GUIDE MTHODOLOGIQUE du contrle hirarchis des dpenses publiques dans les tablissements publics nationaux

Propos liminaires............................................................................................................................................................................................................................................................... 3 FICHE 1 : PRESENTATION DU CONTROLE HIERARCHISE................................................................................................................................................................................ 4

Travaux prparatoires la mise en place du contrle hirarchis..........................................................................11

FICHE 2 : CONNAITRE LE REFERENTIEL NATIONAL.......................................................................................................................................................................................12 FICHE 3 : LAGENT COMPTABLE CHEF DES SERVICES FINANCIERS.........................................................................................................................................................14 FICHE 4 : ANALYSER LE MANDATEMENT DES ORDONNATEURS..............................................................................................................................................................18

Elaboration du plan de contrle.19

FICHE 5 : DEFINIR LE CADRE DU PLAN DE CONTROLE .................................................................................................................................................................................20 FICHE 6 : DEFINIR LES DEPENSES CONTROLEES PAR SONDAGE (HORS PAIE)......................................................................................................................................22 FICHE 7 : DEFINIR LE TAUX DE SONDAGE PAR NATURE DE DEPENSE (HORS PAIE)...........................................................................................................................24 FICHE 8 : DEFINIR UN MODE DE CONSTITUTION DECHANTILLON ..........................................................................................................................................................27 FICHE 9 : DEFINIR LE MOMENT DU CONTROLE................................................................................................................................................................................................33 FICHE 10 : DEFINIR LA PERIODICITE DES CONTROLES..................................................................................................................................................................................35 FICHE 11 : DEFINIR LINTENSITE DES CONTROLES.........................................................................................................................................................................................37 FICHE 12 : PARAMETRAGE INFORMATIQUE DU PLAN DE CONTROLE.....................................................................................................................................................39

Gestion du contrle hirarchis ...............................................................................................................................40

FICHE 13 : SEQUENAGE DES ACTIONS DE GESTION.....................................................................................................................................................................................41 FICHE 14 : TRI DES MANDATS :...............................................................................................................................................................................................................................45 FICHE 15 : LA TRACABILITE DES CONTROLES..................................................................................................................................................................................................47

Suivi du contrle hirarchis....................................................................................................................................51

FICHE 16 : ACTUALISER LE PLAN DE CONTROLE............................................................................................................................................................................................52 FICHE 17 : SASSURER DE LA PERTINENCE DU PLAN DE CONTROLE : CONTROLE INTERNE ET DEMARCHE QUALITE.........................................................55 FICHE 18 : VALIDATION DU PLAN DE CONTROLE ...........................................................................................................................................................................................56

Accompagnement du contrle hirarchis...............................................................................................................59

FICHE 19 : COMMUNICATION AVEC LES AGENTS ...........................................................................................................................................................................................60 FICHE 20 : COMMUNICATION AVEC L'ORDONNATEUR ET AVEC LE CONSEIL D'ADMINISTRATION.............................................................................................62 FICHE 21 : RESTITUTIONS A LORDONNATEUR................................................................................................................................................................................................66 FICHE 22 : DEPENSES BAREMEES..........................................................................................................................................................................................................................69 FICHE 23 : MARCHES FORMALISS.......................................................................................................................................................................................................................72 FICHE 24 : SUBVENTIONS.........................................................................................................................................................................................................................................74 FICHE 25 : OPERATIONS DE PAIE...........................................................................................................................................................................................................................77 FICHE 26 : ACHATS HORS MARCHES FORMALISES.........................................................................................................................................................................................81 ANNEXE 1: EXEMPLE DE PLAN DE CONTRLE : BNF.....................................................................................................................................................................................85 ANNEXE 2 : GLOSSAIRE............................................................................................................................................................................................................................................86 ANNEXE 3 : SCHEMA RELATIF AU MOMENT DE LA MISE EN UVRE DU CHD DANS LA CHAINE DE LA DEPENSE.................................................................91 ANNEXE 4 : ASPECTS INFORMATIQUES..............................................................................................................................................................................................................92 2

Propos liminaires
Le guide mthodologique du contrle hirarchis dans les tablissements publics nationaux (EPN) est lusage des agents comptables des tablissements pour les aider mettre en uvre ce mode rnov du contrle des dpenses publiques. Dans les EPN, le contexte nest pas le mme que pour lEtat et les collectivits locales. En effet, lagent comptable peut tre par ailleurs chef des services financiers (cf. circulaire CD-0685 du 8.04.2002 ) et cette organisation vite un certain nombre de contrles redondants. Certains EPN disposent en outre dagents comptables secondaires qui peuvent galement exercer la dualit de fonctions (agent comptable et chef des services financiers). Le guide mthodologique du contrle hirarchis de la dpense dans les tablissements publics nationaux comporte des rgles qui devront tre prises en compte dans les outils informatiques. Il sera complt par un cahier des charges informatique et la table de correspondance entre la nomenclature comptable de lEPN et le mode de contrle associ chaque type de dpense. La table de correspondance a pour objectif dassurer le tri des mandats dans loutil informatique afin de raliser des listes associant un type de contrle un type de dpense. Ces documents seront diffuss par le bureau 7D (ex-5B) aux prestataires informatiques les plus connus dans les EPN.

FICHE 1 : PRESENTATION DU CONTROLE HIERARCHISE 1. OBJECTIFS DU CHD Lensemble des objectifs assigns au CHD a pour finalit de mieux concilier lefficacit et la rgularit de lexcution des dpenses publiques. 1. Des contrles plus efficaces : en faisant voluer ses mthodes de contrle, la Direction Gnrale de la comptabilit publique a pour ambition de faire voluer les mthodes de contrle des dpenses publiques pour contrler autrement et contrler mieux : le contrle hirarchis repose sur des contrles plus cibls et mieux organiss. Proportionner les contrles aux risques et aux enjeux conduit recentrer les contrles sur les dpenses qui prsentent les risques et les enjeux les plus importants et les allger sur les autres dpenses. Cette nouvelle approche permet de concentrer les moyens de contrle sur les oprations les plus sensibles. Lefficacit, cest galement redonner aux agents comptables la matrise des contrles : le contrle hirarchis non seulement rduit mcaniquement la charge de contrle mais permet galement de la lisser dans le temps en introduisant la possibilit de contrles priodiques. Des contrles plus personnaliss : il sagit de responsabiliser les ordonnateurs, et par leur entremise, lensemble de l tablissement en passant dune culture de mfiance une culture de confiance fonde sur une valuation de la ralit des risques. Le dispositif de contrle actuel ne repose par sur la confiance. Cet tat desprit a pu justifier que toutes les dpenses soient contrles de la mme manire, en exerant a priori tous les contrles sur tous les mandats. Le contrle hirarchis vise substituer ce dispositif uniforme une diversit de formules qui permettent de personnaliser les contrles en fonction de la ralit des risques et des enjeux, en modulant le champ des contrles (contrle exhaustif/ par sondage), le moment (a priori/ a posteriori) et lintensit (sur tout ou partie des points de contrle). Pour les dpenses qui prsentent des risques modrs ou faibles, le principe est dornavant le contrle par sondage, le contrle exhaustif devient lexception. Le rsultat de cette nouvelle approche est une vritable personnalisation des contrles, fonde sur la reconnaissance des bonnes pratiques des services ordonnateurs; cette dmarche sinscrit dans la logique gnrale de leur responsabilisation contenue par la Loi organique relative aux lois de finances (LOLF) ; allgement des contrles pour les ordonnateurs dont les procdures et les pratiques sont de qualit et maintien de contrles renforcs lorsque les procdures sont insuffisamment scurises dans les services des ordonnateurs.
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Le contrle hirarchis permet dassurer une meilleure complmentarit des contrles entre les services de lordonnateur et lagent comptable, en rduisant fortement les contrles redondants et en permettant le ciblage des natures de dpenses sur lesquelles les contrles de lagent comptable apportent une relle valeur ajoute.

2. Des contrles plus fluides, plus simples et plus transparents: le contrle hirarchis a vocation amliorer lensemble de la prestation de lagent comptable sur le volet Dpense de ses fonctions. Des contrles plus fluides, qui permettent un paiement plus rapide : Le CHD permet damliorer de manire consquente les dlais de paiement imputables l'agent comptable, et impacte non seulement les dpenses pour lesquelles le contrle seffectue par sondage mais aussi celles qui continuent faire lobjet dun contrle exhaustif en raison du rinvestissement des moyens en personnel ainsi dgags sur le contrle de ce type de dpense. Des procdures plus simples : Dans la mesure o la nomenclature des pices justificatives des dpenses des EPN est indicative, les allgements de contrle sur les dpenses prsentant des risques et enjeux moindres peuvent conduire rduire le nombre de pices justificatives joindre au mandat. Une information plus complte, pour une transparence accrue : Le contrle hirarchis saccompagne de restitutions systmatiques aux ordonnateurs des tablissements sur les pratiques de leurs services en matire de mandatement ; cette fin, un cadre normalis a t dfini, permettant de synthtiser les lments relevs par lagent comptable dans sa campagne de contrle ; lobjectif est double : dune part, valoriser les contrles de lagent comptable en recensant toutes les observations et pas simplement les rejets ; dautre part, amener les ordonnateurs et leurs services prendre les mesures ncessaires pour corriger les anomalies releves et ajuster les procdures et les pratiques en consquence. Une information du conseil dadministration, concerte avec le responsable de ltablissement, le plus souvent le directeur, intgre dans le rapport annuel sur le compte financier ou le rapport dactivit de ltablissement serait de nature positionner le rle de lagent comptable en matire de contrle de la dpense.

2. LES PRINCIPES MTHODOLOGIQUES DU CHD 21- Une mthodologie fonde sur lanalyse des risques La mthodologie retenue ne conduit pas rduire ou abandonner de manire aveugle le contrle des dpenses publiques : la dmarche repose sur des critres objectifs dfinis par un groupe de praticiens, runis au sein dune quipe projet, dont les propositions ont t valides par le comit directeur de la DGCP pour la rnovation des contrles. Ces critres permettent une application matrise et dynamique de la hirarchisation des contrles.

211 - Une hirarchisation matrise des contrles La hirarchisation des contrles se fonde sur une analyse des risques prenant en compte deux critres objectifs : la nature de la dpense et la qualit des procdures et des pratiques des services de lordonnateur. - la nature de la dpense dfinit les risques potentiels Toutes les dpenses ne comportent pas les mmes risques et les mmes enjeux. Pour certaines dpenses le contrle a priori et exhaustif simpose, alors que pour dautres les caractristiques de la dpense permettent une modulation des contrles. Une analyse approfondie a t ralise pour discriminer les diffrentes catgories de dpenses en fonction de leurs risques potentiels et de leurs enjeux et dfinir pour chacune delles une forme de contrle approprie. Quand les risques et les enjeux potentiels dune catgorie de dpenses sont trop importants, un contrle a priori et exhaustif doit tre maintenu. Pour les autres natures de dpenses, un contrle par sondage, a priori ou a posteriori, semble plus adapt ; nanmoins, le caractre limit des risques potentiels doit tre corrobor par la qualit des pratiques des services ordonnateurs. - les pratiques des services ordonnateurs dfinissent la ralit des risques Pour les dpenses ayant vocation tre contrles par sondage, la forme du contrle devra tenir compte de la ralit des risques mesure laune des pratiques des services de lordonnateur : pour tre pertinente, une approche par sondage suppose que le niveau de risque soit acceptable. Par construction, la dmarche implique lacceptation dun risque sur les paiements qui ne sont pas contrls et qui peuvent comporter des irrgularits. Un risque sera acceptable si son occurrence est faible et si ses consquences patrimoniales ne sont pas excessivement dommageables. Le principe retenu dans le cadre du contrle hirarchis est de considrer que le niveau de risque est inacceptable lorsque le taux danomalies patrimoniales suprieures 15 est, pour une catgorie de dpense donne, suprieur 2 % des pices contrles (voir fiche 5). La situation impose alors un retour au contrle exhaustif pour ce type de dpenses. 212 - Une hirarchisation dynamique des contrles La prise en compte des pratiques des services de mandatement assure au dispositif son indispensable caractre volutif. Lchantillon a en effet pour objet de sassurer que les risques assums par lagent comptable demeurent acceptables. Si la frquence et / ou la gravit des risques voluent, la forme du contrle devra elle-mme voluer. Ainsi, une aggravation ou une diminution des risques pourra se traduire par une modification de la forme du contrle en modulant le taux de lchantillon ou le moment du contrle. De mme, si le niveau de risque est jug inacceptable par lagent comptable, il sera amen revenir un contrle exhaustif (cf. supra), sauf si le taux excessif danomalies est imputable un dysfonctionnement ponctuel (comme ce peut tre le cas, par exemple, pour les applications informatiques) et dont la source a pu tre neutralise.
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22 - Une mthodologie soutenue par un rfrentiel national 221 - Un rfrentiel national normalise les pratiques de contrle La ncessit dhomogniser les pratiques de contrle dans lespace et dans le temps

Le rfrentiel national a pour objet dtablir au plan national un cadre permettant de faire reposer les pratiques de hirarchisation du contrle de la dpense sur une mthodologie commune pour lEtat, les collectivits locales et les tablissements publics nationaux ; les contrles slectifs exercs actuellement ne reposent pas sur des rgles prcises et rpondent la plupart du temps des contraintes de service plus qu une dmarche volontariste. A partir dun rfrentiel national lambition est dhomogniser les formes de contrles dans tous les rseaux grant des dpenses publiques, ds lors que les risques et les enjeux sont de mme nature. Lhomognisation des pratiques de contrle se traduit de plusieurs manires : - lassociation dans le rfrentiel national dune nature de dpense une forme de contrle adapte un risque standard ; - la prconisation pour chaque nature de dpense dun enchanement (squencement) type des contrles correspondant aux pratiques de visa et lanalyse des risques ; - llaboration de guides de contrle permettant la diffusion de bonnes pratiques de contrles des dpenses les plus complexes et les plus frquentes. Les guides diffuss (marchs publics / subventions) ou venir sont conus en priorit pour les dpenses de lEtat, mais ils sont largement transposables aux tablissements publics nationaux, notamment dans leurs prconisations de contrle. - La ncessit dorganiser la hirarchisation des contrles Un contrle hirarchis structur suppose une analyse des risques, une programmation des axes de contrle, une traabilit des oprations contrles et des restitutions aux ordonnateurs. Aussi, le rfrentiel national dfinit un certain nombre de principes et doutils communs lensemble des comptables pour organiser efficacement le contrle hirarchis.

222 - Un rfrentiel national le plus souple possible Le rfrentiel national est largement indicatif

Lanalyse des risques types attachs une nature de dpense a permis didentifier dans le cadre dun rfrentiel national la forme du contrle la plus approprie en prcisant le champ et le moment du contrle. Ce rfrentiel se compose de deux parties : - le rfrentiel obligatoire qui concerne les dpenses dont les risques et les enjeux sont les plus importants et pour lesquelles le contrle sexerce obligatoirement a priori et de manire exhaustive ; - le rfrentiel indicatif qui concerne les autres dpenses pour lesquelles la forme du contrle est simplement prconise. Le principe est le contrle par sondage, le contrle exhaustif devient lexception ; il en rsulte une souplesse trs importante pour personnaliser la forme du contrle aux pratiques des ordonnateurs. Le rfrentiel national nimpose pas une modulation de lintensit des contrles

La modulation de lintensit du contrle dpendant avant tout des pratiques de lordonnateur, ce levier de hirarchisation des contrles demeure facultatif ; le rfrentiel national ne comporte en la matire quune prconisation de squencement de contrle par nature de dpense ; partir de cet enchanement type, chaque agent comptable peut dfinir par ordonnateur et par nature de dpense la nature des contrles quil entend exercer. 223 - Un rfrentiel le plus simple possible Structurellement, le contrle hirarchis est plus complexe grer que le contrle a priori et exhaustif, en raison de la slectivit des oprations quil implique et de la diversit des formules susceptibles de coexister. Tout en prservant la souplesse ncessaire, le rfrentiel a dans la mesure du possible opt pour les solutions les plus simples. un nombre de dpenses limit

Pour hirarchiser les contrles par nature de dpense, il convient, en effet, deffectuer un tri des oprations. Une proccupation constante dans la dfinition de la mthodologie du contrle hirarchis a consist viter, dans la mesure du possible, des tches fastidieuses de tris des pices justificatives. Cette proccupation a conduit dfinir une typologie spcifique de dpenses dans le cadre du contrle hirarchis. 7 catgories de dpense ont ainsi t retenues : - marchs formaliss ; - dpenses hors marchs formaliss ; - paie ; - subventions/ participations ; - dpenses barmes ;
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- oprations dordre budgtaire ; - emprunts. NB : Les dpenses barmes relvent pour partie du rfrentiel national obligatoire et pour partie du rfrentiel national indicatif (cf fiche 2 Connatre le rfrentiel national ). La dfinition de catgories relativement larges permet de disposer dun nombre significatif doprations contrler par sondage. Au sein de ces catgories gnriques, lagent comptable peut moduler les contrles en fonction des risques propres certaines natures de dpenses au niveau de limputation budgtaire et assurer ainsi un maximum de souplesse dans la composition des chantillons. En outre, lchantillon peut-tre ventuellement dclin en fonction des pratiques des services gestionnaires et de la qualit des procdures sous certaines conditions (cf. infra fiche 7). Un dcoupage plus fin aurait impos aux services dimportantes oprations de classement des pices justificatives. des formules de contrle simplifies

Le rfrentiel propose pour chaque catgorie de dpense la formule de contrle la plus simple possible : le contrle a posteriori est toujours une facult donne aux services mais nest jamais impos ; alors que lanalyse des risques aurait pu conduire retenir pour certaines dpenses un contrle a posteriori, il a t jug prfrable de ne pas imposer cette forme de contrle ; la possibilit de contrler les dpenses a posteriori et de manire exhaustive na pas t retenue en raison de son caractre paradoxal, puisquon contrlerait exhaustivement des dpenses pour lesquelles un contrle a priori na pas t jug utile ; des considrations pratiques ont galement conduit carter les formules qui auraient oblig les services exercer sur une mme opration une partie des contrles a priori et dautres contrles a posteriori. le rfrentiel national ne comporte pas de montant discriminant la forme du contrle

Le souci de simplicit (et de souplesse) a galement conduit ne pas retenir le critre du montant pour dterminer la ligne de partage entre le rfrentiel national obligatoire et indicatif. La fixation de montants, discriminante au-del dun seuil pour la forme du contrle, impose en effet des tris. La fixation de montants, au plan national, se heurte aussi la difficult de dfinir des seuils pertinents, compte tenu de lextrme htrognit des tablissements cet gard et de leur organisation spcifique. Labsence de montant dans le rfrentiel national permet non seulement de simplifier le dispositif mais introduit galement la plus grande marge de manuvre au niveau de chaque tablissement public national pour dfinir la politique de contrle en fonction de son organisation et de ses rsultats.

