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Asesora Organizacional
INDICADORES DE GESTIN
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Las organizaciones son instrumentos sociales que sirven para que muchas personas combinen sus esfuerzos y trabajen juntas con el fin de alcanzar objetivos que jams podra alcanzar si trabajaran en forma aislada.
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LA DINMICA DE LA ORGANIZACIN
Globalizacin, tecnologa, diversidad y tica. Gestin organizacional Diseo organizacional Cultura organizacional Inteligencia organizacional Conformacin Equipos Interaccin cultural Estructura de redes Liderazgo empresarial Solucin de conflictos Diferencias personalidad Generaciones Percepcin, atribucin, actitud y decisin Motivacin
EL GRUPO
EL INDIVIDUO
ENTORNO GLOBAL
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EVOLUCION EN LA GESTION
Proporcionar la gua de la Organizacin, definir quines somos, en qu creemos, cul es nuestra razn de ser y la forma en que nos vemos en el futuro. Establecer estrategias y objetivos que guen el actuar de la Organizacin en el corto y mediano plazo a partir del anlisis de las fuerzas externas o del entorno .
Planteamiento estratgico
ESTRATEGIA Y OBJETIVOS
Operacionalizacin
Identificar los sistemas de gestin y los procesos centrales del negocio y los que deben ser de apoyo y direccionamiento. Definir el diseo conceptual y detallado de procesos que soportan la operacin del negocio.
Establecer un sistema para el monitoreo de la gestin organizacional con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
CONTROL DE LA GESTION
Objetivos impl.
Productividad Calidad de vida Cumplimiento normativas
Objetivos a LP
Supervivencia Rentabilidad Competitividad Adaptabilidad
Entorno Externo
Economa Demografa Legislacin Competencia internacional
Entorno Interno
Apoyo de la alta gerencia Estrategia y planes empresa Cultura Tecnologa y estructura Tamao, ...
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Futuro
Previsin de las condiciones futuras que puedan afectar al plan
Objetivos
Planificacin
RRHH
Previsin de Demanda
Planificacin RRHH
APT Situacin
Planificacin RRHH
Objetivos Polticas
Previsin de la oferta y de las condiciones futuras internas y externas que puedan afectar al los RRHH
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Caractersticas
Gestin RRHH
Produccin/Costos Crear Valor/Desarrollo Integral
Tendencias
Organizacin Fuentes Valor Resolucin Conflictos Clima Organizacional Rol con la funcin Rol con las Personas GESTION RRHH Estabilidad Capital Financiero Confrontacin Produccin Experto Contralor FUNCIONAL Adaptabilidad Capital intangible Dilogo Social Efectividad organizacional Generalista Agente de cambio y socio ESTRATEGICA
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PROCESOS
PLAN DE NEGOCIO MODELO DE GESTION LIDERAZGO GENTE MOTIVADA EMPRESA
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QU ES UN SISTEMA DE GESTIN?
SISTEMA
Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que actan entre s Polticas Objetivos Procesos Recursos
CONTROL DE GESTIN
Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin
Indicadores
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Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar.
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QU ES EL CONTROL DE GESTIN?
Es la evaluacin que permite a la alta direccin medir en forma eficaz, sistemtica y objetiva la marcha de la organizacin, as como modificar el rumbo de la misma si se considera necesario, o adoptar las medidas correctivas para volver al camino original.
Los indicadores de gestin son uno de los agentes determinantes para que todo proceso de produccin, se lleve a cabo con eficiencia y eficacia, es implementar en un sistema adecuado de indicadores para calcular la gestin o la administracin de los mismos, con el fin de que se puedan efectuar y realizar los indicadores de gestin en posiciones estratgicas que muestren un efecto ptimo en el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de informacin que permita comprobar las diferentes etapas del proceso logstico.
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EL anlisis de los indicadores conlleva a generar ALERTAS SOBRE LA ACCIN, no perder la direccin, bajo el supuesto de que la organizacin est perfectamente alineada con el plan.
Son una expresin cuantitativa del comportamiento de las variables o de los atributos de un servicio, un proceso, o una organizacin.
Indicadores de gestin
Un sistema de control de gestin tiene como objetivo facilitar a los administradores con responsabilidades de planeacin y control de cada uno de los grupo operativo, informacin permanente e integral sobre su desempeo, que les permita a stos autoevaluar su gestin y tomar los correctivos del caso. A cada uno de sus usuarios, el sistema debera facilitarle informacin oportuna y efectiva sobre el comportamiento de las variables crticas para el xito a travs de los indicadores de gestin que hayan sido previamente definidos. Por qu medir? - Por qu la empresa debe tomar decisiones. - Por qu se necesita conocer la eficiencia de las empresas (caso contrario, se marcha a ciegas, tomando decisiones sobre suposiciones o intuiciones). - Por qu se requiere saber si se est en el camino correcto o no en cada rea. - Por qu se necesita mejorar en cada rea de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se est ms dbil. - Por qu se requiere saber, en lo posible, en tiempo real, que pasa en la empresa (eficiencia o ineficiencia)
Para qu medir?
