Guía Técnica MP 23-OCT-2013

SECRETARA DE SALUD Subsecretara de Administracin y Finanzas Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto
GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN Y ACTUALIZACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARA DE SALUD
SEPTIEMBRE, SEPTIEMBRE 2013

1 Rev. 6
Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos
NDICE PG. Introduccin Objetivo de la Gua Tcnica I. El Manual de Procedimientos 1. Definicin 2. Objetivo del Manual 3. Fundamento Jurdico para su elaboracin y actualizacin II. III. IV. Lineamientos Generales para la Elaboracin y/o Actualizacin de Manuales de Procedimientos Metodologa bsica para la formulacin de procedimientos Elementos que Integran el Manual de Procedimientos 1. Identificacin 2. Aprobacin 3. Registro 4. Contenido 4.1 Introduccin 4.2 Objetivo del Manual 4.3 Marco Jurdico 4.4 Procedimientos 4.4.1 Denominacin del Procedimiento 4.4.2 Propsito 4.4.3 Alcance 4.4.4 Polticas de Operacin, Normas y Lineamientos 4.4.5 Descripcin del Procedimiento 4.4.6 Diagrama de Flujo 4.4.7 Documentos de Referencia 4.4.8 Registros 4.4.9 Glosario del Procedimiento 4.4.10 Cambios de Versin en el Procedimiento 4.4.11 Anexos del Procedimiento V. Identificacin del Manual VI. Glosario de la Gua VII. Cambios de Versin VIII. Anexos Ejemplo de Manual de Procedimientos 14 8 10 13 3 4 5
15
16 18 21
22 23 24 27 28 37
Introduccin
Con el propsito de propiciar el cumplimiento de lo que establece la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, en el Artculo 19 y en atencin a las atribuciones que el Artculo 27 Fraccin II del Reglamento Interior de la Secretara de Salud, le confiere, la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto (DGPOP), desarrolla e implanta estrategias para facilitar a las unidades administrativas, rganos desconcentrados y entidades paraestatales agrupadas administrativamente al sector, las herramientas para que se tengan los elementos tcnico-administrativos necesarios para optimizar recursos, simplificar procesos, as como elevar la eficiencia y eficacia de sus unidades administrativas. Como parte de estas estrategias, se emite y actualiza la presente Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos de la Secretara de Salud, la cual proporciona los elementos para la elaboracin y actualizacin de los Manuales de Procedimientos de las unidades administrativas, rganos desconcentrados, y de las entidades paraestatales agrupadas administrativamente al sector, estableciendo la metodologa, los apartados bsicos que deben contener y los aspectos a considerar para su autorizacin y/o actualizacin. El presente documento sirve de orientacin y gua para quines en las unidades administrativas, rganos desconcentrados, y en las entidades paraestatales agrupadas administrativamente al sector, tienen bajo su responsabilidad la elaboracin y/o actualizacin de los Manuales de Procedimientos, el objetivo fundamental es facilitar la integracin de los manuales cada vez que se susciten cambios en sus estructuras orgnicas, funciones, procedimientos, normatividad aplicable y con ello propiciar que se cuente con instrumentos normativo-administrativos vigentes y alineados a los programas sectoriales. Con la entrada en vigor de esta gua, queda sin efecto la Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos de la Secretara de Salud emitida en 2008. El Comit de Mejora Regulatoria Interna (COMERI) de esta Secretara, dictamin la presente Gua Tcnica como documento normativo interno con fecha 22 de octubre de 2013, y estar disponible para su consulta permanente en la pgina Web de la DGPOP http://www.dgpop.salud.gob.mx/contenido/mas.html y en la propia pgina del COMERI http://www.comeri.salud.gob.mx/interior/bicentenario/normatividad vigente/tipo/Guia.html.
Objetivo de la Gua Tcnica

Definir y proporcionar al personal adscrito a las Unidades Administrativas, rganos Desconcentrados, y a las Entidades Paraestatales agrupadas administrativamente al Sector, que tiene bajo su responsabilidad la elaboracin y/o actualizacin de los Manuales de Procedimientos, los elementos tcnicos y metodolgicos necesarios que permitan sistematizar la informacin contenida en los mismos y faciliten su elaboracin, integracin y actualizacin.
I. El Manual de Procedimientos
1. Definicin El Manual de Procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ms de ellas. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de las unidades administrativas, facilita las labores de auditora, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente. 2. Objetivo del Manual Proporcionar al personal de las diversas unidades administrativas, rganos desconcentrados, y entidades paraestatales que conforman la Secretara de Salud, los elementos tcnicos necesarios para la documentacin de procedimientos y uniformar los criterios que permitan la homogeneizacin y sistematizacin de la informacin contenida en los mismos. 3. Fundamento Jurdico para su elaboracin y actualizacin Ordenamiento Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal (Diario Oficial de la Federacin 29-diciembre1976, ltima reforma 02/04/2013) Ttulo Segundo de la Administracin Pblica Centralizada Captulo I de las Secretaras de Estado y los Departamentos Administrativos Artculo 19 El titular de cada Secretara de Estado expedir los manuales de organizacin, de procedimientos y servicios al pblico necesarios para su funcionamiento, los que debern contener informacin sobre la estructura orgnica de la dependencia y las funciones de sus unidades administrativas, as como sobre los sistemas de comunicacin y coordinacin y los principales procedimientos administrativos que se establezcan. Los manuales y dems instrumentos de apoyo administrativo interno, debern mantenerse permanentemente actualizados. Los manuales de organizacin general debern publicarse en el Diario Oficial de la Federacin.
Reglamento Interior de la Secretara Salud (D. O. F. 19 /01/2004,
Captulo II Del Secretario Artculo 7o
ltima reforma 10/01/2011)
El Secretario tendr las siguientes facultades no delegables: XIV.- Aprobar y Expedir el Manual de Organizacin General de la Secretara y disponer su publicacin en el Diario Oficial de la Federacin, as como aprobar y expedir los dems manuales de organizacin, de procedimientos y de servicios al pblico necesarios para el buen funcionamiento de la Secretara. Captulo III De los Subsecretarios Artculo 8o Los Subsecretarios tienen dentro del mbito de su competencia, las siguientes facultades genricas: XIII.- Someter a la consideracin del Secretario los proyectos de manuales de organizacin especficos de sus diversas unidades administrativas adscritas, de conformidad con los lineamientos y el dictamen de la unidad administrativa competente. Captulo VI Finanzas: Artculo 11 IV.-Emitir dictamen administrativo de aprobacin de estructuras orgnicas, as como de los manuales administrativos especficos de las unidades de la dependencia; Captulo VI BIS Del Titular de la Coordinacin General de Asuntos Jurdicos y Derechos Humanos Artculo 11 Bis VI.- Revisar los aspectos jurdicos y, en su caso, formular contrapropuestas a la normatividad interna que propongan las unidades y rganos administrativos desconcentrados de la Secretara de Salud en asuntos de su competencia. XIII.- Tramitar a peticin del rea o unidad responsable de su generacin, y previa remisin de dicha rea o unidad de los requisitos que indican las disposiciones jurdicas aplicables, la publicacin en el Diario Oficial de la Federacin de los documentos que sean remitidos para tal efecto, con excepcin de los relativos a las licitaciones pblicas, los del Servicio Profesional de Carrera e instrumentos consensuales. Captulo X De las Unidades Administrativas Del Subsecretario de Administracin y
Artculo 16 Corresponde a los Directores Generales: XIV.- Formular los anteproyectos de presupuesto y de los manuales de organizacin, de procedimientos y de servicios al pblico, para el trmite que corresponda y de conformidad con los lineamientos de la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto. Artculo 27 Corresponde a la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto: II.- Proponer y difundir los lineamientos para la elaboracin de manuales de organizacin, de procedimientos, de trmites y de servicios al pblico de las unidades administrativas centrales y rganos administrativos desconcentrados de la Secretara de Salud, y opinar sobre los de las entidades agrupadas administrativamente al sector, cuando stas se lo soliciten; Captulo XI De la Desconcentracin Administrativa de la Secretara Artculo 38 Los rganos desconcentrados estarn a cargo de un titular, que tendr las facultades genricas siguientes: VII.- Formular y proponer al Secretario los manuales de organizacin, procedimientos, y servicios del rgano desconcentrado, de conformidad con los lineamientos internos de carcter tcnico y administrativo que al efecto establezca la Subsecretara de Administracin y Finanzas, a travs de la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto.
Para el caso de las entidades paraestatales agrupadas al sector, aplica lo establecido en la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, Ley de Planeacin, Ley de los Institutos Nacionales de Salud y especficamente sus Decretos de Creacin y Estatutos Orgnicos.
II. Lineamientos Generales para la Elaboracin y/o Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Las Unidades Administrativas y rganos Desconcentrados, y en su caso las Entidades Paraestatales agrupadas administrativamente al sector, deben cumplir con los presentes lineamientos en el proceso de elaboracin y/o actualizacin de su manual de procedimientos. De Contenido: 1. La Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto difundir y vigilar el cumplimiento de los lineamientos para la elaboracin y/o actualizacin de los manuales de procedimientos establecidos en la presente Gua. La elaboracin y/o actualizacin del manual de procedimientos con base en lo establecido por el Artculo 16 Fraccin XIV del Reglamento Interior de la Secretara de Salud, corresponde a los Directores Generales formular los anteproyectos de presupuesto y de los manuales de organizacin, de procedimientos y de servicios al pblico, para el trmite que corresponda y de conformidad con los lineamientos de la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, para lo cual contarn con la asesora y apoyo de la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional. Los titulares de cada Unidad Administrativa, rgano Desconcentrado o Entidad paraestatal agrupada administrativamente al Sector, designarn por escrito ante la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, a la persona que fungir como enlace para que, con la asesora y en coordinacin con la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional, se elabore y/o actualice el manual de procedimientos, dicho enlace deber ser personal de nivel de mando medio que tenga el conocimiento suficiente de la unidad y pueda tomar decisiones. Las Unidades Administrativas, rganos Desconcentrados o Entidades Paraestatales agrupadas administrativamente al sector, al elaborar su respectivo manual de procedimientos, este debe reflejar la congruencia entre, las atribuciones asignadas en el Reglamento Interior de la Secretara de Salud, la estructura orgnica vigente y las funciones asignadas en el manual de organizacin especfico. La necesidad de revisar y/o actualizar los manuales de procedimientos surge: Al modificarse la estructura organizacional. Los movimientos estructurales a considerarse sern: la compactacin de reas, modificacin de nomenclaturas de las reas, reubicacin de reas, cambios en niveles jerrquicos, por la modificacin de las atribuciones y disposiciones jurdicas que las regulan. En el caso de que la estructura orgnica se refrende, los manuales de procedimientos
2.
3.
4.
5.
se debern actualizar en los apartados afectados, por ejemplo: Introduccin, Objetivo, Marco Jurdico. Al modificarse la forma de realizar alguna actividad cualquiera que sea la razn. Lo cual incluye la simplificacin de los procedimientos.
6.
El manual de procedimientos deber actualizarse en un mximo de 60 das posteriores a la fecha en que la Dependencia globalizadora emita el registro o refrendo de la estructura orgnica en caso de que sea necesario.
De Presentacin: 1. El Manual de Procedimientos para su revisin y anlisis, se enviar en forma impresa y en archivo electrnico, mediante oficio dirigido a la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto. Las versiones finales de los manuales de procedimientos que se presenten, debern incluir despus de la portada, el Formato de Identificacin de Firmas de Validacin mediante el cual, el titular y los directores de rea de cada Unidad Administrativa, rgano Desconcentrado o Entidad Paraestatal agrupada administrativamente al sector, validan el contenido del mismo mediante firma autgrafa. La versin definitiva del Manual de Procedimientos deber enviarse en dos ejemplares impresos y su soporte magntico en formato Word, para dictamen del o la Titular de la Subsecretara de Administracin y Finanzas y posterior autorizacin del o la C. Secretaria de Salud. Para las Entidades Paraestatales se requiere tambin dos tantos del documento final y su soporte magntico para opinin favorable por parte la Direccin General de Programacin Organizacin y Presupuesto. 4. El Manual debe capturarse con procesador de textos Word, para ttulos letra Arial 12 puntos en maysculas y negritas, para textos 10 puntos en minsculas, respetando las reglas de acentuacin, puntuacin y ortografa, as como las tcnicas de redaccin. Se trabajarn en hojas tamao carta, con los siguientes mrgenes: Superior e inferior 2.5 cm, izquierdo 3 cm, derecho 2.5 cm.
3.
5.
6.
Respetar el formato anexo para la portada y contenido, en su caso, los rganos Desconcentrados o Entidades Paraestatales agrupadas administrativamente al sector, pueden agregar su logotipo en la parte superior derecha, conforme a la imagen institucional autorizada por la Direccin General de Comunicacin Social. Al concluir el manual debe paginarse en forma consecutiva iniciando en el ndice con el No. 1. El diagrama de flujo deber disearse en word, respetando la simbologa de (ANSI) American National Standard Institute que se establece en el captulo correspondiente de este documento. Los formatos e instructivos que se mencionen tanto en la descripcin de actividades como en los diagramas de flujo que se elaboren internamente por las reas de la unidad, debern incluirse en la parte correspondiente de cada procedimiento (Anexos). La Unidad Administrativa, rgano Desconcentrado o Entidad Paraestatal agrupada administrativamente al sector, difundir y aplicar su manual de procedimientos a todo su personal cuando sea autorizado, dictaminado, validado, u opinado favorablemente por las autoridades competentes.
7.
8.
9.
10.
11.- El cambio de versin del documento, deber de representarse en el manual de procedimientos al pie de pgina, indicando el nmero de revisin, ejemplo: Rev. 01, Rev.02, iniciando en 01 para la primera revisin realizada al documento original, Rev. 02 para la segunda revisin y as sucesivamente, los documentos originales no incluirn el nmero de versin o revisin. III. Metodologa bsica para la formulacin de procedimientos Esta metodologa pretende contribuir a efectuar el anlisis de los procedimientos, La descripcin de los procedimientos permite sistematizar las operaciones que se realizan, por ello, es importante que en su diseo se garantice que esa descripcin responda a la realidad operativa y est de acuerdo con las normas establecidas para ese efecto. La metodologa implica que para la elaboracin de los procedimientos se inicie con la definicin del mismo, la recopilacin y anlisis de informacin, y la elaboracin propiamente dicha.
10
1. Definicin de los procedimientos Es la sucesin de actividades secuenciadas, vinculadas entre s, y que describen la forma de realizar algo, debe responder a las preguntas qu se hace, cmo y a quin corresponde el desarrollo de las tareas para la obtencin del resultado esperado. 2. Determinacin del procedimiento En esta etapa debe definirse el procedimiento a elaborar, en qu consiste, cules son sus productos y caractersticas, dnde inicia y termina, quienes son los responsables de las actividades. 3. Recopilacin y anlisis de la informacin Consiste en recabar los documentos y los datos necesarios para integrar el procedimiento. Para ello, deben considerarse las bases jurdico-administrativas, las atribuciones del rea, las funciones que se realizan y como se realizan. Asimismo, debe recabarse informacin entre el personal del rea que realiza el procedimiento a travs de una entrevista, la que cubra los siguientes aspectos: Qu trabajo se hace? Se identifica el tipo de labores que se realizan en el rea, los resultados o productos que se obtienen y sus caractersticas. Cules son las normas que se aplican para la ejecucin del procedimiento? Son aquellos instrumentos a travs de los cules se realizan las actividades que se tienen asignadas. Cmo se hace? Son los mtodos y tcnicas aplicadas para realizar el trabajo y la manera en que han sido adoptados y adaptados en el rea. Cundo se hace? Se refiere a la informacin sobre la estacionalidad y secuencia del trabajo, as como a los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o concluir una actividad. Quin lo hace? Se refiere a las reas, internas y externas, que intervienen en el procedimiento.
11
Por qu se hace? Este cuestionamiento permitir determinar el objetivo general del procedimiento, la justificacin de la existencia de cada una de las operaciones que lo integran e identificar aquellas cuyo desarrollo no es realmente necesario. Cul es su grado de importancia? Esta pregunta permitir evaluar la trascendencia y prioridad de las actividades del procedimiento en funcin a la misin de cada rea participante. Paralelamente, se elaborar el diagrama de flujo del procedimiento con el objeto de identificar las actividades, su secuencia y detectar, en su caso, posibles duplicidades. 4. Diseo de Procedimientos. Consiste en ordenar de manera secuencial la informacin que se obtuvo en las entrevistas o en los trabajos de consulta documental. Con ella se elabora la descripcin del procedimiento con los elementos y caractersticas que se mencionan a continuacin.
ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO
CAMBIOS EN ESTA VERSIN
GLOSARIO DEL PROCEDIMIENTO REGISTROS DOCUMENTOS DE REFERENCIA DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
POLTICAS DE OPERACIN, NORMAS Y LINEAMIENTOS
ALCANCE PROPSITO DENOMINACIN DEL

