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ISBN 978-85-7484-499-2 TELECURSO TEC Mdulo 2 SECRETARiADO Copyright Centro Estadual de Educao Tecnolgica Paula Souza e Fundao Roberto Marinho So Paulo, 2011 Todos os direitos reservados Fundao Roberto Marinho Rua Santa Alexandrina, 336 - Rio Comprido 20261-232 - Rio de Janeiro - RJ - Brasil Telefax: (21) 3232-8800 e-mail: frm@frm.org.br www.frm.org.br 2a edio - 2011

Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CTP) (Cmara Brasileira do Livro, SP, Brasil) R134s v.2 Ramal, Andrea Cecilia, 1966 Secretariado : mdulo 2 / [Andrea Ceclia Ramal, Silvina Ana Ramal, autoras]. - 2.ed. - Rio de Janeiro : Fundao roberto Marinho, 2011. 264 p. : il. color. ; 28 cm. - (Telecurso TEC Inclui bibliograa ISBN 978-85-7484-499-2

1. Prtica de escritrio. 2. Tcnicas de escritrio. 3. Administrao de empresas 4. Ensino prossional. 5. Ensino distncia. I. Ramal, Silvina, 1970-. II. Fundao Roberto Marinho. III. Ttulo. IV. Srie. 11-3529. CDD: 658.007 CDU: 005(07) 14.06.11 20.06.11 027271 ndices para catlogo sistemtico: 1. Secretariado: Servios de escritrio: Estudo e ensino 651.374107

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GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO


GERALDO ALCKMIN Governador do Estado de So Paulo PAULO ALEXANDRE BARBOSA Secretrio de Desenvolvimento

FUNDAO ROBERTO MARINHO


Jos RobERTo MARinHo Presidente Hugo BARRETo Secretrio Geral NElson SAvioli Superintendente Executivo NElson SAnToniERi Gerente de Teleducao FlviA ConsTAnT Gerente de Desenvolvimento Institucional

CEntRO EStadUaL dE EdUCaO TECnOLgICa PaULa SOUZa


LAURA M. J. LAGAN Diretora superintendente ALMRIO MELQUADES DE ARAJO Coordenador de Ensino Tcnico ROGRIO TEIXEIRA Diretor do Grupo de Estudos da Educao Distncia - GEEaD JOS VITRIO SACILOTTO SANDRA REGINA TONARELLI RODRIGUES Assistentes tcnicos JLIA FALIVENE ALVES RENATO SALDINI Supervisores de contedo

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fICha tCnICa FUNDAO ROBERTO MARINHO


2 EDIO ATuAliZAo DE ConTEDo ELIANE BIRMAN Gerente de tecnologias educacionais MARA MORAES Coordenao Telecurso TEC TATIANA GOULART MARTINS Coordenao executiva ANDR BOCCHETTI NINA ULUP Equipe Pedaggica ANDREA CECLIA RAMAL SILVINA ANA RAMAL Autoras CEsAR BEnTo DE FREiTAs DivinA MARiA BERTAliA JuARA MonTEnEgRo LDiA RAmos AlEixo DE SouZA MAiZA TEllEs DE MEnEZEs M. CoRREA Revisores de contedo 2 EDIO BiAnCA SAnTARosA MARCos AnTonio ViTAl WElingTon Luis SACHETTi Supervisores de contedo INVENTUM DESIGN Projeto grco e diagramao EDITACUJA EDITORA Reviso EDNEI MARX Ilustraes LATIN STOCK/CORBIS Fotos Banco de imagens CLUDIO DE CARVALHO XAVIER LUCIO ALMEIDA MARCOS SERRA LIMA RAUL DE ALBUQUERQUE Fotgrafos 1 EDIO LUCIANO GAMEZ ANNA CAROLINA SANTANNA CRISTINA ASTOLFI CARVALHO HELENA OKADA MARTA MELLO CLAUDIA FREDERICO RICA CASADO RODRIGUES SANDRA PAIVA JOO RICARDO SUZANO PAIVA

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Sumrio
Introduo ........................................................................................................... 9 Captulo 1 Captulo 2 Captulo 3 Captulo 4 Captulo 5 O secretrio na organizao de hoje......................................... 17 Relaes pblicas e comunicao em secretariado................. 29 Textos comerciais i................................................................... 43 Textos comerciais ii................................................................... 59 Gesto da informao............................................................... 75

Captulo 6 Arquivando documentos........................................................... 87 Captulo 7 Comunicao oral.....................................................................101 Captulo 8 Organizando eventos................................................................115

Captulo 9 Cerimonial e protocolo.............................................................129 Captulo 10 Equipamentos, fornecedores e a segurana nos eventos....... 143 Captulo 11 Divulgao de eventos............................................................ 155 Captulo 12 Espanhol e ingls para eventos............................................... 169

Captulo 13 Editor de textos....................................................................... 187 Captulo 14 Apresentaes........................................................................ 201 Captulo 15 Recursos bsicos da internet...................................................217

Respostas ....................................................................................................... 231 Bibliograa........................................................................................................ 259 ndice fotogrco .......................................................................................... 261


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Apresentao
Depois de cursar o mdulo 1, que comum aos cursos de Administrao, Secretariado e Comrcio, voc passa agora a estudar os contedos especcos do curso de Secretariado. Seguir esta trilha o levar a qualicar-se como auxiliar de eventos e, nalmente, aps o trmino do mdulo 3, a habilitar-se como tcnico em Secretariado. Ao longo do mdulo 1, voc estudou diversos temas a partir das vises mais contemporneas e viu que a Administrao tem quatro funes:
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Planejamento

Controle

Administrao

Organizao

Direo

Aprendeu tambm que essas funes ocorrem no dia a dia de um modo integrado. E focalizou seu estudo na funo da Administrao denominada planejamento. Voc perceber, ao se aprofundar em contedos especcos de Secretariado, que a funo de planejamento deve atravessar todas as suas atividades. Por isso seu estudo comum aos trs cursos. No mdulo 2, voc comea a estudar temas ainda mais especcos de Secretariado, sempre de forma integrada com os contedos que j aprendeu.
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Secretariado

Neste mdulo, portanto, voc estudar com maior nfase tudo o que ocorre no dia a dia de um secretrio, com um foco todo especial na organizao e realizao de eventos.

Principais temas do mdulo 2 de Secretariado


O mdulo 2 comea abordando os novos papis do secretrio e do assessor nas organizaes contemporneas. Voc j sabe que muita coisa vem mudando no mundo do trabalho, e ver como essas mudanas se reetem no perl do secretrio. Perceber que o secretrio hoje algum que assume tambm atividades mais estratgicas, e que ele se relaciona com diversos outros prossionais dentro e fora da organizao. Justamente por isso a comunicao uma dimenso fundamental da rotina de um secretrio. O mdulo 2 dedica alguns captulos a esse tema, abordando, por exemplo, como redigir certos documentos tpicos do mundo empresarial, dando dicas sobre gerenciamento adequado da informao e tambm orientando voc sobre diversos aspectos de comunicao oral. Neste mdulo voc encontra vrios captulos dedicados ao planejamento e realizao de eventos. Como planejar um evento, sem se esquecer de nada? Como organizar adequadamente o cerimonial e obedecer s regras de protocolo? E quando o evento precisa de fornecedores e equipamentos, como e quem contratar? Tudo organizado, mas... Como divulgar o evento de forma adequada, para que ele seja um sucesso? 4 Voc encontra respostas para todas estas questes ao longo do mdulo, alm de importantes orientaes sobre temas que esto sempre presentes em qualquer evento como, por exemplo, a questo da segurana. Voc ter oportunidade tambm de ler um estudo dedicado a lnguas estrangeiras (ingls e espanhol) e trs estudos com uma introduo bsica informtica, com noes gerais sobre editores de texto, apresentaes e internet.

No Telecurso TEC o currculo organizado por temas, e voc entende o contexto e o sentido de cada 10 contedo.

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Introduo

altamente recomendvel que voc utilize ferramentas de informtica, pelo menos a mais comum, que no caso das rotinas de um escritrio o chamado pacote Ofce (Microsoft), ou o equivalente na verso livre (gratuita) que o BrOfce. Nesse conjunto de softwares encontra-se o Word (editor de textos), muito utilizado no dia a dia de um secretrio. O equivalente a esse programa no BrOfce o Writer. Voc vai conhec-lo neste mdulo, mas deve se aprimorar como usurio.

O que voc vai aprender aqui sobre idiomas e sobre informtica no substitui um curso mais estruturado que voc possa fazer nesses campos do conhecimento. Voc deve se aprofundar em ingls e/ou espanhol e em informtica sempre que possvel. Isso far de voc um prossional mais completo e mais preparado para o mercado de trabalho.

Um estudo dinmico e interativo


Repare que nenhum desses contedos apresentado de forma estanque ou passiva. Neste mdulo voc tambm convidado a estudar de modo ativo e a construir seu conhecimento. Lembre-se sempre: voc o protagonista do seu aprendizado. Ento, ao longo das vrias sees, observe as chamadas como Agora com voc, e pesquise, reita, chegue s prprias concluses, busque as respostas para situaes-problema. S ento continue a leitura do estudo. Entenda que, na prtica, isso que acontecer no mercado de trabalho: voc encontrar sempre novos desaos e por essa razo precisa ser proativo para resolv-los de um modo gil e satisfatrio.

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A microempresa e a empresa de pequeno porte no Brasil

Tome o seu queijo-quente sem manteiga, como voc gosta, Rogrio.

A dona Gergia conhece bem os seus clientes, no ?

E como! Por isso s tomo caf-da-manh aqui.

E aqui o seu suco de acerola, sem acar, como sempre, Bia.

A G OR A C OM V O C

Voc considera que o pequeno empresrio tambm precisa conhecer profundamente seu cliente? E como ele pode fazer isso com recursos limitados? Pense a respeito e registre suas idias no bloco de notas.

Quando as grandes cadeias de hipermercados comearam a crescer no Brasil, inclusive com a chegada de redes internacionais como Makro e Carrefour, muitos acreditaram que seria o m do pequeno armazm de bairro. No entanto, o tempo mostrou que no era bem assim. Embora muitos pequenos negcios tenham fechado, como resultado da perda de clientes para os grandes hipermercados, outros conseguiram sobreviver e continuam muito bem. Sabe o que dizem os estudos de mercado sobre o pequeno comrcio de bairro? Que eles tm algumas vantagens competitivas frente s grandes redes de hipermercados: O prprio dono atende o cliente, alm de conhec-lo pelo nome e muitas vezes ter relao de amizade e conana. Por conhecer muito sua clientela, o dono do negcio pode ajustar as melhores ofertas, evitando o encalhe de produtos e fazendo com que o cliente ache tudo que precisa.

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O foco do Telecurso TEC o desenvolvimento de competncias e habilidades.

Durante todo o curso voc convidado no somente a pensar, mas tambm a fazer. Observe a nfase que dada aos exerccios prticos: voc aprender, por exemplo, a elaborar uma ata de reunio, uma carta comercial, um memorando, assim como relatrios e ofcios. Aprender a arquivar corretamente os documentos da empresa. Ao planejar eventos,

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vai fazer um checklist para organizar seu trabalho e no esquecer de nada. Ao estudar apresentaes, vai montar a prpria apresentao sobre a rotina de um auxiliar de eventos. O Telecurso TEC une teoria e prtica: voc aprende no apenas a pensar, mas tambm a fazer. O estudo dos temas no ca no contedo puro. Voc ser convidado, por exemplo, a estudar o novo perl do secretrio, relacionando-o com msicas de destaque na cena cultural, ou ainda ir estudar a comunicao no mundo do trabalho a partir de lmes clssicos e atuais. Essas so algumas das muitas possibilidades que a seo Intertextos traz para voc no car s no contedo do livro e continuar buscando mais. Neste mdulo voc tambm conhecer novos personagens e suas histrias. Esses personagens ctcios tm tudo a ver com o que ocorre na vida real.

Mantenha os hbitos de estudo do mdulo 1


Na introduo ao livro do mdulo 1, voc leu sobre a importncia de cada um dos recursos didticos de que dispe, seja na modalidade aberta, seja na modalidade presencial ou distncia. Continue usando esses recursos da melhor forma possvel. Voc pode usar o livro como suporte para as aulas presenciais, on-line ou para os programas de TV: ele seu principal material didtico. No livro esto os contedos centrais pelos quais voc deve orientar o seu estudo e tambm as referncias para pesquisa e aprofundamento.

Ateno! A partir deste mdulo, voc tem 1 programa de TV para cada estudo. Fique atento programao, que ser divulgada na mdia.

Continue a fazer do seu bloco de notas um companheiro inseparvel. Lembre-se sempre de inserir suas anotaes, responder aos exerccios e fazer snteses e resumos como estudo para as avaliaes. Resolva todas as atividades propostas no livro. Mesmo que a resposta aparea logo depois, no deixe de responder por si mesmo antes de ler a continuao do texto, pois esse processo ir desenvolver a sua autonomia intelectual, competncia to valorizada no mercado de trabalho de hoje.
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Introduo

Alm disso, ao ler as respostas do livro, lembre sempre que no mundo do trabalho dicilmente podemos inserir gabaritos, sobretudo na anlise de casos; anal, tudo depende muito do contexto e da situao de cada empresa, e dicilmente a receita que deu certo em uma ser infalvel nas outras. Em outras atividades a resposta depende do encaminhamento que voc mesmo d ao exerccio, no seu prprio contexto, e nessas indicamos que a resposta pessoal.

Formando cidados
Fique atento s reexes da seo Vale saber. Nela so trabalhadas competncias transversais e valores fundamentais para voc como prossional e como cidado. Geralmente essa seo traz a possibilidade de reetir a respeito de temas que envolvem a tica ou os comportamentos pessoais e so relacionados com o assunto de cada estudo.

No use folhas soltas ou cadernos diversos. Rena suas anotaes e respostas a exerccios num nico lugar, o bloco de notas.

As reexes do Vale saber iro ajud-lo a fazer opes, tomar decises com base em valores e ser um prossional melhor.

Voc, auxiliar de eventos


Ao nal deste mdulo, se voc for aprovado no exame presencial, ganhar a qualicao de auxiliar de eventos. Isso signica que poder atuar, entre outras coisas, como assistente na organizao e realizao de eventos, como palestras, seminrios, congressos, cafs da manh, workshops ou outros eventos do mundo empresarial ou da esfera pblica. Alm disso, j ter mais condies de atuar de um modo mais prximo das funes de um secretrio, nas diversas sees de empresas da indstria, do comrcio e de servios, ou em organizaes pblicas ou no-governamentais, em atividades como: Redao de cartas comerciais e outros textos do mundo empresarial. Registro de atas de reunies. Envio e recebimento de correspondncias comuns e eletrnicas.

No Telecurso TEC, assim como no mercado de trabalho, voc deve encarar cada situaoproblema com senso crtico e disposio para a reexo.
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Contrataes de terceiros na organizao de eventos. Organizao de cerimonial e protocolo em eventos diversos. Controle de arquivo. Pesquisas na internet para nalidades diversas do mundo do trabalho. Elaborao de relatrios. Elaborao e divulgao de comunicaes internas da empresa. Comunicao com clientes, terceiros, parceiros, fornecedores e outros. Por m, uma dica: antes de iniciar o mdulo 2, verique no jornal ou na internet as ofertas de oportunidades para o assistente executivo, o auxiliar de eventos ou o secretrio. Voc poder conhecer melhor as atividades que esse prossional realiza e, assim, focar o seu estudo.

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Introduo

Mensagem das autoras


Querido aluno, querida aluna, Ns, da equipe do Telecurso TEC, acreditamos, como voc, que o conhecimento um fator que favorece a mudana. Mudana das vises de mundo, das condies de vida, das possibilidades de realizao dos sonhos que cada um traz em si. Estar aberto ao conhecimento, mais do que um ato de sabedoria, um exerccio de humildade: desejar aprender reconhecer que precisamos sempre ir mais alm, entendendo que os obstculos e as nossas eventuais limitaes, em vez de empecilhos, so fatores de reexo que ampliam o mrito de enfrentar os desaos. H um trecho de uma letra de msica de Gilberto Gil (Amarra o teu arado a uma estrela) que diz assim: Se os frutos produzidos pela terra Ainda no so To doces e polpudos quanto as peras Da tua iluso Amarra o teu arado a uma estrela E os tempos daro Safras e safras de sonhos Quilos e quilos de amor (...) Se os campos cultivados neste mundo So duros demais E os solos assolados pela guerra No produzem a paz Amarra o teu arado a uma estrela E a tu sers O lavrador louco dos astros O campons solto nos cus (...) O arado citado na letra, ferramenta dos trabalhadores do campo, pode ser comparado aos demais instrumentos que utilizamos para realizar nossas tarefas prossionais: equipamentos, computadores, canetas, aparelhos de telefone etc. Amarra teu arado a uma estrela: se entendermos que cada ao nossa, por mais banal que parea, pode interferir positivamente na realidade nossa volta, ento tudo ganha um sentido maior, mais verdadeiro.

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O tempo dedicado ao trabalho, efetivamente, preenche grande parte dos nossos dias. A realizao de cada um de ns, portanto, passa tambm pela nossa realizao prossional, pela possibilidade de que nossos talentos sejam aorados na ao prossional cotidiana. E esse processo interfere no s no mbito do trabalho, mas tambm inui nas perspectivas particulares de cada um, na autoestima, no bem-estar da famlia, na vida de quem se ama. Este, portanto, o fator essencial que motivou a equipe do Telecurso TEC na produo de cada linha, de cada texto deste programa de formao: contribuir para que voc seja, cada vez mais, capaz de se realizar como prossional, como pessoa. Acreditamos que a educao tcnica contribui para o crescimento do pas, uma vez que este depende do progresso individual de cada cidado. Acreditamos em voc, aluno do Telecurso TEC, no seu futuro, na sua capacidade de se superar e de desejar sempre aprender mais. Siga em frente: novos horizontes e descobertas esperam por voc!

Autoras

As autoras
Andrea Cecilia Ramal doutora em Educao pela PUC-Rio e especializou-se em aprendizagem com materiais impressos e multimdia. autora de Educao na cibercultura (Editora Artmed). Dirige o desenvolvimento de projetos de aprendizagem on-line e presencial na sua prpria empresa, a ID Projetos Educacionais. consultora em programas da Fundao Roberto Marinho, Companhia Vale do Rio Doce, Petrobras e Embratel. No Telecurso TEC, consultora educacional, membro da Equipe Central e foi uma das responsveis pelo projeto pedaggico. Silvina Ana Ramal mestre em Administrao pela PUC-Rio e especializou-se em Gesto de Pequenas Empresas e Aprendizagem Organizacional. autora dos livros Como transformar seu talento em um negcio de sucesso e Construindo planos de negcios, pela Editora Elsevier, e Gesto de pequenos negcios, pela Editora SENAC. Atualmente, trabalha como diretora comercial da prpria empresa, a ID Projetos Educacionais, que presta consultoria para empresas como Companhia Vale do Rio Doce, Petrobras e Embratel. Tambm professora de Planejamento de Negcios, Gesto de Pequenas Empresas e Planejamento de Empreendimentos Sociais, em nvel de graduao e ps-graduao, na PUC-Rio e na Fundao Getlio Vargas, e presidente da ONG Pro-Social, que atua com empreendedorismo.

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O SECRETRIO NA ORGANIZAO DE HOJE


Observe a ilustrao. Se voc estivesse no lugar do personagem que aparece na sala de espera, talvez zesse a mesma pergunta que ele fez. Hoje, nas empresas, o dia a dia de uma secretria ou secretrio envolve muitas atividades principalmente no caso daqueles que trabalham com executivos. Mas nem todo mundo tem ideia de quanto a prosso e o perl do secretrio mudaram, sobretudo a partir dos anos 90.
Ok, s 15h podemos atender a equipe de vendas. a diretora da empresa? No, a secretria.

Thank you for calling. Ill be with you in a moment.*

* Obrigada por ligar. Aguarde um minuto, por favor.

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Tente puxar pela memria: como so e o que fazem os secretrios e secretrias quando aparecem nos lmes, nas novelas, nos programas de humor... Como so suas roupas, como seu modo de falar? Esses personagens assumem grandes responsabilidades? Que esteretipos do secretrio ou da secretria aparecem nos meios de comunicao? Neste estudo, voc ver como a funo do secretrio vem se congurando e quais so os novos pers e atribuies desse prossional.

Iniciando a conversa

Caio estava comeando a car realmente preocupado. Dirigia uma empresa de seguros e nunca conseguia sentir-se tranquilo! que para Caio era difcil cuidar de tudo. Os papis se acumulavam sobre a sua mesa: pedidos de clientes, documentos, contratos para assinar. Quando comeava a cuidar de um assunto, o telefone no dava sossego: ora era um cliente, ora o gerente do banco, oferecendo um novo servio, ora o lho, tirando dvidas do dever de casa. Fora a equipe da prpria empresa, que sempre tinha algum ponto a esclarecer: Caio, de que tamanho voc quer o logo da empresa no novo anncio de revista? Caio, voc conseguiu analisar os relatrios que passei para voc? Caio, quando podemos rediscutir o planejamento da rea? Caio, Caio, Caio... E assim o dia passava. A secretria, Marina, digitava as cartas que ele ditava e, fora isso, oferecia ajuda a toda hora, mas... acontece que s ele sabia organizar a prpria baguna! S ele entendia dos assuntos das diversas reas da empresa. Uma vez por semana, ele analisava a agenda com ela, mas no adiantava muito, porque depois mudava tudo. Ele pensava: empresa dinmica assim mesmo. E assim a mesa dele ia cando atolada e ele cada vez mais estressado. Comeou a achar que no ia mais dar conta de tudo sozinho.

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O secretrio na organizao de hoje

Num certo sbado, Caio foi ao barbeiro cortar o cabelo e, enquanto esperava, comeou a ler uma revista de negcios. Qual no foi a sua surpresa quando deparou com uma matria que analisava o perl do novo secretrio e os benefcios que a mudana nas atribuies desse prossional trazia para os executivos modernos. A matria dizia que, com relao ao secretrio, a organizao contempornea manteve o perl da pessoa que organizada e executa bem as tarefas, mas passou a exigir um prossional inteirado com os assuntos do chefe e da empresa, com maior autonomia e poder de deciso. Veja o que mais dizia a revista:

Novo perl do prossional


Antes, o secretrio s recebia ordens e cuidava sempre da mesma rotina. Hoje, passou a ser um assistente do executivo e da empresa, que precisa ser dinmico, ajudar os chefes a resolver problemas e tomar decises. Tem secretria que assume vrias atividades que seriam do chefe, com um papel gerencial. Ela tem iniciativa e pode at responder pelo chefe quando ele no est, pois muitas vezes seu brao direito. Uma das razes para essa mudana o surgimento do computador pessoal como hoje os executivos fazem parte do trabalho em seu prprio computador, precisam de prossionais mais capacitados para auxili-los. Para Marina Limeira, a rotina pode mudar bastante: A secretria usa notebook e celular da empresa e precisa estar pronta para ajudar. Ela quase uma executiva, explica a prossional, que trabalha na empresa de seguros Conana e Tradio. No meu trabalho, diz Marina, nem ajudo a tomar muitas decises, mas sinto que tenho potencial para fazer mais, interagindo com clientes externos e internos, e at coordenando pessoas.
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Caio mal podia acreditar. Marina, a sua secretria, era uma das entrevistadas! Apontada como prossional capaz de assumir uma srie de funes com que ele nem sonhava. Na segunda-feira, Caio decidiu convidar Marina para ajudar a organizar o escritrio.

A G OR A C OM V O C

Mesmo sem ter aprofundado ainda os temas deste curso, a partir da matria que o personagem Caio leu na revista, pense: o que voc acha que ele decidiu reorganizar no modo de trabalhar? Registre suas ideias no bloco de notas. Em seguida, prossiga a leitura.

Caio conversou com Marina e, juntos, eles combinaram como seria a atuao dela dali em diante. Dentre outras tarefas, a rotina dela envolveria: Despachar com Caio os assuntos dirios, no incio de cada manh. Cuidar da agenda dele, articulando reunies internas e externas de forma organizada e deixando alguns momentos do dia para trabalho pessoal. Centralizar os telefonemas dele na primeira parte do dia, sobretudo as ligaes mais rpidas. Assim, logo cedo ele resolveria vrios assuntos pendentes. Atender telefonemas mais simples; passar a Caio questes prioritrias, clientes preferenciais e ligaes da famlia. Organizar as pastas do arquivo fsico e do arquivo digital da rede interna da empresa. Ajudar na elaborao de certos relatrios. Alm disso, eles decidiram que ela iria fazer um curso sobre negociao e administrao de conitos, para atuar como assessora em algumas reunies. E isso era s o incio da conversa. Mas, em poucos meses, ningum acreditava como a vida de Caio havia melhorado. Ele conseguia atender a todos e ainda tinha tempo para si. Os departamentos da empresa estavam mais motivados, pois agora conseguiam falar com o chefe e receber suas orientaes. Marina havia se tornado o brao direito de Caio. Muitos dos problemas da empresa comearam a ser resolvidos. Aquela prometia ser mesmo uma dupla de sucesso!

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O secretrio na organizao de hoje

Por dentro do tema

O papel do secretrio est mudando


O secretrio no mais o que era antes. Hoje ele assume o papel de um assessor, e h quem o chame de gestor. Mas no foi sempre assim. A histria recente dessa prosso mostra que antes do sculo XIX no era comum haver mulheres secretrias. A mulher passou a atuar como secretria a partir da Primeira Guerra Mundial (1914-1918) e da Segunda Guerra Mundial (19391945), sobretudo na Europa e nos Estados Unidos. Como muitos homens haviam sido enviados para os campos de batalha e as empresas e indstrias no podiam parar de produzir, vrias reas passaram a contar com a colaborao feminina. Nos textos deste estudo, usa-se o termo secretrio como forma de generalizar, referindose a secretrios e secretrias, assessores e assessoras.

A origem da prosso de secretrio no muito conhecida. possvel que os antepassados dos secretrios tenham sido os escribas. Na Antiguidade, os escribas eram as pessoas que dominavam a escrita e eram responsveis por redigir as normas do povo da regio, ou de uma determinada religio.

No Brasil, a atuao da mulher na prosso de secretria foi difundida a partir de 1950, com a chegada de vrias multinacionais ao pas. Essas empresas j estavam habituadas, ento, a contar com mulheres em seus quadros. As secretrias daquela poca, e dos anos que se seguiram, eram funcionrias que deviam se limitar a fazer exclusivamente o que o chefe mandava.

A palavra secretria tem origem no latim. Secretarium/secretum signica lugar retirado, conselho privado; secreta signica: particular, segredo, mistrio. De fato, um secretrio sempre deve manter sigilo sobre as informaes particulares ou condenciais a que tem acesso.

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Secretariado

Em diversas fases da histria humana, homens e mulheres exerceram atividades similares s do Secretariado. H quem chame os escribas de Alexandre Magno, rei da Macednia, de secretrios. Em 300 a.C., eles passavam a noite em claro, escrevendo em tbuas de cera, e, no dia seguinte, ainda lutavam na guerra. A posio era valorizada, mas arriscada: 43 funcionrios que exerciam essa funo morreram na campanha da sia. Pesquise mais sobre a histria da prosso de secretrio na internet ou em livros da rea e registre as informaes no seu bloco de notas.

O que o secretrio fazia?


A taquigraa (ou estenograa) um sistema de escrita conciso, usado para transcrever uma fala com rapidez. Para isso, so usados smbolos especiais para as letras e frases. Antes, os secretrios usavam blocos para taquigrafar manualmente. Hoje, a taquigraa se vale tambm de meios eletrnicos. Nas organizaes da dcada de 1950, o secretrio era responsvel por: Redigir cartas ditadas pelo chefe, inclusive usando taquigrafia. Servir caf ao chefe ou a visitantes. Fazer a triagem (ou muitas vezes apenas a entrega) da correspondncia do chefe. Cuidar da vida pessoal do chefe, por exemplo, agendando consultas mdicas ou comprando presentes nos aniversrios dos lhos. Datilografar cartas e outros documentos, passando-os a limpo.

Cafezinho como o senhor gosta, doutor: forte, metade adoante, metade acar.

Organizar a agenda do chefe (anotando os compromissos, sem gerenci-los). Arquivar documentos, obedecendo s normas de catalogao (mesmo sem compreender o contedo do documento). No lme Tempos modernos, de Charles Chaplin, a secretria era apresentada como uma datilgrafa veloz, que fazia centenas de toques por minuto, ouvia e reproduzia o texto perfeitamente. At pouco tempo, muitas provas de seleo para o cargo de secretrio incluam rapidez em datilograa. Esse perl de prossional mudou.

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O secretrio na organizao de hoje

O secretrio enfrentou muitas barreiras. Era uma prosso considerada menor, rotineira e quase mecnica. Alm disso, em muitas ocasies, as mulheres que exerciam essa prosso enfrentaram preconceitos e at assdio sexual.

O que o secretrio faz hoje?


Espera-se do secretrio que ele possa: Tomar decises, sendo proativo e com opinio prpria. Fazer a ponte entre clientes internos e externos, comunicando-se bem com as pessoas e relacionando-se bem com todos. Comunicar-se em idiomas estrangeiros, quando necessrio. Coordenar pessoas, administrando relacionamentos e conitos. Promover eventos cerimoniais e protocolares. Escrever textos e apresentaes usando dispositivos eletrnicos, de forma autnoma, sem precisar que o chefe dite cada palavra. Fazer relatrios. Gerenciar recursos nanceiros, reduzindo custos do prprio departamento, na medida do possvel. Estruturar sistemas de informao, de modo que o conhecimento que disponvel.

O trabalho do secretrio era voltado para rotinas mecnicas, cava limitado ao mbito operacional. E ele precisava conhecer mais o chefe do que a empresa...

Dominar aplicativos de informtica bsicos se tornou essencial para atuar em Secretariado.

Hoje, o trabalho do secretrio tambm estratgico. Ele precisa conhecer muito a empresa a losoa, o clima, a cultura da organizao e diversos campos: Administrao, Planejamento, Comunicao, Psicologia, Liderana, Marketing, Finanas. A mudana no perl da prosso tem atrado mais homens para essa rea embora eles ainda sejam uma minoria. At o dia da classe chamado de Dia da Secretria! Essa mudana tambm representou um ganho nanceiro. Hoje, a prosso mais valorizada e h secretrios com salrios bem atraentes, sobretudo em grandes empresas e multinacionais.

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Secretariado

Ateno! Para que esse secretrio de novo perl prevalea, necessrio que os responsveis pela gesto deleguem poderes a ele, o que nem sempre acontece. Uma empresa pode contratar um prossional de perl antigo ou novo, dependendo de qual for o estilo da organizao.

Ecincia a capacidade de alcanar resultados, com o mnimo de recursos, energia e tempo. Eccia a capacidade de alcanar os resultados e objetivos propostos.

O secretrio como administrador


Ter noes gerais de administrao muito importante para a funo do secretrio, pois ele tambm pode atuar como administrador ou gestor. Um secretrio, sobretudo quando trabalha prximo a executivos, precisa conhecer o planejamento estratgico da empresa e ser capaz de elaborar o planejamento operacional dos temas que lhe competem de forma alinhada com os objetivos da organizao. Um secretrio precisa ser eficiente e eficaz! Alm disso, as funes da Administrao planejar, organizar, dirigir e controlar fazem parte do dia a dia do secretrio. Mas nem todas as empresas aderiram a esse novo conceito. Ainda falta muito para a valorizao do prossional secretrio e at mesmo conscincia sobre essa viso.

Secretrio, prosso regulamentada No Brasil, a profisso de secretrio regulamentada pelas Leis 7.377, de 30 de setembro de 1985, e 9.261, de 11 de janeiro de 1996. O que isso signica? Quer dizer que preciso fazer o curso de Secretariado, superior ou de nvel tcnico, para conseguir o registro na DRT (Delegacia Regional do Trabalho). O curso superior de Secretariado d ocialmente ao prossional o status de secretrio executivo.

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Em resumo, o secretrio de novo perl atua como um assessor, que precisa ser polivalente, proativo e exvel. Tambm no podem faltar a esse novo secretrio o dinamismo e o senso de responsabilidade.

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O secretrio na organizao de hoje

Fazendo e aprendendo

1. Leia a Lei no 7.377/1985, que regulamenta a prosso de secretrio e inclusive fala do tcnico em Secretariado. Voc pode encontr-la na internet, no site da Presidncia da Repblica, em http://www.planalto. gov.br/ccivil_03/leis/l7377consol.htm (pgina consultada em 22/03/2011). No mesmo lugar, voc encontra as atualizaes que vieram com a Lei no 9.261/1996. Veja as atribuies do tcnico em Secretariado. Voc se identica com elas? As caractersticas e funes do novo secretrio, descritas neste estudo, coincidem com as funes previstas na lei? Faa essa anlise e registre as concluses no seu bloco de notas. 2. Consulte tambm o site da CBO Classicao Brasileira de Ocupaes, que est no portal do Ministrio do Trabalho e Emprego: http://www. mtecbo.gov.br/. L voc tambm encontra informaes sobre o tcnico em Secretariado e uma descrio sumria de suas principais atividades. Consulte-as e registre em seu bloco de notas.

Avalie seu conhecimento

Leia o trecho desta matria publicada no jornal El Clarn, de Buenos Aires, Argentina, em 12/06/2006 (por Maria Farber):

Anote: para ser uma secretria de sucesso, devo: 1) Converter-me numa pessoa socialmente agradvel. 2) Estar onde as pessoas esto. 3) Conectar-me. Estes so alguns dos conselhos que Connie Eastman, diretora da Consultoria de Recursos Humanos Secretrias em Rede, deu a mais de 120 secretrias que assistiram ao Congresso Global 2006 para Assistentes Prossionais. No basta saber idiomas, dominar os aplicativos bsicos editor de textos, planilha eletrnica, confeco de transparncias ou ser eciente e ter boa presena. O mundo corporativo lhe pede mais: ser multitarefa (a capacidade de fazer vrias coisas simultaneamente); networking (trabalhar em rede); ter imagem corporativa, capacidade para a comunicao efetiva. Connie explica

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que entre assistente e secretria no h diferenas reais, embora a mudana de ttulo venha dos EUA, onde descartaram o termo secretria, por consider-lo uma expresso que menosprezava a categoria. Na Europa, elas continuam se chamando secretrias. Ningum vai demitir voc por no saber fazer uma macro numa planilha eletrnica, e sim por no se adaptar a um grupo de trabalho ou no ter boa relao com os gerentes, sublinha Anne Marie Incisa di Camerana, assistente executiva de uma empresa multinacional.

1. A partir da matria lida, destaque as principais competncias necessrias para atuar como secretrio hoje. Registre no seu bloco de notas. 2. Voc reparou que a consultora Connie Eastman fala da necessidade de conectar-se, sem complementar a qu (por exemplo, internet?). O que ser que ela quer dizer com isso? Expresse suas ideias no bloco de notas. 3. Imagine uma situao concreta em que seja necessrio apresentar capacidade de networking e de multitarefa. Descreva-a no bloco de notas.

Vale saber

Assdio sexual: um crime que deve ser denunciado Maioria absoluta na prosso, as mulheres secretrias j enfrentaram diversos problemas na sua trajetria. Um deles o assdio sexual. No so poucas as mulheres que j se viram constrangidas pelos seus chefes, que usaram de poder para assediar moral ou sexualmente as subordinadas. Sem compreender o real sentido do campo de trabalho, essas pessoas se valem de sua posio para humilhar outro trabalhador. O Cdigo Penal Brasileiro, alterado pela Lei n 10.224 de 15/05/01, estabelece que: Art. 216-A - Constranger algum com o intuito de obter vantagem ou favorecimento sexual, prevalecendo-se o agente da sua condio de superior hierrquico ou ascendncia inerentes a exerccio de emprego, cargo ou funo, implica a pena de deteno de 1 (um) ano a 2 (dois) anos.
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2 - A pena aumentada em at um tero se a vtima for menor de 18 (dezoito) anos. A lei protege todos os trabalhadores, inclusive secretrios e secretrias.

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O secretrio na organizao de hoje

Intertextos

Si T E

Secretria online http://www.fenassec.com.br Site da Federao Nacional das Secretrias e Secretrios. L, voc encontra informaes sobre salrios, Lei de Regulamentao, Cdigo de tica, alm de artigos relacionados carreira.
A r T ig O s

De laptop e celular, secretria adquire perl executivo, O Estado de S. Paulo, publicado em 26/09/2004. O artigo de Rodrigo Pereira mostra de forma sucinta como o papel do secretrio mudou e traz dicas sobre as novas atribuies esperadas desse prossional. O texto pode ser encontrado no site Secretria online, em http://www.fenassec.com. br/c_artigos_perl_de_laptop_e_celular.html (pgina consultada em 05/03/2011). Secretrias mulheres alm da imaginao, de Leida Maria Mordenti Borba Leite de Moraes. No artigo, a autora apresenta uma sntese da evoluo da mulher na sociedade, no mercado de trabalho e na prosso de secretria, trazendo interessantes reexes sobre o perl da secretria de hoje. Voc pode encontrar o texto no site do Sindicato das(os) Secretrias(os) do Estado de So Paulo, na pgina http://www. sinsesp.com.br/index.php/artigos/secretariado/33-secretarias-mulheresalem-da-imaginacao (consultada em 05/03/2011).
FiL MEs

Uma secretria de futuro (Working girl), de Mike Nichols, EUA, 1988. No lme, Tess McGill uma secretria fora dos moldes de antigamente. Tess pega de surpresa quando sua chefe quebra a perna e a faz se passar por ela. A substituta acaba se saindo melhor do que o esperado nas funes de executiva. Alexandre (Alexander), de Oliver Stone, EUA, 2000. O lme comea com uma cena que remete aos antepassados dos secretrios, em que Ptolomeu aparece ditando a histria de seu antigo amigo Alexandre para seus escribas.
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Secretariado

Glossrio

Arquivo fsico Arquivo no qual se guardam papis e outros documentos impressos de uma empresa. Arquivo digital Espao virtual no qual esto armazenados documentos eletrnicos, em geral possveis de serem compartilhados com outros usurios da rede. Campanha No contexto em que aparece, um conjunto de operaes militares. Esteretipo Opinio preconcebida, imagem mental simplicada de um grupo de pessoas ou de uma sociedade. Networking Na informtica, o termo se refere ligao entre terminais de computador para que o acesso aos dados possa ser partilhado por diversos usurios. No mundo do trabalho, vem sendo usado tambm para expressar a conexo entre pessoas, com nalidades prossionais. Rede interna Tambm usado em ingls, intranet; espao virtual ao qual os funcionrios de uma mesma empresa tm acesso total ou parcial. Triagem Ato ou efeito de triar, de separar, de selecionar; separao, seleo, escolha.

O que voc estudou:

Perl e atuao do secretrio.


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Principais funes e competncias do secretrio. Breve histrico da prosso.

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RELAES PBLICAS E COMUNICAO


As organizaes vivem no mundo da informao e da comunicao. Elas esto em permanente mudana e conectadas com o mundo, atravs de diversos meios. Nesse mundo, e-mails e internet fazem parte do dia a dia do trabalhador. Trabalhar hoje implica se comunicar boa parte do tempo. Com o prossional de Secretariado no diferente. At mais: os secretrios de hoje precisam se comunicar o tempo todo, tanto com as pessoas da organizao quanto como com as de fora: clientes, fornecedores, parceiros.
Sr. Emlio, hoje z 30 telefonemas, passei oito fax, respondi a dezenove e-mails e enviei cinco cartas comerciais, algumas para o exterior.

Nossa! E eu, aqui na sala, no falei com ningum o dia todo!

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Secretariado

A comunicao, to presente no dia a dia de um secretrio de hoje, no era algo to comum em outros tempos. Veja o trecho de uma msica de Juan Carlos Caldern, gravada pelo grupo espanhol Mocedades, em 1976, que revela como o prossional de Secretariado era encarado antigamente. A msica comea com um coro que fala o seguinte da secretria: Secretria A que no fala Sempre atenta, dizendo nada. [...] Ao longo da msica, a personagem da secretria se dirige ao chefe, fazendo uma espcie de retrospectiva de sua atuao. V-se que seu papel sempre foi car em segundo plano, quase apagada. Em outro trecho, a msica diz: A atividade-m de um prossional de Relaes Pblicas planejar, implantar e desenvolver o processo total da comunicao institucional da organizao, como recurso estratgico de sua interao com diferentes pblicos. Embora o secretrio no seja um prossional de Relaes Pblicas, muitas vezes ele assume um papel que engloba atividades com nalidades semelhantes. Secretria, secretria A que escuta, escreve e cala. A que fez do escritrio sua morada Quase esposa, bom soldado, enfermeira. [...]

Que viso de secretria (e mesmo de mulher) essa msica retrata? Ser que uma secretria que s escuta, escreve e cala teria lugar no mundo do trabalho de hoje, inserido na era da informao e da comunicao? Hoje, a comunicao permanente faz parte da rotina de um secretrio. A tal ponto que poderia ser dito que ele tem um lado forte de prossional de Relaes Pblicas: est em interao contnua com outras pessoas, de fora e de dentro da empresa. Este estudo trata das diversas formas e processos de comunicao que fazem o dia a dia de um secretrio.

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Iniciando a conversa

Ronaldo tinha acabado o ensino mdio e estava convencido de que seu futuro era atuar como prossional de nvel tcnico. Tinha lido diversas matrias de jornais e revistas importantes que indicavam que havia oportunidades de trabalho em vrias reas, para pessoas com qualicao tcnica. Numa delas, intitulada Nem s de diploma vive o mercado de trabalho, publicada num jornal de Braslia, em 17/07/2002, o diretor de uma escola tcnica armava: No existe desemprego, existe prossional mal qualicado. Ronaldo apostou nisso. A dvida era: que prosso escolher? Ronaldo era bem comunicativo e tambm redigia bem. Achava-se organizado, embora tivesse que aprender alguns processos mais formais. Gostava da vida das organizaes, dos escritrios... e no era muito voltado para outros campos, como Eletrnica ou Turismo. Ele achava que a sua praia era o Secretariado. Visitou na internet o portal do Ministrio do Trabalho e Emprego e, nele, encontrou a Classicao brasileira de ocupaes. A descrio sumria das atividades do tcnico em Secretariado dizia o seguinte: Transformam a linguagem oral em escrita, registrando falas em sinais, decodicando-os em texto; revisam textos e documentos; organizam as atividades gerais da rea e assessoram o seu desenvolvimento; coordenam a execuo de tarefas; redigem textos e comunicam-se, oralmente e por escrito.

Ronaldo se identicou bastante com as atividades descritas. Num caderno, ele anotou a descrio e tentou traduzir com as prprias palavras algumas das coisas que ele precisaria aprender a fazer melhor. Veja o que Ronaldo registrou: Escrever textos diversos do mundo empresarial (por exemplo, cartas comerciais). Revisar textos escritos por outras pessoas ou documentos em geral, tendo alguns padres como referncia. Organizar coisas (por exemplo, eventos ou reunies). Falar com outras pessoas (pessoalmente, por telefone, correio eletrnico). Olhando para a lista, Ronaldo sabia que faltava detalh-la e acrescentar outras coisas, mas sentiu que se identicava com a rea. Foi trocar ideias com um amigo que
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Secretariado

trabalhava numa empresa grande, como tcnico em Administrao, que deu mais informaes sobre a atuao dos secretrios. O amigo conrmou as percepes de Ronaldo, quando eles foram, juntos, comer um sanduche depois do trabalho: L na empresa, os secretrios atendem clientes pelo telefone, cuidam da correspondncia, preparam um monte de documentos, com vrias nalidades. Ento, eles no cam isolados o tempo todo, s na sala deles, no ? questionou Ronaldo. Isolados? Que nada! respondeu o amigo. E continuou: H um secretrio l numa diretoria que parece uma antena parablica: est conectado com todo mundo, o tempo todo. Numa hora, fala com o funcionrio do almoxarifado. Na outra, l est ele com um cliente importante, que espera na recepo. De repente, est escrevendo um pedido a um fornecedor. E num instante... vupt! J est ao telefone de novo, providenciando equipamentos para um evento. Pois pensou Ronaldo , pelo visto ser secretrio signica se comunicar o tempo todo. nessa que eu vou!

Por dentro do tema


mister que manifeste a vossa merc o quanto vossa formosura divinal me provoca arquejantes arroubos no esprito!

