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Cdigo PR-FACT-01
CONTENIDO 1. OBJETIVO2 2. ALCANCE Y RESPONSABILIDAD................2 3. GENERALIDADES..2 Facturacin Centros de Atencin Auditoria medica Centros de Atencin Facturacin Nivel Central 4. DESARROLLO..10 Desarrollo del procedimiento de facturacin centros de atencin Desarrollo del Procedimiento de facturacin Nivel Central 5. REGISTROS DE CALIDAD.24 6. NORMATIVIDAD...24 7. DEFINICION Y TERMINOS.25 8. ANEXOS
ELABORA:
REVISA:
APRUEBA:
FECHA: 20/11/2010
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1. OBJETIVO Garantizar la correcta facturacin y cobro de los servicios ofrecidos a los usuarios en los centros de atencin de la E.S.E. Departamental Solucin Salud. Enterar a todo el equipo de trabajo las interacciones al proceso de facturacin. Consolidar la informacin de los 17 centros de atencin en el nivel central para que las diferentes reas como son financiera, contabilidad y asistencial tengan acceso a la informacin mensualmente para rendir los diferentes a los rganos de control pertinente. 2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2.1 CENTROS DE ATENCION Este procedimiento inicia al momento en el que el usuario presenta su documentacin para la respectiva generacin de su recibo de caja para su pago segn sea el caso y finaliza con el correcto recaudo de dineros recibidos por la atencin en salud que se le brindo al paciente. Los responsables de la correcta ejecucin de este procedimiento son los Mdicos Directores de los centros de atencin; los facturadores quienes son los encargados de la generacin y recepcin del cobro por la prestacin del servicio y dems personal involucrado. 2.2. NIVEL CENTRAL Los responsables de la consolidacin de la informacin en el Nivel Central generada por los 17 Centros de atencin es el Profesional Universitario y auxiliar de facturacin, quienes son los encargados de ingresar la informacin y verificar que todo se haya facturado correctamente, 3. GENERALIDADES Este procedimiento pretende mostrar las interacciones al interior de la organizacin para garantizar la correcta facturacin de los servicios ofrecidos por la ESE Departamental Solucin Salud. Se muestra en algn factor de participacin cada uno de los involucrados en el proceso de facturacin.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO Fecha Vigencia DE FACTURACION 20/12/2010 3.1 FACTURACION EN LOS CENTROS DE ATENCION PROCESO EN CONSULTA EXTERNA
3.1.1 El paciente ingresa por ATENCION AL USUARIO, donde: Solicita documentos al paciente (Carne y documento de identidad) Verifica en base de datos Direcciona al paciente a caja Por ser el primer punto de contacto con el paciente o familiar, el funcionario debe conocer la normatividad vigente relacionada en la prestacin de servicios de salud, en especial de I Nivel de atencin (Ley 100/93, Ley 1122/06, Acuerdo 260/04, Acuerdo 365/07, Decreto 2423/96, Acuerdo 312/04, decreto 4747/06 entre otros) 3.1.2 FACTURACION Y/O CAJA Revisa cuantas consulta externa lleva en el ao el paciente Crea, modifica y/o actualiza pacientes Asigna contrato Hace admisin y la deja abierta Pasa la admisin a Archivo de historia clnica Genera liquidacin de servicio Cobra copagos y/o cuota moderadora y/o cuota de recuperacin, segn normatividad (acuerdo 260/04, acuerdo 365/07 y Ley 1122/06) Imprime y entrega copia del recibo de caja al paciente Direcciona al paciente a sala de espera Imprime admisin 3.1.3 ARCHIVO HISTORIAS CLINICAS Recibe la admisin Buscar la historia clnica Entrega la historia clnica al Profesional de la salud 3.1.4 PROFESIONAL DE LA SALUD (Mdico Odontlogo) Llama al paciente Diligencia el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin y lo hace firmar del paciente Realiza la consulta y/o procedimientos pertinentes Diligencia la Historia Clnica Ordena ayudas diagnosticas pertinentes General la formula pertinente y escribe el numero de admisin en la parte superior
