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MATRIZ E FILIAL - ESCRITURAO

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04/07/2013

1.Introduo De acordo com o art. 252 do RIR/99 e a ITG 2.000, aprovada pela Resoluo CFC n 1.330/11 - Da Escriturao Contbil de Filiais, a escriturao contbil de matriz e filiais poder ser centralizada ou no centralizada. Portanto, a entidade que possuir filiais poder optar por uma ou outra forma de escriturao. Na hiptese de manter a escriturao descentralizada, ao final de cada ms, o resultado de cada uma das filiais dever ser incorporado na escriturao da matriz e o Livro Dirio das filiais funcionar como um dirio auxiliar. Fica claro, portanto, que a escriturao de matriz e filiais observar as necessidades e possibilidades particulares de cada empresa. Os meios de processamento eletrnico de dados atuais possibilitam a alimentao distncia de sistemas centralizados, e a discusso da centralizao ou descentralizao fica bastante diluda. Tudo vai depender do grau de sofisticao do sistema de processamento eletrnico de dados, das polticas de controle estabelecidas pela direo da empresa, assim como do modelo de negcio que exige maior ou menor nvel de controle ou autonomia das unidades. Muito se fala em vantagens e desvantagens de se manter ou no a escriturao centralizada. Levando-se em conta que algumas obrigaes acessrias e recolhimentos de tributos so centralizados, o controle dessas obrigaes fica muito mais simplificado quando a contabilidade feita tambm de forma centralizada. Por outro lado, por ocasio de uma fiscalizao ou da apresentao dos registros contbeis aos rgos pblicos por qualquer outro motivo, a centralizao poder trazer algum contratempo, uma vez que os registros estaro sob a guarda da matriz e quando a verificao ocorrer em uma filial, ser necessrio apresentar a escriturao completa quando a fiscalizao fizer vistas apenas aos registros de um estabelecimento. No presente trabalho, desenvolveremos alguns exemplos
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de contabilizao de transaes entre matriz e filiais para que o leitor tenha uma base de como proceder em algumas situaes e das diversas possibilidades de registro e de controle existentes. 2.Escriturao Centralizada Na escriturao centralizada de matriz e filiais, o plano de contas nico e ter desdobramentos que possibilitaro o agrupamento de cada estabelecimento. H tambm a possibilidade de cada filial funcionar como uma unidade de centro de custos, quando o sistema utilizado possibilita esse controle. As possibilidades de desdobramentos vo depender da versatilidade do software de contabilidade utilizado, pois o nmero de dgitos das contas, os nveis possveis de grupos, subgrupos, contas e subcontas, assim como a utilizao ou no de cdigos especficos por centros de custos variam de programa para programa. Lembramos que, quanto maior for a necessidade de acumulao em subgrupos, contas e subcontas, maior ser a quantidade utilizada de nveis at chegar rubrica especfica que receber o lanamento. 3.Controle das Disponibilidades Normalmente, a administrao financeira centralizada, mesmo assim mantm-se algumas contas de disponibilidades para as filiais, como por exemplo, contascorrentes bancrias e caixa. Quando a administrao financeira tambm for descentralizada, no h o que se discutir quanto necessidade de abertura de contas distintas para matriz e filiais. Por exemplo, um grupo de disponibilidades que contenha contas de matriz e de filiais poder estar disposto de diversas formas: Modelo 1: 1. Ativo 1.1 Circulante 1.1.1 Disponibilidades 1.1.1.1 Matriz 1.1.1.1.0001 Caixa
