Activos Fijos

MANUAL DE ACTIVOS FIJOS .
NET
Bogot: Av. Cra 45 108-27 Torre 2 Of. 1405 Tels: 7560520 Fax: 7560540
Fecha de Impresin, 01/06/2012 Derechos de autor 2009 de Sistemas y Asesoras de Colombia S.A. Todos los derechos estn reservados Impreso en Bogot Colombia. La informacin de este documento no puede ser alterada o cambiada sin la autorizacin escrita de Sistemas y Asesoras de Colombia S.A. Los logos de Sistemas y Asesoras de Colombia S.A., son marcas debidamente registradas. Este manual es suministrado exclusivamente con efectos informativos. Toda informacin contenida en el mismo esta sujeta a cambios sin previo aviso. Sistemas y Asesoras de Colombia no es responsable de dao alguno, directo o indirecto, resultante del uso de este manual.
Control de Distribucin
Copia Nmero 1 Funcin: Capacitacin Control de Distribucin Distribucin Sistemas y Asesoras de Colombia S.A. Personas que participaron en la preparacin de este documento Nombre: Sandra Patricia Celis Tabima Sandra Patricia Celis Tabima
Elaboracin y Redaccin Lista de Revisin : Versin 001 Versin 002 Versin 003
SYAC S.A. Adrin Javier Bejarano O. Nestor Ivan Veloz Rivera
29/10/10 30/05/11 07/05/12
Aprobado por: Luis Fernando Snchez Flrez/ Ricardo Pinzn Daz Luis Fernando Snchez Flrez Luis Fernando Snchez Flrez
Fecha: 29/10/10 30/05/11 07/05/12
Versin 001
Fecha 29/10/10
Historial de cambio Descripcin de la Revisin Creacin de Pantallas de: reas Clasificaciones Departamento Direccin Responsable Grupos Aseguradoras Pliza Conceptos de Traslado Otras Retenciones Productos Otras Deducciones Parmetros Saldo Inicial Ingreso de Activos Valorizacin / Desvalorizacin Serializacin Transacciones Traslado Salida de Activos Depreciacin Devolucin de Ingresos Cuenta Fiscal Informes de Ingresos Informes de Transacciones Informes de Traslados
Versin 003
Manual de usuario Dinmica Gerencial Mdulo de Activos Fijos .NET
002 003
30/05/11 07/05/12
Informes de Salidas Informes de Depreciacin Confirmacin en Bloque Cambio de Placa Cambio de Cdigos de Productos
Revisin General
Documentos Asociados Manual del Usuario del mdulo de: Pagos Dinmica Gerencial Hospitalaria - Versin Net Inventarios Dinmica Gerencial Hospitalaria - Versin Net Presupuestos Dinmica Gerencial Hospitalaria - Versin Net Documento descriptivo de los mdulos del sistema Dinmica Gerencial Hospitalaria Norma Tcnica Colombiana: Sistemas de Procesamiento de la Informacin. Documentacin. Documentacin para el Usuario e informacin del empaque para los paquetes de software para los consumidores. ICONTEC
Versin 003
Tabla de Contenido
Pg.
CAPITULO 1 .............................................................................................................. 7
CARACTERSTICAS Y BENEFICIOS ............................................................................................................. 7
CAPITULO 2 ............................................................................................................... 8
ENTRADAS Y SALIDAS ..................................................................................................................................... 8 Visin General ..................................................................................................................................................... 8 Contenido del Programa ...................................................................................................................................... 9
CAPITULO 3 ............................................................................................................. 11
OPERACIONES RUTINARIAS........................................................................................................................ 11 Ingreso de informacin ...................................................................................................................................... 11 Cmo Eliminar Registros .................................................................................................................................. 12 Cmo Exportar Registros .................................................................................................................................. 12 Cmo Confirmar o Imprimir Movimientos ....................................................................................................... 13 Cmo crear reas en Activos Fijos ............................................................................................................14 Cmo crear Clasificaciones de Activos Fijos .............................................................................................15 Cmo crear Departamentos en Activos Fijos .............................................................................................18 Cmo crear Direcciones .............................................................................................................................19 Cmo crear Responsables en Activos Fijos ...............................................................................................21 Cmo crear grupos de Activos Fijos ..........................................................................................................23 Cmo crear Aseguradoras ..........................................................................................................................25 Cmo crear Plizas de Activos ..................................................................................................................26 Cmo crear Conceptos de traslados de Activos Fijos ................................................................................28 Cmo crear Otras Retenciones en Activos Fijos ........................................................................................30 Cmo crear Productos en Activos Fijos .....................................................................................................31 Cmo crear Otras Deducciones en Activos Fijos .......................................................................................33 PROCESO DE LA INFORMACIN ............................................................................................................36 Ingreso de Activos ......................................................................................................................................36 Cmo hacer valorizacin y desvalorizacin de Activos .............................................................................41 Cmo Generar la Serializacin de Activos Fijos........................................................................................43 Transacciones en Activos Fijos ..................................................................................................................46 Cmo crear Traslados en Activos Fijos: ....................................................................................................49 Cmo crear Salidas de Activos Fijos..........................................................................................................52 Cmo calcular Depreciacin de Activos Fijos ...........................................................................................56 Cmo hacer Devolucin de Ingreso de Activos .........................................................................................56 Cmo hacer Confirmacin en Bloque ........................................................................................................59
Versin 003
MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) ............................................................................................................ 60 Como Imprimir y Visualizar los Informes de Activos Fijos ......................................................................60 OPERACIONES NO RUTINARIAS ................................................................................................................. 67 Cmo Parametrizar el Mdulo de Activos Fijos ........................................................................................67 Cmo crear Saldos Inciales de Activos Fijos ............................................................................................70 Cmo Calcular la Cuenta Fiscal .................................................................................................................73
APNDICE A. MENSAJES DE ERROR ................................................................... 79 APNDICE B. GLOSARIO .................................................................................. 80 NDICE ...................................................................................................................... 82
Versin 003
CAPITULO
________________________________________________________________________________________
CARACTERSTICAS Y BENEFICIOS
El mdulo de ACTIVOS FIJOS forma parte del sistema de informacin DINAMICA GERENCIAL HOSPITALARIA- (DGH). El cual le permite mantener el historial y control sobre cada uno de los Activos Fijos identificados por serial adems de manejar ubicaciones, depreciaciones y procesos que aumenten la vida til del Activo y su valor. Este mdulo cuenta con las siguientes caractersticas: Manejo individual de Activos Procesa Depreciacin Serializacin de Activos Saldos Inciales Devoluciones de Ingresos Transacciones de Activos Genera Histricos de Responsables Genera Histrico de Transacciones Genera los asientos contables de los procesos de ingreso, transacciones y bajas para el mdulo de Contabilidad Manejo de Hojas de Vida de los activos en donde se informan el cambio de los valores mes a mes realizar la interface con el Mdulo de pagos
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Manual de Usuario Dinmica Gerencial Mdulo de Activos Fijos .NET 7
CAPITULO 2
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ENTRADAS Y SALIDAS Visin General

A continuacin se muestra un cuadro sinttico de las utilidades del Mdulo de Activos Fijos con sus respectivas entradas, procesos y salidas de datos.
ENTRADAS
PROCESO
SALIDA
reas Clasificaciones Departamentos Direcciones Proveedores Responsable Grupos Aseguradoras Plizas Concepto de Traslado Otras Retenciones Productos Otras Deducciones Saldos Iniciales Cambio de Placa Cambio de Cdigo del Producto
Ingreso de Activos Valorizacin /Desvalorizacin Serializacin Transacciones Traslados Salida de Activos Depreciacin Devolucin de Ingresos Confirmacin en Bloque
Informes de Ingresos Informes de Transacciones Informes de Traslados Informes de Salidas Informe de Depreciacin Acumulada Informe de Cuenta Fiscal Entradas Informe de Cuenta Fiscal Salidas Informe de Cuenta Fiscal Balance Informe de Cuenta Fiscal Kardex Informe Histrico de Activos Informe Activos por Responsable Informe Cuenta Fiscal Informe Subcuentas de Activos Informe Activos por Proveedor Informe Activos Fijos Informe Ingreso Detallado Informe Salida Detallada Informe Hoja de Vida de activos Informe Activos por Valorizacin Informe Depreciacin por Centro de Costo Informe Traslado por centro de costo Informe Bienes en servicio o en Bodega Informe de Proyeccin
Versin 003
Contenido del Programa

A continuacin se presenta la estructura del mdulo de Activos Fijos del sistema Dinmica Gerencial Hospitalaria: ARCHIVOS reas Clasificacin Departamento Direccin Proveedores Responsable Grupos Aseguradoras Pliza Concepto de Traslado Otras Retenciones Productos Otras Deducciones PROCESOS Ingreso de Activos Valorizacin y desvalorizacin Serializacin Transacciones Traslado Salidas de Activos Depreciacin Devolucin de ingresos Confirmacin en Bloque INFORMES Ingresos Transacciones Traslados Salidas Depreciacin Reportes Generales Reportes Generados ESPECIALES Histrico de Activos Fijos Activos por Responsables Cuenta Fiscal Subcuenta de Activos Activos por Proveedor Activos Fijos Ingreso Detallado Salida Detallada Hoja de Vida de Activos Activos por Valorizacin Depreciacin por Centro de Costo
Versin 003
Traslado por Centro de Costo Bienes en Servicio o Bodega Proyeccin UTILIDADES Parmetros Cuenta Fiscal Saldo Inicial Cambio de Placa Cambio de Cdigo del producto
Versin 003
CAPITULO 3
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OPERACIONES RUTINARIAS Ingreso de informacin
RECUERDE... Para comenzar a manejar las diferentes opciones del mdulo de Activos Fijos, primero se deben ingresar los parmetros, cmo se explica en la parte de OPERACIONES NO RUTINARIAS.
Cmo Ingresar al Modulo

Para tener acceso al mdulo de Activos Fijos se debe seguir la siguiente serie de pasos: 1. Localice y haga clic en el icono de Mdulos en el men principal. 2. Seleccione los mdulos Administrativos y Financieros. 3. Ubique y haga clic en el mdulo de Activos Fijos. 4. Seleccione entre las opciones el men en el cual desee trabajar (Archivos, Procesos, Informes, Utilidades).
Versin 003
Cmo Eliminar Registros

La opcin Eliminar Registro solo se puede ejecutar si no hay otros registros que estn relacionados con el que se va a eliminar. Para Eliminar un registro haga clic en el Nombre o Cdigo del registro que desea eliminar y en el men de la parte superior o inferior de la ventana seleccione la opcin Eliminar ventana. Confirmando la eliminacin, . El sistema despliega la siguiente
Cmo Exportar Registros

El contenido de un Registro se puede exportar a varios tipos de archivos. Para Exportar el Registro haga clic en el Nombre o Cdigo del registro y seleccione en el men de la parte superior o inferior de la ventana, la opcin Exportar .
Se despliega la siguiente ventana, donde selecciona en qu tipo de archivo quiere exportar la informacin. Puede o no abrir inmediatamente el archivo seleccionando la opcin Abrir Archivo generado.
Haga clic en Aceptar
y seleccione donde guardar dicho archivo o haga clic en Cancelar
para salir de la ventana sin confirmar el documento.
Versin 003
Cmo Confirmar o Imprimir Movimientos

Despus de realizar cualquier movimiento en el sistema y grabarlo, se muestra la siguiente ventana:
Seleccione la operacin que desea realizar Confirmar o Imprimir y haga clic en Aceptar clic en Cancelar para salir de la ventana sin confirmar el documento.
o haga
RECUERDE... Una vez confirmados los registros no es posible modificarlos, o eliminarlos. Si no los confirma puede modificar las veces que desee, cambiando sus parmetros.
Versin 003
Cmo crear reas en Activos Fijos

