Ciclo formativo profesional GRADO MEDIO ADMINISTRATIVO

NDICE DE CONTENIDOS CONSULTAS .............................................................................................................. 2 Tipos de consultas ....................................................................................................... 2 Crear una consulta ..................................................................................................... 3 Agregar tablas a las consultas ................................................................................... 3 Aadiendo campos a la consulta ............................................................................... 5 Eliminar un campo de la consulta ............................................................................. 6 Insertar un campo sobre una consulta creada ......................................................... 6 Mover un campo en la cuadrcula de diseo de consulta........................................ 7 Ejecucin de la consulta ............................................................................................. 7 Guardar la consulta .................................................................................................... 7 Introduccin de criterios ............................................................................................ 8 Trabajar con fechas en los criterios ........................................................................ 11 La fila Orden ............................................................................................................. 12 La fila Mostrar .......................................................................................................... 12 Borrar una consulta ................................................................................................. 12 Imprimir una consulta ............................................................................................. 13 Eliminar un campo de la consulta ........................................................................... 13 Los campos calculados ............................................................................................. 13 Obtener ayuda del Generador de Expresiones ...................................................... 14 Utilizar el Generador de Expresiones para realizar clculos en una consulta ... 15

CONSULTAS
La utilidad de las bases de datos reside en la posibilidad de poder realizar consultas. Una base de datos sin la opcin de consultar no servira para nada. Podramos llegar a obtener informacin utilizando la opcin Buscar que posee Access, pero este proceso es muy lento si tenemos que visualizar gran cantidad de informacin. Una consulta es una pregunta que realizamos a una base de datos para que nos d informacin concreta sobre los datos que contiene. Una de las mayores ventajas de las consultas, es que stas se pueden almacenar, lo cual permite utilizarlas cuando sea necesario sin necesidad de volver a crearlas de nuevo Las consultas permiten seleccionar datos procedentes de varias tablas relacionadas o utilizar los datos de una nica tabla.

Tipos de consultas
Estas son las consultas que podemos realizar: Consultas de seleccin: son las ms utilizadas, permiten ver los datos especificados en las tablas, consultarlos y modificarlos. Consultas de tabla de referencias cruzadas: esta consulta presenta los datos distribuidos en filas y columnas Consultas de creacin de tabla: crea otra tabla a partir de la consulta Consultas de eliminacin: borra de la tabla los registros que cumplan la condicin de la consulta Consultas de datos anexados: aade los registros de la consulta a otra tabla existente. Consultas de actualizacin: actualiza el contenido de los campos de la consulta con los datos indicados en esta.

El objeto de este curso son LAS CONSULTAS DE SELECCIN

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Crear una consulta

Lo primero que hay que tener para realizar una consulta es una tabla o varias relacionadas(en este curso no estudiamos tablas relacionadas) ya que stas son las que poseen los registros sobre los que se har la consulta Los campos que utiliza la consulta pueden ser los de la propia tabla o unos campos que se denominan campos calculados que utilizan los datos que contienen las tablas

Para crear una consulta

Crear Diseo de Consulta

Agregar tablas a las consultas

Si escogemos utilizar la Vista Diseo en lugar de uno de los asistentes, aparece el cuadro de dilogo Mostrar tabla En este cuadro de dilogo, puedes seleccionar la/s tabla/s que suministran los datos a una consulta. Es indiferente para Access que selecciones una tabla o una consulta como base para las consultas: puedes escoger una tabla o consulta haciendo doble clic sobre el

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nombre de la tabla o consulta que desees aadir o haciendo clic con el botn derecho del ratn en la tabla y despus seleccionando Agregar del men contextual. Puedes seleccionar varias tablas o consultas manteniendo pulsada la tecla Mayscula mientras seleccionas un rango continuo de tablas o manteniendo pulsada la tecla Control mientras selecciona tablas no contiguas. Tras haber seleccionado las tablas o consultas que desees, haz clic en Agregar y a continuacin haz clic sobre cerrar. Esto nos lleva a la ventana de Diseo de consulta. (En este curso solo haremos consulta de una tabla o Consulta de una consulta)

