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1 TECNICAS DE REDACCIN: y sugerente. Son fundamentales para la expresin escrita. Se comunican y transmiten mensajes (ideas, sentimientos) y se expresan fenmenos de manera ordenada mediante signos comunes entre emisor y receptor. 1.1 LEYES DE ELEMENTOS DE COMUNICACIN: LOS LA Estilo: se podra definir como un equilibrio entre el orden y el movimiento. Ritmo: confiere movimiento, vida, ser motivador Vara segn el tipo de escrito, pero suele ser muy homogneo en un mismo texto (excepto casos surrealistas). Coherencia: recoge la idea principal y las secundarias, para tener un texto claro, breve, original, preciso, completo y correcto. Concordancia: relacin interna que guardan entre s las palabras dentro de una oracin. 1.4 EL PRRAFO Es la parte de un escrito que se considera con unidad suficiente para poder separarlo mediante una pausa que se indica con el punto aparte. 1.4.1 TIPOS DE PRRAFOS Normales: prrafos ms frecuentemente usados, se caracterizan por una sola idea temtica, la cual se desarrolla mediante varias ideas secundarias. De Excepcin: prrafos informativos que presentan ideas relacionadas sobre el mismo asunto.
Claridad: cdigo. Hay que escribir con un mximo de sencillez para que el cdigo no haga de filtro, sino que permita el paso del mensaje. Brevedad: mensaje. Intentar dar la mxima informacin en un mnimo de palabras. Precisin: contexto. El texto debe focalizarse en lo que interesa sin rodeos ni aadidos. Correccin: canal. Se debe escribir correctamente, cumpliendo las normas gramaticales y estructurales. Totalidad: receptor. No se debe dar la impresin de que transmite un mensaje incompleto. Originalidad: emisor. Se debe tratar de no copiar las formas. 1.2 LEYES DE LOS ELEMENTOS DE LA REDACCIN
anuncian
nueva
Conclusin: sirve para dar por terminado un escrito, en estos, con alguna ocasin, se hace un resumen de lo escrito. Deductivos: inicio. idea principal al
Inductivos: idea principal al final. Cronolgicos: sucesin temporal de un evento. Cmo escribir un prrafo? a) Escoger un tema. b) Escribir una oracin principal. c) Para sustentarla, buscar los detalles apropiados. d) Desechar los detalles irrelevantes. e) Construir y enlazar las oraciones coherentemente. f) Concluir con una oracin apropiada. g) Revisar y corregir. Unos de los aspectos importantes a la hora de redactar y transcribir los documentos son los signos de puntuacin, excelente ortografa y utilizacin de los conectores gramaticales. 1.5 SIGNOS DE PUNTUACIN
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Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, entre las empresas y sus empleados. Se recomienda elaborar las cartas externos en formato carta, con logo, membrete y pie de pgina. Para las cartas internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de pgina, las dems con el logo. Cuando existan anexos, se recomienda hacer su identificacin, descripcin dentro del texto. 2.1.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN Tratar un solo tema por comunicacin. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
Las palabras escritas en mayscula sostenida no se dividen. Es conveniente tildar las vocales escritas en mayscula sostenida, cuando as lo requieran. Se utiliza mayscula sostenida para resaltar algn dato. NO se debe exagerar su uso. Se escriben con minscula los das, puntos cardinales y las estaciones del ao, excepto despus de punto y al comienzo del prrafo. Se escriben con mayscula inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias. Se debe distinguir el nombre propio del nombre genrico. Escritura de nmeros Los nmeros de cuatro cifras que representan aos no se separan con espacio ni con punto.
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espacios; el indicativo entre parntesis. Los nmeros de cdula se representan en cifras de miles separadas con punto (.) y si la poblacin no es una capital, se aade el nombre del departamento entre parntesis ( ). Para la denominacin de hora local se utiliza el modelo internacional de 24 horas.
