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Como Gerir um Museu: Manual Prtico

Como Gerir um Museu: Manual Prtico

PUBLICAO :
ICOM Co n selh o In t er n acio n al d e Mu seu s Maiso n d e l'UNESCO 1, lam en t e Mio llis 75732 Par is Ced ex 15 Fr an a

O ICO M agradece ao Fundo Fiducirio do Grupo para o Desenvolvimento das Naes Unidas (UNDGTF) por tornar esta publicao possvel. Editor e Coordenador: Patrick J. Bo ylan Coordenao do Secretariado do ICO M: Jennifer Thvenot Concepo e produo da capa original: Edward Moody Desgn Impresso: Franly S.A. Fotografia e outros crditos de ilustrao:
Sem p r e q ue n o exist a id en t if icao , as f o t o g r af ias, d iag r am as, e o u t r as ilu st r a es est o p r o t eg id as p o r d ir eit o s d e au t o r , d o au t o r d o cap t u lo co r r esp o n d en t e. O ICOM ag r ad ece ao s au t o r es e ao s o u t r o s au t o r es p r o t eg id o s p o r d ir eit o s d e au t o r , p elo seu ap o io e co o p er ao . 2004, ICOM, t o d o s o s d ir eit o s r eser vad o s ISBN 92-9012-157-2

Gesto do Acervo
N icola Ladkin
Professor Adjunto, Texas Tech University, Lubbock, Texas

Da mesma forma que a gesto do museu de importncia vital para o desenvolvimento e organizao de cada museu, tambm a gesto do acervo vital para o desenvolvimento, organizao e preservao do acervo que cada museu alberga. Embora as coleces do museu posam diferenciar-se uma das outras, em contedo, partilham outras caractersticas semelhantes. Tod as contm inmeros objectos individuais, vrios tipos de objectos, espcimes, artes, documentos e artefactos, todos representativos do patrimnio natural, cultural e cientfico ( Cdigo de tica para Museus do ICO M, 2 0 0 4 ). Especificamente, muitas das coleces do museu so grandes e complicadas. Este captulo uma introduo ao desenvolvimento da melhor prtica profissional, organizao e preservao do acervo, com o objectivo de assegurar que o acervo gerido e preservado, de forma correcta. A gesto do acervo o termo aplicado aos vrios mtodos legais, ticos, tcnicos e prticos pelos quais as coleces do museu so formadas, organizadas, recolhidas, interpretadas e preservadas. A gesto do acervo foca-se na preservao das coleces, preocupando-se pelo seu bem-estar fsico e segurana, a longo prazo. Preocupa-se com a preservao e a utilizao do

acervo, e registo de dados, e em que medida o acervo apoia a misso e propsito do museu. O termo gesto do acervo tambm utilizado para descrever as actividades especficas empreendidas pelo processo administrativo. Introduo G esto do A cervo
Quadro 1: Trs elementos chave inter-relacionados com a gesto do acervo: O registo do acervo p r o vid en cia u m a lin h a d e b ase p ar a a r esp o n sab ilid ad e in st it u cio n al p ar a o s m u it o s e v ar iad o s o b ject o s, ar t ef act o s, esp cim es, am o st r as e d o cu m en t o s q u e o m u seu g u ar d a co m co n f ian a p ar a as g er a es act u ais e f u t u r as d a h u m an id ad e. A preservao do acervo u m asp ect o act ivo im p o r t an t e n a g est o d o acer vo in ser id o so b t o d as as o ut r as act ivid ad es m u seo l g icas. O acesso controlado ao acervo p ar a ef eit o s d e exp o sio o u in vest ig ao , p r een ch e a m isso d o m u seu n a ed u cao e in t er p r et ao ao m esm o t em p o q u e p r o t eg e o acer vo . A in scr io , p r eser vao e acesso em it id as p o r escr it o t am b m p o d em ser u t ilizad as p ar a p r o vid en ciar u m a est r ut u r a p ar a a p o lt ica d e g est o d o acer vo .

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Uma gesto de acervo eficaz, essencial para assegurar que o acervo apoia a misso do museu. Isto tambm vital para ter a maior parte dos (sempre limitados) recursos de tempo, dinheiro, equipamento, materiais, espao fsico e pessoal. De igual modo, a gesto do acervo requer uma politica e procedimentos estabelecidos, claros e definidos que definam as actividades e tomadas de deciso quotidianas. Poltica de G esto do Acervo Para que a gesto de coleces tenha sucesso, as decises sobre o acervo do museu devem ser sempre tomadas de modo consistente e aps considerao cuidadosa. Uma tomada de deciso eficaz fundamenta-se numa poltica eficaz. Por essa razo, o documento mais importante do acervo do museu a Poltica de Gesto do Acervo. Baseada na declarao de misso do museu e noutros documentos de polticas fundamentais, o propsito e objectivo do museu so estabelecidos pelo tipo de acervo, investigao e preservao do acervo. Uma vez documentada, a poltica de gesto do acervo serve como guia prtico para o pessoal do museu e como documento pblico que explica como o museu assume a responsabilidade pelo acervo ao seu cuidado. A Poltica de Gesto do Acervo considerado um documento to importante, que tem a sua prpria seco no Cdigo de tica para Museus do ICO M, em que declara que o rgo administrativo de cada museu deve adoptar e editar uma poltica do acervo redigida, que defina a aquisio, preservao e utilizao do acervo. Sendo assim, ter uma poltica de gesto do acervo uma responsabilidade de tica profissional. Desenvolver a poltica de gesto do acervo Antes de comear a desenvolver uma poltica de gesto do acervo, devem ser levados em considerao e incorporados vrios factores. Desenvolver e delinear a poltica uma oportunidade para rever e estabelecer os objectivos do museu e como os atingir,

