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MANUAL DE PROCEDIMENTOS DAS SECRETARIAS ACADMICAS

Novembro de 2012

Belchior de Oliveira Rocha REITOR

Jos de Ribamar Silva Oliveira PR-REITORA DE ENSINO

ELABORAO: Anna Catharina da Costa Dantas Gustavo Souto Medeiros ADAPTAO E ATUALIZAO: Alessandro Jos de Souza Gustavo Souto Medeiros

COLABORAO: Edneide Batista Lopes da Rocha Francy Izanny de Brito Barbosa Gustavo Fontoura de Souza Maria da Salete de Souza Solange Marlene Thomaz

SUMRIO
INTRODUO OBJETIVO DO MANUAL DEFINIO DA SECRETARIA ACADMICA PRINCIPAIS ATRIBUIES DA SECRETARIA ACADMICA ATIVIDADES ROTINEIRAS MANUSEIO DE ARQUIVOS E DOCUMENTOS DIGITAIS MANUSEIO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS FSICOS ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS PESSOAIS DOS SERVIDORES ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS PESSOAIS DOS ALUNOS ARQUIVAMENTO DE REQUERIMENTOS DOS ALUNOS ARQUIVOS DIVERSOS ORGANIZAO E CUMPRIMENTO DO EXPEDIENTE ACOMPANHAMENTO DO E-MAIL DA DIRETORIA ACADMICA ACOMPANHAMENTO DAS MENSAGENS DO Q-ACADMICO ATENDIMENTO AO PBLICO ATENDIMENTOS PRESTADOS A ALUNOS REQUERIMENTOS DECLARAES HISTRICO E BOLETIM AUTENTICADOS EMENTAS AUTENTICADAS DIPLOMAS E CERTIFICADOS CONSULTA, MUDANA DE DADOS E SENHA DE ACESSO DOS ALUNOS AO SISTEMA ACADMICO TRANCAMENTO E CANCELAMENTO VOLUNTRIO DE MATRCULA TRANSFERNCIA DE ALUNOS INTERCMPUS TRANSFERNCIA DE ALUNOS DE OUTRA INSTITUIO PARA O CMPUS TRANSFERNCIA DE ALUNOS PARA OUTRA INSTITUIO ATENDIMENTOS PRESTADOS A PROFESSORES MUDANA DE SENHA DE ACESSO DOS PROFESSORES NO SISTEMA ACADMICO MUDANA DE DADOS DO PROFESSOR NO SISTEMA ACADMICO CADASTRO DE NOVOS PROFESSORES NO SISTEMA ACADMICO IMPRESSO DE DIRIOS ATUALIZAO DE DADOS EM SISTEMAS DO MEC SISTEC - ATUALIZAO DO SISTEMA NACIONAL DE INFORMAES DA EDUCAO PROFISSIONAL E TECNOLOGIA. EDUCACENSO - ATUALIZAO DO CENSO DA EDUCAO BSICA CENSUP - ATUALIZAO DO CENSO DA EDUCAO SUPERIOR ATIVIDADES REALIZADAS A CADA FINAL E INCIO DE SEMESTRE CERTIFICAO DE CONHECIMENTOS E APROVEITAMENTO DE ESTUDOS. CADASTRO DE TRABALHO DE CONCLUSO DE CURSO CONFIGURAR COLAO DE GRAU RENOVAO DE MATRCULAS MATRCULAS DE NOVOS ALUNOS PROCEDIMENTOS PRELIMINARES PROCEDIMENTOS GERAIS DE MATRCULA MATRCULA NO SISTEMA ACADMICO (ON-LINE) 5! 5! 5! 5! 6! 6! 6! 6! 6! 6! 7! 7! 7! 7! 8! 8! 8! 9! 9! 10! 10! 10! 11! 11! 12! 12! 12! 13! 13! 13! 13! 14! 14! 14! 15! 16! 16! 17! 18! 18! 19! 19! 19! 20!

VAGAS REMANESCENTES DECORRENTES DA AUSNCIA DE CANDIDATOS MATRCULA 20! MATRCULA POR TRANSFERNCIA, REOPO E REINGRESSO (ARTS.193-204 DA ORGANIZAO DIDTICA 2012) 21! CONFECO DO CARMETRO DOS ALUNOS E IMPORTAO DE FOTOS PARA O SISTEMA IMPRESSO DAS ETIQUETAS DAS PASTAS/ENVELOPES DOS ALUNOS IMPRESSO DE LISTAGEM DE ALUNOS ATUALIZAO DAS CAIXAS-ARQUIVO NOVAS TURMAS TURMAS ANTIGAS ARQUIVO PASSIVO REGISTRO DOS HORRIOS DAS TURMAS NO SISTEMA ACADMICO REGISTRO DOS HORRIOS ESPECIAIS DOS PROFESSORES NO SISTEMA ACADMICO ORGANIZAO DO MURAL DA DIRETORIA ACADMICA ORGANIZAO DO MURAL DA SALA DOS SERVIDORES ARQUIVAMENTO DOS DIRIOS DE CLASSE CRIAO DE PASTAS ADMINISTRATIVAS HORRIO DAS TURMAS HORRIO DOS PROFESSORES HORRIO DOS AMBIENTES TELEFONES E INFORMAES ANEXO 01 PROCESSO PARA EMISSO DE DIPLOMAS 22! 22! 22! 23! 23! 23! 23! 23! 24! 24! 24! 24! 25! 25! 25! 25! 25! 26!

ANEXO 02 PROCESSO PARA EMISSO DOS CERTIFICADOS DE ENSINO MDIO COM BASE NO ENEM 28!

Manual de Procedimentos das Secretarias Acadmicas IFRN, novembro de 2012

INTRODUO
OBJETIVO DO MANUAL
Este manual tem o objetivo de uniformizar a linguagem para os formulrios e procedimentos no atendimento as demandas da Secretarias Acadmicas das Diretorias Acadmicas do IFRN, visando eficcia no desenvolvimento das atividades de apoio s demandas da Instituio.

DEFINIO DA SECRETARIA ACADMICA


A Secretaria Acadmica o local no qual se faz o expediente geral da Diretoria Acadmica e no qual se desenvolve o atendimento aos gestores e ao pblico interno e externo em suas solicitaes junto Diretoria Acadmica.

DIRETORIA ACADMICA
COORDENAES DE CURSOS EQUIPE TCNICOPEDAGGICA PROFESSORES E ALUNOS

SECRETARIA ACADMICA

A Secretaria Acadmica composta pelo coordenador e demais servidores que prestam atendimento na secretaria da Diretoria Acadmica.

PRINCIPAIS ATRIBUIES DA SECRETARIA ACADMICA


Coordenar a alimentao e manuteno de dados estatsticos nos sistemas gerenciais relativos aos estudantes da Diretoria Acadmica; Coordenar a execuo do processo de matrcula dos estudantes; Coordenar as atividades administrativas da Diretoria Acadmica; Efetuar os registros, processar dados, emitir documentao, preparar e informar processos relativos a! vida do corpo discente; Instruir os processos relativos a! execuo das aulas de campo, bem como desenvolver aes administrativas necessrias a sua realizao; Emitir e registrar certificados de cursos de qualificao profissional ofertados pela Diretoria Acadmica; Efetuar a solicitao de expedio de diplomas de cursos ofertados pela Diretoria Acadmica, exceto os de qualificao profissional; Organizar e manter atualizado o cadastro dos servidores vinculados a! Diretoria Acadmica; Organizar e manter todo o arquivo ativo e passivo referente a! vida escolar dos estudantes vinculados Diretoria Acadmica; Verificar a integralizao das disciplinas constantes das matrizes curriculares para a expedio de Certificados e/ou Diplomas; Desempenhar outras atividades correlatas e/ou afins.

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ATIVIDADES ROTINEIRAS
MANUSEIO DE ARQUIVOS E DOCUMENTOS DIGITAIS
A Diretoria Acadmica deve manter seus arquivos digitais organizados em pastas, divididos por ano e por tipo de informao. Na pasta da Diretoria Acadmica na rede institucional, encontra-se uma pasta geral, SilgaDaDiretoria.XX (XX refere-se a sigla Cmpus), na qual esto contidos arquivos que independem de ano, ou seja, aqueles que so teis e atuais em qualquer situao. Nela encontram-se documentos referentes aos cursos oferecidos pelo Cmpus, modelos de documentos, manuais diversos sobre aspectos necessrios para o desenvolvimento de nossas atividades, e alguns outros tipos de arquivos. Nas pastas SilgaDaDiretoria.XX 20xx, encontram-se documentos referentes ao ano em questo. Por exemplo, dados dos alunos matriculados naquele ano, documentos oficiais emitidos, arquivos referentes ao planejamento do setor, etc. Todos os servidores da Diretoria Acadmica devem adicionar e manter organizados os documentos digitais do setor, de forma a poder localiz-los com facilidade, sempre que se tornarem necessrios.