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Ordena conducta Registra en al admisin, la finalidad, causa externa y nombre y cdigo de diagnostico pertinente y lo anexa a la historia clinica Hace firmar al paciente la admisin Entrega al paciente las ordenes medicas y/o ayudas diagnosticas Da recomendaciones pertinentes al paciente Direcciona al paciente a caja y/o farmacia 3.1.5 CAJA Registra todo lo pertinente (procedimientos, ayudas diagnosticas, etc.) Liquida el servicio conforme a lo contratado o normado Genera e imprime la liquidacin de servicios Recauda, genera e imprime recibo de caja Entrega al paciente copias del recibo, segn lo ordenado Direcciona al paciente al servicio ordenado En horas de la tarde, genera el listado de RESUMEN DE CAJA y RESUMEN DE RECIBOS DE CAJA Hace el cuadre de caja diario Elabora y hace consignacin diaria del efectivo en bancos Semanalmente entrega a tesorera del nivel central esta informacin Para Calvario y Uribe, deben entregar el efectivo con el resumen de caja semanalmente a tesorera de nivel central 3.1.6 PACIENTE Pasa al servicio ordenado (farmacia y/o laboratorio y/o imgenes diagnostica) Entrega copia del recibo de caja Recibe el servicio ordenado Termina 3.1.7 LABORATORIO e IMGENES DIAGNOSTICA Recibe copia del recibo de caja Hace el procedimiento Entrega resultados 3.1.8 FARMACIA Recibe la formula y revisa que tenga el numero de admisin Factura los medicamentos en el programa Si genera cobro, remite al paciente a caja, si no genera cobro entrega el medicamentos Recibe el recibo de caja y entrega el medicamento
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO Fecha Vigencia DE FACTURACION 20/12/2010 Verifica la existencia de los medicamentos Entrega medicamentos
3.1.9 ESTADISTICA (auxiliar de Informacin en Salud) Recoge del consultorio la historia clnica y el Rips diligenciado y firmado. Ingresa al programa de facturacin Digita la Causa externa, finalidad y diagnostico en cada admisin Cierra la admisin y entrega a facturacin al finalizar la jornada Recoge el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin diariamente Consolida el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin diariamente Enva semanalmente este informe a la oficina de Calidad del nivel central Archiva el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin 3.1.10 Facturacin Recibe los documentos de estadstica y caja Organiza por empresa y por orden de admisin Hace auditoria diaria (medico coordinador, odontlogo, facturador y jefe de enfermera) Verifica lista de chequeo Verifica la estadstica pendiente en el programa de facturacin Modifica la informacin el programa cuando se requiera Genera e imprime Factura con sus anexos Genera RIPS Valida los Rips en el programa de VALIDARIPS Arma la facturacin con soportes Entrega la facturacin a cada EPS, segn programacin Termina PROCESO EN URGENCIAS 3.1.11 El paciente ingresa por ENFERMERIA EN URGENCIAS, donde: Enfermera hace el triage Direcciona al paciente a consulta Solicita documentos al paciente (Carne y documento de identidad) Verifica en base de datos Por ser el primer punto de contacto con el paciente o familiar, el funcionario debe conocer la normatividad vigente relacionada en la prestacin de servicios de salud,
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en especial de I Nivel de atencin (Ley 100/93, Ley 1122/06, Acuerdo 260/04, Acuerdo 365/07, Decreto 2423/96, Acuerdo 312/04, decreto 4747/06 entre otros)
3.1.12 PROFESIONAL DE LA SALUD (Mdico Odontlogo) Recibe al paciente Diligencia el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin y lo hace firmar del paciente Realiza la consulta y/o procedimientos pertinentes Diligencia la Historia Clnica Ordena ayudas diagnosticas pertinentes General la formula pertinente y escribe el numero de admisin en la parte superior Ordena conducta Registra en al admisin, la finalidad, causa externa y nombre y cdigo de diagnostico pertinente y lo anexa a la historia clnica Hace firmar al paciente la admisin Entrega al paciente las ordenes medicas y/o ayudas diagnosticas Da recomendaciones pertinentes al paciente Direcciona al paciente a enfermera 3.1.13 ENFERMERIA Si la atencin no es una urgencia, genera liquidacin de servicio Cobra copagos y/o cuota moderadora y/o cuota de recuperacin, segn normatividad (acuerdo 260/04, acuerdo 365/07 y Ley 1122/06) Diligencia y entrega copia del recibo de caja al paciente Recoge y entrega a estadstica la historia clnica, formulas. ordenes de ayudas diagnosticas, Rips y formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin 3.1.14 PACIENTE Pasa al servicio ordenado (farmacia y/o laboratorio y/o imgenes diagnostica) Entrega copia del recibo de caja Recibe el servicio ordenado Termina 3.1.15 LABORATORIO e IMGENES DIAGNOSTICA Recibe copia del recibo de caja Hace el procedimiento Entrega resultados
