Anthony Babkine Adrien Rosier

Russir lorganisation dun vnement

Groupe Eyrolles, 2011 ISBN : 978-2-212-55244-7

Sommaire
Remerciements ....................................................................... IX Introduction............................................................................. 1 Quest-ce que lvnementiel? ............................................. 2 Quest-ce que la communication vnementielle?............... 2 Naissance et volution de l'vnementiel ............................. 4
1 - Lvnement : crez votre propre manifestation ........
Faire passer un message ...................................................... Les tapes de la cration dun vnement ............................ Dfinissez vos objectifs .......................................................... Le choix du type dvnement ................................................
10 CONSEILS POUR CRER UN STAND SUR UN SALON

7 7 9 9 10 13 16 21 24 29 29 30 33 34 39 40 41

.......................... La ralisation dun brief ......................................................... Le choix du lieu: la premire pierre de lvnement ................ Les types de lieux ..................................................................

2 - Le financement : valuez et matrisez le budget de votre vnement .....................................

Trouver un financement......................................................... Les financements publics ....................................................... Les financements privs .........................................................
10 CONSEILS POUR RALISER UN SPONSORING ...................................

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Grer et suivre son budget .................................................... Lvnementiel et ses ratios ..................................................... Le prvisionnel, votre meilleur alli ........................................

VI

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3 - Lanimation : choisissez les prestations qui vous correspondent .................................................

Vos quipes oprationnelles ................................................. Le staff .................................................................................. Les diffrents types de prestataires ..................................... La prestation technique ......................................................... La scurit ............................................................................ La restauration ...................................................................... La dcoration du lieu............................................................. Lanimation artistique ...........................................................
10 CONSEILS POUR TROUVER LES ARTISTES DE VOTRE VNEMENT ...........

45 45 45 49 50 52 55 57 59 61 63 64 67 68 73

Les performers: un arc-en-ciel danimateurs ........................... Le DJ et ses acolytes .............................................................. La tte daffiche ..................................................................... 10 CONSEILS POUR BOOKER UN ARTISTE ...................................... 4 - La communication : suscitez ladhsion du public ......
La stratgie de communication vnementielle ................... Les cibles de communication: votre futur public .................... Le choix de lvnement selon votre cible ............................... La cration de la communication ..........................................

73 74 76 78 10 CONSEILS POUR COMMUNIQUER ................................................ 79 Les moyens et supports de communication .......................... 83 Les classiques: les mass mdia ............................................... 83 10 CONSEILS POUR RUSSIR SON COMMUNIQU DE PRESSE ................... 91 Mdias tactiques et de proximit ............................................ 95 Internet et les mdias sociaux ................................................ 105 10 CONSEILS POUR CRER UN MINI-SITE WEB ..................................... 105 10 CONSEILS POUR VALORISER VOTRE VNEMENT SUR FACEBOOK .......... 109
5 - Le management : managez lvnement et le jour J ... 121
Le management du projet ...................................................... Les outils du management vnementiel ..............................
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121 124

Sommaire

VII

Le rtroplanning global de lvnement................................... Les multiples plannings du jour J ........................................... Le plan du lieu ...................................................................... Le briefing par poste .............................................................. La gestion des liquidits......................................................... Gestion et management du jour J ......................................... Les qualits dun bon organisateur ......................................... Prparez-vous au grand jour .................................................. Coordonnez et managez lvnement ...................................... La gestion humaine de lvnement ...................................... 6 - La lgislation : respectez les notions de droit et les rgles du jeu .........................................................
Le cadre lgal des lieux ......................................................... Les tablissements recevant du public (ERP) ........................... Les cas particulier des lieux temporaires ................................. Les nuisances sonores ............................................................ Le cadre lgal des normes dquipements ............................ quipement pour les personnes mobilit rduite .................. Les matires aux normes ........................................................ Le cadre lgal pour les employs et bnvoles............................................. La lgislation sur les intermittents du spectacle ....................... La lgislation sur lorganisateur occasionnel ............................ Le cadre lgal de la communication ...................................... Les mentions obligatoires....................................................... Le cadre lgal des donnes personnelles: la Cnil ..................... Les autorisations et les licences ........................................... La licence dentrepreneur du spectacle.................................... Le spectacle vivant et ses licences ........................................... Le cadre lgal des licences dalcool ......................................... Prvenir les autorits et les institutions publiques.................... Le cadre lgal de la billetterie ...............................................

125 126 127 127 128 129 129 130 131 137 141 141 141 143 145 147 148 149 150 150 151 152 152 153 153 153 154 155 156 157

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VIII

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La redevance des droits dauteurs ........................................ La Sacem .............................................................................. La SDRM ou la petite sur de la Sacem .................................. Les assurances .....................................................................

158 158 160 161 163 163 165 166 167

7 - Le ROI : estimez les retombes et le retour sur investissement ...........................................

La mesure du retour sur investissement ............................... La prennit de lvnement pass ....................................... La fidlisation du public ........................................................
10 CONSEILS POUR PLACER CHAQUE INVIT AU CUR DE LVNEMENT GRCE AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES ...........................................