Esta ventana se compone de las siguientes partes: Barra de ttulo. Se encuentra en la parte superior del recuadro de la ventana, El ttulo que se asigna por defecto a la consulta es Consulta 1 Debajo vemos la seccin en la que se encuentra ubicado actualmente un recuadro con el nombre de la/s tabla/s que hemos agregado. En su interior estn situados todos los campos de dicha tabla. A esta seccin se la conoce como Zona de datos En la parte inferior de la ventana est la seccin denominada Cuadrcula Qbe. El significado de estas tres letras es Consulta segn ejemplo. Esta zona tiene cinco filas

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Fila Campo En esta seccin podemos indicar los campos que queremos utilizar en las consultas Fila Tabla. Muestra el nombre de la tabla donde est el campo Fila Orden. Podemos ordenar los datos por el campo que queramos, orden Ascendente y Descendente Fila Mostrar. Sirve para ocultar el campo seleccionado Fila Criterios. Aqu es donde escribimos las condiciones Fila O. Si queremos que cumplan ms condiciones las aadimos aqu

Aadiendo campos a la consulta

Consiste en seleccionar los campos que tienen que aparecer en la consulta. Lo primero que hay que hacer es planificar el resultado que queremos obtener de la consulta. Slo hay que incluir los campos de los cuales deseamos obtener informacin, No es recomendable incluir todos los campos de la tabla porque esa operacin provoca que la ejecucin de la consulta sea ms lenta. Los campos se pueden seleccionar de varias maneras: Utilizando la tecla Tab para situarnos en una columna de la cuadrcula Qbe y pulsar Alt+ Flecha abajo para abrir la lista de campos y finalmente pulsar la tecla Enter para seleccionarlo Arrastrarlo desde la lista de campos de la tabla a una columna de la cuadrcula Qbe Hacer un clic con el ratn en el botn de la columna de la cuadrcula Qbe y hacer clic de nuevo en el campo que deseemos
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Puedes seleccionar varios campos al mismo tiempo usando la tecla Maysculas (para campos contiguos) o la tecla Control para un conjunto discontinuo. Puedes hacer doble clic sobre la barra de ttulo de la lista de campos y a continuacin arrastrar hasta la cuadrcula y soltar; se habrn aadido todos los campos de la tabla a la cuadrcula

Si queremos aadir todos los campos de la tabla a la cuadrcula Qbe podemos arrastrar el asterisco haciendo doble clic en l , que aparece en el cuadro de la tabla. Fjate que cuando estamos desplazando el puntero del ratn ste adopta una apariencia similar al de una etiqueta de tamao muy pequeo.. Este cambio es para indicarnos que tenemos un campo pendiente de situar sobre dicha cuadrcula. Repetiremos la operacin para arrastrar todos los campos que vayamos a aadir a la consulta.

Eliminar un campo de la consulta

Sigue estos pasos: 1. Localiza el campo que deseas eliminar 2. Haz clic en el selector de columna (es decir, el botn gris estrecho horizontal) situado inmediatamente por encima del nombre del campo. La columna completa de la cuadrcula del diseo de consulta debera aparecer con fondo negro

3. Pulsa la tecla Suprimir o selecciona Eliminar del men Edicin. Access elimina el campo de la consulta.

Insertar un campo sobre una consulta creada

El proceso de crear un campo despus de haber creado una consulta depende del lugar donde deseemos insertar el campo nuevo. Si quieres insertarlo despus de los campo existentes, es tan fcil como hacer doble clic sobre el nombre del campo que desees aadir. Si prefieres insertarlo entre dos campos existentes, es mejor hacer clic, arrastrar el campo a aadir y soltarlo sobre que quieres que aparezca a la derecha del campo insertado

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Mover un campo en la cuadrcula de diseo de consulta

Para mover una nica columna, sigue estos pasos: 1. Selecciona la columna cuando ests en la Vista Diseo de la consulta, haciendo clic en su selector de columna. 2. Haz clic sobre el selector de columna una segunda vez, y a continuacin arrstralo a su nueva posicin en la cuadrcula de diseo de la consulta. Puedes mover ms de una columna a la vez seleccionando los selectores de las columnas que deseas mover.

