Manual de Procesos Administrativos

Augusto Hunahp Bac Ac
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DE LA COORDINACION TECNICA ADMINISTRATIVA DISTRITOS ESCOLARES NUMEROS: 16-01-03 Y 16-01-04 DE ALTA VERAPAZ
Asesor: Lic. Adolfo Antonio Valdez Pineda
Universidad de San Carlos de Guatemala FACULTAD DE HUMANIDADES DEPARTAMENTO DE PEDAGOGA
Guatemala, Octubre 2009
Este informe fue presentado por el autor como trabajo de EPS previo a optar al grado de Licenciado en Pedagoga y Administracin Educativa. Guatemala, Octubre 2009.
NDICE Nmero de pgina I 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 4 5 6 7 8 9 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 15 16 17 28 30 30
INTRODUCCIN CAPTULO I. DIAGNSTICO 1.1. Datos generales de la institucin 1.1.1. Nombre de la institucin. 1.1.2. Tipo de institucin 1.1.3. Ubicacin geogrfica 1.1.4. Visin. 1.1.5. Misin. 1.1.6. Polticas 1.1.7. Objetivos. 1.1.8. Metas. 1.1.9. Estructura organizacional. 1.1.10. Recursos (humanos, fsicos y financieros 1.2. Tcnicas utilizadas para efectuar el diagnostico. 1.3. Lista de carencias 1.4. Cuadro de anlisis y priorizacin de problemas. 1.5. Datos de la institucin beneficiada. 1.5.1. Nombre de la institucin 1.5.2. Tipo de institucin 1.5.3. Ubicacin geogrfica 1.5.4. Visin. 1.5.5. Misin. 1.5.6. Polticas. 1.5.7. Objetivos. 1.5.8. Metas. 1.5.9. Estructura organizacional 1.5.10. Recursos (humanos, materiales, financieros). 1.6. Lista de carencias. 1.7. Cuadro de anlisis y priorizacin de problemas 1.8. Anlisis de viabilidad y factibilidad. 1.9. El problema seleccionado 1.10 Solucin propuesta como viable y factible.
CAPTULO II PERFIL DEL PROYECTO 2.1. Aspectos generales. 2.1.1. Nombre del proyecto. 2.1.2. Problema. 2.1.3. Localizacin. 2.1.4. Unidad Ejecutora. 2.1.5. Tipo de proyecto. 2.2. Descripcin del proyecto. 2.3. Justificacin. 2.4. Objetivos del proyecto. 2.4.1. Generales. 2.4.2. Especficos. 2.5. Metas. 2.6. Beneficiarios. 2.7. Fuentes de financiamiento y presupuesto. 2.8. Cronograma de actividades de ejecucin del proyecto. 2.9. Recursos (humanos, materiales, fsicos, financieros)
31 31 31 31 31 31 31 31 31 32 32 32 33 33 34 34 34 35
CAPTULO III. PROCESO DE EJECUCIN DEL PROYECTO. 3.1. Actividades y resultados. 3.2. Productos y logros.
37 37 37 39
CAPITULO IV PROCESO DE EVALUACIN. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. Evaluacin del diagnstico. Evaluacin del perfil. Evaluacin de la ejecucin. Evaluacin final.
72 72 72 74 76 77 79 80 81 82 90PEN
CONCLUSIONES. RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA APENDICE ANEXO (lancasteriana)
INTRODUCCION El Ejercicio Profesional Supervisado (EPS), como parte de la carrera de Licenciatura en Pedagoga y Administracin Educativa, de la Facultad de Humanidades, en la Universidad de San Carlos de Guatemala, constituye la socializacin y aplicacin de las experiencias de aprendizaje obtenidas a lo largo de los cursos trabajados durante cuatro semestres. Es a travs del EPS que logra el estudiante la posibilidad de convertirse en agente de cambio dentro del mbito de la administracin educativa. Dicho ejercicio profesional se realiza para que el futuro profesional mejore la calidad en el desempeo de su funcin como administrador, mediante un trabajo pedaggico organizado, cientfico y tcnico, que permita al estudiante de la universidad proyectarse socialmente en la realizacin de tareas de administracin, docencia, investigacin y servicio. El Ejercicio Profesional Supervisado (EPS) fue realizado en la Direccin Departamental de Educacin del Alta Verapaz, con sede en la ciudad de Cobn como Institucin patrocinante y en la Coordinacin tcnica administrativa de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 de Alta Verapaz con sede en el municipio de Cobn, como institucin beneficiada, durante el periodo
correspondiente del mes del Julio al mes de Octubre del ao dos mil ocho, el cual se desarroll en cuatro etapas, la cuales se describen a continuacin de forma general: a) Diagnstico institucional: consisti en la recopilacin de informacin sobre la direccin departamental de Educacin de Alta Verapaz con sede en la ciudad de Cobn y de la Coordinacin tcnica administrativa de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 de Alta Verapaz, con el objetivo de identificar, priorizar y definir un problema a la vez realizar el anlisis de viabilidad y factibilidad a las alternativas de solucin identificadas. Una vez identificado y priorizado el problema en la institucin beneficiada se pretende solucionar dicho problema a travs de elaboracin de un documento que contenga instrumentos que brinden una solucin de necesidades administrativas de la coordinacin. b) Formulacin del perfil de proyecto: consisti en definir claramente los elementos que caracterizan el proyecto seleccionado tomando en cuenta la problemtica observada en el la institucin beneficiada para definir y establecer el nombre un i
proyecto que ayude a mejorar la tarea administrativa en la institucin , en este caso se hizo nfasis en los procedimientos administrativos de los directores de la mencionada coordinacin quienes son los principales beneficiarios y responsables de la aplicacin del manual en favor de la comunidad educativa que dirigen, asimismo las fuentes de financiamiento de la elaboracin del manual el cual incluye una fundamentacin terica basada en leyes y normas que rigen la educacin en Guatemala. c) Ejecucin: Consisti en la realizacin detallada de las actividades previstas, teniendo en cuenta un margen de flexibilidad debido a que en el desarrollo de las mismas surjan acontecimientos inesperados. d) Evaluacin: esta consisti en la verificacin de los logros alcanzados durante cada una de las etapas del Ejercicio Profesional Supervisado y una evaluacin general, que engloba los resultados obtenidos de forma general. Luego de la ejecucin de cada una de estas etapas, se procedi al anlisis de los resultados obtenidos en cada una, deduciendo as las conclusiones y recomendaciones. La realizacin del Ejercicio Profesional Supervisado permiti aplicar las tcnicas y herramientas adquiridas en los cursos de formulacin de proyectos y la propedutica propiamente dicha, siendo en su mayora de manera activa y participativa dentro del contexto de la Direccin Departamental de Educacin. Al final del informe, aparecen las conclusiones, recomendaciones, bibliografa y los apndices y anexos que contiene todas las herramientas utilizadas en el EPS, para recopilar la informacin que sirvi de base para la estructura del presente informe.
ii
CAPITULO I DIAGNOSTICO
1.1 Datos generales de la institucin
1.1.1 Nombre de la institucin: Direccin Departamental de Educacin sede departamental de Cobn, Alta Verapaz 1.1.2 Tipo de institucin: Semiautnoma porque tiene derechos y responsabilidades en la toma de decisiones para equilibrar en las contrataciones de Tcnicos Auxiliar 1 y 2 bajo el rengln 011 y 021. Reubicaciones de personal docente y administrativo establecimiento. postulaciones, creaciones, cierre y traslado de
1.1.3. Ubicacin geogrfica: La Direccin Departamental de Educacin esta ubicada en la 1. Calle 5-19 zona 1 de la ciudad de Cobn departamento de Alta Verapaz.
1.1.4
Visin de la institucin: Formar ciudadanos con carcter, capaces de aprender por s mismos, orgullosos de ser guatemaltecos, empeados en conseguir su desarrollo integral, con principios, valores y convicciones que fundamentan su conducta.
1.1.5 Misin de la institucin: Somos una Institucin evolutiva, organizada, eficiente y eficaz, generadora de oportunidades de enseanza-aprendizaje, orientada a resultados, que aprovecha diligentemente las oportunidades que el siglo XXI le brinda y comprometida con una Guatemala mejor.1
1. Ministerio de Educacin, Manual de Operaciones de las Direcciones Departamentales, Octubre 1998.
1.1.6 Polticas de la Institucin: 1.1.6.1 Polticas Generales. Avanzar hacia una educacin de calidad Ampliar la cobertura educativa incorporando especialmente a los nios y nias de extrema pobreza y de segmentos vulnerables. Justicia social a travs de equidad educativa y permanencia escolar. Fortalecer la educacin bilinge Intercultural. Implementar un modelo de gestin transparente que responda a las necesidades de la comunidad educativa. 1.1.6.2 Polticas Transversales. Aumento de la inversin educativa Descentralizacin, Fortalecimiento de la institucionalidad del sistema educativo nacional.2
1.1.7 Objetivos. Asegurar que las herramientas, documentos e instrumentos curriculares respondan a las caractersticas, necesidades y aspiraciones de cada uno de los pueblos que conforman nuestro pas. Incrementar la cobertura educativa en todos los niveles del sistema, con equidad, pertinencia cultural y lingstica. Implementar programas y mecanismos con nfasis en la niez en situacin de pobreza extrema y pobreza, que aseguren el derecho y la obligacin de recibir la educacin inicial, preprimaria, primaria y bsica, dentro de los lmites de edad que fija la ley. Se incrementarn las acciones para asegurar que el estudiante concluya el ciclo correspondiente. 2
2.
www.mineduc.gob.gt
Fomentar la cultura y cosmovisin de los pueblos indgenas por medio del fortalecimiento de una educacin pertinente, bilinge y multicultural que se incorpore a un mundo global. Fortalecer el sistema educativo nacional para garantizar la calidad y pertinencia del servicio en todos los niveles educativos y sectores; y que permita a los egresados del sistema incorporarse al dilogo en contextos multiculturales y globalizados. Estimular la participacin social en la transformacin descentralizados, comunitario. Promover el aumento de la inversin del sistema escolar, que permita financiar las intervenciones educativas necesarias para alcanzar las metas comprometidas a nivel Avanzar sobre la base del marco normativo existente hacia la realizacin de un proceso de descentralizacin del sistema educativo. Un elemento fundamental en este proceso es el fortalecimiento de los consejos municipales de educacin, lo cual contribuir a la transparencia de la poltica educativa. Promover un programa especfico que busque el fortalecimiento de la auditora social, que incluye la capacidad de construir propuestas, el monitoreo y la evaluacin. Fortalecer el sistema educativo nacional para garantizar la calidad y pertinencia del servicio en todos los niveles, con visin de largo plazo.3 educativa, que con procesos el proceso claros, democrticos al y
incorporen
educativo
quehacer
3.
Informacin: Manual de Supervisin Escolar, Direccin Departamental de Educacin
1.1.8 Metas de la institucin: Capacitar a los alumnos, docentes y supervisores en diferentes reas de la educacin. Dotar a los alumnos y docentes de materiales educativos y equipo educativos. Verificacin de la calidad educativos Emitir nombramientos del rengln 011 y contratos del rengln 021. Implementacin de carreras tcnicas (informtica, turismo, diseo grafico, etc.) Homologacin y certificacin de carreras. Certificacin del PEI. Docentes beneficiadas con el programa del Bienestar Magisterial. Alumnos beneficia con el programa de becas y subvenciones. Docentes beneficiados con el programa de bono por ruralidad. Alumnos beneficiados con el programa de gratuidad educativa. Personal capacitado de educacin bilinge. Poblacin beneficiada mediante la implementacin del modelo EBI y Currculo por pueblos. Implementar el proceso de reestructuracin en la Direccin Departamental. Procesos sustantivos transferidos a la Direccin Departamental (Recursos humanos, programas y adquisiciones, supervisin y planificacin educativa). Implementacin del modelo de apoyo a la gestin escolar.4 de visitas y monitoreo de los establecimientos
4.
Informe de avances, agenda educativa, Direccin Departamental de Educacin, Cobn, A.V.
1.1.9 Estructura Organizacional. Director Departamental de Educacin Asesora Jurdica Secretaria Oficina de Servicio a la comunidad (OSC) Unidad de Desarrollo Educativo (UDE) Unidad de Desarroll0o Administrativo (UDA) Unidad de Planificacin y Administracin Financiera (UDAF)5
Estructura Organizativa Propuesta Direccin Departamental Tipo C

