Metodologa ASAP

Se toman como base documentos de varios sitios

Febrero de 2006
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METODOLOGA ASAP
La metodologa de implantacin del proyecto denominada Acelerated SAP
(ASAP), fue desarrollada por la empresa SAP, y constituye uno de los puntos
clave para maximizar los tiempos, la calidad y la eficiencia del proceso de
implantacin
ASAP est! compuesta por una Metodologa ("#A$%AP), un con&unto de
poderosas Herramientas y una ase de Datos de !ono"imiento, 'ue garantizan
el (xito de la implantacin
Las )erramientas, incluyen facilidades para la *erencia del Proyecto,
cuestionarios para ayudar a definir los re'uerimientos de los diversos procesos,
lista de verificacin de cumplimiento de las actividades por fase, y muc+os otros
documentos preconfigurados denominados Aceleradores Los Aceleradores, son
arc+ivos de Pro&ect, ,ord, Po-er Point, 'ue ASAP pone a disposicin del e'uipo
de implementacin, para contar con una base de partida, en la creacin de
presentaciones, documentos de descripcin de procesos, planificacin detallada
de actividades, aprobacin de fases y otra gran cantidad de tareas, minimizando la
necesidad de elaborar documentos, 'ue en muc+os otros proyectos ya +an sido
utilizados y probados
A continuacin se describen sus fases.
Fase #$ Pre%ara"i&n del Pro'e"to
/sta fase es el punto de arran'ue del proyecto La importancia de esta fase radica
en 'ue en ella son definidos los ob&etivos y el alcance del proyecto /n esta
primera fase interviene slo la alta gerencia del proyecto
Se integra el e'uipo y se establecen todos los est!ndares gerenciales como son.
frecuencia de reuniones (comit( de direccin, control del proyecto, avance de
mdulos, entre otros), los informes semanales, informes mensuales, la
documentacin del proyecto (documentacin de usuarios, documentacin de la
gua de implementacin, directorios de la red donde se almacenara todos los
documentos del proyecto, entre otros)
/n esta fase se identifica un plan de comunicacin 'ue define de forma clara los
m(todos y procesos globales de comunicacin para compartir toda la informacin
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del proyecto, 'ue incluyen. Los planes de fec+as de las reuniones, rdenes del da
y actas de reuniones, informes de estado y procesos de comunicacin para
personas 'ue no pertenecen al e'uipo del proyecto
Fase 2$ Plano Em%resarial (l)e%rint*
/l propsito del Plano /mpresarial o 0usiness 0lueprint es entender los ob&etivos
de negocio y determinar los procesos re'ueridos para apoyar tales ob&etivos
/n general, el ob&etivo del Plano /mpresarial (0lueprint) es entender como la
organizacin puede funcionar con mySAP, y verificar 'ue se +a comunicado un
entendimiento apropiado de los re'uerimientos, para esto se prepara un 1Plano
/mpresarial (blueprint)2 del estado futuro de la organizacin y se presenta para su
aprobacin
/ste 1plano empresarial2 consistir! de una vista gr!fica de la estructura de la
organizacin as como una versin preliminar de los procesos de negocio tanto en
formato gr!fico como escrito /ste 1plano empresarial2 finalizar! con el alcance
detallado del proyecto
Fase +$ ,eali-a"i&n
3na vez 'ue se dispone de la documentacin del modelo de procesos generado
como resultado de la fase anterior, el e'uipo del proyecto empieza la fase de
realizacin, 'ue consta de dos pasos a saber.
Primero, los consultores se encargan de realizar propuestas para un
sistema b!sico o prototipo
Segundo, el e'uipo de proyecto con los usuarios finales se encargan de
verificar los prototipos y realizar los a&ustes necesarios a la configuracin
/n esta fase del proyecto se realizan las pruebas del sistema tanto +orizontales
como verticales, 'ue se definen como los casos de prueba de integracin 'ue
determinan el entorno empresarial de destino y proporcionan una base de
confianza acerca de la capacidad del sistema para gestionar la empresa 4odas y
cada una de las pruebas son validadas por los usuarios o titulares 'ue son
responsables de los procesos empresariales 5uando se obtienen las
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aprobaciones necesarias, se podr! seguir con la siguiente actividad dentro de la
metodologa de implementacin
Fase .$ Pre%ara"i&n Final
/l propsito de esta fase es completar las pruebas finales del sistema, entrenar a
los usuarios finales, y preparar el sistema y los datos para el ambiente productivo
Las pruebas finales del sistema consisten en.
