Manuel Sistema de Asistencia

Manual
Sistema de
Asistencia
ASISLERP

Sistema de Control de Asistencia
ASISLERP

Medinacelli 1213, Las Condes, Santiago, Chile
Fono: (562) 212-5585 / Fax (562) 220-3380 Anexo 12
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PROLOGO

El siguiente manual compone herramientas para Configurar, Administrar, y Obtener resultados de
la Asistencia de los Usuarios de los empleados de la empresa, logrando obtener los conceptos de control
necesarios para la evaluacin del comportamiento laboral.

INDICE

Prlogo 2
Arquitectura de los Equipos 3
Capacidades 5
Uso del Equipo 6
Perfil de Usuario 8
Configuracin de Software 11
Administracin de Usuarios 14
Configuracin de Jornadas 15
Asignacin de Horarios 18
Asignacin de Horarios Mltiples 20
Programacin de Asistencia del Empleado 24
Asignacin de Licencias 25
Descarga Reloj 26
Descarga Con PenDriver (Solo Equipo Lector de Proximidad) 28
Busqueda de Registros de Asistencia 29
Estado del Empleado en la Empresa 30
Reglas de Asistencia (BASICO) 31
Reglas de Asistencia (CALCULO) 31
Obtencin de Resultados 32
Generacion de Informes de Resultado 35
Configuracin de Administradores de Software 36
Exportacin de datos de asistencia 38
Inicializar Sistema 39
Modulo de Conversin para Informes de Asistencia 40

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ARQUITECTURA DEL EQUIPO

Primero revisaremos la arquitectura del equipo Lector de Tarjetas de Proximidad.

La configuracin es bastante simple como se puede apreciar, esta en la parte frontal, involucra el
Visor o Display, en el cual se pueden leer los mensajes del Sistema, como as el estado del evento
(Entrada / Salida).

Posee un Teclado numrico para los efectos de utilizacin del mismo si as el usuario lo
requiriese.

Al costado Derecho del equipo se aprecia un Ovalo plateado, que en estricto rigor es el lector y es
por donde el equipo detecta la Tarjetas.

En su parte inferior, se aprecian 3 conectores, el primero de Izquierda a Derecha corresponde a
la alimentacin elctrica y es en ese punto donde se conecta el Transformador con el cual se entrega el
equipo.

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Luego est en el Centro el conector RJ45 para comunicacin por redes Ethernet.

Al final, est el conector DB9 para comunicacin Serial con el Pc y depende de cmo se configure,
es la salida por default de la impresora de emisin de Ticket.

En cuanto al equipo Lector de Huellas Digitales, se puede apreciar una configuracin similar a la
del equipo Lector de Tarjetas de Proximidad en lo que a su teclado respecta.
La diferencia radica en su Lector de Huellas que se puede apreciar en el costado derecho del
equipo, es en este lugar donde se debe posicionar el dedo seleccionado para la marca.

En la parte inferior de dicho equipo, su configuracin es similar a la del otro modelo, que consiste
en su conector de alimentacin al Transformador, el conector de comunicaciones RJ45 y el conector de
comunicaciones Serial DB9.

En esta imagen se puede ver el detalle antes sealado.

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CAPACIDADES

En cuanto a las capacidades del equipo, primero haremos referencia al equipo Lector de Tarjetas
de Proximidad.

_ Capacidad de Tarjetas: 65.534 Tarjetas Registradas
_ Capacidad de Almacenamiento: 50.000 eventos
_ Velocidad de Registro Tarjeta de Proximidad: < 1 Segundo
_ Velocidad de registro de Evento de Asistencia: < 1 Segundo Aprox.
_ Display (Pantalla) Incorporado de Alta Definicin
_ Puerto USB Para descarga de Logs de Registros
_ Tarjeta de Red 10/100 Base T
_ Comunicacin Serial RS232/485
_ Salida a Impresora Serial

Equipo Lector de Huellas Digitales.

_ Capacidad de Huellas Dactilares: 1.500
_ Capacidad de Almacenamiento: 50.000 eventos
_ Velocidad de Registro Huella Dactilar: < 1 Segundo
_ Velocidad de registro de Evento de Asistencia: < 1 Segundo Aprox.
_ Display (Pantalla) Incorporado de Alta Definicin
_ Tarjeta de Red 10/100 Base T
_ Comunicacin Serial RS232/485
_ Salida a Impresora Serial

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USO DEL EQUIPO

Para trabajar con los equipos lectores, primero se deben enrolar los usuarios en dicho equipo,
inicialmente trabajaremos con el equipo Lector de Tarjetas de Proximidad.

Enrolamiento de Usuario:

1 _ Disponerse al Frente del Equipo Montado y Encendido.
2 _ Presionar MENU
3 _ Seleccionar Admi. De Usuarios
4 _ Seleccionar Enrolar Usu.
5 _ Seleccionar Registrar RFID
6 _ Por defecto, el sistema entregara el numero correlativo libre a asignar a la tarjeta, otra forma es
asignar el N (Si es que el nmero est disponible)
7 _ Seleccionar OK
8 _ El sistema informar que relacionar el N seleccionado con la Tarjeta asignada al Usuario, por lo
tanto en este punto debe aproximar la Tarjeta al equipo Lector.
9 _ El sistema mostrar el N Interno de la Tarjeta que se enlaz con el N seleccionado.
10 _ Presione OK
11 _ Confirme OK (Guardar)
12 _ Nuevo Enrolamiento?( Desea Seguir Enrolando? ) Presione ESC hasta salir de los mens del
sistema, con esto la tarjeta qued registrada y con un N Asociado.
13 _ Probar.