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3.1.16 FARMACIA Recibe la formula y revisa que tenga el numero de admisin Factura los medicamentos en el programa Si genera cobro, remite al paciente a caja, si no genera cobro entrega el medicamentos Recibe el recibo de caja y entrega el medicamento Verifica la existencia de los medicamentos Entrega medicamentos 3.1.17 ESTADISTICA (auxiliar de Informacin en Salud) Recibe de enfermera la historia clnica, formulas. ordenes de ayudas diagnosticas, Rips y formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin Ingresa al programa de facturacin Digita la Causa externa, finalidad y diagnostico en cada admisin Cierra la admisin y entrega a facturacin al finalizar la jornada Consolida el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin diariamente Enva semanalmente este informe a la oficina de Calidad del nivel central Archiva el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin 3.1.18 Facturacin Recibe los documentos de estadstica y caja Organiza por empresa y por orden de admisin Hace auditoria diaria (medico coordinador, odontlogo, facturador y jefe de enfermera) Verifica lista de chequeo Verifica la estadstica pendiente en el programa de facturacin Modifica la informacin el programa cuando se requiera Genera e imprime Factura con sus anexos Genera RIPS Valida los Rips en el programa de VALIDARIPS Arma la facturacin con soportes Entrega la facturacin a cada EPS, segn programacin Termina
3.2 AUDITORIA MDICA Y ADMINISTRATIVA Estos procesos estn en cabeza del medico Director, quien se apoyara en el facturador y Jefe de enfermera
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A cada admisin se debe revisar: REVISION DIARIA 1. Verifica lista de chequeo 2. Verificar que se halla facturado todas y cada una de las actividades realizadas el da anterior 3. Que se facture a la entidad correspondiente 4. Que se facture la totalidad de las actividades ordenadas 5. Que se aplico correctamente los copagos, cuotas moderadora cuota de recuperacin segn el caso 6. Que existe recibo de caja cuadrado con las liquidaciones de servicios 7. Que la documentacin este completa 8. Que la historia clnica, epicrisis y/o resumen de la historia clnica, este completa y legible 9. Que la conducta, finalidad y diagnostico sean los pertinentes y este de acuerdo al CIE-10 10. Que las actividades de promocin y prevencin estn digitadas y con su finalidad y causa externa pertinentes en el programa de facturacin EN EL CIERRE MENSUAL DE FACTURACION 11. Que las facturas y sus anexos este firmados por el medico director 12. Revisar el listado admisiones sin facturar 13. Que los RIPS sean validados correctamente y el informe anexado a la factura firmado por el facturador 14. Que la copia de seguridad contenga la ultima informacin consignada
3.3 PROCESO DE FACTURACIN EN EL NIVEL CENTRAL 1. Los das 15 de cada mes se dar a conocer la programacin de entrega de facturacin, distribuyendo los 17 centros en 3 grupos En el primer da de la programacin, 2. se recibe y graba la copia de seguridad en el equipo de facturacin 3. Se hace auditoria administrativa a todas las facturas 4. Se hace el cargue al programa de facturacin del nivel central 5. Se Valida el RIPS de vinculado, desplazado y reinsertado 6. Se da a conocer al facturador los errores presentados en la revisin y carga 7. Se direcciona al facturador a las EPS para entrega de facturas
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En el segundo da de la programacin 8. Se recibe las copias de las facturas recibidas con la relacin de facturas generadas 9. Se hace reunin con los facturadores, para actualizarlos en normatividad, contratacin y resolver dudas sobre los problemas que se presenten. 10. Se devuelven los facturadores a cada centro de atencin En el tercer y cuarto da de programacin: 11. Se revisa el cargue de facturacin por cada centro de atencin contra las copias recibidas y se confirma, en este momento se genera los registro contables y presupuestales, quedando la informacin a disposicin de contabilidad, presupuesto, cartera, auditoria medica y tesorera En el quinto da 12. Se elabora el informe gerencial con los resultados del proceso 13. Se archiva las copias de las facturas recibidas En los siguientes das 14. Se hace gestin de cobro, a la facturacin capitada 15. Termina el proceso
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No
1 2 3 4
Flujograma
INICIO Saludo cordial al usuario Verificar en base de datos
Descripcin