PROCEDIMIENTO
MARCO JURDICO OBJETIVO DEL MANUAL INTRODUCCIN NDICE REGISTRO IDENTIFICACIN DE FIRMAS DE VALIDACIN AUTORIZACIN PORTADA
12
IV. Elementos que Integran el Manual de Procedimientos 1. Identificacin. La identificacin o portada (Anexo 1), se refiere a la cartula del manual de procedimientos, que contiene: a) Logotipo de la Secretara y/o de la unidad responsable. b) Identificacin del manual. c) Fecha de elaboracin o actualizacin del manual. Incorporar para las Unidades Administrativas nicamente el logotipo de la Secretara de Salud para el caso de los rganos Desconcentrados y de las Entidades Paraestatales adems del logotipo anterior, plasmar en el ngulo superior derecho su logotipo oficial autorizado de acuerdo al manual de identidad grfica. En la parte central superior anotar la denominacin del rea mayor de la cual depende la unidad administrativa que elabora o actualiza el manual; en la parte central de la hoja sealar el nombre del manual y en el ngulo inferior derecho incluir la fecha de terminacin del documento, sealar nicamente mes y ao. 2. Aprobacin La aprobacin es la formalizacin de la expedicin del manual de procedimientos por parte de los Servidores Pblicos titulares de las siguientes reas: La Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional revisa, la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto valida, la Subsecretara de Administracin y Finanzas dictamina y la Secretara de Salud autoriza y para ello se utilizar el formato de Autorizacin. (Anexo2) La aprobacin solo proceder cuando el Titular y/o Director General de la Unidad Administrativa u rgano Desconcentrado apruebe el contenido del manual mediante firma, en el formato de Identificacin de Firma de Validacin. (Anexo 3) 3. Registro Indica la clave con la cual ha quedado registrado el manual de procedimientos en la Secretara de Salud, esta ser asignada por la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional posterior a la autorizacin del documento por parte del o la Titular de la Secretara. Para tal efecto se utilizar el formato Administrativos. (Anexo 4) 4. Contenido Se refiere al ndice, en este apartado se presentan, de manera sinttica y ordenada, los captulos que componen el manual. A efecto de unificar la presentacin del manual, es importante seguir el orden que se describe a continuacin: denominado Cdula de Registro para Manuales
13
4.1 4.2 4.3 4.4
Introduccin Objetivo del Manual Marco Jurdico Procedimientos
4.4.1 Denominacin del Procedimiento 4.4.2 Propsito 4.4.3 Alcance 4.4.4 Polticas de Operacin, Normas y Lineamientos 4.4.5 Descripcin del Procedimiento 4.4.6 Diagrama de Flujo 4.4.7 Documentos de Referencia 4.4.8 Registros 4.4.9 Glosario del Procedimiento 4.4.10 Cambios de Versin en el Procedimiento 4.4.11 Anexos del Procedimiento
4.1 Introduccin Exponer los motivos y propsitos que dan origen a la elaboracin del manual de procedimientos, as como una explicacin del contenido, incluir informacin del mbito de competencia, alcances del mismo y el uso que se dar, indicar quines intervinieron en la elaboracin, razones por las que se actualizar y el medio de difusin. Redactar en forma breve y clara, considerando que el documento est dirigido a todo el personal de la unidad para su consulta, la extensin mxima ser de dos cuartillas. 4.2 Objetivo del Manual Defina el propsito final que se persigue con la implantacin del instrumento administrativo, en forma breve, clara y precisa, atendiendo a las siguientes indicaciones: Inicie con un verbo en infinitivo, seale el qu, el cmo y el para qu servir el manual, evite el uso de adjetivos calificativos, as como subrayar conceptos. 4.3 Marco Jurdico Identificar los principales ordenamientos o disposiciones jurdico-administrativos vigentes, que fundamenten el documento y que regulen la operacin y funcionamiento de la Unidad Administrativa, rgano Desconcentrado, o Entidad Paraestatal agrupada administrativamente al sector. Los ordenamientos jurdicoadministrativos deben presentarse en forma enunciativa, sin incluir textos explicativos adicionales, ordenarse y jerarquizarse en forma descendente, segn se muestra a continuacin: a) Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos b) Tratados
14
c) d) e) f) g) h) i) j) k)
Leyes Cdigos Reglamentos Decretos Acuerdos Convenios Circulares y/u oficios Documentos normativos-administrativos Otras disposiciones ( documentos que por su naturaleza no puedan ser incluidos en la clasificacin anterior).
Dentro de cada una de estas agrupaciones citar de forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurdicos y administrativos, indicando fecha de publicacin o expedicin en el Diario Oficial de la Federacin, y la ltima reforma de aquellos que as lo ameriten, siempre que estn vigentes. Nota: Se sugiere citar textualmente el Marco Jurdico aprobado en el Manual de Organizacin Especfico. 4.4 Procedimientos Para cada procedimiento incluir los puntos siguientes: 4.4.1 Denominacin del Procedimiento
Escriba nombre del procedimiento y el nmero tal como aparece en el ndice del manual de procedimientos.
4.4.2 Propsito El resultado que se quiere alcanzar y mantener con la aplicacin del procedimiento; refleja el valor o beneficio que se obtiene, redctese en forma breve y concisa; inicie con un verbo en infinitivo (planear, organizar, dirigir etc.) y, en lo posible, evite utilizar gerundios y adjetivos calificativos. La redaccin del propsito se estructura a partir de las siguientes preguntas:
Qu se hace? Accin expresada en el verbo En qu funcin o campo de especialidad se hace? Campo de especialidad principal JUSTIFICACIN / RAZON DE SER Para qu se hace? Para quin se hace? Resultado Usuario final
4.4.3 Alcance En este apartado describa brevemente el rea o campo de aplicacin del procedimiento, es decir, a quines afecta o qu lmites de influencia tiene.
15
A nivel interno mencione las denominaciones textuales de los rganos que intervienen en el procedimiento de conformidad a la estructura autorizada, y que lmites de influencia tienen en el desarrollo de las actividades. A nivel externo mencione las denominaciones textuales de las dependencias y entidades del sector pblico, entes del sector privado y social, y otras unidades administrativas, rganos desconcentrados, y entidades paraestatales de la Secretara de Salud que intervienen en el procedimiento y que lmites de influencia tienen en el desarrollo de las actividades. 4.4.4 Polticas de Operacin, Normas y Lineamientos. Las Polticas de Operacin establecen los criterios para definir los flujos de trabajo del Modelo de Operacin, los parmetros de diseo de las actividades y tareas requeridas para dar cumplimiento a los objetivos definidos para cada uno de los procesos y los criterios de actuacin que han de tenerse en cuenta para tomar decisiones cuando se presenten condiciones inesperadas en la operacin. Establecen as mismo las acciones y mecanismos asociados a los procesos que permite prever los riesgos, en el cumplimiento de las metas y sus resultados; definen los parmetros de medicin del desempeo de los procesos y de los servidores que tienen bajo su responsabilidad la ejecucin. Las Normas son los ordenamientos imperativos y especficos de accin que persiguen un fin determinado, con la caracterstica de ser rgidos en su aplicacin. Regla de conducta o precepto que regula la interaccin de los individuos en una organizacin, as como la actividad de una unidad administrativa o de toda una institucin. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen. Lineamientos son directrices que establecen los lmites dentro de los cuales han de realizarse las actividades as como las caractersticas generales que estas debern tener. Regulan la interaccin entre los individuos de una organizacin y las acciones que realizan. Establezca cada una de ellas de conformidad con: a) Los rganos que intervienen internamente en el desarrollo del procedimiento conforme a la estructura autorizada. b) Las denominaciones textuales de otras dependencias, entidades del sector pblico y unidades administrativas, rganos desconcentrados y entidades paraestatales sectorizadas en la Secretara de Salud, que intervienen externamente en el desarrollo del procedimiento. c) En el orden citado y con el nmero consecutivo del apartado que le corresponda.
16
4.4.5 Descripcin del Procedimiento. Es la narracin cronolgica y secuencial de cada una de las actividades que se realizan dentro de un procedimiento para lo cual se agrupan en etapas, y se explica quin, qu, cmo, dnde y cundo se realizan las actividades.
Responsable No. Act. 1 2 3 4 5 6. 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Descripcin de Actividades Documento o Anexo
Responsable A
Responsable A
Responsable B
Responsable B
Responsable A
Responsable A
Responsable A
Responsable A
Responsable C
Responsable C
Aspectos que deben considerarse: a) b) c) d) El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido. Redactar la descripcin del procedimiento en forma clara y sencilla. No deben incluirse dos procedimientos diferentes en uno. Si el inicio de un procedimiento indica la recepcin de documentos, mencionar de quien se reciben. e) Iniciar la redaccin de las actividades con un verbo en tiempo presente del indicativo, en tercera persona del singular, ejemplo; recibe, elabora, turna etc. f) Describir en forma especfica, para todas las actividades, los responsables que intervienen en el procedimiento hasta el ltimo nivel jerrquico conforme a estructura orgnica vigente. g) Numerar las actividades que se realizan conforme a la secuencia lgica del procedimiento. h) Cuando una actividad requiera citar el fundamento legal redactarlo de la forma siguiente: Con base en las atribuciones conferidas en el Reglamento Interior de la Secretara de Salud i) Si la actividad genera un documento indicarlo, as como el nmero de copias que se requieran, stos siempre debern concluir su flujo, es decir, debe observarse su destino final (archivo, se turna a otra rea, etc.).
17
j)
Cuando en el desarrollo del procedimiento se origine por primera vez algn formato, anotar el nombre completo y en las actividades subsecuentes mencionar el nombre genrico y/o la clave de identificacin. k) En la distribucin de documentos indicar a que rea se enva. l) Cuando en la actividad se genere un archivo indicar si es temporal o definitivo. m) Indicar el trmino del procedimiento con la leyenda: TERMINA PROCEDIMIENTO. n) Todas las secciones del documento deben llenarse, en caso de no ocurrencia para la unidad administrativa, rgano desconcentrado o entidad paraestatal agrupada administrativamente al sector, con la frase No Aplica 4.4.6 Diagrama de flujo. Establecen una secuencia lgica mediante la cual se desarrolla un procedimiento, son la representacin grfica del procedimiento que ilustra con smbolos convencionales la estructura, la dinmica, las etapas, las actividades, las unidades que intervienen, y los documentos que se generan en su desarrollo. Es de gran utilidad para la organizacin ya que permite el mejor desarrollo de la gestin institucional. En la Administracin Pblica Federal se usa la simbologa del American Nacional Standard Institute (ANSI) por sus siglas en ingls, es una organizacin privada sin fines lucrativos que administra y coordina la normalizacin voluntaria en los Estados Unidos. El ANSI ha desarrollado una simbologa para los diagramas orientados al procesamiento electrnico de datos (EDP) con el propsito de representar los flujos de informacin, de la cual se han adoptado algunos smbolos para la elaboracin de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramacin administrativa. El diagrama de flujo permite: a) Conocer e identificar los pasos de un procedimiento. b) Detectar fallas tales cmo, redundancia de pasos, ineficiencia o malas interpretaciones de las actividades. c) Diagramar el inicio y trmino del procedimiento, la secuencia de actividades, las decisiones que se tomen los responsables de su ejecucin y los documentos que se generan como resultado de su desarrollo. Elaboracin, del diagrama flujo: a. Identificar las reas internas y externas, responsables del procedimiento, la denominacin y las reas que intervienen en su desarrollo. b. Con base en la simbologa establecida, y las actividades desarrolladas determinar los smbolos que deben utilizarse en el diseo del diagrama. El punto de partida se simboliza con una elipse, anotar en el espacio en blanco la palabra INICIO. Las etapas estn representadas por un rectngulo que debern numerarse en el extremo superior derecho.
18
c. Las lneas direccionales sealan la secuencia de etapas que se desplazan dentro del mbito de responsabilidad del rea que precede a la nueva etapa, determina su direccin con una punta de flecha. d. Cuando en el desarrollo del procedimiento se presentan dos alternativas, debern representarse con un rombo que es el smbolo de toma de decisiones inmediatamente despus de la actividad y deber anotarse la palabra procede:
Primera: en el caso de que el producto esperado no satisfaga los requerimientos establecidos, sta se califica como no procede, lo cual se simboliza con un NO sobre una lnea y un conector circular en cuyo centro se anote el nmero de la etapa en la que deba reiniciarse el proceso. Segunda: considera la posibilidad afirmativa si procede, en la que se describe la conclusin de la etapa, sealndose con un SI la instruccin correspondiente.
e. A semejanza del inicio la conclusin del procedimiento se simboliza mediante una lnea direccional y una elipse en el extremo, en cuyo espacio se anote la frase FIN TERMINO. f. El nmero de secuencia de la etapa debe coincidir con la descripcin de sta, la que se encuentra descrita en el procedimiento.
A continuacin se presenta la simbologa para la diagramacin de procedimientos:
19
SIMBOLOGA PARA LA DIAGRAMACIN DE PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTO. NDICA QUE UN DOCUMENTO UTILIZADO, ES DISTRIBUIDO EN UNA ACTIVIDAD DETERMINADA. DECISIN O ALTERNATIVA. NDICA UN PUNTO DENTRO DEL FLUJO EN QUE SON POSIBLES CAMINOS ALTERNATIVOS. DIRECCIN DE FLUJO O LNEA DE UNIN. CONECTA LOS SMBOLOS SEALANDO EL ORDEN EN QUE SE DEBEN REALIZAR LAS DISTINTAS ACTIVIDADES. LNEA DE COMUNICACIN. REPRESENTA LA TRANSMISIN DE INFORMACIN DE UN LUGAR A OTRO, MEDIANTE LAS LNEAS TELEFNICAS, TELEGRFICAS, DE RADIO, ETC. CONECTOR DE PGINA (INICIO DE PGINA). REPRESENTA LA CONEXIN O ENLACE DE PGINA CON OTRA DIFERENTE DE LA QUE PROVIENE. UTILICE CONECTORES NMERICOS.
TERMINAL. INDICA EL NICIO O TERMINACIN DE PROCEDIMIENTOS.
ACTIVIDAD. REPRESENTA LA REALIZACIN DE UNA ACTIVIDAD, RELATIVA A UN PROCEDIMIENTO.
ARCHIVO DEFINITIVO. REPRESENTA UN ARCHIVO COMN Y CORRIENTE, DONDE SE CONSERVA UN DOCUMENTO PERMANENTEMENTE. ARCHIVO TEMPORAL (ENTRA A). REPRESENTA UN ARCHIVO PROVISIONAL. LA LETRA NDICA EN QUE ACTIVIDAD SE VOLVERA A UTILIZAR EL DOCUMENTO. USO DESCONOCIDO, INDICA QUE SE IGNORA EL USO APLICADO A UN DETERMINADO FORMATO GENERALMENTE POR PERSONAS O INSTITUCIONES AJENAS A LA SECRETARA. DOCUMENTO. REPRESENTA CUALQUIER TIPO DE DOCUMENTO EL TRINGULO OBSCURO EN LA PARTE SUPERIOR IZQUIERDA, SIGNIFICA QUE SE GENERA EL NMERO DE LA PARTE SUPERIOR DERECHA, INDICA No. DE ORIGINAL (0) Y COPIAS (2) DEL DOCUMENTO.