jueves, 03 de julio de 2008
DIRECTOR DEPARTAMENTAL DE EDUCACIN
Asesora Jurdica
Auditora Interna
Informtica
Comunicacin Social
Planificacin Educativa
Determinacin Infraestructura de la Demanda Escolar
Desarrollo Institucional
Sub-Direccin Administrativa Financiera
Sub-Direccin de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa
Sub-Direccin Tcnico Pedaggica
Departamento Financiero
Departamento Administrativo
Departamento de Recursos Humanos
Departamento de Organizacin Escolar
Departamento de Coordinacin de Programas de Apoyo
Departamento de Entrega Educativa
Departamento Aseguramiento de la Calidad
Departamento de Asistencia Pedaggica y Direccin Escolar
Anlisis Documental
Adquisiciones
Reclutamiento y Seleccin de Personal Gestin y Desarrollo de Personal
Educacin Escolar
Educacin Extraescolar
Investigacin y Evaluacin Pedaggica
Registro y Seguimiento presupuestario
Almacn
Proyectos Educativos Institucionales
Capacitacin Docente
Acreditacin y Certificacin
Operaciones de Caja
Atencin al Pblico
Desarrollo Magisterial
JADO Inventario Servicios Generales JCP
Pgina 1
Elaborado por: Coordinacin de Direcciones Departamentales
Fuente: Unidad de recursos humanos de la Direccin Departamental, Cobn, A.V 5. Manual de Operaciones de la Direccin Departamental, Cobn, A.V. Ministerio de Educacin, 2008.
1.1.10 Recursos: (Humanos, Fsicos, Financieros) Humanos: Personal Administrativo: 107 servidores pblicos administrativos,
distribuidos en las diferentes dependencias internas de la Direccin Departamental de Educacin Usuarios: Todos los docente y administradores de los sectores pblicos y privados de los niveles preprimaria, primario y medio. Personal Operativo: 10 conserjes Fsicos: La Direccin Departamental de Educacin de Alta Verapaz esta ubicada en la 1. Calle 5-19 zona 1 de la ciudad de Cobn departamento de Alta Verapaz, cuenta con un edificio propio, teniendo los siguientes mbitos Siendo sus siguientes ambientes: 6
No. 1. 2. 3. 4 Oficinas Saln para aulas
Ambientes
Cantidad 15 01 04 01
Sanitarios ( femenino, masculino) Parqueo para vehculos
No. 1. 2. 4. 5. 7. 8. 9. 10. 11.
Descripcin del mobiliario, equipo y materiales Escritorios de oficina Sillas Computadoras Pizarrn Archivadores Telfonos fax Extensiones telefnicas Fotocopiadoras televisores
Cantidad 107 150 80 20 42 02 57 02 03 6
6.
Informacin proporcionada por el encargado de inventarios de la Direccin Departamental de Educacin, Cobn, Alta Verapaz.
12. 13. 14. 15.
Retroproyectores Equipo de Amplificacin Maquina de escribir Impresoras
05 01 12 20
Financieros: El presupuesto para el funcionamiento de la coordinacin es asignada por el Ministerio de Educacin, la cual asciende a Q.3231000,000.00 (trescientos veintitrs millones de quetzales), las cual es administrada por la Unidad de Apoyo financiero de la Direccin Departamental UPAF, y otras instituciones gubernamentales y no gubernamentales as como programas que apoyan al sector educativo en el departamento.
1.2.
Tcnica utilizada para el diagnstico Para poder especificar las tcnicas utilizadas en el diagnostico es necesario que se indique el proceso en que se ejecut el mismo, por lo que a continuacin se presenta el orden en que se realiz el diagnostico. Lo primero consiste en detectar los problemas existentes dentro de la institucin, a este paso se le llama deteccin, para lo cual se utilizaron las siguientes tcnicas: - Lluvia de ideas - Interrogatorio - Observacin
1.3 Lista de carencias Con las tcnicas mencionadas se logr un listado de problemas:
1. 2. Los directores no leen lo suficiente sobre procedimientos administrativos. No conocen los procedimientos que se tienen que seguir para darle solucin a los trmites administrativos 3. No existe un documento que orienten los procedimientos administrativos
adecuadamente. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Los administradores desconocen gran parte documentos sobre educacin. No se cuenta con suficiente material educativo sobre trmites administrativos. No hay adecuados canales de comunicacin entre administradores e interesados. Poca voluntad del administrador para darle solucin a los trmites administrativos. No se atiende adecuadamente a los usuarios. Poca relacin con la comunidad educativa y otras instituciones.
10. Poca asignacin presupuestaria para la institucin. 11. Poco conocimiento sobre administracin pblica. 12. Mala administracin de los recursos del Estado. 13. Personal poco preparado. 14. Poca aplicacin de las relaciones humanas.
1.4 Cuadro de Anlisis y priorizacin de problemas Seguidamente se procedi a seleccionar un problema por cada grupo de carencias y tratando de proponer opciones de solucin por cada uno de los problemas, tomando en cuenta los factores que los producen. Esto se logro durante una reunin de trabajo en donde particip un representante del director departamental, personal administrativo y coordinadores tcnicos administrativos de algunos sectores del departamento de Alta Verapaz, siendo el Jueves 07 de Agosto de 2008.
Problemas
1. sobre
Factores que los producen

Los directores sobre no leen
Soluciones
lo 1. Organizar talleres dirigido de a
Desconocimiento 1.
procedimientos suficiente
procedimientos sensibilizacin
administrativos en las administrativos. coordinaciones tcnicas administrativas. 2. No conocen los procedimientos
directores sobre el conocimiento de documentacin educativa. Organizar un taller de a
que se tienen que seguir para 2. darle solucin a los
trmites socializacin
dirigido
administrativos. 3. No existe un documento que orienten los
directores sobre procedimientos administrativos. Elaborar un manual de
procedimientos 3.
administrativos adecuadamente. 4. Los
procedimientos administrativos.
administradores 4. Elaborar una compilacin de gran parte documentos que apoyen la
desconocen
documentos sobre educacin. 2. Retraso en
administracin educativa. Elaborar una compilacin
la 1. No se cuenta con suficiente 1.
resolucin de trmites material educativo sobre trmites sobre documentos que apoyen administrativos. administrativos. y agilicen la solucin de
2. No hay adecuados canales de trmites administrativos. comunicacin entre 2. Organizar cursos de
administradores e interesados. 3. Negligencia o poca voluntad del administrador para darle solucin a los trmites administrativos.
relaciones humanas. 3. Organizar talleres de
sensibilizacin sobre la atencin Correcta atencin a los usuarios de la institucin.
3.
Malas
relaciones 1. No se atiende adecuadamente a 1. entre el los usuarios. o 2. No hay adecuados canales de
Organizar
talleres
de
Humanas personal
sensibilizacin sobre relaciones humanas.
incomunicacin.
comunicacin entre servidores y 2. Organizar un sistema de usuarios. informacin interinstitucional.
3. Poca relacin con la comunidad 3. Disear un programa de
educativa y otras instituciones. 4.
proyeccin a la comunidad. Gestionar apoyo sobre
Insuficiente 1. Poca asignacin presupuestaria 3. para la institucin.
mobiliario y equipo
mobiliario y equipo en otras instancias.
5.
Insuficiente 1.
Poco
conocimiento
sobre 1.
Organizar
cursos
sobre
presupuesto
para administracin pblica.
administracin publica.
cubrir las necesidades de la poblacin
2. Mala administracin de los 2. Establecer mecanismos que recursos del Estado. mejoren la administracin de los recursos del Estado.
educativa.
6. Mala atencin a los 1. Personal incompetente. usuarios. 2. Pocas relaciones humanas.
1. Contratar personal preparado adecuadamente para cada
dependencia de la Direccin Departamental de Educacin 2. Organizar un taller de
sensibilizacin sobre relaciones humanas dirigido a los
servidores pblicos.
10
MATRIZ DE PRIORIZACION Despus de la deteccin de problemas en base a las carencias detectadas en la institucin se realiza la priorizacin de los problemas utilizando la tcnica matriz de priorizacin, siendo el siguiente procedimiento:
Se realiz una reunin de trabajo en donde particip un representante del director departamental, personal administrativo y coordinadores tcnicos administrativos de algunos sectores del departamento de Alta Verapaz el da viernes 08 de Agosto de 2008, conforme el ordenamiento por pares de los problemas
detectados, se anot la parte de arriba y en la columna izquierda de la matriz, cada uno de los problemas, cada cuadro representa un par de comparaciones de los puntos listados. Conforme las respuestas de importancia de cada problema, se anot el problema elegido en el cuadro de interseccin, en una lista aparte se escriben las razones dadas.
Al completar el cuadro se sum el nmero de veces en que cada problema se repite, el problema que obtuvo el mayor nmero de repeticiones quedo como el numero uno y as sucesivamente, conforme orden de prioridad.7
7. VALDES PINEDA, Adolfo Antonio. La Aplicacin de la metodologa participativa y sus resultados en la autogestin comunitaria con equidad de gnero. Guatemala. 1998. p.29
11
3. Malas relaciones Humanas entre el personal o
procedimientos
tcnicas
trmites
Insuficiente presupuesto para cubrir las
coordinaciones
de
necesidades de la poblacin educativa.
resolucin
4. Insuficiente mobiliario y equipo
sobre
PROBLEMAS NECESIDADES
1.
Desconocimiento sobre
procedimientos administrativos coordinaciones administrativas. 2. Retraso en la resolucin 1 2 2 2 2 en las 1 1 1 1 1
tcnicas
de trmites administrativos. 3. Malas relaciones
Humanas entre el personal o incomunicacin. 4. Insuficiente mobiliario y
6. Mala atencin a los usuarios.
Desconocimiento
las en
Retraso
en
la
incomunicacin.
administrativas.
administrativos.
administrativos
5.
2.
equipo 5. Insuficiente presupuesto
para cubrir las necesidades de la poblacin educativa. 6. Mala atencin a los
usuarios.
12
Numero de problema PRIORIDAD y cantidad de votos 1 = 10 PRIORIDAD 1
PROBLEMA
Desconocimiento sobre procedimientos administrativos en las coordinaciones tcnicas administrativas. Retraso en la resolucin de trmites administrativos. Mala atencin a los usuarios. Malas relaciones Humanas entre el personal o incomunicacin. Insuficiente presupuesto para cubrir las necesidades de la poblacin educativa.
2=8 6=6 3=4 5=2
PRIORIDAD 2 PRIORIDAD 3 PRIORIDAD 4 PRIORIDAD 5
Por prioridad se sugiere apoyar a una de las Coordinaciones Tcnicas Administrativas de Alta Verapaz, por ser estas las dependencias que atienden a la mayora de la poblacin educativa y que cuenta con mayor numero de directores y docentes bajo su mando, en este caso nos enfocaremos especficamente a la coordinacin de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz, por ser una de las que goza de amplitud en atencin educativa.
13
1.5.
Datos de la institucin beneficiada.
1.5.1. Nombre de la institucin: Coordinacin tcnica administrativa distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz. 1.5.2. Tipo de institucin: Administrativo- educativo 1.5.3. Ubicacin geogrfica: Centro Educativo Municipal CEM, Kilometro 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobn, Alta Verapaz. 1.5.4. Visin 1.5.5. 1.5.6. 1.5.7. 1.5.8. Misin. Polticas. Objetivos. Metas.
NOTA: La Coordinacin Tcnica Administrativa, no cuenta con una visin, misin, polticas, metas y objetivos, porque trabaja para en base las mismas que maneja la Direccin Departamental de Educacin de Alta Verapaz y el Ministerio de Educacin de Guatemala. 1.5.9. Estructura organizacional8 DIRECTOR DEPARTAMENTAL DEL EDUCACION DE ALTA VERAPAZ
Coordinador Tcnico Administrativo
Secretario
Directores
Docentes
14
8. Manual de Funciones de la Coordinacin Tcnica Administrativa
1.5.10.
Recursos (humanos, materiales, financieros)
1.5.10.1 Recursos Humanos: Personal administrativo: 1 Coordinador Tcnico Administrativo 1 Secretario Personal a cargo del CTA: 48 Directores de las Escuelas del Nivel Preprimaria y Primaria 1.5.10.2 Recursos Fsicos de la coordinacin9 No. 1. 2. Ambientes Despacho Secretaria Cantidad 1 1
1.5.10.3 Recursos Materiales: No. 1 2 3 4 5 6 Descripcin del equipo, mobiliario y materiales Escritorios de oficina Sillas Computadora Archivadores Mquina de escribir Librera Cantidad 3 6 2 2 1 1
1.5.10.4 Recursos Financieros: La Coordinacin Tcnica Administrativa no cuenta con fondos propios, las necesidades bsicas como por ejemplo papelera y suministros varios, son obtenidos a travs de vales o envos cubiertos por la Direccin Departamental a travs de la Unidad de Apoyo Financiero.
1.6 Tcnica utilizada para el diagnstico Para poder especificar las tcnicas utilizadas en el diagnostico es necesario que se indique el proceso en que se ejecut el mismo, por lo que a continuacin se presenta el orden en que se realiz el diagnostico.
15
9. Informacin proporcionada por el encargado de inventarios de la Coordinacin Tcnica Administrativa.
Lo primero consiste en detectar los problemas existentes dentro de la institucin, a este paso se le llama deteccin, para lo cual se utilizaron las siguientes tcnicas: - Lluvia de ideas - Interrogatorio - Observacin
Para la priorizacin se utiliz la tcnica de los nmeros para el primer momento de la priorizacin para que luego de detectar problemas, quedaran nicamente cinco para ordenarlos de acuerdo a la tcnica de priorizacin por objetivos de la Coordinacin Tcnica Administrativa y de Ministerio de Educacin.
1.7 Lista de carencias.
Para obtener el listado de carencias de la Coordinacin tcnica administrativa distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 fue necesario realizar una reunin con el personal para que a travs de la tcnica de la lluvia de ideas se orientara el apoyo a la institucin de acuerdo a lo priorizado por la seccin de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, extensin Cobn, Alta Verapaz, en relacin a su objetivo, teniendo como listado de problemas o necesidades las siguientes:
1. 2. Poca lectura de documentos administrativos. Poco inters por parte de los directores para Informarse sobre el llenado de documentos. 3. 4. 5. No se cuenta con un manual o gua para el llenado de documentos administrativos. Poco conocimiento sobre registros y controles. No se cuenta con documentos que orienten el uso de registros y controles.
16
6.
En las instalaciones del Centro educativo municipal funcionan varias dependencias del Ministerio de Educacin.
7. 8. 9.
El espacio que ocupa la coordinacin tcnica administrativa es muy reducido. Los directores no leen lo suficiente sobre procedimientos administrativos. No conocen los procedimientos que se tienen que seguir para darle solucin a los trmites administrativos.
10.
No
existe
un
documento
que
orienten
los
procedimientos
administrativos
adecuadamente. 12. 13. 14. Mala comunicacin entre personal administrativo y docente de la coordinacin. Poco respeto a la jerarqua operacional de la coordinacin. Poca practica valores entre personal administrativo y docente de la coordinacin
1.8 Cuadro de anlisis y priorizacin de problemas. Para realizar el anlisis de los problemas en base a las carencias identificados en la institucin se elaboro el siguiente cuadro, en donde se determinaron que problemas producen dichos los factores y sus posibles soluciones. Problemas Factores que lo producen Soluciones 1. Elaboracin de un documento que compile de documentos administrativos. 2. Ejecucin de un taller de capacitacin sobre el llenado de instrumentos administrativos.
1. Deficiencia en 1. Poca lectura de el llenado de documentos administrativos. documentos administrativos. 2. Poco inters por parte de los directores para Informarse sobre el llenado de documentos.
3. No se cuenta con un 3. Elaboracin de una gua o manual o gua para el llenado manual sobre el llenado de de documentos documentos administrativos administrativos. 2. Insuficientes 1. Poco conocimiento sobre 1. Elaboracin de un manual conocimientos registros y controles. sobre registros y controles 17
sobre registros y controles 2. No se cuenta con administrativos. documentos que orienten el uso de registros y controles. 3. Insuficiente fsico en la coordinacin tcnica administrativa.
utilizados en educativa.
la
administracin
2. Elaborar una compilacin de registros y controles.
1. En las instalaciones del 1. Descentralizacin de las Centro educativo municipal dependencias del Ministerio de funcionan varias educacin. dependencias del Ministerio de Educacin. 2. Ampliar el espacio fsico de la coordinacin. 2. El espacio que ocupa la 3. Reubicar la coordinacin en un coordinacin tcnica espacio ms amplio. administrativa es muy reducido 1. Los directores no leen lo suficiente sobre procedimientos administrativos. 2. No conocen los procedimientos que se tienen que seguir para darle solucin a los trmites administrativos. 1. Organizar talleres de sensibilizacin dirigido a directores sobre el conocimiento de documentacin educativa. 2. Organizar un taller de socializacin dirigido a directores sobre procedimientos administrativos.
4. Desconocimiento sobre procedimientos administrativos por parte de directores de la Coordinacin Tcnica Administrativa.
3. Elaborar un manual de 3. No existe un documento procedimientos administrativos. que orienten los procedimientos administrativos adecuadamente. 5. Deficientes relaciones interpersonales entre personal administrativo y personal docente. 1. Mala comunicacin entre 1. Organizar un taller de personal administrativo y sensibilizacin sobre el tema de docente de la coordinacin Relaciones Interpersonales 2. Poco respeto a la jerarqua 2. Elaboracin de un manual de operacional de la funciones para la coordinacin. coordinacin. 3. Elaborar un organigrama 3. Poca practica valores entre funcional para la coordinacin. personal administrativo y docente de la coordinacin 18
La priorizacin se realiz utilizando la tcnica de matriz de priorizacin, la que se presenta a continuacin.
MATRIZ DE PRIORIZACION Despus de la deteccin de problemas se realiza la priorizacin conforme la tcnica matriz de priorizacin, siendo el siguiente procedimiento: Reunin con profesionales de la Coordinacin Tcnica Administrativa distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 el da 20 de Agosto de 2008. Priorizar a travs de preguntas directas a los profesionales de la Institucin, y conforme el ordenamiento por pares de los problemas detectados, se anot la parte de arriba y en la columna izquierda de la matriz, cada uno de los problemas, cada cuadro representa un par de comparaciones de los puntos listados. Conforme las respuestas de importancia de cada problema, se anot el problema elegido en el cuadro de interseccin, en una lista aparte se escriben las razones dadas.
Al completar el cuadro se sum el nmero de veces en que cada problema se repite, el problema que obtuvo el mayor nmero de repeticiones quedo como el numero uno y as sucesivamente, conforme orden de prioridad.101
10. VALDES PINEDA, Adolfo Antonio. La Aplicacin de la metodologa participativa y sus resultados en la autogestin comunitaria con equidad de gnero. Guatemala. 1998. p.29
19
Insuficiente espacio fsico en la
Insuficientes conocimientos sobre
sobre
procedimientos administrativos por parte
relaciones
de
de directores de la Coordinacin Tcnica
llenado
personal interpersonales 5 2 3 5 entre
NECESIDADES
1. Deficiencia en el llenado
de administrativos. documentos
2. conocimientos registros y
Insuficientes sobre controles 2 2 4
administrativos. 3. Insuficiente espacio 1 2 4
fsico en la coordinacin tcnica administrativa. 4.

