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Programa de Gesto de Compras

Escola de Artes, Cincias e Humanidades Universidade de So Paulo

Direitos resevados EACH | Escola de Artes, Cincias e Humanidades 2011 Av. Arlindo Bttio, n. 1000, Ermelino Matarazzo - 03828-000 So Paulo SP - Fone: 55 11 3091-8913 - www.each.usp.br

Universidade de So Paulo
Reitor Vice-Reitor

Prof. Dr. Joo Grandino Rodas Prof. Dr. Hlio Nogueira da Cruz

Escola de Artes, Cincias e Humanidades


Diretor Vice-Diretor Prof. Dr. Jorge Boueri Prof. Dr. Edson Leite

Colaboradores | Servidores Elisabete Aparecida dos Santos Edvaldo Gomes dos Santos Dener Sanches Maria Augusta Peratelli Nilva Ftima de Souza Rosangela de Moura Colaboradores | Professores Prof. Dr. Francisco Alvarez Prof. Dr. Jose Carlos Vaz Prof Dr Rita Giraldi Colaboradores | Estagirias Flvia Collao Flvia Silveira Rodrigues dos Santos Isabela de Oliveira Menon Nayara Araujo Thais Martins Diagramao Ademilton J.Santana Carlos A. S. Santos

Apresentao
O Programa de Gesto de Compras | PGC faz parte de um conjunto de aes administrativas que visa o aprimoramento da gesto universitria. O mesmo tem sido elaborado e implantado por funcionrios, professores e alunos estagirios da EACH. O objetivo deste manual apresentar os procedimentos para a realizao dos servios de compras na Escola de Artes, Cincias e Humanidades. Cabe destacar, que estes procedimentos so normativos da Universidade de So Paulo, no entanto, pretende atender as especificidades da unidade. Este documento aborda os tipos legalmente possveis de compras e as especificidades de cada um deles, alm de indicar um passo-a-passo para o funcionamento de cada processo na EACH. Este manual de uso interno e transcreve trechos das obras: MEDAUAR, Odete. Direito Administrativo Moderno. 11 ed. rev. e atual. So Paulo: Editora Revista dos Tribunais, 2007. BRASIL. Tribunal de Contas da Unio. Licitaes e contratos: orientaes bsicas / Tribunal de Contas da Unio. 3 ed. rev. atual. e ampl. Braslia: TCU, Secretaria de Controle Interno, 2006. Faz parte deste documento o Volume I | Tutorial Mercrio Web e o Volume II Catlogo de Mobilirio | EACH. A Direo

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Sumrio

Compras por Licitao...............................................................5 Noes Gerais...............................................................................5 O Que Licitar?...............................................................................5 Por Que Licitar?............................................................................5 Quem Deve Licitar?.......................................................................5 Como Licitar?................................................................................ 6 Modalidades de Licitao.............................................................. 6 Concorrncia................................................................................. 6 Tomada de Preos........................................................................ 7 Convite.......................................................................................... 7 Prego...........................................................................................8 Concurso.......................................................................................9 Leilo.............................................................................................9 Tipos de Licitao.......................................................................... 10 Menor Preo.................................................................................. 10 Melhor Tcnica.............................................................................. 10 Tcnica e Preo............................................................................11 Licitao na EACH........................................................................11 Compras por Adiantamento....................................................... 17 Compras por Dispensa ou Inexigibilidade de Licitao.......... 21 Licitao Dispensvel.................................................................... 21 Licitao Dispensada.................................................................... 25 Inexigibilidade de Licitao........................................................... 25 Compras por Dispensa ou Inexigibilidade de Licitao com Necessidade de Ratificao....................................................... 31 Relatrios..................................................................................... 37 Relatrio de Prestao de Compras por Adiantamento.......... 38 PORTARIA EACH n 33/10, de 05/08/2010.................................. 39 Volume I Tutorial Mercrio Web Requisio de Compras Requisio de Bens no Almoxarifado Volume II Catlogo de Mobilirio | EACH

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Compras por Licitao


Licitao o processo administrativo em que a sucesso de fases e atos leva indicao de quem vai celebrar contrato com a Administrao. Visa, portanto, selecionar quem vai contratar com a Administrao, por oferecer proposta mais vantajosa ao interesse pblico. A deciso final do processo licitatrio aponta o futuro contratado. A licitao objetiva garantir a observncia do princpio constitucional da isonomia e selecionar a proposta mais vantajosa para a Administrao, de maneira a assegurar oportunidade igual para todos os interessados e possibilitar o comparecimento ao certame do maior nmero possvel de concorrentes.
Licitao o processo administrativo em que a sucesso de fases e atos leva indicao de quem vai celebrar contrato com a Administrao

Noes Gerais O Que Licitar ?


A execuo de obras, a prestao de servios e o fornecimento de bens para atendimento de necessidades pblicas, as alienaes e locaes devem ser contratadas mediante licitaes pblicas, exceto nos casos previstos na Lei n 8.666, de 1993, e alteraes posteriores.

Por Que Licitar ?


A Constituio Federal, art. 37, inciso XXI, prev para a Administrao Pblica a obrigatoriedade de licitar. O procedimento de licitao objetiva permitir que a Administrao contrate aqueles que renam as condies necessrias para o atendimento do interesse pblico, levando em considerao aspectos relacionados capacidade tcnica e econmico-financeira do licitante, qualidade do produto e ao valor do objeto.

Quem Deve Licitar ?


Esto sujeitos regra de licitar, prevista na Lei n 8.666, de 1993, alm dos rgos integrantes da administrao direta, os fundos

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especiais, as autarquias, as fundaes pblicas, as empresas pblicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios. Como Licitar ? Uma vez definido o objeto que se quer contratar, necessrio estimar o valor total da obra, do servio ou do bem a ser licitado, mediante realizao de pesquisa de mercado. necessrio, ainda, verificar se h previso de recursos oramentrios para o pagamento da despesa e se esta se encontra em conformidade com a Lei de Responsabilidade Fiscal. Aps apurao da estimativa, deve ser adotada a modalidade de licitao adequada.

Modalidades de Licitao
Modalidade de licitao a forma especfica de conduzir o procedimento licitatrio, a partir de critrios definidos em lei. O valor estimado para contratao o principal fator para escolha da modalidade de licitao, exceto quando se trata de prego que no est limitado a valores.
Modalidade de Licitao a forma de conduzir o procedimento licitatrio, a partir de critrios definidos em lei. Modalidade 1. Concorrncia 2. Tomada de Preos 4. Prego 5. Leilo

Concorrncia

Modalidade da qual podem participar quaisquer interessados que na fase de habilitao preliminar comprovem possuir os requisitos mnimos de qualificao exigidos no edital para execuo do objeto da licitao. A escolha dessa modalidade poder ser feita nos seguintes casos:

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Obras e servios de engenharia acima de R$ 1.500.000,00. Compras e outros servios acima de R$ 650.000,00.

Tomada de Preos
Modalidade realizada entre interessados devidamente cadastrados ou que atenderem a todas as condies exigidas para cadastramento at o terceiro dia anterior data do recebimento das propostas, observada a necessria qualificao. A escolha dessa modalidade poder ser feita nos seguintes casos: Obras e servios de engenharia acima de R$150.000,00 at R$ 1.500.000,00. Compras e outros servios acima de R$ 80.000,00 at R$ 650.000,00.

