ROSILENE BARBOSA FERREIRA

PLANEJAMENTO, ORGANIZAO E PROMOO DE EVENTOS: UM ESTUDO DE CASO DA SEMANA DO FAZENDEIRO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIOSA

Viosa MG Junho -2008

UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIOSA CENTRO DE CINCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES DEPARTAMENTO DE LETRAS

ROSILENE BARBOSA FERREIRA

PLANEJAMENTO, ORGANIZAO E PROMOO DE EVENTOS: UM ESTUDO DE CASO DA SEMANA DO FAZENDEIRO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIOSA

Viosa MG
Junho/ 2008

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UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIOSA CENTRO DE CINCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES DEPARTAMENTO DE LETRAS CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO TRILINGUE

PLANEJAMENTO, ORGANIZAO E PROMOO DE EVENTOS: UM ESTUDO DE CASO DA SEMANA DO FAZENDEIRO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIOSA

ROSILENE BARBOSA FERREIRA

Monografia apresentada ao curso de Secretariado Executivo Trilinge como requisito para obteno do grau de bacharel em Secretariado Executivo

Trilinge da Universidade Federal de Viosa.

Viosa-MG Junho - 2008

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A MONOGRAFIA INTITULADA

PLANEJAMENTO, ORGANIZAO E PROMOO DE EVENTOS: UM ESTUDO DE CASO DA SEMANA DO FAZENDEIRO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIOSA

Elaborada por

Rosilene Barbosa Ferreira

Como requisito para obteno do grau de bacharel em Secretariado Executivo Trilingue da Universidade Federal de Viosa, foi aprovada por todos os membros da Banca Examinadora.

Viosa, 23 de junho de 2008

___________________________________________________________ Prof. Tereza Anglica Bartolomeu ( DED/UFV) (Orientadora)

_____________________________________________________________ (Ktia de Souza Aguiar ) (Conselheira)

_____________________________________________________________ Prof Ana Ldia Coutinho Galvo ( DED/UFV) (Examinadora)

______________________________________________________________ Prof Roslia Beber de Souza (DLA/UFV) (Examinadora)

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Ao meu amado esposo Evaldo, pelo amor e incentivo, e pelos momentos felizes juntos As minhas amigas de curso pelo carinho e companheirismo.

AGRADECIMENTOS

Agradeo primeiramente a Deus, pois sem Ele, no poderia concretizar o sonho de concluir minha graduao na Universidade Federal de Viosa. Ao meu marido, Evaldo pelo incondicional amor, carinho e compreenso, e por ter me apoiado desde o inicio do curso. minha grande amiga Juliana Abreu que sempre esteve ao meu lado me ajudando nas horas difceis, e compartilhando as horas felizes. A todas minhas amigas de curso, pelos 4 anos de convivncia, pelas risadas, pelos apertos nas disciplinas, pelas festinhas de confraternizao, pelos encontros nas pizzarias, almoos, enfim, pelos bons momentos que passamos juntas. Vo ficar para sempre no meu corao. minha me, Maria da Penha pelas oraes. minha segunda famlia, Gnia, Marcos, Andr e Clara pelo carinho e incentivo. A todos os professores que no decorrer do curso, me ensinaram e complementaram meus conhecimentos. minha orientadora Tereza Anglica Bartolomeu pelas contribuies e pela pacincia em corrigir meus erros contribuindo muito para que este trabalho se concretizasse. minha conselheira Ktia de Souza Aguiar, que mesmo de longe me auxiliou e contribuiu para o resultado final. A comisso organizadora da Semana do Fazendeiro, pelas contribuies, em especial a Miriam, pela pacincia em me ajudar na pesquisa. Agradeo a todos que de alguma forma contriburam para minha formao acadmica, que fizeram e fazem parte da minha vida. A todos, muito obrigada!

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No est na natureza das coisas que um nico homem realize um descobrimento sbito e inesperado; o conhecimento avana passo a passo e cada homem depende do trabalho dos seus pares e de seus predecessores".

Sir Ernest Rutherford

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FERREIRA, Rosilene Barbosa; BARTOLOMEU, Tereza Anglica; AGUIAR, Ktia de Souza. Planejamento, Organizao e Promoo de Eventos: Um Estudo de Caso da Semana do Fazendeiro da Universidade Federal de Viosa, Universidade Federal de Viosa, Viosa, 2008.

Resumo
O presente trabalho objetivou identificar e descrever as etapas de um evento de grande porte promovido pela Universidade Federal de Viosa, a Semana do Fazendeiro (SemFaz) no que se refere ao planejamento, organizao e execuo do evento, de forma a evidenciar as formas de organizao, a equipe responsvel, o espao fsico necessrio, o pblico alvo e o processo de avaliao do evento. A SemFaz um evento anual promovido pela UFV desde 1929, destinado ao produtor rural, seus familiares e trabalhadores do setor agropecurio. Os instrumentos utilizados para a coleta de dados foram anlise documental e entrevistas semiestrutradas com membros da comisso organizadora e da comisso de avaliao do evento. Os resultados obtidos foram analisados tendo como base a reviso bibliogrfica realizada. O nmero de participantes da SemFaz superior a mil, o que caracteriza-o como sendo um evento de grande porte. O evento SemFaz tem como objetivo difundir, entre os participantes, conhecimentos tcnicos das diversas reas de atuao da UFV, visando a melhoria da produtividade e da produo e ao bem-estar social do produtor e de sua famlia. Na sua programao consta cursos em diversas reas, exposio de mquinas, implementos agrcolas, insumos, prestadores de servio, artesanatos, Clnica Tecnolgica UFV/SEBRAE e atividades culturais. O nmero de pessoas envolvidas na organizao da 78 edio do referido evento, ocorrida em 2007, foi 291 pessoas, distribudas em 28 comisses. Foram 151 cursos oferecidos, sendo 99 proporcionados pelos 22 departamentos da UFV e 52 por entidades parceiras. Com base nos resultados obtidos foi estruturado um roteiro de atividades importantes a serem cumpridas pelos interessados em planejar, organizar e promover um evento, auxiliando assim os profissionais da rea a desenvolver, com competncia, as atividades necessrias para o sucesso do evento.

Palavras-chave: Promoo de evento; Avaliao de evento; Produtor rural.

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SUMRIO 1. 2. 3. INTRODUO............................................................................................................ 1 JUSTIFICATIVA......................................................................................................... 3 OBJETIVOS ................................................................................................................ 5

3.1 Geral ................................................................................................................................................................. 5 3.2 Especficos ........................................................................................................................................................ 5

4.

REVISO DE LITERATURA .................................................................................... 7

4.1 Evento ............................................................................................................................................................... 7 4.1.2 Objetivos e Finalidades............................................................................................................................ 10 4.1.3 Tipologia.................................................................................................................................................. 10 4.1.4 Classificao ............................................................................................................................................ 13 4.1.5 Fases de um evento.................................................................................................................................. 16 4.1.6 Planejamento e Organizao.................................................................................................................... 16 4.1.7 Identificao do Pblico Alvo ................................................................................................................. 19 4.1.8 Avaliao de um evento........................................................................................................................... 19

5. 6.

METODOLOGIA ...................................................................................................... 21 RESULTADOS E DISCUSSES .............................................................................. 24

6.1 Caractersticas do Evento: SemFaz ............................................................................................................. 24 6.1.1 Histrico da SemFaz................................................................................................................................ 27 6.1.2 Importncia .............................................................................................................................................. 28 6.1.3 Estrutura da Comisso Organizadora....................................................................................................... 29 6.3 Fases de realizao da SemFaz..................................................................................................................... 34 6.3.1 Pr-Evento.......................................................................................................................................... 34 6.3.2 Evento...................................................................................................................................................... 37 6.3.3 Ps-evento .......................................................................................................................................... 37 6.4 Avaliao da SemFaz .................................................................................................................................... 38 6.5 Roteiro Para Realizao de Eventos ............................................................................................................ 43

7. 8.

CONCLUSO ............................................................................................................ 48 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ...................................................................... 51

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9. 10.