Falando de comunicao

Na comunicao entre as pessoas, no tem como dizer exatamente o que certo e o que errado. Nem mesmo d para armar que um veculo de comunicao mais indicado que o outro, ou que um estilo o mais apropriado. Na comunicao, tudo depende do contexto em que ocorre cada situao. A forma como voc fala com seus colegas numa sada sbado noite no a mesma como voc se dirige a um entrevistador, numa entrevista de emprego. Na TV, a linguagem que voc espera encontrar num programa de humor no a mesma do telejornal.
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Eu, hein?! Sai de mim, humanide, deleta essa!

Mas quem decide a forma de falar ou escrever? quem se comunica. Por isso, uma comunicao adequada depende, em grande

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parte, do raciocnio de quem se comunica, da interpretao que essa pessoa fez do contexto e das escolhas que fez sobre o que e como dizer.

Comunicao: o dia a dia do secretrio


Ele estar aqui aps o almoo. Gostaria de adiantar o assunto? Ento, estamos acertados. Ser timo contar com o servio de vocs no evento.

Just a moment, please.

Osvaldo, voc ca encarregado da limpeza no 8 andar. Beto ca com o 6, ok? Alguma dvida?

No posso falar com voc agora, lho... De noite o papai lhe explica isso, t?

, , !

Por favor, entregue hoje. Diga ao sr. Mendes que a verso nal.

E a, Guilherme? Voc s a no bem-bom, hein?

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No seu dia a dia, o secretrio pode ter contato com muitas pessoas e at com outras organizaes.

Com base nas ilustraes que voc acabou de ver, e tambm nos seus conhecimentos sobre essa prosso, escreva no bloco de notas pelo menos cinco exemplos de situaes em que o secretrio precisa se comunicar com outras pessoas, para exercer o seu trabalho.

Em contato com fornecedores


No mundo do trabalho, networking expressa a conexo entre pessoas com nalidades prossionais. Para desempenhar suas atividades, possvel que um secretrio precise entrar em contato com fornecedores diversos. Ocasionalmente, ter que preparar um evento, como um caf da manh voltado para networking, por exemplo. Nesse caso, o secretrio ter que entrar em contato com uma srie de fornecedores: o locador do espao, das mesas e cadeiras; o buf que se encarregar do que vai ser servido aos convidados; o fornecedor de equipamentos e sistema de som, se houver apresentaes. Uma grca pode ter que imprimir os convites, e uma assessoria de imprensa pode ser encarregada de divulgar o evento na mdia. Seja qual for o grau de autonomia do secretrio para contratar esses servios, em maior ou menor escala haver comunicao com as pessoas de todas essas empresas, seja para explicar a demanda, seja para agendar reunies pessoais, seja para fechar a contratao ou cobrar as entregas.

Sim, agradeo que voc reveja. Voc deve ser novo. Somos parceiros da sua empresa h 10 anos!
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Em contato com parceiros

Hoje, as empresas fazem muitas parcerias. Por exemplo, uma empresa de cursos distncia tem roteiristas e revisores em sua equipe e faz parceria com outra, que especializada em design e programao, para entregar ao cliente a soluo completa.

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O secretrio precisa conhecer essa dinmica, pois ele certamente estar em contato com funcionrios ou diretores das empresas parceiras, para agendar reunies, cobrar entregas, negociar alguma clusula de algum contrato em nome do responsvel pela empresa, entre outras situaes.

Em contato com clientes


O secretrio pode ter, muitas vezes, contato direto com clientes. Por exemplo: um cliente pode ligar para falar com seu chefe, ou para esclarecer dvidas sobre as datas de reunies ou eventos. Ou pode estar presente numa reunio de trabalho, ou mesmo na sala de espera, para uma entrevista. Por diversos motivos, mesmo que o secreMas eu vim de outro continente para fechar trio no seja a pessoa diretamente responsvel por este negcio... um assunto, uma ligao ou uma correspondncia de um cliente pode chegar at ele, e ele precisa estar preparado para lidar com isso, redirecionando a ligao ou atendendo a pessoa adequadamente. Nas organizaes de hoje, o relacionamento com o cliente importantssimo. graas ao cliente que a organizao existe, ento tudo o que feito deve ter como foco a satisfao dele. preciso lembrar disso na hora da interao com ele. O foco no cliente vai desde as diretrizes do negcio das empresas at o dia a dia da comunicao com esse mesmo cliente.

Ah, ele est muuuuuuito ocupado. Volta outro dia...

Ter foco no cliente no momento de se comunicar com ele no signica fazer tudo o que ele quer, mas sempre importante: Mostrar respeito e cordialidade. Dar prioridade a ele, toda vez que for possvel. No podendo atend-lo em determinado momento, entrar em contato o quanto antes.

Quem o cliente?
Nas organizaes contemporneas existe o conceito de cliente interno. Isso porque todas as reas da empresa so interdependentes, e uma, muitas vezes, presta servios outra.
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Por exemplo, se o departamento de Marketing precisa lanar uma nova campanha publicitria e encomenda um folder ao departamento de Design, neste caso o departamento de Marketing o cliente e o departamento de Design o fornecedor. Por isso, hoje se fala que a organizao tem clientes internos e clientes externos. O secretrio tem contato com clientes internos e externos, e precisa ter foco no timo atendimento. ...ento, o novo sistema deveria contar com um modelo aderente ps-modernidade blablabl... Do que ser que ele est falando? H ainda muito mais gente com quem o secretrio pode ter contato no seu dia a dia. Pode conversar com acionistas, pode escrever correspondncias para candidatos em processos de seleo, pode falar com jornais e revistas... Tudo depende da rea em que o secretrio trabalha e o contexto em que ele atua na empresa.

Tipos de comunicao
Comunicao oral
A forma mais comum de comunicao a comunicao oral. A toda hora, em nossa vida, falamos com algum, em famlia, na rua, no trabalho, nos momentos de lazer. A fala junto com gestos e expresses faciais o que possibilita a comunicao entre os seres humanos.

A G OR A C OM V O C

Voc sabia que falar envolve poder? Procure exemplos que demonstrem o que voc pode conseguir com o uso da fala. Registre em seu bloco de notas.

A fala envolve poder. Falando, uma pessoa pode convencer ou provocar desconana, pode persuadir, encantar, deixar as pessoas satisfeitas ou revoltadas.
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E isso tudo no depende s das palavras usadas: tem a ver com entonao, com o olhar, com um conjunto de gestos e expresses que acompanham as palavras no momento de falar.

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E na vida do secretrio, como a comunicao oral acontece? Por exemplo, em situaes como: Telefonemas. Reunies. Entrevistas. Conversas informais. Apresentaes.

A linguagem uma pele: esfrego minha linguagem no outro. como se eu tivesse palavras em vez de dedos, ou dedos nas pontas das palavras.
Roland Barthes, lsofo francs

Comunicao escrita
No mundo das organizaes, a escrita fundamental. Tudo nas empresas envolve a escrita, at porque precisa estar documentado. J ouviu falar naquele ditado: As palavras o vento leva? por isso que importante ter tudo registrado. A comunicao escrita bem diferente da comunicao oral. No mundo empresarial, ela mais formal, precisa obedecer s regras de um modo mais rgido e seguir certas estruturas.

A G OR A C OM V O C

E a escrita? Tambm envolve poder? Procure exemplos que demonstrem o que voc pode conseguir com o uso da escrita. Registre em seu bloco de notas.

Assim como a comunicao oral, a comunicao escrita tambm envolve poder. Um texto bem escrito sempre mais bem recebido pelo leitor do que algo que contm erros ou falta de lgica. O bom uso da lngua portuguesa pode ser decisivo. Dependendo do talento de quem escreve, um texto pode mobilizar sentimentos, estimular a criatividade, provocar mudanas... ou simplesmente afastar e aborrecer o leitor.

Livros no mudam o mundo; quem muda o mundo so as pessoas. Os livros s mudam as pessoas.
Mrio Quintana, poeta brasileiro

Como a comunicao escrita acontece na vida do secretrio?


Faz parte da rotina do secretrio redigir diversos tipos de texto: Atas de reunies. Cartas comerciais. Relatrios.

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Memorandos. E-mails (correspondncia eletrnica). Anotaes diversas.

Com a internet, os conceitos de comunicao oral e escrita so revistos. H dispositivos que as pessoas usam para bater papo, mas usando a escrita. Conversar escrevendo seria comunicao oral ou escrita? comunicao escrita com jeito de comunicao oral... ou uma mistura das duas!

O secretrio e a imagem da organizao


Na interao com todas essas pessoas, seja na modalidade oral ou escrita, o secretrio representa a sua organizao. Muitas vezes, uma pessoa ter contato s com o secretrio. a partir desse contato que formar uma imagem da organizao. Da voc pode concluir a importncia de coisas como, por exemplo: Desculpe, tenho uma reunio com o dr. Clver... No perturbe, sim? Textos escritos corretamente. Bom atendimento. Cordialidade e boa disposio com todas as pessoas. Objetividade e postura prossional. Se o atendimento ruim, se a forma de falar rspida, se o cliente percebe m vontade, que imagem ele vai fazer da organizao? J se a pessoa que recebe uma carta diz Que estilo agradvel de ler! ou se, ao telefonar, sente que voc se lembra dela, porque a trata bem, o que ela vai pensar da empresa onde voc trabalha? Vai ser bem melhor, no ?

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Fazendo e aprendendo

1. Pense em situaes comuns que voc viveu ao longo da ltima semana: fazer compras, conversar com a famlia, falar com seu chefe ou seus colegas de trabalho ou participar (se for o caso) de entrevistas de emprego, enviar currculo etc. Faa uma lista das situaes, no bloco de notas, colocando ao lado de cada uma delas se voc usou linguagem formal ou informal. 2. Imagine que, no corredor de uma empresa, voc ouve o seguinte dilogo entre dois prossionais: Cntia, vou te encontrar amanh, duas da tarde. Se no der pra ir eu te aviso, t falado? Ok, Norberto, mas me liga ainda hoje. No esquece de mim, no, falou? T precisando conrmar isso urgente.

Voc no comunica apenas palavras. Junto com a sua mensagem, voc est falando como a sua organizao e como a sua organizao trata as pessoas.

Supondo que esses dois prossionais tivessem que manter a mesma comunicao, s que por escrito por exemplo, atravs de um e-mail (correio eletrnico) , o que eles escreveriam? Nesse exerccio, transforme linguagem informal em linguagem um pouco mais formal. Faa isso no seu bloco de notas. Depois conra as sugestes de resposta no nal deste estudo.

Avalie seu conhecimento

Leia os trechos a seguir, retirados do texto A comunicao ecaz, de Mirian Nasser Gomes, publicado no site do Sindicato das(os) Secretrias(os) de So Paulo http://www.sinsesp.com.br/artigos/comport/23-a-comunicacao-ecaz-marco2006, consultado em 30/05/2011. A autora tem experincia como secretria de empresas multinacionais e de grande porte.
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Algumas dicas essenciais para uma comunicao eficaz:

Olhe nos olhos da pessoa com quem estiver falando, pois isso demonstra
ateno pela pessoa e interesse pelo seu assunto. (...) Se o contato for por telefone, seja simptico e use um tom de voz agradvel.

Mantenha uma distncia razovel da pessoa quando estiver falando: nem


muito longe nem muito perto. E no se esquea do seu tom de voz: deve ser agradvel e pausado.

No momento do recebimento da mensagem/recado, anote-o de forma clara


e informe-o ao interessado. Se ele no estiver no momento, deixe um bilhete sobre sua mesa ou lhe envie um e-mail. No deixe para anotar o recado depois, sua memria poder falhar.

Ao anotar um recado, faa-o de forma legvel, evite erros de portugus, coloque o dia, hora, nome e telefone da pessoa e o assunto, se souber.

No se esquea tambm de anotar o recado em seu caderno. Quantas vezes


seu chefe apagou a mensagem sem querer, perdeu o bilhete com o recado ou ligou da rua perguntando novamente sobre o assunto? Lembre-se: ele pode ser descuidado; voc, no!

Depois de ler o texto, reita sobre as dicas que a autora apresenta e responda no seu bloco de notas: 1. Alm de dar dicas sobre comunicao oral e escrita, a autora d importncia a elementos mais subjetivos da comunicao, como, por exemplo, o tom de voz ou o olhar para a pessoa com quem se fala. Voc tambm acha isso importante? Por qu? Voc j participou de alguma conversa em que o tom de voz ou a forma de olhar (ou no olhar) para o interlocutor atrapalhou a comunicao? Como foi? 2. Das dicas apresentadas, quais voc j conhecia e vai ter facilidade para aplicar? Quais so as menos familiares e que vo exigir de voc maior ateno ou disciplina? 3. J aconteceu de algum deixar um recado e voc se esquecer de passar para a pessoa interessada? O que voc fez? Como voc evitaria isso?

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capTULO | 2

Relaes pblicas e comunicao

Vale saber

A capacidade de relao interpessoal Certamente, h dias em que voc est mais alegre, mais animado... Em outros, est talvez um pouco triste, cansado, desanimado ou irritado. Todas as pessoas so assim; ningum est animado ou de bom humor 365 dias ao ano. No trabalho, esse estado de nimo no pode atrapalhar a relao interpessoal. Ainda mais quando se trata de um secretrio um prossional que, como voc viu neste texto, tem interao com tantas pessoas e fala em nome da empresa. A capacidade de relao interpessoal uma competncia importante para o trabalho do secretrio. Ela exige abertura para lidar com pessoas diferentes e muita disposio. Tem pessoas que so mais abertas, mais bem-humoradas; outras so srias e fechadas, talvez at por timidez. assim mesmo. Algumas pessoas so at arrogantes. O secretrio deve estar bem-disposto para lidar com todos os pers, cuidando para que todos se sintam respeitados e bem atendidos.

Intertextos

Msica

O quereres, Vel, de Caetano Veloso, Polygram, 1984. Onde queres revlver sou coqueiro, onde queres dinheiro sou paixo Onde queres descanso sou desejo, e onde sou s desejo queres no E onde no queres nada, nada falta, e onde voas bem alto eu sou o cho E onde pisas no cho minha alma salta, e ganha liberdade na amplido [...] Esta msica mostra como as pessoas podem ser diferentes, s vezes alimentando expectativas diversas daquilo que o outro pode oferecer. Esse um dos fatores que geram problemas de comunicao. Isso acontece no mundo do trabalho? Pense a respeito.

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MDULO | 2

Secretariado

Si T E

Secretria moderna http://www.secretariamoderna.com.br O site contm artigos com interessantes dicas prossionais, lista de cursos em escolas e universidades, orientaes para emprego e outras informaes teis.

Glossrio

Persuadir Determinar a vontade de algum; levar algum a acreditar em algo, a aceitar ou a decidir fazer alguma coisa; induzir; convencer.

O que voc estudou:

A comunicao na empresa.
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A comunicao no Secretariado. Comunicao com foco no cliente.

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CAPTulo 3

TEXTOS COMERCIAIS I
Existem vrias formas de transmitir uma mensagem a algum. Quando precisamos dizer algo, podemos usar a fala, a escrita, e at gestos. Mas para cada situao existe uma forma de expresso adequada. Veja: os termos que uma pessoa usa para falar com a sua irm de cinco anos provavelmente no so os mesmos que usaria para falar com o seu av. Da mesma forma, imagine como seria inconveniente um prossional ser apresentado ao novo diretor-executivo e passar a conversar com ele como se fosse seu amigo ntimo.

Dra. Denise Fragoso Diretora de operaes diz:

Clarice, por favor, me envie a pauta da reunio.

Fala, poderosa!!!

Clarice diz:

Fala, poderosa!!!

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MDULO | 2

Secretariado

Voc j pensou como seria a comunicao na empresa se as pessoas falassem com a mesma informalidade que usam em casa, com seus familiares? E se, em uma roda de amigos, fossem usadas as mesmas formas de tratamento usadas no ambiente de trabalho? No mundo empresarial, as formas de comunicao so bem denidas. Em geral, melhor no colocar muitos traos pessoais ou sinais de afetividade nas mensagens, principalmente se elas so escritas. Para cada grau de hierarquia existe uma forma de tratamento diferente, assim como h tambm padres para a comunicao com pessoas externas organizao, como clientes, parceiros ou fornecedores. Entre as atividades de um secretrio, muito frequente a redao de textos comerciais, como, por exemplo: e-mails, atas de reunio, cartas comerciais, circulares, memorandos, relatrios, entre outros. Existem tcnicas de redao que orientam a escrita de cada tipo de texto comercial. Neste estudo, voc vai aprender algumas delas. Pronto para comear?

Iniciando a conversa

Rodolfo est procurando emprego e encontrou no jornal o seguinte anncio:

Busca-se prossional para ocupar o cargo de secretrio ou secretria, com as seguintes caractersticas: organizao, boa apresentao e habilidade para redigir.

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Rodolfo achou que seu perl se encaixava na descrio do anncio: ele adora escrever e j produziu dois romances, alm de um livro de poesias. Ento, enviou seu currculo e logo foi chamado para uma entrevista. Chegando empresa, uma funcionria do departamento de Recursos Humanos pediu que ele zesse um teste de aptido.

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CAPTULO | 3

Textos comerciais I

Departamento de Recursos Humanos

TESTE DE APTIDO
Baseado na descrio abaixo, escreva um texto comercial para cada necessidade evidenciada: Nossa empresa conta com cerca de 150 empregados. Neste momento, precisamos informar a todos sobre a nova gesto dos negcios, assumida na ltima semana pelo sr. Horcio Lemos. Alm disso, preciso enviar tambm um comunicado aos clientes, informando sobre a mudana na direo da empresa.

Rodolfo tem talento para o romance e a poesia, certo? Mas ser que, por isso, ele automaticamente tem habilidade para redigir o tipo de texto que foi pedido no teste de aptido da empresa?

Por dentro do tema

Acionistas queridos, eu amo vocs! Sinto tanta falta de vocs... Estou sempre to sozinho!

Produzindo um bom texto comercial


Imagine um presidente de empresa ler um discurso como o da ilustrao ao lado em plena assembleia de acionistas! Quem escreveu o discurso dele errou no tom, voc no acha? Seja qual for o tipo de texto, existem diretrizes para orientar a redao. No caso da redao comercial, o bom texto sempre claro, objetivo e utiliza linguagem adequada para cada situao.

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MDULO | 2

Secretariado

Como um bom texto comercial? imparcial e impessoal (evita o uso de opinies e o excesso de pronomes pessoais). Apresenta informaes teis e adequadas ao tema em questo. objetivo (evita a repetio de ideias e o excesso de adjetivos e advrbios). breve, claro, coerente, conciso, correto gramaticalmente. Traz informaes baseadas em fontes seguras.

Quando um texto comercial tem problemas?


Um texto comercial tem problemas quando... Apresenta falta de conhecimento sobre o assunto tratado. No deixa claro qual a ideia principal. O vocabulrio inapropriado. Falta lgica.

Eu hein?! Sinistro!

!!!

Sendo direto e claro: o projeto consiste numa identicao e avaliao administrativa e acadmica dos cenrios de preocupaes verossmeis, para um macrodelineamento das vulnerabilidades organizacionais...

Veja esta carta comercial como exemplo:

Ol, cara Eliete! Voc no deve se lembrar de mim, mas nos falamos ao telefone recentemente. Podemos marcar uma reuniozinha para ver alguns assuntos? Sei que sua empresa cuida de coisas ligadas a negcios nanceiros, e que talvez lhe interesse. Espero sua ligao. Um abrao, Leonor.

Como voc viu, o texto tem problemas porque:


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A autora demonstra no conhecer bem a empresa a que se dirige Sei que sua empresa cuida de coisas ligadas a negcios nanceiros.

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CAPTULO | 3

Textos comerciais I

No deixa clara a ideia principal reunio sobre o qu? Utiliza vocabulrio inadequado Um abrao, Leonor. Falta lgica na mensagem Voc no deve lembrar de mim... Podemos marcar uma reuniozinha?. A seguir, voc vai conhecer trs dos principais tipos de texto comercial: a ata, a carta comercial e o memorando. O que cou decidido mesmo na reunio de ontem?

Ata
Reunies fazem parte do cotidiano de uma organizao e necessrio registrar os assuntos que so decididos nesses encontros prossionais. Para isso existe a ata. Por meio das atas, a empresa mantm o histrico de seus processos, podendo consult-las para esclarecer possveis problemas administrativos. Muitas vezes, o secretrio participa das reunies e o responsvel por fazer a ata. Voc sabia que a ata vem mudando muito? Veja um modelo de ata tradicional:

Xi... No lembro...

ATA DA ASSEMBLEIA GERAL EXTRAORDINRIA Rio de Janeiro, 3 de maro de 2007. Aos trinta dias do ms de setembro de mil novecentos e noventa e quatro, em sua sede social, na Avenida Central nmero duzentos e oitenta, Rio de Janeiro, das dez horas e trinta minutos s doze horas, reuniram-se, em Assembleia Geral Extraordinria, especialmente convocada por anncios publicados no Dirio Ocial do Estado, de 4, 5 e 6 do corrente ms, e no Jornal do Comrcio, nas mesmas datas, os acionistas da Companhia UHTB, representando mais de dois teros do capital social com direito a voto. Por aclamao, assumiu a presidncia dos trabalhos o acionista sr. Fbio Fonseca, que convidou a assessora da empresa, Jlia Gomes, para secretariar esta reunio. Conhecida a matria constante na Ordem do Dia, o sr. Presidente determinou que fosse lida a proposta da Diretoria Administrativa, a qual foi aprovada por unanimidade. Esgotada a Ordem do Dia, e como ningum mais quisesse fazer uso da palavra, foram encerrados os trabalhos e lavrada esta ata, a qual, lida e aprovada, recebe as assinaturas da mesa e da totalidade dos presentes. Presidente: Presentes: Secretria:

A ata o registro el dos assuntos abordados em uma reunio. , por essa razo, considerada um documento.

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MDULO | 2

Secretariado

Analise o modelo de ata tradicional mostrado no exemplo e tente descobrir o seguinte: o que era considerado uma boa ata? Registre no seu bloco de notas pelo menos quatro caractersticas que chamaram a sua ateno.

Como uma boa ata?


A ata das organizaes de hoje est de cara nova: Ela sintetiza os pontos abordados na reunio de forma clara, objetiva e em sequncia. organizada em itens que contemplam as etapas da reunio. Por exemplo: introduo, pauta, desenvolvimento, concluses e recomendaes. Nas reunies mais formais, a ata deve ser assinada pelas pessoas presentes ao encontro.

Hoje comum o secretrio escrever a ata durante a reunio e depois envi-la aos participantes por e-mail. Neste caso, conveniente solicitar conrmao de recebimento do e-mail, bem como aprovao do contedo. Deve-se tambm arquivar essas informaes junto com a ata, para que ela tenha valor de documento.

O que no fazer numa ata


Ao redigir uma ata, evite: Contar em detalhes cada ponto de discusso da reunio. Utilizar abreviaturas. Deixar espaos em branco (escreva de margem a margem). Rasurar. Veja, a seguir, um modelo de ata.

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CAPTULO | 3

Textos comerciais I

(Ttulo do documento.)
(Cidade, data, horrio de incio e de m.) (Ttulo ou tema da reunio ou do projeto.) (Local.) Participantes (Nome completo/Instituio.) Agenda (Agenda/pauta da reunio: temas tratados e respectivos responsveis.) Desenvolvimento (Lista dos principais temas discutidos na reunio.) Concluses (Relato das concluses e decises provenientes da reunio.)

Como voc viu, agora a ata um documento objetivo e pontual.

Modelos de ata
Tradicional No comporta muitas divises no texto. O comum que seja um texto corrido, sem pargrafos. O autor tem a funo de narrar os fatos discutidos na sequncia em que aconteceram. Moderno Divide o texto em pargrafos a cada vez que o assunto trocado. Tpicos - faa, se possvel, uma enumerao de assuntos tratados. Nem sempre a sequncia cronolgica dos fatos e falas respeitada; mas sim a anidade de assuntos e comentrios dos participantes da reunio.

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MDULO | 2

Secretariado

A G OR A C OM V O C

Analise o modelo tradicional de ata que aparece neste estudo. Reita sobre os aspectos que poderiam torn-la mais funcional e transforme-a em uma ata moderna, mais clara e objetiva. Faa isso em seu bloco de notas, antes de prosseguir a leitura. Aos 12 de julho do presente ano reuniram-se neste recinto os funcionrios do setor de vendas para expressar a sua mais grata satisfao, pois era mister traduzir em palavras...

Analisando o modelo de ata tradicional, ca mais fcil entender a proposta da ata moderna. Hoje, ningum tem tempo a perder e por isso a comunicao escrita deve ser clara e objetiva. Veja, ento, na prxima pgina, como caria a antiga ata nos moldes atuais.

ATA DA ASSEMBLEIA GERAL EXTRAORDINRIA Rio de Janeiro, 30 de setembro de 1994, das 10h30 s 12h Local: Sede Social Companhia UHTB Participantes Acionistas da Companhia UHTB Agenda Posse do novo presidente da Companhia, sr. Fbio Fonseca. Desenvolvimento Leitura da proposta da Diretoria Administrativa (Cf. Anexo 1 desta Ata). Concluses Aprovao da proposta da Diretoria Administrativa pelos acionistas da

Uma carta comercial mal escrita pode: a) levar o cliente a descartar a empresa que enviou essa carta; b) contratar a empresa concorrente que enviou correspondncia similar, s que 50 redigida de forma clara e direta.

Companhia, sem qualquer alterao, por unanimidade.

Correspondncia comercial: a carta


Qual a funo da carta comercial? por meio dela que a organizao prope, mantm ou encerra determinadas transaes que envolvam seus negcios. A carta comercial tambm serve de veculo para transmitir ou solicitar informao, ou como instrumento de persuaso. A carta comercial deve ser clara e objetiva, agradvel de ler e fcil de entender.

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CAPTULO | 3

Textos comerciais I

Uma carta comercial bem escrita causa boa impresso, levando o leitor a pensar que est lidando com uma empresa organizada.

A carta da Madeireira Gernimo


Imagine a seguinte situao: Mriam scia-diretora de uma grande fbrica de mveis. A Madeireira Gernimo, candidata a fornecedora de madeira, envia uma carta, propondo uma parceria nos negcios. Veja, a seguir, a carta.

27/04/2007

Prezada Sr. Mram Silva,


Somos uma empresa fornecedora de madeira de grande qualidade para o mercado mobilirio. do nosso interesse tambm forcener-lhe nossa primorosa matriaprima para qualicar ainda mais a sua produo. Nos diga: Podemos marcar uma visita ao seu escritrio?

Voc no vai se arrepender!


Atenciosamente,

Madeireira Gernimo LTDA Sempre ao seu dispr.

A G OR A C OM V O C

Voc percebeu que a carta da Madeireira Gernimo apresenta problemas srios de redao? A partir disso, responda em seu bloco de notas: Quais so os problemas de redao da carta? Como voc julgaria a Madeireira Gernimo se estivesse no lugar de Mriam?

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MDULO | 2

Secretariado

Se eu fosse voc, pousava na outra ponta. Essa madeira aqui, no sei no...

Voc no precisa ser especialista em tcnicas de redao de cartas comerciais para apontar os erros que a Madeireira Gernimo cometeu. Neste caso, no faltou simplesmente tcnica, mas at cuidado e bom senso. Provavelmente, quem redigiu a carta no se deu conta de que estava representando a empresa atravs dela.

Orientaes bsicas
A Madeireira Gernimo ignorou regras bsicas s quais todo documento deve obedecer. Ao digitar uma carta no computador, usando um editor de texto, recomendvel: Usar o pronome de tratamento correto (a Madeireira Gernimo usou sr. em vez de sra.) e sem exagero (como prezada e excelentssima usados ao mesmo tempo, e escritos com erro. Usar linguagem mais formal (sem frases como: Voc no vai se arrepender!). Utilizar uma nica fonte (tipo de letra), sempre no mesmo tamanho e cor, e de preferncia as fontes mais convencionais (Arial, Verdana etc.). Cuidar para que a formatao geral do texto que uniforme. Fazer vericao ortogrca, para eliminar erros de digitao e ortograa.

Estrutura da carta comercial


A carta comercial obedece a uma estrutura-padro, que seguida por quase todas as organizaes, com pequenas variaes: 1. Local e data Cidade onde se localiza a organizao que est enviando a carta e a data em que a carta foi redigida. 2. Destinatrio Nome da pessoa que ir receber a carta, nome e endereo completo da organizao. 3. Contexto ou assunto Assunto de que trata a carta. 4. Vocativo Pronome de tratamento para se dirigir a algum. Exemplo: Prezados Senhores. 5. Despedida Finalizao cordial da carta, antes da assinatura. Exemplo: Atenciosamente. 6. Assinatura Assinatura do remetente da carta. Veja a seguir um modelo de carta comercial redigida conforme essa estrutura.
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CAPTULO | 3

Textos comerciais I

LOGOMARCA Rio de Janeiro, 9 de agosto de 2007.

Ilmo. Sr. Moacyr Queirs dos Campos Gerente do Departamento de Compras Centro Mdico Sambaba Av. Paulista, 001 So Paulo SP. CEP 00000-000

Prezado Sr.,

Perceba que bom deixar espaos entre as linhas. Siga sempre um padro de espaamento em suas cartas.

Ref.: Envio de medicamentos solicitao feita pelo escritrio de V. Sa., representado, em nossa cidade, pelo sr. Marcelo Silveira, informamos que seguiram, via area, dez caixas dos medicamentos pedidos. Comunicamos que a nota scal correspondente foi encaminhada ao departamento administrativo-nanceiro.

Observe que a carta feita no papel timbrado da empresa remetente, contendo o seu nome, logomarca ou timbre e o endereo completo.

Atenciosamente, TIAGO ALMEIDA Diretor ENDEREO E-MAIL

Identifique na carta cada um dos seis itens da estrutura-padro de carta comercial estudados anteriormente.

Formas de introduo comuns


Existem formas de introduo comuns em cartas comerciais. Aprenda com os exemplos a seguir e faa as adaptaes necessrias quando for escrever uma carta: Comunicamos a V. Sa. que o local do evento foi transferido para a Rua BZE, 36. Desejamos informar que desde o incio do ano estamos atendendo no seguinte endereo: Rua AXC, 45. Com relao aos termos de sua carta de janeiro passado, esclarecemos que ela j foi encaminhada ao setor competente. Sobre o anncio publicado no Jornal do Pas, desejamos esclarecer que a vaga j foi preenchida. Atendendo s suas solicitaes, enviamos o mostrurio de tecidos apropriado ao objetivo proposto. Solicitamos a V. Sa. que nos envie o relatrio do ltimo trimestre, para anlise da equipe tcnica.
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Secretariado

O memorando um texto breve, que serve para informar os funcionrios sobre polticas, decises e instrues da empresa.

Memorando
Voc j pensou se tivesse que elaborar um documento personalizado para cada empregado da empresa, para informar que uma diretoria est sob nova direo? E se voc fosse colaborador da organizao e recebesse uma carta cheia de formalidades, apenas para comunicar que a empresa funcionar normalmente na sexta-feira, aps o feriado da quinta? Para realizar uma comunicao rpida e direta no ambiente interno da organizao, voc pode enviar um memorando. Tambm conhecido como comunicado interno (CI), o memorando tem palavras menos tcnicas e linguagem mais concisa e objetiva. No entanto, deve conservar certo grau de formalidade, j que se trata de um texto comercial.

Estrutura do memorando
Mantenha uma lista atualizada das pessoas que devem receber um memorando. Assim, voc evita a falta grave de um comunicado importante no chegar a todos. Pela necessidade de agilidade na comunicao, o memorando no tem saudao de abertura (ex.: Prezado Senhor), saudao nal (ex.: Atenciosamente), nem repetio do cargo abaixo da assinatura. A estrutura do memorando deve conter: O nome ou cargo do destinatrio ou a indicao do setor. O nome ou cargo do emissor ou o setor que envia. Data. A mensagem. A assinatura.

A G OR A C OM V O C

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O departamento de Vendas da empresa produtora de tintas Mil Cores precisa solicitar ao departamento de Marketing que verique o percentual de desconto, condies de venda e prazos para clientes do interior de So Paulo. Ensaie, em seu bloco de notas, como seria esse memorando. S depois continue a leitura.

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CAPTULO | 3

Textos comerciais I

Normalmente, as empresas tm um modelo-padro de memorando, utilizando-o sempre que precisam comunicar algo, mudando apenas seu contedo. Isso extremamente til, j que no preciso reelaborar um modelo a cada vez que se faz um comunicado. Portanto, se o seu ensaio para o comunicado da empresa Mil Cores tiver o visual diferente do que voc vai ver a seguir, no se preocupe, pois o que vale o contedo. Lembre-se de que voc est criando o modelo de memorando da empresa Mil Cores e que, na prxima vez em que precisar utiliz-lo, j no ser necessrio modic-lo.

TINTAS MIL CORES

MEMORANDO Para: Depto. Vendas De: Depto. Marketing Data: 29/09/2007 Vericar percentual de desconto, condies de venda e prazos para clientes do interior de So Paulo.

Egnio Pontes

Parece fcil, no mesmo? No entanto, nem sempre simples transmitir uma mensagem de forma concisa, em praticamente uma frase. Por isso, importante que voc faa sempre o exerccio de simplicar as mensagens, de modo a dizer somente o necessrio, sem comprometer, claro, o objetivo da comunicao.

Fazendo e aprendendo
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Veja o que pede cada uma das situaes a seguir e responda as questes no seu bloco de notas:

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Secretariado

1) O Mercado So Tom deseja informar a todos os empregados que car fechado por 30 dias, por conta de reformas nas instalaes. No comunicado, preciso informar as datas de incio e m da reforma e salientar que, durante esse perodo, os empregados sero remunerados, mesmo sem trabalhar. a) Que tipo de texto comercial voc indicaria ao mercado para a redao do comunicado? b) Quais so as principais caractersticas do tipo de texto indicado por voc? c) Redija o texto central para o Mercado So Tom. 2) Helena nova no cargo de secretria de um importante escritrio de advocacia. Que dicas voc daria a ela sobre a redao de atas de reunio? 3) Agnaldo foi contratado como secretrio na agncia de publicidade Boas Ideias. Embora o ambiente seja criativo e informal, as cartas comerciais precisam obedecer a uma linguagem-padro, e o chefe de Agnaldo, o diretor Juliano Costa, j solicitou a primeira tarefa: Favor escrever carta comercial para o cliente Nestor Cabos e Conexes, sr. Nestor Gomes, agradecendo em nome de nossa empressa a escolha de nossa agncia como prestadora de servios. Endereo do cliente: Rua lvaro Martins, n 128, 3 andar Vitria, Esprito Santo. Para ajudar Agnaldo, escreva uma carta comercial que atenda ao pedido do chefe e que sirva de modelo para outras cartas. 4) O restaurante Granl deseja informar aos funcionrios que a cesta de Natal j est disponvel no escritrio administrativo. Qual tipo de texto seria o mais indicado para essa comunicao? Por qu?

Avalie seu conhecimento

Antigamente, linguagem comercial era uma sucesso de palavras difceis ou pouco usuais. Frases longas, formando um nico pargrafo quase sem pontuao. Isso sem contar os longussimos desfechos dos textos:

Com nossos agradecimentos, aproveitamos o ensejo para renovar as 56 expresses de nossa mais elevada considerao, admirao e estima.

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Textos comerciais I

Faa uma comparao entre o estilo dos textos comerciais tradicionais e de hoje (a ata, por exemplo). Voc consegue perceber como est tudo relacionado? Perl do secretrio, tendncias da organizao do mundo de hoje e redao comercial? Registre suas ideias no bloco de notas.

Vale saber

A carta de apresentao
A primeira impresso a que ca, no mesmo? Pense nisso quando tiver que escrever uma carta de apresentao para se candidatar a um trabalho. A carta passa para a organizao a primeira impresso sobre voc, e, por isso, deve ser bem escrita e objetiva. Normalmente, voc deve enviar a carta junto com o currculo, pelo correio ou por e-mail, conforme for a preferncia da empresa. A seguir, veja oito dicas sobre carta de apresentao: 1. Ocupe uma pgina, no mximo. 2. Escreva o nome e o cargo da pessoa ou o departamento que vai receber a carta. 3. Assine a carta (ao contrrio do currculo, que no deve ser assinado). 4. Coloque um resumo de caractersticas prossionais e pessoais que mostrem por que voc se julga apto para o cargo. 5. No mencione pontos fracos ou aspectos negativos ou que no tenham relao com o cargo. 6. Redobre a ateno com o vocabulrio e o tom que voc vai adotar no texto. Releia e revise a carta. Certique-se de que as informaes foram colocadas em uma ordem lgica. Pea que amigos e parentes leiam a sua carta ela pode estar clara para voc, mas ser que est para os outros? 7. Redija a carta em papel sulte de boa qualidade, tamanho A4 ou tamanho carta. O papel deve ser branco ou de cor suave. 8. Algumas empresas preferem receber o currculo por e-mail. Nesse caso, a carta de apresentao pode ir no corpo do texto do e-mail, com as devidas adaptaes.
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Secretariado

Intertextos

LIVRO

Comunicao escrita dirigida na empresa teoria e prtica, de Cleuza G. Gimenez Cesca, Summus Editorial, 2006. Boa leitura para se aprofundar no assunto. O livro apresenta conceitos tcnicos, exemplos e sugestes para os sistemas de comunicao escrita nas empresas.

Glossrio

Hierarquia Distribuio ordenada dos poderes correspondentes aos cargos que as pessoas ocupam numa organizao. Logomarca Smbolo visual de uma marca, representao grca da marca. Persuaso Ato de convencer algum. Timbrado Marcado com o nome da empresa; tipo de marca xa no papel. Timbre Selo, marcao especca em papis e documentos. V. Sa. Pronome de tratamento para situaes formais, abreviatura de Vossa Senhoria.

O que voc estudou:

Redao de textos comerciais. Ata.


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Carta comercial. Memorando.

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CAPTULO 4

TEXTOS COMERCIAIS II
Nas organizaes existem vrios meios de se comunicar, tanto com o pblico externo como com o interno. Para que essa comunicao ocorra sem prejuzos, necessrio, entre outras coisas, que as pessoas certas recebam, na hora certa, as informaes necessrias, e que as informaes teis estejam disponveis sempre que for preciso. H diversos tipos de documentos que compem o uxo de comunicao nas empresas.

Lourdes, jogue um aviozinho desses para cada funcionrio. Nele, seguem o horrio e a pauta da reunio de amanh.

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Secretariado

Voc j pensou se nas organizaes a informao circulasse sem mtodo algum? E se a informao circulasse sem classicao ou formato especco? E se no houvesse diferentes tipos de documento? A comunicao no mundo empresarial muito variada, porque os contextos e as necessidades mudam a cada momento. Para comunicar-se com um cliente, usa-se a carta comercial. Para registrar uma reunio, usa-se a ata. E para outras situaes? Neste estudo, voc aprender tcnicas bsicas de redao de circulares, ofcios e relatrios, entendendo em que contexto utilizar cada um desses documentos.

Iniciando a conversa

Roberto gerente de projetos em uma empresa de engenharia. muito respeitado por sua competncia e pelos resultados que gera para a organizao. No entanto, tem uma falha: ele se vale do fato de ter boa memria e, por isso, guarda todas as informaes importantes s na cabea. Um dia, depois de um ano trabalhando na empresa, seu diretor fez uma pergunta difcil: precisava saber que atividades Roberto havia desenvolvido semanalmente em cada um dos seus cinco projetos, e quantas horas havia gasto nelas, desde que entrou para a organizao. Ele precisava fazer um relatrio minucioso, por ocasio de uma auditoria no cliente. Pane geral: nem com a melhor das memrias Roberto poderia fazer essa conta, j que no tinha feito nenhum registro. Roberto ento usou sua experincia e estimou um conjunto de atividades (pelo que se lembrava) e um nmero correspondente de horas. Que bola fora! Porque as horas que Roberto informou ao diretor no coincidiram com a previso que este havia feito no incio do projeto. E a auditoria detectou isso.

A G OR A C OM V O C !

O que voc acha que Roberto deveria fazer de agora em diante para evitar erros como esse? E o chefe de Roberto, tambm teve falhas? Pense bem e registre no bloco de notas. S depois prossiga a leitura.
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Textos comerciais II

Por dentro do tema

Depois dessa, provvel que Roberto e seu chefe tenham se dado conta do quanto necessrio denir mtodos para o uxo de informaes dentro de uma organizao. Os detalhes dos trabalhos no podem car, de maneira alguma, armazenados na cabea de um nico funcionrio.

O que voc est lendo tem a ver com gesto do conhecimento. Elaborar documentos escritos uma forma de transformar o conhecimento tcito em conhecimento explcito. O tcito est na memria de uma pessoa; o explcito est acessvel a outras pessoas.

No caso das horas de Roberto, tudo teria dado certo se ele tivesse preparado relatrios peridicos.

Para que fazer relatrios?


Voc j pensou se todas as etapas e todos os problemas de um projeto cassem guardados somente na cabea das pessoas envolvidas naquele trabalho? Produzir relatrios uma tarefa comum durante e ao nal de um projeto ou de determinado processo da organizao. Praticamente todos os nveis de hierarquia da empresa fazem relatrios: diretores, gerentes e demais membros, incluindo os secretrios. Mas, anal, para que serve o relatrio? O prprio nome j diz: relatrio vem de relatar, que signica expor, descrever algo que aconteceu. Nas organizaes, o relatrio fundamental para documentar os fatos, os problemas, as solues e os resultados de um projeto ou processo.

Tipos de relatrio
Existem diversos tipos de relatrio, que variam conforme o objetivo e a rea de trabalho. Os relatrios tambm podem ser classicados de acordo com sua periodicidade, ou seja, a frequncia com que so feitos. Veja a lista a seguir, s para voc ter alguns exemplos.

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Secretariado

O relatrio um documento que apresenta ocorrncias, fatos, despesas, transaes ou atividades realizadas em uma organizao. Serve para a prestao de contas ou para controle.

Tipo de relatrio

Para que serve?


Expor as principais ocorrncias que envolvem atividades ao longo de um ano (em geral, um ano civil, scal, nanceiro). Exemplo: relatrio de gesto anual. Tem o mesmo objetivo do relatrio anual, porm se restringe a perodos menores, como um ms, um trimestre ou um semestre. Exemplo: relatrio de gesto do trimestre abril a junho. elaborado em funo de trabalhos de rotina da chea, gerncia e equivalentes.

Relatrio anual

Relatrio parcial

Relatrio de rotina

Os relatrios no existem s no mundo das empresas. H o relatrio de pesquisa, feito por prossionais de uma rea tcnica, o relatrio cientco (por exemplo, quando um pesquisador apresenta os resultados de trabalho de campo), o relatrio de inqurito (sobre investigao ou estudo de normas de procedimento, por exemplo). Importante conhecer o objetivo do relatrio que voc deve preparar e o contexto em que ele vai ser apresentado.

Jorge, qual foi o resultado das vendas do trimestre passado?

Como fazer um bom relatrio?


Cada tipo de relatrio estruturado de uma maneira especca. Entretanto, h partes que formam uma base comum estrutura de todos eles. Veja:
EMPRESA SORRISO LTDA.

Visita tcnica s unidades operacionais do Nordeste Relatrio do ms Outubro /2011

Roberto da Silva Gerente de projetos

1. Capa Deve informar o ttulo do relatrio, o nome do autor, o nome da organizao, o objeto do relatrio, o local onde foi escrito e a data (geralmente ms e ano ou s ano).

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So Paulo, 24 de maro de 2011.

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Textos comerciais II

EMPRESA SORRISO LTDA.

Visita tcnica s unidades operacionais do Nordeste Relatrio do ms Outubro /2011

Roberto da Silva Gerente de projetos

2. Folha de rosto a primeira folha que vem depois da capa. Inclui ttulo (e subttulo, se houver), autor, local e data. Importante: se o relatrio no se destinar publicao, a folha de rosto pode ser dispensada.

ndice
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Introduo: Viso geral ..................................................... 3 Alagoas ............................................................................... 7 Bahia ...................................................................................11 Cear...................................................................................18 Maranho .......................................................................... 23 Paraba............................................................................... 29 Pernambuco ..................................................................... 37 Piau ................................................................................... 45 Rio Grande do Norte.........................................................51 Sergipe .............................................................................. 57 Concluses ....................................................................... 65

3. ndice a lista dos itens tratados, com a indicao das pginas.

