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Ministro de Estado da Educao Fernando Haddad

Reitor Professor Jos Geraldo de Sousa Junior Vice-Reitor Professor Joo Batista de Sousa

Decana de Pesquisa e Ps-Graduao Professora Denise Bomtempo Birche de Carvalho Decana de Ensino de Graduao Professora Mrcia Abraho Moura Decano de Extenso Professor Oviromar Flores

Decano de Administrao Professor Eduardo Raupp de Vargas Decana de Gesto de Pessoas Gilca Ribeiro Starling Diniz

Decano de Planejamento e Oramento Paulo Eduardo Nunes de Moura Rocha

Decana de Assuntos Comunitrios Professora Carolina Cssia Batista Santos Chefe do Gabinete do Reitor Professor Davi Monteiro Diniz

SUMRIO
1 INTRODUO

3.1 Smbolo 3.2 Pronomes de tratamento 3.3 Fecho das correspondncias 3.4 Abreviaturas
4 TIPOLOGIA DOS DOCUMENTOS E COMPETNCIAS 5 ESTRUTURA DOS ATOS OFICIAIS (Ato, Instruo e Resoluo)

2 METODOLOGIA DO TRABALHO 3 NORMAS GERAIS

7 8 9 9 9 13 14

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6.1 Documentos do Reitor 6.1.1 Formatao: configurao e layout da pgina 6.2 Documentos emitidos por Vice-Reitor, Decano, Dirigente de Unidades Acadmica e Administrativa, Centro, rgo Complementar e outros membros da UnB 6.2.1 Formatao: configurao e layout da pgina 6.3 Orientaes para elaborao de Despacho 6.4 Orientaes para elaborao de Ata 6.5 Orientaes para elaborao de Ato, Instruo e Resoluo 6.6 Orientaes gerais
7 CONSOLIDAO E DIVULGAO DOS DOCUMENTOS NORMATIVOS (Ato, Instruo e Resoluo) REFERNCIAS

6 DISPOSIES GERAIS

21 21 21 23 23 25 26 26 27

30 31

Modelos Documentos do Reitor Modelos Documentos emitidos por Vice-Reitor, Decano, Dirigente de Unidades Acadmica e Administrativa, Centro e rgo Complementar e outros membros da UnB
ANEXO B

ANEXO A

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APRESENTAO
A Universidade de Braslia (UnB) passou, nas ltimas dcadas, por contnuos processos de desenvolvimento do ensino, da pesquisa e da extenso. No entanto, seus procedimentos administrativos, normas, rotinas e padronizao na elaborao de documentos institucionais no acompanharam esse crescimento. As deficincias nessa rea agravaram-se no decorrer do tempo, quando as normas a esse respeito revelaram-se ultrapassadas, defasadas e desconhecidas pela maior parte da comunidade universitria. Entende-se, ento, que a normalizao, neste momento, de documentos administrativos e normativos ser o primeiro passo na definio de um padro que tornar mais gil e simples a comunicao entre as Unidades da UnB e entre a Universidade e outras instituies. O estabelecimento de normas para padronizar os documentos administrativos e normativos uma resposta da Administrao da Universidade s reivindicaes da comunidade universitria, cujos representantes identificaram, em 2001, o absoluto anacronismo da comunicao institucional vigente como um dos principais obstculos ao pleno desenvolvimento da UnB, que inviabilizava o desenvolvimento de aes estratgicas e retardava o processo decisrio. Iniciar um processo de modernizao sempre difcil. A adoo dessas normas exige maior esforo individual e coletivo, porque regras sero redefinidas e mudana da cultura e padres de comunicao sero efetivados. Essas iniciativas sero complementadas pela reestruturao administrativa e pela simplificao de processos de gesto, planejados para ocorrer em curto prazo na Instituio. Estas normas chegam ao conhecimento da comunidade da UnB como o primeiro trabalho normativo nessa rea. A participao dos usurios enriquecer o trabalho final, tornando o instrumento essencial ao desenvolvimento de rotinas e padronizao de documentos por parte de todas as Unidades que integram a Universidade de Braslia. Ressalte-se que para a elaborao das normas de padronizao dos documentos foram preservadas as peculiaridades da UnB, especialmente a imagem (marca e smbolo) que a Instituio firmou no cenrio nacional h quase cinco dcadas. De forma geral, foram adotadas normas contidas no Manual de Redao da Presidncia da Repblica. Jos Geraldo de Sousa Junior Reitor

Normas para padronizao de documentos

1 INTRODUO
So cada vez mais importantes na Administrao Pblica a modernizao, a agilidade e a qualidade dos documentos usados na comunicao administrativa, de forma que correspondam s novas tcnicas de trabalho e s necessidades. Na Universidade de Braslia (UnB), chegado o momento dessa iniciativa. Na UnB, as normas e os procedimentos para elaborao e padronizao de documentos institucionais no acompanharam o desenvolvimento da Instituio, fazendo crescer a necessidade de redefinio e uniformizao do assunto. Assim, foi constitudo Grupo de Trabalho com a finalidade de elaborar normas a esse respeito. Com a padronizao da estrutura de documentos administrativos e normativos, quer-se apresentar e fixar a identidade visual da UnB, tanto no mbito interno, como e principalmente no externo, de forma que todos que tiverem acesso a algum documento da Instituio identificaro, de imediato, tratar-se da Universidade de Braslia. Para tanto, a comunidade da UnB seguir conceitos, competncias, modelos, observaes e notas aqui estabelecidos.

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2 METODOLOGIA DO TRABALHO
De forma simples e clara, a normalizao para a padronizao dos documentos da Universidade de Braslia se deu a partir do resultado de pesquisa realizada no ano de 2001 com o intuito de identificar as necessidades e as expectativas dos usurios com relao comunicao e de avaliar a situao da comunidade universitria em termos de atualizao em Lngua Portuguesa. A conceituao dos documentos seguiu o padro oficial, consideradas as especificidades institucionais, conforme apresentado a seguir. Cabe ressaltar que os primeiros passos para o estabelecimento de normas a respeito da padronizao de documentos da UnB efetivam-se com a divulgao deste primeiro trabalho. O objetivo primordial ter instrumento interativo, de fcil manejo e uso constante pela comunidade universitria, alm de corresponder s necessidades tcnicas de trabalho. Pretende-se, ainda, imprimir identidade aos documentos da UnB.

Normas para padronizao de documentos

3 NORMAS GERAIS
3.1 Smbolo

O smbolo da UnB protegido pelo registro de marca no Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI) e no pode ser alterado. Dessa forma, no devem ser utilizadas reprodues imprecisas do smbolo (a partir de scanner, fotocpias). Para isso, esto disponveis no Portal da UnB os arquivos digitais fornecidos por esta Instituio, no endereo www.unb.br/marca. As normas para utilizao do smbolo UnB, das famlias tipogrficas institucionais (UnB Office e UnB Pro), dos tipogramas e das assinaturas esto disciplinadas tambm no Manual de Identidade Visual da Universidade de Braslia, disponvel tambm no endereo www.unb.br/marca.