caso ainda no estejam definidos. Nesta fase, todos os profissionais de museu devem ser convidados a contribuir. A poltica deve ser escrita de forma clara, de modo a ser um guia til para o pessoal e o pblico. Tem que avaliar as necessidades do acervo em relao aos principais objectivos do museu. Tambm deve incluir providncias para reviso e actualizao peridica. A poltica de gesto do acervo pode englobar vrios assuntos sobre a gesto do acervo que podem ser especificamente escolhidos e documentados para se adaptarem s necessidades do seu museu. No entanto, devem ser abordados determinados assuntos fundamentais. Como referido no Q uadro 1 , estes assuntos podem agrupar-se em registo de inscrio, preservao do acervo e acessibilidade ao acervo. O Q uadro 2 , contm um exemplo de uma Poltica de Gesto do Acervo, para o acervo tpico de um museu. A maior parte dos assuntos listados so discutidos mais frente, detalhadamente, neste captulo, assim como os vrios pontos que podem ser includos em cada assunto da sua poltica de gesto do acervo. Tambm so disponibilizados documentos para procedimentos. Estes comentrios referem os pontos mais bsicos e gerais, mas poder incluir qualquer informao adicional ou necessria e til s circunstncias particulares do seu prprio museu e do seu acervo. A importncia do museu, com uma misso e um objectivo claramente definido e a aderncia a um Cdigo de tica reconhecido so ambas acentuadas nos captulos anteriores. Claro que estes documentos so de importncia vital na perspectiva da gesto do acervo ao influenciarem directamente, a composio do acervo e ao afectarem a sua gesto e utilizao. A poltica de gesto do acervo, em conjunto com as declaraes fundamentais de polticas relacionadas como a documentao, conservao 18

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Quadro 2: Delinear a Poltica de Gesto do Acervo: Tabela de Sugesto do ndice Misso e Ob ject ivo d o Mu seu C d ig o d e t ica In scr io Aq u isio e In co r p o r ao Tt u lo d e Pr o p r ied ad e Vlid o , Pr o ven in cia e Ob r ig ao d e Dilig n cia Mat er iais Sen sve is e Pr o t eg id o s Avaliao e Au t en t icao Ab at im en t o e Ced n cia Devo lu o e Rest it u io Cat alo g ao , Nu m er ao e Id en t if icao In ven t r io Em p r st im o s Relat r io so b r e o Est ad o d e Co n ser vao e Glo ssr io /Pad r es Do cu m en t ao Pr eser vao d o Acer vo Ar m azen am en t o d o Acer vo Man u seam en t o e Mo vim en t ao d o Acer vo Fo t o g r af ia Pr even o d e Acid en t es Seg u r o Acessib ilid ad e ao Acer vo Seg u r an a Exp o si es Co n t r o lo d o Am b ien t e Ad eq u ad o Mo n it o r izao d o Acer vo em Exp o sio Mat er iais d e Exp o sio Ap r o p r iad o s Em b alag em e Tr an sp o r t e In vest ig ao Reco lh a d e Cam p o Am b ien t e In t er n o Er u d it o s e In vest ig ad o r es Visit an t es An lise Dest r u t iva Co lect a Pesso al e Ut ilizao Pesso al d o Acer vo Co n ser vao Pr even t iva Co n ser vao

Exerccio 1: Exam in e a t ab ela d e sug est o d o n d ice d a p o lt ica d e g est o d o acer vo , n o q u ad r o acim a. Qu ais o s t p ico s p er t in en t es a u t ilizar n o seu m u seu ? Exist e alg u m assu n t o q u e seja ir r elevan t e? Exist e alg o esp ecial n o seu m u seu q u e exija a ad io d e o u t r o s t p ico s? Qu ais ser iam ? Resu m a as su as co n clu s es e u t ilize-as co m o esb o o d a p o lt ica d e g est o d o acer vo p ar a o seu m u seu .

preventiva e preveno de acidentes, pode existir como separado ou includo nas seces principais da documentao da poltica geral da instituio, dependendo da preferncia do museu. O Cdigo de tica para Museus do ICO M pode proporcionar

apoio directo no desenvolvimento da poltica de gesto do acervo. A Seco Dois, intitulada O s museus que mantm coleces, conservam-nas em benefcio da sociedade e do seu desenvolvimento, aborda, direc tamente, os principais elementos da gesto do acervo, e faz-lhes referncia ao longo do processo de 19

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desenvolvimento e providenciar muita orientao til. Procedimentos para a G esto do A cervo O s procedimentos para a gesto do acervo so as vrias actividades nas quais as polticas de gesto do acervo se convertem em aces de gesto especficas. O s procedimentos so muito teis e providenciam a consistncia da aco quando formalizada por documento escrito. O s procedimentos so necessrios para implementar todas as reas da poltica. O s assuntos dos procedimentos elaborados mais teis, reflectem os assuntos abordados na poltica de gesto do acervo. Tal como a poltica de gesto do acervo, os procedimentos podem ser elaborados para um determinado assunto e modificados mediante solicitado para se ajustarem s necessidades do seu museu. Inscrio A inscrio do museu est relacionada com as polticas e procedimentos pelos quais o acervo adquirido e formalmente inscrito, nos registos de entrada da propriedade do museu e como este gerido, localizado e muitas vezes disposto, aps o registo inicial. Aquisio e Incorporao Estes so os mtodos pelos quais o museu obtm o seu acervo. O s mtodos mais comuns so atravs de doao, legado e compra, troca, recolha de campo e quaisquer outros meios pelos quais, o ttulo (propriedade) transferido para o museu. muito importante que se estabeleam critrios para determinar o que se quer coleccionar. Todas as coleces e itens adquiridos tm que ter um ttulo vlido, apoiar os objectivos do museu e no devem

ter condies ou restries na sua utilizao. O museu tambm deve providenciar a sua preservao e tratamento a longo prazo. Sugestes para a Poltica de Aquisio (ver tambm o captulo sobre tica) A aquisio o processo de obteno de um bem ou coleco para o museu. O s objectos podem ser adquiridos de vrias formas, por exemplo, atravs da recolha de campo, doao ou legado ou atravs de transferncia de outra instituio. Independentemente de como uma coleco adquirida, existem componentes ticos e legais aos quais a aquisio deve obedecer. De uma perspectiva tica, o Cdigo de tica para Museus do ICO M especifica que os museus devem adoptar uma poltica de gesto do acervo documentada, referentes aos aspectos ticos da aquisio. A poltica de aquisio deve abordar assuntos como a relevncia da coleco para a misso do museu, o perfeccionismo da sua documentao relacionada e os requisitos especiais para materiais cultural e cientificamente sensveis . Legalmente, a poltica de aquisio deve declarar que as aquisies no devem violar qualquer legislao e tratados locais, estatais, nacionais e internacionais. Sugestes para os Procedimentos de Aquisio (ver tambm o captulo sobre Documentao) A incorporao a aceitao formal de um objecto ou coleco, inserido no registo do museu e a sua incorporao no acervo do museu. A incorporao inicia-se com o recibo dos documentos de transferncia de ttulo. Normalmente, s os objectos adquiridos para as coleces permanentes, so incorporados, ao contrrio de outros objectos que o museu possa obter para utilizar como suportes da exposio, programas educativos e outros programas de apoio ou com fins lucrativos. 20