Desconocimiento sobre
procedimientos administrativos por parte de directores de la Coordinacin Tcnica Administrativa.
5.
Deficientes relaciones entre 5 2 5 4
interpersonales
personal administrativo y personal docente.
administrativo y personal docente. 20
registros y controles administrativos.
coordinacin tcnica administrativa.
documentos administrativos.
Desconocimiento
el
Deficiencia
Administrativa.
3.
5.
1.
2.
4.
Deficientes
en
4=7
PRIORIDAD 1
Desconocimiento sobre procedimientos administrativos por parte de directores de la Coordinacin Tcnica Administrativa. Insuficiente espacio fsico en la coordinacin tcnica administrativa.
2=5
PRIORIDAD 2
5=4
PRIORIDAD 3
Deficientes relaciones interpersonales entre personal administrativo y personal docente. Deficiencia en el llenado de documentos administrativos. Insuficiente fsico en la coordinacin tcnica administrativa.
1=3 3=1
PRIORIDAD 4 PRIORIDAD 5
LUGAR: Cobn Alta Verapaz FECHA: Agosto 14 de 2008
Definicin del problema o necesidad La definicin del problema o necesidad a resolver se realiz a travs de la grafica del rbol de problemas y rbol de objetivos, en el cual se detectaron las principales causas y efectos del problema as como las situaciones insatisfechas y las alternativas de solucin del mencionado problema.
La definicin del problema consiste en establecer las causas y los efectos del problema priorizado, por lo cual nos planteamos las siguientes preguntas:
Para las causas: Por qu los directores de los distritos escolares 16-01-03 y 16-01-04 Tienen poco conocimiento sobre procedimientos administrativos?.
Para los efectos: En que afecta el poco conocimiento de procedimientos administrativos a los directores de los distritos escolares 16-01-03 y 16-01-04?. Este procedimiento tiene por objeto convertir las causas consideradas como situaciones negativas en el arbol de problemas a situaciones positivas en el arbol de objetivos, los cuales nos serviran de base para la busqueda de opciones de solucion 21
al mencionado problema. Remover esas causas es el gran objetivo de todo proyecto.112
RBOL DE PROBLEMAS
Tcnica causa y efecto. EFECTOS

Incapacidad de darle seguimiento a los trmites por ignorancia de la legislacin educativa. Inversin de mas recursos para la solucin de de tramites administrativos. Tramites inconclusos o llevan mas tiempo en resolverse por la incapacidad de los directores.
Poco conocimiento sobre procedimientos administrativos por parte de los directores de los distritos de la Coordinacin Tcnica Administrativa distritos escolares nmeros 16-01-03 y 16-01-04
Los directores no leen lo suficiente sobre procedimientos administrativos.
No conocen los procedimientos que se tienen que seguir para darle solucin a los trmites administrativos.
No existe un documento que orienten los procedimientos administrativos adecuadamente.
CAUSAS
11. PNUD. Metodologas y tcnicas especificas para la formulacin y evaluacin de proyectos en la esfera de la educacin. Modulo II. Costa Rica. 1993. p.63
22
El rbol de objetivos Un instrumento sencillo y til para la visualizacin de alternativas de solucin a un problema es el Arbol de Objetivos, o Arbol de Medios - Fines. Como el Arbol del Problema era una secuencia encadenada de abajo-arriba de causas-efectos, el rbol de objetivos ser el flujo interdependiente de medios-fines. Para su construccin, basta "invertir" cada una de las causas y efectos detallados en el rbol del problema. As, si el problema era carencia, la solucin ser suficiencia. Es como si dijramos que el Arbol del Problema es el "negativo" de la pelcula y su manifestacin en contrario el "positivo" o revelado, es decir, el "Arbol de Objetivos". Una vez verificada la lgica y la pertinencia del rbol de objetivos, se dispone de referencias adecuadas para la bsqueda y planteamiento de alternativas para resolver el problema. Los "medios fundamentales" son los del nivel inferior: constituyen las "races" del rbol y en torno ellos se debern procurar las alternativas. Para cada base del rbol de objetivos (medios fundamentales) se debe buscar creativamente una accin que lo concrete efectivamente en la prctica. Se busca contestar la pregunta: Cules son las estrategias o acciones que posibilitan los medios inferiores del rbol de objetivos?.
23
RBOL DE OBJETIVOS
Agilizacin y seguimiento de los trmites en base a la legislacin educativa.
Optimizacin de los recursos durante la bsqueda de soluciones a los trmites administrativos.
Concluir y darle solucin a los trmites en el menor tiempo posible.
Fortalecimiento en materia de procedimientos administrativos a los directores de la Coordinacin Tcnica Administrativa de los distritos escolares nmeros 16-01-03 y 16-0104
Actualizacin de los directores en materia de legislacin educativa
Actualizacin de los directores en materia de procedimientos administrativos
Elaboracin de un manual de procedimientos administrativos.
24
Enseguida, cada accin propuesta debe examinarse en los siguientes aspectos: i) ii) iii) Estimar su nivel de incidencia en la solucin del problema. Dar prioridad a las de mayor porcentaje de incidencia presumible. Verificar en forma preliminar la factibilidad (fsica, tcnica, presupuestaria, institucional, cultural) de las acciones propuestas. iv) Verificar el grado de interdependencia entre las acciones propuestas y agrupar las que sean complementarias. Cada agrupacin de acciones
complementarias podr configurar una alternativa. Si en la verificacin de incidencia encontramos que dos estrategias propuestas como alternativas no son excluyentes, entonces es bien probable que ambas se refuercen para el cumplimiento del resultado esperado. Por lo tanto, deberan considerarse como componentes complementarios de la alternativa planteada. La tcnica causa y efecto permite visualizar de mejor manera aquellas causas que se pueden atender y constituirse en objetivos del posible proyecto, contribuyendo as a resolver una parte de la problemtica identificada en la Institucin
Identificacin de alternativas de proyectos. Identificar alternativas de solucin de proyectos por medio de la tcnica de estrategias consisti en anotar del lado izquierdo las causas en forma negativa o situacin insatisfecha y al otro extremo derecho las causas en forma positiva o situacin satisfecha, para llenar la informacin fue necesario plantearse la pregunta: Qu puedo hacer para convertir la situacin insatisfecha en situacin satisfecha? Las sugerencias se dieron a travs de la tcnica lluvia de ideas y se anotaron en el espacio central. A continuacin se presenta la informacin.
25
ESTRATEGIAS DE TRABAJO SITUACION INSATISFECHA