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1.1.1.1.0002 Bancos Conta Movimento 1.1.1.1.0003 Bancos Aplicaes Financeiras de Liquidao Imediata 1.1.1.2 Filial A 1.1.1.2.0001 Caixa 1.1.1.2.0002 Bancos Conta Movimento 1.1.1.2.0003 Bancos Aplicaes Financeiras de Liquidao Imediata 1.1.1.3 Filial B 1.1.1.3.0001 Caixa 1.1.1.3.0002 Bancos Conta Movimento 1.1.1.3.0003 Bancos Aplicaes Financeiras de Liquidao Imediata Modelo 2: 1. Ativo 1.1 Circulante 1.1.1 Disponibilidades 1.1.1.1 Caixa 1.1.1.1.10 Caixa Matriz 1.1.1.1.20 Caixa Filial A 1.1.1.1.30 Caixa Filial B 1.1.1.2 Bancos Conta Movimento 1.1.1.2.10 Bancos Conta Movimento Matriz 1.1.1.2.20 Bancos Conta Movimento Filial A 1.1.1.2.30 Bancos Conta Movimento Filial B Modelo 3:
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1. Ativo 1.1 Circulante 1.1.1 Disponibilidades Matriz 1.1.1.1 Caixa 1.1.1.2 Bancos Conta Movimento 1.1.1.2.10 Bancos Aplicaes Financeiras de Liquidao Imediata 1.1.2 Disponibilidades Filial A 1.1.2.1 Caixa 1.1.2.2 Bancos Conta Movimento 1.1.2.2.10 Bancos Aplicaes Financeiras de Liquidao Imediata 1.1.3 Disponibilidades - Filial B 1.1.3.1 Caixa 1.1.3.2 Bancos Conta Movimento 1.1.3.2.10 Bancos Aplicaes Financeiras de Liquidao Imediata Modelo 4: Centros de Custos Matriz Filial A Filial B 1. 010 020 030 Ativo 1.1 010 020 030 Circulante
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1.1.1 010 020 030 Disponibilidades 1.1.1.1 010 020 030 Caixa 1.1.1.2 010 020 030 Bancos Conta Movimento Veja que os modelos 1 e 2 totalizam disponibilidades somando matriz e filial, j o modelo 3 no traz a totalizao das disponibilidades, o que criaria dificuldades na hora de elaborar um balano patrimonial. No modelo 4, as especificaes por filiais ficam por conta dos centros de custos e as contas contbeis esto racionalizadas. Em qualquer um desses modelos, o registro da transferncia de numerrio de um estabelecimento para outro poder ser feito de maneira direta, ou seja, sem a utilizao de uma conta transitria que faa a comunicao de um estabelecimento para outro. Por exemplo, se as filiais depositam o faturamento em dinheiro e/ou cheques vista na sua prpria conta-corrente bancria, para posteriormente emitir um cheque ou efetuar um DOC ou uma transferncia eletrnica para enviar valores para a conta-corrente bancria da matriz, faremos os seguintes registros: a)pela entrada do dinheiro ou cheque no caixa da filial em razo de venda vista: D Caixa - Filial A (Ativo Circulante) R$ 5.000,00 C Receita de Vendas (Receitas) R$ 5.000,00 Receita sobre faturamento conforme Nota Fiscal n 123. b)pela transferncia do dinheiro ou cheque para a contacorrente bancria da filial:
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D Bancos Conta Movimento - Filial A (Ativo Circulante) R$ 5.000,00 C Caixa - Filial A (Ativo Circulante) R$ 5.000,00 Transferncia de numerrios recebidos conforme Nota Fiscal n 123. c)pela transferncia de numerrio da conta-corrente bancria da filial para a conta-corrente bancria da matriz: D Bancos Conta Movimento - Matriz (Ativo Circulante) R$ 5.000,00 C Bancos Conta Movimento - Filial A (Ativo Circulante) R$ 5.000,00 Transferncia de numerrios da conta corrente filial para conta corrente matriz. Essa operao poderia ser simplificada por meio de depsito feito diretamente do caixa da filial para a conta-corrente bancria da matriz, que perfeitamente possvel com o sistema bancrio atual, mesmo que a filial e a matriz estejam localizadas em cidades distantes. D Bancos Conta Movimento - Matriz (Ativo Circulante) R$ 5.000,00 C Caixa - Filial A (Ativo Circulante) R$ 5.000,00 Transferncia de numerrios recebidos conforme Nota Fiscal n 123. Lembramos tambm que, o sistema de pagamentos do Banco Central do Brasil desestimula a utilizao de cheques para pagamentos e transferncias de valores superiores a R$ 5.000,00, privilegiando a utilizao da Transferncia Eletrnica de Disponibilidades (TED). 