Sistema de Control Óptimo de Efectivo

(COE)
Esta solución ha sido diseñada específicamente para ayudar a las entidades
financieras en la gestión integral y eficiente de los recursos monetarios (las remesas
bancarias) con el fin de maximizar la rentabilidad de su utilización mediante la
reducción de gastos, y aprovechando el coste de oportunidad por el mantenimiento de
saldos ociosos ocasionados por una gestión imprecisa de los mismos.
La idea nace a partir del hecho de toda entidad financiera posee un área central de
procesamiento de solicitudes de efectivo donde cuenta con un grupo de analistas que
son necesarios para atender a la cantidad de unidades de negocio que lo solicitan
(oficinas bancarias, cajeros automáticos y centros de acopio), lo que representa costes
de personal sin eliminar los márgenes de errores incurridos.
Sistema de Control de Efectivo (COE) 2
Ventajas Financieras del COE
• Rentabilidad del efectivo o masa monetaria en un 20 % el primer mes de
instalación de la aplicación.
• Control de los saldos existentes en cada una de las unidades de negocio
• Planificación eficaz del déficit o exceso de efectivo
• Gráficas con estadísticas que apoyan a las decisiones de forma eficaz
• Reducción de gastos de comunicaciones
• Generación de la posición contable
• Eliminación de costes de papelería e imprenta
• Control sobre el coste imputable a todas las unidades de negocio
Ventajas sobre los actuales procesos
• Rápido análisis del efectivo adecuado para las unidades de negocio
• Control sobre depósitos y retiradas de efectivo de Bancos Centrales
• Solicitud y recepción de pedidos en línea
• Manejo de los estados de un pedido, desde “solicitud”, “aprobación”, “envío”,
recepción”, y confirmación”
• Monitorización permanente de pedidos enviados y recibidos a nivel nacional, a
través de 80 tipos de consultas generales, 100 tipos de Reportes y más de 65
pantallas de mantenimiento.
• Control en línea del estado del efectivo en cada unidad de negocio.
• Cuadre automático de agencias, cajeros de ventanilla y cajeros automáticos
• Control permanente sobre las Empresas que realizan el Transporte
• Control de clientes especiales o corporativos y sus distintos tipos de productos
Seguridad
• Modulo de auditoría que permite consultar el histórico de los diferentes eventos
que genera el Sistema
• Consulta de eventos por usuario, por remesa, por envío y por unidad de
negocio
• Comunicaciones seguras bajo criptografías PKI de 128 bits.
• Permite obtener y llevar registro de acceso de usuarios por fechas o por horas
• Solo permite acceso a usuarios que estén validados en el Sistema de
Seguridad.
Sistema de Control de Efectivo (COE) 3
Descripción del COE
Control Óptimo de Efectivo (COE) es una herramienta de gestión centralizada de
control del efectivo monetario, especialmente diseñada para reducir costes de
operación, disponer de un “cash flor mangement”, reducir el número de remesas y
llevar un control total de las operaciones.
En la actualidad, lo nomal es que la comunicación entre el área central de control y las
unidades de negocio se haga través de los mecanismos de comunicación disponibles
(telefonía, correo electrónico, etc.) con los costes que ellos representan y los retrasos
en el procesamiento de la información. Esto repercute en desviaciones en los
procesos así como incrementa los costes de operación.
El sistema COE consta de una serie de módulos e interfases que brindan solución a
cada una de las dificultades que la actividad del control del efectivo representa a las
entidades financieras.
Módulo de Proyecciones
Su objetivo es determinar la cantidad óptima del efectivo a mantener en cada unidad
de negocio (agencias y ATMs),basado en los datos históricos de movimientos de
efectivo (saldo de cierre,entrada y salida de efectivo) de lasmismas.
Adicionalmente ofrece a los usuarios recomendaciones del escenario (Minimización de
costes, rentabilidad financiera, punto de equilibrio) que mejor se ajuste a la estrategia
de un día en particular o el pronóstico en los próximos quince días, así como también
sugerir la optimización de la composición del efectivo (denominación de billetes y
número) tomando en cuenta la demanda o especificación del usuario y disponibilidad
por denominación de cada unidad de negocio (punto de reorden).
Las políticas de proyección de efectivo ya implantadas en el módulo pueden generar
hasta un año de comportamiento futuro, evaluando para ello las distintas variables
económicas del país, políticas de reducción de costes y mayor rentabilidad financiera,
permitiendo identificar nuevas estrategias que redunden en beneficios para la entidad.
Si bien es cierto que la toma de decisiones depende en gran medida del
comportamiento del efectivo, la ejecución es lenta y causaría riesgos innecesarios
impactando el día a día de la operativa. Si por el contrario se posee este módulo, se
pueden modelar escenarios probables, estudiar su comportamiento y tomar decisiones
precisas con sólo realizar una acción.
4
Sistema de Control de Efectivo (COE)
Módulo de Agencias (Oficinas)
Una de las principales bondades de
este módulo es brindar a las oficinas
bancarias un manejo integral de su
efectivo heredando del módulo
operativo ventajas en cuanto al
workflow de las remesas, el coste de su
