Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
TABLA DE CONTENIDO
Trabajando con Tablas ............................................................................................... 2
Definicin de Tabla ......................................................................................................................... 2 Uso de las Tablas ............................................................................................................................ 2 Colocando una Tabla en un documento ........................................................................................... 2 Seleccionar partes de una Tabla ...................................................................................................... 3 Otras Opciones de Seleccin ............................................................................................................ 3 Insertar Filas o Columnas ................................................................................................................ 4 Eliminar Filas o Columnas................................................................................................................ 4 Organizar Datos .............................................................................................................................. 5 Bases de Datos ................................................................................................................................ 5
Agregar el Comando Formulario de Datos a la Barra de Acceso Rpido ....................................................5 Utilizar el Comando Formulario de Datos ................................................................................................6
Ejemplo ........................................................................................................................................... 6 Elaboracin de Grficas usando Tablas ........................................................................................... 7 Colocar la Grfica ............................................................................................................................ 7 Aspecto de la Grfica ...................................................................................................................... 8 Frmulas en Tablas ......................................................................................................................... 9 Comentario ..................................................................................................................................... 9 Desarrollo ..................................................................................................................................... 10 Conclusin..................................................................................................................................... 11 Formularios Electrnicos ............................................................................................................... 12 Proceso ......................................................................................................................................... 12 Activar la Ficha Programador ........................................................................................................ 13 Descripcin de los Controles Heredados ........................................................................................ 14 Propiedades de los Controles Heredados ....................................................................................... 14
Cuadro de Texto ................................................................................................................................... 14 Casilla de Verificacin ........................................................................................................................... 15 Lista Desplegable .................................................................................................................................. 15
Proteger el documento.................................................................................................................. 16
Eliminar permite suprimir, filas, columnas, celdas o la tabla completa. Insertar arriba inserta una fila arriba de la seleccin. Insertar debajo inserta una fila por debajo de la seleccin. Insertar a la izquierda inserta una columna a la izquierda de la seleccin.
Columna
Fila
Tabla
A esta tabla le podemos agregar un diseo preestablecido de tablas de Word, o bien, podramos colorear la tabla a nuestro gusto, adems de lo anterior, pudiramos querer que los datos de nuestros amigos se encuentren ordenados por Apellido Paterno. Esto ltimo se logra empleando la Ficha Presentacin, Grupo Datos y pulsando en el Elemento Ordenar. Quedara algo ms o menos como lo que se muestra a continuacin. Observe que la tabla se encuentra ordenada por Apellido Paterno. Nombre Beatriz Silvia Leopoldo Alejandra Ramn Apellido Paterno Carrera Correa Hernndez Prez Solano Apellido Materno Silvano Lpez Martnez Hernndez Murgua Celular 2291-45-3456 2291-66-9867 2299-88-7766 2292-67-0965 2297-65-0987
BASES DE DATOS
Aunque podemos crear una lista de amigos o compaeros utilizando las tablas, como en el proceso anterior, sera ms conveniente si empleramos una forma de Ventana o Cuadro en el cual se pudieran ir llenando los datos y vaciarlos en la tabla, no lo creen? Pues bien, Word posee esta caracterstica empleando lo que se conoce como Formulario de Datos, que no es otra cosa que una ventana, como las que presenta Windows, en la que se introducen los datos que va a contener la tabla y los mismos se van aadiendo a ella. Para poder utilizar este proceso debemos, antes que nada, agregar dicho Comando a la Barra de Acceso Rpido de Word, ya que en esta versin no se encuentra disponible en la Cinta de Opciones. El procedimiento para hacerlo se muestra a continuacin
EJEMPLO
Producto Enero Febrero Marzo
Como se puede apreciar, en el Formulario de Datos aparecen los nombres de la fila de encabezados de cada columna y Cuadros de Texto al lado de cada uno con el fin de teclear en ellos el dato correspondiente. En la parte inferior aparecen los controladores de registro que permiten avanzar o retroceder registro dentro de la tabla. Las puntas de flechas solas de izquierda y derecha, avanzan o retroceden de uno en uno. Las puntas de flechas con una barra al final de cada una de ellas, coloca el cursor en el primer registro (flecha izquierda), o en el ltimo registro (flecha derecha). Agregar nuevo.- Permite ir adicionando renglones a la tabla con nuevos datos. Eliminar.- Permite suprimir un rengln de la tabla. Restaurar.- Permite regresar el campo a su valor original en el caso de que nos hayamos equivocado al momento de capturarlo. Buscar.- Permite Localizar un rengln en particular pudiendo especificar en qu columna se desea buscar el dato. Ver origen.- Cierra el Cuadro de Dilogo y muestra la tabla tal cual. Cerrar.- Cierra el Cuadro de Dilogo para finalizar la captura.