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MARCACION DIARIA

1 _ EL usuario debe presentarse ante el equipo
2 _ Seleccionar el estado del Evento (Entrada / Salida) con los botones (Entrada) y el
(Salida) o IN y OUT respectivamente.
3 _ Aproximar la Tarjeta al Lector del Equipo (Ovalo Plateado)

4 _ Evento registrado, mostrara por pantalla (Del Lector) Verificado y el N Asignado a la tarjeta.

ELIMINAR USUARIO

1 _ Ingresar al Menu del equipo lector, presionando el Botn MENU
2 _ Seleccionar Admin.. User
3 _ Seleccionar Borrar
4 _ Ingresar el N a Eliminar (Es el nmero que se asign a la tarjeta)
5 _ Presionar 3 Veces OK
6 _ El sistema preguntar si desea eliminar otro, se debe presionar ESC, hasta salir del men.

Ahora revisaremos los tpicos relacionados al trabajo con el Equipo Lector de Huellas Digitales.

ENROLAMIENTO DE USUARIOS

1 _ Presionar MENU
2 _ Seleccionar Adm. De Usuarios
3 _ Seleccionar Enrolar Usu.
4 _ Seleccionar Enrolar FP
5 _ El sistema Preguntar Nuevo Enrolamiento y se debe responder OK
6 _ El sistema asignar el nmero correlativo a este nuevo enrolamiento o se puede ingresar un nmero (
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este no debe estar asignado a ningn usuario ) y presionar OK
7 _ Solicitar Colocar el Dedo en el Lector de Huellas Digitales

8 _ El sistema solicitar retirar y colocar el Dedo por segunda vez
9 _ Luego por tercera
10 _ Luego presione el Botn OK para aceptar el grabar el enrolamiento
11 _ El sistema preguntar Continuar..?( si desea Continuar Enrolando ), se debe presionar ESC
hasta salir de todas las opciones de Men.

MARCACION DIARIA

1 _ El usuario debe presentarse ante el equipo
2 _ Seleccionar el estado del evento (Entrada / Salida) con los Botones (Entrada) y el
(Salida) o IN y OUT respectivamente.
3 _ Colocar el dedo en el Lector de huellas

4 _ Evento registrado, mostrara por pantalla (Del Lector) Verificado y el N Asignado a la tarjeta.

ELIMINAR USUARIO

1 _ Ingresar al Men el equipo lector, presionando el Botn MENU
2 _ Seleccionar Adm. Usuarios
3 _ Seleccionar Borrar
4 _ Ingresar el N a Eliminar (Es el nmero que se asign a la Huella)
5 _ Presionar 3 veces OK
4 _ El sistema Preguntar si desea eliminar otro, se debe presionar ESC, hasta salir del men.

PERFILES DE USUARIO

Tanto el Equipo Lector de Tarjetas de Proximidad como los Equipos de Huella Digital, poseen la
cualidad de crear perfiles de usuario para acceder a la configuracin de la mquina, esto quiere decir que
si se configura un usuario como administrador, slo l es capaz de realizar modificaciones en el equipo, de
hecho estos equipos manejan 4 Perfiles de Usuario.

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_ Supervisor
_ Administrador
_ Grabador
_ Usuario

Cada uno con sus restricciones de trabajo en el equipo, el Supervisor tiene la habilidad de
configurar todo, el Administrador puede realizar todas las tareas menos Configuracin Avanzada y
Asignacin de Privilegios, en cambio el Grabador, slo puede enrolar y borrar usuarios en el equipo, y
por ltimo el Usuario, slo puede registrar el evento de asistencia en el equipo ( Entra / Sale ).

Esto es necesario para que ninguna persona realice intervencin en el equipo que puedan
perturbar su normal funcionamiento. Veremos Primero el Equipo Lector de Tarjetas de Proximidad:

Para realizar Configuracin de Perfiles, se deben realizar los siguientes pasos :

1 _ Presionar MENU
2 _ Luego seleccione con las Flechas Administracin
de Usuarios y presione OK para ingresar
3 _ Luego Seleccione Admin. Password y presione OK
4 _ Luego Seleccione el Tipo de Enrolamiento a Aplicar, o sea Enrolar una
Tarjeta (RFID) o una Password, en el caso de ser una Tarjeta, se
debe seleccionar Reg RFID y presionar OK.
5 _ Luego Seleccione El Tipo de Acreditacin Administrativa, esto se
realiza Seleccionando con las flechas ( y ), a medida que
presiona con los botones de las Flechas, el display mostrar el Atributo ( Supervisor,
Administrador, Grabador, Usuario )
6 _ Al seleccionar el Atributo, presione OK y el sistema solicitar aproximar la tarjeta que
quedar con el nuevo Atributo, en estricto rigor es un enrolamiento normal, pero son los pasos
previos los que marcan la diferencia.
7 _ Luego Presione OK y Confirme con OK nuevamente
8 _ Luego presione ESC hasta salir de las opciones del men.
9 _ En el Caso de enrolar una Password, refirase a los puntos del 1 al 4, con la diferencia que
debe seleccionar Enrolar PWD y presionar OK
10 _ Refirase al punto 5
11 _ Ingrese el Nmero ID que se desea registrar, Luego presione OK
12 _ Ingrese la Password y presione OK
13 _ Ingrese por 2da vez la Password y presione OK
14 _ Confirme presionando OK
15 _ Presione ESC hasta salir del sistema

Ahora revisaremos los equipos Lectores de Huellas Digitales:
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El enrolamiento con el equipo Lector de Huellas digitales tiene diferencias sustanciales con
respecto al equipo Lector de Tarjetas de Proximidad, esto se puede apreciar en las 3 Opciones que posee
de enrolamiento Administrativo, como lo son : Enrolar Huella Digital, Enrolar Password y Enrolar
Huella Digital + Password.