CONECTOR DE PGINA. REPRESENTA UNA CONEXIN O ENLACE CON OTRA HOJA DIFERENTE, EN LA QUE CONTINUA EL DIAGRAMA DE FLUJO. ARCHIVO TEMPORAL (SALE DE), REPRESENTA UN ARCHIVO PROVISIONAL, LA LETRA INDICA EN QUE ACTIVIDAD SE ARCHIVO TEMPORALMENTE EL DOCUMENTO. CONECTOR DE PGINA (FIN DE PGINA), REPRESENTA LA CONEXIN O ENLACE DE PGINA CON OTRA DIFERENTE EN LA QUE CONTINUAR. UTILICE CONECTORES NMERICOS. CONECTOR DE ACTIVIDAD, REPRESENTA UNA CONEXIN O ENLACE DE UNA ACTIVIDAD DEL PROGRAMA, CON OTRA PARTE DEL MISMO, PUDIENDO ESTAR EN LA MISMA PGINA O DE UNA PGINA A OTRA LA LETRA NDICA LA ACTIVIDAD DEL PROCEDIMIENTO EN CUESTIN.
1 2
0/2
Fuente: American Nacional Standard Institute (ANSI)
20
4.4.7 Documentos de Referencia Son aquellos que sirven para llevar a cabo el procedimiento, facilitan su entendimiento y completan su ejecucin.
DOCUMENTO CDIGO (CUANDO APLIQUE)
(a)
(b)
a) Documento: anotar el nombre del documento utilizado y generado en las actividades del procedimiento. b) Cdigo: es el cdigo asignado al documento utilizado, cuando no aplique se pone N/P. 4.4.8 Registros
Documentos y formatos que sirven de evidencia de las actividades realizadas en el procedimiento. (Ver Anexo 5)
CDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIN NICA
(d)
REGISTRO
TIEMPO DE CONSERVACIN
(b)
RESPONSABLE DE CONSERVARLO
(c)
(a)
a) Registro: anote el documento utilizado y generado en las actividades del procedimiento. b) Tiempo de conservacin: lapso en que permanece vigente el registro. c) Responsable de conservarlo: rea sealada en la descripcin del procedimiento. d) Cdigo y registro o identificacin nica: es el cdigo asignado al documento utilizado, cuando no aplique se pone N/P. 4.4.9 Glosario del Procedimiento En este apartado explicar aquellos trminos tcnicos de un lxico especializado (cientfico, tcnico, profesional, legal, etc.), propios del mbito de competencia de la unidad que sean utilizados en el manual y que resulten de difcil comprensin al lector, adems de incluir los trminos administrativos ms usuales. Enunciar en orden alfabtico. 4.4.10 Cambios de Versin en el Procedimiento En este apartado describa en forma clara y breve las modificaciones que se realicen en cualquier parte del documento o del procedimiento. Si el documento se elabora por primera vez, requisite el formato como No Aplica.
21
NMERO DE REVISIN (a)
FECHA DE ACTUALIZACIN (b)
DESCRIPCIN DEL CAMBIO (c)
a) Nmero de Revisin: anote el nmero arbigo correspondiente y consecutivo a la revisin del documento. b) Fecha de actualizacin: es la fecha en la cual se concluyen las modificaciones y aprobaciones del procedimiento. c) Descripcin del cambio: mencione brevemente las razones que motivaron al cambio del procedimiento. 4.4.11 ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO En este apartado se podrn integrar aquellos documentos que fortalezcan el objetivo principal del manual de procedimientos.
22
V. Identificacin del Manual.
(2) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (3) Nombre del rea (4) # .- Procedimiento para ... (1)
(5) Logotipo de la Unidad (Cuando aplique)
(6) Rev. X (7) Hoja: X de X
Este recuadro se sita como encabezado en las pginas del documento, desde el ndice hasta el final y se llena de la siguiente forma: 1. Logotipo de la Secretara de Salud. 2. Nombre del Documento: Escriba MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. 3. Nombre del rea: Escriba la denominacin del rea a la que pertenece el procedimiento. 4. Nombre y nmero del procedimiento: Numerar los procedimientos que integran el manual de manera consecutiva. 5. En caso que el rgano desconcentrado, o entidad paraestatal tenga logotipo propio, situarlo en este espacio. De no existir ajuste el recuadro de identificacin. 6. Escriba literal A cuando se trate de borrador, y a partir de la primera autorizacin anote 0, 1 para la segunda y as consecutivamente. 7. Anote el nmero consecutivo de las hojas utilizadas en el Manual de Procedimientos, as como el nmero total de stas.
23
VI. Glosario de la Gua Tcnica Consiste en la definicin de la terminologa tcnica utilizada en la Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de los Manuales de Procedimientos de la Secretara de Salud. Se elabora en orden alfabtico. Proporciona elementos para una adecuada comprensin de este documento administrativo. Actividad.- Conjunto de operaciones afines y coordinadas que se realizan para ejecutar los actos administrativos y contribuir a la ejecucin de determinadas funciones. Actividades de Trnsito.- Conjunto de actividades que implican el traslado de documentos, materiales, equipos, etc. Cabe mencionar que este tipo de operaciones, tienen la caracterstica de incrementar los costos de operacin y hacer lento el procedimiento. Actividades de Control.- Denominadas tambin de regulacin, son aquellas por medio de las cuales se establecen controles dentro de las actividades del procedimiento, como pueden ser: las revisiones o inspecciones, comprobaciones, aprobaciones, autorizaciones, etc. Actividades Productivas.- Son aquellas intrnsecas y esenciales para la ejecucin del procedimiento que permiten, con su desarrollo, el logro de los objetivos establecidos. Alternativa.- Constituye la posibilidad de elegir entre dos opciones viables para lograr las metas y objetivos de un programa, considerando las polticas que normen el desarrollo global de la organizacin. Anlisis.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus caractersticas representativas as como sus interrelaciones y la relacin de cada elemento con el todo. reas Sustantivas.- Las que desarrollan funciones derivadas directamente de las atribuciones y objetivos encomendados a la institucin. Atribucin.- Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a un funcionario o unidad administrativa mediante un instrumento jurdico o administrativo. Control.- Proceso que consiste en verificar que las actividades se realicen conforme al plan adoptado, y en aplicar, en su caso, las medidas correctivas necesarias o conducentes. Coordinacin.- Proceso por el que se procura la accin conjunta de dos o ms partes entre s, de tal manera que funcionen armnicamente y en concordancia, a efecto de obtener de cada unidad administrativa la mxima contribucin para el logro de un propsito comn. Decisin.- Seleccin de una o varias opciones de accin para satisfacer un propsito. Diagnstico.- Proceso de acercamiento gradual al conocimiento analtico de un hecho o problema administrativo, que permite destacar los elementos ms significativos de una alteracin en el desarrollo de las actividades de una institucin. Diagnstico Administrativo.- Medir la eficiencia actual de la Unidad administrativa, considerando las variables costo, tiempo y calidad permitiendo actuar para corregir lo que se desarrolle mal.
24
Dictamen.- Opinin que el perito en cualquier ciencia o arte formula verbalmente o por escrito, acerca de una cuestin de su especialidad, previo requerimiento de las personas interesadas o de una autoridad de cualquier orden o espontneamente para servir a un inters general social singularmente necesitada de atencin. Eficacia.- Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos. Eficiencia.- Es el uso ms racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado. Entidad paraestatal.- Denominacin genrica para referirse a los organismos que conformidad con la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal forman parte de la misma y cuentan con personalidad jurdica y patrimonio propio. Estructura Orgnica Bsica.- Comprende a los rganos administrativos, cuyos puestos son considerados como niveles superiores, es decir: desde el secretario hasta el director general. Estructura Orgnica no Bsica.- Incluye a los rganos administrativos cuyos puestos son considerados como mandos medios, es decir: direccin general adjunta, direccin de rea, subdireccin y jefatura de departamento. Evaluacin.- Es la revisin detallada y sistemtica de un proyecto, plan u organismo en su conjunto, con objeto de medir el grado de eficacia, eficiencia y congruencia con que est operando en un momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos. Funcin.- Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar los objetivos institucionales, y de cuyo ejercicio generalmente es responsable un rea organizacional: se define a partir de las disposiciones jurdico-administrativas vigentes. Lineamiento.- Directriz que establece los lmites dentro de los cuales han de realizarse ciertas actividades, as como las caractersticas generales que stos debern tener Manual Administrativo.- Documento que proporciona en forma ordenada y sistemtica, la informacin necesaria para la operacin de una organizacin, como son; manuales de operacin, manuales de organizacin, manuales de procedimientos, manual de gestin de la calidad y manuales de servicios. Norma.- Ordenamiento imperativo y especfico de accin que persigue un fin determinado, con la caracterstica de ser rgido en su aplicacin. Regla de conducta o precepto que regula la interaccin de los individuos en una organizacin, as como la actividad de una unidad administrativa o de toda una institucin. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen. Nivel Jerrquico.- Es la divisin de la estructura orgnica-administrativa para asignar un grado determinado a las reas internas definiendo rangos, o autoridad y responsabilidad; independientemente de la clase de funcin que se les encomiende. Objetivo.- Es el enunciado del propsito que se establece para realizarse en un perodo determinado.
25
Operacin.- Accin de poner en marcha algo que ha sido previamente planeado y autorizado o que se ejecuta por rutina en el medio laboral; tambin se denomina operacin a la actividad sustantiva de una institucin relacionada directamente con el cumplimiento de los objetivos y metas de produccin de bienes y/o servicios. rgano Desconcentrado.- Son instancias jerrquicamente subordinadas a las dependencias, con facultades especficas para resolver asuntos en la materia encomendada de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Los rganos Desconcentrados cuentan con autonoma administrativa, pero no tienen personalidad jurdica ni patrimonio propio. Organigrama y/o Diagrama de Organizacin.- Un organigrama, carta de organizacin o diagrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de la Dependencia, o parte de ella, as como las relaciones entre las reas que la componen. Organizacin.- Es la disposicin y arreglo de los distintos rganos o unidades de que se compone un organismo administrativo y la relacin que guardan esas unidades entre s, as como la forma en que se encuentran repartidas las actividades entre las unidades. Plaza.- Es la posicin individual de trabajo integrada por un conjunto homogneo de tareas, responsabilidades y requisitos para el cumplimiento de una o varias funciones y el logro de los objetivos de una o varias reas administrativas. Poltica.- Criterios de accin que es elegido como gua en el proceso de toma de decisiones al poner en prctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos especficos del nivel institucional. Proceso.- Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Procedimiento.- Descripcin de las etapas que deben seguir los responsables para obtener un resultado determinado. Puesto.- Es la unidad impersonal de trabajo integrada por un conjunto homogneo de tareas, responsabilidades y requisitos para el cumplimiento de una o varias funciones y el logro de los objetivos de una o varias reas administrativas. Puestos de Enlace.- Los ocupantes de estos puestos realizan funciones y actividades tcnicoespecializadas, necesarias para el apoyo tcnico y profesional. Sirven como coordinacin y vnculo entre las actividades bsicamente operativas y las de mando medio. Rango.- A la jerarqua de los puestos comprendidos en el Sistema, que van desde el de enlace y hasta el de Director General. Responsabilidad.- Aquella que es inherente a un puesto en el ejercicio de las funciones; la responsabilidad, a diferencia de la autoridad, no puede delegarse.
Validar.- Dar validez; calidad de vlido conforme a polticas, normas y lineamientos establecidos por una dependencia y/o entidad.
26
SALUD
SlCRL1A.RlA Dt SALUD
Unidad Administrativa.- Es el rgano que tiene funciones y actividades al interior de la dependencia que la distinguen y diferencian de las dems unidades conformndose a travs de una estructura especfica y propia.
VIl. Cambios de Versin El cambio de versin deber de representarse en el manual de procedimientos al pie de pgina, indicando el numero de revisin , ejemplo: "Rev. 01 ", "Rev.02", iniciando en 01 para la primera revisin realizada al documento original, Rev. 02 para la segunda revisin y as sucesivamente, los documentos originales no incluirn el nmero de versin o revisin. El historial de dichos cambios realizados a las diferentes versiones deber ser controlado por la Unidad Administrativa , rgano Desconcentrado o Entidad Paraestatal. Los cambios realizados a la presente gua en relacin con la versin de febrero 2008 son: NUMERO DE REVISIN 08 FECHA DE LA ACTUALIZACIN Septiembre/2013 DESCRIPCION DEL CAMBIO
Se realiz una revisin integral al documento adecuando la redaccin de varios apartados que han resultados afectados derivado de la aplicacin de lo establecido en el Reglamento Interior vigente especficamente en lo que se refiere a la autorizacin de los manuales. Integra sugerencias del rgano Interno de Control .
ELABORO Lic. Guillermo Garduo Daz Jefe del Departamento de Desarrollo de Instrumentos Administrativos Firma:
Lic. Francisco Bauelos Navarro Subdirector de Anlisis y Diseo Organizacional
Lic. Mara Hilda Sam lbarra Directora de Diseo y Desarrollo Organizacional
AUTORIZ Bogart Montiel Reyna Director General de Programacin, Organizacin y Presupuesto
Fecha: Se tiembre/2013
Se tiembre/2013
27
VIII.-Anexos
Para efectos de esta gua se citan los siguientes anexos. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Portada Formato de Aprobacin Formato de Identificacin de Firma de Validacin Cdula de Registro para Manuales Administrativos Ejemplo del Manual de Procedimientos Listado de verbos por grupo ocupacional
Los formatos para la elaboracin de los manuales de procedimientos podrn ser descargados de la pgina Web de la DGPOP http://www.dgpop.salud.gob.mx/contenido/mas.html
28
Anexo 1 Portada SECRETARIA DE SALUD SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
SEPTIEMBRE, 2013
29
Anexo 2. Formato de Aprobacin
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA __________(1)___________
APROB
Nombre, Puesto y Firma (2) Titular de la Secretara de Salud
DICTAMIN
Nombre, Puesto y Firma (3) Titular de la Subsecretara de Administracin y Finanzas
30
Anexo 2. Formato de Aprobacin