BIBLIOGRAFIAS ..................................................................................................... 53 ANEXOS................................................................................................................. 55

Anexo 1 Prospecto da 78 Edio da SemFaz................................................................................................. 56 Anexo 2 Modelo de ficha de inscrio para SemFaz ..................................................................................... 57 Anexo 3 Modelo de Ficha de Inscrio para Clnica Tecnolgica da SemFaz ............................................ 58 Anexo 4 Modelo da Ficha de Cadastramento dos Cursos............................................................................. 59 Anexo 5 Cronograma Geral da Comisso Organizadora da SemFaz.......................................................... 62 Anexo 6 Cronograma da Comisso de Avaliao da SemFaz ...................................................................... 65 Anexo 7 Questionrio aplicado pela Comisso de Avaliao aos Participantes e Expositores da Semana do Fazendeiro....................................................................................................................................................... 66

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APNDICES .......................................................................................................... 74

Apndice 1 Roteiro de Entrevista Aplicado com a Responsvel pela Secretaria Permanente da SemFaz75 Apndice 2 Roteiro de Entrevista Aplicado com a Coordenadora da Comisso de Avaliao da SemFaz ............................................................................................................................................................................... 76

LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 - CENTRO DE VIVNCIA .............................................................................................................. 26 FIGURA 2 - HALL DO CENTRO DE VIVENCIA ............................................................................................ 26 FIGURA 3 - LOCAL DA SOLENIDADE DE ABERTURA DA SEMFAZ - AUDITRIO FERNANDO SABINO - .................................................................................................................................................... 26 FIGURA 4 - LOCAL ONDE SO MONTADOS OS ESTANDES DA SEMFAZ ESPAO MULTIUSO..... 27 FIGURA 5 - DECORAO DO ESPAO ......................................................................................................... 27

LISTAS DE TABELAS

TABELA 1 - NMERO DE MEMBROS DAS COMISSES DA 78 EDIO DA SEMFAZ ....................... 31 TABELA 2- NMERO DE CURSOS OFERECIDOS PELOS DEPARTAMENTOS DA UFV NA 78 EDIO DA SEMFAZ .........................................................................................................................................................42

LISTAS DE GRFICOS
GRFICO 1 NMERO DE ESTUDANTES E FUNCIONRIOS QUE TRABALHARAM NA 78 EDIO DA SEMFAZ .........................................................................................................................................................32 GRFICO 2 NMERO DE PARTICIPANTES DA SEMFAZ DE 2000 A 2007.............................................40 GRFICO 3 NMERO DE CURSOS OFERECIDOS POR OUTRAS ENTIDADES NA 78 EDIO DA SEMFAZ ................................................................................................................................................................42

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1. INTRODUO

As atividades de planejamento, organizao e promoo de eventos tornaram-se uma importante fonte econmica em todo mundo, exigindo uma slida estrutura para que todas as etapas possam ser cumpridas e os resultados sejam atingidos de forma satisfatria, tanto para o organizador quanto para os participantes. Nesta pesquisa optou-se por realizar um estudo de caso utilizando como objeto de estudo, um evento de grande porte que acontece anualmente na Universidade Federal de Viosa (UFV): a Semana do Fazendeiro (SemFaz), de forma a evidenciar as formas de organizao, o trabalho da equipe responsvel, o espao fsico utilizado, o pblico alvo e a forma como se d a avaliao do evento. Na UFV, os eventos so atividades que esto em constante evidncia, se tornando uma pea fundamental para a integrao dos alunos, da comunidade viosense e tambm de participantes de outras cidades e estados. Esto incorporados ao dia-a-dia da Instituio e possuem objetivos variados. Para alcanar os objetivos estabelecidos, necessrio que os organizadores faam um planejamento detalhado com antecedncia, tendo em sua equipe pessoas capacitadas, comprometidas, envolvidas e cuidadosas.

Segundo Martin (2003) os organizadores de eventos devem sistematizar o planejamento, a organizao e a produo do evento nos seguintes momentos: pr-evento, evento e ps-evento. Segundo a autora, pr-evento a fase em que se define o projeto e o planejamento das atividades. J o evento a fase do acontecimento, e o ps-evento a fase em que as comisses envolvidas na organizao se renem para avaliar como foi o evento, e fazem as perspectivas para a prxima edio. Seguindo as etapas, os organizadores conseguiro atingir os objetivos propostos, que garantiro o sucesso do evento. No decorrer da pesquisa foi avaliado se o planejamento e os processos de organizao utilizados pela comisso organizadora da SemFaz, juntamente com as 28 (vinte e oito) subcomisses do referido evento, conseguem desempenhar as funes de modo que o evento tenha o sucesso esperado, promovendo a satisfao dos participantes. Com base nos resultados obtidos foi possvel estruturar um roteiro de atividades a ser seguido pelos interessados em planejar, organizar e promover um evento, o qual poder ser utilizado como referncia para organizadores de eventos.

2. JUSTIFICATIVA
Organizar eventos no uma tarefa fcil, e para acompanhar as mudanas no mercado de trabalho preciso que o profissional que trabalha no ramo de organizao e estruturao de eventos seja dinmico, decidido, criativo, imaginativo, ter habilidade para inovar e ser detalhista, para saber lidar com situaes de imprevistos usando-se de bom senso para resolver a situao, (ONISHI, 2005). Uma das razes para a realizao desta pesquisa, o fato da promoo de eventos ser uma atividade que est em constante crescimento e expanso no mercado. Esta atividade de grande interesse dos profissionais de Secretariado Executivo, onde os mesmos podem atuar no planejamento, na organizao e na promoo de eventos. Alm disso, este trabalho poder auxiliar estes profissionais como fonte bibliogrfica para ampliar o conhecimento adquirido durante a graduao. Outro aspecto importante o fato da pesquisa poder auxiliar os prprios organizadores do objeto de estudo, a SemFaz, a detectar problemas, assim sanar estas falhas, tendo a

oportunidade de estar sempre aprimorando seus conhecimentos, contribuindo para o sucesso das futuras edies do evento. Por fim, a pesquisa justifica-se pela tentativa de conhecer profundamente o processo de organizao de um evento que tem expressiva importncia tanto para a comunidade acadmica da UFV quanto para o pblico alvo, composto de centenas de pessoas que vm a cidade em busca de aprimoramento, diverso e reencontro com amigos que fizeram durante as participao nas edies anteriores. A presena de um nmero expressivo de participantes neste evento tambm traz repercusso positiva para a economia da cidade, movimentando os setores hoteleiros, alimentcios e comerciais.

3. OBJETIVOS

3.1 Geral
O objetivo deste trabalho identificar e descrever as etapas de um evento de grande porte promovido pela UFV, a Semana do Fazendeiro (SemFaz), no que se refere ao planejamento e execuo do evento, de forma a evidenciar as estratgicas de organizao, o trabalho da equipe organizadora, o espao fsico necessrio, o pblico alvo e o processo de avaliao do evento.

3.2 Especficos
Identificar as caractersticas do evento promovido pela UFV Semana do Fazendeiro quanto histria, importncia e estrutura.

Descrever a metodologia utilizada pela equipe organizadora da Semana do Fazendeiro para o planejamento, execuo e avaliao do evento durante as etapas de prevento, evento e ps-evento. Analisar os resultados da avaliao da 78a Semana do Fazendeiro, realizada em julho de 2007, para verificar a adequabilidade e aplicao do planejamento e execuo do evento.

Estruturar um roteiro de atividades para interessados em planejar, organizar e promover eventos.

4. REVISO DE LITERATURA

4.1 Evento
Quando se pensa na palavra evento, diferentes exemplos vm instantaneamente mente, desde uma simples reunio de famlia a um mega evento empresarial que envolve um grande nmero de pessoas. Sendo assim, evento qualquer acontecimento social programado para tratar dos mais diversos assuntos, sejam eles polticos, culturais, cientficos, comerciais, profissionais etc. No existe uma conformidade quanto a uma conceituao universal de evento. Ela dificultada pela prpria natureza intrnseca da atividade. Pode-se considerar evento, qualquer acontecimento que foge rotina, sempre programado para reunir um grupo de pessoas, seja numa reunio familiar, reunio de um grupo de amigos para comemorar aniversrio, casamento, ou at mesmo um grande acontecimento como a Copa do Mundo que um mega evento que rene pessoas de vrios pases, cuja programao se inicia com quatro anos de antecedncia. Ao logo dos tempos, os eventos foram se firmando como sinnimo de sucesso, sendo um excelente meio de divulgao que proporciona a troca de experincias, que pode levar ao enriquecimento do conhecimento. (SENAC, 2000).

Ultimamente, promover eventos uma forma de difundir tcnicas e conhecimentos entre as pessoas. No mundo empresarial uma forma de colocar a empresa em evidncia no mercado. Seja qual for a natureza, os eventos renem grupos de pessoas em torno de um mesmo objetivo e ajudam a desenvolver o turismo e,dependendo da sua natureza, podero atrair pessoas de outras cidades ou regies.

4.1.1 Conceituao
Segundo Miranda (2003:118) Evento um conjunto de atividades profissionais desenvolvidas com o objetivo de alcanar o seu pblico alvo atravs do lanamento de produtos, da apresentao de uma pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer seu conceito ou recuperar sua imagem. Tomando como base esta definio, pode se dizer que evento uma das formas pela qual as empresas buscam para se estabelecer no mercado, podendo colocar seus produtos e/ou servios na mdia, alcanando assim, seu espao no mundo empresarial. tambm, uma forma e oportunidade de fazer negcios, aumentar os lucros e colocar as empresas em evidncia no mercado. Meirelles (1999) confirma esta argumentao quando diz que, os eventos so instrumentos institucionais e promocionais, que criam conceitos e estabelecem a imagem da organizao, produtos, servios, idias e pessoas. Ao participar de um evento, as pessoas tm a possibilidade de interagir com o negcio do patrocinador, tomar conhecimento do seu produto e aprender a valorizar sua marca, proporcionando um maior retorno econmico e social a partir do investimento. Segundo a autora, o evento um local ideal para se trocar idias e fazer novos negcios, abrindo assim o nmero de oportunidades para os que dele participam. J Andrade, (1999:32) define evento pela tica da economia, ao dizer que eventos um fenmeno multiplicador de negcios pelo seu potencial gerador de novos fluxos de visitantes. Evento todo fenmeno capaz de alterar determinada economia. Complementando o que Meirelles e Andrade afirmam, Melo Neto (1999) coloca que, todo evento tem que ter caractersticas de um produto, deve ser inovador, satisfazer as necessidades do pblico alvo, criar expectativas e ser acessvel a um grande nmero de

pessoas. Deve tambm possuir um nome de fcil memorizao e um forte apelo promocional. Para que o evento seja bom e alcance o pblico almejado, preciso que este seja inusitado, inovador e desafiante, tornando o evento uma atividade de marketing, uma vez que o evento tem a capacidade de juntar o negcio do patrocinador com os consumidores potenciais em um ambiente interativo.