Ejecucin de la consulta
La forma ms fcil de ejecutar una consulta es hacer clic en el botn Ejecutar en la barra de herramientas. (Parece como un signo de admiracin en color rojo)

Para visualizar una consulta podemos utilizar la opcin necesaria para su ejecucin

1. Pulsa sobre el Botn (Vista) que est en la barra de herramientas El resultado ser una tabla con todos los registros de la tabla seleccionada ya que de momento no hemos especificado ninguna condicin en el diseo de la consulta.

Guardar la consulta
Cuando se ha creado la consulta, y se comprueba que funciona correctamente, hemos de proceder a la operacin de guardar Dicha operacin es optativa dependiendo de si la consulta la vamos a utilizar en ms ocasiones o en caso contrario slo la hemos creado para comprobar unos registros. En este ltimo caso es ilgico almacenarla ya que ocupa espacio en el disco. Si decidimos almacenar la consulta, hemos de pensar el nombre que le vamos a asignar teniendo en cuenta que tiene que tener un nombre que al visualizarlo nos recuerde la funcin que realiza la consulta 1. Seleccionamos el men Archivo y seguidamente la opcin Guardar 2. Tecleamos el nombre y seguidamente la opcin Guardar

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Access proporciona nombres predeterminados para las consultas que creemos (por ejemplo Consulta1, consulta2). Se sugiere que utilices un nombre ms descriptivo 3. Cierra la consulta haciendo clic en el botn Cerrar de la ventana que contiene la consulta.

Introduccin de criterios
En la cuadrcula Qbe, existe una fila denominada Criterios. Esta fila es la que se utiliza para asignar las condiciones de la consulta. Para poder introducir las condiciones, hay que tener en cuenta sobre qu campo acta la condicin, con lo cual los criterios hay que definirlos en la columna correspondiente al campo. La tabla siguiente recoge los operadores y sus significados. OPERADOR SIGNIFICADO EJEMPLO

Igual a

= Cdiz Encuentra slo los registros cuyo valor sea Cdiz.

<

Menor que

< 100 Encuentra slo los registros cuyo valor sea menor de 100

<= > >=100 <> Y O

Menor o igual que Mayor que Mayor o igual que Distinto de Ambas condiciones deben ser verdaderas Una de las condiciones debe ser verdadera

<=100 >100 >=100 <>Cdiz

Cdiz o Sevilla

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Entre In No Es Nulo

Encuentra un intervalo de valores Lo mismo que O Lo mismo que <> Encuentra todos los registros que no tengan datos introducidos en el campo Encuentra todos los registros en los que los datos han sido introducidos en el campo

Entre # 01/01/07# y #31/12/07#

Es No nulo

Los criterios introducidos en dos campos dentro de la misma lnea de

la cuadrcula de diseo de la consulta se consideran una condicin Y, lo que quiere decir que ambas condiciones deben cumplirse para que el registro aparezca en el resultado de la consulta

Pelculas de Suspense del ao 2006

.
Para que cumplan la condicin O tenemos la Fila O. Esta condicin nos muestra los registros que cumplen cualquiera de las dos condiciones

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A CONTINUACIN SE MUESTRA LA UTILIZACION DE LA FILA O.

