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Sumrio

Como avaliar Compras..................................................................................................................................03 O oramento como instrumento de avaliao dos compradores..............................................................06 A influncia das centrais de distribuio no planejamento de estoques..................................................08 O planejamento de Compras e estoques em uma rede de distribuio DRP.........................................10 Gerenciamento da cadeia de suprimentos..................................................................................................13

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Como avaliar Compras

fundamental que o comprador mantenha um permanente acompanhamento das margens brutas, obtidas pelas mercadorias sob sua responsabilidade de gesto.

A margem bruta ou lucro bruto o resultado da frmula abaixo:

Para o clculo das vendas lquidas do valor total de vendas retiram-se os valores relativos s devolues de clientes e os descontos dados aos clientes, alm dos impostos e taxas diretamente relacionados com a venda.

O custo das mercadorias ou produtos vendidos o resultado do preo pago ao fornecedor e da mo de obra direta (no caso de indstrias), acrescido dos impostos no recuperveis, frete e despesas associadas remessa, como embalagens especiais, taxas de desembarao aduaneiro etc.

Como medio de desempenho do comprador, de uma categoria, ou mesmo de um fornecedor, utiliza-se primordialmente a margem bruta percentual.

A influncia de promoes e liquidaes

Quer se trate de uma fbrica, ou de um estabelecimento de vendas direta ao consumidor final, as promoes e liquidaes oferecidas a este ltimo tm grande influncia sobre o processo de Compras. Atualmente, a competio no varejo tornou muito comum a utilizao de diversos esquemas promocionais, para aumentar o trfego nas lojas e para

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eliminar os produtos de uma estao, abrindo espao para a entrada de novas colees.

Uma recomendao para que seja possvel analisar os impactos dessas promoes e liquidaes que os histricos de vendas dos produtos inclusos nas promoes sejam identificados com o tipo e nmero sequencial da promoo feita.

Para efeitos de consideraes gerais, interessante que se diferencie o tratamento de promoes e liquidaes.

Promoes de mercadorias com preos diferenciados

Dois tipos bastante comuns de promoes, com preos diferenciados, so os chamados encartes promocionais e os preos lderes de categoria.

A caracterstica dos encartes promocionais a veiculao de publicidade em jornais, revistas, televiso, internet etc., onde so comunicados conjuntos de produtos de uma ou de vrias categorias, que tero seus preos de oferta fixados durante um determinado perodo. Tais esforos promocionais visam a fazer com que o consumidor venha at a loja para comprar as ofertas e, ao mesmo tempo, comprar outros produtos aos preos normais.

Como tal atividade provoca aumentos significativos de demanda sobre os itens ofertados, com reflexos em aspectos logsticos de estocagem e distribuio, alm de impactos na margem bruta de tais itens, necessrio elaborar calendrios especficos para tais promoes e seus respectivos oramentos de Compra. Esta , portanto, uma atividade do planejamento estratgico de Compras, no incio de cada exerccio.

Tais oramentos devem prever quais mercadorias devero ser inseridas nos encartes e em que quan-

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tidades, de maneira a orientar os compradores no sentido de negociar com antecedncia junto aos fornecedores, preos e condies especiais para as mesmas. importante, ainda, que sejam revistas as previses de demanda dos itens inclusos nas promoes, aps o perodo das ofertas, pois pode haver redues de demanda dos mesmos, face venda forada no perodo da promoo.

Os chamados produtos de preo lder so mercadorias que se mantm expostas de maneira destacada, nas reas de sua categoria, e que tm por objetivo chamar a ateno do consumidor sobre aquela categoria ou rea da loja. Como os encartes, tais promoes devem ser objeto de planejamento antecipado, para que se identifiquem seus efeitos sobre margens e demandas, assim como se estabeleam objetivos especficos de negociao de tais itens, com seus fornecedores.

As liquidaes

As mercadorias que encalham por erro de compra, as que sofrem desgaste pelo tempo de exposio e aquelas que sobram ao final de uma estao so candidatas a serem liquidadas, atravs de processos de reduo de preos.

