14-2-2014

Gestin del Alcance

Instituto de la Calidad PUCP
INTEGRANTES:

Gonzales Samaniego Cesar

Jehny S. Jaimes Alegria Lizbeth Trujillo Levano
Yan Chota Castillo

Luigui Slevin Prez

ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO.

COMPONENTE Ttulo del Proyecto.

DESCRIPCIN

PROGRAMA DE CAPACITACIN LUIS MIGUEL CASTILLA

Gerente del Proyecto

Patrocinador del Proyecto (Cliente Externo)

ASIS TP

El proyecto Programa de Capacitacin, consiste en capacitar al personal de la empresa ASIS TP S.A en gestin de proyectos bajo los lineamientos del PMBok. La capacitacin consistir en brindar los siguientes cursos: - Curso de Gestin de Proyectos (10 Sesiones). - Simulacro de preparacin para el examen PMP (4 Sesiones). - Curso de Gestin de Proyectos usando MS Project (8 Sesiones). El desarrollo del proyecto estar a cargo de: - Ing. Enrique Farfnexpositor del Curso de Gestin de Proyectos, Descripcin del Proyecto - Ing. Melisa Romero responsable del Simulacro de preparacin - Ing. Araceli Santos expositor del Curso de MS Project, - Ing. Francis Moralesresponsable de la gestin del proyecto. El proyecto ser realizado desde el 07 de Febrero hasta 16 de Mayo. El curso se desarrollar del 15 de Marzo al 03Mayo. La gestin del proyecto se realizar en las instalaciones del cliente.

Justificacin del Proyecto.

Generar ingresos para la empresa. Ampliacin de clientes de la empresa Obtener feedback del desarrollo de los cursos, para identificar mejoras a realizar en el curso

Objetivos y criterios de medicin del xito

rea Alcance

Objetivo Cumplir con la elaboracin de los siguientes entregables: Gestin del Proyecto, Contrato, Curso de Gestin de Proyectos, Curso de MS Project e Informes

Criterio de xito Aprobacin de todos los entregables por parte del cliente

Tiempo

Concluir el proyecto en el plazo solicitado por el cliente

Concluir el proyecto en 10 semanas, del 07 de Febrero hasta el 16 de Mayo

Costo

Cumplir con el presupuesto estimado del proyecto de S/.21500.00.

No exceder el presupuesto del proyecto.

El Cliente (ASIS TP S.A) tiene los siguientes requisitos: Requerimientos Principales - El paquete debe de constar de 60 horas lectivas. - Entregar un informe mensual de las actividades realizadas, y de las notas de los alumnos el cual ser revisado y aprobado por ASIS TP SA - Entregar un Documento Final, que contenga las actividades realizadas, los resultados alcanzados, y el material usado en el curso. Riesgos principales Los materiales de los cursos no sean entregados en la fecha correspondiente, originando retrasos en la entrega de material a los participantes. Los costos del proyecto no deben exceder al presupuesto presentado en la propuesta, caso contrario, estos sern asumidos por el proveedor del servicio. Los cursos de capacitacin no consigan cumplir los resultados esperados por el cliente Resumen del cronograma de Hitos.
Inicio del Proyecto 1. Gestin del Proyecto. 2. Contratos. 3. Curso de Gestin de Proyectos. 4. Simulacro de PMP 4. Curso MS Project. 5. Informes. Fin del Proyecto. Viernes 7 de Febrero Del 7 de Febrero al 16 de Mayo Del 21 de Febrero al 25 de Febrero Del 15 de Marzo al 05 de Abril Del 8 de Abril al 15 Abril Del 17 de Abril al 03 de Mayo Del 03 de Mayo al 09 de Mayo 16 de Mayo

Presupuesto resumido

Concepto Personal Material Local Reserva de Gestin Reserva de Contingencia Total Presupuesto

Detalle Expositores Equipo

Monto 8100 2700 2500 3600 2300 2300 21500

DOCUMENTACIN DE REQUERIMIENTOS COMPONENTE Ttulo del Proyecto DESCRIPCIN PROGRAMA DE CAPACITACIN Necesidad del Negocio: Objetivo del Proyecto y del Negocio Objetivos del Proyecto: Concluir con el proyecto en el plazo solicitado por el cliente, y con el presupuesto sugerido. Cumplir los requerimientos establecidos por Ofrecer un buen servicio al cliente, para establecer posibles vnculos para otros proyectos. Obtener ingresos para la empresa.

ASIS TP S.A para el

desarrollo del Programa de Capacitacin de Gestin de Proyectos.