INCAPACIDAD DE
ESTRATEGIAS
DARLE Elaboracin
SITUACION SATISFECHA de
un Agilizacin y seguimiento de los trmites en base a la SEGUIMIENTO A LOS compendio de documentos legislacin educativa. TRMITES POR IGNORANCIA sobre legislacin educativa
DE LA LEGISLACIN EDUCATIVA INVERSIN RECURSOS DE PARA MAS Ejecucin LA
de un taller de Optimizacin de los recursos sobre la durante la bsqueda de
sensibilizacin
SOLUCIN DE DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS TRAMITES INCONCLUSOS O LLEVAN MAS TIEMPO EN RESOLVERSE POR LA INCAPACIDAD DE LOS DIRECTORES
optimizacin de los recursos
soluciones a los tramites administrativos
Elaboracin de un manual de Concluir y darle solucin a procedimientos administrativos directores. los tramites en el menor para tiempo posible auxilindose por el manual de
procedimientos administrativos.
De acuerdo a la informacin obtenida en la tcnica de estrategias se identificaron las siguientes alternativas de solucin:
No. 1 2 3
Alternativa de solucin como idea proyecto. Elaboracin de un compendio de documentos sobre legislacin educativa. Ejecucin de un taller de sensibilizacin sobre la optimizacin de los recursos. Elaboracin de un manual de procedimientos administrativos para directores.
De acuerdo a la informacin del cuadro anterior se procedi al llenado de una ficha tcnica por cada idea proyecto, y as poder ayudar al proceso de anlisis de viabilidad y factibilidad. 26
La ficha tcnica consisti en la concretizacin de la idea del proyecto, se incluyo una estimacin aproximada de los costos y beneficios del proyecto. Se obtiene la informacin acerca de: beneficiarios, localizacin de beneficiarios, monto aproximado de la inversin, fuente probable de financiamiento, etc.
La ficha tcnica Consiste en la concretizacin de la idea del proyecto, se incluye una estimacin
aproximada de los costos y beneficios del proyecto. Se debe tener la informacin acerca de: beneficiarios, localizacin de beneficiarios, monto aproximado de la inversin, fuente probable de financiamiento, etc. La ficha tcnica del proyecto, es aquella que nos permite una informacin general de los datos mas importantes del proyecto, en tal sentido, nos da una ubicacin global sobre la relevancia del mismo. La ficha se amplia en informacin en la medida en que el proyecto avanza en niveles de profundidad, es decir, en l identificacin, sus datos son mas pobres que en su nivel de perfil.
Con la presenta tcnica se establece la pre factibilidad para considerar un estudio de inversin para realizar un perfil, requiere de estudios ms metdicos disminuyendo as el riesgo de la decisin. Se analizan y seleccionan las opciones ms convenientes par el manejo de materiales, tamao, insumos sustituibles, sistemas de transportes, capacidad financiera de los inversionistas y aspectos administrativos legales del proyecto.
27
1.9 Anlisis de factibilidad y viabilidad La realizacin del Anlisis de Viabilidad y Factibilidad permite verificar que una de las alternativas de solucin sea rentable y sostenible, que no exista ningn obstculo para su ejecucin ya que la Alternativa de Solucin debe cumplir con todos los criterios que se formulen para que se de solucin al problema detectado. Para establecer la Viabilidad y Factibilidad de la Alternativa de solucin se sigui el siguiente Proceso: Habiendo establecido las alternativas de solucin para el problema seleccionado se procedi a llenar una Ficha Tcnica por cada alternativa, lo que permite concretizar la idea del Proyecto, en la que se incluye informacin general como beneficiarios, la localizacin para la ejecucin del proyecto, la inversin aproximada que se har para resolver el problema y los resultados a obtener. Para finalizar con el proceso se aplic la Herramienta de Viabilidad y Factibilidad permitiendo as establecer la alternativa que rene los criterios positivos de rentabilidad y sostenibilidad, para que no exista ningn obstculo para su ejecucin, La factibilidad: es mostrar que una idea puede materializarse en acciones concretas. La viabilidad: es impulsar concrecin de una idea en acciones concretas eliminando los obstculos y restricciones que se presenten en el ambiente cercano y lejano. A continuacin se presenta la tcnica aplicada y sus respectivos resultados.
28
HERRAMIENTA PARA LA VIABILIDAD Y FACTIBILIDAD DE UN PROYECTO EDUCATIVO. No. NOMBRE DEL PROYECTO 1. Elaboracin de un compendio de documentos sobre legislacin educativa. 2. Ejecucin de un taller de sensibilizacin sobre la optimizacin de los recursos 3. Elaboracin de un manual de procedimientos administrativos para directores. 1 No. PROYECTOS No. CRITERIOS 1 2 SI MERCADO: El proyecto es aceptado por la x gente y que tenga la sostenibilidad. TECNOLOGA: la funcin para la que fue concebido el proyecto cuenta con los insumos x para su ejecucin. ADMINISTRATIVO LEGAL: el dueo del proyecto tiene la experiencia y capacidad x para hacerse cargo del mismo. FINANCIERO: Existen los fondos para la ejecucin del proyecto as como para su operacin. FISICO NATURAL: el suelo, el terreno, el clima son acordes a las caractersticas del proyecto. ECONOMICA: Favorece a los intereses econmicos de la nacin, del departamento, x del municipio y de la comunidad. POLTICA: Puede darse la aprobacin poltica requerida para la ejecucin del proyecto. SOCIAL: La ejecucin y operacin del proyecto afecta al grupo o grupos sociales en lo cultural, religioso, etc. en forma negativa. JURDICA: Existe impedimento legal para la ejecucin y operacin del proyecto, derechos de propiedad, de paso, leyes de proteccin. TCNICO: Se cuenta con la metodologa y los expertos para el proyecto. x 5 NO SI x NO SI x NO 2 3
x x x 7
10
29
INTERPRETACIN: Despus factibilidad,
de haber llenado la ficha de viabilidad y de
el problema detectado es factible y viable de solucionar a travs de la
alternativa que reuni los criterios positivos (SI), siendo la alternativa Nmero 3, como mejor opcin de solucin al problema Para finalizar con el Proceso se aplic la Herramienta de Viabilidad y Factibilidad permitiendo as establecer la alternativa que rene los criterios positivos de rentabilidad y sostenibilidad, para que no exista ningn obstculo para su ejecucin,
1.9 Problema Seleccionado juntamente con su solucin propuesta. Con toda la informacin anterior se concreto el propsito del diagnostico, identificar un problema y determinar su alternativa de solucin, Con el listado de los cuatro problemas se procedi a la priorizacin Utilizando la tcnica de priorizacin por funciones quedando el problema Desconocimiento sobre procedimientos administrativos por parte de los directores de la coordinacin tcnica administrativa de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 del departamento de Alta Verapaz municipio de Cobn,
1.10 Solucin propuesta como viable y factible. Luego de elaborar el rbol de problemas y objetivos con el uso de la tcnica de estrategias se identificaron tres alternativas de solucin, por cada una se lleno una ficha tcnica, con estas fichas se realizo el anlisis de viabilidad y factibilidad se utilizo la tcnica de herramientas para la viabilidad y factibilidad de un proyecto educativo quedando como la mejor alternativa. Elaboracin de un manual de procedimientos administrativos para directores de la Coordinacin Tcnica Administrativa de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 de la del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz.
30
CAPITULO II PERFIL DEL PROYECTO 2.1. Aspectos generales. 2.1.1 Nombre del proyecto: Elaboracin de un manual de procedimientos administrativos para directores de la Coordinacin Tcnica Administrativa de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz. 2.1.2 Problema a resolver: Desconocimiento sobre procedimientos administrativos por parte de los directores de la coordinacin tcnica administrativa de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz. 2.1.3 Localizacin Coordinacin Tcnica Administrativa distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 ubicado en el Centro Educativo Municipal CEM, Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobn, Alta Verapaz 2.1.4 Unidad Ejecutora Direccin Departamental de Educacin de Cobn, Alta Verapaz. Epesista.
2.1.5 Tipo de proyecto Procesos administrativos 2.2 Descripcin del proyecto El proyecto consiste en el la elaboracin de un Manual que facilita la realizacin de los trmites y procedimientos administrativos que comnmente realizan los directores de las escuelas de preprimaria y primaria, el mencionado manual contiene un listado de procedimientos, asimismo se 31
indica quienes son los responsables de ejecutar el procedimiento, los requisitos que se deben satisfacer para tal tramite y una serie de observaciones que complementan la informacin sobre cada tramite. Dicho manual se sustenta en la legislacin educativa de nuestro pas, y se complementa la informacin con una serie de documentos usuales en la administracin educativa, por lo cual primeramente se hizo una recopilacin de leyes educativas a travs de pginas electrnicas principalmente del Ministerio de Educacin, se obtuvo un listado de los principales procedimientos administrativos que realizan los directores, para luego estructurar el manual con la informacin obtenida, as como la validacin del documento para que sea efectivo su empleo. 2.3 Justificacin Es parte de nuestra cultura como Guatemaltecos nuestra poca voluntad por informarnos y actualizarnos en el mbito profesional donde nos
desenvolvemos, la poca lectura y el poco inters sobre temas educativos es un problema que comnmente se observa en la mayora de docentes y peor aun en directores, quienes tienen la tarea importante de administrar a su comunidad educativa. Con la elaboracin de un manual de procedimientos se busca proporcionarles a los directores herramientas tiles para agilizar y
buscarle soluciones a los trmites y procedimientos administrativos que se le presentan durante su gestin como administrador educativo.
2.4
Objetivos del proyecto 2.4.1 Objetivos generales Fortalecer los procedimientos administrativos que realizan los directores de los establecimientos educativos de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 a cargo de la coordinacin tcnica administrativa del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz.
32
Al finalizar el proyecto en tres meses se habr apoyado a la coordinacin tcnica administrativa de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz, con un manual de procedimientos administrativos que beneficie a los directores en su administracin educativa.
2.4.2. Especficos. 2.4.2.1 Elaboracin de un manual de procedimientos administrativos para optimizar los recursos de la institucin. 2.4.2.2 Agilizar y buscarle solucin a los trmites administrativos de su comunidad educativa en el menor tiempo posible. 2.4.2.3 Orientar los procedimientos administrativos con base en la legislacin educativa de Guatemala.
2.5. Metas. 2.5.1 Proveer de un manual de procedimientos administrativos con base en la legislacin educativa de Guatemala a los directores de la coordinacin tcnica administrativa de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 1601-04 del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz,.
2.5.2
Taller de socializacin realizado con presencia del coordinador tcnico administrativo y directores de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 de la coordinacin tcnica administrativa del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz, para dar a conocer el manual de procedimientos administrativos.
33
2.6 Beneficiarios Directos: 1 Coordinador Tcnico administrativo 48 Directores
Indirectos: A cada una de las comunidades educativas bajo la administracin de los distintos directores.
2.7 Fuentes de financiamiento y presupuesto Gestin por parte del Estudiante.
2.8 Cronograma de actividades de ejecucin del proyecto CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDADES 1 1 Ambientacin y preparacin de condiciones Diagnstico: Formulacin del Proyecto a nivel de Perfil Ejecucin del proyecto de E.P.S Elaboracin del Marco Terico Evaluacin del E.P.S. y sus fase Elaboracin del Informe Final P E P E P E P E P E P E P E JULIO 2 3 4 1 AGOSTO 2 3 4 SEPTIEMBRE 1 2 3 4 1 OCTUBRE 2 3 4 NOVIEMBRE 1 2 3 4
2 3 4 6 7 8
34
2.9 Recursos (humanos, materiales, tecnolgicos) 2.9.1 Humanos Asesor Epesista Profesionales Estudiantes 2.9.2 Materiales Hojas de papel bond Lpices Lapiceros Folders Fasteners Correctores Marcadores 2.9.3 Tecnolgicos Computadora Impresora Cds USB
35
Administracin financiera perfil
No. de Actividad LISTADO DE INSUMOS CANTIDAD 150 10 10 02 05 05 150 50 50 1 10 DESCRIPCIN DEL ARTICULO Fotocopias Lapiceros de colo negro Lapices Correctores Folders Fastener Hojas impresas Refacciones Discos compatos empastados impresos Horas de internet COSTO UNITARIO 0.20 2.00 1.00 15.00 2.00 0.50 1.00 10.00 3.00.00 200.00 6.00 COSTO TOTAL Q.30.00 Q.20.00 Q.10..0 Q.30.00 Q.10.00 Q2.50 Q.150.00 Q.500.00 Q.150.00 Q.200.00 Q.60.00
1,162.50
36
CAPTULO III. PROCESO DE EJECUCIN DEL PROYECTO. 3.1 Actividades y resultados. Para determinar las actividades y sus respectivos resultados fue necesario hacerle una revisin a cada una de las acciones realizadas dentro del desarrollo de la etapas del Ejercicio Profesional Supervisado, inicialmente se revis el Plan de trabajo del Ejercicio Profesional Supervisado, luego el Plan de Diagnostico Institucional, para determinar la funcionalidad del proceso realizado
anteriormente y sobre todo en esta parte nos basaremos en la realizacin de actividades para ejecutar el proyecto que se ha diagnosticado y perfilado anteriormente.
No Actividades Preparacin de 1 condiciones Recopilacion de 2 informacion bibliografica Elaboracion de la 3 primera version del documento
Resultados Contar con los recursos econmicos para iniciar la elaboracin del documento de apoyo. Consulta a diferentes referencias bibliogrficas
Validacion documentos herramientas tecnicas
del de
Correccion documento
del
Se elaboro un manual de procedimientos administrativos para directores de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 de la coordinacin tcnica administrativa del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz, as como un taller de socializacin para dar a conocer el manual y el uso del mismo. Se valido un manual de procedimientos administrativos para directores de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 de la coordinacin tcnica administrativa del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz, basado en la investigacin y recopilacin de legislacin educativa como apoyo a las labores administrativas de los directores. Se corrigi un manual de procedimientos administrativos para directores de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 de la coordinacin tcnica administrativa del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz.
37
Levantado texto documento
de del
7 8
Reproduccion del documento Elaboracion de un plan de capacitacion Convocatoria
Se realiz el levantado de texto del manual sobre procedimientos administrativos para directores de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-0104 de la coordinacin tcnica administrativa del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz. Una reproduccin de 50 ejemplares (en discos compactos) y 3 copias impresas Un plan de capacitacin elaborado
10
11 12
Realizacion taller capacitacion Evaluacion proyecto Elaboracion informe final proyecto
del de del del del
Se convoco al coordinador tcnico administrativo y a directores de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 de la coordinacin tcnica administrativa del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz 48 Directores participantes. 01 Coordinador Tcnico Administrativo Se facilit una encuesta al CTA y a los directores. Un informe final de proyecto presentado.
38
3.2 Productos y logros
No. Productos 1 Manual de procedimientos administrativos para directores de los distritos escolares nmeros: 1601-03 y 16-01-04 de la coordinacin tcnica administrativa del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz
Logros Que tanto el coordinador tcnico administrativo como los directores de los distritos nmeros 1601-03 y 16-01-04 A conocieran dicho manual y a la vez se les insta a utilizarlo como herramienta de apoyo a los procedimientos administrativos. Se actualiz a los directores sobre el conocimiento de procedimientos administrativos y la legislacin educativa que es la base del presente manual. El presente documento es una herramienta efectiva para orientar a nuevos directores que asumen cargos administrativos en educacin.
2 3
Plan de taller de socializacin Socializacin del documento de apoyo a travs de un taller.
Preparacin de condiciones para realizar un taller para socializar el manual. Se le entrego a cada director y al coordinador tcnico administrativo un ejemplar del documento para que emitieran sus puntos de vista
39
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES SECCIN DEPARTAMENTAL COBN, ALTA VERAPAZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES

