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Controle de Compras

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Habilitar o participante a utilizar os recursos do ambiente de controle de compras, orientando-os em operaes tais como: utilizao do controle de aladas, controle das Solicitaes de Compras, das cotaes, dos Pedidos de Compras e no recebimento de materiais, considerando, inclusive, regras pr-estabelecidas com os fornecedores, como tolerncia de quantidade e preos.

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Protheus 11

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Sumrio
TEXTO CONCEITUAL .................................................................................................................................................. 3 Caractersticas da implementao ..................................................................................................................................... 9 Objetivos .............................................................................................................................................................................11 AMBIENTE .......................................................................................................................................................................13 FLUXO OPERACIONAL .............................................................................................................................................14 CONFIGURAES DO SISTEMA ...........................................................................................................................16 CADASTROS ....................................................................................................................................................................18 Produtos ..............................................................................................................................................................................22 Produto versus fornecedor...............................................................................................................................................31 Grupo versus Fornecedor ................................................................................................................................................33 Condio de pagamento ...................................................................................................................................................35 Tipos de Entradas e Sadas...............................................................................................................................................43 TES Inteligente...................................................................................................................................................................48 Moedas .................................................................................................................................................................................52 Administrao de Compra ...............................................................................................................................................53 Tolerncia de recebimento ...............................................................................................................................................56 Solicitantes...........................................................................................................................................................................59 Compradores ......................................................................................................................................................................62 Aprovadores........................................................................................................................................................................64 Grupos de compradores ...................................................................................................................................................66 Grupo de Aprovao.........................................................................................................................................................68 Solicitar/Cotar ....................................................................................................................................................................71 Solicitaes de compras vinculadas aos pedidos de vendas .......................................................................................75 Aglutinao de Solicitaes de Compras .......................................................................................................................83 Gerao de Cotaes de Preos ......................................................................................................................................85 Gera cotaes, considerando intervalo de solicitaes de compras .........................................................................87 Atualiza cotaes................................................................................................................................................................87 Anlise das cotaes ..........................................................................................................................................................91 Solicitao por ponto de pedido .....................................................................................................................................94 Sugesto de Compra ..........................................................................................................................................................96 Pedidos.............................................................................................................................................................................. 100 Contratos .......................................................................................................................................................................... 105 Autorizao de entrega .................................................................................................................................................. 107 Autorizaes de entrega/previstas: .............................................................................................................................. 109 Aglutinao de Autorizaes de Entrega .................................................................................................................... 110 Gerao de AE por Contrato ....................................................................................................................................... 111 Liberaes ........................................................................................................................................................................ 112 MOVIMENTOS ............................................................................................................................................................ 114 Documento de entrada .................................................................................................................................................. 115 Eliminao de resduos .................................................................................................................................................. 119 RELATRIOS E CONSULTAS ............................................................................................................................... 121

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TEXTO CONCEITUAL
Introduo

A funo compras tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou servios de um estabelecimento, por meio de um planejamento que mensure a quantidade certa para o momento adequado. No processo de fabricao, deve-se antes iniciar a primeira operao, os materiais e insumos gerais devem estar disponveis, mantendo-se, assim, com certo grau de certeza, a continuidade do abastecimento a fim de atender s necessidades ao longo do perodo. Logo, a quantidade e qualidade dos materiais devem ser compatveis com o processo produtivo do estabelecimento. Para manter um perfil competitivo no mercado e gerar lucro, preciso minimizar os custos continuamente. Diversos administradores notaram, nos ltimos anos, que reduzir os custos a melhor forma de aumentar o lucro j que um aumento de produo ou um incremento nas verbas de marketing no necessrio. Os objetivos bsicos de um departamento de compras so: Obter um fluxo contnuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produo. Coordenar este fluxo de maneira que o mnimo de investimento seja aplicado, de modo que afete a operacionalidade da empresa. Comprar materiais e insumos pelos menores preos, obedecendo aos padres de quantidade e qualidade pr-definidos. Procurar, sempre, dentro de uma negociao justa e honesta, as melhores condies para a empresa, principalmente as condies de pagamento.

Um dos parmetros mais importantes do departamento de compras a previso das necessidades de suprimento. Nunca demais insistir na informao das quantidades, qualidades e prazos necessrios ao estabelecimento. So essas informaes que fornecem os meios eficientes para o comprador executar seu trabalho, devendo os departamentos de compras e produo disporem do tempo necessrio para negociar, fabricar e entregar os produtos solicitados. A globalizao mundial gerou preos de venda muito competitivos e os resultados do estabelecimento devero vir do aumento da produtividade, da melhor administrao de material e de uma tima administrao de compras. A necessidade de se comprar cada vez melhor enfatizada por todos os administradores, juntamente com as necessidades de armazenagem e de racionalizao da produo. Comprar bem significa garantir o produto sempre que necessrio, com preo e qualidade. Para isso, necessrio um relacionamento com o fornecedor que vai alm da planilha de cotao de preos.

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Controle de Compras Organizao das compras Independente do porte da empresa, a organizao do departamento de compras constitui-se de normas fundamentais, assim consideradas: Autoridade para compra. Registro de compras. Registro de preos. Registro de estoques e consumo. Registro de fornecedores. Arquivos e especificaes. Arquivos e catlogos.

Completando a organizao, as atividades tpicas do departamento de compras so: a) Pesquisa de fornecedores: Estudo de mercado e materiais. Anlise de custos; Investigao das fontes de fornecimento. Inspeo das fbricas dos fornecedores. Desenvolvimento de fontes de fornecimento. Desenvolvimento de fontes de materiais alternativos.

b) Aquisio: Conferncia de pedidos de compra. Anlise das cotaes. Decidir entre comprar por meios de contratos ou no mercado aberto. Entrevistar vendedores. Negociar contratos. Efetuar as encomendas de compras. Acompanhar o recebimento de materiais.

c) Administrao: Manuteno de estoques mnimos.

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Controle de Compras Transferncias de materiais. Evitar excessos e obsolescncia de estoque.

d) Diversos: Fazer estimativa de custo. Dispor de material desnecessrio, obsoleto ou excedente. Cuidar das relaes comerciais recprocas.

Alm das atividades acima citadas, outras responsabilidades podero ser partilhadas com outros setores. So elas: Determinao do que fabricar ou comprar. Padronizao e simplificao. Especificaes e substituies de materiais. Testes comparativos. Controle de estoques. Seleo de equipamentos de produo. Programas de produo dependentes da disponibilidade de materiais.

O volume de operaes de compras, dependendo do empreendimento, pode apresentar grandes volumes. Nesse caso, preciso saber se todas as compras devem ser centralizadas ou no. As razes para isso so: Distncia geogrfica. Tempo necessrio para a aquisio de materiais. Facilidade de dilogo.

A centralizao completa das compras apresenta as seguintes vantagens: Oportunidade de negociar maiores quantidades de materiais. Homogeneidade na qualidade dos materiais adquiridos. Controle de materiais e estoques.

Todos os departamentos funcionais, em um estabelecimento, geram informaes para o sistema de compras ou requerem informaes. Vejamos os mais importantes:

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Controle de Compras Produo: A relao entre os departamentos de compras e produo dever ser considerada do ponto de vista de seu objetivo comum: contribuir efetivamente para o benefcio geral da empresa. Engenharia: A cooperao entre compras e engenharia concentra-se, principalmente, nos assuntos referentes ao projeto, no planejamento e nas especificaes preliminares s verdadeiras exigncias de produo. Contabilidade: Cada compra efetuada representa um gasto ou um compromisso da empresa. Essa compra provoca uma srie de operaes de contabilidade. A relao entre compras e contabilidade , portanto, de vital importncia e iniciada, freqentemente, antes que a compra seja realmente realizada. Vendas: O departamento de vendas deve manter o departamento de compras informado quanto s cotas de vendas e suas expectativas, que servem como um ndice das provveis quantidades de materiais necessrios. Nas empresas industriais, esse relacionamento j tarefa do P.C.P., que passa a ser responsvel por essas informaes. P.C.P.: A relao, existente entre compras e o P.C.P. inerentemente to estreita e fundamental que ambos encontram-se combinados em mais da metade das organizaes industriais. Do ponto de vista funcional, o efeito almejado por esta estreita colaborao estender a responsabilidade pelos materiais, desde o momento da aquisio at ao de entrega e utilizao. Controle de qualidade: A primeira responsabilidade do departamento de compras em relao ao departamento responsvel pelo controle de qualidade adquirir materiais e produtos que satisfaam as especificaes. O departamento Controle de qualidade, geralmente, faz testes de materiais comprados. Nesse caso, deve-se esclarecer seo de compras qual o fornecedor, quais mtodos de teste sero aplicados e qual ser o critrio adotado para sua aceitabilidade.

Operao do Sistema de compras

Um Sistema de compras adequado tem variaes em funo da estrutura da empresa e de sua poltica. O departamento de compras em empresas tradicionais vem a cada ano sofrendo reformulaes em sua estrutura. Em sua sistemtica so introduzidas alteraes com vrias caractersticas bsicas para que seja possvel comprar melhor e encorajar novos e eficientes fornecedores. De tempos em tempos, esse sistema aperfeioado, acompanhando a evoluo e o progresso do mundo dos negcios, mas os elementos bsicos permanecem os mesmos. Entre essas caractersticas destacam-se: Sistema de compras a trs cotaes: Tem por finalidade partir de um nmero mnimo de cotaes para encorajar novos competidores. A pr-seleo dos concorrentes qualificados

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Controle de Compras evita o gasto de tempo com um grande nmero de fornecedores, dos quais boa parte no teria condies para fazer um bom negcio. Sistema de preo objetivo: O conhecimento prvio do preo justo, alm de ajudar nas decises do comprador, tambm proporciona uma verificao dupla no sistema de cotaes. Pode, ainda, ajudar os fornecedores a serem competitivos, mostrando-lhes que suas bases comerciais no so reais e que seus preos esto fora da concorrncia e garante ao comprador uma base para argumentaes nas discusses de aumentos de preo e nas negociaes da porcentagem. Duas ou mais aprovaes: No mnimo duas pessoas esto envolvidas em cada deciso da escolha do fornecedor. Isso assegura os interesses da empresa pela garantia de um julgamento que protege o comprador ao possibilitar a reviso de uma deciso individual que, dessa forma, est sujeita a um assessoramento ou superviso. Documentao: Anexada ao pedido, alm de possibilitar o exame de cada fase de negociao no ato da segunda assinatura, permite sua reviso, estando sempre disponvel junto ao processo de compra para esclarecer qualquer dvida posterior.

O processo de compras apresenta alguns documentos que so comuns em muitos estabelecimentos por serem resultados de suas fases. Alguns estabelecimentos possuem nomenclaturas diferentes, mas a essncia a mesma. Em seguida, informamos sobre alguns desses documentos: Solicitao de compras: Documento que autoriza o comprador a executar uma compra. por meio desse documento que se inicia o processo de compra, tanto para materiais produtivos como para improdutivos. Este documento possui diversas origens, entre elas destacam-se o P.C.P., um novo projeto em desenvolvimento etc.. A solicitao de compra informa o que deve ser comprado, a quantidade, o prazo e local de entrega e, em alguns casos especiais, os provveis fornecedores. Cotao: Registro do preo obtido a partir da oferta de diversos fornecedores sobre o material cuja compra foi solicitada. No deve ter rasuras e dever conter preo, quantidade e data do recebimento no departamento de compras. Dever ainda estar sempre ao alcance de qualquer consulta e anlise de auditoria quando solicitado. Esse documento precisa ser manuseado com ateno, pois os elementos nele contidos devem fornecer, ao comprador e a qualquer outro interessado, os informes completos do que pretende-se comprar, para que a cotao dada corresponda, exatamente, ao preo do produto requerido e no surjam dvidas futuras por insuficincia de dados ou das caractersticas exigidas. Para melhor anlise desses dados, eles podem ser transcritos em um mapa para facilitar a visualizao e devem ser a cpia fiel das cotaes recebidas. Existem casos em que a empresa utiliza a prpria solicitao de compras para registro da coleta de preos. Ao se fazer uma cotao de preos para determinado equipamento ou produto, os fornecedores em potencial enviam propostas de fornecimento, que informam

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Controle de Compras preo, prazo, reajustes e uma srie de condies gerais que estabelecem. A empresa por intermdio do comprador fixa tambm diversas condies comerciais para o fornecedor. Pedido de compra: Contrato formal entre o estabelecimento e o fornecedor, que deve conter fielmente todas as condies e caractersticas da compra. Cuidados especiais devem ser tomados na negociao que envolva a encomenda e a compra de uma ferramenta especfica. Os pedidos de compra devem ser remetidos ao fornecedor, por intermdio de um protocolo para o qual se faro registros e controles.

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Caractersticas da implementao
Avaliao e Diagnstico

Nenhuma ao, projeto ou medida corretiva deve passar por uma implementao sem que, antes, uma completa avaliao dos processos do departamento de compras seja feita. Esse diagnstico deve considerar o volume de transaes em cada processo, os documentos de entrada e sada, o fluxo operacional, o nmero de pessoas envolvidas e as subdivises do departamento.
Volume de transaes

Faz-se uma estatstica dos grupos de compras, os tipos de materiais e as modalidades de compra. Feito isto, verifica-se o volume de transaes totais e as subdivises por tipo, grupo e modalidade, para cada um dos seguintes processos: Solicitao de compras. Pedido de compras. Documentos de entrada. Cotaes. Contratos.

O volume de transaes importante para avaliar como os processos podem ser configurados a fim de se evitarem os gargalos. imprescindvel avaliar quais produtos podem seguir um fluxo de compras mais restritivo e quais no podem. Um bom exemplo disso so os produtos improdutivos que podem ter um fluxo de compra mais restritivo do que os produtos produtivos. Vale ressaltar que o resultado da implantao do ambiente COMPRAS deve ser a melhoria nos processos e no o estrangulamento deles devido ao excesso de controles.
Documentos de entrada e sada

Faz-se um levantamento dos formulrios trocados em cada processo. Com base nesses formulrios, deve-se avaliar o grau de aderncia de cada um deles. importante que os pontos de customizao sejam identificados.
Fluxo operacional

Faz-se um levantamento do fluxo de documentos e a forma como um processo interage com o outro. importante que, nesse levantamento, seja determinado se h mudana de fluxo com a implementao do sistema e que os usurios sejam preparados para a mudana no fluxo operacional.

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Controle de Compras Vale ressaltar que o Sistema foi preparado para seguir um fluxo rgido de compras, permitindo a diviso e separao dos usurios envolvidos na utilizao dos processos, mas no da base do fluxo de compras.

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Objetivos
Objetivos Instrucionais do Curso

So habilidades e competncias precisas e especficas, que propiciam uma indicao clara e completa sobre os conhecimentos pretendidos. Compreendem: a) Conceitos a serem aprendidos: - princpio epistemolgico do Protheus; - nomenclatura PROTHEUS; - princpios da administrao de Compras; - integraes. b) Habilidades a serem dominadas: - domnio conceitual do Sistema; - propriedade de compreenso e emprego da nomenclatura PROTHEUS - Compras; - capacidade de articulao e relao entre as diversas informaes e dados que pressupem as funcionalidades do ambiente; - capacidade de anlise e adequao: necessidades X soluo PROTHEUS; - domnio tcnico-operacional do Protheus Compras; - capacidade para aes pr-ativas, tendo como ferramenta de soluo o Sistema. c) Tcnicas a serem aprendidas: - implantao do ambiente COMPRAS; - operacionalizao do ambiente; - aplicao e utilizao plenas das funcionalidades do sistema Compras. d) Atitudes a serem desenvolvidas: - capacidade de promover aes planejadas e pr-ativas, tendo como ferramenta de soluo o sistema PROTHEUS Compras; - capacidade para resoluo de problemas tcnico-operacionais do ambiente; - capacidade de execuo.
Objetivos Especficos do Curso

Ao trmino do curso, o treinando dever ser capaz de:

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Controle de Compras Conhecer e empregar adequada e eficazmente os conceitos e funcionalidades do Protheus Compras; Dominar e articular com propriedade a linguagem prpria soluo PROTHEUS; Implantar e operar o sistema no ambiente COMPRAS; Vislumbrar as solues para as necessidades emergentes por meio do Protheus Compras.