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O procedimento de incorporao inicia-se pela atribuio de um nmero de identificao nico, a um objecto ou coleco, medida que a sua entrada registada no museu. Apoiado por um sistema comum, este nmero consiste normalmente numa sigla para o museu, a data actual, seguida pelo nmero consecutivo da ordem pela qual a coleco foi recebida, tudo separado por um ponto ou por um trao. Por exemplo, a vigsima incorporao em 2 0 0 4 no Museu Nacional Arqueolgico teria o nmero de incorporao MNA-2 0 0 4 -2 0 . Todos os objectos e documentao relativa incorporao so reunidos e identificados com o nmero de incorporao para aquela incorporao, em particular. Para mais informao sobre numerao e identificao, ver a prxima seco. A documentao do acervo do museu uma parte vital da gesto do acervo. O s registos de inscrio so o primeiro passo a seguir quando uma coleco d entrada no museu. O s arquivos de incorporao contm todos os documentos relativos a cada incorporao. A organizao e identificao dos arquivos podem variar, dependendo da forma como o museu est organizado e se utiliza papel, meios electrnicos, ou ambos, nos tipos de registos e arquivos. Q ualquer que seja o sistema utilizado, os registos de incorporao so documentos de elevada importncia legal, administrativa e de curadoria que contm informao sobre o doador ou fonte do acervo, ttulo vlido de propriedade, informao sobre a avaliao do seguro, relatrios sobre o estado de conservao, inventrios da incorporao que contenham mais do que um objecto, fotografia, seguro e outros documentos pertinentes. Para mais informao sobre a incorporao e outros procedimentos de documentao, ver o captulo sobre Documentao.

Abatimento e C edncia (ver tambm o captulo sobre tica)

O abatimento o processo de remoo permanente, de objectos e acervo do registo do museu e pode ser feito por vrias razes, para refinar o foco da coleco, para repatriamento de objectos, para remoo de itens no recuperveis, ou objectos deteriorados, infestados. O s museus existem para benefcio pblico, por isso o abatimento pode ser controverso. Alguns museus esto proibidos de fazer o abatimento ao inventrio, atravs de legislao nacional ou atravs da sua prpria poltica administrativa ou polticas institucionais. No entanto, todos os museus devem ter um processo de deciso e registo legal de todas as disposies permissveis. A cedncia o acto de remoo de objectos de coleces abatidos fisicamente no inventrio do museu e a sua recolocao, noutro local. Dependendo da legislao aplicvel, as opes de cedncia podem incluir transferncia para outro museu ou instituio semelhante para propsitos educativos, destruio fsica ou deteriorao de objectos e restituio a outro grupo ou pessoas. C atalogao, numerao e identificao A catalogao o processo de identificao, com pormenores descritivos, de cada objecto do acervo e a atribuio de um nmero de identificao nico. Todos os objectos de acervo permanentes devem ser catalogados. As informaes do catlogo devem incluir detalhes descritivos, classificao ou outra identificao, dimenses fsicas, provenincia (origem e hist orial do objecto em termos de local do achado, propriedade prvia e meios de aquisio), nmero de incorporao e local de armazenamento. O registo no catlogo tambm pode incluir uma 21

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Quadro 3: Contedos Possveis para a Poltica de Abatimento e Cedncia


1 2 3 4 5 6 7 Declar ao so b r e co m o o ab at im en t o e a ced n cia so avaliad o s. A aut o r id ad e p ar a ap r o var o ab at im en t o n o m ead a p o r um co m it o u gr up o p ar t icular . Sugest es p ar a o Pr o ced im en t o d e Ab at im en t o e Ced n cia. As ac es p ar a o ab at im en t o e ced n cia d e um o b ject o o u acer vo b aseiam -se n a Po lt ica d e Gest o d o Acer vo d o m useu. As r az es p ar a o ab at im en t o e ced n cia f azem p ar t e d o s r egist o s d o acer vo e m an t id a n a cur ad o r ia. Os seguin t es elem en t o s so id en t if icad o s: q uan d o , o n d e, p o r q uem e so b q ue aut o r id ad e o co r r eu o ab at im en t o e a ced n cia. Os r egist o s d e ab at im en t o in cluem a avaliao e a just if icao escr it a p ar a o ab at im en t o , d at a d o ab at im en t o , in ven t r io de o b ject o s/acer vo ab at id o s e m t o d o d e ced n cia. To d o s o s r egist o s so m an t id o s p er m an en t em en t e e id en t if icad o s co m o Ab at id o .

Quadro 4: Elaborao da poltica do Processo de Catalogao


1 Os o b ject o s so cat alo gad o s p ar a o b t er um r egist o d o s seus at r ib ut o s f sico s e p r o ven in cia (ver t am b m o cap t ulo so b r e Do cum en t ao , n o m ead am en t e o r esum o d o sist em a in t er n acio n al d e d escr io d o o b ject o Ob ject o ID ). So at r ib ud o s e ap licad o s n m er o s d e id en t if icao d o cat lo go , a t o d o s o s o b ject o s. Se o m useu ger e, o u est asso ciad o a escava es ar q ueo l gicas e t r ab alh o s d e cam p o sem elh an t es, t o d o s o s esf o r o s d evem ser r ealizad o s p ar a in t egr ar o cam p o d e r egist o n a cat alo gao p er m an en t e, p o r exem p lo , ut ilizan d o o s sist em as d e cat alo gao e n um er ao d e in co r p o r ao , d o m useu. Os o b ject o s so sem p r e cat alo gad o s an t es d e t er em aut o r izao p ar a d eixar o m useu , p o r em p r st im o . A cat alo gao f eit a o m ais r ap id am en t e p o ssvel p ar a evit ar a acum ulao . Sem p r e q ue se ver if iq ue um a acum ulao d e in co r p o r ao e cat alo gao , o m useu d eve elab o r ar e im p lem en t ar um p lan o p ar a act ualizar a cat alo gao , t o r ap id am en t e q uan t o p o ssvel, n um p ad r o aceit vel.