Cdigo Prioridad R001 Alto

Descripcin
Organizar y coordinar la ejecucin del Programa de Capacitacin (logstica, lugar, horarios y evaluaciones).

Requerimientos Funcionales

R002

Alto

Presentar 3 informes mensuales sobre los avances del programa de capacitacin en el estndar para la gestin de proyectos y uso del MS Project.

R003 R004

Alto Alto

Presentar un documento final que incluya una memoria de las actividades realizadas, resultados alcanzados y todo el material elaborado durante la consultora. Asesorar a los CITES en el uso del estndar del PMI, a travs de orientacin y trabajos encargados.

Cdigo Prioridad Requerimientos No Funcionales R005 Alto

Descripcin
Cumplir con los acuerdos presentados en la propuesta, respetando los requerimientos del cliente.

Requerimientos de Calidad

Cdigo Prioridad R006 Alto

Descripcin
Durante el dictado de los cursos se espera obtener una calificacin mnima de 4.0 sobre 5.0 de satisfaccin del cliente medida a travs de las encuestas de sesin.

Criterios de aceptacin Reglas del negocio

El dictado de los cursos se debe desarrollar de acuerdo a los slabos correspondientes. Se debe lograr la satisfaccin del cliente a un nivel de 85%. Cumplir los acuerdos del Contrato. Comunicacin constante entre el equipo de proyecto, respecto a la ejecucin del proyecto. Emitir informes peridicos del rendimiento del proyecto, y tomar acciones correctivas de ser el caso.

Impacto en las reas internas y externas de la organizacin

Se espera que como resultado del proyecto el personal de Constructores Asociados obtenga el conocimiento y la capacidad de desarrollar sus proyectos de acuerdo a las buenas prcticas de Gestin de Proyectos del PMBOK.

Una mejor inter-relacin entre las diferentes reas

Impacto en las otras reas de la organizacin

Requerimientos de soporte y capacitacin

Para los trabajos asignados a los participantes en los cursos del programa se les permitir realizar consultas por medio de correo y/o telfono.

Asunciones

El cliente no cambiar las fechas programadas para el dictado de los cursos. Se cuenta con el personal y el material de los cursos ofrecidos en el Programa de Capacitacin.

Restricciones
El dictado de cada curso incluye un mnimo de 60 horas lectivas.

ESTRUCTURA DETALLADA DEL TRABAJO

Programa de capacitacin en gerencia de proyecto al grupo ASIS TP SA

Iniciacin

Planificacin
Acta de constitucin Contrataciones

Ejecucin
Desarrollo del curso de Gestin de Proyectos Desarrollo de simulacro de PMP Desarrollo del curso MS PROJECT

Seguimiento
Monitoreo de Asistencia Lista de Asistencia Monitoreo de Resultados Avanzados

Cierre
Documento de aprobacin de entregables

Gestin del proyecto

Plan del Alcance Plan del Costo Plan del Tiempo Plan de RRHH

Preparacin de Materiales

Evaluaciones Reportes mensuales Preparacin y entrega de documento final

Documento Final

PLAN DE GESTION DE REQUISITOS COMPONENTE DESCRIPCIN

Ttulo del Proyecto

PROGRAMA DE CAPACITACIN
Los requisitos son sugeridos por los principales stakeholders del proyecto, durante el proceso de iniciacin y planificacin del proyecto.

Descripcin de cmo sern gestionados los Los requisitos sern descritos en la Matriz de Trazabilidad de Requisitos.

requerimientos del proyecto

Cualquier Stakeholder puede presentar la Solicitud de cambio, donde se detalla el porqu del cambio solicitado.

Procedimiento de control de cambios a los requerimientos

El comit de control de cambios evaluar el impacto en el proyecto (a nivel de costos, tiempos y alcance) de las solicitudes de cambios presentadas, y reportar si estas son aprobadas o no al equipo de gestin del proyecto. Si el cambio ha sido aprobado, se implementar el cambio. Se har un seguimiento del cambio, para ver los efectos positivos o negativos que tenga en el proyecto.

Proceso de priorizacin de requerimientos

La priorizacin de los requisitos se realizar en base a la Matriz de Trazabilidad de Requisitos, de acuerdo al nivel de estabilidad y el grado de complejidad de cada requisito documentado. Este proceso ser realizado por el equipo de gestin del proyecto durante la planificacin del proyecto, y ser aprobado por el Sponsor.

El grado de satisfaccin de los participantes respecto al curso debe ser como mnimo de 4.0 sobre 5.0, caso contrario se realizar un seguimiento de las actividades y se tomarn las acciones correctivas necesarias.