Brito & Fontes, (1997:66) tambm colocam sobre esta capacidade dos eventos em se tornar uma fonte de marketing, quando dizem que: Eventos so acontecimentos previamente planejados, organizados e coordenados de forma a contemplar o maior nmero de pessoas em um mesmo espao fsico temporal, com informaes, medidas e projetos sobre uma idia, ao ou produto, apresentando os diagnsticos de resultados e os meios mais eficazes para atingir determinado objetivo.

Em seu livro Manual Prtico de Eventos, publicado em 2003, Vanessa Martins apresenta a definio de Canton, (1999:19) para evento: a soma de aes previamente planejadas com o objetivo de alcanar resultados pr-definidos junto ao seu pblico alvo. Essas aes, quando previamente planejadas, faro com que o pblico do evento fique satisfeito e o nmero de participantes seja maior em futuras edies. Diante do exposto, sugere-se que evento uma forma de apresentar algum produto ou servio. Ou seja, a realizao de eventos no meio empresarial fundamental para o xito do planejamento estratgico das empresas, tornando-se uma ferramenta de marketing indispensvel para seu sucesso, promovendo marcas, divulgando e comercializando produtos ou servios. Assim, os eventos podem ser considerados estratgia de marketing, quando promovem o nome das empresas patrocinadoras fazendo com que a empresa e os produtos se tornem conhecidos no mercado.

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4.1.2 Objetivos e Finalidades

Quando se organiza um evento, h uma razo para que o mesmo acontea e isso expresso por meio de seus objetivos ou finalidades. Ele deve ser duradouro e no perecvel, no decorrer do tempo. Deve ser capaz de traduzir, em poucas palavras o principal conceito do evento, seu propsito e sua contribuio para o mercado. A correta definio e divulgao do objetivo de um evento para todos os envolvidos no seu planejamento, comercializao, organizao e execuo fator crucial para o seu sucesso. O objetivo atua como orientao invisvel para que as pessoas envolvidas na organizao do evento possam trabalhar em suas atividades de forma independente, mas com um objetivo comum. Giacglia (2006, p.15) diz que: Definir os objetivos significa saber o que se pretende de resultados quantitativos e qualitativos, estabelecendo, a priori, mecanismos para mensur-los. Alm de definir os resultados esperados pelo promotor, preciso que sejam identificados os objetivos do evento para os patrocinadores durante o processo de comercializao do evento, e, portanto, devem estar claros a todos os que nele esto envolvidos. Sendo assim, estando claros os objetivos do evento, o planejamento seguir a direo certa e, conseqentemente, o projeto ter o sucesso esperado, agradando a todos os organizadores e participantes em geral.

4.1.3 Tipologia
Existem vrios tipos de eventos para atender os objetivos especficos das empresas promotoras. Abaixo sero descritos alguns tipos de eventos, apontados por Martin (2003:4458) em seu livro Manual Prtico de Eventos. Alm dos que aqui sero focalizados, existem ainda os eventos de cunho familiar, como almoos, jantares entre outros etc.

Brainstorming Bastante usado pelos publicitrios, permite uma analise ampla das vrias possibilidades para uma questo. O objetivo deste tipo de evento encontrar solues

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para um problema. Segundo Cesca (1997), este evento tem os seguintes passos: exposio do problema pelo coordenador por 10 a 15 minutos; lanamento de idias, seleo de idias e sntese. Este tipo de evento indicado para empresrios que do consultoria.

Conferncias So reunies bastante formais, com exposio de um tema especifico por um expositor ou conferencista, por um tempo limitado, para um grande nmero de pessoas. Aps a explanao, ele responde s perguntas formuladas pelos participantes. Este tipo de evento, normalmente, um dos formatos utilizados em seminrios e congressos. Quando acontece como evento isolado, tem curta durao.

Congresso Pode ser definido como uma reunio formal de participantes de um mesmo grupo profissional, ou de uma entidade associativa que os agrega. Visa estudar ou debater temas de interesse geral de determinada rea de atuao. As sesses de trabalho dos congressos so divididas em vrias atividades, como: mesas redondas, reunies, debates, painis etc. Os temas podem ser oficiais ou livres.

Conveno A expresso conveno, de modo geral, define as atividades restritas a um grupo especfico e que so pagas unicamente pela entidade empresarial, poltica ou partidria promotora do evento. Acontece para reunir profissionais ou partidrios e pode tambm ser feita por setores distintos de determinada organizao ou congregar todos os seus integrantes. Por exemplo: convenes de vendas, que renem os elementos ligados ao setor (vendedores, revendedores, distribuidores, representantes, etc.), para lanamento de um produto ou apresentao de um novo plano de expanso de mercado.

Debate Reunio entre duas ou mais pessoas que defendem seus pontos de vista sobre um ou vrios assuntos, normalmente divergentes. orientado por um moderador que faz as perguntas a um e outro, e controla os nimos de ambos e o tempo de resposta. muito utilizado para fins polticos, especialmente prximo as eleies.

Feira e Exposio So instrumentos de comprovada eficcia comercial, por estabelecer o contato direto entre fabricante, comprador e usurio. Estes eventos so criados para exposio pblica e/ou a comercializao de servios e produtos industriais, tcnicos e

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cientficos a um pblico especfico. As feiras tambm so um forte elemento de sustentao de imagem da empresa e/ou produto em evidncia. So excelentes oportunidades de contato pessoal e social, criando laos e parcerias estimulantes que servir de vnculo para negociaes entre as empresas.

Frum Seu objetivo consiste em conseguir efetivar a participao de um pblico numeroso, motivado por um coordenador, que levanta um problema de interesse geral. Na maior parte das vezes, seus promotores so entidades representativas da comunidade e rgos pblicos.

Jornada uma reunio peridica, de determinado grupo de profissionais, objetivando discutir um ou mais assuntos, no mbito regional. Pode-se dizer que um congresso em miniatura.

Mesa-redonda uma reunio de trs a nove pessoas, que debatem um assunto controvertido e de interesse geral. Cada debatedor tem um tempo determinado para sua apresentao. Ao final das exposies, o tema discutido no grupo por um tempo predeterminado. permitida a participao da platia fazendo perguntas. Para melhor funcionamento, o nmero de participantes deve ser mpar. Esse tipo de evento permite ao participante receber informaes, criar opinies prprias e estimular o raciocnio.

Palestra Deriva da conferncia. Coordenada por um moderador, consiste na apresentao de um assunto a uma platia com algum conhecimento prvio sobre o tema. Permite a participao da platia com perguntas.

Seminrio Consiste em uma exposio oral feita por um coordenador que domine o assunto, alm de um ou dois apresentadores, que possuam algum conhecimento prvio do assunto a ser debatido. Por ser um dos tipos de evento preferido pela rea tcnica, o pblico tende a ser exigente. Tem como idia central fornecer informaes, motivo pelo qual os temas a serem abordados devem ser escolhidos com cuidado. Pode ser apresentada em forma de palestras, painel, mesa-redonda, etc., e no visa tomada de deciso ao final.

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Workshop - Muito utilizado pela rea empresarial. Tem o objetivo promocional ou comercial. Tem curta durao (poucas horas), dividido em duas partes: a primeira delas expositiva sobre um tema, servio ou produto. A segunda mais prtica, com apresentao e teste do produto ou servio apresentado.

4.1.4 Classificao
Os eventos podem ser classificados segundo os seguintes critrios: abrangncia; competio; demonstrao ou exposio; data ou freqncia; categoria e funo estratgica; dimenso (tamanho ou alcance); objetivo e rea de interesse; perfil dos participantes; e tipo de adeso. A seguir, sero apresentados cada um destes tipos mais detalhadamente.

a) Abrangncia So agrupados segundo o alcance do evento. Podem ser: mundiais, internacionais, latino americanos, brasileiros, regionais ou municipais. Andrade (1999) considera que, o evento mundial deve ter membros de todos os continentes. S ser internacional se tiver, no mnimo, 20% dos participantes representando outro continente que no aquele onde se realiza o evento. Exemplo: Copa do Mundo de Futebol.

b) Competio Martin (2003) afirma que esta classificao abrange todo tipo de evento que permite criar uma competio e por conseqncia uma premiao. Pode ser cultural, esportivo, artstico etc... So os concursos, campeonatos, desfiles. c) Demonstrao ou Exposio Pode haver, ou no, competio, mas o principal objetivo a apresentao de um produto ou servio no evento. Exemplos: Em desfiles, leiles, shows, noite de autgrafos etc.

