CONTROL INTERNO

EE

CONTROL INTERNO

Instrumento de gestin que se utiliza para proporcionar una garanta razonable del cumplimiento de los objetivos establecidos por el Titular o Funcionario designado.

PRINCIPALES FUNCIONES Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economa de la entidad, as como la calidad de los servicios que presta. Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra todo hecho irregular o situacin perjudicial. Cumplir la normatividad aplicable a la entidad.

PRINCIPALES FUNCIONES Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin. Fomentar e impulsar la prctica de valores institucionales. Promover la rendicin de cuentas por los fondos y bienes pblicos a cargo de los funcionarios o servidores pblicos o por una misin u objetivo encargado.

COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1. 2. 3. 4. 5.

Ambiente de Control. Evaluacin de Riesgos. Actividades de Control Gerencial. Informacin y Comunicacin. Supervisin incluye: Prevencin, Monitoreo, Seguimiento de Resultados, Compromiso de Mejoramiento.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 1. El ambiente de control Establecimiento de un entorno de organizacin favorable al ejercicio de buenas prcticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 1. El ambiente de control 1.1 Filosofa de la Direccin Conducta y actitudes que debe caracterizar a la gestin de la entidad.

TRANSPARENCIA DE GESTIN

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 1. El ambiente de control 1.2 Integridad y valores ticos Preferencias y juicios de valor que se traducen en normas de conducta y estilos de gestin.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 1. El ambiente de control 1.3 Administracin Estratgica Formulacin sistemtica y correlacionada con los planes estratgicos para su administracin y control efectivo.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 1. El ambiente de control

1.4 Estructura organizacional El titular debe desarrollar aprobar y actualizar la estructura organizativa en el marco de eficiencia y eficacia que mejor contribuya al cumplimiento de sus objetivos y su misin.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 1. El ambiente de control 1.5 Administracin de los Recursos Humanos Polticas y procedimientos necesarios para asegurar una apropiada planificacin y administracin de los recursos humanos de la entidad, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocacin de servicio.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 1. El ambiente de control

1.6 Competencia Profesional Reconocer como elemento esencial la competencia profesional del personal, acorde con las funciones y responsabilidades designadas.
Misin

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 1. El ambiente de control

1.7 Asignacin de autoridad y responsabilidad Asignar claramente al personal sus deberes y responsabilidades as como establecer relaciones de informacin, niveles y reglas de autorizacin, as como los lmites de su autoridad.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 1. El ambiente de control 1.8 rgano de Control Institucional Debe estar debidamente implementada a fin de que contribuya de manera significativa al buen ambiente de control.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 2. Evaluacin de Riesgos 2.1 Planeamiento de la administracin de riesgos Es el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en una entidad impidiendo el logro de los objetivos.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 2. Evaluacin de Riesgos 2.2 Identificacin de los riesgos Tipificar todos los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la entidad debido a factores externos (econmico, ambiental, poltico, etc.) o factores internos (infraestructura, personal, procesos y tecnologa).

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 2. Evaluacin de Riesgos 2.3 Valoracin de los riesgos Permite a la entidad considerar cmo los riesgos potenciales pueden afectar el logro de sus objetivos.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 2. Evaluacin de Riesgos 2.4 Respuesta al riesgo La administracin identifica las opciones de respuesta al riesgo considerando la probabilidad y el impacto en relacin con la tolerancia al riesgo y su relacin costo - beneficio.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 3. Actividades de Control Gerencial Comprende las polticas y procedimientos establecidos para asegurar que se estn llevando a cabo las acciones necesarias en la administracin de los riesgos que pueden afectar los objetivos de la entidad, contribuyendo a asegurar el cumplimiento de stos.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 3. Actividades de Control Gerencial

3.1 Procedimientos de autorizacin y aprobacin La responsabilidad por cada proceso, actividad o tarea organizacional debe ser claramente definida, especficamente asignada y formalmente comunicada al
funcionario respectivo.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 3. Actividades de Control Gerencial

3.2 Segregacin de Funciones Un solo equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas claves en un proceso.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 3. Actividades de Control Gerencial

3.3 Evaluacin costo - beneficio Considerando criterios de factibilidad y la conveniencia en relacin con el logro de objetivos.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 3. Actividades de Control Gerencial