Convite
Modalidade realizada entre interessados do ramo de que trata o objeto da licitao, escolhidos e convidados em nmero mnimo de trs pela Administrao. O convite a modalidade de licitao mais simples. A Administrao escolhe quem quer convidar, entre os possveis interessados, cadastrados ou no. A divulgao deve ser feita mediante afixao de cpia do convite em quadro de avisos do rgo ou entidade, localizado em lugar de ampla divulgao. No convite possvel a participao de interessados que no tenham sido formalmente convidados, mas que sejam do ramo do objeto licitado, desde que cadastrados no rgo ou entidade licitadora ou no Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores SICAF. Esses interessados devem solicitar o convite com antecedncia de at 24 horas da apresentao das propostas. No Convite, para que a contratao seja possvel, so necessrias pelo menos trs propostas vlidas, isto , que atendam a todas as exigncias do ato convocatrio. No suficiente a obteno de trs propostas. preciso que as trs sejam vlidas. Caso isso no ocorra a Administrao deve repetir o convite e convidar mais um interessado, no mnimo, enquanto existirem cadastrados no convidados nas ltimas licitaes, ressalvadas as hipteses de limitao de mercado ou manifesto desinteresse dos convidados, circunstncias estas que devem ser justificadas no processo de licitao. Quando a licitao for por item,

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so necessrias trs propostas vlidas por item licitado. Para alcanar o maior nmero possvel de interessados no objeto licitado e evitar a repetio do procedimento, muitos rgos ou entidades vm utilizando a publicao do convite na imprensa oficial e em jornal de grande circulao, alm da distribuio direta aos fornecedores do ramo. A publicao na imprensa e em jornal de grande circulao confere ao convite divulgao idntica da concorrncia e da tomada de preos e afasta a discricionariedade do agente pblico. Quando for impossvel a obteno de trs propostas vlidas, por limitaes do mercado ou manifesto desinteresse dos convidados, essas circunstncias devero ser devidamente motivadas e justificadas no processo, sob pena de repetio do convite.

Prego

Modalidade de licitao instituda pela Lei n 10.520, de 2002, em que a disputa pelo fornecimento de bens ou servios comuns feita em sesso pblica. Pode ser presencial ou eletrnica. A modalidade presencial regulamentada pelo Decreto 3.555, de 2000; A modalidade eletrnica regulamentada pelo Decreto 5.450, de 2005. A utilizao do prego destina-se exclusivamente contratao de bens e servios comuns, conforme disposies contidas na legislao citada. Nessa modalidade de licitao, os licitantes apresentam suas propostas de preo por escrito e por lances - que podem ser verbais ou na forma eletrnica - independentemente do valor estimado da contratao. A inviabilidade da utilizao do prego deve ser justificada pelo dirigente ou autoridade competente. Nas contrataes para aquisio de bens e servios comuns para orgo, organizaes pblicos ou privados, realizadas com recursos pblicos da Unio, repassados mediante celebrao de convnios ou instrumentos congneres, ou consrcios pblicos, ser obrigatrio o emprego da modalidade prego, preferencialmente na forma eletrnica, conforme estabelece o art. 4, 1 do Decreto n 5.504, de 2005.

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Concurso
a modalidade de que participam quaisquer interessados para a escolha de trabalho tcnico, cientfico ou artstico, mediante a instituio de prmios ou remunerao aos vencedores, conforme critrios constantes de edital publicado na imprensa oficial com antecedncia mnima de quarenta e cinco dias (4. do art. 22 da Lei 8.666/93). Exemplo: concurso de monografias sobre folclore. O concurso deve ser precedido de regulamento prprio, (um regulamento para cada concurso) a ser obtido pelos interessados no local indicado no respectivo edital (art. 52, caput). O regulamento deve mencionar: I a qualificao exigida dos participantes; II as diretrizes e a forma de apresentao do trabalho; III as condies de realizao do concurso e os prmios aos vencedores; tratando-se de projeto, o vencedor dever autorizar a Administrao a execut-lo quando julgar conveniente ( 1 e 2 do art. 52). O julgamento feito por comisso especial, integrada por pessoas de reputao ilibada e reconhecido conhecimento da matria, servidores pblicos ou no ( 5 do art. 51). A Administrao s efetuar a entrega do prmio se houver cesso dos direitos patrimoniais respectivos e se puder utilizar o trabalho de acordo com o previsto no regulamento do concurso (art. 111, caput).

Leilo
a modalidade, entre quaisquer interessados, para a venda de bens mveis inservveis Administrao, de produtos legalmente apreendidos ou penhorados ou para a alienao de bens imveis cuja aquisio decorreu de procedimento judicial ou dao em pagamento, nas condies do art. 19 ( 5 do art. 22 da Lei 8.666/93). Caracterstico do leilo o oferecimento de lances pelos participantes, considerandose vencedor quem oferecer o maior lance, igual ou superior ao valor da avaliao. O leilo pode ser cometido a leiloeiro oficial ou a servidor designado pela Administrao, procedendo-se na forma da legislao pertinente (art. 53, caput). O edital de leilo, publicado pelo menos quinze dias antes de sua realizao, deve ser amplamente divulgado, em especial no municpio em que ocorrer ( 4 do art. 53). O bem a ser

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leiloado ser previamente avaliado pela Administrao, para a fixao de preo mnimo de arrematao (1 do art. 53). Os bens arrematados so pagos vista ou no percentual previsto no edital (no inferior a 5%); aps a assinatura da respectiva ata, lavrada em seguida no local do leilo, os bens sero imediatamente entregues ao arrematante; este, se for o caso, se comprometer a efetuar o pagamento do restante no prazo fixado no edital, sob pena de perder em favor da Administrao o valor j recolhido ( 2 do art. 53). Nos leiles internacionais o pagamento da parcela vista poder ser feito em at vinte e quatro horas ( 3 do art. 53).

Tipos de Licitao
O tipo de licitao no deve ser confundido com modalidade de licitao. Tipo o critrio de julgamento utilizado pela Administrao para seleo da proposta mais vantajosa. Modalidade procedimento.
Tipo de licitao o critrio de julgamento feito pela Administrao para seleo da proposta mais vantajosa.

Os tipos de licitao mais utilizados para o julgamento das propostas so os seguintes:

Menor Preo
Critrio de seleo em que a proposta mais vantajosa para a Administrao a de menor preo. utilizado para compras e servios de modo geral. Aplica-se tambm na aquisio de bens e servios de informtica quando realizada na modalidade convite.

Melhor Tcnica
Critrio de seleo em que a proposta mais vantajosa para a Administrao escolhida com base em fatores de ordem tcnica. usado exclusivamente para servios de natureza predominantemente intelectual, em especial na elaborao de projetos, clculos, fiscalizao, superviso e gerenciamento e de engenharia consultiva em geral, e em particular, para elaborao de estudos tcnicos preliminares e projetos bsicos e executivos.

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Tcnica e Preo
Critrio de seleo em que a proposta mais vantajosa para a Administrao escolhida com base na maior mdia ponderada, considerando-se as notas obtidas nas propostas de preo e de tcnica. obrigatrio na contratao de bens e servios de informtica, nas modalidades tomada de preos e concorrncia.