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AMBIENTE
A necessidade da automao dos processos de compras um dos componentes fundamentais nas melhores prticas de Gesto Coorporativa. Nos ltimos anos, os administradores (ou gestores) descobriram que muito mais simples aumentar o lucro pela melhoria dos processos administrativos do que pelo incremento no volume de vendas. Alm do mais, com o aumento considervel da globalizao, o nmero de variveis ser serem consideradas para manter o resultado positivo de seus balanos. Nesse cenrio, uma boa administrao do departamento de compras pode significar a diferena entre o lucro ou prejuzo no final do balano, forando as empresas a investirem em automatizao e padronizao dos processos de compra e, aps isto, apostar na melhoria contnua do processo. A administrao de compras possui as seguintes atribuies e/ou funes: Obter mercadorias e servios na quantidade e com a qualidade necessrias; Obter mercadorias e servios ao menor custo; Garantir o melhor servio possvel e pronta entrega por parte do fornecedor. Desenvolver e manter boas relaes com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais.

Administrar compras significa obter o material ou servio certo, nas quantidades exatas, com entrega pontual (tempo e local), da fonte adequada e no preo certo. Para isso, necessrio determinar tais especificaes, selecionar o fornecedor, negociar os termos e condies de compra e, por fim, emitir e administrar a carteira de pedidos. Como possvel observar, a realizao de compras no to simples quanto parece. Durante muito tempo o departamento de compras foi mal visto pelos gestores, uma vez que sempre significou alto custo e envolveu maus profissionais. Hoje, porm, a atividade de compras vital para todos os estabelecimentos e a responsabilidade no se restringe apenas ao departamento de compras, mas sim, aos departamentos envolvidos no processo (direta ou indiretamente).

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FLUXO OPERACIONAL
A seguir, apresentada uma sugesto de Fluxo Operacional do ambiente COMPRAS, que deve ser utilizado pelo usurio como um apoio quanto forma de implementao e operao do sistema. No entanto, o usurio pode preferir cadastrar as informaes de forma paralela, pois o ambiente COMPRAS possibilita, por meio da tecla F3, o subcadastramento em arquivos cujas informaes sero utilizadas. Com isso, o usurio pode, por exemplo, cadastrar um produto quando estiver atualizando o arquivo de "Estruturas". Dessa forma, o fluxo operacional pode assumir algumas variaes em relao seqncia que o usurio adotar frente as suas necessidades e convenincias.

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CONFIGURAES DO SISTEMA
O ambiente COMPRAS possui uma srie de parmetros que determinam a forma de processamento de cada empresa como, por exemplo, o parmetro <MV_PCFILEN>, que indica se os pedidos de compra possuem controle da filial de entrega. A PROTHEUS envia os parmetros com contedos padres que podem ser alterados de acordo com a necessidade da empresa e so customizados no ambiente CONFIGURADOR.

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Controle de Compras Os parmetros a seguir so os utilizados pelo ambiente COMPRAS: Configuraes MV_RESTSOL MV_APROVSC Habilita o controle de solicitantes. Indica se o controle de solicitantes restritivo; ou seja, no permite a incluso de uma solicitao de compra; ou se ele permite a incluso, mas solicita uma aprovao posterior para incio do processo de compras. Habilita a restrio de atualizao da solicitao de compras ao grupo de compras responsvel pela manuteno da SC. Habilita a restrio de atualizao do pedido ao grupo de compras responsvel pela manuteno do pedido de compra. Desabilita a alterao dos itens do pedido de compra que possuem entregas cadastradas. Habilita o controle de aprovao por alada para o controle de contratos de parceria. Restringe a incluso de pedidos de compra sem solicitao aos compradores no-autorizados. Restringe a entrada de materiais para os pedidos de compra no autorizados pelo controle de aprovao por alada. Grupo de aprovao padro dos documentos de entrada, utilizado no controle de aprovao dos documentos de entrada.

MV_RESTCOM MV_RESTPED MV_ALTPEDC MV_AEAPROV MV_RESTINC MV_RESTNFE MV_NFAPROV

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CADASTROS
Fornecedores

Fornecedor uma entidade que supre as necessidades de produtos ou servios de uma empresa, seja nacional ou do exterior. Quando o fornecedor um prestador de servios, o servio por ele fornecido deve existir no Cadastro de Produtos. No cadastro de Fornecedores podem ser registrados os tipos: pessoa fsica, pessoa jurdica ou outros (exterior - uso para importao). O pagamento dos fornecedores poder ser efetuado por meio de ttulos a pagar (gerados pelos registros dos documentos de entrada) ou por registros manuais, utilizando os recursos disponveis no ambiente FINANCEIRO. Os dados gerados e movimentados para o fornecedor atualizam a consulta Posio Financeira do Fornecedor. Nela so destacados: saldo em duplicatas a pagar, maior compra, primeira compra, ltima compra, maior saldo, mdia de atraso, nmero de compras, ttulos em aberto, ttulos pagos, entre outros. O devido preenchimento desse cadastro importante para definir o perfil completo do fornecedor, dados que podero ser utilizados em outras rotinas do Sistema. Para consultar o cadastro de fornecedores, veja:
Consulta posio do fornecedor. Relatrio de fornecedores.

Relatrio de posio de fornecedores.

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Controle de Compras Cadastro de Fornecedores:

Principais campos: Dados cadastrais

Cdigo: Cdigo que individualiza cada um dos fornecedores da empresa. complementado pelo cdigo da loja. Loja: Cdigo identificador de cada uma das unidades (lojas) de um fornecedor. Permite o controle individual de cada estabelecimento em suas transaes fiscais, alm da sumarizao por fornecedor. Razo social: Nome ou razo social do fornecedor. N. Fantasia: o nome pelo qual o fornecedor conhecido. Auxilia nas consultas e nos relatrios do Sistema. Endereo: Endereo do fornecedor. Municpio: Municpio em que o fornecedor est localizado. UF: Sigla da unidade da federao em que est localizado o fornecedor. Tipo: Define o tipo da pessoa do fornecedor, podendo ter os seguintes valores:

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Controle de Compras o J Pessoa jurdica o F Pessoa fsica o X Importao CPF/CNPJ: Cdigo do Cadastro de Pessoa Fsica ou Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas.

Pasta Adm/Fin

Banco/Agncia/Conta: Dados bancrios da conta corrente do fornecedor. So utilizados, principalmente, no pagamento de borders. Caso no sejam preenchidos, sero escolhidos no momento em que forem solicitados dentro da operao do Sistema. Natureza: Natureza financeira a ser utilizada para o fornecedor no momento da gerao de ttulos para o ambiente FINANCEIRO. Cond. Pgto.: Cdigo da condio de pagamento padro para o fornecedor. sugerido por ocasio do pedido de compra. Maior compra: Identifica o valor da maior compra realizada junto a um determinado fornecedor. Este campo tem tratamento interno do Sistema, sendo assim, no editado manualmente. Mdia de atraso: Identifica a mdia de atrasos nos pagamentos a determinado fornecedor. Este campo tem tratamento interno do Sistema, portanto no editado manualmente. Maior saldo: Valor histrico do maior saldo de duplicatas em aberto para um determinado fornecedor. Este campo tem tratamento interno do Sistema, assim, no editado manualmente. No. Compras: Dado histrico do nmero de compras realizadas junto a um determinado fornecedor. Este campo tem tratamento interno do Sistema, dessa forma, no editado manualmente. Sld. Duplict.: Saldo atual das duplicatas a serem pagas ao fornecedor. Este campo tem tratamento interno do Sistema, assim, no editado manualmente. Sld. Moed. For.: Saldo atual das duplicatas a serem pagas ao fornecedor, convertido em moeda forte. A moeda utilizada para esta converso deve ser definida no parmetro <MV_MCUSTO>. C Contbil: Cdigo da conta contbil em que devem ser lanadas as movimentaes do fornecedor, na integrao contbil, se houver.

Fiscais

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Controle de Compras Recolhe ISS: Informe se o fornecedor responsvel pelo recolhimento do ISS. Caso o fornecedor no seja responsvel pelo recolhimento, o Sistema far a reteno do tributo. Calc INSS: Verificador para clculo, ou no, de INSS para ttulos desse fornecedor. Rec Pis: Informe se o fornecedor responsvel pelo recolhimento do PIS. Caso o fornecedor no seja responsvel pelo recolhimento, o Sistema far a reteno do tributo. Rec Cofins: Informe se o fornecedor responsvel pelo recolhimento do Cofins. Caso o fornecedor no seja responsvel pelo recolhimento, o Sistema far a reteno do tributo. Rec CSLL: Informe se o fornecedor responsvel pelo recolhimento do CSLL. Caso o fornecedor no seja responsvel pelo recolhimento, o Sistema far a reteno do tributo.

EXERCCIO
Para iniciarmos as atividades de nossa empresa, faz-se necessrio o cadastro dos fornecedores, com os principais dados conforme as informaes acima. Os dados aqui informados sero fundamentais para todas as operaes de contas a pagar da empresa. Para realizar esse exerccio, acesse: Atualizaes > Cadastros > Fornecedores - Posicione no Fornecedor 000002/01 e, em seguida, clique na opo Visualizar e verifique todos os dados nos campos especificados, verificando-os em cada folder da tela de incluso.

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Produtos
O cadastro de Produtos obrigatrio para a utilizao de qualquer funcionalidade relacionada ao controle de materiais. O conceito de mo-de-obra custeada, no Sistema, tambm cadastram-se produtos iniciados com sigla MOD, seguida do cdigo de um centro de custos vlido. No cadastro de Produtos, devem ser registradas as informaes que definem a caracterstica de um determinado item. Exemplos de produtos:

Chave Inglesa

Computador

Bola de Futebol

Relgio

Torradeira, po

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Controle de Compras A configurao padro da tela do cadastro de Produtos:

Principais campos:

PASTA CADASTRAIS:

Cdigo (B1_COD): Funciona como identificador nico do produto. Pode ser criado por meio da ferramenta de cdigo inteligente. Descrio (B1_DESC): Descrio do produto. Facilita a identificao do produto, permitindo que se obtenha mais informaes sobre o item. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em relatrios e consultas. Tipo (B1_TIPO): Tipo do produto. Caracterstica do produto que utiliza tabela do Sistema. Essa tabela pode contemplar novos tipos de produto cadastrados pelo usurio. Alguns tipos de produto pr-cadastrados so: o PA (Produto acabado) o PI (Produto intermedirio) o MC (Matria de consumo)

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Controle de Compras o BN (Beneficiamento). O nico tipo de produto que possui um comportamento diferenciado, no Sistema, o tipo BN que possui um tratamento diferenciado na rotina de Ordem de Produo. Os demais tipos so, normalmente, utilizados somente para filtragem em programas de relatrio e de processamento. Unidade (B1_UM): Unidade de medida principal do produto. Pode ser definida como a nomenclatura utilizada para contagem de produtos. Exemplos de unidade de medida: o PC (Pea) o UN (Unidade) o KG (Kilograma) o CX (Caixa) Armazm Padro (B1_LOCPAD): o armazm padro para armazenagem do produto sugerido em todas as movimentaes, em que o cdigo do produto digitado. A utilizao do armazm padro no obrigatria; embora a informao seja sugerida, ela no pode ser alterada pelos usurios. O cadastro de Produtos possui mais de cento e cinqenta campos utilizados por funcionalidades bastante distintas, no Protheus, assim destacam-se alguns dos campos mais relevantes no funcionamento dos ambientes de suprimento.
PASTA CADASTRAIS

Bloqueado (B1_MSBLQL): Campo que identifica se o produto est bloqueado para uso ou no. Se estiver bloqueado, no poder ser utilizado nas digitaes do Sistema. Seg. Un. Medi. (B1_SEGUM): Segunda Unidade de Medida. a unidade de medida auxiliar do produto. Pode ser definida como a segunda nomenclatura utilizada para contagem de produtos. Exemplos de unidade de medida: o PC (Pea). o UN (Unidade). o KG (Kilograma). o CX (Caixa). A quantidade de um produto, na segunda unidade de medida, pode ser sugerida caso ele possua um fator de converso preenchido.

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Controle de Compras O preenchimento do fator de converso no obrigatrio, pois existem produtos que possuem duas unidades de medida para controle, mas tm sua converso varivel de acordo com outros fatores (Exemplo: o papel tem um fator de converso entre peso e nmero de folhas). Fator Conv (B1_CONV): Fator de converso entre as unidades de medida. Este campo utilizado para sugerir a converso entre duas unidades de medida, utilizadas para controlar o saldo do produto e as quantidades de movimentao. Situao real de utilizao: Ao comprar um refrigerante, no supermercado, verifica-se que a unidade de medida principal a lata e a segunda unidade de medida a caixa, composta por uma quantidade especfica de latas, por exemplo, dez. Ao digitar-se um movimento com vinte latas, o Sistema dever sugerir, automaticamente, a quantidade na segunda unidade de medida de duas caixas. Tipo de Conv (B1_TIPCONV) Tipo do Fator de Converso. Campo utilizado em conjunto com o fator de converso, indica se o fator de converso serve para multiplicar ou dividir. No exemplo citado no campo de fator de converso, o tipo de converso digitado deveria ser diviso (a quantidade da segunda unidade de medida calculada, dividindo-se a quantidade da primeira unidade de medida). Apropriao (B1_APROPRI) Tipo de apropriao do produto. O produto pode ser de apropriao direta ou indireta. Produtos de apropriao direta so produtos de fcil controle e contagem e so requisitados diretamente ao seu local de armazenagem para consumo. Os produtos de apropriao indireta so produtos de difcil controle e contagem, sendo requisitados normalmente em quantidade maior do que a necessria para um armazm de processo. medida que os consumos ocorrem, esse saldo em processo requisitado. Exemplos de material de apropriao indireta: o Tinta: Se um determinado produto acabado utiliza 100 ml de tinta em sua composio e a tinta armazenada em latas, o processo de requisio no feito diretamente, j que dificilmente a requisio ser feita com uma seringa. Normalmente, requisita-se uma lata de tinta para o processo e as baixas so feitas, posteriormente, nessa lata. o Parafusos: Quando a quantidade de parafusos utilizada em um processo produtivo grande, utiliza-se conceito parecido com o da tinta,, pois no feita contagem e requisio de parafuso por parafuso, requisita-se uma caixa de parafusos para o processo e as baixas so feitas, diretamente, nesse saldo.

Em quase 100% dos casos, necessrio efetuar o acerto de inventrio de produtos de apropriao indireta, j que seu consumo real muito difcil.