Conclusion ...........................................................................173 Annexes ................................................................................175 Annexe 1 - Brief de vos besoins ............................................ 177 Annexe 2 - Check-list du lieu de lvnement ....................... 181 Annexe 3 - Russir sa campagne e-mailing ......................... 183 Annexe 4 - Rtroplanning global ........................................... 185 Annexe 5 - Modle de lettre pour les autorits ..................... 188 Annexe 6 - Classification des ERP ....................................... 189
Annexe 7 - Demande de la licence dentrepreneur du spectacle ............................... Annexe 8 - Demande dautorisation auprs de la Sacem ...........

190 192

Index .....................................................................................195

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Introduction

Organiser un vnement nest pas une tche facile, cela demande de lexprience et des connaissances spcifiques. En effet, on ne simprovise pas organisateur dvnement: cest un mtier part entire. Lobjectif de cet ouvrage est daider lorganisateur dbutant dans sa premire ralisation, en lui donnant de bons conseils, en le guidant dans cet univers magique mais impitoyable quest le monde de lvnementiel. Ce guide defficacit professionnelle est destin celles et ceux qui souhaitent sinvestir dans lorganisation dun vnement et qui cherchent des informations plus prcises quant la gestion dun projet vnementiel. Au-del de 1500 personnes, la cration dune quelconque manifestation ncessite des moyens plus importants et une tout autre responsabilit (licence dentrepreneur du spectacle, commissions de scurit, etc.). Au fil de ce guide, vous dcouvrirez que le rle du crateur dvnement est comparable celui dun chef dorchestre. Il en va de sa responsabilit de faire vivre lvnement, dassurer la satisfaction du public, dorchestrer les prestataires et daccorder les diffrentes tapes pour une russite sans fausse note.
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Quest-ce que lvnementiel?

Lvnementiel est le fait dorganiser une manifestation, de runir dans un mme lieu des individus cibls pour une occasion prcise et un moment dtermin. Dans notre socit actuelle, lvnementiel reprsente un secteur dactivit du tertiaire. Il propose lorganisation dvnements par des professionnels, pour des particuliers (B2C) ou dautres professionnels (B2B). Cet vnement est souvent conu et ralis par une agence de communication spcialise, appele agence vnementielle . Il peut aussi tre ralis en interne par le service communication dune entreprise ou encore par des bnvoles dassociations.

Quest-ce que la communication vnementielle?

Lvnementiel est avant tout un moyen de communication hors mdia, interne ou externe, utilis par une entreprise, une institution ou une associtaion dans le but de transmettre un message prcis de manire originale et impactant. Il sagit dinformer, de rassembler, de fdrer autour dun lment quel quil soit, par le biais dun vnement. Plus gnralement, il fait partie de lunivers de la communication et permet de se rencontrer de manire plus humaine. Cette action de communication ponctuelle est destine marquer les esprits dans un but prcis et dtermin par le commanditaire (personne morale ou physique). Il est possible de diffrencier la communication vnementielle des autres formes de communication grce sa capacit runir les

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Introduction

individus et de crer un rel espace de communication. De plus, contrairement aux autres mdias, la communication vnementielle est pluri-sensorielle. En effet, elle peut toucher les cinq sens de son auditoire et permet ainsi une meilleure mmorisation de ce que lon souhaite transmettre au public. Nombre de mdias traditionnels sont sens unique, cest--dire dune transmission de lmetteur vers le rcepteur. Ici, linteraction avec le public est possible et dautant plus bnfique pour la russite de lvnement, donc de laction de communication. On parle alors de communication 360 car elle utilise plusieurs moyens afin de transmettre son message. Cet ouvrage, bien quayant pour but de vous donner les cls pour russir vous-mme un vnement priv ou public, na pas pour vocation de remplacer ou de concurrencer les agences vnementielles. Bien entendu, vous ne serez jamais mieux servi que par les vritables professionnels et leur il expert. Leur intervention est alors fonction de lampleur et de lambition donne votre manifestation.

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Naissance et volution de l'vnementiel

Les vnements ont toujours exist et ponctu lhistoire des civilisations. Le besoin de rupture du quotidien, de rencontre et de fte reste important, voire vital pour mieux vivre au sein dune socit de plus en plus virtuelle. Il est difficile de dater prcisment la naissance de lvnementiel. Dans lgypte antique, le sacre dun nouveau pharaon tait une vritable crmonie, grandiose et dmesure, qui devait marquer les esprits et asseoir la puissance du pharaon. Cela doit tre assimil aux prmices de lorganisation dvnements car chacun des lments qui le composent est runi: le lieu du sacre, le public (servants et disciples), le moment, le message transmis et son metteur (intronisation et signe de pouvoir) On peut aisment imaginer que tout cela ne se faisait pas sans laide de matres duvre. De grands vnements viendront marquer le monde de lvnementiel. travers les expositions universelles tout dabord; avec la premire dition qui a vu sdifier le Crystal Palace dans Hyde Park Londres en 1851. Par les vnements sportifs ensuite, et les jeux Olympiques instaurs par Pierre de Coubertin en 1892 (inspirs des Jeux dAthnes dans lantiquit grecque); puis de la Coupe du monde de football cre en 1928. Ce ne sera qu partir des annes 1970 et larrive de grandes entreprises amricaines que lvnementiel sera considr comme un outil de communication.

