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Devueltaalndice

Captulo6 MicrofilmacindeArchivos
LaUnidaddeAdministracindeInformacinyArchivos(FAIH)ofreceserviciosde microfilmacindearchivosatodaslasunidadesdelaAutoridaddelCanaldePanam (ACP). Esteservicioestdirigidoprimordialmentealapreservacindearchivosvitalesyala seguridaddearchivoscuyocontenidoasloamerite.Lapreservacingeneralmente aplicaaarchivosderetencinpermanenteytemporaldelargoplazo,comoeselcaso delosplanoshistricosdeingeniera.Laseguridadnormalmenteabarcaarchivos indispensablesparalaentidad,talescomodocumentosquereflejenlasdeduccionesy salariosdelafuerzalaboral,queserequierenparaasegurarlacontinuidaddelas operaciones. Losbeneficiosadicionalesquesederivandelusodearchivosmicrofilmadosincluyenel ahorrodeespaciovitalenlasoficinasyunaccesorelativamentemsrpido,en comparacinconlosarchivosenpapel. Finalmente,losarchivosenmicrofilmescomplementanelusodearchivoselectrnicos. Losarchivoselectrnicospermitenaccesosimultneopormltiplesusuariosentiempo mnimo.Losarchivosmicrofilmadosofrecenunadelasmejoresgarantasdeintegridad delainformacinalargoplazoydelegibilidad,independientedeloscambiosen tecnologa. Enconclusin,ladecisindeutilizarlosserviciosdemicrofilmacindependerdelas necesidadesyprioridadesdelaunidad,lanaturalezadelainformacincontenidaen susarchivos,ylosresultadosdelestudiosolicitadoalpersonalespecializadoen administracindearchivos.

6.1 Qusonlosmicrofilmes.
Tcnicamente,losmicrofilmessonpelculasdefotografaparalacaptacinde imgenesoinformacinenescalasmsreducidas,perovisiblesalojohumanosinla necesidaddeequipostecnolgicoscomplejos.Dehecho,lasimgenesenlos microfilmessesuelenvisualizarconequiposlectoresimpresores,detecnologasencilla yrelativamenteestable,queaumentaneltamaodelasimgenesypermitensu reproduccinenpapel,desernecesario. Entrelosmicrofilmes,suelendarselassiguientesvariantesdeformato: Rollosdepelculascontinuasde16milmetros(mm),concapacidadpara aproximadamente2,000imgenesdehojasdepapeltamaocartaporrollo. Lasmicrofichas,queconstituyenpelculasindividualesde105mm(4x6)cadauna ysuelenusarseparaplanosdeingenieradedimensionesamplias.

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Lastarjetasdeapertura,queconstituyenimgenesindividualesdepelculasde35 mmcadauna,yquesonutilizadascasiexclusivamenteparaplanosdeingeniera.

6.2 Condicinlegaldelosdocumentos.
DeconformidadconelArtculo16delReglamentodeAdministracindeArchivosdela ACP,laadministracinseasegurarquelasleyesinternacionalesaplicablesala microfilmacinyladigitalizacinsecumplan.Igualmente,encumplimientodelArtculo 24.1delmismoreglamento,lasmicrofotografasoreproduccioneshechasde microfotografas,debidamentecertificadasyautenticadas,sonadmisiblescomo evidenciaconlamismafuerzayefectoquelosarchivosoriginales.ElOficialde ArchivosdelaACPcertificadichascopiascuandosonrequeridasousadasenun procesojudicial. Algunosrequisitosparasulegalidadincluyen: Laautorizacinporpartedelaadministracin. Sucreacinenelcursodelosnegocios. Elusodematerialdepelculaconcalidaddurable. Sureproduccinexacta. Suinspeccinycontroldecalidad. Lautilizacindeprocedimientosqueestndocumentados. Lautilizacindealmacenamientoeindexacinadecuadosparasuubicacinyretiro. Ladisponibilidaddeunequipolectorimpresorparaelusodelpersonaldeauditoria. Elalmacenamientodelacopiaoriginaldelosmicrofilmesenunsitiodistintodela copiadereferenciacustodiadaporlaunidadquecrealosarchivos.