efectivo, el arqueo de los cajeros
automáticos (ATM), el cuadre de la
oficina y la generación de los asientos
contables. Este módulo se puede
integrar con la aplicación “core
bancario” con el fin de reaprovechar las
operaciones ya existentes en los
sistemas actuales de la entidad.
El sistema es capaz mantener un registro en línea de todas las entradas y salidas
(envíos y recepción de remesas, pases de bóveda a cajeros) de efectivo de la bóveda
de cada unidad de negocio, en este caso oficinas, conectada al módulo central.
Estas operaciones además se pueden registrar en la aplicación contable de las
oficinas. De esta forma el sistema puede emitir alertas de saldos muy superiores o
muy inferiores a los preestablecidos para la oficina, generando tareas de envío o
solicitud de efectivo para cubir déficit o superávit según sea el caso.
A través de los saldos en línea de todas las operaciones y dependiendo del esquema
operativo de control que se adopte, el sistema permite la monitorización remota de las
oficinas, estableciendo así un doble control operativo minimizando riesgos.
Siendo el módulo de agencia la otra pieza fundamental para el control operativo del
efectivo, con éste y el anterior módulo se dispone de un registro permanente de todas
las transacciones y las reducciones de costes derivadas del nuevo esquema de
control. Los ahorros que se obtienen con la implantación del COE son inmediatos:
• Personal que controla centralizadamente los traslados de efectivo
• Prácticamente el 100% de los costes de comunicaciones (telefonía, fax, etc…)
se pueden llegar a eliminar.
• Eliminación de formularios preimpresos
• Reducción de costes de transporte, al optimizar los viajes a realizar por las
empresas de transporte contratadas.
Este módulo del COE es autocargable remotamente desde cualquier “browser” capaz
de ejecutar Java por estar residente en un servidor Web. Se elimina así el hecho de la
distribución de software a las oficinas.
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Sistema de Control de Efectivo (COE)
Módulo de Clientes Corporativos
Permite la comunicación en línea con
clientes considerados VIP que
demandan grandes cantidades de
efectivo, tanto de recogida de remesas
como de acopio de efectivo. Mediante
este módulo se pueden controlar los
ingresos generados por clientes
corporativos, controlar costes por
custodia, consolidar transportes para
recogida.
Módulo Central Operativo
Es el pilar fundamental del sistema ya
que centraliza todas las remesas del
banco, discriminadas por oficinas,
cajeros automáticos, clientes
corporativos, venta de efectivo a otros
bancos y depósitos y retiradas de
efectivo con el banco central, siendo un
módulo muy sencillo de parametrizar
en donde se tiene como premisa
fundamental el control de los distintos
entes que interactúan en el manejo del
efectivo desde la sucursal o ATM, el
departamento de efectivo del banco y
las empresas de transporte.
Controla todas las facetas del manejo de efectivo tales como el tratamiento de
múltiples monedas, productos, transportistas y el registro a nivel contable de cada una
de las operaciones, a través de un work flow que registra en cada uno de sus estados
información importante, precisa y oportuna para la toma de decisiones.
Comprende la naturaleza básica de envíos y sus respectivos estados: solicitado,
aprobado, despachado, recibido, confirmado y atracado. Este control básico se realiza
sobre la estructura parametrizable de entes emisores y receptores (oficinas y centros
de acopio), tratamiento de multimonedas, parametrización de denominaciones por
moneda, definición de tipos de envío, de transportista, generación de ayudas
contables por unidad de negocio, etc… Es capaz de registrar toda la operativa diaria
emitiendo reportes de esta gestión.
Sistema de Control de Efectivo (COE) 6
Módulo de Gestión
Todos los ejecutivos y gerentes de la
entidad autorizados pueden visualizar
mediante vistas de gestión el efectivo
en todas sus etapas y en cada una de
las formas posibles. Se pueden realizar
consultas desde una visión global
pudiendo conocer todo el efectivo a
nivel nacional, por zona o cualquier otra
estructura definida por el banco,
también se podrán ver los costes
asociados. El usuario podrá realizar
vistas rápidas del status de los cupos:
si estan por encima o por debajo de lo
parametrizado y se encargará de
producir una serie de reportes que
apoyaran su gestión.
Representa la herramienta principal del gerente para la toma de decisiones. Este
sistema de información de gestión permite evaluar el escenario actual del efectivo en
bóveda/transito/reclamaciones, costes, desviaciones, riesgos, cuotas, etc…, para así
generar ahorros, rentabilidad financiera y efectivo óptimo según las necesidades de la
entidad en cada momento. Para ello se dispone de estadísticas de comportamiento y
comparativas sobre variables como: saldos de efectivo, de reclamaciones, de efectivo
en tránsito, déficit/superávit en oficinas, cupos asignados, efectivo trasladado, masa
monetaria, etc…
Módulo de Mantenimiento
Todo el esquema de parametrización
del sistema es realizado por nuestros
consultores y las áreas involucradas
del banco con el fin de obtener toda la
información necesaria para alimentar el
COE. Como integrador de solución de
negocios y especialistas en el negocio