- Para poder interpretar lo que esta ocurriendo. - Para tomar medidas cuando las variables se salen de los limites establecidos. - Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible. - Para analizar la tendencia histrica y apreciar la productividad a travs del tiempo. - Para establecer la relacin entre productividad y rentabilidad. - Para direccionar o re-direccionar planes financieros. - Para relacionar la productividad con el nivel salarial. - Para medir la situacin de riesgo de la empresa. - Para proporcionar las bases del desarrollo estratgico y de la mejora focalizada.
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TIPOS DE INDICADORES
Indicadores de eficiencia: Establecen la relacin entre los costos de los insumos y los productos de proceso; determinan la productividad con la cual se administran los recursos, para la obtencin de los resultados del proceso y el cumplimiento de los objetivos. Indicadores de eficacia: Miden el grado de cumplimiento de los objetivos definidos en el Modelo de Operacin. Indicadores de Efectividad (impacto): Miden la satisfaccin de las necesidades de la ciudadana o las partes interesadas.
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ndice e Indicador
Indicador: Es una expresin matemtica de lo que se quiere medir, con base en factores o variables claves y tienen un objetivo y cliente predefinido. Los indicadores de acuerdo a sus tipos (o referencias) pueden ser histricos, estndar, tericos, por requerimiento de los usuarios, por lineamiento poltico, planificado, etc.
INDICADOR = a (unidad) b (unidad)
ndice: Valor que da la expresin matemtica (indicador) al introducirle datos y se obtienen para evaluarlos a travs de diagnstico.
NDICE = 10 (toneladas) 100 (HH) = 0,1 toneladas / HH
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FRMULA
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Razn de Ser ?
La razn de ser de un sistema de medicin es entonces: Comunicar, Entender , Orientar y Compensar la ejecucin de las estrategias, acciones y resultados de la empresa.
Los procesos que comnmente integran un sistema de medicin son: Planificacin, Presupuesto (asignacin de recursos), Informacin, Seguimiento (control), Evaluacin y Compensacin.
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Cmo se miden y calculan los Indicadores de Gestin de Recursos Humanos? 1.- Respecto de la Accidentabilidad laboral
La Accidentabilidad como meta debera ser siempre cero, sin embargo la realidad dice que siempre va a haber un accidente o una hora perdida a causa de un incidente laboral.
Uno de los principales Indicadores es reducir los costos asociados a este concepto y lograr la reduccin a cero de los das sin accidentes. Su frmula tradicional:
Nmero de das perdidos ____________________ Total de Trabajadores
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El ausentismo laboral ms que un indicador, es un sntoma que revela no slo problemas a nivel del empleado sino tambin evidencia problemas en el mbito de la organizacin. Es un factor que es imposible de prever y genera muchas veces desconcierto ya que la planeacin de la produccin est en funcin de la disponibilidad de la mano de obra. El ausentismo lo vamos a definir como: la ausencia del empleado al lugar de trabajo en perodos de trabajo normales, sean estos por faltas, por atrasos y/o permisos. Podra tener su origen ya sea en un problema personal como en un problema laboral. www.auraquinonesli.com
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Costo de la capacitacin : Aqu se incorpora el concepto de gasto o inversin, como quiera llamarse. Recordemos que en lenguaje de Finanzas se hablar de gasto y en lenguaje de Recursos Humanos hablaremos de inversin en las personas. La frmula general:
Total de Gasto __________________ Total de Trabajadores = Gasto por Trabajador
INDICADORES DE EFICIENCIA
PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADE S SALIDAS
EFICIENCIA
EFICACIA
Como un ndice:
Unidades Recursos / Unidad de Recurso X 100
X 100
INDICADORES DE EFICACIA
PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADE S SALIDAS
EFICIENCIA
EFICACIA
Como un ndice:
Cantidad de Unidades Aceptadas / Unidades Producidas Nivel de Referencia X 100
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Total Empleados
Total Asesoras
Como un ndice:
No. de Personas Capacitadas / Total Empleados 0.90 X 100 No. de Asesoras Oportunas Total Asesoras Programadas
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INDICADORES DE EFECTIVIDAD
Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se optimizan los recursos.
PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADE S SALIDAS
Actividades Realizadas
EFICIENCIA EFICACIA
Actividades Esperadas
Como un ndice:
Nmero de Personas Beneficiadas /Poblacin Objetivo Nivel de Referencia X 100
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Como un ndice:
Nmero de Personas Beneficiadas / Poblacin Objetivo X 100 0.98
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= =
Frecuencia de accidentes
Productividad de mano de obra ndice de severidad
=
= =
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ndice prestaciones-salario
ndice de tipos de trabajo
=
=
Prestaciones pagadas Total salario pagado No. de empleados de produccin No. de empleados administrativos Salario pagado a obreros . Salario pagado a empleados administrativos Salario pagado a obreros . Salario pagado a supervisores
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2
Identificar los mbitos de desempeo
3
Recolectar los datos que permitan Construir los indicadores
4
Validar los indicadores
PE
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1. Diagnstico de la organizacin y su cultura de la evaluacin de la gestin. 2. Descripcin de los procesos y su informacin asociada. 3. Diseo de los indicadores.
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1- DIAGNSTICO DE GESTIN
1. La organizacin est direccionada por reas o por procesos. 2. Estn identificados los responsables, objetivos, recursos y procedimientos documentados de las reas o procesos. 3. La organizacin planifica peridicamente sus actividades administrativas y operativas, y las comunica a todos los niveles. 4. Se asegura que el personal debe realizar las actividades de acuerdo con las disposiciones planificadas. 5. Existe un sistema o sistemas de medicin de la gestin. 6. Las acciones de mejora en la organizacin se realizan con base en hechos y datos.
Cdigo: Versin:
Pgina 1 de 1
Objetivo: Proveedores Entradas P H V Actividades Salidas Responsable: Clientes
A
Recursos Fsicos: Humanos: Ambiente de Trabajo: Documentos (Incluye Legales y Reglamentarios) Internos: Externos: Riesgos Indicadores
Metas (Frecuencia)
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3- DISEO DE INDICADORES
Estrato Estratgico:
Corporativo y de largo plazo
Formulacin
Medicin
Anlisis
Tctico:
Unidades estratgicas de negocio, a mediano plazo
Operativo:
Equipos de trabajo, a corto plazo
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3- DISEO DE INDICADOR
Variables, factores claves o vitales: Pulso, tensin arterial, frecuencia cardiaca, la respiracin y la temperatura.
Tipo de Indicador
Formula
Definicin
Meta
Frecuencia
Respon sabilid ad
Variable o Definir aspecto si es clave de Establecer Frecuencia Determinar un nombre la queConsignar Responsables mximos o con Interpretar elValoresel del proceso eficiencia, de cuyo identifique se 1) realizar relacin el resultado entreque resultado se queque se de Medir y 2) mnimos que resultado obtenido resultado depende eficacia elo logro la medicin del y quiere obtener, variables aloestablecer frmula desea la permitan alcanzar Interpretar mantener frente a de los efectividad objetivos indicador relacinpara entre calcular variables el respecto o el del Factor analizar el el indicador en medicin valor factor delclave indicador a medir resultado condiciones de efectuada Crtico a partir control y faciliten el de las variables definidas para el uso de alertas indicador
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Establecer un nombre que identifique el resultado que se quiere obtener, al establecer la relacin entre variables o el factor clave
Definicin:____________________________Unidad: ________________
se refiere al uso que se le quiere dar a la informacin obtenida o a que Objetivo Empresarial contribuira resultado que se Objetivo:_____________________________________________________ desea alcanzar Gerencia, Equipo, Area respecto del Responsable: _________________________________________________ Factor Crtico a se refiere a los estndares de medir comparacin de los indicadores Meta (Opcional): _______________________ Rango : Valor minimo:__________ Valor maximo: _______ Periodicidad con que se Frecuencia: ______________________ realizar la medicin del indicador: mensual, Frmula de Clculo:________________ trimestral
Observaciones: _______________________________________________
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QU MEDIR?
Planes y Programas (Indicadores temporales) Unidades Estratgicas Poltica y Objetivos Procesos (Indicadores permanentes: cantidad, calidad, tiempo, recursos y resultados)
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ENFOQUE DE INDICADORES
EFICIENCIA: Es el uso racional de los recursos disponibles en en el funcionamiento de la organizacin y en la prestacin del servicio. EFICACIA: Es el logro de las metas organizacionales y de los atributos de calidad del producto que satisface las necesidades y demandas de los clientes y partes interesadas.
EFECTIVIDAD: 1. Es la evaluacin del impacto de la gestin del proceso en el cliente de acuerdo al uso racional de los recursos.