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fotografia ou desenho e qualquer outra informao adicional aplicvel. Numerao e identificao de objectos no acervo A numerao e identificao do acervo so o processo de associao de um nmero de identificao nico a um objecto do acervo e identificar ou etiquetar o objecto com esse mesmo nmero. O nmero pode ser o nmero da incorporao ou o nmero do catlogo. feito para que os objectos possam ser identificados, individualmente. O mtodo de identificao deve ser permanente de forma que o nmero fique permanentemente, e contudo seja reversvel de forma que possa ser removido, caso necessrio. Isto pode ser feito em objectos com superfcies lisas, aplicando uma base de material estvel como acetato polivinilico (PVC), escrevendo o nmero em cima da base, e selando o nmero com uma capa, depois de secar. Posicione o nmero num local onde no esconda qualquer detalhe ou impea a viso para investigao ou exposio. Nunca escreva o nmero directamente na superfcie do objecto. O s tecidos e outros objectos que no possam ser identificados directamente, podem ser etiquetados com etiquetas penduradas ou rtulos cosidos. O s objectos bidimensionais em molduras podem ter etiquetas penduradas e presas aos ganchos ou arames. As etiquetas ou rtulos devem ser feitos de material de arquivo e serem presos de forma a no danificar o objecto. Deve-se ter cuidado para que as etiquetas no se desassociem dos objectos a que pertencem. Alguns objectos muito pequenos e frgeis, como moedas, jias e espcimes de histria natural como insectos, no podem ser marcados directamente ou terem etiquetas agarradas. Estes objectos devem ser colocados num recipiente como uma capa, envelope, bandeja, quadro, frasco ou bolsa feitos de material de 22

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arquivo (ver a seco sobre o armazenamento do acervo, neste captulo). Assim, o nmero pode ser marcado directamente no recipiente, ou na etiqueta que pode ser colocada dentro do recipiente com o objecto. A etiqueta dentro do recipiente deve ser marcada a lpis em vez de a caneta de tinta, para prevenir a transferncia acidental da tinta. O s objectos bidimensionais sem moldura, como fotografias, livros e documentos podem ser colocados em caixas, pastas ou entre papel ou madeira. O nmero pode ser escrito a lpis no material includo. Alguns museus utilizam a tcnica do cdigo de barras para marcar objectos, normalmente em conjunto com o nmero de incorporao ou do catlogo. Isto apoia em muito, o processo de inventrio. A tcnica que produz o nmero e a etiqueta obviamente diferente, mas os princpios e procedimentos bsicos discutidos acima so os mesmos quando se faz a identificao e etiquetao com cdigo de barras. Emprstimos O s emprstimos so a remoo temporria ou re-indicao de um objecto ou acervo da sua propriedade ou localizao normal. O emprstimo de entrada a solicitao de emprstimo pelo museu a um emprestador - proprietrio ou outro proprietrio normal, que pode ser outro museu ou um indivduo. Envolve a mudana de local, de objectos e acervo, mas no do ttulo (propriedade legal). O emprstimo de sada o oposto: envolve o emprstimo de acervo a outro museu. Novamente existe uma mudana de local, mas no de ttulo. A maior parte da legislao ou regulamentos do museu probem emprstimos externos a indivduos ou entidades privadas, e mesmo quando no existem, estes emprstimos so desencorajados pois o indivduo pode no ter capacidades para preservar e manter em segurana um item da

coleco. Por outro lado, os emprstimos a instituies educativas ou pblicas permitem aos museus partilhar o seu acervo e aumentar e apoiar exposies e projectos de investigao com objectivos educativos. Infelizmente, a experiencia comprova que os emprstimos provocam tenso fsica extra nos objectos devido sua acumulao, transporte e mais manuseamento do que o habitual, e tambm aumenta os riscos de segurana e outros. Por estas razes muito importante que a solicitao de emprstimos seja considerada cuidadosamente. Em particular, s os objectos, que o conservador/ restaurador especializado experiente considere estveis e sem risco significativo de manipulao adicional e transporte, etc., devem ser emprestados. A experincia demonstra que podem ocorrer divergncias nas condies e termos do emprstimo, por isso muito importante que os emprstimos sejam completamente documentados de forma que o que pede emprestado e o emprestador acordem em conjunto, todas as condies do emprstimo. O s registos do emprstimo tambm devem estar disponveis de forma que estes possam ser concludos quando o objecto devolvido: pode ser feito atravs da utilizao de um documento de emprstimo nico. Aos acordos e outra documentao para emprstimos externos e internos deve ser atribudo um nmero de emprstimo nico. No caso de emprstimos internos, este nmero de emprstimo pode ser processado e tratado quase da mesma forma que o nmero de incorporao, enquanto o objecto estiver no museu. Toda a documentao relacionada com emprstimos externos e internos anteriores, deve ficar registada permanentemente no caso de emprstimos externos do acervo, e durante um longo perodo de tempo (pelo menos dez anos) , ou permanentemente no caso de emprstimos ao museu. 23

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Quadro 5: Emprstimos - normas e procedimentos Elab o r ao d a Po lt ica d e Em p r st im o s


1 2 3 4 5 6 Os em p r st im o s d est in am -se a in vest igao , ed ucao , exp o sio , co n ser vao o u in sp eco , Os em p r st im o s t m um p er o d o d e t em p o esp ecf ico , m as p o d em ser r en o vad o s o u alar gad o s p o r m t uo aco r d o Os f o r m ulr io s d o em p r st im o d evem m en cio n ar q ualq uer r eq uisit o esp ecf ico p ar a o em p r st im o Os em p r st im o s d e sad a d est in am -se ap en as s in st it ui es ap r o p r iad as Os em p r st im o s d e en t r ad a p o d em ser so licit ad o s a in st it ui es e in d ivd uo s. A r esp o n sab ilid ad e d e segur o (o u in d em n izao em vez d e segur o ) d e em p r st im o s in t er n o s e ext er n o s d eve ser esp ecif icad o clar am en t e em t o d o s o s aco r d o s d o em p r st im o . No p o d em ser f eit o s em p r st im o s d e acer vo n o in co r p o r ad o No se f azem em p r st im o s co m f in s co m er ciais