6.3 Estndaresparalamicrofilmacin.
Ensuprocesodemicrofilmacindearchivos,laUnidaddeAdministracinde InformacinyArchivosserigenormalmenteporlosestndaresdelAmericanNational StandardsInstitute(ANSI)ydelAssociationforInformationandImageManagement (AIIM),queasuvezestnenconformidadconlosestndaresinternacionalesde microfilmacin. Estosestndaresofrecenloslineamientosquegarantizanelniveldecalidadde nuestrosservicios.Especficamente,seincluyenlossiguientesaspectossignificativos:

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Loslineamientosqueaseguranquelacalidaddelasreproduccionesenmicrofilmes permitaladisposicindelosoriginales,siaplica.Estorequiere,entreotrosfactores, quelascopiasseanlegibles,completas,estnindexadasyorganizadasdeforma quesepuedaubicarundocumentoconrelativafacilidad,yqueestnpreservadas encondicionesdehumedadytemperaturaadecuadas. Loslineamientosquepermitanlapreservacinalargoplazo,quehoydase entiendequepuedefluctuarde100a200aosyms,dependendealgunas variables,talcomo: 1. Lapelculadeplata:Laspelculasutilizadasenlamicrofilmacinparala preservacinalargoplazogeneralmentecontienencompuestosqumicosde plata.Otrostiposdepelculaquenocontienenplatasonmenoscarosyno estndiseadosparasupreservacinalargoplazo. 2. Ladensidad:Indicaelniveldecontrasteentrelostonososcurosyclaros,que permitelaclaridaddelectura.Despusdequeunrollodemicrofilmacinsea revelado,severificaladensidadatravsdeundensitmetro. 3. Laresolucin:Serefierealalegibilidaddeloscaracteres. 4. Losresiduosqumicos:Ciertosqumicosqueseutilizanparaelreveladodelos microfilmespuedencausardaosalaspelculassinosonremovidosalfinalizar elproceso.Porconsiguiente,esimprescindibleinspeccionarcadapelculapara verificarquenotengaqumicosadheridos. 5. Elalmacenamientodelosmicrofilmesoriginales:Lapelculaoriginaldebeser almacenadaenunlocaldistintodelaunidadsolicitante.Estelocaldebereunir condicionesestablesdecontroldehumedad(entre20y30RH)ytemperatura (mximade62 Fomenos)paraasegurarlapreservacinalargoplazo. Igualmente,estelocaldebeestarubicadoenunlugardistintodelaunidad solicitante,deformaqueunposiblefuego,inundacin,tormenta,tembloruotro desastrenaturaloactohumano,nodestruyaambascopias.Porello,sesuele realizarlamicrofilmacinendoscopias,unaparasualmacenamientoenel cuartodepreservacinubicadoenFAIH,ylaotraparausoycustodiadela unidadsolicitante.

6.4 Ventajasparaelusodelosmicrofilmes.
Lasrazonesprimordialesparalamicrofilmacindearchivosincluyenlassiguientes: Lanecesidadoprioridaddepreservacindearchivosalargoplazo. Laseguridaddearchivosvitalesparalaentidad. Elahorrodeespaciovitalenlasoficinas,encomparacinconlosarchivosen papel.

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Elaccesorelativamentemsrpidoalosarchivos,encomparacinconlos archivosenpapel. Unadelasmejoresgarantasdeintegridaddelainformacinalargoplazoyde legibilidad,independientedeloscambiosentecnologa,encomplementodelos archivoselectrnicos.

6.5 Consideracionesparaelusodelosmicrofilmes.
Muchasdelasdesventajasatribuidasalosmicrofilmessonparticularmentealtipode microfilmacinquesevaahacer:rollosdemicrofilmacin,tarjetadeapertura, microfichas,etc.Generalmentelosmicrofilmespresentan,entreotros,lassiguientes consideracionesrelativas: Requierenunestudiopreliminardelasnecesidadesyprioridadesdelaunidad solicitante,aligualquelanaturalezadesusarchivos,porpartedelpersonal especializadoenadministracindearchivos,comofundamentoparaladecisin demicrofilmar. Elprocesodemicrofilmarsuelerequeriruntiemporazonable,queincluyelas fasesdepreparacindearchivos,microfilmacin,revelado,inspecciny empaque. Launidadsolicitantesuelerequerirlacompradeunequipolectorimpresorpara suusoexclusivoenlalecturaeimpresindesusmicrofilmes,cuyocostopuede variardependiendodelmodeloescogido.