COORDINACIN TCNICA ADMINISTRATIVA DISTRITOS ESCOLARES NUMEROS 16-01-03 Y 16-01-04
ALTA VERAPAZ
Epesista
COORDINADOR TCNICO ADMINISTRATIVO 40
Universidad de San Carlos de Guatemala FACULTAD DE HUMANIDADES DEPARTAMENTO DE PEDAGOGA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DE LA COORDINACION TECNICA ADMINISTRATIVA
Guatemala, Octubre 2009 41
INDICE
CONTENIDO Presentacin Objetivos del manual Normas y procedimientos que contiene trata el manual PAGINA 01 01 02
Procedimientos administrativos 1. Permutas 2. Traslados 3. Licencia con goce de sueldo 4. Licencia sin goce de sueldo 5. Licencia sin goce de sueldo, para ocupar cargos de eleccin popular 6. Licencia para estudios 7. Descanso pre y post natal 8. Sanciones y despido 9. Suspensin por detencin, aprehensin y prisin preventiva 10. Reintegro al puesto o cargo del servidor suspendido 11. Perodo de lactancia 12. Apertura de tienda escolar 13. Excursiones escolares 14. Organizacin de comits educativos COEDUCAS 15. Organizacin de juntas escolares 16. Organizacin y funcionamiento de asociaciones estudiantiles 17. Equivalencia del diploma de mecangrafo por mecanografa del ciclo bsico 18. Ingreso de personal para cubrir plazas vacantes en establecimientos educativos del sector oficial 19. Hoja de servicio
03 04 05 06 08 09 09 10 10 12 13 14 15 16 17 20 23
25
26 28
Referencias bibliogrficas
29
42
Manualdeprocedimientosadministrativos PRESENTACIN
El manual de procedimientos regula los campos de actuacin y responsabilidad de cada una de las personas que intervienen en un proceso, estableciendo qu es lo que tienen que hacer, cmo lo tienen que hacer y cundo lo deben hacer, identificando la unidad o dependencia administrativa a la que stos pertenecen en este caso a la Coordinacin tcnica administrativa distritos numero 16-01-03 y 16-0104 de Alta Verapaz. Adems establece los requisitos que el interesado que puede ser cualquier miembro de la comunidad educativa debe de satisfacer para iniciar el proceso (insumos, entradas). Por ltimo se complementa el manual con informacin sobre registros y controles. Caractersticas del manual: El presente manual va dirigido especficamente a administradores de centros educativos. Objetivos del manual: Fortalecer los procedimientos del administrador educativo. Orientar a los miembros de la comunidad educativa sobre procedimientos administrativos. Servir como instrumento bsico para la racionalizacin de funciones y descripcin de puestos. Permitir ahorrar tiempo y esfuerzos en la ejecucin del trabajo y evitando de esta manera la repeticin de instrucciones. Delimitar las funciones que deben cumplir los puestos. Utilizarlo como medio de integracin y orientacin para el personal de nuevo ingreso, facilitando as la adaptacin a su nuevo trabajo. Proporcionar informacin a los trabajadores sobre sus actividades, ubicacin dentro de la estructura general de l organizacin y de la lnea de autoridad. Colaborar para la ejecucin correcta de las labores encomendadas al personal, proporcionando una uniformidad en el trabajo.
43
Manualdeprocedimientosadministrativos Fomentar un mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales. Proporcionar informacin adicional sobre registros y controles administrativos. Normas y procedimientos que trata el manual:
Procedimientos: Indica la accin a realizar, asimismo el proceso a seguir para lograr el objetivo del trmite. Identificacin del puesto responsable de realizar la actividad: Se acostumbra a indicar el puesto de la persona responsable de realizar la actividad y no el nombre, en la administracin, son ms permanentes los nombres de los puestos que los nombres de las personas. Las normas: Son la base constitucional, legal y normativa establecida sobre la cual se apoyan los requisitos y pasos de cada uno de los procedimientos tratados en el presente manual. Es muy importante revisar que los requisitos para realizar un
trmite estn en concordancia con lo que establece la ley, ya que de conformidad al Artculo 5. de la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, referente a la libertad de accin establece que: Toda persona tiene derecho a hacer lo que la ley no le prohbe; no est obligada a acatar rdenes que no estn obligada a acatar rdenes que no estn basadas en ley y emitidas conforme a ella...., por lo que al establecer los requisitos para realizar un determinado trmite es muy importante tener presente lo que establece la normativa respectiva. Requisitos: Indica los requisitos que el interesado debe satisfacer para iniciar el proceso. Observaciones: Complementa y aclara la informacin que se refiere a cada trmite o procedimiento.
44
Manualdeprocedimientosadministrativos
45
TRAMITE 1. Permutas.1
RESPONSABLE (S) Director del establecimiento Supervisor del nivel educativo a que se refiera o Coordinador tcnico administrativo Direccin departamental Oficina nacional del servicio civil ONSEC
REQUISITOS Estar desempeando un puesto de la misma clase Presentar solicitud escrita ante la Autoridad Nominadora Tener como mnimo un ao de servicio en el puesto al momento de solicitar la permuta Contar con la aprobacin de su Jefe inmediato superior Someterse al proceso de seleccin de personal para los puestos que deseen permutar, si se trata de puestos del Servicio por Oposicin
OBSERVACIONES La permuta es el cambio voluntario entre dos servidores pblicos que desempean puestos de igual clase, especialidad e igual salario, en la misma o distinta unidad o dependencia, en igual o diferente localizacin geogrfica. La permuta de un docente proceder: Cuando haya anuencia o solicitud escrita y justificada de su parte. Las permutas se tramitarn nicamente cuando haya mutuo acuerdo de las partes Cuando se compruebe suficientemente que su permanencia en determinado lugar no conviene a la docencia o ambos Por alteracin de la salud, comprobada. La permuta no implica prdida de su clasificacin escalafonaria.
1.
Decreto 1,485 Ley de Dignificacin y Catalogacin del Magisterio, Artculos: 39, 40.
46
Manualdeprocedimientosadministrativos TRAMITE 2. Traslados.2 RESPONSABLE (S) Jefe inmediato superior que puede ser el director del establecimiento El jefe inmediato superior al director del establecimiento Direccin departamental Oficina nacional del servicio civil ONSEC REQUISITOS OBSERVACIONES Ocupar un puesto de El traslado de un docente proceder: igual clase o Cuando haya anuencia o categora, en la solicitud escrita y misma o distinta justificada de su parte, Unidad o asimismo cuando haya Dependencia mutuo acuerdo de las administrativa, en partes igual o diferente localizacin Cuando se compruebe geogrfica. suficientemente que su permanencia en Solicitud escrita del determinado lugar no interesado dirigida a conviene a la docencia su jefe inmediato asimismo o a ambos superior Por alteracin de la Aprobacin de su jefe salud, debidamente inmediato superior, si comprobada. El traslado esta fuera no implica prdida de su desfavorable se clasificacin suspender el trmite escalafonaria. de traslado Haberse sometido al proceso de seleccin respectivo Resolucin de aprobacin por parte de la Autoridad Nominadora
2.
Decreto 1,485 Ley de Dignificacin y Catalogacin del Magisterio, Artculos: 39, 40, 41
47
Manualdeprocedimientosadministrativos TRAMITE 3. Licencia con goce de sueldo.3 RESPONSABLE (S) Director del establecimiento Supervisor del nivel educativo a que se refiera o Coordinador tcnico administrativo Direccin departamental Oficina nacional del servicio civil ONSEC REQUISITOS Solicitud presentada a la autoridad inmediata superior Constancias o certificaciones que validen la ausencia OBSERVACIONES Puede ser hasta de un mes calendario siempre que la solicitud se justifique plenamente y que no sea con la finalidad de desempear otro puesto o cargo en la administracin pblica o prestar servicios tcnicos o profesionales de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado.
Licencias con goce de sueldo por el nmero de das y motivos siguientes: Por fallecimiento del cnyuge, persona unida de hecho declarada legalmente, hijos o padres cinco das hbiles y por fallecimiento de hermanos tres das hbiles Cuando se contrae matrimonio civil, cinco das hbiles El da del nacimiento de un hijo Por citacin de autoridades administrativas o judiciales para asistir a 48
3.
Ley de Servicio Civil, Articulo 51
7 diligencias, el tiempo que sea indispensable, previa presentacin de la citacin respectiva Para asistir al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, el tiempo que sea indispensable. El servidor deber presentar constancia de la hora de ingreso y egreso a la consulta El da del cumpleaos del servidor.
49
TRAMITE 4. Licencia sin goce de sueldo.4
REQUISITOS Solicitud presentada a la autoridad inmediata superior Constancias o certificaciones que validen la ausencia
OBSERVACIONES Se podr permitir licencia sin goce de sueldo en los siguientes casos: Hasta tres meses calendario improrrogables con o sin goce de salario dentro de un mismo ejercicio fiscal, siempre que la solicitud se justifique plenamente y que no sea con la finalidad de desempear otro puesto o cargo en la Administracin Pblica o prestar servicios tcnicos o profesionales de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado. Hasta por un ao prorrogable, con o sin goce de salario o sueldo, por motivo de becas para capacitacin y adiestramiento, siempre que las mismas tengan relacin con las funciones de la institucin donde presta sus servicios el solicitante y se justifique plenamente 50
4.
Ley de Servicio Civil, Articulo 52.
Manualdeprocedimientosadministrativos TRAMITE 5. Licencia sin goce de sueldo, para ocupar cargos de eleccin popular.5 RESPONSABLE (S) Director del establecimiento Supervisor del nivel educativo a que se refiera o Coordinador tcnico administrativo Direccin departamental Oficina nacional del servicio civil ONSEC REQUISITOS Solicitud presentada a la autoridad inmediata superior Constancias o certificaciones que validen la ausencia
9 OBSERVACIONES La Autoridad Nominadora otorgar licencias sin goce de salario por el plazo de un ao prorrogable, a los servidores pblicos comprendidos en la categora de personal permanente designados para ocupar cargos de eleccin popular conforme la Ley Electoral y de Partidos Polticos.
TRAMITE 6. Licencias para estudios.6
REQUISITOS Solicitud presentada a la autoridad inmediata superior Constancias o certificaciones que validen la ausencia
OBSERVACIONES Se podrn otorgar licencias con o sin goce de salario o sueldo, las que no podrn exceder de ocho horas semanales, a los trabajadores que realicen estudios universitarios para efectuar prcticas supervisadas, clnicas, laboratorios o cualquier actividad acadmica extraordinaria, que se acreditarn a travs de las constancias extendidas por los establecimientos educativos correspondientes.
5. 6.
Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Articulo 61. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Articulo 62.
51
Manualdeprocedimientosadministrativos TRAMITE 7. Descanso pre y post natal.7 RESPONSABLE (S) Director del establecimiento Supervisor del nivel educativo a que se refiera o Coordinador tcnico administrativo Direccin departamental Oficina nacional del servicio civil ONSEC REQUISITOS Solicitud presentada a la autoridad inmediata superior Certificacin Mdica por parte del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS. OBSERVACIONES Las madres servidoras del Estado tendrn derecho al descanso pre y post-natal de acuerdo con lo prescrito por las disposiciones del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, debiendo presentar a las autoridades educativas la certificacin respectiva, la cual debe incluir la fecha del inicio y la fecha de la finalizacin del beneficio.
10
TRAMITE 8. Sanciones y despido.8
REQUISITOS Suscribir un acta dando a conocer la falta cometida Informe a recursos humanos aviso en el Formulario Oficial de Movimiento de Personal a la Oficina Nacional de Servicio Civil Envo del formulario de movimiento de personal a la Direccin de Contabilidad del
OBSERVACIONES Existen tres amonestaciones para sancionar o despedir a un servidor pblico: Amonestacin verbal: Es la sancin que le corresponde al servidor por haber incurrido en una falta leve, considerada de poca trascendencia, cuyo perjuicio es mnimo al establecimiento educativo o dependencia. Amonestacin escrita: por reincidencia o cuando 52
7. 8.
Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Articulo 64. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Articulo 80.
Manualdeprocedimientosadministrativos Estado para la suspensin del pago del sueldo o salario
11 el servidor incurra en una falta considerada de mediana trascendencia que no merezca una suspensin de trabajo sin goce de sueldo y dos o ms amonestaciones verbales. Suspensin en el trabajo sin goce de sueldo o salario: Es la que corresponde imponer a la Mxima Autoridad de la dependencia, cuando el servidor haya incurrido en una falta de cierta gravedad a juicio de la autoridad.
Cada una de las amonestaciones debern quedar en puntos de acta y en el expediente del amonestado.
53
Manualdeprocedimientosadministrativos TRAMITE 9. Suspensin por detencin, aprehensin y prisin preventiva.9 RESPONSABLE (S) Director del establecimiento Supervisor del nivel educativo a que se refiera o Coordinador tcnico administrativo Direccin departamental Oficina nacional del servicio civil ONSEC Autoridades judiciales REQUISITOS Notificacin inmediata por escrito a la mxima autoridad del establecimiento educativo Suscribir un acta dando a conocer la falta cometida Informe a recursos humanos aviso en el Formulario Oficial de Movimiento de Personal a la Oficina Nacional de Servicio Civil para su anlisis Envo del formulario de movimiento de personal a la Direccin de Contabilidad del Estado para la suspensin del pago del sueldo o salario
12 OBSERVACIONES se suspende al servidor sin goce de sueldo o salario, por el tiempo que dure la aprehensin, detencin o prisin preventiva
9.
Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Articulo 81.
54
