UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA

"JLIO DE MESQUITA FILHO"

Campus de Marlia

Documentao Contbil

Disciplina: Documentao Contbil

Docente: Rubia Martins
Discente: Mariane Agnes Ribeiro
Marlia, 01 de Julho de 2011

Documentao Contbil
O documento contbil o registro de toda e qualquer informao que
comprove o controle patrimonial e informe todos os fatos que aconteam na
empresa. Essa documentao possui trs funes bsicas: a gerencial que
servir de instrumento na tomada de decises, a documental que de
disponibilizar as informaes aos usurios e a fiscal, que de dar condies
ao fisco de verificar o cumprimento dos tributos.

Tipologia dos Documentos Contbeis

Documentos Financeiros e Fiscais de Transaes e Entradas e
Sadas.
Documentos que demonstram as transaes mensurveis em moeda
e so preservados, normalmente, pelo tempo de prescrio disciplinado
pelas normas do Cdigo Tributrio Nacional (art.173), embora alguns
documentos devam ser preservados por mais tempo, como por exemplo, os
documentos de aquisio de ativo permanente. Esses ltimos devem ser
preservados durante todo o tempo de vida do bem.

Documentos de Registros de Transaes.

So documentos que contm todos os dados representativos dos
fatos praticados pela entidade, com escriturao regular (de acordo com os
padres contbeis), em ordem cronolgica e sistemtica, tambm
denominado Livro Dirio3 e Livro Razo4 e so permanentes. Atualmente,
com o avano da tecnologia, ocorre uma fase de transio, onde algumas
entidades j deixam de ter o papel como suporte, ficando esses registros
somente em suporte eletrnico (meio magntico).

Documentos Administrativos.
Os documentos administrativos contm informaes que, embora se
refiram a dados contbeis, nem sempre impactam diretamente em registro
contbil e por isso no so provas de fatos praticados. Normalmente, esses
registros so compostos por correspondncias e demais informaes
gerenciais. Contudo, esse arquivo, em parte, tambm composto por
documentos que contm atos e decises de rgos colegiados, como atas
de assemblia geral, contratos sociais, atas de diretoria, atas de conselhos
deliberativos e consultivos, entre outros.

Documentos de Informaes de Empregados e

Providncia Social e Demais Tributos.
So documentos que se referem vida funcional dos empregados e
das obrigaes previdencirias a eles vinculadas. Abriga tambm os
documentos referentes aos demais tributos de responsabilidade da
entidade, seja como contribuinte ou como responsvel, tais como imposto
de renda, imposto sobre produtos industrializados, imposto sobre circulao

de mercadorias e servios, entre outros. Normalmente, so guardados por

30 anos.

Documentos Eletrnicos
So livros fiscais mantidos em meio eletrnico, previstos pela
legislao, que permite at Livros Dirios Eletrnicos. Apenas alguns
documentos existem em meio fsico, mas os digitais s passam a ter valor
legal quando so autenticadas por um tabelio.
O governo brasileiro instituiu em 2001, a infra-estrutura de Chaves
Pblicas Brasileiras (ICP Brasil) com poderes para formar no Brasil a
Cadeia de Certificao Digital, destinada a garantir a autenticidade, a
integridade e a validade jurdica de documentos em forma eletrnica, das
aplicaes de suporte e das aplicaes habilitadas que utilizem certificados
digitais, bem como a realizao de transaes eletrnicas seguras.
E o Conselho Federal de Contabilidade publicou em maro de 2005 a
Resoluo n 1.020, que foi alterada pela Resoluo n 1.063 em dezembro
de 2005, a previso de digitalizao dos documentos em papel, desde que
assinados e autenticados. Tambm prev algumas regras, como a
obrigatoriedade da assinatura do responsvel pelo processo de digitalizao,
a do contabilista responsvel e do empresrio todas com certificao
digital.

SPED Sistema Pblico de Escriturao Digital Contbil

O Sistema Pblico de Escriturao Digital Contbil nasce do Decreto
n 6.022 art. 2 de 2007, com a misso de substituir os atuais livros
contbeis em matria fsica, pelos seus equivalentes digitais. Segundo
Santos e Silva (2005), o SPED tem o objetivo de promover a emisso de
notas fiscais, gerar uma escriturao fiscal digital e contribuir para o
aperfeioamento da escriturao contbil, agilizando a contabilidade digital
com uma execuo mais rpida das tarefas e consultas. Trazendo benefcios
no s a empresrios e contadores, com a reduo dos custos com a
compra de papel e sua posterior guarda, mas tambm a sociedade e a
preservao ambiental, com a enorme reduo de papel utilizado.