3 - LIMPACT DU CONTRLE HIRARCHIS SUR LA RESPONSABILIT DE LAGENT COMPTABLE Le dispositif actuel concernant la responsabilit des comptables publics demeure inchang dans ses principes : le juge des comptes continue examiner objectivement les comptes des agents comptables, en prononant en cas de paiement irrgulier un dbet lencontre de lagent comptable. Les mcanismes rgulateurs de la responsabilit devront prendre en compte les nouvelles mthodes de contrle pour tenir compte des irrgularits susceptibles daffecter des dpenses qui nont pas t contrles. Ainsi, comme aujourdhui, il ny aura pas dautomaticit pour lattnuation (via les remises gracieuses) de la responsabilit des agents comptables. Pour que lexonration de la responsabilit de lagent comptable soit possible il faudra non seulement que le paiement ne figure pas parmi les dpenses qui devaient tre vrifies mais aussi que le plan de contrle soit cohrent avec les risques et quil ait t valid : lobjectif est dviter quun agent comptable contrle par sondage une dpense qui aurait d tre contrle de manire exhaustive ou bien encore que le taux de sondage appliqu soit sans rapport avec les risques. La responsabilit de lagent comptable continuera ainsi tre mise en uvre dans le cadre dune procdure personnelle fonde sur un examen au cas par cas, avec une approche multi-critres (les faits ayant motiv le dbet, lorganisation et les moyens de l'agence comptable, la charge de travail). Ainsi le CHD permettra dobjectiver encore davantage linstruction des dossiers de remise gracieuse, et implique que chaque tablissement, au niveau de son conseil dadministration et de sa direction, soit parfaitement clair sur le fondement, les contraintes et les apports de ce nouveau mode opratoire de contrle, pour les avis quil pourrait avoir mettre et qui lient la dcision du Ministre lorsquils sont dfavorables ( cf. infra). Remarque : le conseil continuera examiner les charges qui pourraient rsulter dirrgularits constates par le juge des comptes sur des dpenses qui ont t vrifies, et qui auraient chapp la vigilance des services : il mettra un avis qui prendra en compte les contraintes que lagent comptable pourrait faire valoir et qui ne relvent plus de la technique du contrle hirarchis.

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Travaux prparatoires

la mise en place du contrle hirarchis

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FICHE 2 : CONNAITRE LE REFERENTIEL NATIONAL OBJECTIF : exploiter le rfrentiel national, base du plan de contrle de lEPN Le rfrentiel national, est compos de deux parties : une partie obligatoire et une partie indicative. Le rfrentiel national obligatoire liste lensemble des dpenses pour lesquelles le contrle est ncessairement exhaustif et a priori. Ces dpenses sont identifiables grce des imputations budgtaires, lexception des marchs qui correspondent une notion juridique. Les lments du rfrentiel national obligatoire sont les suivants : NATURE DE DEPENSE 1. MARCHS FORMALISS REFERENTIEL NATIONAL OBLIGATOIRE

Tous les actes de dpenses lis des marchs formaliss Capitaux dcs Frais de changement de rsidence Indemnits de pravis et de licenciement Allocations chmage Toutes les oprations dordre budgtaire Tous les remboursements en capital des emprunts et le paiement des intrts

2. Certaines DPENSES BARMES

3. OPRATIONS DORDRE BUDGTAIRE 4. EMPRUNTS

CES DEPENSES FONT LOBJET DUN CONTROLE A PRIORI ET EXHAUSTIF

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Le rfrentiel national indicatif liste lensemble des dpenses pour lesquelles un type de contrle est prconis. Cette prconisation dcoule dune analyse du risque effectue par un groupe de praticiens, qui a permis dassocier chaque catgorie de dpense une formule de contrle par sondage a priori ou a posteriori. Nature des oprations Achats hors marchs formaliss (oprations ne comportant pas les mentions des marchs formaliss mentions 1 12 de larticle 12 du CMP - y compris les conventions) Toutes les dpenses barmes qui ne figurent pas dans le rfrentiel obligatoire Forme du contrle prconis A priori par sondage

A priori et a posteriori par sondage selon nature de la dpense

Subventions et participations Toutes les dpenses de paye

A priori par sondage A posteriori par sondage

LE REFERENTIEL INDICATIF EST LA TRAME A PARTIR DE LAQUELLE SERA DEFINI LE PLAN DE CONTROLE

Le rfrentiel obligatoire pour chaque nomenclature comptable est inscrit en dur dans lapplication informatique et ne peut tre paramtr. Ainsi, les mandats correspondant sont automatiquement slectionns.

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FICHE 3 : LAGENT COMPTABLE / CHEF DES SERVICES FINANCIERS OBJECTIF : analyser le positionnement de lagent comptable dans ltablissement pour dterminer les

modalits de mise en uvre du CHD

Les agents comptables peuvent se voir confier, par accord mutuel avec lordonnateur, pour son compte et sous son contrle, une partie de tches relevant de la comptence des services de l'ordonnateur, et ajouter ainsi leurs fonctions de comptables celle de chef des services financiers . Les conditions et les modalits de ce dispositif concert sont dveloppes dans la circulaire CD-0685 du 8.04.2002 ( circulaire Parly ). L'organisation mise en place dans ce cadre conduit associer davantage l'agent comptable la phase administrative de la dpense, mais toujours dans le respect du principe de sparation de l'ordonnateur et du comptable : ainsi, lorsque l'agent comptable intervient dans le champ de comptence relevant traditionnellement du domaine des services de l'ordonnateur, il ne doit disposer d'aucun pouvoir de dcision de nature engager juridiquement l'tablissement, son action tant limite la prparation des dcisions ; il en est de mme pour les personnels placs sous l'autorit de l'agent comptable. Les responsabilits respectives de l'ordonnateur et de l'agent comptable sont prserves : l'agent comptable assume la responsabilit des contrles qui lui incombent : la qualit de ses interventions et l'efficacit de ses contrles en tant que comptable public doivent tre intgralement prserves ; l'organisation retenue doit galement permettre l'ordonnateur d'exercer sa responsabilit sur les actes de gestion prpars pour son compte et sous son contrle par l'agent comptable.

Ce dispositif formalis par une convention entre l'ordonnateur et l'agent comptable est dimension variable, en fonction de lorganisation souhaite conjointement. Dans cette hypothse, au stade de la prparation des actes de gestion, l'agent comptable est susceptible d'effectuer dans ces fonctions certains contrles qui lui incomberont ensuite en tant que comptable public (art. 12 et 13 du RGCP) au niveau du visa du mandatement. En effet, c'est bien en sa qualit d'agent comptable quil engage sa responsabilit concernant les contrles qui lui incombent en tant que comptable public.

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Dans le cadre de l'exercice de ses attributions de chef des services financiers, l'agent comptable peut procder aux actes suivants. Actes d'engagement Vrification au stade de l'engagement de la disponibilit des crdits, lorsqu'ils ont un caractre limitatif, de l'exacte imputation des engagements aux chapitres budgtaires, ainsi que du montant des autorisations de programme prvues pour la ralisation des oprations. Surveillance des seuils de passation des marchs ou des procdures de mise en concurrence. Actes de liquidation et d'ordonnancement Prparation de la liquidation des droits en matire de dpenses. Prparation des ordres de dpenses, des bordereaux des pices.

Contrles que l'agent comptable est susceptible d'effectuer dans l'exercice de ses fonctions de chef des services financiers et qui lui incombent en tant que comptable public.

disponibilit des crdits ; exacte imputation des dpenses aux chapitres qu'elles concernent selon leur nature ou leur objet.

Gestion de la paye et des charges sociales Prparation de la paye et des charges sociales.

qualit de l'ordonnateur ou de son dlgu ; disponibilit des crdits ; exacte imputation des dpenses aux chapitres qu'elles concernent selon leur nature ou leur objet ; caractre libratoire du rglement ; justification du service fait ; exactitude des calculs de liquidation ; intervention pralable des contrles rglementaires ; production des justifications ; visa du contrleur financier ou du contrleur conomique et financier de lEtat; application des rgles de prescription et de dchance. qualit de l'ordonnateur ou de son dlgu ; disponibilit des crdits ; exacte imputation des dpenses aux chapitres qu'elles concernent selon leur nature ou leur objet ; caractre libratoire du rglement ; justification du service fait ; exactitude des calculs de liquidation ; intervention pralable des contrles rglementaires ; production des justifications ; visa du contrleur financier ou du contrleur conomique et financier de lEtat ; application des rgles de prescription et de dchance.

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Les contrles de comptable public qu'effectuent l'agent comptable dans le cadre de l'exercice de sa fonction de chef des services financiers sont variables selon l'organisation que l'agent comptable met en place. Les modalits de mise en uvre du CHD dans un EPN dans lequel l'agent comptable est chef des services financiers sont dtermines par le champ des comptences que la convention entre lagent comptable /chef des services financiers et lordonnateur attribue l'agent comptable et par l'organisation que l'agent comptable choisit de mettre en uvre. Rappel : le CHD est effectu au niveau du visa du mandatement que l'agent comptable effectue dans sa fonction de comptable public. Hypothse 1 : l'occasion de l'exercice de ses fonctions de chef des services financiers, l'agent comptable procde, sur tout ou partie des dpenses de l'EPN, lensemble des contrles qui lui incombent en tant que comptable public

Dans ce cas, pour les dpenses concernes, le CHD est exclu puisqu'il constituerait une formule redondante aux contrles effectus par l'agent comptable l'occasion de ses fonctions de chef des services financiers, ce qui est en contradiction la fois avec une mthode de travail efficace et avec la philosophie du CHD. Le contrle partenarial qui repose sur un audit pralable satisfaisant de l'organisation et des procdures de l'ordonnateur permettant de supprimer les contrles a priori en faveur de contrles a posteriori destins s'assurer du maintien de la qualit des procdures est galement exclu dans cette hypothse. En effet, il s'auto-contrlerait : la mise en uvre du contrle partenarial par l'agent comptable /chef des services financiers viderait ce concept de sa substance puisque celui-ci continuerait d'effectuer ses contrles dans le cadre de l'exercice de sa fonction de chef des services financiers. Nanmoins, dans le cadre du contrle interne des services de l'agence comptable qui a pour objectif de renforcer la fiabilit des procdures, les agents comptables des EPN pourront sinspirer de la mthodologie du CHD et utiliser les guides d'audit labors dans le cadre de la mthodologie nationale du contrle partenarial, pour scuriser les procdures. Hypothse 2 : l'agent comptable n'effectue pas, sur tout ou partie des dpenses de lEPN, en amont dans le cadre de l'exercice de ses fonctions de chef des services financiers, l'ensemble des contrles qui lui incombent en tant que comptable public.

Pour les dpenses concernes par cette hypothse, cette situation se traduira dans le plan de contrle par la modulation de l'intensit des contrles, en fonction des contrles effectus dans le cadre des fonctions de chef des services financiers et qui n'auront pas tre effectus nouveau dans le cadre du CHD. Compte tenu des dveloppements prcdents, au sein d'un tablissement, il pourra s'avrer opportun de mettre en place du CHD ou du contrle partenarial sur l'ensemble des dpenses ou uniquement sur certains types de dpenses, en fonction des tches retenues dans le cadre de la convention organisant les fonctions d'agent comptable / chef des services financiers et de l'organisation mise en place.

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En consquence, dans le cadre de la validation des plans de contrles CHD par le bureau 7D (ex-5B) de la DGCP, celui-ci devra tre destinataire de la convention agent comptable / chef des services financiers, seul cadre rglementaire de lexercice des fonctions dagent comptable chef des services financiers, du plan de contrle modifi et des avenants ultrieurs la convention, lorsque les volutions auront une incidence sur le plan de contrle valid initialement.

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FICHE 4 : ANALYSER LE MANDATEMENT DES ORDONNATEURS OBJECTIF : disposer des donn es n cessaires pour effectuer une analyse du risque et des enjeux pour d terminer un plan de contrle Le service de lagence comptable devra effectuer plusieurs analyses prliminaires, afin de dfinir une organisation des contrles adapte chacune des natures de dpense. Cette analyse doit tre effectue a minima par nature de dpense, et peut tre complte par un travail danalyse au niveau de limputation budgtaire, voire des services gestionnaires. 1. Analyse du volume du mandatement La connaissance du volume annuel de factures ou de mandats par nature de dpense (ainsi que dfini dans le rfrentiel national) permettra de dfinir une taille dchantillon adquate dans le cadre du contrle par sondage (cf. infra fiche 6). 2. Analyse du rythme du mandatement Lobjectif est de connatre prcisment les priodes les plus creuses et, a contrario, les priodes dchance les plus tendues. Cette information est ncessaire avant de mettre en place, le cas chant, un calendrier de contrle pour saffranchir le plus possible du rythme des missions des factures ou mandats et avoir ainsi la matrise du contrle par un lissage de la charge de travail sur lexercice. 3. Analyse des enjeux Lagent comptable devra dterminer les dpenses pour lesquelles les enjeux sont les plus importants. Cette information permettra de dterminer des seuils de contrle pertinents pour une approche par sondage, qui permettront une vritable matrise des enjeux. 4. Informatisation des tches de programmation Des requtes informatiques, dans les progiciels, sur la dernire gestion peuvent faciliter et fiabiliser le travail danalyse et de programmation ; si cette possibilit de traitement automatis des donnes antrieures nexiste pas, elles devront tre dveloppes pour allger autant que faire se peut la gestion du contrle hirarchis et ne pas obrer par des tches matrielles les marges de productivit acquises par ailleurs qui sont prioritairement affectes au renforcement de la surveillance sur les dpenses enjeu et la formation des personnels au visa de ces dpenses.

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Elaboration

du plan de contrle

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FICHE 5 : DEFINIR LE CADRE DU PLAN DE CONTROLE OBJECTIF : dfinir les ordonnateurs et les natures de dpenses concerns par le plan de contrle En principe un plan de contrle est labor pour chaque ordonnateur principal et ordonnateur secondaire et pour toutes les catgories de dpenses figurant dans le rfrentiel national indicatif. Pour les dpenses figurant dans le rfrentiel national obligatoire, le plan de contrle doit nanmoins tre complt lorsque lagent comptable module lintensit des contrles. Par ailleurs tous les ordonnateurs ayant des structure de mandatement et des pratiques homognes peuvent appliquer des modalits de contrle similaires (les mmes mthodes de slection de lchantillon peuvent tre utilises pour lchantillonnage). Des modalits de contrle similaires permettent dharmoniser les pratiques et dadopter un discours homogne lgard des organes de direction et du conseil d administration, mais cest bien un plan de contrle par ordonnateur qui doit tre tabli. Dans la mesure o l'agent comptable principal est responsable des oprations des agents comptables secondaires centralises dans ses critures, les plans de contrle des agents comptables secondaires doivent tre valids par l'agent comptable principal, afin d'assurer la cohrence de l'ensemble des contrles au sein dun mme EPN. La DGCP/Bureau 7D (ex-5B) ne validera que les plans de contrle des agents comptables principaux.

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MAQUETTE DU PLAN de CONTRLE EPN: PERIODE : ORDONNATEUR : Nature de la dpense Formes du contrle Champ du contrle Taux derreurs Contrle Moment patrimoniales exhaustif ou Nombre ou seuil Significatives taux de TEPS sondage Exhaustif Sans objet A priori Exhaustif Exhaustif Exhaustif Sans objet Sans objet Sans objet A priori A priori A priori

Priodicit

Intensit (facultatif)

Marchs formaliss Emprunts Oprations dordre budgtaire Certaines dpenses barmes : Capitaux dcs, frais de changement de rsidence, indemnits de rsidence, indemnits de pravis et licenciement, allocations chmage Dpenses hors marchs formaliss Autres dpenses barmes Subventions /participations Oprations de paie : Entrants, sortants, paramtres gnraux

Continu Continu Continu Continu

A prciser A prciser A prciser A prciser

% % %

A prciser A prciser A prciser

A prciser A prciser A prciser

A prciser A prciser A prciser

A prciser A prciser A prciser

A prciser A prciser A prciser

Dispositif spcifique Moment Sans objet exhaustif Sans objet A prciser A prciser A prciser

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FICHE 6 : DEFINIR LES DEPENSES CONTROLEES PAR SONDAGE (HORS PAIE) OBJECTIF : dfinir pour chaque nature de dpense du rfrentiel indicatif si un contrle par sondage est possible Un contrle par sondage dune nature de dpense est possible uniquement si le risque est matris Par nature, les dpenses du rfrentiel national indicatif prsentent des risques et enjeux moindres que celles du rfrentiel national obligatoire ; seules ces dpenses peuvent faire lobjet dun contrle par sondage ; La qualit du mandatement est variable ; ce titre, le risque par nature de dpense et par ordonnateur doit tre analys par le service.

Lindicateur retenu pour valuer le risque par nature de dpense et par ordonnateur est le taux derreurs patrimoniales significatives. En effet, il est apparu ncessaire de hirarchiser les anomalies susceptibles dapparatre lors du mandatement, en individualisant les anomalies patrimoniales, cest dire celles correspondant des paiements indus sans quaucun service ne soit fait. Il sagit danomalies faisant grief au patrimoine de ltablissement. Lagent comptable doit connatre le taux derreurs patrimoniales significatives (TEPS) de lanne prcdente, pour chaque nature de dpense, et pour chaque ordonnateur. Ce taux permet une approche objective du risque.

Le risque patrimonial correspond plusieurs types de paiements indus (la codification des anomalies est reproduite en fiche 15) : - la dette est prescrite (dchance quadriennale code motif 022) ; - le paiement correspond une dette dj teinte (code motif 032): cas du double paiement dune seule et mme dette ; - le paiement nest accompagn daucune pice justificative ou les pices lappui du paiement sont invalides (code motifs 042) ; - le paiement excde les obligations de l'tablissement en raison dun montant erron (erreur de liquidation code motif 051, 052 ou 053) ; - le paiement ne permet pas dobtenir un acquit libratoire (code motif 082) ; le paiement nest pas tabli au bnfice du vritable crancier en raison : - soit de lutilisation de mauvaises rfrences bancaires qui risquent de se traduire par un paiement indu entre les mains dun tiers (en revanche ne sont pas considres comme des risques patrimoniaux et sont codifies en 081 la seule absence dun RIB et une erreur (ancien compte, numrotation errone) portant sur le RIB du vritable crancier) - soit de la non prise en compte dune opration daffacturage - soit dune procdure de redressement ou de liquidation judiciaire. Le paiement nayant pas teint la dette un nouveau paiement sera ncessaire pour librer l'tablissement de son obligation. Seules les erreurs patrimoniales suprieures 15 sont considres comme significatives. Pour tre acceptable le taux danomalies patrimoniales ne doit pas excder 2 % des pices contrles.

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exemples : - Une erreur de liquidation de 1 sur un paiement de 500 constitue une anomalie patrimoniale non significative, et ne devra donc pas tre retenue dans lapprciation du risque ; - Une absence totale de pices justificatives pour une dpense de 25 constitue une anomalie patrimoniale significative ; - Labsence dune certification sur lhonneur pour tat de frais de dplacement, alors que les autres pices sont prsentes et valides, ne constitue pas une anomalie patrimoniale. Dans l'outil informatique, une requte spcifique devra permettre de dterminer par nature de dpense le taux derreurs patrimoniales significatives partir des donnes de lexercice prcdent. Au dmarrage du CHD, en labsence de donnes suffisamment prcises justifiant un contrle exhaustif sur des dpenses hors champ obligatoire, le contrle se fera par sondage : le taux de sondage prconis est de 10 %. Ce sont les rsultats de ces sondages qui fonderont le retour au contrle exhaustif si les conditions maximales dacceptation derreurs patrimoniales (plus de 2 % derreurs significatives) sont dpasses sans quil puisse y tre remdi immdiatement (hors dysfonctionnement ponctuel, informatique par exemple, dont la source peut tre neutralise sans dlai).