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d) Data ou Freqncia Tenan (2004) indica quatro sub-categorias dentro dessa classificao: Permanentes ocorre periodicamente (mensal, semestral, anual etc.).; Espordicos acontecem entre intervalos irregulares; nicos acontecem somente uma vez (lanamentos de livros, noite de autgrafos ); De oportunidade ocorrem em pocas de grandes eventos internacionais ou marcantes na histria. Como, por exemplo, temos os eventos esportivos que ocorrem em escolas e clubes aproveitando a copa do mundo ou olimpadas.

e) Categoria e Funo Estratgica Leva em conta a finalidade do evento e sua funo dentro do marketing. Se pblico, organizado por algum rgo governamental (federal, estadual ou municipal). Se privado, organizado por empresas de qualquer ramo da economia. f) Dimenso (tamanho, alcance) Relaciona-se com o nmero de participantes. Ele pode ser: Macroevento: so eventos que, por sua dimenso, mobilizam milhares de pessoas. Atraem pessoas de diferentes partes do mundo. So coordenados, geralmente, por alguma entidade pblica. De um modo geral, so raros. Quando acontecem, as empresas escolhidas para promov-los so as maiores do mercado nacional e/ou internacional. Exemplo: Copa do Mundo de Futebol, Jogos Olmpicos etc. De grande porte: so eventos que, embora menores que o macroevento, tambm englobam muitas pessoas, acima de 1000 (mil) participantes. Normalmente so idealizados por empresas de mbito nacional e/ou internacional, para pblico de interesse geral. De mdio porte: so os grandes alvos da maior parte das empresas que realizam eventos para menos de 1000 mil participantes. De pequeno porte: so eventos realizados para nmero reduzido de participantes.

Para fins de anlise ser considerado evento de pequeno porte aquele que atender menos de 100 participantes e o de mdio porte, aquele que atende entre 101 a 999 participantes.

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g) Objetivo e rea de Interesse Neste caso, o que determina o tipo do evento, a sua finalidade e objetivos, ou seja, a rea de interesse do pblico do evento. Objetivos cientficos ou culturais os objetivos destes eventos variam segundo a rea de interesse, que pode ser: educacional, poltico, artstico, esportivo etc. Por exemplo: congressos, seminrios, simpsios ou convenes. Objetivos de carter comercial os eventos com estes objetivos visam a comercializao de um ou mais produtos. Exemplo: feiras, exposies etc.

h) Perfil dos Participantes Quanto mais diversificado for o pblico alvo desejado, mais elevados sero os custos de promoo de vendas. Destacam-se trs tipos bsicos: Geral os participantes so de diferentes setores. Dirigido agrupa vrios grupos de profissionais com atividades e interesses em comuns. Especifico ou especializados compostos de tcnicos e profissionais com atividades e interesses comuns. Normalmente encontrados em eventos mdicos, tais como otorrinolaringologia, geriatria etc.

i) Tipo de Adeso Fechado cada participante recebe convite restrito e especfico do organizador que normalmente paga todas as despesas. Aberto h dois tipos de adeses nesta classificao: cada participante paga sua participao ou o acesso livre sem restries, sem taxas de admisso ou cobrana de ingresso. Exemplo: Shows de msica ao vivo, organizados pelos rgos pbicos municipais e estaduais.

Quando se pensa em organizar um evento, importante que este seja estruturado de acordo com o perfil dos participantes. Se isso for feito o seu sucesso ser mais provvel.

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4.1.5 Fases de um evento

Segundo Martin (2003) para se desenvolver um evento com preciso, este deve passar por fases especficas: Pr-evento a fase essencial do evento onde haver definio do projeto e o planejamento de todas as atividades bem como o detalhamento de receitas e despesas esperadas. Evento o evento propriamente dito. O q se segue so informaes a mais. se a primeira fase for bem feita, a realizao do evento tem grande possibilidade de ser um sucesso, pois haver uma boa base para que a organizao da estrutura operacional do evento possa acontecer sem problemas. Ps-evento caracteriza-se pela desmontagem de toda a estrutura montada na fase anterior, dos acertos financeiros e dos pagamentos dos fornecedores.

Pr-evento

Evento Planejamento e organizao

Ps-evento

Capacitao do evento

4.1.6 Planejamento e Organizao

A realizao de eventos uma atividade em que necessrio o exerccio da criatividade. A organizao necessria para alcanar o sucesso pretendido pelos organizadores, por isso, deve ser bem programada, planejada e estruturada. Assim, com certeza, atrair o interesse dos participantes fazendo com que o evento tenha o sucesso esperado. Para se realizar um evento um passo importante seu planejamento e sua organizao. Para Segundo Miranda (2003) necessrio que se faa previamente uma pesquisa

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respondendo a algumas perguntas bsicas que contribuiro para que o planejamento flua e a organizao do evento tenha o sucesso esperado. So elas: 1. Qual o objetivo do evento? 2. Qual o tema? Que material ser criado em funo do tema? 3. Quem participar do evento? (nmero de pessoas, perfil, de que cidades etc) 4. Qual a durao? 5. Que atividades ocorrero durante o evento?

Segundo MARTINS (2003:70): Planejamento a espinha dorsal de um evento. ele quem d a direo para onde se deve ir, pois um evento envolve variveis controlveis e variveis incontrolveis. Estas podero ser problemas, pois, por serem incontrolveis, so imprevisveis, e podem comprometer todo o evento. Para que o evento tenha o sucesso esperado preciso um planejamento detalhado e antecipado. O Planejamento um processo administrativo que visa determinar a direo a ser seguida para alcanar um resultado desejado. Durante o planejamento de um evento deve-se considerar sempre os dois tipos de variveis. No se obtm a excelncia simplesmente planejando o qu e como as coisas devem acontecer (variveis controlveis). To importante quanto, planejar o que no previsto, mas pode acontecer. A etapa do planejamento, quando feita com critrio, pode ser longa. Em contrapartida, alm de dar agilidade s outras etapas da organizao do evento, pode garantir seu sucesso. Cesca (1997) afirma que quando se tem planejamento, ganha-se tempo, despendem-se menos esforos, evita-se o desperdcio, tomam-se medidas que minimizem o imprevisto e facilitem sua resoluo quando surgirem, e o mais importante, os objetivos propostos so atingidos. Planejar o evento ganhar agilidade no desenvolvimento, melhorar a eficincia na execuo das tarefas. Assim, possvel tambm no errar na formulao de um evento dependendo do seu pblico alvo, pois cada evento tem um pblico especfico, que requer uma mensagem, uma formao, uma linguagem especfica e bem definida. Essa tarefa se consegue com o planejamento bem estruturado do evento. Um bom planejamento alm de prever detalhadamente o que deve ser feito, como ser feito, quem ser o responsvel, deve prever tambm que recursos humanos e materiais sero

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necessrios, que o investimento ser demandado e qual ser o cronograma de aes, pois o bom desempenho do evento depende das tarefas realizadas nesta fase. Para que o planejamento seja feito de forma eficiente necessrio que se siga algumas etapas, tais como: compor uma equipe de trabalho com um coordenador geral, delegar funes a estas equipes, resolver o local onde o evento acontecer, fazer reunies peridicas com toda a equipe e preparar um check- list com as providncias a serem tomadas para auxiliar na execuo das tarefas. As atividades precisam ser agrupadas de maneira lgica e a autoridade deve ser distribuda de maneira a evitar conflitos e confuses, para que os objetivos possam ser alcanados, com os planos sendo executados e as pessoas trabalhando eficientemente. Outra etapa que no pode ser esquecida a organizao. Sem ela as atividades deixam de ser feitas e o evento no ocorre com o sucesso esperado. O grau de excelncia de organizao de um evento medido por seu resultado final. Em sentido geral organizao o modo como se organiza um sistema. a forma escolhida para arranjar, dispor ou classificar objetos, documentos e informaes. No existem bons eventos sem que sua concepo, sua idia e seus objetivos tambm o sejam. O incio de um evento sinnimo de trabalho cuidadoso e bem delineado e envolve a definio de todos os aspectos de seu planejamento e organizao. importante observar que cada evento um caso particular, com organizao e caractersticas prprias e como todo empreendimento, seu sucesso depende de um planejamento bem detalhado e bem feito. Para isso preciso que a instituio tenha uma estrutura material e humana compatvel com a dimenso do evento a ser administrado. Para Andrade (1999:37) O planejamento comea sempre com uma anlise da conjuntura ou mais precisamente com o levantamento de mercado, seu potencial de demanda e sua capacidade de oferta, a fim de traar objetivos de metas. Complementando, Canton (1997:20) descreve planejamento no como sendo um ato isolado. Ele diz que deve ser visualizado como um processo composto de aes interrelacionadas e interdependentes que visam o alcance de objetivos previamente estabelecidos. Meirelles (1999:37) diz que: Planejamento fator fundamental ao desenvolvimento de qualquer atividade, e de modo especial, para a organizao de eventos, permitindo a racionalizao das atividades, o gerenciamento dos recursos disponveis e a implantao do projeto.