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Controle de Compras

Rastro (B1_RASTRO): Indica se o produto em questo controla rastreabilidade ou no. Existem dois tipos de rastreabilidade: o Rastreabilidade Lote: Controle de saldos por Lote. O saldo pode ser requisitado pelo saldo nominal do lote. o Rastreabilidade Sublote: Controle de saldos por Sublote. O saldo controlado em separado, por cada entrada, ou seja, o saldo nominal de cada sub-lote.

Contr Endere (B1_LOCALIZ): Indica se o produto em questo controla saldos por endereo ou no. Esse controle tambm dever ser habilitado para produtos, em que se queira controlar o saldo por nmero de srie, ou seja, em que necessrio identificar o nmero de srie nico item a item.

Prod Import (B1_IMPORT): Indica se o produto importado ou no. Os produtos importados tm seu controle de aquisio efetuado pelas funcionalidades do ambiente SIGAEIC. Restrio (B1_SOLICIT): Indica, caso o parmetro MV_RESTSOL esteja preechido com "S", se este produto utiliza controle de restrio de solicitantes.

PASTA CQ

Tipo de CQ (B1_TIPOCQ): Indica o tipo de controle de qualidade a ser utilizado nas rotinas que geram informao de inspeo do produto. O produto pode ser controlado pelas funcionalidades de controle de qualidade de materiais (por meio do programa de baixas do CQ, um conceito simplificado de inspeo) ou por meio do controle de qualidade do SigaQuality (ferramentas avanadas de inspeo de entrada e/ou inspeo de processos).

Nota Mnima (B1_NOTAMIN) Nota mnima do produto para entrada sem inspeo. Quando o tipo de CQ do produto for materiais e o item for comprado, poder ser enviado para controle de qualidade pela nota do fornecedor. Exemplo: Se para o fornecedor X o produto tiver nota 6 e a nota mnima informada for 8, o produto automaticamente ser enviado para inspeo no controle de qualidade.

Produes CQ (B1_EM UMCQPR): Nmero de produes para envio ao CQ. Quando o tipo de CQ do produto estiver preenchido como materiais e o item for produzido, poder ser enviado ao controle de qualidade, pelo nmero de apontamentos de produo efetuados. Por exemplo, se nesse campo for informado o valor 1, todo apontamento efetuado enviar, automaticamente, a quantidade produzida para inspeo no controle de qualidade. Se o nmero informado nesse campo for 2 , um apontamento enviado e o outro no.

Compras - 26

Controle de Compras

PASTA MRP/PCP

Qtd Embalag (B1_QE): Quantidade por embalagem. Utilizado como quantidade mnima para compra de produtos que no possuem estrutura; ou seja, produtos que tero necessidade de compra gerada automaticamente pelo Sistema. Ponto de pedido (B1_EMIN): Ponto de pedido do produto. Quantidade que uma quando atingida dever disparar o processo de compra ou produo do produto para reabastecimento do estoque (autor: sem sentido). Segurana (B1_ESTSEG): Estoque de segurana. Quantidade do estoque do produto que tem como objetivo aumentar o fator de segurana do estoque em relao ao possvel desabastecimento do produto. Essa quantidade subtrada do saldo em estoque disponvel em alguns processos, para garantir o clculo de necessidade com o mximo de segurana para abastecimento do produto. Form. Est. Seg (B1_ESTFOR): Frmula do estoque de segurana. Caso a frmula esteja preenchida, o valor do estoque de segurana calculado por ela. Entrega (B1_PE): Prazo de entrega do produto. Campo utilizado para informar o prazo de entrega padro do produto em rotinas de clculo de necessidade e de previso de entrega. Form. Prazo (B1_FORPRZ): Frmula do prazo de entrega. Caso a frmula esteja preenchida, o valor do prazo de entrega calculado por ela. Lote Economico (B1_LE): Lote econmico do produto. Quantidade ideal para compra e produo do produto. Com base na informao do lote econmico so calculadas possveis quebras de quantidade nos processos de gerao de solicitaes de compra ou ordens de produo. Lote Mnimo (B1_LM): Lote mnimo do produto. Utilizado como quantidade mnima para produo de itens que possuem estrutura, ou seja, produtos que tero necessidade de produo, gerada automaticamente pelo Sistema. Estoq Mximo (B1_EMAX): Estoque mximo do produto. Utilizado como limitador de gerao de previses de entrada em rotinas que automatizam o clculo de necessidades e gerao de documentos, garantindo que o nvel do estoque no seja elevado desnecessariamente. O cadastro de Produtos possui tambm campos que so, automaticamente, alimentados pelo Sistema por meio de rotinas de clculos ou de movimentaes. Para realizar o cadastro de Produtos, com o objetivo de controlar a Rastreabilidade e o Controle de Endereos no Armazm,

Compras - 27

Controle de Compras necessrio adequar os Parmetros MV_RASTRO= S e MV_LOCALIZ=S.

Principais campos:

PASTA CADASTRAIS

Ult. Preo (B1_UPRC): ltimo preo de compra. Informao do ltimo preo de compra, relacionado ao produto. Custo Stand (B1_CUSTD): Custo Standard do produto. Informao do custo de reposio, calculado ou informado para o produto. Ult. Compra (B1_UCOM): Data da ltima compra.

EXERCCIO
Conforme visto, produto tudo em que seja necessrio controlar quantidades ou valor. Os mesmos tero seus dados atualizados, seja pela entrada de uma Nota Fiscal ou pela produo. Antes de efetuar o cadastro importante fazer um levantamento de quais produtos, e suas codificaes etc., sero cadastrados e quais as caractersticas sero controladas pelo Sistema. Caminho para realizar este exerccio: Atualizaes > Cadastros > Produtos Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados.

Efetue o cadastro de acordo com as informaes abaixo:

Compras - 28

Controle de Compras Produto 1 Pasta Cadastrais: Codigo Descrio Tipo Unidade Local Padro = 01 Grupo Seg. Un. Med. Fator Conv. Tipo de Conv. Peso Liquido = 0,50 Cta Contabil Centro de Custos Rastro = Lote = 60 = 30316 = Sim Per. Inventrio Cdigo de Barras Restrio = 12101001 (F3 Disponvel) = 3121 (F3 Disponvel) = 1100 (F3 Disponvel) = DE = 10 = Divisor (F3 Disponvel) = 30316 = Placa DVD = MP (F3 Disponvel) = PC (F3 Disponvel)

Controle Endereo = Sim

Pasta MRP/Suprimentos: Qtde Embalagem Ponto de Pedido Segurana Entrega Tipo Prazo Lote Econom. Entra MRP Pasta C.Q.: =1 = 20 = 10 =1 = Dia = 100

= Sim

Compras - 29

Controle de Compras

Nota Mnima Tipo de C.Q.

=7 = Materiais

Compras - 30

Controle de Compras

Produto versus fornecedor


Esse cadastro armazena informaes referentes relao dos produtos com seus respectivos fornecedores. Essas informaes so utilizadas pelo Protheus para realizar a avaliao das especificaes de um fornecedor para um determinado produto como, por exemplo: Na rotina -Gerao automtica- das cotaes de compras, quando so enviadas aos fornecedores dos produtos cadastrados. Para controle dos produtos a serem enviados para o controle de qualidade.

A configurao padro da tela do cadastro de amarrao Produto X Fornecedor:

Compras - 31

Controle de Compras
Principais campos:

PASTA CADASTRAIS

Fornecedor (A5_FORNECE): Cdigo do fornecedor a ser cadastrado, relacionado a um produto. Loja (A5_LOJA): Loja do fornecedor a ser cadastrado, relacionado a um produto. Produto (A5_PRODUTO): Cdigo do produto a ser cadastrado, relacionado um fornecedor+loja.

Existem outros dados, no cadastro, que no so obrigatrios. Dentre eles esto:


PASTA CADASTRAIS

Controle Lote (A5_SKIPLOT): Caso o usurio queira controlar o envio de materiais ao C.Q. pelo Skip-lote, este campo determina a freqncia de inspeo do produto de um determinado fornecedor (Skip-lote de compra) quando do recebimento do material. Exemplo: Com o Skip-lote 10, a cada dez recebimentos deste fornecedor, um ser direcionado ao armazm de C.Q..

Nota (A5_NOTA): Nota de avaliao do fornecedor para o produto. Para este controle, cada produto dever, tambm, possuir uma pontuao mnima para o controle de qualidade (cadastro de Produtos). Na digitao do Documento de Entrada, feita uma avaliao entre a pontuao fornecedor (amarrao Produto X Fornecedor) e a pontuao do produto. Caso a pontuao do fornecedor no atinja a pontuao do produto, o lote do material ser enviado ao armazm do controle de qualidade (especificado pelo parmetro <MV_CQ>). Se a pontuao do fornecedor atingir o valor mnimo exigido do produto, o lote do material passar pelo processo de avaliao do Skip-lote.

EXERCCIO
No ambiente de Compras, a relao Produto x Fornecedor indicada, por exemplo, para matriasprimas, as quais devam passar por controles de inspeo, aprovao, etc.

Compras - 32

Controle de Compras Nesse exemplo, identificamos dois fornecedores distintos dos quais se pode obter um nico produto. Isso retrata os fornecedores do mesmo produto. Caminho para realizar este exerccio: Atualizaes > Cadastros > Produto x Fornecedor Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados.

Efetue o cadastro de acordo com as informaes abaixo: Fornecedor 1 Fornecedor Loja Produto Contr. De Lote = 1 = = = 000001 (F3 Disponvel) 01 30316 (F3 Disponvel)

Fornecedor 2 Fornecedor Loja Produto Contr. De Lote = 2 = = = 000002 (F3 Disponvel) 01 30316 (F3 Disponvel)

Grupo versus Fornecedor

Compras - 33

Controle de Compras Este cadastro contm o relacionamento entre o grupo de produtos e os fornecedores. Com base nele, o Sistema gera as cotaes de forma automtica. O Sistema pode realizar a interseco dos dados existentes entre a amarrao produto versus fornecedor e grupo versus fornecedor.

Principais campos:

Fornecedor (AD_FORNECE): Cdigo do fornecedor a ser cadastrado, relacionado a um produto. Loja (AD_LOJA): Loja do fornecedor a ser cadastrado, relacionado a um produto. Nome (AD_NOMEFOR): Nome do fornecedor do produto. Grupo (AD_GRUPO): Grupo do produto, relacionado ao fornecedor. Descrio (AD_NOMGRUP): Descrio do grupo de produto. Tab. Preo (AD_CODTAB): Cdigo da tabela de preos relacionada ao fornecimento do produto.

Compras - 34

Controle de Compras

EXERCCIO
Vamos cadastrar a amarrao Grupo x Fornecedor, com a qual trabalharemos no ambiente COMPRAS. Para realizar este exerccio, acesse: Atualizaes > Cadastros > Grupo x Fornecedor Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados.

Efetue o cadastro de acordo com as informaes abaixo:

Fornecedor 1 Fornecedor Loja Grupo = = = 000004 (F3 Disponvel) 01 1100 (F3 Disponvel)

Fornecedor 2 Fornecedor Loja Grupo = = = 000001 (F3 Disponvel) 01 1100 (F3 Disponvel)

Condio de pagamento
A condio de pagamento define as regras de parcelamento ou pagamento, em uma negociao. O Protheus possui nove opes para que as condies de pagamento sejam determinadas, configurados por meio do campo "Tipo", no cabealho da condio.

Compras - 35

Controle de Compras Por meio desses tipos, o usurio pode cadastrar as condies de pagamento desejadas, configurando-as de acordo com a necessidade de seus negcios, informando datas de pagamentos, valores, parcelas etc.. Cada um dos tipos de pagamento disponvel possui caractersticas prprias e gera cdigos, de acordo com suas especificaes. Tipo 1: O usurio pode definir qualquer cdigo para representar a condio. O campo "Cond. Pagto." indica o deslocamento em dias a partir da data base. Os valores devem ser separados por vrgula. Exemplo: Cdigo Tipo 1 00, 30, 60 Condio 001

Os pagamentos sero efetuados da seguinte forma: 1 parcela vista 2 parcela- 30 dias 3 parcela- 60 dias

Tipo 2: O campo "Cdigo" do cadastro Condio de Pagamento representa os vencimentos, de acordo com a frmula:

O campo "Cond. Pagto." deve determinar o multiplicador. Exemplo: Cdigo Tipo 2 7 (Multiplicador) Condio 341

Compras - 36

Controle de Compras

Tipo 3: O campo "Cond. Pagto" determina o nmero de parcelas, a carncia e as datas padronizadas para o vencimento. O usurio pode definir qualquer cdigo para representar a condio.

Exemplo: Cdigo Tipo 3 3,42,7,14,21,28 Condio 001

O programa calcula, aps a data de emisso, as datas de vencimento, ajustando-as de acordo com as datas padro fornecidas, sempre para a seguinte.

Compras - 37

Controle de Compras Tipo 4: O campo "Cond. Pagto" determina o nmero de parcelas, o intervalo de dias e o dia da semana para o vencimento. O usurio pode definir qualquer cdigo para representar a condio.

Onde D pode assumir: 1 2 3 4 5 6 7 Domingo Segunda Tera Quarta Quinta Sexta Sbado 001 4 4, 30, 3

Exemplo: Cdigo Tipo Condio

Essa condio indica que o ttulo ter quatro parcelas com vencimento a cada trinta dias, toda terafeira.

Tipo 5: O campo "Cond. Pagto" representa a carncia, a quantidade de duplicatas e os vencimentos, nessa ordem, representado por valores em umricos. Exemplo: Cdigo Tipo 5 10, 12, 30 Condio 001

Assim, a condio 10, 12, 30 representa:

Compras - 38

Controle de Compras

Tipo 6: O campo "Cond. Pagto" assume dias da semana, padronizados para o vencimento, considerando o intervalo de dias entre cada parcela.

Onde D pode assumir: 1 2 3 4 5 6 7 Domingo Segunda Tera Quarta Quinta Sexta Sbado

Exemplo: Cdigo Tipo 6 6, 15, 4, 30 Condio 001

Assim, a condio 6, 15, 4, 30 representa:

Compras - 39

Controle de Compras

Tipo 7: Permite a definio de datas fixas de vencimento, no perodo de um ano. O valor de cada parcela ser calculado, dividindo-se o valor total da nota pelo nmero de parcelas. Essa condio trata as parcelas da seguinte maneira: So definidos treze valores em umricos com dois dgitos, separados por vrgula; O primeiro valor em umrico indica o nmero de parcelas; Os demais devem ser utilizados para informar os dias de vencimento das parcelas de janeiro a dezembro, seqencialmente; O vencimento da primeira parcela ser a data, imediatamente, posterior data base.

Quando o dia informado for superior ao ltimo dia do ms, o ltimo dia do ms ser assumido. Exemplo: Data Base 25/03/2002 Cdigo Tipo 7 03, 05, 10, 15, 20, 25, 30, 05, 10, 15, 20, 25, 30 Condio 001

Compras - 40

Controle de Compras

Tipo 8: O campo "Cond. Pagto" representa os dias de deslocamento e os percentuais de cada parcela, na seguinte forma: [nn, nn, nn], [xx, xx, xx], em que: [nn, nn, nn] so os deslocamentos em dias, a partir da data base. [xx, xx, xx] so os percentuais de cada parcela.

Os valores devero ser separados por vrgula. A soma dos totais dos percentuais deve ser de 100%. Exemplo: Cdigo Tipo 8 [30,60,90],[25,35,40] Condio 001

Em um total de R$ 1.000, sero geradas as seguintes parcelas: Para 30 dias, 25% do total R$ 250,00. Para 60 dias, 35% do total R$ 350,00. Para 90 dias, 40% do total R$ 400,00.