Os processos de liquidao dos estoques indesejveis podem ser realizados de algumas maneiras, como:

Por acordo com fornecedores, que recebem as mercadorias encalhadas como devoluo e as substituem por mercadorias mais vendveis ou da nova estao;

Por transferncia da mercadoria para lojas especiais da rede. Essas lojas so montadas especificamente para trabalhar com preos baixos

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e mercadorias depreciadas, como pontas de estoque, mercadorias fora de estao e at mercadorias com pequenos defeitos; Por revenda das mercadorias encalhadas, para varejistas especializados em vendas de saldos. Em tais casos, as mercadorias so sempre vendidas a preos inferiores ao custo;

Por processos contnuos de depreciao, em que se determinam faixas de desconto, medida que vai passando o tempo e a mercadoria no vendida. Por exemplo, ao passar 60 dias que a mercadoria entrou na loja, a mesma tem seu preo rebaixado em um percentual previamente fixado. Ao atingir 90 dias, dado mais um desconto, e assim por diante, at eliminar o estoque;

Por liquidaes de fim de estao, quando se aproveita a poca em que as demais lojas de um shopping ou de uma regio da cidade veiculam grande volume de propaganda, chamando a ateno dos consumidores para as grandes liquidaes de fim de estao.

De qualquer forma, fica claro que as liquidaes influenciam a rea de Compras, especificamente, quando se podem envolver os fornecedores na conduo do processo de esgotamento dos estoques indesejveis. E como o contato mais natural com os fornecedores se d atravs dos compradores, estes acabam por serem afetados em sua rotina de trabalho.

O oramento como instrumento de avaliao dos compradores

As projees oramentrias alm de servirem como balizamento das atividades dos compradores permitem que se avalie continuadamente a gesto dos mesmos, sobre as categorias sob sua responsabilidade, principalmente, em termos de margem bruta e gerao de estoques obsoletos ou de baixa movimentao.

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Assim, a elaborao de um oramento passa a ser um forte instrumento para a avaliao da qualidade da atuao do comprador dentro da organizao, em suas diversas dimenses: entendimento das diretrizes organizacionais, tendncias de mercado, perfil dos clientes, botes certos a serem pressionados nas negociaes com fornecedores etc.

Quebras de preo e descontos por quantidade

Embora a frmula do lote econmico1 no seja usada quando o preo flutua, ela usada quando preos menores esto disponveis, se quantidades maiores forem pedidas para entrega em lote nico. Esses preos mais baixos podem ser expressos como redues do preo nominal em porcentagem, por exemplo, descontos por quantidade ou, alternativamente, como redues progressivas do preo lquido, em face dos aumentos da quantidade pedida, s vezes denominadas quebras de preo. A anlise seguinte fornece um procedimento sistemtico para avaliar essa situao.

A base de procedimento comparar a economia decorrente de uma reduo de preo, com o custo extra do aumento da estocagem, chegando-se a um resultado positivo, se houver. A economia calculada multiplicando-se a quantidade anual exigida, pela diferena entre o preo normal e o preo com desconto.

O custo extra calculado, primeiramente, usando-se o preo normal e a quantidade pedida e, em segundo lugar, usando-se o preo com desconto e a quantidade pedida. Assim, o ganho lquido, se houver, pode ser calculado.

O conceito de lote econmico e como ele calculado sero temas da disciplina de gesto de estoques. Por ago-

ra, se afirma que existe um volume de compras que minimiza os custos envolvidos na aquisio dos itens. Esse volume recebe o nome de lote econmico.

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Mas, s vezes, a quantidade pedida necessria para justificar um preo menor excessiva. Crescem os riscos com relao a furtos, perdas por manipulao interna, ou sinistros. Isto pode ser compensado com seguros, mas implica em custos que reduziriam a vantagem financeira adquirida com os descontos obtidos.

Tambm em vista das incertezas sobre o futuro, pode no ser seguro estocar por perodos longos, apostando que a aceitao do produto atrair uma demanda irreal, apenas porque os descontos oferecidos so muito atraentes. A menos que o fornecedor tenha uma poltica garantida quanto aos encalhes que podem ocorrer.

A influncia das centrais de distribuio no planejamento de estoques

No passado, grande parte dos estabelecimentos comerciais tinha em anexo seus depsitos, onde guardavam as mercadorias que seriam expostas na rea de vendas. Com o processo de reduo do tamanho das lojas, a instalao de lojas em shopping centers e as restries de trfego de caminhes de entrega nos grandes centros urbanos, tornou-se quase impossvel manter tais depsitos junto s lojas. Imaginem um shopping center com 200 lojas tendo que ter espao e equipamentos para receber e descarregar veculos de entrega de todos os fornecedores das lojas ali instaladas. Na verdade, os shopping centers tornam-se cada vez mais restritivos com relao movimentao de mercadorias em suas dependncias, o que implica em desafios de planejamento cada vez maiores, para as lojas de varejo que deles participam.