3.2 Pronomes de tratamento

Os pronomes de tratamento so palavras ou locues que exercem funo de pronomes pessoais no tratamento indireto da pessoa a quem se dirige a palavra. Embora se refiram segunda pessoa gramatical ou seja, a pessoa a quem se fala , a concordncia verbal levada terceira pessoa (Vossa Excelncia encaminhou o documento). Da mesma maneira, seus pronomes possessivos tambm concordam com a terceira pessoa (Vossa Senhoria nomear seu substituto). J a concordncia de gnero gramatical dos adjetivos deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere (Vossa Excelncia est ocupado, Vossa Excelncia est ocupada). Conforme o Manual de Redao da Presidncia da Repblica, foi abolido o emprego dos tratamentos Dignssimo e Ilustrssimo. Ressalta-se que Doutor no forma de tratamento e somente deve ser empregado em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham concludo curso universitrio de doutorado e que, por isso, tenham tal grau.

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Cargo ou Funo Vossa Excelncia Excelentssimo Senhor (seguido do cargo) A Sua Excelncia o Senhor

Presidente da Repblica Presidente do Congresso Nacional Presidente do Supremo Tribunal Federal

Forma de Tratamento

Vocativo

Endereamento

Autoridades do Poder Executivo


Vossa Excelncia Forma de Tratamento Senhor (seguido do cargo) Vocativo

Cargo ou Funo

Advogado-Geral da Unio Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica Chefe da Corregedoria-Geral da Unio Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica Chefe do Estado-Maior das Foras Armadas Chefe do Gabinete de Segurana Institucional Embaixador Governador e Vice-Governador de Estado e do Distrito Federal Ministro de Estado Oficial-General das Foras Armadas Prefeito Municipal Procurador-Geral da Repblica Secretrio da Presidncia da Repblica Secretrio-Executivo e Secretrio Nacional de Ministrios Secretrio de Estado de Governo dos Estados e do Distrito Federal Vice-Presidente da Repblica

A Sua Excelncia o Senhor

Endereamento

Demais autoridades e particulares

Vossa Senhoria

Senhor (seguido do cargo)

A Sua Senhoria o Senhor

Autoridades Universitrias
Forma de Tratamento Vossa Magnificncia Vossa Senhoria Senhor (seguido do cargo) Magnfico Reitor Vocativo Endereamento

Cargo ou Funo

Reitor

A Sua Magnificncia o Reitor A Sua Senhoria o Senhor

Vice-Reitor, Assessor, Decano, Pr-Reitor, Diretor e demais dirigentes

Autoridades do Poder Legislativo


Forma de Tratamento Vocativo

Cargo ou Funo

Endereamento

Presidente de Cmara Municipal Presidente e Membros das Assembleias Legislativas Estaduais Presidente e Membros do Tribunal de Contas da Unio e dos Estados Presidente, Vice-Presidente e Membros da Cmara dos Deputados e do Senado Federal Vossa Excelncia

Senhor (seguido do cargo)

A Sua Excelncia o Senhor

Autoridades do Poder Judicirio

Cargo ou Funo

Forma de Tratamento
Vossa Excelncia

Vocativo
Senhor (seguido do cargo)

Endereamento
A Sua Excelncia o Senhor

Normas para padronizao de documentos

Auditor de Justia Militar, Curador, Defensor Pblico, Desembargador, Juiz, Presidente e Membro de Tribunal, Procurador, Promotor

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Autoridades Eclesisticas
Forma de Tratamento Vossa Excelncia Reverendssima Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima Eminentssimo Reverendssimo ou Eminentssimo Senhor Cardeal Reverendssimo (seguido do cargo) Santssimo Padre Reverendo (seguido do cargo) Ao Reverendssimo (seguido de cargo) A Sua Santidade o Papa Ao Reverendo (seguido do cargo) A Sua Eminncia Reverendssima Excelentssimo Reverendssimo A Sua Excelncia Reverendssima Vocativo Endereamento

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Cargo ou Funo

Arcebispo e Bispo

Cardeal

Cnego, Monsenhor e superiores religiosos

Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima Vossa Santidade Vossa Reverncia

Papa

Clrigo, Sacerdote e demais religiosos

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3.3 Fecho das correspondncias

O fecho das comunicaes oficiais tem, alm da finalidade de arrematar o texto, a de saudar o destinatrio. O Manual de Redao da Presidncia da Repblica estabelece o emprego de somente dois fechos para todas as modalidades de comunicao oficial: Respeitosamente: quando a correspondncia dirigida ao Presidente da Repblica e a autoridades superiores ao nvel hierrquico do remetente; e Atenciosamente: quando a correspondncia dirigida a autoridades de mesmo nvel hierrquico ou de hierarquia inferior.

Todos os demais fechos antigos e tradicionais foram abolidos. As comunicaes dirigidas a autoridades estrangeiras devem seguir o estabelecido no Manual de Redao do Ministrio das Relaes Exteriores (MRE). Dessa forma, no devem ser utilizados, como fechos de comunicao, termos como: cordialmente, saudaes, sinceramente, abraos. Observa-se que, no mbito da UnB, a autoridade mxima o Magnfico Reitor e que, por estar em nvel hierrquico superior, o fecho a ser utilizado nas correspondncias internas encaminhadas ao MRT respeitosamente.

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3.4 Abreviaturas

Caso seja necessrio, sugere-se o uso das seguintes abreviaturas. Aos cuidados a/c Artigo art. Com cpia c/c Em mo, em mos e/m Nmero, nmeros n. Pgina p. Pginas pp. Pargrafo (quando citar lei) Pargrafos Sem nmero s/n

Quando as abreviaturas iniciarem uma frase, deve-se grafar a primeira letra em maisculo: A/c, C/c, E/m.

Demais abreviaturas podero ser consultadas no Vocabulrio da Lngua Portuguesa (VOLP).

Documento

Conceito

Competncia

Ata

o documento que relata, objetivamente, as discusses, propostas e deliberaes ocorridas em reunies dos Conselhos Superiores da FUB e da UnB, das Cmaras, dos Conselhos, das Unidades Acadmica e Administrativa, dos Centros e dos rgos Complementares, dos Colegiados dos Departamentos e de eventos que exigem registro Secretrio do respectivo Conselho ou Colegiado, ou aquele designado para tanto. assinada pelo Presidente e por quem a redigiu, sendo recomendvel que tambm os membros presentes reunio a assinem

Ato

o instrumento pelo qual so baixadas instrues ou formalizam decises em matria concernente competncia da autoridade, no mbito de sua rea de atuao

Vice-Reitor, Decano, Dirigente de Unidades Acadmica e Administrativa, de Centro e de rgo Complementar

4 TIPOLOGIA DOS DOCUMENTOS E COMPETNCIAS

Ato da Reitoria

Normas para padronizao de documentos

* Registra-se que, a depender da Administrao da UnB, algumas das atribuies podero ser delegadas pelo Magnfico Reitor.

o instrumento pelo qual so baixadas instrues ou formalizam decises em matria concernente competncia da autoridade*, por exemplo, no que se refere a: designao, delegao de competncia, admisso, dispensa, elogio, demisso, exonerao, nomeao, aposentadoria, reconduo, retificao, readaptao de servidor, progresso funcional, autorizao de cesso, redistribuio, lotao provisria, lotao secundria, concesso de penso, concesso de incentivo, aprovao de estruturas organizacionais de Unidades Administrativa e Acadmica, designao de Executor e Executor Substituto de Convnios, Contratos e similares, bem como autoriza a baixa e a incorporao de bens patrimoniais etc.

