendario OcalendarQ manteniendo presionado el botn derecho del rato.

?. Seleccionar la primera opcin #opiar aqu como cita con texto Ocopy here as appointment Pith textQ. !as otras opciones que se tienen son las siguientes a. #opiar aqu como cita con texto Ocopy here as appointment Pith textQ A Esta opcin genera una copia del mensaje y lo agrega a la cita como texto. b. #opiar aqu como cita con acceso directo Ocopy here as appointment Pith shortcutQ A Esta opcin genera una cita con un icono de acceso directo al mensaje. c. #opiar aqu como una cita con archivo adjunto Ocopy here as appointment Pith textQ A Esta opcin es parecida a la anterior, solo que en este caso guarda el mensaje en la cita. d. %over aqu como una cita con archivo adjunto Ocopy here as

appointment Pith textQ A esta opcin guarda el archivo como adjunto y adems borra el mensaje de la bandeja de entrada. B. #on lo anterior se genera una cita. a. $utloo/ copia el asunto del mensaje OsubjectQ al asunto de la cita. Se puede modificar seg>n su preferencia. b. )ntroducir la fecha y hora de comien0o de la cita o reunin. c. )ntroducir la fecha y hora de fin de la cita o reunin. d. "ctivar el aviso OreminderQ si as lo desea. e. Seleccionar el estatus de cmo se mostrara la hora ocupado ObusyQ, provisional OtentativeQ, 9uera de la oficina Oout to officeQ o libre OfreeQ. K. Hacer clic en guardar y salvar Osave and closeQ M. Si lo desea borre el mensaje de la bandeja de entrar OinboxQ o mu;valo a alguna carpeta. Con a# o!

'tili0ando contactos, se puede almacenar nombres, direcciones de correo electrnico y postales, n>meros de tel;fono, e incluir datos personales, como nombre de los hijos, esposa, fecha de aniversario, entre otros. !a forma de los contactos contiene cinco pesta:as

S 6eneral A #ontiene el nombre, correo electrnico, campos de tel;fono, direccin postal. S 8etalles OdetailsQ A #ontiene informacin sobre la oficina, informacin personal, de net meeting y configuracin del servidor de disponibilidad. S "ctividades O"ctivitiesQ A Es una lista de otros elementos de $utloo/ ligados a los contactos. Es decir con esta se pueden hacer los seguimientos de las interacciones con un determinado contacto, como las citas, tareas, correos enviados. S #ertificados O#ertificatesQ A Es una lista de todas las certificaciones digitales asociadas con los contactos. !os certificados se utili0an para evitar el acceso no autori0ado a las redes. S (odos los campos O"ll fieldsQ A Es una lista de los campos de contactos. (odos los campos son edtales. #uando se agregan fechas de cumplea:os y aniversario en los contactos automticamente se agrega el evento recurrente en el calendario
,M..

CONCLUSIONES: -. El ritmo acelerado de la vida moderna, nos obliga a poseer gran cantidad de actividades en tiempos relativamente cortos, as como la toma de decisiones constante, tanto en el mbito personal como profesional. !o que nos exige a buscar herramientas que nos permitan optimi0ar el tiempo de mejor manera. 5. !a "genda $utloo/ es una de las herramientas que nos ofrece la posibilidad de gestionar el tiempo personal y profesional de manera efica0, ayudar a aumentar la productividad y a mejorar la calidad del rendimiento con menos estr;s. ?. &odemos utili0ar %icrosoft $utloo/ para establecer una comunicacin con otras personas, asignar tareas, planear citas, almacenar informacin de contactos personales y1o de trabajo, organi0ar archivos as como reali0ar un seguimiento de actividades, ver y abrir diversos archivos y compartir informacin con otros usuarios. B. !a administracin del tiempo es una herramienta muy importante en la vida de todas las personas y que debemos usar correctamente para no desperdiciarlo, pues el tiempo es irrecuperable y debe drsele el mejor usoL por lo que se recomienda establecer prioridades, el tiempo est sujeto a modificaciones en nuestra vida diaria, a su ve0 est clasificado en dos categorasL lo importante y lo urgente por esto es recomendable decidir cual actividad va a reali0ar durante el da para as dar el uso necesario al mismo sin descuidar los objetivos.

RECOMENDACIONES: #rear hbitos, es decir planificacin de horas de estudios y de trabajo. 8omine diversas actividades o herramientas de gestin , le sern de gran utilidad. 8efina reuniones por medio de herramientas electrnicas y su finalidad , no crea que todos disponen de su tiempo por tanto debe ser la finalidad concreta . Evitar los distractores, como son radio, televisor, revistas, celulares, camas, etc. (iempo productivo 3eali0ar horarios seg>n prioridades. &lanifique lo que puede y aprenda a delegar responsabilidades. Empiece ahora a cambiar viejos hbitos, poco a poco, y logre un mejor rendimiento, mayor creatividad, menos estr;s y sobre todo, calidad de vida.

 U)U!)$63"9V"
-. http 11PPP.emagister.com1curso2microsoft2outloo/2conceptos2

basicos1introduccion2microsoft2outloo/ 5. http 11PPP.emagister.com1curso2microsoft2outloo/2conceptos2 basicos1introduccion2microsoft2outloo/ ?. http 11office.microsoft.com1es2es1outloo/2help1novedades2de2outloo/25N-?2 H"-N5MNMBNR.aspx B. http 11PPP.monografias.com1trabajos?R1administracion2tiempo1administracion2

tiempo5.shtml K. http 11office.microsoft.com1es2es1outloo/2help1novedades2de2outloo/25N-?2

H"-N5MNMBNR.aspx M. http 11PPP.Pso/o.net1pdf1&an"a'2de2usuario2o" 'oo-W5N5N-N.pdf 7. www.sld.cu/galerias/.(1/sitios/infodir/resumen2..(1.