se recomendarán las mejores practicas
para esto, ya que es vital para nosotros
que el sistema pueda ser mantenido y
administrado por el cliente en casi
todas sus etapas lo que nos da como
beneficios el control por parte del
cliente de sus datos y evita la
dependencia del proveedor.
7
Sistema de Control de Efectivo (COE)
Módulo de Consultas y Reportes
Módulo de Cajeros Automáticos (ATM)
Se dispone de un módulo de ATM para
centralizar en un solo sistema todas las
operaciones de efectivo. El módulo de
ATM controla mediante interfases a los
sistemas de ATM los eventos a nivel de
efectivo tanto en cajeros en sucursales
o en localizaciones especiales. Este
módulo incorpora la función de arqueo
y cuadre del ATM en donde se
centralizan estas operaciones y se
administra el envió de remesas a los
mismos. Proporciona así la completa
administración de la dotación de los
ATM por parte del banco y no por parte
de la empresa transportista.
Módulo de Costes
Siendo el manejo del efectivo una de
las partidas de gastos importantes en
que incurre cualquier banco dentro de
su estructura de costes, es imperativo
conocer y establecer cada una de las
actividades por la cual se generan los
mismos y así saber a nivel de centros
de costes quienes y de que forman
consumen este presupuesto. Mediante
estos cálculos, cifras y reportes el
banco puede realizar análisis bien
puntuales de sus operaciones y lo que
esto acarrea así como alimentar datos
en proyecciones para sus posteriores
recomendaciones.
Sistema de Control de Efectivo (COE) 8
La parametrización de tarifas de transporte, hace que el sistema de control de efectivo
posea los datos necesarios para convertirse en un sistema de información de gestión
de control de costes, este módulo encuentra su fundamento en la identificación de
oportunidades de mejoras en los esquemas de envíos que hasta la fecha ha manejado
la entidad, ya que lejos de presentar los costes como un gran acumulado anual
almacenado en una cuenta de gastos, permite correlacionar la participación de cada
envío, tipo de envío, déficit/superávit de cada unidad emisora/receptora, rotación del
efectivo, etc. en el costo total de traslados; más aún permite la conciliación detallada
de cada una de las facturas de traslados por cada transportista evitando el incremento
de recurso humano para esta tarea.
El registro de costes por envío requiere análisis de gestión, identificar oportunidades
de mejora y actuar en consecuencia, eliminando rutas de transporte duplicadas,
envíos de remesas con mayor frecuencia de la necesaria y chequeando
sobrefacturación por errores humanos debido al volumen de traslados realizados. Para
esto el COE posee otro módulo que permite al Gestor la toma de decisiones
oportunas. Este módulo es el Módulo de Gestión. Si bien es cierto que el sistema
podría funcionar solo con el módulo de control de costes aunado a los módulos de
base operativa, en caso de no tenerlo el gestor tendría que dedicar tiempo suficiente
para recopilar toda la información del sistema en alguna herramienta disponible (hojas
de cálculos, sistema de proyecciones, etc.).
En condiciones normales el volumen de traslados, masa monetaria, control de riesgos,
control contable, conciliación manual, etc. dificultan los análisis sobre los costes por
indisponibilidad de información y el tiempo de dedicación que este requiere. Es por ello
que este módulo ayuda minimizar aun más los costes de operación.
Módulo de Auditoria
Con este módulo se puede controlar y
tener una trazabilidad de todas las
transacciones y operaciones del
sistema, con el de fin de contar con una
auditoria en cuanto a remesas,
tiempos, cupos e incluso las alertas
que se puedan parametrizar para
controlar todas las operaciones y
monitorizar el tiempo de cumplimiento
de las empresas transportistas.
En todo esquema de envíos se presentan desviaciones inherentes a retrasos por la
propia operación. Este módulo lleva un detalle exhaustivo de cada envío identificado
por su remesa, permitiendo controlar estas desviaciones a través de consultas
predefinidas , disminuyendo el riesgo de pérdida e incremento de saldos ociosos por
envíos no completados en el tiempo óptimo.
Está de más decir que el efectivo representa el mayor objetivo de fraude en una
entidad financiera. Este módulo redunda en controles que permiten minimizar el riesgo
aumentando el control oportuno sobre todo el movimiento de efectivo. La detección
casi inmediata de cualquier desviación informa a los individuos propensos a cometer
fraudes el mensaje "estamos alerta”. Además de proveer el control sobre el patrimonio
de la entidad, el módulo evita retrasos en traslados de remesas a través de un control
detallado diario.
Sistema de La parametrización de tarifas de transporte, hace que el sistema de control
de efectivo
posea los datos necesarios para convertirse en un sistema de información de gestión
de control de costes, este módulo encuentra su fundamento en la identificación de
oportunidades de mejoras en los esquemas de envíos que hasta la fecha ha manejado
la entidad, ya que lejos de presentar los costes como un gran acumulado anual
almacenado en una cuenta de gastos, permite correlacionar la participación de cada
envío, tipo de envío, déficit/superávit de cada unidad emisora/receptora, rotación del