Cada una de dichas opciones sern tratadas a continuacin.

1 _ Ingrese a MENU
2 _ Seleccione Gestion de Usuario y
Presione OK
3 _ Seleccione Grabar Administrador y presione OK
4 _ Seleccin el tipo de enrolamiento (Enrolar Huella Digital, Enrolar Password o Huella
Digital y Password), en este caso seleccione la primera Enrolar FP y presione OK
5 _ Seleccione el tipo de Acreditacin Administrativa (Supervisor, Administrador o Grabador),
esta seleccin se puede llevar a cabo presionando los botones de flecha ( o )
6 _ Para confirmar la seleccin presione OK, el sistema preguntar por un Nuevo Enrolamiento
(Nuevo Enrolamiento) y se debe confirmar con OK
7 _ El sistema asignar el nmero correlativo o tambin el usuario puede seleccionar con los
botones de flecha ( o ) el nmero que quiere asignar y presionar OK

8 _ Solicitar Colocar el Dedo 3 Veces en el Zcalo lector y despus se debe guardar el
enrolamiento con OK Guardar

9 _ Presione ESC hasta salir de los mens
10 _ En el caso de enrolar por password, primero refirase a los puntos 1, 2, 3, 4 pero con la
diferencia que debe seleccionar Enrolar Pwd (Enrolar Password) y presionar OK
11 _ Luego refirase a los puntos 5, 6, 7
12 _ Luego ingrese la Password a relacionar con el nmero ingresado y
Presione OK
13 _ El Sistema le solicitar repetir la Password y Presione OK
14 _ Solicitar Confirmar el Ingreso, Presione OK
15 _ Presione ESC Varias Veces hasta que salga de las opciones de
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men.

16 _ En el caso de enrolar por Por Huella mas Password, refirase a los
Puntos 1, 2, 3, 4 pero con la diferencia que tiene que elegir la tercera
Opcin FP & PWD y presionar OK
17 _ El sistema presentar el nmero correlativo que est libre o usted
puede ingresar un nmero y presione OK
18 _ El sistema ahora le solicitar colocar el Dedo Seleccionado 3 Veces y
luego solicitar colocar la Password relacionada dedo, luego el sistema
solicitar ingresar por segunda vez la Password, finalice el ingreso
presionando OK
19 _ El sistema solicitar confirmar el Ingreso con OK
20 _ Lista el sistema ha registrado la huella y la password, para salir
presione ESC hasta que salga de las opciones de men.

CONFIGURACION SOFTWARE

En esta parte del manual explicaremos cmo normalizar los parmetros necesarios para que el
sistema entregue los resultados de asistencia, esto quiere decir que existen unos parmetros mnimos
para que el sistema funcione como Software de Asistencia, es bueno destacar que los accesos directos del
software corresponden al cono en el escritorio como se ve a continuacin:

CONFIGURACION CENTROS DE COSTOS

Para iniciar el trabajo en dicho sistema, es necesaria la configuracin de los Departamentos y
Sub. Departamentos, segn corresponda, esto se realiza seleccionando la opcin
Mantencin/Opciones y luego seleccione Lista de Departamento, este activar un formulario en el
cual por defecto, el sistema mostrar como nico tem Asistencia, el cual sera la cabecera donde se
colocarn los sub. Departamentos o ms.

Como se puede apreciar, el sistema posee en la parte
superior 4 opciones

La primera opcin de izquierda a derecha corresponde a agregar un Sub Departamento donde por defecto,
el programa nos entrega una cabecera y los Sub Departamentos que nosotros agregaremos sern
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colgados del que viene por defecto, presionando agregar, aparecer una ventana, donde tendremos que
colocar el nombre del Sub Departamento y confirmar con OK

La segunda opcin es para Borrar un Sub. Departamento, es necesario seleccionar dicho tem, al hacer
esto el sistema solicitar confirmar la Eliminacin.

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Se presiona el Botn OK y el Sub. Departamento es borrado.

La tercera opcin, se llama retitular, la cual se refiere a cambiar el nombre, al Sub Departamento al
presionarlo se activa en pantalla el nombre del Sub Departamento a cambiar.

La cuarta opcin se llama empleado, la que se refiere a relacionar un Usuario con el Sub Departamento
(Previo ingreso de los usuarios al sistema control de asistencia),
Al presionar dicho botn el sistema mostrar la siguiente ventana de trabajo.

En este formulario, se puede apreciar 2 agrupaciones de Usuarios, los del lado Izquierdo, se
reflejarn los usuarios que se desea considerar para el Sub. Departamento seleccionado y al costado
izquierdo, aparecern los usuarios que integran dicha Sub. Departamento, en la vista presentada, se
recuerda que dicho sistema esta vaco, por lo tanto no aparecen los usuarios registrados, el registro de
dichos usuarios se ver en el captulo siguiente.