MANUSEIO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS FSICOS


A Diretoria Acadmica mantm tambm alguns documentos em papel, os quais devem ser arquivados juntos aos outros documentos do mesmo tipo, de forma organizada, por ano, facilitando sua localizao sempre que se tornar necessria. Arquivamento de Documentos Pessoais dos Servidores Para fins de reconhecimento ou renovao de reconhecimento de cursos, necessrio que a Diretoria Acadmica mantenha uma pasta para cada um dos seus servidores, incluindo professores e tcnicos-administrativos. Essa documentao arquivada na Diretoria Acadmica, em caixas-arquivo prprias para esse fim. Os documentos de cada servidor ficam arquivados em uma pasta, no qual consta uma etiqueta com seu nome completo. Devem constar da pasta do servidor: curriculum vitae atualizado (preferencialmente da plataforma Lattes) e todas as comprovaes necessrias (de formao acadmica e de produes e publicaes). Arquivamento de Documentos Pessoais dos Alunos Sempre que um aluno faz sua matrcula no IFRN, solicitado que o mesmo deixe na Instituio cpia de toda a documentao exigida no Edital. Em hiptese de se identificar alguma pendncia de documentao por parte de algum aluno, este documento deve ser solicitado ao mesmo. Essa documentao arquivada na Diretoria Acadmica, em caixas-arquivo prprias para esse fim. Os documentos de cada aluno ficam arquivados em um envelope, no qual consta uma etiqueta com seu nome, matrcula e curso. Os envelopes so devidamente depositados nas caixas-arquivo, de acordo com o curso e o ano/perodo letivo de ingresso do aluno. Ao final do curso ou por motivo de cancelamento, evaso ou jubilamento, a pasta do aluno deve ser encaminhada para o arquivo passivo, com registro da situao correspondente na etiqueta (evadido, jubilado, egresso/concludo, cancelado)

Arquivamento de Requerimentos dos Alunos Todos os requerimentos dos alunos que tenham alguma implicao em sua vida acadmica devem ser arquivados. Verificar se a resposta do requerimento est registrada no arquivo Controle Geral

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Localizar, atravs da matrcula do aluno, o seu curso e o perodo letivo no qual ingressou. Localizar a caixa-arquivo correspondente. Localizar o envelope do aluno, seguindo a ordem alfabtica. Arquivar o requerimento. Depositar o envelope e a caixa-arquivo no mesmo local onde se encontravam.

Arquivos Diversos Alm dos documentos descritos, necessrio organizar e arquivar em pastas especficas os seguintes documentos da Diretoria Acadmica: Correspondncias recebidas; Correspondncias emitidas (memorandos, ofcios, pareceres); Processos; Portarias e documentos oficiais do IFRN e do MEC (coletnea de leis, decretos e portarias e outros documentos oficiais); Controle de ambientes e recursos da Diretoria Acadmica; Livro de protocolo; Outros documentos utilizados, enviados ou recebidos pela Diretoria Acadmica ou pela Secretaria Acadmica.

ORGANIZAO E CUMPRIMENTO DO EXPEDIENTE


Redigir correspondncias que lhe forem confiadas; Receber processos via SUAP; Rever as solicitaes submetidas a despacho do(a) Diretor(a) Acadmico(a); Apresentar prontamente todos os documentos que devem ser assinados pelo(a) Diretor(a) Acadmico(a); Manter sigilo sobre assuntos pertinentes ao servio; Encaminhar o expediente relativo aos demais setores da instituio; Realizar outras atividades correlatas necessrias para o funcionamento da Diretoria Acadmica; Confeco e impresso de relatrios; Preparar processos de aulas de campo e prestaes de contas respectivas; Zelar pelo uso adequado e conservao dos bens patrimoniais do ambiente.

ACOMPANHAMENTO DO E-MAIL DA DIRETORIA ACADMICA


Acompanhar o e-mail da Diretoria ao menos trs vezes por dia: pela manh, tarde e noite. Acessar o webmail do IFRN. Digitar o login do e-mail e a senha do usurio. Clicar no nome do usurio, localizado no canto superior direito da tela e, na caixa de dilogo que se apresenta, digitar Diretoria Acadmica do Cmpus X (informar o nome do Cmpus) e clicar em Abrir. Ler as mensagens recentes da Caixa de Entrada, respondendo, encaminhando, excluindo ou armazenando, de acordo com o teor da mensagem. Os e-mails armazenados so organizados em pastas, de acordo com o assunto.

ACOMPANHAMENTO DAS MENSAGENS DO Q-ACADMICO


Acompanhar as mensagens do Q-Acadmico ao menos trs vezes por dia: pela manh, tarde e noite; Acessar o Q-Acadmico Desktop; Abrir a caixa de mensagens do sistema clicando com o mouse no envelope que fica no canto inferior esquerdo do Q-Acadmico;

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Ler as mensagens da pasta Aguardando Resoluo, atendendo, negando, excluindo ou armazenando, de acordo com o teor da mensagem. As mensagens so organizadas em pastas, de acordo com o assunto.

ATENDIMENTO AO PBLICO
A Secretaria Acadmica presta atendimento a vrios tipos de pblico: Alunos, Professores, Diretor Acadmico, Equipe pedaggica, Coordenadores de Curso, outros servidores da Instituio e Pblico Externo. O atendimento consiste em esclarecer dvidas, informar, receber requerimentos e encaminhar as solicitaes aos setores e/ou profissionais competentes para resoluo dos problemas. Procedimento inicial: sondar junto pessoa que busca atendimento o motivo de sua presena, e decidir o melhor procedimento a se adotar ou a melhor pessoa a quem encaminhar a pessoa. Cuidados: o No repassar telefone de nenhum servidor do IFRN a ningum que no seja servidor da Instituio. o Somente repassar informao de alunos ao prprio aluno, aos responsveis legais pelo mesmo ou a servidores da Instituio. o Qualquer pessoa externa Instituio que necessite de informaes de carter interno sobre a mesma dever oficializar sua solicitao atravs de oficio destinado pessoa responsvel pela informao.

ATENDIMENTOS PRESTADOS A ALUNOS


Informao importante: a partir de 2009, nenhuma taxa para requerimentos, documentos e matrcula pode ser cobrada aos alunos no IFRN. Requerimentos Fornecer ao aluno um formulrio de requerimentos. Se no houver nenhum impresso, imprimir o documento DIAC.XX > Modelos > Formulrios > Requerimento. Orientar o aluno com relao a possveis dvidas no preenchimento do requerimento. No requerimento, o aluno dever preencher seus dados, marcar o motivo de seu requerimento, ou descrev-lo abaixo do campo Outros, comunicar a justificativa de seu requerimento no campo Justificativa, datar e assinar. Receber e anexar ao requerimento documentao que apoie sua solicitao. Abrir o arquivo Controle Geral presente na pasta de arquivos digitais do perodo corrente, e registrar o requerimento no local prprio, registrando todas as informaes solicitadas. Colocar o requerimento no Escaninho de Entrada, e repass-lo para o(a) Diretor(a) Acadmico(a) o mais rpido possvel. Quando o(a) Diretor(a) Acadmico(a) definir alguma resposta para o requerimento, registr-la no arquivo Controle Geral. Destinar o requerimento de acordo com a resposta do(a) Diretor(a) Acadmico(a): o Se a resposta for Arquivar, o requerimento deve ser arquivado no envelope do aluno. o Se a resposta for Encaminhar para, o requerimento deve ser encaminhado pessoa competente, com protocolo registrado, e uma cpia deve ser arquivada junto aos documentos do aluno, para utilizao em caso de extravio do original. o Em caso de alguma outra resposta, providenciar o que for necessrio para o cumprimento do que for determinado. Checar semanalmente o registro de requerimentos, solicitando do(a) Diretor(a) Acadmico(a) a resoluo daqueles que estiverem pendentes.

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Declaraes Fornecer ao aluno o formulrio de solicitao de documentos. Se no houver nenhum impresso, imprimir o documento DIAC.XX> Modelos > Formulrios > Solicitao de documentos. Informar ao aluno que o prazo de confeco de declaraes de at 02 dias. Procedimentos de confeco de declaraes atravs do Sistema Acadmico: o No Sistema Acadmico, acessar o menu Consultas, Dados dos Alunos. o Digitar a matrcula do aluno, e pressionar a tecla Enter. o Caso no tenha em mos a matrcula do aluno, digitar parte do nome do mesmo e clicar no boto com a estampa de um binculo. Na tela que se abre, clicar no registro adequado e depois sobre o boto Ok. o Clicar na guia Dados Acadmicos e verificar se a matrcula do aluno apresenta o estado Matriculado. Caso o aluno no apresente situao matriculado, a declarao dever ser feita manualmente, de acordo com os modelos constantes no endereo DIAC.XX > Modelos > Declaraes e certificados > Alunos. deve ser dedicada bastante ateno ao contedo que ser incluso no documento, atentando para as informaes relativas situao do aluno e ao objetivo da declarao. o Clicar com o boto direito do mouse em qualquer parte da tela de consulta de dados do aluno. o Escolher a opo Relatrios, Declarao. o No campo Modelo do documento, escolher o modelo mais apropriado para a situao. o Clicar sobre o boto Listar. o Clicar sobre os dados apresentados. o Clicar sobre o boto Imprimir. Esse procedimento ir gerar um documento atravs do software Microsoft Word. o Conferir as informaes constantes no documento gerado, e realizar qualquer modificao ou acrscimo necessrios. o Imprimir a declarao e encaminhar para assinatura. Procedimento de confeco de declaraes de forma manual: o Acessar o endereo DIAC.XX > Modelos > Declaraes e escolher o modelo mais apropriado para a situao. o Clicar nos campos presentes na declarao e preench-los adequadamente, segundo informaes do Sistema Acadmico. Se o aluno necessitar de alguma informao adicional na declarao, pode-se acrescent-la se for comprovadamente verdica. o Imprimir a declarao e encaminhar para assinatura. Demais orientaes: o Depois de assinada, depositar a declarao em local apropriado at que o aluno ou algum representante do mesmo venha busc-la. o A declarao s poder ser entregue ao aluno ou familiares do mesmo, desde que devidamente comprovado atravs de documento de identificao, ou a alguma outra pessoa, desde que antecipadamente autorizado pelo aluno.