Manualdeprocedimientosadministrativos TRAMITE 10. Reintegro al puesto o cargo del servidor suspendido.10 RESPONSABLE (S) Director del establecimiento Supervisor del nivel educativo a que se refiera o Coordinador tcnico administrativo Direccin departamental Oficina nacional del servicio civil ONSEC Autoridades judiciales REQUISITOS solicitud por escrito ante la Autoridad Nominadora respectiva para ser reintegrado a su puesto o cargo Certificacin extendida por el tribunal competente que demuestre su libertad Constancia del centro de detencin que indique la fecha en que sali de prisin Notificacin inmediata por escrito a la mxima autoridad del establecimiento educativo Suscribir un acta dando a conocer la falta cometida Informe a recursos humanos aviso en el Formulario Oficial de Movimiento de Personal a la Oficina Nacional de Servicio Civil OBSERVACIONES La Autoridad Nominadora emitir resolucin, para que el interesado sea reintegrado a su puesto o cargo, dentro del plazo de treinta das contados a partir de la fecha en que sali de prisin
13
Se notificar por escrito a la Unidad de Recursos Humanos o de Personal, suscribir el acta de toma de posesin y dar el aviso en el Formulario Oficial de Movimiento de Personal a la Oficina Nacional de Servicio Civil para su anlisis, registro y posterior envo a la Direccin de Contabilidad del Estado, para su inclusin en la nmina de pago
10.
Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Artculos 81, 82.
55
Manualdeprocedimientosadministrativos para su anlisis Envo del formulario de movimiento de personal a la Direccin de Contabilidad del Estado para la suspensin del pago del sueldo o salario
14
TRAMITE 11. Perodo de lactancia.11
RESPONSABLE (S) Servidora pblica o docente Director del establecimiento Supervisor del nivel educativo a que se refiera o Coordinador tcnico administrativo Direccin departamental
REQUISITOS Solicitud a la autoridad superior del establecimiento, especificando las razones. Certificacin por parte de Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS.
OBSERVACIONES De acuerdo a las modificaciones efectuadas al Cdigo de Trabajo, el perodo de lactancia es de una hora diaria o media hora despus del inicio de la jornada nica y media hora antes de que sta concluya, el cual se extiende por diez (10) meses a partir de que concluye el descanso postnatal.
11.
Cdigo de Trabajo, Articulo 151.
56
Manualdeprocedimientosadministrativos TRAMITE 12. Apertura de tienda escolar.12 RESPONSABLE (S) Director del establecimiento educativo Comisin de padres de familia Comisin de finanzas integrada por maestros Encargados del servicio REQUISITOS Inscripcin ante la Superintendencia de Administracin Tributaria, si fuera persona particular Solicitud dirigida al director del establecimiento educativo Tarjetas de sanidad de los encargados del servicio Apertura de cuenta bancaria, si la manejara la comisin de finanzas del establecimiento Ubicacin de un local cntrico, higinico y ventilado dentro del rea que ocupa el centro educativo.
15 OBSERVACIONES Pueden ser dos tipos de tiendas escolares: La tienda escolar propia del establecimiento educativo, creada con fines educativoscomerciales y dirigida por la comisin de finanzas y padres de familia del establecimiento Tienda particular, administrada por personas ajenas al establecimiento fines particulares comerciales.
12.
Reglamento de Tiendas Escolares, Acuerdo Ministerial No. 1,088,
57
Manualdeprocedimientosadministrativos TRAMITE 13. Excursiones Escolares.13 RESPONSABLE (S) Docentes Autoridad mxima del establecimiento Supervisor del nivel respectivo o Coordinador tcnico administrativo del distrito correspondiente. Direccin departamental REQUISITOS Solicitud de permiso al director del establecimiento educativo Solicitud girada al supervisor del nivel respectivo o coordinador tcnico administrativo del distrito correspondiente Informacin sobre el lugar en donde se realizar la excursin Expediente completo y plan de excursin incluyendo responsables y visto bueno de padres de familia, asimismo informacin completa sobre rutas y el lugar en donde se realizar la excursin. OBSERVACIONES Las excursiones escolares, son actividades educativas fuera del establecimiento que coadyuvan en el proceso enseanzaaprendizaje y que para el mejor aprovechamiento de las mismas Deber tener objetivos puramente educativos, el cual se dar a conocer en un plan de trabajo Las solicitudes de autorizacin para realizar las excursiones escolares, deben hacerse por escrito, por lo menos con diez das de anticipacin a la fecha de iniciacin de la misma, acompaando original y copia general de la excursin y si es extensa deber hacerse en los primeros seis meses del ao lectivo.
16
13.
Reglamento de Excursiones Escolares, Acuerdo Ministerial No. 1,345.
58
Manualdeprocedimientosadministrativos TRAMITE 14. Organizacin de comits educativos COEDUCAS.14 RESPONSABLE (S) Director del establecimient o educativo Padres de familia de la comunidad Alcalde municipal Abogado y notario Supervisor educativo del nivel que corresponde Direccin departamental REQUISITOS La constitucin del comit educativo COEDUCA-, se har constar en acta suscrita por el Alcalde del municipio correspondiente, el Alcalde Auxiliar por un notario. Dicha acta debe contener los siguientes requisitos: Lugar y fecha del acto de constitucin; Hora de inicio y finalizacin del mismo; . Nombres y apellidos completos, edad, estado civil, nacionalidad, profesin u oficio y domicilio de los comparecientes, quienes se identificarn con su cdula de vecindad; Objeto de la conformacin del comit educativo COEDUCA-; Manifestacin expresa de que es una entidad civil, no lucrativa, sin discriminacin tnica, religiosa, ni de gnero, con fines eminentemente
17 OBSERVACIONES Es necesario para que funcione adecuadamente una institucin educativa la participacin activa de los padres de familia y sobre todo de la comunidad, pues el establecimiento educativo es sumamente importante para el desarrollo de la misma. Asimismo es tarea del administrador educativo brindar la asesora y asistencia tcnica para la organizacin comunitaria a favor de la institucin educativa. Los miembros de la junta directiva del comit educativo COEDUCA-, ejercern el cargo durante veinticuatro meses en forma adhonorem, pudiendo ser reelectos para ocupar cualquiera de los cargos de la junta directiva, nicamente por un perodo ms
14. Reglamento para la aprobacin de los estatutos, reconocimiento de la personalidad jurdica y funcionamiento de los comits educativos coeduca- y de las juntas escolares, Acuerdo Ministerial No. 565-98, Artculos 5.
59
Manualdeprocedimientosadministrativos educativos. Domicilio, ubicacin y sede el comit educativo COEDUCA-; Procedimiento a seguir para la eleccin de la junta directiva y su conformacin, indicando nombre completo y cargo para el que cada miembro fue electo por la asamblea general; Indicacin de que la constitucin del comit educativo es de plazo indefinido; Incluir los estatutos que regirn su funcionamiento Firmas o en su defecto, impresiones digitales de los comparecientes, haciendo constar tal hecho; as como la firma y sello del Alcalde o Notario que autoriza el acta.
18
REQUISITOS PARA INTEGRAR LA JUNTA DIRECTIVA. Para integrar la junta directiva se requiere: Residir 60
Manualdeprocedimientosadministrativos permanentemente en la comunidad; Ser guatemalteco y poseer cdula de vecindad; Ser de reconocida honorabilidad; Estar plenamente identificado con los objetivos del comit educativo COEDUCA-; Como mnimo, tres de los integrantes debern ser padres de familia de menores, en edad escolar, que sern estudiantes en el centro educativo correspondiente
19
61
Manualdeprocedimientosadministrativos TRAMITE 15. Organizacin de juntas escolares.15 RESPONSABLE (S) Director del establecimiento educativo Padres de familia de la comunidad Supervisor educativo del nivel que corresponde Direccin departamental REQUISITOS Las juntas escolares se constituirn en los centros educativos respectivos, mediante la suscripcin de acta administrativa en el libro debidamente autorizado por la Direccin Departamental de Educacin, la que deber contener: Lugar y fecha Hora de inicio y finalizacin Nombre completo, edad, estado civil, nacionalidad profesin ocupacin u oficio y domicilio de todos los comparecientes, y su identificacin, consignando el nmero de orden y de registro y lugar donde fue extendida la cdula de vecindad Objeto de la conformacin de las juntas escolares. Manifestacin expresa de que es
20 OBSERVACIONES Es necesario para que funcione adecuadamente una institucin educativa la participacin activa de los padres de familia y sobre todo de la comunidad, pues el establecimiento educativo es sumamente importante para el desarrollo de la misma. Asimismo es tarea del administrador educativo brindar la asesora y asistencia tcnica para la organizacin comunitaria a favor de la institucin educativa. La junta escolar se organiza en los establecimientos educativos respectivos llevando a cabo una reunin con la participacin de los padres de familia, los maestros de los centros educativos y el director de stos y los ex alumnos, cuando as corresponda. Los miembros electos de la junta directiva de la junta escolar, ejercern el cargo durante un ciclo escolar calendario en forma adhonorem. Los miembros de la junta 62
15. Reglamento para la aprobacin de los estatutos, reconocimiento de la personalidad jurdica y funcionamiento de los comits educativos coeduca- y de las juntas escolares, Acuerdo Ministerial No. 565-98, Artculos 25, 26, 31.
Manualdeprocedimientosadministrativos una entidad civil no lucrativa, sin discriminacin tnica, religiosa ni de gnero. Ubicacin y domicilio de los centros educativos donde se conforman las juntas escolares. Procedimiento a seguir para la designacin de la eleccin de la junta directiva, indicando nombre completo y cargo para el que fue electo por la asamblea general. Indicacin de que la constitucin de la junta escolar es de plazo indefinido. Incluir los estatutos, que regirn el funcionamiento de la junta escolar. Firma de todos los comparecientes y de quienes no pudieren hacerlo, impresin de su huella digital, haciendo constar tal directiva pueden ser reelectos para el siguiente ao. Posterior al mismo, slo pueden volver a ser electos en la junta directiva, despus de haber transcurrido un perodo entre aquel en que cesaron y en el que resulten nuevamente electos, a excepcin del puesto del director del establecimiento, quien conformar todas las juntas directivas indistintamente del puesto que ocupe.
21
La junta directiva deber ser electa en el mes de octubre; los miembros de la junta directiva saliente, debern dejar cerradas las operaciones al ltimo da del cierre del ciclo escolar, y entregar a la nueva junta directiva electa, los fondos del saldo consignado en el libro correspondiente, los documentos archivados y los talonarios de recibos, debindose para el efecto levantar el acta respectiva.
63
Manualdeprocedimientosadministrativos hecho. REQUISITOS PARA INTEGRAR LA JUNTA DIRECTIVA Ser padre de familia de algn alumno del centro, o maestro al servicio del centro educativo de que se trate. Poseer cdula de vecindad. Ser de reconocida honorabilidad. Estar identificado con los objetivos de la Junta Escolar. El tesorero electo debe ser alfabeto.
22
64
Manualdeprocedimientosadministrativos TRAMITE 16. Organizacin y funcionamiento de asociaciones estudiantiles.16 RESPONSABLE (S) Director del establecimiento Aprobacin del claustro de catedrticos Supervisor educativo del nivel que corresponde REQUISITOS En los establecimientos de Educacin Secundaria o Media, podrn organizarse y funcionar Asociaciones de Estudiantes, siempre que cumplan con los siguientes requisitos: Ajustarse, estrictamente, a las disposiciones reglamentarias del establecimiento Elaborar sus estatutos los que para ser aprobados por Acuerdo Ministerial, debern ser revisados antes por los claustros de Catedrticos del plantel y por el Ministerio de Educacin Sus actividades debern realizarse preferentemente fuera de las horas de trabajo correspondientes al horario docente; Los organismos
23 OBSERVACIONES Los alumnos miembros de las Asociaciones, sean mayores o menores de edad, no estn exentos de sus responsabilidades disciplinarias dentro del establecimiento, ni de su condicin de alumnos ni de las legales consiguientes. Los implementos, tiles y enseres adquiridos o que se adquieran por las Asociaciones de estudiantes, debern registrarse en inventarios autorizados por la direccin del establecimiento, debindose mantener en el mejor estado de conservacin, de acuerdo con su propia naturaleza. En ningn caso se entregarn a personas o entidades ajenas al establecimiento, pero la Direccin respectiva s podr ordenar el uso de ellos cuando lo estime conveniente, en beneficio del propio plantel.
16.
Reglamento para la organizacin y funcionamiento de asociaciones de estudiantes de Educacin Secundaria o Media, Articulo 1.
65
Manualdeprocedimientosadministrativos directivos de las Asociaciones y los Comits especficos que se integren, sern electos o designados, exclusivamente, por los alumnos; La Junta Directiva y los Comits respectivos contarn, por lo menos con un catedrtico que actuar en su calidad de asesor, el cual ser designado por la Direccin; Los estudiantes, candidatos para desempear cargo directivos, debern reunir condiciones de equilibrio de la personalidad, buen rendimiento en los estudios, y no haber perdido ni un solo curso en los exmenes finales del ao anterior
24
66
Manualdeprocedimientosadministrativos TRAMITE 17. Equivalencia del diploma de mecangrafo por mecanografa del ciclo bsico. 17 RESPONSABLE (S) Director de la academia de mecanografa Supervisin Acadmica del rea en la capital, o de la Supervisin Tcnica, en los departamentos. REQUISITOS Fotocopia del diploma de mecangrafo Certificacin del examen extendida por la Academia que se lo otorg para su validez oficial visto bueno de la Supervisin Acadmica del rea en la capital, o de la Supervisin Tcnica, en los departamentos
25 OBSERVACIONES Los alumnos que posean el diploma de Mecangrafos, adquirido en alguna academia autorizada, no es necesario que cursen la asignatura, basta con hacer una equivalencia por la del Ciclo Bsico
17.
Equivalencia del diploma de Mecangrafo por Mecanografa del ciclo bsico, Circular No. 30
67
26
TRAMITE 18. Ingreso de personal para cubrir plazas vacantes en establecimientos educativos del sector oficial. 18
RESPONSABLE (S) Director del establecimiento Direccin departamental Junta calificadora de personal Jurado de oposicin Oficina nacional del servicio civil ONSEC
REQUISITOS Curriculum vitae actualizado Constancia de la plaza vacante

