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Cyber Admin Control 3

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INDICE 1.Instalacin de Cyber Admin Control 1.1 Inicio de sesin 1.2 Desinstalacin de Cyber Admin Control 1.3 Mantenimiento de Cyber Admin Control 2.Primera vista del programa 2.1 Los mens 3.Configuracin bsica del programa 3.1 Men de configuracin 3.2 Alta de productos al inventario 3.3 Rentas de equipo, venta de productos y/o servicios y ventas de mostrador 3.4 Qu sigue 4.Configuracin de Cyber Admin Control 4.1 Cmo accesar a la configuracin 4.2 Pestaa programa 4.2.1 Subpestaa PRESENTACIN 4.2.2 Subpestaa AVANZADA 4.2.3 Subpestaa SERVIDOR WEB 4.2.4 Subpestaa IMPRESORAS 4.2.5 Subpestaa PRXIMAMENTE 4.3 Pestaa tickets y facturas 4.3.1 Tickets (Remisiones) 4.3.2 Facturas 4.4 Pestaa Precios 4.4 Pestaa cliente 4.5 Pestaa cliente (2) 4.6 Qu hacer al terminar de configurar Cyber Admin Control 5. Catlogos del sistema 5.1 Inventarios 5.2 Categoras y subcategoras 5.2.2 Cmo agregar una nueva categora 5.2.3 Cmo agregar una nueva sub-categora 5.3 Catlogo de Productos 5.3.1 Cmo consultar un producto o servicio 5.3.2 Cmo agregar un nuevo producto 5.3.3 Cmo modificar un producto o servicio 5.3.4 Cmo eliminar un producto o servicio 5.4 Catlogo de Proveedores 5.4.1 Cmo consultar un proveedor 5.4.2 Cmo agregar un nuevo proveedor 5.4.3 Cmo modificar un proveedor 5.4.4 Cmo eliminar un proveedor 5.5 Compras 5.5.1 Cmo realizar una nueva compra 5.5.2 Cmo consultar una compra hecha anteriormente 5.5.3 Cmo capturar la compra 5.6 Movimientos al inventario 5.6.2 Catlogo de movimientos al inventario 5.6.2 Nuevo movimiento 4 8 10 11 9 14 16 16 17 19 20 21 21 21 21 23 24 25 25 25 25 26 26 33 36 36 37 37 38 38 38 39 41 41 41 41 42 43 43 43 43 44 44 44 45 47 47 48 2

5.7 Inventarios fsicos 5.7.1 Creacin de un nuevo inventario fsico 5.7.2 Consideraciones adicionales 5.7.3 Como consultar un inventario fsico hecho anteriormente 5.8 Clientes 5.8.1 Como consultar un cliente 5.8.2 Como agregar un nuevo cliente 5.8.3 Como modificar un cliente 5.8.4 Como eliminar un cliente 5.9 Puntos de Venta 5.9.1 Como consultar un punto de venta 5.9.2 Como agregar un nuevo punto de venta 5.9.3 Como modificar un punto de venta 5.9.4 Como eliminar un punto de venta 5.9.5 Como se instala y usa un nuevo punto de venta 5.10 Impuestos 5.10.1 Como consultar un impuesto 5.19.2 Como agregar un nuevo impuesto 5.10.3 Como modificar un impuesto 5.10.4 Como eliminar un impuesto 6. Prepagos 6.1 Alta de los prepagos en el catlogo de productos 6.2 Configuracin del prepago 6.3 Generacin de prepagos 7. Ventas 7.1 Realizar una venta de mostrador 7.2 Realizar una venta a una estacin y/o consola de su cyber 7.3 Progreso de la venta 7.4 Cmo eliminar una partida de una venta 7.5 Cmo agregar una partida a la venta actual 7.6 Qu hacer cuando solo quiero agregarle un producto de venta al cliente pero aun no quiero cobrarle 7.7 Pasos previos para poder utilizar un prepago en una venta 8 Control de usuarios (Cajeros) 8.1 Catlogo de cajeros 8.2 Cmo consultar un cajero 8.3 Cmo agregar un nuevo cajero 8.4 Cmo modificar un cajero 8.5 Cmo eliminar un cajero 8.6 Permisos de cajeros 9. Reportes 9.1 Consultas generales 9.2 realizacin de un corte de caja 9.3 Consulta de cortes Informacin de contacto

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1. Instalacin de Cyber Admin Control


Es muy importante que primero instale el programa Servidor, inicie sesin y con este funcionando, proceder con la instalacin a todas las PCs de su Cyber caf el programa Cliente. El instalador incluye ambos programas y deber seleccionar el adecuado cuando est instalando, aqu se muestran ambas opciones, ya que la instalacin es prcticamente idntica. Debe desactivar cualquier programa de firewall durante la instalacin del programa y hasta que haya instalado el ltimo programa cliente, ya que el servidor y el cliente hacen uso exhaustivo de la red y sin esta es imposible su funcionamiento. Nota: Algunos antivirus o firewall como el Norton Internet Security y el Karpersky pueden detectar al Cyber Admin Control como un virus o un programa atacante, esto es debido a que se intenta conectar con el servidor en todo momento; no se alarme, el programa es totalmente seguro y ha sido escaneado antes de subirse.

Descarga del programa de instalacin Descargue el programa de instalacin de Cyber Admin Control. Para obtenerlo dirjase a: http://www.teamsys.com.mx/descargas

Ejecucin del programa de instalacin Al ejecutar el programa de instalacin y una vez descomprimidos los archivos se iniciar la instalacin del programa apareciendo la pantalla de bienvenida.

Fig. 1.1 Bienvenida del sistema

Llegado a este punto solo presione el botn Siguiente, para dar paso a la pantalla de acuerdo de licencia.

Fig. 1.2 Acuerdo de la licencia Usted debe leer cuidadosamente el acuerdo de la licencia, si est de acuerdo presione el botn Acepto para continuar con la instalacin, de lo contrario salga del programa. Si acepta el acuerdo de licencia se abrir una nueva pantalla con la seleccin de componentes de la instalacin. Seleccin de componentes

Fig. 1.3 Seleccin de componentes Aqu es muy IMPORTANTE que seleccione la casilla de acuerdo a lo que desea instalar - Marque Servidor Cyber Admin Control para instalar el servidor. Este deber ser instalado antes que las estaciones cliente. (Se emplea la palabra servidor debido a que es un programa que Sirve a todos los clientes, sin embargo puede ser instalado en cualquier mquina siempre y cuando tenga Windows 2000 o superior

Marque Cliente Cyber Admin Control para instalar el cliente en todas las estaciones remotas una vez que haya terminado de instalar el servidor en la mquina que haya destinado para ello, asegrese antes de ello, que el nombre de la PC identifique plenamente al equipo ya que este se mostrar en el servidor y ser la nica forma de identificar a un equipo de otro. La forma ms comn de nombrar a los equipos es un nombre seguido de un nmero (ej. EQUIPO01, EQUIPO02, EQUIPO03), asegrese de que si tiene ms de 10 equipos, en la numeracin del 1 al 10, le anteponga el nmero 0, ya que la ordenacin de los equipos cliente en la pantalla del servidor se hace por orden alfabtico.

Una vez seleccionada la opcin a instalar, presione el botn Siguiente. Elegir el lugar de instalacin

Fig. 1.4 Seleccin del directorio de instalacin Aunque se puede modificar el directorio de instalacin de Cyber Admin Control, le recomendamos encarecidamente dejar la carpeta como est cuando instale el Cliente Cyber Admin Control, ya que de lo contrario, podr tener el programa comportamientos no deseados. Cuando instale el Servidor Cyber Admin Control puede modificar esta carpeta como a usted ms le convenga. Al finalizar presione el botn Instalar Esperar a que se instalen los componentes seleccionados

Fig. 1.5 Instalacin de Cyber Admin Control en progreso Finalizacin exitosa de la instalacin

Fig. 1.6 Cyber Admin Control instalado completamente Al presionar el botn Finalizar, En cualquiera de los 2 casos (Instalacin del Servidor o Instalacin del Cliente) se deja un icono en el escritorio con el acceso directo al programa. Adems cuando usted instala el servidor, se crea un grupo de programas llamado Cyber Admin Control donde se encuentra el acceso directo a el programa, a este manual, a la gua rpida de instalacin y a la pgina de Teamsys Mxico.

Finalizacin de la instalacin del Servidor Cyber Admin Control Si eligi Instalar Servidor Cyber Admin Control, se ejecutar automticamente el programa Servidor pidindole a usted escoger el nmero de mquinas de su Cyber (que despus podr cambiar) y la contrasea del Administrador.

La primera vez que ejecute el servidor Cyber Admin Control, se mostrar una pantalla de bienvenida en donde usted deber de escribir las contraseas del cajero Administrador, adems del nmero de mquinas a controlar por el programa. Toda esta informacin se podr cambiar posteriormente.

Fig 1.7. Seleccin de contraseas (Al iniciar el programa por primera vez) a) Nmero de computadoras que sern controladas Indica el nmero de computadoras que sern controladas por el programa simultneamente, deber poner el nmero de mquinas que tiene en total su Cyber Caf. Si por accidente pone un nmero inferior al que tiene, ms adelante se podr cambiar cuantas veces sea necesario. b) Contrasea del cajero Administrador Es para el cajero por omisin que siempre estar instalado en el sistema y que tiene todos los permisos para manejar Cyber Admin Control sin restriccin alguna. Cuando uno est firmado como tal, no se le pedirn contraseas cuando acceda al men de supervisores. Si usted desea tener un perfecto control de su Cyber, nunca le de a nadie esta contrasea. Ms adelante se podrn dar de alta todos los cajeros del sistema. Una vez hecho esto, se le mostrar un letrero indicando el xito del establecimiento de las contraseas; adems le mostrar que ya es adecuado proceder con la instalacin del programa cliente en todas las mquinas de renta.

Fig 1.8 xito del establecimiento de contraseas (Al iniciar el programa por primera vez)

1.1 INICIO DE SESIN Para empezar a utilizar el programa, siempre deber iniciar sesin en el mediante la pantalla de seleccin de cajeros. Actualmente solo tenemos un nico usuario que est dado de alta que es el Administrador, para esto

seleccione el usuario Administrador y escriba en la contrasea que acaba de escribir en la pantalla de configuracin inicial.

Selector de usuarios Escriba aqu su contrasea en caso de tenerla # Punto de venta

Fig 1.9 Seleccin de usuario (Al iniciar el programa o al seleccionar la opcin Cambiar Cajero) Una vez seleccionado el usuario y la contrasea, simplemente de clic en el botn Aceptar para que el sistema valide su nombre de usuario y su contrasea. Aqu mismo se selecciona el punto de venta, por default debe ser 1, ms adelante veremos como podemos utilizar diferentes puntos de venta para tener el programa en varias PCs de venta Una vez hecho esto usted habr iniciado sesin como Administrador. Ahora es el momento de instalar el programa cliente de Cyber Admin Control en todas las PCs de su Cyber caf.

Finalizacin de la instalacin del Cliente Cyber Admin Control Si eligi Instalar Cliente Cyber Admin Control, se ejecutar automticamente el programa cliente y proceder a buscar al servidor en la red.

Fig 1.10 Bsqueda del servidor (Al iniciar el programa Cliente Cyber Admin Control por primera vez)

En la gran mayora de los casos, si usted deja el programa que busque automticamente al servidor, este realizar una bsqueda exhaustiva en su red y encontrar al servidor, sin embargo, si usted quiere terminar rpido este paso o si el programa no puede encontrar al servidor, presione el botn Bsqueda Manual y aqu deber usted introducir ya sea la IP o el nombre del servidor, en cualquiera de los 2 casos el programa deber encontrar al servidor inmediatamente.

Fig 1.11 Bsqueda del servidor (Al encontrar al servidor) Pasado este punto el programa cliente est totalmente listo para operar y de aqu en adelante, la computadora solo recibir rdenes desde el servidor controlndola usted en todo momento

Resolucin de problemas conocidos de conexin (Si no se conecta) Serie de pasos a realizar para conectar al servidor 1.Asegrese que el servidor est encendido y con la sesin iniciada. Esto es muy importante, ya que el servidor Cyber Admin Control, nicamente responde peticiones cuando est iniciada su sesin en el programa con cualquier cajero 2.Asegrese que no hay ningn firewall en el servidor como en el cliente. Actualmente es prcticamente imprescindible trabajar sin un antivirus y firewall, pero la mayora de estos, bloquean por default las conexiones de Cyber Admin Control. Consulte la documentacin de su firewall para permitir el paso de Cyber Admin Control a travs de este. El puerto utilizado por default es del 2000 al 2010 en TCP 3.Asegrese que el servidor tenga suficiente espacio de mquinas para la mquina que se intenta conectar. Muchas veces se configura Cyber Admin Control con un nmero de mquinas inferior al que se tiene, debe configurar las que son realmente. Si ninguna de las 3 opciones anteriores resuelve la conexin, llmenos y con gusto le asesoraremos para resolver su problema.

1.2 DESINSTALACIN DE CYBER ADMIN CONTROL

Servidor Cyber Admin Control Para desinstalar el servidor Cyber Admin Control, inicie sesin en el mismo, entre al men de supervisores, opcin Configuracin, pestaa Programa, Sub-Pestaa Avanzada y presione el botn Desinstalar el programa Cliente Cyber Admin Control La desinstalacin del programa Cliente nicamente puede realizarse desde el servidor. Para esto, entre al servidor Cyber Admin Control, inicie sesin como administrador, espere a que se conecte la PC que quiere desinstalar y una vez conectada, de click derecho con el ratn encima de la imagen con la PC a desinstalar, seleccione del men la opcin Control y posteriormente la opcin Desinstalar Programa Cliente, se le pedir la confirmacin y una vez hecho esto automticamente se desinstalar el programa cliente y al finalizar se reiniciar 10

la PC para finalizar la eliminacin de archivos.

1.3 MANTENIMIENTO DE CYBER ADMIN CONTROL

Mantenimiento del servidor


Si por algn motivo usted decide formatear su mquina, le sugerimos que antes de ello haga una copia de la base de datos del programa y una vez instalada la aplicacin sobrescriba este archivo para mantener las configuraciones anteriores, empleados, productos, ventas, impresiones, licencia, etc. La ubicacin de la base de datos vara dependiendo la versin de Windows que est utilizando. Para conocer la ubicacin exacta, por favor haga los siguientes pasos. 1.Inicie el programa servidor e inicie sesin con cualquier cajero 2. De clic derecho en el botn de Minimizar (Rojo del lado superior derecho) 3.Seleccione la opcin Acerca de En la parte posterior de la pantalla que se abrir, viene la ubicacin del directorio de datos. En este directorio, deber respaldar el archivo llamado Servidor.mdb

Mantenimiento del programa cliente


Aunque el programa cliente siempre busca automticamente al servidor, hay ocasiones en las que por diversos problemas de la red y justamente despus de cambiar la direccin IP del servidor, el cliente no puede encontrar al servidor. La forma de obligar al cliente a buscar exhaustivamente al servidor es dar doble clic sobre el icono del programa cliente y seleccionar la opcin Buscar al servidor en la red.

Fig. 1.7 Reconfiguracin del cliente cuando la IP del servidor cambie

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2. Primera vista del programa

Fig 2.1. Vista general del programa

1) Pestaas de seccin Indica la seccin actual, predeterminadamente solo est la renta de PCs, pero se pueden agregar secciones para equipos de videojuecos como Play Station, XBOX o Nintendo Wii o incluso equipos desconectados como Linux o Mac, Mesas de billas, mesas de cafetera, etc, todo esto desde la pestaa Precios en el Men de supervisores Opcin Configuracin 2) PC Conectada y en uso Cuando un usuario ocupe una mquina, esta se ver con un dibujo particular de ocupacin de la mquina, adems de mostrarse en la parte superior de este, la hora de inicio del cliente en cuestin 3) PC Conectada sin usarse Cuando una PC est encendida y lista para usarse, se mostrar con un dibujo particular. Quiere decir que la PC est lista para usarse. (Click derecho en la imagen Desbloquear para permitir su ocupacin) 4) Espacio de trabajo: Se muestra grficamente el estado de cada mquina as como el nombre de cada estacin remota que est conectada actualmente. Al ver un icono de conexin, puede realizar todas las operaciones que soporta Cyber Admin Control como venta de productos, cambio de mquina, control remoto, etc. Al darle clic con el botn secundario del ratn a una mquina, se muestra un men con diferentes opciones a seleccionar. 5) Reloj

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Para mayor comodidad en el manejo del programa y sabiendo que siempre se manejan tiempos, Cyber Admin Control muestra la hora en formato amplio, dejando el ratn un momento se muestra la fecha completa. 6) Barra de Herramientas Son atajos de las opciones ms utilizadas de Cyber Admin Control, al pasar el ratn sobre cada una de ellas nos da una pequea descripcin sobre su funcionalidad. Todas ellas tienen una doble funcin dependiendo si de da clic con el botn derecho o izquierdo del ratn, estas se muestran separadas por una diagonal. 7) Cajero Actual Muestra a partir del primero inicio de sesin el cajero cuya sesin est activa. Todas las operaciones manuales y automticas que se realicen en Cyber Admin Control se le asignarn automticamente al cajero mostrado. 8) Barra de desplazamiento vertical Cuando se tengan configuradas ms computadoras que las que se pueden mostrar en una sola pantalla, Cyber Admin Control automticamente muestra esta barra de scroll desde la cual podr navegar a travs de todas las computadoras que a simple vista pudieran estar ocultas. 9) Botn de ocultacin Al presionarlo, Cyber Admin Control se minimiza mostrndose en la barra de tareas (al lado del reloj). Al darle clic con el botn secundario del ratn, se muestra el Men bsico de Cyber Admin Control que le muestra el Acerca de as como la nica opcin para salir del programa 10) Icono de equipos no conectado Este icono muestra al equipo en cuestin como en espera de conexin, se muestra cuando an no se conecta la PC al programa

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2.1 LOS MENS Cyber Admin Control Cuenta con innumerables opciones de configuracin para que el programa se adapte lo ms posible a sus necesidades. Desde la pestaa configuracin usted puede manipular no solo las opciones del servidor Cyber Admin Control, si no que tambin podr configurar todas las estaciones remotas una vez que estas estn instaladas.

Fig 3.1. Barra de mens Cyber Admin Control tiene 9 opciones principales y cada una de estas tiene doble funcin. Se enumerarn de izquierda a derecha los 9 conos. Cada opcin aparece dividida con una diagonal (Opcion 1/Opcion 2), al presionar el click izquierdo del ratn se activar la opcin 1 y al presionar el click derecho la opcin 2 1. Ventas de mostrador/Apertura de cajn de dinero 1.1 Ventas de mostrador Es sin duda el cono ms utilizado del sistema, tambin puede usted accesarlo con la combinacin de teclas Alt+V. este le abre una ventana para poder realizar ventas de mostrador de cualquier producto y/o servicio, es decir, no necesita rentar una mquina para poder realizar una venta. 1.2 Apertura de cajn de dinero Si tiene configurado un cajn de dinero, este se abrir 2. Consulta de precios/Clculo de rentas 2.1 Consulta de precios Desde este cono, podremos buscar cualquier producto y/o servicio en el inventario y visualizar su existencia actual, as como el precio al pblico. 2.2 Clculo de rentas Nos abre una pantalla desde la cual podremos hacer un clculo de costo de rentas ponindole una hora de inicio y una final, til para cuando necesite hacer un reclculo manual del tiempo de los usuarios por falla elctrica o del equipo 3. Cambio de cajero/Clientes 3.1 Cambio de cajero Permite cambiarse de cajero actual en cualquier momento. Recuerde que Cyber Admin Control siempre debe tener un cajero actual con el cul quedan registradas todas las operaciones del Cyber caf. til para cuando necesite entrar como administrador para entrar a configurar el sistema o cuando haya cambio de cajero . 3.2 Clientes Visualiza la pantalla de clientes desde la cual podremos consultar, dar de alta y/o modificar clientes ya existentes. 4. Calculadora/Calculadora financiera 4.1 Calculadora Abre la calculadora de Windows 4.2 Calculadora financiera (de monedas) til calculadora de dinero (monedas y billetes) que le permite realizar auditora de caja contando la cantidad de monedas y billetes que tiene de cada denominacin dndole un gran total y facilitando el corte. 5. Ayuda bsica/Ocupacin de mquinas 5.1 Ayuda bsica Muestra una ventana con la comprensin de los conos de Cyber Admin Control 5.2 Ocupacin de mquinas

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Muestra una ventana con la ocupacin actual de PCs en su Cyber caf, indicando cliente actual, hora de inicio, hora final (si el cliente hizo un prepago), prepago utilizado ( si la renta es de un prepago) as como el costo de esta renta al momento actual 6. Men de servicios Muestra el men de servicios, aqu se muestran la mayora de las opciones al que cualquier cajero sin restricciones puede acceder. Para acceder rpidamente presione las teclas Alt+U 7. Men de supervisores Muestra el men de supervisores. Aqu se muestran la mayora de las opciones que solo el cajero Administrador, un supervisor o un usuario con permisos puede accesar. 8. Consulta de ventas Muestra una ventana con las ventas y rentas del da actual del cajero que tiene iniciada la sesin. til para despejar dudas de los clientes de alguna venta realizada recientemente, ya que le muestra incluso las formas de pago que realiz, si rent una PC o videojuego su tiempo de inicio y de trmino, su costo de la renta as como cualquier cantidad de productos y/o servicios vendidos en un nmero de ticket actual 9. Reporte de ventas y rentas/Consulta de prepagos 9.1 Reporte de ventas y rentas Es el lugar desde donde se realizarn los reportes del da as como los reportes de cortes de caja. 9.2 Consulta de prepagos Si usted maneja prepagos, desde aqu podr visualizar cualquier prepago vendido as como el historial de uso de cada prepago por cliente

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3. Configuracin bsica del programa


Supongamos que usted acaba de bajar el programa y desea configurar el programa para que funcione lo ms rpido posible; en este caso vamos a configurar el programa sus opciones bsicas, esto es, las tarifas de renta de PCs as como el alta de productos y servicios (CD-ROM, Impresiones, Memorias USB, Folders, Escaneos, etc), asi mismo, al finalizar veremos que hacer para poder rentar un equipo, venderle productos as como los pasos para hacer una venta de mostrador. Para esto, debemos entrar al men de supervisores como se muestra en la siguiente imagen 3.1 MEN DE CONFIGURACIN

11) Seleccione del men desplegable la opcin Configuracin

Configuracin del programa

Fig 3.2. Ubicacin de la opcin Configuracin en el men de Supervisores Configuracin: Aqu se mostrar una ventana con 5 pestaas

FIGURA 3.3 CONFIGURACIN DEL SISTEMA

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Una vez entrado a la ventana de configuracin, nos dirigiremos a la pestaa precios y ah empezaremos a dar de alta los precios de renta del Cyber Caf (Ms adelante veremos cmo dar de alta tarifas preferenciales o tarifas de renta de XBOX, PlayStation, Nintendo Wii y/o GameCube). Asegrese que este marcada la pestaa Renta de mquinas Selector de tarifa Creacin de nuevas tarifas

Selector de seccin Creacin de nuevas secciones

FIG. 3.4 CONFIGURACIN DE PRECIOS DEL CYBER (Men de supervisores Configuracin Ficha precios)

Lo que tiene que hacer en este apartado es rellenar todas las casillas de precios conforme a su tabla de precios, es decir, tiene que ver cunto cobra actualmente en su Cyber y plasmarlo en esta pantalla de acuerdo a los escalones indicados. Por default el programa trae dividida la hora en rangos de 5 minutos que es la forma ms comn de cobrar en un Cyber, aunque si usted cobra por medias horas, cuartos de hora u horas completas, deber cambiar el tamao del escaln al que usted ocupe. En este ejemplo, nos evocaremos a el tamao de escaln por default. Si usted cobra 5 pesos los primeros 20 minutos, deber rellenar las primeras 4 casillas con este precio, a partir de ah, usted deber ir aumentando la tarifa hasta llegar a la hora. Si usted cobra la hora en 15 pesos, la casilla de 56 minutos a 1 hora deber tener 15 y en las anteriores una menor a 15 para que el sistema automticamente calcule la tarifa adecuada. Una vez hecho esto, deber rellenar todas las casillas restantes, o al menos el mximo de horas que usted considere que un cliente estar en su Cyber Caf. Ms adelante, se explicar a detalle las funciones avanzadas que se tienen de este apartado, as como el relleno automtico de tarifas en base a sus necesidades para evitar escribir todos los campos de precios. Una vez escrito todos los campos, deber presionar el botn Enviar configuracin a las PCs cliente para que se guarde la tarifa y se enve la configuracin a todas las PCs de renta.