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FICHE 7 : DEFINIR LE TAUX DE SONDAGE PAR NATURE DE DEPENSE (HORS PAIE) OBJECTIF : dfinir pour chaque nature de dpense du rfrentiel indicatif le taux de sondage Cest partir de tableaux spcifiques mettant en relation le taux derreurs patrimoniales constat et le nombre de factures ou de mandats par nature de dpense et par ordonnateur quon dfinira si une approche par chantillon est possible, et la taille de lchantillon, le cas chant (Les fondements de la dmarche statistique, qui sont lorigine de ce tableau sont dcrits dans la note sur lchantillonnage, sur le site CHD sur Magellan). 1. A partir du taux derreurs patrimoniales significatives constat, lagent comptable dfinit le taux de sondage quil peut appliquer : Taux derreurs patrimoniales constat (N-1) Taux derreur marginal De 0% 0.5% Taux derreur trs faible : De 0.5% 1% Taux derreur faible : De 1 1.5% Taux de sondage applicable dans le cadre dun contrle par chantillon 2% 5% 7% 10% -Pas de sondage possible Contrle exhaustif Taux derreur modr : De 1.5 2% Taux derreur fort : plus de 2%

Au dmarrage du CHD, en labsence de donnes sur le nombre danomalies patrimoniales, le taux de sondage prconis est de 10 %.

Dans loutil informatique, deux restitutions doivent tre disponibles pour valuer la qualit de mandatement de chaque ordonnateur lissue dune priode de contrle : - le taux derreurs par nature de dpense, avec une ventilation selon la typologie des erreurs ; - le taux derreurs patrimoniales significatives (TEPS) par nature de dpense.

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2. Le taux de sondage dfinit la taille de lchantillon : Risque marginal : 2% dchantillon 50 (a) 50 (a) 50 (a) 50 (a) 50 (a) 50 (a) 50 (a) 60 80 100 (b) Risque trs faible : 5% dchantillon 50 (a) 50 (a) 50 (a) 50 63 75 100 150 200 250 (b) Risque faible : 7% dchantillon 50 (a) 50 (a) 63 70 88 105 140 210 280 350 (b) Risque modr : 10% dchantillon 50 70 90 100 125 150 200 300 400 500 (b)

Nombre de paiements : 500 700 900 1000 1250 1500 2000 3000 4000 5000 et +

(a) Pour assurer la reprsentativit de lchantillon, celuici doit comporter au moins 50 factures ou mandats quel que soit le mode de constitution de lchantillon (V fiche 8 : alatoire ou partir dun seuil) ; les zones grises correspondent ainsi des zones pour lesquelles le taux annonc nest pas appliqu, car il mnerait un chantillon infrieur 50 lments ; cette taille minimum de lchantillon conduit mcaniquement un taux de sondage suprieur celui dtermin partir du taux derreurs patrimoniales significatives, voire un contrle exhaustif lorsque le nombre sur lanne est infrieur 50 (ex : subventions) ; toute hirarchisation des contrles nest pas pour autant carte ; le service peut moduler le moment du contrle et surtout lintensit des contrles pour tenir compte de la qualit des pratiques du gestionnaire. (b) Pour les dpenses barmes, souvent de faible montant et de volume important, lchantillon ne doit plus ncessairement tre proportionnel, partir dun certain seuil, au nombre de factures ou mandats total mis en N-1 pour tre reprsentatif. Aussi, la taille dchantillon indique dans la ligne 5000 et plus constitue le maximum de paiements pouvant tre contrls, pour un niveau de risque donn. - Pour les autres catgories de dpenses, lchantillon reste proportionnel au nombre de factures ou mandats mis. La taille de lchantillon peut toutefois tre plafonne ds lors que lchantillon de contrle permet de couvrir 80% en montant des enjeux propres la nature de dpense considre. L'assiette du taux de sondage est la facture, sous rserve de pouvoir tre rattache au mandat dans l'outil informatique, dans le cas o ltablissement traite au niveau de la facture. A dfaut de rattachement de la facture au mandat, l'assiette du taux de sondage est le mandat (au niveau du numro d'ordre par ligne budgtaire) dans le cas o ltablissement traite au niveau du mandat.

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Le nombre doprations ainsi dtermin correspond la taille minimum et maximum de lchantillon pour en assurer la reprsentativit ; tout cart en plus ou en moins devra tre vit en respectant le nombre doprations correspondant au taux de sondage. Exemples : - Un agent comptable a reu en N-1 3000 factures relatives des dpenses barmes dun service ordonnateur. Il na constat que 30 erreurs patrimoniales significatives, soit un taux derreurs denviron 1%. Le premier tableau lui indique que ce taux correspond un risque trs faible, et quun taux dchantillon de 5% doit tre appliqu. A partir du second tableau, il dtermine quil doit contrler 150 paiements dans lanne. - Un agent comptable reoit dun ordonnateur 2000 factures (hors march) par an. Suite une analyse des rejets, il estime que le taux derreurs patrimoniales significatives est de lordre de 1,6%. En utilisant les deux tableaux, il aboutit un taux dchantillonnage effectuer de 10%, il devra donc contrler 200 factures hors march formalis au cours de lanne. - Un agent comptable a analys que sur les 4000 factures (hors march) contrles lanne prcdente, 100 prsentaient des anomalies patrimoniales significatives, soit 2,5%. Le risque est donc trop fort pour appliquer un contrle par sondage. - Un ordonnateur avec un volume dactivit plus limit a mis 100 paiements de dpenses barmes en N-1. Lagent comptable na relev aucune erreur patrimoniale significative lors de ses contrles. Lapplication du taux de sondage correspondant (2%) devrait dans ce cas conduire vrifier uniquement 2 factures ce qui aurait peu de sens ; lchantillon devra dans ce cas porter sur 50 oprations. Lagent comptable remplira ainsi le plan de contrle pour les dpenses pouvant faire lobjet dun sondage : Formes du contrle Ordonnateur X Champ du contrle Contrle Taux derreurs exhaustif ou patrimoniales taux de sondage X% Sondage 2%, 5%, 7%, 10% ou exhaustif Moment Priodicit Intensit (facultatif)

Nombre ou seuil

Nature de la dpense X

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FICHE 8 : DEFINIR UN MODE DE CONSTITUTION DECHANTILLON OBJECTIF : dfinir dans le plan de contrle une mthode de tirage dchantillon par un nombre et ou un seuil de contrle. Les trois options de constitution de lchantillon sont : Echantillon constitu sans seuil : lchantillon rsulte du taux de sondage ; les factures ou mandats sont tirs alatoirement, sans quaucun autre critre (notamment un seuil) ne soit pris en compte. Cette formule pour constituer lchantillon doit tre rserve aux dpenses nombreuses dont le montant unitaire est homogne. Elle est en outre particulirement adapte pour un contrle priodique et a posteriori. Il en va ainsi pour les frais de dplacement et les bourses quand les risques sur ces natures de dpenses sont faibles. Les avantages de cette approche sont la fois thorique et pratique : - thorique, dans la mesure o ce mode de constitution de lchantillon reposant sur une mthodologie statistique pure, tous les mandats ou factures peuvent sans exclusion figurer dans lchantillon. Ainsi, le rsultat de lchantillon peut tre extrapol sans biais statistique lensemble des mandats ou factures ds lors que lchantillon comporte au moins 50 mandats ou factures ; - pratique, en raison de sa simplicit : le taux de sondage dtermin par le niveau de risque est directement utilis. Cette approche comporte nanmoins linconvnient, pour les dpenses dont lamplitude des montants est trs large, de ne pas faire ncessairement porter les contrles sur les dpenses les plus importantes ; lchantillon peut porter sur des oprations prsentant des enjeux faibles ce qui ne permet pas une couverture optimale des enjeux. Exemple : un ordonnateur a mis 1000 dpenses barmes en N-1. Suite lanalyse du TEPS, lagent comptable doit contrler 5% des mandats ou factures (soit en principe 50 factures ou mandats sur lanne). Les mandats ou factures contrler vont tre slectionns au cours de lanne via un tirage alatoire ; ce tirage pourra tre effectu au fur et mesure du mandatement ou des priodes prdfinies (notamment pour un contrle a posteriori). Echantillon constitu partir dun seuil : lchantillon est alors constitu par toutes les oprations suprieures un seuil. Le seuil permet donc dobtenir un chantillon correspondant au taux de sondage rsultant du TEPS. Un seuil doit tre dtermin en dbut de priode. Tous les mandats ou factures suprieurs ce seuil seront systmatiquement contrls. Ce seuil est modulable et peut tre abaiss ou relev selon que le nombre de mandats ou factures slectionn est trop faible ou trop important par rapport au taux de sondage dfini dans le plan de contrle. Les avantages de cette formule sont la simplicit de la procdure de slection des mandats ou factures et la matrise des enjeux. Elle est particulirement conseille pour le contrle des achats hors march formalis.

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La slection par un seuil prsente plusieurs avantages : - le contrle porte sur les dpenses qui prsentent les risques et les enjeux les plus forts, ce qui assure une couverture des enjeux optimale ; - lchantillon peut tre contrl indiffremment a priori ou a posteriori - mme si la logique en la matire est plutt un contrle a priori -; le contrle peut intervenir de manire continue ou priodique - mme si la logique en la matire est plutt un contrle continu -, afin de simplifier la constitution et le suivi de lchantillon. Cette mthode comporte un inconvnient statistique, lintroduction dun seuil constituant en effet un biais dans la mesure o chaque mandat na plus la mme chance de figurer dans lchantillon. Exemple : un agent comptable a dtermin quil doit contrler 5% des achats hors march formalis. Il fixe un seuil de 5000. Il contrlera donc tous les mandats ou factures suprieurs ce seuil, et aucun mandat ou facture infrieurs au seuil. Sil savre quil contrle plus de 5% : il augmentera son seuil. Sil savre quil contrle moins de 5% : il baissera son seuil ou compltera son chantillon avec des mandats ou factures tirs alatoirement. Cette apprciation de la pertinence du seuil doit se faire avec un recul ncessaire (approche trimestrielle, mais en aucun cas hebdomadaire). Echantillon constitu de manire mixte : pour viter les inconvnients des deux formules prcdentes tout en conservant la plupart de leurs avantages, il est possible de panacher les deux approches en dfinissant un seuil plancher de contrle et un taux de sondage applicable au-del. Cette formule fait perdre lchantillon sa puret statistique, mais permet dcarter les dpenses qui prsentent les enjeux les plus faibles pour concentrer les contrles sur les principaux enjeux. Exemple : lagent comptable pourra composer son chantillon en slectionnant 10% des mandats ou factures suprieurs 1000, pour une nature de dpense donne. Lapplication informatique permet de mettre en place des formules de composition de lchantillon trs labores combinant un seuil et un taux (ou deux seuils). Lusage de ces fonctionnalits suppose en outre une bonne appropriation de la mthodologie et de loutil informatique. La combinaison des critres implique en effet un suivi rgulier pour sassurer que le taux de sondage effectif correspond au taux de sondage escompt.

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Formes du contrle Ordonnateur X Champ du contrle Contrle Taux derreurs Taux et (ou) exhaustif ou taux patrimoniales seuil de sondage X% Nature de la dpense X X% Nature de la dpense X X% Sondage 2%, 5%, 7%, 10% Sondage 2%, 5%, 7%, 10% Sondage 2%, 5%, 7%, 10% 5% 5 % soit 5000 10 % des mandats > 1000 Moment Priodicit Intensit (facultatif)

Nature de la dpense X

Pour aller plus loin : dfinir un taux ou des seuils par catgorie gnrique de dpense ou par imputation budgtaire La logique sous-tendant le contrle par chantillonnage est de considrer que les risques au sein dune nature de dpense sont homognes (voir la mthodologie danalyse des risques sur Magellan). Le contrle par sondage permettra de reproduire avec lchantillon contrl une image de lensemble de la nature de dpense, dans laquelle chaque imputation budgtaire est prsente en fonction de son importance. Toutefois, pour rpondre un besoin de souplesse, une diffrentiation dans le tirage du mandat peut se faire au niveau de limputation : ainsi, un agent comptable peut choisir des seuils et/ou des taux diffrents pour certaines imputations au sein dune nature de dpense. AVANTAGES : Quand des seuils sont utiliss pour la dfinition de lchantillon, lapplication de critres au niveau des imputations budgtaires permet dviter de slectionner exclusivement des dpenses enjeu mais sans risque particulier. Ainsi, un seuil unique trs lev pour les subventions entranerait le risque de ne slectionner que des subventions des personnes publiques alors que les risques peuvent tre plus importants pour des subventions des bnficiaires privs. INCONVENIENTS : Trois aspects doivent tre pris en compte avant dutiliser lchantillonnage cibl au niveau de limputation : - La modulation des critres de slection au sein des imputations budgtaires doit respecter le taux de sondage dfini pour la
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catgorie gnrale de dpense. Aussi, si le taux appliqu chaque imputation budgtaire ne correspond pas au taux de sondage de la catgorie concerne, tout contrle renforc en plus sur une imputation doit tre compens par une diminution du nombre des contrles sur une autre. - Il convient de prendre garde ne pas laisser de zones dombre en ciblant les contrles sur certaines imputations budgtaires et en supprimant tout contrle sur dautres imputations ; aucune nature de dpense ne doit chapper la possibilit dtre contrle pour maintenir le caractre dissuasif du dispositif et assurer la reprsentativit de lchantillon. - Un contrle cibl sur les seules dpenses prsentant des risques supposs forts introduit un biais statistique majeur en dformant le rsultat du sondage. En effet, le TEPS sera ncessairement plus lev ds lors que lchantillon est constitu doprations par nature plus risques. Dans ces conditions, il est possible que le TEPS dpasse les 2% pour la nature de dpense, alors mme quen rgle gnrale les risques sont matriss pour lensemble de la nature de dpense. Lagent comptable serait alors dans lobligation de revenir un contrle exhaustif pour lensemble de la nature de dpense concerne. Par exemple : un agent comptable dcide en matire de subventions de privilgier le contrle des subventions aux organismes privs ; il lui semble que les irrgularits sont plus frquentes pour ces dpenses spcifiques. Il module donc ses critres dchantillonnage pour que les subventions aux organismes privs soient sur-reprsentes dans son chantillon. Ce faisant, les risques pour la nature de dpense sont eux aussi sur-reprsents ; si son hypothse (plus derreurs dans cette catgorie) se vrifie, il pourra tre amen revenir un contrle exhaustif. En outre, lchantillon peut tre ventuellement dclin en fonction des pratiques des services gestionnaires et de la qualit des procdures dans les conditions suivantes. Dfinitions : - un service gestionnaire est un service qui, au plus prs de l'unit de base, dispose d'un budget et met en forme les dossiers de dpense sans les mandater. - un service d'ordonnancement est un service qui, plac sous l'autorit directe du chef des services financiers, selon le cas valide les dossiers des gestionnaires et mandate, ou procde lui-mme ces deux phases. Un plan de contrle est labor pour chaque ordonnateur (principal ou secondaire). Nanmoins, dans l'hypothse o les services gestionnaires n'ont pas de pratiques homognes et de ce fait gnrent des risques spcifiques et dans la mesure o ces services sont identifiables dans l'outil informatique, au sein du plan de contrle, les chantillons pourront tre dclins par services gestionnaires, en fonction de l'organisation et de la qualit des procdures observes.

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LE PARAMETRAGE PAR IMPUTATION BUDGETAIRE ET/OU PAR SERVICE GESTIONNAIRE PERMET UNE PLUS GRANDE SOUPLESSE DANS LA COMPOSITION DE LECHANTILLON. CEPENDANT , IL PEUT INTRODUIRE UN BIAIS NON NEGLIGEABLE PAR RAPPORT A LA METHODOLOGIE GENERALE DU CHD. Comme la modulation des critres de slection au sein des imputations budgtaires doit respecter le taux de sondage dfini pour la catgorie gnrale de dpense, la modulation des critres de slection au niveau des services gestionnaires, doit respecter, in fine, le taux de sondage prvu dans le plan de contrle au niveau de l'ordonnateur et par catgorie gnrale de dpense.

Exemple de diffrenciation au sein dune catgorie gnrique de dpense Formes du contrle Champ du contrle Ordonnateur X Taux Contrle Moment Taux et (ou) derreurs exhaustif ou taux seuil patrimoniales de sondage Achats hors marchs formaliss dont : 1,5 % Sondage 7% 1% 6226 Honoraires 10 % > 1000 651 Redevances pour concession , brevet 100%> 2000 623 Publicit , publications , relations publiques

Priodicit

Intensit (facultatif)

Lapplication informatique permet un tirage alatoire de lchantillon par imputation budgtaire. Ainsi, lapplication slectionne au hasard les oprations contrler. Ce dispositif de tirage alatoire repose sur un rapprochement permanent entre le nombre doprations qui aurait d tre contrl et les oprations effectivement contrles. Le taux de sondage est appliqu de manire alatoire au flux doprations pris en charge pour obtenir lchantillon dsir. Concrtement, chaque slection de lchantillon, un rapprochement est fait, par nature de dpense, entre le nombre doprations contrl prcdemment, et le nombre doprations contrler (calcul en fonction des prises en charge du jour). Si le taux doprations dj slectionn est suprieur ou gal au taux de sondage voulu, aucune slection nest faite ; si le taux doprations dj slectionn est infrieur au taux de sondage souhait, une ou plusieurs oprations sont slectionnes alatoirement sur les mandats du jour de la nature de dpense souhaite, concurrence du taux de sondage programm. Par exemple : Pour un ordonnateur donn, depuis le dbut de la priode de contrle, 98 dpenses barmes ont t contrles sur les 1000 prises en charge.
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La taux de sondage est de 10%. Lors de la dernire transmission des mandats lagent comptable, 50 oprations nouvelles concernent des dpenses barmes. Le taux de sondage effectu est donc de 98/1050 soit 9,33%. Pour complter cet chantillon, lapplication slectionnera donc alatoirement sept oprations de dpenses barmes pour atteindre le taux de 10%. Dans le cadre dun contrle continu, lchantillon est constitu progressivement au fur et mesure des prises en charge. Ainsi, lchantillon suit le rythme de mandatement de lordonnateur et lagent comptable a lassurance davoir contrl le taux doprations souhait en fin dexercice. Dans le cadre dun contrle priodique, lagent comptable doit dfinir dans un calendrier les priodes durant lesquelles les contrles seront raliss, en fonction du rythme du mandatement. Le nombre de mandats effectivement contrls est rapproch du nombre qui doit thoriquement tre vrifi. A chaque contrle priodique, un rattrapage dchantillon est ralis par lapplication : les mandats sont slectionns de telle sorte que lchantillon corresponde X % du nombre de mandats pris en charge depuis le dbut de lanne.