Escriturao Contbil
o registro sistemtico de quantias, datas e origens de cada receita
e despesas geradas, que alteram de forma qualitativa ou quantitativa o
patrimnio da instituio. O lanamento dos dados contidos nos
documentos contbeis em livros o meio pelo qual se processa a
escriturao, por isso de extrema importncia que os documentos sejam
idneos.
Esses livros contbeis so o Dirio, o Razo e o Fiscal. O Livro
Dirio obrigatrio por lei e nele sero lanados, em ordem cronolgica e
individual, todas as operaes ocorridas, includas as de natureza aleatria
e quaisquer outros fatos que provoquem variaes patrimoniais. O Livro
Razo tambm obrigatrio por lei e tem a finalidade de demonstrar a

movimentao analtica das contas escrituradas no dirio e constantes do

balano. No h necessidade de registro do Livro Razo, entretanto, o
mesmo deve conter termo de abertura e encerramento, com a assinatura
do contabilista e do responsvel pela instituio. O Livro Fiscal no
obrigatrio, feito em ordem cronolgica e registra as operaes financeiras,
de recebimentos e pagamentos da instituio.
Para que a escriturao contbil seja adequada deve seguir os
Princpios Fundamentais da Contabilidade, guardar seus livros de acordo
com a legislao vigente, e ser executada em idioma e moeda corrente
nacionais; em forma contbil; em ordem cronolgica de dia, ms e ano;
com ausncia de espaos em branco, entrelinhas, borres, rasuras,
emendas ou transportes para as margens; com base em documentos de
origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem
ou evidenciem fatos e a prtica de atos administrativos.

Legislao referente Documentao Contbil

NBC T 2.2 Da Documentao Contbil
2.2.1 A Documentao Contbil compreende todos os documentos, livros,
papis, registros e outras peas, que apiam ou compem a escriturao
contbil.
2.2.1.1 Documento contbil, estrito-senso, aquele que comprova os
atos e fatos que originam lanamentos na escriturao contbil da Entidade.
2.2.2 A Documentao Contbil hbil, quando revestida das
caractersticas intrnsecas ou extrnsecas essenciais, definidas na legislao,
na tcnica-contbil ou aceitas pelos usos e costumes.
2.2.3 A Documentao Contbil pode ser de origem interna quando
gerada na prpria Entidade, ou externa (que comprovem lanamentos da
instituio) quando proveniente de terceiros.
2.2.4 A Entidade obrigada a manter em boa ordem a documentao
contbil.
(CFC, 1985, p.1).
O Conselho Federal de Contabilidade editou em 1993 a Resoluo
n751 com o objetivo de disciplinar, definir e uniformizar regras e
estruturas para as Normas Contbeis. Essa resoluo dispe sobre tipos,
formas e contedo das Normas Brasileiras de Contabilidade, e que segundo
ela so:

Normas Brasileiras de Contabilidade Profissionais (NBC.P).

Dispe a cerca do exerccio do profissional de contabilidade.

Normas Brasileiras de Contabilidade Tcnicas (NBC.T). Regem

e estabelecem conceitos, regras e procedimentos que
envolvem a aplicao da contabilidade.

Normas Brasileiras de Interpretaes Tcnicas. O objetivo

dessas interpretaes tcnicas detalhar algum aspecto que
necessite maior explicao nas Normas Brasileiras de
Contabilidade.

Comunicados Tcnicos. Ser utilizado quando alguma Norma

Brasileira de Contabilidade for atingida por ato e/ou deciso
governamental. Tais comunicados sero editados pelo
Conselho Federal de Contabilidade.

Cdigo Civil CC L-010.406-2002.