3.2 ALTA DE PRODUCTOS AL INVENTARIO Bien, hasta aqu ya podemos rentar una PC con sus precios adecuados, veamos como hacer para poder tambin vender productos y/o servicios a sus clientes. 17

Para entrar a el catlogo de productos, es necesario iniciar sesin como usuario Administrador o un cajero con derechos de modificar el catlogo de productos, una vez adentro, entraremos al men de supervisores, opcin Catlogos de programa y posteriormente Productos.

Fig. 3.5 Catlogo de productos Para agregar un producto al catlogo, bastar con presionar el botn Agregar Producto, rellenar los campos mnimos necesarios como son Nombre y Precio 1, asegurarse que el cuadro de verificacin Activado est encendido y al finalizar presionar el botn Guardar, en este momento el producto estar disponible para venderlo. Para todos los productos y/o servicios este procedimiento es idntico, solo cambia para el caso de los servicios (Escaneados, llamadas telefnicas, impresiones, copias, etc), es decir, aquellos que no tengan un inventario fsico, deber marcar la casilla Es un servicio, adicionalmente, solo para el caso de los servicios que sean impresiones (Impresin bco/negro, impresin color, etc) deber marcar la casilla Es una impresin Desde esta pantalla no podr especificar las cantidades de productos que tiene fsicamente en el inventario, para esto, ser necesario que haga un inventario fsico o que realice una compra para que se afecte la cantidad en stock de ese producto y se pueda vender, si no hace esto, el sistema marcar un mensaje al intentar realizar la venta que no puede vender productos con existencia 0. Dado este punto, usted deber tomar una decisin, si permite vender con inventario 0 o negativo (control no tan estricto del inventario) o si todos los ingresos de mercanca los har mediante compras o tomas de inventario fsicos. Por omisin el sistema no permite la venta de productos con existencias 0, para permitirlo, dirjase al men de supervisores configuracin Pestaa Programa SubPestaa presentacin y ah desmarque la casilla de No permitir la venta de productos cuando no haya existencias seguido del botn Aplicar

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3.3 RENTAS DE EQUIPO, VENTA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Y VENTAS DE MOSTRADOR

Bien, hasta este punto, hemos hecho lo mnimo necesario para poder rentar nuestros equipos de cmputo as como estar listos para realizar una venta, por lo que ahora veremos como hacer esto. Cmo rentar un equipo de cmputo Para rentar un equipo, deberemos asegurarnos primeramente que est encendido y que este ha sido detectado por el servidor, nos daremos cuenta de esto cuando en el servidor nos aparezca el nombre de la PC que queremos rentar encima de un dibujo caracterstico de PC lista para rentar como se muestra a continuacin

Para rentar este equipo, bastar con dar un clic derecho encima de la imagen, seguido de la opcin Desbloquear. En este momento, la pantalla del equipo se desbloquear, una pantalla de bienvenida se mostrar junto con la hora de inicio de sesin y el equipo se podr utilizar. Por otra parte, en el servidor se cambiar el icono del equipo como en uso y abajo del nombre se mostrar la hora de inicio de sesin.

Una vez en renta el equipo, podremos realizar 2 cosas principales: cobrar el equipo cuando el cliente se vaya a retirar o venderle algo como impresiones, copias o CDs. Para venderle algo o cerrar la venta, solo bastar con darle clic derecho a la imagen seguido de la opcin Detalles, esto tambin lo puede hacer al combinar la tecla Control y el clic derecho del ratn sobre la imagen.

Fig. 3.6 Ventas a una PC de renta 19

Dado este punto, podremos si queremos cobrar inmediatamente el equipo, solo bastar presionar el botn Cobrar, en este momento el equipo se bloquear automticamente y el dinero se ingresar a la caja. Si por otro lado, lo que queremos es agregarle una producto de venta al cliente, bastar con escribir la cantidad de productos que queremos venderle, presionar la tecla Tab o seleccionar con el ratn el cuadro de seleccin de productos, seleccionar el producto que queremos venderle al cliente seguido del botn Agregar; si el cliente an no termina de usar el equipo, simplemente presionamos el botn Cerrar y la renta contina, pero con el (los) producto(s) seleccionado(s) guardados en la venta. Este proceso lo puede hacer tantas veces el cliente le pida algo nuevo, al finalizar este de usar el equipo, simplemente presione el botn cobrar para que los productos se descarguen del inventario, el dinero ingrese a caja y la pantalla de la PC rentada se bloquee. En ocasiones usted querr tambin vender algn producto sin que un cliente rente una PC, para esto, solo presione el primer botn del men, para que se abra la pantalla de ventas de mostrados, esta pantalla es idntica a la anterior, solo que no muestra ninguna informacin de renta. Bloqueo de PCs sin pagar su consumo En diversas ocasiones, ya sea por mantenimiento o porque usted, un familiar o conocido usen el equipo, querr poder bloquear el equipo sin que se guarde el monto de la renta ya que no se pagar por la misma, para hacer esto, solo bastar con darle clic derecho a la PC desbloqueada y seleccionar la opcin Bloquear, en este momento se exigir al cajero en turno escribir un comentario del porqu bloquea el equipo sin cobrarlo, ms adelante podremos ver el reporte de rentas no cobradas y como evitar abusos de parte de empleados con el uso de esta opcin.

3.4 QUE SIGUE Ya hemos configurado las opciones mnimas para poder rentar como la tabla de tarifa de renta de PCs, el alta de productos y/o servicios, as mismo, ya aprendimos como rentar equipos con y sin ventas adicionales, as como la posibilidad de vender productos y/o servicios sin la necesidad de rentar un equipo. Ya podemos empezar a controlar todos los aspectos de nuestro Cyber Caf desde Cyber Admin Control, recordar que estas opciones son las mnimas necesarias, sin embargo, Cyber Admin Control cuenta con innumerables funciones que describiremos ampliamente en los siguientes apartados. No olvides leerlas todas ya que prcticamente se ha pensado en todas las opciones que manejan los Cyber cafs en Mxico y Latinoamrica por lo que seguramente, eso que quieres hacer ya est implementado.

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4. Configuracin de Cyber Admin Control


La mltiples opciones de configuracin de Cyber Admin Control, son lo que le dan la gran potencia y versatilidad al programa para poder adaptarse a todas las opciones que usted requiere, desde la seleccin de tarifas de clientes hasta los formatos de impresin de facturas y tickets de venta, estamos seguros que el programa se adaptar a sus necesidades ya que estas opciones se han ido incrementando a lo largo de 10 aos de desarrollo del sistema. Empecemos. 4.1 CMO ACCESAR A LA CONFIGURACIN Bien, para esto es necesario haber iniciado sesin como un cajero Administrador y posteriormente dirigirse al men de supervisores Configuracin, haciendo esto, se mostrar una pantalla como se muestra en la figura 3.3. Esta pantalla tiene 5 pestaas y a su vez, cada pestaa puede tener 1 o ms subpestaas. Se encuentran divididos como se dijo en 5 pestaas principales, las cuales se describen a continuacin 4.2 PESTAA PROGRAMA Esta pestaa se compone a su vez de 5 subpestaas. Desde aqu se cotrolan opciones que afectan nicamente al servidor. 4.2.1 Subpestaa PRESENTACIN Se muestran las siguientes opciones a) No. De computadoras Seleccione el nmero de computadoras que tenga su Cyber Caf, aqu usted podr escoger desde 5 hasta 254 mquinas, de preferencia y para obtener un mejor funcionamiento del programa, seleccione al menos 1 mquina extra de las que en realidad tiene. NOTA: Cada que cambie esta opcin y elija la opcin Aplicar, deber cerrar el programa para que se dibuje una nueva cuadricula donde quepan las computadoras que usted est configuran do. b) Computadoras por rengln Modifique esta opcin solo cuando su monitor sea de alta resolucin (Mayor a 1024 *768) ya que le permite cambiar la apariencia fsica de Cyber Admin Control mostrando ms computadoras por rengln que las 5 que trae predeterminado el programa, por ejemplo, si tiene 40 computadoras, puede establecer este valor a 10 y en solo 4 renglones se mostrarn el total de sus mquinas. c) Nmero mximo de renglones Modifique esta opcin solo cuando su monitor sea de alta resolucin (Mayor a 1024 * 768) y tenga ms de 40 mquinas en su Cyber Caf; Esto permite cambiar la apariencia fsica de Cyber Admin Control mostrando un mayor o menor nmero de renglones con imgenes simulando computadoras para un mejor control de las mismas cuando se tienen muchas mquinas, si el resultado de multiplicar Computadoras por rengln X Nmero mximo de renglones es menor que Nmero de computadoras, se mostrar una barra de scroll para que pueda navegar por todas sus mquinas.. d) Tiempo permitido para bloquear sin registrar Indica el tiempo en minutos del que un cajero dispone para bloquear una mquina en la que algn usuario est trabajando sin que se levante un registro de tiempo no cobrado. til en el caso de que se le vaya a dar un pequeo mantenimiento a una mquina o cuando algn nio o usuario malintencionado desbloquee la mquina y no se responsabilice por la paga de la misma; No recomendamos poner un valor demasiado alto para evitar abusos de parte de los empleados. e) Mostrar el programa al presionar la tecla Indica la HotKey de la aplicacin. Selecciona la tecla de funcin que ms le guste para mostrar o para ocultar el servidor sin necesidad de seleccionarlo y mandarle la opcin solicitada. Disponibles desde F1 hasta F12. Cuando el programa est oculto o cuando quiera abrirlo rpidamente, simplemente presione la tecla elegida y el programa se mostrar en primer cuadro. 21

f) Nmero de decimales utilizados para la cantidad de productos Indica el nmero de decimales que se utilizarn para la cantidad de productos, cantidad a vender y cantidades a comprar; til solo en el caso de que se manejen productos en unidades de medicin como metros o litros. Si este no es su caso deje la cantidad a 0. g) Tiempo mximo de espera para marcar desconexin (en segundos) Aqu es necesario indicarle a Cyber Admin Control, el tiempo de espera desde que una computadora remota se desconecta hasta que Cyber Admin Control la detecta como desconectada. Este nmero es til para detectar problemas con su velocidad de red, se recomiendan valores entre 15 y 30 segundos.. h) Mostrar cuadrcula Muestra una cuadrcula alrededor de cada computadora para poder diferenciar ms rpidamente entre una computadora y otra. i) Ejecutar automticamente este programa con Windows Hace que el programa se ejecute automticamente cada que el sistema operativo se inicia sin necesidad que el usuario lo ejecute manualmente. j) Monitorear tambin las impresoras no conectadas al servidor Cuando est activada esta casilla, Cyber Admin Control intentar adems de las impresoras locales monitorear tambin las impresoras no conectadas al servidor (Impresoras en red). En ocasiones activar esta casilla puede impactar considerablemente el desempeo del programa, si usted sufre de este problema es preferible desactivar esta casilla y conectar las impresoras localmente. k) Mostrar dilogo cuando se detecte una impresin Indica a Cyber Admin Control que cuando se detecte una impresin muestre un dilogo indicando la impresin detectada, la impresora de destino, el nmero de impresiones y la mquina que est mandando la impresin. l) NO permitir la venta de productos cuando no haya existencias Cuando desactive esta casilla, Cyber Admin Control permitir la venta de productos incluso cuando estos no tengan existencias. Para llevar un inventario riguroso es necesario mantener la casilla marcada para impedir la venta de artculos sin existencias y as tener un mejor control. m) Solicitar al encargado del cyber caf un comentario al bloquear una mquina sin cobrarla Active esta casilla cuando usted desee que el programa le solicite al cajero actual un comentario cuando bloquee una mquina, levantndose con esto un reporte automticamente de venta no cobrada. Esto es til cuando a una mquina se le de mantenimiento; Cyber Admin Control levantar un reporte de uso de la mquina, sin embargo, el cajero tendr la oportunidad de explicar el motivo por el cual no se ingres el dinero del uso a la caja. n) Monitorear las impresiones solamente del lado del servidor Si activa esta casilla, Cyber Admin Control solamente contabilizar el nmero de impresiones del lado del servidor, en caso contrario, le solicitar a las estaciones clientes que ellas tambin verifiquen el conteo de impresiones. o) Utilizar fondo transparente Esta casilla hace que la pantalla principal se muestre translcida y se fusione con el fondo del escritorio (solamente con fines estticos) p) Utilizar conos clsicos (Versin 2.X) Aunque la versin 3.0 tiene iconos con un diseo agradable a la vista, algunos nostlgicos an piden los cono anteriores que aunque ms feos ms fciles de entender. NOTA: al cambiar esta opcin es necesario reiniciar el programa para que los cambios surtan efecto. q) Control de escner y quemadora Este botn, le permitir acceder a la ventana de configuracin del control del escner, la quemadora as como cualquier servicio que pueda monitorizarse va un programa en su computadora central. r) Impresora de reportes Seleccione de la lista de impresoras, en qu impresora se imprimirn todos los reportes de ventas y rentas de Cyber Admin Control. s) Control del escaner y quemadora

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Debido al grado de complejidad para configurar este apartado, hemos dedicado un exclusivamente para detallar el funcionamiento, esto lo puede http://www.teamsys.com.mx/cafeinternet/ayuda/escaneoyquemado.php t) Aplicaciones prohibidas Debido al grado de complejidad para configurar este apartado, hemos dedicado un exclusivamente para detallar el funcionamiento, esto lo puede http://www.teamsys.com.mx/cafeinternet/ayuda/aplicacionesprohibidas.php

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4.2.2 Subpestaa AVANZADA Se muestran las siguientes opciones a) Iniciar sesin automticamente con el usuario Al utilizar esta opcin, cada que inicie el programa, este iniciar automticamente con el usuario seleccionado sin pedir contrasea. b) Iniciar de forma oculta (Se pedir password para realizar una accin) Esta opcin solo se puede utilizar si marc la opcin anterior; es til cuando la PC servidor tambin se renta. Si quiere realizar operaciones con cualquier PC de renta le pedir la contrasea del cajero con el que inici automticamente. c) Iniciar de forma oculta (Se pedir password para realizar una accin) De manera predeterminada, cuando se abre la seccin de ventas si usted repetidamente ingresa el mismo producto, se irn insertando un nmero igual de renglones pudiendo ser muchos cuando se vendan muchas partidas de impresiones en una misma sesin, en este caso, conviene marcar esta casilla, para que el programa agrupe las partidas con sus productos iguales haciendo ms fcil de leer las ventas y gastando menos papel en la impresin de los tickets. d) Cobrar automticamente cuando un cliente termine su sesin remotamente Al marcar esta casilla y siempre que un cliente desde su puesto de trabajo Elija finalizar su sesin manualmente, automticamente se registrar la venta en los 5 segundos posteriores al evento. Esto para evitar que los cajeros dejen abierta la ventana de ventas y rentando otra sesin sin cobrarla. e) Automticamente realizar un gasto por el importe de las compras realizadas Por omisin, cuando usted registra una compra en el sistema se asume que el dinero no sali de la caja, si usted requiere que toda compra registrada genere un gasto por el concepto de compras, marque esta casilla. f) Mostrar en las compras y el reporte diario la comparativa de precio de costo contra venta Esta til funcin le mostrar al realizar una compra y en los reportes de ventas, la comparativa del precio de compra y el precio de venta, viendo en todo momento las diferencias entre los 2 precios y la ganancia neta de los mismos. g) Tiempo mximo para tener una ventana de ventas abierta (min) 0 = ilimitado Ya que al tener una ventana de ventas abierta, el tiempo se congela y por lo tanto el dinero tambin, algn cajero puede abusar de esta funcin y dejar abierta la pantalla de alguna PC ilimitadamente; usted puede restringir el tiempo mximo en que una ventana de ventas est abierta. h) Puerto del servidor (ADVERTENCIA No mover) Para funciones avanzadas y para el caso de querer tener ms de un servidor en su red por tener muchas PCs conectadas, ser necesario cambiar este parmetro, que en la gran mayora de los casos no es necesario mover y que inclusive ocasionara que las PCs nunca se pudieran conectar al servidor. i) Importar Inventario Esta opcin abre un mdulo de importacin de inventario en base a un archivo de Excel en donde previamente usted debera tener todo su inventario capturado con al menos Nombre del producto y Precio 1, opcionalmente puede incluso meter Precio2, Precio 3, categora, subcategora, SKU, cdigo de barras, Es un servicio, es una impresin, comentario, etc. Al darle clic en el botn se mostrarn las instrucciones completas para la importacin del inventario j) Exportar inventario 23

Lo inverso de lo anterior, esta opcin exporta en un archivo de Excel el catlogo de productos con su inventario actual. Este archivo puede ser de consulta o incluso ser usado para cargar el inventario en un nuevo Cyber caf. k) Revocar sistema Este botn, solo se mostrar cuando el sistema se encuentre registrado y nos permitir revocar la licencia en el servidor actual para poder instalarla en un nuevo servidor con la misma clave de licencia proporcionada por Teamsys Mxico. Al darle clic y seguir las instrucciones, nos proporcionar una clave de revocacin, misma que deberemos guardar perfectamente ya que se nos pedir al activar el nuevo servidor. ADVERTENCIA: Todos los datos del servidor actual desaparecern y el programa nunca ms podr ser activado en el mismo servidor. l) Desinstalar el programa Esta opcin nos permite desinstalar el servidor Cyber Admin Control y es la nica forma de hacerlo ya que estando dentro de la configuracin del programa que exige privilegios administrativos, garantizamos que no lo quite ningn usuario no autorizado. 4.2.3 Subpestaa SERVIDOR WEB Esta utilsima funcin, convierte nuestro servidor Cyber Admin Control en un poderoso servidor web con el cual podremos consultar desde nuestra casa u oficina todos los movimientos registrados en el programa, el inventario actual, as como los usuarios que estn utilizando actualmente cualquier PC o consola de videojuegos.

