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Ferramenta de Auto-auditoria
aplicvel a Projectos co-financiados pelo Fundo Social Europeu
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A ferramenta de Auto-auditoria tem por objectivo auxiliar os beneficirios na gesto de projectos cofinanciados pelo Fundo Social Europeu (FSE). Permite identificar a conformidade ou no conformidade dos procedimentos em vigor em cada projecto e convida os beneficirios a introduzir medidas correctivas, sempre que identificado um procedimento NC No Conforme.

Parte do princpio de que a Entidade tem a sua situao regularizada, quer ao nvel de impostos e contribuies para a segurana social, quer ao nvel de eventuais restituies no mbito do FSE.

A aplicao desta ferramenta facilita a gesto criteriosa dos projectos FSE e previne o erro mas no dispensa a consulta da legislao nacional e comunitria relativa aos projectos co-financiados no mbito do Fundo Social Europeu. Poder tambm contar com a ajuda das respostas s Perguntas Frequentes e do e-Guia Informativo Regras de Informao e Publicidade no mbito do QREN (2007 2013), informao disponvel em www.igfse.pt
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Instrues de preenchimento
Avalie cada item da lista de verificao, colocando uma cruz no quadrado correspondente a uma das seguintes situaes:

C (Conforme) o procedimento existe. NC (No Conforme) o procedimento no existe ou est incorrecto. NA (No Aplicvel) - o procedimento no se aplica.

Sempre que assinalada a coluna NC (No Conforme), inscreva na coluna da direita a(s) medida(s)

correctiva(s) a implementar, de acordo com a legislao em vigor.

1. Processo tcnico-pedaggico
SITUAO

C
PROCESSO O processo pedaggico das aces de formao est actualizado e disponvel no 1 local onde decorre o projecto O processo tcnico de aces de carcter no formativo est actualizado e disponvel no local onde decorre o projecto O processo referencia: O local onde decorre(eu) a formao O programa da(s) aco(es) de formao O cronograma da(s) aco(es) de formao Os manuais e textos de apoio Outros recursos didcticos utilizados (meios audiovisuais, etc.) A divulgao das aces de formao (Jornais/Imprensa, Internet, TV/Rdio, outros) As regras sobre informao e publicidade so respeitadas (lema escolhido pela Autoridade de Gesto (PO), insgnias nacional e da Unio Europeia, com meno ao Fundo Social Europeu), particularmente em: Anncios publicados ou editados em qualquer meio de comunicao Capas ou contracapas de estudos, recursos tcnico-pedaggicos e manuais (livros, panfletos, CD, DVD, etc.) Diplomas ou certificados de frequncia da aco Seminrios, workshops, aces de formao ou outros eventos Infra-estruturas Acompanhamento e avaliao do processo formativo: realizado por pessoal interno realizado atravs da contratao de entidades formadoras acreditadas

NC NA

medidas correctivas

1 Se a formao conferir habilitao escolar ou acadmica e for ministrada por estabelecimento pblico ou privado de ensino legalmente reconhecido, a responsabilidade e o controlo do processo tcnico-pedaggico do Ministrio da tutela (cf. n. 3 do Art. 32 do DR n. 84-A/2007, de 10/1, na sua actual redaco).