Licitao na EACH
As compras realizadas no mbito da Escola de Artes, Cincias e Humanidades da USP, seguem as definies da Portaria EACH n 33/10, de 05/08/2010, que dispe sobre o Programa de Gesto de Compras, PGC-EACH. A seguir sero apresentadas todas as tarefas referentes ao processo de licitao na EACH: *obs: importante antes de solicitar uma compra, averiguar se o item j se encontra disponvel no almoxarifado. Tarefa Setor Requisitante O que faz? O requisitante deve elaborar sua requisio no Sistema Mercrio, atentando para fazer a especificao correta do bem.

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Assistncia Tcnica Administrativa

A Assistncia Tcnica Administrativa recebe e verifica a requisio, atravs do Sistema Mercrio.

Compras

O Setor de Compras deve fazer uma relao das requisies recebidas, que ser apresentada na reunio do Grupo de Anlise de Compras (GAC). Este grupo reuni-se no 1 dia til aps o dia 30 de cada ms.

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Tarefa

Setor Grupo de Anlise de Compras (GAC)

O que faz? O Grupo de Anlise de Compras verifica item por item da relao de requisies elaborada na tarefa anterior. As requisies aprovadas seguem para a prxima tarefa. Caso a requisio no seja aprovada, ela pode ser cancelada ou enviada ao requisitante para que seja refeita. Aps a requisio ser aprovada o Grupo de Anlise de Compras define se ela aguardar para ser executada ou se seguir o fluxo normal das requisies. Caso defina-se que a requisio dever aguardar, ela ser inserida em uma lista de requisies pendentes, at que o GAC decida o momento de sua execuo.

Grupo de Anlise de Compras (GAC)

Compras

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Compras

As requisies aprovadas so encaminhadas para o Setor de Compras, que deve elaborar o memorando de abertura do processo de compra. Aps aberto o processo de compra, deve-se fazer uma pesquisa de preo do(s) item(s) requisitado(s). Essa pesquisa tem o objetivo de levantar o preo de mercado do bem e estabelecer um parmetro para a elaborao do edital e realizao da licitao.

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Tarefa

Setor Direo

O que faz? Com base na pesquisa de preo realizada pelo Setor de Compras, a Direo define o valor de reserva. (Ou seja, analisa-se o oramento da unidade e separa-se um valor para a compra de um certo bem)

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Assistncia Tcnica Financeira

A Assistncia Tcnica Financeira solicita ao Setor de Compras a liberao do processo no Sistema Mercrio.

Compras

O Setor de Compras deve liberar o processo Assistncia Tcnica Financeira e cadastr-lo no Sistema Mercrio.

Assistncia Tcnica Financeira

O setor deve fazer o valor de reserva, conforme determinado pela Direo na tarefa 8.

Compras

Elaborar edital da licitao, atravs do Sistema Mercrio. A publicao do edital deve ser feita no site da EACH

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Tarefa

Setor Compras

O que faz? Realizar o processamento do certame, de acordo com a modalidade de licitao escolhida.

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Compras

Elaborar contrato que ser celebrado com o vencedor do certame realizado na tarefa anterior.

Assistncia Tcnica Financeira

Gerar empenho.

Fornecedor

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Entregar comprovante fiscal, proposta ou contrato juntamente com o bem comprado. Se o bem for um servio, ele deve ser entregue diretamente ao requisitante. Caso o bem seja um material, deve ser entregue no almoxarifado.

Requisitante

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O requisitante deve receber o servio junto com a nota fiscal referente e atestar sua conformidade. Aps essa atividade, o fluxo segue para a tarefa 21.

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Tarefa

Setor Almoxarifado/ Patrimnio

O que faz? O setor deve receber o material junto com a nota fiscal referente e atestar sua conformidade.

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Almoxarifado/ Patrimnio

Aps atestar a conformidade do material recebido, deve-se esboar a liquidao. (o que isso?)

Almoxarifado/ Patrimnio

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Deve-se verificar se o material considerado patrimnio (bens durveis). Se no for patrimnio, o bem deve ser entregue ao requisitante. No caso do bem ser considerado patrimnio, deve ser incorporado

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Assistncia Tcnica Financeira

A ltima tarefa do processo de licitao consolidar o pagamento.

Requisitante
SIM
Aprova? Aguardar? Entregar CF, proposta ou contrato

Assistncia Tnica Administrativa Direo Fornecedor Almoxarifado/Patrimnio

Compras

Grupo de Anlise de Compras

Assistncia Tcnica Financeira

Fazer requisio

Verificar requisio

Fazer relao de requisio recebidas

NO
Refazer?

SIM

SIM

NO
Servio ou material?

Inserir na lista de requisies pendentes

MATERIAL

Cancelar

Elaborar memorando para abertura do processo

NO
Receber nota fiscal

Fazer pesquisa de preos Definir valor de reserva

Solicitar liberao do processo no sistemas Mercrio para o setor Compras

Atestar confomidade

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Fluxograma I : Compra por Licitao

Cadastrar processo no Sistema Mercrio Fazer reserva de valor

Esboar liquidao

Elabora e publicar edital Patrimnio?

SIM

Registrar patrimnio?

Realizar processamento do certame

NO

Elabora contrato

Gerar empenho

Entrega ao requisitante

Receber nota fical

SERVIO

Atestar confomidade

Consolidar pagamento

FIM

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Compras por Adiantamento


As compras por adiantamento da Escola de Artes, Cincias e Humanidades sero regidas pelo art. 9 da PORTARIA EACH n 33/10, de 05/08/2010. Os servidores autorizados, denominados tomadores, devero emitir a solicitao de adiantamento at o 5 dia til de cada ms. A liberao dos recursos ocorrer no dia 10 de cada ms ou no 1 dia til subseqente, quando ocorrer em final de semana ou feriado. O limite individual de despesa nos processos de adiantamento ser de R$ 4.000,00. A seguir sero apresentadas todas as tarefas referentes ao processo de compra por adiantamento da EACH: *obs: importante antes de solicitar uma compra, averiguar se o item j se encontra disponvel no almoxarifado. Tarefa Setor Requisitante O que faz? O requisitante deve fazer a solicitao do adiantamento com a justificativa tcnica at o 5 dia til do ms.

Assistncia Tcnica Financeira (Tesouraria)

O setor deve liberar o recurso no prazo estipulado (no dia 10 de cada ms ou no 1 dia til subseqente, quando o mesmo ocorrer em final de semana ou feriado).

Assistncia Tcnica Financeira (Tesouraria)

Aps a liberao do recurso, o setor deve abrir o processo referente solicitao.

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Tarefa

Setor Assistncia Tcnica Financeira (Tesouraria)

O que faz? O setor deve gerar o empenho e comunicar o requisitante que o recurso j est disponvel.

Requisitante

O requisitante deve fazer a pesquisa de preo e elaborar a planilha de oramentos.

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Compras

O requisitante deve efetuar a compra com o fornecedor que oferecer o menor preo.

Fornecedor

Entregar ao requisitante o comprovante fiscal, proposta ou contrato juntamente com o bem comprado.