INICIO Verificar en base de datos la identificacin y carne Revisa nmero de consultas realizadas al paciente. Crea, modifica o actualiza informacin Asigna contrato, hace admisin dejndola abierta Imprime admisin, Direcciona al paciente a caja Pasa la admisin a Archivo de historia clnica Cobra copagos y/o cuota moderadora y/o cuota de recuperacin, segn normatividad Genera liquidacin de servicio
Responsable
Auxiliar Administrativo (caja/facturacin) Auxiliar Administrativo (caja/facturacin) Auxiliar Administrativo (caja/facturacin) Auxiliar Administrativo (caja/facturacin) Auxiliar Administrativo (caja/facturacin) Auxiliar Administrativo (caja/facturacin) Auxiliar Administrativo (caja/facturacin) Auxiliar Administrativo (caja/facturacin) Auxiliar Administrativo (caja/facturacin) Profesional rea de la salud (Medico/ Odontlogo) Profesional rea de la salud (Medico/ Odontlogo) Profesional rea de la salud (Medico/ Odontlogo)
Revisar
6 7 8 9 10
Contrato, Admision Imprime Admisin, direcciona al usuario Pasa admisin a Archivo de Historia Clnica
Genera y entrega copia del recibo de caja al paciente Direcciona al paciente a sala de espera Una vez el usuario este en consulta o urgencia, el Medico u Odontlogo debe diligenciar el formato FR-FACT-01 Control de pacientes/facturacin y hacerlo firmar por el usuario El medico escribe el numero de admisin en la orden medica El profesional rea de la salud direcciona al usuario a caja/facturacin segn diagnostico para toma de exmenes, medicamentos, imgenes diagnosticas) En Farmacia: -Recibe la formula y revisa que tenga el numero de admisin -Factura los medicamentos en el programa -Si genera cobro, remite al paciente a caja, si no genera cobro entrega los medicamentos
Cobro
11
Liquidacin de servicio
12
13
Sala de espera
14
Escribir numero de admisin en orden medica
Auxiliar de Farmacia
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Direcciona al usuario
15 16 17 18
En Farmacia: -Recibe formula -Factura -Recibe el recibo de caja y entrega el medicamento -Verifica existencia -Entrega
Con la orden del Medico/Odontlogo Registra todo lo pertinente (procedimientos, ayudas diagnosticas, etc.) Genera e imprime la liquidacin de servicios Recauda, genera e imprime recibo de caja Entrega al paciente copias del recibo Direcciona al paciente al servicio ordenado
Auxiliar Administrativo (caja/facturacin) Auxiliar Administrativo (caja/facturacin) Auxiliar Administrativo (caja/facturacin) Auxiliar Administrativo (caja/facturacin) Auxiliar Administrativo (caja/facturacin) Auxiliar Administrativo (caja/facturacin) Auxiliar Administrativo (caja/facturacin) Auxiliar Administrativo (caja/facturacin) Medico Director, facturador y jefe de enfermera Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)
Registra
19
20 21
Cobro Liquidacin de servicios
22
Genera el listado de resumen de caja y resumen de recibos de caja (en la tarde) Hace el cuadre de caja diario, Elabora y hace consignacin diaria del efectivo en bancos Organiza por empresa y por orden de admisin Hace auditoria medica administrativa diariamente (ver numeral 3.2 de este procedimiento) Arma la facturacin con soportes
23 24
Direcciona al usuario
Resumenes
Organiza
25
Auditoria
FIN
Armar facturacion
FIN
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Nota: En URGENCIAS, el paciente es recibido por enfermera quien hace Triage y segn el resultado direcciona para la admisin del paciente y su atencin inmediata. Un familiar del paciente o acompaante se direcciona a caja/facturacin, para cumplir con el anterior proceso
4. DESARROLLO CENTRAL
DEL
PROCEDIMIENTO
DE
FACTURACION
NIVEL
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7. Se corrige en el sistema y se actualiza, utilizando los medios fsicos. 8. Se va al (paso 6) haciendo cada uno de los pasos correspondientes dando en opcin Desconfirmar quedando la factura en estado sin confirmar y procede a corregir la informacin y se vuelve a confirmar la factura en el programa de facturacin y estadstica. 9. Se confirma el reconocimiento en el programa apareciendo un icono informando que el reconocimiento ha sido confirmado correctamente, Aceptando y generando automticamente en presupuesto y contabilidad los asientos presupustales del reconocimiento, quedando la informacin disponible en cartera, presupuesto. Contabilidad, tesorera y auditoria. 10. Antes de los 12 de cada mes se debe ingresar la informacin a los programas de facturacin, estadstica, Presupuesto y contabilidad. 11. Archiva las facturas en consecutivo y por entidad, asignndole el nmero del reconocimiento presupuestal.