No corpo do texto devem constar a introduo, o desenvolvimento e a concluso do relatrio: Introduo Informa por que e/ou para que o relatrio foi preparado. Dependendo do tipo de relatrio, pode informar tambm quem ou o que determinou a tarefa de se gerar o relatrio. Informa ainda o mtodo utilizado, as pessoas envolvidas ou colaboradores. Desenvolvimento o relato detalhado dos procedimentos realizados e dos fatos ocorridos, com a indicao de data, local, mtodo adotado, pessoas/equipamentos envolvidos, julgamento ou consideraes sobre os fatos observados. Normalmente, dividido em tpicos e subtpicos intitulados.

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Secretariado

Concluso Contm as consideraes nais a respeito da tarefa, da pesquisa ou da investigao. Na concluso so feitas a retomada das concluses parciais (de cada tpico), a interpretao e a crtica dos fatos relatados e ainda a sugesto de providncias adequadas. Concluda a abordagem do assunto, voc deve encerrar o documento com algumas informaes. Em seguida vm os anexos, se for o caso. Finalizao Inclui o local, a data e a assinatura do autor do relatrio.

Agna feugait lor sustrud tat incidui psustion velis eugait alit ut veliquam dignibh exerilisi blam zzril ute feum enisit wisl duipisi blan velisi blan lor sustrud tat incidui.

Local e data

So Paulo, 24 de maro de 2011.

Assinatura do autor

Roberto da Silva

Anexos Podem ser tabelas, grcos, dados estatsticos, ilustraes e documentos comprobatrios. Podem ainda ser includos outros tipos de anexos: aqueles que no se incluem diretamente no desenvolvimento, para tornar a leitura mais gil, ou textos muito longos, que cam nos anexos para facilitar a consulta.

A G OR A C OM V O C

Se a comunicao tivesse que ocorrer num contexto de rgos pblicos, como secretarias ou ministrios, que documentos se usariam? J imaginou se voc fosse parar no Palcio do Planalto, como secretrio em algum ministrio, e tivesse que elaborar documentos escritos de um rgo para outro? Que tipo de documento voc faria? Pesquise sobre o assunto na internet ou consulte seus amigos e tente responder em seu bloco de notas. Em seguida, prossiga a leitura.
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Textos comerciais II

Ofcio
Nas organizaes da esfera pblica, em vez de cartas comerciais, utilizam-se ofcios. Ofcio o documento utilizado para a comunicao entre autoridades ou funcionrios do servio pblico. Se voc no trabalha ou no pensa em trabalhar no mbito pblico, ainda assim vale a pena aprender as tcnicas de redao do ofcio. As empresas privadas tambm utilizam o documento, mesmo que em menor escala, quando precisam se dirigir ao servio pblico.

Dirigindo-se a autoridades
Se para falar com o diretor de uma empresa privada necessrio determinado nvel de formalidade, imagine com uma autoridade ocial... Esta a grande diferena: um ofcio, por ser dirigido a autoridades pblicas, deve obedecer a regras ainda mais estritas de tratamento. Veja um exemplo:

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Secretariado

Diferentemente dos outros tipos de textos comerciais, no ofcio o nome e o cargo do destinatrio s aparecem no nal do documento.

A G OR A C OM V O C

Imagine que voc foi contratado para ser secretrio da diretoria da escola que ser inaugurada em sua cidade. Redija um ofcio convidando o prefeito para a cerimnia. Aproveite para soltar a criatividade e escolha o nome da escola, da cidade em que ela est localizada e do prefeito convidado. No se esquea tambm de escolher uma data para o evento. Registre suas ideias no bloco de notas.
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Cad a circular com a data da reunio sobre comportamento? Sua professora disse que entregou.

Circular
Voc se lembra da poca da escola, quando o professor entregava um papel, pedindo que o levasse aos seus pais ou responsveis? A mensagem podia ser uma convocao para reunio com pais e professores ou um convite para a festa junina da comunidade, por exemplo. Escolas tambm so organizaes. Nelas, como em diversas outras organizaes, a circular um instrumento utilizado para transmitir um aviso, ordem ou instruo a vrios destinatrios simultaneamente.

Para quem, quando e por que enviar uma circular?


Veja no quadro abaixo:
Para que pblico?
Interno

Quando?
A mensagem s diz respeito aos empregados da organizao.

Por qu? Exemplo:


Aviso sobre falta de gua nas instalaes da empresa em determinado dia da semana. Circular sobre a festa de confraternizao da empresa no penltimo dia do ano, quando no haver expediente. Informe sobre as obras no estacionamento de visitantes, pedindo desculpas pelo transtorno causado.

A circular dispensa as formalidades dos demais textos comerciais. Seu contedo deve ser transmitido de forma mais leve e objetiva.

Misto

A mensagem de interesse no s dos empregados, como tambm das pessoas externas organizao. A mensagem se dirige somente a pessoas que no trabalham na organizao.

Externo

Na circular no precisa constar o endereo nem o nome do destinatrio, j que se trata de um comunicado que se dirige a muitas pessoas. O endereamento e/ou nome do destinatrio deve vir escrito no envelope da circular.

Estrutura da circular
A circular no tem uma estrutura-padro, que deve ser seguida risca. Mas existem informaes que devem constar no documento, seja qual for o objetivo da comunicao. Veja a seguir.
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Secretariado

Nome da organizao. Localizao. Nmero da circular. Mensagem. Data tpica (nome da cidade de onde foi enviada a circular) e data cronolgica. Remetente (assinatura, nome e ttulo do remetente ou simplesmente ttulo). Exemplo: A Direo; Gerncia de relacionamento. Para organizao interna da instituio, bom tambm que as circulares sejam numeradas. A numerao ordena o armazenamento e permite futuras consultas com mais facilidade. Veja a seguir uma circular enviada pelas Casas Sergipe, rede de lojas de eletrodomsticos, aos seus empregados.

CASAS SERGIPE LTDA. Aracaju Circular n 50/07

Prezados funcionrios: Convidamos a todos e seus familiares para nossa festa de m de ano, no dia 27 prximo, a partir das 17h, no Stio Mendes Pedreira. O transporte at o local ser feito pelos nibus que servem empresa, com sada s 16h dos edifcios-sede. Para os que preferirem conduo particular, encontrase disposio, nesta gerncia, o mapa do percurso. Contamos com sua presena!

Aracaju, 15 de dezembro de 2007 Gerncia de Relaes Pblicas 68

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Textos comerciais II

No modelo apresentado, identique cada parte que compe a estrutura-base de uma circular. Registre no seu bloco de notas.

Ateno! Os exemplos que voc viu neste estudo podem ser alterados de acordo com a prtica de cada organizao.

Fazendo e aprendendo

1. A fbrica de sapatos Bom Passo deseja informar aos funcionrios que chegou a data de fazer o exame mdico anual. Para realiz-lo, todos devem comparecer ao departamento mdico da fbrica, das 9h s 18h, no prazo de uma semana. a) Que tipo de texto comercial voc indicaria fbrica para a redao do comunicado? b) Quais so as principais caractersticas do tipo de texto indicado por voc? c) Redija o texto para a fbrica Bom Passo. 2. Elsio o novo secretrio do prefeito de seu municpio, Tocantinpolis. Logo no primeiro dia, recebeu a tarefa de redigir um ofcio para o governador do estado, informando que temporariamente, por motivo de reformas, o gabinete do prefeito ser transferido para outro endereo: Rua Gonalves Arajo, 980, Centro. Como voc acha que caria este ofcio? Redija a sua proposta. 3. Ao nal de cada ano, as empresas costumam apresentar interna e externamente (dependendo do caso) os principais fatos ocorridos. Que documento voc usaria para fazer esse tipo de registro? Por qu?

Avalie seu conhecimento

Graciliano Ramos, considerado um dos maiores escritores brasileiros do sculo XX, foi prefeito de Palmeira dos ndios, em Alagoas, no perodo de 1927 a 1930. Em seu livro Viventes de Alagoas h um relatrio que ele escreveu para o ento governador do estado. Veja um trecho a seguir.

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Secretariado

Exmo. Sr. Governador: Trago a V. Exa. um resumo dos trabalhos realizados pela Prefeitura de Palmeira dos ndios em 1928. No foram muitos, que os nossos recursos so exguos. Assim minguados, entretanto, quase insensveis ao observador afastado, que desconhea as condies em que o municpio se achava, muito me custaram. (...) ILUMINAO A iluminao da cidade custou 8:921$800. Se muito, a culpa no minha: de quem fez o contrato com a empresa fornecedora de luz. OBRAS PBLICAS Gastei com obras pblicas 2:908$350, que serviram para construir um muro no edifcio da Prefeitura, aumentar e pintar o aougue pblico, arranjar outro aougue para gado mido, reparar as ruas esburacadas, desviar as guas que, em pocas de trovoadas, inundavam a cidade, melhorar o curral do matadouro e comprar ferramentas. (...) EVENTUAIS Houve 1:069$700 de despesas eventuais: feitio e conserto de medidas, materiais para aferio, placas. 724$000 foram-se para uniformizar as medidas pertencentes ao municpio. Os litros aqui tinham mil e quatrocentos gramas. Em algumas aldeias subiam, em outras desciam. Os negociantes de cal usavam caixes de querosene e caixes de sabo, a que arrancavam tbuas, para enganar o comprador. Fui descaradamente roubado em compras de cal para os trabalhos pblicos. CEMITRIO No cemitrio enterrei 189$000 pagamento ao coveiro e conservao.

Depois de analisar esse relatrio, que d uma amostra da qualidade da escrita de Graciliano Ramos, indique: 1. Quais aspectos do texto no se encaixariam nos relatrios que conhecemos como padro? 2. Como caria o relatrio nos moldes que voc estudou? A partir das informaes descritas no relatrio de 1928, faa voc mesmo um relatrio atual.

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Textos comerciais II

3. Embora fosse tambm uma autoridade, o prefeito Graciliano Ramos se dirigia ao governador do estado de Alagoas. Portanto, o relatrio de seu governo deveria contemplar tambm algumas caractersticas de outro tipo de texto comercial. Voc sabe dizer qual? Por qu? Para as respostas, utilize seu bloco de notas.

Vale saber

Por que necessrio escrever bem?


Antigamente, a gura do chefe ditando o texto enquanto a secretria datilografava na mquina de escrever era bastante comum. Pouco importava se quem escrevia era bom em matria de redao comercial, j que as ideias vinham prontas, organizadas por quem estava ditando em voz alta; no era preciso pensar sobre a linguagem a ser utilizada ou sobre que estrutura o documento deveria ter. No entanto, o panorama mudou. Hoje as organizaes contam com a autonomia de seus secretrios. preciso que esses prossionais saibam produzir sozinhos os textos que fazem parte de sua rotina, o que no s poupa tempo aos executivos, como, principalmente, agrega mais valor ao trabalho de Secretariado. Por favor, pode falar um pouco mais devagar, chefe?

Dicas para aprimorar a escrita


Ler, ler e ler. Quanto mais lemos, mais nos familiarizamos com o bom uso da lngua. Leia bons livros, no s tcnicos inclua tambm os de co ou romances. A leitura diria de jornal tambm muito importante.

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Secretariado

Tenha mo um bom dicionrio quando l ou escreve. Se durante a leitura surgir uma palavra que voc no conhece, no hesite em pegar o dicionrio. E, quando estiver escrevendo, no se arrisque utilizando palavras sem estar certo do que quer dizer. V at o dicionrio e conra o signicado.

Intertextos

Livro S

Redao tcnica empresarial, de Maringela Ferreira Busuth, Qualitymark Editora, 2004. Para se aprofundar ainda mais no aprendizado de tcnicas de redao comercial. O livro traz no s modelos de documentos comerciais, como tambm dicas sobre gramtica e comunicao em geral. Redao empresarial, de Joo Bosco Medeiros, Editora Atlas, 2005. Alm de oferecer boa leitura sobre como fazer relatrios, circulares, entre outros textos, o livro traz informaes importantes sobre como tornar a redao comercial mais ecaz.

Si T ES

Secretari@ndo http://www.secretariando.com.br Contm informaes sobre associaes e sindicatos, cdigo de tica do secretariado, alm de artigos interessantes sobre a carreira. Manual de redao da Presidncia da Repblica http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/ (acesso em maio de 2011) Para conhecer os padres do ofcio, acesse o link e baixe o manual de redao da Presidncia da Repblica.

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MSica

W/Brasil, Live in Rio, Jorge Ben Jor, Warner Music, 1992. Al, al, W/Brasil Al, al, W/Brasil Jacarezinho, avio Jacarezinho, avio Cuidado com o disco voador Tira essa escada da Essa escada pra car aqui fora Eu vou chamar o sndico Tim Maia, Tim Maia, Tim Maia, Tim Maia! [...] E o que que deu? Funk na cabea... Na poca em que foi lanada, a msica de Jorge Ben Jor fez muito sucesso. Todos que a conheciam tinham a letra na ponta da lngua. Procure interpretar a msica. Ser que outras pessoas entendem a mesma coisa que voc? Provavelmente no, pois, na arte, cada leitor tem a sua interpretao. J pensou se fosse assim com os textos comerciais? Como voc viu, a redao comercial exige no s uma linguagem adequada, como tambm uma ordenao lgica de ideias e informaes o que no existe na cano citada. Enquanto a arte d espao para a interpretao individual, no texto comercial o objetivo deve ser bem denido, para que s haja uma interpretao, que atenda aos interesses da empresa.

Glossrio

Auditoria Exame sistemtico para vericar se as atividades realizadas por determinada rea ou empresa e os resultados alcanados esto de acordo com os objetivos traados e os requisitos previamente especicados. Estimar Prever algum dado, com base em algumas informaes, mas sem ter certeza absoluta.
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Secretariado

Subtpicos So os tpicos que esto contidos dentro de um outro tpico, ou seja, os assuntos que fazem parte de um assunto maior.

O que voc estudou:

Tcnicas de redao de textos comerciais. Circular.


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Relatrio. Ofcio.

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GESTO DA INFORMAO
A sociedade contempornea tambm chamada de sociedade da informao. Atualmente h muito mais informaes circulando pelo mundo, e de forma bem mais rpida, do que nos sculos anteriores. Nas empresas, esse grande uxo de informaes tem cada vez mais valor. com informaes na mo que as organizaes tomam decises, celebram contratos, lanam ou retiram produtos do mercado. Isso signica que o sucesso das empresas depende hoje de como elas so capazes de gerenciar todo tipo de informao.

A diretora no faz nada? Fica lendo jornal?!

Nada?! Voc que pensa... Ela est no momento mais importante para a tomada de decises sobre a empresa!

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Secretariado

O prossional de Secretariado tem um importante papel no gerenciamento da informao na empresa, produzindo, organizando, selecionando, ltrando e fornecendo informaes, atravs dos diversos meios existentes.

Voc j pensou como era a vida das pessoas nas sociedades anteriores, em que no havia fax, e-mail, mensagem de texto pelo celular, comunicao por via digital? J reetiu como a sua vida impactada pela velocidade de circulao de informaes?

Iniciando a conversa

Dorota e Pedro esto de mudana para sua casa prpria! O jovem casal est muito feliz, pois a realizao de um sonho e fruto de muito esforo. Combinaram a mudana com o sr. Joseno, dono de um caminho de frete, e acordaram cedinho para cuidar de tudo. a primeira mudana que os dois fazem em conjunto. Deixaram tudo para a ltima hora, foi um corre-corre! Os dois ainda fechavam caixas quando o sr. Joseno bateu porta. Um amigo veio ajudar e esvaziou as gavetas do escritrio em uma caixa, mas sem muita ordem, pois a pressa era grande: o sr. Joseno cobra por hora! Dorota e Pedro embalaram diversas coisas sem muito critrio. As roupas dos dois estavam misturadas nas mesmas malas. Esqueceram de esvaziar a gaveta de fotograas e, quando descobriram isso, tiveram que distribu-las nos pequenos espaos que sobraram nas caixas ainda abertas. Algumas fotos se espalharam no meio da confuso. Tambm deixaram para separar na casa nova as coisas que no iam querer mais, principalmente o que estava no escritrio: correspondncias, documentos, CDs com arquivos diversos. Alm disso, em muitas caixas eles acabaram no colando etiquetas que informassem o contedo, nem em qual cmodo do novo apartamento deveriam ser colocadas.
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Gesto da informao

A G OR A C OM V O C

Imagine como ser a arrumao do novo lar de Dorota e Pedro. H algo que poderiam ter feito para facilitar o trabalho? Como eles devem arrumar as coisas na nova casa, para organizar a prpria vida? Registre suas ideias no bloco de notas. Em seguida, prossiga a leitura.

Quando a mudana foi descarregada na nova casa, Dorota e Pedro perceberam como a confuso era grande. No sabiam por onde comear. Os dois se deram conta de que muitas coisas j estavam desorganizadas na casa antiga: papis, fotos, DVDs, CDs de msica, CDs com arquivos do computador... Quando o sr. Joseno percebeu a aio dos dois, mostrou-se pronto para colaborar: Eu j vi bagunas maiores que esta! No tenho mais nenhum frete hoje, ento vou ajudar vocs! Fiquem tranquilos: no vou cobrar, no! disse, sorrindo. Junto com o casal, o sr. Joseno fez um plano de arrumao da casa. Primeiro, organizaram o trabalho, separando o que devia ser feito imediatamente das coisas que podiam ser resolvidas com mais tempo e calma. Veja o que mais eles decidiram: Organizar os mveis e a estrutura bsica para o funcionamento da casa. Colocar todas as caixas etiquetadas nos respectivos cmodos. Reunir todas as caixas sem etiqueta em um nico local. Abri-las, separando seu contedo por cmodo e por assunto. Separar as coisas que deveriam ser descartadas das coisas boas para doar. Colocar todas as fotograas em uma caixa, para mais tarde classic-las. Separar os papis por funo e depois organiz-los em pastas, em uma ordem lgica. Organizar os CDs, separando programas, msicas e documentos eletrnicos. Organizar os DVDs por tipo de lme. Pedro e Dorota caram imensamente gratos ao sr. Joseno. Entenderam que em uma residncia no existem somente mveis, utenslios domsticos, roupas, comida... Toda casa repleta de informaes associadas a essas coisas, que devem ser
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Secretariado

organizadas com cuidado, no s para facilitar a vida de todo mundo, mas para que a histria da famlia esteja bem guardada para as geraes que vierem. Como as empresas organizam as informaes que chegam todos os dias: correspondncias, e-mails, telefonemas, cartes de visitas, contratos, seguros, compromissos? Qual o papel do secretrio ao trabalhar com todas essas informaes?

Por dentro do tema

Vida de secretria: entrevista com Luclia Arajo


nies, eventos, videoconferncias, entre outras coisas. Alm disso, providencio pagamentos diversos e supervisiono o motorista da diretoria. Organizo as informaes da forma mais prtica que eu posso, para que seja muito fcil encontrar o que preciso. Revista: Como voc organiza essas informaes? Luclia: Arquivo tudo em pastas suspensas e coloco etiquetas informando o assunto de cada pasta. Organizo os contatos da empresa em uma agenda informatizada, que mantenho sempre atualizada e com os principais dados de cada pessoa: nome completo, telefone, celular, endereo, nome da empresa, nome da secretria e e-mail. Revista: O que voc acha mais importante para a gesto da informao? Luclia: Ser altamente organizada e disciplinada. Nunca digo no sei quando me pedem alguma informao com a qual eu j tenha lidado. No basta ser apenas uma boa secretria; preciso ser um agente facilitador. Revista: Que dicas prticas voc daria sobre gesto da informao para os prossionais que esto comeando em um novo emprego? Luclia: Tenho algumas dicas bsicas. Vamos l! 1. Conhea o negcio da empresa e os segmentos em que ela atua. 2. Mantenha a agenda organizada e anote tudo o que for solicitado. No cone apenas na sua memria. 3. Anote todos os recados e passe imediatamente para a agenda de contatos os dados da pessoa que entrou em contato, para um breve retorno. 4. Mantenha o arquivo sempre em dia. 5. Esteja sempre aberta a aprender novas tecnologias e formas de organizar as informaes. 6. Tenha um bom relacionamento com todos os colaboradores.

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Nesta entrevista a uma revista especializada, Luclia Arajo, secretria de uma empresa de mdio porte, fala sobre o dia a dia da prosso.
Revista: Com que tipos de informao voc lida no dia a dia de secretria? Luclia: Eu controlo a logstica de viagens e deslocamento dos diretores solicito a passagem area, reservo o hotel, fao o pedido de reembolso (viagens, almoos de negcio e txis). Tambm sou responsvel pela agenda da diretoria agendo e fao o controle de reu-

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Nunca deixe um assunto importante para depois. melhor resolv-lo imediatamente.

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Gesto da informao

A importncia da gesto da informao


Com o que viu at agora neste estudo, dena o que entende por gesto da informao. Escreva a denio no seu bloco de notas. Depois, continue a leitura e conra o entendimento que voc teve sobre o tema.

Gesto da informao a administrao, coordenao e gerenciamento da informao. O objetivo dessa atividade tornar a informao disponvel ao pblico-alvo correto, da forma mais adequada. Toda informao, registrada por qualquer meio, gera um documento. Em uma empresa, o fundamental na gesto da informao denir e implantar uma metodologia que garanta que as informaes sejam documentadas e que esses documentos sejam disponibilizados aos funcionrios. importante lembrar que preciso denir as permisses de acesso, de acordo com a utilidade da informao para as tarefas do funcionrio e com o grau de condencialidade daquela informao.

O que documento?
Ao falar em documento, a tendncia pensar em papis, como um contrato de trabalho ou a carteira de identidade. Na verdade, documento todo tipo de informao que est registrada de alguma maneira: folders, fotos, cartas, receitas mdicas, planilhas... Tudo isso documento! Os documentos podem ser registrados nos mais diversos tipos de suporte. Voc j parou para pensar como a informao importante para a empresa? E que documentar essas informaes algo fundamental? Imagine-se na seguinte situao como prossional de Secretariado: no seu primeiro dia de trabalho, o seu chefe passa para voc a tarefa de organizar uma reunio, mas no informa em que local vai acontecer, nem quem so os participantes, nem o motivo do encontro. Quanto tempo levaria para voc obter essas informaes? Suporte todo material fsico sobre o qual as informaes so documentadas: papel, lme, ta magntica, plstico, etc.

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Secretariado

Agora imagine como seria essa mesma tarefa se o seu chefe passasse para voc (ou voc conseguisse com ele) a pauta da reunio e um checklist com as providncias necessrias. Seria muito diferente, no mesmo?

Para que servem os documentos?


Os documentos tm inmeras utilidades. Veja algumas: Orientar os funcionrios no exerccio de suas funes. Comprovar servios, acordos, fatos e realizaes. Promover ou divulgar produtos e servios para os clientes. Registrar o que uma instituio faz e como o seu trabalho organizado. Registrar a histria da instituio e seus planos para o futuro.

Apoio da tecnologia na gesto da informao


Por que voc comprou uma agenda eletrnica? Voc no tem computador... Porque chique! Pense: como podemos tirar proveito das tecnologias que colocam nossa disposio um volume cada vez maior de informaes? Antes de considerar o uso de quaisquer recursos tecnolgicos, necessrio planejar. As solues devem estar de acordo com o que a organizao precisa, respeitando a sua rotina e o oramento disponvel: adquirir o que realmente importante e que ser usado. O ideal que a empresa encontre um equilbrio entre o uso da tecnologia, para se manter competitiva, e o risco de car ultrapassada. Veja a seguir como a tecnologia usada na gesto da informao nas empresas.

Intranet
Trata-se de uma rede interna, com aspecto de internet, qual somente os membros da empresa tm acesso. Na intranet possvel disponibilizar documentos e informaes de interesse dos funcionrios, facilitando o trabalho de todos. Quando bem gerenciada e atualizada regularmente, um importante instrumento de compartilhamento de informaes.

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Servidor de arquivos
Em poucas palavras, pode-se dizer que o servidor um computador que executa e controla as tarefas solicitadas pelos usurios atravs de seus computadores. E algo to natural que o usurio nem percebe que isso est acontecendo! O servidor de arquivos faz com que a gesto da informao dos documentos eletrnicos seja feita de forma segura e eciente, evita a perda de documentos e facilita o compartilhamento das informaes, entre outras atribuies.

ERP
Os sistemas integrados de gesto, ou ERP (Enterprise Resource Planning), tm sido muito utilizados pelas grandes empresas. So sistemas genricos capazes de integrar todas as informaes que uem pela empresa, armazenando-as em um s lugar.

Microlmagem
Existem tambm sistemas de documentao que facilitam o gerenciamento de dados. Por exemplo, a microlmagem: os documentos so preservados por meio de processo fotogrco. No Brasil e no mundo existem leis que regulamentam o processo de microlmagem, determinando que um documento microlmado possui o mesmo valor legal do original. Essa tecnologia reduz o volume ocupado dos arquivos fsicos, proporcionando acesso eciente, rpido e seguro s informaes arquivadas. O microlme pode ser digitalizado, para distribuio atravs da internet, e ser armazenado para consulta. utilizado por bancos, Governo, comrcio, indstria etc., visando reduo de custos e preservao de documentos, alm dos benefcios j citados. O microlme a reproduo extremamente reduzida de um documento. Tem vida til acima de 120 anos, se for devidamente armazenado em ambiente climatizado.

Entenda o que gesto do conhecimento


Em nossa vida, acumulamos conhecimento, que ca armazenado dentro de ns. Aquilo que aprendemos desde o nosso nascimento at os dias atuais, nossas experincias, os trabalhos que realizamos: tudo isso nos pertence. Esse o chamado conhecimento tcito. Ele no est parado

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l no fundo da memria: podemos mobiliz-lo a toda hora, conforme o que precisamos fazer, dizer, pensar, criar.

As empresas de hoje tm o grande desao de transformar esse conhecimento tcito em conhecimento explcito, ou seja: documentar, na medida do possvel, informaes pertinentes ao trabalho que esto guardadas dentro das pessoas. Por exemplo: se uma pessoa encontrou uma forma de realizar reunies objetivas e ecazes, para que car reinventando a roda? Ela pode redigir esse procedimento, e ele pode ser conhecido e disseminado na organizao.

Gesto do conhecimento o processo que administra o conhecimento tcito e o conhecimento explcito dentro das organizaes. Esta denio no esgota o conceito, que complexo. Que tal pesquisar sobre isso?

Assim, quando uma pessoa deixa uma organizao, o conhecimento no vai embora junto com ela, pois j foi partilhado com os outros, atravs dos documentos e da troca de informaes feita e registrada pessoalmente. As informaes deixam de pertencer a apenas uma pessoa, para fazer parte do patrimnio intelectual da organizao.

Fazendo e aprendendo

Imagine que voc foi contratado como secretrio do sr. Celso, diretor de vendas de uma empresa de brindes de mdio porte. Ele sabe motivar sua equipe e criar aes de vendas para motivar seus clientes. Entretanto, organizao no sua melhor qualidade e, apesar de trabalhar h cinco anos nessa empresa, ele nunca teve um secretrio. Analise as situaes abaixo e depois registre no seu bloco de notas quais seriam as suas aes em cada uma delas. Em seguida, conra com a sugesto de resposta apresentada no nal deste estudo. Situao 1. Cartes de visita Esto todos juntos em uma caixa: cartes de clientes, fornecedores, concorrentes, amigos. Muitos contatos dos cartes no esto registrados na lista de contatos do computador e voc no sabe quais so. Voc tambm no tem ideia se esses cartes so recentes ou antigos. Situao 2. Catlogos de vendas H muitos catlogos na estante, sendo que vrios so das colees anteriores, da poca em que o sr. Celso entrou na empresa. Existem cerca de dez cpias de cada ano.

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H catlogos danicados misturados com bons, da coleo atual. Situao 3. Papis O sr. Celso organiza seus papis sobre a mesa em uma caixa de entrada (documentos que precisam ser analisados) e uma caixa de sada (documentos que j receberam o devido andamento ou devem ser descartados). A pilha de papis em cada caixa grande e h todo tipo de documento: cartas, notas scais, aprovaes de oramento, contas de gua e luz da casa dele.

Avalie seu conhecimento

Existe uma grande preocupao com a gesto dos arquivos eletrnicos, desde a sua avaliao, classicao, arquivamento e preservao. Os documentos eletrnicos se tornaram um desao nas organizaes de hoje, porque: Os suportes cam ultrapassados os disquetes, por exemplo. Os documentos podem ser alterados por qualquer pessoa, sendo difcil controlar alteraes indevidas e identicao do documento original. Existem especialistas de vrias reas, como arquivologia e tecnologia da informao, que estudam tcnicas para dar ao documento eletrnico a qualidade de verdico, do ponto de vista legal. Pesquise mais sobre o assunto na internet, livros, revistas e tambm com conhecidos. Pense nas atitudes que voc pode tomar para fazer uma boa gesto dos documentos eletrnicos. Utilize o bloco de notas para registrar suas descobertas.

Vale saber

O programa 5S foi concebido por Kaoru Ishikawa, em 1950, no Japo. Era um momento difcil para o pas, logo depois da derrota na Segunda Guerra Mundial. O programa foi desenvolvido com o objetivo de transformar o ambiente das organizaes e a atitude das pessoas, melhorando a qualidade de vida dos funcionrios, diminuindo desperdcios, reduzindo custos e aumentando a produtividade das instituies.

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O nome 5S vem das iniciais das cinco palavras japonesas que sintetizam as cinco dimenses do programa:
Seiri Descarte Separar o necessrio do desnecessrio.

Seiton

Arrumao

Colocar cada coisa em seu devido lugar.

Seisso

Limpeza

Limpar e cuidar do ambiente de trabalho.

Seiketsu

Sade

Tornar saudvel o ambiente de trabalho. Tornar rotina a aplicao dos S anteriores e desenvolver padres para que isso seja possvel.

Shitsuke

Disciplina

Leia mais sobre o programa 5S de controle de qualidade e procure implement-lo ao gerir arquivos e informaes. Mais do que isso: leve-o para a sua vida. Com certeza, at na vida pessoal voc pode se beneciar desse mtodo, at hoje muito usado em grandes empresas.

Intertextos

Si T ES

Escola do Futuro - USP http://futuro.usp.br/portal/website.ef. Acessado em 12/09/2011. um projeto desenvolvido para oferecer recursos educacionais aos estudantes e professores de todos os nveis de ensino. Voc pode participar desse projeto trabalhando como voluntrio: divulgando, digitalizando livros, enviando material prprio, entre outros meios. Museu da Pessoa http://www.museudapessoa.com.br. Acessado em 12/09/2011. Este portal um museu virtual de histrias de vida, no qual pessoas clebres e annimas registram suas histrias atravs de textos, fotos ou gravaes em udio e vdeos.

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C oN T o

A biblioteca de Babel, Fices, de Jorge Luis Borges, Editora Globo, 2001. No conto, Jorge Luis Borges (escritor argentino, 1899-1986) descreve uma biblioteca innita, na qual se encontram todos os textos j escritos e os que ainda sero redigidos. Entretanto, esse fantstico contedo tem um inconveniente: no possvel distinguir uma grande obra de textos incorretos e at mal escritos. No momento em que o autor escreveu o texto, a internet ainda no existia. Mas hoje esse conto parece visionrio, anal a internet lembra em muito essa vasta biblioteca cheia de armadilhas. Vale a pena ler essa obra-prima e relacion-la com o que voc estudou.
Livro

Gesto estratgica de informao, de Marcelo Costa Siqueira, Editora Brasport, 2005. um livro sobre conhecimento e informao. Apresenta as principais tendncias empresariais, com exemplos de casos reais. Ao fazer sua leitura, voc poder aprofundar os conceitos de gesto estratgica da informao e do conhecimento.

Glossrio

Arquivologia Tambm conhecida como arquivstica, a disciplina que tem por objeto de estudo conhecer a natureza dos arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas a serem observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao. Checklist Esta palavra inglesa pode ser traduzida como lista de conferncia. Trata-se de uma lista de tudo o que deve ser feito em determinado trabalho. Logstica No sentido usado neste texto, o conjunto dos meios e dos mtodos relativos organizao de servios, viagens, eventos, empresas etc. Pauta de reunio Roteiro de uma reunio: assuntos que sero tratados, local, horrio, participantes.
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O que voc estudou:

Importncia da gesto da informao.


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Documentos: conceitos. A tecnologia e a gesto da informao.

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ARQUIVANDO DOCUMENTOS
Muitas pessoas j tiveram um desejo parecido com o da menina da ilustrao desta pgina: que uma fada madrinha colocasse ordem em alguma coisa, num passe de mgica! E voc? J esteve em alguma situao semelhante? A tarefa de selecionar e organizar as coisas nem sempre fcil. Entretanto, esse trabalho pode se tornar muito simples se uma boa metodologia for estabelecida, tanto para a arrumao como para manter a ordem.

Vamos l, fada madrinha! D essa fora! Separe as roupas por cor, os CDs por estilo de msica, os jogos em ordem alfabtica e meus bichinhos por tamanho! Rpido... Antes que as minhas amigas cheguem!

Nossa, que trabalho! Como vou fazer isso?

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Nas empresas tambm assim. A organizao do trabalho com um bom mtodo ajuda a evitar que o prossional desperdice tempo fazendo grandes arrumaes ou procurando por documentos ou materiais importantes.

Iniciando a conversa

Futuros amantes (Chico Buarque) [...] E quem sabe, ento O Rio ser Alguma cidade submersa Os escafandristas viro Explorar sua casa Seu quarto, suas coisas Sua alma, desvos Sbios em vo Tentaro decifrar O eco de antigas palavras Fragmentos de cartas, poemas Mentiras, retratos Vestgios de estranha civilizao [...] Na msica Futuros amantes, Chico Buarque nos faz imaginar o Rio de Janeiro como uma cidade submersa, daqui a milnios. Nela, mergulhadores viriam explorar uma casa e encontrariam os vestgios da vida que ali existia. Esses vestgios todos os objetos ali encontrados comprovariam a existncia da cidade e possibilitariam a reconstituio de como ali se vivia tempos atrs. Enm, eles documentariam o momento e o amor vivido pelo poeta e sua amada, quando ele comps essa cano.

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Arquivando documentos

Voc j pensou se o objeto de pesquisa desses mergulhadores fosse a sua casa? O que eles informariam sobre voc, a sua vida, a cidade onde morou, a sociedade onde viveu? Ser que eles teriam facilidade de entender a lgica da organizao de seus documentos e objetos pessoais?

Por dentro do tema

Organizando a casa
Comece pela sua casa e veja quantas coisas voc precisa manter organizadas. Reita um pouco sobre como essa organizao. As panelas, pratos e outros utenslios para cozinhar e comer esto na cozinha. Mas voc j parou para pensar no porqu disso? Uma bela coleo de xcaras coloridas poderia at decorar a estante de um quarto de dormir, mas, cada vez que algum quisesse tomar um caf, precisaria ir at o quarto pegar a xcara. Por uma questo de facilidade e simplicidade, as coisas so organizadas conforme o seu uso pelas pessoas.

A G OR A C OM V O C

Observe como as coisas esto organizadas na sua casa. Pense: quem as organizou dessa forma? H algo que pode ser melhorado, facilitando o dia a dia de todos? Aproveite para rever essa organizao.

Repare como em outras situaes do dia a dia voc se depara com diversas formas de classicao e ordenao de objetos de uso dirio, alguns dos quais consideramos como nossos documentos. Pense, por exemplo, num laboratrio de anlises clnicas. Possivelmente, alguma vez voc j foi a algum, fazer um exame. Imagine todo o processo que os laboratrios tm para documentar a sua passagem por l, desde sua chegada, a coleta de amostras, a anlise do material e a emisso do resultado, garantindo que voc

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Documento todo registro material de informao.

receba o resultado do seu exame corretamente. Ao retirar o exame, voc entrega ao atendente uma cha com um cdigo e o seu nome que um documento e os funcionrios entregam o seu exame, que tambm um documento. J pensou se esses dados no estivessem muito bem organizados?
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possvel armar que todo esse processo s pode acontecer corretamente se existir, entre tantos outros fatores, um bom mtodo de arquivamento dos documentos. Os mtodos de arquivamento so estudados e elaborados atravs da Arquivologia.

A Arquivologia, tambm conhecida como Arquivstica, trata da natureza dos arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas a serem observados para constituir, organizar, desenvolver e utilizar arquivos.

Para se tornar um especialista no assunto preciso obter graduao em curso superior em Arquivstica. Os especialistas dessa rea so chamados de arquivistas.

Em grande parte das empresas, o arquivamento dos documentos feito pelos funcionrios, incluindo os prossionais de Secretariado. Em muitos casos, arquivistas fazem esse trabalho ou, ainda, empresas especializadas em Arquivstica.
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O que um arquivo?
A palavra arquivo usada de di versas formas. Neste estudo, voc conhecer o arquivo sob dois aspectos: aquele mvel com gavetas, para guardar papis dentro de pastas; ou o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos ao longo das atividades de pessoas fsicas, jurdicas, pblicas ou privadas.

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Arquivando documentos

Lcio, por favor, coloque todos os documentos nas pastas, separando por cliente.

Classicao e ordenao de documentos


A classicao e a ordenao de documentos so fundamentais para possibilitar o seu arquivamento de forma adequada. Essas duas coisas esto interligadas. Voc vai agora entender cada uma delas. Mas arquivar documentos no simplesmente guard-los em pastas, por assunto. preciso um mtodo. Um bom caminho elaborar um plano de classificao de documentos. Como esse plano feito? A pessoa (ou a equipe) responsvel pelo arquivo estabelece como os documentos sero classicados, criando classes e subclasses para os documentos. Enm, ela estabelece critrios para ordenar os documentos. Veja o exemplo a seguir: Fazer a classicao de documentos estabelecer uma lgica para agrup-los conforme a funo e de acordo com quem os utiliza.
Classe

Plano de classicao de documentos do Arquivo Pblico e Histrico de Ribeiro Preto SP Classes e subclasses
Administrao Material Patrimnio Pessoal Protocolo Transporte Manuteno Agricultura Cultura Equipamentos Eventos Desenvolvimento urbano e rural Habitao Meio ambiente Obras particulares Obras pblicas Uso e ocupao do solo Educao Educao infantil Ensino fundamental Ensino superior Merenda escolar Esportes
Fonte: Guia do Arquivo Pblico e Histrico de Ribeiro Preto, O Arquivo, 1996.

Finanas Contabilidade Oramento Tesouraria Tributao Representao Assessoria jurdica Eleies Publicidade Sade Assistncia mdico-odontolgica Vigilncia sanitria Servios municipais Abastecimento gua e esgotos Cemitrio Recursos energticos Limpeza pblica Segurana Telecomunicaes Trnsito Transportes

Subclasse

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As classes e subclasses de um plano de classicao podem ser numeradas de forma sequencial ou receber um cdigo (alfabtico, numrico e outros). Veja uma parte do exemplo anterior, em que uma possibilidade seria usar a seguinte numerao: 1. Administrao 1.1. Material 1.1.1. Material tipo 1 1.1.2. Material tipo 2

1.2. Patrimnio 1.3. Pessoal 1.4. Protocolo 1.5. Transporte 1.6. Manuteno

2. Agricultura 3. Cultura 3.1. Equipamentos 3.1.1. Equipamentos de som e vdeo

3.1.1.1. Caixas de som 3.1.1.2. Aparelhos de DVD 3.1.1.3. Microfones 4. Eventos Os documentos (em especial os de papel) normalmente so arquivados em pastas ou em caixas, que por sua vez so armazenadas em gavetas de um mvel denominado arquivo (voc j deve ter visto esses arquivos de ao cinzentos, em escolas, reparties pblicas ou escritrios). Cada gaveta e cada pasta recebem o mesmo cdigo de ordenao utilizado no plano de classicao. A mesma lgica pode ser usada nos arquivos digitais, no computador. Para facilitar a busca, pode ser feita uma lista em ordem alfabtica, com o respectivo nmero da pasta. Veja um exemplo:
Gaveta no 3.1.1. Cultura: equipamentos de som e vdeo
Item Caixas de som 92 Aparelhos de DVD Microfones Pasta 3.1.1.1 3.1.1.2 3.1.1.3

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Arquivando documentos

A G OR A C OM V O C

Elabore um plano de classicao de documentos a partir de uma coleo de CDs de msica, que contenha diversos estilos de msica, cantores e compositores. Voc pode usar os CDs que tem em casa, ou pesquisar em sites de msica, revistas etc. Imagine que voc ir guardar esses CDs em um armrio com diversas gavetas, todas etiquetadas com seu respectivo cdigo. Elabore tambm uma lista em ordem alfabtica. Lembre-se de estabelecer primeiramente quais os critrios que utilizar para denir as classes e as subclasses: estilo, cantores, compositores, nacionalidade etc. Registre o plano em seu bloco de notas.

A ordenao de documentos tem como objetivo bsico facilitar e agilizar a consulta aos documentos. Essa ordenao leva em conta de que forma as pessoas consultam os documentos arquivados.

Para denir como os documentos sero ordenados, preciso considerar os tipos de busca que as pessoas vo querer fazer. Imagine um grande magazine, com lojas em todo o pas, que costume trocar correspondncias com clientes e fornecedores. Como o clima e o estilo de vida das pessoas mudam muito de uma regio do Brasil para outra, essa empresa escolheu como estratgia fazer projetos regionais, com produtos especcos para cada regio geogrca. Provavelmente, as correspondncias seriam ordenadas por regio geogrca. Seria tambm interessante agrupar as cartas por fornecedores e clientes, ordenando cada um por ordem alfabtica. Para facilitar ainda mais, seria bom separar as cartas enviadas das cartas recebidas, ordenando ainda por tipo de carta (divulgao, convite, consulta etc.) e pela data de envio ou recebimento.

Os elementos informativos mais utilizados para ordenar documentos so: nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou do destinatrio, funo ou tema especco do documento.
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Procure descobrir quais so os tipos de mveis e acessrios utilizados para arquivar documentos. Veja alguns exemplos do que voc pode encontrar: arquivo vertical frontal, arquivo vertical lateral, arquivo armrio com prateleiras, arquivo deslizante, chrio rotativo e alguns acessrios, como pastas, guias, tiras de inseres etc. Lembre-se de registrar tudo o que aprendeu em seu bloco de notas.

Trs caractersticas de um arquivo ecaz: simples. Localizar documentos arquivados deve ser fcil para quem os guarda e quem os procura. exvel. O arquivo deve estar preparado para a incorporao de novas classes e subclasses e para o surgimento de novos documentos. Ao criar o plano de classicao, pense se seu arquivo no car muito rgido ou de difcil utilizao. D para expandir. Com o tempo, a tendncia que o seu arquivo aumente de tamanho, pois, quanto mais o tempo passa, novos documentos surgem. O seu plano de classicao deve considerar o surgimento de novas classes ou subclasses, sem criar confuso nos arquivos j existentes. Finalmente achei o documento que o senhor me pediu, chefe!

Dicas para arquivamento Para manter o arquivo sempre em dia, siga estas dicas: Evite empilhar documentos e mantenha a sua mesa sempre limpa e em ordem. Faa do arquivamento uma rotina, como a de escovar os dentes de manh. Se precisar retirar algum documento de um arquivo, utilize uma guia, marcando o lugar do documento na pasta, ou escreva nele onde estava arquivado.

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O que a teoria das trs idades?


Para entender essa teoria, voc vai conhecer a histria de Letcia. Ela trabalha h trs anos como assistente de diretoria de uma empresa, e uma de suas responsabilidades manter os arquivos sempre em dia. Nas ltimas semanas, essa tarefa tem sido mais difcil, pois j no encontra mais lugar para guardar os documentos. As pastas esto abarrotadas, inclusive h documentos se danicando. Tambm tem sido frequente a diculdade de encontrar documentos, pois, apesar de possuir um plano de classicao e de ter uma boa metodologia para ordenao, ela perde muito tempo lidando com as pastas abarrotadas. Decidiu ento conversar com Tarcsio, um amigo arquivista, para pedir ajuda. Tarcsio explicou para Letcia a teoria das trs idades e recomendou dividir o contedo em trs diferentes grupos, separando os documentos de acordo com seu tempo de guarda e frequncia de utilizao. Ele tambm recomendou: Elaborar uma tabela de temporalidade dos documentos. Descartar o que no mais necessrio. Microlmar parte do acervo. Eu trabalho todo dia. Sempre vem algum aqui! Eu trabalhava mais... Em compensao, agora guardo coisa mais importante.

A teoria das trs idades dene trs etapas de vida para os documentos, conforme a frequncia com que so utilizados e o perodo de tempo pelo qual devem ser guardados. Serve para denir o local ou a melhor forma de arquivamento, preservao ou descarte dos documentos.

