UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA

EVALUACIN DE PROVEEDORES CEMEX COLOMBIA

PROYECTO DIPPRO
e-ajcastillo

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PROYECTO EVALUACIN DE PROVEEDORES CEMEX COLOMBIA

ANDRS JAVIER CASTILLO VARELA (2008214110).

PRESENTADO A :

Ing. Gina Paola Caviedes Martnez

UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA

FACULTAD DE INGENIERAS INGENIERA DE SISTEMAS PRACTICAS PROFESIONALES CEMEX COLOMBIA BOGOT D.C.

GRUPO CEMEX Calle 99 No. 9A - 54 Piso 8, Conmutador: (571) 6039000, Fax: (571) 646900, Bogot, D.C. Colombia

Contents
TITULO........................................................................................................................................................... 4 EVALUACIN DE PROVEEDORES ....................................................................................................... 4

INTRODUCCIN............................................................................................................................................. 4 JUSTIFICACIN .............................................................................................................................................. 5 OBJETIVO GENERAL....................................................................................................................................... 6 OBJETIVOS ESPECFICOS ............................................................................................................................... 6 ALCANCE ....................................................................................................................................................... 7 LOS COSTOS DE LA NO CALIDAD................................................................................................................ 7 VENTAJAS QUE OBTIENE LA EMPRESA CON LA EVALUACIN DE PROVEEDORES ........................................ 8 DEFINICIONES, DIAGNOSTICO Y PROPUESTA ............................................................................................... 9 EXCEL:........................................................................................................................................................ 9 PROCEDIMIENTO......................................................................................................................................... 10 DESARROLLO DE LA PROPUESTA ................................................................................................................ 11 RESPONSABILIDADES .................................................................................................................................. 13 CONCLUSIONES ........................................................................................................................................... 14

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TITULO
EVALUACIN DE PROVEEDORES

INTRODUCCIN
CEMEX es una compaa global de soluciones para la industria de la construccin, que ofrece productos de alta calidad y servicio confiable a clientes y comunidades en ms de 50 pases en el mundo. La compaa contribuye al bienestar de sus audiencias mediante un proceso de mejora continua y esfuerzos permanentes para promover un futuro sostenible. Fundada en Mxico en 1906, nuestra compaa ha crecido desde ser una empresa local hasta ser una compaa lder en nuestra industria. Hoy estamos posicionados estratgicamente en los mercados ms dinmicos del mundo: Amrica, Europa, Asia, frica y Medio Oriente. Operaciones en ms de 50 pases Capacidad de produccin de 97 millones de toneladas de cemento al ao Principal empresa productora de concreto premezclado, con una capacidad de produccin de aproximadamente 77 millones de toneladas mtricas al ao. CEMEX Colombia tiene presencia en ms de 20 ciudades del pas y con sus productos se construyen importantes obras de infraestructura, vas y vivienda en todo el territorio1. En CEMEX los proveedores son parte de nuestra compaa al apoyar las operaciones de todas las plantas a nivel nacional. El trabajo en conjunto nos permite asegurar tanto en costo como en tiempo y calidad los materiales y servicios requeridos para el buen funcionamiento de la operacin y de los procesos. De esta manera trabajamos en equipo con nuestros proveedores creando alianzas y relaciones a largo plazo. Buscamos de igual forma un acercamiento con ellos al promover su desarrollo e incentivar su participacin en nuestras operaciones con alternativas de integracin de conocimientos que maximiza el beneficio para nuestros clientes y el pas.2

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http://www.cemexcolombia.com/NuestraEmpresa/Comunicados/Comunicado20120626.aspx http://www.cemexcolombia.com/Sostenibilidad/ProveedoresGruposInteres.aspx GRUPO CEMEX Calle 99 No. 9A - 54 Piso 8, Conmutador: (571) 6039000, Fax: (571) 646900, Bogot, D.C. Colombia

JUSTIFICACIN
En el proceso de satisfacer las necesidades de sus clientes, toda organizacin cuenta con un eslabn clave conformado por el conjunto de proveedores: si ellos fallan en suministrar productos y/o servicios que cumplan con lo requerido (especificaciones tcnicas, plazos de entrega, cantidades, etc.) ocasionarn inconvenientes que se vern reflejados en las prestaciones finales al cliente.