Compras - 41

Controle de Compras

EXERCCIO
Vamos cadastrar as condies de pagamento, com as quais trabalharemos no ambiente COMPRAS. Para realizar este exerccio, v em: Atualizaes > Cadastros > Cond. Pagto. - Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados abaixo: Cdigo Tipo Condio = 341 =2 = 7 (Multiplicador)

Compras - 42

Controle de Compras

Tipos de Entradas e Sadas


O Cadastro Tipo de Entrada e Sada (TES) responsvel pela correta classificao dos documentos fiscais de entrada e sada, registrados no sistema. Seu preenchimento deve ser efetuado com muito cuidado, pois atravs deste possvel: Calcular os tributos pertinentes ao documento registrado (entrada ou sada), bem como, definir sua escriturao nos Livros Fiscais de ISS, ICMS e IPI (integrao com o ambiente SIGAFIS - Livros Fiscais); Controlar a entrada e sada de produtos/valores no estoque (integrao com os ambientes: SIGAEST - Estoque e Custos, SIGAFAT - Faturamento e SIGACOM - Compras), atualizando os custos de entrada e sada; Incluir automaticamente ttulos na carteira a receber (vendas/sada) e na carteira a pagar (compras/entradas) e (integrao com os ambientes SIGAFAT - Faturamento e SIGACOM - Compras); Registrar automaticamente os ativos imobilizados, a partir dos documentos de entrada referentes compra de ativo fixo (integrao com ambiente Ativo Fixo); Registrar a amarrao "Cliente x Produto/Equipamentos", quando sada de um documento fiscal (integrao com o ambiente SIGATEC - Field Service); Agregar despesas ao custo do projeto ou as receitas recebidas no projeto (integrao com o ambiente SIGAPMS - Gesto de Projetos); Calcular os tributos relacionados aos documentos de transporte e, quando necessrio, calcular os impostos pertinentes ao frete do autnomo (integrao com o ambiente SIGATMS - Gesto de Transportes).

O TES Tipos de Entradas e Sadas extremamente importante para a correta aplicao dos impostos devidos por ocasio das Entradas e Sadas dos produtos, controle de Baixa de Estoque, Duplicatas e outros. O TES classificado por cdigo, assim, devemos observar: Cdigos 001 a 500 501 a 999 O que representam Entradas; Sadas.

Nos TES devem ser informados os CFOP - Cdigos Fiscais de Operaes e de Prestaes formados por 4 dgitos. O primeiro dgito indica o tipo de transao (dentro ou fora do Estado Fiscal).

Compras - 43

Controle de Compras Veja exemplos: Entradas: 1 Entrada de material de origem interna ao estado do usurio; 2 Entrada de material de origem externa ao estado do usurio. Sadas: 5 Sada de material para comprador dentro do Estado; 6 Sada de material para comprador fora do Estado. O segundo, terceiro e quarto dgitos indicam tipo de operao e material. Exemplo: 101 Compras/Vendas para industrializao; 102 Compras/Vendas para comercializao.

Compras - 44

Controle de Compras
Principais campos:

Pasta Adm/Fin/Custo:

Cdigo (F4_CODIGO): Informe um cdigo para identificao do TES, seguindo o critrio: 0XX a 4XX e 500 - Entradas (Pedido de Compra e Documento de Entrada); 5XX a 9XX (exceto o 500) - Sadas (Pedido de Venda e Documento de Sada).

Tipo (F4_TIPO) - Este campo atualizado automaticamente conforme o cdigo atribudo ao TES (informativo). Credita ICMS? Configuraes

"S"

Ao registrar o documento de entrada, o sistema calcula o ICMS respectivo e atualiza o crdito do imposto nos Livros Fiscais. Este caso, se aplica s empresas que tem direito de creditar o ICMS na entrada. O valor do imposto creditado na entrada ser compensado com o valor total do ICMS a recolher (calculado com a emisso do documento de sada).

"N"

O valor do ICMS da entrada no ser creditado, ou seja, compensado.

Como calculado o custo de entrada das mercadorias quando o campo "Credita ICMS" estiver preenchido com "Sim"?

Compras - 45

Controle de Compras O valor do imposto creditado na entrada ser compensado com o valor total do ICMS a recolher (calculado com a emisso do documento de sada).

Credita IPI?

Configuraes "S" Ao registrar o documento de entrada, o sistema calcula o IPI respectivo e atualiza o crdito do imposto nos Livros Fiscais. O valor do IPI no creditado.

"N"

GeraDupl. (F4_DUPLIC): Indica se devem ser geradas duplicatas de ttulos a pagar (se entrada) e a receber (se sada). Exemplo: Ao cadastrar um documento de entrada proveniente de um fornecedor, deve-se gerar um registro de Contas a Pagar (ambiente Financeiro) para retratar a dvida assumida pela aquisio da mercadoria. J a entrada de um produto para demonstrao ou avaliao, no necessrio a gerao de duplicatas a pagar, pois, em princpio, haver a devoluo do produto. Atu. Estoque (F4_ESTOQUE): Indica se deve atualizar o saldo em quantidade dos produtos. Exemplo: Ao realizar a venda de um material, emite-se um documento de sada ao cliente e efetua-se a subtrao do seu saldo em estoque. J para a operao de prestao de servios, no necessrio realizar a atualizao de saldo em estoque por no haver sada de mercadoria. Poder de Terceiros - (F4_PODER3): utilizado para controlar materias de terceiros ou em terceiros. Geralmente utilizado por empresas que trabalham com operao de beneficiamento e precisam controlar o material que est fora da empresa ou que est em seu poder, porm pertence a outra empresa. Caracteriza-se como beneficiamento, uma das formas de industrializao, que se destina a modificar, aperfeioar ou, de qualquer forma, alterar o funcionamento, a utilizao, o acabamento ou a aparncia do produto por terceiros. At. Pr. Compr. (F4_UPRC): Atualiza ou no o preo de compra no Cadastro de Produtos. Se S ou branco, atualiza. Se N , no atualiza o preo de compra. Atual. Ativo (F4_ATUATF): Indica se o Ativo Imobilizado deve ser atualizado, quando da entrada de uma nota. Desme. It. ATF (F4_BENSATF): Indica se desmembra os itens gerados no Ativo Fixo a partir da NF. Se igual a SIM, quando for lanado um item com quantidade 10 na NF, sero gerados 10 itens com quantidade igual a 1 no Ativo Fixo, se igual a NO, ser gerado apenas 1 item com quantidade igual a 10. Este parmetro s ter efeito se o campo "Atual.Ativo "(F4_ATUATF) for igual a SIM.

Compras - 46

Controle de Compras

Pasta Impostos:

Calcula ICMS?

Configuraes "S" Ao registrar o documento de entrada, o sistema calcula o ICMS respectivo e atualiza o crdito do imposto, nos Livros Fiscais. Indica a no incidncia de ICMS na operao, ou seja, o valor do ICMS no calculado.

"N"

Calcula IPI?

Configuraes "S" "N" "R" Calcula o IPI respectivo da operao. No incide IPI na operao, ou seja, o valor do IPI no calculado. Comrcio Calcula o No reduo Atacadista: 50% na base clculo.

IPI

com

de

de

Esta opo utilizada para a entrada de mercadorias destinadas industrializao adquiridas de revendedores, comrcios no-atacadistas equiparados indstria e demais casos previstos em lei, ou seja, empresas no contribuintes do IPI. Neste caso, o adquirente contribuinte do IPI, pode calcular o imposto devido na operao e creditar 50% do valor calculado, mesmo que este no esteja destacado no documento de entrada.

Cod. Fiscal (F4_CF): Cdigo fiscal. Se o tipo da TES for entrada, o primeiro dgito deve ser 1,2 ou 3. Se tipo da TES for saida, deve ser 5,6 ou 7.

Compras - 47

Controle de Compras Txt. Padro (F4_TEXTO): Cdigo do texto padro a ser impresso no pedido de compras ou na nota fiscal de sada referente ao TES. L. Fisc. ICMS (F4_LFICM): Livro fiscal ICMS. "T" para ICMS tribu-tado, "I" para ICMS isento, "O" paraICMS outros, "N" no, "Z" para livro fiscal com colunas de ICMS zeradas. L. Fisc. IPI (F4_LFIPI): Livro fiscal IPI. "T" para IPI tributado"I" para IPI isento, "O" para IPI outros"N" no, "Z" para colunas de IPI nos livros fiscais zeradas. Destaca IPI (F4_DESTACA): Destaca IPI na nota fiscal. (S/N). IPI na Base (F4_INCIDE): Incidncia de IPI ou no na base de ICMS. Calc. Dif. ICM (F4_COMPL): Refere-se diferena de complemento de ICMS na compra de material de consumo de outros Estados da federao.

Pasta Outros:

Esta pasta apresenta dados adicionais do cadastro de TES (Tipos de Entradas e Sadas) ou especficos para alguns ambientes (Ex.: frete autnomo, SIGATMS - Gesto de Transportes).

EXERCCIO
Para modificar a ordem de sada dos produtos, altera-se a prioridade do endereo. Para realizar este exerccio, v em: Atualizaes > Cadastros > Tipos de Entr./Sadas

- Logo em seguida, posicione o cursor sobre o cdigo 001 e clique na opo Visualizar; - Identifique os campos relacionados a controle de Compras.

TES Inteligente

Compras - 48

Controle de Compras Esta opo permite a criao de regras para sugesto do TES nas rotinas de Pedido de Compras, Documento de Entrada, Oramento de Venda e Pedido de Venda. A regra deve ser definida a partir do Tipo de Operao (Tabela DJ - SX5) que identifica o tipo de movimentao do material (exemplo: Venda, Simples Remessa, Emprstimo e Consignao) e o associar ao TES que dever ser sugerido. Alm da amarrao do Tipo de Operao e os cdigos de TES (Entrada e Sada), a definio do TES inteligente pode especificar as seguintes restries para aplicao: Cdigo do Cliente e Cdigo do Fornecedor (permite restringir a aplicao do TES por Fornecedor e/ou Cliente). Produto (restringe a aplicao do TES ao produto). Grupo de Tributao (esta restrio refere-se ao Grupo de Tributao relativo Exceo Fiscal e no ao Grupo de Produtos ou Grupo de Clientes/Fornecedores).

Cadastro da TES Inteligente:

Principais Campos:

Tp. Operao (FM_TIPO): Cdigo do Tipo de operao ou movimentao do material. (TAbela DJ).

Compras - 49

Controle de Compras TES Entrada - (FM_TE) TES: padro sugerido na entrada de materiais. Tecla [F3] Disponvel. TES de Sada (FM_TS) TES: padro sugerido na sada de materiais. Tecla [F3] Disponvel. Cliente/Loja (FM_CLIENTE/FM_LOJACLI): Cdigo do cliente/loja, complementado pelo cdigo da loja. Se preenchido restringe a regra ao cliente informado. Fornecedor/Loja (FM_FORNECE/FM_LOJAFOR): Cdigo do fornecedor/loja, complementado pelo cdigo da loja. Se preenchido restringe a regra ao cliente informado. Produto (FM_PRODUTO): Cdigo do produto, se preenchido a regra se restringe ao produto informado. Grupo Trib. (FM_GRTRIB): Grupo de tributao fiscal do Cliente ou Fornecedor utilizado no tratamento de excees fiscais. Se preenchido a regra se restringe ao grupo de tributao informado. Grp. Tr. Prod. (FM_GRPROD): Grupo de tributao fiscal do Produto utilizado no tratamento de excees fiscais. Se preenchido a regra restringe ao grupo de tributao informado.

EXERCCIO
Para obter informes, clculos em outras moedas, devemos cadastr-las. Caminho para realizar este exerccio: Atualizaes > Cadastros > Tes Inteligente Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados.

Efetue o cadastro de acordo com as informaes abaixo:

Tp. Operao TES Entrada Produto

= 51 = 001

(F3 Disponvel) (F3 Disponvel)

= 30316 (F3 Disponvel)

Compras - 50

Controle de Compras

Compras - 51

Controle de Compras

Moedas
O Protheus possui 5 moedas j definidas para valorizao dos seus movimentos, mantendo com isso o seu histrico para pesquisa e/ou consulta posterior. Porm o usurio pode alter-las e at mesmo incluir novas (at 99 moedas). A moeda 1 a moeda nacional, sendo utilizada como referncia para a converso dos valores nas demais moedas. Caso a empresa necessite de outras moedas, devem ser criados, no Ambiente Configurador, os Parmetros "MV_MOEDAn" e "MV_SIMBn", que indicam respectivamente o nome das moeda e seus smbolos. Devem tambm ser criados os respectivos campos no Arquivo de Moedas (SM2). As Taxas das Moedas so atualizadas no primeiro acesso do dia ao Protheus. Caso se queira alterar ou incluir novas taxas, deve ser utilizada a opo "Moedas" do menu "Atualizaes". Este cadastro armazena as Taxas das Moedas informadas diariamente. As Taxas das Moedas tambm podem ser projetadas para um perodo com base na regresso linear (tendncia) ou considerando a inflao prevista. Com este recurso as Taxas so atualizadas automaticamente, o que elimina a necessidade de inform-las a cada dia. Assim, logo que o sistema for carregado, a Taxa j estar preenchida, cabendo ao usurio alter-la, se necessrio. Como a informao das Taxas de responsabilidade da rea Financeira, vale ressaltar que a Taxa das moedas devem ser informadas todos os dias, inclusive, sbados e domingos, com o objetivo da valorizao dos custos de Estoque. O cadastro de Moedas, no ambiente MDI o seguinte:

Principais campos:

Compras - 52

Controle de Compras Data (M2_MOEDA): Data de referncia do arquivo de moedas. O sistema utiliza este campo para iden-tificar a taxa de uma moeda a ser apli-cada para uma referida operao. Taxa Moeda 2..5 (M2_MOEDA2..5): Taxa da Moeda 2..5. O sistema utiliza a taxa de moeda 2..5 para a converso de valores em R$ para as moedas (2..5) durante consultas e relatrios. A denominaao das moedas parametrizada.

EXERCCIO
Para obter informes, clculos em outras moedas, devemos cadastr-las. Caminho para realizar este exerccio: Atualizaes > Cadastros > Moedas Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados. Efetue o cadastro de acordo com as informaes abaixo: Data Taxa Moeda 2 Taxa Moeda 3 Taxa Moeda 4 Nro. De Dias para projeo Dlar/Ufir/Euro Dlar/Euro Ufir = 40 = Inflao Projetada = 3% preenchendo todos os campos = 0% para todos os meses No quadro de moedas, selecionar: No quadro do(s) ms(es), informar: = <Data de Hoje> = 2,10 = 1,0641 = 2,80

Aps, clique na opo Projetar e informe os dados nos campos especificados.

Administrao de Compra

Compras - 53

Controle de Compras
Tabela de preo

Essa opo permite cadastrar as tabelas de preos dos fornecedores que atendem empresa. Podendo ser informados os preos e as condies de pagamento a serem praticadas. Quando informada a condio de pagamento, o Sistema no permitir que outra condio seja utilizada nos processos de compras (cotaes e pedidos). A utilizao da tabela de preo opcional:

Principais campos:

Cabealho:

Fornecedor/Loja (AIA_CODFOR)/(AIA_LOJFOR): fornecedor/loja, vinculados a esta tabela de preo. Nome (AIA_NOMFOR): Nome do fornecedor.