efectivo, etc. en el costo total de traslados; más aún permite la conciliación detallada
de cada una de las facturas de traslados por cada transportista evitando el incremento
de recurso humano para esta tarea.
El registro de costes por envío requiere análisis de gestión, identificar oportunidades
de mejora y actuar en consecuencia, eliminando rutas de transporte duplicadas,
envíos de remesas con mayor frecuencia de la necesaria y chequeando
sobrefacturación por errores humanos debido al volumen de traslados realizados. Para
esto el COE posee otro módulo que permite al Gestor la toma de decisiones
oportunas. Este módulo es el Módulo de Gestión. Si bien es cierto que el sistema
podría funcionar solo con el módulo de control de costes aunado a los módulos de
base operativa, en caso de no tenerlo el gestor tendría que dedicar tiempo suficiente
para recopilar toda la información del sistema en alguna herramienta disponible (hojas
de cálculos, sistema de proyecciones, etc.).
En condiciones normales el volumen de traslados, masa monetaria, control de riesgos,
control contable, conciliación manual, etc. dificultan los análisis sobre los costes por
indisponibilidad de información y el tiempo de dedicación que este requiere. Es por ello
que este módulo ayuda minimizar aun más los costes de operación.
Módulo de Auditoria
Con este módulo se puede controlar y
tener una trazabilidad de todas las
transacciones y operaciones del
sistema, con el de fin de contar con una
auditoria en cuanto a remesas,
tiempos, cupos e incluso las alertas
que se puedan parametrizar para
controlar todas las operaciones y
monitorizar el tiempo de cumplimiento
de las empresas transportistas.
En todo esquema de envíos se presentan desviaciones inherentes a retrasos por la
propia operación. Este módulo lleva un detalle exhaustivo de cada envío identificado
por su remesa, permitiendo controlar estas desviaciones a través de consultas
predefinidas , disminuyendo el riesgo de pérdida e incremento de saldos ociosos por
envíos no completados en el tiempo óptimo.
Está de más decir que el efectivo representa el mayor objetivo de fraude en una
entidad financiera. Este módulo redunda en controles que permiten minimizar el riesgo
aumentando el control oportuno sobre todo el movimiento de efectivo. La detección
casi inmediata de cualquier desviación informa a los individuos propensos a cometer
fraudes el mensaje "estamos alerta”. Además de proveer el control sobre el patrimonio
de la entidad, el módulo evita retrasos en traslados de remesas a través de un control
detallado diario.
Sistema de Control de Efectivo (COE) 9
Módulo de Transportista
A través de este modulo, el
transportista podrá consultar y atender
todas las solicitudes de traslado de
efectivo una vez aprobadas por el
banco, con las características
necesarias para su realización:
denominación, tipo de envío, criticidad,
etc. Sin embargo, este módulo no es
obligatorio y se pueden usar otros
mecanismos de comunicación que el
banco posea.
No obstante este modulo puede brindar beneficios a las empresas transportistas a fin
de calcular sus costes y generar la facturación por cada cliente en los diferentes
servicios que les sea prestado, generando para la empresa transportista beneficios
financieros en el aprovechamiento de sus recursos y a su vez brindar una mejora de
sus servicios al banco.
Interfase Terminal Financiero
Esta interfase mantiene la consistencia de los datos entre las operaciones registradas
en la aplicación de Terminal Financiero y el COE, evitando incrementos en la carga
operativa de la oficina. De esta forma se evita la doble introducción de datos y
disminuye el riego de error humano.
Este módulo de Interfase con el Terminal Financiero nos permitirá saber en línea los
saldos disponibles de efectivo, incluso las referencias de efectivo de cada unos de los
cajeros de ventanilla de cada una de las sucursales de la entidad. El nivel de control
que proporciona este módulo nos permitirá la toma de decisiones sobre el efectivo,
incluso antes del cierre diario de las oficinas.
Interfase Contable
El control contable necesario para la operación de efectivo es cubierto por est
interfase, ya que permite establecer los asientos contables de las distintas cuentas
donde se controla el efectivo de la entidad. Esta característica es normalmente exigida
por los departamentos financieros , ya que es la única forma de controlar la posición
de efectivo en un momento determinado. Si no se posee, cada unidad deberá registrar
cada movimiento a través de notas procesadas en el sistema contable del banco
incrementando la operativa y, y por tanto los errores humanos y la doble trascripción al
registrar estos asientos. Los registros contables se realizan según los eventos,
cuentas, conceptos parametrizables en el sistema según cada entidad.
Interfase Cajero Automático
El sistema de control de efectivo no solo es capaz de controlar los movimientos de
efectivo en las unidades (agencia y centros de acopio), sino también de los cajeros
automáticos, que dependiendo de la entidad, puede representar un porcentaje muy
alto del efectivo ocioso. Con esta interfase la operativa de cajeros automáticos hereda
todos los beneficios y oportunidades de mejora ya mencionados en los módulos del
COE.