Efectivamente, las compras de productos y/o servicios afectan -en mayor o menor medida- la calidad final de la mayora de organizaciones. Tal como se ve en la imagen, una organizacin est ubicada en un entorno al cual pertenecen sus proveedores, conformando una cadena de aprovisionamiento que llega hasta el cliente final. Con respecto al requisito de ISO 9001:2008 - 7.4 Compras3, ste afecta a todas las compras de productos tangibles o servicios, aunque los controles establecidos sobre los proveedores y sus productos deben ser proporcionales a la importancia de sus productos para la calidad final de las prestaciones a los clientes. De este modo, y volviendo al ejemplo anterior, el procedimiento de gestin de compras para el instituto de enseanza debera ser sencillo, o incluso ni siquiera documentado. Algo muy diferente sucede en el caso de la empresa automotriz, cuyo proceso de gestin de compras es fundamental para sus actividades. Para la adecuada gestin de compras es muy importante el proceso de evaluacin de proveedores, el cual debera tener en cuenta aspectos tales como: Experiencia pertinente Desempeo de los proveedores en relacin con los competidores Requisitos de calidad del producto, precio, entrega y repuesta a los problemas

http://www.esu.com.co/esu/images/Descargables/PDF/Normograma2/normascontrolinterno/Norma%20ISO9001 %202008.pdf GRUPO CEMEX Calle 99 No. 9A - 54 Piso 8, Conmutador: (571) 6039000, Fax: (571) 646900, Bogot, D.C. Colombia

 Capacidad potencial para proporcionar los productos requeridos, en las condiciones requeridas Evaluacin financiera para asegurar la viabilidad del proveedor durante todo el perodo de suministro Respuesta del proveedor a consultas, solicitudes de presupuestos y de ofertas Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios pertinentes Tambin, la direccin de la empresa debera considerar las acciones necesarias para mantener el adecuado desempeo de la organizacin para satisfacer a las partes interesadas en el caso de que falle el proveedor.

OBJETIVO GENERAL
Calificar y Evaluar a los proveedores de las Compaas del Grupo CEMEX COLOMBIA con el fin de verificar el cumplimiento y mejora de los estndares de Calidad y Medio Ambiente requeridos para abastecer a Cemex.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Cumplir con las exigencias de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin ISO 9001, en lo que respecta a evaluacin de Proveedores. Retroalimentar al proceso de aprovisionamiento, respecto al desempeo de Proveedores en la del Grupo CEMEX COLOMBIA Permitir la identificacin de brechas en la gestin de los proveedores y de nuestra Gestin, respecto del proveedor. Impulsar la retroalimentacin para el mejoramiento continuo. Diferenciar los criterios de desempeo para proveedores de Bienes y Servicios. Aplicar el reglamento de Proveedores en las causales de suspensin y eliminacin relacionadas al desempeo del proveedor.

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ALCANCE
El presente documento contiene informacin con respecto a los requisitos que deben cumplir los proveedores de las Compaas del Grupo CEMEX COLOMBIA.

LOS COSTOS DE LA NO CALIDAD4

Cules son los costos de la no calidad? Son todos aquellos costos que ocurren porque en alguna parte del proceso de nuestra operacin algo no sali como estaba previsto o porque ni siquiera hubo un suficiente nivel de previsin. Algunos ejemplos ilustrativos y sus principales impactos se indican en la tabla 1. Es claro que en el concepto de no calidad quedan comprendidos aspectos referentes a la totalidad de la operacin, incluyendo aspectos medioambientales, de salud y seguridad ocupacional, responsabilidad social, infraestructura general, financieros y contables y otros.