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ________(1)__________
VALID
Nombre, Puesto y Firma (4) Titular de la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto
REVIS
Nombre, Puesto y Firma (5) Titular de la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
Fecha de aprobacin:_____(6)_____
Este documento se integra con _(7)_ fojas tiles. Elaborado con base en estructura: _________(8)________
31
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA _________(1)________
INSTRUCTIVO:
1. Indicar el nombre completo de la unidad a la que corresponde el manual de procedimientos. 2. Indicar nombre, puesto y firma del o la Titular de la Secretara de Salud como responsable de la aprobacin. 3. Indicar nombre, puesto y firma del o la Titular de la Subsecretara de Administracin y Finanzas como responsable de la dictaminacin. 4. Indicar nombre, puesto y firma del o la Titular de la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto como responsable de la validacin. 5. Indicar nombre, puesto y firma del o la Titular de la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional como responsable de la revisin. 6. Indicar fecha de aprobacin. 7. Indicar nmero de hojas del manual de procedimientos incluyendo portada, formato de firma y formatos de autorizacin del Secretario. 8. Indicar la vigencia de la estructura orgnica autorizada por la Dependencia Globalizadora
32
Anexo 3. Formato de Identificacin de Firmas de Validacin

IDENTIFICACIN DE FIRMAS DE VALIDACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ____________(1)___________
NOMBRE Y CARGO NOMBRE COMPLETO (2) Denominacin del Puesto (3) NOMBRE COMPLETO (4) Denominacin del Puesto (5)
FIRMA (6)
Elaborado con base en estructura ______(7)_______ este documento se integra de _(8)_fojas tiles.
Nota: Anotar la estructura vigente con base en la cual se elabor el Manual de Procedimientos, y el total de fojas tiles que integran el documento.
33
FORMATO DE IDENTIFICACIN DE FIRMAS DE VALIDACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVO: 1. Indicar nombre completo de la unidad a la que corresponde el manual de procedimientos. 2. Indicar nombre completo del o la Titular de la unidad incluyendo Ttulo Profesional. 3. Indicar la denominacin completa del puesto del Titular. 4. Indicar nombre completo del o la Titular de las Direcciones de rea incluyendo Ttulo Profesional. 5. Indicar la denominacin completa del puesto del o de los Directores de rea. 6. Escritura grfica o grafo manuscrito que representa el nombre o apellido del Titular con el cual se identifica y con el objeto de darle validez jurdica-administrativa al manual de procedimientos. 7. Indicar la vigencia de la estructura orgnica autorizada por la Dependencia Globalizadora. 8. Indicar el nmero de hojas del manual de procedimientos incluyendo portada, formatos de identificacin de firmas y formato de aprobacin.
34
Anexo 4. Cdula de Registro para Manuales Administrativos

SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
CDULA DE REGISTRO PARA MANUALES ADMINISTRATIVOS
UNIDAD RESPONSABLE:
_____________(1)__________
ESTRUCTURA: ___(3)__ FOJAS: ___(4)___
NOMBRE DEL DOCUMENTO:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ________(2)_______
CLAVE DE REGISTRO: MP-M00____(5)____ FECHA DE APROBACIN: ____(6)____
REGISTRO
NOMBRE, PUESTO Y FIRMA (7) TITULAR DE LA DIRECCIN DE DISEO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL
35
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
INSTRUCTIVO: . 1. Indicar nombre completo de la unidad a la que corresponde el manual de procedimientos. 2. Indicar el nombre completo del manual de procedimientos. 3. Indicar la vigencia de la estructura orgnica autorizada por la Dependencia Globalizadora. 4. Indicar el nmero de hojas del manual de procedimientos, incluyendo portada, formato de firma y formatos de aprobacin del Secretario. 5. Clave de registro asignada literales del manual de procedimientos +clave presupuestal +consecutivo de versin +nmero consecutivo del documento +ao en curso. 6. Indicar fecha de aprobacin del Secretario. 7. Indicar nombre, puesto y firma del o la Titular de la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional como responsable del registro.
36
Anexo 5. Ejemplo de Manual de Procedimientos