Informe

cdigo

do

Tab. Preo - (AIA_CODTAB): Informe o cdigo da tabela de preo do fornecedor. Descrio (AIA_DESCRI): Informe uma descrio qualquer para esta tabela de preo. Dt. Vld. Ini. (AIA_DATDE): Data de incio de validade da tabela de preos.

Compras - 54

Controle de Compras Dt. Vld. Final (AIA_DATATE): Data de trminio da validade da tabela de preos. Cond. Pgto. (AIA_CONDPG): Condio de pagamento para a tabela de preos.

Produtos (itens):

Produto (AIB_CODPRO): Informe o seu cdigo do produto para esta tabela de preo. Preo Unit. (AIB_PRCCOM): Informe o preo unitrio de compra na primeira unidade de medida. Faixa (AIB_QTDLOT): Lote mximo de venda em que o preo vlido. Vigncia (AIB_DATVIG): Informe a data de vigncia. Frete (AIB_FRETE): Informe o valor do frete.

EXERCCIO
Para obter informes, clculos em outras moedas, devemos cadastr-las. Caminho para realizar este exerccio: Atualizaes > Adm. Compras > Tabela de Preos Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados.

Efetue o cadastro de acordo com as informaes abaixo: Cabealho: Fornecedor/Loja Tab. Preo Descrio Dt. Vld. Ini = 000002/01 = 001 (F3 Disponvel) (F3 Disponvel)

= Tabela de Preos anual = <Data de Hoje>

Dt. Vld. Final = <ltimo dia do ano>

Compras - 55

Controle de Compras

Nos itens, informar os dados nos campos especificados, conforme abaixo: Itens: Produto Preo Unit Faixa Frete = 30316 = 100,00 = 999,999,99 = 10,00 (F3 Disponvel)

Tolerncia de recebimento
Esta opo permite cadastrar regras de tolerncia de recebimento de materiais com o objetivo de validar as entregas com preo e/ou quantidade acima do pedido. Neste cadastro, definida uma regra ou exceo identificada pelo fornecedor, produto ou grupo de materiais, para quantidade e valor superior ao informado no pedido de compras. Nas rotinas -Recebimento de Materiais- e -Documentos de Entrada-, o Sistema compara o preo e quantidade com as do pedido de compras. Caso haja divergncia, ser feita uma anlise sobre a existncia de alguma regra de tolerncia para o produto, fornecedor e/ou grupo de materiais. Se o Sistema encontrar alguma referncia relevante, ele verificar se tolerncia est sendo respeitada. Caso exceda, esta entrada ficar bloqueada, aguardando uma aprovao ou excluso do documento cadastrado no controle de alada. A utilizao da tolerncia de preo opcional.

Compras - 56

Controle de Compras

Principais Campos:

Cdigo (AIC_CODIGO): Cdigo da tabela de tolerncia de preo de quantidade. Fornecedor/Loja (AIC_FORNEC)/(AIC_LOJA): Informe o cdigo do fornecedor que utilizar esta regra. Produto (AIC_CODIGO): Informe o cdigo do produto que utilizar esta regra. Grupo (AIC_CODIGO): Informe o Grupo de produtos que utilizar esta regra, % Quantidade (AIC_PQTDE): Informe o percentual mximo para tolerncia de diferena entre o quantidade do pedido de compra e quantidade entregue no Documento de Entrada. Qualquer diferena acima desta ir gerar bloqueio de classificao de Documento de Entrada. % Preo - (AIC_PPRECO): Informe o percentual mximo para tolerncia de diferena entre o preo unitrio do pedido de compra e o preo unitrio do Documento de Entrada. Qualquer diferena acima desta ir gerar bloqueio de classificao de Documento de Entrada.

Compras - 57

Controle de Compras Para a utilizao dessa rotina, devem-se configurar os parmetros: <MV_NFAPROV> <MV_RESTCLAS>

Os recebimentos de materiais e documentos de entrada que ultrapassarem a tolerncia, ficaro bloqueados at que, na rotina -Liberao de Documento- um aprovador os libere.

EXERCCIO
Para obter informes, clculos em outras moedas, devemos cadastr-las. Caminho para realizar este exerccio: Atualizaes > Adm. Compras > Tolerncia Recebto. Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados.

Efetue o cadastro de acordo com as informaes abaixo: Cdigo Fornecedor/Loja Produto % Quantidade % Preo = <Aceite a sugesto> = 000001/01 = 30316 = 1,0 = 1,0 (F3 Disponvel) (F3 Disponvel)

Compras - 58

Controle de Compras

Solicitantes
Esta opo pode ser utilizada para definir regras de acessos ou restries aos solicitantes, na incluso manual de uma solicitao de compras. Nesse cadastro, informado o tipo de domnio que o solicitante ter na incluso de uma solicitao de compra. As restries podem ser definidas para um nico produto ou para um grupo de materiais. Alm disso, possvel determinar qual grupo de compras ir analisar a solicitao feita pelo usurio/grupo de usurios e dar continuidade ao processo de compras. Para definir restries de compras a um produto ou grupo de produto, necessrio configurar: O campo "Restrio" do cadastro de Produto, alterando seu contedo para "Sim". O parmetro <MV_RESTSOL>, alterando seu contedo para "Sim".

Exemplo 1: Usurio: 000001 Grupo Materiais Eletrnicos * Produto * Monitor 17 pol Domnio I-Inclui E-Exclui Grupo de Compras 000001 -

O exemplo representa que o solicitante 000001 possui direito de incluir solicitaes de compras para todo o grupo de eletrnicos, exceto monitores de 17 polegadas e que as solicitaes de compras sero analisadas pelo grupo de compras 000001. Exemplo 2: Usurio: 000002 Grupo Materiais * Produto Microcomputador Domnio I-Inclui Grupo de Compras -

Esse exemplo representa que somente o solicitante 000002 poder incluir solicitaes de compras para o produto microcomputador e que as solicitaes cadastradas sero analisadas por qualquer grupo de compras.

Compras - 59

Controle de Compras

Exemplo 3: Usurio: 000001 Grupo Materiais Eletrnicos * * Eletrnicos Produto * Monitor 17 pol * * Domnio I-Inclui E-Exclui R-Redefine I-Inclui Grupo de Compras 000001 -

Neste exemplo, foram redefinidas as restries de compras para o solicitante 000001 indicando, agora, que o solicitante "000001" possui direito de incluir solicitaes de compras para todo o grupo de eletrnicos; que as solicitaes de compras sero analisadas por qualquer grupo de compras. Cadastro dos Solicitantes:

Para incluirmos um Solicitante, primeiramente devemos cadastrar um usurio e confirmar:


Principais Campos:

Compras - 60

Controle de Compras

Usurio: Selecione o usurio previamente cadastrado no mdulo do Configurador.

Principais Campos:

Grupo Mater. (AI_GRUPO): Informe o grupo de materiais que define a regra para o usurio ou grupo de usurios. Produto (AI_PRODUTO) - Informe o cdigo do material que define a regra para o usurio ou grupo de usurios. Domnio (AI_DOMINIO) - Informe o dominio do grupo de materiais ou produto : I Inclui, E - Exclui ou R - Redefine. Quando utilizado o grupo de usurios, valida apenas a opo de Incluso. Grupo Comp. (AI_GRUPCOM): Informe o cdigo do grupo de compras que ter acesso s solicitaes deste usurio/grupo de usurios. Caso no seja informado, o cdigo ser utilizado para o grupo de compradores especificado no material. Quantidade (AI_QUANT): Limite de quantidade para o solicitante.

EXERCCIO

Compras - 61

Controle de Compras

Caminho para realizar este exerccio: Atualizaes > Adm. Compras > Solicitantes Logo em seguida, clique na opo Incluir e selecione o usurio SOLIC_SOL01.

Efetue o cadastro de acordo com as informaes abaixo: Produto Domnio Quantidade = 30316 = Inclui = 100 (F3 Disponvel)

Compradores
Esse cadastro define quais usurios do Sistema so compradores. A relevncia desta informao est na seleo e distribuio das cotaes e pedidos de compra, em que o Sistema pode ser configurado para dividir as cotaes por grupo e, conseqentemente, de compradores cotando determinado conjunto de materiais ou servios. Apesar desse cadastro no ser obrigatrio, ele imprescindvel para que o estabelecimento tenha melhores prticas de compra, conforme ilustrado nos tpicos anteriores.

Compras - 62

Controle de Compras

Principais Campos:

Nome: Atualizado automaticamente, aps selecionado o usurio ou grupo de usurios. Grupo Aprov. (Y1_GRAPROV): Cdigo do grupo de aprovadores no qual sero submetidos os pedidos de compras, includos por este comprador. Ped. Sem SC (Y1_PEDIDO): Indica, caso o parmetro MV_RESTINC esteja preenchido com "S", se este comprador tem direito de incluir pedidos sem solicitao de compras. Grupo Padro (Y1_GRUPCOM): Grupo de compras padro do comprador. Caso esta campo esteja preenchido, todos os compradores do grupo tero acesso aos pedidos includos por este comprados.

EXERCCIO

Compras - 63

Controle de Compras

Caminho para realizar este exerccio: Atualizaes > Adm. Compras > Compradores Logo em seguida, clique na opo Incluir e selecione o usurio SOLIC_SOL01.

Efetue o cadastro de acordo com as informaes abaixo: Grupo Aprov Grupo Padro Ped. Sem SC = 000001 = 000001 = Sim (F3 Disponvel) (F3 Disponvel)

Aprovadores
Essa opo utilizada para cadastrar os aprovadores dos pedidos de compras, quando o controle de aladas for utilizado. Neste cadastro, so definidos os valores e limites de aprovao, sendo eles: valor mnimo de aprovao, valor mximo de aprovao, aprovador superior (que pode substituir aprovao, quando necessrio), limite que ser atribudo ao aprovador de acordo com seu tipo (verba) e tipo de limite (dirio, semanal ou mensal). O superior pode aprovar ou bloquear pedidos de compras caso o limite do aprovador principal tenha se excedido ou, ainda, quando o aprovador estiver ausente. Assim, possvel dar continuidade ao processo de compras. Um usurio pode ter diferentes cdigos de aprovao com diferentes aladas em grupos de aprovadores distintos. A opo Consulta Saldos permite visualizao dos valores dos pedidos aprovados, deduzidos o limite.

Aprovador: 000001 Gustavo

Compras - 64

Controle de Compras Valor Mnimo R$ 0,01 Valor Mximo R$ 5.000,00 Superior 000002 Flvia Limite R$ 30.000,00 Tipo de Limite M - Mensal

Neste exemplo, foi informado que o aprovador "000001 - Gustavo" pode liberar pedidos de compras entre os valores de R$ 0,01 a R$ 5.000,00, sendo que seu limite total de aprovao mensal (sua verba mensal) de R$ 30.000,00. Em Superior, podemos identificar que o nome do aprovador superior, que poder interferir na sua aprovao caso seja necessrio, Flvia. Vale salientar que se no existirem aprovadores na faixa do Valor Mnimo e Mximo, o pedido de compra no fica pendente para aprovao e liberado automaticamente. Isto significa que se no houver aprovadores, no h bloqueios.

Principais Campos:

Compras - 65

Controle de Compras Cdigo (AK_COD): Atualizado automaticamente, aps selecionado o usurio ou grupo de usuarios. Cd. Usurio (AK_USER): Cdigo so usurio relacionado a este aprovador. Val. Mnimo (AK_LIMMIN): Valor mnimo de aprovao. Val. Mximo (AK_LIMMAX): Valor mximo de aprovao por documento.

EXERCCIO
Caminho para realizar este exerccio: Atualizaes > Adm. Compras > Aprovadores Logo em seguida, clique na opo Incluir e selecione o usurio APROV_AP01. Efetue o cadastro de acordo com as informaes abaixo: Val. Mnimo Val. Mximo Superior Moeda Limite Tipo Limite = 0,00 = 500.000,00 = <Selecione um usurio Diretor> =1 = 500.000,00 = Dirio

Grupos de compradores
Nesse cadastro so definidos os Grupos de compras, maneira simples de fornecer direitos para um conjunto de compradores. Um comprador pode pertencer a um ou mais grupos de compradores e cada grupo pode possuir direitos de compras diferentes. O grupo de compras utilizado para definir para qual conjunto de compradores ou comprador poder manipular as cotaes ou pedidos de compra. Este definido por meio de um parmetro genrico para todo o Sistema, a partir do cadastro de produto ou pelo solicitante do material.

Compras - 66

Controle de Compras

Principais Campos:

Cdigo Grupo (CGRCOM): Cdigo do grupo de usuarios. Cd. Usurio (AJ_USER): Cdigo do usurio pertencente a este grupo de compras. An. Cotao (AJ_COTACAO): Define se o comprador, neste grupo de compras, ter direito de finalizar a cotao e gerar o pedido de compras. Alm de previamente ser necessrio cadastrar um usurio, o mesmo deve ser cadastrado como um Comprador.

EXERCCIO

Compras - 67

Controle de Compras

Caminho para realizar este exerccio: Atualizaes > Adm. Compras > Grupo de Compras Logo em seguida, clique na opo Incluir e selecione o usurio APROV_AP01.

Efetue o cadastro de acordo com as informaes abaixo: Val. Mnimo Val. Mximo Superior Moeda Limite Tipo Limite = 0,00 = 500.000,00 = <Selecione um usurio Diretor> =1 = 500.000,00 = Dirio

Grupo de Aprovao
Neste cadastro, os aprovadores so associados em grupos, conforme a hierarquia de aprovao definida pela empresa. O objetivo desse recurso fornecer a rvore de aprovao de um determinado pedido, para que possa ser considerado aprovado. Seguem algumas informaes relevantes a respeito do cadastro Grupo de compradores: O nvel de aprovao dos usurios, dentro do grupo de aprovao, define a hierarquia de aprovao do grupo. O Sistema passa somente ao prximo nvel quando o atual estiver aprovado. Tipo de aprovao (Visto ou Aprovador). Visto: O aprovador apenas vista o pedido, sem descontar o valor aprovado de seu saldo (limite). Aprovador: Aprova o pedido de compra, atualizando o saldo disponvel para aprovao. Limite automtico: Indica se considera os limites mnimos e mximos definidos, no cadastro de Aprovadores. Sim: Sero considerados somente os pedidos que estejam sobre a faixa de liberao.

Compras - 68

Controle de Compras No: Ignora os limites definidos no cadastro de Aprovao, considerada a hierarquia de aprovao definida no cadastro. Tipo de liberao (Usurio, Nvel ou Pedido). Usurio: Libera apenas seu usurio. Nvel: Pode liberar todo o nvel a que pertence. Pedido: Libera todo o documento, independente de outras aprovaes (autonomia total para liberao do pedido).

Exemplo 1 - Aprovao Individual Grupo de Aprovao: 000001 Item 01 02 03 04 Aprovador 000001 000002 000003 000004 Nome Nvel Tipo de Limite Aprovao Automtico Aprovador Aprovador Aprovador Aprovador Sim Sim Sim Sim Tipo de Liberao Pedido Pedido Pedido Pedido

Comprador 01 Jnior Comprador 01 Pleno Gerente Diretor 01 01

O exemplo representa que o Grupo de aprovao "000001" possui quatro aprovadores, no mesmo nvel de hierarquia e que cada um pode liberar os pedidos cujos valores estejam entre os limites mnimo e mximo, definidos para o seu usurio no cadastro de Aprovadores.