2.1.4 TRASCRIPCIN TEXTUAL DE DOCUMENTOS Para destacar la trascripcin de un texto se dejan una sangra de cuatro espacios a la izquierda y cuatro a la derecha. Las comillas indican inicio y finalizacin, as como continuidad en los prrafos de una trascripcin completa. Los puntos suspensivos indican existencia de texto que no es necesario incluir. 2.1.5 DENOMINACIONES FEMENINAS Y PROFESIONALES
2.4 PARTES DE LA CARTA 2.4.1 CDIGO Se recomienda escribirlo a 3 cm 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlinea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, segn el estilo. 2.4.2 LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIN Se escribe a tres interlineas libres del cdigo y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, da, mes (en minscula) y ao (sin separarlo con punto), segn el estilo. 2.4.3 DATOS DESTINATARIO DEL
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Estn conformados por el nombre y el cargo. El se sita de cuatro a seis interlineas libres de la despedida en mayscula sostenida y el cargo se escribe en la lnea siguiente con mayscula inicial sin centrar. La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido. 2.4.9 LNEAS ESPECIALES 2.4.9.1 Anexos Se detallan en el texto y al final de la comunicacin, a dos interlineas libres del remitente. La palabra anexo, o anexos, segn el caso, se escribe con mayscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre parntesis se relaciona el numero de hojas, folios separados por coma (,). 2.4.9.2 Copias La palabra copia se escribe con mayscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a interlineado sencillo de anexos,
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Identificacin del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboracin de las comunicaciones A dos interlineas libres de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron. 2.4.10 SUBSIGUIENTES PAGINAS
Para su presentacin el encabezado y el nmero de pgina correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda pgina. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlinea libre. 2.5 ASPECTOS GENERALES Segn la norma dice que si es necesario todos los documentos que se presentan en la gua se pueden imprimir por ambas caras de la hoja. 2.5.1 ZONAS 2.5.1.1 Zona 1 Espacio destinado para el membrete que incluye razn social, sigla o acrnimo, logotipo en caso de tenerlo y el Nmero de Identificacin Tributaria (NIT). Se
Espacio superior derecho destinado al registro y radicacin del documento es complementaria de la zona 1.
2.5.3 ESTILOS Para efectos de la distribucin del contenido de la comunicacin, se tienen tres estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y semibloque. 2.5.3.1 Bloque extremo Todas las lneas parten del margen izquierdo. 2.5.3.3 Semibloque Conservando la distribucin del estilo bloque, el primer rengln de cada prrafo tiene una sangra de 10 espacios.
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2.5.4
2.6 PLEGADO DE LA CARTA Convencional o rectangular: Borde inferior de la hoja hasta 3-4 cm arriba de la mitad se efecta el primer doblez; luego borde superior hacia abajo dejando pestaa de 1 cm se efecta segundo doblez.
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Ahora es necesario Guardar este documento para realizar el ejercicio: 5. Dar clic en el Botn Archivo. 6. Dar clic en Guardar Como. 7. Dar nombre al archivo. 8. Dar clic en el botn Guardar. 2.7 COMBINAR CORRESPONDENCIA
2.7.1.1 Crear Los Destinatarios Una vez guardado el documento, se inicia el procedimiento para realizar la combinacin de correspondencia: 1. Dar clic en la opcin Correspondencia del men. 2. Seleccionar la herramienta Iniciar combinacin de correspondencia. 3. Del panel de opciones, dar clic sobre Cartas, la carta proveniente de la primera actividad, ya est configurada para combinar. Ahora es necesario crear el listado de clientes a quienes se enviar la carta. 4. Dar clic en la herramienta Seleccionar destinatarios de la barra men. 5. Dar clic en la opcin Escribir Nueva Lista 6. El cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones aparece en pantalla. 7. Debe establecer qu informacin va a almacenar en la lista de destinatarios. Dar clic en el botn Personalizar columnas 2.7.1.2 Eliminar Campos Listado de Destinatarios del
En el cuadro de dilogo Personalizar lista de direcciones, se puede agregar campos necesarios o remover los innecesarios. 1. Del listado, seleccione Campo de direccin 2, esta opcin ser eliminada. 2. Dar clic en Eliminar. 3. Una advertencia aparece en pantalla, dar clic en el botn S. Note que este campo desaparece del listado. Realizar estos mismos pasos para: Provincia o estado Cdigo postal Pas o regin
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2.7.1.3 Crear nuevos Campos en el Listado de Destinatarios Es posible crear campos que complementen el listado necesario de destinatarios. Crear un nuevo campo: 1. Es necesario crear un nuevo campo dentro de la lista, dar clic en el botn Agregar. 2. Digitar el nombre del campo, en este caso Cargo. 3. Dar clic en Aceptar. 4. El campo Cargo aparece en la lista, pero se debe ubicar debajo del campo Apellidos. 5. Dar clic en Subir, hasta ubicar en el sitio este campo. 6. Dar clic en Aceptar.