ADMINISTRACION DE USUARIOS

Esta opcin comprende el agregar, eliminar o Modificar usuarios en el sistema, dicha tarea se
realiza utilizando las siguientes opciones de men.

Primero se debe seleccionar en el men principal Mantencin/Opciones y luego seleccione
Mantencin de Empleados o en su defecto ejecute un click
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en la opcin de Acceso directo Empleados que posee un cono de 2 rostros

En esta se puede apreciar el listado de Departamentos al costado izquierdo, esto es importante
pues al momento de ingresar un usuario, primero selecciono el Departamento y luego ingreso los datos
del usuario, una forma bastante rpida de poblar el sistema, es primero enrolando a los usuarios en el
reloj, y a medida que se descarga, el sistema detecta los usuarios nuevos y los deja en el primer nivel de
jerarqua de los Departamentos, lo que se debe realizar en ese instante, es modificar los datos del usuario
o complementar los faltantes y posicionarlos en el Sub. Departamentos correspondiente, esto se logra
primero seleccionando el usuario y luego presionando el botn superior izquierdo con una T, el sistema
mostrar un nuevo formulario con el rbol jerrquico y todos los Sub. Departamento y lo que debe realizar
el usuario, es seleccionar el Sub. Departamento al cual pertenece.

Volviendo al punto inicial de explicacin de formulario de Administracin de Usuarios, se aprecia
al costado derecho la lista de usuarios del Departamento seleccionado al costado izquierdo, para realizar
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una edicin del usuario, es necesario primero buscar en el departamento respectivo y luego hacer
Doble Click en el N AC del registro seleccionado, al hacer esto el sistema mostrar el detalle del
usuario en los casilleros de datos en la parte inferior del sistema.

Cuando se modifique el registro seleccionado, se debe presionar el Botn de Guardar en la
parte superior del formulario.

Al realizar esta tarea, el sistema guardar los registros. Esta funcin tambin es vlida al
momento de agregar un registro (Usuario) por el sistema, primero se debe presionar el botn +
(agregar) y luego ingresar los datos a los casilleros respectivos en la parte inferior, terminada esta tarea,
se debe presionar el guardar antes sealado.

CONFIGURACION DE LAS JORNADAS DE TRABAJO

En este punto se revisar la confeccin de jornadas de trabajo y la asignacin a los usuarios del
sistema, sta partiendo de la base que los parmetros anteriormente estudiados estn bien
confeccionados y por lo tanto el sistema posee una configuracin bsica como lo son los Departamentos
y los Usuarios.

Primero se selecciona la opcin de men Mantencin/Opciones y luego seleccionar el Sub.
Departamento opcin Mantencin de Tablas de Tiempo Horaria
O en su defecto debe presionar el Botn de acceso directo, ubicadas en la barra desglosadle del costado
izquierdo de la pantalla que entrega el software

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El sistema mostrar una ventana de trabajo como la que sigue:

En esta ventana se aprecia que est compuesta por una grilla de datos al costado izquierdo y la
seleccin realizada en esta grilla se aprecia al costado Derecho. En la parte superior del detalle de datos,
aparecen controles para trabajar con los datos que se detallan a continuacin.
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En el menu para aplicar en la ventana de Mantencin de tabla de tiempo horaria podemos apreciar los
botones Agregar , Guardar , Borrar

Los campos a llenar con datos de la jornada a crear son las siguentes
Nombre Horario: Nombre del horario a crear.
Hora Inicio: Hora de inicio de la jornada.
Hora Trmino: Hora en la cual termina la jornada.
Tolerancia Retraso (Min): minutos para llegar tarde.
Tolerancia Temprano (Min): minutos para llegar temprano.
Inicio de Entrada: Puede Marcar como Entrada desde las xx:xx.
Trmino de Entrada: Puede Marcar como Entrada Hasta las xx:xx.
Inicio Salida: Puede Marcar como Salida desde las xx:xx.
Trmino Salida: Puede Marcar como Salida Hasta las xx:xx.
Contar Como Da laborales: En este punto se puede especificar como
1, que corresponde a un dia completo o parte de un dia como puede ser
0,5, que correspondera a una fraccin de una jornada, esto es til cuando
se trabaja con doble jornada y una colacin intermedia.
Contar como minutos:
Ahora bien, para agregar un horario a la tabla, se debe realizar los siguientes pasos. Primero
Presione el Botn Agregar , al hacer esto el sistema agregar un casillero en la grilla del costado
izquierdo en blanco y paralelamente quedarn los casilleros del costado derecho habilitados para el
trabajo.

Lo que se debe realizar, es dirigirse al primer tem de dicha lista y comenzar a llenar los campos
segn el detalle que se entreg anteriormente.

Luego se debe presionar el botn Guardar y con esto el sistema agregar el registro ingresado.
Para modificar un horario en alguno de sus parmetros, se debe seleccionar el registro costado izquierdo
y queda listo para modificar, para confirmar la modificacin, se debe presionar el botn Guardar .
Para eliminar un horario, se debe seleccionar el horario en la grilla del costado izquierdo y
presionar el botn Borrar , con esto el sistema elimina el horario en cuestin.