Na medida em que as redes de varejo se dispersam geograficamente, em busca de clientes, os problemas logsticos se avolumam. Os custos de transporte para manter as lojas abastecidas tendem a crescer, o estoque em trnsito, entre o depsito central e as lojas, comea a ser significativo; as lojas mais distantes tendem a aumentar sua estocagem, para fazer face ao tempo de reposio das mercadorias

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etc.

Quando essa rede de lojas tem vendas para entrega na casa do cliente, como tipicamente as lojas que vendem eletrodomsticos, ou quando tambm possuem vendas pela internet, os problemas de atendimento ao cliente se avolumam e os custos de atendimento passam a ser parte significativa do custo logstico total.

Para esse cenrio, um dos caminhos de soluo a instalao de centrais ou Centros de Distribuio (CD). A implantao de CDs, nicos ou mltiplos, tem significativa influncia nos estoques e no nvel de atendimento s lojas e aos clientes.

Em termos de estoques, a tendncia de que se reduzam os estoques mantidos nas lojas, desde que se implantem roteiros de entregas s lojas, em pequenos intervalos de tempo. Como cada loja anteriormente deveria fazer seus prprios estoques de segurana, ao concentrarmos os estoques em um CD, o estoque de segurana consolidado ser matematicamente menor, para um mesmo nvel de atendimento.

A convenincia de ter um ou mais Centros de Distribuio, para atendimento ao suprimento de uma rede de lojas, envolve um estudo logstico complexo, exigindo simulaes de custos de transporte, operao, instalaes e manuteno de estoques, para subsidiar a deciso de quantos CDs devem ser instalados e qual a melhor localizao para os mesmos.

So inegveis, entretanto, os benefcios que a instalao de CDs proporciona, em termos de maior velocidade na reposio das lojas e entrega aos clientes, com menores custos logsticos totais. O modelo de planejamento da reposio de mercadorias, utilizando Centros de Distribuio, o DRP planejamento de necessidades da distribuio.

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O planejamento de Compras e estoques em uma rede de distribuio DRP

Quando em um ambiente de mltiplos estgios de distribuio, conforme apresentado no esquema da figura a seguir, a tcnica de planejamento de estoques melhor aplicvel nesse caso a de DRP2 planejamento das necessidades da distribuio.

Segundo LANDVATER E GRAY (p. 169), um sistema DRP proporciona visibilidade ao longo de toda uma rede de distribuio. Ele permite a um rgo central identificar as necessidades reais dos produtos nos Centros de Distribuio, assim como, mais a jusante, nas lojas abastecidas por estes CDs. As demandas destas lojas podem ser estabelecidas por tcnicas de previso de venda, com base em histricos de vendas aos consumidores, devidamente ajustados para os perodos futuros.

Os sistemas DRP utilizam um nico cdigo identificador para cada SKU. E atravs do conceito de se formatar uma estrutura das fontes de suprimento, possvel identificar qual fonte de fornecimento um Centro de Distribuio, uma fbrica ou um fornecedor abastece cada um dos elementos da rede, sejam Centros de Distribuio ou lojas.

Esse relacionamento hierrquico permite ainda que se estabeleam quais SKUs de uma loja so abastecidos por cada CD. Isto importante, pois uma mesma loja poder ter seus itens abastecidos por CDs diferentes, como no caso de uma rede que tenha CDs especializados para mercadorias frigorificadas, por exemplo. Desta forma, o sistema DRP permite que se definam todos os caminhos do suprimento, para cada item de uma rede de lojas, individualmente. No diagrama da figura a seguir

Do ingls, Distribution Requirements Planning.

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mostrado esse relacionamento hierrquico entre os elementos de uma rede de distribuio.

Baseado no conceito de exploso de necessidades ao longo dessa rede, o sistema, utilizando a lgica MRP3, calcula as necessidades lquidas de mercadorias, levando em considerao os estoques disponveis, estoques de segurana e estoques em trnsito (j despachados por uma fonte de fornecimento e ainda no recebidos no local onde as necessidades esto sendo calculadas).

Do ingls, Material Resourcing Planning.

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Ordens planejadas so criadas para cobrir as necessidades brutas ao longo do horizonte de planejamento, usando as regras de clculo de tamanho de lote, parametrizadas no sistema.

Atravs da consolidao de mapas correspondentes a necessidades identificadas para um mesmo SKU, cada loja consolida o planejamento de Compras e informa cada fornecedor das necessidades presentes, bem como da programao de pedidos futuros. Essa consolidao exige do comprador a considerao de diferentes componentes: A previso de vendas; As encomendas j realizadas; Os recebimentos programados/em trnsito; O estoque projetado; As ordens planejadas.