Magnfico Reitor, ou Vice-Reitor quando no exerccio da Reitoria, ou outra pessoa que esteja no exerccio da Reitoria

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Documento
Vice-Reitor, Decano, dirigente de Unidades Acadmica e Administrativa, Centro, rgo Complementar, Assessoria, Secretaria, Chefe de Departamento e de Servio e demais Dirigentes de rgos da UnB Magnfico Reitor, ou Vice-Reitor quando no exerccio da Reitoria, ou outra pessoa que esteja no exerccio da Reitoria

Conceito

Competncia

Universidade de Braslia

Carta

Carta MRT

a correspondncia usada para gestos de cortesia, convites e agradecimentos. dirigida a pessoas que no pertenam comunidade universitria interna, para tratar de assuntos institucionais

Circular MRT

correspondncia pela qual so transmitidos comunicados, informaes, ordens ou instrues, constantes do prprio texto ou do anexo. dirigida a pessoas ou Unidades da Instituio, sendo reproduzida em tantas cpias quantos forem os destinatrios

Magnfico Reitor, ou Vice-Reitor quando no exerccio da Reitoria, ou outra pessoa que esteja no exerccio da Reitoria

Despacho

Deciso ou encaminhamento exarado em decorrncia de ofcio, carta, memorando, requerimento. o modo pelo qual um processo tem andamento internamente, dispensando confeco de qualquer outro tipo de documento para dar sequncia tramitao

Magnfico Reitor, Vice-Reitor, Decano, Dirigente de Unidades Acadmica e Administrativa, Centro, Assessoria e Secretaria, rgo Complementar, Diretoria e Chefe de Departamento e de Servio ou servidores autorizados por competncia do cargo ou de ordem

Instruo

Instruo da Reitoria

o instrumento que divulga decises administrativas, disciplina procedimentos de determinado assunto administrativo, faz recomendaes de interesse geral nas respectivas reas de competncia

Vice-Reitor, Decano, Dirigente de Unidades Acadmica e Administrativa, Centro, rgo Complementar, Diretoria e Chefe de Departamento e de Secretaria Magnfico Reitor, ou Vice-Reitor quando no exerccio da Reitoria, ou outra pessoa que esteja no exerccio da Reitoria

Documento

Conceito

Competncia

Memorando

Memorando MRT

Meio de correspondncia interna utilizado entre Unidades para dar cincia, fazer solicitaes, encaminhamentos, recomendaes ou esclarecimentos. Seu texto deve ser conciso, objetivo e claro. Dispensa formalidades, mas exige ateno na elaborao, pois visa comunicao simples e gil entre as instncias administrativas, no dia a dia. Quanto mais claro e preciso o texto, mais rpido e efetivo o resultado

Vice-Reitor, Decano, Dirigente de Unidades Acadmica e Administrativa, Centro, rgo Complementar, Diretoria, Chefe de Departamento, Assessoria, Secretaria, demais rgos da UnB e servidor autorizado

Magnfico Reitor, ou pelo Vice-Reitor quando no exerccio da Reitoria, ou outra pessoa que esteja no exerccio da Reitoria

Ofcio

a correspondncia utilizada para tratar de assuntos administrativos, destinada a outros rgos pblicos e privados e a pessoas em geral

Vice-Reitor, Decano, Dirigente de Unidades Acadmica e Administrativa, de Centro, rgo Complementar, Diretoria, Chefe de Departamento, Assessoria, Secretaria Magnfico Reitor, ou Vice-Reitor quando no exerccio da Reitoria, ou outra pessoa que esteja no exerccio da Reitoria

Ofcio FUB-UnB

Resoluo

Normas para padronizao de documentos

Resoluo da Reitoria

o documento pelo qual so constitudos Grupos de Trabalho, Comisses, divulgadas as decises dos Conselhos Superiores da UnB, do Conselho Diretor da FUB, dos colegiados de Unidades Acadmicas e regulamentadas normas estabelecidas por esses colegiados

Vice-Reitor, Decano, Dirigente de Unidades Acadmica e Administrativa, Centro, rgo Complementar, Diretoria e Presidentes dos rgos Colegiados Magnfico Reitor, ou Vice-Reitor, quando no exerccio da Reitoria, ou outra pessoa que esteja no exerccio da Reitoria

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5 ESTRUTURA DOS ATOS OFICIAIS


(Ato, Instruo e Resoluo)
Os instrumentos normativos Ato, Instruo e Resoluo so elaborados de acordo com a estrutura a seguir:

I Epgrafe: o nome do instrumento e deve ser grafado com letras maisculas, seguido do respectivo nmero sequencial e do ano. Esse ttulo deve ser centralizado na pgina. Por exemplo: RESOLUO DA REITORIA N. 0001/2011.

II Ementa: explicita o resumo do objeto do instrumento. O texto da ementa feito em recuo deslocado de 7cm da margem esquerda do papel. Por exemplo: Constitui Grupo de Trabalho para criar normas para padronizao de documentos na Universidade de Braslia, e d outras providncias.

III Prembulo: indica o nome do Colegiado, o da Universidade de Braslia, a base legal e outros dados relevantes que justifiquem a necessidade da normalizao do assunto. A digitao tem incio no pargrafo a 2,5cm da margem esquerda. Por exemplo: O PRESIDENTE DA FUNDAO E REITOR DA UNIVERSIDADE DE BRASLIA, no uso de suas atribuies estatutrias e regimentais e considerando oportuna a efetiva implementao de Normas para padronizao de documentos na Universidade de Braslia, ...

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Ttulo

Captulo - o ttulo e o captulo so grafados em letra maiscula e identificados por algarismo romano. Seo - a seo grafada em algarismo romano e identificada em letra minscula.

Artigo - at o nono artigo, usa-se numeral ordinal precedido da abreviatura da palavra artigo (Art.). Por exemplo: Art. 1o, Art. 2o, ... Obs.: aps a numerao, usa-se espao antes do texto, ou seja, no existem ponto, dois-pontos, travesso, ou outros sinais;

- a partir do artigo dez, usa-se numeral cardinal. Por exemplo: Art. 10., Art. 11. ... Obs.: aps a numerao, usa-se ponto e o incio do texto fica a 2,5cm da margem esquerda.

- havendo diviso do artigo em incisos, o texto termina com dois-pontos. Do contrrio, encerrado com ponto. Inciso - usado para dividir o artigo. identificado com algarismos romanos e o texto iniciado com letras minsculas a 2,5cm da margem esquerda, exceto no caso de a primeira palavra ser nome prprio; - pontuado com ponto e vrgula, sendo que o ltimo encerrado com ponto, exceto no caso de ser desdobrado em alneas, quando, ento, seguido por dois-pontos.

Pargrafo - se o artigo tiver apenas um pargrafo, este denominado de Pargrafo nico. A palavra nico iniciada com letra minscula e seguida de ponto; - se o artigo tiver dois ou mais pargrafos, estes sero numerados sequencialmente com algarismos arbicos (nmero ordinal), precedidos do smbolo . At o nono pargrafo, usa-se nmero ordinal. Por exemplo: 1o, seguido de espao antes do incio do texto;

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- a partir do pargrafo de nmero 10, usa-se o smbolo , seguido do nmero cardinal. Por exemplo: 10. (ou seja, nmero seguido de ponto, espao e incio do texto); - quando no texto h referncia a pargrafo nico, seguinte ou anterior, a grafia deve ser por extenso. Por exemplo: ... de acordo com o pargrafo nico do art. 9o. - o texto dos pargrafos inicia-se com letra maiscula e encerra-se com ponto, a no ser que se desdobre em alneas. Nesse caso, ser finalizado com dois-pontos.