NUEEVO IINFFORMEE
EESTTADO DEE FFLLUJJOS
DEE
EEFFEECTTIIVO
SIIGII V 2..7
Madrid, 04 de mayo de 2009
Sistema Integrado de Gestión Inmobiliaria
El Estado de Flujos de Efectivo
El estado de flujos de efectivo forma parte de los estados financieros que
deben formular las
empresas a partir del Ejercicio 2008 que trabajen bajo el Plan General y
presenten sus informes en
modo Normal.
El Objetivo principal del Informe de Estado de Flujos de Efectivo es
presentar al usuario de una forma
comprensible la información sobre la obtención y utilización del efectivo con
el fin de poder evaluar la
solvencia de la empresa en un determinado período.
El informe de Estado de Flujos de Efectivo muestra las entradas y salidas de
efectivo clasificando los
movimientos por actividades de explotación, inversión y financiación, lo que
servirá para realizar un análisis
proyectivo del efectivo y ayudar a la toma de decisiones de la empresa.
El primer paso en la elaboración del Informe de Estado de Flujos de Efectivo
es la construcción de un
Cuadro soporte que permita ir analizando la variación de cada cuenta para
identificar si originó una fuente
o un uso de efectivo y posteriormente clasificarla entre los tres tipos de
flujos.
El Informe de Flujos de Efectivo definitivo tomará como base de cálculo los
resultados obtenidos en el
cuadro soporte.
A continuación se detalla el procedimiento de actuación para la elaboración
del Informe de Estado de Flujos
de Efectivo en Sigi.
Procedimiento para la elaboración del Informe de Esto de Flujos de
Efectivo en Sigi
1. Crear una nueva empresa para poder tener las plantillas del Cuadro
Soporte e Informe de Flujo de
Efectivo.
2. Copiar las plantillas a aquellas empresas donde sea necesario la
obtención del informe de Estado de
Flujos de Efectivo (empresas que tengan el plan contable de 2008 y que
presenten las cuentas
anuales bajo el subtipo Normal).
Para poder copiar las plantillas a otra empresa es necesario que la empresa
destino tenga dadas
las cuentas contables definidas en la plantilla.
Sistema Integrado de Gestión Inmobiliaria
3. Para asegurar que alguna cuenta definida en el plan contable del cliente
no está dada de alta en la
plantilla del cuadro soporte de efectivo es preciso cuadrar el balance de
situación con el cuadro
soporte manualmente.
4. Si queremos que el informe de flujos de efectivo en cada epígrafe
compute de forma desglosada la
parte que corresponde a intereses de cuentas, créditos de inmovilizado,
proveedores de inmovilizado
o incluso el desglose de efectivo de los asientos de ajuste por venta de
inmovilizado, es necesario
establecer un desglose apropiado en las cuentas contables. Este desglose
de cuentas se debe
trasladar a la configuración de la plantilla del cuadro soporte.
5. Configuración para los flujos de Financiación: es preciso en algunos
epígrafes definir los
movimientos habidos tanto en el Debe o Haber de las cuentas para poder
distinguir entre la parte
emitida y la parte devuelta o amortizada.
6. Introducción de Ajustes de Efectivo desde un nuevo mantenimiento en
Sigi:
Sobre el resultado del ejercicio debe aplicarse una serie de correcciones
para calcular el flujo de
efectivo de Explotación por el método directo. Estos ajustes pueden ser:
- Amortizaciones del inmovilizado
- Correcciones valorativas por deterioro
- Variación de provisiones
- Imputación de subvenciones
- Resultados por bajas y enajenaciones del inmovilizado
- Resultados por bajas y enajenaciones de instrumentos financieros
- Ingresos financieros
- Gastos financieros
- Diferencias de cambio
- Variación de valor razonable en instrumentos financieros
- Otros ingresos y gastos
7. Cambios en el capital corriente: se trata de ajustar las variaciones
habidas en el fondo de maniobra
como consecuencia de la diferencia entre la corriente real la corriente
monetaria. A estos efectos
habrá que realizar los ajustes siguientes:
- Aumento de activos corrientes � Disminución tesorería
- Disminución de activos corrientes �Aumento tesorería
- Aumento de pasivos corrientes �Aumento tesorería
- Disminución de pasivos corrientes �Disminución tesorería
8. Revisar el nivel de control
Existen algunas celdas del cuadro soporte que una vez realizados los
ajustes pertinentes no
deberían de tener importe. En caso contrario es necesario revisar esas
partidas y realizar los
ajustes necesarios.
Sistema Integrado de Gestión Inmobiliaria
9. Si ajustado el cuadro soporte descuadra el informe de Flujos de Efectivo
definitivo hay que revisar
que los flujos del cuadro soporte (Disminuciones/Aumentos de Explotación o
Inversión o
Financiación) están siendo tenidos en cuenta en la plantilla del Informe de
Flujos de Efectivo.
Con el fin de poder ofrecer un servicio más personalizado, nos complace
informarle de que tenemos a su
disposición el Servicio de Formulación del Estado de Flujos de
Efectivo. Si está interesado en ampliar la
información, puede ponerse en contacto con el departamento Comercial a
través del teléfono 91-1852240 o a
través del email comercial@dharmasigi.com.
También le ofrecemos la posibilidad de realizar el curso "Los informes
contables del NPGC en SIGI".