Requisitante

O requisitante deve receber o servio junto com a nota fiscal referente e atestar sua conformidade.

Assistncia Tcnica Financeira (Tesouraria)

A Assistncia Tcnica Financeira (Tesouraria) confere a documentao (quais?) e procede o pagamento.

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Tarefa

Setor Assistncia Tcnica Financeira (Tesouraria)

O que faz? O setor deve elaborar o balancete

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Assistncia Tcnica Financeira (Contabilidade)

O setor deve analisar o processo de compra, checando os itens: Caso haja algum erro, o processo impugnado e enviado para a Tesouraria refazr-lo. Se o processo estiver correto, segue-se o fluxo normal.

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Assistncia Tcnica Financeira (Contabilidade)

Por fim, se o processo estiver correto, efetiva-se o abono.

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Fluxograma II: compra por adiantamento


Requisitante Assistncia Tcnica Finaceira/Tesouraria
Disponibiliza recurso

Fornecedor

Assistncia Tcnica Financeira/ Contabilidade

Solicitar adiantamento com justificativa tcnica

Abrir processo

Gerar empenho

Elaborar planinha de oramento

Comunicar requisitante que o recurso est disponvel

Efetuar compra Entregar CF, proposta ou contrato Receber nota fiscal

Atestar conformidade

Conferir documentao

Proceder pagamento

Elaborar balancete

Analisar processo

Refazer processo Correto? Efetivar abono

FIM Impugnar processo

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Compras por Dispensa ou Inexigibilidade de Licitao


A licitao regra para a Administrao Pblica, quando compra ou contrata bens e servios. No entanto, a lei apresenta excees a essa regra. So os casos em que a licitao legalmente dispensada, dispensvel ou inexigvel, prevista no comando de licitaes, Lei n 8.666, de 1993. No caso de dispensa, a licitao possvel, por haver possibilidade de competio, mas no obrigatria, enquanto na inexigiblidade no possvel a concorrncia. A contratao por meio de dispensa de licitao se faz por: licitao dispensada (art. 17) e licitao dispensvel (art. 24).

Licitao Dispensvel
Modalidade em que a Lei estabelece em lista fechada as vrias situaes em que a licitao, embora possvel, no obrigatria. A Lei de Licitaes enumera no art. 24 todas as hipteses em que a licitao considerada dispensvel. O art. 24, incisos I e II, dispensa a licitao por considerar que o valor da contratao no compensa os custos da Administrao com o procedimento licitatrio. Essa dispensa por valor no pode ultrapassar 10% (dez por cento) do limite previsto para modalidade convite, nos casos de: obras e servios de engenharia, desde que no se refiram parcelas de uma mesma obra ou servio ou ainda de natureza idntica e no mesmo local que possam ser realizadas conjunta e concomitantemente; compras e outros servios, desde que no se refiram parcelas de um mesmo servio, compra ou alienao de maior vulto que possa ser realizada de uma s vez.

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VALORES ATUAIS QUE DISPENSAM LICITAO


1.Obras e servios de engenharia at R$ 15.000,00 2.compras e outros servios at R$ 8.000,00 Quando a contratao for efetuada por sociedade de economia mista e empresas pblicas, alm de autarquias e fundaes qualificadas como agncia executivas,os valores so os seguintes: 3. obras e servios de engenharia at R$ 30.000,00 4.compras e outros servios at R$ 16.000,00

Nos casos de compras e outros servios nos valores de at R$ 8.000,00 ou R$ 16.000,00, as unidades gestoras integrantes do SISG devero adotar, preferencialmente, o sistema de cotao eletrnica. Nessas hipteses, deve ser observado que: o valor relativo estimativa da despesa deve corresponder ao total da compra ou do servio, a fim de que o objeto da licitao no venha a ser fracionado para fugir de modalidade superior ou enquadrar-se na hiptese de dispensa; as obras, servios e fornecimentos devem ser programados na sua totalidade, com previso de custos atual e final e dos prazos de sua execuo. Entre as demais hipteses de LICITAO DISPENSVEL previstas no art. 24 da Lei de Licitaes merecem destaque: Emergncia ou calamidade pblica (inciso IV do artigo) possvel ocorrer dispensa de licitao quando ficar claramente caracterizada urgncia de atendimento a situao que possa ocasionar prejuzo ou comprometer a segurana de pessoas, obras, servios, equipamentos e outros bens, pblicos ou particulares. A contratao deve servir somente para o atendimento de situao emergencial ou calamitosa e para as parcelas de obras e servios que possam ser concludas no prazo mximo de 180 (cento e oitenta) dias consecutivos e ininterruptos,

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contados da ocorrncia da emergncia ou calamidade. No permitida a prorrogao dos contratos respectivos. Exemplo: mesmo que o contrato tenha sido firmado por 90 dias, no pode ser prorrogado por mais 90. Proposta com preo superior ao praticado no mercado (inciso VII) possvel a dispensa quando, em licitao anterior, os licitantes apresentarem propostas com preos manifestamente superiores aos praticados no mercado ou incompatveis com os fixados pelos rgos oficiais competentes. Verificada essa situao, os responsveis pela licitao devem primeiro desclassificar todas as propostas e facultar a apresentao de novas ofertas de preo. Se os preos permanecerem superiores admitida a adjudicao direta dos bens ou servios, desde que o valor no seja superior ao do registro de preos, ou da estimativa dos servios. Contratao de remanescente de obra, servio ou fornecimento (inciso XI) Este tipo de contratao pode ocorrer nos casos em que h resciso contratual com remanescente de obra, servio ou fornecimento. A Administrao pode convocar os demais participantes da licitao, na ordem de classificao, para verificar se tm interesse em contratar o remanescente, nas mesmas condies oferecidas pelo licitante vencedor, inclusive quanto ao preo, devidamente corrigido. Aquisio de hortifrutigranjeiros, po e outros gneros perecveis (inciso XII) Essa dispensa deve ser realizada apenas pelo tempo necessrio para a realizao da licitao correspondente e com base no preo do dia. o caso, por exemplo, de licitao com entrega parcelada - diria, semanal, quinzenal, mensal, etc. dispensada licitao para contratao de instituio brasileira incumbida regimental ou estatutariamente da pesquisa, do ensino ou do desenvolvimento institucional, ou de instituio dedicada recuperao social do preso, desde que a instituio contratada detenha inquestionvel reputao tico profissional e no tenha fins lucrativos.

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Aquisio de componentes ou peas necessrias manuteno de equipamentos, durante o perodo de garantia (inciso XVII) A Administrao poder contratar por dispensa de licitao quando adquirir componentes ou peas de origem nacional ou estrangeira, necessrios manuteno de equipamento durante o perodo de garantia tcnica. Essa aquisio somente poder ser feita junto ao fornecedor original dos equipamentos se essa condio for indispensvel para a vigncia da garantia. Contratao de associao de portadores de deficincia fsica (inciso XX) permitida a contratao por rgos ou entidades da Administrao Pblica de associao de portadores de deficincia fsica para prestao de servios ou fornecimento de mo-de-obra, desde que: o preo contratado seja compatvel com o de mercado; a associao no tenha fins lucrativos e seja de comprovada idoneidade; a contratao seja de fornecimento ou suprimento de energia eltrica (inciso XXII) possvel a contratao do fornecimento ou suprimento de energia eltrica, por dispensa de licitao, com concessionrio, permissionrio ou autorizado de servios pblicos, segundo as normas da legislao especfica. Celebrao de contratos de prestao de servios com as organizaes sociais, qualificadas no mbito das respectivas esferas de governo, para atividades contempladas no contrato de gesto (inciso XXIV)

Licitao Dispensada
a modalidade em que a Lei de Licitaes desobriga expressamente a Administrao do dever de licitar (ex: alienaes de bens imveis e mveis definidas no art.17, I, II, 2 e 4 da Lei n 8.666/1993). Nesse caso, o gestor pblico no pode licitar.