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FICHE 9 : DEFINIR LE MOMENT DU CONTROLE OBJECTIF : dfinir pour chaque nature de dpense si le contrle intervient a priori ou a posteriori Dans le cadre dun sondage, le contrle peut tre effectu a priori ou a posteriori, cest dire avant ou aprs le paiement. Traditionnellement, les contrles de lagent comptable sont effectus a priori ; toutefois, un contrle aprs paiement ne doit pas tre systmatiquement cart. Pourquoi un contrle a posteriori ? Le contrle a posteriori est une option ouverte lagent comptable pour les dpenses prsentant des enjeux faibles, et pour lesquelles les risques sont matriss. Ainsi, un contrle a posteriori correspond parfaitement aux dpenses barmes, quand le taux de sondage dtermin est bas. Les avantages du contrle a posteriori Un contrle a posteriori permet de lisser efficacement la charge de travail sur lanne, afin dviter notamment les priodes de fort mandatement. En outre, il facilite la constitution dun chantillon, puisque la slection ne se fait pas partir dun flux, mais dun stock. Un contrle de complment Quand le contrle est ax sur les factures ou mandats suprieurs un seuil, il est intressant de constituer un chantillon en de de ce seuil, afin de complter lapprciation sur la qualit gnrale du mandatement. Un chantillon complmentaire peut aussi tre constitu quand le nombre arrt de contrles pour une priode na pas t atteint. Cet chantillon complmentaire doit tre ncessairement limit, et peut tre effectu a posteriori, partir dun stock. Par exemple : - Un service a 100 achats hors marchs contrler dans lanne. Il contrle uniquement les dpenses suprieures un seuil. En fin de priode de contrle, il na contrl que 90 factures ou mandats. Il pourra complter son chantillon de factures ou mandats dj pays ; - Le contrle dun chantillon supplmentaire permet davoir une meilleure apprciation statistique de lensemble. Ainsi, un service devant contrler 100 mandats ou factures dune nature de dpense pourra contrler exhaustivement au-dessus dun seuil 90 factures ou mandats, afin dassurer une matrise des enjeux, et 10 en dessous du seuil, a posteriori en priode plus creuse, afin davoir une vision globale du mandatement.

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Formes du contrle Ordonnateur X Champ du contrle Taux derreurs patrimoniales X% X% contrle exhaustif ou taux de sondage Sondage 2%, 5%, 7%, 10% Sondage 2%, 5%, 7%, 10% Nombre ou seuil 1000 150 op. Moment Priodicit Intensit (facultatif)

- Nature de la dpense X - Nature de la dpense X

A priori A posteriori

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FICHE 10 : DEFINIR LA PERIODICITE DES CONTROLES OBJECTIF : dfinir pour chaque nature de dpense si le contrle est continu ou priodique En matire de priodicit deux options sont offertes lagent comptable Contrle continu (au fil de leau)

Lchantillon est constitu de manire continue, cest dire au fur et mesure du mandatement. Les contrles tant effectus en permanence tout au long de lanne sur un nombre restreint doprations, il ne peut y avoir par consquent dans ce cas de calendrier de contrle. Cette option doit naturellement tre retenue quand le service a opt pour un contrle a priori partir dun seuil. Concrtement le service contrlera toutes les oprations qui figureront sur des listes slectives sur lesquelles ne figureront que les factures ou mandats suprieurs au montant qui aura t dfini. Lagent comptable devra vrifier priodiquement (par exemple une frquence trimestrielle) que les critres de slection quil a retenu lui permettent dobtenir un chantillon de la taille souhaite (respect du taux de sondage dfini en dbut danne). Contrle priodique

Contrairement au contrle effectu en continu (ou au fil de leau ), le contrle priodique permet de concentrer sur une ou plusieurs priodes de lanne lensemble des contrles. Il sagit de dfinir par mois un nombre de contrles effectuer, en se basant sur les informations issues de lanne prcdente. Les avantages de la formule sont lindpendance par rapport au rythme de mandatement, et la souplesse de gestion (les contrles qui nauront pas t effectus sur une priode donne, pourront tre reports). Linconvnient de cette formule est la ncessit de programmer les contrles dans un calendrier. En outre, lagent comptable devra viter de constituer de trop longues priodes aveugles . Aussi, cette formule est particulirement adquate pour la constitution dchantillons dans le cadre dun contrle a posteriori ou bien encore pour un contrle a priori sans seuil. Dans cette formule, le nombre de factures ou mandats contrler en N est dfini par le taux de sondage appliqu aux oprations de N-1. Ce nombre na pas tre recalcul en fonction du nombre de factures ou mandats en N.

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Exemple : un agent comptable doit contrler 5% des dpenses barmes. Il a estim le flux de factures ou mandats de N-1 1000, et doit donc en contrler 50. Il labore alors un calendrier de contrle, par exemple : 10 factures ou mandats contrls en fvrier, avril, juin, aot et octobre. Il ne contrlera aucune dpense barme en dehors de ces priodes. Formes du contrle Ordonnateur X Champ du contrle contrle Taux derreurs exhaustif ou patrimoniales sondage X% X% Sondage 2%, 5%, 7%, 10% Sondage 2%, 5%, 7%, 10% Nombre ou seuil 1000 150 op. Moment Priodicit Intensit (facultatif)

- Nature de la dpense X - Nature de la dpense X

A priori A posteriori

Continue Calendrier

Exemple de calendrier : Dpenses barmes contrle priori par sondage - Priode concerne : 2003 ORDONNATEUR dpenses barmes Janv 0 Fv 10 Mars 0 avril 10 Mai 0 Juin Juillet 10 0 Aot 10 sept 0 oct 10 nove 0 Dc. 0 Total 50

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FICHE 11 : DEFINIR LINTENSITE DES CONTROLES OBJECTIF : dfinir pour chaque nature de dpense les contrles qui seront exercs La dernire variable de personnalisation dans le plan de contrle consiste arrter, tout du moins dans les units de travail qui auront opt pour cette possibilit, un bornage de lintensit du contrle. La modulation de lintensit consiste, dans le cadre de lanalyse des risques, sinterroger sur la possibilit de se dispenser de lun ou de plusieurs contrles prvus aux articles 12 et 13 du RGCP . Par exemple : les contrles de la liquidation et de caissier des dpenses barmes peuvent apparatre sans utilit un service, qui dcidera alors de ne plus les effectuer. Cette modulation peut saccompagner dune simplification du circuit de la dpense ou de la production des pices justificatives adapte aux enjeux et aux risques de la dpense. Aucune prconisation nest faite en terme dintensit dans le cadrage indicatif effectu sous la responsabilit de lagent comptable, qui aura identifi labsence de risque certaines tapes du contrle et dcid de consacrer les moyens mis disposition par l'ordonnateur des contrles plus pertinents. La modulation dintensit peut galement sappliquer aux dpenses figurant dans le rfrentiel obligatoire.

Ordonnateur X

Formes du contrle Champ du contrle Contrle Taux derreurs exhaustif ou patrimoniales sondage X% X% Sondage 2%, 5%, 7%, 10% Sondage 2%, 5%, 7%, 10% Nombre ou seuil 1000 150 op. Moment Priodicit

Intensit (facultatif)

- Nature de la dpense X - Nature de la dpense X

A priori A posteriori

Continue Calendrier

1X
1X

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CATGORIE DE DPENSE

PROPOSITIONS DE SQUENCEMENT DES CONTROLES POUR LES EPN (par ordre dcroissant de risque) Qualit de Contrles lordonnateur rglementaires Validit de la crance 6 Pices justificatives 2 Liquidation Disponibilit des crdits 8 Imputation Budgtaire 4 Caissier

MARCHS (INVESTI ; FONCT.) PAIE SUBV. PARTICIPATION ACHATS SANS FORMALITS PRALABLES DPENSES BARMES EMPRUNTS OPERATIONS DORDRE BUDGETAIRE

7 6

4 4

8 8

2 2

3 3

6 7

5 5

1 1

7 6

4 7

2 5

1 4

3 1

6 3

5 2

8 Sans objet

Par exemple : le plan de contrle indique pour les dpenses barmes : contrle de 1 2 Dans ce cas, lagent neffectuera que les contrles de caissier et de pices justificatives. Des exemples plus prcis dutilisation de la modulation dintensit sont disponibles dans les fiches par nature de dpense.

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FICHE 12 : PARAMETRAGE INFORMATIQUE DU PLAN DE CONTROLE 1. Les tables de correspondance Linformatisation du contrle hirarchis repose sur des tables de correspondance sur support informatique qui seront diffuses auprs des principaux prestataires informatiques par le bureau 7D, ex 5B. Elles associent chaque catgorie gnrique de dpense les imputations budgtaires correspondantes (selon les imputations, il a t retenu le chapitre de regroupement ou le niveau le plus dtaill) lexception des marchs. Les tables de correspondance relatives aux dpenses figurant dans le rfrentiel obligatoire ne sont pas paramtrables. Pour les dpenses du rfrentiel indicatif, en revanche, les services doivent pouvoir en dbut dexercice saisir les seuils de contrles dfinis dans le plan de contrle. 2. Les modalits de paramtrage : prconisations Conformment aux rgles de constitution de lchantillon (v. supra fiche n 8), le service paramtre les taux et (ou) les seuils de slectivit des factures ou des mandats. Ce paramtrage pourra tre effectu soit globalement pour ltablissement soit si ncessaire au niveau des diffrentes structures de ltablissement (notamment agences comptables et ordonnateurs secondaires). Pour la plupart des tablissements, ce paramtrage seffectuera, pour toute la structure, au niveau de la nature de la dpense : le seuil et/ou le taux de slection alatoire saisi(s) pourront tre dupliqus pour chacune des imputations constituant la nature de dpense. Pour les tablissements structure plus complexe (ordonnateurs secondaires, plusieurs services de mandatement identifiables, grand nombre de mandats), il pourra tre demand, terme, aux prestataires informatiques de raliser des paramtrages plus fins. Soit le paramtrage sera le mme pour toute la structure (cf paragraphe prcdent) soit le paramtrage pourra tre ralis pour chaque service gestionnaire. Pour chacun de ces services, un paramtrage sera ensuite effectu par imputation budgtaire. Ce choix de paramtrer au niveau du service gestionnaire ne peut tre justifi que par un risque plus lev pour cette structure. Ce paramtrage plus fin suppose une bonne matrise de la mthodologie du CHD et constitue un biais important dans la mthode dchantillonnage ( impact sur le TEPS cf fiche 8). Il est galement possible de mettre en place des critres mixtes pour une imputation donne (par exemple : slection de tous les mandats ou factures suprieurs un seuil et dune partie des mandats ou factures infrieurs ce seuil). Ce paramtrage plus fin suppose une bonne matrise de la mthodologie du CHD et de lapplication et ncessitera des dveloppements plus complexes qui ne pourront pas ncessairement tre raliss, court terme, dans les logiciels informatiques. En outre, comme indiqu dans la fiche n 8, ce choix nest pas neutre : un paramtrage cibl sur les aspects dune nature de dpense prsentant structurellement plus de risques constitue un biais important dans la mthode dchantillonnage. La slection de mandats risque de ne plus tre reprsentative de lensemble de la nature de dpense. Ainsi, un ciblage sur des dpenses mal matrises par un ordonnateur risque de contraindre un retour un contrle exhaustif pour lensemble de la nature de dpense. 3. Les modifications du paramtrage Le paramtrage dorigine peut tre modifi, si le taux de contrle effectu pour une nature de dpense savre suprieur ou infrieur celui programm et valid ou sil amne contrler plus que le nombre doprations arrt dans le plan de contrle. Cette modification ne doit pas avoir lieu intervalles trop rapprochs, afin que lagent comptable dispose du recul indispensable sur la pertinence des critres quil aura retenus.
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Gestion

du contrle hirarchis

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_________________________________________________________________________________________ FICHE 13 : SEQUENAGE DES ACTIONS DE GESTION OBJECTIF : prsenter les tches induites par le CHD pour le service La phase dite de gestion correspond aux diffrentes tches qui doivent tre effectues dans le cadre du suivi du plan et du calendrier. Il sagit de la mise en uvre matrielle du CHD, qui implique lensemble du service et peut conduire revoir son organisation. Pour le contrle a priori, lenchanement des actions de gestion est prsent sous la forme dun diagramme fonctionnel la page suivante.

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Rception des mandats

Rpartition Exhaustif / Par sondage

Cadrage national obligatoire: visa priori exhaustif

Cadrage national indicatif : visa dans le cadre dun chantillonnage a priori

Liste de travail en fonction des paramtrages Gestion des oppositions

Gestion des oppositions Visa avec ventuellement modulation dintensit Mandats / factures hors chantillon

Gestion des oppositions

Mandats / factures viser Visa avec ventuellement modulation d intensit

Traabilit du contrle Traabilit du contrle

Mise en paiement

Mise en paiement

Mise en paiement

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FOCUS SUR : LES CONTROLES DE CAISSIER Les oprations de caissier consistent, obtenir un acquit libratoire en payant le bon crancier pour teindre la dette. Dans ce rle de caissier, il convient de distinguer les oprations de contrle des coordonnes bancaires, dont laffacturage, de la gestion des oppositions. 1- le contrle des coordonnes bancaires et les oprations daffacturage Les rglements seffectuant majoritairement par virement, les contrles impartis lagent comptable portent principalement sur la vrification du RIB du bnficiaire du paiement. Le contrle consiste, pour lagent comptable, sassurer que le RIB indiqu par lordonnateur correspond aux rfrences bancaires donnes par le bnficiaire. Il sagit de rapprocher les coordonnes bancaires signifies par lordonnateur avec celles figurant dans les pices justificatives (RIB ; conventions). Les oprations daffacturage obissent la mme logique ; lordonnateur indique lagent comptable les coordonnes bancaires du factor telles quelles figurent dans la mention subrogative. Les contrles de caissier sont traditionnellement considrs comme trs sensibles : tout paiement entre les mains dun mauvais crancier se traduit en effet par un paiement irrgulier. Ce risque patrimonial est rel mais doit tre nuanc : - une erreur de crancier ne constitue pas un risque frquent et, en tout tat de cause, en cas de paiement un mauvais crancier, la rcupration de lindu est envisageable, sauf le cas du RJ /LJ qui peut faire chec la rcupration. - en ralit, la plupart des anomalies observes concernent de simples erreurs de saisie dans les coordonnes bancaires du vritable crancier ou bien lutilisation dun ancien compte ; ces anomalies se traduisent simplement par un virement rimputer. La vrification systmatique des RIB exigerait un examen de lensemble des paiements, ce qui apparat peu compatible avec une logique de contrle hirarchis. Dans la majorit des produits informatiques, dans le rfrentiel commun du fichier fournisseur, les RIB sont saisis par l'ordonnateur pour chaque fournisseur et valids par l'agent comptable avant utilisation. Ce systme scurise la procdure. Dans le cadre du contrle hirarchis, la vrification des coordonnes bancaires est limite aux paiements relevant du rfrentiel national obligatoire et aux paiements figurant dans lchantillon pour les dpenses relevant du rfrentiel indicatif. Par ailleurs, les agents comptables peuvent pour ces dpenses dcider sous leur responsabilit de moduler lintensit des contrles en renonant au contrle de caissier si les pratiques de lordonnateur lautorisent.

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2 - la gestion des oppositions En matire dopposition, les oprations relvent de la seule responsabilit de lagent comptable et sont donc de nature diffrente ; il ne sagit pas, dans ce cas, dun contrle, mais dune opration de gestion incombant exclusivement lagent comptable. Cest en effet lagent comptable qui est destinataire de lopposition et il lui appartient de corriger les rfrences bancaires de telle sorte que les paiements soient faits entre les mains du tiers opposant. Le contrle systmatique des oppositions est donc une ncessit. Dans le cadre du contrle hirarchis, la gestion des oppositions est maintenue pour toutes les dpenses, quelles relvent du cadrage national obligatoire ou facultatif.

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FICHE 14 : TRI DES MANDATS OBJECTIF : amliorer lefficacit des listes slectives issues de l'outil informatique Lapproche slective des contrles impose de reprer parmi lensemble des pices transmises par le service de lordonnancement celles qui doivent tre contrles. Ldition ou laffichage de listes de pices contrler, de faon exhaustive ou par sondage, facilite le travail de tri, si lordonnateur transmet ces pices dans lordre de leur dition. Il y a dans certains EPN sensibiliser les services ordonnateurs sur ce point de mthode. Le contrle de la dpense partir de listes slectives oblige inverser la logique de travail des services ; le mode opratoire du contrle part de loutil informatique vers les pices et non plus linverse. Lapplication devra dsigner de manire alatoire les factures/mandats soumis au visa en respectant les paramtres de planification et de seuil dfinis par lagent comptable. La liste des factures/mandats susceptibles de constituer lchantillon facilite le reprage de ces oprations ; elle ne dispense pas le service du tri des pices de la slection des factures/mandats contrler. Lorganisation du tri dpend de lorganisation propre chaque tablissement ; il est donc difficile de prconiser un mode opratoire standard transposable tous. Les dveloppements qui suivent ne sont que des suggestions, adapter en fonction de la spcificit de lEPN. Le tri des mandats leur arrive Le tri des mandats peut tre effectu par chaque agent du service ou confi une seule et mme personne. Quand les mandats arrivent dans leur ordre de numrotation, aucun classement pralable nest ncessaire. Dans ce cas, la recherche des paiements contrler seffectue partir de listes informatiques des oprations contrler. La liste est marge au fur et mesure o les paiements sont trouvs. Dans lhypothse o les mandats arrivent sans respecter la numrotation un reclassement est ncessaire pour pouvoir utiliser la liste. Les mandats sont ensuite regroups pour le visa. La coopration de lordonnateur en matire de tri Chaque ordonnateur doit tre sensibilis la ncessit de cooprer pour acclrer les contrles de lagent comptable et rduire en consquence les dlais de paiement. Cette coopration est ncessaire dans les domaines suivants : - lexploitation de la liste de travail suppose que les factures ou mandats et les pices justificatives soient transmises par lordonnateur le plus rapidement possible ;
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lexploitation rapide de la liste de travail est subordonne, par ailleurs, la transmission par lordonnateur des mandats dans lordre de leur numrotation ; lordonnateur doit correctement identifier les marchs dans loutil informatique.

Dans les tablissements ou la proximit des services et/ou loutil informatique le permettent, le regroupement dans un mme bordereau de mandat des dpenses dune mme nature facilitera le reprage et le tri des pices dans lattente des maintenances informatiques

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FICHE 15 : LA TRACABILITE DES CONTROLES OBJECTIF : effectuer le suivi des contrles via les feuilles de contrle La feuille de contrle doit tre remplie loccasion de chacune des interventions effectues dans le cadre du plan de contrle, pour les dpenses contrles exhaustivement, comme pour les dpenses contrles par sondage. Cette traabilit est obligatoire et a une quadruple fonction. Elle sert dindicateur sur la qualit des mandats contrls pour lagent comptable. En effet, partir de la feuille de contrle, lagent comptable sera mme destimer la qualit des procdures. En cas danomalies rcurrentes et importantes, il pourra tre amen moduler son plan de contrle ; Elle permet un retour dinformations valorises pour lordonnateur. Lindication des codes anomalies permet de cibler les incidents rcurrents au niveau de lordonnateur ; Elle est la base de la responsabilit de lagent comptable dans le cadre du CHD. En effet, il indique les paiements contrls, et le rsultat des contrles ; Elle est le support du contrle interne (voir fiche 18).