NOTA. Esta funcin requiere conocimientos intermedios de redes y de ruteo de puertos, si desea que le activemos el servicio remotamente, este se realiza de manera gratuita la primera vez, sin embargo, si resetea o cambia el router o resetea su PC servidor sin realizar respaldo de su base de datos, a partir de la siguiente reconfiguracin tendr un pequeo costo que podr consultar siempre a nuestros telfonos de soporte. a) Activar servidor web Al marcar la casilla se activa el servidor web b) Puerto del servidor web Indica el nmero de puerto que utilizar el servidor web, por default el 80, aunque puede utilizar cualquier puerto vlido. NOTA, el puerto seleccionado deber ser configurado en su router para enviar las peticiones de su IP pblica al equipo servidor ya que sin esto aunque el servidor se encuentre abierto, nunca podr ser alcanzado externamente. Para mayor informacin comunquese a soporte. c) Activar DNS dinmico (www.dyndns.org) Cyber Admin Control se auxilia del ampliamente conocido servidor de dyndns para no necesitar conocer nuestra IP pblica en todo momento, por lo tanto, deber ingresar a esta pgina, registrarse, iniciar sesin y crear un dominio gratuito que desee. Los datos de usuario, password y nombre del host debern ser rellenados conforme a la configuracin de la cuenta que usted cre. d) Tipo DNS A menos que usted compre un dominio con Dyndns, siempre deje el recuadro en Dynamic e) Usuario, Password y Nombre del host Tienen que ver con la configuracin de la cuenta en dyndns f) Frecuencia de actualizacin (en minutos) Indica cada qu cantidad de minutos el servidor web de Cyber Admin Control chocar por un posible cambio de IP g) ltima respuesta del servidor DynDns Indica el estatus de la ltima vez que se mand actualizar la IP en el servidor DynDns h) Botn ver log del servidor 24

Abre el bloc de notas con informacin del archivo log del servidor web as como los accesos al mismo i) Botn Cerrar servidor web Cierra el servidor web Cyber Admin Control j) Botn Abrir Servidor web Abre el servidor web Cyber Admin Control k) Reiniciar servidor web Reinicia el servidor web Cyber Admin Control 4.2.4 Subpestaa IMPRESORAS Desde esta subpestaa, podremos automatizar los cobros por conceptos de impresin, es decir, podemos por ejemplo que todas las impresiones que se hagan a la impresora Laser 1010, generen una venta automtica por el nmero de hojas impresas del servicio Impresin bco/negro. Este es solo un ejemplo. Antes de configurar esta seccin, debe primero dar de alta todos sus servicios de impresiones habindolos marcado como Es un servicio y Es una impresin en el catlogo de productos. a) Impresora que desees automatizar cuando se detecte una impresin Aqu se muestra una lista de las impresoras que tiene instaladas actualmente en el sistema. Seleccione la que quiere automatizar b) Servicios que son impresiones Se muestra la lista de los servicios que previamente captur en el catlogo de productos como servicio y como impresiones. Agrega tantos servicios de impresin como productos tengas, por ejemplo, para una impresora a color, puede que tengas 3 servicios (Impresin color texto, impresin color media hoja e impresin color hoja completa) cada una de ellas con diferentes precios. De preferencia agrgalas en el orden en que imprimes la mayora en esa impresora; Es decir, si la mayor parte de impresiones es impresin color texto, que sea el primer servicio que agregar y as sucesivamente. c) Agregar automticamente el primer servicio de la lista si no se agregan manualmente en Selecciona esta opcin para que cuando el cajero est ocupado en otra cosa y se detecte una impresin, no se necesite intervencin de nadie para que se agreguen los servicios de impresin a la cuenta del usuario en determinado nmero de minutos. Si no se marca la casilla, el programa nunca agregar los servicios de impresin a la cuenta si no lo hace el cajero de forma manual. 4.2.5 Subpestaa PROXIMAMENTE Desde esta ventana se vern los avances de la siguiente versin as como la fecha estimada de entrega. Recuerda que siempre estamos abiertos a sugerencias que permitan mejorar el programa. 4.3 PESTAA TICKETS Y FACTURAS Esta ventana, est dividida en 2 grandes secciones que afectarn la forma de imprimir los tickets (remisiones), as como las facturas. 4.3.1 Tickets (Remisiones) Desde aqu modificaremos el comportamiento de impresin de los tickets as como del cajn de dinero (si se cuenta con este) a) Imprimir el siguiente formato al vender Seleccione el formato de ticket que se utilizar cada que se realice una venta. Este formato es una serie de comandos que el programa utilizar para darle el formato que usted desee. Se soportan una gran variedad de funciones, diferentes fuentes, colores, tamaos y posicionamiento de los campos dentro del ticket. Para mayor informacin de la configuracin del formato, consulte www.teamsys.com.mx/cafeinternet/ayuda/tickets.php b) Impresora de tickets 25

Seleccione de la lista la impresora de tickets que desea utilizar para la impresin de tickets. NOTA. Antes de reportar una problema en la impresin de sus tickets, asegrese que la impresora seleccionada puede imprimir con el driver de Windows, para esto, abra su bloc de notas e imprima la leyenda Hoja de prueba en la impresora de tickets, si se le presenta un problema, verifquelo antes de contactar a soporte. c) # de copias Selecciona el nmero de copias a imprimir del ticket. Este se imprimir uno despus de otro (cuando sea ms de 1 copia) d) Imprimir ticket solo en montos totales mayores a Introduzca el importe mnimo de impresin del ticket, si este monto es igual o sobrepasa al establecido, el ticket se imprimir, en caso contrario, se omitir. e) Imprimir el ticket de venta utilizando la serie Cuando tiene ms de un punto de venta, ser necesario que configure la serie que imprimir el punto de venta actual, para esto, es necesario primero agregar el catlogo de series de documentos en el programa. Haciendo esto, cada punto de venta llevar un consecutivo que se pudiera repetir, pero que la serie sera distinta. f) Pedir efectivo y mostrar cambio Muestra la pantalla de solicitud de efectivo y muestra en la parte posterior el cambio que debemos entregarle al cliente, estos campos son adicional a esto, cuando se soportan mltiples formas de pago (Tarjeta, vales, etc) es necesario marcar esta opcin para poder recibir las diferentes formas de pago. g) Permitir la omisin de la impresin del ticket Marcando esta casilla, siempre que presionemos clic derecho del ratn en el botn de cobrar, no se imprimir ticket, de lo contrario, siempre se imprimir. 4.3.2 Facturas Este apartado nos permite imprimir facturas en base a un formato de impresin que podemos modificar libremente a) Imprimir el siguiente formato al facturar Seleccione el formato de la factura que se utilizar cada que imprima una factura. Este formato es una serie de comandos que el programa utilizar para darle el formato que usted desee. Se soportan una gran variedad de funciones, diferentes fuentes, colores, tamaos y posicionamiento de los campos dentro de la factura. Para mayor informacin de la configuracin del formato, consulte www.teamsys.com.mx/cafeinternet/ayuda/tickets.php b) Impresora de facturas Seleccione de la lista la impresora que utilizar al facturar c) # Copias Introduzca la cantidad de copias que se imprimirn al realizar una factura 4.4 PRECIOS La pestaa precios est diseada para controlar todos los precios que por concepto de renta generen el uso del Internet, consolas de videojuegos, mesas de billar y cualquier otro servicio que se rente por tiempo. De manera predeterminada, el sistema tiene 2 secciones que no se pueden modificar ni eliminar que son la seccin de Renta de mquinas (PCs) y la seccin de promociones. En la primera estableceremos los precios por omisin de la renta de PCs, as como las posibles tarifas preferenciales o incluso ms caras para das de la semana especficos o por horarios particulares; la segunda (Promociones) la utilizaremos cuando queramos establecer tarifas preferenciales y esta se la queramos otorgar a un cliente en particular por lo que no se puede restringir por rango de das u horas. 26

Se muestra a continuacin todas las opciones mostradas en esta pantalla de la figura 3.4, para posteriormente ejecutar un ejercicio de cmo se llenan los datos.

a) Selector de tarifa Este selector, nos permitir movernos entre las diferentes tarifas de cada seccin de cobro. Los precios que manipulemos, siempre sern los de la seccin seleccionada, as como la tarifa de la seccin seleccionada mediante este cuadro combinado. Cada seccin tiene al menos una tarifa que se crea al momento de guardar la seccin con nombre Costos por omisin b) Botn definicin rpida de precios Nos permitir en base a ciertas reglas que especifiquemos rellenar todos los escalones de precios de la tarifa de renta de los equipos. En una primera instancia, podemos hacer una funcin lineal que nos incremente X cantidad de dinero, cada cierto tiempo el precio de la tarifa y en una segunda parte, si por ejemplo ya rellenamos manualmente los costos de toda la primera hora (De 1 minuto a 5 minutos hasta de 56 minutos a 1 hora), nos permitir rellenar a partir de la 2 hora o la que nosotros queramos repetir lo ya rellenado en escalones anteriores para evitarnos la engorrosa captura manual, el sistema calcular automticamente los incrementos necesarios.
Al presionarse, se activa un formulario que nos da 2 opciones, un incremento lineal para evitar llenar manualmente todas las casillas de los costos si es que se tiene una funcin lineal de cobros o repetir un rango de horas en otros. Para el primer ejemplo de la funcin lineal, en el ejemplo de la figura, se tendr un escaln de 15 minutos y se cobrar 3 pesos por cada 15 minutos consumidos. Esto es, si tenemos una tarifa fija, siempre se incrementar 3 pesos cada 15 minutos desde el comienzo (1 minuto a 5 minutos) hasta el tiempo mximo que hayamos definido, esto es, 12 pesos la hora en todos los rangos. Bastar presionar el botn Incrementar para aplicar la funcin lineal. i) Incrementar automticamente El monto en dinero que se incrementar cada casilla. Si se empieza por ejemplo en 0 y el incremento es de 3, los escalones se irn rellenando con 3, 6, 9. 12, 15, etc, etc. ii) El precio cada Selecciona cada cuntos minutos se incrementar el costo de la renta en la seccin actual de cobro. iii) Tomando como precio base Cul va a ser el valor inicial del incremento. Si est insertando desde el primer escaln, el valor debe ser 0. Sin embargo, si en su cyber caf renta a 5 pesos el valor de cada 15 minutos en la primera hora y 2 pesos cada 15 minutos a partir de la 2 hora. Deber escribir para la 2 hora y posteriores el valor 12. Para que se incremente a partir de 12 pesos de la primera hora. iv) A partir del escaln Seleccione el escaln de tiempos a partir del cual se aplicar la definicin rpida de precios.

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Fig. 4.1 Definicin rpida de precios (Men Supervisores ConfiguracinPestaa Precios Seleccionar tarifa Definicin rpida de precios) En la figura tambin viene una seccin que dice O si quieres repetir todo un segmento, esto es, cuando no cobremos mediante una seccin lineal, por ejemplo, que los primeros 10 minutos se incremente 3 pesos, pero de ah en adelante se incremente 1 peso cada 10 minutos, deberemos rellenar por ejemplo todos los campos de la primera hora y a partir de la 2 en vez de rellenar todos los campos, le decimos al programa que nos autorellene con la informacin introducida en la 1 hora, esto es, el programa calcular los incrementos automticamente desde la 2 hora hasta el final. Bastar presionar el botn Repetir para ejecutar la repeticin de rangos. i) Repetir del escaln A partir de qu escaln de tiempo vamos a empezar la repeticin que se tomar como base. ii) Al escaln Hasta qu escaln de tiempo vamos a terminar la repeticin que se tomar como base iii) Los precios a partir del escaln A partir de qu escaln, el sistema empezar a repetir los rangos con los incrementos autocalculados.

c) Botn Modificar tarifa Solo aparece cuando tengamos 2 o ms tarifas en la seccin actual y muestra el mismo dilogo que se explica en el inciso d, permitindonos solamente modificar la fecha y/o la hora de la tarifa, as como el nombre de esta, siempre y cuando no estemos en la seccin Promociones ya que en esta seccin, nicamente podremos modificar el nombre de la tarifa promocional. d) Botn Nueva Tarifa Nos permite crear una nueva tarifa dentro de la seccin actual. Se nos pedir el nombre de la tarifa, adicional a esto y siempre que no se trate de la seccin Promociones, podremos agregar los das y horarios en los que aplicar la tarifa.

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Fig. 4.2 Creacin de nueva tarifa (Men Supervisores ConfiguracinFicha PreciosBotn Nueva tarifa) i) Nombre Escriba el nombre que le quiera dar a la tarifa ii) Da de inicio Seleccione del cuadro combinado el da en que se empezar a aplicar la tarifa. En caso de que est en la seccin Promociones esta casilla estar desactivada y mostrar el da Lunes iii) Da de trmino Seleccione del cuadro combinado el da en que se terminar la tarifa. Em caso de que est en la seccin Promociones esta casilla estar desactivada y mostrar el da Domingo iv) Hora de inicio Escriba en formato militar (HH:MM) la hora en que se empezar a aplicar la tarifa durante todos los das en que esta dure. En caso de que est en la seccin Promociones esta casilla estar desactivada y mostrar las 00:00 horas v) Hora de trmino Escriba en formato militar (HH:MM) la hora en que se terminar de aplicar la tarifa durante todos los das en que esta dure. En caso de que est en la seccin Promociones esta casilla estar desactivada y mostrar las 23:59 horas vi) Comentarios Sirve como una informacin adicional a su tarifa, sin embargo, no se muestre en ningn otro lado. vii) Botn Cancelar Cancela todo lo introducido anteriormente y cierra la pantalla de nuevo precio sin aplicar ningn cambio viii) Botn Guardar Valida todas las entradas anteriores y crea una nueva tarifa con los valores especificados.

e) Celdas de precios Las celdas de precios tendrn tantos renglones como los que definan los campos Tamao del escaln y Mximo de horas a controlar, aqu se mostrar en la primera columna, el rango de tiempo al que aplicar la tarifa y del lado derecho, nosotros tendremos que rellenar con el precio correcto. El sistema se encargar en todo momento de calcular el tiempo y en base a esto de la presente tabla el precio a cobrar al cliente. Para modificar un precio, bastar darle clic en la celda derecha de el escaln que queremos modificar, introducir el precio y presionar la tecla Enter, al terminar de guardar los precios, es recomendable presionar el botn Aplicar y si lo que est modificando es la seccin Renta de mquinas, deber adicionalmente presionar el botn Enviarle la configuracin a las mquinas cliente f) Pestaas de secciones 29

Las secciones son los grupos de equipos que se rentarn a excepcin de la seccin Promociones que se utiliza para otro fin. Esto es, por omisin solo se cuenta con la seccin Renta de mquinas y usted puede crear ms secciones en el caso que rente consolas de videojuegos, tenga mesas de billar, rente controles de videojuegos adicionales, quiera llevar el control de sus mesas de cafetera, etc. g) Pestaas de secciones Esta seccin se cobro, est orientada exclusivamente para clientes preferenciales. Esto va de la mano con la configuracin de clientes, ya que a cada cliente le puede dar una tarifa preferencial que tendr prioridad sobre la tarifa normal de su cyber. Puede dar de alta tantas promociones como lo desee y con la nica diferencia sobre nuevas tarifas (Explicado en el inciso d) en que como se otorgan unvocamente a clientes, no se contemplan Horas ni das determinados, por lo que al darlos de alta no estn activadas esas casillas. Para ms informacin de cmo asignarle a un cliente una tarifa promocional consulte la seccin Clientes ms adelante en este mismo manual h) Impuesto de las rentas Se muestra un cuadro de opciones con todos los impuestos que tiene cargados el sistema. Para altas y cambios de los tipos de impuestos, consulte dentro de catlogos del programa Impuestos Este impuesto se aplicar a cualquier renta de equipos. i) Tamao del escaln Define el tamao del escaln de tiempos, esto es, el mnimo tiempo en el que cambia nuestro precio de renta. Est compuesto por todos los posibles divisores de 60 (La cantidad de minutos en 1 hora) y el mnimo valor posible es 2 minutos. Para la gran mayora de los Cyber cafs es recomendable el valor de 5 minutos ya que es un tiempo no tan chico ni tan grande que nos permitir rellenar la tabla de precios como queramos. ADVERTENCIA: El mover el tamao del escaln borrar los precios que haya definido con el tamao del escaln anterior y tendr que rellenar los precios que se adecuen al nuevo escaln. j) Mximo de horas a controlar Especifica el tiempo mximo de horas a controlar k) Nombre de la moneda nicamente utilizado para la impresin de tickets y/o facturas, as como para las leyendas de nmeros a letras utilizadas en la seccin de compras. l) Permitir X minutos de tiempo de gracia Cyber Admin Control controla los tiempos de una forma perfecta, pero como tal, existe la posibilidad de que un cliente por el simple hecho de pasarse un minuto, le toque otra tarifa ms elevada. Por tal motivo, tenemos la opcin de otorgar un tiempo de gracia en minutos que deber escribir en esta casilla. Al escribir un nmero diferente de 0 (cero) y siempre que se vaya a cobrar una renta de una PC, aparecer en el dilogo de ventas el botn Otorgar tiempo de gracia que al presionarlo restar del tiempo total del cliente los minutos de gracia recalculndose la tarifa. m) Permitir X minutos de tiempo de gracia De manera adicional, usted puede cobrar por minuto simplemente activando esta casilla y escribiendo en el cuadro de texto a partir de qu minuto se deber empezar cobrar por minuto. El costo se calcular accediendo al precio del escaln ms cercano y sumndole la parte proporcional de costo que le corresponde. Un ejemplo, suponiendo que se tiene un escaln de 5 minutos, de 16 a 20 minutos usted cobra 10.00 y de 21 a 25 minutos usted cobra 15.00. Si un usuario est 22 minutos el costo se calculara de la siguiente forma.
1. Se sita en el costo anterior de 22 minutos, en este caso 16-20 minutos = 10.00 2. Se sita en el costo posterior de 22 minutos, en este caso 21-25 minutos = 15.00 3. Resta ambos costos, en este caso: 15.00 10.00 = 5.00 4. Divide entre 5 el costo obtenido en el paso anterior (Entre 5 por que en este ejemplo el escaln es de 5 minutos). En este caso: 5.00/5 = 1.00 5. Obtiene la resta en minutos del tiempo total menos el tiempo anterior de 22 minutos: En este caso: 22-20 = 2 6. Multiplica el costo obtenido en el paso 4 por el obtenido en el paso 5: En este caso 1.00*2 = 2.00

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7. Suma el resultado del punto anterior al costo obtenido del escaln anterior a 22 minutos. En este caso 10.00+2.00 = 12.00 Cobrando perfectamente por minutos sin tener que rellenar cada casilla con un escaln tan pequeo. n) Redondear precios de renta a Cuando activa la casilla del punto anterior, suelen calcularse costos con fracciones decimales muy variables. Esta opcin ofrece redondear ese costo calculado en fracciones de Ningn ajuste: Cuando selecciona la opcin 0 50 centavos: Cuando selecciona la opcin .5 Siguiente unidad: Cuando seleccione la opcin 1 o) Botn Modificar seccin Solo aparece cuando hayamos creado una nueva seccin de cobro utilizando el botn Crear nueva seccin de cobro como se explica en el inciso p, y nos permitir modificar la seccin creada p) Botn Crear nueva seccin de cobro Nos permite agregar una nueva seccin de cobro para controlar la renta manual de cualquier cosa que se rente como equipos de videojuegos, PCs linux, Macintosh, llevar el control de mesas de caf, mesas de billar y que as mismo al rentarlo algn usuario, se le pueden agregar ventas individuales. Adicionalmente, a partir de la versin 3.0, diseamos un hardware 100% mexicano para el completo control de cualquier consola de videojuegos con el que evitar cualquier fuga por consolas no reportadas al supervisor, ya que no se permitir el uso de la consola si no se marca en el sistema y por lo tanto todo quedar registrado en los reportes de rentas del da. Al presionarlo aparece el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 4.3.

Fig. 4.3 Creacin de nueva seccin de cobro (Men Supervisores ConfiguracinFicha PreciosBotn Crear nueva seccin de cobro) i) Nombre Escriba el nombre que le quiera dar a la nueva seccin, de preferencia corto, ya que este se mostrar en una pestaa vertical desde donde seleccionar las diferentes secciones de cobro Renta PC, XBOX", etc

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ii) Nombre mostrado en documentos Internamente, el sistema crear en el catlogo de productos, un servicio de nombre que usted quiera, este aparecer en el reporte de rentas cada que usted rente cualquier cosa de la presente seccin. iii) Dibujo a utilizar Seleccione de la lista de dibujos, el que ms se adapte a su nueva seccin. Dibujos actuales: Smbolo de Sistema operativo MacOS para equipos Macintosh Dibujo de un pingino para equipos Linux Dibujo de una taza de caf para mesas de caf Dibujo de bolas de billar para billares Dibujo de Xbox 360 para consolas de videojuego juego como play Station, XBox, N64, etc. En futuras versiones se incluirn nuevos iconos de equipos desconectados as como la posibilidad de seleccionar sus propios dibujos de su disco duro. iv) Habilitar control electrnico Funciona de la mano con el control electrnico desarrollado 100% por nosotros en Mxico, es un hardware que nos permite controlar de forma inalmbrica cualquier consola de videojuegos vieja, nueva o futura, ya que funciona cortando la corriente de los televisores que se usan en sus consolas. Puede visitar la informacin ms reciente en nuestra web con informacin del control electrnico accessando www.teamsys.com.mx/cafeinternet/ayuda/controlelectronico.php v) Puerto Solo para el uso en conjunto con el control electrnico de consolas de videojuego; Este dato lo proporcionar Teamsys Mxico, S.A. de C.V. al momento que usted reciba los controles vi) Valor inicial Solo para el uso en conjunto con el control electrnico de consolas de videojuego; Este dato lo proporcionar Teamsys Mxico, S.A. de C.V. al momento que usted reciba los controles vii) Tiempo encendido Solo para el uso en conjunto con el control electrnico de consolas de videojuego; Este dato lo proporcionar Teamsys Mxico, S.A. de C.V. al momento que usted reciba los controles viii) Intervalo de espera Solo para el uso en conjunto con el control electrnico de consolas de videojuego; Este dato lo proporcionar Teamsys Mxico, S.A. de C.V. al momento que usted reciba los controles ix) Botn Configuracin por equipo Solo para el uso en conjunto con el control electrnico de consolas de videojuego. Nos abrir el cuadro de dilogo mostrado en la figura 4.4, en donde definiremos datos que nos proporcionar Teamsys Mxico, S.A. de C.V. al momento que usted reciba los controles. Antes de configurar los equipos, usted deber establecer los nombres de las consolas. Vea el inciso xi para ms informacin.

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Fig. 4.4 Configuracin por equipo (Men Supervisores ConfiguracinFicha PreciosBotn Crear nueva seccin de cobro/Modificar seccin Botn Configuracin por equipo)

x) Botn Cancelar Deshace cualquier cambio realizado en el dialogo que se muestra en la figura 4.3 y cierra la pantalla de la seccin iv) Botn Guardar Crea/Actualiza la seccin de cobros en la base de datos, crea una tarifa por omisin para la presente seccin recin creada, cierra esta pantalla y retorna a la pantalla anterior de precios. NOTA: La nueva seccin no se reflejar en el programa hasta la prxima vez que reinicie el mismo. Si adquiri el control electrnico, al momento de reiniciar el programa, deber establecer el nombre de sus consolas, posteriormente, volver a esta misma pantalla utilizando para esto el botn Modificar seccin y presionando el botn Configuracin por equipo.

4.4 PESTAA CLIENTE La pestaa cliente muestra todo lo referente al programa cliente que instal en todas las estaciones de su Cyber caf y ms que nada modificar el aspecto de este.