Esta opcin permite crear las diferentes reas en el sistema que corresponden a un nivel jerrquico administrativo al que pertenece un Activo. Este es un nivel inferior a Direcciones pero superior a Departamentos. Para ello: 1. Ingrese al men Archivos 2. Seleccione la opcin reas. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Recuerde que puede hacer una bsqueda de una rea especfica ingresando el parmetro que desee encontrar en los campos de bsqueda (Cdigo, Nombre) y haciendo clic en el botn Aplicar Filtro Tambin puede eliminar la bsqueda realizada haciendo clic en el botn Limpiar Filtro nuevamente se muestran todas las reas registradas. 3. Se listan las reas existentes, de entre las cuales se puede Modificar o Crear hacer clic en alguna de estas dos opciones se despliega la siguiente ventana: y .
nuevas. Al
Versin 003
Cdigo: Campo que le permite digitar el cdigo correspondiente al rea. Nombre: Campo que le permite digitar el nombre que corresponde al rea que se esta creando. Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar Presione el botn Grabar que est ejecutando. Presione el botn o la tecla F4. para grabar o generar el registro que se est creando o el proceso para descartar los cambios y salir de la ventana.
Cmo crear Clasificaciones de Activos Fijos

Esta opcin permite crear las diferentes clasificaciones de los activos las cuales permitirn ubicar los diferentes tipos de activos dependiendo de la vida til y del manejo contable de los mismos. Esta opcin es la que le define a los activos el tiempo de vida til de cada uno. Para ello: 1. 2. Ingrese al men Archivos Seleccione la opcin Clasificacin. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Versin 003
Recuerde que puede hacer una bsqueda de una clasificacin de activos fijos especfica ingresando el parmetro que desee encontrar en los campos de bsqueda (Cdigo, Nombre, Tipo de Vida til, Valor Vida til) y haciendo clic en el botn Aplicar Filtro realizada haciendo clic en el botn Limpiar Filtro Clasificaciones registradas. 3. . Tambin puede eliminar la bsqueda y nuevamente se muestran todas las
Se listan las Clasificaciones existentes, de entre los cuales se puede Modificar o Crear nuevas. Al hacer clic en alguna de estas dos opciones se despliega la siguiente ventana:
Cdigo: Campo que le permite digitar el cdigo numrico de manejo interno que identifica la clasificacin de productos del inventario de activos. Nombre: Campo que le permite digitar el nombre que se le da a la clasificacin. Tipo de Vida til: Campo que le permite seleccionar el tipo de tiempo que se depreciarn los activos puede ser en aos o meses. Valor: Campo que permite digitar el numero de los aos o de los meses de la vida til de los activos que se asociaran a esta clasificacin. Tiempo que tiene de Vida til definido en aos o meses. Cuenta Activo: Campo que le permite digitar la Cuenta contable que aumentar con el ingreso de un Activo Fijo que pertenezca a esta clasificacin. Esta cuenta debe manejar ajustes por Inflacin y debe especificar la cuenta de Ajuste por correccin monetaria.
Versin 003
RECUERDE... Si no se cuenta con el Mdulo de Contabilidad esta opcin no se habilitar. Si por el contrario, Usted cuenta con este Mdulo y tiene dudas, remtase al Mdulo de Contabilidad Operaciones no Rutinarias Cmo crear Plan de Cuentas. Gastos Depreciacin: Campo que le permite digitar la cuenta contable en que se registran los gastos de depreciacin. Depreciacin Acumulada: Campo que le permite digitar la cuenta contable que registra los gastos de depreciacin Acumulada. Bienes Muebles Bodega: Campo que le permite digitar la cuenta que aumentar cuando el activo ingresa a bodega. Ganancia ejercicio: Campo que le permite digitar la cuenta que se afecta al obtener ganancia del ejercicio. Perdida ejercicio: Campo que le permite digitar la cuenta que se afecta al obtener prdida del ejercicio. Dbito Activo totalmente depreciado o agotado : Campo que le permite digitar la cuenta dbito que se afectar con los activos que se encuentran totalmente depreciados o agotados. Crdito Activo totalmente depreciado o agotado: Campo que le permite digitar la cuenta crdito que se afectar con los activos que se encuentran totalmente depreciados o agotados. Prdida en Baja: Campo que le permite digitar la cuenta que se afectar cuando ocurran prdidas en baja de los activos fijos. Dbito Ingreso responsabilidad: Campo que le permite digital la cuenta dbito que se afectar cuando ocurran ingresos de activos fijos. Crdito Ingreso responsabilidad: Campo que le permite digital la cuenta crdito que se afectar cuando ocurran ingresos de activos fijos. Ingreso tipo comodato: Campo que le permite digitar la cuenta de los ingresos de los bienes dados o entregados en comodato. Debito valorizacin: Campo que le permite digitar la cuenta dbito que registra los valores de valorizacin de un bien. Crdito valorizacin: Campo que le permite digitar la cuenta crdito que registra los valores de valorizacin de un bien. Debito Desvalorizacin: Campo que le permite digitar la cuenta dbito que registra los valores de desvalorizacin de un bien. Crdito Desvalorizacin: Campo que le permite digitar la cuenta crdito que registra los valores de desvalorizacin de un bien. Gastos depreciacin Asistencial: Campo que permite digitar la cuenta contable para el registro de la depreciacin asistencial. Bienes muebles bodega nuevos: Campo que le permite digitar la cuenta de la entrada a la bodegas de bienes nuevos, esta cuenta facilita el registro contable de los cambios de ubicacin o bodega para un bien. Bienes mantenimiento: Campo que le permite digitar la cuenta que registra los movimientos de los bienes mientras se encuentren en proceso de mantenimiento. Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar Presione el botn Nuevo Presione el botn Grabar que est ejecutando. Presione el botn para crear alguno de los tems en referencia. para grabar o generar el registro que se est creando o el proceso para descartar los cambios y salir de la ventana. o la tecla F4.
Versin 003
Sr tiene tambin la posibilidad de Eliminar algn registro por medio del icono medio del icono .
, o exportarlos por
Cmo crear Departamentos en Activos Fijos

Esta opcin permite crear los diferentes departamentos en el sistema correspondientes a un nivel jerrquico administrativo al que pertenece un Activo. Este nivel es ms bajo que Direcciones y que reas por tanto, depende de ellos dos. Para ello: 1. Ingrese al men Archivos 2. Seleccione la opcin Departamento. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Recuerde que puede hacer una bsqueda de un Departamento especfico ingresando el parmetro que desee encontrar en los campos de bsqueda (Cdigo, Nombre) y haciendo clic en el botn Aplicar Filtro . Tambin puede eliminar la bsqueda realizada haciendo clic en el botn Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todas los Departamentos registrados. 3. Se listan los Departamentos existentes, de entre las cuales se puede Modificar o Crear nuevas. Al hacer clic en alguna de estas dos opciones se despliega la siguiente ventana:
Versin 003
Cdigo: Campo que le permite digitar el cdigo correspondiente del departamento. Nombre: Campo que le permite digitar el nombre que corresponde al departamento que esta creando. Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar Presione el botn Grabar que est ejecutando. Presione el botn o la tecla F4.
para grabar o generar el registro que se est creando o el proceso para descartar los cambios y salir de la ventana. , o exportarlos por
Cmo crear Direcciones

Esta opcin permite crear en el sistema las direcciones o el nivel jerrquico administrativo al que pertenece un Activo. Este es el nivel ms alto. Para ello: 1. Ingrese al men Archivos 2. Seleccione la opcin Direccin. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Versin 003
Recuerde que puede hacer una bsqueda de una direccin especfica ingresando el parmetro que desee encontrar en los campos de bsqueda (Cdigo, Nombre) y haciendo clic en el botn Aplicar Filtro . Tambin puede eliminar la bsqueda realizada haciendo clic en el botn Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todas las direcciones registradas. 3. Se listan las direcciones existentes, de entre las cuales se puede Modificar o Crear Al hacer clic en alguna de estas dos opciones se despliega la siguiente ventana: nuevas.
Cdigo: Campo que le permite digitar el cdigo que va a identificar la direccin. Nombre: Campo que le permite digitar el nombre o descripcin que corresponde a la direccin. Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar o la tecla F4.
Versin 003
Presione el botn Grabar que est ejecutando. Presione el botn
Cmo crear Responsables en Activos Fijos

Esta opcin permite crear los diferentes responsables de los activos, estos se pueden crear con la identificacin del empleado o con cualquier otro tipo de cdigo y corresponde a quien tiene bajo su tutela activos de la Entidad. En esta opcin se define si los activos asociados al responsable, manejarn depreciacin o no. Para ello: 1. Ingrese al men Archivos 2. Seleccione la opcin Responsables. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Recuerde que puede hacer una bsqueda de un Responsable especfico ingresando el parmetro que desee encontrar en los campos de bsqueda (Cdigo, Nombre, Direccin, rea, Deprecia) y haciendo clic en el botn Aplicar Filtro botn Limpiar Filtro . Tambin puede eliminar la bsqueda realizada haciendo clic en el y nuevamente se muestran todas los Responsables registrados.
3. Se listan los Responsables existentes, de entre los cuales se puede Modificar o Crear nuevas. Al hacer clic en alguna de estas dos opciones se despliega la siguiente ventana: Versin 003 Manual de Usuario Dinmica Gerencial Mdulo de Activos Fijos .NET 21
Cdigo: Campo que le permite digitar el cdigo. Generalmente es el nmero de la cdula o el Cdigo Interno. Nombre: Campo que le permite digitar el Nombre de la persona o del responsable. Deprecia: campo que le permite digitar si los activos relacionados con el responsable se deben depreciar o no. Tipo Empleado: Campo que le permite seleccionar el tipo de contrato con la entidad del responsable. Puede ser planta, contratista, paciente o tercero. Adems debe determinar si el Tipo de Responsable es Administrativo o asistencial para afectar la depreciacin segn esta categora. Tercero: Campo que le permite Asociar el tercero. Estado: Campo que le permite seleccionar el estado del responsable. Puede ser activo o retirado. De igual manera se determina si el responsable esta a cargo de una bodega, inservibles o servicios. Estado localizacin: permite caracterizar la localizacin del responsable dentro de las categoras Bodega, Inservibles, Servicio. Direccin: Campo que le permite digitar o seleccionar la direccin a la que pertenece el responsable. rea: Campo que le permite digitar o seleccionar el rea a la que pertenece el responsable. Departamento: Campo que le permite digitar o seleccionar el departamento al que pertenece el responsable Centro de Costo: Campo que le permite digitar o seleccionar el cdigo correspondiente al centro de costo que se afectar con el responsable. Cuenta de Gastos: Campo que le permite digitar la Cuenta contable de gastos de depreciacin. Responsable de Equipos: le permite seleccionar si el responsable tiene a cargo activos de las siguientes categoras ninguno, nuevo, usados. Hace mantenimiento: Campo que le permite identificar si el responsable realiza labores de mantenimiento. Si se marca esta opcin significa que el responsable es el encargado del mantenimiento o ejecucin de la reparacin, y mientras esta actividad se lleva a cabo las depreciaciones a que tenga lugar se reflejaran para este responsable.
Versin 003
RECUERDE... Si Usted no cuenta con el mdulo de Contabilidad esta opcin no se habilitar. Si desea Crear Opcin debe remitirse a Contabilidad, Procesos Rutinarios., Cmo crear Centros de Costos. Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar Presione el botn Nuevo Presione el botn Grabar que est ejecutando. Presione el botn para crear alguno de los tems en referencia. para grabar o generar el registro que se est creando o el proceso para descartar los cambios y salir de la ventana. , o exportarlos por o la tecla F4.
Cmo crear grupos de Activos Fijos