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Introduction

Le triangle de l'vnementiel

Lieu de lvnement (physique ou virtuel) Organisateur (vous) Artistes (prestataires, performers) Public (vos convives)

Cette reprsentation triangulaire schmatise lorganisation dun projet vnementiel. En effet, les trois pointes du triangle constituent les lments qui crent la magie dun vnement, lui permettent dexister, dtre quilibr et synonyme de russite: le lieu o se droule lvnement, physique ou virtuel; les artistes qui laniment (ces derniers peuvent tre des performers, des clbrits, des intervenants, des personnages publics...); le public convi lvnement. Lorganisateur est, quant lui, llment fdrateur du projet, son noyau dur. Il devra faire en sorte de runir ces trois entits et de les combiner de son mieux pour crer un vnement remarquable. La ralisation dun vnement prend souvent plusieurs mois, parfois mme une anne, en fonction de lenvergure et de limportance de

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la manifestation. Plusieurs tapes sont primordiales dans la cration dun vnement quel quil soit, et beaucoup derreurs sont viter. Cet ouvrage vous guidera chronologiquement dans la ralisation de votre vnement.

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LVNEMENT: CREZ VOTRE PROPRE MANIFESTATION

La cration dun vnement est quelque chose qui se prpare. Sa ralisation est rarement spontane. Le but premier de la cration dun vnement est de faire passer un message. Ainsi, ce message est lembryon de votre projet vnementiel. nen pas douter, on norganise pas un vnement sans but ni sans objectif de communication. Une des raisons est videmment quun vnement, quel quil soit, est synonyme de cot et nest que trs rarement rentable. lment non ngligeable pour une entreprise ou une association. Que le message soit officiel ou officieux, quil soit revendicatif ou implicite, limportant est quil doit exister. Un particulier qui organise un vnement pour le simple plaisir de convier ses proches ne peut prtendre entrer dans une dmarche professionnelle de cration vnementielle.

Faire passer un message

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Lvnementiel est un vritable outil de communication qui prsente des avantages pour les entreprises. Les raisons qui les poussent y avoir recours sont nombreuses et il savre difficile de les lister de faon exhaustive. En voici nanmoins quelques-unes:

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une rencontre physique; une communication de proximit; une fidlisation du public; un aspect sensoriel et affectif; un impact fort; une communication anime et singulire; un projet conu sur mesure, etc. Lvnement peut maner dune entreprise et des diffrentes phases de sa vie. Ainsi, le lancement dun nouveau produit, lembauche de nouveaux collaborateurs, de nouvelles acquisitions, des vux de fin danne, etc., constituent une raison valable pour organiser une manifestation. Quil soit ralis dans un but commercial, de prospection de nouveaux chalands, de fidlisation de la clientle, de vente, ou tourn vers le plaisir et la convivialit, travers un spectacle ou une soire, le motif de votre vnement se matrialise souvent par un verbe: promouvoir: le but, implicite comme explicite, est de vendre (foire, salon, action de street-marketing, lancement de produit). Cette action de promotion se matrialise frquemment par un stand; fdrer: ce verbe trouve tout son sens pour une organisation ou une grande association qui souhaite runir ses collaborateurs ou ses bnvoles pour crer une vritable synergie et une cohsion de groupe. Fdrer est trs important pour un parti politique, une communaut ethnique, sexuelle, religieuse ou encore une communaut de fans, de passionns, de lecteurs, dauditeurs, de spectateurs, de joueurs, etc.;
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divertir : le but est de dvelopper le capital sympathie de votre entit et de crer un environnement favorable lacte dachat, de vente ou de don. Limage de votre marque est engage et doit rayonner travers ledit vnement;

Lvnement: crez votre propre manifestation

prsenter: il sagit de faire une prsentation officielle dun nouveau service, dun produit, dune quipe dirigeante, de collaborateurs ou de prsenter une marque aux relations publiques. Lobjectif premier est de transmettre linformation dune nouveaut; remercier: crer un vnement peut tre une occasion singulire pour remercier ses collaborateurs, ses partenaires ou ses clients. La transmission dmotion en est amplifie.

Les tapes de la cration dun vnement

Afin de dmarrer mthodiquement et construire un vnement en cohrence avec vos objectifs, nous allons vous prsenter les tapes de la cration dun vnement.

Dfinissez vos objectifs

Dans la planification de lvnement, il est primordial de dfinir vos objectifs quantitatifs et qualitatifs. Ainsi, vous pourrez suivre efficacement vos objectifs atteindre. titre dexemple, voici des lments factuels que vous pourrez dfinir comme objectif premier: nombre de nouveaux membres sur les rseaux sociaux de l'vnement ; nombre dinvits atteindre; nombre de ventes et de prventes; chiffre daffaires ou bnfice net;
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nombre de retombes presse ; adjectifs de mmorisation du message ou identits de marque par le spectateur.