Alnea - usada para desdobrar incisos ou pargrafos. As letras das alneas so minsculas, seguidas de parntese. O texto iniciado tambm com letras minsculas; termina com ponto e vrgula; com dois-pontos no caso em que tiver desdobramento (que deve ser feito com algarismos arbicos); ou com ponto, se no tiver desdobramento.

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6 DISPOSIES GERAIS
6.1 Documentos do Reitor

6.1.1 Formatao: configurao e layout da pgina

A formatao da pgina das correspondncias emitidas pelo Magnfico Reitor da UnB Ata, Ato, Carta, Circular, Instruo, Memorando, Ofcio e Resoluo a seguir apresentada, considerando a especificidade do papel.
Configurao da pgina (papel A-4) Medidas 1cm 1cm

cabealho rodap

margem superior margem direita margem esquerda margem inferior

1,5cm 3cm 2cm

6cm

O layout de pgina a seguir apresentado adotado para os tipos de documentos emitidos pelo Magnfico Reitor, guardadas as peculiaridades de cada um deles.
Layout da pgina espaos para a colocao do nmero do documento espaos para o nmero do dia espaos para o nome do ms Espaos 16 25 3 enters 5 espaos 1 enter 8

espaamento entre o nmero do documento e o destinatrio

espaamento entre o CEP e a cidade e a sigla da Unidade da Federao espaamento entre o CEP e o assunto

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Layout da pgina espaamento entre o assunto e o vocativo espaamento para incio do pargrafo espaamento entre o vocativo e o incio do texto espaamento entre linhas

Espaos 2 enters 2,5cm 1 enter simples 1 enter (sem os 6pt) 3 enters o necessrio at o limite da pgina 6pt

espaamento entre pargrafos espaamento entre o ltimo pargrafo e o fecho

espaamento entre o fecho e o nome do Magnfico Reitor

espaamento entre o ttulo do Reitor e as iniciais de quem redigiu e de quem digitou o documento

Essas definies de layout so passveis de alteraes. Para compor o documento em determinado nmero de pginas, por exemplo, de forma a proporcionar conforto visual ao leitor, podem ser usadas as ferramentas disponveis no Word. Do rodap do Ofcio emitido pelo Magnfico Reitor devem constar dados que identifiquem o endereo do remetente, conforme a seguir:
Universidade de Braslia, Gabinete do Reitor, Campus Universitrio Darcy Ribeiro, Prdio da Reitoria, 3o andar, 70910-900 Braslia, DF Telefones: (61) 3307-1750/3307-2210 Telefax: (61) 3272-0003 E-mail: unb@unb.br Home page: http://www.unb.br

Caso haja necessidade de fazer referncia a alguma informao ou dado, em Ofcio ou Carta, essa dever ser digitada abaixo do assunto, com espaamento entre linhas de 6pt, conforme modelos anexos a estas Normas. Devero constar, esquerda e separadas por barra, as iniciais do nome da pessoa ou da unidade que redigiu/elaborou o documento (em maisculas), as de quem o digitou (em minsculas) e o nmero do UnBDoc, caso tenha, para eventuais consultas do histrico do documento, bem como, direita e separados por barra, o nmero da pgina atual e o nmero total de pginas do documento, todas essas informaes em fonte tamanho 6. Por exemplo:
GRE/kgv/UnBDoc n. 123456/2011. 1/3

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6.2 Documentos emitidos por Vice-Reitor, Decanos, Dirigente de Unidades Acadmica e Administrativa, Centro, rgo Complementar e outros membros da UnB
6.2.1 Formatao: configurao e layout da pgina

A formatao de pgina das correspondncias emitidas por Vice-Reitor, Decano, Dirigente de Unidades Acadmica e Administrativa, Centro, rgo Complementar e outros membros da comunidade que se apresentarem em nome da Universidade de Braslia segue o estabelecido no Manual de Redao da Presidncia da Repblica, sendo a seguir apresentada.
Configurao da pgina (papel A-4) Medidas 1cm 1cm

cabealho rodap

margem superior margem direita margem esquerda margem inferior

1,5cm 3cm 2cm

3cm

O layout de pgina a seguir apresentado adotado para os tipos de documentos emitidos por Vice-Reitor, Decano, Dirigente de Unidades Acadmica e Administrativa, Centro, rgo Complementar e outros membros da UnB, guardadas as peculiaridades de cada documento.

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Universidade de Braslia

espaos para a colocao do nmero do documento

Layout da pgina

Espaos 16 25 3 enters 5 espaos 2 enters 2,5cm 1 enter 8

espaos para o nmero do dia espaos para o nome do ms espaamento entre o nmero do documento e o destinatrio

espaamento entre o CEP e a cidade e a sigla da Unidade da Federao espaamento entre o CEP e o assunto espaamento entre o assunto e o vocativo espaamento para incio do pargrafo espaamento entre o vocativo e o incio do texto espaamento entre linhas

1 enter 6pt 1 enter (sem os 6pt) 3 enters simples

espaamento entre pargrafos espaamento entre o ltimo pargrafo e o fecho

espaamento entre o fecho e o nome do signatrio espaamento entre o ttulo do signatrio e as iniciais de quem redigiu e de quem digitou o documento

o necessrio at o limite da pgina

Caso haja necessidade de fazer referncia a alguma informao ou dado, em Ofcio ou Carta, essa dever ser digitada abaixo do assunto, com espaamento entre linhas de 6pt, conforme modelos anexos a estas Normas. Essas definies de layout so passveis de alteraes. Para compor o documento em determinado nmero de pginas, por exemplo, de forma a proporcionar conforto visual ao leitor, podem ser usadas as ferramentas disponveis no Word.

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Do rodap de Ofcio emitido por Vice-Reitor, Decano, Dirigente de Unidades Acadmica e Administrativa, Centro, rgo Complementar e outros membros da UnB devem constar dados que identifiquem o endereo do remetente: o nome da Universidade de Braslia, da Faculdade, do Instituto, Centro, rgo Complementar etc., nmero do telefone, telefax, e-mail do Centro de Custo e home page da UnB. A fonte deve ser 10 ou menor, de forma a no ultrapassar duas linhas, conforme o modelo adotado para o Ofcio do Magnfico Reitor. Devero constar, esquerda e separadas por barra, as iniciais do nome da pessoa ou da unidade que redigiu/elaborou o documento (em maisculas), as de quem o digitou (em minsculas) e o nmero do UnBDoc, caso tenha, para eventuais consultas do histrico do documento, bem como, direita e separados por barra, o nmero da pgina atual e o nmero total de pginas do documento, todas essas informaes em fonte tamanho 6. Por exemplo:
LSAM/kgv/UnBDoc n. 123456/2011. 1/3

6.3 Orientaes para elaborao de Despacho


Em relao formatao de Despacho, esse tem configurao prpria, porquanto possui formulrio especfico. Os textos dos despachos devem ser claros e objetivos quanto s providncias que devem ser tomadas pelo setor demandado. Deve-se evitar, portanto, textos evasivos, tais como: Para as providncias necessrias. A identificao do signatrio do despacho dever ser clara e legvel, podendo ser utilizado, para isso, o carimbo.