Logotipo de la Unidad ( Cuando Aplique) Rev. 0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Hoja: de
INDICE HOJA INTRODUCCIN I.II.III.OBJETIVO DEL MANUAL MARCO JURDICO PROCEDIMIENTOS 1.PROCEDIMIENTO PARA MODIFICACIN DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS, RGANOS DESCONCENTRADOS, Y ENTIDADES PARAESTATALES DE LA SECRETARA DE SALUD. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUDES DE PAGO. GESTIN DE 17 19 20
2.-
3.-
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE SOLICITUDES DE ADECUACIONES PRESUPUESTARIAS. PROCEDIMIENTO PARA GENERACIN FINANCIERA DE LA SECRETARA DE SALUD. PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZACIN Y REGISTRO DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y RGANOS DESCONCENTRADOS DE LA SECRETARA DE SALUD.
4.-
5.-
37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZAICN Y PRESUPUESTO.
Rev. 0
Hoja: de
INTRODUCCIN
En cumplimiento a lo dispuesto en el Artculo 19 de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal y al Artculo 16 fraccin XIV del Reglamento Interior de la Secretara de Salud, se ha actualizado el presente manual de procedimientos de la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, en razn de la importancia de contar con herramientas administrativas vigentes que permitan desarrollar eficientemente las atribuciones, funciones y actividades asignadas. El manual de procedimientos tiene como finalidad servir como instrumento de consulta para los servidores pblicos de la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto interesados en los procedimientos que ejecutan cada una de sus reas. Su actualizacin se realiz con base en el registro de la estructura orgnica vigente del 01 de enero de 2012, en el Reglamento Interior de la Secretara de Salud publicado en el D.O.F. el 10 de enero de 2011 y con apego en la Gua Tcnica para la elaboracin de manuales de procedimientos de la SSA vigente. Este documento contiene: Portada, ndice, Objetivo del Manual, Marco Jurdico, Procedimientos, con su respectiva Denominacin, Alcance a nivel interno y externo, Polticas de Operacin, Normas y Lineamientos, Descripcin del Procedimiento, Diagrama de Flujo, Documentos de Referencia, Registros, Glosario de Trminos, Cambios de Versin, y Anexos. El manual se actualizara conforme a los lineamientos para la elaboracin de manuales de procedimientos de la Secretara de Salud, y cuando existan modificaciones a la estructura orgnica o normatividad aplicable, el rea responsable ser el Departamento de Recursos Humanos, Materiales y Financieros en colaboracin con las diversas reas que integran la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto. Su difusin se realizar a travs de los titulares de cada rea quines lo darn a conocer a su personal adscrito y permanecer para su consulta permanente en el Master Web. Los servidores pblicos de las reas que integran la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto sern los responsables de garantizar y vigilar la correcta aplicacin del presente manual.
38
Logotipo de la Unidad ( Cuando Aplique)
Rev. 0
Hoja: de
I. OBJETIVO DEL MANUAL
Servir como instrumento de consulta para los servidores pblicos en relacin con cada uno de los pasos que deben seguirse y las reas que participan en cada una de las actividades desarrolladas por la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto.
39
Logotipo de la Unidad ( Cuando Aplique)
Rev. 0
Hoja: de
II. MARCO JURDICO CONSTITUCIN POLTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS. D.O.F. 05-II-1917. Ref. D.O.F. 17-VIII-2011. LEYES Ley General de Salud. D.O.F. 07-II-1984 Ref. D.O.F. 5 VIII- 2011 Fe de erratas D.O.F. 06-IX-1984 Fe de erratas D.O.F. 23-VII-1986 Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal D.O.F. 29-XII-197. Ref. D.O.F.17-VI-2009 Fe de erratas D.O.F. 02-II-1977 Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. D.O.F. 31-III- 2007 Ref. D.O.F. 27-V-2011 Ley de los Institutos Nacionales de Salud. D.O.F. 26-05-2000 Ref. D.O.F. 14-VII-2008 Ley de Asistencia Social. D.O.F. 02-IX-2004 Ref. D.O.F. 1-VI-2011 Ley Federal Sobre Metrologa y Normalizacin. D.O.F. 01-VII-1992 Ref. D.O.F. 30-IV-2009 Ley Federal de Procedimiento Administrativo. D.O.F. 04-VIII-1994
Ref. D.O.F. 24-XII-1996, 19-IV-2000, 30-V-2000

Nota.- Se sugiere citar textualmente el Marco Jurdico aprobado en el Manual de Organizacin Especfico.
40
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Direccin Diseo y Desarrollo Organizacional
Rev. 0
5. Procedimiento para la elaboracin, Logotipo de la aprobacin y registro de los manuales de Unidad ( Cuando Aplique) procedimientos de las unidades administrativas y rganos desconcentrados u organismos descentralizados de la Secretara de Salud
Hoja: de
5. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN, APROBACIN Y REGISTRO DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y RGANOS DESCONCENTRADOS U ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS DE LA SECRETARA DE SALUD.
41
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
Rev. 0
5. Procedimiento para la elaboracin, Logotipo de la aprobacin y registro de los manuales de Unidad ( Cuando Aplique) procedimientos de las unidades administrativas y rganos desconcentrados u organismos descentralizados de la Secretara de Salud
Hoja: de
1. PROPSITO. Aprobar los manuales de procedimientos de las unidades administrativas y rganos desconcentrados as como opinar favorablemente los de los organismos descentralizados de la Secretara de Salud para que cuenten con los instrumentos administrativos necesarios para su desarrollo organizacional. 2. ALCANCE 2.1 A nivel interno: el Departamento de Desarrollo de Instrumentos Administrativos (DDIA), coordina la revisin tcnica de los manuales de procedimientos de las unidades administrativas y rganos desconcentrados u organismos descentralizados, la Subdireccin de Anlisis y Diseo Organizacional (SADO) gira las instrucciones para la revisin tcnica, la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional (DDDO) y la Direccin General de Programacin, Organizacin, y Presupuesto (DGPOP), emiten instrucciones para la revisin y validacin de los manuales de procedimientos respectivamente. A nivel externo: las unidades administrativas y rganos desconcentrados u organismos descentralizados de la Secretara de Salud, envan sus manuales de procedimientos conforme a la normatividad aplicable, la Subsecretara de Administracin y Finanzas los dictamina, la Secretara de Salud los autoriza y la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto opina sobre los de las entidades agrupadas administrativamente al sector, cuando stas se lo soliciten.
2.2
3. POLTICAS DE OPERACIN, NORMAS Y LINEAMIENTOS 3.1 La Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional autoriza la Gua Tcnica para la formulacin de Manuales de Procedimientos y supervisa que se difunda a las unidades administrativas, rganos desconcentrados, y entidades paraestatales de la Secretaria de Salud. Las unidades administrativas, rganos desconcentrados, y entidades paraestatales de la Secretaria de Salud elaboran y actualizan su Manual de Procedimientos (MP), con base a la estructura orgnica autorizada y dictaminada por la Secretara de Salud y Subsecretaria de Administracin y Finanzas respectivamente. La integracin del Manual de Procedimientos debe contener una estrecha interrelacin e identificacin con las funciones asignadas en el Manual de Organizacin Especfico a las unidades administrativas, rganos desconcentrados, y entidades paraestatales de la Secretaria de Salud.
3.2
3.3
42
PROCEDIMIENTO Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
5. Procedimiento para la elaboracin, aprobacin y registro de los manuales de procedimientos de las unidades administrativas y rganos desconcentrados u organismos descentralizados de la Secretara de Salud.
4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. Responsable Act. Descripcin de actividades

