Categorizando os Portais Corporativos das Universidades Pblicas Brasileiras

Resumo A capacidade de criar, gerenciar, distribuir e compartilhar ativos de informao e conhecimento fundamental para que uma universidade posicione-se em vanguarda, criando diferenciais competitivos. Este trabalho objetiva identificar as Universidades Pblicas Brasileiras - UPBs que utilizam o conceito de portais, visando construir uma escala referencial para as universidades quanto ao seu estgio evolutivo nos aspectos conceituais e tecnolgicos; possui carter exploratrio e descritivo, abordagem qualitativa, definindo inicialmente um referencial terico em seguida apresentando categorizao a ser aplicada aos portais das instituies. Observa-se a necessidade nas UPBs de remodelar seus canais de relacionamento social, promovendo compartilhamento e disseminao de seu capital intelectual, aplicando-o na construo de estratgias para o desenvolvimento regional. Palavras-Chaves: Gesto do Conhecimento. Tecnologia da informao. Gesto Universitria. 1. Introduo A universidade pblica brasileira experimentou, nas ltimas dcadas, um perodo de expanso quantitativa e de transformaes qualitativas, bem representadas por um aumento significativo do nmero de matrculas na graduao e pelos esforos na qualificao do corpo docente e na criao de cursos de ps-graduao. Todavia, o cenrio atual traz novas exigncias e desafios relativos definio da misso social das universidades e s formas de seu relacionamento com a sociedade e o estado (UNESCO, 1995). Nesse cenrio, a universidade pblica brasileira UPB, tem sido questionada sobre seus objetivos, estrutura e sua gesto, assim como sobre a eficincia e qualidade dos seus servios e a maneira como tem utilizado os recursos provenientes da sociedade (BRYSON, 2004; ESTRADA, 2000). No mbito das UPBs, visualizadas pela sociedade como ampla geradora e disseminadora de informaes e conhecimentos, bem como principal formadora de recursos humanos especializados, as novas tecnologias esto redesenhando significativamente os seus canais de relacionamento com a sociedade. Desta forma, a estruturao de um portal corporativo de conhecimento, permitir que essas universidades estejam em constante processo de relacionamento com a sociedade, baseando-se, significativamente, nos recursos digitais para promover o compartilhamento dos seus conhecimentos acadmicos e cientficos bem como aplicando-os na busca de solues e construo de estratgias para o desenvolvimento da sociedade. Essas instituies possuem um pblico muito diferenciado para atender s necessidades informacionais, o qual pode ser dividido em grupos ou atores: discente, servidor, gestor, empreendedor e cidado, cada qual desenvolvendo atividades especficas. Os portais corporativos, portanto, assumem para as UPB's aspecto fundamental, uma vez que disponibilizam uma enorme variedade e quantidade de informaes e conhecimentos em funo de sua multiplicidade de atividades (GASPAR et al., 2009). Este artigo tem como objetivo identificar as UPBs que utilizam o conceito de portais corporativos de conhecimento, visando construir, sobretudo, uma escala de referncia para as universidades quanto ao seu estgio evolutivo nos aspectos conceituais e tecnolgicos.

2. Procedimentos Metodolgicos da Pesquisa O presente estudo caracterizado como de natureza exploratria e descritiva, trazendo uma abordagem qualitativa (YIN, 2005) sobre como as UPBs utilizam o conceito de portais corporativos de conhecimento. Na primeira etapa, foi realizada uma reviso bibliogrfica da literatura acerca a temtica de portais corporativos de conhecimento, com o intuito de construir um referencial terico de apoio para o levantamento de dados realizado nos stios das UPBs. A segunda etapa consistiu em definir uma escala evolutiva para os portais das UPBs, levando em considerao aspectos conceituais e tecnolgicos. A terceira etapa consistiu na exposio dos resultados obtidos por meio da anlise de cada um destes stios das UPBs, apresentando, atr avs de uma tabela, a caracterizao geral dos portais dessas universidades bem como os conceitos empregados. 3. O Ambiente das Universidades O ambiente funciona como um campo dinmico de foras que interagem entre si, provocando mudanas e que influenciam as UPBs. O ambiente uma fonte de recursos (humanos, materiais, informacionais e financeiros) e oportunidades em que as UPBs podem extrair os insumos necessrios ao seu funcionamento. As UPBs apesar de terem finalidades especficas e objetivos diferentes, possuem semelhanas: tm estruturas similares, podendo ser administradas, conforme seus princpios e modelos propostos pelas teorias da administrao (DOMENICO, 2001). Do ponto de vista administrativo, essas instituies so organizveis e planejveis sob influncias do ambiente em que esto inseridas. Ambiente, neste contexto, entendido como o conjunto de elementos que no pertencem organizao, conforme exemplificado na Figura 1.