2.7.1.5 Insertar Los Campos en el Documento Macros De Word Una vez creada la lista de destinatarios, es necesario ubicar dentro de la carta de presentacin, los campos que se combinarn con el listado. Se inicia insertando una macro que actualice la fecha automticamente: 1. Seleccionar la fecha en la carta y borrar la seleccin, pulsando la Tecla Backs pace. 2. Ir a la opcin Vista del men. 3. Seleccionar la herramienta Macros. 4. Del panel, seleccionar Ver macros. 5. En el cuadro de dialogo que aparece en pantalla, seleccionar comandos de Word. 6. Digitar el nombre de la macro Insertar campo (debe ser todo pegado). 7. De las opciones en el listado, Seleccionar Insertar Campo Fecha.
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2. Del panel, seleccionar la opcin Editar campo. 3. En pantalla aparece el cuadro de dialogo Campo, del listado propiedades de campo, en formatos de fecha, seleccionar una opcin. 4. Dar clic en Aceptar. 2.7.1.7 Insertar Combinados Campos
Los campos combinados son la informacin que se importar del listado de destinatarios a la carta creada.
Ahora se insertar el Campo Nombre: 1. Seleccionar el nombre en la carta, Pulsando las Teclas Control+Shift+FlechaDerecha. (o dar clic sostenido en la palabra nombre). 2. Ir a la opcin Correspondencia 3. Seleccionar la herramienta Insertar campo combinado. 4. Seleccionar la opcin Nombre.
la
Lnea
de
Tambin es posible escoger la forma de tratar al destinatario: 5. En el panel, se escoge la alternativa ms pertinente (primera opcin), ya que la formalidad es necesaria para este tipo de documento. Se puede visualizar el resultado de la lnea de saludo, aplicada a la lista de destinatarios. 6. Dar clic sobre los controles (Para visualizar). 7. Dar clic en el botn Aceptar.
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1. Es necesario seleccionar la lnea actual de saludo y borrarla con la tecla Backspace. 2. Dar clic sobre la herramienta lnea De saludo. 3. Se abre el cuadro de dilogo, a continuacin se inserta la lnea de saludo. 4. Entre las alternativas, se puede seleccionar el saludo ms pertinente para el tipo de carta que se est construyendo. Escoger la opcin Estimado.
Se utiliza en estilo bloque extremo y bloque (Va el cdigo, fecha y la firma con cargo del remitente centrado). 2.8.4 MRGENES Son los mismos que se utilizan en la carta comercial. 2.8.5 PARTES 2.8.5.1 Encabezado
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Informar sobre un hecho en forma breve. Expresar necesidades. Hacer requerimientos. Regular o aclarar una situacin. Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto. Dar respuesta a una comunicacin recibida. Reiterar informacin, requerimiento o solicitud urgente. Conocer detalles sobre un aspecto determinado. Impugnar o corregir una situacin. Confirmar eventos.
Denominacin del documento A partir del margen superior de dos a tres interlineas se ubica la palabra MEMORANDO, en mayscula sostenida y centrada. 2.8.5.2 Numeracin o Referencia Se escribe de interlineas de memorando. . 2.8.5.3 Fecha dos a cuatro la palabra
Se tienen en cuenta las mismas Normas Icontec en la elaboracin de cartas comerciales y se escribe a cuatro interlineas del cdigo.
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DESTINATARIO: Tratamiento, nombre y cargo. Este ltimo separado por coma. REMITENTE: Nombre y cargo, separados por coma. 2. ALTERNATIVA DESTINATARIO: Tratamiento, nombre y cargo. Este ltimo separado por coma. REMITENTE: Cargo y dependencia o cargo.