Esta opcin permite crear los diferentes grupos de los productos de activos que se manejan en la entidad. Para ello: 1. Ingrese al men Archivos 2. Seleccione la opcin Grupos. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Recuerde que puede hacer una bsqueda de un grupo de activos fijos especfico ingresando el parmetro que desee encontrar en los campos de bsqueda (Cdigo, Nombre) y haciendo clic en el botn Aplicar Filtro
Versin 003
. Tambin puede eliminar la bsqueda realizada haciendo clic en el botn Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los grupos registrados. 3. Se listan los Grupos existentes, de entre los cuales se puede Modificar o Crear hacer clic en alguna de estas dos opciones se despliega la siguiente ventana: nuevos. Al
Cdigo: campo que le permite digitar el cdigo asignado al interior de la entidad para la diferenciacin del grupo. Nombre: Campo que le permite digitar el nombre asignado al grupo de activos fijos. Rubro: este campo slo se activa cuando se maneja interface de presupuesto, y relaciona el rubro para la vigencia con el grupo de activos, la aplicacin por defecto muestra el nombre del rubro una vez sea seleccionado. Y debe ser agregado con el icono Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar Presione el botn Grabar que est ejecutando. Presione el botn o la tecla F4.
Versin 003
Cmo crear Aseguradoras

Esta opcin permite crear las aseguradoras relacionadas en los procesos de adquisicin o mantenimiento de los activos Cada compaa de seguros se le asociara su propio cdigo. Para ello: 1. Ingrese al men Archivos 2. Seleccione la opcin Aseguradoras A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Recuerde que puede hacer una bsqueda de una Aseguradora especfica ingresando el parmetro que desee encontrar en los campos de bsqueda (Cdigo, Nombre) y haciendo clic en el botn Aplicar Filtro . Tambin puede eliminar la bsqueda realizada haciendo clic en el botn Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todas las Aseguradoras registradas. 3. Se listan las Aseguradoras existentes, de entre los cuales se puede Modificar o Crear nuevas. Al hacer clic en alguna de estas dos opciones se despliega la siguiente ventana:
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Cdigo: Campo que le permite digitar el cdigo de identificacin de la Nueva Aseguradora, puede ser alfanumrico. Nombre: Campo que le permite digitar el nombre relacionado con el cdigo anterior para identificar la aseguradora. Proveedor: Campo que le permite asocial el cdigo del proveedor de la aseguradora.
Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar Presione el botn Nuevo Presione el botn Grabar que est ejecutando. Presione el botn para crear alguno de los tems en referencia.
o la tecla F4.
Cmo crear Plizas de Activos

Esta opcin permite crear las Plizas y las fechas de vencimiento que se asociaran a los activos en sus datos generales. Cada compaa de seguros tiene su propio cdigo. Para ello: 1. Ingrese al men Archivos 2. Seleccione la opcin. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Versin 003
Recuerde que puede hacer una bsqueda de una Pliza especfica ingresando el parmetro que desee encontrar en los campos de bsqueda (Cdigo, Nombre, Fecha inicio, Fecha de vencimiento) y haciendo clic en el botn Aplicar Filtro el botn Limpiar Filtro . Tambin puede eliminar la bsqueda realizada haciendo clic en y nuevamente se muestran todas las Plizas registradas. nuevas. Al
3. Se listan las Plizas existentes, de entre los cuales se puede Modificar o Crear hacer clic en alguna de estas dos opciones se despliega la siguiente ventana:
Versin 003
Cdigo: Campo que le permite digitar el cdigo numrico de manejo interno que identifica la pliza que se est creando. Nombre: Campo que le permite digital el nombre o descripcin de la pliza. Fecha Inicio: Campo que le permite digitar la fecha inicial de la pliza. Fecha Vencimiento: Campo que le permite digitar la fecha final en la que se vence la pliza. Objetivos: campo que le permite digitar el objeto de compra de la pliza registrada dentro del contrato de compra de la pliza Datos Proveedor: Campo que le permite digitar aqu los datos del proveedor que expidi la pliza. Tipo de Pliza: Campo que le permite seleccionar el tipo de cubrimiento amparado por la pliza. Puede ser de Incendio, Sustraccin o Robo, Corriente Dbil. Aseguradora: Campo que le permite digitar el cdigo de la aseguradora de la pliza. Al existir el cdigo el sistema por defecto emite el Nombre de la Aseguradora. Cubre: Permite marcar uno o ms de los servicios que cubre la pliza. El sistema presenta las siguientes opciones de cubrimiento: incendios, sustraccin o robo, corriente dbil, otros. Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar Presione el botn Nuevo Presione el botn Grabar que est ejecutando. Presione el botn para crear alguno de los tems en referencia. para grabar o generar el registro que se est creando o el proceso para descartar los cambios y salir de la ventana. , o exportarlos por o la tecla F4.
Cmo crear Conceptos de traslados de Activos Fijos

Esta opcin permite crear los diferentes conceptos por los cuales se realizan movimientos de ajuste de entrada salida de activos fijos y que se reflejan contablemente. Para ello:
Versin 003
1. Ingrese al men Archivos 2. Seleccione la opcin Conceptos de traslado A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Recuerde que puede hacer una bsqueda de un Concepto de Traslado especfico ingresando el parmetro que desee encontrar en los campos de bsqueda (Cdigo, Nombre, Cuenta cdigo, Cuenta nombre) y haciendo clic en el botn Aplicar Filtro en el botn Limpiar Filtro registrados. . Tambin puede eliminar la bsqueda realizada haciendo clic y nuevamente se muestran todos los Conceptos de Traslado o Crear
3. Se listan los Conceptos de Traslado existentes, de entre los cuales se puede Modificar nuevas. Al hacer clic en alguna de estas dos opciones se despliega la siguiente ventana:
Versin 003
Cdigo: Campo que le permite digitar el cdigo correspondiente que identificar el concepto de traslado. Nombre: Campo que le permite digitar el nombre de los conceptos de traslados. Una vez escogido el cdigo el sistema por defecto llena la informacin correspondiente a esta casilla. Cuenta: Campo que le permite digitar la cuenta contable que corresponda con el concepto.
Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar Presione el botn Nuevo Presione el botn Grabar que est ejecutando. Presione el botn para crear alguno de los tems en referencia.
o la tecla F4.
Cmo crear Otras Retenciones en Activos Fijos

Esta opcin permite crear en el sistema otros conceptos de retencin a los que haya a lugar con los proveedores, cuando se realicen los procesos de ingresos y las transacciones. Para ello: 1. Ingrese al men Archivos 2. Seleccione la opcin Otras Retenciones A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Recuerde que puede hacer una bsqueda de una Retencin especfica ingresando el parmetro que desee encontrar en los campos de bsqueda (Cdigo, Concepto Cdigo, Concepto Nombre, Cuenta Cdigo, Cuenta
Versin 003
Nombre) y haciendo clic en el botn Aplicar Filtro realizada haciendo clic en el botn Limpiar Filtro Conceptos de Retencin registrados.
. Tambin puede eliminar la bsqueda y nuevamente se muestran todos los
3. Se listan los Conceptos de Otras retenciones existentes, de entre los cuales se puede Modificar o Crear nuevas. Al hacer clic en alguna de estas dos opciones se despliega la siguiente ventana:
Cdigo: Campo que le permite digitar el cdigo correspondiente a las otras retenciones. Concepto de Retencin: Campo que le permite digitar o buscar el cdigo y nombre del concepto de retenciones. Una vez escogido el cdigo el sistema por defecto llena la informacin correspondiente a la descripcin. Cuenta contable: Campo que le permite digitar la cuenta contable que se afectar al utilizar el concepto de otras retenciones. Aproxima: Campo que le permite seleccionar la aproximacin al peso ms adecuada permitiendo escoger alguna de las siguientes categoras: cero, diez, cien, mil. Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar Presione el botn Nuevo Presione el botn Grabar que est ejecutando. Presione el botn para crear alguno de los tems en referencia. para grabar o generar el registro que se est creando o el proceso para descartar los cambios y salir de la ventana. , o exportarlos por o la tecla F4.
Cmo crear Productos en Activos Fijos

Esta opcin permite crear los diferentes productos que diferencian los activos. Estos productos son los existentes en la Entidad. Para ello: 1. Ingrese al men Archivos 2. Seleccione la opcin Productos. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Versin 003
Recuerde que puede hacer una bsqueda de un Producto especfico ingresando el parmetro que desee encontrar en los campos de bsqueda (Cdigo, Nombre, Grupo Cdigo, Grupo Nombre, Clasificacin Cdigo, Clasificacin Nombre) y haciendo clic en el botn Aplicar Filtro eliminar la bsqueda realizada haciendo clic en el botn Limpiar Filtro muestran todos los Productos registrados. . Tambin puede y nuevamente se
3. Se listan los Productos existentes, de entre los cuales se puede Modificar o Crear Al hacer clic en alguna de estas dos opciones se despliega la siguiente ventana:
nuevas.
Versin 003
Cdigo: Campo que le permite digitar o consultar el cdigo correspondiente al producto que se esta creando. Producto de Inventario: campo que le permite digitar o consultar el cdigo relacionado al producto del inventario. Cuando este es digitado muestra de forma automtica su descripcin. Grupo: Campo que le permite digitar el cdigo del grupo al que pertenece en Activos fijos. Clasificacin: Campo que le permite digitar el cdigo de la clasificacin a la que pertenece el producto en Activos fijos. Cdigo del IVA: Campo que le permite digitar el cdigo del IVA para el producto. Costo: Campo que le permite digitar el cdigo del centro de costo que se afectar cuando se utilice el producto. Porcentaje de Salvamento: Campo que le permite digitar el porcentaje mximo hasta el cual se puede depreciar el activo. Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar Presione el botn Nuevo Presione el botn Grabar que est ejecutando. Presione el botn para crear alguno de los tems en referencia. para grabar o generar el registro que se est creando o el proceso para descartar los cambios y salir de la ventana. , o exportarlos por o la tecla F4.
Cmo crear Otras Deducciones en Activos Fijos

Esta opcin permite crear las diferentes deducciones adicionales a las reglamentadas que se pueden descontar a los proveedores cuando se realicen transacciones con cada uno de ellos. Para ello: 1. Ingrese al men Archivos 2. Seleccione la opcin Otras Deducciones A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Versin 003
Versin 003
Recuerde que puede hacer una bsqueda de una Deduccin especfica ingresando el parmetro que desee encontrar en los campos de bsqueda (Cdigo, Cuenta cdigo, Cuenta nombre, Valor base) y haciendo clic en el botn Aplicar Filtro el botn Limpiar Filtro . Tambin puede eliminar la bsqueda realizada haciendo clic en y nuevamente se muestran todas las Deducciones registradas.
3. Se listan las Deducciones existentes, de entre las cuales se puede Modificar o Crear nuevas. Al hacer clic en alguna de estas dos opciones se despliega la siguiente ventana:
Cdigo: Campo que le permite digitar el cdigo correspondiente a otras deducciones. Nombre: Campo que le permite ingresar la descripcin o nombre de la deduccin. Cuenta Contable: Campo que le permitir ingresar la cuenta contable que se afectar al hacer uso de la deduccin. Valor Base: Campo que le permite postular el Valor Base para el clculo de la deduccin. Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar Presione el botn Nuevo Presione el botn Grabar que est ejecutando. Presione el botn para crear alguno de los tems en referencia. para grabar o generar el registro que se est creando o el proceso para descartar los cambios y salir de la ventana. , o exportarlos por o la tecla F4.
Versin 003
PROCESO DE LA INFORMACIN Ingreso de Activos