25 | Programa de Gesto de Compras

Inexigibilidade de Licitao
Na dispensa de licitao a lei desobriga o administrador de fazer o procedimento licitatrio, mesmo quando a competio mostrar-se possvel, enquanto que na inexigibilidade, a licitao impossvel pela inviabilidade de competio ou desnecessria. A licitao impossvel pela inviabilidade de competio caracteriza-se por haver apenas um determinado objeto ou pessoa que atende s necessidades da administrao contratante. A licitao tambm pode ser considerada inexigvel quando puder ser comprovada que a mesma no era necessria. o caso, por exemplo, do credenciamento de professores, mdicos ou hospitais. Na inexigibilidade, as hipteses do art. 25 da Lei n 8.666, de 1993, autorizam o administrador pblico, aps comprovada a inviabilidade ou desnecessidade de licitao, contratar diretamente o fornecimento do produto ou a execuo dos servios. A inexigibilidade de licitao de que trata a Lei de Licitaes, alm da inviabilidade de competio albergada pelo caput, props em especial: aquisio de materiais, equipamentos ou gneros que s possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a preferncia de marca; contratao de servios tcnicos de natureza singular, com profissionais ou empresas de notria especializao, vedada a inexigibilidade para servios de publicidade e divulgao; contratao de profissional de qualquer setor artstico, diretamente ou atravs de empresrio exclusivo, desde que consagrado pela crtica especializada ou pela opinio pblica.

26 | Programa de Gesto de Compras 1 Licitao Dispensvel: situaes em que, embora possvel,no obrigatria 2 Licitao Dispensada: a lei de Licitaes desobriga expressamente a Administrao do dever de licitar. Nesse caso, o gestor no pode licitar. 3 Inexigibilidade de Licitao impossvel pela inviabilidade de competio ou desnecessria. 4 A licitao impossvel: a competio caracteriza-se por haver apenas um determinado objeto ou pessoa que atende s necessidades da administrao contratante. 5 A licitao tambm pode ser considerada inexigvel quando puder ser comprovada sua desnecessidade.

A seguir sero apresentadas as tarefas referentes ao processo de compra por dispensa ou inexigibilidade de licitao da EACH: Tarefa Setor Requisitante O que faz? O requisitante deve elaborar sua requisio no Sistema Mercrio, atentando para fazer a especificao correta do bem.

1 2
Assistncia Tcnica Administrativa

A Assistncia Tcnica Administrativa recebe e verifica a requisio, atravs do Sistema Mercrio.

Compras

O Setor de Compras deve fazer uma relao das requisies recebidas, que ser apresentada na reunio do Grupo de Anlise de Compras (GAC). Este grupo reuni-se no 1 dia til aps o dia 30 de cada ms.

27 | Programa de Gesto de Compras

Tarefa

Setor Grupo de Anlise de Compras (GAC)

O que faz? O Grupo de Anlise de Compras verifica item por item da relao de requisies elaborada na tarefa anterior. As requisies aprovadas seguem para a prxima tarefa. Caso a requisio no seja aprovada, ela pode ser cancelada ou enviada ao requisitante para que seja refeita.

Grupo de Anlise de Compras (GAC)

Aps a requisio ser aprovada o Grupo de Anlise de Compras define se ela aguardar para ser executada ou se seguir o fluxo normal das requisies. Caso defina-se que a requisio dever aguardar ela ser inserida em uma lista de requisies pendentes, onde ficar at que o GAC decida o momento de sua execuo.

Compras

As requisies aprovadas so encaminhadas para o Setor de Compras, o qual deve elaborar o memorando de abertura do processo de compra.

28 | Programa de Gesto de Compras

Tarefa

Setor Compras

O que faz? Aps aberto o processo de compra, deve-se fazer uma pesquisa de preo do(s) item(ns) requisitado(s). Essa pesquisa tem o objetivo de levantar o preo de mercado do bem e estabelecer um parmetro para a elaborao do edital e realizao da licitao.

7
Compras

8 9 10

O setor deve elaborar o ato de dispensa, que ser encaminhado Direo da Unidade.

Direo

Assinatura do ato de dispensa.

Assistncia Tcnica Financeira

O setor deve fazer o valor de reserva, e gerar o empenho.

Fornecedor

11

Entregar comprovante fiscal, proposta ou contrato juntamente com o bem comprado. Se o bem for um servio, ele deve ser entregue diretamente ao requisitante. Caso o bem seja um material, deve ser entregue no almoxarifado.

29 | Programa de Gesto de Compras

Tarefa

Setor Requisitante

O que faz? O requisitante deve receber o servio junto com a nota fiscal referente e atestar sua conformidade. Aps essa atividade, o fluxo segue para a tarefa 16.

12

13

Almoxarifado/ Patrimnio

O setor deve receber o material junto com a nota fiscal referente e atestar sua conformidade.

14

Almoxarifado/ Patrimnio

Aps atestar a conformidade do material recebido, deve-se esboar a liquidao.

Almoxarifado/ Patrimnio

15

Deve-se verificar se o material considerado patrimnio. Se no for patrimnio, o bem deve ser entregue ao requisitante. No caso do bem ser considerado patrimnio, ele deve ser registrado no sistema apropriado.

16

Assistncia Tcnica Financeira

A ltima tarefa do processo de licitao consolidar o pagamento.

Requisitante
SIM
Aprova? Aguardar? Assinar ato de dispensa Fazer reserva de valor Entregar CF, proposta ou contrato

Assistncia Tnica Administrativa Direo Fornecedor Almoxarifado/Patrimnio

Compras

Grupo de Anlise de Compras

Assistncia Tcnica Financeira

Fazer requisio

Verificar requisio

Fazer relao de requisio recebidas

NO
Refazer? Gerar empenho

SIM

SIM

NO
Servio ou material?

Inserir na lista de requisies pendentes

MATERIAL

Cancelar

Elaborar memorando para abertura do processo

NO
Receber nota fiscal

30 | Programa de Gesto de Compras

Fazer pesquisa de preos

Atestar confomidade

Cadastrar processo no Sistema Mercrio

Esboar liquidao

Elabora e publicar edital Patrimnio?

SIM

Registrar patrimnio?