Se escribe a cuatro a seis interlineas de la despedida con el cargo. Cuando se aplican las alternativas segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del remitente con mayscula sostenida. La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente;
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De 4 a 6 interlineas de la fecha, se escribe la palabra para, en mayscula sostenida, seguida del grupo destinario de la circular y su ubicacin, de acuerdo con el estilo utilizado. En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboracin de la carta La preposicin PARA no va seguida de dos puntos (:) en el caso de la carta circular no se usa. 2.9.3.5 Asunto Se escribe tres interlineas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo. 2.9.3.6 Saludo Se incluye en el inicio del texto. 2.9.3.7 Texto Se inicia a tres interlineas libres del asunto. Se escribe a interlineacin sencilla y cada prrafo se separa del anterior con una interlineacin libre. En circulares de uno o dos prrafos se puede dejar interlineacin de uno y medio en reglones entre prrafos. 2.9.3.8 Despedida Se escribe a dos interlineas libres del texto.
Se escribe a seis interlineas libres de la despedida y se escribe el nombre del remitente en mayscula y el cargo. 2.9.3.10 Lneas Especiales Se escribe a dos interlineas del remitente se escriben anexo, copias y transcriptor. 2.9.3.11 Identificacin Pginas Subsiguientes de
Est constituido por la lnea de identificacin contra el margen izquierdo y el nmero de la pgina contra el margen derecho. La lnea de identificacin debe contener el nmero de la circular, el cdigo de la fecha. El primer prrafo de las paginas subsiguientes se inicia de una a dos interlineas libres del encabezamiento. Lnea de identificacin en el margen izquierdo y nmero de pgina en el margen derecho.
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2.10 ACTA Expresa lo tratado en una reunin o situacin especfica. Es un documento que adquiere valor administrativo, legal, jurdico e histrico desde el momento de su creacin. De acuerdo con la importancia o caractersticas especficas del acta, cada organizacin debe cumplir con lo ordenado en la legislacin vigente y en algunos casos se debe presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en el papel con membrete. 2.10.1 CARACTERSTICAS REDACCIN DE
Se pueden presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para el afecto. Las presentaciones originales y copias deben ser impecables, sin borrones ni repisados. Las actas de asambleas o juntas directivas se pueden llevar en un mismo. 2.10.3 ACTAS CLASIFICACIN DE
2.10.3.1 Registradas
Una o dos interlineas se ubica la palabra acta, en mayscula sostenida, centrada y a continuacin el nmero consecutivo que le corresponda.
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2.10.5.3.3 Lugar Contra el marguen izquierdo, a dos interlineas de la hora se escribe la palabra lugar, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunin. 2.10.5.3.4 Asistentes Contra el margen izquierdo, a tres interlineas del lugar se escribe la palabra asistente, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente, se escribe el titulo o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayscula inicial, a interlineacin sencilla. El cargo que desempea cada uno en la reunin se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerrquico establecido para reunin. En caso de igual jerarqua, los nombres se presentan en orden alfabtico por apellidos. 2.10.5.3.5 Representaciones
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El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayscula sostenida o con mayscula inicial, de seis interlineas. El cargo se escribe a interlineacin sencilla del nombre, con mayscula inicial y sin centrar. Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera jerarqua.
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2.10.5.9. Paginas SubsiguientesLneas de identificacin (margen izquierdo) nmero de pgina (margen derecho).
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La palabra TELFONO se anota en mayscula sostenida. A dos reglones de la lnea anterior. Al frente se escribe el nmero telefnico, separado nicamente con espacio. 2.11.3 ESTUDIOS: Titulo en mayscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo. A tres renglones de la ltima lnea de los datos personales. Los estudios se presentan a dos columnas y constan de los siguientes enunciados: estudios primarios, segundarios, de posgrado y otros. Los enunciados se escriben en mayscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:)
El vocablo PRIMARIO O SECUNDARIO se escribe a tres interlineas del ttulo ESTUDIOS. Al frente, con la tabulacin establecida se anota el nombre del establecimiento, el ttulo obtenido o los periodos cursados, la ciudad y el ao de terminacin. El enunciado correspondiente se anota a dos interlineas del ltimo regln escrito. Al frente, con la tabulacin establecida, se registran el nombre del establecimiento Se puede suprimir la informacin sobre estudios primarios o secundarios cuando el aspirante es bachiller o universitario. 2.11.3.3 Estudios Complementarios Titulo en mayscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres interlineas del ltimo regln escrito. A tres interlineas del ttulo anterior, se relacionan a los cursos o seminarios, destacdnoslos en negrilla o en maysculas sostenida. 2.11.4 EXPERIENCIA Ttulo en mayscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo. A tres interlineas del ltimo regln.