La traabilit des contrles permet dactualiser annuellement le dispositif de contrle hirarchis en assurant son volutivit en fonction des rsultats obtenus : elle justifie la variation des taux de sondage pratiqus, la baisse si les rsultats lautorisent au regard des incidents significatifs relevs, ou la hausse dans le cas contraire, voire le retour au contrle exhaustif lorsque le taux d erreurs patrimoniales significatives excde 2 %. La traabilit seffectue au niveau des factures ou mandats. Le suivi dans l'outil informatique comptable est lobjectif, un cran de saisie spcifique permettant dindiquer le rsultat des contrles. A dfaut lagent comptable jugera sil peut organiser, de manire provisoire, une traabilit sur un gestionnaire fichier de type excel. Mais en aucun cas il ne pourra se dispenser du suivi et de sa conservation sous la forme qu'il juge la plus adapte jusqu lapurement des comptes. Ce fichier constituant le document de travail et de justification des diligences du service devra au besoin tre remis par lagent comptable son successeur qui lui en donnera acte et conserv jusqu lapurement des comptes de ltablissement.
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La traabilit pourra sorganiser partir dun dispositif denregistrement quotidien permettant le reprage : - de la facture ou du mandat contrl - de son montant - du type de contrle E pour exhaustif : si le paiement a t slectionn dans la liste obligatoire (paiements sur march, ) S pour sondage : si le paiement a t slectionn dans la liste par sondage (factures, subventions, etc) -du code -du montant de lerreur patrimoniale. Lors dune erreur de liquidation, le montant prendre en compte est la diffrence entre le montant mandat et le montant que lon aurait d payer. Seuls les montants positifs sont tracs. - de la dcision : rejet ou suspension - Si lopration ne comporte pas derreur, un reprage neutre est indiqu dans la colonne code erreur ce qui permet didentifier une pice contrle et correcte, et donc de la comptabiliser au nombre des pices contrles. - Si lopration comporte une erreur, le code erreur doit tre saisi selon une table prtablie (cf. infra) (par exemple 015), ainsi que le montant de lerreur. Les codes erreur rcapituls ci-aprs pourront tre complts par l'EPN en fonctions de ses spcificits. Il convient toujours dindiquer le niveau le plus fin de dtail pour la description de lerreur identifie. Quand plusieurs erreurs ont t dceles lors du contrle sur un mandat / une facture : elles doivent toutes tre signales lordonnateur ; un seul motif de suspension peut tre indiqu dans la feuille de contrle : en effet, les restitutions nont pas vocation indiquer lensemble des erreurs dceles, mais le taux de mandats / factures comportant des erreurs ; lerreur retrace doit tre celle comportant le plus de risques : en tout tat de cause, les erreurs patrimoniales doivent donc tre retraces de prfrence aux erreurs non-patrimoniales ; la mme anomalie sur une dpense de masse/rptitive (exemple : bourses) est compte autant de fois quelle est rencontre ; (1) les autres erreurs peuvent tre indiques part (dans la zone observations )

Une zone d'observation libre peut tre prvue pour commenter lerreur constate, par exemple identifier le service gestionnaire lorigine de lerreur et permettre ainsi une dmarche corrective cible dans ltablissement. - L'assiette du taux de sondage est la facture, sous rserve de pouvoir tre rattache au mandat dans l'outil informatique, dans le cas o ltablissement traite au niveau de la facture. (1) :Ce principe sexplique par la souplesse relative au non retour systmatique au contrle exhaustif en cas du dpassement du taux derreur patrimoniale significatif de 2%.
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Si une facture multi-imputations est comprise dans l'chantillon des oprations contrler, elle est rpute avoir t entirement vrifie par l'agent comptable. La facture est trace dans l'chantillon pour le motif principal du sondage (cf. tri alatoire). Dans l'hypothse o une erreur patrimoniale significative est dtecte sur une imputation diffrente du motif principal de sondage, lanomalie est signale lordonnateur pour rectification mais non trace dans le CHD. - A dfaut de rattachement de la facture au mandat, l'assiette du taux de sondage est le mandat (au niveau du numro d'ordre par ligne budgtaire) dans le cas o ltablissement traite au niveau du mandat. Plusieurs factures peuvent concerner une mme ligne budgtaire. Dans ce cas chaque facture est cense avoir t vrifie par l'agent comptable et le mandat est compt pour une seule opration vrifie. Un mandat multi-imputations est rput avoir t entirement vrifi par lagent comptable. Toutefois, nest retrac dans le CHD que la partie du mandat slectionne dans le cadre du contrle CHD (motif principal du sondage). Dans lhypothse o une erreur patrimoniale significative est dtecte sur une imputation diffrente du motif principal de sondage, lanomalie est signale lordonnateur pour rectification mais non trace dans le CHD. NB : en cas de suspension du paiement, un nouveau mandat est mis : la plupart du temps ce mandat sera nouveau slectionn pour les mmes raisons que le mandat initial (cf. paramtrage de lchantillon), sauf lorsque le tri des oprations est alatoire. Dans ce cas, un suivi spcifique est ncessaire pour sassurer de la rgularisation de lanomalie.

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LISTE DES CODES ERREUR

MOTIFS DOBSERVATION OU DE REJET QUALITE DE L'ORDONNATEUR Dpense non prvue par la rglementation Incomptence juridique du donneur dordre CONTROLES REGLEMENTAIRES Non respect du Code des Marchs Publics Dchance quadriennale atteinte Dbut d'excution avant notification Caractre non excutoire des actes Engagement comptable inexistant, insuffisant ou mal comptabilis Absence de visa du contrleur financier VALIDITE DE LA CREANCE Absence de signature du bordereau (certification du service fait) Mandat dj mis (double paiement) PIECES JUSTIFICATIVES Insuffisance des PJ Absence totale ou invalidit des PJ EXACTITUDE DE LA LIQUIDATION Liquidation errone IM mal liquids Rcupration avance non effectue DISPONIBILITES DES CREDITS IMPUTATIONS BUDGETAIRES CONTROLES DE CAISSIER Domiciliation absente ou errone Mandat non tabli au nom du vritable crancier Insuffisance des fonds disponibles AUTRES CODES 011 012 ERREURS PATRIMONIALES

021 022 023 024 025 026

OUI

031 032

OUI

041 042

OUI

051 052 053 006 007 008 081 082 009 000

OUI OUI OUI

OUI

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Suivi

du contrle hirarchis

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FICHE 16 : ACTUALISER LE PLAN DE CONTROLE OBJECTIF : actualiser le plan de contrle en fonction du rsultat des contrles Un contrle hirarchis efficace suppose une actualisation rgulire des modes de contrles de lagent comptable en adquation avec lvolution des risques ; la souplesse du dispositif du contrle hirarchis permet une totale ractivit pour actualiser le plan et le calendrier de contrle (le cas chant), sur la base de critres objectifs, en fin et en cours dexercice. Actualisation en cours dexercice La modification du contenu des chantillons : dans le respect de la taille de lchantillon dfinie par le niveau de risques, lagent comptable pourra modifier le paramtrage des seuils de chaque nature de dpense et, le cas chant, le calendrier de contrle ; - La possibilit de passer dun contrle a priori un contrle a posteriori, et inversement, en fonction des risques de la dpense ; - La possibilit de moduler lintensit du contrle, en allgeant ou renforant le contrle. Cette modulation est effectue sous la responsabilit de lagent comptable. Attention : lactualisation doit tre effectue aprs une priode suffisante pour obtenir un premier retour sur la pertinence des critres de slection retenus. Un point trimestriel apparat pertinent pour valuer la cohrence des taux et seuils de sondage. Actualisation en fin dexercice Lexamen annuel du niveau de risque patrimonial pour sassurer de la possibilit de maintenir (ou de passer) un contrle par sondage. La modulation du taux de sondage en fonction de lvolution, de la frquence, de la nature et du montant des risques. Par exemple : En N-1, un agent comptable avait valu le risque des dpenses barmes quil contrle comme modr. En N, il contrle donc 10% des 1000 dpenses barmes quil paye, soit 100. - il ne repre aucune erreur patrimoniale lors de ses contrles : le taux dirrgularit constat est de 0% pour N. Il requalifie donc le risque de modr marginal, et ne contrlera que 2% des dpenses barmes en N+1. - il repre 5 erreurs patrimoniales lors de ses contrles ; le taux derreur est alors de 5%. Dans ce cas, le risque est requalifi de modr fort, et le comptable devra retourner au contrle exhaustif.

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Tableau rcapitulatif Quelle modification ? Pourquoi ? Le taux derreurs patrimoniales significatives est suprieur 2% de lensemble des oprations contrler pour une nature de dpense Quand ? En principe en fin dexercice, sauf si le nombre total danomalies patrimoniales acceptables dans lanne est dpass en cours dexercice Quelle contrainte ? Valid par la DGCP/Bureau 7D (ex-5B) avec l'appui mthodologique de l'quipe projet CHD si ncessaire et justifi par le dpassement du taux derreurs patrimoniales significatives de 2 % Taux de sondage correspond au taux danomalies patrimoniales

Retour un contrle exhaustif

Modifier la taille de lchantillon

Le taux derreurs patrimoniales significatives analys lors du contrle est diffrent de celui anticip, mais reste infrieur 2%

En principe en fin dexercice

Modifier le contenu de Les modalits de constitution lchantillon de lchantillon arrtes ne - Modifier le seuil ou les taux correspondent pas la ralit de sondage du mandatement. - Modifier le calendrier de - le taux de sondage du plan contrle de contrle nest donc pas atteint En fonction de lanalyse du Moduler lintensit du contrle risque mene au sein du service Moduler le moment du contrle En fonction de lanalyse du da priori a posteriori risque mene au sein du et inversement service

A tout moment

Respect de la taille dchantillon dfinie en dbut danne

A tout moment A tout moment

Aucune Modifier ce paramtre peut entraner de lourdes charges de gestion

prcisions sur le passage dun contrle par sondage un contrle exhaustif

Principe : le retour un contrle exhaustif sur une nature de dpense est dcid en fin de gestion, lissue de la priode de contrle complte, lorsque le TEPS suprieur 2% traduit des risques trop levs pour continuer contrler par sondage une nature de dpense (sauf, cf supra, en cas de dysfonctionnement ponctuel, notamment informatique, donc la source a pu tre neutralise sans dlai).

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Nanmoins, lagent comptable ne doit pas attendre le dpassement du seuil de 2% pour agir auprs de lordonnateur et de ses services. La constatation derreurs patrimoniales dans le mandatement de lordonnateur en cours dexercice implique une ractivit immdiate de lagent comptable. Chaque erreur patrimoniale doit faire lobjet dune communication lordonnateur et ses services, sous la forme dune observation, ou si ncessaire, dune lettre de suspension. Cette action participe dune politique de prvention destine faire rectifier les pratiques dfaillantes, dans lobjectif partag dviter le retour un contrle exhaustif. Lagent comptable dispose cet effet, via loutil informatique, des outils adquats pour suivre le TEPS par nature de dpense. Ce suivi est pertinent selon une priodicit non pas quotidienne, mais qui peut tre, en fonction des situations, par exemple, trimestrielle. Ainsi, lagent comptable peut dtecter un dpassement du TEPS de 2% en cours danne, et dispose du temps restant jusqu la fin de lexercice pour mettre en uvre une action cible auprs de lordonnateur et de ses services ; puis revenir le cas chant un contrle exhaustif en fin de gestion si la situation limpose. Par exception, en cas de dfaillances graves et rptes se traduisant par un TEPS lev sur une nature de dpense (dont on prvoit quil sera largement suprieur 2% en fin dexercice) et si aucun changement immdiat de pratique ne peut intervenir chez lordonnateur/dans ses services, lagent comptable peut dcider de revenir un contrle exhaustif. Dans cette hypothse, le Bureau 7D (ex-5B) de la DGCP devra valider ce nouveau plan de contrle, motiv notamment au vu des tats restitus par loutil informatique.

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FICHE 17 : SASSURER DE LA PERTINENCE DU PLAN DE CONTROLE : CONTROLE INTERNE ET DEMARCHE QUALITE OBJECTIF : indiquer les moyens de contrle interne

Quand ?

A loccasion des audits ou dans le cadre de la mission de contrle interne de lagent comptable. La dmarche statistique utilise dans le cadre du contrle hirarchis induit que lchantillon contrl est reprsentatif de lensemble des paiements mis, avec une bonne fiabilit. Aussi, lenjeu du contrle interne nest pas de vrifier que lchantillon correspond bien la ralit du mandatement (le seul moyen fiable pour effectuer cette vrification serait de vrifier lensemble des mandats, ce qui est matriellement impossible), mais de sassurer de la qualit des contrles effectus sur lchantillon et du respect du plan de contrle. Il est donc ncessaire que lagent comptable ou lauditeur sappuie sur les feuilles de suivi rcapitulant les contrles effectus dans le service. Il pourra tirer un chantillon pour ses contrles partir de ces donnes. Devront tre vrifis : la qualit des contrles effectus sur les factures ou mandats ; le respect de la taille dchantillon dfinie dans le plan de contrle ; le respect des critres de slection de lchantillon dfinis dans le plan de contrle.

Pourquoi ne pas vrifier en dehors de lchantillon tir par lagent comptable ? Lchantillon tir dans le cadre du contrle hirarchis est rput reprsentatif, de part la mthode de calibrage. En cas de diffrence entre les deux chantillons (celui contrl par le service et celui tir par le contrleur interne), il ny aurait pas moyen de dterminer lequel est le plus pertinent. Dans loutil informatique, la liste des mandats contrler est accessible partir de la liste de travail.

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FICHE 18 : VALIDATION DU PLAN DE CONTROLE

Pourquoi une validation des plans de contrle ?

La validation des plans de contrle est un lment structurant de la mthodologie, qui permet notamment dencadrer le contrle hirarchis en terme de responsabilit de lagent comptable. En outre, la validation du plan de contrle permet de sassurer en priode de dmarrage que la mthodologie est convenablement applique.

Quand est effectue la validation ?

1. Au dmarrage du contrle hirarchis 2. En cas de retour un contrle exhaustif pour une dpense du rfrentiel indicatif (qui devrait donc en principe tre contrle par sondage) 3. En cas de retour un contrle par sondage pour une dpense qui faisait lobjet dun contrle exhaustif, quand le TEPS est infrieur 2% Pour ces deux derniers points, la frquence sera normalement annuelle (priode ncessaire pour que les rsultats de lchantillon soient pertinents). 4. Dans lhypothse dvolutions significatives de la convention entre lordonnateur et lagent comptable / chef des services financiers, avec un impact sur le plan de contrle, le plan doit tre nouveau soumis la validation du Bureau 7D (ex-5 B), accompagn de lavenant ou de la nouvelle convention.

Qui valide ?

La DGCP, Bureau 7D (ex-5B), avec lappui mthodologique de lquipe projet CHD, si ncessaire. Rappel : la DGCP valide le plan de contrle de lagent comptable principal, charge pour ce dernier de valider le plan de contrle des agents comptables secondaires.

Quels aspects sont valids ?

La validation consiste en la vrification de lapplication des principes du contrle hirarchis par le service. Il sagit de sassurer : du respect des aspects obligatoires, cest dire que les dpenses du rfrentiel national obligatoire continuent de faire lobjet dun contrle exhaustif a priori ;
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de la justification des modalits de contrle retenues pour les dpenses du rfrentiel national indicatif. A ce titre, on peut rappeler que le contrle par sondage ne peut tre cart qu deux conditions exclusives : - soit que la frquence des erreurs patrimoniales ne permet pas la mise en place dun contrle par sondage (cf. tableau de calibrage des chantillons, Fiche 6). Il est rappel que lanalyse des risques doit tre faite par ordonnateur et par nature de dpense, et quun nombre important derreurs pour une nature de dpense ne doit pas empcher le contrle par sondage pour dautres natures de dpense. soit quune dpense comporte des risques particuliers ne permettant pas le contrle hirarchis, auquel cas une analyse du risque complte aura t ralise par le service (en collaboration avec lordonnateur, le cas chant) ; Par exemple, suite la prsentation du contrle hirarchis, lordonnateur a indiqu que les fortes modifications dans un des services (exprimentation dun outil informatique, par exemple) taient porteuses de risque. Lagent comptable analyse ces lments et envisage de conserver un contrle exhaustif de cet aspect de la dpense.

du taux de sondage appliqu suite lanalyse du risque : il sagit dun contrle de cohrence entre les taux derreurs patrimoniales significatives et les taux de sondage utiliss, par nature de dpense. Lors de la premire validation de plans de contrle, en labsence dindication sur le TEPS, il est rappel que le taux de sondage pour les dpenses du rfrentiel indicatif est de 10%.

Pour lensemble des dpenses, ce sont donc le champ du contrle et le calibrage de lchantillon qui sont valids. Le moment du contrle (a priori ou a posteriori), le mode de constitution de lchantillon (calendrier de contrle ou contrle au fil de leau par rapport un seuil) et les dcisions de moduler lintensit ne rentrent pas dans le cadre de la validation, mais doivent tre communiqus.

Comment valider ?

Lors de la premire anne dapplication du Contrle Hirarchis de la Dpense Les agents comptables ne disposant pas dlments danalyse sur le TEPS appliquent un taux de 10% pour chacune des natures de dpense du rfrentiel indicatif (hors paie). Ces EPN envoient le plan de contrle de ltablissement en prcisant que le TEPS nest pas connu, et en indiquant le nombre doprations composant les chantillons. Dbut 2005 ou ds le dmarrage pour les tablissements disposant dinformations sur leur TEPS Lagent comptable transmet: - le taux de sondage appliqu par nature de dpense du rfrentiel indicatif ; - la justification de ce taux de sondage (taux derreurs patrimoniales significatives (TEPS)) ; - le nombre doprations constituant chaque chantillon ; - le TEPS si celui-ci est suprieur 2% des mandats / factures contrls
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En cas de TEPS suprieur 2% justifiant un retour un contrle exhaustif, lagent comptable devra fournir lappui de la validation les tats relatifs au TEPS et au taux de sondage restitus par loutil informatique. A minima, la fiche de transmission, jointe au plan de contrle, pourrait donc tre : Ordonnateur (un ou plusieurs) Rfrentiel indicatif : TEPS Taux de contrle Nombre doprations constituant lchantillon Remarques

Achats hors marchs formaliss Subventions Dpenses barmes Les annes suivantes La fiche sera communique, en sus du plan de contrle, au service de validation uniquement en cas de retour un contrle exhaustif ou un retour un contrle par sondage.

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Accompagnement

du contrle hirarchis

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FICHE 19 : COMMUNICATION AVEC LES AGENTS OBJECTIF : informer et impliquer le service dans le contrle hirarchis de la dpense Une ou plusieurs runions dinformation pralables la mise en place, ainsi que des runions priodiques pour valuer limpact sur le service, notamment au cours de la premire anne de mise en uvre, seront utiles pour : mettre en valeur la cohrence de la dmarche du CHD et rpondre aux questions des agents sur les implications du CHD ; prparer le plan de contrle prvu au sein du service ; programmer les formations aux contrles de la dpense qui seraient ncessaires pour bien marquer lobjectif damlioration de la qualit des diligences sur les dpenses contrles.