E eu sou pouco usado, mas tenho informaes de grande signicado para a empresa!

Arquivo corrente. Trata-se do conjunto de documentos consultados com frequncia, necessrios para as tarefas dirias. Quem utiliza ou responsvel por este arquivo deve t-lo por perto, para acess-lo com facilidade e rapidez. Arquivo intermedirio. o conjunto dos documentos que estavam no arquivo corrente, mas cuja frequncia de utilizao diminuiu. So as informaes que devem ser conservadas por razes administrativas, legais ou nanceiras por algum perodo, antes de serem descartadas ou irem para o arquivo permanente. Tambm recomendvel que o responsvel pelo arquivo intermedirio tenha fcil acesso a ele.

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H quem chame o arquivo permanente de arquivo morto , mas essa no uma denominao apropriada, pois passa a impresso de que os documentos ali guardados no tm mais utilidade. Isso no faz sentido, pois os documentos sem utilidade devem ser descartados e seu material reciclado (sempre que possvel). Os documentos do arquivo permanente atestam, testemunham e comprovam muito da vida desenvolvida na organizao, desde a sua origem.

Arquivo permanente ou inativo. formado pelo conjunto de documentos que possuem valor histrico, jurdico etc., mas que raramente so consultados. Em geral, so os pesquisadores que os procuram mais. Os documentos do arquivo permanente tm grande funo para a vida das organizaes, pois tambm com base nos aprendizados passados que construmos o futuro.

Arquivar preciso Para muitos cientistas e pesquisadores, quase tudo pode ser documento, desde que fornea informaes para investigao histrica. Uma pea de roupa pode revelar muito sobre os costumes ou sobre a tecnologia de uma poca. Brinquedos, objetos religiosos, edifcios tudo registra e expressa alguma coisa sobre pessoas, costumes, fatos de um perodo.

Tabela de temporalidade dos documentos


A partir da teoria das trs idades, voc pode elaborar uma tabela de temporalidade dos documentos, relacionando os diversos documentos e seu perodo de guarda. Com esse instrumento em mos, ca mais fcil denir o que deve ser guardado em cada arquivo e o que deve ser descartado. Ao elaborar uma tabela de temporalidade de documentos, busque conhecer as denies da legislao, as normas de sua empresa e aprov-la com seus superiores hierrquicos. Sempre que possvel importante formar uma comisso com os prossionais relacionados com a natureza da organizao (advogados, administradores, historiadores etc.). Cada um poder ter vises diferentes sobre a importncia do documento e o tempo de guarda. Veja um exemplo:
Documento
Certido negativa de dbito Contas de gua, luz e telefone Extrato bancrio Nota scal

Prazo de guarda
90 dias 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos

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Prestao de contas de viagem

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Controle de entrega de vale-transporte e alimentao Aviso e recibo de frias Declarao de informaes econmicas e scais da pessoa jurdica (Imposto de Renda)

5 anos 10 anos 10 anos

Ao elaborar a tabela de temporalidade, utilize como referncia os prazos de guarda indicados pelas diversas legislaes, mas considere tambm as necessidades e procedimentos de sua empresa.

Fazendo e aprendendo

1. Neste texto, voc viu alguns sentidos da palavra arquivo. Procure no dicionrio outros sentidos para essa mesma palavra, porque voc certamente vai se deparar com isso no seu dia a dia como prossional. Anote-os em seu bloco de notas e depois conra com alguns exemplos no nal deste estudo 2. Faz tempo que os arquivos eletrnicos do departamento de vendas da empresa onde voc trabalha esto salvos, sem nenhuma ordem, em uma nica pasta virtual, chamada Meus documentos. Voc recebe como tarefa organizar esses documentos. Ao abrir a pasta virtual, voc encontra: Primeiro plano de vendas da empresa, da poca de sua abertura, h dez anos. Contrato assinado com o principal cliente da empresa, que deu origem a uma nova rea. Isso ocorreu h nove anos. Arquivo, em editor de textos, com o modelo recomendado para a elaborao de propostas comerciais da empresa. Documento, com a lista de clientes visitados no ltimo ms, para apresentao da empresa, e anotaes sobre o prosseguimento das negociaes com cada um deles. Relatrio de vendas, que consultado anualmente, no momento da reviso do planejamento estratgico da empresa. Depoimentos dos clientes da empresa na poca do aniversrio de um ano.
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Organize os documentos em novas pastas virtuais, considerando a forma mais prtica para a utilizao no dia a dia.

Avalie seu conhecimento

Imagine que voc resolveu colocar ordem nos documentos da sua casa. Voc comprou um chrio porttil e uma srie de pastas com etiquetas. Voc tem em mos os seguintes documentos: Contas de luz, gua e gs dos ltimos seis meses. Contas de telefone do ltimo ano de trs pessoas da famlia: Mariana, Maria Luisa e Paulo. Documentos diversos dos bancos Patrimnio e Poupe Bem: extratos bancrios, contratos de aplicaes, correspondncias sobre promoes, contas de carto de crdito, todos eles referentes aos seis ltimos meses. Elabore um plano de classicao de documentos e determine como vai fazer a sua ordenao. Use uma forma de classicao numrica.

Vale saber

A cermica e a Histria
Na Ilha de Maraj, cacos da cermica de antigas civilizaes iluminam os estudos sobre a desconhecida Pr-Histria do Brasil. A cermica marajoara perpetuou-se. Ao redor das vilas, na beira da gua e em tesouros ocultos na mata, fragmentos ou artefatos inteiros esto espera de ser localizados. (...) Pela manh, quando as guas do rio baixam, as crianas retiram das margens cacos de peas h sculos soterradas. Quarenta anos atrs, quando me mudei para c, havia ainda mais vasilhas inteiras. Muita coisa se perdeu, diz Joaquim Ferreira, 67 anos, o mais antigo morador do lugar.
Fonte: National Geographic Brasil http://nationalgeographic.abril.com.br Acesso em: 16/10/2006

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Este trecho mostra o valor de objetos encontrados na Ilha de Maraj. atravs de vestgios como esses que pesquisadores descobrem o passado da humanidade.

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Arquivando documentos

Ns vivemos em um mundo onde muitas vezes acreditamos que tudo descartvel e nos xamos somente no valor imediato das coisas, e at mesmo das pessoas. Algo quebrou? Compra outro!, Isso do ano passado? Ah, joga fora... Essas so frases comuns no cotidiano de nossa sociedade. No entanto, o que seria da memria de uma instituio se no fosse o seu arquivo? Arquivar, em termos histricos, algo muito importante. Fazemos hoje, consultando documentos de ontem, algo parecido com o que faziam os mergulhadores da msica Futuros amantes, de Chico Buarque, apresentada no incio do estudo: descobrimos vestgios de outra civilizao... Graas aos arquivos realizados por pessoas de outras pocas, podemos compreender melhor hoje a nossa histria e o nosso passado.

Intertextos

Livro

Organize-se Solues simples e fceis para vencer o desao dirio da baguna, de Donna Smallin, Editora Gente, 2004. O livro traz dezenas de solues bem prticas para armazenar documentos, com tcnicas simples e viveis.

Glossrio

Desvo Espao entre o telhado e o forro de uma casa; recanto. Escafandrista Mergulhador. Posta-restante Caixa postal pblica, na agncia matriz dos correios de uma cidade. Quando uma pessoa faz longas viagens, sua famlia e seus amigos podem continuar mantendo contato, enviando cartas a ela para a posta-restante dos lugares por onde vai passar. Hoje esse procedimento pode ser feito tambm atravs da caixa de correio eletrnico.

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Secretariado

Submerso Coberto de gua, submergido. Temporalidade Qualidade do que temporal ou provisrio.

O que voc estudou:

A importncia do arquivamento. Conceito de arquivo. Classicao e ordenao de documentos.


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Teoria das trs idades. Tabela de temporalidade dos documentos.

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CAPTULO 7

COMUNICAO ORAL
A comunicao no mundo corporativo pode ocorrer nas modalidades oral e escrita. A comunicao escrita bastante utilizada, para fazer cartas comerciais, e-mails e circulares, entre outros documentos. Neste estudo voc vai conhecer aspectos mais ligados comunicao oral. Isso porque ela tambm ocupa um papel de destaque na vida do prossional de Secretariado.

Dona Bianca, vou ao banheiro. Se a ligao for para mim, diga que estou com um cliente.

O dr. Galvo no pode atender agora. Est no banheiro com um cliente.

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Secretariado

Qual voc acha que o papel do secretrio ou secretria no relacionamento e atendimento a clientes externos e internos? Qual a ligao disso com o tema da comunicao oral? Ser que voc se comunica bem oralmente? O que o faz acreditar nisso? A ilustrao do incio deste estudo retrata, de forma caricata e com humor, uma situao em que a pouca capacidade de ouvir com ateno e de se expressar com clareza comprometeu a qualidade da informao. O secretrio contemporneo tem uma atuao mais ampla e estratgica, em que a comunicao uma das competncias mais relevantes. Para uma boa comunicao oral, o secretrio precisa se expressar com clareza e compreender qual o contexto de cada situao. Combinado com isso, no contato com as pessoas, ele deve ter uma atitude assertiva, alm de uma boa dose de empatia e cordialidade. Se voc no conhece alguma dessas palavras, no se preocupe este estudo vai mostrar o que elas signicam e por que so importantes para a prosso.

Iniciando a conversa

Blablabl...

Renato um jovem com boa formao terica. Ele aprende muito por meio dos livros, o que fundamental para seu autodesenvolvimento. Mas ele acha que sabe tudo... Ser? Na sala de espera de uma consultoria de Recursos Humanos, Renato aguarda ser chamado para a entrevista de seleo para o emprego de secretrio em uma importante empresa. Ele est conante de que a sua formao ir garantir que seja contratado. Quando nalmente chamado, ele ca um pouco ansioso, e as palavras comeam a sair da boca meio atropeladas. Quando a consultora pede que ele apresente seus pontos fortes, Renato comea a falar alto, gesticulando muito. Aps alguns minutos, a consultora faz uma nova solicitao:
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Diga por que voc merece este emprego.

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Comunicao oral

Ele responde: Mereo porque tenho tima formao. Ento, ele comea a citar situaes em que estudou at tarde da noite, prendendo-se em detalhes, contando muitos casos, usando um vocabulrio rebuscado. A consultora pede, com delicadeza: Seja mais objetivo, por favor. Renato perde a calma e diz, um pouco irritado: A senhora poderia esperar eu terminar? Estou concluindo o meu raciocnio. A consultora o escuta por mais algum tempo. Ao nal, ela diz: Renato, voc falou tantas coisas e muitas vezes saiu do foco. Sua formao terica mesmo boa. Eu j tinha vericado em seu currculo. Contudo, para ser um bom secretrio, preciso expressar-se muito bem. Que tal desenvolver sua comunicao oral?

A gora com voc

Procure detectar as possveis razes de a consultora de RH ter aconselhado Renato daquela forma, ao nal da entrevista. Identique quais problemas de comunicao Renato revelou e o que ele poderia fazer para super-los. Registre suas ideias no bloco de notas e s depois continue a leitura. Eu marquei hora para conversar com ela! Eu no marquei, mas meu assunto urgente! A dra. Ana receber os dois. Por favor, quem vontade. Aceitam um caf?

Por dentro do tema

Hoje, o prossional de Secretariado atua muitas vezes como elo entre empresa, clientes internos e clientes externos. Nessa rotina, ele lida permanentemente com a gesto da informao, administra relacionamentos e conitos. Em tudo isso, a habilidade de comunicao oral fundamental.

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Secretariado

Que competncias so necessrias para administrar conitos? Em que situao voc o secretrio ter que fazer esse papel? O bom secretrio se comunica bem, se esfora para ser claro e objetivo, para ser compreendido com mais facilidade pelo interlocutor. O secretrio atual deve ter noes de psicologia, administrao, planejamento, nanas e comunicao, alm dos conhecimentos especcos da sua rea. Veja o que preciso para desenvolver ou aprimorar a comunicao oral.

Comunicao e compreenso
Voc viu que, por causa da diculdade em lidar com a ansiedade, Renato no conseguiu transmitir suas ideias claramente durante a entrevista? A comunicao no est completa sem a compreenso. Anal, na situao, a entrevistadora no conseguiu compreender o que ele disse.

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A gora com voc

Aprenda um pouco mais sobre comunicao oral e escrita fazendo este exerccio: Em seu bloco de notas, escreva uma histria cujo tema central seja um mal-entendido gerado por uma falha de comunicao. Pense nos personagens, nas emoes envolvidas e no contexto como um todo. Ao nal, um personagem deve dar a soluo para o mal-entendido. Esse personagem pode ser outra pessoa ou at voc mesmo... Ele deve ser um secretrio, claro!

A comunicao um processo de interao entre duas ou mais pessoas. A mensagem deve ser recebida e decodicada, isto , trocada em midos, pelo receptor a pessoa que recebe a mensagem. Para que a comunicao acontea:
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O receptor deve interpretar a mensagem de acordo com a inteno do emissor. O emissor deve captar o que pode ter sido compreendido pelo receptor.

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Comunicao oral

Com isso, a ponte entre emissor e receptor construda. H uma compreenso recproca e um sentido compartilhado. Mas podem existir barreiras no processo de comunicao. Quer saber quais so?

Barreiras da comunicao
Voc j sentiu como se existisse um muro entre voc e outra pessoa? As barreiras que impedem uma boa comunicao podem existir por vrios motivos. Se um funcionrio no se relaciona bem com o chefe, por exemplo, a comunicao pode ser prejudicada. Pessoas com opinio fechada sobre alguma coisa podem ter diculdade em aceitar opinies diferentes das suas. Existem muitos motivos que interferem no processo de comunicao e podem estar por trs de opinies muito rgidas: preconceito, autoritarismo, diculdade em lidar com as diferenas. Sabe o que mais atrapalha a comunicao? Pressa, desinteresse, desconana entre as pessoas, interrupes que algum faz... At mesmo o ambiente pode atrapalhar (por exemplo, um local barulhento demais impede as pessoas de se ouvirem direito!). s vezes, a pessoa quer se comunicar e at fala bem, mas seu tom de voz ou seus gestos no so agradveis, e isso tambm pode prejudicar. Falta de clareza e de objetividade (como o caso de Renato) ou mesmo ter um vocabulrio limitado tambm so fatores que atrapalham. Alm disso, existem fatores culturais. O preconceito, citado anteriormente, tambm pode estar associado a questes culturais. As pessoas se comunicam usando formas que fazem sentido no contexto em que vivem, mas essas mesmas formas podem causar estranhamento em outra cidade, pas, cultura. Por exemplo, ser que um empresrio japons gostaria de receber um forte abrao e um beijo no rosto aps um primeiro encontro de trabalho? Se voc pesquisar sobre os costumes japoneses, ver que essa prtica no comum no mundo dos negcios de l. As interpretaes mudam de acordo com os costumes; se voc desconhecer a cultura do outro, poder erguer um muro na comunicao, at sem querer.

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Secretariado

De olho no contexto Um bom comunicador costuma ter uma tima percepo do contexto em que vai falar. Para poder se comunicar bem, preciso entender o ouvinte e a situao, o que inclui o contexto cultural.

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O idioma, por si s, pode ser uma barreira. Voc se sairia bem recebendo um telefonema em chins? E, para responder ao e-mail enviado por um cliente russo, o que voc faria? Mesmo na lngua portuguesa possvel acontecer confuso, porque uma mesma palavra pode ter signicado diferente, dependendo do contexto. A palavra gato, por exemplo, pode se referir a um animal de estimao, a um homem bonito ou a uma ligao clandestina de luz.

Siga estas dicas!


1. Fale corretamente, para facilitar a comunicao e passar uma imagem de conana e competncia. Tenha sempre um dicionrio e uma gramtica por perto para tirar suas dvidas dirias. Outra dica cultivar o hbito da leitura. Qual foi o ltimo livro que voc leu? Quando foi que voc o leu? 2. Esforce-se para conhecer melhor e usar corretamente a lngua portuguesa. Este deve ser um cuidado para toda a vida. Tambm importante aprender outros idiomas, e isso faz diferena especial na prosso de secretrio. Para avanar na prosso, voc precisar aprofundar seus estudos em pelo menos lngua estrangeira, como ingls e espanhol.

A gora com voc

Voc j enfrentou uma barreira de comunicao? Relate uma situao desse tipo e descreva o que isso signicou para voc. Por exemplo: uma aula em que voc no compreendeu o que o professor explicava, um elogio que voc fez a um amigo e ele entendeu como ofensa... Procure relacionar a causa e a consequncia dessa diculdade de comunicao. De que formas o secretrio pode tentar evitar esses tipos de barreira no campo prossional? Registre em seu bloco de notas.
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Comunicao oral

Assertividade e comunicao
Ser objetivo fundamental para se comunicar com qualidade e eccia. E h outra competncia que deve ser desenvolvida para uma comunicao ecaz: a assertividade.

Faa uma pesquisa no dicionrio sobre o que assertividade . Ser assertivo pode contribuir para que o secretrio se comunique de forma ecaz? Por qu? Registre no bloco de notas e s depois continue a leitura.

Anal, o que um comportamento assertivo?

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Assertivo: que faz uma assero, ou seja, uma armao; armao que feita com muita segurana, em cujo contedo o falante acredita profundamente (Dicionrio Houaiss, Editora Objetiva, 2001).

s vezes, assertividade confundida com agressividade. Lembra de Renato perdendo a calma e sendo um pouco agressivo na entrevista? Aquela atitude no foi assertiva. Pessoas agressivas costumam achar que so assertivas, mas essa associao no est correta. Por outro lado, h pessoas que nem sempre expressam suas posies de forma autntica, com medo de parecerem agressivas. Renato teria sido assertivo se houvesse se expressado de maneira clara, objetiva, sem rodeios e muito conante. Caso a entrevistadora perguntasse algo, deveria compreender perfeitamente a questo, dando uma resposta direta, segura e tranquila. Se Renato no tivesse compreendido a pergunta, bastaria expressar isso, pedindo que a entrevistadora explicasse melhor o que desejava saber. Frequentemente, um secretrio se depara com situaes que exigem respostas rpidas, por isso ele precisa ser assertivo. Tenha isso em mente e se autoavalie: Ser que eu costumo dizer o que desejo e o que precisa ser dito? E lembre-se: para dizer o que necessrio, no preciso ser agressivo nem direto demais. Um bom clima de amizade e respeito tudo!

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Secretariado

Imagine a seguinte situao: uma moa no quer sair com um rapaz, que a convida para uma festa. Ela pode responder de trs formas: a) Sendo assertiva: Obrigada pelo convite, mas no poderei ir. b) No sendo nem assertiva nem agressiva: Vou pensar... No sei bem... Vou ver se d e depois te digo. c) No sendo assertiva, mas sendo agressiva: Sair com voc? Por que eu faria isso? Que tal um exemplo em um contexto diferente? Um secretrio deseja informar que o prazo para cadastramento da nova assinatura do e-mail na empresa deve ser respeitado. Observe como ele poderia ser assertivo: A mudana na assinatura dever ser realizada at 19 de outubro. Essa data deve ser cumprida, a pedido da Diretoria. J pensou se ele fosse grosseiro? Ele poderia dizer, nesse caso: No se atrasem! As pessoas que vivem sem tempo, por favor, deem prioridade! Ele foi irnico e s vai conseguir reaes negativas. Um modo assertivo de se comunicar torna a mensagem mais clara. Os resultados de uma comunicao assertiva costumam ser mais ecazes. O receptor se sente respeitado e conhece, com clareza, as regras do jogo.

A gora com voc

Em seu bloco de notas, escreva novos exemplos de outras mensagens que podem ser transmitidas de forma... Assertiva. No assertiva e no agressiva. No assertiva e agressiva. Isso poder contribuir para situar os conceitos na prtica.

Empatia e comunicao
Empatia signica se colocar no lugar do outro: tentar se imaginar sendo ele e sentir o que ele sente, pensar como ele pensa, entender as diculdades que ele tem.
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Como? Difcil explicar. Empatia no faz-de-conta. Vem do corao. espontneo e toma conta da expresso facial e do tom de voz, em-

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Comunicao oral

bora tambm possa ser desenvolvida pelo aprendizado, pelo exerccio, pela vontade. Voltando ao dicionrio... Veja o que se diz sobre empatia: tendncia para sentir o que sentiria caso se estivesse na situao e circunstncias experimentadas por outra pessoa (Novo Dicionrio Aurlio da Lngua Portuguesa, Editora Positivo, 2004). Pense agora em como esse sentimento pode inuenciar na receptividade com que o outro recebe sua mensagem. Imagine um cliente externo que tem uma comunicao emptica com voc. As chances de que tal cliente o escute e receba bem suas contribuies crescem muito.

Nicete, amanh chegarei mais tarde, pois preciso levar meu pai ao mdico, ele est mal. Voc avisa a dra. Ana, por favor?

Hahahaha! Muito engraada essa piada que a minha amiga enviou!

Voc acha que houve empatia na comunicao retratada na ilustrao? claro que no! No houve escuta, respeito, a pessoa no procurou colocar-se no lugar do outro. O funcionrio no deve ter se sentido vontade, e a comunicao foi interrompida ali. Por outro lado, uma pessoa que tem empatia nos deixa vontade e nos faz falar cada vez mais. Sentimos, com os gestos, olhares, expresses faciais e corporais, que somos bem-vindos. J pensou como isso importante na vida prossional do secretrio, que precisa se comunicar com tantas pessoas? A empatia comea com a capacidade de estar bem consigo mesmo, se autoconhecendo e respeitando os prprios limites. preciso identicar as necessidades do outro, papel estratgico no exerccio do Secretariado. Se suas prprias necessidades no foram supridas, como suprir as necessidades de algum? Qual o primeiro passo para desenvolver empatia? Ouvir com ateno, para compreender a inteno do outro, interpretando o contexto, evitando julgar. Cordialidade, educao, gentileza tambm so qualidades muito importantes em um secretrio. Tais atitudes so capazes de demolir barreiras da comunicao. Lembre-se: voc no precisa abrir mo da gentileza para comunicar com assertividade.

A assertividade deve ser combinada com a empatia e a cordialidade.

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No contato com clientes internos e externos, o secretrio deve ser cordial e gentil. Tambm importante buscar a empatia com o outro e ter uma atitude assertiva. A comunicao feita dessa forma se revela nas palavras, no tom de voz, na expresso facial, no olhar, no comportamento.

Fazendo e aprendendo

Entrevista Procure um secretrio ou secretria que voc conhea, ou de uma empresa a que voc tenha acesso. Apresente-se de forma cordial, explicando que voc est estudando temas de Secretariado, e que precisa fazer uma entrevista para entender alguns conceitos e situaes na prtica. Antes de ir entrevista, construa um roteiro. No nal deste estudo, h um modelo para voc comparar com o seu. Sugesto: pergunte em que situao esse prossional precisou administrar conitos e como a qualidade da comunicao contribuiu para uma boa soluo. Anote as respostas de seu entrevistado. Reita sobre o que ouviu e tente associar com os conceitos que estudou neste mdulo. Registre tudo em seu bloco de notas.

Avalie seu conhecimento

A comunicao est em tudo... Ser? Leia com ateno estes trechos do Declogo da(o) Secretria(o), texto de Liana Natalense, publicado na internet e disponvel em http://www.fenassec.com.br/ b_osecretariado_historico.html (acesso em 30/05/2011).

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Declogo da(o) Secretria(o) (...) 3. Desenvolva a melhoria contnua. Adote a prtica da melhoria contnua como losoa de vida e de trabalho. 4. Gerencie informaes. Mantenha-se informado, transmita as informaes aos seus clientes, parceiros e fornecedores. Faa da informao a sua estratgia para o sucesso. 5. Personalize a assessoria. Personalize a assessoria aos seus clientes, diferenciando-os. Encante-os. 6. Comunique-se. Promova a comunicao na sua empresa e viva a grande aventura de interagir com outras pessoas. 7. Desenvolva a sua tecnologia. Esteja em permanente estado de desenvolvimento tecnolgico. (...) O item 6 aborda diretamente a comunicao. Contudo, pode-se armar que a questo da comunicao est presente em outros itens do declogo. Voc concorda com essa armao? Caso sua resposta seja positiva, identique, para pelo menos outros trs itens, a relao com a temtica da comunicao. Se possvel, cite exemplos. Registre em seu bloco de notas.

Vale saber

Comunicao no-verbal Voc j deve ter ouvido a expresso um gesto vale mais do que mil palavras. verdade! A comunicao no-verbal acontece por gestos, expresses faciais, comportamentos capazes de expressar o que no dito com palavras. Voc se comunica com algum amigo sem precisar de palavras? Um secretrio precisa que o chefe sempre diga quando precisa de ajuda? Com o tempo e a observao do comportamento do seu chefe e dos seus colegas, possvel saber quando eles precisam da sua ajuda, ainda que no digam. Voc j leu um pedido de ajuda nos olhos de algum?

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a linguagem corporal. Ser que sempre preciso dizer alguma coisa para se comunicar? Pesquisadores perceberam que: Mais de 50% do impacto de uma mensagem se relaciona com a linguagem corporal. Somente 7% do impacto de uma mensagem causado por aquilo que a pessoa diz. Por isso, esteja atento comunicao no-verbal. Imagine uma pessoa que passa o tempo todo de cabea baixa e braos cruzados, por exemplo. Que imagem ela transmite?

Intertextos

Livro

O corpo fala, de Pierre Weil e Roland Tompakow, Editora Vozes, 2001. O livro trata da comunicao no-verbal do corpo humano. Pode ser uma boa dica para conhecer mais sobre si mesmo e sobre o poder da linguagem do corpo.
FiL mE

A negociao (The negotiator), de F. Gary Gray, EUA, 1998. Este lme retrata a tentativa desesperada de Danny Roman, considerado o melhor negociador de refns de Chicago, de provar sua inocncia, pois foi acusado de corrupo e assassinato, o que destruiu sua brilhante carreira. Danny conhece a importncia da comunicao no-verbal e fala sobre isso em algumas cenas do lme. Que tal uma sesso pipoca, assistindo ao lme e reetindo que, para ser um bom comunicador, no basta falar bem? Jerry Maguire - A Grande Virada, de Cameron Crowe, 1996. O lme conta a histria de Jerry Maguire, um agente que cai em desgraa, e que acaba por manter apenas um cliente, um famoso e problemtico jogador de futebol. Atravs desta relao, o lme discute aspectos como solidariedade, amizade e capacidade de mudar.
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Si T ES

Associao Brasileira de Comunicao Empresarial http://www.aberje.com.br um site com notcias de eventos, publicaes e cursos na rea. Interessante para quem nutre um interesse especial pelo assunto e quer acompanhar as tendncias da comunicao nas grandes empresas. Museu da Pessoa http://museudapessoa.net Este site um museu virtual, que procura preservar a memria e acredita que ela uma forma de valorizar os indivduos de uma sociedade. aberto participao gratuita de todos que queiram contar um pouco da sua trajetria pessoal ou prossional. Voc vai se interessar, pois, alm de conhecer narrativas interessantssimas, poder encontr-las nas mais diversas formas de comunicao: escrita, udio, vdeo, fotograas. um bom exemplo de como usamos as mais diversas formas de linguagem para comunicar aquilo que somos e o que podemos (ou pretendemos) fazer. Assim como acontece no trabalho... Navegue bastante pelo site a aproveite a histria dos empreendedores sociais, dos bairros, das instituies, das empresas etc. Tudo contado por pessoas que as protagonizaram. Aproveite e contribua, contando tambm a sua!

Glossrio

Caricato Semelhante a uma caricatura, que um retrato desenhado cmico, engraado. Clandestino Ilegal. Consultoria Empresa, servio ou atividade ligada ao aconselhamento especializado. Contexto Situao na qual algo ocorre ou se insere. Declogo Nome dado usualmente aos Dez Mandamentos. Objetivo Qualidade do que tem objetividade.
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Rebuscado Requintado, aprimorado. No texto, signica o modo de falar de quem quer impressionar, escolhendo palavras pouco conhecidas. Recproco Que se troca entre duas pessoas ou grupos, mtuo.

O que voc estudou:

A importncia do contexto para a comunicao. A capacidade de expressar-se bem.


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Comunicar com assertividade. Comunicao e empatia.

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ORGANIZANDO EVENTOS
Aniversrios, casamentos, quermesses, formaturas... Os eventos fazem parte da vida de quase todas as pessoas e, quando bem realizados, deixam grandes ensinamentos, lembranas e alegrias. No mundo empresarial, os eventos so importantes ferramentas de comunicao, que devem reetir a forma pela qual a empresa quer ser reconhecida. Por isso, o prossionalismo na organizao fundamental.
Bem que a mame disse que eu no deveria casar com homem po-duro! Voc comprou pouco vinho para a nossa festa... Ai, que vergonha!

Calma, querida, vamos rezar por um milagre...

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Secretariado

A Bblia relata que, em seu primeiro milagre, Jesus Cristo evitou que um jovem casal passasse por um grande constrangimento: deixar faltar vinho aos seus convidados. Mas, ao contrrio desse casal sortudo, os auxiliares de eventos no devem contar com a possibilidade de que um milagre venha socorr-los para solucionar suas falhas de organizao! Voc j participou de um evento em que aconteceu alguma falha? Como foi?

O sucesso de um evento depende de um planejamento detalhado, conhecimento tcnico a respeito dos principais itens envolvidos, criatividade, bom senso e muita responsabilidade. Para isso, em primeiro lugar, voc deve saber quais so as etapas que envolvem a preparao de um evento. Esse o assunto deste estudo.

Iniciando a conversa

Seu Nlio era dono de uma pequena marcenaria. Com o tempo, por meio de muito trabalho, ela deu origem a uma pequena fbrica e a uma loja de mveis. Em seguida, ele abriu mais uma loja, e mais outra, e vieram as franquias... Enm, a Movelindos se tornou uma grande empresa. Com o crescimento do negcio, era preciso ter algum para cuidar s dos eventos: reunies, palestras, confraternizaes. Seu Nlio decidiu dar uma oportunidade para sua sobrinha, Rosa, que estava desempregada. Ela gosta tanto de festas!, lembrou-se ele. Anal, ser algo simples.

A G OR A C OM V O C

Voc tambm acha que organizar eventos uma coisa simples? J atuou na organizao de algum evento (empresarial, familiar)? Se sim, no que encontrou mais diculdades? Registre no seu bloco de notas.

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Organizando eventos

A cada dia, porm, seu Nlio se convencia de que a organizao de eventos no era uma tarefa das mais simples e que sua sobrinha no estava preparada para atender s responsabilidades exigidas pelo cargo. Os principais problemas que ele percebeu foram: No churrasco de m de ano, Rosa contratou um piadista para divertir os funcionrios e suas famlias esposas, maridos, lhos. Na hora da apresentao, todos caram de cabelo em p, pois as piadas eram imprprias para crianas e havia muitos palavres. A Movelindos promoveu uma palestra para a equipe de vendas. Rosa, porm, se esqueceu de alugar o equipamento de som e os microfones. O palestrante teve que falar muito alto e, ao nal, cou sem voz. Quem estava sentado no fundo do salo no conseguiu ouvir direito. A gota dgua foi a reunio com empresrios espanhis interessados em importar mveis. Rosa deveria providenciar um tradutor para mediar as negociaes. Resolveu, ento, contratar seu namorado, que j havia ido algumas vezes ao Paraguai, para fazer compras. Mas o espanhol de seu amado estava mais para portunhol, e o negcio quase foi por gua abaixo. Rosa no errava por maldade, simplesmente no tinha o conhecimento necessrio para a funo. Seu Nlio no podia mais arriscar: Evento coisa sria. Chega de amadorismo! E concluiu que precisava de algum qualicado no cargo.

Por dentro do tema

Depois de todos aqueles embaraos, a Movelindos contratou Milena, tcnica em Secretariado, para a funo antes exercida por Rosa. Logo no incio de seu trabalho, ela recebeu uma tarefa de grande responsabilidade: ajudar na organizao da semana comemorativa dos 20 anos da empresa. Que tal acompanhar Milena nesse desao? A seguir, voc ver as principais tcnicas que ela aplicou nas etapas de: Planejamento do evento. Realizao do evento. Ps-evento.
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Secretariado

Brieng: o primeiro passo para o sucesso

Querida, conta pra mim quem voc procura: aparncia, personalidade, prosso...

Ai... Verde, olhos puxados, carinhoso... Piloto de disco voador!

Quando a pessoa que solicita um servio ou produto fornece informaes claras sobre o que deseja, o fornecedor do servio ou produto tem muito mais chance de fazer um bom trabalho. De certa forma, possvel dizer que a funcionria da agncia de relacionamentos amorosos, retratada na ilustrao, fez um briefing, ou seja, antes de tudo buscou colher os dados necessrios para atender bem a cliente.

Um brieng um relatrio que contm as informaes gerais necessrias para a elaborao de uma estratgia de realizao de um projeto, produto ou servio. Os responsveis pela elaborao ou execuo do projeto devem colher esse conjunto de dados com o solicitante do produto ou servio (cliente, gerente da empresa etc.).

Um trabalho realizado a partir de um brieng bem-feito evita retrabalho, desperdcio de tempo e de recursos humanos e materiais.

A G OR A C OM V O C

Para iniciar o trabalho de organizao das festividades, Milena precisa obter uma srie de informaes com a diretoria da empresa. Se voc estivesse no lugar dela, que dados, a princpio, acharia importante obter? Pense em uma lista de perguntas e registre no seu bloco de notas. Depois, prossiga a leitura.

Antes de iniciar os preparativos para as festividades dos 20 anos, Milena fez um planejamento. Comeou elaborando uma lista de perguntas e foi buscar as respostas com seu Nlio e a diretoria da empresa. O que a empresa espera obter como resultado dessas festividades?
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Que pessoas devero ser convidadas para cada um dos eventos comemorativos (somente os funcionrios ou tambm famlias, fornecedores e clientes)?

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Organizando eventos

Os eventos tero perl educativo, motivacional, de entretenimento ou outro? Qual a verba disponvel? Como voc viu, ao brifar o solicitante do evento, ou seja, ao colher os dados para o brieng, o prossional deve elaborar perguntas bsicas, que variam conforme o evento. Mas, basicamente, o organizador deve esclarecer: O objetivo do evento. O pblico-alvo Nmero esperado de pessoas, faixa etria, gostos, necessidades. O tom do evento Solene, formal, descontrado, educativo, emotivo, entre outros. Os prazos. Os recursos nanceiros, humanos e materiais disponveis. As respostas a essas perguntas vo orientar todas as decises relativas ao evento, tais como: Local e horrio mais adequados. Perl dos fornecedores (buf, palestrante, msica, entretenimento etc.). Formas de divulgao. Depois de elaborar o brieng, a partir das respostas dadas por seu Nlio e pela diretoria da Movelindos, Milena entregou o documento a seu Nlio, para que ele vericasse se ela havia entendido da maneira certa tudo o que tinha sido conversado. Ele aprovou o documento, e ela seguiu em frente com mais segurana.
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Denindo o tipo de evento


Com base no brieng que elaborou, Milena ajudou os membros da diretoria da Movelindos a denir que tipos de eventos deveriam integrar a semana comemorativa. So eles: Um dia de voluntariado. Foi prevista uma ocina com moradores de uma comunidade vizinha fbrica. Eles aprendero a produzir brinquedos utilizando materiais provenientes de sobras do processo de fabricao da Movelindos. Uma pea infantil, voltada aos lhos dos funcionrios e clientes, abordando a ecologia. O espetculo, apresentado diariamente por 30 minutos nas lojas com maior movimento, mostrar ao pblico o comprometimento da empresa com o meio ambiente.

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Uma grande confraternizao, reunindo os funcionrios, suas esposas e maridos. Est prevista a contratao de uma banda ou msico famoso. A denio do tipo de evento deve ser feita conforme os objetivos, a verba disponvel e o perl do pblico-alvo.

Principais tipos de eventos


Conhea, a seguir, os principais tipos de eventos empresariais. Exposio ou feira. Mostra ou demonstrao de produtos, equipamentos, materiais e servios de um setor especco. Em geral, dura poucos dias (por exemplo, trs). Painel. Vrios especialistas ou autoridades so chamados a expor suas opinies sobre um determinado assunto, diante de um pblico espectador. Eles podem ter opinies divergentes ou no. Mesa-redonda. Um grupo de especialistas, de preferncia com posies divergentes sobre um mesmo tema, expe seus pontos de vista. Um deve falar aps o outro, e um mediador orienta a discusso. Aps as exposies, os especialistas podem debater entre si. possvel ainda que a plateia faa perguntas, oralmente ou de forma escrita. Simpsio. Tipo de mesa-redonda, envolvendo um debate mais amplo e aprofundado de um tema. A principal diferena entre simpsio e mesa-redonda que, no simpsio, os especialistas no debatem entre si. Eles interagem diretamente com a plateia, que pode fazer perguntas ao nal das exposies orais. Seminrio. Srie de palestras voltadas para participantes que possuam algum conhecimento prvio sobre o assunto a ser debatido. O objetivo favorecer a reexo e a troca de conhecimentos, especialmente com a apresentao de pesquisas e trabalhos realizados em grupo. Workshop. Espcie de ocina em que as pessoas desenvolvem uma atividade prtica, aprendendo a solucionar problemas. O programa pode incluir estudo individual, redao de trabalhos e sadas a campo, onde os participantes exploram o tema da aprendizagem em locais fora da sala de aula.

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Conveno. Reunio de prossionais de diferentes setores de determinada organizao. O objetivo motivar os participantes a se integrarem e abraarem as causas defendidas pela instituio que promove o evento. Congresso. Srie de reunies promovidas durante o perodo de trs a cinco dias, por entidades associativas grupos de mdicos, religiosos, polticos, executivos etc. , para debater assuntos do interesse de um determinado segmento prossional. O programa dividido em vrias atividades, como mesa-redonda, conferncia, workshop etc.

A G OR A C OM V O C

Imagine que a empresa em que voc trabalha possui escritrios em dez estados do Brasil. O diretor precisa se reunir com os principais executivos, mas eles esto espalhados nas diversas localidades. Como fazer a reunio, sem que todos se desloquem at a sede, onde ca o diretor? Pesquise na internet ou converse com amigos, anotando sua resposta no bloco de notas. Depois, prossiga a leitura.

Frum. Reunio que possibilita a interao e troca de ideias entre um grande nmero de pessoas. Deve acontecer em um local amplo ou via internet. O grupo debate sobre um determinado tema, chegando a concluses gerais. Um mediador deve motivar a participao coletiva e reunir as opinies de todos. Videoconferncia. Reunio, entrevista, palestra ou treinamento, entre outros, realizada distncia por meio de computador (via internet), telefone xo ou celular. Via internet, permite a transmisso de textos e/ou imagens dos participantes. Esse recurso especialmente utilizado quando h necessidade de que vrias pessoas, localizadas em diferentes cidades, possam se comunicar ao mesmo tempo. Economiza-se tempo de viagem e gastos com passagens e hospedagem.

Checklist: no corra o risco de ser trado pela memria


Lembra que Rosa se esqueceu de alugar o equipamento de som em uma palestra para os funcionrios? Mais do que um problema de memria fraca, isso foi uma falha de organizao. Se ela tivesse feito uma lista para veri45

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Ops... Esqueci o sal. Ainda bem que a Beth fez esta lista! car as principais providncias necessrias ao bom andamento daquele evento, provavelmente no teria negligenciado um item to importante.

Voc costuma preparar listas quando tem muita coisa para lembrar (objetos para levar numa viagem, compras no mercado...)? A lista de coisas a fazer um instrumento simples e eciente para ajudar a lembrar todas as aes que precisam ser realizadas e fazer o controle do que j foi cumprido. Nas empresas, esse tipo de lista chamada tambm de checklist. No caso de um evento, para cada etapa a seguir, o organizador faz uma lista das tarefas necessrias: O planejamento e a organizao prvia (antes do evento). A realizao (durante o evento). As providncias posteriores (ps-evento). Conforme vo sendo cumpridas, as tarefas so riscadas. Veja o exemplo de um trecho do checklist preparado por Milena para um dos eventos da semana comemorativa:
Checklist da pea infantil da Movelindos
Planejamento Realizao Supervisionar a preparao de cada espetculo (bastidores). Ps-evento

Pesquisar e selecionar opes de grupos teatrais.

Fazer a prestao de contas.

Levantar custos de gurino e cenrio.

Checar brindes para as crianas.

Elaborar um relatrio com a descrio dos acontecimentos, a cobertura da mdia e fotos do evento.

Contatar a rea de Marketing da empresa para denio da estratgia de divulgao. 122

Vericar se o fotgrafo contratado est a postos para registrar o evento.

Encaminhar o relatrio diretoria da empresa.

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De olho no cronograma
Aps a denio do formato da semana comemorativa e a produo do checklist, Milena elaborou um cronograma com as datas e prazos para o cumprimento das diversas tarefas previstas. Diariamente, a primeira coisa que fazia era checar se as aes eram realizadas dentro do prazo estipulado. Com base nessa informao, controlava suas prprias aes e exigia dos fornecedores e dos demais funcionrios envolvidos na organizao o cumprimento dos diversos itens envolvidos no projeto.
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Como conseguir apoios e patrocnios


Tudo estava indo muito bem, mas Milena no estava satisfeita com um detalhe: as ferramentas de marcenaria utilizadas na ocina de brinquedos para a comunidade de baixa renda seriam apenas emprestadas aos participantes. Ao nal da atividade, o material voltaria para a fbrica da Movelindos. Ela achava importante doar as ferramentas, mas esse gasto no estava previsto no oramento. O diretor do departamento de Finanas sugeriu que ela buscasse apoio junto Ferro Dez, empresa que fornecia esses equipamentos para a Movelindos.

Qual a diferena entre apoio e patrocnio? Quando uma instituio investe dinheiro na realizao de um projeto de outra instituio, ela est oferecendo patrocnio. Quando ela fornece servios ou itens de sua prpria produo, ela est dando o seu apoio.

Milena no perdeu tempo e comeou a elaborar um projeto de captao de recursos. O texto do documento continha: A descrio da atividade a ser apoiada (tipo de evento, data, local etc.). O nmero de participantes previstos e perl. O objetivo da ao (benefcios sociais). Os equipamentos necessrios (material de apoio). Os investimentos solicitados s empresas devem envolver valores ou suportes realistas, compatveis com o tamanho do evento e da possvel empresa investidora.
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Seu Nlio aprovou a iniciativa e autorizou Milena a enviar um e-mail para a Ferro Dez. A empresa concordou com a parceria e forneceu o apoio solicitado.

Voc entende o motivo pelo qual muitas empresas se interessam em oferecer apoio ou patrocnio a eventos de outras instituies como a Ferro Dez em relao Movelindos? Elas recebem alguma vantagem com isso? Reita e anote suas impresses no bloco de notas. Depois, prossiga a leitura.

importante lembrar que, em troca do recurso que oferece, a empresa que investe em um evento espera receber algo: visibilidade para a sua marca. Isso pode ser feito de diversas formas: Insero das logomarcas das empresas em todo o material de divulgao do evento (painis, folders, cartazes, faixas etc.). Espao para estandes. Apresentaes orais durante o encontro. Cobertura da imprensa (caso o evento tenha apelo suciente para atrair a cobertura de jornais e da TV). Milena tambm lembrou de abordar o potencial de retorno para a marca Ferro Dez no projeto de captao da Movelindos. Anal, o nome da empresa investidora seria associado a uma ao de responsabilidade social, e isso positivo para a imagem de qualquer instituio.

Procedimentos durante o evento


A Movelindos contratou uma equipe de superviso e assistncia tcnica para auxiliar Milena durante os eventos. Junto com essa equipe, no dia da realizao de cada evento da semana comemorativa, Milena cava atenta para vericar todos os detalhes, tais como: Controle e superviso dos servios contratados (buf, msica, limpeza etc.). Recepo e conduo de VIPs (funcionrios de alto escalo, imprensa, artistas, autoridades etc.) a assentos ou reas reservadas. Entrega de material aos participantes (folders, brindes etc.). Auxlio ao cerimonialista. Na grande confraternizao dos funcionrios, Milena cou atenta para inform-lo sobre a presena de personalidades, como o prefeito da cidade. O cerimonialista, ento, anunciava a presena dessas pessoas no microfone e agradecia a elas.

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Milena buscava se certicar da correta realizao desses e de outros procedimentos anotados no seu checklist.

