MATERIAL DE CAPACITACIN

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LA NORMA TECNICA PERUANA NTP 392.030-2:2005 MICROFORMAS. Requisitos para las Organizaciones que operan sistemas de produccin de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico.
2005-09-08 - 2 Edicin

Presentacin:

Miguel Vliz Granados Febrero 2014

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Contenido
Prlogo Aspectos internacionales que orientan la elaboracin de la
norma

Conceptos Tcnicos Los archivos de las organizaciones La gestin de la documentacin e informacin Entorno legal y reglamentario que enmarca la elaboracin de
la norma

La Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2005 Conclusiones

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Prlogo

En el Per el uso de las tecnologas de avanzada en materia de archivo de documentos e informacin est regulado por un conjunto de normas legales orientadas a:
Otorgar facilidades para elaborar microformas tanto por procesos convencionales, como procesos informticos en computadoras
Otorgar reconocimiento de valor legal a los archivos conservados mediante microformas que permitan ahorro de espacio y costos a las organizaciones, colaborando a su eficiencia y productividad. Aprovechar los adelantos de la tecnologa en beneficio de actividades empresariales, alentando las inversiones y mejorando sus rendimientos.

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Aspectos internacionales que orientan la elaboracin de la norma

Adoptar las Normas Internacionales ISO/IEC aplicables a las materias, procesos y sistemas que se aplican en micrograbacin, firmas digitales, intermediacin digital y seguridad informtica en concordancia con el reconocimiento de las normas internacionales y los sistemas internacionales de evaluacin de la conformidad para aumentar la eficacia de la produccin y facilitar el comercio internacional
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WTO OMC OMC

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Conceptos tcnicos
normalizacin: Actividad encaminada a establecer respecto a problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a un uso comn repetido con el fin de conseguir un grado ptimo de orden en un contexto dado.
NOTAS 1 En particular, esta actividad consiste en la elaboracin, la difusin y la aplicacin de normas. 2 La normalizacin ofrece importantes beneficios, debido principalmente a una mejor adaptacin de los productos, procesos y los servicios a los fines a que se destinan, la prevencin de los obstculos al comercio y la facilitacin de la cooperacin tecnolgica.

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Conceptos Tcnicos
norma: Documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido, que establece, para un uso comn y repetido, reglas, directrices o caractersticas para ciertas actividades o sus resultados, con el fin de conseguir un grado ptimo de orden de un contexto dado.
NOTA Las normas deben basarse en los resultados consolidados por la ciencia, la tcnica y la experiencia y estar dirigidas a la consecucin del ptimo beneficio para la comunidad.

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Los archivos de las organizaciones

Constituyen el legajo de la gestin
Son objeto de consulta interna y externa. Tienen valor histrico y/o patrimonial para la organizacin Deben ser conservados por periodos establecidos por la organizacin o por orden legal.

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La gestin de la documentacin y la informacin

Incrementa la competitividad productividad y la

Incorpora nuevas tecnologas

Adecuado soporte para la gestin y toma de decisiones

Rpido acceso y difusin de la Informacin

Ingreso al contexto de la Internacionalizacin de los intercambios comerciales

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Entorno legal y reglamentario que enmarca la elaboracin de la norma

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DL N 681 DS N 009-92-JUS Ley N 26612 Resolucin N 070-97/INDECOPI-CRT DS N 002-98-ITINCI DL N 827 DS N 001-2000-JUS Ley N 27269 DS N 019-2002-JUS. DS N 024-2002-JUS Resolucin N 0103-2003/CRT-INDECOPI
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La Norma Tcnica Peruana 392.030-2:2005

R.0074-2005/INDECOPI-CRT. Publicada el 2005-09-22

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Introduccin
Los propsitos de la NTP son los siguientes: a) Establecer los requisitos que deben cumplir las organizaciones que operan sistemas de produccin de microformas. b) Brindar a las organizaciones que operan sistemas de produccin de microformas, una gua para desarrollar sus propias polticas y procedimientos particulares de operacin, para satisfacer sus requerimientos fundamentales. c) Establecer los requisitos de almacenamiento de las microformas generadas conforme a las especificaciones establecidas en la presente NTP y en otras que establezca la entidad competente.
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1 Objeto

Establecer los requisitos que deben cumplir las organizaciones que operan sistemas de produccin de microformas en medios de archivo electrnico, y administran su almacenamiento en condiciones de seguridad y conservacin.