Esta opcin le permite crear todos los ingresos de los activos que son comprados o son trasladados desde el modulo de inventarios. Le permite efectuar la identificacin de cada uno de los Activos Fijos que ingresa a la entidad. Para ello: 1. Ingrese al men Procesos 2. Seleccione la opcin Ingreso de Activos. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Recuerde que puede hacer una bsqueda de un Documento de Ingreso de activos especfico ingresando el parmetro que desee encontrar en los campos de bsqueda (Oid, Consecutivo, Fecha documento, Proveedor Cdigo, Nombre Proveedor, Valor Total y Estado) y haciendo clic en el botn Aplicar Filtro . Tambin puede eliminar la bsqueda realizada haciendo clic en el botn Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los documentos de Ingreso de Activos registrados. 3. Se listan los Documentos de Ingreso existentes, de entre los cuales se puede Modificar nuevos. Al hacer clic en alguna de estas dos opciones se despliega la siguiente ventana: o Crear
Versin 003
Consecutivo: Campo que le permite generar de forma automtica con un TABULADOR el numero consecutivo del documento. Fecha: Campo que le permite digitar la fecha en que se hace el ingreso. Proveedor: Campo que le permite digitar el cdigo del proveedor del activo. Documento: campo que le permite digitar consecutivo o nmero del documento de factura de compra. Fecha: Campo que le permite digitar la fecha del documento de factura de compra. Contrato: Campo que permite digitar el numero de contrato. Orden Compra: Campo que permite seleccionar el numero de orden de compra. Tipo: Campo que le permite seleccionar el tipo de ingreso para el activo que puede ser Compra, otros ingresos, apoyo tecnolgico, leasing, comodato, donacin, Traspaso bienes, Otro concepto. Ajustes: Campo que le permite digitar el valor de ajuste, si necesita ajustar el activo contra la factura de compra. Fletes: Campo que le permite digitar el valor por fletes si aplica. %IVA: Campo que le permite ingresar el porcentaje IVA para aplicar sobre el valor Fletes. IVA Flete: Campo que mostrar el valor del IVA aplicado a los Fletes. Plazo: Campo que le permite digitar el tiempo que tiene para cancelar dicho valor. Responsable: Campo que le permite digitar o buscar el cdigo de la persona que se va hacer a cargo del nuevo activo, al presionar TABULADOR aparecern los datos de nombre del responsable, rea, Departamento, Direccin, rea y Departamento. Detalle: Campo que le permite digitar las especificaciones del ingreso que se est creando. Grilla de productos: Seccin donde son cargados los distintos productos que van a ingresar con el documento que est creando, est conformado por las columnas cdigo, producto, cantidad, valor producto, nacionalizacin, valor unitario, %IVA, %Descuento . Al hacer uso del conjunto de conos puede adicionar, ingresar o eliminar respectivamente uno de los productos en la grilla. Cuando se utiliza el cono de adicionar se despliega la ventana Captura de productos de Ingreso, esta le permitir registrar el producto as:
Versin 003
Producto: Campo que le permite digitar o buscar el cdigo del producto a seleccionar. Al presionar TABULADOR se cargar de forma automtica la descripcin. Cantidad: campo que le permitir ingresar la cantidad del producto que ingresar. Valor producto: campo que mostrar de forma automtica el valor del producto. Este puede ser modificado por el usuario. Valor unitario: campo que le mostrar de forma automtica el valor unitario del producto. Valor hora: Campo que le permite digitar el valor de la hora del Producto o Activo. Gastos de nacionalizacin: este campo se diligencia en caso de que la entidad tenga que asumir los gastos de nacionalizacin de un producto importado por la entidad. % IVA: El sistema asigna el % IVA correspondiente para el producto. Este puede ser modificado por el usuario. Valor impuesto: Campo que mostrar de forma automtica el valor del impuesto aplicado al producto. %Dto: Campo que le permite digitar el porcentaje si maneja algn descuento. Nota: los impuestos calculados se redondean con el parmetro de contabilidad (redondeo de retenciones-redondeo del impuesto que va sumado al costo) Valor descuento: Campo que mostrar de forma automtica el valor del descuento aplicado al producto. Depreciar Siempre como mayor cuanta: Casilla de chequeo que le permitir depreciar o no como mayor cuanta el Producto o Activo. Datos Generales: campo que le permite seleccionar si se ingresarn los datos especficos por cada uno de los activos que se estn ingresando. Si es marcado habilitar los campos de la pestaa Datos Generales de Ingreso de Activos, seccin que est conformada por los siguientes campos:
Versin 003
En esta pestaa el sistema mostrar en la grilla el nmero consecutivo de cada activo de acuerdo a la cantidad digitada. Para ingresar los datos de cada activo se deber posicionar con el Mouse en el nmero de tem del activo y posteriormente presionar TABULADOR, esto habilitar todos los campos de la parte inferior de la pantalla: No. tem: Campo que le permite observar el numero consecutivo del activo al que se le digitaran los datos generales. Placa: Campo que le permite digitar el nmero de Placa correspondiente al Activo Fijo registrado por la Entidad. En caso de que no se quiera asignar nmero de placa el sistema asignara uno automticamente el cual iniciar con la letra V. Serie: Campo que le permite digitar el numero de serie del Activo. Responsable: Campo que le permite digitar o consultar el cdigo del responsable del Activo. Este campo traer de forma automtica el nombre del responsable. Pliza: Campo que le permite digitar o consultar el cdigo de la pliza de Seguros que ampara al Activo. Este campo traer de forma automtica el nombre de la pliza. Fabricante: Campo que le permite digitar el nombre del fabricante del Activo Fijo. Distribuidor: Campo que le permite digitar el nombre del distribuidor del Activo Fijo. Ingreso: Campo que le permite digitar el Numero de la factura del proveedor. Fecha de Ingreso: Campo que le permite digitar la fecha en la que ingresa el activo a la institucin. Marca: Campo que le permite digitar la descripcin corta del nombre comercial del activo. Garanta: Seccin que le permitir definir si el activo cuenta con garanta de fbrica o no. En consignacin: campo que le permite digitar si el producto que se est ingresando est en consignacin o no. Fecha de Instalacin: Campo que le permite digitar la fecha en que comenz a funcionar el Activo Fijo es tambin la fecha en que comienzan a operar las garantas de los equipos cuando cuentan con ella. Fecha Vencimiento: Campo que le permite digitar la fecha en que caduca la garanta que da el fabricante por un producto o Activo Fijo.
Versin 003
Mantenimiento: Seccin que le permitir definir si el activo cuenta con servicio de mantenimiento o no. Fecha Inicial: Campo que le permite ingresar la fecha desde la cual se puede tener el servicio de mantenimiento del producto o activo. Sesiones: Campo que le permite digitar el nmero de sesiones de mantenimiento que tiene el activo y tambin se debe incluir la fecha de vencimiento de las sesiones. Tiempo: Campo que le permite digitar la frecuencia con la cual se ha comprometido el fabricante en darle mantenimiento a este Activo Fijo. Fecha de Vencimiento: Campo que le permite digitar la fecha en que caduca el servicio de mantenimiento que da el fabricante por un producto o Activo Fijo. Modelo: Campo que le permite digitar el Modelo, Gama o lnea a la que pertenece el Activo Fijo. Este nombre es creado por el fabricante para distinguir un producto en serie. Manual: Seccin que le permite seleccionar si el Manual de Funcionamiento del producto o activo es de Instrucciones, tcnico, ambos, ninguno, en uso. Detalle: Campo que le permite digitar las caractersticas del Activo Fijo. Para registrar los datos a la grilla de Datos generales de Ingreso de Activos haga uso del botn inferior o del botn para descartar los cambios y salir de la ventana. Tambin podr hacer uso del botn Anular para documentos en estado registrado.
Grilla de Otras Retenciones/Descuentos: Seccin donde son cargados los distintos conceptos de otras retenciones y de otras deducciones que sern aplicadas a los productos que ingresarn con el documento que se est creando. Al hacer uso de los cuadros de chequeo puede marcar aquellas retenciones o descuentos que aplicar. Esta grilla est compuesta por las columnas cdigo de otras retenciones, concepto, cuenta, nombre de cuenta, Valor Retencin y Deduccin, Nombre, cuenta, nombre de cuenta, Base, Valor deduccin.
Versin 003
Seccin Totales: De acuerdo con los valores de los productos, retenciones obligatorias y adicionales, descuentos, deducciones y dems cobros y deducciones registradas, aparecen los valores: Valor neto, descuento, impuestos, retencin IVA crdito, retencin IVA dbito, Otras deducciones, Retencin en la fuente, otras retenciones, ICA, Ajuste al peso y valor TOTAL del ingreso Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar Presione el botn Nuevo Presione el botn Grabar para crear alguno de los tems en referencia. para grabar o generar el registro que se est creando o el proceso para descartar los cambios y salir de la ventana. para documentos en estado registrado. o la tecla F4.
que est ejecutando. Presione el botn Tambin podr hacer uso del botn Anular
Cmo hacer valorizacin y desvalorizacin de Activos

Esta opcin le permite crear o registrar la valorizacin o desvalorizacin de los activos que son las ganancias o prdidas de activos teniendo como referencia el peso de compra y el peso actual en el mercado, esta propiedad se da en todos los productos. Para ello: 1. Ingrese al men Procesos 2. Seleccione la opcin Valorizacin Desvalorizacin. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Recuerde que puede hacer una bsqueda de un Documento de Valorizacin/Desvalorizacin especfico ingresando el parmetro que desee encontrar en los campos de bsqueda (Oid, Consecutivo, Fecha Documento, Tercero Nombre1, Tercero Nombre2, Tercero Apellido1, Estado) y haciendo clic en el botn Aplicar Filtro . Tambin puede eliminar la bsqueda realizada haciendo clic en el botn
Versin 003
Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los documentos de Valorizacin/Desvalorizacin registrados. 3. Se listan los Documentos de Valorizacin/Desvalorizacin existentes, de entre los cuales se puede Modificar o Crear siguiente ventana: nuevos. Al hacer clic en alguna de estas dos opciones se despliega la
Consecutivo: Campo que le permite generar de forma automtica con un TABULADOR el numero consecutivo del documento. Fecha: Campo que le permite digitar la fecha en que se realiza la valorizacin o desvalorizacin del activo. Activo: Campo que le permite digitar o consultar el nmero de identificacin interno para el activo respecto a su Placa. Este campo muestra de forma automtica la informacin actual del activo para los campos: Responsable, Costo Histrico, Depreciacin, Ajuste Acumulado, Valor en Libros. Tipo: Seccin que permite seleccionar si la transaccin corresponde a una valorizacin o una desvalorizacin. Valor avalu: Campo que le permite digitar el monto de dinero avaluado por un perito para el activo fijo. Valor a registrar: Campo que calcula de forma automtica el valor de la desvalorizacin o valorizacin. Tercero: Campo que le permite digitar la identificacin de la persona jurdica o natural que realiza el avalo. Detalle: Campo que le permite digitar la descripcin de la causa de la valorizacin o desvalorizacin. Costo histrico: Campo que le permite observar el costo inicial del producto. Depreciacin: Campo que le permite observar el valor acumulado a la fecha de las depreciaciones que ha sufrido el activo a lo largo de su vida til. Ajustes acumulados: Campo que le permite observar los ajustes efectuados sobre el activo a lo largo de su vida til. Valor en libros: Campo que le permite observar el valor reflejado en la informacin contable de la entidad. Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar Presione el botn Nuevo para crear alguno de los tems en referencia. o la tecla F4.
Versin 003
Presione el botn Grabar
para grabar o generar el registro que se est creando o el proceso para descartar los cambios y salir de la ventana. para documentos en estado registrado.
Cmo Generar la Serializacin