Histrico e Boletim Autenticados A emisso de histrico pode ser de duas formas: parcial ou final. O histrico final deve ser emitido apenas quando da solicitao do diploma pelo aluno e emitido apenas pelo CRA(Coordenao de Registros Acadmicos). Nos demais casos, deve ser emitido o histrico parcial. Fornecer ao aluno o formulrio de solicitao de documentos. Se no houver nenhum impresso, imprimir o documento DIAC.XX > Modelos > Formulrios > Solicitao de documentos. No Sistema Acadmico, acessar o menu Relatrios de alunos, Histrico Escolar ou Relatrios de alunos, Boletim Escolar. Digitar a matrcula do aluno e pressionar a tecla Enter. o Caso no tenha em mos a matrcula do aluno, digitar parte do nome do mesmo e clicar no boto com a estampa de um binculo. Na tela que se abre, clicar no registro adequado e depois sobre o boto Ok.

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Marcar as opes adequadas (ano/perodo, tipo do documento, etc). Clicar em Listar, e depois em Imprimir. Encaminhar o documento para assinatura. Depois de assinado, depositar o documento em local apropriado at que o aluno ou algum representante do mesmo venha busc-lo. O histrico ou boletim autenticado s pode ser entregue ao aluno ou familiares do mesmo, desde que devidamente comprovado atravs de documento de identificao, ou a alguma outra pessoa, desde que antecipadamente autorizado pelo aluno.

Ementas Autenticadas Fornecer ao aluno o formulrio de solicitao de documentos. Se no houver nenhum impresso, imprimir o documento Modelos > Formulrios > Solicitao de documentos. Emisso atravs do site institucional: o Acessar o site www.ifrn.edu.br seo cursos (menu esquerdo do site). o Procurar pelo curso desejado e clicar sobre o arquivo que se apresenta abaixo da expresso Plano de curso. o Abrir o arquivo, procurar as ementas desejadas e imprimir. o Encaminhar as ementas para assinatura. Emisso atravs dos arquivos digitais do setor: o Abrir a pasta DIAC.XX > Cursos. o Procurar pela pasta correspondente ao curso desejado. o Procurar por arquivo com o nome Plano de curso, ou Projeto pedaggico do curso ou algo semelhante. o Abrir o arquivo, procurar as ementas desejadas e imprimir. o Encaminhar as ementas para assinatura. Demais orientaes: o Depois de assinadas, depositar as ementas em local apropriado at que o aluno ou algum representante do mesmo venha busc-las. o As ementas s podem ser entregues ao aluno ou familiares do mesmo, desde que devidamente comprovado atravs de documento de identificao, ou a alguma outra pessoa, desde que antecipadamente autorizado pelo aluno.

Diplomas e Certificados A emisso de Diplomas e Certificados deve ser solicitada Coordenao de Registros Acadmicos do Cmpus Natal Central (Diploma de cursos regulares) ou Pr-Reitoria de Ensino (certificado de concluso de ensino mdio via ENEM). Observao 1 : Os fluxos dos processos para emisso de diplomas e emisso do certificado de concluso do ensino mdio atravs do ENEM esto descritos nos anexos 1 e 2, respectivamente. Observao 2 : O aluno s ter sua matrcula concluda aps finalizar todas as obrigaes do currculo acadmico, ou seja, disciplinas curriculares, prtica profissional, atividades complementares, ENADE (para os quem fazer cursos de graduao), e colao de grau (para os cursos que exige colao). Consulta, Mudana de Dados e Senha de Acesso dos alunos ao Sistema Acadmico No Sistema Acadmico, acessar o menu Consultas, Dados dos Alunos. Digitar a matrcula do aluno e pressionar a tecla Enter. o Caso no tenha em mos a matrcula do aluno, digitar parte do nome do mesmo e clicar no boto com a estampa de um binculo. Na tela que se abre, clicar no registro adequado e depois sobre o boto Ok. Consultar os dados desejados, clicando nas guias prprias. Para alterar a senha, basta clicar na guia Dados Acadmicos, e clicar no boto Reiniciar senha. Para atualizar os dados cadastrais do aluno, clicar no boto Atualizar dados e preencher com as novas informaes, notando que as informaes esto divididas

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por guias. Aps a atualizao dos dados, clicar em aplicar.

Trancamento e Cancelamento Voluntrio de Matrcula Fornecer ao aluno um formulrio de Nada Consta, e solicitar que o mesmo busque os setores responsveis (biblioteca, apoio acadmico, coordenao de estgio e diretoria acadmica) para indicar a ausncia de pendncias. Se no houver nenhum impresso, imprimir o documento DIAC.XX > Modelos > Formulrios > Uso do setor > Nada Consta. Seguir os mesmos procedimentos referentes aos requerimentos em geral, devendo o aluno marcar a opo Trancamento de matrcula ou Cancelamento de matrcula, conforme o caso. O formulrio de nada consta dever ser anexado junto ao requerimento. Nos casos em que, pela ausncia do aluno, no for possvel recolher o nada consta, deve-se encaminhar um memorando para os setores responsveis informando nome e matrcula do aluno para que os setores tenham conhecimento do fato e tomem as devidas providncias. No sistema acadmico, acessar Procedimentos Acadmicos por Matrcula e escolher o procedimento adequado.

Transferncia de Alunos intercmpus A transferncia intercmpus pode ocorre a qualquer tempo em casos de mudana/transferncia por emprego ou situao especial de familiar responsvel pelo sustento do aluno ou atravs edital lanado pela Pr-Reitoria de Ensino. Necessariamente, os pedidos de transferncia que no estejam amparados por edital ou por lei(ex-officio), devero ter a anlise da Pr-Reitoria de Ensino. No cmpus de origem: o Fornecer ao aluno um formulrio de requerimentos. Se no houver nenhum impresso, imprimir o documento DIAC.XX > Modelos > Formulrios > Requerimentos. o Orientar o interessado com relao a possveis dvidas no preenchimento do requerimento. O interessado dever marcar a opo Transferncia e informar o curso e Cmpus no qual est atualmente matriculado, bem como o curso e Cmpus para o qual pretende ser transferido. Dever tambm descrever a situao geradora da necessidade da transferncia. o Conferir se o aluno anexou a documentao comprobatria da situao que est sendo descrita como motivo da transferncia. Exemplo: cpia de carteira de trabalho, declarao de transferncia emitida pela empresa etc. o Anexar uma cpia do histrico e do boletim escolar. o Encaminhar o requerimento para elaborao de parecer da Diretoria Acadmica, da equipe Tcnico-Pedaggica e da assistncia estudantil. o Encaminhar o requerimento Pr-Reitoria de Ensino que, aps anlise e constatao de existncia de vaga, devolver o processo ao cmpus de origem com o parecer final. o Caso a transferncia seja aceita: ! Contatar o interessado, solicitar que seja preenchido o formulrio de Nada Consta, e solicitar que o mesmo busque os setores responsveis (biblioteca, apoio acadmico, coordenao de estgio e diretoria acadmica) para indicar a ausncia de pendncias. Se no houver nenhum impresso, imprimir o documento DIAC.XX > Modelos > Formulrios > Uso do setor > Nada Consta. ! Anexar o Nada Consta totalmente preenchido ao processo; ! Providenciar cpia de toda a documentao da pasta/envelope do aluno e anexar ao processo; ! Proceder a Transferncia Interna do aluno no Sistema Acadmico. ! Anexar ao processo o comprovante da nova matrcula do aluno. ! Encaminhar o processo para o cmpus de destino.