Prueba de los procedimientos y programas de conversin
Pruebas de volumen y de carga
Pruebas de aceptacin final
Para entrenar a los usuarios finales, el e'uipo de proyecto capacitar! a los
usuarios claves empleando el m(todo 1train6t+e6trainer2 (m(todo mediante el cual
se entrena a un usuario clave, el cual ser! responsable de entrenar a su vez a los
usuarios finales) /ste m(todo ayuda en la aceptacin de la comunidad de
usuarios finales, y tambi(n construye la base de conocimiento para auto6soporte y
me&oras futuras del sistema
/l paso final de esta fase es aprobar el sistema y verificar 'ue la organizacin est!
lista para ir a produccin y 7encender8 oficialmente el sistema
Fase /$ Entrada en Prod)"ti0o ' So%orte
/l propsito de esta fase es mover el ambiente pre6productivo al ambiente
productivo real de la organizacin Se debe disponer de todo un ambiente de
soporte tal 'ue permita 'ue los procesos de la organizacin fluyan sin mayor
inconveniente durante los primeros das crticos de uso del sistema $urante esta
fase los usuarios generalmente re'uieren la asesora permanente de la gente del
proyecto para preguntas y resolucin de problemas $espu(s de entrar en
produccin, el sistema deber! ser revisado y refinado para asegurar el soporte al
ambiente de negocios, en donde pueden presentarse casos de a&ustes a la
configuracin y su deteccin y correccin debe ser realizada por el e'uipo de la
organizacin asistido por el consultor de Aplicacin SAP
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A!!ELE,A,ED SAP (ASAP* METHODOLOG1
A""elerated SAP (ASAP*
Any enterprise application soft-are +as to cover a broad spectrum of functionality,
yet to be configured enoug+ to meet specific re'uirements SAP ac+ieves t+is by
ASAP met+odology 9 ":; 0usiness /ngineer
AcceleratedSAP (ASAP) is SAP8s standard implementation met+odology <t
contains t+e "oadmap, a step6by step guide t+at incorporates experience from
many years of implementing SAP =uality c+ec>s are incorporated at end of eac+
p+ase to ensure 'uality of deliverables and monitor critical success factors
ASAP is delivered as a P5 based pac>age, so t+at an implementation pro&ect can
begin prior to +aving an SAP ":; system installed
ASAP )siness Engineer
<t contains a set of configuration and implementation tools, -+ic+ enable you or
your consultants to define configuration SAP <t +elps to implement SAP ":; very
fast SAP +as standardized t+e SAP implementation procedure, simplified t+e -ay
fu?nctions are presented and reduced t+e tec+nical complexity of implementation
4+e 0usiness /ngineer resides in SAP
ASAP along -it+ 0usiness /ngineer is suitable to
0usiness professionals -+o need to discuss, prototype and design t+eir
0usiness 0lueprint (enterprise model)
<S departments of large enterprises -+o need to customize ":; applications
more effectively and more rapidly
Small and medium scale companies, -+o -is+ to implement SAP in cost6
effective -ay
5onsultants and SAP partners -+o are loo>ing for efficient -ay of offering
t+eir services
Some of t+e features of ASAP -it+ 0usiness /ngineer are.
"educed implementation time
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<ntuitive understanding of -ide range of functions offered by SAP ":;
Process optimization using proven scenarios, processes and value c+ains
)ig+ 'uality installations t+roug+ compre+ensive procedural guidelines
5ontinuous, dynamic ad&ustment and optimization of SAP ":; applications
4+e capability to copy configured areas

ASAP ,oadma%
Phase 1: Project Preparation
<n t+is p+ase of t+e ASAP "oadmap, decision6ma>ers define clear pro&ect
ob&ectives and an efficient decision6ma>ing process )ere Pro&ect #rganization and
roles are defined and implementation scope is finalized
System landscape and Technical Requirement
<nfrastructure need ()ard-are:interfaces). Available6 =uic>Sizing Service. to
be accessed via SAP@et
System Landscape
)ig+ level strategies for client
Arc+iving strategy
2ss)es Database$
<ssues must be resolved before p+ase completion ot before beginning of t+e
next p+ase 4+e issues can be
3nanticipated tas>s
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@ormal tas>s t+at can not be completed
/xternal factors t+at need to be dealt -it+
<ssues database allo-s t+e pro&ect team to enter, trac> and report on pro&ect
issues
Phase 2: Business Blueprint
<n t+is p+ase scope of t+e ":; implementation is defined 9 0usiness 0lueprint is
created 0usiness 0lueprint is a detailed documentation of company8s
re'uirements
3ario)s tools are )sed in t4is %4ase5
AcceleratedSAP <mplementation Assistant
=uestion 9 Ans-er $atabase (=9Adb)
0usiness Process %aster List (0P%L)
":; Structure %odeler
)siness 6a0igator and e7ternal modeling tools
Pro8e"t Management$
Activities in t+is -or> pac>age are.