Esta opcin le permite seleccionar los activos fijos y efectuar la identificacin de cada uno de los Activos Fijos con todas sus propiedades. Para ello: 1. Ingrese al men Procesos 2. Seleccione la opcin Serializacin. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Recuerde que puede hacer una bsqueda de un Documento de Serializacin de activos especfico ingresando el parmetro que desee encontrar en los campos de bsqueda (Placa, Cdigo, Producto, Producto Nombre, Responsable, Responsable Nombre, Estado) y haciendo clic en el botn Aplicar Filtro Tambin puede eliminar la bsqueda realizada haciendo clic en el botn Limpiar Filtro nuevamente se muestran todos los documentos de Serializacin de Activos registrados. 3. Se listan los Documentos de Serializacin existentes, de entre los cuales se puede Modificar Crear nuevos. Al hacer clic en alguna de estas dos opciones se despliega la siguiente ventana: . y
Versin 003
Placa: Campo que mostrar de forma automtica el nmero de Placa correspondiente al Activo Fijo que fue seleccionado del listado de Serializacin. Inmediatamente se abrir la grilla con toda la informacin relacionada a dicha placa. Producto: campo que le permite observar el cdigo de identificacin del producto. Valor compra: campo que le permite observar el valor del activo conforme al ingreso del mismo. Depreciacin acumulada: campo que le permite observar el valor causado en el momento de la consulta de la serializacin del activo, si es nuevo este campo ser cero. Mejoras activo: campo que le permite observar el valor de las mejoras del activo a los largo de su vida til. Responsable campo que le permite ingresar o seleccionar el cdigo del responsable. La aplicacin mostrar de forma automtica los campos de direccin, rea, y departamento. Datos de Pestaa de Serializacin: Fabricante: campo que le permite observar el nombre del fabricante del Activo Fijo. Marca: campo que le permite observar el nombre comercial del activo. Distribuidor: campo que le permite observar el nombre del distribuidor del Activo Fijo. En consignacin: campo que le permite definir si el activo es un activo de consignacin. Si se encuentra marcado no permitir que el activo se deprecie. Pliza: campo que le permite observar o cambiar el cdigo de la pliza de Seguros que ampara al Activo. Este mostrar de forma automtica el nombre de la pliza seleccionada. Garanta: campo que le permite definir si el activo fijo cuenta o no con garanta de fbrica. Fecha de Vencimiento: campo que le permite digitar la fecha en que caduca la garanta que da el fabricante por un producto o Activo Fijo. Serie: Campo que le permite digitar el Nmero de Serie correspondiente al Activo Fijo, generalmente se encuentra grabado en lminas de metal identificadas como Serial Numero, en el caso de aparatos importados. Ingreso: campo que le permite digitar el Nmero de la factura del proveedor.
Versin 003
Fecha de Ingreso: Campo que le permite digitar la fecha en que comenz a funcionar el Activo Fijo es tambin la fecha en que comienzan a operar las garantas de los equipos cuando cuentan con ella. Fecha de Instalacin: Campo que le permite digitar la fecha en que comenz a funcionar el Activo Fijo es tambin la fecha en que comienza a operar la garanta de los equipos cuando cuentan con ella. Valor Hora: Campo que le permite definir el valor de la hora para el Producto o Activo. Mantenimiento: Campo que le permite definir o no si el Activo fijo cuenta con mantenimiento suministrado por el fabricante. Fecha inicial: campo que le permite digitar la fecha a partir de la cual se da inicio al servicio de mantenimiento. Sesiones: campo que le permite digitar el nmero de sesiones de mantenimiento definidas por el fabricante o incluidas dentro del contrato de compra del producto. Tiempo: Campo que le permite digitar la frecuencia con la cual se ha comprometido el fabricante en darle mantenimiento a este Activo Fijo. Vencimiento: Es la fecha en que caduca el mantenimiento que da el fabricante por un producto o Activo Fijo. Manual: Seccin que le permite seleccionar si el Manual de Funcionamiento del producto o activo es de Instrucciones, tcnico, ambos, ninguno, en uso. Nmero de Meses: Campo que le permite digitar el Nmero de meses pendientes por depreciar. Detalle: Campo que le permite digitar las caractersticas del Activo Fijo. Datos de pestaa Accesorios: En esta seccin se definen los accesorios o partes adicionales del activo.
tem: Campo que le permite suministrar el numero del accesorio Descripcin: Campo que le permite suministrar la descripcin del accesorio que est creando. Serie: Campo que le permite suministrar la serie para el accesorio que est creando. Cantidad: Campo que le permitir ingresar la cantidad de los accesorios del tem que est creando. Valor: Campo que le permite definir el valor del accesorio que est creando.
Versin 003
Para subir la informacin del accesorio a la grilla de accesorios haga uso del cono datos. Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar Presione el botn Grabar que est ejecutando. Presione el botn
grabado de
o la tecla F4.
para grabar o generar el registro que se est creando o el proceso para descartar los cambios y salir de la ventana.
Transacciones en Activos Fijos

Esta opcin le permite crear todos los registros de las transacciones que se le realizan a los activos fijos y que tienen algn costo. Adems estas transacciones pueden afectar la vida til y el valor base para la depreciacin del activo. Son todas las actividades que aumentan el valor del activo, el tiempo de vida til o que se deben manejar como historial. Para ello: 1. Ingrese al men Procesos 2. Seleccione la opcin Transacciones. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Recuerde que puede hacer una bsqueda de un Documento de Transacciones de activos especfico ingresando el parmetro que desee encontrar en los campos de bsqueda (Consecutivo, Fecha Documento, Proveedor Cdigo, Proveedor Nombre, Estado) y haciendo clic en el botn Aplicar Filtro puede eliminar la bsqueda realizada haciendo clic en el botn Limpiar Filtro se muestran todos los documentos de Transacciones de Activos registrados. . Tambin y nuevamente
Versin 003
3. Se listan los Documentos de Transacciones existentes, de entre los cuales se puede Modificar Crear nuevos. Al hacer clic en alguna de estas dos opciones se despliega la siguiente ventana:
Consecutivo: Campo que le permite generar de forma automtica con un TABULADOR el numero consecutivo del documento. Fecha: Campo que le permite digitar la fecha de la transaccin. Cuenta por pagar: Campo que le permite seleccionar si la transaccin genera afectacin contable y cuenta por pagar. Proveedor: Campo que le permite digitar o consultar el cdigo del proveedor. Este campo mostrar de forma automtica el nombre del proveedor. Tipo orden de compra: campo que le permite definir el tipo de documento que respalda la transaccin, estos pueden ser orden de compra, contrato o ninguno. Cuando se marca la casilla Orden de compra est activar el campo Orden de Compra que permitir seleccionar o digitar el documento respectivo. Factura: Campo que le permite digitar el nmero de la factura del proveedor. Fecha: Campo que le permite digitar la fecha de la factura del proveedor. Plazo: Campo que le permite digitar los Das de plazo para el pago de la factura. AIU: Campo que le permite seleccionar Si o No segn sea el caso. Fletes: Campo que le permite digitar el valor de los fletes cuando aplique. Centro de costo: Campo que le permitir digitar o seleccionar el cdigo del centro de costo que se afectar con la transaccin de activo. Este traer de forma automtica la descripcin del centro de costo que fue seleccionado. Detalle: Campo que le permite digitar la informacin referente a la transaccin. Grilla de Productos: Seccin donde son cargados los distintos productos que van a afectarse con el documento que se est creando, est compuesto por las columnas nombre activo y valor de la transaccin. Al hacer uso del conjunto de conos puede adicionar, ingresar o eliminar respectivamente uno de los productos en la grilla.
Versin 003
Cuando se utiliza el cono de adicionar se despliega la ventana Activos de la Transaccin, esta le permitir registrar los activos as:
Activo: Campo que le permite digitar el cdigo del Activo Fijo, silo desconoce presione F4 y seleccinelo. Inmediatamente se abrir la grilla con toda la informacin completa. En caso de no existir el cdigo, lo puede crear. Transaccin: Campo que le permite seleccionar la clase de transaccin a realizar. Si es de Adicin Campo que le permite digitar que se instala un accesorio que afecta el precio del activo fijo. Si es de Mantenimiento es porque solamente va a mantener en buenas condiciones el Activo. Si es de Mejora, es porque la accin actualiza al Activo. Finalmente si es de Reparacin, es porque la accin es de tipo correctivo tendiente a mejorar las fallas del Activo. Servicio: Campo que le permite indicar si el activo se encuentra en servicio o no. Afecta Valor: Campo que le permite seleccionar si la transaccin afecta el valor del activo. Valor activo: Campo que le permite digitar el monto neto del activo. Gastos de nacionalizacin: Campo que le permite que en caso de que se requiera se registre en este campo los gastos de ingreso al pas del activo. % Dto: Campo que le permite digitar el valor del % de descuento para el Activo. % IVA: Campo que le permite digitar el valor del % de IVA para el Activo. Valor: Campo que le mostrar el valor para dicho Activo teniendo en cuenta los gastos de nacionalizacin. Vida til: Campo que muestra los aos predefinidos de acuerdo con el grupo al que pertenece el activo Cuenta: Campo que le permite digitar o seleccionar la cuenta contable para debitar el valor de la transaccin. Tipo AIU: campo que Indica el tipo de AIU este puede ser por servicio tcnico o de obra. Dependiendo lo seleccionado toma el porcentaje de la retencin de los parmetros. Base IVA AIU: campo que le permite ingresar la base del IVa AIU. AIU: campo que Indica el valor que se aplicar a la transaccin de activos. Los valores de IVA, retenciones y totales se basan en el valor de AIU tomando los porcentajes para cada uno de los clculos de los parmetros. Detalle: Campo que le permite digitar la informacin referente a la transaccin del activo. Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar Presione el botn Nuevo para crear alguno de los tems en referencia. o la tecla F4.
Versin 003
Presione el botn Grabar
Grilla de Otras Retenciones/Descuentos: Seccin donde son cargados los distintos conceptos de otras retenciones y de otras deducciones que sern aplicadas a los productos que se afectarn con el documento que se est creando. Al hacer uso de los cuadros de chequeo puede marcar aquellas retenciones o descuentos que aplicar. Esta grilla est compuesta por las columnas cdigo de otras retenciones, concepto, cuenta, nombre de cuenta, Valor Retencin y Deduccin, Nombre, cuenta, nombre de cuenta, Base, Valor deduccin.
Seccin Totales: De acuerdo con los valores de los activos de la transaccin, retenciones obligatorias y adicionales, descuentos, deducciones y dems cobros y deducciones registradas, aparecen los valores: Valor AIU, ICA, Valor Neto, Retencin en la Fuente, Descuento, Otras Retenciones, Impuesto, Otras Deducciones, Retencin IVA dbito, Retencin IVA crdito y valor TOTAL de la transaccin. Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar Presione el botn Nuevo Presione el botn Grabar para crear alguno de los tems en referencia. para grabar o generar el registro que se est creando o el proceso para descartar los cambios y salir de la ventana. para documentos en estado registrado. o la tecla F4.
Cmo crear Traslados en Activos Fijos:

Esta opcin permite crear todos los registros de los cambios de responsable que puede sufrir un activo a los largo de su vida til. Para ello:
Versin 003
1. Ingrese al men Procesos 2. Seleccione la opcin Traslado. A continuacin se desplegar la siguiente pantalla:
Recuerde que puede hacer una bsqueda de un Documento de Traslado de activos especfico ingresando el parmetro que desee encontrar en los campos de bsqueda (Consecutivo, Fecha Documento, Responsable Origen, Responsable Origen Nombre, Responsable Destino, Responsable Destino Nombre, Estado) y haciendo clic en el botn Aplicar Filtro haciendo clic en el botn Limpiar Filtro Traslado de Activos registrados. . Tambin puede eliminar la bsqueda realizada y nuevamente se muestran todos los documentos de
3. Se listan los Documentos de Traslado existentes, de entre los cuales se puede Modificar Crear nuevos. Al hacer clic en alguna de estas dos opciones se despliega la siguiente ventana:
Versin 003
Consecutivo: Campo que le permite generar de forma automtica con un TABULADOR el numero consecutivo del documento. Fecha: Campo que le permite digitar la fecha en que se realiza el traslado de activos. Responsable Origen: Campo que le permite digitar o consultar el cdigo del responsable origen. Es quien en el momento tiene o posee el activo bajo su responsabilidad. Cuando este es ingresado aparece de forma automtica la informacin de Nombre, rea y Direccin del responsable origen. Responsable Destino: Campo que le permite digitar el cdigo del responsable destino. Es quien va a responder por el activo. Cuando este es ingresado aparece de forma automtica la informacin de Nombre, rea y Direccin del responsable destino. Concepto: Campo que le permite digitar o seleccionar el cdigo del concepto que describir el traslado del activo. Detalle: Campo que le permite digitar la descripcin o motivo del traslado que se est definiendo. Grilla de Activos: Seccin que visualiza todos los activos que estn actualmente a cargo del responsable origen. En esta grilla se define el cdigo, nombre, placa, serie y marca de los activos. Al hacer uso de los cuadros de chequeo de la columna Cargar puede marcar aquellos activos que sern trasladados de responsable. Estos se pueden seleccionar tambin con el tem Todos o quitar la seleccin con el tem Ninguno. Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar Presione el botn Grabar que est ejecutando. Presione el botn Tambin podr hacer uso del botn Anular o la tecla F4. para grabar o generar el registro que se est creando o el proceso para descartar los cambios y salir de la ventana. para documentos en estado registrado.
Versin 003
Cmo crear Salidas de Activos Fijos