Cómo obtener información sobre el sistema

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última actualización el 10 de noviembre de 2008, 21:32 por Carlos-vialfa
Publicado por Carlos-vialfa

Información sobre el sistema y componentes de la PC

Abre el menú Inicio > Todos los programas > Accesorios > Herramientas del sistema >
Información del sistema.
Allí encontrarás toda la información necesaria, de todas las aplicaciones, acerca de los
componentes de la PC, sin necesidad de buscar en la web.

Para conseguir el mismo resultado, ir al menú Inicio > Ejecutar > escribe msinfo32 > haz
clic en OK.
Drivers

Abre el menú Inicio > Todos los programas > Herramientas administrativas > Gestión del
ordenador > Administrador de dispositivos.
En este administrador de dispositivos, un signo de interrogación amarillo indica un problema
con un periférico, por lo general la falta de un driver

ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

Kendall & Kendall
CAPITULO 16 - DISEÑO DE ENTRADA EFECTIVA
La calidad de la entrada de un sistema determina la calidad de la salida
del mismo
Los formularios de entrada, las pantallas y los documentos Web
interactivos deben ser diseñados tomando en cuenta esta importante
relación.
Cuando están bien diseñados, los formularios de entrada, las pantallas y
los formularios interactivos para contestar en la Web deben satisfacer
los siguientes objetivos:
Efectividad. Los formularios de entrada, las pantallas de entrada y
los formularios para contestar en la Web deben cumplir propósitos
específicos en el sistema de información.

Precisión. Se refiere al diseño que garantiza que se contestaran de

manera apropiada.

Facilidad de uso. Significa que las formularios y las pantallas son

sencillos y no requieren tiempo adicional para descifrarlos.

Consistencia. Implica que todos los formularios de entrada,

independientemente de que sean pantallas de entrada o formularios
para contestar en la Web, agrupan los datos en forma semejante de una
aplicación a la otra.

Simplicidad. Mantener limpios estos diseños con el propósito de

atraer la atención del usuario.

Atractivo. A los usuarios disfrutaran al usar los formularios de

entrada gracias a lo interesante de su diseño.

DISEÑO DE UN BUEN FORMULARIO.

El analista de sistemas debe contar con la capacidad para:
Diseñar formularios completos y útiles.

Eliminar formularios innecesarios que desperdicien los recursos de la

organización.
Los Formularios: Son documentos previamente impresos que
requieren respuestas estandarizadas por parte de los usuarios. Sirven
como documento de origen para el personal que captura datos.
Lineamientos para el diseño de formularios:
Haga formularios fáciles de contestar.

Asegúrese de que los formularios cumplen el propósito para el cual se

diseñaron.

Diseñe los formularios para garantizar que se contesten con precisión.

Mantenga atractivos los formularios.

El diseño mas atractivo de los formularios debe fluir de arriba hacia

abajo y de izquierda a derecha.
SIETE SECCIONES DE UN FORMULARIO.
Encabezado.

Identificación y acceso

Instrucciones.

Cuerpo.

Firma y verificación.

Totales.

Comentarios.

