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Instructivo para el envo de artculos Una de las razones por las cuales la Revista Colombiana de Fsica ha decidido tener un sistema online es la agilidad y comodidad para ejecutar procesos de evaluacin en casos en los que, como sucede en la RCF, hay una gran recepcin de contribuciones. A travs de este sistema se puede establecer un proceso gil en el que el autor est enterado en todo momento en qu parte del proceso estn sus contribuciones; asimismo el manejo de los archivos es ms fcil en la medida en que se encuentran disponibles para los Editores de Seccin y Revisores, evitando la prdida de informacin y dando un acceso ms oportuno a la informacin y a la comunicacin entre los Editores con los Revisores y los Autores. Por esta razn, la Revista no recibe contribuciones a travs de correo electrnico, slo son consideradas las contribuciones enviadas a travs de la pgina de internet. Para hacer un envo de un artculo se necesita en primera instancia una cuenta de usuario en la Revista, a travs de la cual se har el envo y se le contactar para cada uno de los procesos de sta. Es importante que la informacin suministrada en el momento de abrir su cuanta de usuario est correcta y actualizada, de lo contrario mantngala actualizada de manera que los correos electrnicos con la informacin de sus artculos llegue de manera oportuna. Para comenzar, estando en su cuenta de usuario, ingrese al link Nuevo envo [1]. [1]

A continuacin encontrar una especie de formulario de asuntos bsicos de su envo, en l debe especificar la seccin a la cual se har el envo dependiendo del rea especfica de su artculo, en Seccin de la Revista, sea Astrofsica y Gravitacin, ptica, Partculas elementales, etc. Posteriormente, debe, si cumple con todos los 1

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requisitos establecidos en Lista de comprobacin de envo marcar cada uno de los espacios. Debe tener en cuenta que el sistema no le permitir realizar el envo sin estos requisitos [2]. Ms adelante en la casilla Comentarios para el / la editor/a, tiene la posibilidad de agregar una nota aclaratoria sobre algn particular, o algn mensaje que usted considere necesario, tanto al Editor, Editor de seccin, como al Evaluador [3]. Despus pulse Guardar y continuar. [2]

[3]

Ahora se encontrar en otra pgina donde es importante tener en cuenta qu tipo de archivos se deben subir. En este primer envo donde aparece Subir fichero se debe agregar el archivo PDF del artculo. ste ser el archivo que se enva al Editor de Seccin y al evaluador. Se pide un archivo en extensin PDF para evitar que se hagan cambios en los archivos, por lo que tenga muy en cuenta a la hora de hacer el envo de este Fichero de hacerlo en PDF; luego, pulse Guardar y continuar [4]. 2

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[4]

Ahora debe llenar el formulario donde se ingresan los Metadatos, el autor principal ya debe aparecer, sin embargo, en la medida en que pueden haber participado varios autores todos deben figurar y deben suministrar toda la informacin solicitada. Para ello, pulse la opcin Aadir autor/a y diligencie la informacin de cada uno de los autores [5] ; de la misma manera que se hizo de acuerdo con el captulo Instructivo para la creacin de una cuenta de usuario de la Revista. [5]

Luego, agregue la informacin correspondiente al artculo: ttulo, resumen, palabras clave en el idioma correspondiente al artculo, e idioma en que est escrito el artculo [6]. Finalmente, pulse Guardar meta-datos.

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[6]

Ahora en el siguiente paso se deben agregar todos los ficheros necesarios para el proceso del artculo. Despus de haber hecho el envo del Fichero principal, debe hacer el envo de los Ficheros complementarios. El envo se debe hacer de la siguiente manera: En caso de que su trabajo sea escrito en Word, debe subir a la pgina slo la versin de Word, no PDF, este archivo se debe guardar como Documento de Word 97 -2003; tambin se debe agregar una versin JPG de cada una de las imgenes que se incluyan en el artculo (esto es muy importante pues en el proceso de edicin se necesitarn en caso de tener problemas). Si el documento est escrito en LaTex, se debe enviar la carpeta con todos los archivos fuente necesarios para compilar, ms el archivo .tex; esta carpeta se debe comprimir y ser enviada en extensin .zip,

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nicamente [7]. Para obtener informacin ms detallada acerca de esto se puede remitir al Formato Doc o LaTex, o a las Polticas Editoriales. [7]

NOTA: Se recomienda que el envo que haga ya est escrito en el nuevo formato de la Revista. Para ello, puede encontrar en la pgina principal los formatos, tanto en Word y LaTex; para ms informacin remtase al captulo Instructivo para proceso de edicin. Despus de subir el archivo debe diligenciar otro formulario en el que indicar referencias muy importantes para el proceso de edicin. Es importante recordar que este paso se har una sola vez y evitar problemas con las grficas que se puedan dar en la edicin y diagramacin, lo que complicara dicho proceso y se podran ver afectadas dichas grficas [8]. [8]

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En esta pgina tambin puede poner a disposicin de los evaluadores los archivos complementarios marcando la opcin Mostrar fichero a los/as revisores/as []. Recuerde que debe adicionar dentro de los ficheros complementarios la Postulaci n de {rbitros requerida desde el comienzo del envo, adem{s de los dem{s requisitos. Para este envo puede subir una carpeta en extensin .zip, nicamente, todos los archivos del artculo, los dem{s, como Postulacin de {rbitros deben ir por separado. En esta pgina tambin puede cambiar el archivo, en caso de algn error, en Reemplazar fichero. Luego, pulse Guardar y continuar. Despus, aparecer{ la pgina inicial del envo de ficheros complementarios, desde aqu puede realizar el envo de nuevos ficheros complementarios, tambin visualizar la lista de ficheros que ha subido. Cuando toda la informacin est completa pulse Guardar y continuar [9]. [9]

En el momento del envo aparece una confirmacin de ste, donde encontrar la lista de ficheros, tanto principales como complementarios. Cuando esta pgina aparezca, si 6

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est seguro del envo y de que toda la informacin y los archivos estn completos, pulse Finalizar envo [10]. [10]

Cuando el envo ha terminado encontrar un aviso de envo completado. Asimismo un link donde se puede remitir a otros envos [11]. [11]