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2 Referencias Normativas
Normas Tcnicas Peruanas
NTP-ISO 3334:1997MICROGRAFA. Mira de Resolucin ISO No 2. Descripcin y uso.

NTP-ISO 6196-5:1997 MICROGRAFA. Vocabulario. Parte 5: Calidad de imgenes, legibilidad, inspeccin.

NTP ISO/IEC 17799-2004 EDI. Tecnologa de la Informacin. Cdigo de Buenas Prcticas para la gestin de la seguridad de la informacin.
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2 Referencias Normativas
Normas Tcnicas Internacionales
ISO 10196-2003 Document imaging applications Recommendations for the creation of original documents -

ISO 18927:2002 Imaging materials - Recordable compact disc systems - Method for estimating the life expectancy based on the effects of temperature and relative humidity. ISO 7498 - 2:1989 Information processing systems Open Systems Interconnextion Basic Reference Model Part 2: Security Architecture ISO /IEC 9798 - 1 Information technology techniques - Entity autentication - Part 1- General.
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Security

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2 Referencias Normativas
Normas Tcnicas Internacionales
ISO/IEC 10181-4 Information technology Open Systems Interconnection Security frameworks for open systems: Non-repudiation framework.

ISO/IEC 12119:1994 Information technology. Software packages- Quality requirements and testing
ISO/IEC 13888-1 Information technology techniques Non Repudiation Part 1: General Security

ISO/IEC 13888-2 Information technology Security techniques Non Repudiation Part 2 Mechanisms using symmetric techniques.
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2 Referencias Normativas
Normas Tcnicas Internacionales ISO/IEC 13888-3 Information technology Security techniques Non Repudiation Part 3: Mechanisms using asymmetric techniques.

ISO/IEC 15947 Information technology Security IT intrusion detection framework

ISO/IEC TR 13335-5 Information Technology. Guidelines for the management of information technology. Part 5: Management guidance on networking security. ISO/IEC TR 14516 Information technology Security techniques Gudelines for the use and management of trusted Thrid Party.
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3 Campo de aplicacin
Se aplica para la evaluacin de:

Sistemas de produccin y almacenamiento de microformas de organizaciones propietarias y de empresas de produccin, almacenamiento o intermediacin digital. Sistemas de produccin de microformas a partir de documentos originales fsicos o generados electrnicamente, identificados por la organizacin propietaria La estructura organizativa asociada al sistema de produccin y almacenamiento de microformas. Las propiedades que deben cumplir los medios de archivo electrnico.
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3 Campo de aplicacin

Comprende los requisitos que se deben cumplir cuando en el sistema de elaboracin de microformas se incluyen procesos de transferencia electrnica en redes privadas y pblicas. Comprende las condiciones de seguridad y conservacin a cumplir para el almacenamiento de las microformas. No se aplica a sistemas de produccin de microformas que utilizan soporte de medios de archivo electrnico que permitan modificaciones totales o parciales.

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4 Definiciones
Contiene 27 definiciones generales entre las que destacan

archivo: Para los propsitos de la presente norma, conjunto de documentos conservados por cualquier tcnica, en cualquier medio actualmente conocido o recientemente desarrollado.

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4 Definiciones
Contiene 27 definiciones generales entre las que destacan

Documento (de archivo) original: Para los propsitos de la presente norma. Documento de una organizacin que autoriza su migracin a microformas y de cuyo origen y contenido es responsable.
Documento

electrnico: Unidades estructuradas de informacin registrada, publicada o no, susceptible de ser generada, clasificada, gestionada, transmitida, procesadas o conservadas por una persona o una organizacin de acuerdo a sus requisitos funcionales, utilizando sistemas informticos.
NOTA: El trmino documento electrnico no se refiere nicamente a los documentos de texto que se suelen crear con procesadores de texto, sino tambin comprende los mensajes de correo electrnico, las hojas de clculo, los grficos e imgenes, los documentos HTML o XML y los documentos compuestos, multimedia o de otras clases, que incluyen a sus enlaces y accesos automticos.

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5 Requisitos Generales
Documentar las especificaciones tcnicas de sus sistema de elaboracin y almacenamiento de microformas.
El Manual debe:
Indicar las lneas de produccin y lugares de almacenamiento de las microformas. Indicar la condicin de la organizacin, propietaria o proveedora de servicios de elaboracin, almacenamiento o intermediacin digital.