Fig. 4.5 Pestaa cliente (Men Supervisores ConfiguracinFicha Cliente)

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Lo primero que veremos, ser el comportamiento del programa cliente cuando la PC se encuentre bloqueada, esto es, libre para su uso. Hay 2 formas principales de mostrar la pantalla de espera. La primera y es la que trae por omisin el programa es un banner de texto configurable que corre de derecha a izquierda pudiendo o no mostrar un reloj corriendo este en diagonales rebotando a lo ancho y alto de la pantalla. Si usted quiere mantener este comportamiento, asegrese de seleccionar la subpestaa Pantalla tradicional y marcar la opcin Mostrar una pantalla negra con un texto desplazndose de derecha a izquierda y no olvide escribir el texto en Banner a mostrar. Este texto se ver en todas las pantallas de sus PCs. Adicional a esto, marque o desmarque a su conveniencia la opcin Mostrar reloj Si usted quiere por el contrario mostrar una serie de fotos en su pantalla, tal vez con promociones, paisajes, informacin al usuario, etc, asegrese de que est marcada la subpestaa Multifotos y que la opcin Mostrar una serie de imgenes que cambian cada cierto tiempo (*.jpg) est marcada. Aqu, se nos exigir establecer el directorio en donde se encuentran nuestras imgenes siempre con extensin jpg. Tambin viene un cuadro de texto que nos pregunta cada cuntos segundos cambiaremos la imagen, esto es, se mostrarn una despus de otra con el intervalo definido. Para ver una prueba de su protector de pantalla, asegrese que al menos una PC est bloqueada en el sistema y presione el botn Enviar la configuracin a las mquinas cliente. En el caso de haber seleccionado la opcin de Multifotos, espere un momento antes de ver los cambios, ya que todas las imgenes del directorio seleccionado se subirn a todas las PCs. El resto de los aspectos de configuracin del programa cliente los veremos a continuacin. a) Ttulo de las ventanas Es el texto que aparece en el ttulo de todas las ventanas del programa Cyber Admin Control (Cliente) en las estaciones remotas b) Texto de bienvenida Cuando un usuario llega a una estacin remota y la desbloquea, automticamente recibe un mensaje indicando su hora de inicio adems del texto que usted escriba en este cuadro para darle una mayor cortesa a sus clientes. c) Texto al pie para desbloquear Cuando las estaciones cliente estn bloqueadas y siempre que tenga seleccionada la subpestaa Pantalla tradicional, se muestra un protector de pantalla; al pie de ese protector y solo en el caso de que haya habilitado la opcin Permitir que los usuarios desbloqueen las estaciones con la tecla Enter de esta misma pantalla. Este texto es para darle al usuario una breve indicacin de que tiene que presionar la tecla Enter para empezar a utilizar la mquina. d) Texto de publicidad Cuando escriba algo en este cuadro de texto, las estaciones mostrarn en todo momento un pequeo banner encima de la barra de tareas e) Mostrar dilogo indicando la cantidad a pagar Cuando est activada esta casilla las estaciones de renta con el programa Cyber Admin Control (Cliente) instalada, mostrarn una pequea pantalla mostrando la cantidad a pagar cuando pasen el ratn encima del icono situado al lado del reloj del programa cliente. f) Permitir que los usuarios desbloqueen las estaciones con la tecla Enter Cuando est activada esta casilla, los usuarios en las estaciones de renta con el programa Cyber Admin Control (Cliente) instalado, podrn hacer uso de una mquina bloqueada simplemente presionando la tecla Enter, cuando est desactivada esta casilla, la nica forma de que algn cliente use una mquina es solicitndose al encargado y desbloqueando este la mquina desde el servidor directamente. g) Mostrar el tiempo y el total a pagar cuando los clientes seleccionen Terminar desde las estaciones remotas 34

h)

i)

j)

k)

l)

Cuando est activada esta casilla y un cliente en una estacin remota decide terminar de usar el equipo desde el men del programa Cyber Admin Control (Cliente), este muestra automticamente el tiempo de uso, el total de productos y/o servicios y el total a pagar, de lo contrario solo muestra el tiempo total de uso. Bloquear automticamente cuando el tiempo para recordar finalice Si marca esta casilla y algn cliente le pidi desocupar la mquina en X cantidad de minutos (Clic derecho en la PC rentada Men control Recordar en X tiempo) si este se acaba, 2 minutos antes usted recibir una advertencia que el tiempo est a punto de expirar, si usted no hace caso exactamente al acabarse el tiempo la PC se bloquear y para el caso de los equipos con el control electrnico, este se apagar a su vez. Bloquear automticamente cuando un prepago finalice Si usted tiene habilitada la funcin de prepagos y un cliente hace uso de renta de equipos mediante prepagos y el tiempo se le acaba, la PC se bloquear automticamente cuando este finalice. Permitir al cliente terminar la sesin La casilla marcada le permite a los clientes de las estaciones remotas poder terminar su sesin cuando estos terminen de usar el equipo, simplemente seleccionando terminar desde el men del programa cliente; de lo contrario, solo el servidor podr terminar la sesin remota. No permitir en ningn momento el administrador de tareas ni el editor de registro Habilitando esta casilla, en todo momento no se podr tener acceso al editor de registro ni al administrador de tareas de las PCs cliente, esto por seguridad ya que la mayor parte de la gente que accesa a estos procesos no lo hace con buena intencin. Utilizar el inicio de sesin avanzado (Para el manejo de prepagos y clientes frecuentes) Al activad esta casilla, en los equipos cliente para poder iniciar sesin se les mostrar un dilogo con 3 opciones de inicio: Introducir nombre de usuario y contrasea para poder iniciar sesin. Esta opcin es til si usted desea saber que cliente est accediendo a su Cyber Caf y tener un historial de los mismos. Previamente usted tendra que dar de alta a los clientes como se ver ms adelante en este manual. Introducir un cdigo de prepago: Esta opcin es til cuando usted le venda prepagos a los clientes como por ejemplo, Venderles el prepago cdigo 4357896345 de 4 horas y 0 minutos. Al entrar el cliente este cdigo, automticamente el tiempo prepagado se va descontando de la sesin. Previamente usted tendra que dar de alta los prepagos como se ver ms adelante en este manual. Iniciar como cliente annimo. Esta funcin ser til si el cliente es espordico o no desea registrarse en la central.

m) Establecer el siguiente fondo de pantalla Harto de que sus clientes cambien el papel tapiz de la pantalla, con esta til funcin, el servidor se encargar en todo momento de mandarle el fondo de pantalla adecuado a las estaciones cliente. Simplemente seleccione una imagen jpg para que esa sea el fondo de pantalla de todas sus PCs cliente. n) Al bloquear la PC apagar el monitor automticamente Esta funcin est diseada para ahorrar luz y como su nombre lo indica, si marca la casilla, cuando un equipo est bloqueado, el monitor automticamente se apagar para encenderse automticamente cuando un cliente inicie sesin. o) Alertar al cajero en turno cuando haya ms de __ PCs bloqueadas y encendidas Esta funcin est diseada para ahorrar luz, supongamos que usted le interesa tener 2 PCs prendidas todo el tiempo por cualquier cliente que llegue, pero no ms, si pone 2 en el cuadro en blanco, al estar detectar el programa que tiene ms de 2 PCs prendidas y sin uso (bloqueadas) le alertar con un mensaje al cajero que es recomendable apagar algunas.

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4.5 PESTAA CLIENTE (2) Como ya no caba ms informacin en la pestaa de cliente, se cre esta nueva que con el tiempo ir albergando ms opciones de configuracin del mismo. Sugerencias siempre bienvenidas a) Verificar existencia de Diskettes, CDROM o memorias USB al terminar la sesin Al marcar esta opcin, siempre que se bloquee un equipo, se verificar si algn medio de almacenamiento extraible est en el equipo y se le avisar al encargado para que de ser posible alcance al cliente y le entregue sus dispositivos. b) Controlar la cantidad de MB grabados en memorias, discos USB, celulares o cualquier medio de almacenamiento extraible Genera un servicio (Previamente dado de alta) con el nmero de MB grabados en memorias, discos USB, celulares o cualquier medio de almacenamiento extraible. NOTA. Esta funcin est en etapa de pruebas actualmente.
4.5 QU HACER AL TERMINAR DE CONFIGURAR CYBER ADMIN CONTROL a) Enviarle la configuracin a las mquinas cliente Al presionar este botn, los cambios que hayan sido realizados sern guardados adems de que se aplicarn estos cambios a las mquinas de renta que tengan instalado el programa Cyber Admin Control (Cliente). Si alguna mquina no est en lnea al momento de enviarles la configuracin, estas automticamente tomarn la nueva configuracin cuando se vuelvan a conectar. b) Aplicar Guarda los cambios de manera local pero no enva los datos nuevos a las mquinas cliente. Estas tomarn la nueva configuracin hasta su prximo reinicio c) Cerrar Cierra la ventana de configuracin; ADVERTENCIA: Si usted no guarda los cambios, estos sern descartados automticamente.

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6.Catlogos del sistema


Los catlogos en un sistema le dan gran flexibilidad a este para que haga exactamente lo que usted quiere. Cyber Admin Control viene con los catlogos necesarios para que usted seccione la informacin del sistema como usted quiera. Para acceder a los catlogos, es necesario que hayamos iniciado sesin con el usuario Administrador o en su defecto un usuario con privilegios de supervisor, dirigirse al men de supervisores y en ese apartado, Seleccionar la opcin Catlogos del sistema

Fig 5.1 Ubicacin de los catlogos dentro del men de supervisores 5.1 INVENTARIOS En la versin 2.0 se manej bastante el tema de inventarios, pero es en esta nueva versin 3.0 en donde prcticamente ya se controla cualquier cosa que tenga que ver con este tema. Primeramente, usted debe decidir si desea un control estricto de su inventario, teniendo que realizar compras del producto y tener inventarios que cuadren con el inventario fsico, o solo desea vender productos sin que importe que el nmero de artculos cuadre con el inventario fsico; para configurar la forma en que Cyber Admin Control administra sus inventarios dirjase a la seccin [Configuracin Ficha ProgramaSubpestaa PRESENTACIN Casilla NO permitir la venta de productos cuando no haya existencias]. Por omisin, la casilla se encuentra marcada, impidiendo vender si no se tienen existencias. Si NO desea un control estricto de inventarios solo tiene que aprender a llenar el catlogo de productos y las Categoras-Subcategoras de lo contrario le recomendamos leer todo este captulo. Los inventarios estn conformados por el catlogo de productos que a su vez depende del catlogo de categoras, subcategoras y el catlogo de impuestos; el catlogo de proveedores para poder realizar compras el catlogo de kits para productos agrupados y por el catlogo de movimientos al inventario

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5.2 CATEGORAS Y SUBCATEGORAS Desde este apartado, usted podr Ver, consultar, agregar o modificar todas las categoras y subcategoras que son necesarias para dar de alta productos y/o servicios de manera ms organizada.

Cuadro de seleccin Agrega una nueva Categora Agrega una nueva SubCategora Cuadro donde se escribe la nueva categora o subcategora

Fig. 5.2 Categoras y SubCategoras (Men Supervisores InventarioCategorias y SubCategoras) 5.2.1 Cuadro de seleccin: Para ver una categora ya sea para consultarlo o para modificarlo, seleccione de este cuadro combinado el artculo que desee ver y automticamente se desplegar en los dilogos de abajo la informacin al respecto de ese producto. IMPORTANTE: Actualmente no se pueden modificar o eliminar las categoras y subcategoras por lo que deber tener especial cuidado cuando de de alta nuevas categoras o subcategoras. 5.2.2 CMO AGREGAR UNA NUEVA CATEGORA Presione el botn Nueva Categora Escriba en el cuadro de texto el nombre de la nueva Categora Al terminar simplemente presione el botn Guardar o presione el botn Cancelar si hubo algn error 5.2.3 CMO AGREGAR UNA NUEVA SUB-CATEGORA 1) 2) 3) 4) 5) Seleccione del cuadro de seleccin la categora en la que desee agregar la subcategora Presione el botn Nueva Sub-Categora Escribe en el cuadro de texto el nombre de la nueva Subcategora Al terminar simplemente presione el botn Guardar o presione el botn Cancelar si hubo algn error La Subcategora recin agregada se agrega a la lista de SubCategoras en la categora actual.

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5.3 CATLOGO DE PRODUCTOS Desde este apartado, usted podr Ver, consultar, agregar o modificar todos los productos y/o servicios que ofrezca su cyber caf, el precio de venta, el cdigo, etc.

Cuadro de seleccin

Consulta de otros cdigos y bsquedas avanzadas por nombre

Fig. 5.3 Catlogo de productos (Men de supervisoresCatlogos del programa Productos) a) Cuadro de seleccin: Para ver un producto o servicio ya sea para consultarlo o para modificarlo, seleccione de este cuadro combinado el artculo que desee ver y automticamente se desplegar en los dilogos de abajo la informacin al respecto de ese producto. b) Botn Mostrar Todos/Solo Activos Por omisin, se muestran nicamente los artculos con la casilla de verificacin marcada Activado. Si desea ver productos activados y desactivados presione el botn y para hacer lo contrario vulvalo a presionar. c) Nombre: Se muestra el nombre del producto y/o servicio d) Cdigo de barras: Se muestra el cdigo de barras en caso de tenerlo, muy util para el caso de contar con un lector de cdigo de barras e) Cdigo Corto Se muestra el cdigo corto del artculo, til para los productos de alta rotacin o que no tengan cdigo de barras f) SKU Muestra el cdigo interno del producto; no se puede modificar ya que es un consecutivo interno del sistema, puede ser muy til para identificar productos en su ticket de venta o en su factura. g) Cantidad: Se muestra la cantidad de productos que se tienen actualmente. No se puede modificar la cantidad ya que para eso se tienen que realizar compras o movimientos al inventario de ese artculo para aumentar automticamente el inventario. (no disponible cuando se trate de un servicio) h) Precio1, Precio 2 y Precio 3

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Indica el precio de venta actual del producto o servicio seleccionado actualmente. Los precios 2 y precios 3 son tiles cuando usted de alta clientes con tarifas preferenciales en la venta de artculos. Para ms informacin de cmo utilizar el precio 2 y 3 por favor consulte la seccin Clientes ms adelante en este mismo manual. i) Categora Indica la categora a la que hace referencia el producto. (Para saber ms de categoras vea la seccin Categoras y SubCategoras anteriormente en este mismo manual. j) SubCategora Indica la subcategora a la que hace referencia el producto (Para saber ms de subcategoras vea la seccin Categoras y SubCategoras anteriormente en este mismo manual. k) Stock Mnimo Cuando se trate de un producto, escriba en este cuadro la cantidad mnima que usted considera necesaria para trabajar correctamente el inventario, cuando la cantidad est por debajo de la cantidad indicada en este cuadro, se mostrar en el reporte de artculos con bajas existencias. (No disponible cuando se trate de un servicio). l) Stock Mximo Cuando se trate de un producto, escriba en este cuadro la cantidad mxima que usted considera necesaria para trabajar correctamente el inventario sin que tenga problemas de sobre inventario. m) Costo promedio Valor no modificable que indica el costo promedio que tiene el sistema registrado. Esto se aplica siempre para obtener la ganancia neta real en cada venta de un artculo. n) Producto Activado Active esta casilla cuando el producto y/o servicio se encuentre disponible en el Cyber Caf, si lo desmarca no se mostrarn cuando se est realizando una venta. ) Es un servicio: Active esta casilla cuando lo que est dando de alta se trate de un servicio. Se desactivarn las casillas de cantidad, Stock Mnimo y Stock Mximo. Un servicio es aquel que de antemano no tiene existencias fijas como son el Escaneo de documentos, las impresiones, el Quemado de CDs, etc. Nota: Cuando de de alta los prepagos de tiempos, deber dejar la casilla desmarcada. o) Es una impresin Active esta casilla cuando lo que est dando de alta se trate de un servicio y adems se trate de una impresin. Cyber Admin Control necesita saber que artculos de su catlogo de productos son impresiones para, en el reporte del da, darle un resumen de las impresiones vendidas para compararlas con las impresiones detectadas. p) ltima vez vendido Valor no modificable que le muestra la ltima vez que se vendi ese producto/servicio q) Botn eliminar Siempre que se trate de un artculo que no tenga registrada ninguna venta, compra, devolucin o ajuste de inventario, podr eliminar el artculo, de lo contrario no se lo permitir, ya que se perdera la historia de entradas y salidas del artculo. r) Comentarios Escriba en este cuadro el comentario que desee del producto y/o servicio en cuestin. s) Botn Agregar Producto: Muestra en blanco todos los cuadros de texto y se prepara para agregar un nuevo proveedor. Escriba el nombre del producto y/o servicio, el precio, si mantiene desactivada la opcin de Es un servicio inserte tambin el Stock Mnimo y el Stock Mximo. Los comentarios son opcionales. Al finalizar presione el botn de guardar. As mismo si desea cancelar la alta del nuevo producto o servicio, seleccione el botn Cancelar t) Botn Guardar: Si ha presionado el botn Agregar producto anteriormente, intentar insertar un nuevo producto o servicio en la base de datos, de lo contrario guardar cualquier cambio que le haya hecho a la seleccin actual.

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u) Botn Cerrar: Al presionar este botn se cerrar la ventana de Catlogo de productos y si no guard los cambios realizados estos se descartarn automticamente. 5.3.1 CMO CONSULTAR UN PRODUCTO O SERVICIO 1. Seleccione del cuadro combinado el producto o servicio que desee consultar 5.3.2 CMO AGREGAR UN NUEVO PRODUCTO: 1. Presione el botn Agregar Producto; Ver que se deshabilitan el cuadro de seleccin, el botn presionado cambia su nombre a Cancelar y el programa se sita automticamente en el cuadro de texto Nombre 2. Habilite la opcin Activado en caso de que este se encuentre deshabilitado. 3. Seleccione la opcin entre si el producto es un Producto o un servicio (Un servicio no tiene existencias por consiguiente tampoco stock mnimo ni stock mximo) 4. Rellene los cuadros de Nombre, Precio 1, Precio 2, Precio 3, Categora, SubCategora; opcionalmente puede poner un cdigo de barras si en su establecimiento cuentan con lector de barras y en el caso de que haya deshabilitado la opcin Es un Servicio, tambin llene el Stock Mnimo y el Stock Mximo. 5. Presione el botn Guardar; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botn Guardar. 6. Una vez finalizado se habilitar nuevamente el cuadro de seleccin, se cambiar el botn de Cancelar por el de Agregar Producto y automticamente se seleccionar el producto recin agregado. Si en cualquier paso usted cometi un error, siempre puede usted presionar el botn Cancelar para volver al punto anterior. 5.3.3 CMO MODIFICAR UN PRODUCTO O SERVICIO: 1. Seleccione el producto o servicio que desee modificar del cuadro de seleccin. 2. Escriba los nuevos valores en los cuadros de texto y en las casillas de opcin. (IMPORTANTE: Para cambiar el nombre del producto debe hacerlo desde el cuadro Nombre y no desde el cuadro de seleccin. 3. Presione el botn Guardar; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botn Guardar hasta que el mensaje Producto Actualizado con xito 5.3.4 CMO ELIMINAR UN PRODUCTO O SERVICIO Por cuestiones de seguridad y de mantenimiento de la integridad de la base de datos, no se permite eliminar producto y/o servicios, sin embargo usted puede desactivar el producto para que no se muestre dicho producto o servicio en el dilogo de Ventas o de Compras 1. Seleccione el producto o servicio que desee desactivar del cuadro de seleccin 2. Desmarque la casilla Producto Activado 3. Presione el botn Guardar Alternativamente puede eliminar un producto que no tenga ningn registro de Ventas y/o compras presionando el botn Eliminar

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5.4 CATLOGO DE PROVEEDORES Desde este apartado, usted podr Ver, consultar, agregar o modificar todos sus proveedores a quienes les compra.

Cuadro de seleccin

Fig.5.4 Catlogo de proveedores (Men de supervisoresCatlogos del programa Proveedores) a) Cuadro de seleccin Para ver un proveedor ya sea para consultarlo o para modificarlo, seleccione de este cuadro combinado el artculo que desee ver y automticamente se desplegar en los dilogos de abajo la informacin al respecto de el proveedor seleccionado. b) Nombre Se muestra el nombre del proveedor c) Direccin Se muestra la direccin del proveedor d) Colonia Se muestra la colonia del proveedor e) Ciudad Se muestra la ciudad del proveedor f) Cdigo Postal Se muestra el C.P. del proveedor g) Telfono 1, Telfono 2, Fax, Extensin Se muestran los telfonos de contacto h) Atencin Se muestra el nombre de la persona responsable de atenderle i) No. Cliente Se muestra el nmero de cliente que le genera el proveedor. j) Comentarios Escriba en este cuadro el comentario que desee del producto y/o servicio en cuestin. k) Proveedor Activado

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Active esta casilla cuando el proveedor le de servicio actualmente. Si lo desmarca no se mostrarn cuando seleccione el proveedor en la pantalla de seleccin de proveedores al realizar una nueva compra. l) Botn Agregar Proveedor Muestra en blanco todos los cuadros de texto y se prepara para agregar un nuevo Proveedor. Escriba el nombre del proveedor. Todos los dems campos son opcionales y se utilizan nicamente con fines de consulta. As mismo si desea cancelar la alta del nuevo producto o servicio, seleccione el botn Cancelar m) Botn Guardar Si ha presionado el botn Agregar proveedor anteriormente, intentar insertar un nuevo proveedor en la base de datos, de lo contrario guardar cualquier cambio que le haya hecho a la seleccin actual. n) Botn Cerrar Al presionar este botn se cerrar la ventana de Catlogo de proveedores y si no guard los cambios realizados estos se descartarn automticamente. 5.4.1 CMO CONSULTAR UN PROVEEDOR: Seleccione del cuadro combinado el proveedor que desee consultar 5.4.2 CMO AGREGAR UN NUEVO PROVEEDOR: 1. Presione el botn Agregar Proveedor; Ver que se oculta el cuadro de seleccin, el botn presionado cambia su nombre a Cancelar y el programa se sita automticamente en el cuadro de texto Nombre 2. Habilite la opcin Activado en caso de que este se encuentre deshabilitado. 3. Rellene el cuadros de texto Nombre y opcionalmente llene tambin los dems cuadros de texto que se utilizan solamente con fines de consulta. 4. Presione el botn Guardar; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botn Guardar. 5. Una vez finalizado se mostrar nuevamente el cuadro de seleccin, se cambiar el botn de Cancelar por el de Agregar Proveedor y automticamente se seleccionar el proveedor recin agregado.