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Traados os objetivos e metas, a organizao se torna mais fcil e o resultado ser certamente satisfatrio. Conclui-se ento, que sem planejamento um evento no ter o sucesso esperado, os objetivos no sero alcanados e a insatisfao dos participantes ser aparente. Um bom planejamento a alma do evento. O trabalho minucioso de se planejar um evento o que originar o seu sucesso.

4.1.7 Identificao do Pblico Alvo

Outro ponto importante para a realizao de um evento a definio do pblico alvo, para que o foco do evento no seja destorcido. Isso significa decidir quais empresas ou pessoas, de quais segmentos, regies geogrficas e perfis sero convidados a participar, de acordo com o tipo de evento a ser realizado. Segundo Giacglia (2006:19), a primeira deciso que o promotor do evento deve tomar refere-se, portanto, ao pblico; qual o pblico que se interessaria pelo evento. Dependendo do tipo de pblico alvo de um evento, ser possvel descrev-lo com maior ou menor especificidade. Um evento que tem como tema, algo relacionado informtica, no vai despertar o interesse de pessoas que no tem contato com esta rea. A definio do pblico alvo deve corresponder s expectativas j traadas no objetivo. Ex: Se o evento tiver o objetivo de compra e venda de produtos, o pblico alvo dever priorizar empresas que detenham o poder de deciso de compra. Segundo Giacglia (2006), Martin (2003), e Andrade (1999), a escolha do tema interfere em muito na hora de definir o pblico alvo. Se o pblico alvo so estudantes de Biologia, os temas tm que estar condizentes com a rea de atuao destes profissionais.

4.1.8 Avaliao de um evento

A avaliao uma fase importante em um evento, no somente vai facilitar a negociao do patrocnio, como tambm para que o prprio promotor do evento possa

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entender os pontos fortes e fracos que serviro de base para melhorias nas prximas edies, tendo como propsito prover feedback sobre os trabalhos realizados. Giacaglia (2006:177) diz que, o promotor precisa saber se conduziu bem a organizao e se atendeu aos objetivos tanto do prprio evento quanto do(s) patrocinador(es). Precisa, para tanto, de meios e critrios para medir e avaliar os resultados. Deve-se perguntar tambm, se houve alguma(s) falha(s) ou se o evento podia ter sido melhor elaborado e organizado, como e onde melhorar, para que em novas oportunidades no ocorram os mesmo erros. Martin (2003:103) diz que: a melhor hora de se avaliar o evento durante seu acontecimento, desta forma, obtem-se uma correta anlise de seus servios e do prprio evento. A autora ainda ressalta que, a avaliao imprescindvel para que o prximo evento seja melhor administrado e operado a partir das informaes obtidas das respostas do questionrio sobre o evento, dadas pelos participantes. Com esta avaliao tambm possvel conhecer o perfil dos participantes, dos expositores e demais componentes do pblico alvo. De qualquer forma, a avaliao, tanto para o promotor do evento quanto para o seu patrocinador, somente ter sentido se os resultados forem devidamente checados com os respectivos objetivos. Aprimorar o hbito da avaliao do evento imprescindvel para que os organizadores possam suprir, em outras edies , os eventuais erros que possam surgir. Ao aplicar os questionrios, os organizadores tm a possibilidade de saber se o evento ocorreu de forma a agradar a todos, tendo a possibilidade de avaliar o evento do ponto de vista dos participantes, expositores (no caso de feiras e exposies) e tambm dos patrocinadores o. Da a importncia de manter o hbito da avaliao de suas atividades como instrumento de suporte tomada de deciso sobre novos empreendimentos.

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5.

METODOLOGIA

Tomando como base a reviso bibliogrfica apresentada no captulo 4 foram adotados alguns procedimentos metodolgicos, com a finalidade de alcanar os objetivos da pesquisa. Este estudo de natureza qualitativa e de carter descritivo. Silva & Menezes (2001: 21) afirmam que, a pesquisa qualitativa no requer o uso de metas e tcnicas de estatsticas. O ambiente natural a fonte direta para coleta de dados e o pesquisador o instrumento chave. Para Cervo & Bervian (2002:66) a pesquisa de carter descritivo busca conhecer as diversas situaes e relaes que ocorrem na vida.... Para os autores, a pesquisa descritiva assume diversas formas, dentre elas se destaca o estudo de caso, estratgia utilizada neste trabalho. Yin (2005:32) diz que o estudo de caso utilizado como estratgia de pesquisa em diversas situaes para contribuir com o conhecimento que temos dos fenmenos individuais. Segundo o autor, estudo de caso uma investigao emprica que investiga um fenmeno dentro de seu contexto da vida real, especialmente quando os limites entre o fenmeno e o contexto no esto definidos. O estudo de caso permite uma investigao profunda

preservando as caractersticas dos acontecimentos reais.

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As tcnicas utilizadas para coleta de dados foram: pesquisa documental e entrevista semi-estruturada. Segundo Gil (1987), a entrevista a tcnica em que o investigador se apresenta frente ao investigado e lhe formula perguntas, com o objetivo de obter os dados que interessam investigao. Portanto, trata-se de uma forma de interao social. Mais especificamente, uma forma de dilogo assimtrico, em que uma das partes busca coletar dados e a outra se apresenta como fonte de informao. Para desenvolver a pesquisa foram realizadas as seguintes atividades: 1 Etapa: Reviso bibliogrfica sobre o tema EVENTOS, (livros, revistas, artigos e material digital) para se ter conhecimento do processo adequado, segundo os autores, que um organizador de eventos deve seguir para realizar um trabalho eficiente e eficaz. 2 Etapa: Pesquisa documental na sala da secretaria permanente do evento e tambm no site da Pr-Reitoria de Extenso e Cultura da Universidade Federal de Viosa, para anlise da avaliao da 78 edio do evento ocorrido em julho de 2007, com o intuito de averiguar os seguintes pontos: O processo de avaliao do evento Nmero de membros da comisso Os pontos avaliados Tempo de durao da avaliao

3 Etapa: Entrevista com a responsvel pela secretaria permanente da SemFaz. Com a entrevista procurou-se identificar as seguintes variveis: Local verificar se o local utilizado pela comisso contribuiu para o melhor andamento do planejamento e execuo do evento; Maquinrio especificar o maquinrio disponvel para a comisso; Quantidade de comisses verificar qual o nmero de comisses da SemFaz e se o mesmo foi suficiente para que todos trabalhassem sem sobrecarga de tarefa;. Nmero de membros de cada comisso verificar se a quantidade de membros em cada comisso foi suficiente, ou se o evento ocorreria melhor se tivesse mais ou menos gente envolvida;

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Existncia de estagirios nas comisses verificar a quantidade de estagirios envolvidos na organizao do evento. Valor da remunerao verificar, caso haja, o valor que cada estagirio recebeu,e se foi por horas trabalhadas, ms ou evento todo; Critrio de seleo dos estagirios verificar os critrios de seleo adotados para a contratao de estagirios; O processo de organizao verificar as etapas que a comisso utilizou para realizao do evento; Freqncia de reunies das comisses verificar a quantidade de reunies realizadas durante a organizao; Processo de seleo de cursos verificar o(s) critrio(s) utilizado(s) na seleo dos cursos dados durante a semana; Nmero de cursos oferecidos pelos departamentos verificar a quantidade de cursos que cada departamento da UFV ofereceu; Dificuldades encontradas na realizao do evento identificar as dificuldades encontradas durante a organizao do evento. 4 Etapa: Entrevista com a coordenadora da Comisso de Avaliao da SemFaz, para identificar as seguintes variveis: Quando comeou o processo de avaliao da SemFaz; Nmero de membros na comisso de avaliao; Mtodo de recrutamento e o valor da remunerao dos estagirios contratados;

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6. RESULTADOS E DISCUSSES 6.1 Caractersticas do Evento: SemFaz

A seguir, sero apresentadas as informaes a respeito da caracterizao do evento SemFaz levantadas por meio da pesquisa documental e entrevistas semi-estruturadas: , seu histrico, desde sua primeira edio em julho de 1929, sua importncia e sua estrutura organizacional. O objetivo da SemFaz, proporcionar ao produtores rurais, familiares e colaboradores, a possibilidade de adquirir e, ou, atualizar conhecimentos, bem como trocar experincias com outros participantes, difundindo conhecimentos tcnicos das diversas reas de atuao da UFV, visando a melhoria da produtividade e da produo, alm de proporcionar o bem-estar social do produtor e sua famlia. tambm objetivo do evento a comercializao de servios e produtos industriais e tcnicos. Conforme Giacglia (2006) importante ter claro o objetivo do evento tanto para quem organiza quanto para o pblico que dele participa. Como base na literatura consultada em Martin (2003), a SemFaz pode ser classificada como um evento aberto, pois cada participante paga sua participao no caso dos cursos - e o acesso livre, sem restries e taxas, para os visitantes.