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Le choix du type dvnement

Il existe un vritable panel dvnements et chacun dentre eux na pas la mme vocation. Dans le cadre de votre projet, il est important de choisir le type dvnement qui correspond le mieux aux objectifs que vous vous tes fixs et le message que vous souhaitez faire passer votre public. En fonction de lobjectif de communication atteindre, il existe un type dvnement.
Type dopration Public vis Outils utiliss Objectifs et avantages Exposer les produits ou services en vue de dvelopper une activit Contact direct avec les publics viss Rsultats mesurables (taux de volumes de ventes) Discussion sur un thme dfini Rassemblement de professionnels Analyse dun sujet dtude source de rsultats, de modification ou de comprhension Risques et inconvnients

Salon

Professionnels Grand public

Exposants Stands dexposition

Effets ngatifs du rassemblement (moins de public prsent quattendu) Risques lis laccueil du public Concurrence

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Congrs et convention

Professionnels Dirigeants lus

Lieux et matriels de runion Documents et supports de recherche et danalyse

Faible implication des acteurs Rsultats difficilement mesurables

Lvnement: crez votre propre manifestation

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Manifestation caractre festif Rassemblement dans un mme lieu et pour un mme but Cration rapide de notorit par les retombes mdia Impact positif sur limage par les valeurs transmises Contact direct entre les diffrents acteurs de lentreprise Mthode de suivi et danalyse de lactivit Relation privilgie par le contact direct Faire connatre les nouveaux produits crs Valorisation de limage par la crativit tude invitable de lexistant Effets ngatifs du rassemblement (moins de public prsent quattendu) Risques lis laccueil du public Actions trop ponctuelles Effets positifs sur limage et la notorit trop fragiles et incertains Faible implication ou faible intrt des acteurs Non-prsence des publics esprs Rsultat invisible ou pas quantifi Faible impact sur les cibles Effet de vente ou de commande surestim Pas lattraction pour le produit

Festival

Grand public Entreprises Associations professionnelles Clients

Matriel et techniques de spectacles musicaux, culturels, artistiques ou de loisirs

Sminaire

Professionnel Partenaires Fournisseurs Clients

Documents administratifs Documents lgaux Donnes et chiffres prcis Lieux et supports danalyse et de rsultats

Lancement de produits (exemple : action de streetmarketing)

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Cibles/Clients Grand public Entreprises Associations professionnelles

Lieu, matriel et techniques dexposition et daccueil du public

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Type dopration Outils utiliss Objectifs et avantages Risques et inconvnients

Public vis

Relations publiques et relations presse

Organismes publics et privs Presse

Techniques de communication et de fidlisation personnalises (invitations, accueil, rception, communiqus de presse)

Apport dune image favorable Dveloppement dune relation de confiance et destime Dveloppement dune adhsion lentreprise ou sa marque

Relation de confiance et destime rate Non-adhsion lentreprise ou sa marque

Soire festive, cocktail, remise de prix

Clients Fournisseurs Partenaires Dcideurs

Techniques dorganisation dvnements Lieux et matriels daccueil et de rception

Maintien de limage de lentreprise Valorisation de limage Apport de valeurs nouvelles ou originales associes lentreprise

Faible impact sur le public prsent Frquentation surestime Laccueil doit tre irrprochable

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Lvnement: crez votre propre manifestation

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Dveloppement de valeurs collectives (cohsion, interdpendance et implication) Activits de nature interactives Dveloppement des facults intellectuelles, organisatrices et travailler en quipe Effets positifs des activits surestimes Non-implication des acteurs Rivalits amplifies entre participants aux activits Risques lis aux activits sportives ou de loisirs

Rallye et challenge, opration de teambuilding et incentive

Salaris ou employs Clients Fournisseurs Partenaires

Processus dorganisation dactivits caractre vnementiel (sportifs ou de loisirs)

Source: Tableau issu de lAna, 2010

Non exhaustive, cette liste vous permettra nanmoins de vous situer en termes de type dvnement, par rapport vos objectifs dorganisation ainsi que les avantages et inconvnients de chacun dentre eux.
10 CONSEILS POUR CRER UN STAND SUR UN SALON Ccile Clavier est responsable communication, site Internet : www. cilclavier.eu
Un mdia bien cibl est 5 fois plus efcace quun mdia mal cibl. Les salons sont donc un moyen de communication privilgi : le public est cibl, consentant, donc rceptif. Votre stand se doit dtre accrocheur, pour communiquer efcacement votre marque, vos produits/services, et votre valeur ajoute.
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Dnissez vos objectifs et votre budget

La ralisation dun stand professionnel doit sintgrer votre stratgie globale, tre assortie dun budget et dobjectifs hirarchiss par priorit : image et notorit, vente, relation commerciale, partenariat, prospection, introduction dun nouveau produit ou sur un nouveau march, veille concurrentielle, ou management de vos quipes.

Anticipez pour choisir un bon emplacement

La rservation du stand est la premire tape. Elle se ngocie de un an six mois avant le salon pour obtenir un bon emplacement. Prfrez un lieu de passage, langle de 2 alles, sur la partie droite du salon, proximit de vos partenaires.

Dterminer la taille de son stand

Ni trop grand, ni trop petit ! Votre stand vous rvle, alors choisissezle adapt vos besoins et votre structure. Anticiper son volution au cours des annes pour viter les conclusions htives du public qui constate votre volution.

Organisez votre stand par zone

Proposez un stand uni et ouvert sur lextrieur, qui donne envie dtre visit. Agencez des zones fonctionnelles : dmonstration, animation, dtente, vestiaire, espace business... et dnissez un parcours logique pour le visiteur, en fonction des ux de circulation sur le stand et le salon.

Amnagez un stand professionnel

Le design de votre stand est le reet de votre image. Optez pour un look professionnel (harmonieux en termes de surfaces colores, de textures, de nitions) qui recre lunivers de votre marque. Prvoyez un stand modulaire qui sadapte plusieurs expositions - selon votre budget : parapluie, packag par lorganisateur, ou sur-mesure. laborez un cahier des charges prcis et demandez une maquette lchelle.