Si en cualquier paso usted cometi un error, siempre puede usted presionar el botn Cancelar para volver al punto anterior. 5.4.3 CMO MODIFICAR UN PROVEDOR: 1. Seleccione el proveedor que desee modificar del cuadro de seleccin. 2. Escriba los nuevos valores en los cuadros de texto y en las casillas de opcin. (IMPORTANTE: Para cambiar el nombre del proveedor debe hacerlo desde el cuadro Nombre y no desde el cuadro de seleccin. 3. Presione el botn Guardar; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botn Guardar hasta que el mensaje Producto Actualizado con xito 5.4.4 CMO ELIMINAR UN PROVEEDOR: Por cuestiones de seguridad y de mantenimiento de la integridad de la base de datos, no se permite eliminar proveedores, sin embargo usted puede desactivar cualquier proveedor si es que ya no trabaja con esa empresa para que no se muestre dicho proveedor en la pantalla de seleccin de proveedores al realizar una nueva compra. Todos los reportes con ese proveedor se seguirn manteniendo. 1. Seleccione el producto o servicio que desee desactivar del cuadro de seleccin 2. Desmarque la casilla Producto Activado

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3. Presione el botn Guardar

5.5 COMPRAS Las compras son necesarias para que usted lleve un estricto control de las entradas de mercanca a su Cyber Caf y estas automticamente aumentan el inventario de productos para que estn disponibles a la venta, adicional a esto, alimentando el precio de costo de los productos, podrs tener en todo momento el costo de tu inventario totalmente actualizado.

Cuadro de seleccin de proveedores

Calendario que indica la fecha de la realizacin de la compra

Fig. 5.5 Seleccin de compras (Men de supervisores Catlogos del programa Compras)

Desde esta pantalla usted podr realizar una nueva compra seleccionando el proveedor, la fecha de la factura y el nmero de factura, adems de poder tambin consultar una compra realizada anteriormente buscndola por fecha o por nmero de factura.

5.5.1 CMO REALIZAR UNA NUEVA COMPRA 1. Asegrese de seleccionar la pestaa Crear nueva compra 2. Seleccione el proveedor de la compra del cuadro de seleccin de proveedores 3. Escriba el nmero de la nota o factura de la que realiza la compra 4. Seleccione la fecha de la nota o factura cuando realiz la compra 5. Seleccione el botn Capturar compra 5.5.2 CMO CONSULTAR UNA COMPRA HECHA ANTERIORMENTE 1. Asegrese de seleccionar la pestaa Consultar compras

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2. Si tiene a la mano la fecha de la factura seleccione del cuadro de seleccin de fecha y proveedor la fecha en la cual haya hecho la compra o 3. Si se sabe nicamente el nmero de nota o factura seleccione el nmero del cuadro de seleccin de factura 4. Presione el botn Consultar documento 5. Se mostrar la pantalla de la figura 5.6, solo que no se permitir realizar cambios de ningn tipo.

Posteriormente se va a mostrar la siguiente pantalla de compras en blanco si es una nueva compra o con los datos de la compra si es que es consulta.

Fig. 5.6 Compras (Men de supervisoresInventarioComprasNueva compra o consulta de compra existente)

5.5.3 CMO CAPTURAR LA COMPRA Una vez iniciada la compra como se vio en el apartado 5.5.1 nos aparecer la pantalla de la figura 5.6. Esta est dividida en 3 grandes partes que son 1. La captura de los productos que se muestra en la parte superior izquierda, el filtro de productos que se encuentra en la parte superior derecha y la descripcin actual de la compra que se muestra en la parte inferior. Veamos para que nos sirven. 1) Captura de los productos Mediante estas opciones, introduciremos partida por partida toda la informacin de la nota y/o factura que tengamos de nuestro proveedor. Los campos son a) Cant (F2) Introduzca la cantidad de productos que indica el documento, tambin accesible rpidamente al presionar la tecla F2 b) Descripcin (F3)

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c)

d)

e)

f)

g)

Escriba las primeras letras del producto que se nos indica en el documento, al hacerlo automticamente se seleccionar el producto de la lista. Si quiere navegar algn producto arriba o abajo del que est seleccionado, use las flechas Arriba y Abajo de su teclado para navegar por productos. A este cuadro tambin accedes rpidamente presionando la tecla F3 Cdigo (F4) Si ests capturando la compra mediante escaner de cdigo de barras, posicinate en esta casilla y escanea el producto para que se seleccione automticamente. Tambin accedes rpidamente con la tecla F4 Precio de costo (F5) Este espacio nos permite introducir el costo del producto tal y como lo compramos incluyendo impuestos si es que lo tiene. Si es que tienes habilitada en las opciones avanzadas de generar un gasto automticamente al capturar una compra es muy importante que captures el costo real que se indica en tu documento ya que si no, no cuadrar el gasto realizado con el importe de la compra fsica. Accesas rpidamente presionando la tecla F5. Impuesto Selecciona el tipo de impuesto que tenga el producto comprado. Consulta el catlogo de impuestos para ms opciones ms adelante en este mismo manual. Lista de productos Muestra por omisin, toda la lista de productos activados en el sistema. Si se desea ver solo un subconjunto de todos estos registros, podemos filtrar la informacin nicamente de ciertos registros. Botn Agregar Al presionar el botn o al presionar la tecla Enter en cualquiera de las secciones en donde se encuentre en la compra, el producto seleccionado de la lista de productos se intentar agregar a la compra siempre y cuando todos los datos estn correctos. Si el precio de costo es 0, se mostrar una leyenda que te advierte de que se guardar el producto sin costo, ya ser responsabilidad tuya si lo guardas, lo nico que se afectara sera el coste de tu inventario.

2) Filtro de productos Mediante estas opciones, cuando tengamos un catlogo de productos muy grande, podremos seleccionar solo un subconjunto de registros para que la bsqueda manual se facilite. Podemos filtrar por categora y subcategora, as como por nombre de producto y por cdigo de producto. Al presionar el botn Aplicar filtro o la tecla F10 a) Mostrar los productos de la categora Seleccione la categora de productos que desee incluir en el filtro. Si desea incluir todas seleccione la opcin Todas las Categoras b) Y la subcategora Seleccione la subcategora de la categora seleccionada en el inciso a que desee incluir en el filtro. Si desea incluir todas las subcategora de la categora seleccionada seleccione Ninguna SubCategora c) Que el nombre del producto contenga Escriba toda o solo una parte de el/los producto que desee filtrar d) Que el cdigo del producto contenga Escerriba toda o solo una parte del cdigo de los productos que desee filtrar e) Botn Aplicar filtro (F10) Aplica el filtro con las condiciones de los incisos a, a la d y con esta informacin rellena la lista de productos para que al buscar los productos sea ms rpida la bsqueda f) Mostrar todos los artculos(F11) Si no desea aplicar un filtro solo presione el botn y se mostrarn todos los artculos como cuando se abri la pantalla originalmente. 3) Descripcin actual de la compra En este recuadro se irn mostrando todas las partidas conforme las vaya capturando mostrando la cantidad, cdigo, descripcin, precio unitario de costo, el impuesto unitario y el subtotal. Adicionalmente, si tiene marcada la opcin de la configuracin avanzada de Mostrar en las compras y en el reporte diario

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la comparativa de precio de costo contra venta, se mostrar el precio unitario de venta y el precio total de la venta si es que se vendieran todos los productos de la partida actual. La compra se puede modificar tantas veces se requiera siempre y cuando no se haya guardado. Si comete un error antes de guardar solo seleccione la partida actual y presione doble clic para borrar la partida, si introduce un producto que ya haya metido, este se agregar en el mismo rengln sumando las cantidades previamente introducidas. Una vez guardada la compra y aceptada la advertencia que esta no se puede modificar, no habr ninguna manera de revertir el proceso.

NOTA. Las compras una vez guardadas no se pueden modificar

5.6 MOVIMIENTOS AL INVENTARIO Alternativamente a las diferentes formas de manipular las existencias en su cyber caf, hay una forma adicional de manipular sus inventarios. Esto se llama movimientos al inventario y su objetivo es principalmente llevar un registro estricto de cualquier movimiento de productos ya sea ventas, cambios, devoluciones o simplemente entrada de mercanca. El sistema tiene por omisin 5 tipos diferentes de movimientos al inventario que son: Compras, Ventas, Devoluciones, Ajuste de inventario (Sobrante) y Ajuste de inventario (Faltante). Antes de realizar cualquier tipo de movimiento ser necesario analizar si alguno de estos 3 tipos bsicos de movimientos son suficientes o si se desea agregar un nuevo movimiento para esto deber dirigirse al catlogo de movimientos al inventario, posteriormente deber crear el movimiento seleccionando nuevo movimiento. Al finalizar podr consultar cualquier tipo de movimientos. 5.6.1 CATALOGO DE MOVIMIENTOS AL INVENTARIO

Cuadro de seleccin

Fig 5.7 Catlogo de Movimientos (Men de supervisores Inventario Movimientos al Inventario Catlogo de Movimientos al Inventario )

a) Cuadro de seleccin Para ver un movimiento ya sea para consultarlo o para modificarlo, seleccione de este cuadro combinado el nombre del movimiento que desee ver y automticamente se desplegar en los dilogos de abajo la informacin al respecto de el movimiento al inventario seleccionado. b) Nombre Se muestra el nombre del proveedor

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c) Tipo de Movimiento En cada movimiento al inventario hay un tipo bsico de movimiento; esto es, Entrada de inventario o salida de inventario d) Comentarios Escriba en este cuadro el comentario que desee de movimiento al inventario e) Botn Agregar Movimiento Muestra en blanco todos los cuadros de texto y se prepara para agregar un nuevo tipo de movimiento al inventario. Escriba el nombre del movimiento, el tipo de movimiento y un comentario. Si desea cancelar la alta del nuevo movimiento al inventario, seleccione el botn Cancelar f) Botn Guardar Si ha presionado el botn Agregar Movimiento anteriormente, intentar insertar un nuevo movimiento al inventario en la base de datos, de lo contrario guardar cualquier cambio que le haya hecho a la seleccin actual. g) Botn Cerrar Al presionar este botn se cerrar la ventana de Catlogo de movimientos al inventarioJ y si no guard los cambios realizados estos se descartarn automticamente.

5.6.2 NUEVO MOVIMIENTO

Fig 5.8 Realizar nuevo movimiento ( Men de supervisores Catlogos del programa Movimientos al Inventario Nuevo Movimiento ) Esta pantalla permite realizar cualquier tipo de movimiento al inventario que desee. Para hacer lo haga lo siguiente: 1. Escriba el nmero del documento al que hace referencia el movimiento a realizar 2. Seleccione del cuadro de Tipo de Movimiento el movimiento a realizar (Si no aparece el tipo deseado consulte la seccin 5.6.1 anteriormente en este mismo manual) 3. Escriba la cantidad de los artculos a mover 4. Seleccione del cuadro de productos el artculo al que desee realizar el movimiento 5. Seleccione el botn Agregar 6. En caso de equivocarse en cualquier paso anterior, solo seleccione del cuadro de movimientos, el movimiento deseado, haga doble clic y siga las instrucciones en pantalla para eliminar el movimiento o modificarlo. 48

a) Botn Aceptar Guarda todos los movimientos generados en el momento actual y cierra la pantalla de Nuevo Movimiento b) Botn Eliminar Todo Elimina todos los movimientos generados en el momento actual y limpia el cuadro de movimientos. c) Botn Exportar a MS Excel Exporta el contenido de las celdas de movimientos al inventario a una hoja electrnica de MS Excel (Requiere MS Excel instalado)

5.7 INVENTARIOS FSICOS La primera vez que usted capture su catlogo de productos, as como al momento de hacer una auditora a sus inventarios, usted podr cuadrar sus inventarios viendo una relacin de la cantidad terica que tiene el sistema contra la cantidad fsica que efectivamente hay as como una columna de diferencias netas. Esta til funcin, le permitir saber con exactitud de faltantes en su inventario de forma inmediata adems de guardar un registro de estos. 5.7.1 CREACIN DE UN NUEVO INVENTARIO FSICO Lo primero que necesitamos, es entrar al men de inventarios fsicos para poder crear uno.

Fig 5.9 Creacin de un nuevo inventario fsico (Men de supervisores Catlogos del programa Movimientos al Inventario Inventario fsico )

a) Botn Cancelar Cierra la pantalla actual y cancela la creacin del inventario fsico b) Botn Levantar nuevo inventario Abre una ventana de captura del nuevo inventario fsico.

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Fig 5.10 Captura del inventario fsico ( Men de supervisores Catlogos del programa Movimientos al Inventario Inventario fsico Capturar nuevo inventario ) a) Pestaas Manual/Cdigo de Barras Intercambia el modo de captura de datos, la captura manual nos pide introducir la Cantidad y el producto a cuadrar inventario de forma manual utilizando el cuadro de seleccin, la captura por cdigo de barras simplemente nos muestra un cuadro en donde debemos capturar con el escaner de cdigo de barras los productos a inventariar. b) Cantidad Si la pestaa est en modo de captura manual, introducimos la cantidad de productos recin contados c) Cuadro de seleccin de productos Si la pestaa est en modo de captura manual, seleccionamos el producto que acabamos de contar d) Cuadro de texto en pestaa Cdigo de barras Nos permite escanear el producto que estemos contando, para evitar tener que escanear varios artculos de un mismo producto, anteponemos la cantidad seguida de un asterisco (smbolo x) y enseguida escaneamos el artculo contado. e) Botn Agregar Si la pestaa est en modo de captura manual, presionndolo se agregar el producto seleccionado a la lista del inventario fsico. f) Tabla de inventario fsico Muestra de forma grfica todos los productos capturados en el inventario fsico, as como una comparativa de lo que tiene el sistema contra el inventario fsico para mostrar adicionalmente la diferencia. Si es faltante se ver de color rojo, si es sobrante se ver de color azul, y si es idntico se mostrar de color negro. g) Comentarios En este recuadro el que levanta el inventario fsico puede poner cualquier tipo de comentarios, como las razones por las que hay tanto faltante o incluso observaciones del empleado en turno. h) Botn de Excel Exporta los registros a una hoja de Excel i) Botn Cancelar Elimina todas las partidas y se sale de la captura del inventario fsico sin afectar ninguna existencia j) Botn Guardar

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Despus de advertir al usuario que la captura del inventario fsico no se puede modificar, guarda las nuevas existencias en el sistema y se sale de la pantalla de captura.

5.7.2 CONSIDERACIONES ADICIONALES Si usted se equivoc al teclear algn producto, simplemente seleccinelo de la lista, de doble clic y seleccione la opcin Eliminar. Si est en captura manual y encontr un producto que ya haba contado, simplemente introdzcalo nuevamente para que el sistema lo sume a lo ya contado Si est en captura por cdigo de barras, cada escaneo que usted haga de un mismo artculo se ver reflejado en una sola partida, aumentndose cada vez la cantidad contada. El sistema internamente realiza un movimiento al inventario por Ajuste de inventario (Sobrante) o Ajuste de inventario (Faltante) por cada partida con diferencias.

5.7.3 CMO CONSULTAR UN INVENTARIO FSICO HECHO ANTERIORMENTE 1. Asegrese de seleccionar la pestaa Consulta 2. Seleccione el cajero que desee consultarle los inventarios levantados o seleccione Todos del cuadro de seleccin de cajeros. 3. Seleccione de las pestaas la opcin que ms se adecue a la bsqueda de los inventario fsicos (Hoy, Semana actual, mes actual) o personalizado si es que es de meses anteriores 4. Se auto llenar la lista con los inventarios levantados 4. De doble clic al inventario que desee consultar 5. Se mostrar la pantalla de la figura 5.10, solo que no se permitir realizar cambios de ningn tipo.

5.8 CLIENTES Todo negocio necesita llevar un control de qu clientes son a los que les est vendiendo, ya sea para poderles ofrecer descuentos o tarifas preferenciales o simplemente por tener la estadstica de los mismos. Cyber Admin Control desde su versin 2.45 incorpor un sistema de control de clientes desde los cuales usted puede crearlos, modificarlos y consultarlos. Para acceder al catlogo de clientes no hay ms que dar con el botn secundario al tercer dibujo de izquierda a derecha en la barra de herramientas como se muestra en la siguiente figura.

Fig 5.11 Ubicacin del catlogo de clientes ( Clic derecho del ratn sobre la figura ) Al darle clic con el botn derecho del ratn sobre la figura mostrada, se mostrar la siguiente pantalla.

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Cuadros de seleccin rpida de clientes.

Fig. 5.12 Catlogo de Clientes (Clic derecho 3 figura de izquierda a derecha en el men principal) a) Cuadros de seleccin rpida Permiten seleccionar rpidamente un cliente ya sea para consultarlo o modificarlo. Las opciones de seleccin rpida abarcan: ii. Apellido iii. Nombre iv. Nick v. Telfono 1 vi. E-mail b) Nombre Se muestra el nombre del cliente c) Apellidos Se muestra el apellido del cliente d) Nick Se muestra el nick del cliente (El nick o apodo, es muy importante, ya que se utiliza en innumerables opciones de Cyber Admin Control y es preferible utilizar en este campo un nombre o nmero descriptivo que tanto usted como el cliente identifiquen. e) Password Se muestra el password del cliente (Este, junto con el nick, son una de las posibles opciones de inicio en la pantalla de inicio de sesin avanzada del programa cliente). f) Ficha Principal i) Direccin

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Se muestra la direccin del cliente. Opcionales en la captura ii) Cdigo Consecutivo automtico que identifica al cliente por un cdigo numrico. Este lo asigna automticamente el sistema y no se puede modificar. iii) E-mail Se muestra el e-mail del cliente (opcional) iv) Telfono1 y Telfono 2 Telfonos opcionales en la captura del cliente g) Casilla de verificacin de activado Esta casilla indica si el cliente se encuentra en estado de activado en el momento actual. Siempre que la casilla est activada, al usuario se le permitirn los inicios de sesin en la pantalla de inicio de sesin avanzada del cliente, as como tambin se mostrar su nombre en las bsquedas de clientes en las pantallas de venta. Si el cliente deja de serlo, simplemente desactive la casilla y este ya no se mostrar en las pantallas mostradas anteriormente pero se seguirn manteniendo sus historiales de venta intactos. h) Lista de precios Seleccione la lista de precios que le quiera otorgar al cliente. Las opciones son Precio1, Precio 2 y Precio 3. Los precios de los productos los puede modificar desde el catlogo de productos como se vio anteriormente en este mismo manual.

i) Ficha Foto

Fig. 5.13 Catlogo de Clientes (Clic derecho 3 figura de izquierda a derecha en el men principa Ficha Foto) i) Archivo Se muestra la ruta completa del archivo donde se guarda la imagen del cliente. ii) Opciones de carga de imagen ii.1) Manual Si se elije, la foto no se cargar automticamente al seleccionar un cliente agilizando la navegacin por los clientes. Para mostrar la imagen, debers presionar el botn Recargar ii.2) Automtica Si se elije, la foto se carga automticamente al seleccionar un cliente de la barra de seleccin mltiple. Esto hace un poco ms lenta la navegacin de clientes ya que el programa tiene que leer la imagen y cargarla. ii.3) Botn Imprimir credencial Si se elije, se imprime la credencial del cliente. Deber primero configurar la credencial ii.4) Botn configurar Credencial Muestra una ventana desde donde se pueden configurar 3 opciones principales. La imagen de fondo de la credencial con sus mrgenes X, Y, ancho y alto, La posicin posicin en la credencial del cdigo de barras as como la cantidad de dgitos que se incluirn en esta, la ubicacin de la fotografa del cliente as como sus mrgenes X, Y, ancho y alto y por ltimo la ubicacin (X y Y) del nombre del cliente as como un cuadro de seleccin de la fuente y sus atributos. Cabe hacer mencin que todas las 53

unidades de medida son en milmetros y prcticamente se puede configurar cualquier tipo de credencial del cliente. ii.5) Botn Recargar Si se presiona y la opcin de carga de imagen est en Manual, la imagen se cargar y se mostrar.

j) Ficha Cyber

Fig. 5.14 Catlogo de Clientes (Clic derecho 3 figura de izquierda a derecha en el men principa Ficha Foto) i) Cobrar usando i.1 Tarifa Normal. Cobra como cualquier versin anterior ha cobrado anteriormente utilizando la tarifa normal de cobros que cuadre con la fecha y hora actual. i.2 Tarifa promocional Aqu usted debe seleccionar una tarifa de todas las tarifas que usted ha creado en la seccin Promociones y es til para cobrarle a un cliente con una tarifa promocional ya sea que sea un cliente frecuente o que simplemente le queramos dar una tarifa especial por ser un conocido o un empleado. Para dar de alta las tarifas promocionales dirjase al men de supervisores Configuracin Pestaa Programa SubPestaa PRESENTACIN Pestaa de seccin Promociones Botn Nueva tarifa

ii) Horas acumuladas Parcial, Semanal, Mensual, Anual, Total Estas casillas son de solo lectura y le muestran en todo momento el historial de consumo de renta de PCs en forma de horas y minutos. Parcial: Le muestra el total de consumo hasta que usted lo restablezca con el botn ubicado en la parte inferior del mismo. Semanal: Le muestra el total de consumo de la semana actual y se restablece al detectar un cambio de semana Mensual: Le muestra el total de consumo del mes actual y se restablece al detectar un cambio de mes Anual: Le muestra el total de consumo del ao actual y se restablece al detectar un cambio de ao Total: Le muestra el total consumido del cliente y no hay forma de restablecerlo. iii) ltima visita Indica la ltima fecha que el cliente en cuestin realiz un consumo en su cyber caf, ya sea rentando un equipo o comprando cualquier cosa de su inventario. Esta casilla es de solo lectura iv) Fecha de registro

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Indica la fecha en que el cliente se dio de alta en el sistema. Esta casilla es de solo lectura, v) Saldo k) Comentarios Muestra los comentarios del cliente actual. l) Botn Agregar Cliente Muestra en blanco todos los cuadros de texto y se prepara para agregar un nuevo Cliente. Escriba el nombre del Cliente y su nick. Todos los dems campos son opcionales y se utilizan nicamente con fines de consulta. As mismo si desea cancelar la alta del nuevo cliente, seleccione el botn Cancelar m) Botn Guardar Si ha presionado el botn Agregar Cliente anteriormente, intentar insertar un nuevo cliente en la base de datos, de lo contrario guardar cualquier cambio que le haya hecho a la seleccin actual. n) Botn Cerrar Al presionar este botn se cerrar la ventana de Catlogo de clientes y si no guard los cambios realizados estos se descartarn automticamente.

