GESTO DO TEMPO

Disciplina Planejamento Individual de Carreira

Profa Emiliana Vargens

Introduo

Tempo Prioridades e objetivos Falta de tempo

Introduo

O tempo disponvel

Introduo

Tarefas a fazer

Introduo

Tarefas executadas no tempo disponvel

Prioridades

Nossos recursos so limitados, mas nossas necessidades sero sempre ilimitadas. Por isso, sempre teremos mais atividades do que tempo para realizar. A questo estabelecer prioridades.

Prioridades
Priorizar escolher o que mais importante e realizar primeiro. Ao estipular uma prioridade, geralmente deixamos de lado alguma outra atividade. necessrio identificar tarefas relacionadas a objetivos e metas prioritrias

Tempo

O tempo no pra, no pra, no...

Cazuza

Tempo

possvel Administrar o Tempo?

A Execuo das Tarefas X Tempo

Rotina Tarefas com prazos Tarefas sem prazo estipulado Tarefas no planejadas e imprevistos Produtividade

ATIVIDADE

Reflita como os itens abaixo podem atrapalhar a organizao do nosso tempo no ambiente de trabalho:
REUNIES E-MAIL TELEFONE VISITAS INESPERADAS URGNCIAS Outros fatores que atrapalham

Fatores impeditivos para a realizao das tarefas

Desmotivao Tarefas desagradveis e difceis Desconcentrao Indeciso Insegurana Muitas coisas para fazer desespero Urgncias e Imprevistos Falta de informao sobre o assunto da tarefa Interrupes por terceiros

Fatores impeditivos para a realizao das tarefas

Como lidar com os fatores impeditivos
Seja motivador de si mesmo Tente resolver uma coisa de cada vez Se concentre no que prioritrio Aprenda a lidar com as pendncias Decida logo o que no precisa esperar e encaminhe Informe-se Procure no ser perfeccionista Identifique causas das interrupes e procure evit-las

Interrupes
As interrupes atrapalham o desempenho eficiente das tarefas. Causam retrabalho Afetam a motivao Causam estresse

Interrupes
Procure no interromper uma tarefa iniciada Se interrompeu, procure voltar a ela o mais rpido possvel.

Procrastinao

VOC UM PROCRASTINADOR?

Procrastinao
Significa adiar sucessivamente o que se tem para fazer Ordenar incorretamente as prioridades A deciso de adiar leva a um alvio temporrio, mas a mdio prazo conduz a sensao de baixa eficcia, sentimento de culpa, depresso e ansiedade. O procrastinador faz aquilo que quer fazer e no o que devia fazer.

Tarefas Importantes X Urgncias

Tarefa urgente X Tarefa importante

Urgncias nos fazem ter que deixar de realizar tarefas importantes

Trabalhar em crise e apagando incndios compromete a sade e a motivao

Tarefas Importantes X Urgncias

Procure cumprir os prazos das tarefas Procure agir preventivamente para no ser pego de surpresa em emergncias e imprevistos

A Utilizao do E-mail Organize sua caixa de mensagens de forma que auxilie o seu trabalho Defina horrios para checar e responder emails Evite checar e-mails ao chegar do trabalho e antes de dormir Deixe a caixa de entrada sempre em dia Procure identificar e excluir de imediato as mensagens que no interessam

A Utilizao do E-mail Como rementente, copie apenas as pessoas necessrias Deixe claro o assunto da mensagem Quando o assunto se estender, resuma para o destinatrio Identifique situaes em que o e-mail no a melhor forma de comunicao

Internet e Redes Sociais

A internet uma importante fonte pesquisa e informaes, mas precisa bem dosada. Analise quanto tempo voc gasta internet realizando atividades relacionadas aos seus objetivos. Discipline o uso das redes sociais. de ser na no

Reunies
Ao convocar uma reunio estabelea o tempo de durao: incio e fim. Evite fazer reunies sem objetivos definidos e com participantes desinformados. Seja pontual Procure manter o foco e ser objetivo e solicite isso aos demais. Convoque apenas as pessoas necessrias. Evite interrupes

Reunies
Registre encaminhamentos, responsveis e prazos na prpria reunio.

Tenha em mos informaes e material necessrio No segure at o final uma pessoa que s contribuir com uma parte da reunio. Delegue reunies caso algum possa represent-lo e seja conveniente.

Organizao

Organizao
Organize documentos, papis e o seu local de trabalho

Organize seus arquivos no computador Organize as pastas de e-mails Tenha a mo calendrio e agenda Gaste 5 minutos do incio do dia para definir o que ir fazer e procure cumprir.

Organizao
Evite acumular pequenas tarefas Crie formulrios e textos padronizados Tenha um espao para pendncias (no computador ou na mesa) e procure despachar o que for possvel todos os dias Tente agrupar atividades similares

Pratique 5S

Pratique os 5S
SEIRI - SENSO DE UTILIZAO: separar o til do intil, eliminando o desnecessrio. SEITON - SENSO DE ARRUMAO: identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente. SEISO - SENSO DE LIMPEZA: manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a no sujar. SEIKETSU - SENSO DE SADE E HIGIENE: manter um ambiente de trabalho sempre favorvel a sade e higiene. SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA: fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hbito, transformando os 5s's num modo de vida.

Pratique a Delegao
Reduz a sobrecarga de trabalho Possibilita o desenvolvimento do outro Motiva e envolve a equipe
Permite sua substituio quando for necessrio se ausentar ou se dedicar exclusivamente a um projeto especial ou uma tarefa urgente. Requer treinamento e instruo Ao delegar deixe claro objetivos e prazos

Pratique a Delegao
Pergunte-se:
Tudo o que eu fao s eu posso fazer? Costumo delegar tarefas para um colaborador da equipe que coordeno? Se eu sair de frias, o meu setor vira um caos? Quando estou especialmente sobrecarregado encontro apoio de outros colegas? Treino as pessoas para ter este apoio quando necessrio?

Sade
Procure evitar a fadiga Utilize os ritmos biolgicos a favor Destine tempo para descanso, atividade fsica, famlia, amigos, lazer e compromissos sociais.

Anlise das Atividades de Rotina

1. Procure responder a essas quatro perguntas crucias 2. Veja o que pode ser reajustado na sua rotina com base nesta anlise

1. O que eu estou fazendo que no precisa ser feito?

2. O que eu estou fazendo que pode/deve ser feito por outra pessoa?

3. O que eu estou fazendo que s eu posso fazer?

4. O que eu deveria fazer que no estou fazendo?

Referncias
ANVISA (2005). O mtodo 5S - verso preliminar (16p). Disponvel em <www.anvisa.gov.br/reblas/procedimentos/metodo_5S.pdf>. Acessado em 11.12.2012. JUSTINIANO, Miguel. Gesto do Tempo. CATHO Educao Executiva. Disponvel em <xa.yimg.com/kq/groups/17371930/1856564352/name/Gest%C3%A3o+de+ tempo+cursos+catho.pdf>. Acesso em 01.09.2011. LABEGALINI, Paulo Roberto. Administrao do Tempo - Melhoria da Qualidade do Servio. So Paulo: Idias & Letras, 2008. CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia. So Paulo: Indg Tecnologia e Servios Ltda, 2004. VINHA, Marco P. da; SIMES, Rita Couceiro Mendes. Gesto do Tempo. Coimbra: Instituto politcnico de Coimbra, 2007. Disponvel em <creresertreinamentos.com.br/pdf/tempo.pdf>. Acessado em 01.12.2012.

Obrigada pela ateno!

Emiliana Vargens Consultora em Gesto Organizacional e de Pessoas prof.emiliana@yahoo.com.br