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De tres a cuatro interlineas del nombre se escriben la ciudad y la fecha de presentacin, separados por coma. 2.11.9 SUBSIGUIENTES PAGINAS
El encabezado se ubica entre 2cm y 3 cm del borde superior de la hoja y se escribe en mayscula inicial. La lnea de identificacin est constituida por el nombre del
documento y el de quien presenta la de hoja vida. El primer prrafo de las paginas subsiguientes se inicia de dos a tres interlineas del encabezado 2.12 CONSTANCIAS CERTIFICADOS 2.12.1 CONSTANCIAS Es un documento de carcter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal. Segn el hecho o el acto se clasifican en Constancias para: Tiempo de servicio. Experiencia. Salarios u honorarios. Clases de trabajo. Cumplimiento de comisiones y comportamiento del trabajador, entre otros. Y
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Las expresiones certifican o hace constar, se escriben seguidas de dos puntos (:). Se ubica a cuatro o cinco interlneas libres del cargo, centradas y en maysculas sostenidas.
CERTIFICADO
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2.13 INFORME La expedicin de informes est a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto
De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos: Regular o aclarar una situacin.
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Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe a dos interlneas libres de la dependencia, con mayscula y centrado. 2.13.3.1.1.7 Lugar de origen y fecha de elaboracin Se escribe contra el margen izquierdo, a 2 3 interlneas libres del ttulo, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). 2.13.3.1.1.8 Autora del resumen ejecutivo Contra el margen izquierdo y en mayscula inicial, seguido de dos puntos, se escribe a dos interlneas libres de la fecha, precedidos por las expresiones elaborado por, preparado por, o responsable. Los datos de la fecha de elaboracin y del responsable del resumen se alinean. En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden por orden alfabtico de apellido. 2.13.3.1.1.9 Objetivo
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Se deben identificar, de acuerdo con los numerales de cada hoja. Se escribe el nombre del informe y el nmero correspondiente de la hoja. 2.13.3.1.1.12 Conclusiones Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en maysculas sostenidas y contra el margen izquierdo, a dos interlneas libres del ltimo rengln del texto. La
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2.14 TARJETAS PROTOCOLARIAS Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales
Buscan facilitar a quien las recibe Tener la informacin para contactar al directivo o funcionario requerido. Se debe contener la siguiente informacin: a. Logotipo de la organizacin (adaptado al tamao de la tarjeta). b. Razn social completa con el acrnimo o sigla que lo representa. c. Nombres y apellidos completos del directivo o funcionario de la organizacin que va a utilizar la tarjeta. d. Cargo que desempea. e. Direccin, telfonos fijos y mviles, telefax, apartado, correo electrnico, sitio web, si lo tiene, ciudad o municipio y pas. Para profesionales independientes, se debe incluir: a. Nombres y apellidos completos. b. Profesin y servicios que ofrece. c. Universidad de donde egreso.
DE
Contienen: a. Logotipo, escudo o nombre de la organizacin. b. Nombre completo del que invita. c. Titulo o texto impreso donde mencione el deseo de invitar y el motivo del acontecimiento. d. Direccin (cuando sea necesario, se recomienda incluir un mapa para la ubicacin del sitio). e. Da, hora. f. Nmero de telfono. g. De acuerdo con las necesidades del evento, se debera escribir la frase favor confirmar asistencia.
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DE Y
Las de agradecimiento incluyen mensajes que expresan gratitud. Su estilo requiere pertinencia de acuerdo con la ocasin y preferencias del remitente. Se recomienda que estas tarjetas contengan: a. Logotipo, escudo o nombre de la organizacin del remitente. b. Nombres, apellidos y cargo de quien enva los agradecimientos. c. Texto o motivo d. Nombres, apellidos y cargo de la persona a quien se le enva. e. Cuidad o municipio y fecha. Las de felicitacin sirven para expresar sentimientos corporativos y personales. Se aconseja que su texto o mensaje sea breve, coherente y cordial. Incluyen: a. Logotipo, escudo o nombre de la organizacin del remitente. b. Nombres, apellidos y cargo de quien enva la felicitacin. c. Texto o motivo.