NO

Fluxograma III: Compra por Dispensa deLicitao

Entrega ao requisitante

Receber nota fical

SERVIO

Atestar confomidade

Consolidar pagamento

FIM

31 | Programa de Gesto de Compras

Compras por Dispensa ou Inexigibilidade de Licitao com Necessidade de Ratificao


Nas situaes de dispensa ou inexigibilidade de licitao, conforme disposto no Decreto n 5.504, de 5 de agosto de 2005, as entidades privadas sem fins lucrativos, inclusive as Organizaes Sociais e as Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico, observaro o disposto no art. 26 da Lei 8.666, de 21 de junho de 1993, devendo a ratificao ser procedida pela instncia mxima de deliberao da entidade, sob pena de nulidade. Os outros casos que prevem a necessidade de ratificao esto apontados no art. 26, da Lei 8.666/93. Art. 26. As dispensas previstas nos 2o e 4o do art. 17 e no inciso III e seguintes do art. 24, as situaes de inexigibilidade referidas no art. 25, necessariamente justificadas, e o retardamento previsto no final do pargrafo nico do art. 8o desta Lei devero ser comunicados, dentro de 3 (trs) dias, autoridade superior, para ratificao e publicao na imprensa oficial, no prazo de 5 (cinco) dias, como condio para a eficcia dos atos. A seguir sero apresentadas todas as tarefas referentes ao

processo de compra por dispensa ou inexigibilidade de licitao com necessidade de ratificao da EACH: Tarefa Setor Requisitante O que faz? O requisitante deve elaborar sua requisio no Sistema Mercrio, atentando para fazer a especificao correta do bem.

Assistncia Tcnica Administrativa

A Assistncia Tcnica Administrativa recebe e verifica a requisio, atravs do Sistema Mercrio.

32 | Programa de Gesto de Compras

Tarefa

Setor Compras

O que faz? O Setor de Compras deve fazer uma relao das requisies recebidas, que ser apresentada na reunio do Grupo de Anlise de Compras (GAC). Este grupo reuni-se no 1 dia til aps o dia 30 de cada ms.

Grupo de Anlise de Compras (GAC)

O Grupo de Anlise de Compras verifica item por item da relao de requisies elaborada na tarefa anterior. As requisies aprovadas seguem para a prxima tarefa. Caso a requisio no seja aprovada, ela pode ser cancelada ou enviada ao requisitante para que seja refeita.

Grupo de Anlise de Compras (GAC)

Aps a requisio ser aprovada o Grupo de Anlise de Compras define se ela aguardar para ser executada ou se seguir o fluxo normal das requisies. Caso defina-se que a requisio dever aguardar, ela ser inserida em uma lista de requisies pendentes, onde ficar at que o GAC decida o momento de sua execuo.

Compras

As requisies aprovadas so encaminhadas para o Setor de Compras, que deve elaborar o memorando de abertura do processo de compra.

33 | Programa de Gesto de Compras

Tarefa

Setor Compras

O que faz? Aps aberto o processo de compra, deve-se fazer uma pesquisa de preo do(s) item(ns) requisitados. Essa pesquisa tem o objetivo de levantar o preo de mercado do bem e estabelecer um parmetro para a elaborao do edital e realizao da licitao.

8 9 10

Compras

O setor deve elaborar o ato de dispensa, o qual ser encaminhado Direo da Unidade.

Direo

Assinatura do ato de dispensa.

Assistncia Tcnica Financeira

O setor deve fazer o valor de reserva.

Reitoria

11

A Reitoria far a anlise do processo de compra por dispensa de licitao. Caso necessite de alguma correo o processo volta para o setor de compras( na tarefa 6). Se no houver nenhum problema, o processo ratificado e segue para a prxima tarefa.

34 | Programa de Gesto de Compras

Tarefa

Setor Compras

O que faz? O setor deve publicar a ratificao feita pela reitoria.

12

13

Assistncia Tcnica Financeira

Gerar empenho.

14

Compras

Elaborar o contrato referente a compra que ser realizada para que o fornecedor possa assinar.

Fornecedor

15

Entregar comprovante fiscal, proposta ou contrato juntamente com o bem comprado. Se o bem for um servio, ele deve ser entregue diretamente ao requisitante. Caso o bem seja um material, deve ser entregue no almoxarifado.

Requisitante

16

O requisitante deve receber o servio junto com a nota fiscal referente e atestar sua conformidade. Aps essa atividade, o fluxo segue para a tarefa 20.

35 | Programa de Gesto de Compras

Tarefa

Setor Almoxarifado/ Patrimnio

O que faz? O setor deve receber o material junto com a nota fiscal referente e atestar sua conformidade.

17 18

Almoxarifado/ Patrimnio

Aps atestar a conformidade do material recebido, deve-se esboar a liquidao.

Almoxarifado/ Patrimnio

19

Verificar se o material considerado patrimnio Se no for patrimnio, o bem deve ser entregue ao requisitante. No caso do bem ser considerado patrimnio, ele deve ser registrado no sistema apropriado.

20

Assistncia Tcnica Financeira

A ltima tarefa do processo de licitao consolidar o pagamento.

Anexo III Compra por Dispensa Compra por Dispensa


Grupo de Anlise de Compras Direo Fornecedor Almoxarifado/Patrimnio
SIM
Aprova? Aguardar? Definir valor de reserva Fazer reserva de valor Entregar CF, proposta ou contrato

Requisitante

Assistncia Tnica Administrativa Assistncia Tcnica Financeira

Compras

Fazer requisio

Verificar requisio

Fazer relao de requisio recebidas

NO
Refazer? Servio ou material?

SIM

SIM

NO
Servio ou material?

Inserir na lista de requisies pendentes

MATERIAL

Cancelar

Elaborar memorando para abertura do processo

NO

Fazer reserva de valor

Receber nota fiscal

36 | Programa de Gesto de Compras

Fazer pesquisa de preos

Atestar confomidade

Cadastrar processo no Sistema Mercrio

Esboar liquidao

Elabora dados de dispensa Patrimnio?

SIM

Registrar patrimnio?

Pblicar

NO

Elabora contrato

Gerar empenho

Entrega ao requisitante

Fluxograma IV: Compra por Dispensa ou Inexigibilidade de Licitao com Necessidade de Ratificao

Receber nota fical

SERVIO

Atestar confomidade

Consolidar pagamento

FIM

37 | Programa de Gesto de Compras

Relatrios: Relatrio de Compras por Adiantamento


Perodo : semanal
Centro de Despesa Requisitante Data do Perodo Material Solicitado Quant. Responsvel Situao Obs

Relatrio Situao de Compras Perodo : de a de de


Modalidade Centro de Despesa Requisitante NR Data do Cadastro Material Solicitado Quant. Responsvel Situaco Obs

Legenda:

Modalidade: Tipo de Procedimento; ( concorrncia, tomata de preos, prego, leilo e dispensa); NR: Nmero da Requisio; Quat.: Quantidade Solicitada; Situao: Situao | Andamento da Requisio Obs.: Quaisquer relatos como tipo de problemas relacionados a aquisio de compras

Relatrio de Ocorrncia de no Conformidade Perodo : de a de de


Centro de Despesa Requisitante Data do Perodo Material Solicitado Quat. Responsvel Problema Providncia Data

Legenda: Tipo de Problemas:


1 | Especificao insuficiente: No h informaes suficientes para realizar a compra; 2 | Especificao de Marca: Tipo de especificao que direciona a compra; 3 | Item j Cotado: Anteriormente; 4 | Especificao inconsistente: Caractersticas divergentes na especificao; 5 | Bens inexistentes; Sugestes de Providncia: 1 | Devolver para acerto; 2 | Excluir marca; 3 | Verificar e identificar o n do item j cotado anteriomente 4 | Devolver para acerto; 5 | Solicitar cadastro;

Relatrio de Contratos Perodo : Semestral


Prego | Contrato Empresa Objetivo Data de Incio Vigncia Prorrogao Valor

Legenda:
Prego | Contrato: N correspondente a indentificao de cada um; Vigncia: Prazo de execuo do contrato; Prorrogao: Aumento do perodo contratual;

38 | Programa de Gesto de Compras

Anexo: Relatrio de Prestao de Compras por Adiantamento. Somente ser aceita a Nota Fiscal Eletrnica No sero aceitas Notas Fiscais: modelo 1 e modelo 1A Dados necessrios para emisso de nota fiscal: Razo Social: USP - Escola de Artes Cincias e Humanidades. CNPJ: 63.025.530/0062-26 Inscrio Estadual: Isento Endereo: Av. Arlindo Bettio, 1000 Ermelino Matarazzo- So Paulo- SP CEP: 03828-000 Condies de Pagamento: vista. Recomendaes Importantes: 1| 2| 3| 4| 5| A nota fiscal no pode conter rasuras; A nota fiscal no pode conter duas cores de caneta; A nota fiscal no pode conter dois tipos de letras; A nota fiscal legalmente correta tem que conter impresso e formato de nota; A nota fiscal dever conter de forma clara e legvel : quantidade, descrio do produto, valor unitrio e valor total; 6| O Cupom fiscal tem que conter os dados do estabelecimento (CNPJ, endereo e nome completo do estabelecimento e descrio completa do produto, no pode ser somente cdigo). O CNPJ deve ser da EACH; 7| A despesa com recurso da USP JAMAIS poder ser paga com carto de crdito do servidor; 8| Dever constar a quitao atravs de um carimbo de pago ou recebido; 9| Antes da emisso de qualquer documento fiscal, dever ser consultada a Assistncia Financeira quanto utilizao do recurso e existncia de adiantamento que comporte a despesa. Assistncias Tcnicas Financeira e Assistncias Administrativa | 2011 Sugestes para aprimoramento deste informativo devem ser enviadas para <atad-each@usp.br> .

39 | Programa de Gesto de Compras

PORTARIA EACH n 33/10, de 05/08/2010 Dispe sobre o Programa de Gesto de Compras, da Escola de Artes, Cincias e Humanidades, da USP | PGC | EACH. O Prof. Dr. J. Jorge Boueri F., Diretor da Escola de Artes, Cincias e Humanidades, da Universidade de So Paulo, no uso de suas atribuies legais, em conformidade com o Regimento da EACH, em seu artigo 15 e com a Portaria GR n 4782/10; Considerando o que dispe a legislao relacionada realizao de despesas pela Administrao, especialmente as Leis Federais n 4320/64 e n 8666/93, a Lei Complementar n 101, a Lei Estadual n 10320/68, o Decreto Estadual n 34350/ 91 e a Portaria GR n 4795/10; Considerando a sistemtica de tramitao de processos dos sistemas Mercrio/Mercrio-Web; Considerando, finalmente, a necessidade de se aprimorar e ampliar o Plano de Aperfeioamento de Compras baixa a seguinte: PORTARIA SEO I DO OBJETIVO Artigo 1 - A presente Portaria regulamenta o Programa de Gesto de Compras da EACH, designado PGC | EACH, o qual abrange os processos de compras e contratao de servios, decorrentes da abertura de procedimentos licitatrios, de dispensa ou inexigibilidade de licitao, bem como os processos de adiantamentos concedidos, no mbito da Escola de Artes, Cincias e Humanidades EACH. SEO II DA DELEGAO DE COMPETNCIAS Artigo 2 - Ficam delegadas as competncias, para os atos abaixo descritos, aos servidores que exercem as funes que seguem devidamente indicadas: I Assistentes Tcnicos de Direo ATDs: Autorizadores das requisies de compras de suas divises, dos Centros de Despesa

40 | Programa de Gesto de Compras

relacionados a dotaes especficas vinculadas diretamente EACH, de Sees ou Servios especificados em Delegao de Competncia prpria e das Compras por Adiantamento vinculadas a suas respectivas divises; II Assistente Tcnico Administrativo ATAD: Alm das competncias previstas no inciso I, tem como atribuies: a) Efetuar operaes nos sistemas Mercrio/Mercrio-WEB e despachar autos de processo, visando tramitao dos procedimentos previstos no artigo 1 desta Portaria; b) Cadastrar os servidores da EACH em seus respectivos nveis de Delegao de Competncia; c) Gerenciar os processos institudos pela presente Portaria; III Chefe da Seo de Compras e Materiais - SCMAT: Submeter procedimentos licitatrios com minutas eletrnicas pr-aprovadas Consultoria Jurdica, distribuir requisies entre os compradores e coordenar os procedimentos de compras; IV Almoxarife: Autorizar as requisies de almoxarifado no mbito da EACH, verificada a disponibilidade de materiais em estoque. Pargrafo nico: As delegaes de competncia acima descritas sero exercidas, nos impedimentos dos titulares, por seus substitutos legais. Artigo 3 - Os detentores de cargos de chefia (exceto ATD) e demais servidores autorizados pelo Diretor da Unidade sero cadastrados no sistema Mercrio-WEB para a prtica dos seguintes atos: I Elaborar requisies de compras e de almoxarifado; II Solicitar adiantamentos; III Movimentar contas bancrias de adiantamento; SEO III DO GRUPO DE ANLISE DE COMPRAS - GAC Artigo 4 - Fica institudo o GRUPO DE ANLISE DE COMPRAS GAC, com competncia para deliberar sobre as compras e contrataes de servios a serem realizados mediante procedimentos licitatrios, dispensa, ou inexigibilidade de licitao, constitudo pelos seguintes membros: I Diretor da Unidade e seu Vice; II Assistentes Tcnicos de Direo; III Chefe da SCMAT, na condio de Secretrio do GAC. Pargrafo nico: Caber ao GAC manifestar-se quanto execuo oramentria e financeira, sobre transaes que gerem reflexos patrimoniais, ou outras medidas que resultem na aplicao de recursos da EACH, estando tais aes sujeitas deciso final pelo Diretor da Unidade.