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A Semana do Fazendeiro considerada a maior e mais antiga atividade extensionista universitria do Pas um dos eventos de maior importncia, da Universidade Federal de Viosa, com grande participao de produtores de vrias partes do Brasil. Segundo Tenan (2004) o evento pode ser classificado tambm como um evento permanente, uma vez que ocorre anualmente. Quanto dimenso, poder ser considerado um evento de grande porte, pois conta com a participao de um nmero expressivo de pessoas. (acima de 1000 participantes). Tambm segundo Tenan (2004), quanto tipologia a SemFaz pode ser classificada como Feira & Exposio pois estabelece contato direto entre o fabricante, o comprador e o usurio, pois durante o evento, vrias empresas expem seus produtos nos estandes do evento. Durante a SemFaz, acontecem vrios cursos de capacitao em diversas reas, exposio de mquinas e implementos agrcolas e de artesanato, Clnica Tecnolgica e programao cultural que tambm parte importante da programao do evento. A Clnica Tecnolgica, uma parceria com o SEBRAE, considerada uma proposta inovadora de extenso universitria, sendo a primeira realizada em Minas e a maior em nmero de atendimento no Brasil. Segundo a Coordenadora da Secretaria Permenente da SemFaz, o objetivo da Clnica prestar consultoria a produtores rurais e empreendedores. Eles entram em contato direto com especialistas, tendo acesso s tecnologias geradas na UFV, buscando solues tecnolgicas para seus empreendimentos, sendo intensivo da tecnologia e da informao. O evento SemFaz realizado no Centro de Vivncia (figura 1). O hall (figura 2) utilizado para recepcionar os participantes bem como d acesso aos estandes que so montados no Espao Multiuso (figuras 4 e 5) sendo que a solenidade de abertura acontece no Espao Cultural Fernando Sabino (figura 3). induzidos ao uso

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Figura 1 - Centro de Vivncia

Figura 2 - Hall do Centro de Vivencia

Figura 3 - Local da solenidade de abertura da SemFaz - Auditrio Fernando Sabino -

Fonte: Secretaria Permanente da SemFaz

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Figura 4 - Local onde so montados os estandes da SemFaz Espao Multiuso

Figura 5 - Decorao do espao

Fonte: Secretaria Permanente da SemFaz

6.1.1 Histrico da SemFaz

O evento SemFaz, teve incio em 1929, juntamente com Joo Carlos Belo Lisboa, ento diretor da Escola Superior de Agricultura e Veterinria, e os estudantes Joaquim Fernandes Braga e Jos Coelho da Silva, que no apenas fundaram, mas participaram, ativamente, de todas as Semanas.

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Outro precursor do evento foi Jacinto Soares de Souza e Lima, mdico e prefeito de Ub, MG. Na histria da UFV, ele amou e serviu com idealismo e desprendimento. A primeira edio da Semana do Fazendeiro contou com a presena de 39 agricultores, inspirada em uma visita que Souza Lima realizara no ano anterior, acompanhado de agricultores que, percebendo a necessidade de alguns produtores locais, preparou uma excurso UFV para aquisio de mais conhecimentos. Jacinto foi seu maior propagandista e estimulador, liderando as mais numerosas caravanas de agricultores que vieram a Viosa. Seu jornal Cidade de Ub, fundado em 1937, foi sempre veculo permanente de difuso da Semana do Fazendeiro. Reconhecendo seu trabalho valioso, o governo do Estado de Minas Gerais conferiu-lhe a Medalha de Honra da Inconfidncia. Foi tambm membro do primeiro Conselho Diretor da Universidade Federal de Viosa.

6.1.2 Importncia
A SemFaz um evento promovido pela Universidade Federal de Viosa,em que todos, estudantes, professores, comunidade viosense e produtores rurais so beneficiados com a realizao deste evento. Para os alunos, a Semana do Fazendeiro lhes oferece a oportunidade de conhecer o mercado, de fazer contatos e estabelecer uma rede de relacionamentos, alm de desenvolverem atividades de participao da organizao e desenvolvimento dos cursos oferecidos. J para os professores a SemFaz uma oportunidade de divulgar o resultado de seus estudos e pesquisas. Para a comunidade, uma oportunidade de movimentao da economia, devido a presena de pessoas de outras cidades e estados os quais utilizam a rede hoteleira e o comrcio local. Alm de, tambm, ter acesso ao conhecimento produzido na UFV e usufruir da programao cultural que ocorre durante a Semana, tornando-se uma significativa forma de entretenimento e lazer. Como a divulgao da SemFaz nacional, muitos produtores de vrias partes do pas comparecem UFV para participar do evento. Os produtores vem no evento, uma oportunidade de aprimorar seus conhecimentos no que diz respeito s novas tecnologias. Durante o evento muitas empresas expem seus produtos, equipamentos permitindo ao produtor rural confrontar preos, qualidade e verificar as formas de uso dos produtos.

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Enfim, a SemFaz um evento que beneficia a todos que dele participam, seja pela experincia, pela troca de conhecimentos, pela devoluo sociedade, em forma de conhecimentos, de parte do que ela investe no ensino pblico e gratuito, seja colocando a UFV em evidncia, devido divulgao dos trabalhos desenvolvidos na referida Instituio.

6.1.3 Estrutura da Comisso Organizadora

Com base nos resultados obtidos, mediante a entrevista com a coordenadora da Secretaria Permanente da SemFaz, foi possvel identificar a estrutura utilizada na realizao do evento. A SemFaz ocorre sempre no ms de julho. A comisso conta com uma sala para a secretaria permanente que fica situada no Campus da UFV, no prdio do CEE (Centro de Ensino e Extenso), na sala 100. Nela est o maquinrio e mobilirio necessrios para que sejam desenvolvidos os trabalhos de planejamento e organizao do evento: trs computadores, um aparelho de fax, scaner, duas estantes de arquivo, trs mesas e seis cadeiras. Segundo a coordenadora da Secretaria Permanente, a SemFaz, por ser um evento de grande porte, demanda muito tempo para ser concludo, o que justifica ter uma secretaria permanente. Com relao s comisses, a coordenadora da Secretaria Permanente da SemFaz informou que o evento composto de 28 comisses, as quais so designadas pelo Coordenador Geral, o Pr-Reitor de Extenso e Cultura da UFV. Cada comisso tem um nmero de membros de acordo com a necessidade. Na 78 edio ocorrida em 2007 estiveram envolvidos na organizao 291 membros (Tabela 1) sendo que em algumas comisses (de alojamento, apoio e infra-estrutura e apoio informtica) na grande maioria era composta de estagirios. Estes estagirios so estudantes da UFV de diversos cursos, que se candidatam ao trabalho. Somente a comisso de vigilncia toda composta de funcionrios da UFV. Os selecionados recebem uma bolsa de R$100,00 (cem reais) mensais para trabalhar durante dois meses antes do evento, quando so treinados para desenvolver as tarefas de acordo com a comisso em que vo atuar. A coordenao estabelece etapas para contratao destes estagirios. O processo de seleo consiste em: a) envio de currculo para Secretaria

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Permanente; b) pontuao dos currculos de acordo com o rendimento das notas, e tambm de acordo com as habilidades nas funes a serem desempenhadas. A seleo dos estagirios fica a cargo da coordenadora da Secretaria Permanente da SemFaz. Depois de feita a seleo, a contratao decidida pelo coordenador geral do evento, mediante uma entrevista. Em seguida o candidato selecionado encaminhado comisso que melhor aproveitar suas habilidades.

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Tabela 1 - Nmero de Membros das Comisses da 78 Edio da SemFaz

Comisso Coordenador Geral Coordenador Adjunto Acompanhamento de cursos Alimentao Alojamento dos participantes Apoio e Infra-Instrutura Apoio e Suporte de Informtica Atendimento Ambulatorial Avaliao Clnica Tecnolgica Cerimonial e Recepo a Autoridades Compra de Materiais para Aulas Prticas Confeco de Material Didtico Decorao de estantes e ambiente Designer Grfico Distribuio de Sala, Material udio-Visual e Lanches Distribuio de ticket alimentao, balco de informaes Distribuio de transportes Divulgao e marketing Estande da PEC, hospedagem e Transporte de convidados Estandes Manuteno de limpeza interna e externa Organizao de Leiles e Eqinos Programao Cultural e infra-estrutura dos eventos Culturais Recebimentos de taxas de alimentao e alojamento Secretaria de cursos e participantes Segurana patrimonial e Corpo de Bombeiros Sonorizao Institucional Superviso de Montagens de estantes e segurana do trabalho Vigilncia Total Nmero de membros 1 1 3 10 36 22 24 3 12 3 2 2 2 2 1 2 20 36 6 3 1 28 2 5 2 3 18 3 2 36 291

Fonte: Secretaria Permanente da SemFaz

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Conforme poder ser visualizado no Grfico 1, o nmero de funcionrios envolvidos na organizao e realizao da SemFaz bem maior que o nmero de estudantes (estagirios). Segundo a Coordenadora da Secretaria Permanente da SemFaz os funcionrios que trabalham no evento, recebem folga pelas horas trabalhadas fora do expediente normal.