No.
flujograma
INICIO
QUE
Cuentas Medicas
QUIEN
rea de facturacin N.C. rea de facturacin N.C. rea Facturacin N.C.
CUANDO
Segn fecha de citacin para cada municipio Despus de revisadas en auditoria medica Cuando se recibe copia de seguridad
DONDE
rea de facturacin N.C. rea de facturacin N.C. rea de facturacin N.C.
COMO
Despus de revisin de auditoria Medica En la entrega de informacion
1.
Recepcionar facturacion
2.
3.
Ingresar al siiweb
4.
Detectar errores
5.
Corregir
Detectar Errores.
En el sistema Siiweb mediante un usuario y clave En el sistema Siiweb mediante un usuario y clave
6.
Desconfirmar facturas
Desconfirmar factura
Confirmar reconocimiento
Ingresar informacion
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7.
corregir
8.
9.
Archivar Facturas.
No.
1.
flujograma
INICIO
QUE
Anlisis de errores en carga
QUIEN
rea de facturacin N.C.
CUANDO
Despus de la carga de la informacin
DONDE
rea de facturacin N.C.
COMO
Analizar errores de carga.
2.
Ingresar al siiweb
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3.
Ingresar al Siiweb
Ingresar al Siiweb
4.
5.
VIGENCIAS
1. Recibe un oficio en donde se relaciona la factura para la generacin del reconocimiento presupuestal, enviado por parte del rea de tesorera, teniendo en cuenta que es de vigencias anteriores. 2. Revisa que la factura se encuentre en el sistema. 3. En el Programa de Facturacin y estadstica ingresa mediante una identificacin y una clave junto con la vigencia correspondiente al ao.
4. En opcin actualizacin facturas, se consulta apareciendo la factura sin confirmar revisando todos los campos como entidad, fecha, servicio o cuentas contables, tipo de factura o recaudo, nmero de la factura, concepto, cuentas de orden etc.
5. En el modulo de consulta del programa presupuesto se toma la opcin reconocimiento donde se escoge la factura sin confirmar con el fin de seleccionarla y confirmndola en la fecha que se este trabajando.
6. En el Programa presupuesto aparece un icono informando que el reconocimiento ha sido confirmado correctamente, Aceptando y generando automticamente en presupuesto y contabilidad los asientos presupustales del reconocimiento, quedando la informacin disponible en cartera, tesorera, presupuesto y auditoria. 7. Antes de los 12 de cada mes se debe ingresar la informacin a los programas de facturacin, estadstica, Ppto y contabilidad.
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8. Archivar las facturas en consecutivo y por entidad, asignndole el nmero del reconocimiento presupuestal. 9. Entrega de oficios relacionando el nmero del reconocimiento. (FIN).
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1.
Recepcionar oficio relacion
2.
Revisar facturacion
Revisar facturacin
Ingresando al Siiweb
Ingresar al Siiweb
3.
Informar al centro de atencion
Ingresando al Siiweb
4.
Ingresar al siiweb
Ingresando al Siiweb
Actualizar facturas
5.
Detectar errores
Ingresando al Siiweb
corregir
radicar
Confirmar facturas
Revisar reconocimiento
6.