 suportado por metodologias e tcnicas (inquritos aos formandos e/ou inquritos aos formadores e/ou inquritos s entidades empregadoras ou potenciais empregadoras) Resulta na elaborao de um relatrio de avaliao A entidade ou o projecto foi sujeita/o a uma aco de acompanhamento no local (pela Autoridade de Gesto, Organismos Intermdios, coordenador da parceria, coordenador da CIF, BREPP ou outros). As inconformidades detectadas j se encontram regularizadas RESPONSABILIDADE AMBIENTAL A entidade dispe de procedimentos a favor do desenvolvimento sustentvel do planeta. So exemplos, a reciclagem de lixo, a utilizao racional da gua e a economia de energia elctrica, a programao de fotocopiadoras para a poupana de toner e impresso frente e verso de folhas, etc. FORMANDOS So elegveis (ver informao sobre os Custos Elegveis) Existem fichas de inscrio Existem evidncias do processo de seleco de formandos (anncios, convites, inscrio do/a prprio/a, testes psicotcnicos, entrevistas e outras) O processo de seleco de formandos/as respeitou o Princpio da Igualdade de Oportunidades Existem contratos de formao com formandos no vinculados / desempregados, contendo: Descrio da aco de formao Indicao do local e horrio da formao Montante do subsdio de formao atribudo Seguro de acidentes pessoais Existem folhas de presena de formandos / sistema de livro de ponto Existe justificao de faltas Existem evidncias da avaliao dos formandos (provas, testes, relatrios de trabalhos e estgios realizados)
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2 Neste contexto, formandos no vinculados traduzem-se em activos empregados cuja formao no por conta da sua entidade empregadora.

Existem Diplomas e/ou Certificados de formao Existem procedimentos de acompanhamento da empregabilidade dos formandos (contacto pessoal, inquritos aos formandos ou outros) FORMADORES Os formadores esto identificados H evidncia do processo de recrutamento/seleco de formadores Foi efectuado contrato de prestao de servios (quando externos) Os formadores esto devidamente certificados, de acordo com o exigido na legislao nacional aplicvel (Certificado de Aptido Pedaggica, Certificado de Competncias Pedaggicas ou Certificao por outro sistema especfico em que o formador se enquadre) (ver FAQ Formador sem Certificado de Aptido Pedaggica ) Existem sumrios datados e validados pelos formadores Foram elaborados relatrios de acompanhamento de estgios, visitas ou outras actividades formativas e no formativas, validados pelos formadores ou outros responsveis efectuada a avaliao do desempenho dos formadores (incluindo a avaliao realizada pelos formandos) ENTIDADE(S) FORMADORA(S) CONTRATADA(S)
(Aplicvel apenas quando a entidade, enquanto beneficiria e promotora do projecto, contratou uma ou mais entidades formadoras. Estes requisitos devem ser preenchidos para cada entidade formadora contratada)

Designao da entidade formadora contratada Existem evidncias do processo de seleco da entidade formadora contratada (anncio, convite, concurso pblico ou outra) A entidade formadora contratada est certificada pela DGERT (Indicar o n do ofcio e data do despacho de certificao - ver Portaria n. 851/2010 de 6 de Setembro) Foi celebrado contrato escrito com a entidade formadora contratada, indicando:
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3 Ver n. 5 do Art. 20 do DR n. 84-A/2007, de 10/12, na sua actual redaco). .

Durao do contrato Obedincia aos princpios de boa gesto financeira (economia, eficincia, eficcia e boa relao custo/benefcio) Descrio detalhada dos servios a prestar e montantes envolvidos

OUTROS FORNECEDORES/PRESTADORES Foram celebrados contratos: A cujo aumento do custo de execuo correspondeu idntico aumento de benefcio para o projecto Cujo pagamento no est condicionado aprovao do projecto pela Autoridade de Gesto Que no implicam um pagamento definido em percentagem do custo total do projecto Que obedecem a princpios de boa gesto financeira (economia, eficincia e boa relao custo/benefcio)
OUTRO PESSOAL AFECTO S ACES DE FORMAO Foi celebrado contrato escrito (de prestao de bens ou servios)

Existem evidncias do trabalho desenvolvido no mbito das actividades de acompanhamento e avaliao do projecto (relatrios, actas de reunies, assinaturas e outras)