Membros das Comisses

250 200 Freqncias 150 100 50 0 Estagirios Categorias Funcionrios

Grfico 1 - Nmero de Estudantes e Funcionrios que Trabalharam na 78 Edio da SemFaz ocorrida em 2007. Quanto periodicidade das reunies da comisso de organizao, as reunies acontecem na medida em que vo surgindo as dvidas por parte das subcomisses assim como para transmisso de informaes, opinies ou idias possibilitando que todos os membros sejam ouvidos. Segundo a Coordenadora da Secretaria Permanente da SemFaz tambm acontecem reunies peridicas com todas as comisses. Para divulgao do evento confeccionado um prospecto (anexo 1) o qual contem informaes importantes para os participantes. Na contracapa est o mapa da UFV, sendo possvel visualizar todos os locais de realizao dos cursos no evento. Este mapa tem o objetivo de auxiliar os participantes que no conhecem a localizao dos prdios da UFV. Outras informaes teis encontradas no prospecto so: nmeros dos telefones de contato da Secretaria do evento; breve histrico da SemFaz; informaes sobre quem pode

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participar, a Clnica Tecnolgica, como proceder para se inscrever, roteiros das atividades do evento com horrios, locais etc. H tambm informaes sobre os horrios das refeies e alojamento para aqueles que optam por se hospedar nas dependncias dos alojamentos na UFV. Em folha picotada, no prospecto, est a ficha de inscrio de cursos para o evento e tambm a ficha de inscrio na Clnica Tecnolgica (anexos 2 e 3 respectivamente). Este prospecto enviado aos participantes dos anos anteriores e tambm para outras Universidades assim como os cartazes de divulgao do evento. Algumas unidades so disponibilizadas nos departamentos da UFV. A Coordenadora da Secretaria relatou que, a comisso organizadora tambm se preocupa com os participantes do evento que no utilizaro os alojamentos da UFV, por este motivo, algumas informaes sobre a cidade de Viosa tambm so colocados no prospecto; tais como: mapa de como chegar, lista de horrios de nibus interestaduais, sugestes de hotis, pontos de txi, hospitais, bancos, telefones teis como polcia militar, segurana da UFV, pronto-socorro, farmcias e restaurantes. O objetivos destas informaes dar suporte aos participantes que vm de outras cidades ou mesmo estados. O prospecto tambm traz a relao dos cursos e das Clnicas Tecnolgicas oferecidos e a ficha de inscrio na SemFaz e Clnica Tecnolgica. Alm de todas as informaes j citadas, informada a Equipe Tcnica responsvel pelo evento. Outro aspecto investigado junto Coordenadora da Secretaria Permanente da SemFaz, foram as possveis dificuldades encontradas durante a realizao do evento. Foi relatado a demora do retorno do cadastro dos cursos a serem oferecidos pelos departamentos. Esse fato, segundo a Coordenadora, prejudica o andamento da confeco dos prospectos e consequentemente a divulgao do evento. A Coordenadora relatou tambm relatou os passos seguidos pela comisso que segundo Giacglia (2006) se dividem em aes realizadas antes do evento, durante o evento e aps o evento. Estas etapas sero detalhadas a seguir.

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6.3 Fases de realizao da SemFaz

A realizao de um evento pode ser dividida em fases e/ou etapas: pr-evento, evento e ps-evento. Segundo Martin (2003) estas etapas devem ser seguidas risca para que o evento transcorra harmoniosamente.

6.3.1 Pr-Evento
Segundo a Coordenadora da Secretaria Permanente da SemFaz, as atividades perpassam pelas fases recomendada por Martin (2003), sendo executadas pelos organizadores das comisses. A SemFaz, como j foi dito, acontece no ms de julho e as atividades do prevento acontecem logo aps o trmino da edio anterior. Em dezembro as atividades se intensificam quando os organizadores se renem para analisar a avaliao da edio anterior, e com base nela, iniciar o planejamento da nova edio. Segundo Cesca(1997), Martin(2003), Andrade(1999) para iniciar os trabalhos de organizao de um evento, necessrio definir um coordenador (lder), e que este coordene os trabalhos de execuo das tarefas dos demais membros da equipe. Para o evento SemFaz, a Coordenao Geral como j mencionado, fica a cargo do Pr-Reitor de Extenso e Cultura. Junto a ele, trabalha o Coordenador Ajunto do evento que o chefe da Diviso de Extenso da UFV. Todas as demais comisses so diretamente ligadas a ele. A SemFaz tem 28 comisses subordinadas coordenao geral, como pode ser visualizado na figura 6, que representa o organograma da Comisso Organizadora do referido evento. Com ele, fica claro como se d a relao entre as comisses. Segundo Caravantes (2005), os organogramas ajudam aos recm-chegados entender melhor o seu lugar no esquema global e clarificam as relaes de quem se reporta a quem no funcionamento da organizao.

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Coordenador Geral
Coordenador Adjunto Acompanhamento de cursos Alimentao Alojamento dos participantes Apoio e infra-estrutura Apoio e suporte de informtica Atendimento ambulatorial Avaliao Clinica tecnolgica Cerimonial e recepo de autoridades Compra de materiais Confeco de material didtico Decorao Designer grfico Distribuio de salas e material audiovisual e lanches Distribuio de ticket alimentao balco de informaes Transporte Divulgao e marketing Estande da PEC, hospedagem Estandes Limpeza Organizao de leiles e eqinos Programao cultural Recebimento de taxas Secretaria de cursos e participantes Segurana patrimonial Sonorizao Superviso de montagem de estandes e segurana do trabalho Vigilncia

Figura 6 - Organograma da Comisso Organizadora da SemFaz

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Na 78 edio, cada comisso possuiu um coordenador e um nmero de membros que aquele julgou necessrio para realizao das tarefas de organizao. Todas as comisses se reportaram ao Coordenador Adjunto quando necessrio, o qual se reportou ao Coordenador Geral. Um cronograma de atividades com datas estipuladas para concluso das tarefas, foi estruturado com o intuito de agilizar os trabalhos. De acordo com a responsvel pela Secretaria Permanente da SemFaz, cada comisso construiu seu cronograma especfico. O cronograma geral do evento pode ser visualizado no quadro a seguir. Vale ressaltar que esta prtica da comisso condiz ao que Martin (2003:119) coloca sobre a importncia de se ter um cronograma, garantindo assim que todas as tarefas sejam concludas no tempo estipulado. Segundo a autora: O cronograma deve ser considerado uma pea fundamental e imprescindvel na fase da operacionalizao do evento.(...) deve ter a representao grfica de todas as atividades necessrias para sua operacionalizao, num espao de tempo prdeterminado para inicio e trmino de cada tarefa. As atividades desenvolvidas pelos organizadores da SemFaz na fase que se refere ao planejamento, ou seja, pr-evento so: Definio do tema os temas propostos nas edies anteriores so analisados e o coordenador geral decide qual ser o tema da prxima edio; Definio de pblico alvo e concepo do evento; Definio dos objetivos e metas; Desenvolvimento das estratgias de comunicao e idia criativa criao do logomarca da edio do evento; Planejamento oramentrio; Desenvolvimento de projetos (identidade visual, material de comunicao, sinalizao); Divulgao das comisses responsveis por cada atividade; Estratgia de promoo e divulgao; Organizao de cursos (horrios, informao dos instrutores, reserva de salas para as aulas, reserva de transportes); Pr-inscrio dos participantes e lanamento das fichas no sistema; Definio do coordenador temtico;

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Reunio com os Diretores de Centro, e/ou chefes dos departamentos, para encaminhamento dos processos visando o cadastramento dos cursos; Disponibilizao no sistema da SemFaz para cadastramento de cursos; Retorno dos processos com as fichas de cadastramento de cursos e instrutores devidamente preenchidos pelos rgos e/ou departamentos que vo oferecer cursos; Apreciao dos cursos cadastrados pelos departamentos e rgos; Lanamento no sistema dos cursos que sero oferecidos; Montagem da infra-estrutura local.

6.3.2 Evento
Esta a etapa da realizao do evento. quando todos os esforos da comisso organizadora da SemFaz e os demais envolvidos, se voltam para o sucesso do evento, garantindo uma operacionalizao harmoniosa e o gerenciamento de possveis imprevistos. Execuo Nesta etapa so realizadas as seguintes tarefas pela comisso organizadora da SemFaz: Recepo dos participantes, palestrantes e autoridades; Entrega de material (pastas, crachs, apostilas, etc) aos inscritos; Encaminhamento dos participantes aos alojamentos, quando solicitado; Orientao quanto grade de cursos (horrios, local, etc.); Planto das comisses responsveis para que os possveis imprevistos sejam resolvidos imediatamente. As atividades realizadas pela comisso organizadora da SemFaz, esto de acordo com as recomendaes de Martin(2003) no que se refere recepo dos participantes, palestrantes e autoridades.