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Caso a transferncia no seja aceita, contatar o candidato para informar o motivo. No cmpus de destino: Caso a transferncia seja aceita, e aps chegada do processo completo do Cmpus de origem, contatar o interessado e solicitar a presena do mesmo ao Cmpus para preencher os formulrios comuns de matrcula. O aluno dever tambm fazer a entrega de 2 (duas) fotos 3x4. o Depositar os documentos do aluno, bem como os formulrios que o mesmo preencheu, em um envelope, que dever ser colocado na pasta referente ao curso/turno em que o aluno ser inserido. o

Transferncia de Alunos de outra Instituio para o Cmpus As transferncias de outras instituies somente podero acontecer atravs de aprovao em edital especfico publicado pela Pr-Reitoria de Ensino, ou, como exceo, em casos de transferncia ex-officio. Assim, aps publicao do resultado da seleo, o procedimento de matrcula deve ser similar ao de alunos aprovados em processos seletivos. No caso de transferncia ex-officio, o interessado dever procurar o setor de protocolo do Cmpus para o qual deseje ser transferido e dar entrada em um processo administrativo, anexando Histrico e ementas de seu curso anterior, alm de documentos que comprovem o processo de transferncia referente ao seu trabalho. Caso o candidato seja aprovado para transferncia, ser necessrio emitir declarao de existncia de vaga DIAC.XX > Modelos > Declaraes e Certificados > Aluno > Declarao de disponibilidade de vaga que comprova a existncia de vaga no Cmpus. No sistema acadmico, para os casos de transferncia ex-officio, acessar Matrcula de Ingressantes e escolher Matrcula Direta. J para as transferncia realizadas via edital, acessar Matrcula de Ingressantes e escolher Processo Seletivo. Transferncia de Alunos para outra Instituio Solicitar do aluno documento que comprove a existncia de vaga na Instituio para a qual deseja se transferir. o Sendo o estudante menor de 18 anos, caber aos pais (ou responsvel) a solicitao da transferncia Fornecer ao aluno o formulrio de solicitao de documentos (DIAC.XX > Modelos > Formulrios > Solicitao de documentos.), onde o mesmo ir solicitar um histrico, um boletim (caso o perodo letivo esteja em curso), uma declarao de que aluno do curso e as ementas das disciplinas. Fornecer ao aluno um formulrio de Nada Consta (DIAC.XX> Modelos> Formulrios> Uso do setor> Nada Consta), e solicitar que o mesmo busque os setores responsveis (biblioteca, apoio acadmico, coordenao de estgio e diretoria acadmica) para indicar a ausncia de pendncias. Abrir e preencher a Guia de Transferncia, localizada em DIAC.XX > Modelos > Formulrios > Uso do setor > Guia de transferncia, imprimindo em seguida. Receber do aluno o termo de Nada Consta preenchido, e entregar-lhe a Guia de Transferncia, o histrico, o boletim, as ementas das disciplinas cursadas e a declarao. No sistema acadmico, acessar Procedimentos Acadmicos por Matrcula e escolher o procedimento de transferncia externa.

ATENDIMENTOS PRESTADOS A PROFESSORES


Alm dos atendimentos descritos a seguir, so comuns os atendimentos para reserva de ambientes, materiais e equipamentos e emisso de listagem de alunos da turma (para aulas de campo). Em alguns cmpus, estes atendimentos so feitos em conjunto com a Administrao Escolar ou Apoio Acadmico.

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Mudana de Senha de Acesso dos professores no Sistema Acadmico No Sistema Acadmico, acessar o menu Consultas, Dados dos Professores. Digitar a matrcula do professor e pressionar a tecla Enter. o Caso no tenha em mos a matrcula do professor, digitar parte do nome do mesmo e clicar no boto com a estampa de um binculo. Na tela que se abre, clicar no registro adequado e depois sobre o boto Ok. Consultar os dados desejados, clicando nas guias prprias. Para alterar a senha, basta clicar na guia Dados Professores, e clicar no boto Reiniciar senha.

Mudana de Dados do professor no Sistema Acadmico No sistema Acadmico, acessar o menu Cadastro, Atualizar dados dos Professores. Digite a matrcula, nome ou CPF do Professor e clique em Listar, aps aparecer o professor na lista clique sobre o mesmo e depois em Alterar. Aps a atualizao dos dados, clicar em aplicar.

Cadastro de Novos Professores no Sistema Acadmico No sistema Acadmico, acessar o menu Aplicao, configurao e selecionar Cadastros Gerais, Professores. Para os casos em que o professor vem remanejado de outro cmpus dever ser aberto um chamado para a coordenao do sistema acadmico, solicitando a mudana de lotao do professor.

Observao: importante que a secretria sempre verifique se os professores cadastrados no sistema so aqueles que esto de fato ministrando aula no cmpus. Para isso dever ser emitida, semestralmente, uma listagem de professores do cmpus acessando a funcionalidade Relatrios Gerais, Listagem de Professores. Impresso de Dirios No Sistema Acadmico, acessar o menu Relatrios Gerais, Dirio de Classe. Informar o ano/perodo letivo, a etapa a que o(s) dirio(s) se refere(m), e o nome do professor, pressionando em seguida a tecla Enter ou clicando no cone que contm a figura de um binculo, para pesquisar a relao de professores cadastrados. Clicar em Listar, selecionar os dirios desejados e depois clicar em Imprimir.

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ATUALIZAO DE DADOS EM SISTEMAS DO MEC


Alm do sistema acadmico, base de dados de uso dirio da instituio, existe trs outros sistemas que requerem preenchimento por parte da Secretaria Acadmica, a saber: SISTEC, EDUCACENSO e CENSUP. Para esclarecimento de dvidas sobre esses 03(trs) sistemas pode-se contatar, a qualquer poca do ano, a Assessoria de Informaes e Dados Institucionais (ASINDI/RE), que mantm contato com as Diretorias Acadmicas para comunicar os prazos de preenchimento dos sistemas EDUCACENSO e CENSUP, alm de realizar o controle de qualidade de todos os sistemas. Sistec - Atualizao do Sistema Nacional de Informaes da Educao Profissional e Tecnologia. O SISTEC um programa do Governo Federal cujo objetivo promover mecanismos de registro e controle dos dados da educao profissional e tecnolgica no pas. Basicamente, o sistema caracteriza-se por registrar dados quantitativos dos cursos tcnicos (subsequente e integrado), Graduao, Ps-Graduao, FIC, PROEJA FIC. Este sistema serve como base para composio da matriz oramentria do IFRN. O acesso ao SISTEC feito por meio do endereo http://sistec.mec.gov.br, local onde, tambm, pode ser encontrado o manual do sistema. O procedimento para manter o SISTEC atualizado e consistente com os dados que se encontram Sistema Acadmico so: Solicitar permisso de acesso ASINDI/RE caso ainda no possua; Cadastrar os cursos; Cadastrar, a cada incio de turmas novas, os ciclos de matrcula e os alunos correspondentes; Atualizar a base de dados mensalmente, at o dia 25 do ms subsequente, quando houver alterao na situao (evaso, cancelamento, concluso, transferncias, etc) dos alunos j cadastrados no SISTEC (sugere-se atualizar no SISTEC to logo a alterao seja feita no Sistema Acadmico); Emitir mensalmente o relatrio Alunos por Situao e Ciclo de Matrcula disponvel no SISTEC (Aba Administrao >> Consulta) e confrontar estes dados com a Listagem de Alunos obtida no Sistema Acadmico, para assegurar a exatido das informaes; Observao 1: comum, durante visitas do TCU, o confronto entre dados lanados no SISTEC e no Acadmico. Educacenso - Atualizao do Censo da Educao Bsica O EDUCACENSO uma ferramenta que permite obter dados tanto das redes pblicas (federal, estaduais e municipais) quanto da rede privada. A partir dos dados do EDUCACENSO, calculado o ndice de Desenvolvimento da Educao Bsica (IDEB) e planejada a distribuio de recursos para alimentao, transporte escolar e livros didticos, entre outros. Neste sistema sero solicitadas informaes sobre infraestrutura do cmpus, turmas, alunos e docentes dos cursos tcnicos (subsequente e integrado) e PROEJA FIC. O acesso ao Educacenso feito por meio http://www.educacenso.inep.gov.br/, e ocorre em 02(duas) etapas, a saber: do endereo

1 etapa (Junho a Julho) Cadastro de turmas, alunos e docentes e dados do cmpus; 2 etapa (Fevereiro a Maro) Registrar informao sobre o rendimento (Aprovado, reprovado, cancelado, etc) dos alunos. O processo para manter o Educacenso atualizado e consistente com os dados que se encontram no sistema Acadmico :

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Solicitar acesso ASINDI/RE ou Diretoria Acadmica caso ainda no possua; Durante a 1 etapa deve ser feito o cadastro/atualizao dos dados do Cmpus, turmas, alunos novatos e docentes/tutores novatos, bem como a vinculao dos alunos e docentes/tutores s turmas previamente cadastradas; Na 2 etapa deve ser feito a atualizao das informaes sobre o rendimento dos alunos j cadastrados no EDUCACENSO; Para os casos de admisso de alunos no segundo semestre do ano letivo, dever a secretaria (2 etapa do EDUCACENSO) realizar o cadastro e vinculao dos novos alunos s turma; Consultar ou emitir os relatrios N de alunos por turma e N de docentes/tutores disponveis no EDUCACENSO na opo relatrios; Confrontar com a Listagem de Alunos e Docentes obtida no Sistema Acadmico, para assegurar a exatido das informaes; Somente aps confirmar a consistncia entre os dados do Sistema Acadmico e EDUCACENSO que deve ser realizado o fechamento do censo e enviar o recibo para asindi@ifrn.edu.br

Censup - Atualizao do Censo da Educao Superior O censo da educao superior rene informaes sobre as instituies de ensino superior, seus cursos de graduao presencial ou a distncia, cursos sequenciais, vagas oferecidas, inscries, matrculas, ingressantes e concluintes, alm de informaes sobre docentes, nas diferentes formas de organizao acadmica e categoria administrativa. O acesso ao CENSUP feito por meio do endereo http://sistemascensosuperior.inep.gov.br, e uma vez por ano, especificamente nos meses de fevereiro a maio; O processo para manter o CENSUP atualizado e consistente segue a seguinte rotina: Solicitar acesso ASINDI/RE, caso, ainda, no seja cadastrado; Cadastrar informaes sobre caractersticas e movimentao da biblioteca do Cmpus (buscar dados junto Coordenao da Biblioteca); Conferir e atualizar dados dos cursos superiores; Cadastrar alunos que no estejam na base (SEMPRE deve-se PESQUISAR antes de cadastrar) e vincular ao respectivo curso; Atualizar os dados dos alunos que j esto na base e vincular ao curso, caso no estejam; Cadastrar docentes que no estejam na base (SEMPRE deve-se PESQUISAR antes de cadastrar) e vincular ao(s) respectivo(s) curso(s) Atualizar os dados dos docentes que j esto na base e vincular ao(s) curso(s), caso no estejam; Consultar ou emitir os relatrios Docentes por Curso e Detalhado por Aluno disponveis no CENSUP; Confrontar com a Listagem de Alunos obtida no Sistema Acadmico, para assegurar a exatido das informaes; Informar a concluso do preenchimento ASINDI/RE;