5.8.1 CMO CONSULTAR UN CLIENTE Seleccione de cualquiera de los cuadros de seleccin el cliente que desee consultar 5.8.2 CMO AGREGAR UN NUEVO CLIENTE: 7. Presione el botn Agregar Cliente; Ver que se deshabilitan los cuadros de seleccin, el botn presionado cambia su nombre a Cancelar y el programa se sita automticamente en el cuadro de texto Nombre 8. Active la casilla de Cliente activado 9. Rellene los cuadros de Nombre, Apellido, Nick, e-mail, etc. 10. Presione el botn Guardar; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botn Guardar. 11. Una vez finalizado se habilitar nuevamente los cuadros de seleccin, se cambiar el botn de Cancelar por el de Agregar Cliente y automticamente se seleccionar el cliente recin agregado.

Si en cualquier paso usted cometi un error, siempre puede usted presionar el botn Cancelar para volver al punto anterior. 5.8.3 CMO MODIFICAR UN CLIENTE 12. Seleccione el cliente que desee modificar del cuadro de seleccin 13. Escriba los nuevos valores en los cuadros de texto y en las casillas de opcin. (IMPORTANTE: Para cambiar el nombre del cliente debe hacerlo desde el cuadro Nombre y no desde el cuadro de seleccin. 14. Presione el botn Guardar; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botn Guardar hasta que el mensaje Cliente Actualizado con xito

5.8.4 CMO ELIMINAR UN CLIENTE Por cuestiones de seguridad y de mantenimiento de la integridad de la base de datos, no se permite eliminar clientes, sin embargo usted puede desactivar el cliente para que no se muestre dicho cliente en el dilogo de Ventas o de Prepagos y que los clientes no lo puedan seleccionar desde la pantalla de inicio de sesin avanzada.

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5.9 PUNTOS DE VENTA Imagine controlar un mismo inventario mediante 2 o ms puntos de venta, dar de alta compras en un punto de venta mientras no interrumpe la venta de productos desde otro. En uno consultando reportes mientras en el otro est haciendo un ajuste de inventario, controlar tantas cajas como quiera controlando en todo momento el dinero que hay en cada una de forma totalmente independiente; todo esto es posible mediante la utilizacin de puntos de venta adicionales. A partir de la versin 3.0, Cyber Admin Control es capaz de manejar tantos puntos de venta como usted requiera. Esto es de gran utilidad para negocios muy grandes donde el cobro desde una nica computadora deriva en filas interminables que el cajero no se da abasto en atender. Para solucionar esto, se pueden agregar tantos puntos de venta como requiera; estos requieren de una licencia adicional con un costo de $1500 si es solo punto de venta (No se rentan PCs ni consolas) y en $2000 si es un servidor completo adicional (Ventas y rentas de PCs y/o consolas). El catlogo de puntos de venta lo encuentras en el men de supervisores Catlogos del programa Puntos de venta.

Fig. 5.15 Catlogo de puntos de venta

La pantalla del catlogo de puntos de venta (Fig 5.15) cuenta con diversas opciones como son: 1.Seleccin del punto de venta Permite seleccionar el punto de venta deseado. Por omisin el sistema nicamente est registrado con el punto de venta 1. 2.No. De punto de venta Indica el nmero de punto de venta seleccionado en el selector de puntos de venta 3.Provisin inicial Indica la provisin inicial de ese punto de venta. Se puede cambiar desde esta pantalla cuando se desee no olvidando que se levantar un mensaje de inters al supervisor. Cualquier cajero puede cambiar la provisin inicial siempre y cuando tenga habilitada la opcin Puede cambiar su provisin inicial. Esta provisin inicial tambin puede ser cambiada desde la pantalla de reportes. 4.Exigir contar el dinero en caja antes de hacer el corte Si activa esta opcin aunado a no permitir que los cajeros tengan acceso a los reportes de ventas del da en el catlogo de cajeros, al momento de realizar el corte y antes de ver cualquier cosa, se le exigir al cajero introducir cunto dinero tiene en caja (Dinero total incluyendo provisin inicial). Esto para evitar que cuadre su

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caja y usted posteriormente podr ver las diferencias de dinero entre el dinero contado por el cajero contra el dinero que dice el sistema que debe haber. 7.Comentarios Comentarios opcionales del punto de venta, tiles nicamente para consulta interna. 5.9.1 CMO CONSULTAR UN PUNTO DE VENTA Seleccione del cuadro de seleccin el punto de venta que desee consultar 5.9.2 CMO AGREGAR UN NUEVO PUNTO DE VENTA a) Presione el botn Agregar PV; Ver que se deshabilitan los cuadros de seleccin, el botn presionado cambia su nombre a Cancelar y el programa se sita automticamente en el cuadro de texto No. De punto de venta (2-99) b) Introduzca el nmero de punto de venta (del 2 al 99 ya que el 1 siempre existe) c) Introduzca la provisin inicial as como decida si el cajero va a tener que contar el dinero antes de realizar el corte; Opcionalmente escriba comentarios. d) Presione el botn Guardar; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botn Guardar. e) Una vez finalizado se habilitar nuevamente el cuadro de seleccin, se cambiar el botn de Cancelar por el de Agregar PV y automticamente se seleccionar el punto de venta recin agregado. Si en cualquier paso usted cometi un error, siempre puede usted presionar el botn Cancelar para volver al punto anterior. IMPORTANTE: Los puntos de venta adicionales se venden como licencias adicionales. Pregunte precios antes de agregar cajas adicionales. 5.9.3 CMO MODIFICAR UN PUNTO DE VENTA Una vez creado un punto de venta, no le puede cambiar el nmero en ningn momento, lo nico modificable es la Provisin inicial, la opcin de si se exige o no a los cajeros a contar el dinero cuando hagan un corte y los comentarios. a) Seleccione el punto de venta que desee modificar del cuadro de seleccin b) Modifique los valores que desee c) Presione el botn Guardar; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botn Guardar hasta que el mensaje Punto de venta Actualizado con xito

5.9.4 CMO ELIMINAR UN PUNTO DE VENTA Por cuestiones de seguridad y de mantenimiento de la integridad de la base de datos, no se permite eliminar puntos de venta. 5.9.5 COMO SE INSTALA Y USA UN NUEVO PUNTO DE VENTA Primeramente deber haber creado un nuevo punto de venta en el programa principal. Supondremos para el ejemplo que voy a mostrar que se cre el punto de venta No. 2.

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1) Usted deber instalar un nuevo servidor Cyber Admin Control siguiendo el proceso de instalacin que detalla este manual, ejecutarlo 1 vez, identificar el directorio de datos de esta PC como se muestra en el punto 2, pero en la PC que acabamos de instalar. Cerrar el programa. 2) En el servidor principal, ubicar la carpeta de datos de Cyber Admin Control, para esto, con el programa encendido, abrimos la pantalla principal y en el cono de minimizar, le damos un clic derecho para posteriormente seleccionamos la opcin Acerca de. En esta pantalla, en la parte inferior, se muestra un directorio de datos. Debers compartirlo con privilegios de lectura/escritura y en la PC con el punto de venta adicional, debers conectar la unidad recin compartida a una letra de unidad. Para este ejemplo pondremos P: 3) Abrir el directorio de datos de la PC recin instalada con el nuevo punto de venta y ubicar el archivo var.ini 4) En el archivo var.ini iremos a la seccin DSN y posteriormente ubicaremos CadenaConexion. Reemplazar la parte de dice DBQ que apunta a una carpeta local al archivo servidor.mdb para apuntarlo ahora a la nueva carpeta recin conectada, para que quede a Dbq=P:\Servidor.mdb; y guardar el archivo. 5) Iniciar con el programa, ponemos la contrasea y en donde dice No. De punto de venta introducir el nmero 2, intentaremos iniciar sesin y nos pedir reiniciar el programa por el cambio de punto de venta. 6) Iniciamos nuevamente el programa y ya estaremos ahora con el punto de venta 2. Si no hemos registrado el programa nos pedir la licencia dndonos 15 das de gracia para adquirirla. Es importante saber que este punto de venta estar permanentemente enganchado con la PC principal misma que ser la nica que guarda todo lo referente a las ventas y rentas, por lo que si por cualquier motivo se pierde la conexin, el punto de venta adicional dejar de funcionar. Tenemos diversas opciones de conexin entre las que incluyen dejar un servidor de base de datos dedicado en la que se almacenarn todos los datos del programa para no depender de una sola PC que puede estar sujeta a los usos que le den los cajeros. Actualmente soportamos manejadores de base de datos como Access (El que trae por omisin), SQL Server en cualquiera de sus versiones, MySQL, Postgres y DB2.

5.10 IMPUESTOS Los impuestos son un mal necesario que todos debemos de cubrir en algn momento, por tal motivo, Cyber Admin Control anteriormente manejaba un nico impuesto en su catlogo, sin embargo a partir de la versin 3.0, permite manejar un completo catlogo de impuestos para llevar un control de lo pagado y cobrado por este concepto. Por omisin el sistema solo viene integrado con un impuesto llamado Exento con tasa 0 y para el caso de que usted no quiera saber nada al respecto, no es necesario meterse en este apartado. El catlogo de impuestos lo encuentras en el men de supervisores Catlogos del programa Impuestos.

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Fig. 5.16 Catlogo de Impuestos (Men de supervisores Catlogos del programa Impuestos)

La pantalla del catlogo de impuestos (Fig 5.16) cuenta con 3 opciones que son: 1.Seleccin del impuesto Permite seleccionar el impuesto a modificar, por omisin el sistema solo cuenta con el impuesto Exento 2.Nombre del impuesto Indica el nombre del impuesto seleccionado en el selector de impuestos. 3.% de impuesto Muestra el porcentaje de impuesto que aplicara a productos con este impuesto seleccionado. 4.Comentarios Comentarios opcionales del impuesto, tiles nicamente para consulta interna. 5.10.1 CMO CONSULTAR UN IMPUESTO Seleccione del cuadro de seleccin el impuesto que desee consultar 5.10.2 CMO AGREGAR UN NUEVO IMPUESTO a) Presione el botn Agregar Impuesto; Ver que se deshabilitan los cuadros de seleccin, el botn presionado cambia su nombre a Cancelar y el programa se sita automticamente en el cuadro de texto Nombre b) Introduzca el Nombre del impuesto c) Introduzca la tasa de impuesto a aplicar (En porcentaje 0-100) d) Presione el botn Guardar; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botn Guardar. e) Una vez finalizado se habilitar nuevamente el cuadro de seleccin, se cambiar el botn de Cancelar por el de Agregar Impuesto y automticamente se seleccionar el impuesto recin agregado Si en cualquier paso usted cometi un error, siempre puede usted presionar el botn Cancelar para volver al punto anterior. Una vez agregado el tipo de impuesto, este estar disponible automticamente en el catlogo de productos y en la pantalla de compras.

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5.10.3 CMO MODIFICAR UN IMPUESTO a) Seleccione el impuesto deseado desde el selector de impuestos b) Modifique el campo Nombre, % de impuesto y Comentarios de ser necesario c) Presione el botn Guardar y se le mostrar un mensaje con el xito del cambio del impuesto

5.10.4 CMO ELIMINAR UN IMPUESTO Por cuestiones de seguridad y de mantenimiento de la integridad de la base de datos, no se permite eliminar impuestos del sistema.

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6. Prepagos
Los prepagos son muy tiles en los cyber cafs, sirven de gran utilidad para premiar con tarifas preferenciales a clientes constantes, permiten la captacin de recursos por adelantado y principalmente, si usted tiene habilitado el Inicio de sesin avanzado en las terminales cliente, sus clientes de prepago no lo molestarn para iniciar sesin en las mquinas. Pero antes de manejar el sistema de prepagos son necesarias 5 cosas: 1. Dar de alta el Prepago en el catlogo de productos y dejar desmarcada la opcin Es un servicio 2. Dirigirse al men de supervisores Catlogos del programa Prepagos Configuracin de prepagos y configurar los parmetros principales del prepago como el nombre, el tiempo total, la seccin a la que aplica y el tiempo mnimo de resta. 3. Generar los cdigos de prepagos para utilizarse 4. Vender el prepago y de preferencia en ese mismo momento asignrselo a un cliente 5. Tener el sistema configurado para permitir el inicio de sesin avanzada. (Men de supervisores Configuracin Pestaa Cliente Casilla Utilizar el inicio de sesin avanzado Una vez hecho estas 3 cosas ya se pueden vender. Pero veamos cada uno de los pasos a detalle. Crearemos un prepago de 4 horas con 0 minutos y este tendr un costo de $40.00 6.1 ALTA DE LOS PREPAGOS EN EL CATLOGO DE PRODUCTOS Entramos al catlogo de productos y seleccionamos la opcin Agregar Producto como se vi en la seccin 4.3 de este manual. En el campo nombre escribiremos Prepago de 4 horas, el cdigo de barras es opcional y en el precio escribimos 40.00 y nos aseguramos que la casilla de Verificacin Activado est marcada as como la casilla de verificacin Es un Servicio est desmarcada. Eso sera lo nico bsico para dar de alta el prepago. Presionamos el botn de guardar hasta que nos quede ms o menos la siguiente figura

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Fig. 6.1 Alta de prepago de ejemplo (Catlogo de poductos)

6.2 CONFIGURACIN DEL PREPAGO Posteriormente debemos configurar las opciones del prepago como son los das de vencimiento, el tiempo total que cubre el prepago, los minutos mnimos que se restan y otras cosas como se muestra en la siguiente pantalla..

Fig. 6.2 Configuracin de prepagos (Men de supervisores Catlogos del programa Prepagos Configuracin de prepagos)

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Veamos todos los campos en detalle. a) Nombre Aqu usted debe insertar el nombre que le quiera dar al prepago. De manera predeterminada recomendamos que sea el mismo nombre que le puso al producto (lo que se hizo en la seccin 6.1) para tener una uniformidad en los nombres pero en realidad le puede poner el nombre que usted desee. b) Das Vencimiento Nmero de das desde los que se vende el prepago hasta que el cliente lo puede usar. Tambin podra considerarse como Tiempo de vigencia del prepago. Una vez que la fecha de la vigencia sea mayor que el da actual, el prepago ya no se podr utilizar aunque reste tiempo de uso. c) Tiempo Total Indica el tiempo total en Horas y Minutos en los que el usuario podr usar sus equipos. La primera casilla se refiere al nmero de horas y la segunda al nmero de minutos. La figura 6.2 nos muestra para nuestro ejemplo 4 Horas y 0 minutos para un total de 240 minutos. d) Restar por sesin al menos Cuando trabaje con prepagos, usted se dar cuenta que muchas veces los clientes solo llegarn a consultar sus correos electrnicos en menos de 5 minutos y se irn para regresar nuevamente. En estos casos usted puede configurar un tiempo mnimo de descuento para que se le descuente al prepago cuando el usuario usa menos de ese nmero de minutos. En el caso de ejemplo nosotros seleccionamos 5 minutos. Esto es, si el cliente llega y est 3 minutos solamente, el programa automticamente descontar 5 minutos ya que este es el tiempo mnimo de estancia. e) Seccin a la que aplica el prepago Debido a que esta versin soporta multisecciones con equipos desconectados, adicionalmente deberemos seleccionar la seccin a utilizar, Predeterminadamente se muestra Renta de mquinas en General que deber utilizar si usted no utiliza las multisecciones. f) Producto relacionado Aqu usted deber seleccionar el producto que dimos de alta en la seccin 6.1. En este caso Prepago de 4 horas. Una vez que seleccione un producto y cree prepagos con este, ya no lo podr cambiar. Al finalizar no nos queda ms que presionar el botn Guardar. Veremos si no nos muestra algn error el programa que debamos corregir. Si todo sale bien, la nueva configuracin de prepago se mostrar en la parte superior en un cuadro de seleccin. 6.3 GENERACIN DE PREPAGOS Hasta aqu nosotros ya creamos una configuracin de prepagos, ahora lo nico que har falta es Generar los prepagos para poderlos vender, esto es generar cdigos aleatorios referenciados a una configuracin de prepago realizada anteriormente. Para nuestro ejemplo, vamos a suponer que queremos dejar 10 cdigos de prepago de 4 horas y lo haremos de la siguiente forma. Seleccionaremos el men de supervisores Catlogos del programa Prepagos Generacin de prepagos hasta que nos aparezca la figura siguiente.

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Fig. 6.3 Generacin de prepagos (Men de supervisores Catlogos del programa Prepagos Generacin de prepagos) Analizemos todas las opciones que nos muestra la figura 6.3 a) Generar Aqu escribiremos el nmero de prepagos que queremos generar. En este caso 10 b) Prepagos de tipo Aqu seleccionaremos del cuadro combinado el prepago configurado en el paso 6.2 en este caso llamado Prepago de 4 horas c) Generar los prepagos utilizando Los prepagos en general consisten en 10 caracteres entre los cuales pueden ser i Solo texto Los 10 dgitos se componen nicamente de caracteres alfabticos esto es, letras maysculas de la A a la Z ii Slo nmeros Los 10 dgitos se componen nicamente de caracteres numricos, esto es, nmeros del 0 al 9 iii Mixto Los 10 dgitos se componen de forma mixta entre caracteres numricos y alfabticos, esto es las letras maysculas de la A a la Z y nmeros del 0 al 9. d) Botn Generar Una vez que hayamos configurado los 3 puntos anteriores al presionar este botn se generarn el nmero de prepagos indicados en el punto 1 del tipo indicado en el punto 2 y utilizando las combinaciones elegidas en el punto 3. Aqu es necesario al finalizar exportar todos los cdigos a excel ya que estos prepagos automticamente incrementan las existencias del producto referenciado al prepago y son los que les tendremos que dar a los clientes para su venta. e) Botn Cerrar Cierra la pantalla actual. f) Cuadrcula Todos los prepagos generados en esta pantalla, pueden ser varios y de varios tipos, se irn mostrando en esta cuadrcula nicamente con fines descriptivos y de consulta. g) Botn Excel Exporta el contenido de la cuadrcula en el punto anterior hacia la aplicacin Excel de Microsoft.

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Ahora si. Si sigui todos los pasos al pie de la letra, tendremos en nuestro inventario 10 prepagos del tipo Prepago de 4 horas a un precio de venta de 40.00 teniendo un tiempo total por prepago de 4 horas y 0 minutos. El siguiente paso para utilizarlos ser crear una venta. Pero eso lo veremos en el captulo siguiente.