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VENTAJAS QUE OBTIENE LA EMPRESA CON LA EVALUACIN DE PROVEEDORES

Las evaluaciones de proveedores (auditoras de sistemas de gestin) conducidas como un programa estratgico de la compaa, lejos de ser un costo impuesto para satisfacer un requisito formal constituyen una slida inversin destinada a acotar y resolver problemas de la vida real con una excelente relacin beneficio-costo.5 El acotamiento de los costos de la no calidad, en los que incluimos tanto calidad de productos, servicios o resultados como riesgos factibles de ocurrir, es una accin que no slo consolida la operacin de la compaa sino que permite a los responsables exhibir otro nivel de resultados de su gestin, profesional, objetivo, mensurable y efectivo. Por otro lado, para las empresas proveedoras, lejos de ser una amenaza contra la continuidad de la relacin comercial con su cliente es una gran oportunidad, tanto de con- solidar una relacin existente y cimentar la relacin futura con el cliente actual como para potenciar las posibilidades de acceso a nuevos clientes y mercados. Aunque implementados por el cliente, los programas de evaluacin de proveedores son frecuentemente mejor aprovechados por los proveedores, dependiendo de la actitud de la empresa frente a las auditoras. La implementacin de las acciones requeridas por el cliente acota la gran mayora de los riesgos propios, lo que minimiza seriamente las probabilidades de situaciones extremas, y mejora sustancialmente el esquema de costos y por ende la rentabilidad del negocio.

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DEFINICIONES, DIAGNOSTICO Y PROPUESTA

EXCEL:
Excel es una herramienta ofimtica perteneciente al conjunto de programas denominados hoja de clculo electrnica, en la cual se puede escribir, almacenar, manipular, calcular y organizar todo tipo de informacin numrico o de texto. Excel es una hoja de clculo electrnica desarrollado por Microsoft, el cual se encuentra dentro del paquete de herramientas o programas ofimticos llamados Office, el programa ofimtico Excel es la hoja de clculo electrnica ms extendida y usada a nivel global, hoy en da el trabajo de cualquier ingeniero, financiero, matemtico, fsico o contable sera muy diferente sin la aplicacin de clculo Excel. Una hoja de clculo electrnica se define como un programa informtico compuesto por columnas, filas y celdas, donde la interseccin de las columnas y las filas son las celdas, en el interior de cada celda es el sitio donde podemos escribir cualquier tipo de informacin que posteriormente ser tratada, siendo cada celda nica en toda la hoja de clculo. La principal ventaja del uso de las hojas de clculo electrnicas reside en que es posible interconectar unas celdas con otras mediante el uso de funciones o reglas, de tal forma que si cambia el valor de una celda, automticamente la hoja de clculo electrnica recalcular y actualizar los valores de las otras celdas. Esta ventaja fue el origen y la base para impulsar el desarrollo de las hojas de clculo electrnicas, debido a que antiguamente al no disponer de dicha herramienta informtica, el trabajo de recalcular las diferentes hiptesis de un modelo matemtico, fsico o financiero representaba un tiempo y esfuerzo enorme, adems del riesgo de caer en algn error durante el clculo. Este problema fue solucionado mediante el desarrollo y uso de las hojas de clculo electrnicas las cuales al cambiar cualquier dato del modelo en menos de 1 segundo y sin error recalcula todo el modelo aportando un resultado totalmente fiable. La principal ventaja del programa Excel es la versatilidad y funcionalidad que presenta a la hora de realizar cualquier tipo de modelo, con Excel podemos generar hojas Excel para el diseo y clculo de estructuras civiles, gestin y control de la contabilidad de una empresa, gestin y control de los stocks de un almacn, diseos de modelos matemticos, gestin de bases de datos, generacin de presupuestos, planificacin de proyectos, etc. Un amplio abanico de posibilidades se puede cubrir con el uso del programa Excel.6

http://www.queesexcel.net/ GRUPO CEMEX Calle 99 No. 9A - 54 Piso 8, Conmutador: (571) 6039000, Fax: (571) 646900, Bogot, D.C. Colombia