3.4 Controles sobre el acceso a los recursos o archivos Debe limitarse al personal autorizado que sea responsable por la utilizacin o custodia de los mismos. La utilizacin y custodia debe evidenciarse a travs del registro en recibos, inventarios o cualquier otro documento que permita llevar un control efectivo sobre los recursos o archivos.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 3. Actividades de Control Gerencial

3.5 Verificaciones y conciliaciones Los procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados antes y despus de realizarse, as como tambin deben ser registrados y clasificados para su revisin posterior.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 3. Actividades de Control Gerencial

3.6 Evaluacin de desempeo Propsito: prevenir y corregir cualquier eventual deficiencia que afecte los principios de eficiencia, eficacia, economa y legalidad.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 3. Actividades de Control Gerencial

3.7 Rendicin de cuentas La entidad, los titulares, funcionarios y servidores pblicos estn obligados a rendir cuentas por : Uso de los recursos y bienes del Estado. Cumplimiento misional de los objetivos institucionales. Logro de los resultados esperados.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 3. Actividades de Control Gerencial 3.8 Documentacin de procesos, actividades y tareas Estas deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los estndares establecidos.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 3. Actividades de Control Gerencial

3.9 Revisin de procesos, actividades y tareas Deben ser peridicamente revisados para asegurar que cumplen con los reglamentos y polticas vigentes. Este tipo de revisin en una entidad debe ser claramente distinguido del seguimiento del control interno.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 3. Actividades de Control Gerencial

3.10 Controles para las Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones Controles que garantizan el procesamiento de la informacin para el cumplimiento de la misin y objetivos de la entidad. Deben estar diseados para prevenir, detectar y corregir errores mientras la informacin fluye a travs de los sistemas.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 4. Informacin y Comunicacin

Son mtodos, procesos, medios y acciones que con enfoque sistmico y regular, aseguran el flujo de informacin con calidad en todas las direcciones .

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 4. Informacin y Comunicacin 4.1 Funciones y caractersticas de la informacin Debe ser confiable, oportuna y til. La informacin debe permitir a los funcionarios y servidores pblicos cumplir con sus obligaciones y responsabilidades

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 4. Informacin y Comunicacin 4.3 Calidad y suficiencia de la informacin El titular o funcionario designado debe asegurar la confiabilidad, calidad, pertinencia y oportunidad de la informacin que se genere y comunique.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 4. Informacin y Comunicacin 4.4 Sistemas de Informacin Constituyen un instrumento para el establecimiento de las estrategias organizacionales y por ende, para el logro de los objetivos y las metas, facilitando la transparencia en la rendicin de cuentas.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 4. Informacin y Comunicacin

4.5 Flexibilidad al cambio Los sistemas de informacin deben ser revisados peridicamente, y de ser necesario, rediseados cuando se detecten deficiencias en sus procesos y productos.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 4. Informacin y Comunicacin

4.6 Archivo Institucional El titular o funcionario designado debe establecer y aplicar polticas y procedimientos de archivo adecuados para la preservacin y conservacin de los documentos de acuerdo con su utilidad o por requerimiento tcnico o jurdico, tales como los informes contables.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 4. Informacin y Comunicacin

4.7 Comunicacin Interna - externa

Deben asegurar que la informacin llegue al destinatario en la cantidad, calidad y oportunidad requerida.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 5. Supervisin: El sistema de control interno debe ser sujeto de supervisin para valorar la eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentacin. La supervisin, identificada tambin como seguimiento, comprende un conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad, con fines de mejora y evaluacin.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 5. Supervisin:

5.1 Normas bsicas para las actividades de prevencin y monitoreo

Monitoreo oportuno de Control Interno La implementacin de las medidas de control interno sobre los procesos y operaciones de la entidad, debe ser objeto de monitoreo oportuno con le fin de determinar su vigencia, consistencia y calidad, as como para efectuar las modificaciones que sean pertinentes para mantener su eficacia.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 5. Supervisin

5.2 Normas bsicas para el seguimiento de resultados

Reporte de deficiencias Las debilidades y deficiencias detectadas como resultado del proceso de monitoreo deben ser registradas y puestas a disposicin de los responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su correccin.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 5. Supervisin

5.2 Normas bsicas para el seguimiento de resultados

Implantacin y seguimiento de medidas correctivas Cuando se detecte o informe sobre errores o deficiencias que constituyan oportunidades de mejora, la entidad deber adoptar las medidas que resulten mas adecuadas para lograr los objetivos institucionales, efectundose el seguimiento correspondiente a su implantacin y resultados.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 5. Supervisin

5.3 Normas bsicas para los compromisos de mejoramiento Auto evaluacin Promover y establecer la ejecucin peridica de auto evaluaciones sobre la gestin y el control interno de la entidad.