Verificar errores
Desconfirmar facturas
Archivar facturas
Fin
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO Fecha Vigencia DE FACTURACION 20/12/2010 4.4. ELABORACION CAPITACION. INFORMES CONTROL DE
CONTRATOS
1. Se tiene informacin de la facturacin de cada uno de los contratos por capitacin para diligenciar los cuadros ya diseados haciendo los cambios respectivos al informe del mes. 2. Se posee el cuadro ya diseado donde se encuentra relacionado contrato, centro de atencin, entidad, numero de contrato, fecha de iniciacin, de vencimiento, monto liquidacin mensual y anual de contratos, tambin posee objeto, valor UPC anual, mensual y valor del 4.01%; porcentaje de capitacin, valor anual y mensual; y por ultimo control de la facturacin, contiene datos del mes, numero de factura, valor, saldo del contrato, costo de la atencin, utilidad/perdida mes, utilidad/perdida acumulada 3. Mediante un cuadro que contiene entidad, valor capitacin acumulada, valor servicios prestados acumulado, diferencia acumulada por cada centro y total; donde se establece el porcentaje de servicios prestados acumulado vs capitacin acumulada y porcentaje de servicios prestados acumulada vs capitacin acumulada. 4. Imprime un paquete y procede a enviarlo a subgerencia administrativa y financiera, con copia a Gerencia
No.
1.
flujograma
INICIO
QUE
QUIEN
CUANDO
DONDE
rea de facturacin N.C.
COMO
Ingresando al Siiweb mediante un usuario y clave
2.
Ingresando a Excel
3.
Relaizar resumen
Imprimir informe
4.
Fin
Imprimir informe
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1. Recibe memorias USB que contiene informacin de los 17 centros de atencin. 2. Con el formato FR-FACT-02 se lleva el control para el proceso del almacenamiento de la informacin donde se inicia con subir la copia de seguridad al servidor correspondiente al centro, luego se carga en el icono de carga del sistema de facturacin N.C. con el usuario y clave asignada, en facturacin, cargar a temporales, seleccionando el periodo a cargar y se aplica, sale ventana con actualizado correctamente, se continua con actualizacin base de datos, se aplica y dice cargado correctamente, o si sale error se corrigen con los medios fsicos, facturacin centros, selecciona el centro a cargar, con un usuario y una clave asignada y se revisa que la informacin se haya cargado, y en facturacin Nivel Central con el ingresos de un usuario y una clave, en transacciones, actualizar facturas, opcin consultar, selecciona IPS a verificar estado cuenta y estado de factura sin confirmar, para verificar que la informacin haya sido cargada en el servidor del nivel central, como los consecutivos. Finalmente en actualizar facturar seleccionar confirmar grupo el periodo cargado y la IPS y se selecciona confirmar grupo. Sale ventana con el numero de facturas confirmadas y facturas pendientes, si quedan pendientes se revisan una a una para verificar que error presentan se corrige y se confirma nuevamente se ingresa al proceso de liquidacin de facturas; dando el periodo del 1 de enero a la fecha final del cual hemos cargado, seleccionamos IPS a liquidar y diligenciamos la fecha de liquidacin que debe ser la ultima al periodo cargado 3. En facturacin Nivel Central con el ingresos de un usuario y una clave, en transacciones, actualizar facturas, se ingresa al proceso de liquidacin de facturas; dando el periodo del 1 de enero a la fecha final del cual hemos cargado, seleccionamos IPS a liquidar y diligenciamos la fecha de liquidacin que debe ser la ultima al periodo cargado y confirmar grupo, aparece ventana con relacin de las facturas a liquidar, se seleccionan una a una y en la parte inferior se selecciona liquidar y nos confirma liquidacin
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flujograma
INICIO
QUE
Memoria USB
QUIEN
rea de facturacin N.C.
CUANDO
Despus de revisin de auditoria medica Despus de obtener la informacin de la memoria USB Despus de cargar la informacin
DONDE
rea de facturacin N.C.
Cargar informacin
2.
Se ingresa al Siiweb
3.
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DONDE
rea de facturacin N.C.
COMO
Facturas
1.
Recepcionar facturas
17 centros de atencin
Entrega de facturas
Hacer cuadro
Hacer cuadro
2.
Imprimir
Ingresando a Excel
Imprimir
3.
Realizar cuenta de cobro
4.
5.
Validar RIPS
6.
Fin
4.7 SOLICITUD Y VERIFICACION MENSUAL DE BASES DE DATOS EN MEDIOS MAGNETICOS ENVIADAS POR LAS EPS DE SUS AFILIADOS
1. Mediante oficio se solicita mensualmente a las EPS el envo en medio magntico de las bases de datos actualizadas. 2. Recibe de las EPS medios magnticos donde posee la base de datos de los usuarios afiliados a las EPS, con cada novedad. 3. Revisa que los medios magnticos lleguen en ptimas condiciones.