6.6 Elcostodelamicrofilmacin.
Loscostosprincipalesdelamicrofilmacinradicanenlafasedepreparacinde archivos,laoperacindelascmaras,elreveladodelapelculaconelusodequmicos ylainspeccindelaspelculasmicrofilmadas.Lastarifasinicialesporlosserviciosde microfilmacinestndisponiblesenelintranetdelaACP,yestnsujetasa actualizacinenfuncindeposiblesmejorasenlosprocesos,entreotros.

6.7 Cmosolicitarlosserviciosdemicrofilmacin.
Parasolicitarlosserviciosdemicrofilmacinsedeberseguirlossiguientespasos: Completarelformulario692,localizadoenlaInfored:http://imcdfsw 01.acp/formularios/docs/692.pdfincluyendojustificacinrazonableparala microfilmacindelosarchivosyenviarloalaUnidaddeAdministracinde InformacinyArchivos(FAIH)parasuevaluacinyaprobacinorechazo. DeseraprobadoFAIHnotificaalaoficinasolicitante.PersonaldelFAIH procedearealizarunaevaluacindelascaractersticasfsicasdelos

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archivosparadeterminarlamejormaneradellevaracabolamicrofilmacin yeltipoderolloautilizar. Denoseraprobadalasolicitudselenotificaalaoficinasolicitantelas razonesporlascualesnoseaprobdichasolicitud.

6.8 Usoymantenimientodelosmicrofilmes.
Lasoficinasquehanmicrofilmadosusarchivossonresponsablesdelalmacenajey mantenimientodelosrollosydeobtenerelequipolectorimpresorparasuusoa excepcindelacopiadeseguridadquesehacealmomentodelamicrofilmacinyes almacenadaenelcuartodepreservacindeFAIH. Lacompraoalquilerdeequiposdemicrofilmacin(porej.,cmarasdemicrofilmacin, lectoras,eimpresoras)inclusivelaadquisicindelosserviciosdemicrofilmacindeber aprobarseporelSupervisordelaUnidaddeAdministracindeInformacinyArchivos (FAIH),DepartamentodeAdministracinyFinanzas. Lascondicionesidealesparaelalmacenajedelosmicrofilmessonde50%dehumedad ytemperaturade70a80gradosFahrenheit.Pocahumedadafectalaflexibilidaddelos rollos,portalmotivolosarchivadoresdondeseguardenlosmicrofilmesnodebenestar cercadeventanasdondeestnexpuestoalaluzsolardirecta.Deigualformasihay muchahumedadlosrollospuedenpegarseollegaracrecerleshongos,ycuandose tienesospechadelaexistenciadeestascondiciones,sedeberebobinarelmicrofilme confrecuencia. Lascausasmscomunesquecausandaoalmicrofilmeenellectorson: Alnopasarcorrectamentelapelculaenelalimentadordelequipolector. Alestarsucioelvidrioquesostienelapelculaparaenfocarla. Aldoblarselapestaadelcarretedellector. Alnoalinearsecorrectamenteelcarreteenelequipolector.

6.9 Ladisposicindelosmicrofilmes.
Laaprobacininicialpararealizarelproyectodemicrofilmacindearchivosespecficos, porpartedelaUnidaddeAdministracindeInformacinyArchivos,noimplicala autorizacinparadisponerdelosarchivosoriginalesenpapel.Segnseindicaenel Artculo20delReglamentodeAdministracindeArchivosdelaACP,elAdministrador establecerlosprocedimientosparaladisposicindelosarchivos.Estadisposicin estsujetaalcumplimientodelasTablasdeRetencindeArchivospertinente. Asuvez,losarchivosenmicrofilmesestnsujetosalosmismosreglamentosquerigen ladisposicindearchivosenpapel.Refirasealaserieapropiadadescritaenlas TablasdeRetencindeArchivosparamayoresdetalles.

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