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6.4 Orientaes para elaborao de Ata

A ata deve ser digitada em espao simples (espao 1), em linguagem corrida, sem pargrafos nem espaos vazios, e conter: nmero sequencial, data, local, horrio (todos por extenso) em que teve incio, nome do presidente, dos membros presentes e dos convidados, dos membros com ausncia justificada, assuntos discutidos e respectivas deliberaes, fecho identificando o horrio em que foi encerrada, espao para assinatura de quem redigiu e a assinatura de quem a redigiu, seguido do nome (por extenso). Por ltimo, o nome do presidente e dos demais membros presentes (em ordem alfabtica), os quais assinaro a ata, caso seja essa a opo do todo. O nmero de reunio ordinria sequencial e deve ser escrito por extenso. Por exemplo: Ata da Quinquagsima Dcima Primeira Reunio Ordinria do Conselho. Importante: Respeitada a tolerncia regimental para qurum, deve ser exarada ata de reunio ordinria que no se realizou por falta de qurum nos mesmos moldes das ocorridas. Reunio extraordinria no tem nmero. identificada pela data em que foi realizada.

6.5 Orientaes para elaborao de Ato, Instruo e Resoluo


Quando se emitir Ato, Instruo ou Resoluo para dar nova redao a algum artigo, pargrafo, inciso ou alnea, esse texto deve ter incio no pargrafo e alinhado direita. O ltimo pargrafo de Ato, Instruo ou Resoluo deve ser a respeito da vigncia do instrumento. Se houver instrumento a ser revogado, este tem de constar explicitamente: Este (Ato, Instruo, Resoluo) entra em vigor nesta data e revoga o(a) (nome do instrumento e ano), seguido da data (por extenso). Deve-se evitar o termo Revogam-se as disposies em contrrio. Os documentos Ato, Instruo e Resoluo devem conter no rodap da pgina a indicao de sua distribuio, na margem esquerda inferior (com fonte em tamanho 10). Se tiver mais de uma pgina ter de constar da ltima. Por exemplo:
C/ cpia: VRT, Decanatos, Institutos e Faculdades/PRC/CEAM.

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Devero tambm constar, esquerda e separadas por barra, as iniciais do nome da pessoa que redigiu/elaborou o documento (em maisculas), as de quem o digitou (em minsculas) e o nmero do UnBDoc, caso tenha, para eventuais consultas do histrico do documento, bem como, direita e separados por barra, o nmero da pgina atual e o nmero total de pginas do documento, todas essas informaes em fonte tamanho 6. Por exemplo:
EDU/lina/UnBDoc n. 123456/2011. 1/3

6.6 Orientaes gerais

O nmero dos documentos Ato, Circular, Instruo, Memorando, Ofcio e Resoluo composto de quatro casas, seguido de barra e o ano em quatro dgitos (por exemplo: 0001/2011, 0021/2011, 0357/2011 e 1236/2011). Observa-se, portanto, que os espaos so preenchidos com zero at o limite de quatro casas. Os campos destinados ao nmero do documento, dia e ms, quando escritos mo, devem seguir o estabelecido nas tabelas constantes dos subitens 6.1.1 e 6.2.1. As fontes definidas para todas as correspondncias emitidas pelo Magnfico Reitor e pelos demais dirigentes e membros da UnB so a UnB Office e a Arial, tamanho 12, variando nos casos especficos, conforme a seguir:
Tamanho de Fonte fonte do texto 12

assunto Obs.: a continuao do texto do assunto dever coincidir com a primeira letra do incio do assunto identificao de quem redigiu e de quem digitou o documento nmero da pgina citao

12 e negrito 6 6

11

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Citaes de textos devem ser iniciadas a 4cm da margem esquerda, digitados em fonte 11. No ser usado negrito, nem caixa alta ou aspas para destaque de qualquer palavra. Para destacar nomes de eventos, podero ser usadas aspas. Nome do destinatrio, do emitente e de outras pessoas citadas no texto deve ser grafado com as iniciais maisculas. Nas situaes em que a pgina seguinte de determinado documento contenha apenas o fecho, ou s o nome e cargo do remetente, ou ambos, o digitador deve recorrer aos mecanismos disponveis no Word. Para tanto, pode usar, por exemplo, espaamento de fonte condensado ou expandido. importante destacar que os documentos assinados por substituto legal do titular do cargo de direo ou chefia que estiver em afastamento atendendo as condies legais estabelecidas devem conter a identificao com o nome e o cargo do substituto, com a informao no exerccio do cargo e no a do titular. Por exemplo: Joo Batista de Sousa Vice-Reitor no exerccio da Reitoria Os ofcios, cartas, circulares, memorandos e anexos podero ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho). O destinatrio de memorandos deve ser mencionado pelo cargo que ocupa e no pelo seu nome, por esse motivo, no adotado vocativo neste tipo de documento. Por exemplo:
Para: Diretora do Restaurante Universitrio.

Os textos dos documentos podem ser escritos em 3a pessoa do singular ou em 1a pessoa do plural, devendo a escolha por uma delas ser seguida em todo o texto. Assim, no deve haver no mesmo texto/documento verbos conjugados em mais de uma pessoa.

Normas para padronizao de documentos

29

Por questo de hierarquia, alguns documentos encaminhados a determinados setores devem antes passar pelas instncias imediatamente superiores para conhecimento e concordncia. Por exemplo, quando o Gabinete do Reitor encaminha documento para ser respondido por um determinado Departamento, esse documento passar antes pelo Instituto do Departamento, sendo o endereamento: Para [Departamento], via [Instituto]. Na UnB, adotam-se as iniciais maisculas no registro dos cargos e funes. Por exemplo:
Encaminhar este processo para anlise do Professor Fulano de Tal. Na oportunidade, indico o Assistente em Administrao Beltrano da Silva para representar este Departamento no referido evento.

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7 CONSOLIDAO E DIVULGAO DOS DOCUMENTOS NORMATIVOS


(Ato, Instruo e Resoluo)

Os documentos normativos na UnB devem ser divulgados no link Transparncia UnB, no Portal da Instituio. Esses documentos so Atos, Instrues e Resolues e so emitidos pelos Colegiados a seguir definidos: I Conselho Diretor: Resolues. So assinadas pelo Presidente da Fundao Universidade de Braslia; II Conselho Universitrio, Conselho de Ensino Pesquisa e Extenso e Conselho de Administrao: Resolues. So assinadas pelo Magnfico Reitor ou seu substituto legal, na condio de Presidente do respectivo Conselho;

III Cmara de Pesquisa e Ps-Graduao, de Ensino de Graduao, de Extenso, de Assuntos Comunitrios, de Administrao, de Gesto de Pessoas e de Planejamento e Oramento: Resolues. So assinadas pelo respectivo Decano ou seu substituto legal, na condio de Presidente da respectiva Cmara;

IV Conselho de Instituto, Faculdade, Centro e de rgos Complementares: Ato, Instruo e Resoluo. So assinados pelo Dirigente da Unidade ou seu representante legal, na condio de Presidente do respectivo Conselho;

V Reitoria: Ato, Instruo e Resoluo. Assinados pelo Magnfico Reitor, ou pelo Vice-Reitor quando no exerccio da Reitoria, ou por outra pessoa que esteja no exerccio da Reitoria (na condio de Presidente da Fundao e Reitor da Universidade de Braslia).

Normas para padronizao de documentos

31

REFERNCIAS
BRASIL. Presidncia da Repblica. Manual de redao da Presidncia da Repblica. 2. ed. rev. e atual. Braslia: Presidncia da Repblica, 2002. Vocabulrio Ortogrfico da Lngua Portuguesa/Academia Brasileira de Letras. 5. ed. So Paulo: Global, 2009.