COLOCAR LA GRFICA
1. Ficha Insertar / Grupo Ilustraciones / Comando Grfico 2. Aparecer el cuadro que se muestra a continuacin
3. Este cuadro nos permite seleccionar el tipo de Grfica que deseamos insertar, para ello escogemos la Categora, que se ubica en el panel de la izquierda y posteriormente el Tipo de la Grfica que puede ser Columnas, Lneas, Circulares, etc. Una vez seleccionada la misma, pulsar en el botn de Aceptar y aparecer la Grfica colocada en la posicin del cursor y adems, se abre el programa de Excel. 4. Sin embargo, la grfica que se muestra no contiene los valores de la tabla que deseamos graficar, para que los contenga debemos seleccionar los datos en la tabla de Word, copiarlos, pasarse al programa de Excel y pegarlos en el rea correspondiente, como se muestra en la figura siguiente.
1000
800 600 Enero 400 200 0 Febrero
5. Muy bien, ahora podemos hacer dos cosas: Cerrar el programa de Excel, o bien, Guardar primero el archivo para que quede asociado directamente y luego cerrar el programa, determine la opcin que considera apropiada para usted. Ahora lo que nos queda es modificar algunas caractersticas de la grfica como ponerle ttulo a la misma, a los ejes, cambiar colores o diseo, etc.
ASPECTO DE LA GRFICA
Cuando colocamos una grfica en un documento de Word y la seleccionamos, se activan tres fichas adicionales, la ficha Diseo, la ficha Presentacin, y la ficha Formato.
Ejemplo
Artculo 2
Artculo 3 Artculos
Enero
Febrero
FRMULAS EN TABLAS
Aunque las frmulas son en realidad una parte importante de Excel, podemos extender esta situacin dentro de una Tabla de Word. Esto no quiere decir que debemos dejar aparte a Excel y usar Word para confeccionar una frmula, no, en primer lugar porque no cuenta con la gran cantidad de funciones que si tiene Excel; y, en segundo lugar, porque no es el objetivo primordial de un Procesador de Palabras.
COMENTARIO
Primeramente debemos tener la tabla con los datos a los cuales se les va a determinar o realizar una operacin, pongamos como ejemplo la tabla que se muestra a continuacin, en la cual, se desea calcular el Importe de cada uno de los renglones correspondientes. Producto Artculo 1 Artculo 2 Artculo 3 Cantidad Precio Importe 5 120.00 7 27.50 10 135.00
Lo que debemos conocer es como maneja Word las celdas para poder realizar las operaciones, resulta que lo maneja de la misma manera en que se identifican las celdas en Excel. A las columnas las bautiza con las letras
derecha), suma, resta, multiplicacin y divisin. El cmo colocar la frmula es lo que determinaremos a continuacin.
DESARROLLO
1. Colocarse en la celda donde se debe introducir la frmula, en nuestro caso en el segundo rengln debajo de la columna de importe, la celda: D2. 2. Hacer Clic en la ficha Presentacin 3. En el Grupo Datos, pulsar en el botn Frmula y aparecer el cuadro de dilogo siguiente
4. En el parmetro Frmula se debe introducir lo siguiente: =B2*C2, no importando si se escribe en maysculas o minsculas. Es posible que al mostrarse el cuadro de dilogo anterior, en este parmetro aparezca algo como: =SUM(LEFT), borrarlo hasta el signo de igual, o bien, borrarlo completo, nos ocuparemos en otra ocasin de ello. 5. Podemos asignar un formato al resultado que se va a obtener como que contenga el signo de pesos, o algn otro, para ello empleamos el parmetro Formato de nmero que al pulsar en la flecha desplegable, se muestra lo siguiente:
10
6. Escoger el tipo de formato deseado para el resultado y pulsar en el botn de Aceptar para que se muestre el resultado de la frmula. 7. Repetir los pasos del 1 al 6 para cada rengln y teniendo cuidado de ir cambiando el nmero de rengln en cada celda que se ponga la frmula. El resultado de lo anterior debe ser algo como lo siguiente: Producto Artculo 1 Artculo 2 Artculo 3 Cantidad Precio Importe 5 120.00 $ 600.00 7 27.50 $ 192.50 10 135.00 $1,350.00
CONCLUSIN
Como podemos apreciar, es relativamente sencillo realizar algunos clculos utilizando las frmulas en Word, sin embargo, hay que tener en cuenta lo siguiente: a. Las frmulas no se actualizan de manera automtica como en Excel, esto es, si modificamos un valor de las celdas involucradas en la frmula, tendremos que recalcular la misma. Para realizar esto, hay que seleccionar la celda de la frmula y pulsar [F9]. b. Se pueden utilizar Tabuladores Decimales para posicionar correctamente los puntos decimales. c. Podemos emplear algunas funciones internas como el promedio, el mximo, etc., solamente que se encuentran en ingls. Este tema lo dejamos para una entrada posterior.