Títulos. Le indican a la persona que contesta el formulario que poner en

cada línea, espacio o cuadro en blanco.
SATISFACCION DEL PROPOSITO PREVISTO.
Formularios especializados. Cuando se desea proporcionar
información diferente a cada departamentos o usuarios y compartir
alguna información básica.
COMO ASEGURAR LA CONTESTACION PRECISA.
Cuando los formularios se diseñan para asegurar su contestación
precisa.
COMO HACER FORMULARIOS ATRACTIVOS.
Se hace a lo último porque es necesario aplicar las técnicas que vimos
en las secciones anteriores.
DISEÑO DE FORMULARIOS POR COMPUTADORA
Existen numerosos paquetes de diseño de formularios para PCs.
CONTROL DE LOS FORMULARIOS DE NEGOCIOS.
Asegurarse de que cada formulario en uso cumple su propósito
específico.

El propósito es integral para el funcionamiento de la organización.

Evita la duplicación de la información recopilada y de los formularios

que recolectan.

Diseñar formularios eficaces.

Decidir como reproducir los formularios de la manera más económica.

Establecer procedimientos que hagan disponibles los formularios al

costo mas bajo posible.

DISEÑO ADECUADO DE PANTALLAS Y FORMULARIOS

PARA LA WEB.
El analista debe tener siempre presente al usuario al diseñar pantallas.
Sin embargo, hay algunas diferencias y los analistas de sistemas deben
esforzarse por comprender las cualidades específicas de las pantallas.
Una gran diferencia es la contante presencia de un cursor en la pantalla,
que indica al usuario cual es la posición actual para introducir datos.
COMO MANTENER LA SECILLEZ DE LA PANTALLA.
La pantalla solo debe mostrar lo que sea necesario para emprender una
acción particular. Para el usuario ocasional, 50 por ciento del arrea de la
pantalla debe contener información útil.
Tres secciones de pantalla:
La parte superior o encabezado.

La sección media que se conoce como “cuerpo”.

La tercera sección corresponde a los “comentarios e instrucciones”.

COMO MANTENER CONSISTENCIA EN LA PANTALLA.

Las pantallas se pueden mantener consistentes al colocar información en
la misma área cada vez que se accede una nueva pantalla.
La información relacionada lógicamente se debe agrupar de forma
consistente. Ejemplo: el nombre y la dirección van juntos, no el nombre y
el código postal.
PREGUNTAS DE REPASO.
1. ¿Cuáles son los objetivos de diseño para las formas y
pantallas de la entrada?

Efectividad. Las formas y pantallas de entrada sirven a propósitos

específicos.
Precisión. Se refiere al diseño que asegura el llenado adecuado.
Facilidad de uso. Significa que las formas y pantallas son directas y no
requieren tiempo adicional para descifrarlos.
Consistencia. Las formas y pantallas agrupan los datos en forma
similar de una aplicación a la siguiente.
Simplicidad. Mantener las formas y pantallas sin amontonamientos de
tal forma que centre la atención del usuario.
Atractivo. A los usuarios les agradara debido a su diseño interesante.
2. Liste los cuatro lineamientos para el buen diseño de formas.

Haga que las formas sean fáciles de llenar.

Asegúrese de que las formas satisfacen el objetivo para el que fueron

diseñadas.

Diseñe formas que aseguren el llenado preciso.

Mantenga las formas atractivas.

3. ¿Cuál es el flujo de forma adecuado?

De izquierda derecha y de arriba hacia abajo

4. ¿Cuales son las siete secciones de una buena forma?

Encabezado.

Identificación y acceso

Instrucciones.

Cuerpo.

Firma y verificación.

Totales.

Comentarios.

5. Liste cuatro tipos de títulos que se usan en formas.

Títulos de línea.

Proporcionar un cuadro para los datos en vez de una línea.

Títulos para verificación vertical.

Títulos para verificación horizontal.

6. ¿Qué es una forma especial? ¿Cuáles son algunas desventajas

del uso de formas especiales?

Es una forma de tres partes donde cada una sirve a un propósito

específico.
Su desventaja es que son costosas
7. Liste los lineamientos para el espaciado de formas escritas a
mano y a maquina.

Las formas no deben verse amontonadas.

Deben parecer organizadas y lógicas después de que son llenadas.

Proporcionar suficiente espacio para las respuestas escritas a maquina

y a mano.

Los datos tecleados a maquina requieren un mínimo espaciado de 1/6

de pulgada entre líneas.

Los datos escritos a mano requieren aproximadamente ¼ de pulgada.

Las formas diseñadas para ser llenadas a mano o maquinas de escribir

deben permitir intervalos de cerca de 1/3 de pulgada entre líneas.

Las formas deben solicitar información en el orden esperado.

El uso de diferentes tipos de letra dentro de la misma forma puede

ayudar a ser atractivo el llenarla.

8. ¿Cuáles son las tareas básicas involucradas en el control de

formas?