Da Escriturao

Art. 1.179. O empresrio e a sociedade empresria so obrigados a seguir

um sistema de contabilidade, mecanizado ou no, com base na escriturao
uniforme de seus livros, em correspondncia com a documentao
respectiva, e a levantar anualmente o balano patrimonial e o resultado
econmico.
Art. 1.180. Alm dos demais livros exigidos por lei, indispensvel o
Dirio, que pode ser substitudo por fichas no caso de escriturao
mecanizada ou eletrnica.
Pargrafo nico. A adoo de fichas no dispensa o uso de livro
apropriado para o lanamento do balano patrimonial e do de resultado
econmico.
Art. 1.181. Salvo disposio especial de lei, os livros obrigatrios e, se for
o caso, as fichas, antes de postos em uso, devem ser autenticados no
Registro Pblico de Empresas Mercantis.
Pargrafo nico. A autenticao no se far sem que esteja inscrito o
empresrio ou a sociedade empresria, que poder fazer autenticar livros
no obrigatrios.
Art. 1.183. A escriturao ser feita em idioma e moeda correntes
nacionais e em forma contbil, por ordem cronolgica de dia, ms e ano,
sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borres, rasuras, emendas ou
transportes para as margens.
Pargrafo nico. permitido o uso de cdigo de nmeros ou de
abreviaturas, que constem de livro prprio, regularmente autenticado.
Art. 1.184. No Dirio sero lanadas com individuao, clareza e
caracterizao do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou
reproduo, todas as operaes relativas ao exerccio da empresa.
Art. 1.185. O empresrio ou sociedade empresria que adotar o sistema de
fichas de lanamento poder substituir o Livro Dirio pelo Livro Balancetes
Dirios e Balanos, observadas as mesmas formalidades extrnsecas
exigidas para aquele.
Art. 1.186. O Livro Balancetes Dirios e Balanos ser escriturado de modo
que registre:
I a posio diria de cada uma das contas ou ttulos contbeis, pelo
respectivo saldo, em forma de balancetes dirios.
II o balance patrimonial e o de resultado econmico, no encerramento do
exerccio.

Art. 1.190. Ressalvados os casos previstos em lei, nenhuma autoridade,

juiz ou tribunal, sob qualquer pretexto, poder fazer ou ordenar diligncia
para verificar se o empresrio ou a sociedade empresria observam, ou
no, em seus livros e fichas, as formalidades prescritas em lei.
Art. 1.191. O juiz s poder autorizar a exibio integral dos livros e
papis de escriturao quando necessria para resolver questes relativas a
sucesso, comunho ou sociedade, administrao ou gesto conta de
outrem, ou em caso de falncia.
Art. 1.194. O empresrio e a sociedade empresria so obrigados a
conservar em boa guarda toda a escriturao, correspondncia e mais
papis concernentes sua atividade, enquanto no ocorrer prescrio ou
decadncia no tocante aos atos neles consignados.

Arquivologia e Documentao Contbil

Os prazos para guarda da documentao contbil variam de acordo
com o tipo e funo do documento, j que h um tempo de prescrio
determinado por lei, para cada um. Embora esses documentos contenham o
acervo documental da vida econmica da entidade, nem sempre so bem
preservados.
A Legislao Tributria Brasileira aconselha a entidade a ter um
planejamento de sua Poltica de Arquivos Contbeis, uma responsabilidade
conjunta das reas de contabilidade, administrao, departamento jurdico
e arquivistas da instituio. Esse planejamento tem o papel bsico e
fundamental de avaliar o valor dos documentos atravs da Tabela de
Temporalidade de Documentos Contbeis.
Para se estabelecer uma Poltica de Preservao de Arquivos de
extrema importncia conhecer a estrutura e o funcionamento da empresa, a
massa documental produzida diariamente e a legislao que rege esses
documentos, para evitar possveis sanes fiscais e perca de informaes.
Tambm necessrio adequar o arquivo a rotina e necessidades da
instituio, utilizar uma classificao compreensvel a funcionrios e
contabilistas para melhor manuseio e preservao.
De acordo com a Resoluo n4 de 1996 art. 2 do Conselho Nacional
de Arquivologia, entidades que adotarem a Tabela de Temporalidade de
Documentos podero fazer adaptaes para a sua correta aplicao aos
conjuntos documentais pertencentes (produzidos e recebidos) por esta, em
razo de sua atividade. Quando houver a inteno de se eliminar arquivos
e/ou documentos contbeis, os prazos devem ser consultados e verifica-se
caso a caso.
A documentao contbil e sua escriturao necessitam de uma
guarda permanente, adequada realidade de sua instituio de maneira
que as preserve da melhor forma. uma responsabilidade conjunta da
entidade, que no cabe s ao arquivista ou ao contabilista. Sem livros
contbeis, no h escriturao contbil. Sem escriturao contbil, no h
uma sociedade empresria.

Bibliografia
Cdigo Civil CC L-010.406-2002. Da Escriturao
CTN - Cdigo Tributrio Nacional. Lei 5.172/66.
HENDRIKSEN, Eldon S. & BREDA, Michael F. Van. Teoria da
Contabilidade. 5.ed. So Paulo; Atlas, 1999.
Marion, Jos Carlos. Contabilidade Bsica. 7.ed. So Paulo; Atlas,
2004.
Petrenco, Solange Aparecida. Contabilidade e seu Valor Probante.
2.ed. Curitiba; Juru, 2009.
Materiais didticos usados durante a aula de Documentao Contbil,
ministradas pela professora Rubia Martins. UNESP FFC Marlia, 2011.