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ATIVIDADES REALIZADAS A CADA FINAL E INCIO DE SEMESTRE


CERTIFICAO DE CONHECIMENTOS E APROVEITAMENTO DE ESTUDOS.
Certificao de Conhecimentos o processo pelo qual o aluno realiza uma prova e, se passar, fica dispensado de acompanhar a disciplina. Aproveitamento de Estudos o processo pelo qual o aluno apresenta a ementa da disciplina que deseja aproveitar, bem como o histrico que comprove seu rendimento em tal disciplina, em outro curso que j tenha efetuado. Se o aproveitamento for deferido, o aluno fica dispensado de acompanhar a disciplina. Para ambos os casos deve-se: Fornecer ao aluno requerimento prprio para o procedimento que o mesmo deseja realizar. Se no houver nenhum impresso, imprimir o documento Modelos > Formulrios > Certificacao_Conhecimentos ou AproveitamentoEstudos. Receber e anexar ao requerimento documentao que apoie sua solicitao, no caso de aproveitamento de disciplinas. Abrir o arquivo Controle Geral presente na pasta de arquivos digitais de perodo corrente, e registrar o requerimento no local prprio, preenchendo todas as informaes solicitadas.

Aes para a certificao de conhecimentos ( Arts. 272 277 da Organizao Didtica 2012) Concludo o prazo para as solicitaes, agrupar, com a ajuda do arquivo digital de controle dos requerimentos, a quantidade de solicitaes por disciplina e modalidade do curso. Repassar as informaes do levantamento par ao Diretor Acadmico, a fim de que sejam determinados os professores que ficaro responsveis pela elaborao e correo das provas. Receber as provas corrigidas. Para as disciplinas em que o aluno for considerado apto (nota igual ou superior a 60), lanar os resultados no Sistema Acadmico. o No Sistema Acadmico, acessar o Menu Aplicao, Registro Escolar, e logo depois o menu Consultas, Dados dos alunos. o Selecionar o campo Matrcula, digitar a matrcula do aluno e pressionar a tecla Enter. o Caso no tenha em mos a matrcula do aluno, digitar parte do nome do mesmo e clicar no boto com a estampa de um binculo. Na tela que se abre, clicar no registro adequado e depois sobre o boto Ok. o Clicar com o boto direito em qualquer parte da tela de consulta de dados do aluno, e escolher a opo Matrcula por componente curricular. o Clicar com o boto direito sobre o nome da disciplina, e escolher a opo ACELERAO DE ESTUDOS. o Verificar se o ano e perodo letivo em que o aluno realizou a prova de certificao est correto. o Informar no campo Observaes: Disciplina cumprida atravs de Certificao de Conhecimentos. o Ativar o campo Informe a avaliao do aluno para esta disciplina, e no quadro em frente informar a nota obtida pelo aluno na prova, numa escala de 0 a 100 pontos. o Clicar sobre o boto OK. Divulgar no mural os resultados da certificao. Arquivar as provas no envelope dos alunos.

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Aproveitamento de estudos ( Arts. 268 - 270 da Organizao Didtica 2012) Concludo o prazo para as solicitaes, agrupar, com a ajuda do arquivo digital de controle dos requerimentos, a quantidade de solicitaes por disciplina e modalidade do curso. Imprimir as ementas referentes s disciplinas que os alunos desejam aproveitar. Juntar s ementas impressas cpia daquelas que foram trazidas pelos alunos, fazendo as devidas anotaes do nome do aluno e os resultados obtidos pelos mesmos. Repassar o material para o Diretor Acadmico, a fim de que sejam determinados os professores que ficaro responsveis pela anlise. Receber dos professores os documentos aps a anlise, pedindo que eles registrem o resultado no requerimento de aproveitamento preenchido pelos alunos. Para as disciplinas que os professores julgarem adequadas ao aproveitamento, lanar os resultados no Sistema Acadmico. o No Sistema Acadmico, acessar o Menu Aplicao, Registro Escolar, e logo depois o menu Consultas, Dados dos alunos. o Selecionar o campo Matrcula, digitar a matrcula do aluno e pressionar a tecla Enter. ! Caso no tenha em mos a matrcula do aluno, digitar parte do nome do mesmo e clicar no boto com a estampa de um binculo. Na tela que se abre, clicar no registro adequado e depois sobre o boto Ok. o Clicar com o boto direito em qualquer parte da tela de consulta de dados do aluno, e escolher a opo Matrcula por componente curricular. o Clicar com o boto direito sobre o nome da disciplina, preferencialmente naquela onde o aluno iria cursar, e escolher a opo APROVEITAMENTO DE DISCIPLINA. o Ter em mos os documentos apresentados pelo aluno ao dar entrada no requerimento de aproveitamento de disciplinas. o Informar o ano e o perodo letivo em que o aluno cursou a disciplina que est utilizando para realizao do aproveitamento. o Informar a instituio de ensino onde o aluno cursou a disciplina. o Informar o sistema de avaliao utilizado pela instituio onde o aluno cursou a disciplina. ! Essa informao deve ser selecionada dentre as opes oferecidas pelo Sistema Acadmico. Caso a instituio de ensino no esteja cadastrada, ou no sejam apresentadas opes em relao ao sistema de avaliao, deve-se contatar os responsveis pelo suporte tcnico do Sistema Acadmico na Pr-Reitoria de Ensino, a fim de que sejam tomadas as medidas adequadas. o Informar o nome da disciplina que o aluno cursou originalmente, a carga horria, a nota obtida e o percentual de frequncia do aluno na disciplina. o Conferir se o ano e o perodo letivo em que o aproveitamento de disciplinas est sendo realizado est correto. o Ativar o campo Informe a avaliao do aluno para esta disciplina, e no quadro em frente informar a nota obtida pelo aluno na prova, numa escala de 60 a 100 pontos. o Caso necessrio, preencher o campo Observaes. o Clicar sobre o boto OK. Divulgar no mural os resultados dos aproveitamentos. Arquivar os processos de aproveitamento no envelope dos alunos.

CADASTRO DE TRABALHO DE CONCLUSO DE CURSO


A partir da orientao dada pela PORTARIA N. 1215/2009-Reitoria/IFRN facultado ao aluno do IFRN a escolha entre estgio no obrigatrio e/ou projetos integradores e/ou projetos de extenso e/ou projetos de pesquisa, resultando em relatrios, sob o acompanhamento e superviso de um professor orientador, e podendo ser desenvolvidos no prprio IFRN, na comunidade e/ou em locais de trabalho.

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Assim, caber a secretria acadmica lanar, como resultado da prtica profissional na modalidade de projeto, o Trabalho de Concluso de Curso do aluno. Procedimento para cadastrar o trabalho de concluso de curso quando o aluno opta por fazer projeto como prtica profissional: Verificar se a matriz curricular do aluno est configurada para estgio ou projeto final: o Isso pode ser verificado atravs do histrico do aluno ou fazendo uma consulta ao cadastro de matrizes curriculares; o Por padro o aluno matriculado na matriz que exige estgio; Se a matriz estiver configurada para estgio o prximo passo ser reconfigura-l para a habilitao projetos finais: o No sistema acadmico acessar o menu Procedimentos Acadmicos Por Matrcula, Mudar de Matriz curricular; o Na tela que surge, selecionar no campo nova matriz curricular a matriz com mesmo cdigo da matriz atual e no campo nova habilitao selecionar a que apresenta o texto projetos finais; o Aps feitas essas alteraes clicar em confirmar. Com a matriz curricular configurada para receber dados do projeto final de curso, acessar Cadastros, Projetos Finais, Cadastro. Em seguida, preencher as informaes solicitadas e clicar em inserir. Observao: Este procedimento de mudana de habilitao de matriz aplicado apenas para os cursos anterior ao ano de 2012.

CONFIGURAR COLAO DE GRAU


Para os cursos que exige colao a secretaria acadmica dever ao final de cada perodo configurar a colao de grau dos cursos. Para a configurar uma colao de grau no Sistema Acadmico, acesse o menu Procedimentos Acadmicos, colao de Grau; Na tela que surge entre com os dados de descrio, data da colao e situao e clique no boto inserir; Aps isso, v para aba matrculas e liste as matrculas que deseja inserir na colao de grau usando um dos filtros disponveis; Transporte a listagem das matrculas que esto aguardando colao de grau para o lado direito usando os botes correspondente; Ao final clique em fechar.

Observao: Uma matrcula somente estar na situao Aguardando Colao de Grau aps o aluno ter concludo as disciplinas, prtica profissional e atividades complementares.