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ANEXO A
Modelos
Documentos de competncia do Magnfico Reitor

Normas para padronizao de documentos

33

ATO DA REITORIA N.

/2011

Aprova a estrutura organizacional da Diretoria de [nome], vinculada ao Decanato de [nome]. O PRESIDENTE DA FUNDAO E REITOR DA UNIVERSIDADE DE BRASLIA, no uso de suas atribuies estatutrias e de acordo com art. 18, inciso XIV, do Regimento Geral aprovado pela Resoluo n. 015/2000 do Conselho Diretor da FUB e publicado no DOU de 25/4/2001, R E S O L V E: Art. 1 Art. 2 I II III V I II I Aprovar a estrutura organizacional da Diretoria de [nome], vinculada ao Decanato de [nome]. Diretoria; Compem a Diretoria de [nome]: Secretaria-Administrativa; (...). (...);

IV Art. 3 III II I

Coordenadoria de [nome]; Comisso de [nome]; (...); (...) Diretoria de [nome] compete:

Art. 4

Secretaria-Administrativa compete: (...); (...); (...). (...);

III II

Art. 5 III Art. 6

Coordenadoria de [nome] compete: (...); (...). Comisso de [nome] compete:


1/2

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II

(...); (...); (...). Este Ato entra em vigor a partir desta data. Braslia, de de 2011.

III

(...) Art. 10.

Jos Geraldo de Sousa Junior Reitor

C/cpia: VRT, Decanatos, SOC, AUD, SCA, SECOM, Unidades Acadmicas, Unidades Administrativas, rgos Complementares, Centros.
[iniciais maisculas de quem redigiu o texto ou sigla da Unidade]/[iniciais de quem digitou o texto].
2/2

Normas para padronizao de documentos

35

Carta n.

/2011/MRT

Braslia,

de

de 2011.

A Sua Excelncia o Senhor [nome] Secretrio-Executivo Ministrio do [pasta] Esplanada dos Ministrios, bloco K, sala 101 70910-900 Braslia, DF
Assunto: resposta ao convite.

Agradecendo o convite para a cerimnia de [evento], que se realizar no dia [data], no [lugar], comunico que, lamentavelmente, em virtude de compromissos institucionais agendados para este ms, no me ser possvel comparecer a esse importante evento. Na oportunidade, agradeo a ateno ao tempo em que desejo sucesso na realizao da mencionada cerimnia. Respeitosamente,

Senhor Secretrio-Executivo,

Jos Geraldo de Sousa Junior Reitor

[iniciais maisculas de quem redigiu o texto ou sigla da Unidade]/[iniciais de quem digitou o texto].

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Folha n.

10

Rubrica:

Processo n. UnBDoc n.

123456/2011

Centro de Custo:

GRE

1 Exemplo: Ao DPG, Encaminho o Ofcio n. 987654/2011 MEC para conhecimento e indicao de servidor desse Decanato para representar a UnB na Comisso de Provimento de Cargos daquele Ministrio. Este processo deve retornar ao GRE, para as demais providncias. Em 11/8/2011.

Jos Geraldo de Sousa Junior Reitor

2 Exemplo: Ao DPG, Encaminho o Ofcio n. 987654/2011 MEC para conhecimento e indicao de servidor desse Decanato para representar a UnB na Comisso de Provimento de Cargos daquele Ministrio. Este processo deve retornar ao GRE, para as demais providncias. Em 11/8/2011.

Joo Batista de Sousa Vice-Reitor no exerccio da Reitoria

Normas para padronizao de documentos

37

INSTRUO DA REITORIA N.

/2011.

Normatiza os prazos mximos a serem observados pelas reas administrativas e acadmicas da UnB envolvidas em atividades colaborativas para atendimento s demandas e define procedimentos que permearo essas atividades. O PRESIDENTE DA FUNDAO E REITOR DA UNIVERSIDADE DE BRASLIA, no uso de suas atribuies estatutrias e tendo em vista a [fundamentao], R E S O L V E: Art. 1 Normatizar os prazos mximos a serem observados pelas reas administrativas e acadmicas da Universidade quando da realizao de atividades de colaborao, bem como os procedimentos que permearo essas atividades. DAS DEFINIES CAPTULO I

Art. 2 I II III

Para efeitos desta Instruo, foram adotadas as seguintes definies: (...); (...); (...). CAPTULO II

Art. 3 I

DOS PRAZOS DE RESPOSTA PELAS REAS ADMINISTRATIVAS E ACADMICAS

Os prazos a serem observados pelas reas administrativas e acadmicas em cada tipo de resposta, por meio de correspondncia oficial interna ou pelo sistema informatizado: (...); (...); (...). 1 (...).

II

III

1/2

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Universidade de Braslia

2 (...). 3 (...). DOS CONSULTORES CAPTULO III

Art. 5

Art. 4

(...). (...).

Art. 6

Esta Instruo entra em vigor nesta data.

Pargrafo nico. (...).

Braslia,

de

de 2011.

Jos Geraldo de Sousa Junior Reitor

C/cpia: VRT, Decanatos, SOC, AUD, SCA, SECOM, Unidades Acadmicas, Unidades Administrativas, rgos Complementares, Centros.
[iniciais maisculas de quem redigiu o texto ou sigla da Unidade]/[iniciais de quem digitou o texto].
2/2

Normas para padronizao de documentos

39

Memorando n. Para: [cargo].

/2011/MRT

Em

de

de 2011.

Assunto: Comisso UnB 50 Anos. Tenho a grata satisfao de comunicar que, em abril de 2012, a Universidade de Braslia completar 50 anos. Para comemorar esse importante momento, foi criada a Comisso UnB 50 Anos que ser responsvel por coordenar os trabalhos e as atividades comemorativas do cinquentenrio da Instituio por meio da Resoluo da Reitoria n. 0055/2011, de 18/4/2011 (cpia anexa).

A Comisso composta por representantes docentes, discentes e servidores, alm de personalidades que representam, por sua atuao, a histria da UnB. Dessa forma, convido Vossa Senhoria para prestigiar a Comisso UnB 50 Anos fazendo parte da sua composio. Atenciosamente,

Jos Geraldo de Sousa Junior Reitor

[iniciais maisculas de quem redigiu o texto ou sigla da Unidade]/[iniciais de quem digitou o texto].

40

Universidade de Braslia

Ofcio n.

2011/FUB-UnB

Braslia,

de

de 2011.

Assunto: Comisso UnB 50 Anos.

A Sua Excelncia o Senhor [Nome] Secretrio de Estado de Cultura do Distrito Federal SCTN, via N2, Anexo do Teatro Nacional 70041-905 Braslia, DF

Cumprimentando Vossa Excelncia, tenho a grata satisfao de comunicar que, em abril de 2012, a Universidade de Braslia completar 50 anos. Para comemorar esse importante momento, foi criada a Comisso UnB 50 Anos que ser responsvel por coordenar os trabalhos e as atividades comemorativas do cinquentenrio da Instituio por meio da Resoluo da Reitoria n. 0055/2011, de 18/4/2011 (cpia anexa). A Comisso composta por representantes docentes, discentes e servidores, alm de personalidades que representam, por sua atuao, a histria da UnB. Dessa forma, solicito a Vossa Excelncia que indique, at o dia 10/5/2011, um representante dessa Secretaria para compor a Comisso UnB 50 Anos. Respeitosamente,

Senhor Secretrio,

Jos Geraldo de Sousa Junior Reitor

[iniciais maisculas de quem redigiu o texto ou sigla da Unidade]/[iniciais de quem digitou o texto].[UnBDoc n. xxxx/xxxx].
Universidade de Braslia, Gabinete do Reitor, Campus Universitrio Darcy Ribeiro, Prdio da Reitoria, 3 andar, 70910-900 Braslia, DF Telefones (61) 3307-1750/3307-2210 Telefax: (61) 3272 0003 E-mail: unb@unb.br Home page: http://www.unb.br

Normas para padronizao de documentos

41

RESOLUO DA REITORIA N.