Fonte: adaptada de Tachizawa e Andrade, 1999 Figura 1 A UPB e o ambiente externo

De acordo com Magalhes (2001), a gesto na UPB est voltada para gerncia dos seguintes elementos: Comunidade interna representados pelos funcionrios (docentes e tcnicos) e discentes; Mercado o mercado so os clientes externos, finais (empresas pblicas e privadas) e organizaes governamentais, que absorvero os egressos; Fornecedores fornecedores so os agentes (ou entidades) que fornecem bens, servios,

capital, materiais, equipamentos ou demais recursos necessrios s atividades internas da instituio; e Produto os produtos so os resultados das atividades internas da instituio, o profissional formado, preparado para atuar no mercado, alm dos produtos (bens e servios) educacionais, resultados de atividades de pesquisa e de extenso. Diante do exposto, pode-se identificar os principais atores de uma UPB que so: o discente, o servidor, o gestor, o empreendedor e o cidado. O discente o maior cliente de uma UPB, que tem como objetivo prepar-lo para atuar no mercado de trabalho e torn-lo um profissional altamente qualificado. O servidor representado pelo docente ou pelo tcnico. Este primeiro tendo o papel maior de formar os discentes, atuando como mestres. O segundo atuaria como apoio tcnico necessrio realizao das atividades da instituio. O gestor representado pelas organizaes governamentais, pelos fornecedores (parceiros) e pelos gestores internos. Os fornecedores so os agentes (ou entidades) que fornecem recursos necessrios s atividades internas da instituio. Os gestores internos so os diretores de unidades, coordenadores e pr-reitores que fazem uso dos recursos da instituio. Alm disso, os gestores podem acompanhar o desempenho operacional das suas unidades por meio de indicadores. O empreendedor representado, sobretudo, pelo setor produtivo que necessita da mo-deobra qualificada (discentes) e dos resultados das atividades de pesquisa e de extenso desenvolvidas pela comunidade acadmica para inovar em suas linhas de produtos e servios. O cidado representado pela sociedade ou pela comunidade externa que utiliza os servios da IES. 4. Categorizando os Portais Corporativos das Universidades Brasileiras Os portais corporativos de conhecimento surgiram no contexto do processo de integrao aos sites de funcionalidades, tais como chats em tempo real, listas de discusso, comunidades virtuais, fruns, contedos personalizados de acordo com o interesse do usurio, acesso aos contedos especializados. Dessa forma, as organizaes acabaram percebendo o sucesso desses ambientes virtuais, em termos gerais de aceitao pelo pblico, e comearam a trabalhar no desenvolvimento de sistemas de informao que pudessem ser acessados via Web. Os portais corporativos de conhecimento possibilitam s organizaes uma infraestrutura tecnolgica capacitadora para apoiar e sustentar fluxos otimizados de informao e conhecimento (TERRA E GORDON, 2002). Os portais corporativos disponibilizam informaes estruturadas em dois espaos de acesso, sendo um pblico disponvel para todos os usurios da Internet e outro restrito (ambiente da Intranet), permitindo acesso apenas para alguns atores, como, por exemplo, a comunidade universitria (alunos, professores e tcnicos). No entanto, o acesso ao ambiente restrito obedece s regras de personalizao para cada ator, ou seja, cada ator possui acesso diferenciado s determinadas informaes e aplicativos. No espao destinado para acesso restrito, normalmente so disponibilizados acesso aos determinados aplicativos e sistemas legados bem como ferramentas de e-mail e fruns de discusso. J no ambiente externo, voltado para a sociedade, so fornecidos informaes gerais sobre a instituio, links externos e contedos variados. Com isso, os diversos servios disponibilizados nos portais corporativos de conhecimento permitem dinamizar o fluxo de informao e conhecimento, possibilitando maior interao e integrao entre os atores (mesmo os dispersos geograficamente).