Manual del Sistema

Describir las funciones de los responsables de la administracin o produccin del sistema de elaboracin de microformas.
La tecnologa a utilizar, equipos, medios de soporte. Describir los procesos desde la generacin hasta la eliminacin de los originales, incluyendo los procesos de produccin, almacenamiento y uso de las microfromas. Indicar la participacin de los representantes de la fe pblica.

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5 Requisitos Generales
5.2 La organizacin de estar legalmente constituida

Manual del Sistema

Normas Legales y Reglamentarias Aplicables

Manual de Organizacin

Manual de Procedimientos

Manual de Seguridad Informtica

Manuales de Lneas de MFs

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5 Requisitos Generales
5.3.1 La organizacin propietaria debe
Tener un sistema integral de administracin de sus documentos
Generacin archivo, eliminacin de documentos, adems de la planificacin, preparacin, elaboracin, control de calidad y almacenamiento de MFs

Tener un responsable almacenamiento de MFs

del

sistema

de

elaboracin

Contemplar lo establecido en la legislacin archivstica vigente Almacenar las MFs en instalaciones propias o en empresas de servicio certificadas Asegurar la disponibilidad y renovacin de la MFs almacenadas.
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5 Requisitos Generales
5.3.3 Las

empresas especializadas almacenamiento deben:

en

produccin

Tener un sistema de elaboracin de MFs que incluya personal, procedimientos y responsables de los procesos de diseo de soluciones informticas, control de produccin y evaluacin del sistema. Tener un responsable ejecutivo del servicio de elaboracin o almacenamiento. Especificar y documentos la responsabilidad y funciones del personal. Contemplar lo establecido en la legislacin archivstica vigente. 24

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5 Requisitos Generales
5.4 Confidencialidad y calidad de trabajo del personal 5.5 Sistema de elaboracin de microformas

La alta direccin debe aprobar el sistema de elaboracin de MFs

Registrar la fecha a partir de la cual se da inicio al sistema de elaboracin de MFs.

5.6 Contratacin de servicios de produccin

Especificar que la empresa de servicios cumpla especificaciones establecidas por la organizacin. las

5.7 Contratacin de servicio de almacenamiento

La organizacin debe mantener el registro y control de ubicacin de las MFs originales.
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6 Requisitos Tcnicos
6.1 Proceso de generacin de documentos originales
Asegurar y documentar la cantidad y clase de documentos originales que sern convertidos en MFs

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6 Requisitos Tcnicos
6.1.7 Para el caso de microformas que incluya como documentos originales, documentos electrnicos obtenidos directamente de redes pblicas o locales con firma digital, la organizacin debe establecer una metodologa de identificacin, (indizacin) y registro nicos que aseguren:
La integridad. basados en el principio que la firma digital asegura al receptor identificar cuando un documento ha sido modificado sin autorizacin y Numeracin correlativa, basados en el uso del Tiempo Universal Coordinado (UTC), (fecha y hora cierta), como indicador de numeracin correlativa en la recepcin para efectos de cumplir con disposiciones establecidas por la propia organizacin o por entidades o autoridades competentes.

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6 Requisitos Tcnicos
6.2 Calidad y legibilidad de los documentos originales
Indicar los caracteres ms pequeos y trazos ms finos que deben ser reproducidos en las copias impresas Asegura la calidad y legibilidad de firmas, sellos, logos, colores, indicando patrones de referencia

En caso de documentos, como imgenes en movimiento, sonidos la organizacin debe proporcionar las especificaciones o requisitos aplicables, los patrones de referencia y disponer los medios para verificar la calidad de los mismos.

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6 Requisitos Tcnicos
6.3 Lneas de produccin de microformas

Plan de produccin de las Lneas de MFs

Documentar las especificaciones de cada lnea Las medidas de seguridad estructuradas conforme a la NTP ISO/IEC 17999 o la ISO 27002 Documentar la manera con la que la organizacin aplica y cumple las disposiciones legales y reglamentarias y contar con los certificados digitales vigentes.