Pelculas de Suspense

O del ao 2006

Tambin lo podemos poner dentro del mismo campo en la misma fila separando un criterio de otro y utilizando la expresin O

En este caso se filtraran las pelculas de Suspense o de Terror que hayan sido producidas entre los aos 2005 y 2006

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Al escribir los criterios tienes que RECORDAR QUE: EL TEXTO VA ESCRITO SIEMPRE ENTRE COMILLAS LOS NUMEROS NO LLEVAN NI COMILLAS NI NADA. LAS FECHAS SE ESCRIBEN ENTRE ALMOHADILLAS ## LOS NOMBRE DE LOS CAMPOS SE ESCRIBEN ENTRE CORCHETES [ ] LAS EXPRESIONES COMO POR EJEMPLO ES NULO NO LLEVAN COMILLAS

Trabajar con fechas en los criterios

La tabla siguiente recoge expresiones y ejemplos utilizados con fechas: Expresin Significado Ejemplo

Fecha() Da (Fecha)

Fecha actual El da de una fecha

Registros cuyo campo coincida con la fecha actual Da([Fecha_Pedido])=1 Registros cuya fecha de pedido coincide con el primer da del mes Da([fecha])>15 Registros cuya fecha es mayor al da 15 del mes. Entre corchetes escribiremos el nombre del campo. Podemos utilizar los signos =, >, <, >=, <=

Mes (Fecha)

El mes de una fecha Mes([Fecha_Pedido])=1 Registros cuya fecha de pedido es Enero

Ao (Fecha)

El ao de una fecha

Ao([Fecha_Pedido])=2006 Registros cuya fecha de pedido

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es 2006 DaSemana(Fecha) El da de la semana DiaSemana([Fecha_Pedido])=2 de una fecha Registros en los que la fecha de pedido es Lunes. Recuerda Que el primer da de la semana es el Domingo Entre Fecha y Fecha Un intervalo de fe- Entre #01/01/60# y #31/12/60# chas

La fila Orden
Una de las opciones disponibles para ordenar el contenido de un campo mediante la creacin de una consulta, es seleccionar la fila de la cuadrcula Qbe denominada Orden. Si quieres ordenar los resultados de una consulta sigue estos pasos: 1. En Vista Diseo, haz clic en primer lugar en la celdilla Orden dentro de la cuadrcula de diseo de la consulta de la columna que deseas ordenar 2. Utiliza el cuadro combinado desplegable para seleccionar un orden ascendente o descendente. Tenemos dos posibilidades para ordenar los campos: Ascendente: ordena los registros por orden alfabtico (A-Z) si son datos de tipo texto. Y si son numricos (1-10) Descendente: ordena los registros de tipo texto (Z-A) y los datos de tipo numrico (0-1) Si no elegimos ninguna de las dos opciones la consulta aparecer ordenada tal y como la tenemos en la tabla de origen.

La fila Mostrar
La fila Mostrar que contiene la cuadrcula Qbe nos permite desactivar la visualizacin de un campo pero mantiene la condicin que est asignada a l. Mostramos el diseo de la consulta 1. Pulsamos sobre la casilla seleccionada de la Fila Mostrar del campo que vayamos a ocultar y la desactivamos. 2. Pulsamos sobre el botn de Hoja de Datos para ver el resultado de la consulta.

Borrar una consulta

Cuando tengamos muchas consultas creadas, seguramente veremos que algunas de ellas no las vamos a utilizar nunca ms. En este caso lo mejor es eliminarlas, ya que estn ocupando un espacio en el disco totalmente innecesario La operacin de eliminar una consulta es muy sencilla, pero antes de eliminarla tienes que estar realmente seguro que no te interesa.

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Podemos hacerlo a travs de Edicin y eligiendo Eliminar bien pulsado la tecla Suprimir. Automticamente Access nos muestra el cuadro de advertencia puesto que no se puede utilizar el comando Deshacer si hemos realizado alguna operacin despus de utilizar la opcin Eliminar

Imprimir una consulta

Lo haremos utilizando el botn de Imprimir o tambin lo podemos hacer seleccionando el men Archivo y a continuacin Imprimir

Eliminar un campo de la consulta

Los motivos para eliminar un campo suelen ser que nos hayamos equivocado al aadir un campo cuando creamos la consulta, o que nos hayamos dado cuenta de que hay un campo que no necesitemos. Hay varios procedimientos para eliminarlo Haz un clic con el cursor del ratn en cualquier posicin de la columna que contenga el campo en la cuadrcula QBE y selecciona el comando Edicin, Eliminar columnas. Sita el cursor del ratn en el selector de columna del campo (la pequea barra situada sobre el nombre del campo) que desea eliminar. Haz un clic cuando el cursor del ratn se convierta en una flecha apuntando hacia abajo para seleccionar toda la columna y ejecuta el comando Edicin, Eliminar o pulsa Supr.