NORMA GENERAL PARA COMPONENTE 5. Supervisin

5.3 Normas bsicas para los compromisos de mejoramiento

Evaluaciones Independientes Efectuada por los rganos de control competentes para garantizar la valoracin y verificacin peridica e imparcial del comportamiento del sistema de control interno y del desarrollo de la gestin institucional, identificando las deficiencias y recomendaciones oportunas para su mejoramiento.

Actualmente Control es
cualquier accin tomada por la Gerencia para mejorar la probabilidad de que los objetivos establecidos sean alcanzados. Sistema de Control es la integracin (o el conjunto) de los componentes o actividades que son usados por la organizacin para alcanzar sus objetivos y metas.

Control
Los controles existen y son usados para asistir a la Gerencia en el logro de sus objetivos primarios: Informacin financiera y operacional confiable, creible y relevante. Efectividad y eficiencia en la aplicacin de recursos. Salvaguarda de activos. Cumplimiento de leyes y normatividades. Identificacin de exposiciones al riesgo y el establecimiento de estrategias para su control. Establecimiento de objetivos y metas operacionales.

Cules son los asuntos clave que se deben evaluar y porqu?

Los objetivos, ya que por s mismos son motivo de revisin Estn de acuerdo con la misin? Se basan en informacin precisa? Son acordes con las regulaciones aplicables? Cubren las necesidades de la sociedad?

Tipos de control
Se disean para cumplir varias funciones. Preventivos: Anticipan eventos no deseados antes de que sucedan Detectivos: Identifican los eventos en el momento en que se presentan Correctivos: Aseguran que las acciones correctivas sean tomadas para revertir un evento no deseado.

Controles Preventivos
- Son ms rentables

- Deben quedar incorporados en los sistemas - Evitan costos de correccin o reproceso

Controles Detectivos
- Son ms costosos que los preventivos - Miden la efectividad de los preventivos - Algunos errores no pueden ser evitados en la etapa preventiva - Incluyen revisiones y comparaciones (registro de desempeo) - Conciliaciones, confirmaciones, conteos fsicos de inventarios, anlisis de variaciones, tcnicas automatizadas, - Lmites de transacciones, passwords, edicin de reportes y auditora interna.

Controles Correctivos
- Acciones y procedimientos correccin (la recurrencia) de

- Documentacin y reportes que informan a la Gerencia, supervisando los asuntos hasta que son corregidos o solucionados

Controles Directivos
- Los preventivos, detectivos y correctivos se focalizan en evitar eventos no deseados - Los Directivos son acciones positivas a favor de que sucedan ciertos acontecimientos que favorecen al control interno (una poltica de contratacin de un Director Financiero)

Compensacin de Control
Directivos

Preventivos

Detectivos

Correctivos

La organizacin aplica los cuatro tipos de control, compensandolos adecuadamente.

TIPO

DESCRIPCIN DEL CONTROL

Preventivo Asignacin de funciones o responsabilidades. Capacitacin en Control Interno. Cdigo de Conducta Institucional (integridad y valores ticos) Cuadros de facultades (administrativas u operacionales) Entrenamiento. Indicadores y normas de desempeo. Facultades de autorizacin. Manual de Organizacin. Personal competente. Polticas y Procedimientos. Programas y/o Presupuestos. Segregacin de funciones. Automatizacin de transacciones. Evaluacin de Riesgos. Registro de transacciones. Salvaguarda y acceso restringido a los activos. Auditora (interna o externa) Comparacin. Conciliacin. Evaluacin de resultados o desempeo. Facultades de correccin y aplicacin de ajustes. Inspeccin. Supervisin del personal. Verificacin o revisin de funciones.

Detectivo

Correctivo

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

Beneficios del Control Interno

Pueden ayudar a la gerencia. Se consideran medios que favorecen el logro de metas y objetivos Es un medio que integra al personal con los objetivos Ayuda al personal a medir su desempeo y mejorarlo Ayuda a evitar las tentaciones de fraude Facilita a los directores demostrar cmo han aplicado los recursos y logrado los objetivos.