Afin de faciliter ces runions, un ensemble de documents de prsentation est fourni : un diaporama PowerPoint comment, et un argumentaire (documents disponibles sur Magellan site CHD). 1. Limplication au stade de ltat des lieux pralable Lexprience des agents doit tre valorise dans lapproche du risque, dans la constitution du plan et du calendrier de contrle (le cas chant) : - au stade de lanalyse de la dpense, ordonnateur par ordonnateur, voire gestionnaire par gestionnaire si ncessaire : dtermination de la nature des risques propres chacun des ordonnateurs et leurs services, analyse du taux derreurs, analyse du rythme du mandatement ; - dans lanalyse de lorganisation du visa et des modifications apporter pour un contrle hirarchis plus performant. 2. Limplication dans la dfinition de la politique de contrle de l'agence comptable Les agents doivent ensuite tre associs ltablissement du plan et du calendrier de contrle. En fonction de lanalyse des risques effectue prcdemment, ils doivent aussi tre associs la dfinition du mode de constitution de lchantillon (moment du contrle, composition de lchantillon, etc). 3. Rle pdagogique de l'agent comptable 31. pour convaincre Il est important dinsister sur le fait que le CHD ne constitue pas une rupture ou une remise en cause implicite du travail effectu auparavant par le service. On insistera linverse sur la matrise des risques et lamlioration de la qualit du contrle. La prsentation partir du diaporama disponible sur Magellan peut tre utilise.
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32. pour rassurer Le CHD nest en aucune faon un prmisse un quelconque abandon de la mission de contrle des dpenses publiques, au contraire. Cest en dmontrant sa ractivit par rapport aux attentes des ordonnateurs, dans lesprit de responsabilisation de la Loi organique (LOLF), et en amliorant lefficacit des contrles que lagent comptable peut raffirmer et repositionner positivement son rle de contrleur des dpenses publiques. 33. pour assister La modification du mode de contrle entrane ncessairement une technicit supplmentaire dans les contrles. A ce titre, lagent comptable doit assister les agents pour certains contrles. Les guides mthodologiques mis en ligne sur Magellan (notamment Marchs Publics) doivent servir de support pdagogique et rassurer les agents en prvoyant un plan individuel de remise niveau sur lexercice du visa, lorsque cela savrera ncessaire. 34. pour rpercuter En cas de difficult persistante dans la comprhension ou la mise en uvre du contrle hirarchis, l'agent comptable devra rpercuter les problmatiques sur la foire aux questions du site contrle hirarchis sur Magellan. Les enjeux de management prioritaires doivent tre : dviter la dvalorisation du travail effectu antrieurement. Le passage un contrle hirarchis ne signifie pas linutilit du contrle exhaustif effectu auparavant, mais sinscrit dans une dmarche damlioration de la qualit du contrle par le comptable public et par les services de lagence comptable ; daccompagner le changement dans la technicit des contrles induit par le CHD, en insistant sur la formation au contrle des dpenses risques , et sur laccompagnement dans le changement dactivit, en veillant ce que la charge de travail reste rpartie quitablement entre les agents.

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FICHE 20 : COMMUNICATION AVEC L'ORDONNATEUR ET AVEC LE CONSEIL D'ADMINISTRATION OBJECTIF : informer et impliquer les services ordonnateurs et le conseil d'administration, dans le contrle hirarchis de la dpense Au-del de lintrt du comptable public valoriser cette dmarche, une communication auprs des ordonnateurs et du conseil d'administration apparat comme une ncessit. Il nest pas envisageable que soient modifies les pratiques du service en matire de contrle, sans que les ordonnateurs et le conseil d'administration soient informs. Les moyens en matriel (dont loutil informatique) et en personnel sont mis disposition de l'agent comptable par ltablissement. En outre, la mise en oeuvre des mcanismes rgulateurs de la responsabilit de l'agent comptable (remise gracieuse et dcharge de responsabilit) suppose, sur les demandes ventuelles de lagent comptable dans ce domaine, les avis favorables de l'ordonnateur principal et de l'assemble dlibrante (ce dernier avis liant le ministre des finances en cas d'avis dfavorable). Au cours de linformation de lordonnateur, et du conseil d'administration, la dmarche doit tre valorise, afin dinsister sur lide que le CHD doit induire une relation gagnant gagnant. I. VALORISATION DU CONTROLE HIERARCHISE AUPRES DES ORDONNATEURS La hirarchisation des contrles est une dmarche destine amliorer lefficacit des contrles : un dispositif de contrle destin mieux matriser les risques

Le contrle hirarchis substitue au dispositif actuel, fond sur des contrles qui sexercent uniformment a priori et de manire exhaustive, des formules de contrles modules en fonction dune analyse des risques et des enjeux. Il sagit dallger les contrles sur les dpenses qui prsentent les risques et les enjeux les plus faibles, pour les recentrer sur les dpenses les plus risques et aux enjeux les plus forts. La matrise des risques ne peut que rencontrer un accueil favorable auprs des ordonnateurs, soucieux du respect de la rglementation et du bon emploi des fonds publics. La hirarchisation des contrles est une dmarche qui permet de personnaliser les contrles en fonction de la qualit des pratiques et des procdures de lordonnateur et de ses services : un dispositif de contrle plus responsabilisant et plus motivant

Le contrle hirarchis se prsente comme un dispositif de contrle gomtrie variable, dont lintensit dpend de la qualit des pratiques et des procdures mises en uvre par lordonnateur et ses services. La reconnaissance des bonnes pratiques permet de personnaliser les contrles. Alors que dans le dispositif actuel aucun signal fort nest renvoy lordonnateur et ses services quand ses pratiques sont satisfaisantes, le dispositif de contrle hirarchis valorise les bonnes pratiques par une modulation des contrles. En pratique, une telle reconnaissance doit se traduire par une information de lordonnateur et de ses services sur la forme du contrle retenue.
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La reconnaissance de la qualit des procdures et des pratiques de lordonnateur et de ses services est un facteur de responsabilisation du gestionnaire, qui voit une contrepartie concrte ses efforts. une dmarche qui permet dassocier les ordonnateurs la dfinition des risques et des enjeux : un dispositif de contrle associant lordonnateur

Dans le cadre du contrle hirarchis, il est possible, et mme souhaitable, que les risques et les enjeux soient dfinis en concertation avec lordonnateur. Il sagirait, pour lagent comptable, partir de lanalyse des risques-types par nature de dpense, de dialoguer avec lordonnateur et ses services, pour avoir confirmation de son analyse par lordonnateur et intgrer ses proccupations. A lvidence, il ne sagit pas en revanche pour lagent comptable, de communiquer le dtail de la programmation de ces contrles, mais de communiquer son analyse de la hirarchie des risques et de lenrichir, le cas chant, de la perception quen a lordonnateur. Les avantages dune telle dmarche sont de deux ordres : pdagogique, tout dabord : en expliquant lordonnateur la nature des contrles quil ralise, lagent comptable, non seulement en motive lexistence et les modalits, mais il peut faire prendre conscience lordonnateur de problmes quil ignore ou dont il a insuffisamment conscience ; une telle approche est dautant plus efficace quelle sappuie sur une restitution du rsultat des contrles de la priode prcdente (voir le point restitutions) ; pratique, ensuite : un change avec lordonnateur sur les risques permet damliorer leur connaissance et de dvelopper la complmentarit des contrles, en supprimant les redondances et en identifiant les zones dombre dans les contrles ;

La mise en place dun change entre lordonnateur et lagent comptable permet une identification des problmes rencontrs par chacun des intervenants. une dmarche aux consquences concrtes : un dispositif de contrle qui comporte des contreparties directes

Quil sagisse dun contrle a priori par sondage et, a fortiori, dun contrle a posteriori, le contrle hirarchis permet de rduire significativement les dlais de paiement. Lanalyse des risques, la concertation avec lordonnateur dans le cadre de la dfinition des risques sont galement des facteurs de simplification non ngligeables dans les procdures. Les avantages du CHD pour lordonnateur sont directs, en terme de rduction des dlais de paiement, voire de simplification. En outre, lagent comptable doit communiquer lordonnateur le rsultat des contrles sous la forme dun compte rendu des contrles effectus, rcapitulant par nature de dpense : la nature du contrle effectu, le taux derreur constat et les prconisations en terme de contrle interne dcoulant de lanalyse de ces erreurs.

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une dmarche qui peut prfigurer un basculement dans le champ du contrle partenarial : un dispositif de contrle pralable des formules encore plus novatrices

Le CHD constitue une premire tape permettant de constituer un tat des lieux du contrle de la dpense dans ltablissement et de procder lamlioration de la qualit et de la scurisation des procdures. Ainsi, les rsultats de la mise en uvre du CHD peut permettre denvisager terme le passage au contrle partenarial sur tout ou partie des dpenses de ltablissement. Toutefois, la mise en place du contrle partenarial dans un tablissement a pour pralable un audit de la chane des dpenses par un auditeur du Trsor public et par un reprsentant de lordonnateur.

L'ordonnateur ne sera associ la dmarche que lorsque l'agent comptable, au terme de l'analyse des risques, se sera assur de la faisabilit de la mise en uvre du CHD dans ltablissement. Si la qualit des procdures et des oprations ne permettent pas de lancer le CHD, l'ordonnateur devra tre inform sans dlai des risques et des erreurs dtectes dans le cadre de cet tat des lieux.
II. ELEMENTS A COMMUNIQUER AU SEUL ORDONNATEUR Tous les lments du contrle hirarchis nont pas tre communiqus aux ordonnateurs. La prsentation peut tre axe sur un des diaporamas disponibles sous Magellan, amnag selon les besoins. -

Informations transmises l'ordonnateur : principes gnraux et enjeux de la mthode (contrles moduls en fonction des risques et des enjeux), conclusions de lanalyse des risques (taux d'erreurs, champ du contrle, voire taux de sondage si lagent comptable le juge opportun).
Informations confidentielles, donc non transmises l'ordonnateur : seuils, intensit, priodicit (calendrier), moment du contrle.

En raison de la proximit des services de lagence comptable et des services ordonnateurs, les seuils ne devront tre connus que par l'agent comptable et son plus proche collaborateur, pour prserver la confidentialit de ces informations et viter leur divulgation dans les services. En effet, cest la non-divulgation de ces donnes qui assure le caractre dissuasif des contrles du comptable public.

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La collaboration de lordonnateur est ncessaire pour une bonne application du contrle hirarchis, notamment pour faciliter les oprations de tri : - lidentification des marchs dans les protocoles informatiques est ncessaire. Il ne sagit pas de demander une codification prcise des marchs, mais uniquement dindiquer dans type de nature de dpense que le mandat concerne un march public ; - pour une facilitation des tris des pices justificatives, une normalisation des envois des pices justificatives peut tre effectue.

III. MODALITES ET NIVEAU DINFORMATION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION Dans la mesure o le conseil dadministration peut tre amen statuer sur lapurement de dbets imputs lagent comptable, il doit tre inform du changement de mthode de contrle.

Le conseil d'administration est destinataire d'une communication exposant la mthode et les avantages du CHD. En outre, il sera prcis au conseil que l'ordonnateur est inform et que le dispositif technique a reu
l'aval de la DGCP. Le conseil d'administration ne sera inform du dispositif CHD que lorsque l'agent comptable, au terme de l'analyse des risques, se sera assur de la faisabilit de la mise en uvre du CHD dans l'tablissement, aura inform l'ordonnateur et fait valider son plan par la DGCP (Bureau 7D ex-5B, avec lappui mthodologique, si ncessaire, de la cellule projet CHD).

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FICHE 21 : RESTITUTIONS A LORDONNATEUR OBJECTIF : Valoriser les contrles de lagent comptable auprs de lordonnateur Les restitutions lordonnateur doivent permettre lagent comptable de valoriser son travail de contrle en recensant lensemble des erreurs dceles dans le cadre du contrle et en pointant les zones de risque associes ces erreurs. La plupart des services des agences comptables adoptent encore, le plus souvent, une dmarche de correction au coup par coup des erreurs repres, au dtriment, parfois, de lobjectif damlioration globale de la qualit. Certes, les rejets constituent des actes de sanction forts qui obligent une raction de la part des services ordonnateurs, et peuvent dclencher ltude de solutions palliatives. Cependant, les rejets sont rares compars au nombre derreurs corriges lamiable . Ces erreurs ntant pas toujours rpertories et analyses, souvent elles ne permettent pas une approche dynamique de la tche de contrle. En outre, cette tche de correction au jour le jour nest pas toujours mise en valeur, ni mme parfois connue de lordonnateur. Lobligation de traabilit des contrles effectus dans le cadre du contrle hirarchis permet de disposer dinformations prcises sur les erreurs rcurrentes et sur les zones de risque du ct de lordonnateur et de ses services. En outre, la distinction des erreurs patrimoniales permet de mettre en vidence les erreurs impactant directement le budget de ltablissement.

QUAND ? Priodicit de restitution lordonnateur

Deux priodicits doivent tre associes : - un rapport annuel : afin de faire un point sur la priode de contrle, et dexposer lordonnateur et ses services des conclusions en terme de qualit de mandatement sur une priode significative. Pour ces restitutions, il est conseill daccompagner un support crit (qui pourra tre inspir du cadre normalis de restitution disponible sous Magellan) par une prsentation orale des conclusions de la priode de contrle. Le rapport annuel doit aussi tre loccasion dvoquer les modifications en terme de contrle qui dcoulent de la qualit constate dans le mandatement de lordonnateur (passage un contrle par sondage ou, a contrario, retour un contrle exhaustif). - des restitutions infra annuelles : pour signaler les ventuelles rcurrences derreurs, faire un point sur certains lments voqus lors de la restitution annuelle, ou suivre une frquence prdfinie avec lordonnateur. Ces restitutions ne ncessitent pas le mme formalisme que les restitutions annuelles. Le format est libre, bien quune prsentation orale soit recommande.

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COMMENT ? Format des restitutions

La restitution annuelle devrait contenir a minima : Le mode de contrle mis en uvre (exhaustif / hirarchis / partenarial) et sa justification, par nature de dpense ; les dlais de contrle moyens ; une restitution de lensemble des erreurs dtectes lors du contrle : frquence et nature ; lanalyse du taux derreurs patrimoniales ; la couverture des enjeux (globale, et par nature de dpense).

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MTHODOLOGIE RELATIVE CHAQUE FICHE THEMATIQUE PAR NATURE DE DEPENSE (fiches 22 26)
Pour toutes les dpenses ayant vocation tre contrles par sondage le mode opratoire suivant peut-tre suivi pour dterminer les modalits de contrles qui seront arrtes dans le plan de contrle.

Nature de la dpense Premire tape

Deuxime tape

Troisime tape

Problmatiques contrle exhaustif ou par sondage (avec quel taux de lchantillon ?) Quels critres de slection : Seuil ? Taux de sondage ? Combinaison de critres ? Contrle a priori ou a posteriori ? Contrle continu ou priodique ? Moduler lintensit des contrles ? Choix au sein de la nature de dpense de discriminer des oprations particulires

Critres Taux derreurs patrimoniales constat pour les dpenses du rfrentiel indicatif Montant unitaire homogne ou forte amplitude des montants

Selon la composition des chantillons et les risques Selon la composition des chantillons et les risques Niveau et nature des risques

Dcision Indiquer exhaustif ou sondage et le cas chant le taux de lchantillon Choisir les critres de slection (seuil, taux, combinaison dun seuil et dun taux) et les indiquer dans le plan de contrle Indiquer contrle a priori ou a posteriori Indiquer contrle priodique ou contrle continu Indiquer la modulation de lintensit souhaite

Quatrime tape

Cinquime tape (facultatif)

Sixime tape (facultatif)

Existence ou absence de Prvoir des modes de slection spcificits au sein de la nature particuliers en complment des de dpense critres saisis dans lapplication

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FICHE 22 : DEPENSES BAREMEES OBJECTIF : dfinir la formule de contrle adquate pour les dpenses barmes. Les dpenses barmes sont lensemble des dpenses caractrises par lapplication dun barme rglementaire. Elles sont classes dans le rfrentiel indicatif, sauf quelques exceptions, frais de changement de rsidence, capital dcs, indemnits de pravis et de licenciement, allocations chmage, qui figurent dans le rfrentiel obligatoire.

Premire tape Contrle exhaustif ou par sondage (avec quel taux dchantillonnage ?) Les dpenses barmes ont vocation tre contrles par sondage lorsque le risque le permet, cest dire quand le Taux dErreur Patrimoniales Significatives (TEPS) est infrieur 2%. A partir du TEPS est dfini un taux de sondage, puis une taille dchantillon. Dans la premire anne de dploiement du CHD, en labsence dinformations prcises sur le TEPS, le taux de sondage appliquer est de 10% ( partir des donnes de N-1). Ce taux est appliqu pour dterminer le nombre de mandats contrler, sauf dans le cas o le nombre de mandats de dpenses barmes mis dans lanne est infrieur 500 : dans ce cas, lchantillon doit porter sur 50 mandats / factures. Quels critres de slection : Deuxime tape Seuil ? Taux de sondage ? Combinaison de critres ? Le montant unitaire des dpenses barmes est relativement faible et homogne. Aussi, il est prfrable pour ces dpenses de privilgier comme critre de slection non pas un seuil de contrle mais plutt un taux de sondage alatoire, afin dobtenir une bonne prcision statistique, puisquune couverture des enjeux optimale ne pourra pas tre atteinte. Ainsi, un mode de slection pourrait tre : slection de 10% des mandats ou factures quels que soient les montants. Cette slection peut tre faite grce loutil informatique.

Troisime tape

Contrle a priori ou a posteriori ?

Le contrle pourra seffectuer a priori ou a posteriori. Un contrle a posteriori permet une souplesse plus grande pour la constitution dchantillon ; les dpenses barmes sont alors tires alatoirement partir du stock de mandats ou de factures. La traabilit de ces oprations dj payes peut tre assure par loutil informatique : il suffit alors de crer une fiche de contrle pour le mandat ou la facture concern, ou de rcuprer le mandat ou la facture dans la liste des mandats et factures non slectionns.

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Quatrime tape

Contrle continu ou priodique ?

Les dpenses barmes se prtent particulirement bien un contrle priodique bas sur un calendrier. Lusage dun calendrier permet dallger la charge de travail relative des dpenses rcurrentes dans les priodes les plus charges (cf. mois de dcembre par exemple). Il est toutefois recommand dviter des priodes aveugles trop longues qui pourraient nuire une approche convenable du risque. Lutilisation dun calendrier ncessite un travail de programmation pour dterminer partir des oprations de N-1 le nombre de paiements contrler chaque chance du calendrier.

Cinquime tape (facultatif)

Moduler lintensit des contrles ?

Lagent comptable pourra dcider sous sa responsabilit de moduler lintensit des contrles, cest dire dappliquer tout ou partie des contrles prvus aux articles 12 et 13 du RGCP. Le squencement de contrle suivant est propos : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Contrles de caissier Contrle de la production des pices justificatives Contrle de la liquidation Imputation budgtaire Contrles rglementaires Contrle de la justification du service fait Qualit de lordonnateur Disponibilit des crdits

Exemple : Ayant constat la qualit de mandatement dun ordonnateur pour les dpenses barmes, un agent comptable dcidera, sous sa responsabilit, que la dpense soit ou non contrle par sondage, de neffectuer que les trois premires tapes du contrle dfinies dans la modulation dintensit (contrle de caissier, contrle de la production des P.J. et contrle de la liquidation). Un agent comptable peut aussi dcider deffectuer un contrle plus ou moins renforc selon la nature de la dpense, ou selon le montant de celle-ci. Ainsi, il pourra dcider que pour les frais de dplacement entrant dans son chantillon, son contrle ne portera que sur les contrles de caissier, mais sera renforc (contrles de 1 6) pour toutes les autres dpenses barmes.

