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APRESENTAO Este manual de procedimentos acadmicos e administrativos trata-se um instrumento de apoio aos funcionrios que desenvolvem atividades rotineiras

no mbito da Secretaria Acadmica da Faculdade de Odontologia. Sua idealizao resulta da necessidade de compilao das normatizaes e prescries sobre os procedimentos necessrios para o cumprimento das rotinas administrativas e/ou acadmicas da Secretaria. O principal objetivo deste instrumento , atravs da centralizao de informaes aos alunos, professores e tcnicos administrativos, garantir eficincia na execuo das atividades acadmicas no mbito da graduao da Faculdade de Odontologia da Universidade Federal da Bahia. O resultado esperado a sistematizao das informaes e consequente melhoria e agilidade no atendimento ao pblico em questo. Portanto, este manual dever ser divulgado amplamente no mbito da Unidade de Ensino, bem como disponibilizado para todos os interessados, de modo a dirimir as dvidas que venham a surgir acerca do que, como e quando fazer determinado procedimento. DA SECRETARIA ACADMICA De acordo com o Art. 43 do regimento Interno da Faculdade de Odontologia UFBA, a Secretaria Acadmica, juntamente com outros setores, compe a Coordenao Tcnica, Administrativa e Financeira. Seu funcionamento e atribuies sero estabelecidos em Regulamento Interno prprio. A Secretaria ser subordinada diretamente Direo da Unidade de Ensino. DA COMPETNCIA Compete Secretria Acadmica desenvolver as atividades em cumprimento com a agenda acadmica da Universidade Federal da Bahia, atender aos alunos nos assuntos pertinentes s demandas do Colegiado e/ou departamentos, bem como procedimentos relacionados execuo das previses Regimento de Ensino e Graduao. Alm disso, executar as atividades administrativas operacionais oriundas das chefias de departamentos, tais como, apoio em reunies ordinrias, organizaes de documentos, apoio ao planejamento acadmico, impresso de cadernetas para os professores, criao e encaminhamento de processos de professores (estgio probatrio, progresso funcional, alterao de carga horria, etc.). DO PESSOAL A secretaria compe-se funcionrios do quadro Tcnico Administrativo da Faculdade, os quais atendero, de acordo com as deliberaes das chefias, s demandas oriundas dos Departamentos e do Colegiado de graduao FOUFBA, sempre sob a coordenao da Direo da Faculdade de Odontologia.

ESTRUTURA A Secretaria funcionar no 4 andar da Faculdade de Odontologia, onde funciona a Sala do Colegiado, composta de um setor externo de recepo aos alunos e um setor interno para ateno s demandas administrativas. COMUNICAO As ordens e deliberaes das Chefias dos Departamentos e do Colegiado de graduao devem ser endereadas via veculo oficial, respeitando os prazos estabelecidos nos Anexos I e II deste Manual. As demandas oriundas dos alunos para os servios relativos ao Colegiado ou Departamento devem ser protocoladas na recepo da secretaria e sero atendidas respeitando os prazos estabelecidos. A coordenao das atividades ser realizada no mbito interno, atravs da chefia da Secretaria Acadmica, de acordo com a disponibilidade de cada funcionrio que compe o setor. ATIVIDADES Constitui atividade da SEAC promover o atendimento s demandas da Comunidade FOUFBA (Alunos, Ex-alunos, Professores e demais pblicos), no que se refere ao fornecimento de informaes, emisso de documentos, acompanhamento de processos acadmicos e/ou administrativos, emisso de declaraes, dentre outros. Tais atividades sero agrupadas em Demandas do Colegiado e Demandas dos Departamentos. DEMANDAS DO COLEGIADO 1. PROCESSOS DE APROVEITAMENTO DE ESTUDOS, TRANCAMENTO DE ESTUDOS E REVALIDAES DE DIPLOMAS. ETAPAS

Registrar o parecer em Tabela do EXCEL Pasta do Colegiado

Enviar o processo via SIAD

Anexar pgina de despacho ao processo fsico

2.