Esta opcin le permite llevar un registro de las Salidas de Activos de la Entidad. En esta opcin podemos registrar los Activos fijos que salen de la entidad y pasan a manos de terceros sea por Baja o por Venta de los mismos. Para ello: 1. Ingrese al men Procesos 2. Seleccione la opcin Salida de Activos. A continuacin se desplegar la siguiente pantalla:
Recuerde que puede hacer una bsqueda de un Documento de Salida de Activos Fijos especfico ingresando el parmetro que desee encontrar en los campos de bsqueda (Consecutivo, Fecha Documento, Estado) y haciendo clic en el botn Aplicar Filtro haciendo clic en el botn Limpiar Filtro Salida de Activos Fijos registrados. . Tambin puede eliminar la bsqueda realizada y nuevamente se muestran todos los documentos de
3. Se listan los Documentos de Salida de Activos Fijos existentes, de entre los cuales se puede Modificar o Crear siguiente ventana: nuevos. Al hacer clic en alguna de estas dos opciones se despliega la
Versin 003
Consecutivo: Campo que le permite generar de forma automtica con un TABULADOR el numero consecutivo del documento. Fecha: Campo que le permite digitar la fecha en que se realiza la salida de activos. Observacin: Campo que le permite digitar el motivo por el cual se llev a cabo la salida de los activos. Grilla de Activos: Seccin donde son cargados los distintos activos que van a afectarse con el documento que se est creando, est compuesto por las columnas cdigo, Nombre, y Placa. Al hacer uso del conjunto de conos puede adicionar, ingresar o eliminar respectivamente uno de los activos en la grilla. Cuando se utiliza el cono de adicionar se despliega la ventana Activos, esta le permitir registrar los activos as:
Versin 003
Activo: Campo que le permite digitar o seleccionar el cdigo del activo. Al presionar TABULADOR el sistema le traer de forma automtica la informacin de los campos: Producto, Responsable, Direccin, rea y Departamento. Tipo salida: Campo que le permite seleccionar el concepto de salida del activo. Si la seleccin es venta se activarn los siguientes campos: Baja, venta, consignacin, bienes transferidos. Tipo de baja: Campo que le permite seleccionar el motivo por el cual se da y afecta completamente la baja de producto. Estn las categoras de Sin cuenta de orden, Bienes Inservibles, Siniestro, Prdida o Reposicin, Desmantelamiento, Opcin de Venta. Valor reposicin: Campo donde se registra el valor de la reposicin del activo. Este campo se activa nicamente para los tipos de baja Prdida o Reposicin, Desmantelamiento y Opcin de venta . Tipo de Venta: Campo de tipo seleccin donde se definen las categoras de Contado o Crdito de la salida por venta. Tercero: Campo que permite digitar o consultar el cdigo de identificacin de la persona natural o jurdica con la cual se realizar la transaccin de salida por motivo de venta. Concepto: Campo que le permitir asociar un concepto para la salida del activo. Detalle de Salida: Permite en la pantalla principal del documento de salida de activos visualizar la informacin de cada uno de los activos cargados a la grilla. Est conformado por una serie de iconos que permitir visualizar dicha informacin a partir de mltiples vistas: uso del cono Herramienta del contenido del panel as: El le permitir abrir la ventana donde podr configurar la visualizacin
Pestaa Template Card: Se configura a partir de los tems que suministra el men, este consta de espacios para la forma o plantilla, etiquetas y separadores.
Versin 003
Pestaa View Layout: Esta seccin permitir visualizar el diseo que fue configurado en la pestaa Template Card.
Podr hacer uso de los botones de Aceptar, Cancelar y Aplicar para grabar, descartar o aplicar los cambios al panel que fue configurado. Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar Presione el botn Nuevo Presione el botn Grabar que est ejecutando. Presione el botn para crear alguno de los tems en referencia. para grabar o generar el registro que se est creando o el proceso para descartar los cambios y salir de la ventana. o la tecla F4.
Versin 003
Tambin podr hacer uso del botn Anular
para documentos en estado registrado.
Cmo calcular Depreciacin de Activos Fijos

Esta opcin le permite efectuar automticamente el proceso de Depreciacin por mes para el grupo de Activos Fijos. Al confirmar este proceso el sistema cierra el mes activo y calcula los valores de depreciacin. Para ello: 1. Ingrese al men Procesos 2. Seleccione la opcin Depreciacin. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Fecha de Cierre: Campo que se muestra automticamente la fecha del mes activo. Nota: El clculo de Depreciacin se realizar al hacer uso del botn Calcular Depreciacin este clculo se realizar con al valor histrico del activo. Al efectuar la depreciacin, se actualizar los datos correspondientes a la cuenta fiscal. El tipo de depreciacin utilizada por la aplicacin es en Lnea Recta. Grilla Detalle de Depreciacin: Seccin que le permite obtener la visualizacin de la depreciacin para cada uno de los activos en el mes depreciado, est constituida por las columnas Activo, Nombre, Placa, Valor Histrico, Valor a Depreciar, Registro Vida til, Meses Depreciados y Valor Depreciacin. Presione el botn Grabar que est ejecutando. Presione el botn para grabar o generar el registro que se est creando o el proceso para descartar los cambios y salir de la ventana.
Cmo hacer Devolucin de Ingreso de Activos

Esta opcin permite crear los registros de todas las posibles devoluciones de activos. Solo se pueden realizar devoluciones de los ingresos de activos. Para ello:
Versin 003
1. Ingrese al men Procesos 2. Seleccione la opcin Devolucin de Ingresos. A continuacin se desplegar la siguiente pantalla:
Recuerde que puede hacer una bsqueda de un Documento de Devolucin de Ingresos especfico ingresando el parmetro que desee encontrar en los campos de bsqueda (Consecutivo, Fecha Documento, Estado) y haciendo clic en el botn Aplicar Filtro haciendo clic en el botn Limpiar Filtro Devolucin de Ingresos registrados. . Tambin puede eliminar la bsqueda realizada y nuevamente se muestran todos los documentos de
3. Se listan los Documentos de Devolucin de Ingresos existentes, de entre los cuales se puede Modificar o Crear siguiente ventana: nuevos. Al hacer clic en alguna de estas dos opciones se despliega la
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Consecutivo: Campo que le permite generar de forma automtica con un TABULADOR el numero consecutivo del documento. Fecha: Campo que le permite digitar la fecha en que se realiza la devolucin de ingreso de activos. Estado: Campo que muestra el estado actual del documento. Detalle: Campo que le permite digitar el motivo por el cual se llev a cabo la devolucin del activo. Ingreso: Campo que le permite digitar o consultar el cdigo del documento del ingreso de activos que va a devolver. Cuando este campo es ingresado se carga de forma automtica la informacin de los campos: Consecutivo, Fecha, Factura, Fecha Factura, Proveedor, Plazo, Fletes que fueron diligenciados en el documento de ingreso de activos. Grilla de productos: Seccin donde son cargados de forma automtica los productos que pertenecen al documento del ingreso que fue seleccionado. Est compuesto por las columnas de Cdigo, Activo, IVA, Valor, Placa, Valor Unitario, %Descuento, %IVA. Al hacer uso de los cuadros de chequeo de la columna Devolver puede marcar aquellos activos que sern devueltos. De acuerdo a los Activos Fijos marcados, se vera el resultado de la operacin en los campos Vrl Neto, Descuento, Impuesto, Rte Iva Debito, Rte Iva Crdito, Retefuente, Otras Retenciones, Ica y Total. Grilla de Otras Retenciones/Descuentos: Seccin donde son cargados los distintos conceptos de otras retenciones y de otras deducciones que sern aplicadas a los productos que se afectarn con el documento que se est creando. Al hacer uso de los cuadros de chequeo puede marcar aquellas retenciones o descuentos que aplicar. Esta grilla est compuesta por las columnas cdigo de otras retenciones, concepto, cuenta, nombre de cuenta, Valor Retencin y Deduccin, Nombre, cuenta, nombre de cuenta, Base, Valor deduccin.
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Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar Presione el botn Grabar que est ejecutando. Presione el botn Tambin podr hacer uso del botn Anular
o la tecla F4.
Cmo hacer Confirmacin en Bloque

Esta opcin permite confirmar simultneamente documentos generados en el modulo de activos Fijos en un rango de fechas determinado, Para ello : 1. Ingrese al men Procesos 2. Seleccione la opcin Confirmacin en Bloque. A continuacin se desplegar la siguiente pantalla:
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MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) Como Imprimir y Visualizar los Informes de Activos Fijos
Los informes de Activos Fijos le permitirn contar con informes de soporte para posteriores anlisis. Para ello: 1. Ingrese al men Informes 2. Seleccione el tipo de informe que desea generar teniendo en cuenta que los informes existentes son los siguientes: INFORMES Ingresos Transacciones Traslados Salidas Depreciacin Reportes Generales Histrico de Activos Fijos Activos por responsables Cuenta Fiscal Subcuentas de activos Activos por proveedor Activos fijos Ingreso detallado Salida detallada Hoja de vida activos Activos por valorizacin Depreciacin por centro de costo Traslado por centro de costo Bienes en servicio o bodega Proyeccin
3. A continuacin se despliega la ventana, donde encontrar los filtros con los que se genera el informe (Documentos, Fecha, Estado, etc.). Ingrselos y haga clic en el botn Generar Reporte
, encuentre a continuacion explicacion detallada de cada informe.
RECUERDE... Estos filtros pueden variar segn el tipo de informe seleccionado, ya que la informacin solicitada vara segn el informe. Tenga en cuenta que todos los informes generados tendrn Opciones de Salida, las cuales son opciones que permiten seleccionar como se desea obtener el reporte visualizado, impreso o exportado a un archivo plano. Dentro de estas opciones encontramos:
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- Visualizar - Imprimir - Exportar
: Opcin que nos permite ver el reporte completo en una ventana aparte. : Permite imprimir el reporte en un documento fsico. : Permite exportar el reporte generado a PDF, EXCEL o TXT.
Descripcin de los Reportes del sistema