Director General de la unidad administrativa rgano desconcentrado u organismo descentralizado 1 Enva con oficio a la Direccin General de Programacin, Organizacin, y Presupuesto proyecto de manual de procedimientos para su anlisis con base en la Gua Tcnica para la Elaboracin y/o Actualizacin de los Manuales de Procedimientos de la Secretara de Salud.
Documento o anexo
.Oficio. .Proyecto de Manual de Procedimientos
Director General Programacin, Organizacin Presupuesto.
de y
Registra y turna oficio, proyecto de manual de procedimientos y gira instrucciones a la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional para su atencin.
Director de Diseo y Desarrollo Organizacional.
Recibe, registra y turna oficio, proyecto de manual de procedimientos y gira instrucciones a la Subdireccin de Anlisis y Diseo Organizacional para su anlisis.
Subdirector de Anlisis y Diseo Organizacional.
Recibe y turna oficio, proyecto de manual de procedimientos y gira instrucciones al Departamento de Desarrollo de Instrumentos Administrativos para su anlisis y revisin tcnica conforme a Gua Tcnica para la Elaboracin y/o Actualizacin de Manuales de Procedimientos de la Secretara de Salud.
Jefe de Departamento de Desarrollo de Instrumentos Administrativos.
5 6
Recibe oficio, proyecto de manual de procedimientos archiva oficio. Efecta anlisis de manual de procedimientos de la unidad administrativa, rgano .desconcentrado u organismo descentralizado. Esta correcto el manual de procedimientos?
.Oficio. .Proyecto de Manual de Procedimientos. .Opinin Tcnica .Minuta de reunin.
No: Elabora opinin tcnica, cita al Enlace de la unidad administrativa, rgano desconcentrado u organismo descentralizado genera minuta de reunin, entrega manual de procedimientos para su correccin y archiva documentos generados regresa a la actividad 4. SI: Solicita dos ejemplares del manual de procedimientos al Enlace de la unidad administrativa, rgano desconcentrado u organismo descentralizado.
43
Responsable
Enlace de la unidad administrativa, rgano desconcentrado u organismo descentralizado.
No. Act.
9
Descripcin de actividades
Entrega dos ejemplares del manual de procedimientos al Departamento de Desarrollo de Instrumentos Administrativos para continuar con los trmites de aprobacin u opinin favorable.
Documento o anexo
.Manual de Procedimientos
Jefe de Departamento de Desarrollo de Instrumentos Administrativos.
10
Recibe y entrega dos ejemplares del manual de procedimientos a la Subdireccin de Anlisis y Diseo Organizacional para la elaboracin del Formato de Identificacin de Firmas.
.Manual de Procedimientos
11
Recibe dos ejemplares del manual, enva por correo electrnico Formato de Identificacin de Firmas al Enlace de la unidad administrativa, rgano desconcentrado u organismo descentralizado para firma del Titular y Directores de rea.
. Manual de Procedimientos .Correo electrnico .Formato de Identificacin de Firmas
Enlace de la unidad administrativa, rgano desconcentrado u organismo descentralizado
12
Recibe y entrega Formato de Identificacin de Firmas, firmado por el Titular y los Directores de rea a la Subdireccin de Anlisis y Diseo Organizacional para su integracin al manual de procedimientos.
.Formato de Identificacin de Firmas
13
Recibe Formato de Identificacin de Firmas lo integra al manual de procedimientos de la unidad .administrativa, rgano desconcentrado u organismo descentralizado. Elabora y presenta Oficio de opinin favorable del manual de procedimientos del organismo descentralizado para rubrica de la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional y firma de la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto. Elabora y presenta los Formatos de Aprobacin a la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional para su firma en el rubro de Revis.
14
.Oficio de opinin favorable .Formato de Identificacin de Firmas .Formatos de Aprobacin
15
44
Responsable
Director de Diseo y Desarrollo Organizacional
No. Act.
16
Descripcin de actividades
Recibe, rbrica oficio de opinin favorable en el caso de manuales de organismos descentralizados y firma Formatos de Aprobacin, en el rubro de Revis cuando son manuales de las unidades .administrativas y rganos desconcentrados los presenta con Nota a la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto para firma en el rubro de Vlido.
Documento o anexo
.Oficio de opinin favorable .Formatos de Aprobacin .Nota
de y
17
Recibe y firma Oficio de opinin favorable en el caso de manuales de organismos descentralizados, y en el caso de las unidades administrativas y rganos desconcentrados recibe Nota y Formatos de Aprobacin del manual de procedimientos, firma en el rubro de Valid, y los entrega a la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional.
.Oficio de opinin favorable .Nota .Formatos de Aprobacin
18
Recibe Oficio de opinin favorable firmado y lo turna a la Subdireccin de Anlisis y Diseo Organizacional para su integracin y entrega el manual de procedimientos al organismo descentralizado.
.Nota .Formatos de Aprobacin . CD con Manual de Procedimientos .
19
Recibe Nota y Formatos de Aprobacin del manual de procedimientos de las unidades .administrativas y rganos desconcentrados, y copia manual de procedimientos a CD y presenta informacin a la Subsecretara de Administracin y Finanzas para su firma en el rubro de Dictamin.
Subsecretario de Administracin y Finanzas.
20
Recibe Nota, Formatos de Aprobacin, y CD con manual de procedimientos, verifica informacin y firma los formatos en el rubro de Dictamin. Presenta a la Secretara de Salud y recaba firma en el rubro de Aprob, y entrega a la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto Formatos de Aprobacin.
21
.Nota .Formatos de Aprobacin CD con Manual de Procedimientos
de y
22
Recibe y turna Formatos de Aprobacin a la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional para su integracin al manual de procedimientos de las unidades .administrativas y rganos desconcentrados.
.Formatos de Aprobacin
45
23
Recibe y turna Formatos de Aprobacin a la Subdireccin de Anlisis y Diseo Organizacional de las unidades administrativas y rganos desconcentrados, y gira instrucciones para la elaboracin de Oficio y Cdula de Registro para manuales administrativos.
.Formatos de Aprobacin
24
Recibe Formatos de Aprobacin y los integra al manual de procedimientos de las unidades administrativas, rganos desconcentrados, elabora Oficio y Cdula de Registro y los turna para rbrica y firma de la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional.
.Oficio .Cdula de Registro
25
Recibe y rubrica Oficio de Registro, firma Cdula de Registro, turna Oficio de Registro a la Direccin General de Programacin, Organizacin para su firma.
.Oficio de Registro. .Cdula de Registro
de y
26
Recibe, firma y entrega Oficio de Registro a la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional para su integracin al manual de procedimientos aprobado.
.Oficio de Registro.
Director de Diseo y Desarrollo Organizacional.
27
Recibe Oficio y gira instrucciones a la Subdireccin de Anlisis y Diseo Organizacional para integrar Oficio y Cedula de Registro al manual de procedimientos aprobado de las unidades administrativas y rganos desconcentrados.
.Oficio .Cdula de Registro
28
Recibe Oficio de Registro, Cdula de Registro, y los integra a los dos ejemplares del manual de procedimientos aprobados y registrados de las unidades administrativas y rganos desconcentrados. Entrega al Departamento de Desarrollo de Instrumentos Administrativos dos ejemplares del manual de procedimientos aprobados uno para su archivo y otro para su entrega al Enlace de las unidades administrativas y rganos desconcentrados.
.Oficio de Registro. .Cdula de Registro .Manual de Procedimientos Aprobado
29
TERMINA
46
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional 5. Procedimiento para la elaboracin, aprobacin y registro de los manuales de procedimientos de las unidades administrativas y rganos desconcentrados u organismos descentralizados de la Secretara de Salud. Logotipo de la Unidad ( Cuando Aplique)
Rev. 0
Hoja: 14 de 22
5. DIAGRAMA DE FLUJO
SUBSECRETARIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DIR. GRAL. DE U. ADMVA., ORG. DESCONCENTRADO ORGANISMO DESCENTRALIZADO DIR. GRAL DE PROG., ORGANIZACIN, Y PRESUPUESTO DIRECTOR DE DISEO Y DES. ORGANIZACIONAL SUBDIRECTOR. DE ANALISIS Y DES. ORGANIZACIONAL JEFE DE DEPTO. DE DESARROLLO DE INSTRUMENTOS ADMVOS. ENLACE DE LA U. ADMVA., ORG. DESCONCENTRADO ORGANISMO DESCENTRALIZADO
INICIA 1
Enva con Oficio, proyecto de M.P. para su anlisis a la DGPOP
Oficio.
Proy. M.P. Registra y turna Oficio, proyecto de M.P. para su atencin a la DDDO Oficio
Proy . M.P. Recibe registra y turna Oficio, proyecto de M.P. para su anlisis. a la SADO Oficio
Proy. M.P. Recibe y turna Oficio, proyecto de M.P. para su anlisis y revisin tcnica. DDIA Oficio
Proy. M.P. Recibe Oficio, proyecto de M.P y archiva oficio. A Oficio
6
Efecta anlisis del manual de procedimientos.
1 2
47
Rev. 0 Logotipo de la Unidad ( Cuando Aplique)
SUBSECRETARIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DIR. GRAL. DE U. ADMVA., ORG. DESCONCENTRADO ORGANISMO DESCENTRALIZADO DIR. GRAL DE PROG., ORGANIZACIN, Y PRESUPUESTO DIRECTOR DE DISEO Y DES. ORGANIZACIONAL SUBDIRECTOR. DE ANALISIS Y DES. ORGANIZACIONAL
Hoja: 14 de 22
JEFE DE DEPTO. DE DESARROLLO DE INSTRUMENTOS ADMVOS.
ENLACE DE LA U. ADMVA., ORG. DESCONCENTRADO ORGANISMO DESCENTRALIZADO
SI Esta correcto M:P:?
NO
7
Elabora opinin tcnica, cita al enlace, genera minuta de reunin y entrega MP 1 p/correccin Opinin Tcnica
Minuta
8
Solicita al enlace dos ejemplares de Manual de .Procedimi8entos
9
Entrega dos ejemplares de Manual de .Procedimientos. para trmite de O/1 aprobacin u opinin favorable Manual Proc.
2 3
48
Hoja: 14 de 22
10
Recibe y entrega dos ejemplares de MP para la elaboracin de Formato r Identificacin de Firmas Manual de Procedimientos
11
Enva por correero electrnico Formato de Identificacin de Firmas a u. admvas y org, desconcentrados y descentralizados Correo elec.
Formato .de Identificacin de Firmas
12
Recibe y entrega Formato de Identificacin de Firmas firmado por Titular y Directores Formato de Identificacin de Firmas
13
Recibe Formato de Identificacin de Firmas lo Integra al Manual de Procedimientos Formato de Identificacin de Firmas
14
Elabora Oficio de opinin favorable de MP de organismo descentralizado para firma de la DGPOP Oficio de opinin favorable
3 4
49
Hoja: 14 de 22
15
Elabora y presenta Formatos de Aprobacin para firma de la DDDO en el rubro de REVISO Formato de Aprobacin
16
Rubrica Of. de op. favorable de MP de rg. desc. y firma formatos de aprobacin en rubro de REVISO y los presenta con Nota a la DGPOP Oficio de opinin favorable
Formatos de AprobacinA
Nota
17
Firma Oficio de opinin favorable de MP de org. desc.y firma formatos de aprobacin en el rubro de VALIDO Of.de opinin favorable
Nota
Formatos de Aprobacin
18
Recibe oficio de opinin favorable firmado y lo turna a la SADO para integracin y entrega del MP al org, desc.
Oficio de oopinin favorable
4 5
50
Hoja: 14 de 22
19
Recibe Nota, formatos de aprobacin, copia MP en CD y presenta informacin a la SAFpara firma en el rubro de DICTAMINLO Nota
CD
20
Recibe Nota, y MP en CD, formatos de aprobacin y los firma en el rubro de DICTAMINO Nota
CD
21
Presenta formatos de aprobacin a la Secretara de Salud y recaba firma en rubro de APROBO Formatos de Aprobacin.
22
Recibe y turna formatos de aprobacin a la DDDO para su integracin en los manuales de las u. admvas y orgg desc.
Formatos de Aprobacin.
5 6
51
Hoja: 14 de 22
23
Recibe y turna formatos de aprobacin a.la SADO de las u. admvas. y org. des y gira instrucciones para .elaborar O f. de reg. y y Ced.de Reg..
Formatos de Aprobacin.
24
Integra formatos de aprobacin a a manuales de procedimientos elabora Of. Y Cedula de Reg. Para rubrica y firma de la DDDO OF. REG.
Ced. de Registro
25
Rbrica Of. de registro, firma cdula de registro y presenta of. a la DGPOP para firma Of. de registro
Cdula de registro
26
Firma of. de registro y lo turna a la DDDO para su integracin al manual de procedimientos aprobado Ofi. de registro
27
Gira instrucciones a la SADO para integrar oficio y cdula de registro al manual aprobado de u. admvas y org. desconcentrado Of. de registro
Cdula de registro
6 7
52
Hoja: 14 de 22
6 28
Integra of. y cdula de registro al manual de procedimientos aprobado de las u. admvas. Y rg. desconcentrados Of.de registro
Cdula de registro
29
Entrega al DDIA dos ejemplares del manual de procedimientos aprobado uno para su archivo y otro para su entrega al Enlace de las u. admvas y org. desconc. Manual de Procedimientos
TERMINA
53
Hoja: de
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos 6.1 Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal 6.2 Reglamento Interior de la Secretara de Salud 6.3 Estructura Orgnica Autorizada, vigente (Estructura, dictamen y oficio de la SFP) 6.4 Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos de la Secretara de Salud, vigente 6.5 Manual de Organizacin Especfico de la unidad , vigente 6.6 Estatuto Orgnico y Decreto de Creacin del Organismo Descentralizado 6.7 Ley de los Institutos Nacionales de Salud 6.8 Reglamento Interior de la Secretara de la Funcin Pblica 6.9 Reglamento Interior del rgano del Desconcentrado, en su caso 6.10 Ley Federal de Entidades Paraestatales 6.11 Expediente de la Unidad Responsable 7. REGISTROS Registros Tiempo de conservacin Responsable de conservarlo Cdigo de registro o identificacin nica Cdigo (cuando aplique) N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
7.1 Oficio o correo electrnico o minuta mediante los cuales la 3 aos unidad solicita la asesora o el anlisis 7.2 Minuta de Reunin 7.3 Oficio de dictamen 3 aos 3 aos
Departamento de Desarrollo de Instrumentos Admvos. Departamento de Desarrollo de Instrumentos Admvos. Departamento de Desarrollo de Instrumentos Admvos.
Nmero Oficio
POP-DDO-PO-00401 Nmero de Oficio
54
Hoja: de
8.-Glosario del Procedimiento 8.1 Anlisis.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus caractersticas representativas as como sus interrelaciones y la relacin de cada elemento con el todo. Asesora.- Apoyo tanto lingstico como de proceso de parte de la Subdireccin de Anlisis y desarrollo Organizacional y est dirigida a las unidades de nivel central, a los rganos desconcentrados y a los organismos descentralizados del Sector Salud de acuerdo a sus necesidades, se solicita cuando las unidades lo consideren necesario y no hay lmite de asesoras, sin embargo se debe agendar para proporcionar un mejor servicio. Las asesoras pueden ser individuales, grupales o en forma de curso-taller. Tutora consistente en dar orientacin a las unidades respecto a la aplicacin de la metodologa institucional para la elaboracin de manuales. Entidad Paraestatal.- denominacin genrica para referirse a los organismos ubicados en el sector paraestatal de conformidad a la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. Estructura Orgnica.- Es la organizacin formal en la que se establecen los niveles jerrquicos y se especifica la divisin de funcione, la interrelacin y coordinacin que deben existir entre las diferentes reas o unidades organizacionales, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos, es igualmente un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones.
8.2
8.3
8.4
55
Hoja: de
9.0 CAMBIOS DE VERSION EN EL PROCEDIMIENTO Nmero de Revisin Fecha de la actualizacin Descripcin del cambio En relacin con el procedimiento vigente en el Manual Procedimientos de la DGPOP elaborado con base en la estructura 2008, se modifica en su totalidad el procedimiento a fin de reflejar la cadena de mando, el flujo de informacin y toma de decisiones, representando valor agregado en cada etapa como son la de asesora, anlisis, elaboracin o actualizacin, emisin de dictamen administrativo de aprobacin, autorizacin y registro.
Noviembre 2012
10.0 ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO 10.1 Formato e Instructivo Minuta de Reunin de Manuales de Procedimientos
56
Hoja: de
10.1 MINUTA DE REUNIN (1) NOMBRE DE LA UNIDAD_______________________________________________________ NOMBRE (2) PUESTO (3) FIRMA (4) TELEFONO (5)
PUNTOS DESARROLLADOS/ORDEN DEL DA No. (6) ACTIVIDAD (7)
ACUERDOS/COMPROMISOS No. (8) ACUERDO (9) RESPONSABLE (10) FECHA COMPROMISO (11)
Nombre:
(12)
Fecha:
(14)
Firma:
(13)
57
Rev. 0
5. Procedimiento para la elaboracin, Logotipo de la aprobacin y registro de los manuales de Unidad ( Cuando Aplique) procedimientos de las unidades administrativas y rganos desconcentrados u organismos descentralizados de la Secretara de Salud.
Hoja: de
10.1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE MINUTA DE REUNIN

