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Qu es una Factura Electrnica?

Qu es una Factura Electrnica?

Una Factura es un documento avalado por una autoridad, en nuestro pas esta autoridad es el SAT, es por ello que tambin se le llama Comprobante Fiscal. Una Factura Electrnica es lo mismo, un Comprobante Fiscal pero de manera Digital es decir un CFD. Anteriormente los impresores autorizados solicitaban folios al SAT a nombre del contribuyente. Hoy en da los folios se piden uno a uno, es decir cada vez que hago una factura se solicita de manera automtica el folio al SAT, esto se hace por medio de un Proveedor Autorizado de Certificacin (PAC) por medio de internet, es por ello que a las Facturas Electrnicas se les llama CFDI Comprobante Fiscal Digital por Internet.

Qu es un PAC?
Un PAC (Proveedor Autorizado de Certificacin) es una persona moral que cuenta con autorizacin del Servicio de Administracin Tributaria (SAT) para validar, asignar un folio de identificacin fiscal y firmar digitalmente (timbrar) los CFDI emitidos por los contribuyentes. Todo esto lo hace a nombre y con autorizacin del SAT Cada PAC cuenta con un nmero de autorizacin y se identifica por un logotipo como el que se muestra aqu. CONTPAQ i es PAC es por ello que usted ahora cuenta no solo con un sistema de facturacin electrnica sino con el respaldo directo de un PAC.

1 factura, 2 archivos
Una Factura Electrnica al ser un Comprobante Fiscal Digital, consta de dos archivos:

Archivo .XML

Archivo .PDF

Formato Oficial por el SAT Obligatorio Formato Igual para todos

Representacin Impresa No es Obligatorio Formato Imprimible Formato Diferente por cada contribuyente

Cmo usar el sistema :

Clientes Productos Facturas y Servicios

Cmo cargar Clientes?

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Clientes
Para cargar los datos de un nuevo cliente deber entrar al men Catlogos y despus al submen Clientes

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Clientes
A continuacin se abrir una ventana que mostrara el listado de todos los clientes que ha cargado para cargar uno nuevo de clic en el botn Nuevo

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Clientes

Se abrir una ventana auxiliar en la cual deber asignar un cdigo a su cliente, pueden ser nmeros y letras, tambin podr cargar el nombre o razn social y el RFC. Una vez cargados dichos datos deber dar clic en el botn Guardar, para tener acceso al botn Domicilio.

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Clientes

A continuacin se activaran dos botones Domicilio y Emitir/Entregar. De clic en el botn Domicilio y cargue el domicilio fiscal de su cliente, al terminar de clic en el botn Guardar y cierre la ventana.

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Clientes

A continuacin de clic en el botn Guardar.

Listo!!! Ya tenemos cargado un cliente.

A continuacin de clic en el botn Cerrar y saldr a la pantalla principal del sistema. Para cargar nuevos clientes por favor siga nuevamente las instrucciones.

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Cmo cargar productos o servicios?

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Productos y servicios
Antes de cargar los productos o servicios es muy importante configurar las unidades de venta que se utilizaran en ellos, ya que es un requisito fiscal para que el comprobante sea deducible. Para ello de clic en el men Configuracin y despus en el submen Unidades de venta.

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Productos y servicios
Para cargar una nueva unidad de venta, de clic en el botn Nuevo, despus coloque el nombre y las abreviaturas correspondientes, a continuacin se muestran algunos ejemplos:

Productos

Servicios

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Productos y servicios
Para guardar los datos de clic en el botn Nuevo, a continuacin aparecer un cuadro de dialogo en el cual deber dar clic en el botn Si.

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Listo!!! Ya tenemos cargada la unidad de venta y podemos continuar con la carga de productos.

Productos y servicios
Para cargar los datos de un nuevo producto o servicio deber entrar al men Catlogos y despus al submen Servicios

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Productos y servicios
A continuacin se abrir una ventana que mostrara el listado de todos los productos o servicios que ha cargado para cargar uno nuevo de clic en el botn Nuevo

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Productos y servicios

Se abrir una ventana auxiliar en la cual deber asignar un cdigo a su producto o servicio, pueden ser nmeros y letras, tambin podr cargar el nombre, el cual debe ser corto, si desea agregar especificaciones lo podr hacer posteriormente directo en la factura. Una vez cargados dichos datos deber dar clic en el botn Guardar.

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Productos y servicios

A continuacin de clic en la casilla Manejar unidad, despus de clic en el botn F3 y aparecer una ventana auxiliar que le permitir elegir la unidad que manejara en el producto o servicio sobre el que esta trabajando, elija la unidad y de clic en el botn Aceptar.

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Productos y servicios

Para finalizar la configuracin del producto o servicio de clic en guardar y cierre la ventana.

Listo!!! Ya tenemos cargado un nuevo producto o servicio

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Cmo hacer Facturas?