4.Controle dos Estoques O estoque talvez seja o ponto mais delicado para o controle em uma contabilidade de matriz e filiais, devido s possibilidades de movimentao dos itens estocados, o trnsito de tributos e ainda, s vrias formas de negociao com clientes utilizadas. Vejamos algumas dessas
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possibilidades: a)filiais serem unidades autnomas e negociarem suas compras, prazos de entrega e de pagamento com seus fornecedores, assim como suas promoes e polticas de vendas independentemente umas das outras; b)as compras serem centralizadas pela matriz e haver programao de entrega diretamente do fornecedor para cada unidade; c)compras e entregas centralizadas num nico estabelecimento para posterior distribuio para as filiais; d)o estabelecimento matriz cuidar somente da administrao e manter poucos itens em estoque como, por exemplo, o almoxarifado de materiais de escritrio; e)haver um depsito central que distribui as mercadorias diretamente aos clientes, e as filiais que funcionam como showroom, no detendo estoques; f)haver estabelecimentos especializados em pblicos diferenciados, onde por exemplo, a matriz atende qualquer tipo de cliente, a filial A atende somente atacado, a filial B atende somente varejo, assim por diante, de modo que cada estabelecimento mantm itens e quantidades de estoques distintos; g) comum nas indstrias mais modernas trabalhar com o sistema just in time, no qual o fornecedor coloca o item diretamente na linha de produo, muitas vezes utilizan-dose do sistema de consignao industrial, onde no so mantidos estoques prprios de matrias-primas e outros materiais auxiliares, assim como nveis mnimos de estoque de produtos acabados. A listagem no exaustiva, so vrias as possibilidades e as formas de uma empresa administrar e operar seus estoques. A transferncia de estoques entre filiais tambm um caso que costuma causar dificuldades de controle, principalmente quando o desempenho de cada estabelecimento medido pela capacidade de movimentao e a transferncia de mercadorias para outra unidade acaba interferindo nesse clculo. De acordo com o modelo de controle utilizado e a forma de operao da empresa, haver a contabilizao das transferncias de mercadorias, produtos ou matriasprimas, que sero processadas tambm de maneira distinta. Podemos ter desdobramentos de planos de contas semelhantes aos das disponibilidades, conforme segue:
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Modelo 1: 1. Ativo 1.1 Circulante 1.1.3 Estoques 1.1.3.10 Matriz 1.1.3.10.0001 Estoques de Mercadorias 1.1.3.10.0002 Estoque de Produtos Acabados 1.1.3.10.0003 Estoque de Produtos em Elaborao 1.1.3.10.0004 Estoque de Embalagens 1.1.3.10.0005 Estoque de Matrias-Primas 1.1.3.10.0006 Estoque de Materiais de Consumo Industrial 1.1.3.10.0007 Almoxarifado 1.1.3.20 Filial A 1.1.3.20.0001 Estoques de Mercadorias 1.1.3.20.0002 Estoque de Produtos Acabados 1.1.3.20.0003 Estoque de Produtos em Elaborao 1.1.3.20.0004 Estoque de Embalagens 1.1.3.20.0005 Estoque de Matrias-Primas 1.1.3.20.0006 Estoque de Materiais de Consumo Industrial 1.1.3.20.0007 Almoxarifado 1.1.3.30 Filial B 1.1.3.30.0001 Estoques de Mercadorias 1.1.3.30.0002