Los campos calculados

Los campos calculados permiten utilizar en las columnas de la cuadricula QBE informacin que no procede de un campo, sino de una operacin con valores de otros campos. Forma de hacerlo: 1. Haz un clic en la casilla Campo de la primera columna que est libre en la cuadrcula QBE. 2. Introduce el nombre que desees asignar a la columna y que ser el que aparecer al ejecutar la consulta. 3. Teclea (con un espacio detrs) y escribe la expresin que quieras utilizar. Al escribir el nombre de un campo este debe ir entre corchetes. Ejemplo PVP: [PrecioUnidad] * 0,21 Podemos introducir cualquier expresin vlida en la fila Campo de la cuadrcula de diseo de la consulta. Obser-

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va que Access encierra automticamente los nombres de los campos incluidos en una expresin entre corchete, a menos que el nombre del campo contenga algn espacio. En este caso debes aadir los corchetes, en caso contrario la consulta no funcionar. Esta es una de la muchas razones por la que los nombres de tablas y campos no deben contener espacios

Obtener ayuda del Generador de Expresiones

El generador de expresiones es una herramienta que resulta til para la construccin de expresiones en consultas. Para llamar al Generador de expresiones, haz clic en la celdilla Campo de la cuadrcula de diseo de la consulta y a continuacin haz clic en el botn Generar de la barra de herramientas. El Generador de expresiones consta de tres secciones: 1 En la seccin superior del generador se encuentra un cuadro en el que se genera la expresin. Podemos utilizar la seccin inferior para crear los elementos de la expresin, y luego insertarlos en el cuadro para formarla. Tambin se puede escribir la expresin directamente en este cuadro. 2 En la seccin intermedia del generador hay botones que corresponden a los operadores ms comunes. Al hacer clic en uno de ellos, el Generador de expresiones insertar el operador en el lugar del cuadro de expresiones donde se encuentre el punto de insercin. 3 En la seccin inferior del generador hay tres cuadros: El cuadro situado a la izquierda contiene carpetas que muestran los objetos tabla, consulta, formulario e informe de la base de datos, las funciones incorporadas y las definidas por el usuario, las constantes, los operadores y las expresiones comunes. El cuadro intermedio muestra los elementos especficos o las categoras de elementos que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda. Por ejemplo, al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda, en el cuadro intermedio aparecen las categoras de funciones de Microsoft Access.
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En el cuadro de la derecha aparecen los valores que corresponden a los elementos seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio. Por ejemplo, al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda y una categora de funciones en el cuadro intermedio, en el cuadro de la derecha aparecern todas las funciones incorporadas de la categora seleccionada.

Utilizar el Generador de Expresiones para realizar clculos en una consulta

Supongamos que queremos calcular el importe del Iva (21%) a las ventas realizadas Debemos poner el cursor en la casilla Campo de la primera columna que est libre. Iniciar el generador de expresiones o en el botn derecho elegir Generar. En la parte superior escribimos el nombre con el cual denominaremos al campo calculado (IVA 21%) seguido de dos puntos : y un espacio. A continuacin hacemos clic en el panel de la izquierda dentro de Tablas, para seleccionar la tabla que vamos a utilizar para realizar este campo calculado. En el panel central aparecen todos los campos que integran esa tabla. Seleccionamos el que nos interesa, bien haciendo doble clic o utilizando Pegar y lo pasamos al panel superior. Posteriormente, bien con el teclado o usando el panel intermedio seleccionamos el operador matemtico * y a continuacin escribimos 0,21. Por ltimo borramos la expresin Expr Podemos asignar un Formato en la hoja de propiedades de ese campo

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