INFORME DE INGRESOS Este informe permite observar todos los documentos de ingreso de activos fijos que existen en el mdulo de Activos Fijos. Para generar este informe es necesario suministrar el rango de fechas inicial y final para la obtencin del listado de documentos, adicionalmente se puede definir filtro para generar documentos en estado Registrado, Confirmado y Anulado. El informe permite visualizar el reporte de forma detallada o resumida. Hay dos tipos de Reporte Por Documento que presenta la siguiente visualizacin:
Y el Reporte por Listado que visualiza de forma resumida los documentos de Ingreso as:
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INFORME DE TRANSACCIN Este informe permite observar todos los documentos de transaccin de activos fijos que existen en el mdulo de Activos Fijos. Para generar este informe es necesario suministrar el rango de fechas inicial y final para la obtencin del listado de documentos, adicionalmente se puede definir filtro para generar documentos en estado Registrado, Confirmado y Anulado. El informe permite visualizar el reporte de forma detallada o resumida. Hay dos tipos de Reporte Por Documento que presenta la siguiente visualizacin:
Y el Reporte por Listado que visualiza de forma resumida los documentos de Transaccin as:
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INFORME DE TRASLADOS Este informe permite observar todos los documentos de traslados de activos fijos que existen en el mdulo de Activos Fijos. Para generar este informe es necesario suministrar el rango de fechas inicial y final para la obtencin del listado de documentos, adicionalmente se puede definir filtro para generar documentos en estado Registrado, Confirmado y Anulado. El informe permite visualizar el reporte de forma detallada o resumida. Hay dos tipos de Reporte Por Documento que presenta la siguiente visualizacin:
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Y el Reporte por Listado que visualiza de forma resumida los documentos de Traslados as:
INFORME DE SALIDAS Este informe permite observar todos los documentos de salidas de activos fijos que existen en el mdulo de Activos Fijos. Para generar este informe es necesario suministrar el rango de fechas inicial y final para la obtencin del listado de documentos, adicionalmente se puede definir filtro para generar documentos en estado Registrado, Confirmado y Anulado. El informe permite visualizar el reporte de forma detallada o resumida. Hay dos tipos de Reporte Por Documento que presenta la siguiente visualizacin:
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Y el Reporte por Listado que visualiza de forma resumida los documentos de Salidas as:
INFORME DE DEPRECIACIN Este informe permite observar todos los documentos de depreciacin mensual de activos fijos que existen en el mdulo de Activos Fijos describiendo el periodo, placa, cdigo del activo, nombre, valor histrico, valor de adiciones, vida til, vida restante, depreciacin acumulada anterior, depreciacin del mes actual y depreciacin total. Para generar este informe es necesario suministrar el rango de fechas inicial y final para la obtencin del listado de documentos, adicionalmente se puede definir filtro para generar documentos en estado Sin Confirmar y Confirmados. El informe presenta la siguiente visualizacin:
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Cmo Acceder a los Reportes Generados

Esta opcin le permite acceder a los diferentes reportes generados. Para que dichos reportes se encuentren en las opciones de este men deben haber sido previamente creados en la opcin Generador de Reportes del men principal. Para mayor informacin vase Cmo Generar Un Reporte del Manual Generales y Utilidades. Para acceder a los reportes generados es necesario: 1. Hacer clic en el men Reportes. 2. Hacer clic nuevamente al submen Reportes Generados, donde se despliega la siguiente ventana mostrando el listado de los reportes que han sido generados:
3. Seleccione el reporte que desea generar y haga clic en el botn Imprimir clic en Cerrar para abandonar esta ventana.
o haga
RECUERDE... Los reportes pueden ser visualizados de las siguientes formas: - Visualizar - Imprimir - Exportar : Opcin que nos permite ver el reporte completo en una ventana aparte. : Permite imprimir el reporte en un documento fsico. : Permite exportar el reporte generado a PDF, EXCEL o WORD.
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OPERACIONES NO RUTINARIAS
Cmo Parametrizar el Mdulo de Activos Fijos
Esta opcin permite configurar los parmetros con los que se llevar a cabo los procedimientos de los activos fijos. Estos rigen el funcionamiento del mdulo. Para ello: 1. Ingrese al men Utilidades 2. Seleccione la opcin Parmetros. A continuacin se desplegar la siguiente ventana con cuatro pestaas:
A travs de la seleccin de las pestaas, usted podr determinar los parmetros del sistema tal como se explica a continuacin.
TENGA EN CUENTA QUE...
En la Pestaa de Generales diligencie la siguiente informacin

COMPROBANTES: Estos campos pueden ser alfanumricos y referencian el cdigo del comprobante de diario en el que se efectuarn los asientos contables para los: Ingresos, Depreciacin, Transacciones (Adiciones), Transacciones (Mantenimiento), Salidas, Ajustes y Valorizacin/Desvalorizacin. % Retencin IVA: Campo que le permite seleccionar si desea tomar el % de retencin de IVA del proveedor o del concepto. IVA Por Flete: Campo que le permite digitar o seleccionar el cdigo del IVA que se aplica a los fletes de los activos.
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Valor Mnimo de Menor Cuanta: Campo que le permite digitar el valor que por ley corresponde al valor mnimo de menor cuanta. Valor Tope de Menor Cuanta: Campo que le permite digitar el Valor tope para los activos que se deprecian en el mismo ao de adquisicin determinado por ley. Afecta Presupuesto: Campo que le permite seleccionar si desea o no que los Ingresos de Activos afecten el modulo de presupuesto. Ejecucin Presupuestal Neto mas Impuestos: Campo que le permite seleccionar si desea o no que la afectacin presupuestal de los Ingresos de Activos sea por el valor del neto mas los impuestos o por el valor total. Ajustar Ingresos al Peso: Campo que le permite seleccionar si desea o no ajustar el valor de los ingresos al peso. Incluir IVA al Costo: Campo que le permite seleccionar si desea o no incluir el IVA al costo. Maneja Decimales: Campo que le permite seleccionar si desea o no manejar valores con decimales en el mdulo de Activos Fijos.
En la Pestaa de Consecutivos diligencie la siguiente informacin
Cuando se inicia el mdulo de activos fijos es necesario definir para cada uno de los documentos que maneja el mdulo el nmero que se va a usar como consecutivo. Los documentos son: Consecutivo de Ingresos, Consecutivo de Transaccin, Consecutivo de Traslado, Consecutivo de Valorizacin/Desvalorizacin, Consecutivo de Activo, Consecutivo de Placa, Consecutivo de Saldo Inicial, Consecutivo de Devolucin de Ingreso. Jefe de Activos: Campo que le permite registrar el documento de identidad y Nombre del Jefe de Activos de la institucin para que se muestren en los informes de activos. Jefe de Almacenamiento: Campo que le permite registrar el documento de identidad y Nombre del Jefe de Almacn de Activos Fijos de la institucin para que se muestren en los informes de activos. Jefe de Unidad de Gestin: Campo que le permite registrar el documento de identidad y Nombre del Jefe de Unidad de Gestin de la institucin para que se muestren en los informes de activos.
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En la Pestaa de Cuentas Contables diligencie la siguiente informacin
Los Campos de esta pestaa le permiten digitar las cuentas contables generales que se usarn como parmetro para generar los asientos contables de los procesos que se realizan dentro del mdulo estas son: Cuenta por pagar, Cuenta por servicios, Otros Ingresos, Retencin IVA Dbito, Retencin IVA Crdito, Retencin en la Fuente, Retencin Ica, Fletes, Responsabilidad Procesos, Cuenta por Cobrar y Venta, Bienes Transferidos, Salida, Ajustes, IVA Descontable, Otros Ingresos Donaciones, Otros Ingresos Traspaso de Bienes, Otros Ingresos Otro Concepto.
En la Pestaa de Consecutivos diligencie la siguiente informacin
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CONCEPTOS DE RETENCIN: Estos campos pueden ser alfanumricos y referencian los cdigos de conceptos de retencin que sern utilizados para el registro de las retenciones realizadas en los procesos del mdulo. Los conceptos son: Retencin IVA x Compra, Retencin ICA, Retencin, Retencin IVA x Servicios. Concepto de Nota de CXP en la Devolucin: Campo que le permite digitar el cdigo del concepto de notas dbito para generar la respectiva nota en caso de devolucin de ingreso de activos. Si no lo recuerda, podr realizar la bsqueda con la ayuda del botn Buscar Presione el botn Nuevo Presione el botn Grabar que est ejecutando. Presione el botn para crear alguno de los tems en referencia. para grabar o generar el registro que se est creando o el proceso para descartar los cambios y salir de la ventana. o la tecla F4.
Cmo crear Saldos Inciales de Activos Fijos

Esta opcin permite crear el registro de los saldos inciales de activos fijos que ya han tenido depreciacin o ajustes. A estos activos se les debe digitar la vida restante que le queda por depreciar. Cuando no se digita el sistema postula 0 das de vida til, y no sigue depreciando el activo. Para ello: 1. Ingrese al men Utilidades 2. Seleccione la opcin Saldos inciales. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Recuerde que puede hacer bsqueda de un Documento de Saldos Iniciales especfico ingresando el parmetro que desee encontrar en los campos de bsqueda (Consecutivo, Fecha Documento, Estado) y haciendo clic en el botn Aplicar Filtro . Tambin puede eliminar la bsqueda realizada haciendo clic en el
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botn Limpiar Filtro registrados.
y nuevamente se muestran todos los documentos de Saldos Iniciales
3. Se listan los Documentos de Saldos Iniciales existentes, de entre los cuales se puede Modificar o Crear ventana: nuevos. Al hacer clic en alguna de estas dos opciones se despliega la siguiente
Consecutivo: Campo que le permite generar con un TABULADOR el consecutivo del documento de saldo inicial que se est creando. Estado: Campo que muestra el estado actual del documento. Fecha: Campo que le permite digitar la Fecha de elaboracin de los saldos inciales. Responsable: Campo que le permite digitar o consultar el cdigo de la persona que est a cargo del activo, al presionar TABULADOR aparecern los datos de Nombre, Direccin, rea y Departamento. Detalle: Campo que le permite digitar las especificaciones del registro del saldo inicial del activo. Grilla de productos: Seccin donde son cargados los distintos productos que van a ingresar con el documento que est creando, est conformado por las columnas Producto, Nombre, Cantidad y Valor Unitario. Al hacer uso del conjunto de conos puede adicionar, ingresar o eliminar respectivamente uno de los productos en la grilla.
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Cuando se utiliza el cono de adicionar se despliega la ventana Saldos Iniciales Detalle, esta le permitir registrar el producto as:
En esta pestaa el sistema mostrar en la grilla el nmero consecutivo de cada activo de acuerdo a la cantidad digitada. Para ingresar los datos de cada activo se deber posicionar con el Mouse en el nmero de tem del activo y posteriormente presionar TABULADOR, esto habilitar todos los campos de la parte inferior de la pantalla: No. tem: Campo que le permite observar el numero consecutivo del activo al que se le digitaran los datos generales. Placa: Campo que le permite digitar el nmero de Placa correspondiente al Activo Fijo registrado por la Entidad. En caso de que no se quiera asignar nmero de placa el sistema asignara uno automticamente el cual iniciar con la letra V. Serie: Campo que le permite digitar el numero de serie del Activo. Responsable: Campo que le permite digitar o consultar el cdigo del responsable del Activo. Este campo traer de forma automtica el nombre del responsable. Pliza: Campo que le permite digitar o consultar el cdigo de la pliza de Seguros que ampara al Activo. Este campo traer de forma automtica el nombre de la pliza. Fabricante: Campo que le permite digitar el nombre del fabricante del Activo Fijo. Distribuidor: Campo que le permite digitar el nombre del distribuidor del Activo Fijo. Ingreso: Campo que le permite digitar el Numero de la factura del proveedor.
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Fecha de Ingreso: Campo que le permite digitar la fecha en la que ingresa el activo a la institucin. Marca: Campo que le permite digitar la descripcin corta del nombre comercial del activo. Garanta: Seccin que le permitir definir si el activo cuenta con garanta de fbrica o no. En consignacin: campo que le permite digitar si el producto que se est ingresando est en consignacin o no. Fecha de Instalacin: Campo que le permite digitar la fecha en que comenz a funcionar el Activo Fijo es tambin la fecha en que comienzan a operar las garantas de los equipos cuando cuentan con ella. Fecha Vencimiento: Campo que le permite digitar la fecha en que caduca la garanta que da el fabricante por un producto o Activo Fijo. Mantenimiento: Seccin que le permitir definir si el activo cuenta con servicio de mantenimiento o no. Fecha Inicial: Campo que le permite ingresar la fecha desde la cual se puede tener el servicio de mantenimiento del producto o activo. Sesiones: Campo que le permite digitar el nmero de sesiones de mantenimiento que tiene el activo y tambin se debe incluir la fecha de vencimiento de las sesiones. Tiempo: Campo que le permite digitar la frecuencia con la cual se ha comprometido el fabricante en darle mantenimiento a este Activo Fijo. Fecha de Vencimiento: Campo que le permite digitar la fecha en que caduca el servicio de mantenimiento que da el fabricante por un producto o Activo Fijo. Modelo: Campo que le permite digitar el Modelo, Gama o lnea a la que pertenece el Activo Fijo. Este nombre es creado por el fabricante para distinguir un producto en serie. Manual: Seccin que le permite seleccionar si el Manual de Funcionamiento del producto o activo es de Instrucciones, tcnico, ambos, ninguno, en uso. No Meses: Campo que permite ingresar el numero de meses pendientes por depreciar del activo. Depreciacin Acumulada: Campo que permite ingresar el valor de depreciacin acumulada del activo al momento de su ingreso. Detalle: Campo que le permite digitar las caractersticas del Activo Fijo. Para registrar los datos a la grilla de Datos generales de Ingreso de Activos haga uso del botn inferior o del botn para descartar los cambios y salir de la ventana. Tambin podr hacer uso del botn Anular para documentos en estado registrado.
Cmo Calcular la Cuenta Fiscal