Ps-evento: feche seu trabalho com chave de ouro


No ps-evento, ou seja, na fase que vem aps a realizao do evento, o organizador ainda precisa tomar algumas providncias fundamentais. Veja alguns exemplos: Elaborar relatrio com um balano geral do evento: breve descrio dos procedimentos adotados na organizao, alcance dos objetivos traados, prestao de contas, entre outros. Processar e divulgar os dados obtidos na coleta dos formulrios de avaliao (caso tenha havido algum tipo de pesquisa de opinio). Enviar certicados aos participantes (no caso de cursos, palestras etc.). Elaborar e enviar cartas ou e-mails de agradecimento aos participantes ilustres e s empresas que deram apoio ou patrocnio. Essas e outras medidas similares podem ajudar o organizador a fechar um evento com chave de ouro.

Fazendo e aprendendo

Na empresa em que voc trabalha, pediram sua ajuda na organizao de uma festividade para o Dia das Crianas, voltada aos lhos dos funcionrios. Como voc j sabe, antes de pr a mo na massa, preciso elaborar um brieng. Para isso, que perguntas voc faria a quem solicitou essa tarefa? Anote seu roteiro de perguntas no bloco de notas e depois conra uma resposta possvel no nal deste estudo.

Avalie seu conhecimento

1) A empresa em que voc trabalha realizar um evento com a presena de dezenas de escritores de todo o Brasil. Uma de suas tarefas ser captar recursos junto a outras empresas, para oferecer passagens areas e hospedagem aos escritores. Como e onde voc far isso?

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2) Qual o tipo de reunio que possibilita a participao ativa de um grande nmero de pessoas, interagindo e trocando ideias sobre um certo tema? a) Painel. b) Frum. c) Exposio. d) Mesa-redonda. 3) Um grupo de funcionrios nalizou um treinamento interno. Voc cou responsvel pela fase do ps-evento. Que providncia dever tomar em relao aos participantes do treinamento? 4) Durante a realizao de um evento, a ateno aos detalhes faz toda a diferena. Pense e responda: alm do microfone, que item no pode faltar na mesa de um palestrante?

Vale saber

Mesmo nas ocasies mais descontradas, os membros da equipe de organizao do evento devem evitar ingerir bebidas alcolicas. Anal, mesmo quando consumido em pequena quantidade, o lcool reduz a capacidade de ateno. E uma atitude sbria sempre recomendvel.

Intertextos

MSica

T voltando, Pedaos, de Paulo Csar Pinheiro e Maurcio Tapajs, EMI, 1979. Ao falar da volta de uma pessoa ao seu lugar de origem, a msica faz um verdadeiro checklist de tudo o que a outra precisa fazer para receb-la adequadamente. Veja alguns trechos: Pode ir armando o coreto e preparando aquele feijo-preto
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Eu t voltando... [...]

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D uma geral, faz um bom defumador, enche a casa de or [...] Pe pra tocar na vitrola aquele som, estreia uma camisola Eu t voltando... D folga pra empregada, manda a crianada pra casa da av Que eu t voltando...
Livro S

Manual de organizao de eventos, de Luiz Carlos de Zanella, Editora Atlas, 2006. O livro apresenta procedimentos para organizao de eventos e confraternizaes em geral, tendo como base as experincias do autor, pesquisas, contatos tcnicos e participao de especialistas na rea. Uma boa fonte para quem est se iniciando nessa rea e uma ajuda para os que j tm mais experincia. Evento assim mesmo! Do conceito ao brinde, de Sergio Zobaran, Editora Senac-RJ, 2004. Este livro apresenta, de forma acessvel, os passos a serem dados na organizao de um evento de sucesso, com dicas de como decidir com preciso horrios, locais, bebidas, comidas, som , enm, todos os detalhes indispensveis para a realizao de um evento.

Glossrio

Cerimonialista Prossional responsvel pelo cumprimento do cerimonial e do protocolo dos eventos. Divergente Que diverge, discorda. Estande Ponto-de-venda ou divulgao de produtos e servios de uma empresa em uma feira. Folder Folheto publicitrio com uma ou mais dobras.
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Pblico-alvo Grupo de pessoas que se deseja sensibilizar ou mobilizar. VIP Sigla inglesa para Very Important Person (Pessoa Muito Importante). O termo, em geral, usado para denir pessoas que, por sua importncia, so recebidas em eventos com um tratamento especial, diferenciado.

O que voc estudou:

Importncia dos eventos para as empresas. A responsabilidade de quem organiza um evento. Tipos de eventos.
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Diferentes etapas da organizao de um evento. Procedimentos mais importantes.

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CERIMONIAL E PROTOCOLO
Entre, a casa sua. No faa cerimnia! Voc j ouviu essa frase, no? Ela geralmente usada pelo antrio de uma festa, para deixar vontade as pessoas que recebe. Um convidado de bom senso vai se sentir em casa com esse convite, mas no deixar totalmente de lado a cerimnia vai manter as normas bsicas de comportamento social. Nos ambientes sociais o supermercado, o nibus, at a casa de amigos , por mais informais que sejam, o cerimonial e o protocolo esto presentes, como fatores essenciais para um convvio harmonioso.

Quase meia-noite e ele aqui! Come tudo o que tem na geladeira e ainda se apossa do controle remoto!

Esse namorado da nossa lha no tem a menor cerimnia!

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Voc j pensou que o bom senso fundamental, pois a falta ou o excesso de cerimnia pode tornar as ocasies at desagradveis? Alguma vez se sentiu incomodado pela falta de cerimnia da parte de algum? Nos eventos empresariais, as normas de cerimonial e protocolo so muitas vezes decisivas para o bom andamento das atividades. Neste estudo, voc ver como o cerimonial e o protocolo, ao estabelecerem normas e procedimentos, favorecem o sucesso dos eventos e ajudam a evitar muitos embaraos.

Iniciando a conversa
Ricardo, nunca mais fao evento com voc! Ricardo j no conseguia dormir direito. Tinha herdado a empresa de eventos do tio e, quando assumiu, achou que o negcio seria lucrativo e divertido. Mas as coisas no iam nada bem! Depois de cada evento, era sempre uma dor de cabea. Na semana anterior, um jornalista tinha falado mal da comida servida num seminrio que ele tinha organizado. Ricardo no conseguia entender... J tinha trocado de buf umas dez vezes. Esse ltimo tinha a fama de ser o melhor fornecedor de croquetes do estado! Mas o pior eram as reclamaes das pessoas que faziam falas pblicas nos eventos. Sempre se sentiam injustiadas. Eu fui o realizador do evento! Por que falei por ltimo?, reclamava um. Eu era a autoridade mxima da solenidade. Deveria estar sentado no centro da mesa!, esbravejava outro. Para tentar ser imparcial, antes de cada evento, Ricardo sorteava os nomes. Essa a forma mais democrtica, pensava. Outras vezes, denia os lugares na mesa por ordem alfabtica de sobrenome. Mas nada disso funcionava!

J reparou que, em muitas famlias, pais e lhos tm lugar certo para sentar mesa na hora das refeies? Quais so os critrios que fundamentam essa ordem?
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Concorda com os mtodos usados por Ricardo (ordem alfabtica, sorteio etc.)? Por qu?

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Cerimonial e protocolo

At que um dia, arrumando papis em seu escritrio, Ricardo encontrou vrios livros do tio, o antigo dono da empresa. Nos livros, ele leu sobre ordem de precedncia, protocolo, cerimonial e um monte de outros termos que no conhecia. Pesquisando na internet, vericou que muitas daquelas informaes, algumas denidas na dcada de 1970, continuavam plenamente vlidas na organizao de eventos ainda hoje.

Nos textos deste estudo, o termo protocolo se refere a um conjunto de normas jurdicas, regras de comportamento, costumes de uma sociedade. Ele orienta as formas de tratamento e os procedimentos nos rituais formais e solenes (religiosos, polticos, empresariais etc.). O cerimonial a aplicao prtica do protocolo.

Veja um dos trechos que mais impressionaram Ricardo:

Existe um conjunto de procedimentos bsicos que devem ser seguidos num evento, conforme o seu tipo e propsito. H reunies que exigem o cerimonial formal, ou seja, a organizao do ritual baseada principalmente em leis, que podem ser de um pas, de uma empresa, de um clube. J o cerimonial informal no possui legislao especfica, escrita, mas se baseia em uma sequncia de rituais implcitos em um evento informal. Em uma festa de inaugurao de uma empresa, por exemplo, quem deve cortar a fita inaugural o executivo com o cargo mais representativo. No h lei especificando esse procedimento, porm, ele regido pela tradio. Outros pontos importantes so a ordem de precedncia nas falas e a posio na mesa de honra, que dependem do cargo e da importncia da pessoa no evento.

Ricardo comeava a entender onde estava falhando. Ento, continuou a pesquisar sobre eventos e contratou prossionais experientes e capacitados para a sua equipe.

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Secretariado

A G OR A C OM V O C

Como secretrio, voc pode ser solicitado a apoiar um cerimonialista que o prossional especializado em eventos ou at mesmo a atuar como tal. Imagine que voc trabalhe numa ONG e que foi solicitado a ajudar na contratao da atrao musical e do buf para um ch benecente com idosos. Que estilo de msica buscaria? E que tipo de comida? Registre suas ideias no bloco de notas. Depois, prossiga a leitura.

Se antes Ricardo achava que os croquetes eram bons para todos os eventos, agora sabia que no seriam apropriados, por exemplo, para uma festa com idosos, que costumam solicitar comidas menos gordurosas. A msica tambm precisava ser adequada ao gosto daquela gerao. Banda de rock pesado, nem pensar! Com base nesse e em outros critrios aprendidos nos seus estudos e na troca de ideias com outros prossionais, Ricardo deu um novo rumo ao seu negcio. Em alguns meses, os clientes aprovaram as mudanas, e a empresa voltou a crescer!

Por dentro do tema

Cerimonial e protocolo no so novidades


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As organizaes militares e religiosas utilizam um grande conjunto de cerimoniais.


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Cerimonial e protocolo so quase to antigos quanto a histria da humanidade. Muito antes da descoberta do fogo e da roda, os homens j se organizavam em cls e respeitavam uma hierarquia em determinadas ocasies, como a hora de saborear a caa. Os comportamentos protocolares foram sendo ditados por costumes de vrias culturas, formando os cerimoniais. Quanto ao cerimonial ocial moderno, suas diretrizes foram debatidas e estabelecidas em 1815 no Congresso de Viena, em Viena, capital da ustria.

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Cerimonial e protocolo

Imagine uma audincia em um tribunal. Voc j deve ter visto em algum lme ou novela, tente lembrar. Como voc identica o juiz? Qual a posio dele na sala? A atitude dele a mesma dos advogados? Responda no seu bloco de notas e depois continue a leitura.

Por que existem o cerimonial e o protocolo?


Voc lembra da situao inconveniente mostrada na ilustrao de abertura deste estudo? As normas existem para determinar os procedimentos e orientar as atitudes das pessoas nas diversas ocasies, evitando embaraos como aquele. Todo o processo de protocolo e cerimonial segue uma lgica. Silncio no Em uma audincia, o juiz est sempre sentado tribunal! no centro da sala, por ser o representante do Estado e o mediador. ele, por exemplo, quem determina o momento em que cada participante deve ou no se manifestar. Imagine se todo mundo falasse ao mesmo tempo... preciso que voc que atento para no cometer indelicadezas, especialmente nos eventos que envolvem parcerias empresariais ou a conquista de novos clientes. Veja os exemplos: Na alimentao, importante voc considerar o horrio, o tempo de durao e o perl dos participantes (idade, cultura). Em eventos com participao de estrangeiros, especialmente, que atento para as questes alimentares de cada nacionalidade. Exemplos: por motivos religiosos, judeus no comem carne de porco, hindus no comem carne bovina, e muulmanos no consomem bebidas alcolicas. A conversa precisa ser conduzida de modo a evitar assuntos que no so bem-vindos em todas as ocasies. Temas polmicos devem ser evitados. Aplausos, cumprimentos mais afetivos, como abraos, e o uso de pronomes de tratamento informais (como voc) podem no ser bem-vindos, dependendo da cultura e da ocasio.

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O Congresso de Viena estabeleceu que todas as naes tm a mesma importncia: num evento, a ordem de precedncia deve obedecer ordem de chegada dos representantes dos pases.

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Secretariado

A roupa precisa estar de acordo com a ocasio. Roupas esportivas no devem ser usadas em eventos formais, nem roupas de gala em eventos informais. Conhecer as formas de tratamento fundamental para saber como se referir de forma adequada a uma pessoa, especialmente na linguagem escrita. um prazer encontrar Vossa Eminncia Reverendssima!

Formas de tratamento
Veja a seguir os principais pronomes de tratamento utilizados especialmente em textos de cartas, convites e outros documentos formais:
1. AUTORIDADES DE ESTADO

Civis
Pronome de tratamento Abreviatura Usado para
Presidente da Repblica, senadores da Repblica, ministro de Estado, governadores, deputados federais e estaduais, prefeitos, embaixadores, vereadores, cnsules, chefes das casas civis e casas militares Reitores de universidade Diretores de autarquias federais, estaduais e municipais

Vossa Excelncia

V. Ex.a

Vossa Magnicncia Vossa Senhoria

V. M. V. S.a

Judicirias
Pronome de tratamento
Vossa Excelncia Meritssimo Juiz

Abreviatura
V. Ex.a M. Juiz

Usado para
Desembargador da Justia, curador, promotor Juzes de Direito

Militares
Pronome de tratamento
Vossa Excelncia 134 Vossa Senhoria

Abreviatura
V. Ex.a V. S.a

Usado para
Ociais generais (at coronis) Outras patentes militares

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Cerimonial e protocolo

2. AUTORIDADES ECLESISTICAS
Pronome de tratamento
Vossa Santidade Vossa Eminncia Reverendssima

Abreviatura
V. S. V. Em.a Revm.a

Usado para
Papa Cardeais, arcebispos e bispos Abades, superiores de conventos, outras autoridades eclesisticas e sacerdotes em geral

Vossa Reverendssima

V. Revm.a

3. AUTORIDADES MONRQUICAS
Pronome de tratamento
Vossa Majestade Vossa Alteza

Abreviatura
V. M. V. A.

Usado para
Reis e imperadores Prncipes

4. OUTROS TTULOS
Pronome de tratamento
Doutor Comendador Professor

Abreviatura
Dr. Com. Prof.

Usado para
Doutor Comendador Professor

Tipos de trajes
Como voc escolhe a roupa que vai vestir numa festa ou em outro tipo de evento? Primeiro, preciso pensar no que vai acontecer no evento: ser uma reunio de negcios, na qual preciso causar boa impresso? Ou ser uma reunio informal, que permite o uso de roupas casuais?

Voc j pensou quantos fatores esto includos na sua deciso sobre o que vestir? Tente enumerar alguns deles. Alm da roupa, quantas escolhas voc faz diariamente, para se adequar a uma ocasio? (Pense na forma como trata as pessoas, como fala, como age.)
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Em segundo lugar, considere: O local. O horrio. Os participantes.

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Todos os anos, jornais, revistas e TV fazem a cobertura da cerimnia do Oscar, a festa de premiao norte-americana para os melhores do Cinema. Que tipo de traje os participantes usam nesse evento? Anote sua resposta no bloco de notas e depois prossiga a leitura.

Ao receber um convite formal, grande parte das pessoas ca em dvida, por desconhecer o que signicam os nomes de alguns dos principais trajes: passeio, esporte completo, black-tie, entre outros. Voc precisa estar por dentro disso, para poder denir o traje adequado para cada evento e para orientar os participantes, pois eles iro perguntar sobre isso. Esta tabela pode ser uma boa fonte de consulta:

Traje e tipo de evento


ESPORTIVO (Somente para a prtica de atividades fsicas em academias ou caminhadas ao ar livre, plantio de rvores na empresa).

Homem
Shorts, bermudas e calas de moletons, malha, sarja, tactel, lycra , camisetas de algodo, malha e dry-t e tnis. Calas de sarja, jeans ou gabardine, malha e moletons, camisa sem gravata e at com gola polo, bermudas discretas. Sapatos confortveis, inclusive tnis.

Mulher
Calas, fuss, shorts e bermudas de moletons, malha, sarja, tactel, lycra, camisetas de algodo e dry-t, tops de lycra e malha e tnis. Calas e jaquetas jeans, saia e blusa, vestidos longos coloridos (no vero), calas compridas, bermudas discretas. Sapatos confortveis, inclusive tnis.

ESPORTE (Em eventos simples e informais:reunies ao ar livre, refeitrio de fbrica, almoos, churrascos).

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Traje e tipo de evento


ESPORTE FINO OU PASSEIO (Em eventos com pouca formalidade: coquetis, jantares, almoos, eventos da empresa, sesses nosolenes em ambientes governamentais). PASSEIO COMPLETO OU SOCIAL (Em eventos de total formalidade: Jantares formais, coquetis, concertos, casamentos, bailes de formatura, festa de quinze anos, pera, comemoraes ociais. BLACK-TIE, GALA OU RIGOR (Em eventos de total formalidade: bailes , jantares, grandes premiaes e comemoraes especiais que especiquem o traje.

Homem
Palet esporte, cala em tecido diferente do blazer, camisa de cor ou camiseta lisa, gravata de tecido sem brilho. Sapatos confortveis(mas no tnis).

Mulher
Tailleur (conjunto de saia e blazer), terninho, blusas e calas mais elegantes, vestido renado e discreto. Sapato de salto mdio a alto, bolsa de tamanho mdio e menores, noite.

As indicaes de trajes da tabela so referentes ao ano de 2011. Fique atento, pois os tempos mudam e, com eles, a moda tambm.

Terno escuro, gravata discreta em tecido nobre (seda pura), camisa de preferncia lisa. Sapatos e meias pretas.

Vestidos longos ou duas peas e pantalonas, em tecidos nobres. Sapato e bolsa em couro metalizado, camura ou tecido.

Smoking

Vestido longo ou curto sosticados, tops e saias em tecido luxuosos com brilho ou pedrarias, sapato de salto alto. As bolsas devem ser pequenas.

Lei, dedicao e bom senso: grandes amigos do cerimonialista


Um cerimonialista deve ser muito bem informado sobre as normas e a legislao da rea. Se estiver cuidando de uma cerimnia que no ocial, por exemplo, precisa conhecer as normas de precedncia, para saber qual o grau de importncia de cada convidado.

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Cerimonial e protocolo: lei regulamenta normas As normas ociais de cerimonial e protocolo esto descritas no Decreto no 70.274, de 9 de maro de 1972, e visam principalmente s precedncias. O texto completo est no site da Casa Civil da Presidncia da Repblica, em http:// www.planalto.gov.br/ccivil/decreto/D70274.htm (Consultado em 08/03/2011)

Durante um evento, importante que o organizador circule entre os convidados, de maneira discreta, e observe as eventuais falhas, para que possam ser corrigidas em tempo. Mas, mesmo seguindo as orientaes e normas de cerimonial e protocolo, imprevistos podem acontecer. Nesses casos, preciso ter jogo de cintura para contornar as situaes complicadas, agindo com tranquilidade, bom senso e criatividade. Veja nos trechos desta matria publicada na revista Veja Rio, de 19/04/2006, algumas situaes enfrentadas por cerimonialistas:

So justamente os anos de prtica que fazem com que esses prossionais jamais saiam para um evento sem levar a mala de trabalho. Nela carregam martelo, prego e Superbonder para saltos quebrados, linha e agulha para frgeis alas de vestidos [...], sach de sal para presso baixa, band-aid [...] e at remdios para o corao [...]. O cerimonialista Roberto Cohen j teve de providenciar o resgate de um noivo e de sua me de um elevador que despencara

momentos antes de comear a cerimnia. Foi um sufoco! Tive de mandar a noiva voltar e, ao mesmo tempo, achar algum para tir-los dali. Deu tudo certo, conta ele, com 20 anos de estrada. [...] A cerimonialista Amarlis Vianna j teve de tirar do prprio dedo a aliana e pegar outra com um dos padrinhos para substituir as esquecidas pelo noivo.
Fonte: revista Veja Rio, 19/04/2006

Em resumo, para ser um bom prossional, o cerimonialista precisa ser dinmico, atualizado, organizado em suas tarefas, ter esprito de liderana e conhecer profundamente a sua atividade.

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Cerimonial e protocolo

Fazendo e aprendendo

Com base no que voc j sabe sobre cerimonial e protocolo, ajude os personagens abaixo a tomar a melhor deciso. Analise as situaes, escreva as respostas no seu bloco de notas e conra as sugestes no nal deste estudo. 1. A dvida de Regina: A Glorinha me convidou para uma recepo noite. Que tipo de traje devo usar? 2. A dvida de Fabrcio: Gostaria que o prefeito viesse ao meu evento. Que pronome de tratamento eu uso no convite? 3. A dvida de Larissa: No convite do jantar diz traje passeio. Que tipo de sapato eu uso? No perodo em que reinou no Brasil (18081821), o rei D. Joo VI contribuiu muito para a consolidao de prticas protocolares.

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Avalie seu conhecimento

Analise a situao a seguir: Voc organizar uma palestra na sua empresa, para 100 pessoas, sendo 50 decientes motores e 50 decientes visuais. Quais cuidados voc precisa ter na organizao desse evento? Pense no local mais adequado aos participantes. Como ser a organizao do ambiente? Que caractersticas o local deve ter? Antes de prosseguir a leitura, escreva suas consideraes no bloco de notas. Em seguida, conra a resposta no nal deste estudo.

Vale saber

Lidar com ocasies inusitadas faz parte do dia a dia do prossional que trabalha com cerimonial e protocolo. Cabe a ele saber contornar cada tipo de situao com bom senso e segurana, procurando seguir as normas, pois quebrar o protocolo pode ser arriscado. Discursos

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Secretariado

improvisados, por exemplo, podem no gerar o efeito esperado e, pior, podem ter resultado negativo. Mas tambm preciso ter exibilidade, como aconteceu nos casos a seguir, com o presidente de Cuba, Fidel Castro, e com a princesa Diana de Gales.

Fidel Castro recebe Lula e quebra o protocolo em Cuba O presidente Luiz Incio Lula da Silva chegou h pouco a Cuba e foi recebido por Fidel Castro na escada do avio, quebrando o protocolo. Essa foi uma atitude muito rara, pois o protocolo cubano muito rgido.
Fonte: revista poca, 26/09/2003

A princesa Diana visita o Brasil [...]. Em sua passagem pelo Rio de Janeiro, a princesa quebrou o protocolo ao conversar com pacientes de AIDS no Hospital Universitrio Clementino Fraga Filho, mostrando novamente sua solidariedade aos portadores do vrus.
Fonte: http://www.imediata.com/infoaids/linhadotempo/linha/linha3.html (acesso em 08/03/2011)

Ou seja, o protocolo existe e deve ser seguido, sim. Porm, preciso ter bom senso para saber quando quebr-lo, pois em geral isso chama a ateno.

Intertextos

SI T ES

Cerimonial & Protocolo / Ayrton Vargas Jr. http://www.cerimonialeprotocolo.com.br. Acessado em 12/09/2011. O site traz informaes sobre cerimonial e protocolo. No link Utilidades, voc encontra textos com dicas sobre listagem de pronomes de tratamento, montagem de mesas, hinos e bandeiras.
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Cerimonial e protocolo

Casa Civil da Presidncia da Repblica http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D70274.htm. Consultado em 08/03/2011. O site da Casa Civil da Presidncia da Repblica contm legislao de interesse geral. L, voc encontra leis e decretos que tratam do assunto deste estudo, como o Decreto n 70.274, de 9 de maro de 1972, que traz as normas de protocolo e cerimonial ociais. Presidncia da Repblica http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L5700.htm. Consultado em 08/03/2011. Lei n 5.700, de 1971, que trata dos smbolos nacionais e descreve suas caractersticas de utilizao.
M AT RI A

Aulas de etiqueta ajudam executivos a fechar negcios, Valor Econmico, 22/09/2003 http://www.sinprorp.org.br/Clipping/2003/344.htm. Consultado em 08/03/2011. A matria de Mrcia Pereira e Vanessa Barone aponta as atitudes pessoais como grande diferencial para uma pessoa se destacar no mundo empresarial.
A R T IG O

Cerimonial e protocolo: mera formalidade?, site do SINPRORP: http://www.sinprorp.org.br/canal/Canal84/artigo1.htm. Consultado em 06/07/2011. O artigo de Luciana Sabbadini, analista de comunicao social e eventos, no site do Sindicato dos Prossionais Liberais de Relaes Pblicas no Estado de So Paulo, aborda a utilidade do cerimonial e do protocolo. Chic[rrimo] Glria Kalil Editora Ediouro , 2008. Roberta Bourguignon Consultoria de imagem http://www.imagememoda.com.br/images/artigos_comqueroupa.pdf Airton Vargas Jr. Cerimonial & Protocolo http://www.cerimonialeprotocolo.com.br/index.php. Acessado em 12/09/2011.
FIL ME

O casamento dos meus sonhos (The wedding planner), de Adam Schankman, EUA, 2001. Mary Fiore (personagem de Jennifer Lopez) a organizadora de casamentos mais requisitada de So Francisco (EUA). As cenas iniciais mostram como ela est sempre preparada para lidar com os imprevistos que eventualmente ocorrem em um evento.
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Glossrio

Buf Servio de comidas e bebidas em festas. Cl Grupo de parentes baseado numa regra de descendncia, geralmente medida tanto pela linha masculina quanto pela linha feminina e em uma mesma localidade. Implcito No expresso claramente; no expresso em palavras, subentendido. Precedncia Situao do que vem antes. Reger Regular, governar, dirigir. Solenidade Festividade formal.

O que voc estudou:

A importncia dos procedimentos. Tipos de trajes.


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Formas de tratamento. Legislao.

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EQUipamentos, Fornecedores e a segUrana nos eventos


Nem sempre um prossional consegue organizar um evento sozinho. Muitas vezes, ele precisa contar com produtos e servios de diversos fornecedores, para atender a necessidades variadas no processo de organizao e realizao das atividades. Porm, infelizmente, nem todas as empresas e prestadores de servio que atuam no mercado so capazes de fazer um trabalho competente, o que frequentemente coloca em risco o sucesso de um evento.

Eu encomendei 100 camelos e voc me trouxe dromedrios!

Uma corcova, duas corcovas... Que diferena faz? Mas serei camarada: te dou um desconto de 5%!

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Secretariado

Alguma vez voc se decepcionou com algum produto que tenha encomendado ou algum servio que tenha contratado? Voc j percebeu que muitas pessoas, antes de contratar determinados servios, pedem a indicao de amigos ou conhecidos? Nos eventos empresariais, fundamental saber quais produtos e servios sero necessrios e contar com a colaborao de fornecedores de conana. Alm disso, preciso entender os princpios jurdicos bsicos envolvidos em uma contratao. Neste estudo, voc poder entender melhor essas questes e tambm ter oportunidade de reetir sobre questes de segurana relativas organizao de eventos.

Iniciando a conversa

A festa de aniversrio
Mrcia era uma me zelosa, orgulhava-se de no deixar faltar nada a seus lhos. Mas, apesar do cuidado e da dedicao, no conseguiu evitar os problemas que marcaram a festa de seu caula, Diogo. Uma vizinha tinha indicado a ela um buf de conana, mas Mrcia viu outra opo em um anncio de jornal, que a atraiu pelo apelo visual da propaganda. Ligou para o tal buf do anncio e adorou o atendimento: prometeram tudo do bom e do melhor. Mas, no dia da festa, no zeram nada do que haviam prometido: a quantidade de salgadinhos e bebidas no era suciente para satisfazer os convidados. Quando um garom passava com uma bandeja, era uma arruaa geral: as crianas corriam e disputavam cada coxinha, copo de refrigerante e saquinho de pipoca. Mrcia, claro, foi cozinha reclamar com a gerente do buf: Vocs disseram que serviriam, no mnimo, dez salgadinhos e quatro bebidas por pessoa! Vou processar vocs! Mas ainda teve que ouvir desaforo: Estamos realizando exatamente o servio que combinamos. No temos culpa se a senhora no leu direito o contrato!
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Era verdade: Mrcia conou no que eles tinham prometido de boca e no se preocupou em ler todas aquelas letrinhas miudinhas do contrato.

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Equipamentos, fornecedores e a segurana nos eventos

Alguma vez voc assinou algum contrato sem ter lido palavra por palavra (especialmente as letrinhas pequenas)? Conhece algum que tenha se prejudicado por assinar um contrato sem conhecer ou entender direito o contedo todo?

O constrangimento da antri
Para piorar, a festa cou sem msica, porque o aparelho de som que o tio de Diogo tinha emprestado no funcionou na hora H. Muito constrangida com aquilo tudo, Mrcia pedia desculpas aos pais das crianas. Muitos a consolavam, dizendo: No se preocupe tanto! Os brinquedos so timos. Eles esto se divertindo muito. A pedido de Diogo, Mrcia tinha alugado uma cama elstica e um tobog invel. Ao menos isso estava compensando a comida escassa: a alegria at fazia as crianas esquecerem um pouco a fome e a sede. At que... um menino de doze anos escorregou no tobog e bateu sem querer com o p na cabea de uma menina de seis. A pobre garotinha abriu o berreiro e cou com um galo enorme na testa. Depois disso, os pais caram assustados e no deixaram mais seus lhos usarem os brinquedos.

Vou processar o responsvel por esse brinquedo que machucou minha lha!

A equipe responsvel pelos brinquedos no tinha se preocupado em dividir por faixa etria as crianas que usavam o tobog e acabou dando no que deu... Foi o m da festa.

Por dentro do tema

Os equipamentos necessrios para um evento


Grande parte dos eventos empresariais requer o uso de equipamentos que tenham som ou imagem, ou ambos. Em reunies e palestras, por exemplo, muito comum usar equipamentos para projeo de imagens do computador. Para isso, tambm importante contar com uma tela branca, para garantir uma projeo de melhor qualidade. fundamental brifar o solicitante do evento, para colher as informaes bsicas necessrias organizao. Ao fazer isso, importante vericar se ser necessrio o uso de algum equipamento durante o evento recursos de som, de fotograa, de informtica etc.
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Veja a seguir alguns dos equipamentos mais utilizados em eventos empresariais: Flip chart. um grande bloco com diversas folhas de papel, apoiado sobre um cavalete. muito utilizado por palestrantes, para anotar as ideias mais importantes, em reunies e treinamentos em ambientes pequenos, com no mximo 50 pessoas. Som e microfones. Em eventos com exposies orais para um pblico amplo mais de 100 pessoas , muitas vezes necessrio contar com esses recursos. Dependendo da P, Ronaldo! Voc no disse que tinha uma necessidade de projeo do som, preciso tambm uma TV de plasma? caixa amplicadora e uma mesa de som. TV. Geralmente, utilizada em conjunto com um equipamento de vdeo ou DVD. preciso avaliar qual o melhor tamanho de tela em relao ao tamanho do espao e nmero de participantes do evento, para que todos possam enxergar a TV com conforto. Microcomputadores. So usados para treinamentos e em caso de necessidade de projeo de imagens via projetor (veja a seguir). s vezes, a instituio j possui os equipamentos necessrios ao evento e, ento, basta fazer a reserva no setor responsvel. Outras vezes, necessrio alug-los em empresas especializadas. Projetor. Equipamento que serve para projetar imagens em movimento ou estticas do computador ou da TV em uma dimenso maior, numa tela branca ou na parede. Retroprojetor. Equipamento que projeta imagens ou textos impressos em transparncias (folhas de acetato). Seu custo baixo em relao ao projetor, podendo ser uma alternativa mais econmica para a projeo de imagens estticas embora atualmente seja cada vez menos utilizado.

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Equipamentos, fornecedores e a segurana nos eventos

Cmera fotogrca ou lmadora. Operadas por prossionais ou amadores, so importantes ferramentas para o registro de eventos. fundamental assegurar que todos os equipamentos sejam vericados algumas horas antes do incio do evento. Anal, em caso de problemas, preciso ter tempo suciente para resolver a situao.

A G OR A C OM V O C

Imagine que voc est atuando na organizao de um treinamento para 30 pessoas. O apresentador usar apenas um ip chart, equipamento simples, impossvel de apresentar problema eletrnico. Voc ca despreocupado, ou, apesar da simplicidade do equipamento, se preocupa em vericar se ele est em ordem? Se sim, que itens busca vericar? Responda em seu bloco de notas e depois prossiga a leitura.

Se, algumas horas antes de um treinamento, voc verica que as canetas do ip chart esto com pouca tinta ou que o nmero de folhas do bloco insuciente, ter tempo de providenciar outras no almoxarifado, ou mesmo de comprar na papelaria mais prxima. Do contrrio, se acontecer algum problema, ele s vai ser percebido durante o evento ou em cima da hora, atrapalhando o andamento das atividades.

Para que um evento transcorra sem sustos, preciso vericar todos os detalhes com antecedncia, de forma proativa.

Contratao de fornecedores
Muitas vezes, preciso contratar determinados servios ou adquirir produtos para a realizao de um evento. Antes de qualquer coisa, o organizador deve denir, com base no brieng, que tipos de servios e produtos sero necessrios. preciso pensar basicamente: No objetivo e tipo do evento. Na quantidade e perl do pblico-alvo. Na verba disponvel para a organizao. A partir da, o organizador deve iniciar a pesquisa pelos melhores fornecedores. Veja alguns critrios que podem ajudar muito nesta tarefa:
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Por favor, veja para mim o passado desse fornecedor!

De olho na reputao do fornecedor


Para contratar algum que prestar um servio que envolve sade, higiene, crian as um mdico, um cabeleireiro, uma bab , muitas pessoas fazem questo de receber a indicao de uma pessoa de conana. Na contratao de fornecedores para eventos empresariais no pode ser diferente. Anal, um servio malfeito pode estragar os objetivos do acontecimento e at manchar a imagem da empresa que o contratou. Voc viu a dor de cabea que Mrcia teve? Se ela tivesse se guiado menos pela propaganda do buf e mais pela indicao convel que a vizinha deu, talvez no tivesse sofrido tantos constrangimentos. Quem pesquisa opes de servios para eventos em empresas deve vericar para que outras instituies o fornecedor trabalhou, alm de pedir referncias.

Cuidados com o contrato


Voc certamente j ouviu a expresso vale o escrito. Essa uma Ponche?!? mxima que deve ser levada em considerao antes da assinaNo era para ser tura de qualquer contrato. Mrcia aprendeu isso a champanhe? duras penas... Ento voc no leu a clusula 42B-R32C do Antes de contratar um fornecedor, o organinosso contrato... zador deve deixar claras as suas expectativas quanto ao servio que ser prestado e exigir que tudo seja previsto em contrato. Nenhum item deve ser combinado de maneira informal, s de boca. Tudo deve ser registrado no papel quantidades, preos, horrios, formatos, entre outras coisas. preciso ler o texto do documento com muita ateno e esclarecer todas as dvidas. E lembre-se: nada no contrato deve deixar margem dupla interpretao!

Uma leitura cuidadosa um excelente passo para garantir a assinatura de um contrato justo. Mas contar com a ajuda de um advogado ainda mais seguro, pois ele tem conhecimento jurdico.
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Equipamentos, fornecedores e a segurana nos eventos

Superviso do servio
Voc fez a pesquisa de fornecedores, pediu referncias, comparou os preos e qualidades, fez a escolha, e o contrato foi assinado. Tudo certo? Ainda no: durante a realizao do evento, deve haver uma ou mais pessoas responsveis pela superviso dos servios prestados. preciso vericar se tudo est sendo feito de maneira satisfatria e corrigir eventuais falhas. Por exemplo: se na festa de aniversrio de Diogo algum tivesse alertado a equipe dos brinquedos sobre o perigo de se deixar brincar no tobog crianas com idades muito diferentes, talvez o acidente com a menina no tivesse ocorrido. Esse, especicamente, um caso que envolve a preocupao com a segurana. Voc saber mais sobre esse assunto a seguir.

Segurana coisa sria


As pessoas responsveis sabem que a preocupao com a segurana deve estar em tudo o que se faz: dirigir um carro, cozinhar, atravessar a rua, nadar, entre muitas outras situaes. Nesse sentido, um organizador de eventos competente jamais se esquece de considerar as questes de segurana. De acordo com o local, o nmero de participantes e o tipo de evento, o organizador deve pensar em aspectos como: Extintores de incndio e sadas de emergncia. Necessidade da presena de prossionais de segurana em quantidade adequada. Solidez da estrutura fsica do local ausncia de riscos de desabamento. Presena de equipes mdicas e ambulncias. Condies do piso ausncia de desnveis, pontos escorregadios ou outros aspectos que possam ocasionar quedas. Condio de temperatura e arejamento do local. A necessidade de um esquema de segurana especial para proteger altas autoridades de eventuais ataques ou assdios. Quanto maior for o nmero de pessoas participando de um evento, maior deve ser o cuidado com a segurana. Para idosos, crianas e adolescentes h medidas de segurana especcas.

Vou cuidar da segurana do evento: dona Adlia falou que, sempre que o chefe se rene com os executivos, a reunio pega fogo!
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Segurana e sade acima de tudo bom lembrar: eventos envolvem pessoas e vidas. Desabamentos de arquibancadas, palanques, passarelas suspensas costumam causar ferimentos graves e at mortes. Garantir a segurana e a sade dos participantes talvez a responsabilidade maior na organizao de um evento.

Como voc poder ver no trecho da matria abaixo, estruturas provisrias montadas durante o evento e desmontadas depois oferecem riscos. Por isso, todo cuidado pouco na hora de escolher o fornecedor que car responsvel por esse tipo de servio.

Palanque em comcio cai e fere governador e esposa


O governador e candidato reeleio Eduardo Braga (PMDB) sofreu um acidente na tarde desta sexta-feira, na cidade de Benjamin Constant, interior do Amazonas [...]. Ele estava realizando um comcio naquela cidade quando o palanque desabou. O governador rompeu os ligamentos do tornozelo [...]. A sua mulher, Sandra Braga, quebrou um dedo.
Fonte: http://verdesmares.globo.com, acesso em 15/09/2006

Fazendo e aprendendo

Responda s questes a seguir no seu bloco de notas e depois conra as respostas no nal do livro. 1. Seu chefe queria comprar um projetor, para exibir fotos e textos numa reunio, mas acabou desistindo, porque no cabia no oramento da empresa. Voc tem alguma opo mais econmica para sugerir a ele? 2. Escolha a alternativa correta: o uso do ip chart ecaz em eventos com a presena mxima de algo em torno de:

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Equipamentos, fornecedores e a segurana nos eventos

a) Quinze pessoas. b) 25 pessoas. c) 50 pessoas. d) 120 pessoas. 3. Imagine que voc precisa ajudar a organizar um caf da manh de negcios, para a empresa apresentar os lanamentos do ano. Faa um checklist com aquilo que voc precisar vericar quanto a: a) Contratao de fornecedores. b) Segurana. c) Equipamentos.

Avalie seu conhecimento

Pense e registre em seu bloco de notas os seguintes itens do planejamento de um evento a sua escolha: Identicao de necessidades de produtos ou servios. Pesquisa de fornecedores. Cuidados com o contrato. Reexo e anlise de fatores de segurana. Superviso do servio (caso realize efetivamente a comemorao).

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Vale saber

tica no relacionamento com os fornecedores

No universo empresarial, muito comum os prossionais que se relacionam com fornecedores receberem brindes. Eles ganham canetas, canecas, camisetas, porta-lpis, calendrios enm, os mais variados objetos com a marca do fornecedor. O objetivo do brinde positivo: com um gesto simples e simptico, o fornecedor busca reforar um bom relacionamento com a empresa contratante e manter a marca do negcio vista do cliente. S que alguns fornecedores exageram no mimo, oferecendo presentes de alto valor. Entretanto, aceitar presentes caros pode deixar o prossional da empresa contratante em maus lenis. Imagine que seu chefe cone a voc a escolha da empresa de segurana para um evento interno. Voc faz uma pesquisa e se rene com diversos fornecedores. Um deles o presenteia com um aparelho eletrnico carssimo e voc aceita. Caso voc escolha como fornecedor justamente essa empresa, as pessoas sua volta, inclusive o seu chefe, podem questionar se voc foi honesto na seleo: Ser que escolheu essa empresa porque era a melhor ou porque eles deram um belo presente?

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O prossional que organiza eventos pode aceitar brindes simblicos dos fornecedores, mas deve rejeitar presentes caros, recheados de segundas intenes. Essa uma forma de preservar a prpria reputao e car livre para selecionar o servio que julgar melhor.

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Equipamentos, fornecedores e a segurana nos eventos

Intertextos

FIL ME

O pai da noiva (Father of the bride), de Charles Shyer, EUA, 1991. Um pai de famlia (Steve Martin) tem uma crise de cimes ao receber a notcia de que sua lha vai se casar. Ao longo da trama, ele se envolve em uma srie de confuses, prejudicando a organizao do casamento. Com bom humor, o lme mostra quanta dor de cabea podem trazer a falta de planejamento e a contratao de itens e fornecedores inadequados.
LI V R O S

Como organizar um evento de sucesso: em uma semana, de Brian Salter e Naomi Langford-Wood, Planeta, 2005. O livro pode ajudar a identicar e a tratar os problemas nas fases de planejamento para que a execuo seja o mais fcil possvel. Tambm aborda os critrios para a contratao de fornecedores. Organizao de eventos Teoria e prtica, de Maria Ceclia Giacaglia, Ed. Thomson Learning, 2002. O livro oferece uma viso terica geral sobre eventos e, entre outros temas, analisa as vantagens e as desvantagens da contratao de empresas especializadas na organizao de eventos.

Glossrio

Almoxarifado Depsito de produtos para consumo interno em um prdio ou empresa. Brifar Elaborar um resumo do evento, contendo informaes importantes para o prestador de servios entender o que se espera da contratao. Desnvel Diferena de nvel.
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Secretariado

Esttico Paralisado, imvel.

O que voc estudo:

Principais equipamentos utilizados em eventos empresariais. Critrios e cuidados na contratao de fornecedores.


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Cuidados com a segurana dos participantes. tica no relacionamento com fornecedores.

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CAPTULO 11

DIVULGAO DE EVENTOS
Quando uma pessoa organiza uma festa para reunir os amigos aniversrio, jantar, churrasco , precisa pensar na forma mais eciente de divulgar o evento. O custo da festa, claro, tambm deve ser considerado. Ser que suciente espalhar a notcia boca a boca? Um convite feito por e-mail atingir a todos? Qual o estilo visual de convite que mais agradar aos convidados? O organizador precisa pensar sobre tudo isso, para atingir as pessoas que deseja e motiv-las a comparecer sua festa.

De que adiantou ganhar na loteria, se no tem ningum na inaugurao da nossa cobertura?

E tambm coloquei um comercial no programa de TV a cabo Gente Chique.

Mas eu gastei uma fortuna em outdoors espalhados em toda a Zona Sul da cidade!

Papai, nossos amigos moram na Zona Norte, e a maioria no tem TV a cabo!

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Secretariado

Um planejamento adequado fundamental tambm no mundo empresarial, na denio dos meios de divulgao dos eventos. Isso favorece a identicao dos instrumentos de comunicao mais adequados e amplia as possibilidades de atrair as pessoas certas. Tambm evita que a empresa gaste dinheiro em aes inadequadas.

Voc j foi a algum evento (empresarial, familiar ou de amigos) que foi prejudicado por problemas de divulgao? J percebeu como constrangedor quando num evento comparece muito menos gente do que o previsto? Neste estudo, voc conhecer os principais meios de divulgao de eventos e os critrios de escolha.

Iniciando a conversa

Essa equipe de som legal. Vamos?

Ah, no, nessa festa s deve ter coroa!

Astrogildo estava numa tristeza s. O clube que ele havia fundado, onde organizava festas para jovens, tinha acabado de ser reformado. Mas as festas, estranhamente, s atraam meia dzia de gatos-pingados. Alm de escasso, muitas vezes o pblico no tinha o perl que ele esperava: em vez de jovens, a faixa etria que comparecia era entre 40 e 50 anos. E o fracasso de pblico no era por falta de propaganda. Anal, Astrogildo anunciava as festas por meio de centenas de panetos distribudos pelas ruas da vizinhana. A equipe de distribuio dele (composta pela me, o lho de onze anos e trs tias aposentadas) era muito esforada e no deixava escapar ningum: qualquer um que passasse por eles recebia o paneto.

A G OR A C OM V O C

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Em seu bloco de notas, anote o que voc acha da estratgia de divulgao usada por Astrogildo. Depois, continue a leitura.

