ESCUELA DE INGENIERA - Ingeniera Ejecucin en Informtica

Administracin de Recursos Informticos Unidad II: El Proceso Administrativo El Proceso Administrativo

La eficacia con la que una organizacin empresarial es administrada se reconoce generalmente como el factor individual ms importante en su xito a largo plazo, y como hemos visto en clases anteriores, el logro de la empresa se mide en trminos del logro de sus metas. Esto nos permite definir La Administracin como: La entidad existente al interior de la organizacin que se encarga de fijar las metas de la entidad y de implementar las actividades para alcanzar esas metas mediante el empleo eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros de los cuales se dispone.

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De la definicin anterior se desprende que existe un proceso asociado, el proceso administrativo, consistente en una serie de actividades independientes utilizadas por la administracin de la organizacin para el desarrollo de las funciones de planificar, organizar, administrar el personal, y controlar la organizacin. La responsabilidad de la administracin respecto a especificar y coordinar las metas y objetivos, es igual e independiente del tipo de empresa de que se trate, ya sea de servicios, comercial, industrial, con fines de lucro o sin fines de lucro. Esta responsabilidad directiva normalmente se delega en un gerente, al que se le asignan dos funciones bsicas asociadas al proceso administrativo, las cuales son operaciones de planificacin y control. A estas responsabilidades se les denomina colectivamente como las funciones de la administracin.

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Las funciones de planificacin y control integral de la organizacin asignadas al gerente comprende como tareas generales: 1. El desarrollo y aplicacin de objetivos generales y de largo alcance para la empresa. 2. La especificacin de las metas de la empresa. 3. Un plan de utilidades de largo alcance desarrollado en trminos generales. 4. Un plan de utilidades de corto plazo detallado por responsabilidades asignadas (divisiones, productos, proyectos). 5. Un sistema de informes peridicos de desempeo detallados por responsabilidades asignadas, y 6. Procedimientos de seguimiento.
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Para llevar a cabo las tareas generales encomendadas al gerente, se deben realizar las funciones de planificacin y control de la organizacin que comprende el proceso administrativo, las cuales son: 1. Planificar.2. Organizar.-. 3. Proveer el personal y administrar los recursos humanos.4. Direccin empresarial (Entregar motivacin al personal).5. Controlar.Para comprender cules son los alcances de estas funciones definiremos en detalle cada una de ellas.
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1. Planificacin.- Es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de accin para lograrlos, estableciendo anticipadamente los objetivos, polticas, reglas, procedimientos, programas, presupuestos y estrategias de la organizacin. En resumen, consiste en determinar anticipadamente las acciones de la empresa. Comprende: a) establecer los objetivos de la empresa b) desarrollar premisas acerca del medio ambiente en la cual han de cumplirse c) elegir un curso de accin para alcanzar los objetivos d) iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en acciones e) replantear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes.
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2. Organizar.- Es el proceso mediante el cual los empleados y sus labores se relacionan unos con los otros para cumplir los objetivos de la empresa. La organizacin agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos, creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquas; estableciendo adems las relaciones de coordinacin que entre dichas unidades debe existir para hacer optima la cooperacin humana, en esta etapa se establecen las relaciones jerrquicas, la autoridad, la responsabilidad y la comunicacin para coordinar las diferentes funciones.

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3. Proveer personal y administrar los recursos humanos, conocido como integracin. Es el proceso de seleccionar y obtener los recursos tcnicos y humanos considerados como necesarios para el adecuado funcionamiento de la empresa e integrarlos con los recursos financieros y materiales, adems de asegurar que se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les recompense por lograr los objetivos de la empresa. La dotacin eficaz de personal y la administracin de los recursos humanos implica tambin la comunicacin y la reunin armnica de los elementos humanos y materiales y el establecimiento de un ambiente de trabajo en el que los empleados se sientan satisfechos.

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4. Direccin, o entrega de motivacin al personal. Es el proceso de motivar a las personas (de igual nivel, superiores, subordinadas y no subordinadas), o grupos de personas, para ayudar voluntaria y armnicamente a obtener los objetivos encomendados para el logro de los objetivos de la empresa. Esto permite la ejecucin de Planes y programas que tiendan a cumplir los objetivos fijados. Mediante la toma de decisiones, la motivacin, la comunicacin y coordinacin de esfuerzos la direccin genera: rdenes, relaciones personales jerrquicas y toma de decisiones adecuadas.

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5. Controlar: Es el proceso de establecer sistemas para medir los resultados y corregir las desviaciones que se presenten, asegurando de este modo el desempeo eficiente que permita alcanzar los objetivos planeados de la empresa. Implica: a) establecer estndares, metas y normas b) realizar la medicin de la ejecucin y comparar el desempeo medido contra los estndares, las metas y normas establecidas c) reforzar los aciertos y corregir las fallas

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Medioambiente al Interior de la Organizacin
La forma en que se implementan estas funciones en cada empresa por los representantes de la administracin superior de una organizacin, forma en el tiempo lo que se denomina Cultura Organizacional Esta Cultura Organizacional es percibida por los trabajadores de la empresa en su medioambiente laboral como un clima organizacional o percepcin de la forma de interactuar en esa compaa, lo que en algunos casos es el sello laboral de una compaa en particular.

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La Cultura Organizacional
Si bien es cierto que cultura son todos los valores, creencias, normas, tradiciones, costumbres y conocimientos que se aprenden, en conjunto con los smbolos que se comunican permanentemente entre un conjunto de personas que comparten una forma de vida en comn en una empresa se diferencia al ser una percepcin ms que un hecho. De esta forma podemos definir Cultura Organizacional como:

Cultura Organizacional son las presunciones y creencias compartidas por sus miembros, y que son respuestas que el grupo ha aprendido ante problemas de subsistencia con el medio externo y ante problemas internos de integracin

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La Cultura Organizacional

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Las caractersticas ms relevantes de la cultura organizacional son: Las empresas adoptan patrones tpicos, insertos en una filosofa o pensamiento, generando manifestaciones como normas, estilos, formas de manejar las relaciones internas y externas, no escritas No puede ser cambiada por un decreto Es difcil verla internamente Al hacerla visible, puede cambiar El cambio no es fcil Esta tambin relacionada con aspectos tecnolgicos. En el caso de fusiones, la cultura no se fusiona, slo existe una que predomina
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El Clima Organizacional
Podemos definir el Clima Organizacional como la percepcin que tienen los individuos acerca de su Organizacin, y como ellos se comunican e interactan con el sistema organizacional. Sus principales caractersticas son: Es un ambiente interpersonal, as como inter e intra-reas Refleja principios y valores usados en la prctica del negocio, como en la claridad e imagen organizacional Se refleja en la comunicacin, resolucin de conflictos, participacin, toma de decisiones, imagen gerencial, y liderazgo de jefaturas Influye en las condiciones de trabajo (trato, respeto, extensin horaria, ergonometra, etc.), estabilidad laboral, desarrollo personal, incentivos, presin de trabajo, compromiso, identificacin con la organizacin, optimismo (v/s pesimismo)
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