DECLARAES E ASSINATURA EM COMPROVANTES DE MATRCULA. ETAPAS

Protocolar pedido

Preparar documento

Colher assinatura da chefia

3. ENCAMINHAMENTO PARA ESTGIO. ETAPAS

Recebimento das trs vias do Termo de Estgio

Coleta de assinatura do Coordenador de Curso

Entre do termo ao aluno e aguarda retorno da via da FOUFBA para arquivamento

4. OPERACIONALIZAO DO SISTEMA ACADMICO. 4.1 CONSULTAS: O menu consulta tem como objetivo fornecer informaes sobre a vida acadmica dos alunos vinculados ao Colegiado do curso de Odontologia da FOUFBA, bem como dados relativos ao planejamento no anos corrente e de anos anteriores. Com essa ferramenta possvel visualizar histricos, guias de matrculas, dados dos alunos, informaes sobre currculos, dentre outros. De acordo, com o perfil de acesso, tambm possvel acessar as auditorias de matrcula, uma funcionalidade que permite identificar quais alteraes foram realizadas na matrcula dos alunos.

Figura01

Conforme a figura acima, se verifica as funcionalidades vinculadas ao menu consulta: a) Alunos: - Grupo; Alunos com assinatura; Concluintes; Endereos; Forma de Ingresso; Forma de sada; Orientao acadmica; Por grupo; Relao Geral; Situao Matrcula. - Inconsistncia; Informaes incompletas; CPF; Curso de origem; Data de nascimento; E-mail; Senha. - Individual; Dados cadastrais; Fluxograma. b) Auditoria *: Histrico; Matrcula; Recusa matrcula; Situao matrcula. c) Candidato: Relao dos Candidatos por Colegiado d) Colegiado: Colegiados e Membros e) Currculo: Cadastro de disciplina; Capa; Grade curricular (compacta); Grade curricular (compacta) Alunos ativos; Grade por semestre; Lista de optativas; Lista de optativas Especiais; Pr-requisito de Disciplina. f) ENADE: Gera Arquivo para INEP; Lista Pr-selecionados. g) Gerenciais: Anlise Ocupaes Vagas; Coeficiente Mdio Curso; Departamentos; ndices Evaso; Ingressantes e Concluintes; Taxa Sucesso Graduao; Tempo Necessrio para Graduao. h) Histrico: Coerncia; Coerncia Perodos; Conjunto de Matrculas; Disciplinas sem Resultado; Perodo Especial. i) Inscrio Semestral: - Antes: Atingidos pelo REG; Calouros; Coeficiente Faixa Perodo; Coeficiente Global; Coeficiente Perodo Ingresso. - Aps: Caderneta para Conferncia; Cancelamento por Falta de Pr-requisito; Comprovante de Matrcula; Fora Limite Carga Horria; Inscritos e No Inscritos; Lista de Matrculas; No cumpriram Pr-Requisito. - Web: Acompanhamento de Disciplinas Solicitadas; Alunos que fizeram/No Fizeram Solicitao; Critrios para Escalonamento; Disciplina que o Aluno est Apto a cursar; Escalonamento dos Alunos; Monitoramento do Processamento dos critrios de Escalonamento Particulares; Prato-Feito; Resultado Final da Alocao por Aluno; Resultado Final da Alocao de Vagas; Totais Solicitaes. j) Planejamento: Anlise Demanda; Demanda Extra; Guia de Matrcula; Pedidos do Colegiado; Vagas oferecidas e Preenchidas. k) Tabelas: Forma de Ingresso; Forma de Sada; Situao Matrcula. * Apenas para o mdulo do coordenador de curso. 4.2 ATUALIZAES: O menu atualizaes tem com objetivo incluir, excluir, ou modificar informaes no sistema acadmico. Suas principais funcionalidades referem-se s informaes dos alunos, do Colegiado, do ENADE (trienalmente), das Inscries Semestrais

(matrculas) e do planejamento acadmico, o qual cumpri os prazos da agenda acadmica.