Compras - 69

Controle de Compras

Exemplo 2 - Aprovao em conjunto Grupo de Aprovao: 000002 Item 01 02 03 Aprovador 000001 000002 000003 Nome Comprador Jnior Comprador Pleno Gerente Nvel 01 01 02 Tipo de Limite Aprovao Automtico Aprovador Aprovador Visto Sim Sim Sim Tipo de Liberao Pedido Pedido Pedido

O exemplo representa que o Grupo de Aprovao "000002" possui trs aprovadores. Os compradores esto no mesmo nvel de hierarquia e podem liberar os pedidos, cujos valores estejam entre os limites mnimo e mximo de aprovao, porm aps a liberao dos compradores, o pedido tambm deve ser liberado pelo gerente (nvel 02). Neste caso, o gerente apenas vista o pedido; ou seja, o valor aprovado na senha do gerente no atualiza seu saldo de aprovao. Exemplo 3 - Aprovao Nvel Grupo de Aprovao: 000003 Item 01 02 Aprovador 000001 000002 Nome Comprador Jnior Comprador Pleno Nvel 01 01 Tipo de Limite Aprovao Automtico Aprovador Aprovador Sim Sim Tipo de Liberao Usurio Nvel

Esse exemplo representa que o Grupo de Aprovao "000003" possui dois aprovadores. Os compradores esto no mesmo nvel de hierarquia e podem liberar os pedidos, cujos valores estejam entre os limites mnimo e mximo de aprovao, porm se os compradores tiverem acesso ao mesmo pedido (pelo valor), o comprador pleno tem autonomia para liberar todo o nvel, independente da aprovao do comprador jnior.

Compras - 70

Controle de Compras Exemplo 4 - Aprovao em Conjunto Grupo de Aprovao: 000004 Item Aprovador 01 02 000001 000002 Nome Gerente Operacional Gerente Administrativo Nvel 01 01 Tipo de Limite Automtico Aprovao Aprovador Aprovador No No Tipo de Liberao Usurio Usurio

Esse exemplo representa que o Grupo de Aprovao "000004" possui dois aprovadores em que cada um deve liberar pelo seu usurio (Tipo de Liberao - Usurio). Neste caso, o pedido ser liberado, somente, quando for aprovado pelos dois gerentes.

EXERCCIO
Caminho para realizar este exerccio: Atualizaes > Adm. Compras > Grupo de Aprovao Logo em seguida, clique na opo Incluir e selecione o usurio APROV_AP01.

Efetue o cadastro de acordo com as informaes abaixo: Nmero Descrio Aprovador Nvel Tipo Aprov. Limite Auto Tipo Liberao = <Aceite a sequncia> = Matria-prima = <Selecione um usurio Aprovador> (F3 Disponvel) = 00 = Aprovador = Sim = Pedido

Solicitar/Cotar

Compras - 71

Controle de Compras

Solicitao de Compra

A solicitao de compras um documento que inicia o processo de compra, contm todas as informaes necessrias para o comprador executar a cotao e anlise como: a quantidade, o prazo e local de entrega. A princpio, qualquer usurio da empresa pode gerar solicitaes de compras, desde que no haja restries. As restries so tratadas pelo controle de solicitante e caso haja uma restrio, a cotao somente poder ser feita se a solicitao de compra for aprovada. A solicitao de compras pode ser gerada: Manualmente. Pelo controle de lote econmico e ponto de pedido. Por necessidade da ordem de produo. Pela requisio de produtos ao armazm.

Possui quatro modalidades de manuteno: incluso, alterao, excluso e visualizao. Possui as seguintes opes: Cpia Copia os principais dados de uma solicitao de compra. O Sistema somente traz os dados que podem ser informados pelo usurio. Impresso Imprime uma solicitao de compras, utilizando o relatrio padro do Sistema. Aprovao Aprova uma solicitao de compra, bloqueada pelo controle do solicitante.

Compras - 72

Controle de Compras

Opes da EnchoiceBar Boto Prod. Hist. Permite ao usurio visualizar o histrico de compras do produto, contendo os dados referentes aos ltimos pedidos efetuados, s ltimas cotaes, ao consumo, s ltimas notas fiscais, consulta de saldo em estoque e entre outros, alm de exibir os dados cadastrais do produto. Exp. Permite exportar os dados de uma S.C. para uma planilha Excel.

Boto Excel

Compras - 73

Controle de Compras
Principais Campos: Cabealho:

Nmero: Informe o nmero da Solicitao de Compras. Solicitante: Informe o nome do usurio responsvel pela solicitao de compra. Esta informao demonstrada em alguns relatrios do sistema e no possui nenhum critrio de validao. Observao: O controle de solicitante no utiliza esta informao. Data de Emisso: Data de emisso da Solicitao de Compra. Unid. Requis.: Informe a unidade requisitante. Esta informao utilizada para integrao com o mdulo de importao. Caso seja necessrio utilize a tecla de consulta s unidades requisitantes. Cd. Comprador: Informe o cdigo do comprador. Utilize a tecla de consulta caso seja necessrio. Esta informao utilizada na integrao com o mdulo de importao. Filial de Entrega: Informe a filial de entrega.


Itens:

Produto - (C1_PRODUTO): Cdigo identificador do material solicitado. Quantidade (C1_QUANT): Quantidade total de material da solicitao de compras. Caso esta solicitao possuir saldo comprometido, a quantidade no poder ser inferior ao saldo comprometido. Caso exista fator de converso entre as unidades de medida, a converso feita automaticamente. Necessidade (C1_DATPRF): Data prevista para a entrega do material solicitado. Esta data informa para o sistema quando o material estar disponvel para utilizao. O mdulo PCP utiliza esta data para determinar o estoque do produto, para alocao de carga mquina ou projeo de estoques. Armazm Cdigo do Armazm no qual ser estocado produto. Observao Observaes a serem impressas no pedido de compras.

Compras - 74

Controle de Compras

Solicitaes de compras vinculadas aos pedidos de vendas


Para a adequao das solicitaes de compras, geradas a partir dos pedidos de vendas vinculados a uma Ordem de Produo, na tabela de dados SC6 Itens dos Pedidos de Vendas, foram criados os campos Solicit. Compras (C6_NUMSC) e Item Solicit. (C6_ITEMSC), que sero preenchidos automaticamente pelo sistema. Roteiro de aplicabilidade prtica: Ser includo um produto. Portanto, o mesmo no ter saldo algum em estoque. Aps, ser includo um Pedido de Venda. Incluso de um novo produto, ou produto que no possua saldo em estoque suficiente para atender ao Pedido de Venda:

O produto est sem saldo em estoque.

Compras - 75

Controle de Compras

Saldos em Estoque:

Incluso de um Pedido de Venda:

Compras - 76

Controle de Compras Para a incluso do Pedido de Venda:

Para incluir a Ordem de Produo:

Compras - 77

Controle de Compras Parmetros a serem ajustados:

Bloqueio de solicitao de compras Parmetro MV_CHKSOLI

Foi criado o parmetro MV_CHKSOLI, para definir se o bloqueio das solicitaes de compras est relacionado com o cadastro de solicitantes, ou seja, se deve existir pelo menos um solicitante cadastrado para que o sistema avalie o bloqueio da solicitao.
Aplicao Prtica I

Quando o parmetro MV_CHKSOLI possuir o contedo F e o parmetro MV_APROVSC estiver configurado como T, as solicitaes de compras sero bloqueadas sem a necessidade do cadastro de solicitantes.
Aplicao Prtica II

Quando ambos os parmetros MV_CHKSOLI e MV_APROVSC estiverem com contedo igual a T, as solicitaes de compras somente sero bloqueadas se existir pelo menos um registro no cadastro de solicitantes.

Compras - 78

Controle de Compras Situaes dos parmetros MV_CHKSOLI = .F. Quando o parmetro MV_CHKSOLI possuir o contedo F e o parmetro MV_APROVSC estiver configurado como T, as solicitaes de compras sero bloqueadas sem a necessidade do cadastro de solicitantes. Quando ambos os parmetros MV_CHKSOLI e MV_APROVSC estiverem com contedo igual a T, as solicitaes de compras somente sero bloqueadas se existir pelo menos um registro no cadastro de solicitantes.

MV_CHKSOLI = .T.

Compras - 79

Controle de Compras

EXERCCIO
Vamos cadastrar as solicitaes de compra com as quais trabalharemos no ambiente COMPRAS. Para realizar este exerccio, acesse: Atualizaes > Solicitar/Cotar > Solicitao de Compra Logo em seguida, clique na opo Incluir.

Efetue o logoff do sistema e acesse com a senha do Solicitante: SOLIC_SOL01. A seguir, faa o cadastro de acordo com as informaes abaixo: Solicitao n. 1:

Cabealho:
Nmero = <Aceite a sequncia>

Compras - 80

Controle de Compras Solicitante Data de Emisso = <Automaticamente atualizado> = <Data de Hoje>

Itens:
Produto Quantidade Necessidade Armazm Observao = = = = = 30316 (F3 Disponvel) 200 <Data de Hoje> 01 Necess. Produo

Solicitao n. 2:

Cabealho:
Nmero Solicitante Data de Emisso = <Aceite a sequncia> = <Automaticamente atualizado> = <Data de Hoje>

Itens:
Produto Quantidade Necessidade Armazm Observao = = = = = 30316 (F3 Disponvel) 100 <Data de Hoje + 3 dias> 01 Necess. Vendas

Solicitaes de compra/Autorizaes de Entrega previstas

As solicitaes de Compra/Autorizaes de Entrega previstas so geradas por ordens de produo previstas. A principal diferena entre a solicitao de compra prevista da solicitao de compra firme

Compras - 81

Controle de Compras est no fato de que somente a firme pode iniciar o processo de compra; ou seja, o Sistema trata a prevista como uma solicitao bloqueada. Essa rotina permite duas operaes com as solicitaes de compra prevista: Botes da Rotina Firmar Excluir Muda a situao da SC de Prevista para Firme. Deleta a SC prevista.

Firmar - Significa converter uma solicitao de compra prevista para uma solicitao de compra firme. Excluir - O Sistema exclui as solicitaes de compra selecionadas.

Somente as solicitaes de compra previstas, no vinculadas a uma ordem de produo, podem ser manipuladas por essa rotina.

Compras - 82

Controle de Compras

Aglutinao de Solicitaes de Compras


Esta rotina tem como principal objetivo juntar diversas Solicitaes de Compra em uma nica, para facilitar a administrao desses documentos. Configurao para que o sistema possa sugerir as SCs a serem aglutinadas:

Aps ajustados os parmetros, sero selecionadas as SCs para aglutinao:

Compras - 83

Controle de Compras

EXERCCIO
Vamos cadastrar as solicitaes de compra com as quais trabalharemos no ambiente COMPRAS. Para realizar este exerccio, acesse: Atualizaes > Solicitar/Cotar > Aglutinao de SCs - Logo em seguida, configure os parmetros, para a seleo das SCs que sero aglutinadas; - Em seguida, acesse: Atualizaes > Solicitar/Cotar > Solicit. de Compras - Posicionado sobre a SC gerada, clique na opo Aprovao e efetue o bloqueio da SC; - Acesse o sistema com a senha do aprovador e efetue a aprovao da SC.

Compras - 84

Controle de Compras

Gerao de Cotaes de Preos


A cotao o registro do preo, obtido a partir da oferta de diversos fornecedores em relao ao material cuja compra foi solicitada. Ao fazer uma cotao de preos para determinado equipamento ou produto, os fornecedores em potencial enviam propostas de fornecimento em que informam preo, prazo, reajustes, condies de pagamentos, taxa de financiamento, entre outros. A empresa, por intermdio do comprador, fixa, tambm, diversas condies para o fornecedor. Esta rotina permite gerar cotaes com base nas solicitaes de compras cadastradas. Dessa forma, necessrio cadastrar a amarrao -Produto X Fornecedor-, -Grupo de Produtos X Fornecedores- ou ambos, relacionando todos os fornecedores de um determinado produto ou grupo de produtos. (autor: grupo de produtos X fornecedor ou grupo de fornecedores?) Para tanto, na gerao da cotao, deve-se observar o parmetro <Utiliza Amarrao> e configurar o uso da amarrao por "Produto", por "Grupo" ou ambos. Se a opo Produto for selecionada, sero geradas cotaes para todos os fornecedores que estejam relacionados ao produto (cadastro Produto x Fornecedor). Se a opo Grupo for selecionada, sero geradas cotaes para todos os fornecedores que sejam relacionados ao grupo do produto (cadastro Grupo x Produto). Caso contrrio, a interseco das duas tabelas ser verificada para a seleo dos fornecedores. A rotina ir aglutinar as solicitaes de compra que possuam as seguintes informaes iguais: Filial de entrega. Fornecedor canal. Cdigo do produto. Descrio do produto. Data da necessidade. Centro de custo. Conta corrente. Item de conta. Classe de valor.

Compras - 85

Controle de Compras

Gerao de cotaes:

Compras - 86

Controle de Compras

Gera cotaes, considerando intervalo de solicitaes de compras


Foram implementadas as perguntas Solicitao de? e Solicitao at?, na configurao de parmetros da rotina Gera Cotaes. O objetivo desta implementao fornecer um intervalo de solicitaes, a ser considerado pelo sistema para a gerao das cotaes. Nova Parametrizao na gerao da Cotao de Compras:

Exerccio
Vamos gerar as cotaes para as solicitaes de compra, digitadas anteriormente. Para realizar este exerccio, acesse: Atualizaes > Solicitar/Cotar > Gerar cotaes Logo em seguida, configure os parmetros, para a seleo das SCs que sero transformadas em cotaes.

Atualiza cotaes
Esta rotina permite ao comprador atualizar os preos e as condies obtidas de cada fornecedor participante da cotao, bem como cadastrar novas propostas dos fornecedores envolvidos ou novos participantes. Uma cotao considerada atualizada (apta anlise) se as seguintes informaes estiverem preenchidas: Condio de pagamento. Contato. Preo unitrio. Total do item. Prazo de entrega

As demais informaes da cotao so de preenchimento opcional.

Compras - 87

Controle de Compras Mesmo sem o preenchimento da TES, alguns impostos so calculados como o ICMS e o IPI. Para um clculo mais prximo da realidade, necessria a utilizao da TES.

Esta rotina possui as seguintes modalidades de manuteno: Opes da Rotina Novo participante Adiciona um novo fornecedor a cotao. Em uma compra, um vendedor pode indicar outros fornecedores do material, caso este no consiga atender as condies determinadas na solicitao de compra.

Atualizar Proposta

Preenche as condies comerciais do participante. Adiciona nova proposta comercial de um participante da cotao. Isto interessante quando o fornecedor demonstrar mais de uma condio de pagamento. Elimina um participante ou uma proposta da cotao. Totaliza produtos e suas quantidades.

Excluir Total da Cotao

Parametrizao para selecionar as cotaes a serem atualizadas:

Compras - 88

Controle de Compras

EXERCCIO
Vamos atualizar as cotaes, geradas anteriormente. Para realizar este exerccio, acesse: Atualizaes > Solicitar/Cotar > Atualiza Cotaes - Posicione na cotao que acabamos de gerar (normalmente a ltima); - Em seguida, clique sobre a opo Atualizar e informe os dados descritos abaixo:

Fornecedor1 : Preo Unitar. Tab. Preo = 100,00 = 001 (F3 Disponvel)

Compras - 89

Controle de Compras Prazo Entreg Tipo de Entrada =5 = 001 (F3 Disponvel)

Fornecedor2 : Preo Unitar. Tab. Preo Prazo Entreg Tipo de Entrada = 110,00 = 001 (F3 Disponvel) =3 = 001 (F3 Disponvel)

- Em seguida, clique sobre a opo Novo Particip. e informe os dados descritos abaixo: Fornecedor3 : Fornecedor Preo Unitar. Tab. Preo Prazo Entreg Tipo de Entrada = 000004/01 (F3 Disponvel) = 99,00 = 001 (F3 Disponvel) =3 = 001 (F3 Disponvel)

Compras - 90

Controle de Compras

Anlise das cotaes


Essa rotina permite ao comprador analisar as planilhas de cotao (rotina -Atualiza Cotao-). Seu objetivo fornecer dados para o comprador decidir qual a melhor compra, por produto ou por fornecedor, dependendo da parametrizao do Sistema. Parametrizao da anlise das cotaes:

O critrio de avaliao, segundo os parmetros acima, o seguinte: Preo (custo). Prazo. Qualidade.