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ASIGNACION DE HORARIOS

Cuando se poseen los parmetros de Departamento, Usuarios y Horarios es el momento de
Asignar los Horarios a los Usuarios, esto se realiza de la siguiente manera. Primero nos dirigiremos a la
ventana de administracin de usuarios, esto se realiza de la siguiente forma, podemos acceder haciendo
click en el acceso directo Empleados ventana acceso directo empleados , tambin podemos hacerlo
accediendo a la opcin del men principal Mantencin/Opciones y luego presione en Mantencin
de Empleados, luego se debe seleccionar al costado izquierdo el Departamento, a lo cual el sistema
mostrar los empleados relacionados al costado derecho, entonces se realiza un click en el Usuario a
Seleccionar y la pestaa

Opciones de AC
Al hacer esto el sistema mostrar el siguiente contenido.

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Y se debe presionar el Botn Horario AC, el sistema mostrar este otro formulario.

En l, debe referirse a las siguientes opciones.

Al costado derecho existe una casilla amplia con un ttulo que dice Usar Tabla de Horario, se
debe presionar el botn que est al costado del texto, esto detonar que aparezca un mdulo en el
cual se debe seleccionar el horario con el cual se desea trabajar.

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En este caso, se selecciona la jornada a utilizar, como se puede apreciar la lista de horarios
confeccionados, y que componen la lista de jornadas y debes presionar el botn , con esto
el usuario tiene el Horario asignado.

ASIGNACION DE HORARIOS MULTIPLES

Los Horarios Mltiples, son aquellos en los cuales un Usuario posee doble turno, por ejemplo
08:00 13:00 y 14:00 18:30, esto quiere decir que el usuario o empleado, posee un espacio de
colacin que la empresa no desea controlar como tiempo laboral.

Primero nos referiremos a la confeccin de un Horario Mltiple, esto se logra accediendo al mismo
mdulo de confeccin de horarios, de hecho se crean de la misma forma pero para el ejemplo inmediato,
los parmetros de Hora los dejaremos como sigue:

El Primero lo confeccionaremos como 08:00 a 13:00 de la tarde, los dems parmetros quedan a
su criterio a excepcin de Contar Como Dia Trabajado, a ese parmetro lo definiremos con el Valor
de 0,5 no 1, esto quiere decir que es una parte de un da laboral completo.

El segundo Horario a confeccionar lo crearemos como 14:00 a 18:30, igual que en el caso
anterior, los parmetros quedan a su criterio a excepcin de Contar Como Dia Trabajado, el cual
quedara definido como 0,5, por el motivo antes sealado.

Luego debe acceder a la siguiente opcin de men Mantencin/Opciones y luego seleccionar
la sub opcin Mantencin de Cambios de Programacin, al hacer esto el sistema mostrar el
siguiente formulario de trabajo.

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Como se puede apreciar, el sistema presenta una ventana en la cual al costado izquierdo, se
encuentran las cabeceras de Horarios y la derecha el detalle de los horarios que componen esta cabecera (
La cabecera agrupa a los horarios ), para confeccionar una cabecera que agrupar 2 o mas horarios, se
debe realizar la siguiente tarea.

Presione el botn y el sistema activar una instancia de cabecera a la cual podemos cambiar
el nombre, por defecto el sistema lo configura como se observa en la siguiente imagen.

Nuevo Cambio es el nombre que le da por defecto, se coloca el nombre que se estima
conveniente, que especifique que posee los horarios que se adjuntarn. Entonces Presionamos el botn
del costado derecho y el sistema nos mostrar el siguiente formulario.

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En esta etapa, debemos seleccionar en la caja combo del costado izquierdo, el primer horario y al
costado derecho los das que sern afectos a este horario, para efectos del ejemplo, seleccionaremos slo
desde el Lunes al Viernes, los otros 2 los dejamos sin marca y presionamos el botn OK, repetimos la
tarea para agregar el segundo horario, editando la jornada seleccionando el segundo horario de la caja
combo, tambin seleccionamos desde el Lunes al Viernes y presionamos OK, el horario quedara como
se ve en esta imagen.

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Ahora bien lo que debemos hacer es presionar el Botn y cerrar la venta de Trabajo con
Horarios Mltiples, a continuacin debemos seleccionar el mdulo de administracin de personal (
comos se realiz en los ejemplos anteriores ) y seleccionamos el empleado al cual colocaremos el horario,
( tmese como referencia la forma de colocar horarios a los usuarios ) de la forma siguiente, primero en el
mdulo de asignacin de horarios.

Y presionas el Botn del costado izquierdo, al lado de Asignar Lista de Horarios, e

sistema mostrar el siguiente formulario.

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Entonces seleccione en el costado izquierdo la cabecera de horario y presione el botn OK, con
esto el usuario queda con un turno doble segn el ejemplo.

PROGRAMACION DE ASISTENCIA DEL EMPLEADO

Esta opcin corresponde a la asignacin de un perodo de trabajo a un empleado.