RENOVAO DE MATRCULAS
Todos os alunos devem realizar a renovao de sua matrcula no final de cada perodo letivo, de acordo com a periodicidade do curso (semestral ou anual). O perodo de renovao de matrculas determinado no Calendrio Acadmico. O aluno que no realiza a renovao de sua matrcula considerado EVADIDO. O procedimento de renovao de matrculas realizado atravs de link especfico disponibilizado atravs do sistema Acadmico web, na verso web utilizada pelos alunos. Quando, por qualquer motivo, o procedimento padro no possa ser realizado, o processo de renovao de matrculas seguir as seguintes etapas: Imprimir o formulrio DIAC.XX > Modelos > Formulrios > Renovao de

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matrculas. Informar aos alunos que devero comparecer Secretaria Acadmica e solicitar que os mesmos preencham o documento mencionado no tpico anterior. No Sistema Acadmico, clicar no menu Procedimentos Acadmicos, Pr-matrcula, Pr-matrcula manual. o Caso j tenha ocorrido a virada do Sistema, a renovao deve ser feita em Procedimentos Acadmicos, RENOVAO de matrculas. Configurar adequadamente o ano/perodo. Digitar a matrcula do aluno, ou parte do seu nome e pressionar a tecla Enter. Clicar em Confirmar. Clicar em No quando o Sistema perguntar se quer imprimir o comprovante. Preencher, no formulrios destinado renovao de matrculas, junto aos dados do aluno cuja matrcula foi renovada, o nome do servidor que efetuou a renovao e a data em que isso ocorreu.

MATRCULAS DE NOVOS ALUNOS


Normalmente, todo semestre ocorre a entrada de novos alunos na Instituio, e sua matrcula de responsabilidade da Diretoria Acadmica. As regras referentes s matrculas so regidas por Edital. Todo candidato que, mesmo aprovado, no se enquadrar no que est previsto no Edital deve ser encaminhado para o(a) Diretor(a) Acadmico(a), para anlise da situao, mas j um forte candidato a perder sua vaga. Ateno! O que garante a vaga do aluno na matrcula o preenchimento do Requerimento de Matrcula; dessa forma, no basta apenas preencher os dados cadastrais! As matrculas devem ser feitas tanto de forma manual quanto eletronicamente no sistema acadmico. Procedimentos Preliminares Organizar a sala na qual sero realizadas as matrculas Providenciar a documentao necessrios o Formulrio de requerimento de matrculas e dados cadastrais; o Declarao de compatibilidade com os requisitos e lista de documentos (especfico para a modalidade do curso); o Termo de cincia de incompatibilidade com os requisitos (para preenchimento pelos candidatos que no possam realizar a matrcula por no cumprir com os requisitos necessrios); o Termo de renncia de oportunidade de matrcula (caso algum candidato venha declaradamente a desistir da vaga); o Formulrio de requerimentos (para preenchimento por alunos que contenham matrcula em algum outro curso, com vistas a solicitar o cancelamento da matrcula); o Cpia do Edital regulamentador do processo seletivo. o Lista de classificados do processo seletivo. Providenciar os materiais necessrios: envelopes; caixas-arquivo; grampeadores; clips e grampos; canetas; colas; tesouras; rguas; marca-textos. Em caso de matrcula on-line no Sistema Acadmico, providenciar computadores com o Sistema Acadmico instalado e impressora.

Observao: O uso de computadores usando o sistema acadmico com mesma senha de usurio pode levar a matriculas duplicadas Procedimentos Gerais de Matrcula Checar se o nome do candidato consta na lista de aprovados. Entregar ao candidato, para preenchimento, o formulrio de declarao de compatibilidade com os requisitos e lista de documentos, de acordo com a modalidade do curso.

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Assim que entrar na sala, o candidato j deve receber o formulrio de requerimento de matrculas e dados cadastrais, o qual constar tambm com seu nmero sequencial para atendimento; o Caso o candidato seja menor de idade, dever estar acompanhado de responsvel legal, o qual ser responsvel pela assinatura dos documentos. Solicitar a cpia de toda a documentao do candidato, de acordo com o exigido no Edital, e conferir se as cpias conferem com os originais. Aps a conferncia, marcar as cpias dos documentos com o carimbo de autenticao e o carimbo do servidor que est realizando a matrcula, e assinar. Conferir atravs da documentao se o candidato atende s exigncias do Edital. o Caso seja verificado que o candidato no se enquadra nos requisitos previstos pelo Edital, o processo de matrcula dever ser interrompido, e o candidato dever ser devidamente informado dos motivos desta atitude. Depois disto, deve ser solicitado ao candidato que preencha a Declarao de cincia de incompatibilidade com os requisitos, declarando que entendeu os motivos pelos quais a matrcula no foi realizada; Caso o candidato possua matrcula ativa em outro curso do IFRN, dever preencher o formulrio de requerimentos solicitando o cancelamento da matrcula anterior. o Caso o curso do qual o candidato era aluno acontea em outro Cmpus, o requerimento dever ser posteriormente protocolado e enviado Diretoria Acadmica correspondente. Depois de preenchidos todos os formulrios, os documentos do candidato so ajuntados com clips e guardados em um envelope, no qual ser escrito o nome e o curso do aluno e depositados numa caixa-arquivo. O ltimo passo ser preencher e carimbar o comprovante de matrcula, entregar ao candidato e repassar informaes sobre o incio das aulas. Posteriormente, as matrculas que forem feitas manualmente devem ser registradas no Sistema Acadmico. o

Matrcula no Sistema Acadmico (on-line) Para a matrcula no Sistema Acadmico, o primeiro passo ser configurar o mesmo para o ano/perodo adequados para as matrculas a se realizar. Em seguida, dever ser acessado o menu Procedimentos, Matrcula de ingressantes, processo seletivo. Aps o carregamento da janela, dever ser selecionado o processo seletivo a que o candidato se submeteu e depois digita-se o nome do candidato no local prprio, pressionando a tecla Enter logo em seguida. o Selecionar o processo seletivo que o aluno prestou com bastante cautela, conferira as informaes de matriz curricular, curso, turno etc. Quando o sistema localizar os dados do candidato, clicar em avanar e, ento, confirmar os dados que j constam no sistema e preencher o que falta. Se o sistema acusar que o candidato j tem matrcula no IFRN, deve-se fazer uma consulta para analisar se alguma das matrculas est ativa. Se estiver, o candidato s poder matricular-se mediante Cancelamento de Matrcula anterior em formulrio prprio. Depois de cumprir essa etapa, clicar em Avanar. Clicar em Concluir. Imprimir a ficha de dados cadastrais do aluno. Destacar o Comprovante de Matrcula, que se encontra na parte inferior da ficha de dados cadastrais, e entregar ao aluno.

Vagas Remanescentes Decorrentes da Ausncia de Candidatos Matrcula Caso algum candidato classificado no comparea, ou no caso de algum dos candidatos no puder efetuar sua matrcula, seja qual for o motivo, devero ser convocados os prximos candidatos da lista de espera de acordo com as determinaes do Edital, at o preenchimento total das vagas disponibilizadas. Levantar o nmero de vagas no preenchidas em cada curso, por forma de seleo (exame geral ou diferenciado).

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No Sistema Acadmico, acessar o menu Cadastro, Classificados. Selecionar o ano/perodo, o Cmpus e o processo seletivo adequados, e logo aps clicar em Listar. Clicar sobre qualquer um dos registros apresentados, e pressionar a tecla F10 do teclado. Na janela que se abre, adicionar os campos CURSO, CLASSIFICAO, NOME, CELULAR, TEL_RESIDENCIAL, TEL_COMERCIAL, EMAIL, ENDEREO, NUMERO, COMPLEMENTE, BAIRRO, COD_CIDADE, CEP, RG, CPF. Aguardar o carregamento da planilha, e salvar o arquivo. Na planilha, clicar na guia Pgina Inicial, escolher a opo Classificar e filtrar, e selecionar Filtro. Atravs dos filtros, classificar os registros por curso, e em seguida por classificao. Verificar os candidatos que devem ser convocados, de acordo com o nmero de vagas em aberto e com as determinaes do edital. Em conjunto com o(a) Diretor(a) Acadmico(a), e de acordo com as determinaes do Edital, enviar a relao dos candidatos reclassificados para o servidor responsvel pela manuteno e atualizao do site do Cmpus, para que a mesma possa ser divulgada. Contatar o candidato por telefone, e-mail e telegrama, oferecendo prazo adequado para que ele comparea para realizar sua matrcula Quando o candidato convocado comparecer Instituio, seguir o procedimento normal de matrculas. Caso algum candidato reclassificado no comparea no prazo oferecido para a realizao da matrcula, devero ser realizadas outras chamadas, at o completo preenchimento das vagas.