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Communiquez votre activit sur votre stand

Avec seulement trois secondes pour attirer lattention du visiteur, votre message doit tre clair et se voir de loin. Au-del de 7 mots, le lecteur dcroche. Prvoyez une signaltique percutante, et quipez-vous dun mobilier adapt pour mettre en valeur vos produits : banderole, afches, kakmono, vitrine, comptoirs promotionnels, prsentoirs de documents, cran LCD pour diffuser des prsentations, vidos...

Proposez des animations attrayantes

Pour maximiser le nombre de visiteurs sur votre stand dexposition, prvoyez des animations. Elles captivent lattention et vous donne loccasion dtablir le contact : dmonstration de vos produits, cocktail, tirage au sort, cadeaux promotionnels (lgers, compacts, cratifs et en rapport avec votre activit)....

Assurez un accueil chaleureux

Soyez toujours ouvert vers lextrieur (regard, sourire) et restez disponible. Si ncessaire, engagez des htesses pour assurer le premier contact. Grce une prparation en amont, votre quipe saura adapter son discours, pour distinguer le vritable prospect du simple visiteur. Elle lui proposera alors dmonstration et documentation de qualit. Aprs chaque rencontre, compltez une che associe la carte de visite de la personne, pour faciliter le suivi commercial.

Proposez de la documentation valorisante

Veillez ne pas manquer de plaquettes, ches produits, carte de visite...

Prparez en amont, assurez en aval

Le stand se vrie jusqu la dernire minute : lamnagement a lieu la veille de louverture. Prvoyez une petite bote outils (ciseaux, stylos, Scotch, colle, cutter, rallonges multiprises, Patax...) et noubliez pas les bouteilles deau, ordinateurs, cintres, sacs poubelle... Communiquez pour crer du trac : invitez vos contacts trois semaines avant le salon avec un rappel deux jours avant. Prvoyez des rendez-

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vous, un planning de dmonstrations, prvenez les journalistes. Remplissez correctement votre che exposant et votre site Internet. Pensez prendre des photos, et ralisez le bilan au retour du salon pour assurer un suivi commercial, et vous amliorez... lanne suivante !

La ralisation dun brief

Il est primordial de dfinir vos envies et vos besoins de manire concrte. En dautres termes, de mettre vos ides noir sur blanc. Ainsi, le brief est le vritable point de dpart de laventure vnementielle. Au mme titre que nimporte quel projet, vous devez tablir une ligne de conduite, le cadre de votre projet, pour que votre quipe et vous-mme avanciez dans la mme direction. Le brief, quil soit seulement pour vous, pour vos collaborateurs ou pour une agence vnementielle qui vous aurez dlgu lorganisation, se construit comme un cahier des charges. Vous devez tre le plus prcis possible.
Cf. annexe 1 (p. 177) ) un modle de brief de l'Ana (Association nationale des agences vnementielles).

La grille QQOQCCP est une mthode trs simple pour placer le contexte de votre future manifestation. Elle matrialise efficacement et rapidement le cadre du projet. Lacronyme QQOQCCP dfinit sept lments:

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QUI

Qui est lorigine du projet ? Quelle est la cible vise ? Entit: entreprise, association, administration ainsi que lidentit des porteurs du projet Quel est lvnement ? Nom suivi dune brve description O se droule lvnement ? Lieu prcis, ou dpartement du lieu, salle, ville, adresse (avancer des pistes de rflexions) Quand aura-t-il lieu ? Date de dbut et de fin, heure de dbut et de fin Pensez veiller sur les grands vnements publics ou concurrents pour fixer votre date. Quelle forme prendra-t-il ? Conditions de participation Type dvnement Par quels moyens Reprsenter quantitativement lvnement : Quel sera le prix dentre? Le nombre de convives attendus? Le nombre de places prvoir? Quel est le but de lvnement ? Votre but vous: vendre, prsenter un nouveau produit, fidliser vos clients Le but mis en avant pour vos convives: les remercier, les valoriser, leur offrir Ce point est parfois nomm le Call to action , quels sont vos objectifs envers votre cible ? Que souhaitez-vous que votre public retienne de votre vnement ?

QUOI

QUAND

COMMENT

COMBIEN

POURQUOI

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Dans le cas o vous devrez convaincre de la faisabilit de votre projet et de sa crdibilit, vous pourrez aussi rdiger un vritable cahier des charges complet avec:

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un titre accrocheur et une illustration; le but de lvnement: court et incisif; la grille QQOQCCP; les objectifs en termes de visibilit, de notorit et de retombes; les intervenants, participants et prestataires ainsi que leurs coordonnes; les moyens techniques mettre en place (installations); les moyens humains (description de votre quipe et de ses comptences); les moyens financiers (votre budget, vos aides et subventions); un prvisionnel de lvnement (avec les sources des dpenses et recettes estimes); un rtroplanning de vos chances jusquau jour J (deadline), etc. Que vous soyez seul ou plusieurs sur le projet, quil sagisse dune dmarche personnelle avec peu de dcisionnaires, ou dune mission professionnelle avec lobligation de faire valider le projet par votre hirarchie, le temps de dfinition et de cration de votre projet peut varier de quelques jours plusieurs semaines. Notez que plus tt ce cadre sera dfini avec prcision, plus vite vous mettrez en place votre vnement. Cela vous permettra dobtenir une vritable visibilit sur vos objectifs et les lments concrtiser pour que votre vnement devienne un chef-duvre. Il est trs important de vous fixer des dates butoirs, communment appeles deadlines, pour ne pas perdre de temps. Le milieu de lvnementiel a ceci de particulier, il ne peut fonctionner quen respectant imprativement des deadlines afin que la magie opre comme il se doit le jour J.