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Estoque de Produtos Acabados 1.1.3.30.0003 Estoque de Produtos em Elaborao 1.1.3.30.0004 Estoque de Embalagens 1.1.3.30.0005 Estoque de Matrias-Primas 1.1.3.30.0006 Estoque de Materiais de Consumo Industrial 1.1.3.30.0007 Almoxarifado Modelo 2: 1. Ativo 1.1 Circulante 1.1.3 Estoques 1.1.3.10 Estoques de Mercadorias 1.1.3.10.0001 Matriz 1.1.3.10.0002 Filial A 1.1.3.10.0003 Filial B 1.1.3.10.0004 Filial C 1.1.3.20 Estoque de Produtos Acabados 1.1.3.20.0001 Matriz 1.1.3.20.0002 Filial A 1.1.3.20.0003 Filial B 1.1.3.20.0004 Filial C 1.1.3.30 Estoque de Produtos em Elaborao 1.1.3.30.0001 Matriz 1.1.3.30.0002 Filial A
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1.1.3.30.0003 Filial B 1.1.3.30.0004 Filial C 1.1.3.40 Estoque de Embalagens 1.1.3.40.0001 Matriz 1.1.3.40.0002 Filial A 1.1.3.40.0003 Filial B 1.1.3.40.0004 Filial C 1.1.3.50 Estoque de Matrias-Primas 1.1.3.50.0001 Matriz 1.1.3.50.0002 Filial A 1.1.3.50.0003 Filial B 1.1.3.50.0004 Filial C 1.1.3.60 Estoque de Materiais de Consumo Industrial 1.1.3.60.0001 Matriz 1.1.3.60.0002 Filial A 1.1.3.60.0003 Filial B 1.1.3.60.0004 Filial C 1.1.3.70 Almoxarifado 1.1.3.70.0001 Matriz 1.1.3.70.0002 Filial A 1.1.3.70.0003 Filial B 1.1.3.70.0004 Filial C
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Veja que, tanto no modelo 1, quanto no modelo 2, possvel racionalizar as contas de acordo com os estoques que cada um dos estabelecimentos mantm. Por exemplo, se a matriz um estabelecimento comercial e as atividades administrativas e as de produo (industrial ou de prestao de servios) forem desenvolvidas em estabelecimentos filiais, podemos ter: 1. Ativo 1.1 Circulante 1.1.3 Estoques 1.1.3.10 Matriz 1.1.3.10.0001 Estoques de Mercadorias 1.1.3.10.0002 Estoque de Produtos Acabados 1.1.3.10.0003 Almoxarifado 1.1.3.20 Filial A 1.1.3.20.0001 Estoque de Produtos em Elaborao 1.1.3.20.0002 Estoque de Embalagens 1.1.3.20.0003 Estoque de Matrias-Primas 1.1.3.20.0004 Estoque de Materiais de Consumo Industrial 1.1.3.20.0005 Almoxarifado Se a matriz mantm apenas os escritrios, os estoques de mercadorias e de produtos acabados so mantidos numa filial e o estabelecimento industrial uma outra filial, podemos ter: 1. Ativo 1.1 Circulante 1.1.3 Estoques 1.1.3.10
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Matriz 1.1.3.10.0001 Almoxarifado 1.1.3.10.0002 Estoques de Mercadorias 1.1.3.10.0003 Estoque de Produtos Acabados 1.1.3.10.0004 Almoxarifado 1.1.3.20 Filial A 1.1.3.20.0001 Estoque de Produtos em Elaborao 1.1.3.20.0002 Estoque de Embalagens 1.1.3.20.0003 Estoque de Matrias-Primas 1.1.3.20.0004 Estoque de Materiais de Consumo Industrial 1.1.3.20.0005 Almoxarifado A utilizao da mesma numerao para a identificao do item estocado poder facilitar os controles. Quando o estabelecimento no mantm o estoque de um item, pulase a numerao. De acordo com Ferreira & Paulino (in ICMS de A a Z Principais Operaes Fiscais. Curitiba: Cenofisco, 2004, p. 150), nos casos em que a venda ocorrer num estabelecimento e a mercadoria for retirada de depsito fechado, o estabelecimento que efetuar a venda, considerado depositante pela legislao fiscal, emitir a nota fiscal de venda da mercadoria e indicar que esta ser retirada de depsito fechado, com destaque dos impostos devidos. Por sua vez, o depsito fechado, no ato da sada da mercadoria para terceiros, emitir nota fiscal em nome do estabelecimento depositante, sem destaque do valor do imposto, a qual alm dos requisitos normalmente exigidos, conter: a)o valor da mercadoria, que corresponder quele atribudo por ocasio de sua entrada no depsito fechado; b)natureza da operao Outras Sadas - Retorno Simblico de Depsito Fechado; c)nmero, srie, quando adotada, e data da nota fiscal