PROCEDIMIENTO
El procedimiento para la calificacin y evaluacin de los proveedores y contratistas del centro de RCD (RESIDUOS DE CONSTRUCCIN Y DEMOLICIN), parte de la necesidad de conocer la capacidad operativa, organizacional y financiera de los proveedores que estn suministrando o puedan suministrar los bienes y/o servicios requeridos por la operacin. As mismo el objetivo es determinar el riesgo para CEMEX Colombia, jurdico legal comercial y operativo inmerso en la actividad de suministro bienes y servicios por parte de un proveedor Este procedimiento se aplica para los siguientes casos: a) Calificar y Evaluar al proveedor cuando se encuentra inactivo. b) Revalidar la calificacin y evaluacin de un Proveedor Activo. Los proveedores con prioridad para ser calificados y evaluados dado que suministran servicios calificados por la operacin de gran impacto en su proceso productivo (la calidad del servicio) o que no poseen alternativas de sustitucin en el corto plazo. Calificacin a Proveedores Las calificaciones a los proveedores se realizarn de acuerdo a la siguiente periodicidad. Proveedores que afectan de manera directa la calidad del servicio y o producto: Mximo cada 12 meses Proveedores que afectan de manera indirecta la calidad del producto: Segn criterio del Jefe del Centro de RCD (RESIDUOS DE CONSTRUCCIN Y DEMOLICIN). Se retroalimentara al proveedor en la medida de que se evale para as proporcionar las condiciones de mejoramiento continuo de la operacin. La evaluacin del Proveedor se realizar bajo los resultados del formato COL-RCD-PT-04/1. Este formato esta en un archivo adjunto. Y la clasificacin de riesgo es la siguiente:
INTERPRETACIN PUNTAJE DEL RATING 0 - 25 26 - 50 51 - 75 76 - 100 Proveedor de Alto Riesgo Proveedor de Riesgo medio Alto Proveedor de Riesgo Medio Proveedor con Riesgo casi Nulo.

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DESARROLLO DE LA PROPUESTA
Actualmente se ha creado esta macro en Excel con la cual se realiza la evaluacin de proveedores, pero estamos trabajando en hacer un sistema de informacin mucho ms completo orientado a la web donde la que esta parte de evaluacin de proveedores solamente va a ser un modulo, ya que como es conocimientos de todos las bases de datos de Excel estn integradas propiamente a la aplicacin, lo cual lo vuelve muy vulnerable; pues una persona con conocimientos amenos o medios puede manipular estas evaluaciones. He optado por enviar esta aplicacin, pues la creacin de sistema de informacin del que les estoy hablando requiere de mucho tiempo, creo que mas de los 6 meses de prcticas, pues es un sistema casi macro. Y tambin se necesitan una cantidad de permisos para los cuales demoran un tanto en responder, se necesita comprar un hosting donde alojaremos las bases de datos y los formularios para esta evaluacin y para esto se necesita un poco de tiempo y dinero; esto porque el grupo Cemex trabaja bajo una intranet y las posibilidades de que nos dejen entrar a los servidores de aplicaciones son un poco complicadas.

Pasos A Seguir para evaluar proveedores. 1. Antes de abrir o descargar el archivo para realizar la evaluacin, es importante realizar la siguiente tarea: Ir al cono de inicio de Excel y seleccionar Opciones de Excel. En esta ventana, entrar a Centro de Seguridad o Trust Center y luego entrar a Trust Center Settings. Se debe activar en macro Settings la primera opcin: Enable all Macros. De igual manera, en External Content se debe activar la opcin: Enable all Data Connections. Una vez realizado esto, validar dos veces presionando OK. Con lo anterior, se garantiza que al abrir o descargar el archivo para realizar la evaluacin, el formato no sufra ningn inconveniente y se pueda llevar a cabo el procedimiento sin problema. Para ms detalles, consulte el archivo de Power Point que se encuentra adjunto. 2. Usted recibir un correo electrnico con el formato para realizar la evaluacin de proveedores (archivo en Excel). El archivo puede ser guardado o abierto desde Lotus Notes. Es importante que el nombre del archivo no sea modificado. Esto garantiza la transparencia del proceso y facilita la consolidacin de las evaluaciones. 3. Al momento de abrir el archivo, evidenciar un campo llamado ID Usuario Evaluador. Solo cuando este campo contenga el nombre de su usuario, usted podr dar inicio a la evaluacin. Este campo se actualiza automticamente de acuerdo con el usuario de Windows que se tenga. (Nota: si no se realiz el primer procedimiento para habilitar las macros y la informacin, el
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usuario que aparecer ser e-omandrade. En caso de que esto ocurra, usted no podr realizar la evaluacin). El formulario debe diligenciarse en orden. El primer campo a diligenciar es el Cdigo Proveedor. Una vez ingresado el cdigo (ejemplo: 5042073), automticamente se completar la informacin de Razn Social y NIT del proveedor que va a evaluar. Ingresar el cdigo del centro en el campo Cdigo Centro (ejemplo: F150). Con esta informacin, el campo Centro se completar automticamente. Escoger el Tipo de Suministro. En el extremo derecho de la celda, hay una flecha para desplegar la lista de opciones. Si el proveedor suministra un bien, escoger bienes. En caso de que el proveedor suministre servicios o bienes y servicios, escoger la opcin servicios. En este momento, debe aparecer automticamente el formulario correspondiente a la opcin que usted escogi. Los formularios para bienes y servicios son diferentes. Escoger Categora del Suministro. En este caso, tambin hay una lista desplegable con las opciones que tiene. Escoja la opcin de acuerdo con el proveedor que est evaluando (ejemplo: Aditivos). Ingresar su nombre completo en el campo Usuario Evaluador. Ingresar su cargo en Cargo del evaluador. Una vez diligenciados los campos anteriores, puede dar inicio a la evaluacin de cada tem. Es obligatorio evaluar cada tem con una calificacin de 1 a 5 o con la opcin N/A. Por favor lea detenidamente cada uno de los puntos a evaluar y califique. Los rangos de evaluacin son los siguientes: Muy Bueno Bueno Regular Deficiente Psimo No aplica 5 4 3 2 1 N/A