Importancia de los Controles

Facilitan la rendicin de cuentas mediante la evidencia, en forma de reportes, de que se llevaron a cabo las cosas segn se planearon. Los gerentes son responsables de instalar sus controles, mantenerlos y modificarlos. Su aplicacin asegura una comparacin entre lo realizado y lo que debi ser.

Resumen
El Control Interno ayuda a crear valor a las Instituciones El Control Interno involucra al personal, a la tecnologa y a los procesos Los controles preventivos son mejores que los detectivos y correctivos El personal de todos los niveles debe contribuir a un ambiente de control adecuado y efectivo

Conclusiones
El Control Interno es el medio que las Organizaciones aplican para asegurar de manera razonable que se cumplan las Metas y Objetivos Es un frente en el combate a la corrupcin Aporta una estructura adecuada para la rendicin de cuentas y fomenta la transparencia. Es responsabilidad de la administracin, a todos los niveles y en todos los mbitos Previene riesgos que pueden impedir el logro de las Metas y Objetivos Promueve la eficiencia, eficacia y economa en el manejo y aplicacin de recursos

Ejemplo de escala para Probabilidad de ocurrencia

Categora
Casi certeza

Valo r 5

Descripcin
Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es muy alta, es decir, se tiene plena seguridad que ste se presente, tiende al 100% Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es alta, es decir, se tiene entre 75% a 95% de seguridad que ste se presente Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es media, es decir, se tiene entre 51% a 74% de seguridad que ste se presente Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es baja, es decir, se tiene entre 26% a 50% de seguridad que ste se presente Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es muy baja, es decir, se tiene entre 1% a 25% de seguridad que ste se presente

Probable

Moderado

3 2 1

Improbable

Muy improbable

Ejemplo de escala para materialidad del Impacto

Categora

Valo r

Descripcin

Catastrficas

Riesgo cuya materializacin influye directamente en el cumplimiento de la misin, prdida patrimonial o deterioro de la imagen, dejando adems sin funcionar totalmente o por un perodo importante de tiempo, los programas o servicios que entrega la institucin

Mayores

Riesgo cuya materializacin daara significativamente el patrimonio, imagen o logro de los objetivos sociales. Adems, se requerira una cantidad importante de tiempo de la alta direccin en investigar y corregir los daos Riesgo cuya materializacin causara ya sea una prdida importante en el patrimonio o un deterioro significativo de la imagen. Adems, se requerira una cantidad de tiempo importante de la alta direccin en investigar y corregir los daos Riesgo que causa un dao en el patrimonio o imagen, que se puede corregir en el corto tiempo y que no afecta el cumplimiento de los objetivos estratgicos

Moderadas

Menores

Insignificantes

Riesgo que puede tener un pequeo o nulo efecto en la institucin

Ejemplo escala para medir el Nivel de Severidad del Riesgo

EJEMPLO ESCALA PARA NIVEL DEL RIESGO

ESQUEMA PARA CONSTRUCCIN DEL MAPA DE RIESGO

PROCESO SUBPROCESO ETAPAS OBJETIVOS ESPECIFICOS RIESGOS ESPECIFICOS IDENTIFICADOS DESCRIPCION DEL RIESGO[1] PROBABILIDA D CLASIF IC. VA LO R IMPACTO CLASI FIC. VA LO R SEVERI DAD DEL RIESG O Val or

APERTURA

LICITACIN

y
ADJUDICAC IN

Evaluar tcnica y financieramente las propuestas de los oferentes y priorizar de acuerdo a los antecedentes presentados Designar oferente adjudicado al

Que la comisin realice deficientemente la priorizacion de la propuesta y una deficiente interpretacin de las bases establecidas Que se realice una deficiente evaluacin de la propuesta del oferente adjudicado Que no se cumplan las obligaciones contractuales establecidas en el contrato Que exista atraso en la ejecucin de obra

Probabl e

Catas trofico

20

Extre mo

Inversin Regional FNDR

ADJUDICACIO N

Modera do

Mayo r

12

Extre mo

CONTRATO (Garanta)

establecer los derechos y obligaciones entre las partes velar por el cumplimiento de la ejecucin de la obra y/o equipamiento

Modera do

Catas trofico

15

Extre mo

EJECUCIN DE OBRAS
EJECUCIN EN TERRENO

Probabl e

Mayo r

16

Extre mo

GRACIAS POR SU ATENCIN