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Lexemple dune SSII Interview de Laurie Gourdin, chef de projet vnementiel chez AntemetA.
Pourquoi avez-vous cr un vnement ?

AntemetA, entreprise franaise de service informatique, organise rgulirement des vnements destination de ses clients et de ses partenaires, cest dailleurs le cas de beaucoup de socits de ce secteur. Mon entreprise audite, conseille et met en uvre des plates-formes ddies la production informatique. Jusquen aot 2010, AntemetA tait la seule entreprise en France commercialiser les solutions de stockage de lentreprise californienne 3PAR. Hewlett Packard a commenc sintresser la socit amricaine pour nir par lacheter en aot 2010. Ce rachat fut mdiatis et nous y avons vu lopportunit de nous faire connatre et de faire connatre nos solutions. De plus, nous voulions dliser nos clients et montrer notre avance sur les technologies 3PAR. Cest dans ce contexte que nous avons organis un vnement destination des clients, prospects et partenaires.
Quel type dvnement avez-vous organis pour cette occasion ?

Notre objectif tait dorganiser un vnement original, dans un lieu convivial, avec une activit ludique et des thmatiques percutantes pour les confrences. Chez AntemetA, on appelle cela le cocktail gagnant . Le domaine informatique tant exclusivement masculin, le choix pour le lieu sest rapidement tourn vers un circuit automobile. En ce sens, lactivit fun fut tout de suite trouve : baptme de conduite en Ferrari ou Lamborghini et de circuit en Porsche avec des pilotes automobiles. Ctait aussi un choix stratgique car nous voulions assimiler la performance et le haut de gamme des voitures nos solutions de stockage.
Pourquoi avoir choisi la cration dun vnement plus quun autre moyen de communication ?

La cration dun vnement nous permet de rencontrer nos prospects et nos clients an de crer un premier contact ou renforcer les relations. Faire de la Ferrari avec un prospect, cela rapproche coup sr ! Nous pouvons aussi mettre en valeur nos produits grce des dmonstrations, des ateliers techniques et des prsentations. Cest le meilleur moyen de communication que je connaisse.
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Quels taient les moyens de communication sur le lieu de lvnement qui vous ont permis de valoriser votre entreprise?

Nous avons beaucoup investi dans la communication sur le lieu de lvnement car cest un lment trs important. Il y avait bien sr toutes les dmonstrations, ateliers

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techniques et prsentations numrs ci-dessus, mais galement les traditionnels kakmonos, afches, drapeaux, stickers, triptyques Nous voulions cependant nous diffrencier et ne ngliger aucun dtail. Ainsi, nous avons customis les quinze automobiles notre efgie et celle de notre partenaire. Les pilotes portaient des combinaisons que nous avions personnalises spcialement pour lvnement. De plus, chaque participant repartait avec un parapluie imitation carbone pour rappeler la qualit des matriaux de lautomobile.
Quelles ont t vos plus grandes difcults dans la cration de cet vnement ?

Les plus grandes difcults ont t de bien communiquer sur lvnement an de persuader notre cible de sinscrire et de faire le dplacement, la gestion des imprvus et la satisfaction des participants. En ce qui concerne la gestion des imprvus, nous avons d faire face deux importants inattendus : la grve des transports et une pnurie dessence. Nous navions que trs peu de moyens pour faire face cela. Cependant, nous avons dploy des moyens de communication de dernire minute, des e-mailings, an de persuader les inscrits de venir. De plus, nous avons mis en place une navette pour faciliter laccs au circuit ; le tout seulement quatre jours de lvnement.
Quels bons conseils donneriez-vous un organisateur dvnement occasionnel ?

Il faut bien grer son temps pour ne pas terminer dans la panique et ne ngliger aucun dtail pour obtenir un vnement de qualit.
Enn, quest-ce que cela a apport votre entreprise ?

En une journe, cet vnement a permis AntemetA de dliser ses clients, den acqurir de nouveaux et de renforcer son image de marque.
Retenteriez-vous lexprience ?

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Bien videmment. Cest un exercice pluridisciplinaire qui demande autant un sens des affaires que de crativit. Lvnementiel est un milieu dans lequel nous sommes en perptuelle action. Jai beaucoup denthousiasme voir les vnements se concrtiser, et plus particulirement pouvoir en tirer satisfaction lorsquils sont russis.