Primero se debe seleccionar el acceso directo, que aparece con el nombre de (cambio de empleados),
luego seleccionar el departamento y empleado, a cambiarle o agregarle su jornada de trabajo y el rango
de tiempo, a continuacin debes seleccionar la hoja que aparece con un lpiz, el cual se denomina
(cambio temporales), al presionarlo aparecer una ventana, que indicar el perodo que usted ha
seleccionado, en la cual tendremos que confirmar presionando aceptar, y se habilitarn dos iconos
pequeos, uno es el signo +, - y el otro una hoja con una cruz roja, por lo tanto debemos presionar la
hoja con la cruz roja y se eliminar el perodo, despus se debe presionar el signo + y aparecer una
ventana llamada (agregar cambios en perodo de tiempo), en la cual debemos seleccionar el cambio de
categora para este perodo y aparecern las jornadas creadas en el sistema, al seleccionar aparecer el
rango de tiempo de la jornada seleccionada, donde tendremos que seleccionar los das que entran en la
semana como trabajados, seleccionando el cuadro que se encuentra al lado de la fecha, marcando o
desmarcando con el visto bueno, una vez seleccionado presionar el boton de OK y aparecer el perodo de
tiempo aplicado, en los cuadros horarios de la parte inferior el informe , para gravar la seleccin, debes
presionar el cono con forma de disquete que est al lado de la X, la que nos indica (guardar los cambios
temporal del empleado), una vez realizado este ltimo paso, se gravar y estar asignado al empleado el
cambio.

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ASIGNACION DE LICENCIA

Esta opcin comprende el agregar una licencia, permiso, o vacaciones a un empleado por un
perodo determinado. Primero se debe seleccionar el acceso directo que aparece con el nombre de
licencia, luego aparecer una ventana en la cual tendremos que seleccionar el departamento y el nombre
del empleado, luego hacer un clic en la hoja en blanco que es para agregar la que esta al lado derecho
de la lupa y aparecer una ventana que dice agregue el tem de dejando negocio y aplique el rango de
tiempo fecha de inicio y fecha de trmino y elija el tipo de evento y la razn o motivo del permiso, licencia
o vacaciones a asignar y presione OK .

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DESCARGAR RELOJ CONTROL

El trabajo con este software, es bastante sencillo en lo que respecta a la descarga de marcas, que es el
punto que explicaremos a continuacin.

Para descargar el reloj Control, se debe activar la siguiente opcin de men, que activar el
programa de comunicaciones, primero debe conectar el programa con el reloj, pinchando con el botn
izquierdo de Mouse la conexin ethernet, aparecer un men desplegado hacia abajo, en el cual se debe
presionar el tem descargar Log, el reloj nos indicar en pantalla en la parte inferior izquierda la descarga
realizada.

En el men que se despliega hacia abajo, tambin tenemos otras opciones a aplicar en la comunicacin
con el reloj, que a continuacin describiremos

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Seleccionar todo: se refiere a seleccionar las dos conexiones que el programa trae por defecto
Conectar: Se refiere a conectar el programa con el reloj
Desconectar: Se refiere a desconectar el programa del reloj
Configurar Archivo de Exportacin: Se refiere a la exportacin y los formatos que puede usar para
exportar los datos
Dispositivo: Se refiere a la unidad en la cual se asigna la ID al reloj de la red de computacin donde se
conecte el reloj
Borrar AC Log: Esta opcin nos permite borrar los registros de marcas del reloj
Borrar OP Log: Esta opcin nos permite borrar los registros de operaciones del reloj
Sincronizar Hora: Esta opcin nos permite sincronizar la hora del reloj y el programa
Refrescar: esta opcin nos permite refrescar la informacin del reloj en pantalla la cual es mostrada en el
centro de la pantalla en la conexin que se desee trabajar
Deshabilitar: Esta opcin deshabilita la conexin con el reloj
Habilitar: Esta opcin Habilita la unidad de conexin a trabajar para despus aplicar la opcin conectar
Propiedades: esta unidad se puede trabajar con el reloj conectado al programa y nos muestra
aplicaciones que son informacin del estado del reloj.
Estilo de Vista (ViewStyle): se refiere al tipo de visualizacin que se desea ver la unidad de conexin que
se muestra en el centro de la pantalla y la que nos indica tres opciones de vista (iconos grandes, iconos
pequeos, lista, reporte)

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DESCARGA CON PENDRIVER (Solo Equipo Lector de Proximidad)

El Trabajo con PenDriver, permite utilizar el reloj en distancias en las cuales se encarece el
tendido de cableado para los efectos de comunicacin, por lo tanto se puede utilizar el Pendriver en forma
peridica para descargar los eventos del reloj.

Primero partiremos explicando como se realiza la operacin desde el equipo.

_ Seleccione el Boton MENU
_ Seleccione Admin. PenDriver
_ Coloque el PenDriver en el Zcalo para el dispositivo dispuesto al costado Izquierdo
_ Seleccione Descargar AttLog
_ El sistema Mostrar Copia de Datos Terminada
_ Presione el Boton OK
_ Retire el PenDriver
_ Presione ESC hasta salir de los mens.
_ Listo el Equipo gener un Archivo llamado 1_attlog el cual tiene una estructura como sigue.

Este detalle es para efectos de Trabajo con Sistemas de Control de Asistencia Externos o de Otras
empresas de software.

Desde el software, se debe realizar la siguiente Tarea, se ingresa a la aplicacin, se conecta el
dispositivo USB y se selecciona la primera opcin de men DATO y Seleccione la sub. Opcin
Importar Desde USB Flash como se aprecia en la imagen siguiente :
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Al realizar esto, el sistema mostrar la siguiente pantalla.

Se presiona el boton Importar, y listo, el sistema informar del estado de la importacin.