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emitida pelo estabelecimento depositante; d)nome do titular, endereo e nmeros de inscrio estadual e no CNPJ, do estabelecimento a que se destinar a mercadoria; e)CFOP 5.907. Com relao s transferncias de mercadorias entre estabelecimentos de um mesmo contribuinte, relativamente incidncia de ICMS, h tratamentos especficos para cada uma das modalidades de transferncias existentes. Portanto, poder haver trnsito no somente das mercadorias ou produtos, como tambm do ICMS, que dever ser devidamente lanado nos Livros Registro de Entradas e de Sadas de cada estabelecimento, com a respectiva transferncia para o Livro de Apurao, assim como nos registros contbeis em conta de ICMS a recolher e ICMS a recuperar, de acordo com o fato ocorrido. Por exemplo, o estabelecimento matriz transfere ao estabelecimento filial mercadoria que estava em seu estoque. Alm do registro da transferncia do estoque da matriz para a filial, efetua-se tambm o registro do ICMS destacado na Nota Fiscal de Transferncia. Admitindo-se a transferncia de mercadorias no valor de R$ 100.000,00, com destaque de ICMS de R$ 18.000,00, o registro ser: a)pela transferncia das mercadorias: D Estoques - Filial A (Ativo Circulante) R$ 82.000,00 C Estoques - Matriz (Ativo Circulante) R$ 82.000,00 Transferncia de estoque de matriz para filial conforme Nota Fiscal n 587. b)pelo trnsito do ICMS: D Impostos e Contribuies a Recuperar - Filial A (Ativo Circulante) R$ 18.000,00 C Impostos e Contribuies a Recuperar - Matriz (Ativo Circulante) R$ 18.000,00 ICMS sobre transferncia de estoque de matriz para filial
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conforme Nota Fiscal n 587. Observe que a transferncia contbil do estoque feita pelo valor do custo de aquisio registrado do item, no pelo valor total da nota fiscal, que ser composto pelo ICMS transferido. Na hiptese de a empresa utilizar a conta transitria de compras, o lanamento de transferncia deve ser feito a partir dela. Se houver centralizao do recolhimento do ICMS, os registros nas contas de dbito e crdito do imposto sero feitos na conta do estabelecimento que centraliza o recolhimento. Notas Cenofisco: 1)Para maiores esclarecimentos sobre os procedimentos fiscais para transferncia de mercadorias entre estabelecimentos de um mesmo contribuinte, assim como de venda em estabelecimento comercial com previso de retirada ou sada da mercadoria de depsito fechado, pesquise o Caderno ICMS/IPI/ISS/Outros e Legislao. 2)Para detalhamento na elaborao do plano de contas, recomendamos que seja verificada matria publicada no Manual de Procedimentos Cenofisco Contabilidade n 45/09. 5.Despesas Operacionais O registro das despesas operacionais de matriz e filiais tambm vai depender do sistema de controle de gastos utilizado pela empresa. Cada filial, seja por meio de centros de custos ou por meio de desdobramento do plano de contas, ter suas contas de despesas, como, por exemplo: a)Desdobramento com a totalizao no grupo de despesas: 4. Despesas 4.1 Despesas Operacionais 4.1.1 Despesas Comerciais 4.1.1.01 Despesas Comerciais Matriz 4.1.1.02 Despesas Comerciais Filial A 4.1.2 Despesas Administrativas 4.1.2.01 Despesas Administrativas Matriz 4.1.2.02
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Despesas Administrativas Filial A b)Totalizao em cada estabelecimento: FONTE:CENOFISCO

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