Relatrio sobre o Estado de C onservao

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Su g est es p ar a o Pr o ced im en t o d e Em p r st im o
1 A d eciso p ar a p ed ir em p r est ad o o u e m p r est ar um o b ject o /acer vo b aseia-se n as n o r m as d ef in id as n a Po lt ica d e Gest o d o Acer vo d a cur ad o r ia. O r egist o d e em p r st im o co m p let o in clui: a o n m er o d e em p r st im o p ar a ef eit o s d e lo calizao b a d at a d e in icio d o em p r st im o c a d at a d e t r m in o d o em p r st im o d o p r o p sit o d o em p r st im o e o in ven t r io d et alh ad o d o s o b ject o s em p r est ad o s f o valo r d o segur o d o em p r st im o g o m t o d o d e aco r d o d e r em essa / t r an sp o r t e h a ap r o vao d o em p r st im o p ela p esso a, p esso as o u r go s aut o r izad o s (p o r exem p lo Dir ect o r , Co o r d en ad o r , r go Go ver n am en t al d e Licen a d e Exp o r t ao ) i q ualq uer r eq uisit o esp ecial, co m o r egr as d e exp o sio , m an ip ulao esp ecial o u in st r u es d e em b alagem , Os p r azo s d o s em p r st im o s so id en t if icad o s e p r o lo n gad o s, exigid o s o u d evo lvid o s, co n f o r m e o caso , n o t r m in o d o p er o d o d o em p r st im o .

O Relatrio sobre o Estado de Conservao um documento composto pela descrio escrita e visual do aspecto do objecto, estado de preservao e qualquer defeito, a determinada altura. O primeiro relatrio sobre o estado de conservao deve ser feito quando o objecto incorporado (ou adquirido por emprstimo). depois actualizado, sempre que o objecto envolvido em qualquer actividade, como parte de uma exposio ou mostra ou antes e depois de um emprstimo externo. Ao fazlo, qualquer dano que tenha ocorrido, ser notado de imediato. O relatrio sobre o estado de conservao tambm deve ser actualizado aps qualquer dano acidental e antes do tratamento de conservao. O formato mais til para um relatrio sobre o estado de conservao um documento padro que induz o pessoal a recolher o mesmo tipo de informao, sempre que o relatrio preenchido. A existncia de um glossrio descritivo com as condies, tambm muito til para este propsito. Se um termo tcnico especfico no for conhecido, ser til fazer uma descrio detalhada do que observado. Examine o objecto numa rea limpa, bem iluminada. Uma lanterna e uma lupa ajudaro a mostrar pequenos detalhes. Cuidadosamente, inspeccione todas as reas do objecto, mas no force a abertura de qualquer coisa que esteja fechada ou dobrada. Faa um registo escrito do que observou e fotografe ou desenhe qualquer coisa que lhe parea incomum ou qualquer evidncia de dano. O relatrio deve incluir o nmero de incorporao ou do catlogo do objecto, composio, tipo, local e extenso do dano, consertos prvios, nome do examinador e data do exame. 24

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Documentao

A documentao uma parte crucial da gesto do acervo em geral, mas ser tratada num captulo especial que inclui aconselhamento detalhado sobre as normas e procedimentos de documentao. Preservao do A cervo Armazenamento do acervo O armazenamento do acervo refere-se ao espao fsico onde guardado o acervo quando no est em exposio ou sob investigao. O termo tambm utilizado para descrever os vrios tipos de mobilirio, equipamento, mtodos e materiais, utilizados nos espaos de armazenamento do museu e acervo de estudo. Muitas coleces passam a maior parte do tempo armazenadas. As reas de armazenamento do acervo protegem os objectos contra factores ambientais prejudiciais, acidentes, desastres e roubo e preserva-os para o futuro. Por estas razes, o armazenamento do acervo no um espao morto onde nada acontece, mas o espao onde existe uma activa preservao do acervo. O edifcio do museu prov a primeira camada de proteco entre o meio ambiente externo e o acervo. As reas de armazenamento do acervo devem estar localizadas no interior do edifcio e se possvel, afastado das paredes exteriores, para minimizar a flutuao ambiental. O armazenamento do acervo deve estar independente de todas as outras actividades, e apenas o armazenamento do acervo deve ocorrer neste espao de forma que se possa controlar melhor o seu ambiente fsico. Deve ter nveis de luminosidade baixos, temperatura estvel e humidade relativa e sem poluentes atmosfricos e pragas. O acesso fsico ao acervo pelo pessoal deve ser restrito de forma a manter a segurana e deve ter proteco

contra incndio. Uma vez que o acervo normalmente, passa a maior parte do tempo em armazenamento, necessrio que o mobilirio e os materiais de embalagem, que esto em contacto com o acervo, sejam estveis e no reactivos. O mobilirio de armazenamento com finalidades de arquivo inclui armrios e estantes com ao revestido ou alumnio esmaltado. O s objectos pequenos e estveis so embrulhados, ensacados ou encaixotados antes de serem colocados em armazenamento como camada de proteco entre o objecto e o meio ambiente. O s objectos que no possam ser embrulhados devido ao seu tamanho ou composio frgil, so armazenados de preferncia em armrios ou estantes embutidas. O s objectos devem manter algum espao entre si de forma a permitir um manuseamento fcil. No aglomere ou sobrecarregue estantes e gavetas, uma vez que tornar difcil retirar os objectos de modo seguro. Existem vrios tipos de materiais de arquivo estveis que protegem os objectos e no causam a sua deteriorao. Estes materiais normalmente so mais caros que as caixas e cartes comuns, mas os benefcios protectores que provem, excedem os custos adicionais. O s materiais de armazenamento recomendados incluem: etiquetas sem cido e sem lignina, etiquetas, papel, pastas, envelopes, molduras, caixas e tubos revestidos em carbonato de clcio, algodo, linho e tecidos de polister, fitas, cordas e fios; fibra de polister e pelculas; sacos de polietileno e polipropileno, caixas de microespuma e molduras; adesivo celuloso; adesivo de acetato de polivinil e acetona; e jarras e frascos de vidro com tampas de polipropileno ou polietileno. Existem vrios materiais sintticos patenteados, muito utilizados no armazenamento do museu, como Tyvek , Mylar , e Marvelseal . Nos vrios 25

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Mo vim en t ao d o acer vo : as co lec es f r geis so m o vid as d e m o d o segur o em ap o io s in d ivid uais, n um car r o aco lch o ad o .