2.15 SOBRES COMERCIALES El sobre tiene por propsito ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envi. 2.15.1 CARACTERSTICAS LA PRESENTACIN DE
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Al registrar los datos del destinatario, stos deben ser iguales a los consignados en la comunicacin en forma clara y completa. Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseo con la papelera de la organizacin. Se recomienda que el sobre tenga impreso el membrete de la organizacin. Para el diseo de sobres grandes, se recomienda tener en cuenta las zonas, con la posibilidad de aumentar sus medidas horizontales y verticales. Se sugiere que el tamao del sobre para el envo de anexos permita guardarlos sin dobleces. Para distribuir mejor la informacin en un sobre de tamao
2.15.4 MODELOS 2.15.4.1 Modelo 1 Para efecto de la impresin los datos, se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para uso exclusivo de la oficina de correos. 2.15.4.2 Modelo 2 Tiene dos zonas: la zona 1 donde se imprimen los datos del remitente y la zona 2 para los sellos de la oficina de correos. 2.15.5 ZONAS 2.15.5.1 Zona 1 Espacio destinado para la ubicacin de la razn social, sigla o acrnimo y NI.T de la entidad que remite. 2.15.5.2 Zona 2 Espacio destinado impresin de la para la direccin
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2.15.6 PARTES Para su distribucin, el sobre se visualiza en tercios y se distribuye as: En el tercio izquierdo se escribe la informacin como. Confidencial, personal, contiene disquete, videocinta, CD-ROM, entre otros, en mayscula sostenida. En el tercio central se escriben los datos del destinatario. En el tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos.
3. BIBLIOGRAA Norma Tcnica Colombiana GTC185, Documentacin Organizacional de fecha 2009/09/30, editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin.
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4. GLOSARIO TERMINOS Y DEFINICIONES Para los propsitos de este documento normativo se aplican los siguientes trminos y definiciones. Abreviatura. Representacin de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminacin de algunas de las letras, de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto. Acrnimo. Vocablo conformado por diferentes letras iniciales de una razn social. Acta. Documento o elemento que se adjunta a la comunicacin o al
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Contenido. En esta pgina se enuncia los ttulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel y la relacin de los materiales complementarios del trabajo, en el mismo orden en que aparecen y los nmeros donde se encuentran. Convocatoria. Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunin. Copia. Fiel documento. reproduccin del
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Introduccin. Escrito, como prembulo, que expone brevemente el contenido, el alcance y objetivos del informe extenso. Lneas especiales. Lneas de anexos, copia e identificacin del transcriptor. Logotipo. Smbolo que identifica a la organizacin. Proyecta la imagen corporativa y hace fcil la identificacin de la entidad que genera o produce la comunicacin. Mrgenes. Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una pgina impresa. Material complementario. Parte agregada o anexa a una obra que la complementa directa o indirectamente; separada fsicamente del documento que contiene la parte principal de la misma que, con frecuencia, es de naturaleza diferente de esta, por ejemplo: mapas, folletos, entre otros. Membrete. Inscripcin impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurdica. Memorando. Comunicacin escrita que se emplea en las
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Portada. Primera pgina del informe; contiene los datos requeridos para la identificacin de documento. Radicacin. Procedimiento por el cual las entidades asignan un nmero consecutivo a las
Recomendacin. Formulacin concisa de acciones necesarias, como resultados directo de las conclusiones que se consideran alcanzadas. Redactor. Persona que genera y plasma ideas en una comunicacin. Referencias bibliogrfica. Conjunto de datos suficientemente precisos ordenados, los cuales facilitan la identificacin de una fuente documental o parte de ella. Registro. Procedimiento por el cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona, entidad remitente o destinataria, nombre o cdigo de la(s) dependencia(s) competente(s), numero de radicacin, nombre del funcionario responsable del trmite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. Remitente. Nombre, apellidos y cargo del firmante.
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