Matrcula por Transferncia, Reopo e Reingresso (Arts.193-204 da Organizao didtica 2012) O IFRN permite, ainda, a admisso de estudantes por reingresso, reopo(para cursos de engenharia), transferncia voluntria e compulsria (ex-officio). Todos os processos de admisso de alunos, exceto transferncia ex-officio, devem estar amparados por um edital de vagas da Pr-Reitoria de Ensino. Dessa forma, no recomendada a realizao de matrcula de aluno que no tenha sido devidamente autorizado pela Pr-Reitoria de Ensino, sob pena de responsabilizao em auditoria externa ou interna. Apesar do Q-Acadmico possuir a opo de matrcula por transferncia, no IFRN padronizaremos que as formas de admisso supracitadas sero realizadas por meio da opo de Matrcula Direta. Para a matrcula no Sistema Acadmico, o primeiro passo ser configurar o mesmo para o ano/perodo adequados para as matrculas a se realizar. Em seguida, dever ser acessado o menu Procedimentos, Matrcula de ingressantes, matrcula direta. Aps o carregamento da janela, digita-se nome e cpf do candidato no local prprio, pressionando o boto prximo logo em seguida. Se o sistema acusar que o candidato j tem matrcula no IFRN, deve-se fazer uma consulta para analisar se alguma das matrculas est ativa. Se estiver, o candidato s poder matricular-se mediante Cancelamento de Matrcula anterior em formulrio prprio. Confirmar os dados que j constam no sistema e preencher o que falta, depois de cumprir essa etapa, clicar em prximo. Aps o preenchimento dos dados pessoais entre com forma de ingresso, curso, matriz curricular e perodo inicial, aps isso clicar em Concluir. Imprimir a ficha de dados cadastrais do aluno. Destacar o Comprovante de Matrcula, que se encontra na parte inferior da ficha de dados cadastrais, e entregar ao aluno

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CONFECO DO CARMETRO DOS ALUNOS E IMPORTAO DE FOTOS PARA O SISTEMA


Concluir o processo de matrculas no Sistema Acadmico. No Sistema Acadmico, acessar o menu Relatrios de alunos, Listagem de Alunos. Conferir o ano e perodo letivo exibidos na janela, e ajust-los, caso necessrio. Preencher o nome do curso, selecionar em Sit. perodo o status Matriculado e marcar em Formato do Relatrio a opo Etiquetas - Fotos. Clicar em Imprimir. Colar a foto de cada um dos alunos da turma no local designado. Seguir o mesmo procedimento para cada turma. Digitalizar cada pgina do carmetro, utilizando um scanner. o No software do scanner, procurar por uma opo que permita que cada foto gere um arquivo separado. Caso no exista essa funo, dever ser escaneada a pgina inteira e, utilizando-se de algum programa de edio de imagens, cada foto deve ser recortada e salva em um arquivo individual, preferencialmente no formato JPG. o As imagens devero ser salvas no endereo DIAC.XX 20xx > Alunos > 20xx.x > Fotos. o Cada arquivo de foto deve ser posteriormente renomeado, trocando o nome padro com o qual o arquivo foi salvo pelo cdigo numrico que aparece logo abaixo da foto do aluno na folha do carmetro. Fazer a importao das fotos dos alunos em lote para o Sistema Acadmico. o No Sistema Acadmico, selecionar o menu Aplicao, Configurao, Manuteno dos dados, Carregar Arquivos em Lote o Indicar o tipo de Imagem a ser importada: Fotos de Pessoas o Clicar no boto Carregar Imagens e indicar a pasta onde se encontram as fotos (DIAC.XX 20xx > Alunos > 20xx.x > Fotos). o Clicar no boto OK (de confirmao de indicao da pasta de origem das fotos) > o procedimento de importao ser disparado o Analisar o log da importao, ao final do processo. Acessar novamente o menu Relatrios de alunos, Listagem de Alunos, preencher os dados necessrios e clicar em visualizar, para verificar se todas as fotos foram devidamente importadas.

IMPRESSO DAS ETIQUETAS DAS PASTAS/ENVELOPES DOS ALUNOS


Concluir o processo de matrculas no Sistema Acadmico. No Sistema Acadmico, acessar o menu Relatrios de alunos, Listagem de Alunos. Conferir o ano e perodo letivo exibidos na janela, e ajust-los, caso necessrio. Preencher o nome do curso, selecionar em Sit. perodo o status Matriculado e marcar em Formato do Relatrio a opo Etiquetas - envelope. Colocar as folhas de etiquetas na impressora. Clicar em Imprimir. Selecionar o modelo Envelope Alunos OK. Selecionar o tipo de papel como Carta. Clicar em OK Imprimir as etiquetas. Colar as etiquetas nos envelopes correspondentes a cada aluno.

IMPRESSO DE LISTAGEM DE ALUNOS


Concluir o processo de matrculas no Sistema Acadmico. No Sistema Acadmico, acessar o menu Relatrios, Listagem de Alunos. Conferir o ano e perodo letivo exibidos na janela, e ajust-los, caso necessrio. Preencher o nome do curso, selecionar em Sit. perodo o status Matriculado e marcar em Tipo de Relatrio a opo Simples. Na parte Agrupamento, selecionar a opo Curso e Perodo. Clicar em Imprimir.

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ATUALIZAO DAS CAIXAS-ARQUIVO


Novas Turmas Durante as matrculas, os envelopes dos alunos so depositados de forma desorganizada nas caixas-arquivo, a fim de agilizar os procedimentos. Aps isso, elas devem ser organizadas. Definir as pastas designadas para cada semestre letivo de ingresso. Confeccionar as etiquetas para as novas pastas, de acordo com o modelo utilizado para as anteriores, utilizando uma cor diferente para as etiquetas das caixas-arquivo de cada perodo letivo. Distribuir os envelopes dos alunos na caixa-arquivo do seu respectivo perodo de ingresso. Confeccionar o carmetro. Colar as etiquetas nos envelopes. Dentro de cada pasta, organizar os envelopes em ordem alfabtica.

Turmas antigas Aproximadamente um ms aps o incio das aulas de cada perodo letivo, deve ser realizado um exame das caixas-arquivo das turmas a fim de verificar a permanncia de envelopes de alunos cuja matrcula no se encontra mais ativa. Caso existam, esses envelopes devem ser remanejados para o arquivo passivo. Arquivo passivo Todos os envelopes dos alunos que no possuem mais matrculas ativas so depositados no chamado Arquivo Passivo. Cada envelope deve receber um nmero de registro no arquivo, seguindo um mesmo padro, de forma sequencial. Os procedimentos a serem seguidos so os seguintes: Identificar os envelopes que devem ser remanejados para o arquivo passivo. Organizar adequadamente os documentos do aluno dentro do envelope. o Caso o envelope j esteja muito danificado, dever ser substitudo. De acordo com o padro seguido nos outros envelopes da caixa-arquivo, imprimir etiqueta ou anotar manualmente os seguintes dados: o Nmero sequencial do envelope. o Nome do aluno o Situao final da matrcula do aluno. Depositar os envelopes em caixas-arquivo, e colar nas mesmas etiquetas que indiquem o intervalo sequencial correspondente aos envelopes presentes em seu interior.

REGISTRO DOS HORRIOS DAS TURMAS NO SISTEMA ACADMICO


No Sistema Acadmico, acessar o menu Aplicao, Horrios, e logo aps o menu Procedimentos, Definir Horrio das turmas; Informar o ano e perodo letivo corretos, e escolher a turma; Definir o padro de horrios adequado; Cadastrar o horrio de cada disciplina, da seguinte maneira: o Escolher a disciplina; o Informar o ambiente de aprendizagem onde a disciplina acontece; o Clicar duas vezes sobre o horrio em que a disciplina oferecida;

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REGISTRO DOS HORRIOS ESPECIAIS DOS PROFESSORES NO SISTEMA ACADMICO


No Sistema Acadmico, acessar o menu Aplicao, Horrios, e logo aps o menu Procedimentos, Definir Horrio do professor; Informar o nome do professor, e pressionar a tecla Enter; Selecionar o padro de horrios correto <Horrio Padro do IFRN>; Registar os horrios um por um, da seguinte maneira: o Selecionar o tipo do horrio; o Selecionar o calendrio equivalente ao horrio; o Inserir uma descrio (caso necessrio); o Clicar duas vezes sobre o horrio em que a atividade acontece.

ORGANIZAO DO MURAL DA DIRETORIA ACADMICA


No mural da Diretoria devem constar os seguintes documentos: Horrio das Turmas Horrio dos Centros de Aprendizagem Calendrio Acadmico Informaes sobre Certificao de Conhecimentos e Aproveitamento de Estudos Horrio de atendimento externo da secretaria, da diretoria, da pedagogia e dos coordenadores de curso Avisos relevantes

ORGANIZAO DO MURAL DA SALA DOS SERVIDORES


No mural da sala dos servidores devem constar os seguintes documentos: Distribuio horria das aulas Calendrio Acadmico Avisos relevantes

ARQUIVAMENTO DOS DIRIOS DE CLASSE


No incio de cada perodo letivo, a Diretoria Acadmica deve solicitar aos professores que imprimam e assinem seus dirios referentes ao perodo letivo anterior. o O modelo que deve ser impresso o dirio de classe consolidado, que apresenta as notas e faltas de todos os bimestres e possui um campo para assinatura do professor. o Caso os professores no consigam realizar a impresso dos dirios, o procedimento para que a Secretaria Acadmica possa imprimi-los o seguinte: ! No Sistema Acadmico, acessar o menu Aplicao, Registro escolar, e em seguida o menu Relatrios gerais, Dirios dos professores. ! Informar o ano e o perodo letivo referentes aos dirios que sero impressos. ! Ativar o campo Professor, digitar o nome do mesmo e pressionar a tecla Enter. Se necessrio, fazer uma busca pelo professor atravs do boto com a estampa de um binculo preto, logo frente do local destinado digitao do nome. ! Clicar sobre o boto Listar. ! Mandar imprimir, para cada etapa da disciplina, a lista de notas e presena e atividades de aula(frente e verso) ! Repetir a operao para cada um dos dirios. o Caso algum professor deixe o Cmpus no perodo compreendido entre dois perodos letivos, ou no decorrer de algum deles, deve ser solicitado que, antes de ausentar-se, realize o procedimento de impresso e assinatura dos dirios de classe. Arquivar os dirios em caixas-arquivo ou pastas, separados por perodo letivo e por curso.