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4. Se almacena ordenado por entidad y por mes 5. Se descarga a una carpeta que se tiene en el disco C del sistema 6. Se enva a cada uno de los 17 centros de atencin por Internet a medida que se reciben, para que sea actualizada la base de datos.
No.
flujograma
QUE
QUIEN
CUANDO
DONDE
rea de facturacin N.C.
COMO
1.
Mediante oficio
2.
3.
Almacenamiento de la informacion
Revisar
Descargar en el sistema
4.
Enviar informacion en los centros de atencion
Almacenamien to de la informacin
Se guardan en un archivo en el PC
Enviar la informacin
5.
Fin
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4.8 ENVIO DE FACTURAS CON SUS RESPECTIVOS RIPS A LAS DIFERENTES EPS Y EPSS FUERA DE LA CIUDAD PARA SU RESPECTIVA RADICACION 1. Se recibe las facturas que son para radicar a las diferentes EPS Y EPSS que son de otro departamento con la relacin de facturas que genera el sistema. 2. Se organiza la facturacin en grupos de EPS y EPSS, se hace oficio a cada empresa con relacin de facturas que se envan para su respectiva radicacin para hacer seguimiento de la misma, al oficio de radicacin se le plasma No. De radicado de la recepcin y el numero de gua con el que se enva. 3. Se le escribe el nmero de gua a cada copia de las facturas que ya se enviaron, se selecciona por municipio y se le enva a los centros de atencin para su archivo. 4. Se deja una copia en el nivel central del radicado para consulta de las reas de auditoria, cartera, facturacin y presupuesto. No.
1.
Recibir facturas para enviar a otros departamentos
flujograma
INICIO
QUE
QUIEN
CUANDO
DONDE
rea de facturacin N.C. rea de facturacin N.C.
COMO
Con relacin de facturas
Facturas
2.
Seleccionar facturas
Se envan facturas
3.
Devolver copia de las facturas con su numero de radicado para archivo
4.
Fin
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DESTINO FINAL
Formato control convenios Formato Almacenamie nto de informacin Formato Control de Permanencia
Control facturacin
Profesional Universitario
1 ao
Destruccin
Control facturacin
Profesional Universitario
1 ao
Destruccin
Control facturacin
Profesional Universitario
1 ao
Destruccin
6. NORMATIVIDAD.
Norma Ley 100-93 Ley 1122/07 Decreto 1001 de 1997 Articulo 17 Resolucin 38-7896 Articulo 3 Cdigo del Comercio Articulo 774 Decreto 322 de 2005 Principales Implicaciones por la cual se crea el sistema de seguridad social en Salud por el cual se modifica la Ley 100/93 Facturacin de las Empresas Comerciales del Estado Industrial. DIAN- no requiere autorizacin e numeracin. La factura de venta se asimila en todos sus efectos a una letra de cambio legales. Por el cual se fija el valor de la unidad de pago por capitacin del POS de los regimenes contributivo y subsidiado para el ao 2006 y se dictan otras disposiciones.
Manual Tarifario SOAT-DECRETO Establece las consideraciones para un proceso de 2423/96 facturacin de los servicios de atencin en salud a las victimas de accidentes de transito. Decreto 3990 de 2007 Cdigo de diagnostico Cie-10 Accidentes de trnsito, ECATS y terroristas. Cdigos que se le dan a cada enfermedad que
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RIPS, Por el cual se reglamentan los datos bsicos que deben reportar los prestadores de servicio de salud y las entidades administradoras de planes de beneficios sobre los servicios de salud prestados.