Oferta de servicios debidamente contestada
Fotocopia de cdula de vecindad Certificacin de carencia de antecedentes penales Ttulo, diploma profesional, tcnico o certificacin de cursos aprobados u otras certificaciones de estudios Certificaciones de experiencia laboral cuando el puesto lo requiera, extendidas por empresas, instituciones o dependencias donde se haya prestado los servicios
OBSERVACIONES La persona que ocupe un cargo publico deber contar con mayora de edad, llenar todos los requisitos exigidos por la junta calificadora de persona y la oficina nacional de servicio civil ONSEC, asimismo someterse a pruebas especificas segn el puesto a ocupar.
18. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Articulo 12.
Certificacin o
68
Manualdeprocedimientosadministrativos constancias de eventos educativos no formales Los documentos de preparacin acadmica y experiencia laboral debern presentarse en original y copia o fotocopia para su debido cotejo.
27
69
Manualdeprocedimientosadministrativos TRAMITE 19. Hoja de servicio.19 RESPONSABLE (S) Director del establecimiento REQUISITOS Fotocopia de cdula de vecindad Fotocopia de cedula docente Fotocopias de ttulos o diplomas que acrediten como profesional Certificaciones de cursos aprobados Constancias de logros profesionales Constancias de permisos especiales Constancias de haber integrado comisiones Fotocopias de constancias de eventos educativos formales y no formales
28 OBSERVACIONES Deber llenarla la secretaria, o el director del establecimiento educativo, al finalizar cada ciclo educativo, teniendo presente todas las constancias necesarias
19.
Decreto 1,485 Ley de Dignificacin y Catalogacin del Magisterio, Artculos: 51.
70
29
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Circular No. 30, Profesora Leonor V. de Ramrez, 23 de Julio de 1968 Cdigo de Trabajo Ley de Dignificacin y Catalogacin del Magisterio Nacional, decreto 1845 Ley de Servicio Civil y su reglamento, Acuerdo gubernativo No. 18-98 Ley de educacin nacional, Decreto Legislativo 12-91 Reglamento de tiendas escolares, Acuerdo Ministerial No. 1,088 Reglamento de excursiones escolares, Acuerdo Ministerial 1,345 Reglamento para la aprobacin de los estatutos, reconocimiento de la personalidad jurdica y funcionamiento de Comits educativos y de juntas escolares. Acuerdo Ministerial No. 565-98
71
CAPITULO IV PROCESO DE EVALUACIN.
Asociadas a los estados por los que pasan los proyectos estn las distintas evaluaciones a las que son sometidos. Durante el estado de preinversin se efectan evaluaciones ex-ante del proyecto (a nivel de perfil, prefactibilidad o factibilidad). En el estado de ejecucin se efecta un seguimiento fsico-financiero del proyecto, evaluando si el avance observado est de acuerdo a lo planificado. Por ltimo, en el estado de operacin puede efectuarse un seguimiento del proyecto a objeto de efectuar una evaluacin ex-post. La evaluacion de un proyecto consiste en realizar una comparacion de acuerdo a uno o varios patrones o normas previamente establecidos, entre los recursos que se estima puedan ser utilizados por el proyecto y los resultados esperados del mismo, con el propsito de determinar si se adecua o no a los fines u objetivos perseguidos y permita la mejor asignacin de los recursos disponibles. La evaluacin del Ejercicio Profesional Supervisado se practic de acuerdo a las etapas del mismo, En cada etapa la evaluacin permiti establecer la calidad de trabajo realizado, por lo que cada etapa concluy con insumos importantes, as tenemos que en la etapa de diagnstico se logr la formulacin de un informe de diagnstico, en la perfilacin se logro con el auxilio de un formato tener claridad del proyecto. 4.1. Evaluacin del diagnostico. El diagnostico se evalu de acuerdo al cronograma de actividades diseado en el plan de diagnostico, este permiti establecer que cada actividad se alcanz de acuerdo a lo previsto por lo que a continuacin se presenta la herramienta.
72
4.1.1 Preparacin de condiciones: Todos los medios y mecanismos que se toman en cuenta antes de la realizacin de un proyecto de investigacin.
4.1.2 Investigacin bibliogrfica: Bsqueda de informacin documental relacionado con el tema.
4.1.3 Seleccin de instrumentos y tcnicas: Se utilizaron varios instrumentos entre ellos podemos mencionar: la lluvia de ideas, el interrogatorio y la observacin.
4.1.4 Aplicacin de instrumentos: Consisti en la facilitacin de los instrumentos a cada una de las perdonas que participaron en la realizacin del diagnstico.
4.1.5 Anlisis de la informacin: Se procedi a tabular las respuestas obtenidas y seguidamente a su anlisis.
4.1.6 Priorizacin y definicin del problema o
necesidad: A travs de la
aplicacin de los instrumentos y las tcnicas de detectaron problemas y necesidades, los cuales posteriormente fueron introducidos a una matriz de priorizacin para determinar el mas urgente de resolver.
4.1.7 Anlisis de viabilidad y factibilidad: A travs del anlisis de viabilidad y factibilidad se determin la posibilidad de trabajar en la solucin del problema o necesidad que se pretende resolver.
73
4.2 Evaluacin del Perfil Con la siguiente herramienta se pudo evaluar el documento como proyecto. Siguiendo los siguientes pasos: Cada proyecto se avala con base a los ocho aspectos anteriores, anotando las calificaciones en la ltima columna, estas calificaciones se sumaron, para lo cual se establecern tres grupos de proyectos.