Para el caso de los servicios de intermediacin digital se debe identificar las entidades o personas que intervienen, indicando el alcance de sus responsabilidades relativas a la clase de documentos que le corresponde procesar.
La alta direccin o quien est designe debe aprobar las especificaciones de cada lnea de produccin. 29

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6 Requisitos Tcnicos
6.4 Proceso de preparacin
6.5 Proceso de captacin de imgenes
Manual de Procedimientos

6.6 Proceso de indizacin 6.7 Proceso de digitalizacin 6.8 Sistema de seguridad.

Manual de Seguridad Informtica

6.9 Periodo de conservacin de las microfromas 6.10 Requisitos del medio de archivo electrnico 6.11 Proceso de grabacin

6.12 Rotulado de las microformas

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6 Requisitos Tcnicos
6.13 Microformas originales
Manual de Procedimientos

6.14 Microformas duplicadas (microduplicados)

6.15 Reproduccin a partir de las microformas 6.16 Intervencin de los representantes de la fe pblica 6.16 Intermediacin digital 6.18 Almacenamiento

Manual de Seguridad Informtica

6.19 Transmisin telemtica

6.20 Eliminacin de originales

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Procesos Principales del Sistema de Elaboracin de Microformas

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7 Formatos del Sistema

La organizacin debe establecer los formatos requeridos para asegurar el cumplimiento de los procedimientos propios de su sistema de elaboracin y almacenamiento de microformas. Los formatos deben ser impresos o documentos electrnicos con formato normalizado.

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8 Registros y archivos
La organizacin debe definir, identificar y mantener actualizados los registros necesarios para asegurar que el sistema cumple con los requisitos de idoneidad tcnica establecidos en esta norma. Se debe definir a los responsables de su actualizacin y mantenimiento, sean estos formatos impresos o documentos digitalizados. Se deben mantener el registro de la relacin de microformas elaboradas. La organizacin debe conservar un registro de los representantes de la fe pblica responsables de cada lnea de produccin y/o lugar de almacenamiento de microformas y de quienes intervienen en la intermediacin digital. Se deben establecer periodos de conservacin para los registros y los archivos resultantes de la aplicacin de esta norma
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9 Evaluacin del Sistema

9.1 Las organizaciones propietarias y las empresas de servicios especializadas deben programar la evaluacin del sistema de elaboracin de microformas, por lo menos una vez al ao. 9.2 La evaluacin de los elementos de la tecnologa de la informacin, software, programas y aplicativos deben ser efectuados por profesionales o auditores informticos. 9.3 La organizacin debe establecer el procedimiento de evaluaci y el registro del resultado de la evaluacin.

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9 Evaluacin del Sistema

9.4 Se deben realizar evaluaciones no programadas, cuando se requiera conocer los resultados de las actualizaciones del sistema a los cambios o adecuaciones en la documentacin legal o tcnica aplicable al sistema adoptado. 9.5 Cuando, como resultado de las evaluaciones del sistema se identifiquen acciones correctivas o se realicen actualizaciones en la organizacin, hardware, software y procedimientos del sistema de elaboracin y almacenamiento de las microformas, la organizacin debe actualizar el manual y los documentos descriptivos del sistema

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10 Antecedentes
10.1 NTP 392.030-2:1997 MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que operan sistemas de produccin de microfromas. Parte 2: Medios de archivo electrnico 10.2 ISO/TR 15801 Electronic imaging Information stored electronically Recommendations for trustworthiness and reliability. 10.3 ISO/TR 12654 Electronic imaging Recommendations for the management of electronic recording systems for the recording of documents that may be requiered as evidence, on WORM optical disk. 10.4 ISO 12651:1999 Electronic imaging Vocabulary 10.5 ISO/IEC 2382-32 Information technology Vocabulary Part 32. Electronic Mail 10.6 NTP ISO/IEC 12207: 2004 Tecnologa de la Informacin. Procesos del ciclo de vida del software. 10.7 NTP ISO 6196-1:1997 MICROGRAFA. Vocabulario. Parte 1: Trminos Generales
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Conclusiones
La NTP 392.030-2:2005, establece los requisitos de idoneidad tcnica, la calidad y conservacin de las microformas, dentro del concepto que son productos resultantes del sistema de gestin documental particular de cada organizacin. El cumplimiento de las especificaciones contenidas en la NTP y las normas de referencia, estn orientadas a establecer niveles de calidad, confiabilidad y seguridad controlables permitiendo la determinacin, mantenimiento y mejora de la efectividad del sistema de produccin de microformas.
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Gracias por su atencin

Miguel Vliz Granados

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