/2011

Constitui a Comisso Organizadora do Festival Latino-Americano e Africano de Arte e Cultura 2012 (FLAAC-2012). O VICE-REITOR NO EXERCCIO DA REITORIA DA UNIVERSIDADE DE BRASLIA, no uso de suas atribuies, e no ensejo do transcurso do 50o ano da Fundao da Universidade de Braslia, R E S O L V E: Art. 1o Art. 2 Constituir a Comisso Organizadora do Festival Latino-Americano e Africano de Arte e Cultura 2012 (FLAAC-2012) que ser promovido pela Universidade durante o perodo de 21 de abril a 31 de julho de 2012: A Comisso integrada pelos membros: Presidente: I Art. 3o (...); (...); Membros: [nome]; [nome];

[nome]; [nome]. [nome]; [nome]; [nome].

Secretaria-Executiva:

Caber Comisso Organizadora: (...); Caber Secretaria-Executiva: (...);


1/2

II

III I

IV

Art. 4

(...).

42

Universidade de Braslia

II

III

(...);

IV

(...); Esta Resoluo entra em vigor nesta data e revoga a Resoluo da Reitoria n. 0013/2011, de 2 de fevereiro de 2011. Braslia, de (...).

Art. 5

de 2011.

Joo Batista de Sousa Vice-Reitor no exerccio da Reitoria

C/cpia: VRT, Decanatos, SOC, AUD, SCA, SECOM, Unidades Acadmicas, Unidades Administrativas, rgos Complementares, Centros.
[iniciais maisculas de quem redigiu o texto ou sigla da Unidade]/[iniciais de quem digitou o texto].
2/2

ANEXO B
Modelos
Documentos emitidos por Vice-Reitor, Decano, Dirigente de Unidades Acadmica e Administrativa, Centros e rgo Complementar e outros membros da UnB

44

Universidade de Braslia

Nome da Unidade/Centro/rgo Complementar ATA DA QUADRICENTSIMA NONAGSIMA QUINTA (495a) REUNIO ORDINRIA DO(A) [nome do Conselho ou Colegiado] DA UNIVERSIDADE DE BRASLIA [ou do rgo], realizada aos trinta e um dias do ms de novembro do ano de dois mil e dez, s quatorze horas e vinte e cinco minutos, no(a) [local da reunio], com a presena dos Conselheiros: [nome do Presidente ou do dirigente da reunio, seguido dos nomes dos demais Conselheiros presentes, em ordem alfabtica, separados por vrgula; indica-se a condio dos membros, se titular ou suplente]. Foi justificada a ausncia dos Conselheiros [nomes, separados por vrgula; indica-se a condio deles se titular ou suplente]. Tambm estiveram presentes os convidados [nome e respectivos cargos]. Aberta a sesso, o Presidente procedeu aos seguintes informes: 1. ---; 2. ---. Dando incio ordem da pauta, foram analisados os seguintes itens: PARA EXAME E DELIBERAO 1) Ata da Quadricentsima Nonagsima Quarta (494a) Reunio Ordinria, realizada no dia 5 de agosto de 2011. Deliberao: aprovada. 2) Circular MRT n. 002/2010, encaminhando cpia do Ofcio n. 003/2010, da Secretaria tal, do Ministrio tal, referente meta do Governo para conteno de gastos no previstos no oramento anual. Com a palavra, o Relator, Conselheiro [nome do Conselheiro], procedeu leitura do seu parecer (original anexo a esta ata e cpia no processo e no dossi desta reunio), no qual constam questionamentos e sugestes. Deliberao: o Conselho tomou conhecimento do teor do Ofcio e deliberou que os Centros de Custo da UnB devero priorizar as atividades inadiveis, considerando a disponibilidade de recursos financeiros. 3) ... 4) ... Nada mais havendo a tratar, s dezoito horas e dez minutos, o Presidente deu por encerrada a reunio, da qual eu, [local destinado assinatura de quem redigiu a ata, seguida do nome, por extenso], Secretrio(a) [ou Secretrio ad hoc, caso no tenha cargo oficial] do Conselho tal, lavrei a presente Ata, que, depois de lida e aprovada, ser subscrita pelo Presidente e pelos Conselheiros presentes. Fulano Presidente Beltrano Membro Cicrano Membro

Normas para padronizao de documentos

45

Nome da Unidade/Centro/rgo Complementar ATO DO [nome da Unidade/Centro/rgo Complementar] N. /2011

Designa Comisso para coordenar o processo de seleo dos bolsistas do Programa PET/MAT. O DIRETOR DO(A) [nome da Unidade Acadmica/Administrativa/Centro/ rgo Complementar] da Universidade de Braslia, no uso de suas atribuies [incluir complementos essenciais], R E S O L V E: Art. 1 Art. 2 Designar a Comisso composta pelos docentes Beltrano da Silva e Sicrano Ferreira e pelo discente Antnio Rocha para, sob a presidncia do primeiro, coordenar o processo de seleo dos bolsistas do Programa PET/MAT.

Este Ato entra em vigor nesta data e revoga o Ato do [nome da Unidade Acadmica/Administrativa] n. 0001/2011, de 2 de janeiro de 2011. Braslia, de de 2011.

[nome completo do Dirigente da Unidade Acadmica/Administrativa/Centro/rgo Complementar] [nome da Unidade Acadmica/Administrativa/Centro/rgo Complementar]

/[iniciais de quem digitou o texto]

46

Universidade de Braslia

Nome da Unidade/Centro/rgo Complementar Carta n. /2011/[XXX]1 Braslia, de de 2011.

Assunto: Agradecimento.

A Sua Senhoria o Senhor Jos da Costa e Silva Chefe do Setor de Eventos Ministrio do [pasta] Esplanada dos Ministrios, bloco K 70910-90 Braslia, DF

Cumprimentando-o, parabenizo Vossa Senhoria e sua equipe pelo indispensvel auxlio na montagem do estande da Universidade de Braslia durante a realizao do [evento]. Certamente essa colaborao foi fundamental para o xito do evento. Atenciosamente,

Senhor Chefe,

[nome completo do Dirigente da Unidade Acadmica/Administrativa/Centro/rgo Complementar] [nome da Unidade Acadmica/Administrativa/Centro/rgo Complementar]

[iniciais maisculas de quem redigiu o texto ou sigla da Unidade]/[iniciais de quem digitou o texto].[UnBDoc n. xxxx/xxxx].

[XXX]: Sigla da Unidade Acadmica/Administrativa/Centro/rgo Complementar da UnB.

Normas para padronizao de documentos

47

Nome da Unidade/Centro/rgo Complementar Circular n. Para: /2011/[Sigla da Unidade] Em de 2011.