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Sixime tape (facultatif)

Choix au sein de la nature de dpense de discriminer des oprations particulires

Certaines dpenses barmes prsentant des risques structurels particulirement importants ont t classes dans le rfrentiel obligatoire et sont donc contrles de manire exhaustive. Lanalyse du risque na pas amen dterminer dautres dpenses barmes prsentant des risques particuliers. Cependant, en fonction de la connaissance quil a de la qualit des procdures et des pratiques dans son tablissement, lagent comptable pourra dcider de cibler son chantillon sur certaines imputations particulires, ou de mettre en place des modes de slection particuliers. Pour un contrle renforc sur certaines imputations : lagent comptable peut choisir de constituer son chantillon au niveau de limputation afin de slectionner majoritairement des mandats / factures pour lesquels les risques sont plus forts. Cette approche au niveau le plus fin doit cependant tre encadre car elle risque de fausser la dmarche, base sur une slection alatoire des mandats. En effet, si les contrles portent de manire privilgie sur les imputations qui prsentent le plus de risques, les erreurs constates vont augmenter mcaniquement. Cette situation ne refltera pas la qualit globale du mandatement et risque de conduire un TEPS suprieur 2 % sur la catgorie gnrique de dpense, donc au retour un contrle exhaustif. (Par exemple, les frais de mission ont donn lieu par le pass nombre derreurs et lagent comptable souhaite les contrler en priorit par rapport aux intrts moratoires. Lapplication informatique est paramtre afin de slectionner ces mandats de dpense barme selon leur imputation. Cette approche doit tre quilibre, sinon le risque nest pas ngligeable dobtenir un TEPS suprieur 2% sur les dpenses barmes dans leur globalit). Pour la mise en place de contrles particuliers : lagent comptable peut dcider de mettre en place des rgles spcifiques en fonction de son apprciation des risques. Loutil informatique apporte une souplesse certaine (possibilit de moduler la liste de travail au-del des critres de slection dfinis en dbut danne), mais ne permet pas de faire de distinction un niveau trs fin (par exemple premier paiement du versement dune allocation). En tout tat de cause, il est ncessaire dassurer la traabilit sur loutil informatique, quand bien mme la slection de mandats serait faite part.

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FICHE 23 : MARCHES FORMALISS OBJECTIF : dfinir la formule de contrle adquate pour les marchs. Remarque : en raison des rflexions qui sont actuellement en cours, les contrles effectuer en matire de marchs publics seront amens voluer. Les marchs formaliss correspondent toutes les prestations (travaux, fournitures, services) effectues pour lEPN, prvues et excutes en vertu dun document ayant la forme dun march public, tel que dfini par larticle 12 du nouveau code des marchs publics. Cette catgorie de dpense comprend donc, non seulement les marchs formaliss en raison de leur montant mais aussi les marchs, passs sous cette forme, au choix de lordonnateur (ds lors que le contrat crit comporte les mentions 1 12 de larticle 12 du CMP). Dans ce dernier cas, la forme du march formalis nest pas requise par les textes, mais ltablissement, pour des raisons de scurit juridique ou de normalisation du cadre dans lequel il effectue ses commandes publiques, se soumet volontairement au formalisme prvu par le code des marchs publics. En revanche, les marchs passs dans le cadre de conventions de mandats sont assimils, dans le cadre du CHD, des marchs publics formaliss et ncessitent donc un contrle exhaustif. Pour les tablissements publics nationaux caractre industriel et commercial non soumis au code des marchs publics, cette catgorie de dpense comprend les marchs passs selon une procdure formalise en vertu de la rglementation qui leur est applicable (loi n 91-3 du 3 janvier 1991, loi n 92-1282 du 11 dcembre 1992, rglementation interne ltablissement). Lanalyse des risques a dmontr que le risque attach la commande publique tait fonction de la forme en laquelle elle tait passe. Cette analyse justifie le maintien dun contrle exhaustif en ce qui concerne les marchs publics formaliss (inclus dans le rfrentiel obligatoire). Le contrle est ncessairement exhaustif pour pouvoir suivre lhistorique de chaque march. Nanmoins, lagent comptable peut, sous sa responsabilit, prvoir une modulation dintensit en fonction de son analyse des risques attachs aux diffrents paiements. Par exemple, un paiement relatif un versement davance peut recevoir un traitement diffrenci par rapport un paiement intermdiaire sans spcificit particulire. Aucune prconisation nest donne dans ce domaine lagent comptable. Comme pour les autres natures de dpense, lagent comptable pourra dcider sous sa responsabilit de moduler lintensit des contrles, cest dire dappliquer tout ou partie des contrles prvus aux articles 12 et 13 du RGCP. Le squencement de contrle suivant est propos :

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Les modulations de lintensit des contrles pour les marchs 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Contrles de caissier Contrle de la prsence des pices justificatives Contrle de la liquidation Imputation budgtaire Contrles rglementaires Justification du service fait Disponibilit des crdits Qualit de lordonnateur

La modulation dintensit est une facult, pour laquelle aucune prconisation nest donne. Elle est dcide par lagent comptable en fonction de son analyse des risques. Exemple : Un agent comptable diffrencie le risque selon quil contrle un solde de march ou un paiement intermdiaire dun march bons de commande. Dans le premier cas, il dcide que tous les contrles doivent tre appliqus ; dans le second, il contrle de 1 5 (tous les contrles sauf ralit de la crance, qualit de lordonnateur et disponibilit des crdits).

Les marchs constituent la seule catgorie de dpense pour laquelle la slection effectue par loutil informatique ne se fait pas via limputation comptable, mais grce au renseignement dune zone par lordonnateur.

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FICHE 24 : SUBVENTIONS OBJECTIF : dfinir la formule de contrle adquate pour les subventions.

Toutes les subventions sont incluses dans le rfrentiel indicatif, cest--dire que toutes doivent faire lobjet

dun contrle par sondage si la qualit de mandatement le permet. Aucune distinction nest opre entre les subventions versement unique ou successif dans le rfrentiel national.

Premire tape Contrle exhaustif ou par sondage (avec quel taux de sondage ?) Les subventions ont vocation tre contrles par sondage lorsque le risque le permet, cest--dire quand le Taux dErreurs Patrimoniales Significatives (TEPS) est infrieur 2%. A partir du TEPS est dfini un taux de sondage et dduit un taux dchantillonnage. Dans la premire anne de dploiement du CHD, en labsence dinformations prcise sur le TEPS, le taux de sondage appliquer est de 10%. Ce taux est appliqu pour dterminer le nombre de mandats contrler, sauf dans le cas o le nombre de mandats / factures de subventions mis dans lanne est infrieur 500 : dans ce cas, lchantillon doit porter sur 50 mandats. Quels critres de slection : Seuil ? Taux de sondage ? Combinaison de critres ?

Deuxime tape

Le montant unitaire des subventions nest pas homogne. Aussi, il est prfrable pour ces dpenses de privilgier comme critre de slection un seuil de contrle afin dobtenir une bonne couverture des enjeux. Cependant, la simple application dun seuil pourrait entraner le contrle systmatique de mandats de subventions publiques rcurrentes, de fort montant, mais ne comportant que trs peu de risques (procdures scurises, rptitives, etc.). Aussi, le critre de seuil peut il tre amnag. Ainsi, un mode de slection pourrait tre : slection de 50% des mandats suprieurs un seuil (qui pourra tre approch grce aux donnes de N-1). Troisime tape Contrle a priori ou a posteriori ?

Un contrle a priori semble prfrable pour les subventions, du fait des enjeux concerns. Cependant, si le taux derreur est trs bas, un contrle a posteriori peut tre envisag.

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Quatrime tape

Contrle continu ou priodique ?

Un contrle continu ou programm peut indiffremment tre choisi. Cependant, un contrle priodique imposera une programmation des contrles, et donc une analyse fine du rythme de mandatement de la dpense concerne. En outre, un contrle priodique doit viter de laisser des priodes aveugles trop importantes. Cinquime tape (facultatif) Moduler lintensit des contrles ?

Lagent comptable pourra dcider sous sa responsabilit de moduler lintensit des contrles, cest dire dappliquer tout ou partie des contrles prvus aux articles 12 et 13 du RGCP. Le squencement de contrle suivant est propos : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Contrles de caissier Contrle de la production des pices justificatives Contrle de la liquidation Contrles rglementaires Imputation budgtaire Qualit de lordonnateur Disponibilit des crdits

Exemple : Ayant constat la qualit de mandatement dun ordonnateur pour les subventions, un agent comptable dcidera sous sa responsabilit, de neffectuer que les trois premires tapes du contrle dfinies dans la modulation dintensit (contrle de caissier, contrle de la production des P.J. et contrle de la liquidation). Un agent comptable peut aussi dcider deffectuer un contrle plus ou moins renforc selon la nature de la dpense ou le montant de celle-ci. Ainsi, il pourra dcider que pour les subventions aux organismes publics (subventions prvues par exemple par larticle 213-6 du Code de lenvironnement pour les Agences de leau) entrant dans son chantillon, son contrle ne portera que sur les contrles de caissier et de la prsence des P.J. (contrles 1 2), mais sera renforc (contrles de 1 4) pour toutes les subventions des organismes privs.

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Sixime tape (facultatif)

Choix de discriminer des oprations particulires au sein de la nature de dpense

Les risques-types pour les subventions permettent lapplication dun contrle par sondage quand le TEPS le permet. Cependant, on peut distinguer au sein des subventions des catgories prsentant des risques diffrents. Pour le contrle des subventions paiement chelonn : certaines subventions font lobjet dun paiement en plusieurs versements. Ces subventions sont en principe contrles par sondage car elles ne comportent pas de risque particulier par rapport aux autres subventions. Nanmoins lagent comptable peut souhaiter porter son chantillon sur ce type de subventions. La difficult vient de ce que les versements ne sont pas identifiables informatiquement. Dans ce cas, lagent comptable peut, partir des seuils de slection, dterminer quelques subventions pour lesquelles il va raliser un suivi.

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FICHE 25 : OPERATIONS DE PAIE I - DES RGLES MTHODOLOGIQUES PARTICULIRES POUR TENIR COMPTE DES SPCIFICITS DE LA PAIE Remarque liminaire : L'tablissement peut procder lui-mme aux oprations de paie ou les sous-traiter aux services du Trsor public (paie faon). Lorsque le Trsor public ralise les paies faons pour le compte des EPN, ces oprations n'ont pas pour effet de modifier la responsabilit de l'agent comptable qui reste assignataire des dpenses de personnel. En consquence, l'agent comptable doit excuter, dans les conditions habituelles, le visa des dpenses concernes. Le fait que la procdure de paie faon s'inscrive a priori dans un systme plus scuris constituera un simple lment de matrise du risque dans l'laboration du plan de contrle. I-a Des risques spcifiques Lapproche retenue pour les autres natures de dpenses nest pas transposable au contrle de la paie. En effet, la paie, contrairement la plupart des autres natures de dpenses, est gre partir dun fichier qui nest modifi en principe qu la marge pour intgrer de nouveaux lments (recrutements) ou actualiser certains paramtres (changements dindices) ou lors de fins de contrats. Un contrle efficace consiste privilgier les lments de la paie qui ont t modifis et ne pas se centrer sur les lments permanents. I-b Une mthodologie ncessairement diffrente Le contrle hirarchis de la paie porte ainsi ncessairement sur les lments variables ; or, au sein de ces lments variables certaines oprations sont par nature plus sensibles que dautres. Lenjeu du contrle hirarchis est didentifier les lments qui ont vari et pour lesquels un contrle est indispensable pour scuriser le fichier de la paie ; et de distinguer ceux pour lesquels une slectivit des contrles est possible. Cela suppose didentifier et de quantifier par nature chaque lment variable de la paie. Par ailleurs, labsence de mandat individuel en matire de paie ne permet pas de tracer comme pour les autres dpenses les irrgularits par mandat. Les dpenses de paie ne sont donc pas contrles selon la mthode de sondage applicable aux autres dpenses. Les rgles relatives au taux d'erreurs patrimoniales significatives, aux modalits de calcul du taux de sondage et de la taille des chantillons, ne s'appliquent pas en matire de paie.
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Le moment des contrles, a posteriori ou a priori est laiss lapprciation des agents comptables Ds lors que lagent comptable opte pour un contrle a posteriori, les dlais antrieurement prvus pour les contrles de lagent comptable peuvent tre restitus lordonnateur pour lui permettre de fiabiliser son fichier paie. Un contrle a posteriori a lavantage de la souplesse, mais ncessite une rigueur particulire dans la programmation des contrles, et dans le respect du calendrier arrt. Les modalits du contrle de la paie sont les suivantes. Contrle exhaustif Entrants, sortants, changements de paramtres gnraux (ex : changement taux CSG). Sagissant des changements de paramtres gnraux, le contrle porte sur les paramtres et non sur toutes les payes dont le montant a vari en application des nouveaux paramtres. Contrle sur un "jeu d'essai" (slection alatoire de quelques oprations) de thmes particuliers. Les thmes de contrle sont arrts par lagent comptable en fonction du contexte particulier de chaque EPN. Ex : modification des rgimes statutaires, rgimes indemnitaires et de leur fondement juridique, incompatibilit de certaines primes avec d'autres avantages (ex: logement de fonction), rcupration des indus, rcupration des indemnits auprs de la scurit sociale, prise en compte des absences non justifies, changements de situation individuelle, volume d'heures supplmentaires,...

II - LE MODE OPRATOIRE DES CONTRLES DE LA PAIE II-a Lidentification des lments variables de la paie Pour contrler - exhaustivement les nouveaux entrants, les sortants, les changements de paramtres gnraux - et par sondage les autres lments de la paie modifis, lagent comptable doit pouvoir identifier la nature des lments de la paie qui ont vari. Deux dmarches sont envisageables : - concertation avec lordonnateur pour que soient signals ou diffrencis, les lments modificatifs ; cest la solution la plus efficace, ds lors que le comptable a lassurance que lordonnateur lui signale, de manire fiable, les lments variables ;
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- rapprochement dun mois ou dune priode sur lautre des documents de la paie (bordereau descriptif ; fiches de paie), pour isoler les lments variables. II-b Une approche par thme des contrles Le choix des thmes Une fois dtermin le mode opratoire pour identifier les lments variables de la paie, il appartient lagent comptable de dfinir, en dehors de ceux prcits qui font lobjet dun contrle exhaustif, les lments quil considre comme les plus sensibles. Ainsi, lagent comptable sera naturellement amen distinguer les modifications du fichier dues lattribution dune nouvelle prime de celles provenant dune modification de la valeur du point dindice, dun avancement dchelon ou bien dune modification dans la liquidation des charges sociales ; si certains peuvent faire lobjet dun sondage sur un primtre relativement tendu, pour les autres un contrle sur un nombre trs limit dagents apparat suffisant. Plus largement, les thmes de contrles choisis dpendent des pratiques de lordonnateur et de ses services et sont pour certains lments, comme la liquidation de la paie ou la gestion des changements dindices, troitement dpendants des performances des logiciels utiliss dans ltablissement. Le calendrier thmatique Une approche efficace du contrle des lments variables et sensibles de la paie consiste dterminer, dans un calendrier de contrle, des thmes de contrles priodiques : ainsi le contrle du recrutement des entrants mme sil est exhaustif peut tre effectu tous les mois ou tous les trimestres par exemple, en fonction de la frquence et du nombre des recrutements : pour les autres lments variables de la paie, llaboration dun calendrier est indispensable pour programmer les thmes de contrles. La programmation des contrles par jeu dessai peut consister dfinir un thme troit sur lequel le contrle sera exhaustif ou bien un nombre doprations sur un thme relativement large. Pour les lments variables de la paie comme le contrle des changements de la valeur du point dindice ou la liquidation des charges sociales, le comptable indique, dans son calendrier, le nombre doprations contrler. Lagent comptable doit veiller - lvidence - ce que les contrles ne soient pas effectus systmatiquement sur les mmes agents (sauf variabilit plus grande de certains lments de paie pour des catgories particulires de collaborateurs). Exemple dun calendrier thmatique :
exercice 2004 1 Charges sociales sur 5 dossiers 2 3 Supplment familial noms commenant 4 5 Indices sur 3 dossiers par filire 6 7 Volumes dheures supplmentaires 8 9 Nouvelles primes de lexercice > X 79 10 11 12

par les lettres A et B

demploi

A noter que, pour les ordonnateurs dont les pratiques sont sensiblement quivalentes, les thmes de contrles peuvent tre communs.

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FICHE 26 : ACHATS HORS MARCHES FORMALISES OBJECTIF : dfinir la formule de contrle adquate pour les dpenses sur factures, hors march formalis. Toutes les dpenses hors marchs formaliss sont incluses dans le rfrentiel indicatif, cest dire que toutes doivent faire lobjet dun contrle par sondage si la qualit de mandatement le permet. Aucune distinction nest opre entre les simples factures et les conventions, ds lors que ces dernires ne rentrent pas dans le cadre des marchs formaliss (contrat crit comportant les mentions 1 12 de larticle 12 du CMP notamment lidentification des parties contractantes, la dfinition de lobjet du march). Premire tape Contrle exhaustif ou par sondage (avec quel taux de lchantillon ?)

Les dpenses hors march ont vocation tre contrles par sondage lorsque le risque le permet, cest dire quand le Taux dErreur Patrimoniales Significatives (TEPS) est infrieur 2%. A partir du TEPS est dfini un taux de sondage et dduit un taux dchantillonnage. Dans la premire anne de dploiement du CHD, en labsence dinformations prcises sur le TEPS, le taux de sondage appliquer est de 10%. Ce taux est appliqu pour dterminer le nombre de mandats / factures contrler, sauf dans le cas o le nombre de mandats / factures de dpenses hors march mis dans lanne est infrieur 500 : dans ce cas, lchantillon doit porter sur 50 mandats / factures. Deuxime tape Quels critres de slection : Seuil ? Taux de sondage ? Combinaison de critres ?

Les dpenses hors march peuvent avoir une grande amplitude. Aussi, il est prfrable pour ces dpenses de privilgier comme critre de slection un seuil de contrle afin dobtenir une bonne couverture des enjeux. Cependant, un agent comptable pourra dcider dajouter au critre de seuil un taux de tirage alatoire, afin de renforcer la reprsentativit statistique de lchantillon. Ainsi, un mode de slection pourrait tre : slection de 80% des mandats suprieurs un seuil (qui pourra tre approch grce aux donnes de N-1).

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Troisime tape Quatrime tape

Contrle a priori ou a posteriori ? Contrle continu ou priodique ?

Du fait de lamplitude des montants unitaires des dpenses hors march, un contrle continu est conseill afin de couvrir au mieux lensemble des enjeux tout au long de la priode de contrle. Pour la mme raison, un contrle a priori est recommand. Cependant, un agent comptable pourra dcider de complter son chantillon par un contrle a posteriori priodique portant sur une partie des paiements infrieurs au seuil pour renforcer la reprsentativit statistique de lchantillon.

Cinquime tape (facultative)

Moduler lintensit des contrles ?

Lagent comptable pourra dcider sous sa responsabilit de moduler lintensit des contrles, cest dire dappliquer tout ou partie des contrles prvus aux articles 12 et 13 du RGCP. Le squencement de contrle suivant est propos : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Contrles de caissier Contrle de la production des pices justificatives Contrle de la liquidation Imputation budgtaire Contrles rglementaires Justification du service fait Disponibilit des crdits Qualit de lordonnateur

Exemple : Un agent comptable diffrencie le risque selon quil contrle un solde de march ou un paiement intermdiaire dun march bon de commande. Dans le premier cas, il dcide que tous les contrles doivent tre appliqus ; dans le second, il contrle les axes 1 5 (tous les contrles sauf validit de la crance, qualit de lordonnateur et disponibilit des crdits).