41 | Programa de Gesto de Compras

Artigo 5 - O GAC se reunir, ordinariamente, no 1 dia til subsequente data limite de recebimento das requisies, estipulada no artigo 8, inciso I, desta Portaria, e, extraordinariamente, quando convocado pelo Diretor da Unidade. Pargrafo nico: Os responsveis por reas tcnicas especficas podero ser acionados pelo GAC no curso de suas reunies, a fim de prestar informaes necessrias apreciao das requisies elaboradas. Artigo 6 A fim de subsidiar a tomada de decises do GAC, sero elaborados, com antecedncia s suas reunies, os seguintes documentos, os quais devero ser numerados, seqencialmente, a cada ano: I - Planilha de Disponibilidade Oramentria: a ser apresentada pela Assistncia Tcnica Financeira, demonstrando, por Grupo Oramentrio, os valores reservados e os disponveis naquela ocasio, nos saldos de Fontes Tesouro e Receita; II - Relao de Requisies Autorizadas: a ser apresentada pelo Chefe de Compras, contendo as requisies autorizadas no perodo, indicando Seo requisitante, responsvel pela solicitao, valor estimado, Grupo Material e Oramentrio, e outras informaes que possam ser pertinentes anlise. Artigo 7 Aps cada reunio do GAC, sua Secretaria elaborar os seguintes relatrios, os quais devero ser numerados, seqencialmente, a cada ano: I Memria da Reunio; II Planilha de Deliberaes do GAC: a qual dever conter as decises do Grupo, com relao a todas as requisies apreciadas, sejam de deferimento, indeferimento, ou outra manifestao. SEO IV DOS PROCESSOS DE COMPRA Artigo 8 As compras e contrataes de servios a serem realizadas mediante instaurao de procedimentos licitatrios, dispensa, ou inexigibilidade de licitao sero procedidas aps a devida aprovao pelo GAC, observando-se os seguintes parmetros: I As requisies de compras devero ser emitidas nos dias 25 a 30 de cada ms; II As justificativas, elaborao de memoriais descritivos, planilhas de custo, cronogramas fsico-financeiros e/ou outros documentos tcnicos, nos casos de servios, obras de engenharia e/ou produtos de maior complexidade tecnolgica, sero de responsabilidade do requisitante e devero acompanhar as requisies que sero submetidas ao GAC;

42 | Programa de Gesto de Compras

III Os processos de compra sero finalizados, preferencialmente, no ms de sua aprovao pelo GAC, salvo quando ocorrerem situaes devidamente justificadas, ou quando se tratarem de procedimentos licitatrios ou que dependam de ratificao, cuja tramitao contempla prazos estipulados em Lei; IV As requisies emitidas fora de prazo sero devolvidas para o requisitante, a fim de providenciar seu encaminhamento tempestivo no perodo seguinte. Artigo 9 Os processos de Adiantamento obedecero aos seguintes parmetros: I A Tesouraria dever solicitar o adiantamento no incio de cada ms em nome dos tomadores; II A liberao de recursos de adiantamento ocorrer dois dias aps a efetivao do processo de empenho; III A cada Tomador autorizado sero concedidos somente 02 (dois) adiantamentos por servidor, independentemente da fonte de recursos (Tesouro do Estado/Receita Prpria/Convnios); IV O limite para cada processo de adiantamento ser de R$ 4.000,00; V Verificada inconformidade ou irregularidade nos processos de adiantamento, o Tomador estar sujeito s medidas administrativas e judiciais cabveis, inclusive restituio de valores das despesas glosadas; VI Eventualmente, o Diretor da Unidade poder autorizar a abertura de adiantamentos de outras classificaes econmicas, visando atender demandas especficas devidamente fundamentadas pelos solicitantes, cujo valor de despesa no ser limitado ao constante no item IV, respeitando os limites previstos em lei; VII O prazo para apresentao da prestao de contas dos adiantamentos ser de 30 (trinta) dias, contados a partir do primeiro dia imediatamente subsequente ao trmino do prazo de aplicao. VIII Os documentos integrantes da prestao de contas, devem ter documentao fiscal original quitada, recibos devidamente assinados, com a indicao legvel do nome e as notas fiscais no devem ter rasuras; Pargrafo nico - Todas as despesas devem conter declarao de recebimento do material/servio, bem como justificativa sobre a aquisio do bem, material ou servio.

43 | Programa de Gesto de Compras

Artigo 10 Circunstncias emergenciais ou excepcionais, especialmente as previstas no Artigo 24, inciso IV, da Lei Federal n 8.666/93, e que precisem ser atendidas com a mxima brevidade, sob risco de causar danos ou ameaa integridade fsica de pessoas, instalaes e equipamentos, ou, ainda, que possam causar a interrupo de servios essenciais da Unidade, sero objeto de apreciao individual pelo Diretor e pelas ATDs, mediante a apresentao da devida justificativa pelo requisitante. Artigo 11 Os processos de compras obedecero tramitao constante dos fluxogramas do PGC abaixo indicados, os quais ficam institudos como Anexos desta Portaria: Fluxograma I: Compras por Licitao; Fluxograma II: Compras por Dispensa de Licitao Artigo 24, incisos I e II, da Lei Federal n 8.666/93; Fluxograma III: Compras por Dispensa ou Inexigibilidade de Licitao com Necessidade de Ratificao Artigo 26 da Lei Federal n 8.666/93; SEO V DOS INSTRUMENTOS DE CONTROLE DO PACOM-EACH Artigo 12 Ficam estabelecidos os seguintes relatrios para verificao de conformidade do PGC | EACH: I Relatrio de Compras por Aditamento: a ser elaborado periodicamente pela SCMAT, discriminando todos procedimentos de compra realizados no perodo; II Relatrio Situacional de Compras: a ser atualizado mensalmente pela SCMAT, demonstrando a relao entre as deliberaes do GAC e a situao das compras aprovadas, em andamento e finalizadas; III Relatrio de Ocorrncia de No-Conformidade: a ser elaborado por qualquer rea envolvida nos processos de compras, em cada ocorrncia de no-conformidade com os termos desta Portaria ou da legislao pertinente; IV Relatrio de Contratos: a ser elaborado semestralmente pela SCMAT, discriminando todas as firmas com as quais foram fechados contratos no perodo; 1 O Relatrio Semanal de Compras Finalizadas ser encaminhado ao Diretor, retornando SCMAT para consolidao dos dados; 2 Os Relatrios de Compras anteriormente mencionados nessa portaria, sero submetidos ao GAC na reunio subseqente do perodo ao qual se referir;

44 | Programa de Gesto de Compras

Artigo 13 O Diretor da EACH poder efetuar, a qualquer momento, auditoria dos procedimentos de compras e contratao de servios que se encontrem em trmite ou em execuo, diretamente ou indicando servidor habilitado para esse fim. Pargrafo nico: Poder o GAC manifestar-se quanto aos servios contratados e realizados por empresas terceirizadas, resguardada a responsabilidade estabelecida no artigo 3 da Portaria GR n 3.693, de 07 de junho de 2006. SEO VI DAS DISPOSIES FINAIS Artigo 14 A ATAD informar, por intermdio de Ofcio, a todos os setores da EACH, os modelos de documentos e canais de comunicao a serem utilizados para as devidas tramitao e instruo dos processos institudos por esta Portaria. Artigo 15 Todos os procedimentos abrangidos pela presente Portaria devero priorizar a utilizao de meios eletrnicos de comunicao, bem como das demais ferramentas de tecnologia da informao disponveis, gerando documentos impressos somente dos atos absolutamente indispensveis competente instruo dos autos. Artigo 16 Autorizaes excepcionais referentes tramitao de procedimentos ou realizao de despesas e que no se enquadrem nos moldes do PGC | EACH sero de competncia exclusiva do Diretor da Unidade, mediante despacho fundamentado. Artigo 17 Esta Portaria entrar em vigor no dia 05 de agosto de 2010, revogando-se todas as disposies em contrrio.

Prof. Dr. J. Jorge Boueri F. Diretor da EACH

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