12. Diligenciar el campo de Observacin Final con sus comentarios respecto al desempeo general del proveedor. 13. Antes de presionar el recuadro ENVIAR por favor verificar que todos los campos obligatorios (aquellos que tienen un asterisco) hayan sido debidamente diligenciados. 14. Si usted ha finalizado la evaluacin, hacer click en la opcin ENVIAR. Aparecer una ventana con el siguiente mensaje:

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En caso de que ustedes requiera realizar otra evaluacin, seleccionar la opcin Yes. En este caso, el archivo vuelve a la pantalla inicial y usted podr realizar la siguiente evaluacin. En caso de que no deba realizar ms evaluaciones, escoja la opcin No. Independientemente de la opcin que escoja, la evaluacin que acaba de realizar ser guardada en el escritorio en una carpeta llamada Evaluacin de Proveedores (Mes) (Ao).

RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad del Despachador Lder Operativo gestionar la calificacin de los proveedores, cuando se requiera, a travs de las evaluaciones diseadas para tal fin. Es responsabilidad del Usuario o rea solicitante de un bien o servicio, proporcionar la informacin sobre la evaluacin otorgada al proveedor por medio del formato COL-RCD-PT-04/1, este es un formato que esta como archivo adjunto.

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CONCLUSIONES

Las evaluaciones de proveedores (auditoras de sistemas de gestin) conducidas como un programa estratgico de la compaa, lejos de ser un costo impuesto para satisfacer un requisito formal constituyen una slida inversin destinada a acotar y resolver problemas de la vida real con una excelente relacin beneficio-costo. El acotamiento de los costos de la no calidad, en los que incluimos tanto calidad de productos, servicios o resultados como riesgos factibles de ocurrir, es una accin que no slo consolida la operacin de la compaa sino que permite a los responsables exhibir otro nivel de resultados de su gestin, profesional, objetivo, mensurable y efectivo. Por otro lado, para las empresas proveedoras, lejos de ser una amenaza contra la continuidad de la relacin comercial con su cliente es una gran oportunidad, tanto de con- solidar una relacin existente y cimentar la relacin futura con el cliente actual como para potenciar las posibilidades de acceso a nuevos clientes y mercados. Aunque implementados por el cliente, los programas de evaluacin de proveedores son frecuentemente mejor aprovechados por los proveedores, dependiendo de la actitud de la empresa frente a las auditoras. La implementacin de las acciones requeridas por el cliente acota la gran mayora de los riesgos propios, lo que minimiza seriamente las probabilidades de situaciones extremas, y mejora sustancialmente el esquema de costos y por ende la rentabilidad del negocio.

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