Assunto: colocar o assunto, iniciando a frase com letra minscula e finalizando com ponto final. Deve ser sucinto. O texto da circular deve comear com um espao de 2 enteres do campo Assunto. O recuo de pargrafo para incio do texto de 2,5cm. J o deslocamento entre Para: e Assunto: e o incio dos textos de 2cm. O espaamento entre linhas simples e entre pargrafos de 6pt. Atenciosamente,

aqui devem aparecer todos os destinatrios da Circular, por exemplo: todas as Unidades Administrativas, Acadmicas, Centros e rgos Complementares da FUB.

Por ser comunicao interna, no h indicao de endereamento no rodap da pgina.

Signatrio Cargo/funo

[iniciais maisculas de quem redigiu o texto ou sigla da Unidade]/[iniciais de quem digitou o texto].

48

Universidade de Braslia

Folha n.

10

Rubrica:

Processo n. UnBDoc n.

123456/2011

Centro de Custo:

1 Exemplo: Para unidade do destinatrio, Encaminho o Ofcio n. xxx/2011 para conhecimento e indicao de servidor dessa Secretaria para representar a UnB na Comisso de Provimento de Cargos daquele Ministrio. Este processo deve retornar a esta unidade para as demais providncias. Em 11/8/2011.

Signatrio cargo/lotao

2 Exemplo: Para unidade do destinatrio, Encaminho para as providncias necessrias de forma a subsidiar a resposta do MRT, observando o prazo estabelecido para resposta. Em 11/8/2011.

Signatrio cargo/lotao

3 Exemplo: Para unidade do destinatrio, De ordem do Magnfico Reitor, encaminho o Ofcio n. 03/2011-SESu-MEC para conhecimento e indicao de servidor dessa Secretaria para representar a UnB na Comisso de Provimento de Cargos daquele Ministrio. Este processo deve retornar ao GRE para as demais providncias. Em 11/8/2011.

Signatrio cargo/lotao

Normas para padronizao de documentos

49

Nome da Unidade/Centro/rgo Complementar INSTRUO DO [nome da Unidade/Centro/rgo Complementar] N. /2011

Estabelece normas internas para o pagamento de multas referentes a atrasos na devoluo de material bibliogrfico e pelo fornecimento de cpia de Comutao Bibliogrfica. O DIRETOR DO(A) [nome da Unidade Acadmica/Administrativa/Centro/ rgo Complementar] da Universidade de Braslia, no uso de suas atribuies [incluir complementos essenciais], R E S O L V E: Estabelecer as normas internas para o pagamento de multas referentes a atrasos na devoluo de material bibliogrfico e pelo fornecimento de cpia de Comutao Bibliogrfica, conforme descrito na tabela anexa. Braslia, de de 2011.

[nome completo do Dirigente da Unidade/Centro/rgo Complementar] [nome da Unidade/Centro/rgo Complementar]

[iniciais maisculas de quem redigiu o texto ou sigla da Unidade]/[iniciais de quem digitou o texto].[UnBDoc n. xxxx/xxxx].

50

Universidade de Braslia

Nome da Unidade/Centro/rgo Complementar Memorando n. Para: /2011/[Sigla da Unidade] Em de 2011.

Assunto:

cargo do destinatrio

colocar o assunto, iniciando a frase com letra minscula e finalizando com ponto final. Deve ser sucinto.

O texto do memorando deve comear com um espao de 2 enteres do campo Assunto. O recuo de pargrafo para incio do texto de 2,5cm. J o deslocamento entre Para: e Assunto e o incio dos textos de 2cm. O espaamento entre linhas simples e entre pargrafos de 6pt. O memorando deve ter apenas 1 pgina, podendo ter documentos anexos, se for necessrio. Atenciosamente, ou Respeitosamente, se o memorando for endereado ao Magnfico Reitor. [Signatrio] [Cargo/funo]

Por ser comunicao interna, no h indicao de endereamento no rodap da pgina.

[iniciais maisculas de quem redigiu o texto ou sigla da Unidade]/[iniciais de quem digitou o texto].[UnBDoc n. xxxx/xxxx].

Normas para padronizao de documentos

51

Nome da Unidade/Centro/rgo Complementar Ofcio n. /2011/[Sigla da Unidade] Braslia, de de 2011.

A Sua Senhoria o Senhor / A Sua Excelncia o Senhor Nome do destinatrio Cargo rgo/Instituio Endereo n. do CEP Cidade, UF
Assunto: Referncia: o assunto deve iniciar com letra minscula e ser finalizado com ponto final. caso seja necessrio fazer referncia a algum documento, essa informao deve aparecer abaixo do assunto, com deslocamento a partir da segunda linha.

O ofcio, assim como todo expediente da comunicao administrativa, deve ser escrito em linguagem formal, seguindo a norma culta da lngua portuguesa, e em forma impessoal. As normas de formatao e as demais orientaes estabelecidas devem ser sempre observadas e seguidas por todas as Unidades Acadmicas e Administrativas da UnB. Atenciosamente, / Respeitosamente, conforme a situao. [Signatrio] [Cargo/funo]

Senhor [cargo],

[iniciais maisculas de quem redigiu o texto ou sigla da Unidade]/[iniciais de quem digitou o texto].[UnBDoc n. xxxx/xxxx].
Universidade de Braslia, [unidade], Campus Universitrio Darcy Ribeiro, [endereo], 70910-900 Braslia, DF Telefones (61) [nmeros] Telefax: (61) [nmero] E-mail: [endereo] Home page: http://www.unb.br

52

Universidade de Braslia

Nome da Unidade/Centro/rgo Complementar RESOLUO DO [nome da Unidade/Centro/rgo Complementar] N. /2011

Prorroga por 30 dias, a partir de [data], o prazo estabelecido na Resoluo do [nome da Unidade Acadmica/Administrativa/Centro/rgo Complementar] n. XXXX/[ano]. O DIRETOR DO(A) [nome da Unidade Acadmica/Administrativa/Centro/ rgo Complementar] da Universidade de Braslia, no uso de suas atribuies [incluir complementos essenciais], R E S O L V E: Prorrogar por 30 dias, a partir de [data], o prazo estabelecido na Resoluo do [nome da Unidade Acadmica/Administrativa/Centro/rgo Complementar] n. XXXX/[ano], de [data], que trata da realizao dos procedimentos necessrios licitao para compra de material bibliogrfico. Braslia, de de 2011.

[nome completo do Dirigente da Unidade/Centro/rgo Complementar] [nome da Unidade/Centro/rgo Complementar]

[iniciais maisculas de quem redigiu o texto ou sigla da Unidade]/[iniciais de quem digitou o texto].[UnBDoc n. xxxx/xxxx].

Produo e Reviso: Ermelina da Silva Paula (Assessora do Reitor) Karin Giselle Ventura (Revisora/GRE) Larissa dos Santos Aguiar Matias (Especialista/GRE) Projeto Grfico e capa Helena Lamenza (Designer grfica/Secom) Diagramao Jeferson Sarmento Ferreira de Lima (Assistente em Administrao/VRT) Marcelo Jatob (Designer grfico/Secom)

TELEFONES Gabinete da Reitoria Campus Universitrio Darcy Ribeiro, Prdio da Reitoria, 3o andar 70910-900 Braslia, DF Telefones: 61 3107 0246 3107 0247 Telefax: 61 3107 0575 E-mail: unb@unb.br

3107 0248