Visando facilitar o estudo dos portais co rporativos das UPBs, houve a necessidade de definir uma escala que retratasse os avanos conceituais e tecnolgicos dos portais. Diante disso, definiram-se trs escalas evolutivas que so: Fase Inicial. Nesta fase, as instituies utilizam apenas o conceito de portal corporativo. Verifica-se que o portal corporativo apresenta algumas caractersticas comuns, tais como: reas para notcias e informes, eventos, menus e submenus (interativos ou no) com links para diversas informaes relativas estrutura e organizao universitria; unidades acadmicas, centros e/ou departamentos; cursos de graduao e ps-graduao; acesso ao sistema acadmico, acesso biblioteca virtual etc. Fase Intermediria. Nesta fase, as instituies utilizam, alm de um portal corporativo, alguns portais temticos, tais como: portal do aluno e portal do servidor. O portal do aluno permite acesso ao sistema acadmico, identificado como portal acadmico, atravs de login e senha cadastrada, mas pode-se visualizar algumas informaes e acessar um menu com horrios de aulas dos cursos de graduao e ps -graduao. Contm ainda informaes, desde notcias da instituio e informaes sobre as unidades acadmicas, informaes sobre reitoria e pr-reitorias, grupos de pesquisa, processos seletivos, formao acadmica e link para biblioteca virtual. O portal do servidor um espao de cooperao e acesso s informaes e servios de interesse de todos os servidores da instituio. Este portal proporcionar uma rea de trabalho comum, em que o servidor por meio de uma viso integrada pode ter acesso a todas as informaes e sistemas informatizados relevantes e necessrias execuo do seu trabalho. Fase Avanada. Nesta fase, as instituies utilizam, alm de um portal corporativo, cinco portais temticos: portal do aluno, portal do servidor, portal da comunidade, portal do empreendedor e portal do gestor. O conceito adotado nesta fase para portal corporativo consiste em um sistema centrado nos diversos servios, sistemas de informao e processos da instituio, integrando e divulgando informaes do banco de dados nico, ampliando significativamente as redes de relacionamento com os diversos atores (aluno, servidor, cidado, empreendedor e gestor). O portal do aluno um espao com informaes e servios de interesse dos alunos (graduao, extenso e ps-graduao). Este portal ter como contedo as seguintes informaes e servios: manual do aluno, programas de apoio ao aluno, calendrio acadmico, acesso biblioteca, informaes sobre colao de grau, editais, link para o processo seletivo, acesso ao sistema de controle acadmico, informaes diversas sobre os cursos ofertados por modalidade. O portal do servidor um espao de cooperao e acesso s informaes e servios de interesse de todos os servidores da instituio. Este portal proporcionar uma rea de trabalho comum, no qual o servidor por meio de uma viso integrada pode ter acesso a todas as informaes e sistemas informatizados relevantes e necessrias execuo do seu trabalho. O portal do servidor permitir tambm que os servidores acessem s informaes institucionais de forma mais gil e personalizada, resultando, teoricamente, em um aumento de produtividade bem como estimulando criao, disseminao e (re)utilizao do conhecimento. Este portal ter como contedo as seguintes informaes e servios: acesso ao sistema integrado de gesto, acesso aos diversos sistemas do governo federal, documentao, fluxos dos processos de trabalho etc. O portal do cidado um espao de cooperao e troca de saberes, buscando a construo e produo de conhecimento, visando transformao da sociedade em que est inserida. O

trnsito instituio-comunidade deve ser assegurado aos docentes e discentes que encontrariam na sociedade a elaborao da prxis de um conhecimento acadmico, alm da possibilidade de uma dinmica interdisciplinar, o que permite a viso integrada do social. Este portal ter como contedo as seguintes informaes e servios por rea temtica: projetos, cursos, eventos, publicaes, links, frum de discusso, um banco de dados dos parceiros e membros de cada rea. O portal do gestor tem como objetivo ser um espao de divulgao de dados e informaes sobre a Instituio. Esse portal conter as informaes e servios: execuo oramentriofinanceira, licitaes, contratos, convnios, despesas com passagens e dirias, alm de outros contedos de interesse institucional (relatrio de gesto, plano de desenvolvimento institucional, planejamento das unidades etc). O portal do gestor enfatiza a gesto por resultados como sendo a mais adequada para responder com agilidade s demandas da sociedade, mantendo a competitividade e a efetividade. Neste portal, tem-se tambm o conceito de painel do gestor que consiste em um espao para divulgao das informaes gerenciais bem como o acompanhamento e o monitoramento das aes da gesto das unidades, a partir das diretrizes estratgicas definidas para a universidade. O portal do empreendedor tem como objetivo ser um espao de cooperao entre empresas e a comunidade cientfico-tecnolgica. Alm disso, a interao dinamizada por um sistema de busca por oportunidades nas empresas e por competncia cientfico-tecnolgica. O principal foco desse portal reside na interseo entre demandas do setor produtivo por novas ou melhores tecnologias (em produtos, processos e servios) e ofertas de conhecimento cientfico construdo por equipes especialistas dentro da universidade. Com essa cooperao, as empresas podero reduzir custos da produo, diminuir o risco da inovao tecnolgica, ampliar significativamente a produo cientfica e a competitividade. Esse ambiente fomenta a interao entre as entidades relacionadas, tais como empresas, universidades e Instituies de Pesquisa e Desenvolvimento. Este portal ter como contedo as seguintes informaes e servios: incubadoras, propriedade intelectual, mapa de competncia dos pesquisadores, grupos de pesquisa, patentes, convnios/contratos com empresas, ofertas de estgios etc. A Figura 2 retrata a fase avanada da escala evolutiva dos Portais Corporativos para as UPBs, a qual consiste em um sistema centrado nos diversos servios, sistemas de informao e processos da instituio, integrando e divulgando informaes do banco de dados nico, ampliando significativamente as redes de relacionamento com os diversos atores.