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7. Ventas
Hay 2 tipos posibles de ventas en Cyber Admin Control: 1. Venta de mostrador Es aquella venta que se realiza a cualquier persona que llega a su Cyber Caf por un diskette, una coca-cola o cualquier producto y/o servicio sin que desee rentar una mquina. Todas estas ventas se almacenan internamente como si se hubieran vendido a una mquina llamada General 2. Venta a un cliente usando una mquina en su cyber caf o un equipo desconectado como play-station o XBox Es aquella que se realiza a un usuario de su Cyber Caf que est usando una estacin remota. Se almacenan tanto los artculos como productos y/o servicios como la hora de inicio y la hora de trmino y el concepto de renta de equipo. 7.1 REALIZAR UNA VENTA DE MOSTRADOR Se debe seleccionar de la barra de herramientas el icono de Ventas de mostrador

Ventas de Mostrador (Alt +V)

Fig. 6.1 Ubicacin del icono de Ventas de mostrador

7.1 REALIZAR UNA VENTA A UNA ESTACIN DE SU CYBER CAF

Fig 7.2 Realizar una venta a una estacin se su Cyber Caf (Clic con el botn secundario del ratn sobre la imagen de la mquina que desee venderle el artculoDetalles)

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Una vez seleccionada cualquiera de las 2 opciones, se abrir la pantalla de ventas. La nica diferencia entre una y otra forma de vender, es que en las ventas de mostrador no se muestran la hora de inicio y la hora de trmino de la mquina en renta, adems de que el nombre de la estacin aparece como General 7.3 PROGRESO DE LA VENTA

Fig 7.3 Ventas de productos y/o servicios y renta de equipos

Tiempos de inicio, trmino, total y costo por concepto de renta de equipo No se muestran en el caso de Venta de mostrador, de lo contrario muestra la hora de inicio, la hora de trmino actual, el total que lleva la persona ocupando la mquina y el total de la renta de la mquina si pagara en el momento actual. 7.3.2 Nombre de la estacin remota Si es una venta de mostrador, en este recuadro se mostrar General de lo contrario se muestra el nombre de la mquina remota 7.3.3 Gran Total Se muestra la cantidad total a pagar si el cliente va a pagar en el momento actual, segn aumente productos y/o servicios o si aumenta el tiempo de uso, el gran total va aumentando, o disminuyendo si se eliminan productos y/o servicios de la venta. 7.3.4 Comentarios Opcionalmente, cada venta puede llevar comentarios para que al momento de hacer el reporte se muestren los comentarios generados durante el da. 7.3.5 Captura Manual En la captura manual, se muestra la ventana de ventas tal como se muestra en la figura 5.3, teniendo que capturar manualmente la cantidad y el concepto seguido del botn agregar 7.3.6 Cdigo de Barras Se remplazan los puntos 7, 8 y 9 por un cuadro de texto que recibir los cdigos que le enve el lector ptico de barras (Solo en el caso de tener lector de barras o cualquier otro dispositivo lector de cdigos) 7.3.7 Breve descripcin del producto seleccionado Al ir seleccionando productos en la captura manual, se muestra la existencia actual, el precio de venta y el cdigo de barras correspondiente (si lo tiene) del producto recin seleccionado 7.3.8 Cantidad y descripcin en captura manual

7.3.1

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Cuando tiene seleccionada la captura manual, para agregar un producto deber escribir la cantidad de productos y/o servicios a vender y posteriormente seleccionar del cuadro de seleccin de productos el producto o servicio que desee vender. 7.3.9 Botn Agregar Una vez introducida la cantidad y seleccionado el producto o servicio a vender, debe presionar este botn para que se agregue la seleccin a la venta actual. 7.3.10 Productos y/o servicios agregados a la venta actual Se muestran todos los productos y/o servicios agregados actualmente en la venta actual, la cantidad, la descripcin, el precio de venta y el subtotal de las mismas. 7.3.11 Botones de accin i. Cerrar: Cierra la venta actual pero no la elimina, til para cuando desee agregar productos a un usuario remoto sin terminar aun la venta ii. Botn Limpiar: Limpia todos los productos y/o servicios agregados a la venta actual iii. Botn Cobrar: Introduce todos los campos que en la pantalla aparecan a la base de datos como una venta, imprime el ticket de venta si es que tiene configurada la impresora de tickets; Si NO es una venta de mostrador bloquea la estacin remota y cierra la pantalla de ventas. 7.3.12 Total de productos y/o servicios Muestra el total de productos y/o servicios de la venta actual. 7.3.13 Icono de cambio de cajero En algunas ocasiones, ser necesario cambiar de cajero solo para una venta en cuestin, para hacer esto, presione este icono y aparecer el cuadro de cambio de cajero. 7.3.14 Botn de cambio de cliente Si usted trabaja con su catlogo de clientes, al presionar este botn le aparecer una lista de todos los clientes para poder seleccionar cualquiera de ellos. Ahora bien, si usted se quiere ahorrar esta molestia, dle a todos sus clientes su Nick y Password para entrar automticamente desde la pantalla de inicio de sesin avanzada en el cliente. Si el botn de cambio de prepago muestra algn cdigo de prepago y est seleccionado actualmente un cliente diferente a Mostrador, entonces no se podr cambiar de cliente debido a que este ya est referenciado a un prepago. 7.3.15 Botn de cambio de prepago Si usted trabaja con prepagos, al presionar este botn y no tenga ningn prepago seleccionado actualmente, se desplegar una lista con todos los prepagos actualmente vendidos, que estn dentro del periodo de vigencia y que tengan al menos 3 minutos restantes de tiempo de uso para con ello, seleccionar el prepago que halla comprado el cliente. Ahora bien, si usted se quiere ahorrar esta molestia, habilite la pantalla de inicio de sesin avanzada en el cliente, para que este a su vez introduzca el cdigo de prepago que usted le vendi y automticamente se empiece a descontar su tiempo. Una vez que seleccion un prepago, si usted presiona nuevamente este botn, se mostrar una pantalla descriptiva con toda la informacin del prepago en uso; Adicionalmente, si el prepago le pertenece a un cliente, este se mostrar en el botn de cambio de cliente y ya no se podr cambiar nuevamente de cliente en la venta actual. 7.3.16 Botn de tiempo de gracia Este botn permite otorgarle tiempo de gracia a sus clientes si previamente configur para otorgar tiempos de gracia desde el Men de Supervisores Configuracin Precios Permitir X minutos de tiempo de gracia. Este botn lo que hace es restar el nmero de minutos previamente configurado al tiempo total. Por ejemplo si el usuario estuvo 1 hora con 2 minutos y a la hora se hizo un salto de tarifa y usted previamente configur 3 minutos de tiempo de gracia, al presionar el botn automticamente se reducira el tiempo total de la venta actual a 59 minutos tomando todava la tarifa anterior.

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Fig 7.4 Ventas de productos y/o servicios y renta de equipos mostrando una tpica ventana de un prepago aplicado a la venta actual. En la figura 7.4, se muestra claramente lo que usted ver cuando aplique un prepago; tenemos los puntos que se vieron anteriormente como la hora de inicio, la hora de trmino y el total de tiempo, sin embargo, hay un cambio en los totales de la venta. En la venta de la figura, le insertamos un prepago de 4 horas y 0 minutos de cdigo 724332190 con un Nick del cliente mbr. El tiempo total son 1 hora con 27 minutos y como el prepago es de 4 horas y 0 minutos, actualmente le restan al cliente 2 horas y 33 minutos. El total de la venta muestra nicamente los $4.00 que est comprando el cliente actualmente por concepto de 1 diskette; sin embargo del tiempo no se le cobra nada.

7.3 CMO ELIMINAR UNA PARTIDA DE LA VENTA ACTUAL 1. D doble clic en el producto que desee eliminar 2. Seleccione la opcin Eliminar Producto del men emergente 7.4 CMO AGREGAR UNA PARTIDA A LA VENTA ACTUAL 1. Seleccione del cuadro de productos el producto que desee agregar y de clic en el botn Agregar 2. Seleccione la pestaa de cdigo de barras y pase el lector por el cdigo del producto. 7.5 QU HACER CUANDO SOLO QUIERO AGREGARLE UN PRODUCTO DE VENTA AL CLIENTE PERO AUN NO QUIERO COBRARLE Simplemente presione el botn Cerrar. Los cambios realizados quedarn guardados, pero el tiempo seguir corriendo.

7.6 PASOS PREVIOS PARA PODER UTILIZAR EL PREPAGO EN UNA VENTA Si usted ya dio de alta sus prepagos y ya tiene cdigos de prepago listos para venderlos siga leyendo esta seccin de lo contrario, lea el captulo 6.

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Inicialmente, los prepagos generados se encuentran en la base de datos pero aun no se relacionan con ninguna venta, ningn cliente, no tienen fecha inicial de venta y por lo tanto no se pueden utilizar. Para poder utilizarlos, es necesario crear una venta de mostrador, seleccionar el prepago deseado y cobrar la venta, hasta este punto se podr utilizar el prepago en la renta de una PC. Estos pasos se mostrarn en detalle a continuacin. 1. Abrir las ventas de mostrador como se vio en la seccin 7.1 2. Seleccionar del cuadro de seleccin de productos el prepago deseado

Fig. 7.5 Venta de un prepago Al seleccionar un producto que est relacionado con un prepago, se mostrar el precio del prepago, la cantidad de prepagos de este tipo en existencias, el cdigo del prepago que se va a vender y el nmero consecutivo del prepago. Si la existencia actual es 0, no se dejar vender el prepago aunque est desmarcada la casilla de configuracin NO permitir la venta de productos cuando no haya existencias del dilogo de configuracin. Lo que se tendra que hacer en este caso es generar nuevos prepagos como se vio en la seccin 6.3

3. Dar clic sobre el botn Agregar Al seleccionar el botn automticamente se agrega el prepago, se muestra en la descripcin el cdigo del prepago y la barra de descripcin del producto cambia al siguiente cdigo de prepago disponible (Si este existe). 4. Dar clic sobre el botn de cambio de cliente y seleccionar el cliente al que se le va a vender el prepago (opcional) Cuando usted vende un prepago, es recomendable aunque opcional, que se seleccione un cliente al que se le vende el prepago, esto con el fin de poder llevar un mayor control sobre la venta de nuestros prepagos. Si no se hace en este momento, todava lo podr hacer al momento de utilizar el prepago en una renta de equipo. 5. Dar clic sobre el botn Cobrar Hasta el momento que el botn Cobrar se presione usted podr en verdad utilizar el cdigo de prepago para aplicrselo a una renta o el cliente podr insertarlo en la pantalla de inicio de sesin avanzada en el cliente. De lo contrario, el prepago se quedar en espera de ser cobrado.

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8. Control de usuarios (cajeros)


En esta seccin se ven todas las formas en que un empleado puede usar el servidor Cyber Admin Control, cmo se cambian permisos, agregar, consultar, dar de baja y todo lo relacionado con los usuarios del sistema. Cyber Admin Control siempre maneja a los usuarios como Cajeros y de esa forma nos referiremos posteriormente. Un cajero es el responsable de todas las operaciones que realiza Cyber Admin Control de forma automtica, cada impresin, cada venta est asignada a un cajero en particular para facilitar los reportes que arroja el programa y para realizar auditorias de ventas y/o rentas as como las impresiones, el escaneo de documentos y el quemado de CDs y/o DVDs. Para tener acceso a los Cajeros deber seleccionar la Opcin Cajeros del Men de Supervisores.

Fig 8.1 Ubicacin de la opcin Cajeros en el men de Supervisores Segn los permisos que tenga el usuario actual deber poder entrar o no a el catlogo de cajeros. Le recomendamos haber iniciado sesin con el cajero Administrador. 8.1 CATLOGO DE CAJEROS Desde este apartado, usted podr Ver, consultar, agregar o modificar todos sus cajeros y, en caso de que usted haya otorgado permisos, los cajeros podran cambiarse su provisin inicial y su password.

Cuadro de seleccin

Fig. 8.2 Catlogo de productos (Men de Supervisores Cajeros)

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a) Cuadro de seleccin Para ver un cajero ya sea para consultarlo o para modificarlo, seleccione de este cuadro combinado el cajero que desee ver y automticamente se desplegar en los dilogos de abajo la informacin al respecto de el cajero seleccionado. b) Nombre Se muestra el nombre del cajero c) Botn Provicin inicial Por compatibilidad con versiones anteriores, este botn, solo muestra el mensaje descriptivo que la provicin inicial es puntos de venta (Vea el catlogo de Puntos de venta) d) Password Se muestra el password del cajero e) Direccin Se muestra la direccin del cajero f) Telfono 1 y Telfono 2 Se muestran los telfonos del cajero g) Comentarios Se muestran los comentarios del cajero h) Registro Activado Active esta casilla cuando el cajero trabaje actualmente en su Cyber Caf. Si lo desmarca no se mostrarn cuando se realicen reportes ni cuando aparezca la pantalla de inicio de sesin i) Permisos Los permisos son la parte medular de seguridad de Cyber Admin Control. Cada cajero tendr tantos privilegios como usted lo delimite. El nico usuario que no se puede eliminar ni modificar es el cajero Administrador que tendr por omisin todos los permisos para accesar al sistema, por tal motivo, usted deber tener su contrasea bien resguardada. Los permisos estn divididos en 4 grandes secciones y los veremos en la seccin 8.6 j) Botn Agregar Cajero Muestra en blanco todos los cuadros de texto y se prepara para agregar un nuevo Cajero. Escriba el nombre del cajero y su provisin inicial. Todos los dems campos son opcionales y se utilizan nicamente con fines de consulta a excepcin del password que se utiliza para autentificar al usuario. As mismo si desea cancelar la alta del nuevo cajero, presione el botn Cancelar k) Botn Guardar Si ha presionado el botn Agregar Cajero anteriormente, se intentar insertar un nuevo cajero en la base de datos, de lo contrario guardar cualquier cambio que le haya hecho al cajero actual. l) Botn Cerrar Al presionar este botn se cerrar la ventana de Catlogo de Cajeros y si no guard los cambios realizados estos se descartarn automticamente. 8.2 CMO CONSULTAR UN CAJERO 1. Seleccione del cuadro combinado el cajero que desee consultar 8.3 CMO AGREGAR UN NUEVO CAJERO 1. Presione el botn Agregar Cajero; Ver que se oculta el cuadro de seleccin, el botn presionado cambia su nombre a Cancelar y el programa se sita automticamente en el cuadro de texto Nombre 2. Habilite la opcin Registro Activado en caso de que este se encuentre deshabilitado. 3. Rellene el cuadros de texto Nombre, Provisin Inicial y Password; opcionalmente llene tambin los dems cuadros de texto que se utilizan solamente con fines de consulta.

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4. Presione el botn Guardar; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botn Guardar. 5. Una vez finalizado se mostrar nuevamente el cuadro de seleccin, se cambiar el botn de Cancelar por el de Agregar Cajero y automticamente se seleccionar el cajero recin agregado. Si en cualquier paso usted cometi un error, siempre puede usted presionar el botn Cancelar para volver al punto anterior. 8.4 CMO MODIFICAR UN CAJERO 1. Seleccione el cajero que desee modificar del cuadro de seleccin. 2. Escriba los nuevos valores en los cuadros de texto y en las casillas de opcin. (IMPORTANTE: Para cambiar el nombre del cajero debe hacerlo desde el cuadro Nombre y no desde el cuadro de seleccin. 3. Presione el botn Guardar; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botn Guardar hasta que se muestre el mensaje Cajero Actualizado con xito 8.5 CMO ELIMINAR UN CAJERO Por cuestiones de seguridad y de mantenimiento de la integridad de la base de datos, no se permite eliminar cajeros, sin embargo usted puede desactivar cualquier cajero si es que ya no trabaja en su Cyber Caf para que no se muestre dicho cajero en la pantalla de inicio de sesin o de cambio de usuario. Todos los reportes con ese cajero se seguirn manteniendo. a. Seleccione el cajero que desee desactivar del cuadro de seleccin b. Desmarque la casilla Cajero Activado c. Presione el botn Guardar 8.6 PERMISOS DE CAJEROS

Los permisos de cajeros estn divididos en 4 secciones que son: 1) Pestaa Programa a) Tiene acceso total al men de Supervisores Al activar este permiso para un cajero, automticamente le otorgar todos los dems permisos, es decir, tendr un comportamiento idntico al del usuario por omisin Administrador el cual tiene acceso a todas las secciones del programa sin restricciones b) Puede insertarles tiempos de inicio arbitrarios a las computadoras en renta Este permiso, permite que un cajero pueda manipular la hora de inicio de cualquier equipo en renta, ya sea para incrementar el tiempo de uso o para disminuirlo. Por omisin nicamente pueden todos los cajeros pueden aumentar el tiempo de renta pero no disminuirlo. Este permiso no se recomienda activar para ningn cajero. c) Tiene acceso al historial de ventas Este permiso permite a los cajeros accesar a los reportes de ventas y rentas de cualquier da y/o cajero. Es decir, puede consultar cualquier reporte de ventas y rentas de Cyber Admin Control. Va de la mano con el permiso mostrado en el inciso d y si este otro no se activa, no podr accesar al sistema de reportes. Este permiso solo se recomienda activarlo a personal de supervisin y no a los cajeros de su negocio. d) Tiene acceso a los reportes de las ventas del da Permite que los cajeros puedan consultar sus ventas y rentas del da actual y nicamente de su usuario. A la vez, tambin permite realizar cortes X (Vea la seccin 9.2.1 para ms informacin). Si usted desmarca esta casilla, el cajero en cuestin solo podr realizar su corte de caja y no podr ver los

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e)

f)

g)

h)

reportes hasta una vez realizado el corte y esto aunado al permiso especial del catlogo de puntos de venta de exigir contar el dinero antes de realizar el corte, evita que cuadren su caja contra los reportes del sistema. Si no activa esta casilla, el permiso del inciso c quedar invlido. Puede cancelar ventas cuando la solicitud se haya realizado desde el cliente Por omisin los clientes pueden terminar de usar las PCs cliente desde el icono del programa al lado del reloj doble clic Terminar Aceptar, si esto sucede, automticamente en el servidor le aparece la venta/renta de la PC lista para cobrar. Si esto sucede y est habilitada esta opcin, el cajero tendr la posibilidad de no cobrar la renta, yndose esta al reporte de rentas no cobradas. No re recomienda activar esta opcin. Puede cambiar su provisin inicial Con esta casilla activada, el cajero podr modificar la provisin inicial que se dej al momento de realizar el corte anterior. Esto es para por ejemplo si el cajero del turno anterior cont mal el dinero y el nuevo cajero del siguiente turno lo detecta, este pueda cambiar el dinero que le dejaron, levantando en todo momento un mensaje de inters para el supervisor. NOTA: La provisin inicial se cambia desde la pantalla que aparece al momento de realizar el corte. Puede cambiar su contrasea Al habilitar esta opcin, el cajero podr entrar al catlogo de usuarios y tendr la posibilidad de cambiar su contrasea, el resto de opciones de la pantalla del catlogo de cajeros quedar deshabilitado. Puede realizar devoluciones Permite al cajero realizar devoluciones. Las devoluciones se acceden desde el men de supervisores Opcin Devoluciones.

2) Pestaa Inventario a) Puede agregar productos al catlogo de productos Permite al cajero entrar al catlogo de productos y agregar nuevos productos b) Puede modificar el catlogo de productos Permite al cajero entrar al catlogo de productos y modificar los productos existentes c) Puede agregar proveedores al catlogo de proveedores Permite al cajero entrar al catlogo de proveedores y agregar nuevos proveedores d) Puede modificar el catlogo de proveedores Permite al cajero entrar al catlogo de proveedores y modificar los proveedores existentes e) Puede realizar movimientos al inventario para modificar el inventario Permite al cajero entrar al sistema de movimientos al inventario para modificar el inventario de forma arbitraria. f) Puede realizar inventarios fsicos Permite al cajero libre acceso al sistema de inventarios fsicos. g) Puede consultar compras realizadas anteriormente Permite al cajero libre acceso al sistema de consulta de compras h) Puede acceder a los reportes de ganancias Permite al cajero libre acceso al sistema de reportes de ganancias. 3) Pestaa Avamzada a) Puede modificar clientes con tarifas preferenciales Permite al cajero accesar al catlogo de clientes y modificarlos (No la lista de precios) b) Puede modificar clientes y alterar la opcin Lista de precios Permite al cajero accesar al catlogo de clientes y modificarlos incluyendo la lista de precios. c) Puede crear/Modificar configuraciones de prepagos Permite al cajero generar y modificar configuraciones de prepagos d) Puede generar prepagos Con una configuracin de prepagos, permite al cajero generar tantos cdigos de prepago como quiera. e) Puede facturar Permite al cajero libre acceso al sistema de facturacin de Cyber Admin Control

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4) Pestaa Servidor web Esta pestaa, solo servir en conjuncin con el servidor web incorporado Cyber Admin http Server a) Puede consultar el histrico de ventas y rentas Permite al usuario entrar y consultar ventas y rentas de hoy y de das anteriores b) Puede consultar ventas y rentas del da actual Permite al usuario entrar y consultar ventas y rentas pero nicamente del da actual c) Puede consultar cortes Permite al usuario accesar al sistema de consulta de cortes d) Puede consultar inventario Permite al usuario acceder al sistema de consulta de inventarios e) Puede consultar ocupacin de mquinas actuales Permite al usuario accesar al sistema de visualizacin de estatus de ocupacin de mquinas y consolas en tiempo real f) Puede realizar consultas SQL Permite al usuario accesar al sistema de consultas especializadas en SQL para explotar cualquier informacin de la base de datos.

IMPORTANTE: Analice bien los permisos que le da a cada usuario, ya que permisos mal aplicados pueden dar lugar a un inventario no coincidente con su inventario fsico o a errores en el sistema por abusos de confianza al utilizar los permisos avanzados incorrectamente.

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9. Reportes
Los reportes son la base de cualquier programa Administrativo, pensando en ello, Cyber Admin Control genera, desde una nica pantalla reportes que usted puede personalizar completamente para cubrir sus necesidades, desde hacer el corte de caja de un empleado en particular hasta hacer el vaciado de ventas de todo un ao posibilitando en todo momento la exportacin de estos reportes generados a Excel para su posterior anlisis sin necesidad de tener el programa instalado e inclusive enviar el reporte por e-mail. Para acceder a los reportes de Cyber Admin Control, deber elegir el icono Reportes de Ventas y Rentas de la barra de herramientas

Ubicacin de los reportes

Fig. 9.1 Ubicacin del icono de reportes

9.1 CONSULTAS GENERALES Dependiendo de los permisos que tengan los usuarios, estos pueden acceder o no al sistema de reportes de ventas del da actual. Tambin puede otorgar permisos para que pueda ver los reportes de cualquier cajero y da anterior (Histrico de ventas). Si el cajero actual no tiene el permiso de Tiene acceso a los reportes de ventas del da, al intentar entrar al sistema de reportes le aparecer el siguiente mensaje

Fig. 9.2 Mensaje de error de acceso por no tener permisos de ver reportes del da Si esto sucede, el cajero en turno siempre tendr la posibilidad de realizar su corte de caja. El sistema permite incluso, la posibilidad de obligar a los cajeros antes de hacer su corte a introducir el monto total de dinero que tienen en caja antes de realizar el corte para evitar cuadrar su caja contra lo reportado por el sistema. Pero antes de ver el proceso de un corte de caja, veamos como podemos hacer reportes de ventas de cualquier da, cajero, PC, producto, etc. Si es que el cajero no est limitado para ver los reportes de ventas del da, se le mostrar una pantalla en donde podr usted seleccionar la forma en que se va a realizar el reporte; si va a ser solo un empleado, en un determinado rango de fechas, de horas, incluyendo solo un artculo o todos, etc. Todo esto se detalla a continuacin.