Proyectos seleccionados los que obtengan un punteo de 18 a 24 puntos. Proyectos que pueden calificar, para lo cual pueden hacer alguna modificacin o replanteamiento, de 12 a 17 puntos. Proyectos que quedan descalificados con calificaciones de 1 entre 11 puntos.
EVALUACIN DEL PROYECTO

ASPECTO Ubicacin del Proyecto
PUNTEO TOTAL 19
CRITERIO PUNTEO a) Cabecera Departamental 1 1 b) Cabecera municipal 2 c) Aldeas, caseros, cantones 3 Interculturalidad a) No incluye actividades interculturales1 2 b) Incluye algunas actividades interculturales 2 c) Incluye un componente intercultural 3 Poblacin a) Tcnicos 1 2 atendida b) Administradores 2 c) Tcnico-Administrativos 3 Calidad a) No aporta nuevas ideas 1 2 b) Aporta algunas ideas nuevas 2 c) Aporta nuevas ideas 3 Calidad a) No incluye el desarrollo de conocimientos, habilidades y valores. 3 1 b) Incluye algunas habilidades, conocimientos y valores 2 c) Incluye el desarrollo de conocimientos, habilidades y valores 3. Calidad a) No incluye metodologa activa ni actividades de autoaprendizaje 3 1 b) Incluye alguna metodologa activa y actividades de autoaprendizaje 2 c) Incluye la aplicacin de metodologa activa y actividades de autoaprendizaje 3 Relacin a) No contribuye al logro de polticas educativas1 3 b) Contribuye mnimamente al logro de algunas polticas educativas 2 c) Contribuye al logro de polticas educativas 3 coordinacin a) No contempla alianzas interinstitucionales 1 3 b) Contempla alguna alianza interinstitucional 2 c) Contempla alianzas interinstitucionales 3
74
OBSERVACIONES: La aplicacin de esta tcnica facilito mediante su anlisis mejorar algunos aspectos en el formato de perfil de proyecto.
La tcnica de calificacin del proyecto consisti en: Calificar por parte del Asesor de EPS los aspectos generales descritos conforme criterios de calificacin, con un punteo de uno a tres puntos Anotacin de calificaciones en la ltima columna, las mismas se suman, y por lo que se establecieron tres tipos de proyectos conforme la suma total de punteos.
Puede interpretarse que el documento de perfil de proyecto elaborado lleno las expectativas de acuerdo a lo identificado en la fase de diagnostico.
75
4.3. EVALUACIN DE LA EJECUCIN Se utiliz una lista de cotejo, la cual consisti en calificar los aspectos siguientes: Nombre del proyecto: Manual de procedimientos administrativos para directores de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 de la coordinacin tcnica administrativa del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz. Lugar: Centro Educativo Municipal CEM, Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobn, Alta Verapaz Institucin: Coordinacin Tcnica Administrativa, distritos escolares nmeros: 1601-03 y 16-01-04 Fecha de informe: Noviembre del 2008 Nombre del Responsable: Augusto Hunahp Bac Ac (Epesista)
Necesita No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. CRITERIOS El nombre del proyecto expresa la idea clara de lo que se pretende realizar con el Proyecto (Proceso) El nombre del proyecto indica claramente hacia quien va dirigido el proyecto. El nombre del proyecto indica claramente donde se va a ejecutar el proyecto. Se explica las razones por las cuales es necesario solucionar o modificar la condicin existente Contiene la identificacin y anlisis tcnico de la problemtica a resolver. El perfil caracteriza el rea de influencia dentro del cual se focaliza el problema y la alternativa de solucin que se plantea. Describe de manera general en qu consiste el proyecto. Los objetivos expresan claramente lo que se desea alcanzar con la ejecucin del proyecto Proporciona informacin en relacin al comportamiento de las variables de demanda y oferta (E. M.). Propone las opciones tecnolgicas para producir el bien o servicio y verifica la factibilidad de cada una de ellas (Estudio Tcnico) Considera las actividades necesarias para ejecutar el proyecto y su identificacin en el tiempo. El perfil considera el costo de inversin del proyecto y las fuentes de financiamiento (Presupuesto). Explica la forma en que se deber administrar el proyecto. La metodologa empleada para la recopilacin de la informacin necesaria en el perfil fue participativa. Se elaboraron los instrumentos tcnicos necesarios para la recopilacin de la informacin. SI X X X X X X X X X X X X X X X NO Mejorarse
76
4.4. Evaluacin Final
La evaluacin final consisti en una revisin de lo practicado en cada una de las etapas del Ejercicio Profesional Supervisado, Tomando en consideracin que se tuvieron como insumos especficos en cada una de las mismas. A continuacin se presenta la tcnica de Evaluacin final, la cual contiene un listado de criterios por cada etapa del EPS. Considerando por consiguiente que se cumpli con lo previsto.
Evaluacin Final
N 1
S N Observaciones I O Diagnosti Recopilacin de suficiente X Se consulto co informacin bibliografa actualizada electrnica Se detecto tcnicamente X De acuerdo a la Asesora Se priorizo tcnicamente X Se defini tcnicamente el X Con el rbol de problema priorizado problemas del marco lgico Se identificaron las alternativas X de solucin tcnicamente. Cada alternativa de solucin X represento una idea proyecto Se realizo el anlisis de viabilidad X De acuerdo a las y factibilidad tcnicamente. posibilidades del grupo. Perfil de Utilizo un formato adecuado X
Etapa
Criterios de calificacin
77
proyecto
Existe congruencia entre los X objetivos, metas, actividades y presupuesto.
Present las herramientas de evaluacin Ejecucin Se cumpli con el cronograma de del actividades proyecto Se alcanzaron los resultados que pretenda el proyecto Fueron alcanzados los productos planteados al inicio del perfil Cada producto presenta sus respectivos logros. Presenta los productos Evaluaci En cada etapa n tcnicamente se
X X X X X X
Se sigui lo programado en la realizacin de un Manual de procedimientos administrativos para directores de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 Como producto elegido. El cronograma generalmente
evalu X
Tal como fueron planteados. De acuerdo a las expectativas. Ordenados segn su obtencin. Se aplico un instrumento adecuado.,
Cada etapa presento un insumo Plan de EPS Plan de Diagnostico. Informe de diagnostico Formato de perfil de proyecto. Documento sobre el producto. Informe de evaluacin. Informe del EPS
X X X X X X X X
78
CONCLUSIONES.
Como administradores educativos tenemos la obligacin de tener conocimiento sobre procedimientos administrativos y sobre todo conocimiento de documentos que apoyen nuestra administracin, como un aporte al fortalecimiento de la administracin educativa, se elabor una Manual de procedimientos
administrativos para directores de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 1601-04 de la Coordinacin tcnica administrativa, ubicada en el Centro Educativo Municipal CEM, Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobn, Alta Verapaz. Asimismo el documento en una versin previa fue validado por el Coordinador tcnico administrativo de esa dependencia.
El manual fue facilitado a los directores bajo esa coordinacin a travs de un taller de socializacin en el cual se les dio a conocer varios aspectos y la importancia del documento para el quehacer administrativo en cada una de los establecimientos educativos a su cargo.
El manual responde a las necesidades de la administracin educativa, tanto a nivel de la coordinacin tcnica administrativa como a los directores que pertenecen a esa coordinacin y puede ser actualizada y mejorada en el futuro de acuerdo a los intereses de la administracin educativa.
79
RECOMENDACIONES
Se recomienda a los directores actualicen constantemente sus conocimientos sobre legislacin educativa y sobre todo sobre procedimientos administrativos, de este modo fortalecer su administracin y brindar un mejor servicio a la comunidad educativa a la que dirigen, pues la lectura favorece a su acervo cultural y a la debida preparacin profesional que requiere un puesto administrativo.
Se recomienda al coordinador tcnico administrativo, realizar talleres de actualizacin o sensibilizacin sobre la importancia de los procedimientos administrativos dirigido a los directores que tiene a su cargo, para fortalecer la administracin educativa.
El manual de procedimientos administrativos deber promocionarse y facilitarse no solo a directores sino a todos los administradores educativos que tengan inters por conocer y ampliar sus conocimientos sobre temas relacionados con la legislacin educativa, procedimientos administrativos, ya que sin duda viene a ayudar a facilitar el proceso administrativo.
80
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.
Circular No. 30, Profesora Leonor V. de Ramrez, 23 de Julio de 1968. Cdigo de Trabajo Ley de Dignificacin y Catalogacin del Magisterio Nacional, decreto 1845 Ley de Servicio Civil y su reglamento, Acuerdo gubernativo No. 18-98 Ley de educacin nacional, Decreto Legislativo 12-91 PNUD, Metodologas y tcnicas especificas para la formulacin y evaluacin de proyectos en la esfera de la educacin. Mdulo II, Costa Rica 1993. Reglamento de tiendas escolares, Acuerdo Ministerial No. 1,088 Reglamento de excursiones escolares, Acuerdo Ministerial 1,345 Reglamento para la aprobacin de los estatutos, reconocimiento de la personalidad jurdica y funcionamiento de Comits educativos y de juntas escolares. Acuerdo Ministerial No. 565-98 VALDEZ PINEDA, Adolfo Antonio, La aplicacin de la metodologa participativa y sus resultados en la autogestin comunitaria con equidad de gnero. Guatemala 1998. www.mineduc.gob.gt
81
82
PLAN GENERAL DE TRABAJO EJERCICIO PROFESIONAL SUPERVISADO -E.P.S.DATOS GENERALES Estudiante: Augusto Hunahp Bac Ac Carn No. 200450620 Telfono: 79522423 53766341 - 45035236
Carrera: Licenciatura en Pedagoga y Administracin Educativa Actividad: Perodo: Horario: Lugar de realizacin de E.P.S. Institucin patrocinante: Facultad de Humanidades Direccin: Telfono: Encargado de la institucin: Lic. Vctor Hugo Garca Cargo: Coordinador Horario de trabajo: De 8:00 a 17:00 horas. Municipio: Cobn Departamento: Alta Verapaz. Estudio Profesional Supervisado EPS-
Lugar de realizacin de E.P.S. Institucin Beneficiada: Coordinacin Tcnica Administrativa, distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 Direccin: Centro Educativo Municipal CEM, Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobn, Alta Verapaz
Telfono: 57782818 - 79515140 Encargado de la institucin: Prof. Edgar Antonio Chen Bac Cargo: Coordinador Tcnico Administrativo Horario de trabajo: De 8:00 a 17:00 horas. Municipio: Cobn Departamento: Alta Verapaz.
83
OBJETIVOS Objetivo General: Aplicar los conocimientos tcnicos adquiridos en el transcurso de la carrera de Licenciatura en Pedagoga e Administracin Educativa, para la eficiente realizacin del Ejercicio Profesional Supervisado en una institucin
patrocinante y otra beneficiada que permita dar solucin parcial o total a un problema social e institucional.
Objetivos Especficos: Ambientar al estudiante de Licenciatura en Pedagoga y
Administracin Educativa en la labor investigativa. Detectar, priorizar y definir los problemas que estn afectando las funciones de una institucin. Determinar la viabilidad y factibilidad de un proyecto. Formular un proyecto que permita dar solucin parcial o total al problema priorizado. Evaluar la ejecucin de las diferentes fases del Ejercicio Profesional Supervisado. Estructurar el Informe Final del Ejercicio Profesional Supervisado con base a los lineamientos establecidos en el Reglamento de EPS.
84
DESCRIPCIN DE LA PRCTICA El Ejercicio Profesional Supervisado se desarrollar en siete fases, las cuales se describen a continuacin: a) Diagnstico Institucional: comprender 4 semanas y tendr por objeto la deteccin, Priorizacin y definicin de un problema, con sus respectivas alternativas de solucin. b) Anlisis de Viabilidad y Factibilidad del
proyecto: Es la parte final del Diagnstico Institucional. Se realizar en una semana, y su propsito es la aplicacin de herramientas tcnicamente diseadas que permitan determinar con propiedad si se cuentan con los recursos necesarios y la apertura poltica y administrativa para la realizacin del proyecto. c) Formulacin
del Proyecto: Comprender 1 semana, consiste en definir claramente los elementos que tipifican el proyecto. d) Marco Terico: Se realizar en 3 semana y consiste
en la Fundamentacin terica de un Estudio de Mercado, que es el producto que se entregar al final del EPS. e) Ejecucin: Esta se realizar en 3 semanas y
consistir en la Ejecucin de un Estudio de Mercado a nivel de Prefactibilidad, por las propias caractersticas de la carrera de Licenciatura en Administracin Educativa. La realizacin del Estudio de Mercado dar mayor certeza a los encargados de la institucin en el momento de ejecutar el proyecto. f) Fase de Evaluacin: Se realizar en 4 semana y se dividir en dos subfases: En la primera se consolidar los resultados de las evaluaciones realizadas a las diferentes fases del EPS (diagnstico institucional, perfil de proyecto y estudio de mercado) y la segunda fase la constituye la evaluacin general del EPS. Es preciso enfatizar en el hecho que al final de cada fase se evaluaran los resultados obtenidos, de acuerdo a los objetivos considerados en un plan especfico, pues como en cualquier actividad la evaluacin es un proceso constante, que corrige y orienta las actividades realizadas en las distintas fases. Empero en que el tiempo que se indica en el cronograma ser nicamente para consolidar esta informacin. . Por ltimo se elaborar el Informe Final que contendr en forma sucinta toda la informacin obtenida en las diferentes fases del Ejercicio Profesional Supervisado EPS, adjuntando al final del mismo toda la fuente de informacin (apndices).
85
CRONOGRAMA GENERAL DE ACTIVIDADES DEL -EPSACTIVIDADES 1 1 Ambientacin y preparacin de condiciones Diagnstico: 2.1 Recopilacin de informacin 2.2 Identificacin, Priorizacin y definicin del problema 2.3 Anlisis de viabilidad y factibilidad del proyecto 2.4 Elaboracin del Informe de Diagnstico Formulacin del Proyecto a nivel de Perfil Ejecucin del proyecto de E.P.S Elaboracin del Marco Terico Evaluacin del E.P.S. y sus fase Elaboracin del Informe Final P E P E P E JULIO 2 3 AGOSTO 2 3 4 SEPTIEMBRE 1 2 3 4 OCTUBRE 2 3 4 NOVIEMBRE 1 2 3 4
P E
3 4 6 7 8
P E P E P E P E P E P E
P = Planificado
E = Ejecutado
El Ejercicio Profesional Supervisado est programado para realizarse en 16 semanas: desde la primera semana de Julio hasta la ltima semana de Noviembre de 2,008.
86
FICHA TECNICA
Nmero
01
Informacin General 1. Nombre de proyecto: Elaboracin de un compendio de documentos sobre legislacin educativa. 2. Aspecto: Administrativo X Tcnico ___ 3. Estado: Idea _X__ Perfil ___ Docente ___
Factibilidad ___
4.Localizacin: Cobn Alta Verapaz 5. Entidad: Proponente: Estudiante de EPS, Augusto Hunahp Bac Ac Ejecutora: Augusto Hunahp Bac Ac 6. Beneficiarios: Directos : 48 Directores de las Escuelas del Nivel Preprimaria y Primaria Indirectos:
II
Descripcin del Proyecto 7.Problema que se pretende resolver: Poco conocimiento sobre procedimientos
administrativos, por parte de los directores.

8. Resultados a obtener: Agilizacin y seguimiento de los trmites en base a la
legislacin educativa.
Descripcin de los recursos requeridos:
a. Institucionales: Informacin sobre el tema b. Humanos: Coordinador tcnico administrativo y directores c. Tcnicos: Metodologa participativa
III Costos 10. Pre inversin________________ _________________ ____________
Recursos propios Financiamiento Solicitado Total
11. Inversin
__________________ ___________________ _____________
Lugar: Cobn, Alta Verapaz Fecha: Agosto de 2008
87
FICHA TECNICA
Nmero
02
Informacin General 1. Nombre de proyecto: Ejecucin de un taller de sensibilizacin sobre la
optimizacin de los recursos

2. Aspecto: Administrativo X Tcnico ___ 3. Estado: Idea _X__ Perfil ___ Docente ___
Factibilidad ___
II
Descripcin del Proyecto 7. Problema que se pretende resolver: Poco conocimiento sobre procedimientos

8. Resultados a obtener: Optimizacin de los recursos durante la bsqueda de
soluciones a los tramites administrativos

11. Inversin
__________________ ___________________ _____________
88
FICHA TECNICA
Nmero
03
Informacin General 1. Nombre de proyecto: Elaboracin de un manual de procedimientos
administrativos para directores.

2. Aspecto: Administrativo X Tcnico ___ 3. Estado: Idea _X__ Perfil ___ Docente ___
Factibilidad ___
II
Descripcin del Proyecto 7. Problema que se pretende resolver: Poco conocimiento sobre procedimientos

8. Resultados a obtener: Concluir y darle solucin a los tramites en el menor
tiempo posible auxilindose del manual de procedimientos administrativos

11. Inversin
__________________ ___________________ _____________
89
90
FOTOGRAFIAS DEL TALLER DE SOCIALIZACION DEL DOCUMENTO DE APOYO A LA COORDINACION TECNICA ADMINISTRATIVA DISTRITOS 16-01-03 Y 16-01-04 DE COBAN, ALTA VERAPAZ
Durante el taller de socializacin
Directores firmando la asistencia y la recepcin de la copia del manual en CD

Manual de Procesos Administrativos

Enviado por

Dados do documento

Descrição original:

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Manual de Procesos Administrativos

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Augusto Hunahp Bac Ac

Asesor: Lic. Adolfo Antonio Valdez Pineda

Universidad de San Carlos de Guatemala FACULTAD DE HUMANIDADES DEPARTAMENTO DE PEDAGOGA

Guatemala, Octubre 2009

NDICE Nmero de pgina I 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 4 5 6 7 8 9 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 15 16 17 28 30 30

CONCLUSIONES. RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA APENDICE ANEXO (lancasteriana)

1.1 Datos generales de la institucin

Informacin: Manual de Supervisin Escolar, Direccin Departamental de Educacin

Informe de avances, agenda educativa, Direccin Departamental de Educacin, Cobn, A.V.

Estructura Organizativa Propuesta Direccin Departamental Tipo C

DIRECTOR DEPARTAMENTAL DE EDUCACIN

Determinacin Infraestructura de la Demanda Escolar

Sub-Direccin Administrativa Financiera

Sub-Direccin de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa

Sub-Direccin Tcnico Pedaggica

Departamento de Recursos Humanos

Departamento de Organizacin Escolar

Departamento de Coordinacin de Programas de Apoyo

Departamento de Entrega Educativa

Departamento Aseguramiento de la Calidad

Departamento de Asistencia Pedaggica y Direccin Escolar

Reclutamiento y Seleccin de Personal Gestin y Desarrollo de Personal

Investigacin y Evaluacin Pedaggica

Registro y Seguimiento presupuestario

Proyectos Educativos Institucionales

JADO Inventario Servicios Generales JCP

No. 1. 2. 3. 4 Oficinas Saln para aulas

Sanitarios ( femenino, masculino) Parqueo para vehculos

No. 1. 2. 4. 5. 7. 8. 9. 10. 11.

Cantidad 107 150 80 20 42 02 57 02 03 6

12. 13. 14. 15.

Retroproyectores Equipo de Amplificacin Maquina de escribir Impresoras

Factores que los producen

administrativos en las administrativos. coordinaciones tcnicas administrativas. 2. No conocen los procedimientos

directores sobre el conocimiento de documentacin educativa. Organizar un taller de a

que se tienen que seguir para 2. darle solucin a los

administrativos. 3. No existe un documento que orienten los

directores sobre procedimientos administrativos. Elaborar un manual de

administrativos adecuadamente. 4. Los

administradores 4. Elaborar una compilacin de gran parte documentos que apoyen la

documentos sobre educacin. 2. Retraso en

administracin educativa. Elaborar una compilacin

la 1. No se cuenta con suficiente 1.

2. No hay adecuados canales de trmites administrativos. comunicacin entre 2. Organizar cursos de

relaciones humanas. 3. Organizar talleres de

sensibilizacin sobre la atencin Correcta atencin a los usuarios de la institucin.

relaciones 1. No se atiende adecuadamente a 1. entre el los usuarios. o 2. No hay adecuados canales de

sensibilizacin sobre relaciones humanas.

comunicacin entre servidores y 2. Organizar un sistema de usuarios. informacin interinstitucional.

3. Poca relacin con la comunidad 3. Disear un programa de

educativa y otras instituciones. 4.

proyeccin a la comunidad. Gestionar apoyo sobre

Insuficiente 1. Poca asignacin presupuestaria 3. para la institucin.

mobiliario y equipo en otras instancias.

para administracin pblica.

cubrir las necesidades de la poblacin

6. Mala atencin a los 1. Personal incompetente. usuarios. 2. Pocas relaciones humanas.

1. Contratar personal preparado adecuadamente para cada

dependencia de la Direccin Departamental de Educacin 2. Organizar un taller de

sensibilizacin sobre relaciones humanas dirigido a los

3. Malas relaciones Humanas entre el personal o

Insuficiente presupuesto para cubrir las

necesidades de la poblacin educativa.