Ar m azen am en t o de p r o t eo : o b ject o s f r g eis d isp o st o s in d ivid ualm en t e, em p r at eleir as aco lch o ad as, n um ar m r io em b ut id o .

materiais disponveis, pode-se encontrar algo satisfatrio para armazenar todo o tipo de acervo do museu. Muitos dos materiais podem ser utilizados para proteger vesturio e podem ser construdas caixas especiais, bandejas, arquivos, apoios e montes para apoiar e proteger espcimes ou obras de arte, em particular.

porm importante evitar materiais que sejam quimicamente instveis e que possam interagir quimicamente com os objectos com os quais entram em contacto e que possam causar dano. Estes incluem madeira e produtos de madeira, papel e papelo particularmente cido, celofane e fita-cola, fitas adesivas, espuma 26

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de borracha e espuma de uretano, a maioria dos plsticos, removedor de verniz, clipes e agrafos de metal para papel, etiquetas de borracha e colas com base de borracha. Se for necessrio utilizar materiais instveis como madeira de arquivo, pode ser colocado um material de barreira estvel como molduras sem cido entre a estante e os objectos. M anuseamento e movimentao do acervo O acervo est em risco de dano elevado enquanto est a ser manuseado ou em movimento. No entanto, ter de existir um equilbrio entre a proteco e a preservao, uma vez que ser muito difcil estudar, expor ou utilizar espcimes e coleces do museu, que no podem ser manuseadas. Para prevenir o dano essencial ter muito cuidado e utilizar o bom senso ao manusear objectos de qualquer tipo e tamanho. Algumas precaues muito simples podem reduzir em muito, este risco. Todos os objectos devem ser manuseados como se fossem os mais valiosos e as mos devem estar limpas ou protegidas por luvas de algodo ou de ltex limpas. Aquando da movimentao de objectos, necessrio determinar onde o objecto ser posto antes de o ir buscar, e planear antecipadamente, o trajecto de volta para se assegurar que est livre de obstrues. Transporte um objecto de cada vez, ou ponha os objectos numa bandeja ou carro acolchoado, se houver a necessidade de mover vrios objectos, a uma distncia considervel. Leve o tempo necessrio e pea ajuda se o objecto for muito grande ou pesado para ser movido facilmente por uma pessoa. Nunca arrisque a sua prpria segurana ou a segurana do objecto. Fotografia A fotografia uma parte integrante e especializada da

documentao do acervo do museu. A fotografia no s um registo visual de um objecto como tambm ajuda na investigao, educao e recuperao de um objecto, caso este esteja extraviado e como prova de defesa para reivindicar o seguro, por perda ou roubo. A fotografia tambm documenta o estado de conservao do objecto, a determinada altura, de forma que possam ser feitas comparaes no futuro. Por isso, essencial que a fotografia seja de elevada qualidade. Embora as fotografias de grande formato (negativos de 6 cmx6 cm ou maiores) utilizadas como padro pelo museu, e apesar de muitos museus mais antigos terem grandes arquivos de dispositivos e negativos de filme do seu acervo, com a grande melhoria em lentes e filmes dos ltimos 2 0 ou 3 0 anos, actualmente, as fotografias a preto e branco de 3 5 mm so a medida preferida para efeitos de documentao. O filme a preto e branco muito mais estvel a longo prazo do que o filme a cores, podem ser utilizados com vrios filtros especiais que podem aumentar as caractersticas fundamentais do objecto na fotografia resultante e podem ser feitas em casa. No entanto, a fotografia digital est a aumentar em popularidade e a diminuir em preo, e actualmente fotografias de elevada qualidade podem ser impressas muito rapidamente, em impressoras a cores de jacto de tinta, extremamente baratas. Por outro lado, a longevidade das imagens digitais para propsitos do museu ainda tem que ser avaliada: naturalmente que qualquer imagem digital deve ser transferida imediatamente, da memria da mquina fotogrfica para o disco rgido do computador, fazer cpias regulares num meio externo ao museu (por exemplo, num computador de sistema remoto ou num CD de segurana, armazenado fora do museu). Q ualquer que seja o formato, as fotografias produzidas devem estar identificadas com o nmero de 27

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incorporao do objecto e organizadas de modo que possam ser encontradas e associadas facilmente ao objecto. O s objectos devem ser fotografados como parte do procedimento de incorporao. O s objectos bidimensionais emoldurados devem ser fotografados verticalmente e podem ser colocados num cavalete ou em blocos acolchoados e apoiados numa parede, se forem muito grandes. A lente da mquina fotogrfica deve estar paralela face do objecto e os objectos devem preencher o mximo possvel da objectiva. Um objecto bidimensional que no esteja apoiado em nada deve ser colocado ao nvel da mquina fotogrfica posicionada sobre ele para tirar a fotografia. Isto pode ser feito facilmente utilizando um suporte para cpias, mas tambm pode ser utilizado um trip que se possa inclinar sobre a mesa de modo que a lente fique paralela face do objecto. O s objectos tridimensionais requerem um fundo com uma superfcie lisa que contraste com o objecto mas que no interfira com o mesmo. O s objectos pequenos podem ser colocados numa mesa robusta e os grandes podem ser colocados no cho numa superfcie limpa e acolchoada. Pode ser necessrio tirar vrias fotografias de ngulos diferentes para registar a completa assimetria do objecto. Tambm pode ser necessria iluminao especial, e nesse caso, devem ser colocadas luzes onde melhor mostrem a forma, textura e contornos do objecto. Seguro O seguro do acervo considerado geralmente, como parte integrante da gesto de risco, termo que descreve o processo para reduzir a probabilidade de danos ou perda do acervo, eliminando ou pelo menos minimizando, os perigos. O seguro no um substituto para uma gesto e segurana do acervo inadequada. O s objectos e coleces nicas so insubstituveis, mas o seguro pode