A condio de pagamento no informada aqui, pois o preo analisado levando o valor presente em considerao. Isso significa que o Sistema calcula o custo terico de entrada da mercadoria, considerando os impostos recuperveis contidos na TES, submetendo-o a uma taxa de juros (MV_JUROS).

Compras - 91

Controle de Compras A taxa de juros refere-se taxa obtida pela empresa em uma aplicao de curto prazo e o objetivo do valor presente equalizar os preos, independente da condio de pagamento. Isso justifica a mesma taxa de juros para todos os fornecedores e sem variao por produto, uma vez que no se refere compra, mas sim a uma aplicao financeira.

O prazo de entrega avaliado como restritor; ou seja, ele elimina o participante se no cumprir o prazo de necessidade da solicitao de compra, mas no prioriza o fornecedor que tiver o menor prazo de entrega. Nesse ponto, o preo mais importante. O ndice de qualidade tambm avaliado como restritor. Outro fator importante da anlise da cotao a escolha do fornecedor. Nem sempre o melhor preo considerado, mas, sim, o melhor preo para todos os produtos dentre todos os fornecedores, mas lembre-se de que a opo padro do Sistema por produto. Note que a interface favorece a anlise individual do produto, sendo possvel verificar planilhas de cotaes, em que nem todos os fornecedores responderam e geram um pedido para cada anlise feita. Isso significa que se a anlise for abandonada na metade da cotao, os pedidos dos fornecedores vencedores sero gerados, somente, at aquele ponto, sem prejuzo para o comprador ou cotao. Observe, na figura acima, que o fornecedor vencedor no tem o melhor preo. Isso aconteceu porque o fornecedor com melhor preo no cumpre o prazo de entrega da necessidade do material solicitado. Veja, tambm, que esta anlise para apenas um produto da cotao.
Boto para impresso da anlise da cotao:

Na barra de ferramentas da rotina Anlise da Cotao, foi disponibilizado o boto para impresso do relatrio com as informaes atualizadas no momento da anlise da cotao, tais como: a cotao vencedora indicada pelo sistema e as cotaes selecionadas pelo usurio, alm de dados referentes ao estoque do produto e da cotao analisada.

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Controle de Compras

Impresso da Anlise da Cotao:

Visualizao do saldo em estoque por armazm, na anlise de cotao

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Controle de Compras Implementadas as perguntas Considera Saldo Armazm de? e Considera Saldo Armazm at? na configurao dos parmetros acionada pela tecla [F12], na rotina de - Anlise de Cotao-. O objetivo fornecer um intervalo de armazns e/ou selecionar um armazm especfico para compor o saldo do estoque e demais informaes apresentadas na pasta Histrico, da rotina Anlise de Cotao- e na impresso da anlise atravs do boto localizado na barra de ferramentas da planilha de anlise.
Renumerao das propostas de cotaes

Criado o parmetro MV_REITPRO que influencia na rotina de Atualizao da Cotao, permitindo que, no momento da incluso de uma nova proposta de cotao, o usurio escolha entre renumerar os itens ou manter os itens da proposta de origem, caso algum item tenha sido excludo. Atualizao da cotao:

EXERCCIO
Vamos analisar as cotaes, geradas anteriormente. Para realizar este exerccio, acesse: Atualizaes > Solicitar/Cotar > Analisa Cotaes - Posicione na cotao que acabamos de gerar (normalmente a ltima); - Em seguida, clique sobre a opo Analisar e identifique as razes da seleo do fornecedor, pois essas devem estar de acordo com os parmetros.

Solicitao por ponto de pedido


Ponto de Pedido o ponto de reposio do material no estoque; ou seja, uma vez atingida a quantidade em estoque que inicia o processo de compras, pode-se efetuar a solicitao de compra. Toda vez que o Sistema detectar a falta de um material, seja por ponto de pedido (desde que a soma entre o saldo em estoque, pedidos e solicitaes de compras em aberto seja inferior ao ponto de pedido) ou pela necessidade do Planejamento e Controle da Produo, uma solicitao de compra gerada com base no Lote Econmico, definido no cadastro de Produtos para determinar a quantidade solicitada. Uma vez rodada, essa rotina cria tantas solicitaes de compra quanto forem necessrias para os produtos em ponto de pedido, respeitando o lote mnimo, quantidade por embalagem e o lote econmico.

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Controle de Compras

Compras - 95

Controle de Compras Parametrizao:

Note que essa rotina apenas de processamento, sendo que a mesma executada com o preenchimento dos parmetros.

EXERCCIO
Vamos gerar as solicitaes de compra por ponto de pedido. Para realizar este exerccio, acesse: Atualizaes > Solicitar/Cotar > Solic. p/Ponto Ped. - Efetue as parametrizaes e confirme a gerao das SCs por Ponto de Pedido.

Sugesto de Compra
A rotina Sugesto de Compras permite ao departamento de Suprimentos gerenciar a demanda e necessidade de compra, sugerindo uma quantidade para compra de produtos de acordo com os parmetros definidos. Para cada sugesto de compras efetuada, pode ser gerada uma solicitao de compras, visando atender a demanda gerada.

Compras - 96

Controle de Compras Dessa forma, o sistema possibilita que seja sugerida a quantidade para compra de produtos, aps a demanda do ms anterior j ter sido calculada. A sugesto de compras somente ser gerada quando houver movimentos de Entrada (documentos de entrada) e de Sada (documentos de sada), atravs do ambiente Faturamento, que forneam informaes suficientes para gerar dados de consumo/demanda. Realizadas as entradas e sadas, a rotina Gerar Demanda deve ser executada antes de gerar a Sugesto de Compras. Parmet ros:

Parmetros da Rotina Dias para sugesto Informe a quantidade de dias para clculo das quantidades sugeridas.

Classificao de custo Selecione qual custo deve ser considerado para seleo dos itens sugeridos, sendo que sero selecionados para a sugesto somente os itens com custo: Alto ou; Mdio ou; Baixo ou; Todos A definio dos custos feita durante o procedimento de Atualizao de Demanda. Tipo de Preo Selecione qual preo ser utilizado na valorizao dos produtos

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Controle de Compras selecionados na sugesto, sendo: Preo Standard - o preo de custo, ou seja, o custo histrico da mercadoria Preo de Venda - o preo de venda dos produtos Preo de Reposio - o preo de reposio, ou seja, o valor de compra junto ao fornecedor ABC Venda/Custo Selecione quais itens sero considerados, de acordo com sua classificao na Curva ABC, sendo: O primeiro digito informado est relacionado com as vendas do item, identificando sua classificao como: Classificao "A" - itens classificados com alto histrico de vendas Classificao "B" - itens classificados com mdio histrico de vendas Classificao "C" - itens classificados com baixo histrico de vendas O segundo digito informado est relacionado ao custo do item, desta forma: Classificao "A": os itens classificados nesta curva, custo alto, de acordo com os padres adotados em sua empresa. Classificao "B" - Os itens classificados nesta curva, segundo padres adotados em sua empresa, so intermedirios quanto ao preo, ou seja, custo mdio Classificao "C" - Os itens classificados nesta curva, custo baixo, de acordo com padres adotados em sua empresa. Desta forma, se a sugesto for gerada apenas pelos itens que vendem muito e tm alto valor para venda, deve-se informar o parmetro da seguinte forma: AA, sendo que: A - itens com maior ndice de venda (vendem muito) A - itens de maior custo (custo alto) Essa classificao gerada no arquivo SBL - Arquivo de Demanda/Consumo, atualizado pelo sistema com as Curvas ABC de Venda e de Custo, utilizando dados de Documentos de Entrada e Documentos de Sada, ou seja, por meio de clculos de mdia entre as entradas e sadas de produtos, o sistema os classifica como "A", "B" ou "C". Para que esses dados sejam suficientes para a gerao da sugesto, deve haver vrios movimentos de vendas para poucos de entrada, por exemplo, no ms, compro 1000 unidades do produto X, e neste mesmo ms, faturo (vendo) 2000 unidades desse mesmo produto X. Essa diferena de quantidade de produto que entra contra os que saem como vendidos, gera informaes suficientes para armazenar os dados de

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Controle de Compras demanda e classificar esse produto. Importado Selecione a opo "Sim" para que os itens importados sejam considerados na sugesto, ou "No", caso contrrio.

Grupo at?

de?/Grupo Informe nestes parmetros um intervalo de cdigos de grupos de produtos, os quais devem ser considerados para gerao da sugesto de compras.

Produto de?/Produto Informe nestes parmetros um intervalo de cdigos de produtos, os at? quais devem ser considerados para gerao da sugesto de compras.

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Controle de Compras

Pedidos
Pedido de compra

O pedido de compra um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente as condies e caractersticas da compra estabelecida. o acordo que representa as condies em que foi feita a negociao, tais como: material, quantidade, qualidade, freqncia de entregas, prazos, preos, local de entrega, tributao, entre outros. O pedido de compra pode ser gerado manualmente, relacionado a uma solicitao de compras previamente cadastrada ou automaticamente, por meio da anlise da melhor cotao. No entanto, a existncia de uma solicitao para a incluso do pedido de compra no obrigatria e depende da parametrizao inicial.

O contedo do parmetro <MV_RESTINC> restringe a incluso de um pedido de compra sem uma solicitao de compras aos usurios que no estejam cadastrados como compradores.

Quando o departamento de compra utiliza o conceito de controle de aladas do Protheus, possvel definir se o grupo de compras/compradores podero dar manuteno aos pedidos efetuados por outro grupo de compras/compradores. Para isso, o parmetro <MV_RESTPED> deve ser configurado. Os pedidos de compra provenientes da anlise da cotao so inseridos, automaticamente, pelo Sistema sem a necessidade de digitao. Lembre-se de que, em teoria, um pedido de compra pode ser alterado at a entrega do material, seja para celebrar uma nova condio ou para cancelar o pedido de compra. Parametrizaes para a incluso do Pedido de Compras:

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Controle de Compras

Muitas empresas permitem, somente, o recebimento de um documento de entrada, se houver um pedido de compra vinculado a recebimento.

Botes do PC: Botes da EnchoiceBar

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Controle de Compras Solicit. Solicit. Item Hist. Prod. Exp. Excel Rodap do PC: Rodap do PC Totais Inf. Fornecedor Frete/Despesas Descontos Impostos Apresenta os totais do Pedido de Compras. Permite consultar os dados histricos do fornecedor. Informaes sobre frete e despesas acessrias. Descontos aplicados no total do pedido. Demonstrativo dos impostos calculados Seleciona a SC por Fornecedor/Loja Seleciona a SC por Fornecedor/Loja + Produto Exibe todo o histrico do produto, como ltimas cotaes, dados cadastrais, etc. Exporta os dados do PC para uma planilha do Excel.

Mensagem/Reajuste Frmula de reajuste/mensagem da NF.

Principais Campos:

Cabealho:

Nmero: Nmero do Pedido de Compra ou Autorizao de Entrega. Data de Emisso: Data de emisso do PC. Fornecedor/Loja: Informe o cdigo do Fornecedor do material. Caso necessrio utilize a tecla de consulta. Cond. Pgto: Informe a condio de pagamento deste documento. Caso necessrio utiliza a tecla de consulta. Contato: Informe o nome do contato. Filial p/ Entrega: Informe o cdigo da filial de entrega. Esta informao til quando o material for entregue em outra filial da empresa usuria do sistema. Moeda: Informe a moeda em que se encontra os valores do pedido de compra/autorizao de entrega.

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Controle de Compras
Itens:

Taxa: Cotao da moeda do ttulo.

Produto - (C7_PRODUTO): Informe o cdigo do produto deste pedido de compra/autorizao de entrega. Utilize a tecla de consulta se necessrio. Quantidade (C7_QUANT): Informe a quantidade do material solicitada para o fornecedor deste pedido de compra/autorizao de entrega. Tab. Preo (C7_CODTAB): Informe o cdigo da tabela de preo do fornecedor. Prc. Unitrio (C7_PREO): Preo unitrio bruto do item do pedido de compra/autorizao de entrega. Vlr. Total (C7_TOTAL): informe o resultado do produto da quantidade sobre o preo unitrio. Nmero da SC/Item da SC: Quando selecionada atravs do boto de SC, esses campos so preenchidos automaticamente. No permitido editar esses campos. Dt. Entrega (C7_DATPRF): Data prevista para a entrega do material solicitado. Esta data informa para o sistema quando o material estar disponvel para utilizao. O mdulo PCP utiliza esta data para determinar o estoque do produto para alocao de carga mquina ou projeo de estoques. Armazm (C7_LOCAL): Informe o armazm a ser utilizado para armazenagem do material. Fluxo Caixa (C7_FLUXO): Informa ao sistema se o pedido de compra /autorizao de entrega deve participar do fluxo de caixa do mdulo financeiro. Tipo Entrada (C7_TES): Informe o tipo de entrada e sada deste item do pedido de compra/autorizao de entrega. Utilize a tecla de consulta se necessrio. Somente os TES de entrada so permitidos.

Nova forma de seleo, na importao de solicitao de compras

Na rotina de -Pedido de Compra-, opo Importao SCs ou Contratos, foi implementada a seleo dos documentos por meio de caixa de verificao. Este recurso permite marcar/desmarcar somente o item desejado, ou ainda marcar/desmarcar todos os itens atravs da opo Marcar/Desmarcar todos os itens do documento.

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Controle de Compras

EXERCCIO
Vamos digitar alguns pedidos de compra. Para realizar este exerccio, acesse: Atualizaes > Pedidos > Pedidos de Compra 1) Digite um pedido de compra sem vnculo com uma solicitao de compra. 2) Digite um pedido de compra vinculado a uma solicitao de compra. 3) Analise o pedido de compra gerado pela anlise da cotao.

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Controle de Compras

Contratos
Contrato de parceria

Esta rotina destinada s empresas que possuem Contrato de fornecimento de produtos com um ou mais fornecedores, por um determinado perodo, seja para garantia de preo, seja para garantia de material. No Contrato de parceria, o usurio deve definir, a cada seqncia de item, o produto e a quantidade a serem adquiridos para o perodo.

Para que um produto possa ser utilizado em um Contrato de parceria, necessrio que o campo "Contrato" (<B1_CONTRAT>), no cadastro de Produtos, seja preenchido com "S". O <MV_PRODCTR> um parmetro muito importante para o Contrato de parceria, que informa ao Sistema se um produto de contrato pode ter pedido de compra colocado. As principais informaes de um contrato de parceria so: fornecedor, produto, preo, quantidade e perodo de validade (datas inicial e final).

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Controle de Compras

Rodap do Contrato: Rodap do PC Totais Apresenta os totais do Contrato de Parceria. Permite consultar os dados histricos do fornecedor.

Inf. Fornecedor

Mensagem/Reajuste Frmula de reajuste/mensagem da NF.