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Fig 9.2 Creacin de reportes (cono de reportes)

a) Reportes por rango de fechas Seleccione esta opcin, cuando usted desee realizar el reporte de todo un rango de fechas, es decir, abarcando 2 o ms das en el reporte. Al presionarlo, se mostrar un cuadro de texto adicional, donde usted deber poner la fecha final que desee consultar y en el primer cuadro la fecha de inicio en el rango de fechas. Ejemplo: Para realizar el reporte del mes actual y suponiendo que estamos a 20 de marzo del 2010, en la primer casilla escribiramos 1/Mar/2010 y en la segunda casilla escribiramos 20/Mar/2010. Por omisin se muestran esta opcin desactivada indicando el da actual para hacer el reporte o si prefiere hacer el reporte de un da anterior, simplemente escriba la fecha que desee consultar. b) Reportes por rango de horas Seleccione esta opcin cuando usted desee realizar el reporte en un rango de horas especfico. Al marcarla, aparecern 2 cuadros de texto titulados Hora de Inicio y Hora de trmino, en estas, escriba la hora inicial y final de los movimientos que quiera consultar segn se indica. Ejemplo: Para realizar el reporte de un empleado que trabaj de 8:00 a 16:00 horas, en la primer casilla escribiramos 8:00 y en la segunda casilla escribiramos 16:00 Si deja desmarcada esta casilla, se realizar el reporte de todo el da. c) Mostrar solo las rentas de las mquinas Cuando marque esta casilla, el reporte solo contendr los movimientos de renta de las mquinas, no incluyendo los productos y/o servicios de valor agregado ni las ventas de mostrador (Por omisin esta casilla est desactivada). d) Mostrar solo los movimientos de los productos y/o servicios Cuando marque esta casilla, el reporte solo contendr los movimientos de ventas de productos y/o servicios, as como las ventas de mostrador que se hayan realizado (Por omisin esta casilla est desactivada). e) Incluir solo al cliente Cuando marque esta casilla, el reporte solo contendr los movimientos que se le hayan otorgado a un cliente en particular (Por omisin esta casilla est desactivada). f) Incluir solo la categora Cuando marque esta casilla, el reporte solo contendr los movimientos de productos y/o servicios de una categora en particular (Por omisin esta casilla est desactivada g) Incluir solo la seccin Cuando marque esta casilla, el reporte solo contendr los movimientos Ventas y Rentas pertenecientes a una seccin de cobro, esto es, Solo PCs, solo Xbox, solo PlayStation, etc. h) Incluir solo el punto de venta

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Cuando marque esta casilla, y siempre y cuando tenga ms de un punto de venta, el reporte solo incluir el punto de venta seleccionado (Esta opcin se inhabilita automticamente al realizar un corte) i) Incluir solo el artculo Seleccione esta casilla para realizar el reporte solamente de un producto o servicio en especfico. til cuando usted desee conocer el historial de ventas de x producto en un rango de fechas o de un empleado en especfico. Deber seleccionar del cuadro combinado, el producto o servicio que desee consultar (Por omisin esta casilla est desactivada). j) Incluir solo la mquina Seleccione esta casilla para realizar el reporte solamente de una mquina en particular. til cuando usted desee conocer el historial de ventas de determinada mquina en un rango de fechas u horas o de un empleado en especfico. Deber seleccionar del cuadro combinado, la mquina que desee consultar (Por omisin esta casilla est desactivada). k) Incluir solo el cajero Seleccione esta casilla para realizar el reporte solamente de un cajero en particular. til cuando usted desee conocer los movimientos realizados de un empleado en especfico. Deber seleccionar del cuadro combinado, el empleado desee consultar (Por omisin esta opcin est activada mostrando el empleado actual). l) Cuadro provisin inicial En esta cuadro de texto, aparece automticamente la provisin inicial dejada por el turno anterior. Esta puede ser cambiada a voluntad por cualquier cajero y siempre se generar un mensaje al supervisor cada que esta sea cambiada. Los motivos de cambiarla son diversos, uno de ellos puede ser que el cajero que recibe el turno cuente el dinero en caja y esta sea diferente con lo que le report el cajero anterior. m) Casilla Realizar corte Esta casilla, inhabilita todas las opciones anteriores y exige introducir (Si as se tiene en la configuracin del punto de venta actual) el dinero que se tiene en caja antes de realizar el corte.

Una vez seleccionadas las opciones del reporte, simplemente presione el botn Realizar Reporte. En este momento se mostrar una pantalla de espera y una vez concluido el reporte, este muestra el reporte terminado dependiendo de las opciones que usted haya seleccionado. En caso de que el reporte no haya arrojado resultados, aparecer el mensaje La consulta no ha arrojado resultados. Se recomienda cambiar su seleccin del reporte y volver a intentarlo. Una vez realizado el reporte, usted tendr la opcin de imprimir el reporte o de exportar este a Microsoft Excel, simplemente presionando el botn correcto que se encuentran en la parte superior de la pantalla (Para seleccionar la impresora de reportes refirase a la opcin Men de supervisores Configuracin Pestaa Presentacin.

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Fig 9.3 Creacin de reportes (Icono de reportes Realizar Reporte) Como se puede ver en la figura anterior, el reporte sale segmentado en 12 pestaas. Cada una de ellas le informar de determinados movimientos y las cuales enumeramos a continuacin 1) Ventas y rentas Muestra todo el detalle de eventos tal y como se fueron haciendo, ya sea rentas, rentas con ventas y ventas de mostrador. En cada renta, se muestra adicionalmente el resumen de todos los artculos vendidos, el tiempo de la renta, el punto de venta, nmero de ticket, nombre de la PC o consola rentada, cajero que atendi, nombre del cliente y los comentarios de la venta. 2) Rentas no cobradas Cada vez que un cajero bloquea una PC o consola sin cobrarla, el sistema le exige escribir el motivo por el que este no cobra el equipo. En este apartado aparecen todas las veces que se bloque el equipo, el tiempo que se us, cunto se dej de ganar, el cajero que la bloque y el motivo por el que la bloque sin cobro. Esto para ayudarnos a tener un mayor control de los tiempos no cobrados. 3) Impresiones Los primeros renglones, informan el nmero de impresiones cobradas de los servicios marcados de Es una impresin en el catalogo de productos, para posteriormente seguir con el detalle de todas las impresiones detectadas por el sistema a lo largo del reporte. PC que imprime, cajero al momento actual, nombre del documento, nmero de hojas, impresora utilizada y nmero de bytes impresos. Es su responsabilidad corroborar que las impresiones cobradas son iguales o muy parecidas con las impresiones detectadas por el sistema y con este reporte se puede auxiliar para requerir al empleado una explicacin en caso de que sean muy dispares las diferencias. 4) Escaner y quemador Muestra el reporte de todos los escaneos y quemados detectados por el sistema. NOTA, a diferencia de los escaneos y quemados, estos no se agregan automticamente a la cuenta del usuario, por lo que siempre deber comprobar lo detectado contra lo cobrado por este concepto.

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5) Historial encendido Muestra el histrico de encendido de las PCs de renta, indicando Fecha, hora de encendido y hora de apagado as como el nombre de la mquina. 6) Gastos y Retiros Muestra cualquier salida de dinero por concepto de gastos o retiros de dinero. Estas salidas son automticamente descontadas en el sistema al momento de hacer el reporte bajo el concepto de Gastos. Los gastos y retiros de dinero se pueden hacer desde el men de servicios Consultas Gastos. 7) Mensajes inters (Sistema) En este apartado, veremos cualquier incidencia que detecte el programa y deber siempre estar al pendiente ya que la mayora de los eventos registrados aqu afectan en gran medida al sistema. Entre los eventos posibles son: Cambio de la hora y/o fecha del servidor (Al cambiar la hora se afectan todas las cuentas de los usuarios y su consiguiente cobro), Apagado del servidor durante el da (Al apagar el servidor es la nica forma de violar el sistema de control, ya que se pierde el registro de operaciones). Cambio de provisin inicial (Indica que un cajero recibi dinero diferente del reportado en el turno anterior). 8) Concentrado Ventas Muestra de forma agrupada la venta de cualquier producto y/o servicio ordenado por categora y a su vez por nombre del producto. Es bastante til para conocer las cantidades exactas de producto vendido en el periodo del reporte. Adicionalmente hace la suma total del impuesto cobrado y del total cobrado por solo concepto de ventas de productos y/o servicios. 9) Concentrado rentas Muestra de forma agrupada las rentas de las PCs y/o consolas. Esto es, por PC o consola muestra el tiempo total de uso, as como la cantidad cobrada por equipo, el nmero de veces que se us durante el periodo del reporte, el tiempo promedio de uso as como el costo promedio por equipo. Adicionalmente, calcula todos estos valores anteriores pero como gran total de todas las PCs y/o consolas. 10) Mensajes inters (Usuarios) Este reporte nos muestra todos los mensajes que nos dejen los usuarios en el mdulo de Men de servicios Mensajes al supervisor. 11) Compras Muestra el total de productos comprados durante el periodo del reporte como partidas individuales as como el total pagado. Recuerde que por omisin, el sistema no descuenta el importe de las compras del dinero de caja a menos que usted lo especifique en la configuracin (Vea la seccin 4.2.2 inciso e). 12) Dinero Recibido A partir de la versin 3.0, el sistema soporta la recepcin de pagos de diversas formas y no solo efectivo, tales como tarjeta de crdito/dbito, vales, dlares as como cualquier otro tipo de moneda, cheques, etc. Si usted acepta ms de 1 forma de pago, deber consultar este reporte para saber los montos de cada forma de pago recibida. As mismo, en el encabezado del reporte se muestra la informacin ms relevante del reporte.

Fig 9.4 Concentrado de ventas/rentas (Icono de reportes Realizar Reporte) Analicemos estos apartados a continuacin 1) Ventas Suma de todas las ventas de productos y/o servicios (No rentas) en el periodo del reporte 2) Devoluciones El total de devoluciones que se realizaron en el periodo del reporte 3) Rentas

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4) 5) 6)

7) 8)

Suma de todas las rentas de PCs y consolas en el periodo del reporte Gastos Suma de todos los gastos en el periodo del reporte Retiros Suma de todos los retiros de dinero en el periodo del reporte Provisin inicial Es el dinero que se tena en caja al momento de iniciar el turno. Se puede cambiar en cualquier momento pero levanta un reporte de inters al supervisor con cada cambio. Total del reporte Hace la suma total de Ventas ms Rentas menos Devoluciones menos Gastos menos Retiros. Total neto en caja Hace la suma del Total del reporte mas la Provisin inicial, esto es, el gran total de dinero que debe de haber en caja. Al momento de hacer un corte y siempre que en la configuracin del punto de venta est marcada la opcin de Exigir contar el dinero en caja antes de hacer el corte y el cajero no tenga acceso a los reportes de ventas del da, este total neto en caja se compara con el dinero de caja contado por el cajero evitando con esto que el cajero cuadre su corte contra su dinero.

Botones en esta pantalla a) Modificar Reporte Lo regresa a la pantalla anterior donde puede modificar sus opciones delreporte como la fecha, la hora, empleado, etc. b) Imprimir Debido a que la impresin de todas las pestaas del reporte puede ser una cantidad considerable de hojas, al presionar este botn, el sistema abre una pantalla en donde se te pregunta las pestaas que deseas imprimir, permitindote imprimir solo aquellas que sean de tu inters y guardando la configuracin de lo seleccionado para imprimir para la prxima vez que imprimas. Para ver como configurar la impresora que se utilizar en los reportes consulta la seccin 4.2.1 inciso r. c) Cerrar Cierra la pantalla de reportes y muestra la pantalla principal de Cyber Admin Control. c) Enviar X E-mail Siempre que est configurado el envo de e-mails, el reporte que est en pantalla se enva automticamente al email de destino previamente configurado. d) Calculadora Muestra la calculadora de Windows para que usted realice las operaciones pertinentes sin necesidad de ejecutarla manualmente. e)Exportar a Excel: Ejecuta Microsoft Excel y rellena este con los datos del reporte para su posterior visualizacin y/o anlisis en mquinas que no cuenten con el servidor Cyber Admin Control. 9.2 REALIZACIN DE UN CORTE DE CAJA Aunque la pantalla de reportes y la pantalla para realizar un corte de caja son la misma, en realidad el concepto es muy diferente y tratar de explicarlo lo mejor posible. Un reporte que no es corte de caja, le permite consultar cualquier operacin en un rango de fechas, horas, solo por un cajero y/o producto en particular, tal vez solo una categora o solo una seccin de equipos (PCs, consolas, etc). Podemos seguir haciendo reportes normales despus de haber hecho un corte de caja y seguir mostrndonos registros debido a que el sistema siempre nos mostrar lo pedido en las opciones de visualizacin.

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Ahora bien, un corte de caja muestra todos los registros y/o eventos desde la ltima vez que se realiz un corte de caja, no importando que cajeros, horarios o turnos que se manejaron, tampoco importan las fechas u horas ya que como se coment se realiza desde la ltima vez que se hizo el corte de caja. Como ya se dijo anteriormente, no todos los cajeros tienen acceso al sistema de reportes, pero todos pueden hacer un corte de caja y por lo tanto nos lleva a lo siguiente. Hay 2 tipos de corte de caja. El corte de caja X y el corte de caja Z. 9.2.1 Corte de caja X Nos permite consultar el sistema como si furamos a hacer el corte pero no reinicia la caja a 0 ni afecta ninguna informacin del sistema, solo es para fines de consulta. Los cajeros que tienen la opcin de realizar el corte de caja X con los que tienen habilitada la funcin Tiene acceso a los reportes de ventas del da Para hacerlo, es necesario entrar al sistema de reportes, marcar la opcin Realizar corte, seleccionar el tipo de corte y si est habilitada la opcin Exigir contar el dinero en caja antes de realizar el corte de caja en el catlogo de puntos de venta, se deber introducir adems el efectivo en caja. Adicionalmente, si se desea se puede cambiar la provisin inicial recordando que siempre levantar un mensaje de inters al supervisor, al finalizar, solo presionamos el botn Realizar corte. Al hacerlo, el sistema mostrar en pantalla el corte con toda la informacin para poderla consultar, pero as mismo nos preguntar si queremos realizar el corte general. Si le damos en No, esto ser considerado como un corte de caja X, ya que no se afectar absolutamente nada del sistema y podremos consultar todas las secciones del corte. Esto puede ser til para saber como vamos en la venta, realizar un arqueo de caja, etc. 9.2.1 Corte de caja Z Nos permite consultar el sistema pero a su vez reinicia la caja para esperar a un nuevo turno. Dependiendo de si el cajero actual tiene o no permisos de hacer un corte X se hace de forma muy parecida pero con pequeas variantes. Veamos las 2 posibilidades. 1) El cajero actual no tiene permisos de acceder a los reportes de ventas del da Despus de preguntarle el mensaje que se muestra en la figura 9.2, el cajero hace clic en Si. Seguido de esto, la pantalla de corte es presentada sin darle opciones a desmarcar la casilla de Realizar corte por lo que si la cancela se sale del corte y no se realiza nada. Una vez dentro, deber seleccionar el tipo de corte, si se exige contar el efectivo en caja deber hacerlo y rellenar el campo de Efectivo en caja y siempre que tenga habilitada la opcin de Permitir cambiar su provisin inicial en el catlogo de cajeros, podr modificar su provisin inicial recordando que se enviar un mensaje al supervisor. Realizados los pasos anteriores deber presionar el botn Realizar Reporte recordando que una vez presionado, no podr cancelar el corte y la caja se reiniciar inevitablemente. 2) El cajero actual tiene permisos de acceder a los reportes de ventas del da El cajero deber hacer el procedimiento que se muestra en la seccin 9.2.1 y al preguntarle si desea realizar el corte general deber responder Si. Una vez respondido, recordar que no podr cancelar el corte y la caja se reiniciar inevitablemente. Una vez realizado el corte de caja, se mostrar la siguiente ventana mostrando diversa informacin como se ver a continuacin.

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Fig. 9.5 Realizacin de un corte de caja Z (Corte general)

La pantalla est dividida inicialmente en 2 secciones de Ingresos y egresos. Los ingresos son todas las formas de recibir dinero y actualmente estas 2 nicas formas son vender algn producto y/o servicio o rentar alguna PC y/o consola. Los Egresos son todas las formas de sacar dinero de caja y actualmente nicamente pueden ser retiros de dinero por algn supervisor, gastos y devoluciones de productos a clientes. El sistema muestra claramente el flujo de dinero por estos 2 conceptos y hace la suma total para posteriormente agregarles la provisin inicial (Lo que haba en caja al momento de iniciar el turno). As mismo y siempre y cuando soportes mltiples formas de pago, se muestra lo recibido en documentos (cheques, vales, tarjetas, etc) y lo recibido en efectivo (Moneda nacional, dlares, libras, etc). Si la configuracin del punto de venta tiene habilitada la opcin Exigir contar el dinero antes de realizar el corte de caja, el sistema llenar le casilla de Dinero contado por el cajero con lo que se rellen antes del corte en la casilla de Efectivo en caja, de lo contrario se rellenar automticamente con lo mismo que el sistema tiene en Total en dinero. Despus de esto se muestran las diferencias entre lo contado por el cajero y lo calculado por el sistema. En el cuadro dinero retirado del corte, el sistema siempre intentar retirar el dinero obtenido del corte actual para dejar la provisin inicial igual que como se tena al iniciar el turno. El cajero siempre tendr la libertad de modificar esta cantidad pero esto siempre quedar registrado en el sistema. IMPORTANTE. Si usted no retirar el dinero generado, establecer 0 en esta casilla y el cuadro de Provisin inicial siguiente turno se tomar como todo el dinero que se tiene en caja.

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Es altamente recomendable realizar el corte de caja Z al final de cada turno para llevar un control ptimo, ya que cada que se hace un corte, se almacena en la base de datos diversos datos que se pueden consultar posteriormente como son los datos del turno de: Ventas, Rentas, Devoluciones, Gastos, Retiros, Compras, Historial de apagado del servidor, Historial de apagado de los clientes e Historial de impresiones. Es muy importante aclarar que al seleccionar Realizar corte se reinicia la caja a 0, es decir, no es un corte por un cajero en especfico, si no que es un corte general. Si tiene ms de un punto de venta el corte solo va a afectar al punto de venta que realice el corte.

9.3 CONSULTA DE CORTES A partir de la versin 3.0, Cyber Admin Control cuenta con un administrador de cortes mismos que podr consultar en todo momento y le da de forma global una perspectiva muy completa de su negocio al mostrar en una sola pantalla, los ingresos y egresos de forma global agrupando por corte. Esto se explica a continuacin.

Fig. 9.6 Consulta global de cortes (Men de supervisores Reportes del programa Consulta global de cortes) El acceso a este men est limitado nicamente al usuario Administrador por contener datos que pudieran ser sensibles a otros usuarios por lo que para acceder si es un usuario diferente, se le pedir su contrasea de Administrador. Como se ve en la figura 9.6, de manera predeterminada muestra solo el punto de venta actual y nos da la posibilidad de incluir solo los cortes de un empleado en particular y mediante las pestaas podemos ver los ltimos 30 cortes, los cortes de la semana actual, los cortes del mes actual o una pestaa de personalizado que nos muestra un selector de fechas para seleccionar el periodo de fechas en el que queremos ver los cortes. Veamos a detalle que significa cada columna

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1) PV Nos indica el punto de venta al que hace referencia el corte 2) Fecha Nos muestra la fecha en que se realiz el corte 3) Hora Nos muestra la hora en que se realiz el corte 4) Cajero Nos muestra el cajero que realiz el corte 5) Tipo de corte Nos muestra el tipo de corte que se seleccion al momento de hacer el corte. Este es en todo momento informativo y nos dar una idea de qu turno se cubri en el corte actual. 6) Total El total de Ventas + Rentas Gastos Retiros Devoluciones del corte (Ganancia bruta) 7) Dinero retirado Es la suma de los retiros parciales de caja que se hicieron durante el turno por algn supervisor ms el ltimo retiro (Se muestra en el inciso 13) 8) Ventas El total de ventas de productos y/o servicios 9) Devoluciones El total de devoluciones 10) Rentas El total de las rentas 11) Gastos El total de los gastos realizados 12) Retiros El total del dinero retirado por algn supervisor antes de realizar el corte (Durante el turno) 13) ltimo retiro Como se vio anteriormente, al momento de realizar el corte nos pide introducir el dinero que se retira del corte, este hace referencia a ese concepto. 14) Provisin inicial x Sistema Es la provisin inicial que se dej en el corte anterior. 15) Provisin inicial x Cajero Debido a que la provisin inicial que se ve en el inciso 14 puede variar porque el cajero encuentra una diferencia, esta es la nueva provisin inicial que indica el cajero del turno actual. 16) Diferencia Prov Inicial Es la diferencia del inciso 15 y el inciso 14. Esto es, diferencia entre lo que dice el sistema contra lo que cont el cajero. Se muestra en rojo si es diferencia negativa, azul si es diferencia positiva y negra si no hay diferencias. NOTA Un corte realizado correctamente no debera mostrar diferencias en este campo. 17) Total x Sistema Es el total que se suma del Total mostrado en el inciso 6, ms la provisin inicial 18) Total x cajero Si se tiene habilitada la opcin Exigir contar el dinero en caja antes de realizar el corte, se mostrar el dinero en caja contado por el cajero (incluyendo su provisin inicial) 19) Diferencia final Es la diferencia del inciso 18 y el inciso 17. Esto es, diferencia entre el total que dice el sistema contra lo contado por el cajero. Se muestra en rojo si es diferencia negativa, azul si es diferencia positiva y negra si no hay diferencias. NOTA Un corte realizado correctamente no debera mostrar diferencias en este campo. 20) Comentarios Al momento de realizar un corte hay un campo de comentarios, se muestran los comentarios introducidos.

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Se han hecho grandes esfuerzos por tener este manual actualizado. Si usted nota alguna opcin que falta o est mal explicada, no dude en contactarnos por cualquiera de las siguientes formas:

CONTACTOS Telfono/Fax: (+52) (55) 5530-1946 y 5519-4012 en Mxico, D.F. Atencin Luz Acosta. Correo Electrnico: soporte@teamsys.com.mx Pgina de Internet: http://www.teamsys.com.mx y/o http://www.cyberadmin.com.mx Messenger de Hotmail: carlos@teamsys.com.mx Soporte telefnico:
DF: Interior de la repblica: Resto del mundo: (044-55) 22713721 (045-55) 22713721 (+0052) 1- 55 22713721

Atencin Carlos Guzmn.

Creado por Carlos Guzmn y distribuido por Teamsys Mxico S.A. de C.V. Todos los derechos reservados. Prohibida su modificacin sin autorizacin expresa de Teamsys Mxico. ltima modificacin: Jueves 28 de enero de 2010;

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