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Facturas
Para hacer una nueva Factura, de clic en el botn CFDI FACTURA ELECTRONICA

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Facturas
A continuacin se abrir una ventana que mostrara el listado de todos las facturas que ha realizado para cargar una nueva de clic en el botn Nuevo

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Facturas

Se abrir una ventana auxiliar en la cual deber colocar la contrasea de su SELLO DIGITAL dicha contrasea se la dio el contador al tramitar su sello digital si no la recuerda o no sabe cual es por favor comunquese con su contador. Una vez colocada de clic en el botn Aceptar

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Facturas
A continuacin se abrir la ventana correspondiente a la factura, por favor no mueva la fecha recuerde que las facturas electrnicas deben ser del da en que se elaboran, el folio aparece de manera automtica no es necesario elegirlo, a continuacin de clic en el botn F3 para elegir el cliente al que le de sea hacer una factura.

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Facturas
A continuacin se abrir una ventana auxiliar en la cual podr elegir el cliente al que desea hacerle la factura, para ello de clic sobre el cliente de su eleccin y despus en el botn Aceptar.

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Facturas
Una vez elegido el cliente de clic en la parte blanca de

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Facturas
A continuacin se abrir una ventana auxiliar en la cual podr elegir el producto o servicio que desea facturar, de clic en el botn F3 y aparecer una ventana con su lista de productos y servicios, elija el que desea facturar y de clic en aceptar

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Facturas
Despus coloque en el campo Observaciones las especificaciones que usted requiera, como el mes de renta o numero de serie del producto, estos datos aparecern en la factura, tambin lo podr dejar en blanco si no tiene especificaciones. Despus coloque la cantidad y el precio, el impuesto se calcula de manera automtica, revise el campo Total para estar seguro de que es lo que quiere cobrar por dicho servicio o producto.

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Facturas
Si los datos son correctos de clic en el botn Guardar, podr notar que los datos se han pasado a la ventana de factura, si desea cargar mas partidas a la factura de clic en el botn Nuevo y repita el paso anterior, si no es as solo de clic en el botn Cerrar.

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Facturas
Despus dirjase a la pestaa Informacin Adicional coloque el Mtodo de pago y Numero de cuenta de pago, recuerde que estos campos no pueden quedar vacios, si no sabe dichos datos puede colocar la leyenda No identificado.

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Facturas
En el campo Condiciones de Pago puede poner Al contado o los das de crdito que usted le de a su cliente, por otro lado en la Forma de Pago podr elegir entre Pago en una sola Exhibicin o Pago en parcialidades

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Facturas
Despus regrese a la pestaa Generales y de clic en el botn Ver CFD, a continuacin se abrir una ventana auxiliar en donde podr visualizar una vista previa de la factura, revise que todos los datos estn bien, si es as cierre la ventana auxiliar y contine.

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Facturas
Para terminar la factura de clic en el botn Timbrar y aparecer una ventana auxiliar, en el campo por medio de deber elegir Archivo en disco y en el campo En Formato deber elegir Formato PDF.

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Facturas
A continuacin de clic en el botn Timbrar, a partir de este momento ya no podremos hacer cambios a la factura ya que al timbrar estamos envindola al Proveedor Autorizado de Certificacin y a su vez se lo enva al SAT.

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Facturas
Una vez timbrado aparecer el folio fiscal en la pantalla, esto quiere decir que la factura ya esta realizada y es totalmente legal, en caso de que desee hacer otra factura de Clic en el botn Nuevo y siga nuevamente los pasos anteriores, si no es as solo de clic en el botn Cerrar.

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Facturas
Ahora enve los archivos de factura electrnica a su cliente, lo primero es recuperarlos de la base de datos. Abra un explorador de Windows y dirjase al disco C, a continuacin de clic en la carpeta Compacw, despus de clic en la carpeta Empresas y elija la carpeta que tiene el nombre de su empresa, en este ejemplo la empresa se 40 llama Empresa Prueba

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Facturas
Una vez en la carpeta correspondiente a su empresa podr notar muchos archivos por favor no los borre, ni los mueva. Cada vez que usted genera una factura, el sistema creara dos archivos por cada una, el primero con formato PDF y el segundo XML, identifique los correspondientes a la factura generada por medio del folio interno, en este ejemplo usaremos la factura numero 18, estos son los que deber enviar a su cliente. Para enviar los archivos a su cliente, entre a su cuenta de correo electrnico, escriba un correo a su cliente y adjunte los archivos antes mencionados.

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Contacto
Esta es una pequea gua para la generacin de facturas electrnicas con ayuda del sistema CONTPAQ i Factura Electrnica, si tiene dudas o requiere de algn servicio adicional no dude en comunicarse con nosotros, ser un placer atenderlo!!!

Oliver Vega E-Mail: olivervega.bt@gmail.com Cel:04455 28-53-59-52 Office: 56-16-46-32 Carlos Guerrero E-Mail: cguerrero.bt@gmail.com
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Material exclusivo para clientes de

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