Figura02

De acordo com acima podemos acessar os seguintes aplicativos: a. Aluno: - Grupo; Associar Aluno e Grupo; Grupo Alunos; Indicar Provvel Concluinte. - Individual; Registrar Atividade Extra Escolar/Complementar; alterar Dados Cadastrais; Modificar a Grade; Alterar Projeto Final; E modificar Situao de Matrcula. b. Colegiado: Alterar Dados Cadastrais/Cadastros de Membros c. ENADE: Gerar Pr-selecionados; Validar Pr-selecionados. d. Efetuar Inscrio semestral: Presencial e. Efetuar Planejamento Acadmico: 5. Procedimentos para Concluintes de Curso 5.1 Registro de Atividades Complementares no SIAC, de acordo com a Resoluo 001/2012 do Colegiado FOUFBA, necessrio estabelecer um prazo no incio do semestre para que os alunos do ltimo e penltimo perodo tragam o formulrio juntamente com os comprovantes das atividades realizadas para que sejam registrados no SIAC; 5.2 Avaliao Curricular Aps confirmar a relao de provveis concluintes do semestre, encaminham-se as fichas preenchidas e assinadas pelo coordenador SECUP, dentro do prazo estabelecido na agenda acadmica; 5.3 Registro de Provveis Concluintes no menu atualizao do SIAC, de acordo com calendrio acadmico. necessrio fazer lista no dia da matrcula presencial para que todos os provveis concluintes assinem. Aps isso, inclui-se um a um no SIAC; 5.4 Aps recebimento do ofcio da Envio de Fichas ao Exrcito

6. Comunicao oficial 6.1 Atas aps reunio ordinria, registram-se os processos aprovados e a pauta o que ocorrer, encaminha-se a ata via e-mail para os membros do Colegiado e colhe-se a assinatura na prxima reunio plenria. 6.2 Portarias So criadas pelo coordenador (a) e publicadas pelos veculos oficiais, com numerao anual. 6.3 Ofcios So criados e editados pelo coordenador (a) de curso, numeradas anualmente. 6.4 E-mail Colegiado de graduao colegodo@ufba.br. Tal e-mail dever ser checado diariamente. A organizao das pastas e arquivos anexados responsabilidade do coordenador(a) e secretrio oficial do Colegiado. 7. Matrcula 7.1 WEB de acordo com planejamento, o aluno dever ter 7.2 Presencial O planejamento e organizao da matrcula presencial devero ser iniciados com a publicao do Guia e Escalonamento de matrcula; O Coordenador(a) definir a equipe que participar da matrcula presencial dando-a a autorizao de acesso ao sistema acadmico. Apenas participam desta etapa os alunos que no tiveram suas solicitaes da web plenamente atendidas. Durante a matrcula web gerada uma lista de demanda extra, a qual tambm pode ser acrescida durante a etapa presencial. Tal demanda ser atendida de acordo com autorizao (preferencialmente por escrito ou via email) do professor/departamento, sendo os critrios os mesmos da matricula web e presencial. 7.3 Presencial Ajuste (Lixo) Nesta etapa, todos os colegiados tm acesso s vagas restantes da matrcula presencial, sendo assim, as disciplinas comuns podero ser negociadas entre colegiados. Nesta etapa, os alunos so chamados por ordem de chegada. 8. Recebimento, protocolo e envio de atestados mdicos aos departamentos/ professores. 9. Apoio Administrativo aos Eventos desenvolvidos pelo Colegiado Semana Acadmica e Avaliao Interna FOUFBA
10. Publicao de Informativos E-mail, Mural, Facebook e Moodle.

11. ENADE

O ENADE um... 12. Planejamento acadmico Solicitao de vagas aos departamentos.

DEMANDA DOS DEPARTAMENTOS 1. PROCESSOS Aps formatura de Banca* em reunio plenria, realiza-se a abertura de processos estgios probatrios, progresso funcional e alterao de regime de trabalho. a) Entra em contato com os professores externos**, indicados pela Plenria, para obter confirmao de sua participao. Em seguida, redige-se a portaria designando a Banca (Professores Internos e Externos); b) Abre-se o Processo (SIAD) e encaminha-o banca para anlise e emisso de parecer; c) Aguarda-se o parecer da Banca, com assinatura de todos os membros, para que seja aprovado em Reunio; d) Incluem-se as atas de formao da Banca e aprovao do parecer ao processo e os encaminham CPPD. e) Processos de insalubridade, auxlio sade suplementar, auxlio transporte, dentre outros. Recebe-se o RDV devidamente preenchido pelo requerente e recolhemse as assinaturas da Chefia Imediata e da Direo. Encaminha-se o processo ao GOG.

* A composio da Banca ser 01 (um) professor interno e 02(dois) externos. ** Os processos de Estgio Probatrio no precisam de professores externos na formao da Banca.