Insumos
PROCESO
Resultados
Eficiencia
Eficacia
Efectividad
Eficiencia (Recursos) Personas Insumos (Materiales) Mquinas y Equipos Tiempos Gastos Utilizacin Rotacin Disponibilidad (informacin) Uso del captal (Dinero) Motivacin Instalaciones
Eficacia (Atributos) Calidad Oportunidad en la entrega Amabilidad Confiabilidad Quejas Satisfaccin del cliente Servicio
Efectividad (Impacto) Rendimiento Productividad Cobertura Participacin en el mdo. Impacto Crecimiento Beneficios Retencin de clientes Incremento de clientes Nuevos productos
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CONSTRUCCION DE INDICADORES
Las Etapas para la construccin de los sistemas de indicadores, son:
1. Identificar y/o revisar productos y objetivos 2. Identificar las dimensiones y mbitos de desempeo. 3. Establecer responsabilidades organizacionales 4. Establecer referentes de comparacin 5. Construir frmulas o algoritmos 6. Recopilar la informacin necesario 7. Validar los criterios tcnicos 8. Analizar los resultados obtenidos 9. Comunicar e informar los resultados www.auraquinonesli.com
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3. Establecer responsabilidades
Segn el tipo de tareas que desarrolla, los centros de responsabilidad: a) Tienen productos claramente asignables? b) Tienen objetivos traducidos en metas concretas? c) Cuenta con la autoridad y atribuciones para tomar decisiones necesarias para el logro de las metas d) Tienen recursos (humanos, materiales y financieros)?
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9. Comunicar e informar
La comunicacin tiene que estar focalizada en los aspectos claves y con mensajes simples, directos y demostrables. El contenido debe ser, en lo posible, educativo. Los informes deben entregarse con cierta periodicidad. Debe detallar el anlisis de las desviaciones, justificando sus causas, repercusiones y responsabilidades.
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Qu es el desempeo ?
Ejemplo
Un cirujano de transplante de hgado oper a diez pacientes.
2 murieron 1, que haba tenido cncer en aos anteriores, sufri una recada El hgado de 1 paciente comenz a fallar, y fue necesario un segundo trasplante De los restantes 6 pacientes, slo 3 fueron capaces de reasumir sus vidas normales de trabajo.
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Un inmunlogo calific de 7 en 10, pues crey que el cirujano no debi haber operado en la persona que haba tenido cncer
Un administrador de costos calific como de 6 en 10 La enfermera 3 en 10, tomando en cuenta la calidad de vida posterior a la operacin (Mintzberg, 1996)
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CASO
SEDAPAL
CUADRO DE RELACIN
ENTRE ESTATUTO Y PLAN OPERATIVO
PLAN OPERATIVO
ACTIVO FIJO
PRESUPUESTO OPERATIVO
RECURSO HUMANO
Objetivos y Actividades
- Bienes - Servicios
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SEDAPAL
INDICADORES
PROYECTO
ACTIVIDAD B3
ACTIVIDAD B2
ACTIVIDAD A2
PROYECTO
INDICADORES INDICADORES
SEDAPAL
Metas PLAN MAESTRO
OBJETIVOS Y METAS PRIMER NIVEL (CAUSAS)
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EJEMPLOS
SEDALIB
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SEDALIB
1. Conformar equipos de trabajo. 2. Proponer indicadores y metas de RRHH. 3. Considerar el periodo histrico de 3 aos. 4. Exponer.
3- DISEO DE INDICADOR
Variables, factores claves o vitales: Pulso, tensin arterial, frecuencia cardiaca, la respiracin y la temperatura.
Tipo de Indicador
Formula
Definicin
Meta
Frecuencia
Respon sabilid ad
Objetivo:_____________________________________________________
Responsable: _________________________________________________ Meta (Opcional): _______________________ Frecuencia: ______________________ Frmula de Clculo:________________
Rango : Valor minimo:__________ Valor maximo: _______
Observaciones: _______________________________________________
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REFLEXIN
Si no se miden los resultados, las Organizaciones van a la deriva, NO APRENDEN y tampoco permiten o exigen que los individuos que pertenecen a ellas lo hagan. La funcin de las evaluaciones es decirles a los administradores y a los participantes cmo van y qu les hace falta. Un principio bsico de la administracin es que uno obtiene lo que mide.
Hoy da se ha comprobado que hacer mucho no es lo mismo que hacer lo que se requiere y hacerlo correctamente.
La mejor manera de afrontar el cambio es generndolo, para que los dems sean quienes se adapten.
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REFLEXIN
Lo que no se mide, no se conoce, lo que no se conoce no se administra; lo que no se administra no se mejora
Planear Organizar Dirigir Controlar
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MUCHAS GRACIAS
Lima - PERU E-mail: consultora@auraquinonesli.com AURA QUIONES LI - Copyright (c) 2010
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