Mtricas a utilizar
- Atributos de Requisitos, que incluye: cdigo, descripcin, sustento de inclusin, propietario, fuente, prioridad, versin, estado actual, fecha de cumplimiento, nivel de estabilidad, grado de complejidad y criterio de aceptacin. - Trazabilidad hacia: o Necesidades, oportunidades, metas y objetivos del negocio. o Objetivos del proyecto. o Alcance del proyecto, entregables del WBS. o Diseo del producto. o Desarrollo del producto. o Estrategia de prueba. o Escenario de prueba. o Requerimiento de alto nivel.

Estructura de Trazabilidad

PLAN DE GESTION DEL ALCANCE

COMPONENTE Ttulo del Proyecto

DESCRIPCION PROGRAMA DE CAPACITACIN

Descripcin gestionado proyecto

de el

cmo alcance

ser del En reunin de equipo de proyecto, tanto el equipo de proyecto como el sponsor revisarn
el Scope Statement preliminar, el cual servir como base.

Proceso para elaboracin del WBS

El EDT del proyecto ser estructurado de acuerdo a la herramienta de descomposicin, Identificndose primeramente los principales entregables, que en el proyecto actan como fases. En el proyecto se identific 5 fases. Identificado los principales entregables, se procede con la descomposicin del entregable en paquetes de trabajo, los cuales nos permiten conocer al mnimo detalle el costo, trabajo y calidad incurrido en la elaboracin del entregable. La empresa utiliza para la elaboracin del WBS la herramienta WBS Chart Pro, pues permite una fcil diagramacin y manejo de los entregables del proyecto. Se identifica las siguientes caractersticas de cada paquete de trabajo del WBS. Se detalla el objetivo del paquete de trabajo. Se hace una descripcin breve del paquete de trabajo. Se describe el trabajo a realizar para la elaboracin del entregable, como son la lgica o enfoque de elaboracin y las actividades para elaborar cada entregable. Se establece la asignacin de responsabilidad, donde por cada paquete de trabajo se detalla quin hace qu: responsable, participa, apoya, revisa, aprueba y da informacin del paquete de trabajo.

Proceso para la elaboracin del Diccionario del WBS Proceso para la verificacin del alcance Proceso para el control del alcance

De ser posible se establece las posibles fechas de inicio y fin del paquete de trabajo, o un hito importante. Se describe cules son los criterios de aceptacin Al trmino de elaboracin de cada entregable, ste debe ser presentado al Sponsor del Proyecto, el cual se encargar de aprobar o presentar las observaciones del caso. Si el entregable es aprobado, es enviado al cliente.

En este caso se presentan dos variaciones:

Procedimiento para solicitud de cambios al alcance del proyecto

Primero, el Project Manager se encarga de verificar que el entregable cumpla con lo acordado en la Lnea Base del Alcance. Si el entregable es aprobado es enviado al Cliente, pero si el entregable no es aprobado, el entregable es devuelto a su responsable junto con una Hoja de Correcciones, donde se seala cules son las correcciones o mejoras que se deben hacer. Segundo, a pesar que el Project Manager se encarga de verificar la aceptacin del entregable del proyecto, el Cliente tambin puede presentar sus observaciones respecto al entregable, para lo cual requerir reunirse con el Project Manager, y presentar sus requerimientos de cambio o ajuste. De lograrse la aceptacin del Cliente y de tratarse de un entregable muy importante, se requerir la firma de un Acta de Aceptacin del entregable.

ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

PRIMERA PARTE: PRODUCTO, SERVICIO O RESULTADO (Entregable Final)

PUCP-PMBOK

5.2.3.1-001
HOJA 1

Componente Ttulo del Proyecto Objetivos del Producto Descripcin del Alcance del Producto

Descripcin Programa de capacitacin en Gerencia de Proyectos. Brindar capacitaciones especializadas en gerencia de proyectos (curso de gestin de proyectos, simulacro de preparacin para el examen PMP y el curso MS Project) El curso contara con exactamente 60 horas de clases, tendr que adaptarse al cronograma sealado por cliente El personal est motivado. El personal cumplir con la asistencia de todas las horas lectivas. Ejecucin y continuidad del proyecto independientemente de cambios y polticas del cliente. Disponibilidad y confort adecuado de las instalaciones. El monto del presupuesto no debe exceder a 43000 soles. El tiempo de duracin del proyecto no debe exceder a 27 das. Solo se ensea la herramienta de MS Project.

Asunciones

Restricciones

Entregables

Iniciacin Planificacin Ejecucin Seguimiento Cierre

Criterios de Aceptacin

Cumplan las horas lectivas Que el 90% de asistentes del proyecto apruebe el curso