11
Cualquiera de las categoras anteriores se pueden elaborar utilizando el Word, lo nico que debemos tener en cuenta es la manera en que se debe guardar el archivo con el fin de identificar su funcionalidad y uso de dicho formulario. Pero adems, dentro de un documento de Word, podemos especificar los siguientes Tipos de formularios: Formulario Clsico. Corresponde al formulario de versiones anteriores que se ha conservado en este programa para efectos de compatibilidad, el cual emplea las Herramientas bsicas de formularios. Formulario 2007. El cual emplea controles diseados en esta nueva versin de Word, que aunque son similares en su utilizacin, cambiaron de aspecto y caractersticas propias. Formulario ActiveX. Este tipo de formulario se emplea, esencialmente, utilizando controles de Visual Basic, que es un lenguaje de programacin ampliamente diseminado por el ambiente Office e inclusive, en otras aplicaciones de terceros como: Corel Draw, AutoCAD, etc. Es necesario conocer la programacin en este lenguaje para poder trabajar con este tipo de formularios.
En esta ocasin nos basaremos en los dos primeros tipos, ya que el tercero, implica un producto mucho ms extenso que incluira la programacin con Visual Basic para Aplicaciones.
PROCESO
Para poder elaborar un formulario utilizando este programa, es necesario tener un diseo o bosquejo realizado en el papel, con el fin de ya tener establecida la idea de cmo ser creado. Los elementos esenciales que se utilizan son: las Tablas, que proporcionan el diseo y la estructura bsica, y los Controles, que se ubican la Ficha Programador de la Cinta de Opciones. Esta ficha no se encuentra normalmente dentro de la Cinta de Opciones inicial, por lo que se debe de activar.
12
El grupo que nos interesa es el de Controles, que, como podemos apreciar, nos muestra diferentes opciones en la que se incluyen los Controles que se utilizan en esta nueva versin y un cono que representa a los controles Heredados o Clsicos y los ActiveX, el cual se muestra a continuacin.
13
Control
Cuadro de Texto Casilla de Verificacin Lista Desplegable Insertar Marco Horizontal Sombreado de Campo Restablecer campos de formulario
Utilidad
Permite insertar un Cuadro de Texto que pueda ser rellenado por el Usuario, por ejemplo para escribir un Nombre, Direccin, etc. Se emplea para cuando se especifiquen opciones de Si / No, o cuando se quieran escoger varias acciones Muestra un cuadro que se puede desplegar y del cual se puede seleccionar una accin determinada Rodea a un control con un marco Activa o desactiva si el control aparece con color de fondo o No Borra el contenido de todos los campos de un formulario para comenzar de nueva. Debe estar desprotegido el formulario para que funcione
Una vez colocado el Control en el formulario, se procede a modificar sus Propiedades para hacerlo ms verstil, por ejemplo: Si queremos que se introduzca un Nombre, pero no deseamos que pase de 30 caracteres, hay de decrselo a Word, con el fin de que no se permitan teclear ms datos. Si deseamos colocar una Fecha, tenemos que indicarle el Formato de la misma, etc. Para realizar esto, se hace Doble Clic en el sombreado del campo al cual queremos modificarle sus Propiedades y aparece un Cuadro de dilogo que mostrar las propiedades que se pueden cambiar dependiendo del Control de que se Trate.
Se puede especificar el Tipo de texto que se desea introducir entre: Texto, Nmero, Fecha, Hora o Clculo, si el Largo del campo va a ser Ilimitado, o por el contrario, tendr un valor lmite. El formato en el cual se puede dar este control, si queremos que asuma un valor predeterminado al momento de establecerlo.
14
CASILLA DE VERIFICACIN
En este control se puede especificar si el tamao del mismo lo determina Word, o por el contrario, lo especifica la persona que est diseando el formulario. Se puede permitir que el control aparezca marcado desde el momento en que se muestra el formulario, o no. Se puede estipular si se debe ejecutar una Macro cuando se acceda al control o cuando se pase a otro. (Por ejemplo, el verificar si una respuesta a una pregunta es correcta o no). Del mismo modo, se puede asignar un nombre de Marcador a este control y una ayuda como en el caso del control anterior.
LISTA DESPLEGABLE
Con este tipo de control se deben dar de alta las opciones que el usuario podr seleccionar al momento de estar contestando el formulario. Como en los controles anteriores se puede especificar una Macro de entrada y otra de salida, as como, un nombre de Marcador y la ayuda que se puede prestar al usuario para el uso de este control dentro del formulario.
15
Que se encuentra ubicado en la misma ficha de Programador, al realizar esta operacin lo primero que se debe especificar es que la proteccin sea para Restringir formato y edicin. Al seleccionar esta accin, se activa un Panel que aparece en la parte derecha de la ventana de Word y cuya imagen reproducimos a continuacin
Posteriormente, aparece un cuadro de dilogo que solicita si deseamos aplicar una contrasea para permitir modificaciones si alguien conoce dicha contrasea, esto se le deja la eleccin a usted, querido lector.
16