providenciar alguma compensao monetria na infelicidade de danos ou perda de objectos e coleces. Sempre que exista um seguro (ver abaixo), o objectivo do seguro acordado, assegurar compensao monetria suficiente para reparar ou substituir o acervo em caso de danos ou perda. O seguro varia muito em relao ao que pode ser segurado e contra que riscos, onde e em que circunstncias se aplica o seguro e como feita a revindicao do seguro. necessrio avaliar o acervo relativamente ao seu custo de substituio ou outro valor monetrio regularmente, de forma que o museu mantenha os valores do seguro actualizados. (Na maioria dos contratos de seguro, se o acervo geralmente subavaliado, a seguradora s ser responsvel pelo pagamento da percentagem equivalente, de qualquer reclamao. Por exemplo, se o acervo avaliado pelo museu em apenas 5 0 % do seu verdadeiro valor de mercado, a seguradora s pagar metade de qualquer revindicao por perda ou restauro de danos relativo a talvez um nico objecto.) O s registos sobre o seguro e outros registos de avaliao devem estar actualizados e, claro, em condies seguras e com acesso limitado. No entanto, a poltica e prtica em relao utilizao do seguro difere muito de pas para pas e de museu para museu dentro do mesmo pas. Na maioria dos pases, o acervo dos museus nacionais, propriedade do estado, no assegurado e normal existir uma indemnizao oferecida pelo governo, em vez do seguro, aos proprietrios dos emprstimos temporrios e a longo prazo para os museus nacionais e talvez outros museus pblicos. Sempre que seja permitido a utilizao do seguro comercial, o museu tem que avaliar as suas exigncias de seguro, cuidadosamente. Um agente de seguro independente, especializado em belas artes (normalmente conhecido como corretor da seguradora) provavelmente, estar apto a 28

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determinar o melhor seguro para cobrir as exigncias e obter cotaes competitivas de vrias companhias de seguros diferentes. C onservao do acervo A conservao preventiva tema de outro captulo, mas vital acentuar aqui que este um aspecto muito importante da gesto do acervo. Tem que estar sob qualquer aspecto da poltica e actividades museolgicas e deve ser visto como responsabilidade de todo o pessoal, numa base contnua. O acervo tambm deve ser monitorizado regularmente, para determinar quando um objecto ou coleco necessita dos cuidados do conservador. Preveno de Acidentes A preveno e resposta a acidentes tambm so partes muito importantes das responsabilidades da gesto do acervo, mas isto discutido mais detalhadamente no captulo sobre Segurana do Museu. No entanto, dever ser acentuado aqui que, o objectivo assegurar a preparao e a preveno, quer seja em possveis situaes de emergncia, quer seja por desastres naturais, emergncias civis como incndio ou pelos efeitos de conflito armado, para no conduzir perda ou danos srios para o acervo do museu. As medidas de preveno necessrias incluem avaliao de risco, um bom plano e planta dos edifcios, mobilirio, equipamento e sistemas e uma rotina eficaz de inspeces aos sistemas e manuteno preventiva dos edifcios. A preveno de emergncia eficaz deve basear-se num plano elaborado, testado e avaliado pelo menos uma vez por ano, e que define as medidas a serem tomadas, antes, durante e depois de qualquer emergncia. A cesso Pblico ao A cervo Segurana A segurana discutida mais detalhadamente no captulo sobre Segurana do Museu. No entanto, o acesso fsico ao acervo um

elemento de segurana que tem de ser abordado na poltica de gesto do acervo. G alerias e Salas de Exposio e M ostra Existem vrios tipos de exposio do museu. Podem ser exposies temporrias ou a longo prazo, de objectos do acervo do museu, exposies que contm objectos emprestados por outras instituies, ou exposies itinerantes. O utras exposies, diferentes das que se podem visitar ou exposies temporrias, contm itens do acervo do museu, por isso os procedimentos da gesto do acervo estabelecidos, so aplicados da mesma forma, aos objectos nas galerias de exposio e aos objectos nas reas de armazenamento. Transferir objectos das reas de armazenamento seguras, para as galerias de exposio, expe o acervo a uma variedade d e ameaas adicionais. As ameaas de segurana incluem roubo, vandalismo e manipulao sem autorizao, enquanto as ameaas
Quadro 6: Questes de Segurana definidas na Poltica de Gesto do Acervo
1 2 O acesso f sico ao acer vo , m esm o p ar a o p esso al, r est r it o at r avs d e lo cal f ech ad o e seg u r o e en t r ad a co n t r o lad a O p esso al d o acer vo r esp o n svel p o r u m d et er m in ad o o b ject o , co leco o u r ea d e ar m azen am en t o em p ar t icu lar , su p er visio n ar o acesso d e o u t r o p esso al e visit an t es Os r egist o s d o p esso al co m acesso t m d e ser m an t id o s Ao s visit an t es n o p er m it id o o acesso ao s r eg ist o s d a r ea d e ar m azen am en t o e o u t r as r eas seg ur as d o m u seu. O acesso p ar a f in s d e in vest ig ao b aseia-se n o p lan o d e in vest igao ap r o vad o , e t o d o s o s visit an t es so r eg ist ad o s d e m o d o sem elh an t e, ad eq uad am en t e n o t r m in o d o p er o d o d e em p r st im o .

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de conservao comuns incluem choque e vibrao, montagem e suportes danosos exposio, poluentes atmosfricos, flutuao ambiental, luz, pragas e outros factores naturais. O controlo da luz visvel, luz ultra-violeta, temperatura e humidade relativa e poluentes atmosfricos para nveis seguros recomendados (ver o captulo sobre Conservao) representa um problema em particular. Nmeros elevados de visitantes geram calor corporal, humidade e poluio para as galerias, enquanto a iluminao necessria para iluminar as exposies o suficiente para que possam ser vistas confortavelmente, pode causar danos a longo prazo a itens particularmente sensveis luz, como tecidos, vesturio, pinturas e desenhos base de tinta de gua. Um bom planeamento e organizao da exposio, segurana e utilizao de materiais adequados tambm contribuem para o controlo ambiente e proteco do acervo. Como obter um ambiente controlado abordado num captulo posterior. M onitorizao do acervo em exposio As galerias de exposio devem ser inspeccionadas regularmente para qualquer evidncia de danos ou perda de objectos em exposio. O controlo do ambiente alcanado por vrios mtodos atravs de uma variedade de sistemas mecnicos e manuais de monitorizao das galerias de exposio para assegurar que os controlos do ambiente esto a funcionar eficazmente. Como monitorizar o ambiente discutido mais detalhadamente num captulo posterior. M ateriais de exposio adequados O s materiais seguros para utilizao no armazenamento do acervo tambm so seguros para utilizar na apresentao da e na exposio. Muitos materiais utilizados na exposio no so de composio de arquivo mas so comummente utilizados devido s suas outras caractersticas desejveis e baixo custo. Nestas