Esta opcin le permite realizar el clculo de los valores de los activos de un mes y un ao especfico, es requisito de este informe haberse realizado el proceso de depreciacin acumulada mensual de Activos Fijos. Adicionalmente para obtener la visualizacin del reporte es necesario primero hacer uso del Botn Clculo de Cuenta Fiscal como se muestra a continuacin. 1. Ingrese al men Utilidades 2. Seleccione la opcin Cuenta Fiscal. continuacin se desplegar la siguiente ventana:
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Mes: Campo que le permite Seleccionar el Mes para el cual se de sea calcular la cuenta fiscal. Ao: Campo que le permite Seleccionar el Ao para el cual se de sea calcular la cuenta fiscal. Inmediatamente se hace uso del Botn Calcular Filtros el cual le habilitara la siguiente vista: se debe hacer Clic sobre el Botn
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Desde esta pantalla pordr generar finalmente el informe de cuenta Fiscal, este informe permite obtener cuatro presentaciones segn los filtros de Informe de Entrada, Salida, Balance y Kardex. Adicionalmente hace uso de los filtros de Fecha Inicial y Fecha Final con el cual podr definir el rango de fechas para la generacin de la informacin. INFORME CUENTA FISCAL ENTRADAS Este informe visualiza en sus columnas la informacin de los documentos de entradas de activos describiendo: Nmero de documento, fecha, Origen, Responsable, Descripcin, Valor.
INFORME CUENTA FISCAL SALIDAS Este informe visualiza en sus columnas la informacin de los documentos de salidas de activos describiendo: Nmero de documento, fecha, Origen, Responsable, Descripcin, Valor.
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INFORME CUENTA FISCAL BALANCE Este informe visualiza en sus columnas la informacin de los documentos de salidas de activos describiendo el valor conforme a libros. Presenta la siguiente informacin: Grupo del Activo, Bodega, Nombre Activo, Saldo Inicial, Valor de Entradas, Valor de Salidas, Saldo Inicial.
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INFORME CUENTA FISCAL KARDEX Este informe visualiza en sus columnas la informacin del kardex de Activos Fijos. Presenta la siguiente informacin: Placa, Nombre, Serie, Cantidad, Valor Unitario en kardex de bodega, Valor Total en kardex de bodega, Cantidad en bodega, Valor Unitario en kardex de servicio, Valor Total en kardex de servicio, Cantidades en servicio, Valor Unitario en kardex inservible, Valor Total en kardex inservible, Cantidades inservibles.
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APNDICE A. Mensajes de Error

A continuacin se muestra la tabla de los mensajes de error que pueden presentarse en el manejo del programa.
MENSAJE DE ERROR
DESCRIPCIN
SOLUCIN
El sistema automticamente, se encuentra diseado para que cuando ello ocurra no se pueda proseguir con la operacin hasta que se complete la informacin faltante. Ingrese la informacin solicitada en el campo sealado. Borre y digite nuevamente el dato que desea ingresar, teniendo cuidado de ingresar el dato correcto.
EL CAMPO X DEBE TENER UN VALOR
Ocurre cuando al realizar el ingreso de informacin, se deja un campo que es obligatorio en blanco.
INVALID VALUE
Ocurre cuando al realizar el ingreso de informacin, se ingresan datos que no existen o no han sido creados, como por ejemplo cdigos cuentas, nmero de documento, entre otros. Ocurre cuando en algn rango de seleccin se selecciona el lmite inferior y superior pero no existen datos dentro del rango indicado. Ocurre en la opcin Reportes Generado, al dar clic en el botn imprimir sin haber primero cargado un informe con la ayuda de la opcin Generar Reportes.
NO EXISTEN REGISTROS PARA LOS RANGOS ESPECIFICADOS
Redefina nuevamente el rango indicado amplindolo o desplazndolo.
DEBE SELECCIONAR UN REPORTE
Genere un Reporte primero y posteriormente este se cargara en la ventana Reportes Generados, seleccinelo y haga clic en Imprimir.
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APNDICE B.
GLOSARIO
GRILLA: es un cuadro sinptico donde aparecen las especificaciones de un producto o servicio, se encuentra clasificado por columnas en: clase, cdigo del producto, cantidad, fraccin y valor unitario en pesos. TERCEROS: Son aquellas personas con quienes la empresa mantiene alguna relacin comercial. Por ejemplo los proveedores, empleados, clientes, etc. SALVAMENTO: este es el porcentaje hasta el que se debe depreciar el activo, una vez llegue a ese porcentaje del valor establecido. VIDA UTIL: Tiempo estimado de duracin de un Activo. CLASIFICACIONES: Inclusin de Activos en categoras especficas. SALDO DBITO: Diferencia entre el debe y el haber de una cuenta, cuando es mayor el debe. PARMETROS: Son las reglas de funcionamiento del mdulo definidas por el administrador del mismo. TRANSACCIONES: Operaciones comerciales de informacin o de dinero entre dos partes. POLIZA: Documento que respalda un Activo ante una Aseguradora. ACTIVOS FIJOS: Conjunto de bienes y derechos de propiedad de la empresa que pueden valorarse en dinero. RESPONSABLES: Personas encargadas de cada dependencias. DEPRECIACION: Disminucin o prdida de valor de un Activo Fijo (propiedades, planta o equipo) ocasionada por el desgaste, envejecimiento y la obsolescencia. AJUSTES: Es incrementar o decremento de un valor de acuerdo a un porcentaje de referencia. AJUSTES POR INFLACION: Es el resultado de acondicionar la informacin contable a su valor real teniendo en cuenta la inflacin. CORRECCION MONETARIA: Ajuste del valor del dinero a la inflacin. DEPRECIACION: Es la cuenta de gastos a la que se carga el valor del desgaste. CODIGO INTERNO: Clave que permite registrar informacin en forma manual o electrnica. COMPAA ASEGURADORA: Entidad del Sector Financiero que cubre a travs de Plizas daos, riesgos y prdidas que pueden sufrir los Activos Fijos. FECHA DE VENCIMIENTO: Fecha en que debe pagarse o cobrarse una deuda NIT: Nmero de identificacin tributaria. PERSONAS JURIDICAS: Los establecimientos, sociedades, agremiaciones o seres colectivos a los cuales se les da individualmente un nombre y que son capaces de ejercer un derecho y contraer obligaciones por medio de su representante legal.
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CONTRIBUYENTE: Persona natural o jurdica obligada por la ley a pagar impuestos. ICA: (Impuesto de Industria, Comercio Tableros). Es el impuesto Distrital que grava las actividades industriales, comerciales y de servicios IVA: Impuesto al valor agregado, sobre venta de mercancas y servicios. NUMERO DE SERIE: Campo que le permite digitar el cdigo con el cual se identifica un Activo puede ser por nmero de serial o por cdigo de barras. GARANTA DE FBRICA: Periodo de tiempo en que el fabricante de un producto se hace responsable bajo ciertas condiciones una vez el comprador ha adquirido un activo. BARRA DE EDICIN: El sistema tiene en la parte superior de las pantallas los siguientes iconos que le ayudan a administrar la informacin que esta registrando en las opciones que contienen estos iconos. Los cuales ayudan a:
ICONO NOMBRE
ADICIONAR REGISTRO
FUNCIN
Si se selecciona, se despliega una pantalla que permite capturar los datos para crear un nuevo registro del tem en el cual se encuentra trabajando. Permite modificar el registro en el cual se encuentra trabajando, ofreciendo la alternativa de volver a almacenarlo con los nuevos datos ingresados. Almacena los datos ingresados (registro) en la pantalla de trabajo.
MODIFICAR
GRABAR
DESHACER
Permite retroceder en la captura de la informacin deshaciendo el registro creado recientemente.
CONSULTAR
Despliega una tabla en donde se pueden ubicar y visualizar fcilmente los registros creados. Permite eliminar el registro u opcin seleccionada.
ELIMINAR
IMPRIMIR
Permite imprimir el registro ya creado en el aplicativo.
CERRAR
Permite salir de la pantalla de trabajo.
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NDICE
A
Activo, 44 Archivos, 11, 13, 16, 17, 19, 21, 22, 24, 26, 27, 28 reas, 11 Aseguradoras, 22 Mantenimiento, 44
M N
NIT, 81 Nmero, 40, 41, 81 Nmero De Serie, 82
C
Clasificaciones, 9 Cdigo, 12, 14, 17, 19, 20, 23, 25, 26, 28, 29, 31, 35, 73, 82 Contenido del Programa, 9 Contribuyente, 82
P
Parmetros, 67, 70 Parmetros Generales, 9 Personas Jurdicas, 81 Placa, 40 Plizas, 24 Procesos, 32, 42 Productos, 28 Proveedor, 43
D
Departamentos, 16 DEPRECIACION, 81 depreciacin, 81 Depreciacin, 7, 15, 52 Descuento, 44 Distribuidor, 35, 40, 73
R F
Responsable, 20, 47 Responsables, 7, 19
Fabricante, 35, 40, 73 Factura, 43 Fecha de Vencimiento, 40
S
Saldos Iniciales, 7, 70 Salidas de Activos, 9, 48 Serializacin de Activos, 39
G
Garanta, 40 Garanta De Fabrica, 82 Grupos, 21
T I
Transacciones, 7, 9 Transacciones en Activos, 9, 42 Traslados en Activos, 9, 46
ICA, 82 Ingreso de activos, 32 Ingreso de informacin, 10 Instalacin, 41 IVA, 44, 82
V
Vida Util, 14
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MANUAL DE ACTIVOS FIJOS .

SYAC S.A. Adrin Javier Bejarano O. Nestor Ivan Veloz Rivera

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Fecha: 29/10/10 30/05/11 07/05/12

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ENTRADAS Y SALIDAS Visin General

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Contenido del Programa

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OPERACIONES RUTINARIAS Ingreso de informacin

Cmo Ingresar al Modulo

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Cmo Eliminar Registros

Cmo Exportar Registros

Haga clic en Aceptar

y seleccione donde guardar dicho archivo o haga clic en Cancelar

para salir de la ventana sin confirmar el documento.

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Cmo Confirmar o Imprimir Movimientos

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Cmo crear reas en Activos Fijos

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Cmo crear Clasificaciones de Activos Fijos

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Cmo crear Departamentos en Activos Fijos

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Cmo crear Direcciones

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Presione el botn Grabar que est ejecutando. Presione el botn

Cmo crear Responsables en Activos Fijos

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Cmo crear grupos de Activos Fijos

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Cmo crear Aseguradoras

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Cmo crear Plizas de Activos

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Cmo crear Conceptos de traslados de Activos Fijos

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Cmo crear Otras Retenciones en Activos Fijos

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. Tambin puede eliminar la bsqueda y nuevamente se muestran todos los

Cmo crear Productos en Activos Fijos

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Cmo crear Otras Deducciones en Activos Fijos

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PROCESO DE LA INFORMACIN Ingreso de Activos

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