Asegurarse de que cada forma de uso satisfaga su propósito

especifico

Que el propósito especificado sea integral con el funcionamiento de la

organización.

Prevenir la duplicación de información recolectada.

Diseñar formas efectivas.

Decidir sobre la manera en que se reproducen las formas por el medio
mas económico.
Establecer el control de existencias y los procedimientos de
inventario.

Que las formas estén disponibles cuando se necesiten al menor costo

posible.

Debe incluirse en cada forma un numero único de forma y una fecha

de revisión.

9. Liste los cuatro lineamientos para un buen diseño de pantalla

VDT.

Mantener la pantalla simple.

Mantener consistente la presentación de la pantalla.

Facilitar al usuario el movimiento entre pantallas.

Crear una pantalla atractiva.

10. ¿Cuáles son las tres secciones útiles para simplificar una
pantalla?

La parte superior.

La sección media o el cuerpo de la pantalla.

Sección de comentarios e instrucciones.

11. ¿Cuáles son las ventajas de usar ventanas en pantalla?

Llenar parcial o totalmente la pantalla con nueva información.

Minimizar o maximizar el tamaño de las ventanas conforme se

necesita.

Hacer ventanas disponibles que faciliten captura rápida y correcta

Producir automáticamente una nueva ventana si el código dado es

incorrecto.

Permitir a los usuarios suspender la captura de datos y revisar otro

archivo.

Obtener detalles sobre como debe continuar la captura de datos.

Calcular un valor en pantalla y luego regresar a la captura de datos

12. ¿Cuáles son las desventajas de usar ventanas en pantalla?

Permiten que el usuario complique una pantalla simple.

Si se incluyen demasiadas operaciones de ventanas, el diseñador

puede estar invitando a la creación de una pantalla de apariencia caótica
que pueda dar como resultado que un usuario se sienta perdido y
frustrado por todo el amontonamiento.

13. Liste dos formas en que las pantallas pueden ser mantenidas
consistentes.
Ubicando la información en la misma área cada vez que es accesada
una nueva pantalla.

La información que esta asociada lógicamente debe estar agrupada

consistentemente: el nombre y la dirección van juntos, y no el nombre y
el código postal.

14. De tres formas para facilitar el movimiento entre pantallas.

Desplazamiento

Petición de mas detalles

Dialogo en pantalla.

15. ¿Cuáles son las diferencias entre el diseño de pantalla para

macrocomputadoras y microcomputadoras?

Una macrocomputadora esta diseñada para trabajar con muchas

terminales mientras que una microcomputadora es una unidad de
proceso y terminal autocontenida.

En las macrocomputadoras la pantallas son enviadas como un todo,

en vez de series de tecleos individuales, mientras que la
microcomputadora esta diseñada para responder a cualquier tecleo.

16. ¿Qué es un carácter de atributo? ¿Dónde se usa?

Los campos de datos de una pantalla son definidos usando un carácter

de atributo de campo.
¿Donde se usa? El carácter de atributo ocupa una posición en pantalla,
precediendo inmediatamente al campo de datos y apareciendo siempre
como un carácter en blanco.
17. ¿Cuáles características de pantalla son guardadas en un
carácter de atributo?

Protección.

Intensidad.

Desplazamiento y atributos extendidos.

18. Liste cuatro elementos de diseño de interfaz grafica. Junto

con cada uno, describa cuando podría ser adecuado incorporarla
en el diseño de pantalla.

Los rectángulos que son usados para enmarcar los campos de captura
y desplegado.
Un círculo, llamado botón de radio que se usa para seleccionar
alternativas excluyentes.

Un cuadro de lista. Despliega varias opciones que pueden ser

seleccionadas por el ratón.

Un botón de comando que ejecuta una opción cuando el usuario lo

selecciona con el raton.

19. Defina lo que significa iconos en pantalla. ¿Cuándo son

útiles, por lo general, los iconos?

Son representaciones pictóricas en pantalla que simbolizan acciones de

computadora.
Son útiles si son significativos. Su principal ventaja ha sido hasta ahora
el atraer y animar a usuarios sin experiencia acerca del potencial de la
computadora.
20. Liste las cinco combinaciones de color de frente y fondo más
legibles para ser usadas en VDT.

Negro sobre amarillo.

Verde sobre blanco.

Azul sobre blanco.

Blanco sobre azul.

Amarillo sobre negro.

21. ¿Cuáles son tres situaciones donde el color puede ser útil
para el diseño de pantalla?

Usar colores brillantes para el frente con colores más opacos para el
fondo.

Asignar primero colores altamente contrastantes a los campos que

deben ser diferenciados y luego pueden ser asignados a los demás
colores.

Usar color para resaltar campos importantes en las pantallas. Los

campos que son importantes pueden ser coloreados en forma diferente
del resto.