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Divulgao de eventos

O que Astrogildo no percebia era que estava desperdiando boa parte de seus recursos de divulgao. Anal, no havia a preocupao em distribuir os panetos somente para as pessoas que tinham o perl que ele procurava atrair para as festas: os jovens. Seu sobrinho Renato lhe abriu os olhos para isso: Tio, a divulgao tem que ser mais dirigida aos jovens. E seria mais ecaz se eles recebessem o paneto da mo de pessoas com quem eles se identicassem imediatamente, em vez de algumas senhoras e uma criana. Astrogildo resolveu considerar o que o sobrinho falava. Anal, considerou, se ele est cursando a faculdade de Comunicao, sabe do que est falando. O rapaz decidiu circular pelo bairro com o tio, para mostrar os locais que ele e seus amigos costumavam frequentar. Astrogildo percebeu logo que estava desperdiando o investimento nos panetos, pois fazia a distribuio em locais que no tinham grande concentrao de jovens. O sobrinho mostrou tambm quais eram as rdios mais ouvidas pela galera. Renato tambm deu para o tio ler alguns textos do seu curso na faculdade, para que ele entendesse melhor a questo. O trecho a seguir foi o que mais chamou a ateno de Astrogildo:

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Uma etapa importante da divulgao de eventos a denio do pblicoalvo. Importante porque toda comunicao ser baseada nesse pblico, que precisa receber a informao de forma correta, em uma linguagem que seja atraente para

ele e coerente com o conceito da empresa. Depois de denir o pblico-alvo, necessrio pensar nas estratgias de divulgao, que variam de acordo com o tipo de evento e com o oramento.

Astrogildo percebeu que sua estratgia de divulgao era feita sem planejamento e no considerava os gostos, hbitos e a cultura do seu pblico-alvo. Decidiu, ento, oferecer um estgio a Renato, que props uma srie de mudanas: Refazer a planilha de custos, destinando recursos para uma divulgao mais ampla e mais certeira. Atuar com base em um cronograma, estabelecendo os perodos adequados para cada atividade de divulgao. Axar cartazes em lanchonetes localizadas em reas com grande circulao de jovens.
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Secretariado

A aparncia do material de divulgao deve seguir a proposta do evento, contribuindo para a formao do conceito que a empresa quer transmitir. Para situaes descontradas, podem-se usar cores fortes e linguagem ldica. J ocasies formais exigem materiais com tons mais suaves e um texto mais sbrio.

Contratar uma equipe de moas e rapazes simpticos para distribuir panetos em portas de cinemas, escolas, universidades e academias. Contratar um carro de som para anunciar as festas em pontos de concentrao de jovens. Colocar um anncio na rdio comunitria, no intervalo de um dos programas jovens de maior audincia. Fazer uma parceria com uma academia de ginstica do bairro: os alunos da academia ganhavam desconto nos ingressos das festas. Em troca, Astrogildo colocaria uma faixa com um anncio da academia em seu clube. Durante as festas, distribuir aos frequentadores um paneto anunciando o show da semana seguinte. Como resultado da nova estratgia de divulgao, os negcios melhoraram tanto que Astrogildo j comeou a pensar em ampliar as atividades do clube.

Por dentro do tema

Oramento e cronograma
A divulgao de eventos geralmente responsabilidade da equipe de Comunicao da empresa. Mas, dependendo do porte da organizao, voc pode ser chamado a dar apoio nessa tarefa. Uma das primeiras atitudes do prossional responsvel pela divulgao de um evento saber qual a verba disponvel. Anal, antes de ser executado, qualquer projeto precisa ter seu oramento aprovado. Ele inclui, por exemplo:
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Preos cobrados por grcas para impresso do material. Valor para distribuio dos materiais de divulgao.
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Taxas pagas para veiculao de anncios em rdios, jornais, revistas e outros meios. Licenas pagas para divulgao em ambientes externos.

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Divulgao de eventos

Resolvido o oramento, hora de estabelecer prazos, organizando um cronograma. Veja um possvel modelo da equipe de Comunicao de uma empresa:
Cronograma
Data 13/09 Atividade Incio da produo do oramento Finalizao do oramento Apresentao do oramento para a diretoria Prazo para aprovao do oramento Incio da produo dos materiais a serem enviados para a grca Trmino da produo dos materiais a serem enviados para a grca Reviso dos materiais a serem enviados para a grca Envio dos arquivos para impresso em grca Recebimento das provas grcas Recebimento do material grco nal Incio da distribuio do material grco Trmino da distribuio das peas de divulgao Realizao do evento Responsvel Rosngela e Bruno

At 20/09

Rosngela e Bruno

22/09

Matilde, Rosngela e Bruno

At 29/09

Diretoria

Cronogramas, normalmente, incluem linhas com as atividades a desempenhar e colunas com as datas em que as atividades devem estar concludas.

03/10

Alberto

At 17/10

Alberto

At 19/10

Matilde, Alberto e diretoria

At 23/10

Matilde e Alberto

At 30/10

Matilde

At 06/11

Matilde

07/11

Sandro, Rogrio e Fernando

At 24/11

Sandro, Rogrio e Fernando

25/11

Toda a equipe

No cronograma, sempre bom colocar o nome do responsvel por cada atividade. Isso ajuda a equipe a se programar e a procurar as pessoas certas, em caso de necessidade.

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Secretariado

Denindo as estratgias de divulgao


Na denio das estratgias, so estabelecidas as ferramentas de comunicao que sero usadas na divulgao. Para isso, o organizador do evento precisa considerar: O perl do pblico-alvo do evento (faixa etria, gostos, hbitos, condies socioeconmicas, nvel de escolaridade etc.). Nmero esperado de pessoas. Estilo do evento (formal, informal, artstico, cientco, esportivo, negcios, comrcio, inaugurao, comemorativo, danante etc.).

Voc j pensou que muitos dos eventos que chegam a voc divulgados por meio da TV, revistas ou jornais no so do seu interesse? Voc j se interessou por um evento que viu anunciado na TV, revista, rdio ou jornal, mas no pde ir porque era muito caro (ou por outro motivo)? Os veculos de comunicao utilizados possibilitam uma comunicao de alcance geral ou mais segmentado: Comunicao de massa voltada para um pblico amplo, atingindo pessoas dos mais diferentes pers sociais e culturais. Os veculos mais comuns so a TV, o rdio e o jornal. Seu custo geralmente alto, mas tem a vantagem de poder atingir at milhes de pessoas, como no caso de um comercial de TV. Comunicao dirigida Em geral, atinge um nmero menor de pessoas, mas concentra os recursos somente nos indivduos com o perl desejado. Exemplos: mala direta, telemarketing, e-mail e muitos outros. Neste ponto, a denio do pblico-alvo fundamental. Veja os diferentes grupos: Pblico interno Pessoas que trabalham diretamente na empresa: proprietrios, diretores e funcionrios em geral. Pblico externo Indivduos relacionados com a empresa, mas que no trabalham nela, tais como: populao em geral, comunidade vizinha, concorrentes, clientes, fornecedores, Governo e imprensa.

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Divulgao de eventos

Pblico misto Tem caractersticas de pblico interno e externo. Entre estes, destacam-se: conselho de acionistas, famlia dos funcionrios, funcionrios de outras instituies que prestam servios na empresa.

Veculos adequados para cada pblico


Para cada um dos pblicos, existe um tipo de comunicao mais adequado. Algumas formas de divulgao podem ser usadas para mais de um desses pblicos. Veja os principais meios, de acordo com o grupo que se quer alcanar:

Divulgao para pblico interno


Correio interno O material de divulgao colocado em um envelope com a marca da empresa. Coloca-se o nome e o setor da pessoa que envia e do destinatrio (de e para). Uma ou mais vezes ao dia, um mensageiro pega os envelopes e faz a entrega no setor de destino. Rdio interna e sistema interno de TV O custo de implementao alto, por isso poucas empresas tm. Atinge somente quem est dentro das instalaes da empresa. Intranet uma rede de computadores privativa, qual apenas os funcionrios da empresa tm acesso. Permite atualizao rpida das informaes. bom notar que este meio s atinge os funcionrios que usam computador frequentemente. Informativo interno Tambm conhecido como house organ, o jornal ou revista que divulga os fatos, projetos e realizaes de uma instituio. Pode ser distribudo como impresso (papel) ou via e-mail (eletrnico).

Divulgao para pblico externo


Outdoor Cartaz de grandes dimenses, exposto em ruas de grande circulao. Tem um grande impacto visual, mas seu custo elevado. Busdoor Cartaz axado na traseira ou lateral dos nibus.
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Secretariado

Mesmo num meio de comunicao de massa como a TV possvel divulgar um evento para um pblico mais seleto, colocando anncios em canais a cabo ou via satlite.

Rdio Considerado meio de grande alcance junto a todas as camadas sociais. As mensagens so curtas e mais informais. TV o veculo de maior impacto visual, com grande alcance junto maior parte da populao. Porm, o custo de produo e veiculao do anncio bastante elevado, dependendo do horrio e da emissora. Jornais e revistas So considerados meios de grande alcance entre boa parte da populao economicamente ativa. Mala direta Correspondncia enviada para o endereo de pessoas com o perl que se deseja atingir. Por exemplo, um cabeleireiro envia pelo correio um folheto sobre tratamento de cabelos crespos somente para os clientes que tm esse tipo de cabelo.

Divulgao para pblico interno e externo


Alm do convite, que uma das formas mais tradicionais de divulgar um evento, veja quais outros meios podem ser usados: Folder Paneto publicitrio ou de divulgao, com uma ou mais dobras. Geralmente, distribudo antes do evento, com o detalhamento do que acontecer, mas tambm pode ser entregue durante a sua realizao, com a programao. Cartaz Material prprio para grandes ambientes, sendo axado em murais. Os tamanhos variam entre A4 (21 x 29,7cm), A3 (29,7 x 42cm) e A2 (42 x 59,4cm).
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E-mail Tambm conhecido como correio eletrnico, um dos meios de divulgao mais usados hoje. rpido e tem custo baixo.

Etiqueta na divulgao por e-mail Apesar da praticidade, o e-mail no to eciente na divulgao de eventos, devendo ser associado a outras formas de comunicao. Pessoas que recebem muitas mensagens diariamente nem sempre do ateno a e-mails de divulgao. Alm disso, em geral, as pessoas no costumam gostar de receber e-mails no solicitados apagam sem abri-los. O procedimento correto a empresa perguntar ao cliente se ele deseja ou no receber e-mails de divulgao.

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Divulgao de eventos

Internet No site da empresa, possvel anunciar os eventos de forma dinmica e com baixo custo.

A G OR A C OM V O C

As informaes que devem ser apresentadas no material de divulgao variam de acordo com o evento. Mas quais so os dados bsicos que nunca podem faltar? Reita e anote suas impresses no bloco de notas. Depois, siga com a leitura.

Cada tipo de veculo de comunicao comporta certa quantidade de informaes. Alguns exigem mais textos; outros, mais imagens. As informaes essenciais que devem constar de todos os materiais so: nome do evento, horrio, local e data.

Relacionamento com a imprensa


Uma boa relao com jornais, revistas e TV pode render bons frutos, com baixo investimento. Empresas de assessoria de imprensa, em que trabalham prossionais de relaes pblicas e jornalistas, so especializadas nisso. Um dos papis desse tipo de empresa conseguir divulgar eventos gratuitamente nesses veculos, atravs de notas e matrias.

Bom dia, amiga! No se esquea: hoje acontecer a palestra sobre segurana e sade, s 19h, no auditrio do trreo.

Que servios a assessoria de imprensa pode prestar?


Press-release Tambm chamado de release, um texto enviado imprensa como sugesto de assunto para divulgao. Deve ser breve e conter as informaes mais importantes e interessantes sobre o evento. Press-kit Conjunto de materiais informativos, enviados para a imprensa junto com o release. Pode conter fotograas, convites e brindes exclusivos, entre outros itens, visando causar maior impacto e aceitao. Clipping Pesquisa, coleta e recorte de jornais e revistas sobre matrias ligadas divulgao do cliente, incluindo anncios publicitrios.

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Investindo em mdias alternativas


As empresas sempre buscam novas formas de atrair e surpreender as pessoas. Por isso, esto sempre surgindo mdias alternativas. Veja alguns exemplos que so aplicados dentro das instalaes das empresas: Adesivos nos espelhos dos banheiros. Mouse pads (tapetinho de mouse), camisetas e brindes em geral. Faixas adesivas no cho das empresas (espcie de tapete publicitrio).

Para divulgar um evento, o secretrio deve reunir informaes para poder escolher a mdia e a forma mais adequada e usar o bom senso. s vezes, uma divulgao exagerada pode ser to negativa quanto uma divulgao malfeita.

Ordenando o envio de materiais de divulgao


A mala direta um cadastro de nomes, telefones, e-mails e endereos de determinadas pessoas de interesse da equipe de divulgao (prossionais da imprensa, autoridades, funcionrios etc.). Serve para ajudar na organizao do envio de materiais de divulgao, como convites e folhetos.

Voc est planejando um almoo para receber amigos e familiares na sua casa nova e j encerrou as atividades de divulgao (voc j enviou convites a todos). E agora? Qual o prximo passo (antes de comprar comidas e bebidas)? Anote a resposta no seu bloco de notas. Depois, prossiga a leitura.

importante notar que nem todas as pessoas que so convidadas para um evento vo necessariamente comparecer. Uma forma de medir a quantidade de participantes solicitar a conrmao de presena. Voc pode fazer isso telefonando para as pessoas ou pedindo que conrmem por e-mail. Ou, ainda, o prprio convite pode conter a sigla RSVP em francs, Rpondez sil vous plat (Favor conrmar a presena).

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Com isso, a equipe organizadora do evento pode adaptar a quantidade de comida e o espao, entre outros itens, ao nmero de pessoas que conrmaram presena.

Fazendo e aprendendo

Use o seu bloco de notas para resolver as questes a seguir. Depois, conra as respostas no nal do livro. 1. Voc est ajudando a organizar uma mesa-redonda, para a qual foram convidados 120 funcionrios. Destes, 100 conrmaram a presena. De acordo com os especialistas, na hora H em torno de quantas pessoas devem vir de fato? a) 60. b) 120. c) 100. d) 80. 2. Dentre as opes abaixo, qual o meio mais adequado para convidar os acionistas de uma empresa para um evento interno? a) Mala direta. b) Comercial de TV. c) Outdoor. d) Cartaz. 3. No texto de um convite, que item tem o objetivo de favorecer a previso do nmero aproximado de pessoas que comparecero ao evento? 4. Qual o instrumento de assessoria de imprensa que divulga e fornece aos rgos de comunicao as informaes mais importantes sobre um evento?

Mesmo conrmando a presena, h pessoas que no comparecem ao evento e outras que vo sem ter avisado. A margem de faltas de 20 a 30%, conforme armam especialistas em eventos.

Avalie seu conhecimento

Resolva as questes e registre suas respostas no bloco de notas. Depois, conra possveis respostas no nal do livro.

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1. A fbrica de medicamentos em que voc trabalha realizar um seminrio para apresentar imprensa, aos mdicos pediatras e aos donos de farmcias um novo remdio para o tratamento da catapora. J foi feita a comunicao para o grande pblico, com anncios nos principais jornais da cidade e em outdoors. Voc foi solicitado a sugerir formas de comunicao mais dirigida. Que instrumentos de comunicao voc indicaria? Onde deveria ser feita essa divulgao? 2. No mundo empresarial, muitas vezes um evento tem como principal objetivo divulgar a prpria empresa que o est organizando. Imagine que voc auxiliar de eventos. Que eventos voc indicaria para divulgar as organizaes citadas a seguir? Quais seriam os meios utilizados para divulg-los? a) Uma concessionria de automveis acabou de se instalar em um bairro e quer divulgar isso aos moradores das redondezas. b) Uma repartio pblica deseja homenagear um poltico que vir visitar a unidade. c) A m de arrecadar fundos para suas aes sociais, uma organizao nogovernamental deseja reforar para o pblico que honesta e convel.

Vale saber

Organizao de eventos matria de faculdade Em muitas universidades brasileiras, os alunos podem se aprofundar na organizao de eventos empresariais, cursando essa disciplina na faculdade de Relaes Pblicas (RP). O prossional de RP tem a funo de cuidar da imagem da empresa, por meio de uma comunicao adequada e transparente com os diversos pblicos. Como voc j viu, os eventos so considerados importantes instrumentos de comunicao e podem inuir diretamente na imagem das empresas. Por isso, a organizao e divulgao de eventos uma das diversas funes exercidas por um RP, e possvel que voc venha a atuar em conjunto com esse prossional.

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Intertextos

MSica

Festa, Festa, de Anderson Cunha, gravada por Ivete Sangalo, Universal Music Brasil, 2001. Esta msica, interpretada por Ivete Sangalo, de certa forma a divulgao de um evento. A letra anuncia que vai ter uma festa e tudo de bom que vai acontecer nela, como forma de conquistar o pblico-alvo a comparecer. Veja um trecho: Festa no gueto, Pode vir, pode chegar Misturando o mundo inteiro [...] Tem gente de toda cor Tem raa de toda f Guitarras de rocknroll Batuque de candombl Vai l pra ver [...] Avisou, avisou, avisou, avisou... Que vai rolar a festa
Livro

Convites O primeiro passo para um grande evento, de Sara Gomes, Editora Zamboni, 2002. O livro trata o convite como o carto de visita de qualquer evento, pois por meio dele que o convidado forma uma opinio sobre a festa e decide se vai ou no comparecer.

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Glossrio

Ldico Referente a jogos, divertido. Mouse pad Superfcie, como se fosse um tapetinho, que favorece o deslize do mouse do computador. Pblico-alvo Grupo de pessoas que se deseja atingir ou sensibilizar. Segmentado Dividido em partes menores, fracionado. Seleto Selecionado, escolhido. Sbrio Moderado, simples.

O que voc estudou:

Importncia do oramento e do cronograma. Denio da estratgia de acordo com o pblico-alvo. Instrumentos de divulgao.
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Relacionamento com a imprensa. Mdias alternativas.

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ESPANHOL E INGLS PARA EVENTOS


Voc conhece bem o papel do secretrio na organizao de eventos. Como sabe, necessrio conhecer os tipos de evento, os procedimentos de cerimoniais e as etapas de preparao, alm de saber quantas providncias precisa tomar para que tudo corra bem. Mas... e se um evento tiver participantes que no falam portugus? O que voc deve fazer?

La comida estuvo exquisita! *

Que vexame, ele no gostou da nossa comida!

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Como organizar um evento com participantes estrangeiros cuja lngua voc no entende nem fala? O que faria para se comunicar com eles?

Se um executivo da empresa em que voc trabalha convida pessoas estrangeiras para um evento, no pense que cabe s a ele receb-los: isso tambm tarefa do secretrio. Por isso, to importante ter noes de outras lnguas. Neste estudo, voc vai aprender algumas expresses-chave utilizadas em eventos, traduzidas para o ingls e o espanhol. Mas ateno! H muito o que estudar para falar e escrever nessas lnguas. Se tiver oportunidade, no deixe de fazer um curso desses idiomas. Este estudo uma introduo ao assunto e no substitui um estudo mais aprofundado. um estmulo para voc seguir em frente, reconhecer ou reforar a importncia de falar lnguas estrangeiras na sua prosso e prosseguir com seu estudo.

Iniciando a conversa

Helosa conseguiu seu primeiro emprego como secretria quando tinha 22 anos, na rma do sr. Alfredo. Naquela poca, a Sorvetes Brasil era uma pequena fbrica, com apenas catorze funcionrios. Hoje, aos 53 anos de idade e 31 de experincia, Helosa viu a fbrica crescer e se tornar a principal produtora de sorvetes tpicos brasileiros! Sou da poca em que se usava papel-carbono e mquina de escrever! conta ela, que viveu de perto a evoluo da carreira em Secretariado. Este ano, uma boa notcia agitou a empresa. A qualidade dos produtos da fbrica acabou despertando o interesse de compradores estrangeiros. E, com isso, o chefe de Helosa decidiu organizar um evento para apresentar os produtos a clientes potenciais de pases como Argentina, Estados Unidos, Austrlia e Espanha. Aparentemente, nada de novo para Helosa, que j havia estudado organizao de eventos e realizado esse trabalho em outras ocasies. Para esse tipo de evento, era necessrio reservar uma sala de convenes em um bom hotel, providenciar coffee break para os participantes, alm de cuidar da hospedagem dos convidados. Era preciso que tudo estivesse perfeito, para causar uma boa impresso.

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Espanhol e ingls para eventos

Evento organizado, chegou o dia de receber os clientes. Ela havia providenciado tudo para a chegada ao hotel, mas na hora H, no momento de receber os estrangeiros, se deu conta de um pequeno detalhe: no sabia falar uma palavra nem de ingls nem de espanhol! Good afternoon, miss! My name is Joseph Simon. I came from California to the Sorvetes Brasil meeting. E agora? O que ele falou? O que ela devia responder? Provavelmente, ele devia estar se apresentando (e estava mesmo), mas Helosa no sabia responder. Ela s entendeu que no meio da frase tinha o nome da Sorvetes Brasil, mas com uma pronncia estranha. Como se no bastasse... Buenas tardes! Soy Hector Snchez. Vengo de Barcelona, Espaa, para el evento de la Sorvetes Brasil. Mucho gusto. Dgame, seorita, dnde puedo encontrar una silla? Hi, you must be Alfredos assistant. Nice to meet you. Im Garry Fraser, from Australia. E assim por diante. Helosa limitava-se a cumpriment-los com um simptico (e constrangido) sorriso, gestos afveis, mas no sabia responder nada.

Buenas tardes! Repare que, no espanhol, toda vez que h uma exclamao ou interrogao, ela tambm deve aparecer invertida no incio da frase. Essa uma das muitas particularidades dessa lngua.

Por dentro do tema

Graas experincia prossional de Helosa e sua capacidade de contornar imprevistos, o evento da Sorvetes Brasil foi um sucesso. Passado o constrangimento do primeiro momento, a secretria pediu autorizao para contratar uma assistente uente em ingls e espanhol, o que garantiu a comunicao nos dias seguintes, sob suas instrues. Dali por diante, era provvel que eventos assim se tornassem cada vez mais comuns na empresa. As condies comerciais pareceram atraentes, e acordos de parceria foram realizados. E para se preparar e crescer como prossional Helosa comeou a frequentar cursos de espanhol e de ingls. J no incio das aulas, procurou aprender as expresses-chave dos dois idiomas, para facilitar o seu trabalho.
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Falando ingls e espanhol em eventos


Voc j pensou (ou j sentiu na pele) como chegar a um pas onde ningum entende o que voc fala?

* Ol! Bom dia. Tudo bem?

Quando voc convida algum para ir sua casa, adequado atender a pessoa no que for necessrio, no mesmo? Nos eventos comerciais deve ser assim tambm. E, quando esto presentes pessoas estrangeiras que no falam o idioma local, a ateno deve ser redobrada.

No Brasil, falar ingls quase uma regra no mundo empresarial, j que so raros os estrangeiros que falam portugus. Por isso to importante estudar ingls, um idioma hoje visto como universal.

Recepo e organizao de eventos com estrangeiros


Quando a empresa organiza um evento de grande porte, provavelmente o secretrio contar com uma equipe integrada por pessoas bilngues ou at trilngues. Mesmo assim, importante que o secretrio tenha conhecimentos bsicos, que permitam alguma comunicao com os convidados estrangeiros. Preparando-se para os prximos eventos da Sorvetes Brasil, a secretria Helosa comeou a elaborar um roteiro de estudo, denindo algumas situaes tpicas em que seria necessrio o uso de frases e expresses em ingls ou espanhol:

1. Apresentao de pessoas. 2. Nomes de eventos. 3. Meses do ano e dias da semana. 4. Nome de itens comumente usados em eventos. 5. Expresses tpicas usadas nas programaes. 6. Palavras e expresses de ateno e cortesia.

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Que tal aproveitar o roteiro de Helosa para guiar tambm o seu estudo?

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Espanhol e ingls para eventos

Hi! How are you? Im Jimmy. What is your name? *

Apresentando pessoas e a si mesmo


No existe um padro estabelecido para a apresentao de pessoas no ambiente corporativo. Mas fcil imaginar uma maneira adequada. Veja um exemplo: Boa tarde. Sou Jos Maurcio, secretrio da sra. Carmem Pinheiro. Muito prazer! Em portugus fcil, no mesmo? Mas e em ingls? E em espanhol? Conra:

* Oi! Como vai? Sou o Jimmy. Qual o seu nome?

Como voc pode se apresentar em ingls: Good afternoon. I am (diga seu nome), secretary of miss Carmem Pinheiro. Glad to meet you! E em espanhol: Buenas tardes. Soy (diga seu nome), secretario(a) de la seora Carmem Pinheiro. Es un gusto conocerlo!

Voc pode se ver tambm em situaes em que seja necessrio apresentar pessoas em outra lngua. Veja um exemplo de como dizer: Este o mr. Lake, do Canad.

Como apresentar uma pessoa em ingls: This is mr. (diga o sobrenome da pessoa), from Canada. E em espanhol: ste es el seor (diga nome e sobrenome da pessoa), de Canad.

A G OR A COM V OC

Ateno: o nome dos pases tambm muda conforme o idioma. Procure no dicionrio de ingls e de espanhol o nome dos seguintes pases: Argentina, Estados Unidos, Inglaterra, Canad, Espanha, Frana, Itlia e Alemanha. Registre em seu bloco de notas. Dica: para ouvir como se fala ou se pronuncia o nome de outro pas que no esteja na lista, h alguns dicionrios que voc pode consultar (veja sugestes ao nal do estudo).
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Secretariado

Conhecendo os tipos de eventos


Para organizar as expresses que aprendeu, Helosa preparou algumas tabelas. A primeira delas contempla os nomes dos tipos de evento. Conra:
Tipos de evento
Em portugus Congresso Palestra Reunio Frum Seminrio Feira Conferncia Em ingls Convention Presentation Meeting Forum Seminar Fair Conference Em espanhol Congreso Conferencia Reunin Foro Seminario Feria Conferencia

Nas trs lnguas, h palavras que parecem semelhantes, mas tm signicados diferentes: so os falsos cognatos. Por exemplo, em espanhol, extraar se l estranhar , mas signica sentir falta, ter saudades . Library , em ingls, parece livraria , mas, na verdade, quer dizer biblioteca (livraria book store).

Aprendendo os meses do ano e os dias da semana


Em paralelo ao estudo de idiomas, Helosa recebeu o calendrio, em ingls, de um congresso do qual seu chefe participar nos Estados Unidos:
AUGUST
Sunday 1 7 14 21 8 15 22 29 Monday 2 9 16 23 30 Tuesday Wednesday 3 10 17 24 31 4 11 18 25 Thursday 5 12 19 26 Friday 6 13 20 27 Saturday

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Espanhol e ingls para eventos

Como ela ainda no tinha estudado os meses do ano e os dias da semana, optou por conferir em um dicionrio de portugus e ingls a traduo das palavras:
Dias da semana
Em portugus Domingo Segunda-feira Tera-feira Quarta-feira Quinta-feira Sexta-feira Sbado Em ingls Sunday Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday Saturday Em espanhol Domingo Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes Sbado

Para no perder a viagem, Helosa aproveitou e tambm conferiu os meses do ano:


Meses do ano
Em portugus Janeiro Fevereiro Maro Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Em ingls January February March April May June July August September October November December Em espanhol Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre 175

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Secretariado

A G OR A COM V OC

Consulte no dicionrio de ingls e de espanhol como se escrevem os numerais de 1 a 30. Anote no seu bloco de notas para consultar sempre que for preciso.

Itens comumente utilizados em eventos


Para continuar se preparando para novos eventos com pessoas estrangeiras, Helosa pegou uma lista de itens que costuma providenciar, para aprender a traduo. Ela os separou em trs grupos: materiais da apresentao, materiais do auditrio/sala, alimentos e bebidas. Por favor, seorita. Usted puede traerme un vaso de agua? * J trouxe com ores, inclusive!

* Por favor, poderia me trazer um copo dgua?

1. Materiais da apresentao

Helosa fez uma lista dos materiais mais usados em apresentaes de eventos:
Materiais da apresentao
Em portugus Projetor Computador Arquivos Microfone 176 Filme ou vdeo Em ingls Projector Computer Files Microphone Video Em espanhol Proyector Computadora Archivos Micrfono Vdeo/Pelcula

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2. Materiais do auditrio/sala

Helosa fez o mesmo para os materiais que compem o espao do evento:


Materiais do auditrio/sala
Em portugus Cadeira Mesa Papel Ar-condicionado Caixas de som Em ingls Chair Table Paper Air conditioner Speakers Em espanhol Silla Mesa Papel Aire acondicionado Altoparlantes

3. Alimentos e bebidas

Fazer uma lista fechada de todos os tipos de bebidas e alimentos seria uma tarefa praticamente impossvel. Helosa concentrou-se em aprender a falar nos dois idiomas mais comuns na maioria dos eventos:
Alimentos e bebidas
Em portugus gua Refrigerante Suco Bebidas alcolicas Sanduche Almoo Jantar Lanche do intervalo Em ingls Water Soft drink Juice Drinks Sandwich Lunch Dinner Coffee break Em espanhol Agua Refresco/Gaseosa Jugo Bebidas alcohlicas Sndwich Almuerzo Cena Intervalo

No Brasil, muito comum a incorporao direta de palavras inglesas no vocabulrio. Por exemplo: nos ambientes corporativos, fala-se muito coffee break, para referir-se ao intervalo ou momento do cafezinho.

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Reconhecendo expresses tpicas da programao dos eventos


Existem diversas expresses que sempre aparecem nos eventos. Tanto no incio de uma confraternizao quanto na abertura de um congresso, importante dar boasvindas s pessoas presentes. Da mesma forma, existem as expresses de despedida, que costumam encerrar o evento com agradecimentos. So expresses que podem variar (j que no existe um padro a ser seguido risca). Veja algumas que servem como base para um primeiro entendimento:
1. Boas-vindas, abertura

As boas-vindas podem ser dadas durante a abertura do evento, na recepo das pessoas.
Em portugus Bem-vindos Bom dia Boa tarde Boa noite Em ingls Welcome Good morning Good afternoon Good evening Em espanhol Bienvenidos Buenos das Buenas tardes Buenas noches

2. Palavras do mestre-de-cerimnias

O mestre-de-cerimnias tem a funo de conduzir o evento, desejando boas-vindas aos participantes, apresentando as etapas da programao, chamando e apresentando as pessoas que compem a mesa ou que sero chamadas a falar para o pblico, e dizendo as palavras nais do evento. Uma frase prpria de um mestrede-cerimnias, que voc pode ouvir em qualquer tipo de evento, seria: Senhoras e senhores, um prazer dar-lhes as boas-vindas.

Abrindo o evento Veja como ca em ingls: Ladies and gentlemen: its a pleasure to welcome you all. E em espanhol:
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Seoras y seores, es un placer darles la bienvenida.

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3. Despedida/encerramento

Ao nal de um evento, voc pode ouvir as seguintes expresses:


Em portugus At a prxima Tchau Obrigado Em ingls See you soon Good bye Thanks Em espanhol Hasta la vista Adis Gracias

Sendo gentil e corts com os convidados do evento


Se voc est recebendo convidados na empresa, bom atend-los no que for preciso. Existem algumas frases-chave que o secretrio usa quando recebe visitas na organizao sejam elas estrangeiras ou no. Veja quais so as expresses mais usadas e suas respectivas tradues:

Por favor, usted tiene un lpiz? *

S, s! Borracha tambm?

Como? Borracha*? Que absurdo!

* Por favor, voc tem um lpis?

* Borracha, em espanhol: bbada.

Oferecendo caf
Em portugus O(A) senhor(a) aceita um caf? Em ingls Would you like some coffee? Em espanhol Le gustara tomar un caf?

Oferecendo-se para chamar um txi


Em portugus O senhor quer que eu chame um txi? Em ingls Would you like me to call you a cab? Em espanhol Usted quiere que llame un taxi? 179

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Secretariado

Recomendando restaurantes
Em portugus 1) O senhor gostaria de algumas sugestes de restaurante? 2) O (restaurante X) uma boa opo. Espero que goste! Em ingls 1) Would you like suggestions of restaurants? 2) The (restaurante X) is a good choice. I hope you like it! Em espanhol 1) Usted acepta sugerencias de restaurantes? 2) El (restaurante X) es una buena opcin. Espero que le guste!

Fazendo e aprendendo

Registre as respostas em seu bloco de notas : 1. Imagine que voc precisa fazer a abertura breve num seminrio que se realiza noite e rene participantes do Brasil e do exterior. As lnguas do evento so ingls e espanhol. O que voc diria, baseado no que viu neste estudo? 2. Dois executivos, um ingls e uma espanhola, chegaram para uma reunio na empresa em que voc trabalha, aps o almoo. Como voc poderia se apresentar para cada um deles? 3. Hlio o novo secretrio de uma empresa fabricante de produtos dentais. Ele recebeu um e-mail com a programao do congresso no qual seu chefe participar no Chile. Porm, Hlio nunca estudou lnguas e est com diculdade para reconhecer os dias da semana em que o chefe ter compromissos. De acordo com o que viu, voc pode identicar em portugus quais as datas marcadas (ms, dia do ms e dia da semana)?
FEBRERO Domingo Lunes 1 7 14 21 8 15 22 Martes 2 9 16 23 Mircoles 3 10 17 24 Jueves 4 11 18 25 Viernes 5 12 19 26 Sbado 6 13 20 27

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4. Carla est recepcionando executivos estrangeiros que vieram assistir a uma palestra de sua chefe. Como ela deve dar as boas-vindas em ingls e em espanhol?

Avalie seu conhecimento

Uma empresa espanhola de formao de prossionais de Secretariado est organizando um congresso com palestras e ocinas sobre as tcnicas e competncias que o secretrio moderno precisa desenvolver. Imagine que a programao do evento foi enviada a voc. Voc conseguiria entender tudo o que est escrito? Para praticar seu espanhol, leia o texto da programao e tente responder s questes propostas. No se esquea de destacar as palavras que no conhece e procurar o signicado no dicionrio.

Mircoles/Wednesday
8h 9h Presentacin de los congresistas. 9h 9h15 Inauguracin VI Congreso Internacional Formativo para Secretarias y PA (Personal Assistants) Da. Elena Chvez Delagado. Presidenta de Secretaria Moderna. 9h15 10h30 Aspectos legales imprescindibles para una secretaria con el n de ayudar a su empresa en la proteccin de marcas y prevencin de posibles sanciones Los conceptos claves que debemos conocer y controlar: registro de dominios, propiedad intelectual en la red, comercio electrnico. Nuestro papel como responsables de la proteccin de las bases de datos que gestionamos de clientes, proveedores... 10h30 11h30 Caf-Pausa y Visita libre de Exposecretaria 11h30 13h Coaching (desarrollo personal y profesional)
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Secretariado

Cmo dirigir nuestro trabajo de forma inteligente para obtener los mejores resultados. Cmo reforzar nuestros aspectos ms fuertes y minimizar nuestras reas ms dbiles. 13h 13h30 Ceremonia de clausura.

Responda em seu bloco de notas e compare com algumas respostas possveis apresentadas no nal deste estudo. 1. Em que dia da semana transcorre o evento? 2. Como ocupada a manh dos participantes? 3. Quais so os principais temas tratados no congresso? 4. O congresso parece dirigir-se a prossionais de Secretariado de perl contemporneo ou de outras pocas? Em que voc se baseia para responder? 5. Voc gostaria de participar do congresso? Por qu? 6. No incio deste estudo voc viu como Helosa cou atrapalhada quando recebeu os convidados estrangeiros e no entendeu o que eles diziam. E agora, voc poderia ajud-la, interpretando o que foi dito a ela? a. Good afternoon, miss! My name is Joseph Simon. I came from California to the Sorvetes Brasil meeting. b. Buenas tardes! Soy Hector Snchez. Vengo de Barcelona, Espaa, para el evento de la Sorvetes Brasil. Mucho gusto. Dgame, seorita, dnde puedo encontrar una silla? c. Hi, you must be Alfredos assistant. Nice to meet you. Im Garry Fraser, from Australia.

Vale saber

A importncia de conhecer outras lnguas na era da globalizao


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A histria crist conta que os descendentes de No decidiram construir uma torre que alcanasse os cus. Deus considerou a iniciativa um tanto ousada e os puniu: ainda durante a construo, todos passariam a falar lnguas diferentes. Ningum

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Espanhol e ingls para eventos

mais se entendeu, e a obra acabou abandonada. Como castigo, os homens se isolaram em naes com costumes diferentes. Essa histria (conhecida como Torre de Babel) passou a ser um smbolo da diviso entre os povos da humanidade e da competio e do jogo de foras que existem entre eles. Hoje, na era da globalizao, o homem tem cada vez mais a necessidade de reverter esse processo, ou seja, reaproximar a humanidade. Um exemplo a criao da internet, que acabou propiciando essa aproximao. E, para facilitar essa integrao, tornou-se imprescindvel conhecer outras lnguas, especialmente o ingls (lngua internacional da atualidade). Isso vale tambm para o prossional de Secretariado. Conhecer outras lnguas facilita o contato com pessoas de outros pases e amplia a viso de mundo, pois passa a ser possvel conhecer outras culturas, atravs de pesquisas, livros, lmes, viagens, entre muitas outras coisas. Por isso, aprofunde os conhecimentos que aprendeu aqui, pois todo prossional deve estar sempre aprendendo, se atualizando.

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Intertextos

MSICA

I love you tonight, A um passo da MPB, de Falco, RCA/BMG, 1997. I love voc e sei que voc tambm love mim. I love you... E quero receber o que voc prometeu only para eu. Only for you... [...]
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Secretariado

I need you... Pois esse seu jeitim me deixa doidim, doidim for you I love you tonighti I love you tumatchi. [...] A msica do Falco uma brincadeira, em que ele inventa uma espcie de portingls, misturando portugus com ingls, para criar frases engraadas e absurdas, do ponto de vista gramatical e de graa das palavras.
FIL ME

Espangls (Spanglish), de James L. Brooks, EUA, 2004. Uma mulher e sua lha emigram do Mxico em busca de uma vida melhor nos Estados Unidos, onde elas comeam a trabalhar para uma famlia, cujo patriarca um chefe de cozinha bem-sucedido casado com uma esposa insegura. L, Flor tem de lidar com a barreira lingustica, com o crescimento de Cristina e o excntrico modo de vida da famlia. O terminal (The terminal), de Steven Spielberg, EUA, 2004. Neste lme, um estrangeiro desembarca no aeroporto de Nova York, nos Estados Unidos, sem saber falar ingls e sem ningum saber falar a lngua dele. Vale a pena assistir para vericar o aperto que o personagem passa!
LIVROS

Ingls para Secretariado, de Terezinha Prado Galante e Svetlana P. Lazaro, Editora Atlas, 1992. O livro ensina como usar o ingls no cotidiano do Secretariado, desde dicas para a entrevista de emprego redao de cartas comerciais. Dicionrio Larousse ingls portugus/portugus ingls, Larousse do Brasil, 2005. O dicionrio abrange o ingls britnico e americano. Traz exemplos de uso e contextualizao das palavras, expresses idiomticas e locues, guia de pronncia, guia de comunicao do ingls, entre outros.
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Dicionrio espanhol portugus/portugus espanhol, Editora Disal, 2006. Dicionrio de bolso com 100 mil verbetes, frases e tradues, contm as palavras mais usadas em portugus e espanhol. Larousse Espanhol mais fcil (Gramtica) , Larousse do Brasil, 2006. A gramtica de bolso ensina de um jeito bem fcil os mecanismos da lngua espanhola. Novo dicionrio de expresses idiomticas americanas, Thomson Learning, 2003. Expresses idiomticas podem ser comparadas a grias, ditados populares e outras formas de expresso, cujo signicado no literal. importante conhec-las, pois, muitas vezes, as pessoas as utilizam no dia a dia. Elas esto diretamente ligadas cultura de determinado povo e, muitas vezes, o ensino formal da lngua estrangeira pode no contempl-las.
SI T E

Live Mocha http://www.livemocha.com/ Esta uma rede social voltada para a aprendizagem das mais variadas lnguas. Voc se cadastra e comea a aprender com outras pessoas que so usurias, de muitas nacionalidades. O site gratuito e tem ferramentas muito interessantes para facilitar a aprendizagem. Instituto Cames http://www.instituto-camoes.pt Conhecer outras lnguas fundamental para um bom desempenho prossional. No entanto, preciso car atento ao fato de que o primordial usar, com desenvoltura, a nossa prpria lngua, pois, alm de valorizar a identidade nacional, o conhecimento aprofundado do portugus facilita o aprendizado das outras lnguas. Por isso, leia bastante e visite o site do Instituto Cames, que traz, entre outras informaes importantssimas, um apanhado de expresses idiomticas do portugus. Voc ir se divertir, alm de adquirir mais vocabulrio.

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Secretariado

Glossrio

Bilngue Pessoa que fala dois idiomas. Exemplo: portugus e ingls. Trilngue Pessoa que fala trs idiomas. Exemplo: portugus, ingls e espanhol.

O que voc estudou:

Apresentao de pessoas. Nomes de eventos. Meses do ano e dias da semana. Nomes de itens comumente usados em eventos.
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Expresses tpicas usadas nas programaes. Palavras e expresses de ateno e cortesia.

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EDITOR DE TEXTOS
Voc costuma escrever? Precisa escrever no seu dia a dia? Para quem voc escreve? Na maioria das vezes, um texto escrito para que algum leia. Mas voc pode escrever para si mesmo, para registrar suas ideias, anotar um lembrete, marcar um compromisso na agenda... Para escrever no papel, voc usa caneta ou lpis. Para escrever no computador, voc tem que abrir uma pgina num editor de textos, usar o mouse para navegar pela tela e digitar no teclado.
Vou escrever em caixa alta a minha declarao de amor pra Silvinha. Ser que ela vai gostar?
monitor

Claro que vai! Vamos logo, eu te ajudo!

teclado mouse

CPU estabilizador

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Secretariado

O Writer foi escolhido como editor de texto neste estudo por ser de livre acesso, ou seja, voc pode obt-lo pela internet, sem pagar nada por isso.

No mundo das empresas, hoje o computador o instrumento privilegiado para escrever. Este estudo vai apresentar uma viso panormica do editor de textos, que o programa de computador usado para escrever textos. Voc ir conhecer os principais comandos de um editor de textos chamado Writer, isto , ver quais so as principais operaes que este programa faz. Se numa entrevista para um novo emprego lhe pedissem que digitasse uma carta comercial no computador, o que voc faria? Esse exerccio seria simples ou complicado para voc?

Iniciando a conversa

Ana Paula uma mulher que gosta de desaos. Ultimamente, ela andava se sentindo triste, pois estava desempregada. At que um dia... comeou a pensar: Seus lhos usavam computador. Suas amigas tambm. Por que ela no se animava? Computador uma ferramenta essencial no mercado de trabalho. Ainda mais para ela, que atuava como secretria. Sentou-se frente do computador que o lho usava em casa, ligou a mquina (tinha visto o lho fazer isso centenas de vezes) e comeou a olhar xamente para a tela. E se eu tentasse digitar o meu currculo?, pensou. Como Ana costumava ver o lho trabalhando no computador, no foi to difcil chegar ao editor de textos que ele costumava usar, chamado Writer. O problema era: como utiliz-lo? Por um instante, Ana pensou em desistir, pegar a caneta e fazer uma carta manuscrita que acompanhasse seu velho currculo batido mquina. Foi quando tomou uma deciso. Vou fazer um curso de informtica! Quem sabe, dessa forma, o curso me ajude a entrar novamente no mercado? H tantos anos eu no estudo! Sou da poca em que ser boa secretria era saber datilografar rpido e sem erros em uma mquina de escrever!

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Editor de textos

Ana ligou para uma escola de informtica e matriculou-se em um curso de informtica bsica. O preo era acessvel e cabia no oramento familiar. O atendente, muito simptico, fez um resumo do que ela poderia aprender no curso. Inicialmente, Ana cou assustada com tanta informao. Ao mesmo tempo, cou entusiasmada, pois comearia logo aprendendo a utilizar o Writer. Alm disso, ela sabia da importncia que representaria para sua vida prossional fazer esse curso. Concluso: aceitou o desao. noite, na hora do jantar, Ana deu a excelente notcia para seu lho e seu marido: Vou voltar a estudar! O lho cou animado: Puxa, me! Estou orgulhoso de voc! Ana estava conante de que tudo daria certo. Como ela mesma diz: Aquele negcio de arquivo, salvar, formatar, caractere, inserir, cabealho... No nenhum bichode-sete-cabeas. Quando a gente quer, aprende! Voc j pensou que existem diferentes tipos de editores de textos? Quais deles voc conhece, ou j ouviu falar? J experimentou o Writer? E o pacote BrOfce.org?