5onducting Status meeting for pro&ect team
5onducting steering committee meetings
*eneral pro&ect management
Addressing organizational issues relating to organizational c+ange
management
Ot4er a"ti0ities in"l)de$
Pro&ect 4eam 4raining
$eveloping t+e System /nvironment
$efining #rganizational Structure
$efining t+e 0usiness processes
R/3 reference model can be used for
5omparing t+e standard functionality -it+ your companies o-n
organizational re'uirements
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5reating documentation for t+e conceptual design
#ptimizing business processes
4raining t+e pro&ect team and users
,riting user documentation
Question and Answer Database can be used to determine
4+e 0aseline Scope
5ycle Plan
<ntegration test Plan
Phase 3: Realization
4+e purpose of P+ase ; is to configure t+e ":; system 4+e configuration is carries
out in t-o stepsA baseline configuration 9 Binal configuration
0usiness Process %aster List (0P%L) is created in p+ase C as a report from =9A
database <t is used to identify, plan, sc+edule and monitor t+e configuration and
testing of all ":; scenarios and processes -it+in t+e scope of an implementation
0P%L is a representation of t+e ":; business and transactions t+at are contained
-it+in t+e scope of t+e pro&ect 0P%L is feeds all business information to all
subse'uent -or>s+eets
<mplementation *uide (<%*). <t is t+e main tool for setting t+e parameters to
configure or 75ustomize8 ":; during t+e realization p+ase <%* reflect t+e
c+ronological order in -+ic+ t+e customizing activities are carried out
4+e follo-ing aspects of configuration are also to be considered.
$efining aut+orizations in t+e ":; system
$efining -or>flo-s
!reating )ser do")mentation
System %anager Procedures
$eveloping system test plans
$efining service level commitment
/stablis+ing system administration functions
Setting up =uality Assurance environment
$efining t+e design of t+e productive system
$efining system management procedures for t+e productive system
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Setting up t+e productive environment
At the end of this phase, Project Manager must check the status of dei!era"es for
competeness and accurac#$ %his interna &uait# check shoud "e carried out in addition
to an e'terna, independent third part# (uait# Audit$
Preparation for end6user training needs to be gone t+roug+ and approved at
and of t+is p+ase
Phase 4: Final Preparation
4+e purpose of t+is p+ase is to complete t+e final preparation of t+e ":; system for
going live 4+is includes testing, user training, system management and cutover
activities, to finalize your readiness to go live
<n t+is p+ase t+e ":; system is +anded over to individual departments for
productive operation 4+is includes preparation of end6user documentation and
training t+e end6users 4+e tec+nical environment is installed on production system
9 is tested Pro&ect managers prepare plans for going live, transfer of legacy data
and support at early stages
/nd6user training is a critical activity for success of t+e pro&ect <nfo$0 may be
used to plan for t+e 3ser 4raining activities 5omputer 5enter %anagement
System (55%S) must be set at t+is time Simulation of productive operation
system 9 testing t+e same is of great important
4+e test plan contains t+e follo-ing activities
4esting conversion procedures and programs
Testing inter9a"e %rograms
5onducting volume 9 stress testing
5onducting final user acceptance testing
$eveloping a final go6live strategy
4+e 5omputer Aided 4est 4ool (5A44) can be used to automate test
se'uences for >ey business processes
P+ase D also provides for t+e testing of t+e disaster recovery plan for t+e
productive environment $isaster do-ntimes are verified and details on de6
escalation
)
Phase 5: Go Live & Support
4+is p+ase is concerned -it+ supporting and optimizing t+e operative ":; system
Bollo-ing activities are carried out
Production support facilities are defined
Ealidation of business processes and t+eir configuration
Bollo-6up training for users
Signoffs etc
$uring p+ase F, t+e first /arly,atc+ session s+ould be +eld, -+ere experts from
SAP analyze t+e system8s tec+nical infrastructure 4+e aim is to ensure t+e system
functions as smoot+ as possible
Eersion upgrades s+ould be planned -+enever found necessary AcceleratedSAP
contains a continuous roadmap, -it+ standard activities necessary after
implementation 4+e tas>s in t+at structure provide solutions for all >no-n types of
continuous c+ange. 0usiness c+anges, tec+nology c+anges or c+anges in user
community
ASAP Tools
SAP ":; offers many pac>ages to implement SAP effectively and cost efficiently
Some of t+e pac>ages -it+ tools are
ccelerate!SP "SP#:
4+e Pro&ect /stimator. /stimates re'uired resources, costs and time frame
4+e 5oncept 5+ec> 4ool.
4+e <mplementation Assistant.
G ASAP <mplementation "oadmap 9 Pro&ect Plan
C Hno-ledge 5orner
=uestion and Ans-er $atabase (=9Adb). 3sed to assist in gat+ering
re'uirements for business processes
G 0usiness Process %aster List (0P%L)
C <ssues $atabase
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R$3 Business %n&ineer:
":; reference model. 5ompre+ensive grap+ical process flo-s describing t+e
":; functionality from different point of vie- <t contains scenarios,
processes and functions
<mplementation *uide (<%*). 3sed to configure all system parameters for
t+e business processes in SAP ":;
Precon'i&ure! S(ste)s:
Preconfigured 3S and 5anadian clients
Preconfigured industry systems
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