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Sixime tape (facultative)

Choix de discriminer des oprations particulires au sein de la nature de dpense

Des oprations particulires peuvent prsenter des risques spcifiques au sein des achats hors march formalis . Cest le cas notamment des conventions , cest--dire des marchs passs selon la pro cdure adapte et faisant lobjet dun contrat crit (par exemple : un simple contrat prvoyant le versement davances pour des travaux). Ces dpenses ne rpondent pas la dfinition dun march formalis. Les conventions prsentent des risques plus levs que dautres dpenses hors march, mme sils savrent, de manire gnrale, moindres que sur les marchs publics formaliss . Dans ce cas, il appartient au comptable de choisir les modalits de contrle dont les conventions doivent faire lobjet, en fonction de lapprciation qui est porte sur lenvironnement et les paramtres de risques particuliers. Le comptable ne peut pas paramtrer loutil informatique de manire inclure automatiquement les conventions dans son chantillon de contrle. En effet, cette dpense ne correspond pas une imputation comptable spcifique, mais une notion juridique. (A linverse, pour dautres dpenses hors march que le comptable souhaiterait contrler de manire privilgie, le paramtrage de loutil informatique peut permettre de les slectionner en priorit). Ainsi, le suivi des conventions (notamment la tenue dun dcompte des paiements sur un document spcifique), pour les agents comptables qui le souhaiteraient, implique des modes de slection particuliers. La slection passe par un tri manuel des mandats/factures, qui peut tre facilit par la collaboration avec lordonnateur et ses services (marquage des conventions). Le contrle des conventions le plus pertinent dans le cadre dun contrle hirarchis consiste choisir quelques conventions pour lesquelles lensemble des contrles est appliqu sur tous les paiements sy rattachant, afin dobtenir un indicateur sur la qualit de lensemble des conventions. Les conventions ainsi suivies correspondent celles dont tous les paiements sont suprieurs au seuil paramtr (afin que tous les paiements se rapportant cette convention soient slectionns). ATTENTION ! Ces diffrenciations de traitement selon lapprciation des risques faite par lagent comptable sur certaines imputations/actes juridiques particuliers sont incluses dans la mthodologie gnrale du contrle hirarchis de la dpense. Lagent comptable doit quilibrer les contraintes qui en rsultent. - Ainsi, un EPN qui met en place un plan de contrle insistant sur tel ou tel aspect de la nature de dpense, doit imprativement respecter la taille de lchantillon. Le nombre doprations contrles sur la nature de dpense dans son ensemble ne doit pas augmenter du fait dun contrle renforc de certains lments. Un contrle de toutes les conventions nest donc possible que sil namne pas contrler plus que le taux de sondage tabli pour les dpenses hors march formaliss.

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En outre, la volont de contrler un certain nombre de conventions et de respecter le taux de sondage ne doit pas amener lagent comptable noprer aucun contrle sur les autres dpenses . La slection de certains lments en priorit ne doit pas se faire au dtriment du contrle dautres lments. Enfin, il faut rappeler que, si le contrle est cibl sur les lments porteurs du plus fort niveau potentiel de risques, la rgle statistique est biaise et le TEPS de 2% risque dtre dpass plus rapidement. Cette situation ne reflte pas ncessairement la qualit globale du mandatement sur la nature de dpense dans son ensemble.

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ANNEXE 1: EXEMPLE DE PLAN DE CONTRLE : BNF PERIODE : du 01.04.2003 au 31.12.2003 ORDONNATEUR(S) CONCERNE(S) : TOUS NB : La BNF tait tablissement exprimentateur ; ce plan de contrle avait t labor sur la base de la mthodologie utilise en dbut dexprimentation du CHD ; la mthodologie ayant volu au fil de lexprimentation, il ne reflte plus la mthodologie finalise, prsente dans ce guide. Il permet toutefois de donner un exemple pour esquisser les plans de contrles. Nature de la dpense Formes du contrle Moment Echantillon Priodicit Intensit Seuils des a priori / a contrles posteriori Marchs formaliss a priori exhaustif journalire tous les au premier d'investissement et de contrles margement fonctionnement rglementaires P530 * Marchs formaliss a priori exhaustif journalire tous les au premier d'acquisitions des Collections contrles margement 1er et dernier paiement, rglementaires P530 * pnalits, avenant. Paiements intermdiaires sur a priori exhaustif journalire intensit au premier marchs bons de commande module margement (marchs d'acquisition des P530 * Collections) Marchs sans formalit a priori 10% en continu 15 au premier pralable et dpenses hors march Dpenses barmes ( uvres a priori 10% en continu 15 au premier sociales) Paye a priori exhaustif mensuelle tous les au premier contrles rglementaires Subvention / Conventions a priori exhaustif journalire tous les au premier ples associs contrles rglementaires Dpenses barmes: frais de a posteriori 1% dmarche mission partenariale * le P530 est utilis par la BNF

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ANNEXE 2 : GLOSSAIRE Calendrier de contrle : Ce document peut tre utilis pour indiquer les priodes auxquelles seront raliss les contrles sur telle nature de dpense contrle par sondage. Le calendrier de contrle correspond une option offerte au comptable pour programmer ses contrles au cours de lanne (surtout pour un contrle a posteriori) et ainsi lisser la charge du contrle du mandatement dans le temps. Le calenrier de contrle est donc optionnel. Couverture des enjeux : Comparaison entre les enjeux couverts dans le cadre du contrle hirarchis de la dpense, cest dire le montant total des mandats contrls (dans un cadre exhaustif ou par sondage) et le montant total des mandats mis par lordonnateur. Cette information prsente un intrt particulier lors des restitutions lordonnateur et ses services. Echantillon : En termes statistiques, un chantillon est une partie reprsentative dun ensemble. Dans le cadre du contrle hirarchis de la dpense, cest le nombre de dpenses contrler qui constitue lchantillon. Le choix dun chantillon peut se faire selon des modalits diffrentes. Il est possible dappliquer un taux de sondage, en pourcentage, qui va permettre de slectionner in fine un certain nombre de mandats sur le nombre total. Le taux de sondage peut sappliquer de manire alatoire sur la totalit des dpenses ou ne slectionner les mandats quau del dun seuil. Lchantillon peut aussi tre constitu de manire priodique. Enjeu : Le terme enjeu est utilis dans lanalyse des risques lie au contrle hirarchis de la dpense pour qualifier le montant de la dpense concerne par le contrle. Erreur : Synonyme du terme anomalie employ dans les guides mthodologiques, lerreur correspond tout dfaut constat dans le mandatement dun ordonnateur. Lerreur qualifie donc le rsultat des contrles oprs par lagent comptable conformment au dcret portant Rglement Gnral sur la Comptabilit Publique du 29/12/1962, lorsque le mandat nest pas conforme la rglementation. Dans le cadre du contrle hirarchis de la dpense, les erreurs sont classes par catgorie et codifies. Lobjectif est de restituer lordonnateur une synthse prcise sur la qualit du mandatement ainsi que dvaluer la pertinence du contrle par sondage dans le temps. (voir erreur patrimoniale significative).

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Erreur patrimoniale significative (EPS): Catgorie derreur de gravit particulire, correspondant une notion prcise dans le cadre du contrle hirarchis de la dpense. Une erreur est patrimoniale lorsquelle conduit un appauvrissement sans cause de ltablissement ; elle est significative quand elle dpasse un seuil fix 15 euros. Ces conditions sont cumulatives pour dfinir les EPS. Le taux dEPS, calcul par catgorie de dpense, est lindicateur de risque retenu pour dfinir de faon objective les modalits de contrle mettre en uvre, ainsi que la prennit du contrle par sondage, par nature de dpense. Feuille de contrle : Document qui doit tre rempli loccasion du contrle effectu sur les mandats / factures. Cette fiche de suivi indique le rsultat du contrle et permet de tracer les dpenses effectivement contrles, que ce soit dans un cadre exhaustif (rfrentiel obligatoire) ou par sondage. Lorsquune erreur est constate, cette erreur doit tre dcrite (montant et type derreur par rapport la codification CHD). La feuille de contrle doit se prsenter sous une forme automatise dans lapplication de gestion du CHD. Les informations contenues dans les feuilles de contrle sont notamment exploites dans la perspective des restitutions lordonnateur et ses services sur la qualit du mandatement. Fil de leau : Lchantillon des dpenses contrler peut tre slectionn au fur et mesure du mandatement par lordonnateur : cette mthode est qualifie d chantillonnage au fil de leau . A linverse, lchantillon peut tre slectionn certaines priodes dfinies dans lanne (et identifies dans un calendrier de contrle). Le contrle est alors priodique . March public formalis : Ce terme correspond une nature de dpense du rfrentiel national obligatoire, faisant donc lobjet dun contrle exhaustif. Il sagit de lensemble des oprations pour lesquelles est pass un contrat crit et qui comporte les mentions 1 12 de l'article 12 du CMP notamment la dfinition de lobjet du march, la rfrence aux articles et alinas du Code en application desquels le march est pass... Nature de dpense : Une nature de dpense correspond, de manire gnrale, au regroupement dimputations budgtaires par catgories homognes raison de leurs caractristiques en termes de risques. Seule la catgorie des marchs publics formaliss chappe cette dfinition puisquelle nest pas identifie partir dune imputation mais correspond une notion juridique. En termes informatiques, seul un marquage ralis par lordonnateur permet de reprer cette nature de dpense. La nature de la dpense est la base de lanalyse du risque. Les risques tant homognes par nature de dpense, un taux de sondage est dfini par nature de dpense et par ordonnateur. Des divisions plus fines peuvent ensuite tre faite au sein de la nature de dpense. Pour les EPN la personnalisation peut tre effectue au niveau de limputation budgtaire, voire au niveau des services gestionnaires. Cette personnalisation peut tre utilise pour la gestion du CHD (dfinition des modalits de constitution de lchantillon) mais pas pour lanalyse du risque (dfinition de la taille de lchantillon).
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Plan de contrle : Document de rfrence qui sert de support au contrle hirarchis de la dpense. En principe, un plan de contrle est tabli pour chaque ordonnateur, pour toutes les catgories de dpense prsentes dans le rfrentiel national indicatif. Le plan de contrle peut tre commun plusieurs ordonnateurs ds lors que les risques et les structures de mandatement sont homognes. Le plan de contrle formalise, pour chaque nature de dpense, les paramtres du contrle qui sera ralis tout au long dun exercice. Doivent tre indiqus : le champ du contrle (exhaustif ou par sondage), le moment du contrle (a priori ou a posteriori), la priodicit du contrle (au fil de leau ou programme) et le cas chant, lintensit du contrle (tout ou partie des contrles prvus aux articles 12 et 13 du RGCP). Rfrentiel national : Le rfrentiel national constitue le socle de la mthodologie et la trame partir de laquelle est organis le contrle hirarchis de la dpense. Le rfrentiel national est un cadre qui associe chaque nature de dpense une forme de contrle selon le risque-type qui lui est attach. Au sein de ce dispositif, le rfrentiel obligatoire concerne les dpenses dont les risques et les enjeux sont les plus levs, pour lesquelles le contrle sexerce a priori et de manire exhaustive. Le rfrentiel indicatif regroupe les dpenses pour lesquels les risques sont moindres et pour lesquelles des formes de contrle par sondage sont prconises. Rejet / suspension : Ces termes caractrisent laction de lagent comptable face un mandat comportant une erreur. Ces notions sont diffrencies par les praticiens, bien que seule la notion de suspension existe dans les textes de rfrence. Dans la mthodologie du contrle hirarchis, chaque erreur de mandatement doit tre retrace, quelle soit corrige aprs un change informel, ou quelle fasse lobjet dun change formalis par un courrier. Risque : Le risque est la notion fondamentale la base des diffrents choix oprs dans le cadre du contrle hirarchis de la dpense. Un risque est, dans une dfinition large : un danger ventuel, plus ou moins prvisible, inhrent une situation ou une activit. Dans le cadre de la Dpense publique, deux concepts sont distinguer : le risque-type et le risque mesur au niveau de lEPN ou dune agence comptable secondaire. - Le risque-type attach une nature de dpense est analys en fonction des caractristiques intrinsques de la dpense (ainsi, les marchs formaliss comportent intrinsquement un risque fort du fait de la complexit des rgles mises en uvre).
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le risque mesur au niveau de lEPN : le risque est pondr en fonction de la qualit de mandatement constate par lagent comptable, value grce au TEPS (taux derreurs patrimoniales significatives).

Squencement des contrles : Lagent comptable exerce, en rfrence aux dispositions du RGCP de 1962, un certain nombre de contrles sur les mandats de dpense qui lui sont transmis. Dans le cadre du contrle hirarchis de la dpense, il peut choisir, sous sa responsabilit, de limiter certains des contrles. Cette modulation de lintensit des contrles peut sappuyer sur une proposition de squencement des contrles base sur une analyse des risques par nature de dpense. Ce tableau propose, par nature de dpense, lordre de priorit des contrles, selon les risques couverts par chacun des contrles (hirarchisation chiffre de 1 8). Table de correspondance : Pour chaque nomenclature, une table de correspondance associe chaque imputation comptable la catgorie de dpense qui lui correspond. 7 catgories de dpenses ont t dfinies. L'application informatique de gestion du contrle hirarchis de la dpense intgre cette table de correspondance pour effectuer une slection automatique des mandats contrler. Au sein de la nomenclature comptable, le travail dassociation dun compte une nature de dpense peut tre ralis soit au niveau du compte principal (par exemple 21 immobilisations corporelles ), soit au niveau le plus fin des sous-comptes (par exemple 2118 autres terrains ). Dans une optique de simplification, chaque fois quun compte principal regroupe des sous-comptes dont la nature de dpense est identique, seul le compte principal apparat dans la table de correspondance. Inversement, ds lors quun seul des sous-comptes dun mme compte principal relve dune nature de dpense distincte dun autre sous-compte, tous les sous-comptes apparaissent dans la table de correspondance. Dans ce cas, le compte principal ne correspond pas une nature de dpense unique et nest donc pas rpertori dans la table de correspondance. Par exemple : le sous-compte 21715 " terrains btis " napparat pas puisque le compte 21 " immobilisations corporelles " ne regroupe que des dpenses de la catgorie " achats hors march formalis ". Tous les sous-comptes seront alors rattachs cette catgorie de dpenses. Taux derreurs patrimoniales significatives (TEPS) : Le taux derreur patrimoniales significatives est lindicateur du risque dans le cadre dun contrle hirarchis. Il se calcule en rapportant le nombre derreurs patrimoniales significatives au nombre de dpenses contrles dans une nature de dpenses. Au del de 2% de TEPS, une approche par sondage sur la nature de dpense concerne nest plus possible, car trop risque. Taux de sondage : Le taux de sondage est le nombre de contrle rapport au nombre de mandats dune nature de dpense donne. En dbut de priode de contrle, un taux de sondage est dfini pour chacune des natures de dpense. Au fur et mesure de la priode de contrle, lagent comptable suit son taux de sondage effectif afin de sassurer de la pertinence de ses critres de slection dchantillon.
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Traabilit : Etape essentielle de la dmarche de contrle hirarchis de la dpense qui permet de suivre les rsultats du visa des dpenses. Loutil de la traabilit est la feuille de contrle, servie lors du contrle de chaque dpense. La traabilit a plusieurs objets : elle sert dindicateur sur la qualit du mandatement de lordonnateur, permet la valorisation des contrles dans une optique de retour vers lordonnateur, et permet le suivi du taux de sondage par nature de dpense. La traabilit est aussi la base de la responsabilit de lagent comptable en rassemblant les donnes relatives au contrle de la dpense. Cest enfin un support du contrle interne dans ce domaine dactivit.

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ANNEXE 3 : SCHEMA RELATIF AU MOMENT DE LA MISE EN UVRE DU CHD DANS LA CHAINE DE DEPENSE Que lagent comptable exerce des fonctions classiques dagent comptable ou quil exerce les fonctions dagent comptable / chef des services financiers, le CHD est mis en uvre au moment du visa du mandatement.

SERVICE gestionnaire SERVICES FINANCIERS mandatement

AGENT COMPTABLE

SERVICE gestionnaire

CHD SERVICE gestionnaire

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ANNEXE 4 : ASPECTS INFORMATIQUES. Afin de faciliter sa lecture et sa comprhension, le guide mthodologique aborde et intgre quelques prconisations informatiques gnrales indispensables. Le guide mthodologique sera complt dun guide fonctionnel informatique plus complet destination des tablissements et leurs prestataires informatiques. Toutefois, afin danticiper ce dmarrage, des actions dtudes, de dveloppement et de mise en uvre ont t effectues par le bureau 7D destination des principaux prestataires informatiques connus. La plupart de ces prestataires ont dores et dj pris en compte ces dveloppements pour intgration dans leurs prochaines versions. Certains sont prts permettre la mise en uvre du CHD. Toutefois ces versions seront finaliser et complter en fonction des derniers arbitrages rglementaires et de lexpression des besoins des premiers utilisateurs. La mise en uvre de cette rforme ncessite la prise en compte dun certain nombre dadaptations dans les progiciels informatiques. Les outils informatiques devront intgrer ces nouvelles fonctionnalits le plus compltement possible afin de faciliter le travail matriel des utilisateurs sans toutefois devoir ncessairement remettre en question la chane habituelle de travail. Ces dveloppements permettront dallger au maximum la gestion du contrle hirarchis et ne pas obrer, par des tches matrielles, les marges de productivit acquises par ailleurs qui sont prioritairement affectes au renforcement de la surveillance sur les dpenses enjeux et la formation des personnels aux modalits de contrle rnov de ces dpenses. Ces travaux informatiques comporteront trois parties distinctes 1) Les travaux prparatoires la mise en place du contrle hirarchis. 2) La gestion du contrle hirarchis. 3) Le suivi du contrle hirarchis Des tableaux et graphiques devront tre galement dvelopps afin de prparer les lments de prsentation du compte rendu des restitutions du CHD lordonnateur. Ces tats permettront par ailleurs dactualiser et de rviser, si ncessaire, les plans de contrles.

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Structure des tablissements : Les progiciels informatiques devront tre paramtrables afin de prendre en compte les spcificits des tablissements aussi bien au niveau de leur structure que de leur taille ou leurs particularits mtier. Ce paramtrage pourra tre effectu soit globalement pour ltablissement soit, si ncessaire, au niveau des diffrentes structures de ltablissement. Pour la plupart des tablissements, ce paramtrage seffectuera, pour toute la structure, au niveau de la nature de la dpense. Le suivi et les restitutions se feront alors ce niveau. Pour les tablissements structure plus complexe (ordonnateurs secondaires, plusieurs services de mandatement identifiables, grand nombre de mandats), il pourra tre demand aux prestataires informatiques des paramtrages plus fins au niveau des services gestionnaires ou de limputation budgtaire (le suivi et les restitutions se feront alors au niveau des diffrentes structures). Il est galement possible de mettre en place des critres mixtes pour une imputation donne (par exemple : slection de tous les mandats ou factures suprieurs un seuil et dune partie des mandats ou factures infrieurs ce seuil).

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