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Le choix du lieu: la premire pierre de lvnement

Bien en amont, le lieu de votre vnement est la pierre angulaire de lorganisation. Il est le dterminant numro un pour la suite du processus de cration de la manifesation. Idalement, pour vous assurer de la disponibilit de celui-ci, il faut prvoir la rservation douze dix-huit mois lavance. Notez que plus le lieu est reconnu et hors du commun, plus il est difficile de lobtenir. Certains lieux sont parfois mme rservs plusieurs annes lavance. Mettez donc toutes les chances de votre ct et rservez le plus tt possible. Vous ne pourrez pas passer ltape suivante sans tre certain de pouvoir obtenir un lieu pour votre vnement. Les points dterminants pour le choix du lieu Pourquoi un lieu plus quun autre? Quels sont les lments qui vous serviront dfinir le lieu de votre vnement ? Voici les points tudier en priorit avant de faire votre choix: La capacit daccueil Selon votre brief de dpart, vous devrez choisir un lieu adapt au nombre de convives attendus, plus ou moins 20% (exemple: pour 500 personnes convies, prvoyez une salle qui puisse accueillir entre 400 et 600 personnes). Un lieu dmesur face au nombre de convives prsents pourrait instaurer une ambiance froide et austre, car les personnes se sentiraient perdues et loignes les unes des autres. A contrario, il serait malvenu de choisir un lieu trop petit pour la rentabilit, si votre vnement est payant, ou pour des raisons de scurit.
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Il est trs frquent que le nombre de convives soit 20% plus faible que les estimations de lorganisateur. Cependant linverse peut aussi se produire (manifestation ouverte au public). On appelle cela tre victime de son succs.

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De plus, il faut se demander si votre vnement se fera en configuration assise ou debout, dit en cocktail. Cela varie en fonction du type dvnement et cette nuance est trs importante. Prvoyez que linstallation de chaises et de tables pour une configuration assise rduit fortement la capacit daccueil du lieu. Le prestige du lieu Il semble vident que le choix du lieu devra tre en adquation avec le public cibl et le type dvnement programm. Dans cette mme mesure, la qualit du lieu est souvent fonction du prix. Lobjectif sera donc de trouver un lieu de qualit, accessible, quip et adapt vos besoins et, idalement, jouissant dun prix attractif. Le prix et le prestige sont deux variantes indissociables. Voici un exemple de prix indicatifs moyens des lieux de rceptions en France: salle des ftes publiques et salles communales. Petite ville (moins de 30000 habitants) partir de 150 euros en moyenne. Lorsque vous tes une association de la ville, certaines salles sont parfois prtes gracieusement. De mme, lorsque vous tes une entreprise, le prix peut parfois tre prfrentiel; renseignez-vous avant de rserver. Grande ville (plus de 40 000 habitants) partir de 800 euros en moyenne. Le prix varie selon la rgion et limportance de la ville; auberges, fermes ou salons privs. Gnralement au-dessus de 1500 euros et avec beaucoup de contraintes quant la dcoration du lieu et aux normes de scurit; manoirs, chteaux et autres lieux de prestige. Suprieur 2 500 euros et avec gnralement beaucoup de contraintes imposes lors de la signature du contrat, notamment au niveau des assurances et des diffrentes cautions.
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Pour les trs grandes villes, les mtropoles ou encore les veilles de jours fris, il faut souvent prvoir deux fois plus pour les prix de location. La singularit du lieu induit forcment un cot suprieur. Le luxe et le cachet du lieu engendrent un prix de location bien

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suprieur au lieu traditionnel. Cependant, les locations sont souvent moins onreuses en semaine, du lundi au jeudi, et leur prix bien plus attractifs hors saison, cest--dire en dehors des priodes estivales (festivits et mariages des mois de juin septembre). Laccessibilit Il est important de se soucier de la scurit et de laccessibilit de votre lieu dvnement, ce qui revient vrifier que le btiment dans lequel on projette dinstaller sa manifestation soit bien compatible avec lactivit envisage (cest--dire votre type dvnement et sa thmatique). Evaluez ventuellement le cot des amnagements ncessaires pour satisfaire aux obligations scuritaires et daccessibilit aux personnes handicapes et mobilit rduite, amliorer la qualit dusage des locaux pour une location dans la dure, etc. Attention, on se laisse vite enthousiasmer par un lieu qui semble au premier abord convenir ses besoins; mais il faut se poser les bonnes questions: Est-il vraiment accessible en voiture? en transports en commun? aux personnes mobilit rduite? Votre public a-t-il de quoi stationner? Quels quipements possde-t-il? La structure est-elle modulable? etc.
Cf. annexe 2 (p.181) la check-list du lieu de lvnement.

Le cas chant pensez prvoir des plans daccs, un ventuel lieu de stationnement, des agents de parking, un flchage routier ou encore des services de transports en commun. Il serait dommage que vos invits ne trouvent pas le lieu ou ne puissent pas y accder et quils finissent par se dcourager. La location dun lieu est souvent contrainte des crneaux horaires prcis. Il est ncessaire que vous prvoyiez un temps dinstallation et de dsinstallation suffisant pour vos prestataires et, au mieux, une marge de scurit pour viter les surcots dus aux retards.