Fonte: dos autores

Figura 2 Fase Avanada do Conceito de Portais para as UPB's

Existe uma srie de benefcios na implantao do conceito de portais, entre eles esto: Aumento da eficincia. O portal no s disponibiliza novas informaes para os usurios, como tambm fornece informaes de modo integrado e personalizado; Reduo do custo da informao. O benefcio uma consequncia tanto do reduzido custo da publicao na Web como da automao oferecido pelo prprio portal; Aumento da colaborao. Este benefcio se traduz na busca e implantao dos objetivos da instituio, aumentando a integrao social dos seus diversos ambientes por meio da integrao das unidades acadmicas e administrativas; Aumento da produtividade dos servidores. Este argumento relaciona-se reduo do tempo gasto para localizar informaes e servios necessrias realizao das tarefas/atividades dos setores; Viso nica das informaes corporativas. A viso unificada das informaes tem forte impacto na qualidade das informaes, evitando inconsistncias e redundncias. Essa caracterstica tambm atraente no que se refere disperso dos servidores pelas diversas unidades da instituio, pois cria uma viso holstica da mesma. Os portais corporativos contribuem para o incio do processo de criao do conhecimento organizacional mediante o modelo de converso proposto por Nonaka e Takeuchi (1997). Com base nesse modelo, podem se contextualizar os portais corporativos da seguinte maneira: A utilizao dos portais corporativos como plataformas integradoras de sistemas relacionadas rea de atuao da organizao, uma vez que o conhecimento compartilhado e disseminado por meio do intercmbio de experincias, informaes e conhecimentos individuais entre os demais atores, ocorrendo a socializao do conhecimento; Como ocorre o processo de organizao do conhecimento tcito em conhecimento explcito por meio da plataforma, os portais promovem a externalizao do conhecimento; A plataforma disponibiliza uma srie de informaes: sejam por meio de documentos, manuais, relatrios ou cursos on-line, a organizao realiza a combinao do conhecimento que servir de base para a criao de novos conhecimentos; O conhecimento gerado pela combinao transformado em tcito por meio da internalizao. Esse processo ocorre quando os colaboradores da organizao, por intermdio de um processo interativo, acessam e internalizam o conhecimento explcito gerado, conforme suas prprias necessidades, voltando a assumir um contexto abstrato e subjetivo para cada indivduo na organizao. 5. Avaliao dos Portais das IFES de Acordo com a Categorizao Proposta Partindo da conceituao apresentada, pde-se avaliar o nvel de desenvolvimento do conceito de portais nas 56 Instituies Federais de Ensino Superior (IFES). Pelo Quadro 1, perceptvel que neste total, apenas 19 (33,9%) encontram-se na fase Intermediria, possuindo alm do portal corporativo, entre um a quatro outros portais com foco nos atores descritos; a fase Inicial se enquadra o restante das instituies, que adotam apenas a designao de portal para seu stio principal. Nenhuma instituio, atualmente, est enquadrada na fase avanada por no possuir ainda os cinco portais descritos alm de completa integrao entre sistemas de informao, processos e servios.