1. Indicar la denominacin de las unidades administrativas, rgano
desconcentrados, y entidades paraestatales agrupadas administrativamente al sector. 2. Indicar los nombres de los participantes tanto externos como internos.
3. Indicar el puesto que ostenta cada participante. 4. Firma autgrafa de cada uno de los participantes. 5. Indicar el telfono o extensin donde se localiza a cada participante. 6. Indicar nmero consecutivo de las actividades desarrolladas. 7. Describir las actividades desarrolladas durante la reunin. 8. 9. 10. 11. 12.
4
Indicar nmero consecutivo de los acuerdos a que se hayan llegado. Describir los acuerdos a los que se llegaron durante la reunin. Nombre del responsable de la elaboracin o actualizacin del Manual de Procedimientos. Indicar fecha en la que se cumplirn los acuerdos indicados. Nombre completo del asesor que dirigi la reunin. Firma del asesor que dirigi la reunin. Indicar fecha en que se celebr la reunin.
13. 14.
58
Anexo 6 RELACIN DE VERBOS POR NIVEL JERRQUICO

N DIRECCIN GENERAL ACREDITA ASESORA AUTORIZA COADYUVA COLABORA CONDUCE DECLARA DETECTA DETERMINA DICTA DISPONE EMITE ESTABLECE EVALUA FIJA FUNGE GLOBALIZA INFORMA JERARQUIZA NORMA OBJETA PARTICIPA PATROCINA PROPONE RINDE REPRESENTA DIRECCIN GENERAL ADJUNTA ACREDITA ASESORA AUTORIZA COADYUVA COLABORA CONDUCI DECLARA DETECTA DETERMINA DICTA DISPONE EMITE ESTABLECE EVALUA FIJA FUNGE GLOBALIZA INFORMA JERARQUIZA NORMA OBJETA PARTICIPA PATROCINA PROPONE RINDE REPRESENTA DIRECCIN DE REA ADMINISTRA ANALIZA APLICA APORTA APOYA ASESORA AUTORIZA COADYUVA CONDUCE CONSOLIDA CONTRIBUYE COORDINA COPARTICIPA DA DEFINE DESIGNA DIAGNOSTICA DICTAMINA DIFUNDE DIRIGE DIVULGA EMITE ESTABLECE ESTUDIA EVALUA FIJA GLOBALIZA INSTRUYE INTERVIENE JERARQUIZA MANEJA NOTIFICA ORDENA ORGANIZA OTORGA PARTICIPA PLANEA PLANTEA PONE PROGRAMA PROMUEVE PROPONE RECIBE REGULA REQUIERE RESUELVE SANCIONA SELECCIONA SIRVE SUPERVISA VIGILA I V E L E S
SUBDIRECCIN APLICA APOYA ASESORA AUXILIA COADYUVA COLABORA COMPILA COMPRUEBA CONCENTRA CONTRIBUYE CONTROLA COORDINA CUANTIFICA DEFINE DETERMINA DIAGNOSTICA DIFUNDE DISEAR EFECTUA ELABORA EMITE ESTABLECE EVALUA GENERA IMPLANTA IMPLEMENTA INTEGRA INTERVIENE INVESTIGA MANTIENE OBSERVA OPINA ORGANIZA PARTICIPA PROGRAMA PROMUEVE PROPONER PROPORCIONA RECIBE RECOPILA REGULA REPRESENTA SIRVE SUPERVISA VERIFICA VIGILA ACREDITA ACTUALIZA ADOPTA ADECUA ADMINISTRA AGRUPA ANALIZA APLICA APORTA APOYA ASEGURA ASESORA ASIGNA ATIENDE AUTORIZA AUXILIA BRINDA CANALIZA CAPACITA CAPTA CAPTURA CERTIFICA CLASIFICA CODIFICAR COMPATIBILIZA COMPILA COMPRUEBA COMUNICA CONCENTRA CONCILIA CONFORMA CONSERVA CONTRATA CONTROLA CONVOCA COORDINA CUANTIFICA DA DEFINE DEPURA DESAHOGA DESARROLLA DESPACHA DETECTA DETERMINA DEVUELVE DIAGNOSTICA DIFUNDE DISEA DISTRIBUYE DOCUMENTA
DEPARTAMENTO EFECTUA EJECUTA EJERCE ELABORA EMITE EMPLAZA ENLAZA ESTABLECE ESTIMA ESTUDIA EVALUA EXPIDE FINCA FORMALIZA FUNDAMENTA GENERA GESTIONA GRABA IDENTIFICA IMPARTE IMPLANTA IMPLEMENTA INDUCE INFORMA INSCRIBE INSPECCIONA INSTRUMENTA INTEGRA INTERPRETA INVESTIGA LIQUIDA LLEVA MANEJA MANTIENE MARCA NEGOCIA NOTIFICA OBTIENE OPERA ORGANIZA OBJETA OTORGA PARTICIPA PRACTICA PREPARA PRESTA PREVEE PROCESA PROCURA PRODUCE PROGRAMA PROPONE PROPORCIONA PROTEGE PROVEE PROYECTA PUBLICA REALIZA RECABA RECAUDA RECIBE RECLUTA RECOPILA REGISTRA REHABILITA REMITE REQUIERE RESUELVE RETROALIMETA REUNE REVISA SELECCIONA SIRVE SISTEMATIZA SOLICITA SUGIERE SUMINISTRA SUPERVISA TOMA TRADUCE TRAMITA TRANSCRIBE TRANSPORTA TURNA VALIDA VALORA VERIFICA VIGILA VINCULA VISUALIZA
59

Guía Técnica MP 23-OCT-2013

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Guía Técnica MP 23-OCT-2013

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

SECRETARA DE SALUD Subsecretara de Administracin y Finanzas Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto

GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN Y ACTUALIZACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARA DE SALUD

SEPTIEMBRE, SEPTIEMBRE 2013

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Objetivo de la Gua Tcnica

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Reglamento Interior de la Secretara Salud (D. O. F. 19 /01/2004,

Captulo II Del Secretario Artculo 7o

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

ltima reforma 10/01/2011)

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

II. Lineamientos Generales para la Elaboracin y/o Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

CAMBIOS EN ESTA VERSIN

ALCANCE PROPSITO DENOMINACIN DEL

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

4.1 4.2 4.3 4.4

Introduccin Objetivo del Manual Marco Jurdico Procedimientos

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

A continuacin se presenta la simbologa para la diagramacin de procedimientos:

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

SIMBOLOGA PARA LA DIAGRAMACIN DE PROCEDIMIENTOS

TERMINAL. INDICA EL NICIO O TERMINACIN DE PROCEDIMIENTOS.

ACTIVIDAD. REPRESENTA LA REALIZACIN DE UNA ACTIVIDAD, RELATIVA A UN PROCEDIMIENTO.

Fuente: American Nacional Standard Institute (ANSI)

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

NMERO DE REVISIN (a)

FECHA DE ACTUALIZACIN (b)

DESCRIPCIN DEL CAMBIO (c)

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

V. Identificacin del Manual.

(5) Logotipo de la Unidad (Cuando aplique)

(6) Rev. X (7) Hoja: X de X

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Lic. Francisco Bauelos Navarro Subdirector de Anlisis y Diseo Organizacional

Lic. Mara Hilda Sam lbarra Directora de Diseo y Desarrollo Organizacional

AUTORIZ Bogart Montiel Reyna Director General de Programacin, Organizacin y Presupuesto

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Anexo 1 Portada SECRETARIA DE SALUD SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Anexo 2. Formato de Aprobacin

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA __________(1)___________

Nombre, Puesto y Firma (2) Titular de la Secretara de Salud

Nombre, Puesto y Firma (3) Titular de la Subsecretara de Administracin y Finanzas

Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos

Anexo 2. Formato de Aprobacin

Nombre, Puesto y Firma (5) Titular de la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA (1)_

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA _(1)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE __(2)_

CLAVE DE REGISTRO: MP-M00(5) FECHA DE APROBACIN: (6)