BUSQUEDA DE REGISTROS DE ASISTENCIA

Esta opcin comprende la bsqueda y revisin de las marcas realizadas por l o los
administradores del sistema, y el histrico de todas las marcas hechas en el reloj, el detalle de los
registros, es el siguiente. Hora de entrada/hora de salida -tipo de marca evento que se realiz a la
marca (agregar, modificar, borrar), razn - operador responsable y el da, mes, ao y hora exacta en
que se produjo el evento sobre la marca.
Primero se debe seleccionar el acceso directo que aparece con el nombre de marcas, luego se elige
departamento, nombre del empleado y rango de tiempo, despus tienes que presionar el boton buscar y
aparecer el histrico de todas las marcas que se han efectuado en el reloj y si deseas ver las marcas que
han sufrido algn cambio hecho por el administrador, debes presionar el boton modificar Log, el boton
buscar y aparecer una ventana llamada Log de registros cambiados y la modificacin si existiera y cual
fue el cambio que sufri, estos datos no se pueden modificar.

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ESTADO DEL EMPLEADO EN LA EMPRESA

Primero cada vez que realices esta opcin tienes que estar conectado con el reloj en la opcin conectar

Esta opcin se puede ver en pantalla al descargar las marcas del reloj que se ejecuta en la unidad
de (Descarga de logs de asistencia), el cual se encuentra en el men (Equipo), una vez que se realice la
descarga aparecer en el costado inferior izquierdo de la pantalla el estado actual de los empleados en la
empresa donde nos muestra el siguiente orden (Numero de orden), (Numero AC o numero de registro
interno en el programa y reloj), (Nombre), (Fecha y Hora de marca), (Equipo), (modo de verificacin).

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REGLAS DE ASISTENCIA (CONFIGURACION BASICA)

Esta opcin nos permite modificar el nombre de cabecera en la lista de departamentos, que por
defecto viene configurado en la opcin Nombre Unidad como, (OUR COMPANY), y en la opcin Abreviacin
como (OUR COMPANY), es en esta opcin donde primero borraremos lo que aparece en el cuadro, luego
escribiremos el nombre de la empresa a usar, como aparece en la ventana siguiente, como modo de
ejemplo, en el cual ya se modific y se asign como cabecera de los departamentos el nombre de la
empresa (LERP).

Adems, en esta ventana viene marcada la opcin (Auditar Eso), y que se modifica marcando la
opcin (Directamente a OT), los otros tem que aparecen en el cuadro de Configuracin Bsica, no sufren
ninguna modificacin.

Reglas de Asistencia (Clculo).

Esta opcin se refiera a la modificacin que tenemos que realizar en esta ventana, para que
considere las horas extras de los empleados de la empresa, tendremos que modificar los siguientes tem.
(Despus), el cual en la programacin de fbrica no viene marcado, por lo tanto tendremos que marcarlo,
y el cuadro asociado a este tem es, (Contar min. Licencia como OT), en el cual tendremos que definir una
vez terminada la jornada, despus de cuntos minutos se considera hora extra, en la ventana siguiente se
muestra, como modo de ejemplo aparese marcada la opcin (Despus), y asignado en el cuadro de
tiempo 15 minutos que quiere decir que pasados estos minutos despus de la hora de trmino de la
jornada, ser considerado como horas extraordinarias, una vez realizadas las modificaciones presione OK.

Nota: los minutos que se asigna en el cuadro de tiempo, (Contar min. Licencia como OT), es
programado segn el criterio de cada empresa o como lo exige la ley del trabajo.

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OBTENCION DE RESULTADOS

La obtencin de resultados corresponde al informe de eventos y su correspondiente resultado de
los usuarios del reloj, por lo tanto lo primero que se debe realizar, es la descarga del reloj sealado en el
captulo anterior.

Luego se accede a la opcin de men Buscar/Imprimir y seleccionar la sub opcin
Calculando Asistencia y Reportes, otra forma es hacer click en el botn de acceso directo ,
con cualquiera de los 2 mtodos el sistema mostrar el siguiente mdulo de trabajo.

Para activar los resultados, primero se debe seleccionar el Departamento, luego seleccionar el o
la persona por el Nombre o en el mismo casillero se le puede pedir el sistema Todos, luego se le indica al
sistema el perodo que se analizar, ste se define modificando los casilleros de fecha que se observan en
la parte superior del formulario, terminado esto, se presiona el Botn Calcular el sistema llenar la
grilla de la siguiente forma :

Este es un pequeo ejemplo.

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El sistema posee herramientas para agregar horas al sistema, ya sea por motivos de fuerza
mayor de la empresa, el empleado no pudo marcar en su reloj, para hacer efectivo este registro, se debe
realizar el siguiente procedimiento.

En la imagen anterior, se observan 2 columnas en las cuales se pueden colocar horas en forma
directa, dichas columnas son Horas E y Horas S
En esos casilleros se colocan las horas respectivas por cada lnea que corresponde a la fecha.
Dichas horas son afectas a las restricciones de Entrada y Salida, si de hecho dichos datos no cumplen las
condiciones de Entrada y Salida, el sistema no las considerar. Por cada vez que se ingresan datos, es
necesario Realizar los siguientes pasos para que sean reflejados en la pantalla.

Al hacer Click en el casillero donde se colocar la hora, se presiona la opcin de men al costado
derecho con el nombre Agregar Logs Entrada Salida aparecer la siguiente ventana.
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En esta se coloca El Evento y la Hora, terminado este paso, se confirma con el botn Agregar
y Despus Cerrar, luego aparecen los siguientes mensajes.