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La halle Freyssinet : 18 000 m2 en plein Paris

Un lieu hors du commun apporte une dimension exceptionnelle tout vnement. Emprunt dhistoire et de modernit, la halle Freyssinet est situe le long des voies ferres de la gare dAusterlitz Paris. Construit entre 1927 et 1929 par lingnieur Eugne Freyssinet, ce btiment, long de 310 mtres, tait initialement utilis comme hangar ferroviaire et reprsente prs de 18 000 m de surface. Aujourdhui exploite par le groupe vnementiel Jaulin, la halle Freyssinet commence une seconde vie comme seul lieu au caractre Art-Dco de cette envergure Paris intra-muros et fait partie de ces lieux accommodables aux exigences de nombreux vnements. Grce sa modularit exceptionnelle, la Halle peut dornavant accueillir diffrents types dvnements tels que des conventions, des colloques, des rceptions, des expositions, des concerts, des salons professionnels, des plateaux de cinma ou encore des dls de mode. De la fashion week parisienne en passant par les dls des grands couturiers, les plus prestigieuses manifestations y sont organises. La halle Freyssinet prouve de nombreux gards quel point certains lments sont essentiels dans le choix dun lieu. Elle combine toutes les caractristiques apprcies des organisateurs dvnements, savoir : une facilit daccs, de grands parkings gratuits, une polyvalence, mais surtout, une modularit exceptionnelle.

Les types de lieux

Ils sont aussi nombreux que les raisons de crer un vnement. Selon vos besoins, une multitude de choix soffre vous, du lieu le plus banal au plus atypique:
Salle de concert prive ou public/amphithtre/ salle de confrences Avantages: bien quipe, bonne rputation/ notorit (salle prive) Inconvnients: peu personnalisable, beaucoup de contraintes et plus onreux Avantages: cadre agrable, installation et peu de dcoration Inconvnient: cot lev selon le prestige du thtre Avantages: cadre original, mobilit (voyage, croisire) Inconvnient: capacit limite

Thtre

Pniche ou bateau

.../...

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Entrept Avantages: grande capacit, amnagement personnalisable Inconvnients: cot lev en amnagement/ dcoration, rsonance, scurit, autorisations pralables et contraintes lgales. Avantages: beaucoup de possibilits, grande capacit Inconvnients: cot lev en amnagement/ dcoration, dpendant de la mto, scurisation du lieu. Avantages: tout amnage, dcore, Inconvnient: exclusivement festif, rputation du lieu Avantages: propice lchange, convivial Inconvnients: horaire de fermeture, agencement et dcoration du lieu peu modulable Avantage: prix trs attractif Inconvnients: capacit souvent restreinte, dcoration parfois austre, rserv aux habitants ou entreprises de la ville Avantage: thme original Inconvnients: tenue de circonstance, ne convient pas toutes les cibles, contraintes lies la scurit et lhygine Avantages: lier lutile lagrable, tendance (train discothque, ID TGV) Inconvnients: vnement contraint un temps bien dtermin, capacit limite, dplacement ncessaire Avantages: votre imagination na pas de limite, dans lair, dans les arbres, la campagne, au sport dhiver, en fort, dans un igloo, dans un lieu trs rput, etc. Inconvnients: adaptez la cible, au thme, respectez les conditions de scurit et votre budget

Terrain (priv ou public)

Discothque

Restaurant/Pub/Bar

Salle municipale

Piscine

Trains/ Bus discothque

Et libre vous dimposer un nouveau lieu atypique

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Trouvez votre lieu

Outre les sites Internet dannuaires de salles et le bouche oreille, il existe LAnnuaire des lieux et sites (Lvnementiel diteur, site : www.evenementiel.fr), ouvrage qui rfrence de manire trs exhaustive les lieux et sites de moyennes et grandes capacits (suprieures 120 personnes) en France, Belgique, Suisse, Luxembourg, Maroc et Tunisie, soit quelque 4 875 espaces. Il prsente galement tous les ans lvolution de loffre de chaque rgion ou pays. Cest un outil qui permet lorganisateur dvnement de dnicher le lieu qui lui correspond.

Les lments importants retenir

Dnissez vos objectifs
Pourquoi crer lvnement ? Quel type dvnement souhaitezvous raliser ? Quels objectifs souhaitez-vous atteindre ?

Dterminez votre public

Professionnels, particuliers, grand public ? Interne ou externe ? quipes, cadres, employs ou clients ? Plus votre cible est prcise, plus le message transmettre sera clair et le lieu de lvnement facile dnir.

Choisissez la date la plus propice

En fonction du type dvnement, il faut prendre en compte les vacances scolaires, les week-ends, vendredi compris, mercredi (jour des enfants). Pour runir tous vos salaris, privilgiez par exemple les heures de travail en journe. linverse, pour les vnements publics et externes, misez sur les moments de temps libre et jetez un coup dil sur les grands vnements prvus le mme jour (en dautres termes : vos concurrents).

Rservez le lieu le plus appropri

Le cadre de lvnement est essentiel pour sa russite. La beaut, loriginalit mais aussi la facilit daccs, laccueil, la restauration,

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lhbergement ou encore la capacit de rception sont autant dlments importants prendre en compte avant de valider le lieu. Pour vous permettre davoir un ordre dides, comptez un mtre carr par personne en agencement cocktail (debout).

Pilotez avec les bonnes personnes

Il est important de navoir quun seul interlocuteur an dviter tout quiproquo ou mauvaise interprtation. Dnissez un brief de lvnement. Gardez des traces des changes de-mails et communiquez rgulirement avec vos quipes.

Matrisez votre budget

Il faut garder en mmoire que les locations les plus chres ne sont pas forcment les meilleures. Comme tout acheteur, examinez au mieux le rapport qualit/prix des salles.

Soyez vigilant !
Certains lieux nincluent pas le mobilier, lentretien, les services annexes dans leur prix. Renseignez-vous et nhsitez pas poser un maximum de questions aux loueurs.

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