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CRIAO DE PASTAS ADMINISTRATIVAS


Para uma melhor orientao dos trabalhos na secretria importante que sejam criadas pastas com informaes de Horrio de Turmas, Horrio de Professores, Horrio de Ambientes e Telefones. Estas pastas sero extremamente teis no decorrer do perodo letivo. As capas das pastas listadas a seguir esto disponveis em DIAC.XX > Modelos > Etiquetas e sinalizaes > Capas das pastas administrativas. Horrio das Turmas Acessar a pasta DIACXX.20xx > Horrios e calendrio e imprimir o arquivo referente ao horrio das turmas.

Horrio dos Professores Acessar a pasta DIACXX.20xx > Horrios e calendrio e imprimir o arquivo referente ao horrio dos professores.

Horrio dos Ambientes Acessar a pasta DIACXX.20xx > Horrios e calendrio e imprimir o arquivo referente ao horrio dos ambientes. Telefones e Informaes Essa pasta contm os telefones dos diversos setores do cmpus e do IFRN, bem como informaes gerais sobre cursos e servios prestados pela Diretoria Acadmica e horrio de atendimento externo dos servidores, facilitando o fornecimento de informaes pelos servidores da secretaria.

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ANEXO 01 PROCESSO PARA EMISSO DE DIPLOMAS


1 PROTOCOLO DO CAMPUS a) Receber a documentao referente solicitao do Diploma Para todos os alunos: requerimento (disponibilizado pelo protocolo); nada consta (biblioteca, apoio acadmico, diretoria acadmica e coordenao de estgios); cpia dos documentos (RG, CPF, Certido de Nascimento ou Casamento). Para alunos que realizaram TCC: monografia. Para alunos que realizaram estgio: cpia do contrato ou da carteira de trabalho; declarao da empresa (conforme modelo); relatrio de estgio (caso o estgio no seja curricular, mas o aluno tenha realizado, o relatrio de estgio obrigatrio). b) Formar o processo; c) Registrar a entrada do processo atravs do nmero do protocolo; d) Se o aluno entregou uma monografia encaminhar processo para diretoria acadmica do mesmo, caso contrrio, se entregou um relatrio de estgio, encaminhar para a Coordenao de Estgios e Egressos na Coordenao/Diretoria de Extenso do cmpus. 2 COORDENAO DE ESTGIOS E EGRESSOS DO CAMPUS a) Reconferir a documentao referente solicitao do Diploma; b) Conferir as assinaturas do relatrio de estgio, verificando se o mesmo foi aprovado; c) Informar, no Sistema Acadmico, para os alunos que fizeram estgio: nome da empresa, data de incio e trmino do estgio, nota quando for o caso e a respectiva carga horria; d) Despachar o processo para a Diretoria Acadmica a qual o aluno est vinculado. 3 SECRETARIA DA DIRETORIA ACADMICA DO CMPUS a) Conferir a documentao da pasta do aluno (arquivada na prpria Diretoria): cpia da Certido de Nascimento ou Casamento; cpia do documento de identidade; cpia do CPF; cpia do histrico e certificado do Ensino Fundamental (para os cursos tcnicos integrados), do histrico e certificado do Ensino Mdio (para os cursos tcnicos subsequentes e superiores de graduao), ou do histrico e certificado da graduao (para os cursos de ps-graduao). b) Reconferir as assinaturas do relatrio de estgio e/ou a da monografia de TCC; c) Cadastrar o projeto final do aluno no sistema acadmico, se for o caso de TCC; d) Atualizar e/ou conferir no Sistema Acadmico (dados pessoais de acordo com a certido de nascimento ou casamento): nome do aluno, filiao, data de nascimento, naturalidade; identidade (nmero, rgo expedidor e data da expedio), nmero do CPF; carga horria de estgio e TCC (quando obrigatrio ou opcional). e) Verificar se a situao de matrcula do aluno est como CONCLUDO, ou seja, o mesmo tenha cumprido todas as obrigaes exigidas no PPC do curso, tais como: disciplinas obrigatrias e optativas; prtica profissional; atividades complementares; colao de grau para os cursos que exige; situao do ENEM para os cursos que exige.

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f)

Conferir no Sistema Acadmico se o aluno j possui numerao de envelope/pasta registrado no arquivo passivo. Caso o aluno no possua numerao, prepara o envelope/pasta com nome e nmero; g) Acessar o menu Procedimentos acadmicos, Procedimentos acadmicos por matrcula, Atualizar datas de concluso e atualizar o nmero do envelope/pasta do aluno, data de concluso do curso e data da colao de grau (caso seja praticada para o curso); h) Preparar memorando destinado Coordenao de Registros Acadmicos (CRA) do Cmpus Natal Central, contendo as seguintes informaes: nome do aluno, nmero da matrcula e nmero do processo de solicitao do diploma; i) No caso das secretarias acadmicas do CNAT, despachar processo e pasta para o CRA/CNAT, caso contrrio fazer uma imagem digitalizada do memorando assinado e enviar para a CRA/CNAT no endereo de e-mail cra.cnat@ifrn.edu.br. 5 COORDENAO DE REGISTROS ACADMICOS CMPUS NATAL CENTRAL CRA a) Reconferir o histrico final do aluno; b) Verifica se existe dados pendentes para a emisso do diploma; c) Imprimir o diploma, duas vias do histrico escolar final, uma via da folha de registro e uma via da ficha de recebimento do diploma; d) Informar no sistema acadmico o nmero de srie do diploma; e) Assinar e arquivar a folha de registro no livro de registros. f) Enviar Reitoria o diploma, as duas vias do histrico escolar final e a ficha de recebimento do Diploma. 4 REITORIA a) Assinar (o Reitor) o Diploma. b) Enviar, para a Direo Geral do cmpus o diploma, as duas vias do histrico escolar final e a ficha de recebimento do Diploma. 5 DIREO-GERAL DO CAMPUS a) Assinar (o Diretor Geral do Cmpus) o diploma e as duas vias do histrico escolar ; b) Enviar, para a Diretoria Acadmica a qual o aluno est vinculado, o diploma, as duas vias do histrico escolar final e a ficha de recebimento do diploma. 6 DIRETORIA ACADMICA DO CAMPUS a) Assinar (o Diretor Acadmico) o diploma, as duas vias do histrico escolar final; b) Se o processo de emisso de diploma for de um aluno do cmpus Natal-Central, ento encaminhar para a CRA/CNAT, caso contrrio, encaminhar para a secretaria acadmica, para os procedimentos de: Entrega do Diploma e histrico final ao aluno, mediante assinatura da ficha de recebimento do Diploma. Arquivamento no envelope/pasta do aluno: uma cpia do histrico escolar final e a ficha de recebimento do Diploma. Arquivamento do envelope/pasta com a documentao (pessoal e acadmica) do aluno, no arquivo passivo.

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ANEXO 02 PROCESSO COM BASE NO ENEM

PARA

EMISSO DOS CERTIFICADOS

DE

ENSINO MDIO

1. PROTOCOLO DO CMPUS a) Recebe a documentao referente solicitao do certificado; Cpia do extrato de desempenho do estudante no ENEM; Cpia do documento de identidade; Cpia do Cadastro de Pessoas Fsicas do Ministrio da Fazenda CPF/MF; Cpia da certido de casamento ou nascimento. b) Forma o processo; c) Registra a entrada do processo no sistema; d) Envia o processo para a diretoria acadmica do Cmpus; no Cmpus Natal-Central, DIAC. 2. DIRETORIA ACADMICA DO CMPUS a) Confere a documentao exigida; b) Matricula o aluno no sistema acadmico (Procedimentos de apoio, ENEM, Lanar Resultados); c) Elabora memorando com o nmero do processo, o nome e o nmero de matrcula do requerente e encaminhar PROEN, via e-mail(cra@ifrn.edu.br), solicitando a impresso do certificado; d) Aps recebimento do certificado impresso e entrega do mesmo ao requerente, manter registro do processo de requerimento de certificao em pasta adequada para tal. 3. COORDENAO DE REGISTROS ACADMICOS DA PROEN a) Valida junto ao Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Ansio Teixeira (INEP)/MEC as informaes acerca do desempenho do estudante no ENEM; b) Registra em livro especfico a emisso do certificado e guarda o registro da solicitao (memorando); c) Providencia a impresso do certificado e encaminha ao reitor para assinatura; d) Encaminha o certificado assinado ao Diretor-Geral do Cmpus solicitante. 4. DIREO-GERAL DO CAMPUS a) Assina (o Diretor Geral do Cmpus) o certificado; b) Enviar o certificado, para a Diretoria Acadmica a qual o aluno est vinculado (no Cmpus Natal-Central, DIAC). 5. DIRETORIA ACADMICA a) Entrega o CERTIFICADO e arquiva processo em envelope/pasta adequada para tal.