Es entonces cuando se debe presionar el Botn de Calcular Nuevamente y con eso queda
incorporada la marca al sistema.

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GENERACION DE INFORMES DE RESULTADO

Para generar Informes de Resultado, se utiliza la misma ventana de trabajo, e incluso el mismo
procedimiento de generacin de resultados, la diferencia radica en que se deben realizar los siguientes
pasos para ver los resultados.

En Estricto rigor, luego de adjuntar y revisar todas las marcas y presionado el boton Calcular,
debe presionar el boton Reporte con esto el sistema le mostrar el siguiente display de opciones.

Se selecciona la Segunda Opcion Attendace General Report y el sistema mostrar el informe
de asistencia que se ve a continuacion.

De hecho el sistema presenta distintos tipos de informes, los cuales se aprecia en la lista de
informes, pero el de mayor importancia es ste, el detalle de los parmetros representados en el informe
es como sigue.

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CONFIGURACION DE LOS ADMINISTRADORES DEL SOFTWARE

Primero explicaremos como se debe ingresar al sistema, para tal tarea es necesario configurar un
administrador dentro del software, esto se realiza seleccionando en el Men Principal
Mantencin/Opciones y luego seleccionando el submen Administrador, al hacer esto, el sistema
mostrar en primera instancia un despliegue de datos vaco, pues no existe un administrador configurado,
para agregar uno a la lista y colocar el nivel de autoridad, se debe presionar el botn Administrador el
cual desplegar 5 opciones, las 4 primeras referentes a los niveles de autoridad de la persona que se est
configurando como administrador y la quinta, se refiera a eliminar el usuario seleccionado, esto se aplica
cuando el sistema est alimentado con datos y parmetros y existe algn administrador que se desea
eliminar ( Este atributo es solo del Sper Administrador).

En el caso de Agregar un Sper Administrador, se selecciona la opcin Agregar Sper
Administrador, pues es l, el que configurar dicho sistema en el futuro y es el que poseer todos los
atributos, el sistema presentar el siguiente mdulo.

Al hacer esto, debe recordar que cuando ingresa al sistema debe poner el Nombre y el Cdigo
para poder Acceder. Cabe sealar que el sistema informa sobre la instancia de la configuracin activada.

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Recuerde que esta informacin es confidencial y ser tan segura, como confidencial permanezca.

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EXPORTACION DE DATOS DE ASISTENCIA

Esta opcin comprende la descarga del informe de asistencia de los empleados, el cual se puede
obtener haciendo click con el boton izquierdo del Mouse, aparecer un menu donde tendremos que
seleccionar el tem Exportar Dato.

Una vez elegida la opcin de Exportar Dato aparecer la siguiente ventana donde nos da la
opcin de elegir lo que se va a exportar en EXCEL, las columnas que yo desee ocupar y dnde tendremos
que seleccionarlas quitando o agregando el visto bueno, una vez seleccionadas las columnas deber
presionar OK y darle un nombre y destino al reporte a exportar.

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INICIALIZAR SISTEMA

Nota: Precaucin, esta opcin se debe aplicar una vez instalado el programa.

Esta opcin, se refiere a borrar los datos completos que se ha ingresado al sistema, por lo tanto,
se recomienda que al instalar el programa, se configure por seguridad uno o ms administradores, ya que
as no puede ingresar ninguna persona ajena al sistema, y correr el riesgo de que borre todos los datos, y
una vez que se cree un administrador dentro de los privilegios, se debe anular la opcin de Inicializar el
Sistema, tambin se debe respaldar la base de datos cada cierto tiempo, as no se pone en riesgo toda
la informacin del programa.

A continuacin se observa el mdulo Setear Configuracin del Administrador.

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MODULO DE CONVERSION PARA INFORME DE ASISTENCIA

Este mdulo es un programa el cual se encuentra como carpeta en el CD del Sistema, para
activar dicho programa se deben realizar las siguientes tareas.

Como se mencion anteriormente, se accede al CD del sistema y se debe abrir la carpeta
RECURSOS, dentro de sta, se debe activar el programa Setup, esta instalacin es directa, no es
necesario ningn parmetro especial ( Slo Presionar Siguiente ).

Terminada la instalacin, su funcionamiento es como sigue:

El software estar instalado como otro programa de Windows, por lo tanto se debe acceder a l
por medio del botn Inicio del sistema y buscar en Programas, luego de activarse dicho programa,
ste presentar la siguiente venta ( por lo dems es nica, sin sub mdulos).

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El trabajo es bastante simple, slo se debe seleccionar el Camino ( Path ) en el cual se gener la
exportacin de resultados en el Sistema AsislLerp y se debe hacer click en el archivo Excel, al realizar
esto el sistema mostrar en la barra inferior la seleccin realizada y se debe presionar el Botn Generar
Adaptacin, el sistema en forma automtica generar un archivo .XLS nuevo en el directorio
anteriormente seleccionado, dicho archivo lleva por nombre Informe ms la fecha y hora de creacin,
Ejemplo :

_ Informe_03092007_1257.XLS

Al terminar la migracin de datos, el sistema mostrar un mensaje de trmino, y listo,
slo se debe salir de dicho programa y cargar Excel, los datos estarn ordenados, con formato y
totalizados por persona.

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