situaes, podem ser utilizados materiais de arquivo que sirvam de barreira entre o material reactivo e o objecto do acervo. Embalamento e transporte Por vezes, como parte da produo da exposio necessrio empacotar e transportar acervo do museu para outras instituies. Esta actividade ainda mais arriscada do que manusear e movimentar o acervo, por isso a deciso para o fazer deve ser tomada aps uma considerao muito cuidadosa. O s mtodos de embalagem e transporte so escolhidos com base nos requisitos individuais dos objectos transportados, e apenas os objectos estveis devem ser transportados devido ao aumento de risco de danos. O s materiais de embalagem protegem antecipadamente, os objectos de todos os riscos possveis e associados com o mtodo de transporte, em particular. O s materiais de embalagem adequados, so os mesmos utilizados para o armazenamento do acervo. Embora a espuma de uretano no seja material de arquivo, frequentemente utilizada para embalar objectos devido s suas excelentes propriedades almofadadas. O material almofadado utilizado, com base nas necessidades individuais dos objectos mas os materiais de embalagem que tm contacto directo com os objectos devem ser de material de arquivo. O mtodo de transporte escolhido deve providenciar a melhor proteco para os objectos e no mais curto espao de tempo de deslocao. O s mtodos de transporte comuns para os objectos do museu so por estrada e via area. O transporte por caminhosde-ferro utilizado menos frequentemente devido ao aumento de choque e vibrao associado a este mtodo. Por vezes, o transporte martimo utilizado para objectos muito grandes e estveis, mas o tempo de viagem frequentemente muito demorado e pode ser difcil providenciar o controlo do clima a longo prazo, num contentor de transporte. As companhias de 30

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transporte que tm experincia em transportar acervo dos museus podem providenciar uma ajuda valiosa no planeamento do transporte do acervo do museu. Sugestes para a Poltica de Transporte O s objectos so avaliados cuidadosamente, a nvel de estabilidade, antes de serem transportados. S os que so estveis podem ser transportados. Q ue tiver a autoridade para tomar a deciso do transporte, tem de ser identificado. Sugestes para os Procedimentos do Transporte O mtodo do transporte baseia-se nas necessidades do objecto, na distncia e durao do transporte. O s materiais de embalamento utilizados baseiam-se no tipo do mtodo de transporte escolhido e necessidades do objecto. Investigao do A cervo Investigao A investigao do acervo do museu e publicao dos resultados providencia o tipo adequado de acesso ao acervo e permite aos museus levar a cabo a sua misso educativa e interpretativa. Torna a informao especializada disponvel s vrias partes interessadas e providencia a base para exposies e programas educativos. muito importante que toda a investigao do museu seja legal, tica e em conformidade com os padres acadmicos e apoie a misso do museu. Recolha de C ampo Sempre que os museus empreendam recolha de campo, devem faz-lo em conformidade com a legislao e tratados, e tm de aderir aos padres acadmicos estabelecidos. As populaes locais e as suas necessidades e desejos, tambm devem ser levadas em considerao.

Investigao interna

A investigao por parte do pessoal do museu deve estar relacionada com a misso e mbito do museu. A investigao deve estar em conformidade com as normas acadmicas estabelecidas. A investigao por parte do pessoal tem que ocorrer no museu. No deve ser permitido ao pessoal remover objectos do acervo do museu, mesmo que seja temporariamente, para qualquer propsito. Visitantes eruditos O s museus devem estabelecer polticas de segurana, de acesso e manuseamento do acervo por eruditos e investigadores. O s museus devem promover a utilizao interna do seu acervo aos eruditos e investigadores ao mesmo tempo que zelam pela segurana, proteco e manuseamento seguro do acervo durante a investigao. Anlise destrutiva Por vezes necessrio utilizar tcnicas de anlise destrutiva para melhorar as pesquisas da investigao. Estas s devem ser levadas a cabo, aps considerao cuidadosa. A proposta de pesquisa deve ser submetida ao museu para avaliao. O museu mantm o ttulo de propriedade e o abatimento do objecto. As partes no utilizadas do objecto so devolvidas ao museu. As informaes recolhidas substituem o objecto alterado ou destrudo. Sugestes para a Poltica de Investigao A investigao erudita vital para a misso educativa e servio pblico do museu. Por essa razo, o pessoal do museu pode escolher o tema da investigao, iniciar e gerir a investigao, procurar os recursos necessrios para gerir a investigao e disseminar os resultados da investigao de modo adequado. Toda a investigao apoia a misso do museu. 31

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C oleccionismo privado

O pessoal do museu tem frequentemente coleces pessoais, resultado do seu prprio interesse e actividades. No entanto, como o Cdigo de tica do ICO M torna claro, o pessoal no deve competir com as suas instituies na aquisio de objectos ou coleco pessoal dos mesmos tipos de objectos que o seu museu faz, uma vez que seria conflito de interesses se o membro do pessoal utilizar o seu prprio conhecimento especializado para benefcio pessoal e no para o benefcio do museu. Q ualquer desvio permissvel desta restrio deve ser discutido com o rgo administrativo do museu. C oncluso Reunir coleces uma das funes primrias do museu e os objectos que incluem o acervo tornam-se entre os activos mais importantes do museu. A preservao, conservao e gesto do acervo preenchem as responsabilidades pblicas do museu e ajudam desta forma, a alcanar a misso do museu. Uma boa gesto do acervo uma das estratgias pelas quais se alcana a preservao e conservao. Adoptar e implementar as polticas e prticas da gesto do acervo recomendadas neste captulo, providenciar uma base firme para implementar todas as mais variadas estratgias para gerir um museu.

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