Segundo BOWERSOX E CLOSS (1996, p. 293), os maiores benefcios logsticos obtidos com o uso de DRP so:

Reduo dos custos de fretes pela melhor coordenao dos embarques; Reduo dos nveis de inventrio, j que o DRP pode determinar com preciso qual item necessrio, onde, quando e em que quantidade; Diminuio do espao de armazenagem, face reduo dos estoques totais; Melhoria da visibilidade dos estoques e, consequentemente, melhor coordenao entre as fontes fornecedoras e as lojas ou Centros de Distribuio; Aumento da capacidade de elaborar oramentos, atravs da possibilidade de serem feitas simulaes dos estoques em cada elemento da rede e o consequente clculo das necessidades de transportes, utilizan-

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do simulaes de mltiplos cenrios.

Gerenciamento da cadeia de suprimentos

Conforme ANUPINDI, ET AL (1999, p. 241), a produo e distribuio de produtos para atender a demanda dos consumidores envolvem os fluxos que permeiam uma complexa rede de processos, que incluem fornecedores de matrias primas; fabricantes de produtos acabados e seus atacadistas; distribuidores; e varejistas. Toda essa rede de elementos agregadores de valor chamada de cadeia de suprimentos. A meta dos participantes da cadeia de suprimentos a sincronizao dos fluxos, atravs da rede, para atender a demanda do consumidor final, da forma mais econmica. Gerenciar a cadeia de suprimentos envolve armazenar e mover produtos e informaes, atravs de toda essa rede, para disponibilizar os produtos aos consumidores, quando e onde eles estejam desejando, ao menor custo possvel.

A chave para uma boa gesto da cadeia de suprimentos a sincronizao dos fluxos entre os elementos dessa rede. A ausncia de sincronizao provoca um perverso efeito, que causa prejuzos a todos os elementos da cadeia e chamado de efeito chicote, conforme mostrado na figura a seguir:

A figura mostra as consequncias desse efeito. Conforme avanamos na cadeia, as empresas colocam pedidos cada vez maiores, em funo de uma previso de vendas calculada com a informao do elo anterior da cadeia. medida que os estoques crescem, j que a demanda no era real, o efeito se inverte, na tentativa de compensar o estoque. O resultado so as variaes de estoque que vemos nos grficos.

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Esse fenmeno de aumento da variabilidade da demanda indica, claramente, uma falta de sincronizao de informaes entre os elementos da cadeia de suprimentos, assim como modelos de reposio em desacordo com os modelos de demanda.

Como ANUPINDI, ET AL (1999, p. 242) esclarecem, em uma cadeia de suprimentos perfeitamente sincronizada, o modelo de ordem em cada estgio deveria imitar o modelo de consumo do estgio a jusante, at que se chegasse ao consumidor final. Desta forma, no haveria gerao de estoques desbalanceados ao longo da cadeia de suprimentos, com seus efeitos consequentemente perversos.

No caso de itens de novidade, conforme visto anteriormente, esse efeito desastroso, porque a alterao do padro de consumo sbita no que tange ao consumidor final e o varejista pode sofrer prejuzos considerveis, se trabalhar com previses baseadas nas vendas realizadas, j que estas podem se alterar rapidamente, gerando um volume de encalhe considervel de uma hora para outra.

Esse efeito, claro, no atinge somente o varejo, mas se estende por toda a cadeia de suprimento.

A importncia da velocidade na reposio

Chama-se resposta rpida quick response, conforme CHOPRA E MEINDL (2001, p. 234), o conjunto de aes tomadas em uma cadeia de suprimentos, que conduz a uma reduo do tempo de reposio. Gestores de uma cadeia de suprimentos tornam-se capazes de aumentar a preciso de suas previses de demanda, medida que o tempo de reposio diminui, o que permite equilibrar demanda e suprimento, de maneira mais eficiente, e aumentar a lucratividade da cadeia de suprimentos.

Essa relao entre tempo de reposio e probabilidade de certeza da demanda pode ser entendida atravs do esquema da figura a seguir:

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Quanto maior a defasagem de tempo entre a data da colocao da encomenda (T0), que pressupe uma determinada demanda, e o momento em que a encomenda ser entregue (Tn), maior ser a probabilidade da demanda prevista (DP) e, portanto, da encomenda feita ser diferente da demanda real (DR). A probabilidade de haver incerteza (Ep) no clculo da demanda sofre acrscimos incrementais com o tempo e isto se deve ao fato de que, a cada intervalo de tempo em que se alarga o horizonte de planejamento, mais difcil fica prever o que o consumidor ir comprar. Isto acaba por provocar, ora falhas no nvel de servio ao cliente, ora excessos de estoque.