Se definen los formatos, mecanismos de envo, procedimientos y trminos a ser implementados en la relacin entre prestadores de Servicios de Salud y entidades responsables del pago de servicios de Salud, definidos en el Decreto 4747 de 2007. Decreto 4747 de 2007 se regulan aspectos de las relaciones entre los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago Resolucin 416 de 2009 Modificacin a la Resolucin 3047 de 2008 Acuerdo 008 de 2009 CRES Actualizacin POS-S y POS-C Acuerdo 011 de 2010 Unificacin POS-C y POS-S para nios entre 12 y 18 aos Resolucin 2042 de 2010 Mecanismos y condiciones para consolidar la universalizacin de la afiliacin al SGSSS Acuerdo No 0004 de 2006 E.S.E Tarifas de ambulancia y otros servicios "Solucin Salud" Acuerdo 009 de 2007 E.S.E Tarifas de ambulancias "Solucin Salud" Resolucin 2143 de 2007 E.S.E Tarifas de medicamentos y dispositivos mdicos "Solucin Salud" Resolucin 906 de 2010 E.S.E Tarifas de medicamentos, oxgeno y dispositivos "Solucin Salud" mdicos Acuerdo 005 de 2010 E.S.E Tarifas de ambulancias "Solucin Salud"
7. DEFINICION Y TERMINOS FACTURA: Documento Generado por el Sistema SIIFAC de los diferentes Centros de Atencin, en donde se relacionan las caractersticas de la prestacin de los servicio de salud. RECONOCIMIENTO PRESUPUESTAL: Actividad que se genera en el programa de presupuesto de La Empresa Social del Estado del Departamento del Meta E.S.E. Solucin Salud, donde especifica toda la informacin relacionada en la factura proveniente de los centros de atencin como: entidad, fecha, servicio y
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cuentas contables, tipo de factura, nmero de la factura, concepto, cuentas de orden etc. RED: Mecanismo de comunicacin que permite anexar archivos mediante el sistema instalado en La Empresa Social del Estado del Departamento del Meta E.S.E. Solucin Salud. A su vez permite alimentar la base de datos. INFORME: Estado de resultados de los diferentes procedimientos realizados en La Empresa Social del Estado del Departamento del Meta E.S.E. Solucin Salud. RIPS: Registro Individual de Prestacin de Servicios de Salud: Es el conjunto de datos mnimos y bsicos que el sistema general de seguridad social en salud requiere para los procesos de direccin, regulacin y control y como soporte de la venta de servicio. CUENTA DE COBRO: documento donde se realiza el cobro respectivo por concepto de los servicios prestados por los centros de atencin. MEDIOS MAGNETICOS: Objeto mediante el cual permite almacenar y mostrar informacin. MANUAL: Es un conjunto de instrucciones y explicaciones escritas que regulan un trabajo especfico.
PROCEDIMIENTOS: Es un conjunto de actividades de una misma naturaleza que cumplen un propsito especfico. Los procedimientos permiten una visin global del proceso y facilitan conocer su secuencia lgica.
PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Pueden estar documentados o no.
FUNCION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: La organizacin metdica de los procedimientos es un medio para unir a los individuos y sus esfuerzos, para que se logre las metas y objetivos, lo cual implica que la funcin de los procedimientos no es otra que:
RACIONALIZACION: La accin o conjunto de acciones que propenden a sustituir prcticas rutinarias y anticuadas, por mtodos, procedimientos y medios basados
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NORMALIZACION: Comprende y compendia la elaboracin y mantenimiento de manuales administrativos, de instructivos y guas de trabajo. DIAGRAMA DE FLUJO: Flow Chart: Es la representacin grfica ordenada de una sucesin de actividades que requiere un procedimiento. Tambin se define como una tcnica grfica que utiliza smbolos para identificar las operaciones involucradas en un proceso, sus interrelaciones, entradas y salidas. Es una de las herramientas bsicas de TQM, los diagramas de flujo suelen constituir el primer paso para entender los procesos seleccionados en una organizacin.
FLUJOGRAMAS. procesos.
Metodologa
empleada
para
racionalizar
documentar
PROCESO: Es un conjunto de procedimientos que tienen como propsito el cumplimiento de las funciones por ley o reglamento para las dependencias de una organizacin, que a partir de unos recursos fsicos, humanos, financieros y tecnolgicos, buscan producir un resultado concreto para un cliente, ciudadano o la comunidad en general. Tambin es definido como un conjunto de actividades relacionadas oque interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. Tambin es definido como el grado de cumplimiento. INCONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. INFORMACIN: Datos que poseen significado. DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte (Registro, especificacin, procedimiento, documentado, dibujo, informe, norma). VERIFICACIN: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados. REVISIN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin y eficacia del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos. ACTIVIDAD: Es un conjunto de pasos, tareas, operaciones o acciones que deben ser realizados por una persona para lograr un procedimiento.
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EFICACIA: Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. EFICIENCIA: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
ORGANIZACIN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de responsabilidades. Autoridades y relaciones.
AUDITORA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar hasta que punto cumplen las polticas, procedimientos o requisitos de referencia.
PROGRAMA DE AUDITORIA: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
VERIFICACIN: Confirmacin mediante examen y aporte de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos particulares respecto de un uso especfico.
Versin 2
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