2. REUNIES ORDINRIAS a) Selecionam-se os documentos que iro compor a pauta da reunio (processos e demais documento que precisam ser submetidos plenria); b) Envia-se a Pauta (via ofcio circular) por meio eletrnico com antecedncia de 48 horas c) Elaborao de lista de frequncia d) Digitao da Ata, aps recebimento do contedo do chefe do departamento. e) Elaborao de portarias, em hiptese de aprovao de processo de estgio probatrio, progresses, alterao de regime de trabalho, dentre outros. f) Elaborao de ofcio para encaminhamento Direo da Unidade contendo as atividades de extenso aprovadas em plenria.

g) Colher assinatura em ata h) Prepara e encaminhar processos

3. Seleo professor substituto a) Preenche Formulrio (SUPAC) e Encaminha Direo para que abra o processo solicitando vaga SUPAC. b) forma banca em reunio para analisar o processo seletivo c) edital interno (ver com professores contedo programtico) d) inscries e) seleo ( ver com os professores questes da prova) f) ata g) encaminhar formulrio E SUPAC com o nome dos candidatos aprovados para ser divulgado no DOU h) abre processo em nome do candidato selecionado (lista e ordem de documentos no site da supac) i) convoca candidato para assinar declaraes (ocupao de cargo, NO acumulao de cargo, acumulao de cargo) j) envia processo CPPD k) convocar candidato a assinar contrato no CGP/GAD (coordenao de gesto de pessoas / grupo de admisso e desligamento)

4. Emisso de certificado estgio/ monitoria a) O perodo de solicitao pelos alunos compreendido aps as provas finais e at 30 dias a partir do incio das aulas. b) Verificam-se com o professor os alunos que cumpriram a monitoria e solicitase a autorizao por escrito para emisso do certificado.

5.

Planejamento Acadmico

Acesso ao SIAC: Diviso das Turmas

Alocao SIAC: Oferta de Vagas de professores

6. Impresso de Cadernetas

6.1 Incio de semestre: Presena 6.2 Final de Semestre: Notas 7. Acesso ao Sistema SERPRO Agendamento de frias Aps recebimento de Formulrio (CGP) devidamente Preenchido pelos professores, lanar no sistema. 8. Eventos Sazonais: Relatrio Anual de Produtividade do Departamento Solicitar dos professores, receber e arquivar PIT / RIT (plano individual de trabalho / relatrio individual de trabalho).

SIGLAS CPPD Comisso Permanente de Pessoal Docente SIAD Sistema de Acompanhamento de Documentos SIAC Sistema Acadmico ENADE Exame Nacional de Desempenho de Estudantes RDV- Requerimento de Direitos e Vantagens GOG- Grupo de Ocorrncia Gerais DOU- Dirio Oficial da Unio

Anexo I Prazos para Procedimentos Secretaria Acadmica (Discentes)


Solicitao Prazo O que preciso.

Declaraes Diversas

02 dias uteis

Preencher formulrio com nome completo, RG, CPF e matrcula. Acessar o Moodle deste colegiado, imprimir e trazer as ementas para colher assinatura da Coordenao.

Ementas do currculo 2007.2

02 dias teis

Ementas anteriores ao currculo 2007.2

03 dias teis

Preencher formulrio, fazer a cpias e retornar para colher assinatura do coordenador.

Trancamentos parcial ou total dentro do prazo Trancamento parcial ou Total fora do prazo

45 dias teis

Entrar com Processo na SGC e aguardar reunio plenria do Colegiado. Entrar com processo na SGC, com justificativa documentada de acordo com REG. Entrar com processo na SGC, anexar histrico e plano de ensino do curso de origem, com as indicaes dos componentes que deseja aproveitar. Preencher formulrio neste Colegiado e anexar histrico e cpia de RG e CPF Dirigir-se SEDIC, com cpia de RG e CPF e preencher formulrio. Agendar horrio no Colegiado

45 dias teis

Aproveitamento de Ensino

60 dias teis

*Mobilidade Acadmica

A critrio da PROGRAD 30 dias antes da colao de grau. x

Solicitao de 1 via de diplomas Demandas para coordenadora

*Acessar o site da PROGRAD e ler regulamentao sobre mobilidade acadmica

SGC- Secretaria Geral de Cursos PROGRAD Pr-reitoria de Graduao SEDIC Seo de Diplomas e Certificados Endereo do MOODLE: www.moodle.ufba.br

Anexo II

Prazos para Procedimentos Secretaria Acadmica (Docente)


Solicitao Prazo O que preciso.