2. Processo contabilstico/financeiro
SITUAO

C
Os Custos/Proveitos esto contabilizados de acordo com o POC aplicvel ou os Ganhos/Perdas esto contabilizados de acordo com o SNC Verifica-se respeito pelos princpios e conceitos contabilsticos, critrios de valorimetria e mtodos de custeio definidos no POC/SNC A entidade enquadra-se no n. 1 ou n. 2 do art. 2 do CCP e cumpre os procedimentos previstos neste Cdigo A entidade efectua correctamente o tratamento contabilstico do IVA (IVA dedutvel no pode ser imputado aos Projectos FSE) Existe identificao e evidncia da chave de imputao dos custos comuns Existe evidncia dos pressupostos (adequados e razoveis) associados chave de imputao dos custos comuns O arquivo de documentos da entidade permite o acesso clere aos mesmos Os documentos originais contm: N de lanamento na contabilidade Meno Financiado pelo FSE / PO / N candidatura / Valor Imputado Indicao das contas movimentadas na contabilidade geral Chave de imputao dos custos comuns Caso os documentos originais no contenham os pontos apresentados nas duas linhas anteriores, a entidade apresenta verbete adequado produzido por software de contabilidade adequado, no qual constam essas referncias

NC NA

medidas correctivas

A listagem das despesas pagas por pedido de reembolso e por rubrica, via SIIFSE, encontra-se devidamente preenchida Os pedidos de reembolso e prestao final de contas so da responsabilidade de um TOC (ou de um responsvel financeiro no caso da Administrao Pblica)

Se a entidade estiver sujeita apresentao da conta de gerncia ao Tribunal de Contas e dispensada do cumprimento das alneas d) e f) do n. 1 do Art. 31 do DR n. 84-A/2007, de 10 de Dezembro (cf. n. 4 do mesmo artigo): Respeita o princpio da no duplicao de apoios comunitrios Respeita os princpios do registo contabilstico Permite a verificao da despesa Todas as despesas/custos: Ocorreram dentro do perodo de elegibilidade So imputveis ao projecto Foram incorridas e pagas Os pagamentos por cheque esto reflectidos no extracto bancrio Tm relevncia contabilstica e evidncia fctica dos respectivos bens e servios Cumprem com os princpios da economia, eficincia e eficcia e da boa relao custo/benefcio Esto documentadas Respeitam os limites mximos estabelecidos legalmente As rendas, alugueres e amortizaes respeitam a legalidade (designadamente o princpio da substncia sobre a forma) e regularidade entre a actividade financiada e no financiada No caso da despesa estar reportada a uma unidade de custo (de tempo ou outra), essa relao pode ser verificada A aquisio de bens e servios est justificada atravs de factura e recibo ou documentos equivalentes, fiscalmente aceites
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As facturas, recibos ou documentos equivalentes e documentos de suporte imputao de custos comuns:

Perodo de elegibilidade: decorre entre os 60 dias anteriores data de apresentao da candidatura e 45 dias aps a data de concluso do projecto, embora a Autoridade de Gesto possa alargar, a ttulo excepcional, o perodo de elegibilidade (a que consta do cronograma como a data final para realizao da ltima aco), nos termos dos n. 3 e 4 do Art. 35 e n. 7 e 8 do Art. 40 do DR n. 84-A/2007, de 10 de Dezembro, alterado pelo Decreto-Regulamentar n. 13/2008, de 18 de Junho e pelo Decreto-Regulamentar n. 4/2010, de 15 de Outubro (Artigo 35. n. 3; Artigo 40. n. 7 e Artigo 44. n. 2). Ver FAQ sobre Elegibilidade temporal das despesas

Identificam claramente o bem ou servio Cumprem a regularidade formal (Art.os 29 e 36 do CIVA e 171 do CSC) Consideram os descontos e as anulaes, quando existam Existindo contrato com uma entidade formadora, a facturao permite a associao das despesas que a integram s rubricas FSE Existindo receitas, esto devidamente apuradas, contabilizadas e reflectidas na estrutura de financiamento Existindo Contribuio Privada, est devidamente apurada e reflectida na estrutura de financiamento O pagamento aos formandos est regularizado O pagamento aos formandos foi efectuado por transferncia bancria

Concluiu a sua Auto-auditoria.

Se detectou alguns itens No Conformes, Introduza por favor as medidas correctivas necessrias.

Actualizado a 27 de Outubro de 2011