Fase Fase Inicial

IFES (siglas) UNIR, UFBA, UFGD, UFPB, UNIFAL, UFCG, UFJF, UFLA, UFMS, UFMG, UFOP, UFPEL, UFPE, UFRR, UFSCAR, UFSJ, UNIFESP, UFS, UFV, UFAC, UFC, UFMA, UFPA, UFPR, UFPI, UFRJ, FURG, UFMT, UFF, UNIVASF, UFRRJ, UFRA, UFVJM, UFCSPA, UNB, UFABC, UFFS UFG Portal do Aluno e do Servidor; UNIFEI Portal do Aluno/Acadmico; UFMT Portal Acadmico; UFSC Portal da Reitoria; UFU Portal do Estudante, do Docente e do Servidor; UNIFAP Portal Acadmico/Ambiente Acadmico, Portal dos Professores; UFAM Portal do Aluno e do Professor; UFES Portal do Aluno e do Professor; UNIRIO Portal do Aluno e do Servidor; UNIPAMPA Portal do Aluno; UFRB Portal Acadmico; UFRN Portal do Aluno, do Servidor, Administrativo e de Servios; UFRGS Portal do Aluno e do Servidor; UFT Portal do Aluno, do Servidor e para Concursos, Vestibular e Selees; UFRPE Portal do Aluno e do Servidor; UTFPR Portal do Aluno; UFERSA Portal do Aluno, do Professor, do Servidor e de Servios; UFAL Portal do Gestor, da Extenso e do Servidor; UFSM Portal do Aluno e do Servidor. Ainda no existem IFE's que estejam enquadradas nesta fase. Tabela 1 Categorizao das IFES de acordo com as fases idealizadas

Fase Intermediria (com as designaes dos portais adotados pelas IFEs)

Fase Avanada Fonte: dos autores

Completando o quadro de IFES, a Universidade Federal de Integrao da Amaznia (UNIAM), a Universidade Federal da Integrao Latino Americana (UNILA) e a Universidade Federal da Integrao Internacional da Lusofonia Afro-Brasileira (UNILAB) ainda esto em fase de criao, no possuindo stios definitivos a serem analisados. Pelo levantamento realizado, constata-se a necessidade da adoo de uma arquitetura orientada a servios para as UPBs, visando disponibilizar seus servios sociedade de maneira padronizada e sincronizada por meio de portais corporativos de conhecimento, possibilitando maior interao e integrao entre os seus diversos atores (gestores, servidores, alunos, cidado e empreendedores). Dessa forma, a estruturao dos stios em portais, permitir que as UPBs estejam em constante processo de relacionamento com a sociedade, baseando-se significativamente nos recursos digitais, aplicando-o busca de solues e construo de estratgias para o desenvolvimento do pas. 6. Concluso As universidades, tradicionalmente, consideradas como fbricas de conhecimento, encontram-se em um paradigma em que so pressionadas a demonstrar com maior clareza sua contribuio sociedade. Dessa forma, necessrio que as UPBs saibam lidar com essas mudanas, tornando-as mais geis e flexveis, para cumprir sua funo social com eficincia. Em funo da complexidade existente no processo de gerncia das UPBs, constata -se

a necessidade de eficientes sistemas de gesto do conhecimento que tratem os ativos de informao e conhecimento como recursos estratgicos, visando atingir a excelncia acadmica e cientfica, bem como melhorar e ampliar os canais de relacionamento com a sociedade organizada. Os portais corporativos de conhecimento so vistos como ambientes propcios para a busca contnua de melhoria dos servios e no atendimento sociedade. Todavia, no presente estudo, apenas 33% das UPBs investigadas empregam o conceito de portais. Para que as UPBs obtenham xito na implantao desses portais, necessrio que haja consenso sobre a importncia da informao e definio da arquitetura de informao dentro da instituio, sobre quem deve ser responsvel por seu gerenciamento e sua disseminao, bem como uma mudana na cultura dos servidores para trabalhar com o conceito de gesto por resultados, cujo foco engloba desde a estrutura funcional (gesto de processos) aos pormenores (sistema integrado de informaes e portal corporativo do conhecimento) do corpo funcional (gesto de processos), de quem se presume uma postura eficaz e eficiente. Dessa forma, a estruturao dos portais em categorias (aluno, servidor, gestor, empreendedor e cidado) permitir que a IES pblica esteja em constante processo de relacionamento com a sociedade, baseando-se significativamente nos recursos digitais, aplicando-o na busca de solues e na construo de estratgias para o desenvolvimento do Pas. Referncias
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