Por dentro do tema

Neste estudo, voc conhecer os recursos bsicos do editor de textos Writer um programa que serve para escrever textos. Com ele, voc pode digitar uma carta comercial e tambm fazer textos mais elaborados

Como criar um texto?


Imagine que voc queira escrever um novo texto. Assim como acontece com a escrita manual, a primeira coisa a fazer no Writer buscar uma folha em branco.
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Secretariado

Dependendo da verso do software (Writer), podem ocorrer pequenas variaes nas telas apresentadas.

Mas como comear? simples. Veja: V ao menu Arquivo. Escolha a opo Novo, para criar um novo texto. No submenu que se abrir, selecione a primeira opo, Documento de texto.

Uma folha em branco ir aparecer. nela que voc escrever seu texto.

cone um pequeno smbolo que representa uma ao. As aes mais comuns de um editor de textos aparecem como palavras e como cones, para facilitar o acesso. No posso perder estes textos de jeito nenhum!

Como salvar um texto?


Agora que voc aprendeu como redigir um texto digitalmente, preciso saber como armazenar um texto, ou melhor, salvar, como se diz na linguagem da informtica. Da mesma forma que voc deve zelar pelo armazenamento e conservao de papis que so importantes para voc, os textos virtuais merecem o mesmo cuidado.

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Editor de textos

Um texto virtual pode se perder com uma rpida falta de energia eltrica, por exemplo. Da mesma forma, existem diversos outros acidentes tpicos da informtica que podem causar esse mesmo transtorno. E, para evitar dores de cabea por ter que refazer todo um texto que se perdeu, fundamental salvar periodicamente o trabalho. Veja o que voc deve fazer para salvar o texto que est redigindo: No menu Arquivo, localize a opo Salvar. Clique nela. As alteraes no documento sero salvas automaticamente. Se voc estiver salvando o documento pela primeira vez, dever dar um nome para o arquivo. Isso ser feito por meio de uma nova janela, intitulada Salvar como.

Como abrir um texto j existente?


Depois que tiver criado e armazenado no computador seus primeiros documentos, provavelmente voc ter que voltar a eles para fazer consultas. Para isso, preciso aprender como localiz-los em seu computador. Vamos l? Clique no menu Arquivo. Selecione a opo Abrir. Localize e clique (com duplo clique) o documento desejado. Veja:

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Secretariado

A G OR A COM V OC

Que tal criar um texto no Writer? Aps ter lido as instrues, faa o passo a passo! Em seguida, continue a leitura para aprender outros comandos.

Como imprimir um texto?


Com o auxlio de uma impressora conectada ao computador ou rede de computadores, possvel imprimir o documento. Basta: Clicar no menu Arquivo. Selecionar a opo Imprimir. Vericar, na janela que se abre, se as especicaes esto corretas, e clicar em OK.

A G OR A COM V OC

Se voc tem impressora, imprima para ver como cou o seu documento.
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Editor de textos

O Writer tem muitas outras funcionalidades. Quando estiver com ele aberto, aproveite para estud-lo.

Como fazer alteraes num texto?


Uma das vantagens que a escrita digital traz a possibilidade de alterar o texto quantas vezes for necessrio. Voc pode apagar sem rasurar, escolher o tipo e o tamanho de letra que deseja usar, destacar trechos ou palavras, entre diversas outras formataes que pode escolher. Veja a seguir as principais aes que envolvem alteraes em textos.

Como selecionar um texto?


As alteraes podem ser feitas tanto no texto por completo como apenas em um trecho, ou at mesmo em uma nica palavra. Em todos esses casos, voc precisar selecionar o texto primeiro. Para isso, voc pode utilizar o mouse. Veja como simples: Clique com o boto esquerdo do mouse antes do incio do texto que deseja selecionar. Sem soltar o boto, movimente o mouse at o m do trecho selecionado. S ento solte o boto e no clique mais. Voc perceber que o texto est selecionado se ele estiver com um sombreamento, que o diferencia do restante do texto. Selecionar escolher com o mouse ou o teclado o que se deseja utilizar. Se voc for canhoto, deve congurar o mouse de outro modo e usar o boto direito para selecionar textos.

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Secretariado

Voc tambm pode selecionar textos utilizando o teclado. Para isso, voc deve fazer o seguinte procedimento: Clique com o mouse antes do incio do texto que deseja selecionar. Clique no boto Shift. Mantendo o boto Shift pressionado, clique na tecla de seta para a direita. Voc ver que o texto ser selecionado medida que pressionar a seta. Clique nela at que todo o trecho esteja selecionado.

Como dar destaque ao texto? A aplicao dos recursos negrito e itlico


Em determinadas situaes, necessrio dar destaque ao texto, no mesmo? Um exemplo voc pode ver logo acima, no ttulo desta seo que voc est lendo. Neste caso, o texto foi posto em negrito. Para fazer o mesmo com um texto que deseja realar, faa o seguinte: Selecione o texto. Clique na opo Negrito, localizada na barra de ferramentas superior da tela.

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Voc tambm pode colocar um texto em negrito utilizando o teclado. Para isso, selecione o trecho e pressione a tecla Ctrl (mantenha-a pressionada) e a letra N.

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Editor de textos

Outro recurso que voc pode usar para destacar um texto a opo Itlico. Normalmente, esse recurso aplicado para diferenciar textos em outro idioma, citaes e ttulos de obras literrias. Para passar um texto para itlico, tambm fcil. Veja: Selecione o texto. Clique na opo Itlico, localizada na barra de ferramentas superior da tela.

Assim como a opo Negrito , voc tambm pode passar um texto para itlico utilizando o teclado. Selecione o trecho e pressione a tecla Ctrl (mantendo-a pressionada) e a letra I.

Como mudar o tipo e o tamanho da letra?


Voc j deve ter percebido que a linguagem como a roupa que voc usa: deve ser adequada ocasio. E, quando falamos em adequao da linguagem, devemos levar em conta tambm um outro quesito: a forma que ser dada ao contedo a ser transmitido.
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Secretariado

No editor de textos existe uma grande variedade de tipos e tamanhos de letras (fontes, como se diz em informtica). Entre elas, voc encontra desde fontes mais sbrias at aquelas menos formais. E, para formatar seus textos de forma adequada ao tipo de comunicao estabelecida, voc dever fazer o procedimento a seguir.

Se ainda no iniciou a digitao de nenhum texto, crie um agora para que voc possa acompanhar a alterao de formato.

V ao menu e clique em Formatar. Em seguida, selecione a opo Caractere.

Uma nova janela se abrir. Nela, voc dever escolher o tipo e o tamanho da fonte. Voc pode, inclusive, aplicar s fontes os recursos Negrito, Itlico, Negrito Itlico, ou deix-las no modo Normal, sem nenhum tipo de destaque.

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Editor de textos

Alm desses recursos, existem outros muito teis que voc pode utilizar. Por exemplo, escolher o espaamento entre as linhas, denir as cores das fontes, sublinhar palavras, entre outras aes.

Fazendo e aprendendo

A melhor maneira de aprender a trabalhar com um editor de textos mexendo com ele, escrevendo textos. Por isso, coloque a mo na massa, formatando o texto abaixo, de acordo com a proposta de formato sugerida. Depois compare o modelo no nal deste estudo com a sua produo. Ateno! O documento dever conter as seguintes caractersticas: Fonte tipo Times New Roman, Normal, tamanho 12, perguntas em negrito. Texto: Como fazer para a primeira letra de cada palavra aparecer em maiscula e o resto da palavra em minsculas? Quer saber como fazer isso automaticamente?
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Avalie seu conhecimento

Voc j tem uma noo bsica do Writer e pode praticar ainda mais. Ento, pesquise um texto na internet ou em algum livro que lhe interessar e d uma nova cara para ele. Ou melhor ainda: escreva um texto de sua autoria. Se necessrio, retorne ao incio do estudo para rever algumas das possibilidades que o software apresenta.

Vale saber

Quem mandou esta carta para o cliente?

O Writer propicia vrias formas diferentes de se trabalhar um texto: cores, formataes, marcaes etc. No entanto, preciso tomar cuidado para no exagerar. Os textos, principalmente os comerciais, devem ser discretos, ter uma linguagem clara, objetiva. Eles tambm devem ser bem formatados. Ento, nada de utilizar fontes grandes ou pequenas demais, cores exageradas, muitos marcadores que possam confundir o leitor etc. Seja discreto! O contexto empresarial exige isso na maioria das vezes.

Intertextos

si T es

BrOfce http://www.brofce.org.br Neste site, voc pode conhecer mais detalhes sobre o projeto BrOfce.org.
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Free Software Foundation http://www.fsf.org Veja neste site mais informaes sobre softwares livres.

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Manual do Writer http://brofce.linuxdicas.com.br/writer.html Contm o passo-a-passo de todos os procedimentos do Writer. Voc pode imprimir e consultar sempre que precisar.
FiL me

Central do Brasil, de Walter Salles, Brasil, 1998. Dora (Fernanda Montenegro) uma professora aposentada que ganha a vida escrevendo cartas para analfabetos, na maior estao de trens do Rio de Janeiro, a Central do Brasil. Josu um garoto pobre que, com oito anos de idade, perde sua me no Rio de Janeiro e sonha com uma viagem ao Nordeste para conhecer o pai. Esta carta poderia ser digitada em um editor de textos como o Writer, mas essa realidade digital no faz parte da vida de milhes de brasileiros. Assistindo ao lme, podemos ter uma dimenso das distncias entre os que tm e os que no tm acesso a essas mquinas, que ainda so privilgio de poucos.

Glossrio

Marcadores Smbolos utilizados para marcar um texto qualquer. Software Programa elaborado para o desenvolvimento de atividades especcas no computador.

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O que voc estudou:


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Principais comandos do Writer editor de textos. Pacote BrOfce.org viso geral.

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CAPTULO 14

APRESENTAES
Na cena desta pgina, a vendedora Luiza apresenta um computador ao cliente. Ela fala das caractersticas e das qualidades desse produto. Sua fala, alm de bem organizada e coerente, bastante agradvel. Mesmo que o cliente no tenha interesse em comprar o computador, certamente car com uma boa impresso da loja e da funcionria. Boas apresentaes normalmente causam boa impresso.
Este computador tem disco rgido com capacidade de at 80 gigabytes. Isso garante muito mais espao para armazenar os arquivos.

Alm disso, permite ouvir CDs, ver DVDs e at mesmo fazer gravaes de CDs e DVDs!

Senti rmeza!

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Secretariado

Voc sabe por que a vendedora fez essa apresentao? Porque o cliente ainda no conhecia esse computador. Atravs da apresentao, ele foi informado das caractersticas da mquina e, assim, pde conhecer o produto. Vrias empresas, na hora de vender seus produtos, lanam mo de diferentes formas de apresentao. Pode ser uma apresentao feita em loja, como no caso de Luiza, pode ser um anncio em TV ou em revista, um folheto explicativo e at propaganda enviada pelo correio, a chamada mala direta. As empresas de hoje, num mercado to competitivo, precisam ser bastante criativas na hora de conquistar clientes. Se voc tivesse que fazer uma apresentao de si mesmo, por exemplo, numa entrevista de trabalho, que caractersticas pessoais e prossionais enfatizaria? Tente se lembrar de alguma vez em que voc precisou se apresentar. Foi como voc gostaria? Voc faria alguma coisa diferente se pudesse voltar quele momento? Voc tem facilidade para fazer apresentaes de pessoas, objetos, produtos ou servios? Agora voc vai saber mais sobre apresentaes empresariais e conhecer alguns recursos para incrementar as apresentaes que tiver que preparar.

Iniciando a conversa

A loja de informtica que voc viu na ilustrao de abertura deste estudo est em fase de expanso e vai contratar novos vendedores. Sabendo que Luiza conhece bastante os computadores vendidos na loja e que sempre d boas explicaes aos clientes, o gerente da loja passa a ela a seguinte tarefa: ajudar Slvia, secretria da gerncia, a montar uma apresentao sobre as caractersticas e as qualidades dos computadores. Essa apresentao ser usada para treinar os novos vendedores. Quando soube disso, Slvia cou um pouco nervosa. Luiza conhece os produtos e vai ajud-la com todas as informaes, mas Slvia no sabe nada sobre apresentaes e est com receio de no dar conta do recado. Mesmo assim, ela aceita o desao, para no desapontar o gerente.
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Naquele dia, Slvia saiu da loja mais cedo, preocupada. Pensava em como deveria planejar a apresentao. Quais seriam os primeiros passos? Ao chegar em casa, continuava pensativa, calada.

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Apresentaes

Ento, ela ligou para um amigo, Flvio, que era craque em apresentaes (trabalhava como professor e palestrante h alguns anos). Ele deu uma srie de dicas: Pense no pblico: quem so as pessoas que iro assistir apresentao, em que elas esto interessadas, o que elas gostariam de saber. Flvio, os ouvintes so os futuros novos vendedores. Vou procurar saber mais sobre o perl deles: idade, formao, tempo que eles tero para assistir apresentao disse Slvia. timo comemorou Flvio. Em seguida, voc deve ter bem claros o tema e os objetivos, e conhecer bem o assunto. Estou pensando em me reunir com a Luiza, pois ela pode me dar uma espcie de aula sobre o tema a ser apresentado. A, eu organizaria a informao numa apresentao bem estruturada. Isso mesmo, Slvia! respondeu Flvio, pacientemente. E, ao montar a apresentao, lembre que a informao bem organizada por exemplo, em tpicos ajuda as pessoas a entenderem melhor. Uma ltima dica: faa tudo com capricho e revise tudo no nal! E nalmente recomendou: Agora que tranquila! Voc uma excelente secretria e vai conseguir. E Slvia sentou para jantar mais relaxada, com os pensamentos mais claros: Flvio tinha razo. O primeiro passo era registrar todas as informaes sobre os computadores. Sem isso, no dava para pensar em como organizar a apresentao. O segundo passo era organizar a informao e tambm aprender a usar a ferramenta para montar a apresentao no computador. Slvia tinha passado o dia aita, porque ia ter que aprender muita coisa em pouco tempo para dar conta da tarefa. Mas o bom senso do amigo fez com que ela se sentisse mais conante agora, pelo menos, ela sabia por onde comear.

Voc j assistiu a alguma apresentao em uma empresa ou mesmo na sua escola? Ela foi bem-sucedida? O que o apresentador fez que deixou voc bem (ou mal) impressionado? Voc j ouviu falar em Impress? E em PowerPoint?
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Secretariado

Por dentro do tema

Desenvolvendo uma apresentao


Na sua vida prossional como tcnico em Secretariado, voc pode precisar fazer apresentaes ou preparar apresentaes para algum. Para fazer uma apresentao, voc deve seguir, basicamente, cinco etapas: 1. Conhecer o contexto e o pblico-alvo. 2. Denir o tema e os objetivos. Esta apresentadora est totalmente perdida! 3. Estruturar o processo. 4. Desenvolver a apresentao. 5. Fazer os ajustes nais. Que tal conhecer mais a respeito de cada um desses passos?
1. Conhecendo o contexto e o pblico-alvo

No d para preparar uma apresentao sem pensar em quem vai ouvi-la. O pblico formado por jovens ou adultos? So pessoas do mbito corporativo ou o ambiente mais informal?
2. Denindo o tema e os objetivos

Conhecer o contexto fundamental para uma boa comunicao

Denido o tema, estabelea os objetivos da apresentao. O objetivo da apresentao : Oferecer apenas uma viso geral sobre o tema? Convencer algum a respeito de alguma coisa? Oferecer um relatrio de atividades, com dados para ilustrar? Outros objetivos? Os objetivos determinam o contedo da apresentao. Em seguida, voc deve se debruar sobre o contedo. Uma dica consultar fontes de informao a respeito do tema em manuais, livros ou at na internet (em sites conveis). Lembre-se de que voc precisa denir exatamente o que vai ser falado para que no seja nada extenso demais.

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Apresentaes

E esse o principal objetivo do aplicativo. Outro ponto importante delimitar o contedo. Se o assunto for computadores em geral, existem dezenas de assuntos para tratar: sua histria, principais softwares, diversidade de equipamentos etc. Mas Slvia, por exemplo, tem que montar uma apresentao sobre os computadores da loja. Isso delimita bem o contedo. Ela ter que apresentar somente as caractersticas e as qualidades desses produtos. Ento, possvel dizer que o tema da apresentao de Slvia : Caractersticas e qualidades dos computadores vendidos na loja. Ah, voc podia ter dito isso no incio!

Estruturando o processo
Agora voc precisa organizar sua apresentao. o momento de escolher o que vai apresentar em primeiro lugar, em segundo lugar e assim por diante. preciso ter cuidado com a ordem dessa apresentao. Ela no aleatria, deve seguir uma sequncia lgica, coerente. Processo a sequncia das aes necessrias para atingir uma meta.

Como poderia ser a estrutura da apresentao de Slvia? Registre em seu bloco de notas e em seguida continue a leitura.

A secretria Slvia poderia escolher, por exemplo, apresentar primeiro as caractersticas dos computadores. Em seguida, explicaria como essas caractersticas fazem seu produto ter uma qualidade superior dos demais. A estrutura de sua apresentao, ento, poderia ser a seguinte:

Computadores
1) Caractersticas 1.1) Disco rgido 1.2) Placas de rede 1.3) Acessrios 2) Qualidade 2.1) Velocidade 205 2.2) Capacidade de armazenamento

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Secretariado

Fazendo a apresentao
Chegou a hora de pr a mo na massa! Esse momento em que voc vai construir sua apresentao. No caso de Slvia, ela optou por fazer uma sequncia de slides em que sempre vo aparecer tpicos informaes breves que serviro de roteiro para a fala da pessoa que dar o treinamento sobre os computadores da loja.

Hoje em dia, cada imagem de uma apresentao projetada num telo ou na parede costuma ser chamada de slide.

Veja como cou, na apresentao de Slvia, a cara da tela sobre acessrios de computador:

claro que este apenas um exemplo. Dependendo do tema, uma apresentao pode conter imagens, grcos, tabelas, dentre outros recursos.

Fazendo os ajustes nais


Depois de pronta a apresentao, preciso conferi-la, para ter certeza de que todas as informaes necessrias foram includas. Esse momento muito importante!
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O que ele disse?

No prestei ateno, mas veja como ele escreveu passagem!

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Apresentaes

Imagine se houver algum erro, por exemplo, uma palavra escrita de forma incorreta. Isso pode prejudicar a credibilidade do apresentador ou distrair a plateia. Alm disso, nesse momento que voc vai avaliar se preciso incluir guras ou animaes, para enriquecer ou esclarecer algo na sua apresentao.

A G OR A COM V OC !

Imagine que voc secretrio do diretor de uma empresa de arquivos, e ele pede que voc monte uma apresentao sobre organizao de documentos. Faa as quatro etapas desta apresentao, conforme o exemplo apresentado, e registre no seu bloco de notas.

Usando o Impress
Impress um aplicativo para fazer apresentaes grcas. distribudo gratuitamente pela BrOfce.org (http://www.openofce. org.br) isso quer dizer que qualquer pessoa ou empresa pode baixar o aplicativo em seu computador e passar a us-lo, sem ter que pagar por isso aos desenvolvedores do software.

Como iniciar o trabalho?


Para utilizar o Impress, voc deve inicializ-lo. H vrias maneiras de fazer isso. Aqui voc ver a mais comum. Clique no boto do menu Iniciar do Windows ou do Linux (sistemas operacionais nos quais programas como estes funcionam) e, em seguida, escolha Programas ou Todos os programas.

As empresas que produzem softwares fazem constantemente atualizaes para incluir novas funcionalidades. Por isso, o sistema sempre vem acompanhado de uma numerao da verso. Exemplo: 1.0, 1.5, 2.0 etc.

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Secretariado

Em seguida, aparecer a caixa de criao. Voc pode selecionar previamente o tipo de apresentao que deseja ou pode clicar diretamente em Criar. Aps criar um novo arquivo, voc dever escolher o tipo de slide.

Slides, neste contexto, so as pginas do Impress. No Writer, voc visualiza seu trabalho por pginas e no Impress por slides.

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Apresentaes

Como incluir textos?


Na barra inferior do Impress, voc encontrar uma srie de cones que facilitam o trabalho. Para inserir um texto: 1. Clique na caixa marcada com a letra T, de texto. 2. Em seguida, arraste essa caixa sobre o slide e digite normalmente no interior dela. Conforme voc vai digitando o texto, a caixa vai aumentando. Mas lembre-se: muito texto no recomendado para apresentaes! H um software chamado PowerPoint, criado pela Microsoft, que tambm muito utilizado hoje em dia nas empresas. Procure conhec-lo.

Voc tambm pode formatar (dar um formato a) o texto que digitou na sua apresentao. Mas lembre-se de que, para uma apresentao na empresa, voc deve optar por letras simples e legveis. O ideal que voc saiba onde essa apresentao ser feita, para avaliar o tamanho e o tipo da fonte. Se isso no for possvel, tenha como referncia o tamanho 24 e a fonte Arial.

Como incluir novos slides?


Para incluir um novo slide, clique em Inserir > Slide, no menu que a gura mostra:

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Secretariado

hora de voc criar um documento para se familiarizar com essa ferramenta de trabalho. Que tal colocar no Impress (ou no PowerPoint) os tpicos que voc acredita que Slvia colocou em sua apresentao?

Como incluir imagens?


Chegou a hora de incluir imagens na sua apresentao. Para isso, clique em Inserir > Figura > Do arquivo:

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Voc ir selecionar alguma imagem entre as que j esto disponveis no computador.

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Apresentaes

Como salvar uma apresentao?


Lembra que, no estudo anterior, sobre o Writer, voc viu que precisa aprender rapidamente a salvar seus arquivos? Isso vale tambm para o Impress. Uma dica : salve seu arquivo enquanto trabalha. No espere concluir a apresentao, para comear a salvar. Imagine se voc precisa de cinco horas para montar uma apresentao e, aps todo esse tempo, acaba a energia eltrica de repente! Todo o seu trabalho seria perdido. Salve sempre. Lembra do ditado: melhor prevenir do que remediar? Essa frase muito importante quando voc faz um trabalho no computador.

Em seguida, escolha o local de seu computador onde deseja salvar esse arquivo e conrme a operao clicando novamente em Salvar. Essa forma de salvar utilizada quando a apresentao est sendo criada. A partir da, voc deve continuar simplesmente salvando o seu arquivo. O Impress j disponibiliza um cone que parece um disquete e vai ajud-lo nessa tarefa.

Como visualizar uma apresentao?


Para visualizar sua apresentao em toda a tela, clique em Exibir, na barra superior do Impress, e em seguida clique em Apresentao de slides. Com essa funo voc saber exatamente como car sua apresentao.

Disquete um disco removvel que serve para armazenar dados. Ele armazena pouca informao, logo no til para salvar arquivos grandes demais. Por isso est caindo em desuso e sendo substitudo por CDs, pen drives etc.

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Secretariado

Outras ferramentas para apresentao


H outras ferramentas disponveis alm do Impress. Que tal conhec-las? Flip chart um bloco de papel em branco, bem grande. Enquanto fala, o apresentador costuma us-lo para anotar tpicos, rabiscar esquemas ou desenhos diretamente ligados ao assunto. Por ser um bloco, possibilita expor assuntos em sequncia, uma pgina aps outra. Transparncia a impresso das informaes em papel de acetato. Como esse papel transparente, cam registradas nele as informaes escritas ou desenhadas na pgina. Utiliza-se, ento, um aparelho chamado retroprojetor para que essas informaes sejam projetadas em uma tela ou uma parede. Quadro branco Parecido com o quadro-negro, usado em muitas escolas, s que branco e feito de um material que permite escrever com canetas especiais, disponveis em diversas cores.

Fazendo e aprendendo

Sabe como se aprende a fazer apresentaes? Fazendo apresentaes! Voc viu neste estudo como fazer o planejamento de uma apresentao. Lembra da apresentao que voc comeou a criar sobre arquivos? E da apresentao que voc fez imaginando o que Slvia faria? Termine esse trabalho, completando as apresentaes como se algum fosse utiliz-las realmente. Que tal salvar esses dados? Alm disso, voc pode incluir imagens e visualiz-las no modo de slides. Mais ainda: que tal inserir animaes? Aprenda a fazer isso indo para o item do menu: Apresentao de slides / Animao personalizada. Mas esse j um recurso mais avanado, s experimente quando tiver mais prtica. O Impress oferece muitas outras possibilidades. Experimente testar outras funes. Voc vai se surpreender com a quantidade de coisas que pode incluir nas suas apresentaes. Pratique bastante para se tornar um prossional ainda melhor!

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Apresentaes

Avalie seu conhecimento

Agora que Luiza j ajudou nossa personagem Slvia com as informaes sobre os computadores, que tal voc participar, ensinando-lhe como elaborar uma apresentao? Ser que voc j capaz de fazer uma apresentao sobre a rotina de um secretrio, considerando o contexto das organizaes de hoje? Comece a trabalhar! Lembre-se de passar pelas cinco etapas que estudou. Veja algumas informaes que podem ajudar: 1. Seu pblico ser composto por jovens que buscam conhecer a prosso de secretrio. Todos estaro reunidos para ouvi-lo e fazer-lhe perguntas sobre o tema. 2. Que tal, nesta tarefa, optar pelo modelo 7X7? Saiba mais sobre isso na seo Vale Saber, na prxima pgina. Caso esta seja sua escolha, quantos slides voc acha que deve produzir? 3. Sabendo que haver por volta de 20 pessoas assistindo, que tamanho de letra dever usar? O contedo dever ser apresentado de forma mais tcnica e sria ou mais coloquial? Ser necessrio incluir imagens? 4. Suponha que voc vai utilizar cinco slides. Distribua informaes, textos e ilustraes, sabendo que devero seguir uma sequncia lgica. Qual seria a primeira informao? Como apresentar o passo-a-passo? 5. Prepare os slides, fazendo-os de forma esclarecedora e motivadora. 6. Analise se h palavras de difcil compreenso, erros de digitao ou graa; enm, faa uma reviso do seu trabalho, corrigindo-o se necessrio. Quando terminar, leia e pergunte-se: Se eu estivesse assistindo, acharia essa apresentao boa, til e satisfatria? Se sua resposta for sim, parabns! Se for no, refaa. Lembre-se de que a excelncia vem com a prtica.

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Secretariado

Vale saber

Para tudo na vida importante ter bom senso, no verdade? O bom senso tambm fundamental para montar uma apresentao. s vezes, d vontade de incluir diversos enfeites alterar a cor das letras, incluir paisagens, colocar sons, letras piscando, enm, fazer da apresentao um verdadeiro show! Mas preciso pensar que as apresentaes em uma empresa devem ser sbrias. Quando for incluir imagens, por exemplo, lembre-se de que o excesso prejudica a apresentao. As imagens so auxlios visuais e precisam estar relacionadas ao tema no devem fugir desse foco, nem ser muito numerosas. A quantidade de slides tambm deve ser bem dosada. Quantidade no signica apresentao de qualidade. Se a apresentao tiver pouca informao, use poucos slides. Nunca tente esticar a informao. A quantidade de texto por slide outro ponto a avaliar. Procure manter, em mdia, sete linhas por slide e sete palavras por linha. Essa regra conhecida como Regra 7X7. Ah... E as cores? Normalmente nessa hora que as pessoas se animam e fazem malabarismos com a apresentao. No cometa esse deslize. Tente usar no mximo trs e faa a opo pelas cores de sua empresa. Lembre-se de que toda empresa tem uma identidade visual e precisa mant-la.

Identidade visual o conjunto de cores e imagens que representam visualmente um nome, uma ideia, um produto, uma empresa ou uma instituio. Esse conjunto de cores e imagens age como a marca da empresa.

Que tal testar o seu bom senso? Como voc prepararia o formato dos slides de sua apresentao? Um diferente do outro ou optaria por padroniz-los? Se voc optou por padroniz-los, est de parabns! Padronizar ajuda a apresentao a ser mais coerente, alm de mostrar organizao e simetria em seu trabalho. Uma apresentao precisa ajudar o pblico a entender a informao que consta ali. Pense nisso!
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Apresentaes

Intertextos

FiL me

Meu adorvel sonhador (Just the ticket), de Richard Wenk, EUA, 1999. Neste lme, h uma cena em que a personagem Linda tenta vender um aparelho eletrnico para um cliente que no est interessado. O personagem Gary, ao presenciar a situao, faz uma aposta com Linda. Caso ele consiga vender o televisor, ela aceitar jantar com ele. Gary apresenta o produto de forma to completa e estimulante que o cliente acaba comprando o aparelho.
P Oesi A

Catar feijo, A educao pela pedra e depois, de Joo Cabral de Melo Neto, Nova Fronteira, 1997. Nesta poesia percebe-se que h uma ordem para todo tipo de ao, seja catar feijo, seja escrever um texto. importante se organizar para que um trabalho seja sempre bem estruturado, bem revisado e bem apresentado. Leia um trecho: Catar feijo se limita com escrever: Jogam-se os gros na gua do alguidar E as palavras na folha de papel; e depois, joga-se fora o que boiar. Certo, toda palavra boiar no papel, gua congelada, por chumbo seu verbo; pois para catar esse feijo, soprar nele, e jogar fora o leve e oco, palha e eco. [...]

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Secretariado

Glossrio

Alguidar Vaso largo e com o dimetro da boca maior que o fundo. Capacidade de armazenamento Capacidade de um computador de guardar arquivos de diversas extenses. Credibilidade Qualidade daquilo que crvel, ou seja, no qual se acredita. Disco rgido a parte do computador em que so armazenadas as informaes, ou seja, a memria permanente. um sistema lacrado que contm discos de metal recobertos por material magntico. Incrementar Aprimorar, melhorar, otimizar. Legvel Que se pode ler com certa facilidade. Placa de rede a parte do computador responsvel pela comunicao entre diversos computadores. Ela permite aos computadores conversarem entre si atravs de uma rede.

O que voc estudou:

Elaborando apresentaes.
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Impress. Outras ferramentas para apresentaes.

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RECURSOS BSICOS DA INTERNET


Hoje difcil pensar na vida sem tecnologias, como celular, caixa eletrnico, computador ou satlite. Mas at poucas dcadas atrs essas facilidades no existiam no mundo do trabalho. As tecnologias da comunicao e da informao modicaram o fazer de todas as prosses e, como no podia deixar de ser, tambm a rotina dos secretrios.
Dona Eullia, a senhora pode datilografar este manuscrito do relatrio para amanh?

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Secretariado

Voc j pensou que as pessoas precisam sempre se atualizar, at para saber como usar os eletrodomsticos que tm em casa? Imagine se um mecnico, um mdico ou uma secretria do incio do sculo XX viessem parar de repente nos dias de hoje. Eles conseguiriam exercer suas atividades prossionais? Nenhum diploma garante que a pessoa esteja preparada, para o resto da vida, para exercer determinada funo. As mudanas no mercado de trabalho so constantes, e somente uma educao continuada consegue responder s novidades que os prossionais enfrentaro no trabalho. Voc ser estimulado a conhecer e trabalhar com vrias ferramentas digitais. Aprender alguns truques importantes para navegar na internet e conhecer a diversidade de aplicativos utilizados nas empresas. Voc j foi alertado sobre esse ponto, mas vale recordar: este estudo no substitui um curso sobre internet. Ele uma introduo simples, para voc conhecer alguns conceitos bsicos. O mercado de trabalho exige alm disso; portanto, se voc no domina os temas abordados aqui, invista na sua capacitao em informtica assim que possvel.

Iniciando a conversa

Zenaide estava chegando para mais um dia de trabalho. Enquanto abria o escritrio, onde trabalhava h quase dezesseis anos, pensava no quanto as coisas tinham mudado nas ltimas dcadas. Entrou na sala e seguiu a sua rotina. Ligou o ar-condicionado central e apertou o boto play para ouvir os nove recados que estavam na secretria eletrnica. Um deles era do lho do dono do escritrio: Oi, Zenaide, o Hlio. Sa tarde da na sexta e esqueci de salvar no meu pen drive o arquivo com o processo do Matias. Por favor, entre na pasta compartilhada da rede e, no diretrio Reviso, pegue o nico arquivo que est l e me mande por e-mail. A secretria experiente ligou seu micro, para fazer o que fora pedido. Ela sabia perfeitamente o que tinha que fazer. A facilidade com que tinha passado, anos antes, da antiga mquina de escrever eltrica para o computador foi sua principal garantia de permanncia naquele emprego.

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Recursos bsicos da internet

O dr. ngelo, dono da empresa, quem tinha inovado, colocando computadores no escritrio. E o lho, Hlio, entendia de informtica ele mesmo tinha instalado a rede wireless. Zenaide estava trabalhando quando apareceu no seu monitor um alerta de vrus do rewall do Windows. Ela resolveu o problema sozinha e continuou trabalhando.

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Computador tambm pega vrus? O vrus de computador no um ser vivo. um programa danoso, desenvolvido por pessoas maliciosas, para danicar computadores. Ele infecta o sistema, faz cpias de si mesmo e tenta se espalhar para outros micros, utilizando-se de diversas vias (anexo de e-mail, por exemplo).

Por dentro do tema

A conexo em rede mudou nossa vida


A possibilidade de conectar computadores entre si mudou a nossa maneira de trabalhar, de nos comunicar e at de viver. A internet uma janela aberta para o mundo, que amplia o acesso informao variada (por exemplo, atravs de sites de busca ou de bibliotecas virtuais) e inaugura novas formas de comunicao (como o e-mail, o bate-papo em tempo real, as listas de discusso). Na internet, possvel criar e publicar gratuitamente um site ou blog. Isso quer dizer que qualquer pessoa pode expor publicamente o que escreve e o que pensa, para qualquer pessoa conectada que visite o site. Eventualmente, os visitantes podem escrever comentrios nessas pginas. Tudo isso uma verdadeira revoluo, que mexe com nossas cabeas, que muda os relacionamentos entre as pessoas, a nossa relao com o mundo e as formas de trabalhar e de aprender.
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Site (stio) ou website um local na internet (...), constitudo por uma ou mais pginas de hipertexto, que podem conter textos, grcos e informaes em multimdia. (Dicionrio Houaiss)

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Secretariado

Internet: um pouco de histria


Para as crianas de hoje parece que a internet sempre existiu. Mas voc sabe quando essa histria toda teve incio? Comeou na dcada de 1960, como um projeto do Departamento de Defesa dos Estados Unidos de criar uma rede descentralizada de comunicao, para reduzir o risco de perder as informaes caso um ponto fosse atingido. Cerca de 20 anos depois, a rede foi se expandindo para centros de pesquisa no-militares e universidades. At ali, s havia possibilidade de comunicao de textos. No incio dos anos 1990, surgiu a WWW (world wide web rede mundial de computadores), que possibilitou a visualizao de imagens na internet e a navegao em hipertexto os textos ou imagens tm referncias chamadas de links (ligaes), que levam a outros textos. Que fatores possibilitaram o uso da internet pelos usurios comuns? Veja alguns: A tecnologia da rede comeou a ser usada para conectar universidades e laboratrios de pesquisa. Foram surgindo vrias empresas provedoras de acesso internet. Foi liberada a explorao comercial da internet. Foi se tornando cada vez mais fcil e barato ter um computador pessoal (PC sigla da expresso inglesa personal computer). As facilidades de conexo, com a entrada da banda larga, tornaram o uxo de dados muito mais rpido. O avano tecnolgico amplia cada vez mais a conectividade entre as mquinas. Voc pode observar que no escritrio onde Zenaide trabalha: Todos os computadores esto interligados em rede. A instalao da rede sem o foi feita pelo prprio Hlio, tcnico em informtica. Isso porque os novos equipamentos so plug and play (conecte e use): s ligar, e a maioria dos aplicativos instalada automaticamente. O usurio comum consegue realizar sozinho.

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Recursos bsicos da internet

Navegadores
Para explorar a internet, voc precisa de um programa conhecido como navegador (ou browser). O mais popular no mercado o Internet Explorer, vendido junto com o pacote do Windows, da Microsoft, mas existem muitos outros inclusive gratuitos, como, por exemplo, o Mozilla Firefox (http://www.mozilla.org). Os navegadores trabalham com hipertextos, isto , novas janelas de informao, que podem ser acessadas atravs de um link. Ao navegar atravs de hipertextos, voc pode entrar em novas pginas de um mesmo site ou em sites diferentes. Os sites e os endereos eletrnicos de usurios (os e-mails) vm acompanhados de algumas abreviaes, cujos signicados voc pode vericar na tabela a seguir:
Domnio web
.com .net .edu .br .gov .org

Utilizao
Empresas comerciais. Empresas de rede e telecomunicaes. Instituies educacionais. Faculdades e universidades no Brasil. rgos governamentais. Organizaes sem ns lucrativos.

Exemplo de endereo
http://www.globo.com http://www.embratel.net http://www.harvard.edu http://www.usp.br http://www.brasil.gov.br http://www.pro-social.org

Para visitar um site, necessrio escrever o endereo no local indicado no prprio navegador. Para facilitar, voc pode guardar as pginas web que utiliza frequentemente, para voltar a acess-las com facilidade. Para isso, basta clicar em Favoritos no menu superior do navegador e escolher a opo Adicionar a favoritos. Num prximo acesso, no ser necessrio voc escrever o endereo do site: basta abrir a lista de favoritos e escolher o site que desejar.

Sites de busca
Existem sites que ajudam o usurio a localizar o que procura na internet. Veja algumas opes: Google (http://www.google.com.br). Yahoo Brasil (http://www.yahoo.com.br).
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Secretariado

Em todos eles possvel ltrar o tipo de informao que se deseja, seja um site, uma imagem ou um vdeo.

A G OR A COM V OC

A histria da internet que voc leu no incio desta seo est muito resumida. Que tal pesquisar mais sobre isso? H vrios sites que oferecem mais detalhes. Num dos sites de busca indicados ou em outro que voc conhea, coloque as palavraschave histria e internet e veja as possibilidades que aparecem. Registre suas descobertas mais interessantes no bloco de notas.

E-mails
Na vida pessoal, o e-mail se tornou uma eciente forma de comunicao. No entanto, o seu uso prossional exige um conhecimento um pouco mais avanado das ferramentas. H aplicativos que permitem enviar e receber mensagens de correio eletrnico. So inmeras verses de softwares, e o mais conhecido deles o Outlook.

Que lngua eh essa? Voc j reparou que na internet se usa uma linguagem escrita diferente da tradicional? As pessoas costumam abreviar palavras para agilizar a digitao em conversas on-line e frequentemente no usam acento. Por exemplo: o uso do h para diferenciar o e do (eh = ) surgiu como forma de substituir o acento.

Redes sociais
O ser humano tem tendncia a viver em sociedade. A internet trouxe meios de comunicao ecazes para manter as pessoas em contato permanente; ento, a habilidade humana natural de se agrupar foi potencializada e surgiram vrias organizaes sociais em rede.

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Recursos bsicos da internet

O que uma rede social? uma das formas de representao dos relacionamentos dos seres humanos entre si (que podem ser afetivos, prossionais etc.) ou entre grupos de interesses. Numa rede, as pessoas compartilham ideias com outros que tm interesses, valores e/ou objetivos em comum.

Essas organizaes podem ser de todos os tipos: movimentos sociais, redes de relacionamento, grupos polticos. Elas funcionam atravs de sites, listas de e-mails e fruns de discusso. As redes sociais vm ganhando muita fora entre os jovens, como estratgia para a ao poltica. Nessas estruturas, no existe hierarquia rgida (diretor, vice-diretor etc.). Ao contrrio, elas so exveis, as pessoas participam e so demandadas conforme a necessidade e o interesse. Elas se associam s redes para trocar ideias e experincias e chegar a propostas de ao integrada, diviso de tarefas ou trabalhos colaborativos. Tambm existem redes voltadas para o encontro entre amigos. Veja algumas das mais conhecidas: Friendster (http://www.friendster.com): considerada uma rede pioneira no gnero de redes de amigos. MySpace (http://www.myspace.com): espao que hospeda redes de amigos e tambm compartilhamento de msicas. Orkut (http://www.orkut.com): site de relacionamentos virtuais. Para voc conseguir a primeira entrada no sistema, uma pessoa que j participa do Orkut deve convid-lo. Depois s registrar as comunidades que lhe interessam e convidar outros amigos. Demonstrao grca da rede social do Orkut (cada amigo est representado por uma letra).
G G G A

G P C

Atualmente, o Brasil o pas com o maior nmero de membros no Orkut, superando inclusive os EUA (dados de 2011).

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Secretariado

Esta casa virou uma comunidade virtual. Voc tem login e senha?

H muitas redes que funcionam no mundo acadmico e possibilitam a criao coletiva entre alunos, professores e pesquisadores. Outras, articuladas por ONGs, so voltadas para aes sociais. Um exemplo no Brasil a rede v2v (http://v2v.net), que rene voluntrios de acordo com suas anidades e sua disposio para colaborar.

E-grupos
A participao em grupos de discusso na internet (e-grupos) pode facilitar muito o seu trabalho. Por meio deles, voc pode trocar ideias com pessoas de interesses comuns, obtendo solues criativas para dvidas em tarefas prossionais cotidianas. H sites que permitem criar grupos de discusso gratuitamente. Um dos mais conhecidos o Yahoo Grupos. Para entrar nele, tudo o que voc necessita de uma Identicao Digital (ID) e de uma senha, que podem ser criadas no prprio site do Yahoo.

Chats
Praticamente todos os provedores de e-mail oferecem recursos de chat (bate-papo virtual). Por meio dele, voc pode trocar mensagens instantneas com uma ou mais pessoas. O MSN Messenger, da Microsoft, est entre os programas de chat mais populares. simples baixar (fazer o download) pela internet esse aplicativo gratuito. Depois de faz-lo funcionar, cadastre algumas pessoas conhecidas que tambm usam o MSN e comece a se comunicar.

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Videoconferncia
Existem muitas modalidades de videoconferncia. No MSN, por exemplo, possvel estabelecer uma comunicao de udio e vdeo. Para que voc converse normalmente e veja a imagem da pessoa com quem est falando pelo chat do MSN, preciso que ambas tenham um microfone e uma webcam (minicmera de vdeo para computador). Esses dispositivos j foram muito caros, mas seu preo tem cado mais acessvel com o tempo.

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Recursos bsicos da internet

Voz sobre IP (voip)


Se voc possui computador com microfone e caixas de som, possvel conversar usando aplicativos que estabelecem uma conexo ponto a ponto entre dois computadores. Isso torna o custo das ligaes DDD e DDI muito menor. Procure na internet mais informaes a respeito. Veja, por exemplo, como funciona o Skype.
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E-comrcio
O volume de negcios realizados on-line cada vez maior. Segurana e praticidade so dois itens que conquistam cada vez mais os usurios. No caso de um escritrio de advocacia, como o de Zenaide, possvel comprar um livro sobre a losoa do Direito por uma editora portuguesa e ter o livro em mos em poucos dias.

Essa atividade apresenta um roteiro para ajudar voc a realizar uma compra on-line: 1. Pense em algo que voc gostaria de comprar pela internet (por exemplo, um livro recomendado na seo Intertextos deste estudo). 2. Procure o produto desejado em um site de busca ou em sites especializados em vendas pela internet (Submarino, Shoptime, Mercado Livre etc.). 3. Selecione uma loja que, alm de bom preo, oferea a venda pela internet atravs de uma forma de pagamento conveniente. Por exemplo, se voc no possui carto de crdito, veja uma loja que pratique vendas atravs de boleto bancrio. 4. Faa a compra e acompanhe a chegada do produto. Geralmente, voc receber um e-mail conrmando a compra e fornecendo uma senha para acompanhamento do trnsito de seu pacote.

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Secretariado

Aplicativos especcos
Nenhum curso pode preparar um tcnico em Secretariado para utilizar todos os aplicativos que poder encontrar na sua vida prossional. Na empresa, o que se espera que voc tenha um mnimo de familiaridade com a lgica digital, para entender como funcionam os programas especcos de cada setor ou departamento. Praticamente todas as atividades econmicas tm seus prprios aplicativos. Escritrios de advocacia, por exemplo, utilizam um determinado tipo de aplicativo para acompanhar processos on-line. Em geral, ningum deixa de contratar um secretrio porque ele no sabe operar um aplicativo utilizado por um grupo restrito de prossionais. O importante que voc tenha abertura para aprender, pois o que conta hoje a capacidade de adaptao a novas ferramentas. Conhecer os programas bsicos de internet j lhe dar uma boa vantagem. Por mais que os aplicativos sejam diferentes, tm lgicas e rotinas parecidas com os demais.