Principais Campos: Cabealho:


Itens:

Nmero: Nmero do Pedido de Compra ou Autorizao de Entrega. Emisso: Data de emisso do PC. Fornecedor/Loja: Informe o cdigo do Fornecedor do material. Caso necessrio utilize a tecla de consulta. Cond. Pgto: Informe a condio de pagamento deste documento. Caso necessrio utiliza a tecla de consulta. Contato: Informe o nome do contato. Filial p/ Entrega: Informe o cdigo da filial de entrega. Esta informao util quando o material for entregue em outra filial da empresa usuria do sistema. Moeda: Informe a moeda em que se encontra os valores do pedido de compra/autorizao de entrega.

Produto - (C3_PRODUTO): Informe o cdigo do produto deste contrato. Utilize a tecla de consulta se necessrio. Quantidade (C3_QUANT): Informe a quantidade do material solicitada para o fornecedor deste contrato. Prc. Unitrio (C3_PREO): Preo unitrio bruto do tem do contrato. Vlr. Total (C3_TOTAL): Total do Contrato de Parceria.

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Controle de Compras Dt. Inicial (C3_DATPRI): Data prevista para a entrega do material solicitado. Esta data informa para o sistema quando o material estar disponvel para utilizao. O mdulo PCP utiliza esta data para determinar o estoque do produto para alocao de carga mquina ou projeo de estoques. Dt. Final (C3_DATPRF): Data prevista para a entrega do material solicitado. Esta data informa para o sistema quando o material estar disponvel para utilizao. O mdulo PCP utiliza esta data para determinar o estoque do produto para alocao de carga mquina ou projeo de estoques. Armazm (C3_LOCAL): Informe o armazm a ser utilizado para armazenagem do material.

As demais informaes do contrato so similares ao pedido de compra e so utilizadas para clculo do valor final do contrato. O fluxo de compra com contrato de parceria alterado. Quando h um contrato, o Sistema o privilegia. O incio do fluxo de entrega de um contrato ocorrer pela autorizao de entrega, algo similar ao pedido de compra com as mesmas funcionalidades e informaes e encerrado no documento de entrada ou recebimento da mercadoria.

EXERCCIO
Vamos realizar um contrato de parceria. Para realizar este exerccio, acesse: Atualizaes > Contratos > Contrato de parceria - Inclua um novo contrato de parceria para um fornecedor de sua escolha e o produto selecionado, ser exibido automaticamente.

Autorizao de entrega
Para efetuar o recebimento de um material com contrato de parceria, como informado anteriormente, necessrio que, antes, a rotina -Autorizao de entrega- seja executada, assim sero realizadas as baixas dos itens do contrato de parceria e a autorizao da compra ser registrada.

Compras - 107

Controle de Compras Esse procedimento deve ser efetuado antes do recebimento de material. possvel efetuar a autorizao de uma entrega parcial, determinada no contrato, ficando o restante em aberto para outras autorizaes. A autorizao de entrega equivale a um pedido de compra, porm, utilizada somente para produtos com contrato de parceria. Entretanto, as autorizaes de entrega so gravadas na mesma tabela que os pedidos de compras (Tabela - SC7). Por isso, ao acessar a rotina -Pedido de compra-, todos os registros de pedido de compra e autorizao de entrega (apenas para visualizao) sero apresentados; o mesmo ocorre nessa rotina quando os pedidos de compra so apresentados, mas podem ser, apenas, visualizados. Uma autorizao de entrega pode ser includa manual ou automaticamente:

No ambiente COMPRAS podem existir dois tipos de autorizao de entrega: A autorizao de entrega prevista e a firme. A diferena entre as duas que a prevista (gerada pelo MRP ou ordem de produo prevista) pode ser recebida, somente, aps sua efetivao, na rotina -Autorizao de Entrega Prevista-.

Compras - 108

Controle de Compras

Autorizaes de entrega/previstas:
As solicitaes de Compra/Autorizaes de Entrega previstas so geradas por ordens de produo previstas. A principal diferena entre a solicitao de compra prevista da solicitao de compra firme est no fato de que somente a firme pode iniciar o processo de compra, ou seja, o Sistema trata a prevista como uma solicitao bloqueada.

Compras - 109

Controle de Compras Botes da Rotina Firma AEs Exclui AEs Muda a situao da AE de Prevista para Firme. Deleta a AE prevista.

Aglutinao de Autorizaes de Entrega


Essa rotina tem como principal objetivo juntar diversas Autorizaes de Entrega em uma nica, para facilitar a administrao desses documentos. Configurao para que o sistema possa sugerir as AEs a serem aglutinadas:

O processo de aglutinao das AEs idntico ao das SCs.

Compras - 110

Controle de Compras

Gerao de AE por Contrato


Essa opo foi desenvolvida para gerar autorizaes de entrega automaticamente baseadas nos contratos de parcerias dos fornecedores. O usurio pode filtrar os itens do contrato de parceria que devem ser considerados, atravs de parmetros. Para que esta rotina seja executada com sucesso, os produtos negociados como contrato de parceria devem ter o campo "Contrato" preenchido com "S" (Sim).

Parametrizao para gerar AE por contrato: A necessidade de aprovao de uma AE configurada pelo parmetro MV_AEAPROV. No cadastro dos compradores possvel informar um grupo de aprovadores exclusivo para a aprovao das AEs.

Compras - 111

Controle de Compras

Exerccio
Vamos realizar uma autorizao de entrega. Para realizar este exerccio, acesse: Atualizaes > Contratos > Autorizao de entrega 1) Inclua uma autorizao de entrega. 2) Preencha o fornecedor e a condio de pagamento. 3) Selecione um contrato utilizando o boto da EnchoiceBar, denominado Contrato.

Liberaes
Liberao de Documentos

A liberao de documentos utilizada para identificar os responsveis pelas autorizaes de gastos da empresa. Essa transao somente est disponvel aos usurios que tenham optado pelo controle de aladas, definido por meio dos Cadastros de Compradores, Grupos de Compras, Aprovadores e Grupos de Aprovao. Os documentos sero apresentados conforme parametrizao da rotina, de acordo com a seqncia em que foi aprovado pelo Grupo de Aprovao. Aps a confirmao da liberao, registrado no documento o nome do usurio aprovador; essa informao listada na parte inferior do documento, na forma de local para assinatura com o respectivo nome abaixo. A liberao de documentos identifica o usurio logado no Sistema, portanto somente sero apresentados os documentos relativos a este usurio. Retorne ao item cadastro e reveja o conceito de grupo de compras e grupo de aprovao. (SUBSTITUIR A TELA)

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Controle de Compras

EXERCCIO
Vamos realizar uma liberao de pedido de compra. Para realizar este exerccio, v em: Atualizaes > Liberaes > Liberao de Doctos - Efetue o logoff do sistema e acesse com a senha do APROV_AP01; - Libere todos o(s) pedido(s) de compra(s) gerados/includos.

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Controle de Compras

MOVIMENTOS
Pr-nota de entrada

O Pr-nota de entrada ou (Pr-documento de entrada) consiste na informao de dados bsicos para o recebimento de mercadorias, tais como: nmero da nota, fornecedor, produto, quantidade, valor unitrio e total. O principal objetivo permitir o registro da entrada do documento sem a necessidade da classificao do mesmo. Dessa forma, no gerado nenhum lanamento fiscal, contbil ou financeiro, sendo apenas atualizado o estoque de produtos indisponvel (quantidade no classificada). Na entrada do material, uma verificao ser feita para conferir se o produto est sujeito ao controle da qualidade. Nesse caso, o produto fica marcado para envio ao CQ. Essa rotina tambm realiza entrada de documentos fiscais ou no, sem a necessidade da entrada fsica do material, tais como: Documentos de complemento de preo e impostos. Documento de devoluo de venda. Beneficiamentos. Documentos de Importao.

As informaes mais importantes dessa rotina so: o fornecedor, o nmero e srie do documento, a data de emisso e entrada (data base do Sistema), o produto ou servio de entrada, a quantidade e os valores unitrios e totais do item.

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Controle de Compras

EXERCCIO
Vamos realizar uma entrada de pr-nota. Para realizar este exerccio, acesse: Atualizaes > Movimentos > Pr-nota de entrada 1) Inclua uma pr-nota para cada fornecedor e produto existentes. 2) Agora, inclua uma pr-nota para cada pedido de compra e autorizao de entrega, includa anteriormente.

Documento de entrada
Esta rotina permite o registro de qualquer movimento de entrada de mercadorias, na empresa. A entrada das mercadorias inicia um processo de atualizao on-line de dados financeiros, contbeis e de estoques e custos. Alm disso, a rotina permite que os materiais recebidos pelo cadastro Recebimento de materiais sejam classificados e os devidos lanamentos efetuados. Esse processo consiste na confirmao dos valores do recebimento, na informao das tributaes aplicadas e dos dados contbeis financeiros. Muita ateno deve ser dada a essa rotina, pois a principal porta de entrada de informaes no Sistema, a entrada de dados errados pode provocar erros nos demais ambientes do Sistema, como ATIVO IMOBILIZADO, FINANCEIRO, ESTOQUE-CUSTOS, PCP, entre outros. Os dados informados nessa rotina devem espelhar o documento fsico, exceto se o documento apresentar erros de clculos; nesse caso, deve-se decidir um procedimento para sua correo, dependendo da legislao vigente.

Como as principais integraes da rotina so os livros fiscais, financeiro e custos, deve-se observar atentamente o resumo das integraes nos folders de impostos, livros fiscais e duplicatas.

Compras - 115

Controle de Compras Incluso do documento de entrada:

Principais Campos:

Cabealho:


Itens:

Tipo da Nota: Selecione o tipo da Nota Fiscal. Form. Prprio: Utiliza Formulrio Proprio ( Sim/No ). Nmero: Nmero da Nota Fiscal. Srie: Srie da Nota Fiscal. DT Emisso: Data de Emisso da Nota Fiscal. Fornecedor/Loja: Cdigo do Fornecedor. Para pesquisa no arquivo de fornecedorestecle [F3]/Cdigo da Loja. Espec. Docum.: Tipo do documento fiscal. Ex.: Nota Fiscal Fatura, Conhecimento de Frete Areo, etc. UF Origem - Unidade da Federao da nota fiscal.

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Controle de Compras

Produto - (D1_COD): Informe o cdigo do produto deste contrato. Utilize a tecla de consulta se necessrio. Quantidade (D1_QUANT): Informe a quantidade do material solicitada para o fornecedor. Prc. Unitrio (D1_VUNIT): Preo unitrio bruto do tem do contrato. Vlr. Total (D1_TOTAL): Valor total do item da nota fiscal. Tipo Emtrada (D1_TES): Tipo de entrada da nota fiscal (TES). Para pesquisar o arquivo de Tipos de E/S tecle [F3]. Armazm (D1_LOCAL): Informe o armazm a ser utilizado para armazenagem do material.

Botes da NF: Botes da EnchoiceBar Pedido Pedido Item Origem Seleciona a PC por Fornecedor/Loja Seleciona a PC por Fornecedor/Loja + Produto Permite selecionar um documento de origem, quando se tratar de uma nota de devoluo/complementar. Permite selecionar os lotes disponveis, quando se trata de NF de devoluo. Permite a seleo de rateios externos da Contabilidade ou efetuar um rateio no momento da incluo do documento de entrada. Permite selecionar: Documento de Entrada, Duplicatas ou itens a serem exportados para a planilha excel.

Lote

Rat. CC

Exp. Excel

Rodap da NF:

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Controle de Compras Rodap da NF Totais Inf. Fornecedor/Cliente Apresenta os totais do Contrato de Parceria. Permite consultar fornecedor. os dados histricos do

Descontos/Fretes/Despesas Aqui so informados as despesas acessrias, fretes, etc. Livros Fiscais Permite visualizar as informaes que sero geradas para os livros fiscais. Exibe os impostos calculados na NF e permite inserir informaes para cobranas do ISS. Aqui deve ser informada a condio de pagamento da compra que est sendo efetuada se informado no cad. Do fornecedor, sugerido automaticamente. Aqui esto as informaes da NF eletrnica.

Impostos

Duplicatas

Nota Fiscal Eletrnica

No recebimento, o valor dos itens podero ser modificados ou no, baseado na configurao do parmetro MV_ALTPRCC.

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Controle de Compras

EXERCCIO
Vamos realizar uma entrada de documento de entrada. Para realizar este exerccio, acesse: Atualizaes > Movimentos > Documento de entrada 1) Inclua um documento de entrada vinculada com o Pedido de Compras que geramos; 2) Informe a quantidade recebida correspondente a 95% da quantidade informada no PC; 3) Informe um preo unitrio 5% maior do original.

Eliminao de resduos
Quando a empresa recebe entradas parciais de materiais ou, ainda, no as recebe, por diversas vezes os registros (pedidos de compras, autorizaes de entrega, contratos de parceria e solicitaes de compras) ficam pendentes. Esses resduos devem ser eliminados para que no haja empenho em estoque, o que poder atrapalhar futuros planejamentos de compra. A eliminao de resduos um cancelamento de entidades de compra (solicitao de compra, pedido de compra, autorizao de entrega e contratos de parceria) em relao ao saldo em quantidade. Recomenda-se que essa rotina seja executada com o mximo critrio, pois uma vez que o resduo foi eliminado, somente as alteraes manuais, em cada entidade, podero reabri-lo.

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Controle de Compras

EXERCCIO
Vamos digitar alguns pedidos de compra. Para realizar este exerccio, acesse: Atualizaes > Pedidos > Eliminar resduos - Elimine resduos de pedidos de compra, informando o % a ser considerado, de acordo com os exerccios anteriores.

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Controle de Compras

RELATRIOS E CONSULTAS
O Sistema apresenta relatrios e consultas para acompanhamento das solicitaes de compra, pedidos de compra, posio fornecedores, situao dos produtos, contratos, autorizaes de entrega, documentos de entrega, entre outros. O menu Consultas dividido em grupos. So eles: Cadastros: O grupo de Cadastros possui consultas que, a partir de parametrizaes, filtros e campos a visualizar e possibilidades de impresso permitem gerar relatrios de distintas caractersticas, simplesmente baseadas nas parametrizaes efetuadas. Esse grupo est dividido em: o Genricos: Aqui, baseada na tabela selecionada SC1 (Solicitao de Compras), por exemplo, so especificados filtros, campos a apresentar, etc. o Gen. Relacional: similar s consultas genricas, porm permite selecionar mais de uma tabela e relacion-las entre si. o Posio Fornecedor: Nos exibe toda a situao com o fornecedor, ttulos pagos ou por pagar, dentre outros. o Consulta Produto: Nos exibe toda a situao com o produto, kardex, saldos nos armazns, etc. o Consulta Pos. S.A.: Permite verificar o status das S.A.s O menu Relatrios dividido em grupos. So eles: Cadastros - O grupo de Cadastros possui os relatrios dos principais cadastros do ambiente COMPRAS. Solicitar/Cotar - O grupo Solicitar/Cotar possui SOLICITAO DE COMPRA e COTAO. os relatrios das rotinas

Pedidos/Contratos - O grupo Pedidos/Contratos possui os relatrios das rotinas PEDIDO DE COMPRA e CONTRATOS DE PARCERIA. Documentos de Entrada - O grupo de Documentos de Entrada possui os relatrios dos movimentos de entrada. Especficos Aqui podemos encontrar relatrios complementares, de controle operacional.

NMERO DO REGISTRO: CCO11071500MP11

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