O tempo de reposio deve ser constantemente discutido entre os elementos da cadeia, no sentido de eliminar fatores causadores de demoras, como:

Tempo de comunicao das quantidades a serem ordenadas; Programao de produo dos fabricantes feita em ciclos de longa durao; Tempo de preparao de mquinas dos fabricantes, obrigando produo em grandes lotes4; Transportes ineficientes geradores de demoras; Processos demorados de recebimento, conferncia e inspeo de mercadorias etc.

Esse tempo pode ser significativamente grande, o que impe a necessidade de produo em grandes lotes,

para que a preparao das mquinas acabe por acontecer com menor frequncia.

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A necessidade de manter estoques de segurana uma funo da combinao das incertezas do suprimento e da demanda. Sob essa perspectiva, quanto menor e mais confivel for o tempo de reposio, mais capacidade de reao se pode ter em relao s variaes de demanda e menores podero ser os estoques de segurana.

O planejamento colaborativo da demanda e da reposio e o gerenciamento dos estoques pelo fornecedor

Colaborao, em negcios, o trabalho conjunto de mltiplas empresas, de maneira a obter mtuos benefcios. Em termos de cadeia de suprimentos compartilhar informaes, conhecimento, riscos e lucros, para reduzir custos, tempo de atendimento e estoques, e obter maior produtibilidade, compartilhando tais benefcios tambm com os consumidores finais.

ANUPINDI, ET AL (1999, p. 225) comentam que idealmente, os consumidores gostariam de ter disponvel uma grande variedade de produtos de alta qualidade, a preos baixos, atendendo suas necessidades em termos de quantidade, tempo e lugar. Mas para atender esse conjunto de desejos dos consumidores preciso que, alm da tica de colaborao em negcios, se procure a sincronizao entre todos os elementos de uma cadeia de suprimentos, desde os fornecedores das matrias-primas bsicas, passando pelas indstrias de transformao e atacadistas, at os varejistas que atendero os consumidores.

E os principais agentes de ligao e sincronizao da cadeia de suprimentos acabam por ser os compradores e os vendedores de cada elo dessa cadeia.

A colaborao e sincronizao de atividades entre o comprador e o fornecedor exige um planejamento colaborativo da demanda e da reposio. Isto pode ser extremamente facilitado pelo uso de softwares de gesto e comunicao, alm de um processo de negociao avanado, que compartilhe as

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informaes de demanda, planos promocionais, lanamentos de produtos, polticas de estoque etc., visando obter o sincronismo mencionado. Em conjunto com esse processo, chegamos at o gerenciamento dos estoques pelo prprio fornecedor, o que otimiza os processos de reposio.

Quando esse tipo de gerenciamento acontece, o fornecedor monitora a informao de vendas e o estoque do cliente, obtida atravs dos terminais em pontos de venda ou ponto de consumo (PDV ou PDC). Os dados so transmitidos eletronicamente, atravs do EDI/Internet, para fins de liberao de pedidos para reabastecimento, segundo parmetros de estoque-alvo, estabelecidos quando da negociao do contrato de fornecimento.

Utilizando a internet para enviar pedidos e programar as entregas

Os ciclos de Compras sempre estiveram atrelados ao ciclo de visitas dos representantes dos fornecedores. Aproveitava-se a visita do representante para emitir o pedido e o representante levava o pedido assinado para sua fbrica ou para seu representado.

Essa prtica tende a ser abolida, tornando a atividade de envio de pedidos ou de programas de entrega quando temos um pedido em aberto com o fornecedor uma atividade a ser realizada via EDI ou internet, diretamente fbrica que ir fornecer os itens encomendados. Nesse momento, se envia cpia do pedido ao representante, para que ele execute eventuais conferncias sobre o que foi combinado.

Entende-se tambm que uma visita de representante se justifica para ampliar relacionamentos de negcios e demonstrar novos produtos ou materiais em geral e no para ir apanhar pedidos. O ciclo de Compras deve ser comandado pelas necessidades de reposio dos estoques, o que pode ser feito diretamente pelos computadores, ou pela necessidade de se iniciar o suprimento das novas colees relativas s estaes do ano, ou aos eventos em perspectiva.

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