Fazendo e aprendendo

Relacione as denies (nmeros) aos seus devidos termos (letras). Anote a resposta em seu bloco de notas e depois conra o resultado no m do livro. Se no souber, volte ao texto ou pesquise em outras fontes. a) Hardware. b) Aplicativo. c) Voip. d) Wireless. e) Banda larga. f) Chat. 1. Programa de computador. 2. Conecta o micro com a internet numa velocidade acima do padro de modems analgicos. 3. Recurso que possibilita a troca de mensagens instantneas. 4. Parte fsica do computador (circuitos, placas, monitor etc.).
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5. Tecnologia que permite o acesso ao computador sem a necessidade de os. 6. Tecnologia que permite estabelecer conversaes telefnicas via computador.

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Recursos bsicos da internet

Avalie seu conhecimento

1. Como voc j viu, usar e-mail na empresa no a mesma coisa que us-lo na vida pessoal. Conra se voc j sabe garantir o seu uso eciente para ns prossionais. Utilizando um aplicativo de correio eletrnico (exceto webmail), veja se voc consegue: a. Gerenciar mais de uma conta de e-mail ao mesmo tempo. b. Estabelecer regras anti-spam. c. Criar pastas especcas para cada tipo de assunto. d. Automatizar o direcionamento de cada entrada de e-mail para uma pasta determinada. Cada navegador tem suas peculiaridades, mas essa tarefa requer, alm de algum ensaio e erro, um pouco de pacincia para entender as orientaes do tpico Ajuda. Consulte-o, e mos obra! 2. Que tal criar e moderar um e-grupo no Yahoo? Procure a pgina do Yahoo Grupos na internet e crie um grupo de discusso com um determinado tema sua escolha por exemplo, para auxiliares de Secretariado. Se voc conhecer outros alunos do Telecurso TEC, combine isso com eles. Como se trata de um debate prossional de um grupo restrito, no se esquea de congurar as restries de acesso no momento solicitado.

Vale saber

A internet pode ser sua grande aliada no trabalho. Porm, h pessoas que utilizam amplamente esse recurso em suas empresas para ns de entretenimento e outros interesses alheios aos compromissos prossionais. Alm de comprometer a produtividade, isso pode expor a pessoa a uma demisso por justa causa. Cada instituio comunica aos funcionrios as suas prprias normas para o uso do computador. Mas, em geral, as orientaes abordam: Que proibido o acesso a sites com contedos pornogrcos. Que se deve evitar o uso do e-mail da empresa para receber ou enviar mensagens pessoais.
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Secretariado

Que o chat ou as redes de amigos (como o Orkut) s podem ser utilizados para ns prossionais.

Intertextos

FIL ME

A rede (The net), de Irwin Winkler, EUA, 1995. Uma analista de sistemas recebe um disquete com dados condenciais e, a partir disso, passa a viver um pesadelo: seus dados vo sendo alterados nos computadores do Governo, at que ela seja considerada uma criminosa, correndo o risco de ter a sua identidade apagada dos sistemas. O lme provoca uma reexo sobre o potencial da rede que interconecta dados e os problemas que podem ser causados por pessoas que usam a rede para o mal.
SI T E

TypingTest.com (em ingls) http://www.typingtest.com No passado, um dos principais critrios para a contratao de secretrias era a velocidade de datilograa na mquina de escrever. Hoje no se fala mais em datilograa, mas a intimidade com o teclado do micro muito importante. Para vericar a velocidade de sua digitao, faa o teste on-line no endereo indicado.
A R T IG Os

Caindo nas redes, acesso em 02/06/2011, http://www.ondajovem.com.br/materiadet.asp?idtexto=175. O artigo mostra como as redes sociais via internet vm ganhando cada vez mais fora entre os jovens. Sete princpios para redes sociais, acesso em 02/06/2011, http://aprendiz.uol. com.br/content/jekitirefr.mmp. O autor oferece sete princpios para a participao em redes sociais, entre os quais: construir conana, dar e receber e compartilhar valores.
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Recursos bsicos da internet

Glossrio

Aplicativo Programa de computador. Arquivo No contexto deste estudo, o conjunto de dados criado no computador, com o uso de um aplicativo. Banda larga Tecnologia que permite a conexo com a internet em alta velocidade. Blog um site pessoal, no formato de dirio, que qualquer pessoa pode criar gratuitamente. Conectividade A capacidade de um computador de operar em um ambiente de rede. Diretrio No computador, uma rea que serve para armazenar pastas e arquivos. E-mail Abreviatura inglesa de electronic mail (correio eletrnico). Mensagem enviada ou recebida pela internet. Firewall Dispositivo usado para impedir a transmisso de dados nocivos ao computador ou no-autorizados de uma rede outra. Micro Em informtica, a forma reduzida da palavra microcomputador . Monitor Tela que exibe os dados gerados no computador. Pasta compartilhada Pasta virtual cujo contedo pode ser acessado por qualquer computador que esteja ligado rede. Pen drive Dispositivo porttil que armazena dados digitais. Spam Mensagem no-solicitada, enviada para o e-mail de muitas pessoas ao mesmo tempo.

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Secretariado

Webmail Interface da web que permite que a pessoa leia e escreva e-mails utilizando um navegador (como, por exemplo, o Internet Explorer, o Netscape ou um navegador de uso livre, como o Mozilla Firefox). Windows Sistema operacional da empresa Microsoft, que serve para gerenciar o funcionamento do computador. Wireless Termo ingls que signica sem o. A tecnologia tambm conhecida como wi- e permite transferir dados em alta velocidade de um computador para outro por meio de ondas de rdio, dispensando o uso de os.

O que voc estudou:

A importncia da abertura para as novas tecnologias.


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As possibilidades da internet. Aplicativos especcos para cada atividade.

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CAPTULO 1

Fazendo e aprendendo
1. A primeira parte da resposta pessoal. No que diz respeito coincidncia entre as caractersticas e as funes do novo secretrio descritas no estudo e as funes previstas na Lei para o tcnico em Secretariado, voc deve ter percebido que ela existe, embora as funes mais estratgicas quem para o cargo de secretrio executivo. O artigo 5 da Lei prev o seguinte como atribuies para o tcnico em Secretariado: I - Organizao e manuteno dos arquivos de secretaria. II - Classicao, registro e distribuio da correspondncia. III - Redao e datilograa de correspondncia ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro. IV - Execuo de servios tpicos de escritrio, tais como recepo, registro de compromissos, informaes e atendimento telefnico. 2. A descrio sumria que a CBO Classicao Brasileira de Ocupaes apresenta sobre o que os tcnicos em Secretariado fazem a seguinte: Transformam a linguagem oral em escrita, registrando falas com sinais, decodicando depois esses sinais em texto; revisam textos e documentos; organizam as atividades gerais da rea e assessoram o seu desenvolvimento; coordenam a execuo de tarefas; redigem textos e comunicam-se, oralmente e por escrito (fonte: http://www.mtecbo.gov.br).

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Secretariado

Avalie seu conhecimento


1. De acordo com a matria, algumas das competncias para atuar em Secretariado so: Bom relacionamento interpessoal e capacidade de estabelecer networking. Capacidade de estar atento e conectado a tudo. Conhecer e dominar idiomas estrangeiros. Dominar os aplicativos bsicos editor de textos, planilha eletrnica, confeco de transparncias. Capacidade de fazer vrias coisas simultaneamente. Capacidade para a comunicao efetiva. Capacidade de adaptao a grupos de trabalho. 2. Quando fala da necessidade de conectar-se, sem complementar a qu, a consultora Connie Eastman provavelmente est querendo ir alm da conexo internet. Ela est falando da importncia de ser uma pessoa conectada com o mundo, com a realidade: ler jornal, saber das novidades, estar atenta s mudanas e estar sempre ligada no que vem por a. 3. H muitas situaes em que necessrio um secretrio apresentar capacidade de networking e de multitarefa. Por exemplo: Networking : a empresa precisa contratar fornecedores de aparelhos de som para um evento, e o secretrio pode entrar em contato com conhecidos que indiquem boas opes. Multitarefa: a empresa precisa realizar um evento, e o secretrio ter que cuidar de coisas diversas, como a divulgao, a conrmao de participantes, a elaborao de apresentaes para o conferencista (que da prpria empresa) e a confeco de um formulrio de avaliao.

CAPTULO 2

Fazendo e aprendendo
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1. Resposta pessoal.

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Respostas

2. Uma forma de escrever o dilogo num e-mail seria:

Prezada Cntia, Penso encontr-la amanh, s 14h. Caso isso no se conrme, avisarei com antecedncia. Atenciosamente, Norberto

Prezado Norberto, Recebi sua mensagem. Comparecerei ao encontro. No entanto, se for necessrio cancelar, peo que me avise ainda hoje, pois preciso da conrmao com urgncia. Atenciosamente, Cntia

Avalie seu conhecimento


1. Resposta pessoal. 2. Resposta pessoal. 3. Resposta pessoal.

CAPTULO 3

Fazendo e aprendendo
1) a) O texto comercial mais indicado seria o memorando. b) O memorando um texto breve, que pode servir para informar os funcionrios sobre polticas, decises e instrues da empresa.
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Secretariado

c) Comunicamos que estaremos em reformas no perodo de 28/09 a 28/10. Neste perodo os funcionrios sero remunerados normalmente. 2. importante que a ata sintetize os pontos abordados na reunio de forma clara, objetiva e em sequncia. organizada em itens que contemplam as etapas da reunio. 3.

Vitria, 13 de fevereiro de 2006.

Ilmo. Sr. Nestor Gomes Diretor Executivo Nestor Cabos e Conexes Ltda. Rua lvaro Martins, n 128, 3 andar Vitria ES CEP: 000.000-00 Ref.: Carta de Agradecimento Prezado Sr. Nestor Gomes, Agradecemos por escolher nossa empresa como prestadora de servios de Publicidade e Propaganda. Obrigado tambm por sua ateno em todo o processo de negociao. Desde j, colocamo-nos ao seu dispor para o que se zer necessrio.

Atenciosamente, Juliano Costa Boas Ideias Publicidade e Propaganda

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Respostas

4. O tipo de texto mais indicado para a comunicao o memorando, por ser um relato breve, que pode servir para informar os funcionrios sobre polticas, decises e instrues da empresa.

Avalie seu conhecimento


A resposta pode variar, mas verique se voc contemplou principalmente os seguintes pontos: A ata de antigamente Registrava as principais informaes acerca da reunio em um nico pargrafo. Apresentava oraes longas, concentrando informaes diversas de uma vez s. Por conta da falta de objetividade no registro das informaes, muitas vezes no era um documento claro, de fcil compreenso. A ata de hoje Organiza as informaes em tpicos, em vez de pargrafos longos. Cada informao registrada por meio de frases curtas, uma por vez. Dessa forma, torna-se mais clara e objetiva que as atas de antigamente.

CAPTULO 4

Fazendo e aprendendo
1. a) O texto mais apropriado para a redao do comunicado a circular. b) A circular um instrumento utilizado para transmitir um aviso, ordem ou instruo a vrios destinatrios ao mesmo tempo. Sua linguagem no exige a formalidade da maioria dos textos comerciais. Deve transmitir o contedo de forma leve e objetiva.
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Secretariado

c) Sugesto de texto para a circular:

Sapatos Bom Passo


Estrada dos Sapateiros, n 50 Circular n 18/07

Prezados funcionrios, Informamos que, ao longo da prxima semana, todos devem comparecer ao departamento mdico da empresa a m de realizar o exame mdico funcional deste ano. Os mdicos se encontram disponveis no horrio das 9h s 18h.

So Leopoldo, 23 de novembro de 2007. A Gerncia.

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Respostas

2. Um modelo possvel que atende aos padres de redao do ofcio seria assim:

Prefeitura do Municpio de Tocantinpolis Tocantins Tocantinpolis, 13 de outubro de 2006. Ofcio n 456783/06 Assunto: Transferncia de endereo Senhor Governador, Em virtude de reformas para melhorias na sede de nossa Prefeitura, informamos que o gabinete do Senhor Prefeito da cidade de Tocantinpolis ser transferido, temporariamente, para o endereo: Rua Gonalves Arajo, n 980, Centro Tocantinpolis, Tocantins.

Respeitosamente, Ablio Santos Prefeitura do Municpio de Tocantinpolis A Sua Excelncia Governador Euclides Lopes de Almeida Estado do Tocantins Governo 00000-000 Palmas Tocantins

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Secretariado

3. O documento apropriado para este tipo de registro o relatrio, por ter a nalidade de expor ocorrncias, fatos, despesas, transaes ou atividades realizadas para prestao de contas.

Avalie seu conhecimento


1. O autor mistura ao texto ocial aspectos prprios da linguagem do romance. Utiliza muitos adjetivos (Assim minguados, entretanto, quase insensveis ao observador afastado), metforas (No cemitrio enterrei 189$000), e termos que expressam pessoalidade (Se muito, a culpa no minha). Alm disso, fala muito na primeira pessoa: Trago a V. Exa., Gastei com obras pblicas. 2. Uma sugesto possvel de relatrio a seguinte:

Relatrio Anual da Prefeitura do Municpio de Palmeira dos ndios Alagoas - 1928 O presente relatrio traz um resumo dos trabalhos realizados pela Prefeitura de Palmeira dos ndios em 1928. As atividades esto divididas por campos de atuao e apresentam os custos envolvidos:

ILUMINAO Gastos com a iluminao da cidade: 8:921$800. OBRAS PBLICAS Gastos com obras pblicas: 2:908$350. Atividades envolvidas: - Construo do muro do edifcio da Prefeitura. - Aumento e pintura do aougue pblico. - Construo de um novo aougue para gado mido. - Recapeamento de ruas. 238 - Desvio das guas para evitar inundaes.

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Respostas

- Melhoria do curral do matadouro. - Compra de ferramentas. EVENTUAIS Gastos com despesas eventuais: 1:069$700. Atividades envolvidas: - Feitio e conserto de medidas. - Compra de materiais para aferio e placas. - 724$000 para uniformizar as medidas pertencentes ao Municpio (foi detectada variao em relao s medidas-padro, exemplo: 1litro = 1.400 gramas). CEMITRIO Gastos com cemitrio: 189$000. Atividades envolvidas: - Pagamento ao coveiro. - Conservao do cemitrio.

3. O relatrio deveria contemplar algumas caractersticas do ofcio, por se tratar de um documento dirigido a uma autoridade.

CAPTULO 5

Fazendo e aprendendo
Existem diversas alternativas para cada situao. A seguir, voc ver alguns caminhos possveis. Situao 1 Para essa tarefa, o mais importante deixar os cartes organizados. Dessa forma, se o sr. Celso precisar entrar em contato com algum e as informaes no estiverem
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Secretariado

na lista de contatos do computador, voc conseguir encontrar o carto da pessoa rapidamente. Veja alguns passos que poder seguir: 1. Dena categorias para os cartes: clientes, fornecedores, amigos, concorrentes etc. Separe por categorias e em ordem alfabtica. 2. Organize os cartes em um porta-cartes, dentro da metodologia combinada. Caso ainda no saiba a categoria de alguns cartes, organize-os separadamente em ordem alfabtica, para descobrir, com o tempo, do que se trata. Em seguida, registre-os na lista de contatos do computador. 3. Aproveite as situaes do dia a dia para atualizar os contatos: pessoas a receber, reunies para agendar, telefonemas realizados etc. Lembre-se sempre de que seu instrumento de trabalho deve ser a sua agenda de contatos, no os cartes. 4. Quando um carto novo chegar, organize-o imediatamente, de acordo com a metodologia empregada. Situao 2 Voc poderia aplicar a metodologia dos 5S: 1. Descarte. Descarte os catlogos danicados e as cpias sem utilidade com quantidade disponvel em excesso. 2. Arrumao. Coloque os catlogos em ordem, deixando as cpias da coleo atual em um lugar bem acessvel. Arquive adequadamente as colees antigas. 3. Limpeza. Providencie a limpeza da estante de catlogos, bem como a retirada da poeira dos catlogos. 4. Sade. Faa uma bela arrumao pense que um ambiente saudvel tambm um ambiente bem arrumado. 5. Disciplina. Estabelea padres para a utilizao dos catlogos: guarde no respectivo lugar depois do uso, sempre arquive as colees mais antigas etc. E faa dos 5S uma prtica cotidiana.

Situao 3 Voc precisar organizar com urgncia essas duas caixas, antes que elas quem com pilhas ainda maiores. Entre as trs situaes, esta a mais prioritria. Procure resolver primeiro os assuntos da caixa de entrada, separando os documentos por tipo. Busque identicar o que mais urgente e mais importante, pois esses documentos devem receber sua ateno especial: contas (vencidas e a vencer), respostas que devem ser dadas a clientes, reunies agendadas etc.
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Respostas

Avalie seu conhecimento


Resposta pessoal.

CAPTULO 6

Fazendo e aprendendo
1. A palavra arquivo pode ser, por exemplo: Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas. Entidade administrativa responsvel pela custdia, pelo tratamento do documento e pela utilizao dos arquivos sob sua jurisdio. Ex.: IPHAN Instituto do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional. Edifcio onde so guardados os arquivos, ou seja, um depsito. Mvel destinado guarda de documentos, tambm chamado de chrio. Em processamento de dados, conjunto de dados relacionados, tratados como uma totalidade. Ex.: arquivo do Word. 2. Para realizar essa tarefa, voc poderia desenvolver diferentes formas de ordenao. Na sugesto a seguir, veja como cariam ordenadas as pastas virtuais. Ligado a cada pasta aparece o arquivo eletrnico do documento mencionado no enunciado.

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Secretariado

Avalie seu conhecimento


Plano de classificao de documentos
Documentos de minha casa 2006 (06) 1. Contas 1.1. Contas de gua (CA) I. Janeiro II. Fevereiro III. Maro IV. Abril V. Maio VI. Junho VII. Julho VIII. Agosto IX. Setembro X. Outubro XI. Novembro XII. Dezembro

1.2. Contas de gs (CG) I. Janeiro II. Fevereiro III. Maro IV. Abril V. Maio VI. Junho VII. Julho VIII. Agosto IX. Setembro X. Outubro XI. Novembro XII. Dezembro

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1.3. Contas de luz (CL) I. Janeiro II. Fevereiro III. Maro IV. Abril V. Maio VI. Junho VII. Julho VIII. Agosto IX. Setembro X. Outubro XI. Novembro XII. Dezembro

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Respostas

1.4. Contas de telefone (CT) 1.4.1. Mariana (M) I. Janeiro II. Fevereiro III. Maro IV. Abril V. Maio VI. Junho VII. Julho VIII. Agosto IX. Setembro X. Outubro XI. Novembro XII. Dezembro

1.4.2. Maria Lusa (ML) I. Janeiro II. Fevereiro III. Maro IV. Abril V. Maio VI. Junho VII. Julho VIII. Agosto IX. Setembro X. Outubro XI. Novembro XII. Dezembro

1.4.3. Paulo (P) I. Janeiro II. Fevereiro III. Maro IV. Abril V. Maio VI. Junho VII. Julho VIII. Agosto IX. Setembro X. Outubro XI. Novembro XII. Dezembro

I. Bancos

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Secretariado

a.

Banco Patrimnio (BP)

I. Janeiro a. Extratos bancrios b. Contratos de aplicaes c. Correspondncias d. Carto de crdito II. Fevereiro a. Extratos bancrios b. Contratos de aplicaes c. Correspondncias d. Carto de crdito III. Maro Extratos bancrios a. Contratos de aplicaes b. c. Correspondncias Carto de crdito d. IV. Abril Extratos bancrios a. b. Contratos de aplicaes c. Correspondncias Carto de crdito d. V. Maio Extratos bancrios a. b. Contratos de aplicaes c. Correspondncias Carto de crdito d. VI. Junho Extratos bancrios a. b. Contratos de aplicaes c. Correspondncias Carto de crdito d. VII. Julho Extratos bancrios a. Contratos de aplicaes b. c. Correspondncias Carto de crdito d. VIII. Agosto a. Extratos bancrios b. Contratos de aplicaes c. Correspondncias d. Carto de crdito IX. Setembro a. Extratos bancrios Contratos de aplicaes b. c. Correspondncias d. Carto de crdito 244

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Respostas

X. Outubro a. Extratos bancrios b. Contratos de aplicaes c. Correspondncias d. Carto de crdito XI. Novembro a. Extratos bancrios Contratos de aplicaes b. c. Correspondncias d. Carto de crdito XII. Dezembro a. Extratos bancrios Contratos de aplicaes b. c. Correspondncias Carto de crdito d.

b.

Banco Poupe Bem (BPB)

I. Janeiro a. Extratos bancrios b. Contratos de aplicaes c. Correspondncias d. Carto de crdito II. Fevereiro a. Extratos bancrios b. Contratos de aplicaes c. Correspondncias d. Carto de crdito III. Maro a. Extratos bancrios Contratos de aplicaes b. c. Correspondncias d. Carto de crdito IV. Abril a. Extratos bancrios Contratos de aplicaes b. c. Correspondncias d. Carto de crdito V. Maio a. Extratos bancrios Contratos de aplicaes b. c. Correspondncias d. Carto de crdito

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VI. Junho a. Extratos bancrios b. Contratos de aplicaes c. Correspondncias d. Carto de crdito VII. Julho a. Extratos bancrios b. Contratos de aplicaes c. Correspondncias d. Carto de crdito VIII. Agosto a. Extratos bancrios b. Contratos de aplicaes c. Correspondncias Carto de crdito d. IX. Setembro Extratos bancrios a. Contratos de aplicaes b. c. Correspondncias d. Carto de crdito X. Outubro a. Extratos bancrios Contratos de aplicaes b. c. Correspondncias Carto de crdito d. XI. Novembro Extratos bancrios a. Contratos de aplicaes b. c. Correspondncias Carto de crdito d. XII. Dezembro Extratos bancrios a. Contratos de aplicaes b. c. Correspondncias d. Carto de crdito

No plano de classicao que voc viu, foi utilizado o cdigo 06 para identicar o ano de 2006. Cada tipo de conta ser identicada atravs das iniciais dela. Por exemplo, o cdigo da conta de gua de maro de 2006 ser: CAIII06. CA Conta de gua III Ms de maro 06 Ano de 2006 Como existem diversos usurios das contas de telefone, para diferenci-los tambm foram usadas as iniciais dos nomes deles. Por exemplo, o cdigo da conta de telefone do ms de julho, pertencente a Maria Lusa, ser: CTMLVII06.

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CT Conta de telefone ML Maria Lusa VII Ms de julho 06 Ano de 2006 Utilizar o cdigo 06 importante, pois assim possvel diferenciar as contas de 2006 das contas dos anos anteriores e posteriores. Como se deve guard-las por cinco anos, ca mais fcil encontr-las. Lembre-se tambm de que o cdigo de classicao deve vir em cada documento arquivado.

CAPTULO 7

Fazendo e aprendendo
Como se trata de uma entrevista, o resultado da questo depende das suas prprias descobertas. A seguir, uma sugesto de roteiro para a entrevista: Apresentao pessoal do entrevistador diga quem voc e qual o seu objetivo. Coleta de dados do entrevistado procure saber quanto tempo ele ou ela tem de prosso e h quanto tempo trabalha naquela empresa. Seria interessante procurar saber tambm por que seu entrevistado escolheu ser um secretrio. Qual a importncia da comunicao no dia a dia do secretrio? Qual a maior saia-justa enfrentada por causa de uma comunicao falha? De que forma a boa comunicao contribuiu para lidar melhor com uma situa o de conito? Seu entrevistado j recebeu recados confusos, pouco claros? Pea que ele ou ela cite um exemplo em que a comunicao gentil e cordial resolveu um mal-entendido. Qual o maior desao de comunicao para um secretrio? Quando ouvir atentamente fez toda a diferena? Quando ter uma atitude assertiva fez toda a diferena? Quais os conselhos do seu entrevistado para que voc desenvolva suas habilidades de comunicao?
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Releia o texto e identique que outras questes valem a pena ser includas no roteiro de entrevista. Lembre-se: trata-se de um roteiro, um caminho sugerido para que voc no se perca na entrevista. Contudo, se seu entrevistado trouxer outras contribuies interessantes ligadas comunicao, deixe-o falar livremente. Cuide do tempo! Planeje-se para no ultrapassar uma hora de entrevista e informe isso ao seu entrevistado. Somente ultrapasse o tempo se seu entrevistado permitir. Divirta-se com o exerccio! uma oportunidade de aprender com quem est na prtica e de se COMUNICAR!

Avalie seu conhecimento


A temtica da comunicao est presente no dia a dia do secretrio e se relaciona com uma srie de outros assuntos. Anal, comunicar-se relacionar-se com o mundo. Veja algumas possveis relaes com outros itens do declogo: Declogo da(o) Secretria(o) (...) 3. Desenvolva a melhoria contnua. Adote a prtica da melhoria contnua como losoa de vida e de trabalho. Essa prtica da melhoria inclui o desenvolvimento constante das habilidades de comunicao. A comunicao tambm evolui com a experincia e com os esforos voltados para o autodesenvolvimento. 4. Gerencie informaes. Mantenha-se informado, transmita as informaes aos seus clientes, parceiros e fornecedores. Faa da informao a sua estratgia para o sucesso. Para tanto, preciso comunicar tais informaes de forma clara, assertiva e cordial. preciso tambm compreender essas informaes para selecionlas e comunic-las de acordo com um determinado contexto. 5.
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Personalize a assessoria.

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Personalize a assessoria aos seus clientes, diferenciando-os. Encante-os. preciso expressar, comunicar esse entendimento a respeito das necessidades especcas de cada cliente. Lembre que o cliente no s externo, voc tem clientes internos dentro da empresa. Alm disso, preciso habilidade para buscar essa informao. A, a comunicao tambm est envolvida. Procure perguntar sobre as necessidades de seus clientes e, sobretudo, seja um bom ouvinte. 6. Comunique-se. Promova a comunicao na sua empresa e viva a grande aventura de interagir com outras pessoas. 7. Desenvolva a sua tecnologia. Esteja em permanente estado de desenvolvimento tecnolgico. (...) Anal, a tecnologia tomou conta de nossa vida e h muitas ferramentas e possibilidades de comunicao importantes. Pense em videoconferncias, novos softwares, conferncias via web, entre outros recursos.

CAPTULO 8

Fazendo e aprendendo
Este um possvel roteiro para orientar o dilogo com o solicitante do evento e posterior elaborao do brieng: Qual ser o estilo do evento (descontrado, com brincadeiras, jogos)? Qual a faixa etria das crianas que sero convidadas? Os pais da criana tambm participaro da festividade? H alguma sugesto de tema para o evento (amizade, famlia, higiene etc.)? J est denido o local de realizao? Qual dever ser a durao do evento? Qual a verba disponvel?
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preciso identicar empresas que levando em conta a rea de atuao, o tamanho e os interesses possam se interessar em investir no evento. Depois, preciso apresentar a elas um projeto, cujo texto explique: O que acontecer no evento e quais os objetivos. Perl e nmero previsto de participantes. A data e o local. As possibilidades de retorno para a empresa investidora. Tipo, valor ou quantidade dos recursos solicitados (apoio ou patrocnio). 2. A alternativa correta b) Frum. 3. Aps vericar quais foram os funcionrios que realmente concluram o treinamento, deve-se enviar a eles os certicados que comprovam a concluso da atividade. 4. importante que o palestrante tenha sempre gua disponvel sobre a mesa. Anal, quando a pessoa fala por muitos minutos seguidos, tende a car com a garganta seca.

CAPTULO 9

Fazendo e aprendendo
1. Vestido ou duas peas, em tecidos nobres. Sapato e bolsa em couro metalizado, camura ou tecido. 2. Vossa Excelncia (V. Ex) o pronome recomendado para autoridades polticas, como um prefeito.
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3. O calado mais adequado para essa ocasio um sapato de salto alto, fechado.

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Respostas

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Para as pessoas com necessidades especiais ( visuais ou locomotoras), o evento precisa ser realizado em locais que atendam a questo da acessibilidade, oferecendo rampas, portas amplas, elevador com ascensoristas. Para as pessoas com diculdades de locomoo, como os cadeirantes, que atento ao nmero e a disposio dos assentos. Se o evento contar com 50 pessoas com essa diculdade e o local possui, ao todo, 100 assentos xos, voc podeter problemas. Prera ambientes em que possam ser usadas cadeiras mveis e que ofeream espaos para a acomodao dos que utilizam cadeiras de rodas. Para as pessoas com decincias visuais, disponibilize materiais em braile, como a programao do evento e uma apostila com o contedo da palestra

CAPTULO 10

Fazendo e aprendendo
1. Para projetar imagens estticas, como textos e fotograas, o retroprojetor uma opo mais barata em relao ao projetor e muito eciente. 2. A alternativa correta : c) 50 pessoas. 3. Este um possvel checklist para organizar um caf da manh de negcios em que a empresa vai apresentar os lanamentos do ano: a) Contratao de fornecedores: Levantar as necessidades de contratao (buf, equipamentos, segurana etc.). Pesquisar fornecedores. Contatar os possveis fornecedores (entrevistas, pedidos de oramento com base no nmero de participantes do evento). Selecionar as empresas prestadoras de servios.
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Analisar os contratos. Acompanhar junto chea a contratao dos servios. No dia do evento, supervisionar a prestao dos servios. b) Segurana: Vericar a necessidade de medidas especiais de acessibilidade ou segurana (presena de decientes fsicos ou de altas autoridades). Vericar as condies do local do evento: Extintores de incndio. Condies gerais do local. c) Equipamentos: Vericar a necessidade do aluguel ou reserva de equipamentos. Uma hora antes do evento, vericar o posicionamento e funcionamento dos equipamentos.

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Resposta pessoal.

CAPTULO 11

Fazendo e aprendendo
1. a) 80. Lembre-se, porm, de que essa uma estimativa, e no deve ser tomada como regra geral. 2. Mala direta. 3. A solicitao de conformao, por exemplo atravs da sigla: RSVP. 4. Press-release.
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Respostas

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1. Esta uma possvel resposta: Folder sobre o evento, enviado por correio aos consultrios de pediatria da cidade e s farmcias. E-mail para os mdicos pediatras e donos de farmcias cadastrados (que j deram fbrica em que voc trabalha a permisso para o envio desse tipo de anncio). 2. Estas so possveis respostas: a) Uma festa de inaugurao, com recepcionistas simpticos e msica animada. Divulgao: uma faixa na entrada na loja, cartazes em ocinas mecnicas do bairro e anncio nas principais rdios. b) Uma recepo formal, com servio de buf. Divulgao: e-mail para os funcionrios da repartio, cartazes nas paredes das salas e nos murais. c) Show com a presena de artistas, autoridades da poltica e celebridades, com renda revertida para as obras sociais. Divulgao: assessoria de imprensa, anncio no site da ONG e cartazes em estabelecimentos movimentados dos bairros vizinhos, como supermercados.

CAPTULO 12

Fazendo e aprendendo
1. Em ingls: Ladies and gentlemen, its a pleasure to be with you tonight. Ou: Ladies and gentlemen, its a pleasure to welcome you all. Em espanhol: Sean bienvenidos. Es un placer tenerlos aqu esta noche. Ou: Seoras y seores, es un placer darles la bienvenida.
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2. Ao executivo ingls: Good afternoon, I am (seu nome), secretary of mr. (nome e sobrenome do chefe). Glad to meet you! executiva espanhola: Buenas tardes. Soy (seu nome), secretario del seor (nome e sobrenome do chefe). Es un gusto conocerla! 3. O evento acontecer nas seguintes datas: Quinta-feira, 18 de fevereiro. Sexta-feira, 19 de fevereiro. Segunda-feira, 22 de fevereiro. Tera-feira, 23 de fevereiro. 4. Em ingls: Welcome, sirs! Em espanhol: Bienvenidos, seores!

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1. O evento acontece em uma quarta-feira. 2. Das 8h s 9h, acontecer a apresentao dos congressistas. Das 9h s 9h15, acontecer a abertura do congresso (VI Congresso Internacional Formativo para Secretrias e Assistentes Pessoais), com a sra. Elena Chvez Delagado. 9h15-10h30, aspectos legais imprescindveis para uma secretria ajudar sua empresa na proteo de marcas. Das 10h30 s 11h30, haver o intervalo e uma visita Exposecretria. Das 11h30 s 13h, acontecer a palestra sobre Coaching (Desenvolvimento pessoal e prossional).

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Respostas

3. Aspectos legais imprescindveis para uma secretria ajudar a empresa na proteo de marcas e preveno de possveis sanes: Conceitos-chave que devemos conhecer e controlar: registro de domnios, propriedade intelectual na rede, comrcio eletrnico. Papel do secretrio como responsvel pela proteo das bases de dados de clientes e provedores. Desenvolvimento pessoal do prossional: Como direcionar o trabalho de forma inteligente para obter os melhores resultados. Como reforar nossos aspectos mais fortes e minimizar nossas reas mais frgeis. 4. O congresso dirigido a prossionais de perl contemporneo. Os temas tratados nas palestras evidenciam o papel do secretrio moderno como prossional mais autnomo, com importantes responsabilidades dentro da empresa em que trabalha. 5. Resposta pessoal. 6. a. Boa tarde, senhora! Meu nome Joseph Simon. Vim da Califrnia para a reunio da Sorvetes Brasil. b. Boa tarde! Sou Hector Snchez. Venho de Barcelona, Espanha, para o evento da Sorvetes Brasil. Muito prazer. Diga-me, senhorita, onde posso encontrar uma cadeira? c. Ol, voc deve ser a secretria do Alfredo. Prazer em conhec-la. Eu sou Garry Fraser, da Austrlia.

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Secretariado

CAPTULO 13

Fazendo e aprendendo
Como fazer para a primeira letra de cada palavra aparecer em maiscula e o resto da palavra em minsculas? Como fazer isso automaticamente? Siga os seguintes passos: Selecione o texto desejado. Menu Formatar > Caractere. Clique em Efeitos de fonte. Em Efeitos, escolha Ttulo. Clique em OK. Esse mtodo tambm vale para qualquer outro texto selecionado.

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Resposta pessoal.

CAPTULO 14

Fazendo e aprendendo
Atividade pessoal.

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Respostas

Avalie seu conhecimento


A atividade pessoal, mas aqui voc encontra algumas referncias para comparar com o resultado do exerccio que fez. Voc j sabe que o objetivo apresentar a rotina de um secretrio: o que este prossional faz no seu dia a dia, considerando o contexto das organizaes de hoje. No exerccio, partimos da suposio de que voc tenha optado por fazer cinco slides e de que dispe de quinze minutos para apresentar o tema. Considerando o pblico, voc deve usar pouco texto nos slides (jovens certamente vo preferir ouvir voc a car lendo o que est escrito numa tela). E pode usar, de vez em quando, alguma foto de secretrios em ao para ilustrar o que diz, apenas para quebrar a monotonia de contar s com texto nas telas. Lembre-se: no abuse de imagens e use-as apenas como um recurso didtico, se elas forem contribuir para a aprendizagem de quem assiste. O tipo e tamanho da letra (fonte) poderia ser Arial 24. O contedo, tambm pensando no pblico, poderia ser apresentado de um modo coloquial, descontrado. Contar um caso interessante que tenha acontecido com voc pode ser bom para divertir ou motivar os espectadores. Mas no se alongue no caso: lembre-se de que quinze minutos devem ser sucientes para alcanar seu objetivo plenamente. Uma forma interessante de comear poderia ser falando sobre o novo perl do secretrio ou do assistente de eventos nas organizaes de hoje. Assim, voc poderia fazer um slide sobre o tema e falar uns trs minutos sobre isso (baseie-se no captulo 1 deste livro para estruturar os itens dessa fala). Depois, voc poderia usar os trs slides seguintes para abordar o dia a dia de um assistente de eventos. Por m, seria interessante reservar o slide nal para alguma concluso. Que tal falar de algum tema mais abrangente, como, por exemplo, dicas sobre responsabilidade deste prossional (j que lida com eventos, pessoas envolvidas, segurana etc.)? Outra opo colocar uma frase como mensagem, levando entusiasmo aos jovens que ouvem a sua apresentao para que se motivem a pesquisar mais e conhecer melhor a prosso.

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Secretariado

CAPTULO 15

Fazendo e aprendendo
a) Hardware: 4. b) Aplicativo: 1. c) Voip: 6. d) Wireless: 5. e) Banda larga: 2. f) Chat: 3.

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1. Atividade pessoal. 2. Atividade pessoal.

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Bibliografia
ALVES, Jlia Falivene. A prova-teste como instrumento de avaliao de competncias. Campinas: Editora Komedi, 2005. BELLOTO, Helosa Liberalli. Arquivstica: objetos, princpios e rumos. So Paulo: Associao de Arquivistas de So Paulo, 2002. BIANCHI, Anna C. de Moraes; ALVARENGA, Marina; BIANCHI, Roberto. Orientao para estgio em Secretariado. So Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003. Biblioteca virtual do estudante da Lngua Portuguesa, em http://www.bibvirt. futuro.usp.br/index.php BUSUTH, Maringela Ferreira. Redao tcnica empresarial. Rio de Janeiro: Qualitymark Editora, 2004. CESCA, Cleuza G. Gimenez. Comunicao escrita dirigida na empresa. So Paulo: Summus Editorial, 2006. GALANTE, Terezinha Prado; LZARO, Svetlana Ponomarenko. Ingls para Secretariado. 3 ed. So Paulo: Atlas, 1992. GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, 1998. GUIMARES, Mrcio Eustquio. O livro azul da secretria. 16 ed. So Paulo: rica, 1999. LOPEZ, Andr Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Ocial do Estado, 2002. LUZ, Mrcia; PETERNELA, Douglas. Lies que a vida ensina e a arte encena. Campinas, SP: Editora tomo, 2005. Manual de redao da Presidncia da Repblica. Disponvel em: http://www. planalto.gov.br/ccivil_03/manual/. Acesso em set. 2006. MEDEIROS, Joo Bosco. Redao empresarial. So Paulo: Atlas, 2005. MEDEIROS, Joo Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretria. 7 ed. So Paulo: Atlas, 1999. MIGLIAVACCA, Paulo Norberto. Business dictionary = Dicionrio de termos de negcios. So Paulo: Edicta, 1999. MORAES, Leida Maria Mordenti Borba Leite de. Secretrias mulheres alm da imaginao. Sindicato das Secretrias do Estado de So Paulo. Disponvel em http://www.sinsesp.com.br/artigos/artigo05.htm. Acesso em 09/08/2006.
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Secretariado

Parker Publishing Company. A secretria de sucesso. So Paulo: Summus, 1981. PEREIRA, Rodrigo. De laptop e celular, secretria adquire perfil executivo. Jornal O Estado de S. Paulo, 26/09/2004. Disponvel em http://www.fenassec. com.br/artigos/art116.htm. Acesso em 06/08/2006. RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2002. SABINO, Rosimeri F.; ROCHA, Fabio Gomes. Secretariado, do escriba ao webwriter. Rio de Janeiro: Brasport, 2004. SEIBLITZ, Vera Mattos de Lossio. Supersecretria. 2 ed. So Paulo: Nobel, 2000. SIQUEIRA, Marcelo Costa. Gesto estratgica de informao. Rio de Janeiro: Brasport, 2005. SMALLIN, Donna. Organize-se solues simples e fceis para vencer o desafio dirio da baguna. So Paulo: Editora Gente, 2004. SOUZA, Vera Lcia de. Gesto de desempenho: julgamento ou dilogo? 4a ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006. SOUZA, Vera Lcia de; MATTOS, Irene Badar; SARDINHA, Regina L.L. Leite; ALVES, Rodolfo Carlos Souza. Gesto de desempenho. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005. WEIL, Pierre; TOMPAKOW, Roland. O corpo fala. Rio de Janeiro: Editora Vozes, 2001. ZANELLA, Luiz Carlos de. Manual de organizao de eventos. So Paulo: Atlas, 2006. ZORABAN, Sergio. Evento assim mesmo! Do conceito ao brinde. Rio de Janeiro: Editora Senac-RJ, 2004.

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ndice fotogrfico
Capa
Ausloeser (s/d), Two men in conference room. Latin Stock/Corbis, 4215396523. SAVAGE, Chuck ( 2001 ), Blurred Businesspeople Shaking Hands. Latin Stock/ Corbis, 228-O-049-AD8166. BADEN, G. (s/d), Businessman hurrying in airport terminal. Latin Stock/Corbis, 42-15398832. WINKLER, Holger (s/d), Woman with mobile phone in front of office building. Latin Stock/Corbis, 42-15406731. HOULDER, Gary (2003), Woman Typing on Laptop. Latin Stock/Corbis, AAGV001344. Isu (s/d), Marking of Stock Quotation. Latin Stock/Corbis, 42-15984664. WHITEHURST, William (2003), Student Sitting at Computer. Latin Stock/Corbis, CRBR002177. Pinto (s/d), Three businesspeople walking. Latin Stock/Corbis, 42-15248112.

Internas
1 2 3 4 G. Baden (s/d), Woman Wearing Headset. Latin Stock/Corbis, 42-15263323. A. Inden (s/d). Business People in Meeting. Latin Stock/Corbis, 42-15231180. Don Mason (s/d), Businesspeople in Meeting. Latin Stock/Corbis, 42-16845977. Angela Wood (2003), Microphones on Conference Table. Latin Stock/Corbis, AAKX001001.

5 Michael Prince (2001), Open Drawer in File Cabinet. Latin Stock/Corbis, PX003410. 6 7 8 9 ALMEIDA, Lucio (2006), Mdias do Telecurso TEC. David AubreY (s/d), Coffee, Notepad, and Pen. Latin Stock/Corbis, 4217697370. Helen King (s/d), Businesswoman at Conference Pouring Drink. Latin Stock/Corbis, 42-17012641. LIMA, Marcos Serra ( 2006 ), Silvina e Andrea Ramal.
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10 John Wilkes Studio (2001), Cell Phone and Laptop. Latin Stock/Corbis, WJ001079.

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Secretariado

11 Creasource (s/d), Young Woman with Headset Smiling. Latin Stock/ Corbis, 42-15974518 12 Joaquin Palting (2001), Personal Digital Assistant on Daily Organizer. Latin Stock/Corbis, AABI0043. 13 H.ArmstrongRoberts(s/d),Womantyping.LatinStock/Corbis,NT3724691. 14 Bettmann (1950), Grace Kelly Using a Typewriter. Latin Stock/Corbis, U1105591. 15 Underwood & Underwood (s/d), IBM Electric Typewriter. Latin Stock/Corbis, VV13152. 16 Adrianna Williams (s/d), Woman Self-Prescribing. Latin Stock/Corbis, 42-17406483. 17 Artiga Photo (s/d), Man Reading the Newspaper. Latin Stock/Corbis, 42-16438744. 18 Don Mason (s/d), Receptionist Signing for Delivery. Latin Stock/Corbis, 42-16845629. 19 H.G. Rossi (s/d), Business meeting. Latin Stock/Corbis, 42-15261021. 20 Dennis Cooper (s/d), Businesswoman and businessman in meeting at office desk. Latin Stock/Corbis, 42-15231147. 21 Artiga Photo (s/d), Man Typing on Laptop. Latin Stock/Corbis, 42-16439311. 22 PictureNet (2002), Smiling Couple at Computer Terminals. Latin Stock/ Corbis, AX073378 23 Gregor Schuster (s/d), Arrow computer key. Latin Stock/Corbis, 4215401749. 24 Bill Miles (s/d ), Woman Writing Card. Latin Stock/Corbis, AX075343. 25 M. Deutsch (s/d), Mans hand holding paper plane. Latin Stock/Corbis, 42-15276835. 26 Holger Winkler (s/d), Woman reading financial newspaper. Latin Stock/Corbis, 42-15217981. 27 Bill Varie (s/d), Businesswoman in Office Building. Latin Stock/Corbis, 42-16460692. 28 ALMEIDA, Lucio ( 2007 ), Documentos.
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29 Helen King (2001), Businessmen Working in Cubicles. Latin Stock/Corbis, AX059183 30 VEGA, Toms (2007), Pessoas conversando.

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Secretariado

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