6.3.3 Ps-evento
Nesta fase a comisso organizadora da SemFaz, se rene para avaliar o evento, as perspectivas para a prxima edio, os pontos positivos que fortaleceram o evento anterior e

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tambm os pontos negativos observados durante a realizao, a partir da anlise dos questionrios aplicados aos participantes durante a realizao do evento. Segundo a Coordenadora da Secretaria Permanente da SemFaz, as aes realizadas no ps-evento so: Desmontagem das estruturas do local; Envio de material de agradecimento aos palestrantes e instrutores que ministraram os cursos do evento; Fechamento do banco de dados; Emisso dos certificados dos instrutores e estagirios; Avaliao dos resultados; Relatrio final e sugestes para a prxima edio. A comisso organizadora da SemFaz tambm atende s recomendaes de Martin(2003) no que se refere s atividades de ps-evento, ou seja, desmontagem do evento, avaliao, entrega de certificados e apresentao de relatrio final. Dentre as atividades do ps-evento, como j mencionado, est a etapa de avaliao. Etapa esta que os autores, Giacglia(2006), Martin(2003) e Cesca(1997) julgam de extrema importncia. Por esta razo, ser abordado a seguir com destaque.

6.4 Avaliao da SemFaz

De acordo as orientaes de GIACAGLIA (2006), a avaliao uma etapa imprescindvel num evento, seja ele de pequeno, mdio ou grande porte. A comisso

organizadora da SemFaz, possui uma comisso especfica para realizar esta tarefa. Em entrevista com a Coordenadora desta comisso, foi possvel obter as seguintes informaes: a) edies do evento em que houve a avaliao, b) nmero de membros da comisso de avaliao, c) quem nomeia a comisso, d) durao do processo de avaliao, e) cargos dos membros da comisso que trabalharam na edio de 2007, f) finalidade da avaliao. Segundo a Coordenadora da Comisso de Avaliao, a prtica da avaliao do evento teve incio em 1989, mas no perdurou, voltando a ser realizada em 2004. Desde ento, a organizao tem demonstrado melhoria ano aps ano. O Grfico 2 demonstra o sucesso do evento, desde que se passou a realizar as avaliaes. A cada ano de realizao, houve um

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aumento do pblico atendido. Isso se deu pelo fato dos organizadores do evento buscarem a melhoria, conforme opinies recebidas dos participantes. A Comisso de Avaliao da edio de 2007, foi constituda por 12 membros, sendo um professor, um estudante de mestrado e 10 estudantes de graduao. Esta comisso foi instituda pela Pr-Reitoria de Extenso e Cultura (PEC). A coordenao da comisso de avaliao da 78 edio da SemFaz ficou a cargo de uma professora do Departamento de Economia Rural, auxiliada por um estudante de mestrado. Os estagirios eram, na sua maioria, alunos de graduao dos cursos de Economia, Agronomia e Agronegcio. Estes estagirios receberam um treinamento especfico para aplicarem o questionrio aos participantes durante o evento. A coordenadora relatou durante a entrevista, que foi feita uma anlise minuciosa dos questionrios aplicados por um perodo de quatro meses aps a realizao do evento. Esta informao confirma o que Giacglia (2006) diz ao afirmar que esta uma tarefa trabalhosa que demanda tempo, pois necessrio que seja feito uma pesquisa com os participantes do evento para saber os pontos positivos e negativos. Este tempo, segundo a Coordenadora da comisso de avaliao foi importante para que os resultados no fossem distorcidos. Tambm segundo Giacglia (2006), a avaliao de um evento tem a finalidade de dar oportunidade do organizador saber se houve falhas ou se o evento poderia ter sido melhor elaborado. Para a Comisso de Avaliao a finalidade dos procedimentos da avaliao do evento, traar o perfil dos participantes (inclusos os expositores), identificando a percepo dos mesmos quanto s condies de infra-estrutura, oferecimento de cursos e consultoria, oferta de produtos e servios, melhorando com isso a organizao. De acordo com a coordenadora da Comisso de Avaliao da SemFaz, a idia de manter uma avaliao seqenciada do evento encontra-se em sintonia com as diretrizes da UFV, que vem construindo esforos, atravs de seus representantes, em manter o hbito da avaliao de suas atividades como instrumento de suporte tomada de deciso sobre novos empreendimentos. Outra finalidade da avaliao subsidiar a Comisso Organizadora do Evento, de informaes relevantes que auxiliaro no planejamento das futuras edies para que sejam superiores. Segundo a Coordenadora da Comisso de Avaliao, em todas as etapas da avaliao os esforos primaram pelo cuidado na tabulao dos dados e reviso das informaes, a fim de evitar equvocos. As finalidades indicadas pela coordenadora da

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comisso de avaliao do evento esto condizentes com as consideraes feitas por Giacglia (2006). A Comisso de Avaliao da Semfaz disponibilizou os resultados da avaliao da edio de 2007 no site da Pr-Reitoria de Extenso e Cultura da Universidade Federal de Viosa. A coordenadora da Comisso de Avaliao da SemFaz informou que, na aplicao dos questionrios junto aos participantes foi seguida uma seqncia. Nos dois primeiros dias, foram aplicados os questionrios que de caracterizao do perfil dos participantes (anexo 5). Os questionrios de avaliao do evento foram aplicados a partir do terceiro dia. Segundo a coordenadora, esta prtica foi utilizada para que os participantes que j tivessem participado de algumas atividades, pudessem se posicionar em relao s mesmas.

2007 2006 2005 1002 1256 989 1056 956 889 0 500 1000 1500 2000 2500 1389

2568

Ano

2004 2003 2002 2001 2000

3000

Total de Participantes

Grfico 2 - Nmero de participantes da SemFaz de 2000 a 2007 Com a avaliao seqenciada do evento, percebeu-se que o nmero de participantes oscilou, para mais e para menos, como pode ser visto no Grfico 2. Aps a implementao da avaliao em 2004 percebe-se que nmero de participantes aumentou. Nota-se, porm, que em 2005, mesmo j tendo a avaliao, houve uma queda no nmero de participantes. Isso se deu, segundo a comisso de avaliao devido mudana de dato do evento de julho para agosto, devido greve dos funcionrios e professores da UFV. Com isso o nmero de

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alojamentos disponveis para o evento foi muito reduzido levando a no participao de muitos produtores rurais. Segundo a coordenadora da Comisso de Avaliao, estima-se que a cada edio o nmero de participantes aumente, pois com a avaliao, os organizadores tm a possibilidade de corrigir os pontos fracos e, reforar os pontos fortes, garantindo com isto a satisfao de quem participa do evento, e consequentemente elevando seu pblico. Analisando o nmero de cursos oferecidos na 78 edio, pde-se observar que dos 151 cursos oferecidos (Tabela 2), 99 foram oferecidos pelos departamentos da UFV e outros 52 por entidades parceiras da UFV (Grfico 3). Os departamentos de Economia Domstica, Fitotecnia e Zootecnia foram os que mais ofereceram, totalizando 41% do total de cursos oferecidos pelos departamentos da UFV. Percebe-se com este nmero que o foco do evento, est centrado na rea, o que novamente confirma as consideraes de Giacglia (2006) sobre a definio do pblico alvo. Os cursos oferecidos pelo departamento de Fitotecnia, foram cursos tcnicos, relacionados a Bacias de Captao de guas Pluviais, Inovaes Tecnolgicas na Cultura do Feijo, Plantio Direto na Pequena e Mdia Propriedade Rural. Os cursos oferecidos pelo departamento de Zootecnia estavam relacionados criao de animais. Os cursos oferecidos por estes departamentos visam fornecer aos produtores rurais as tcnicas para desenvolverem suas atividades no campo. J o Departamento de Economia Domstica, ofereceu, em sua maioria, cursos que visam o incremento da renda familiar atravs da produo de artesanatos. Todos os cursos mencionados atenderam bem o pblico alvo da SemFaz A Emater uma grande parceira da UFV na SemFaz. Na edio de 2007, a empresa ofereceu 27 cursos voltados para rea rural, totalizando 52% do total oferecido por outras entidades.

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Tabela 2 - Nmero de Cursos Oferecidos por Departamentos da UFV na 78a Edio da SemFaz
Departamentos Depart. de Administrao Depart de Artes e Humanidades Depart. de Biologia Animal Depart. de Biologia Geral Depart. de Biologia Vegetal Depart. de Economia Depart. de Economia Domstica Depart. de Economia Rural Depart. de Educao Fsica Depart. de Eng. Agrcola Depart. de Eng. Civil Depart. de Eng. Eltrica e Produo Depart. de Eng. Florestal Depart. de Fitopatologia Depart. de Fitotecnia Depart. de Matemtica Depart. de Microbiologia Depart. de Nutrio e Sade Depart. de Solos Depart. de Tecnologia de Alimentos Depart. de Veterinria Depart. de Zootecnia Total N de cursos 2 2 6 2 2 2 14 2 2 7 2 4 6 2 14 4 1 1 3 3 5 13 99

Fonte: Secretaria Permanente da SemFaz Alm da Emater, outras entidades ofereceram cursos na 78 SemFaz. Dentre elas podese citar, Embrapa, Grupo Entre Folhas, Funarbe, Secretaria Municipal de Agricultura e Meio Ambiente, Senar-Minas e Sisema-IEF, como pode ser visualizado no Grfico 3.
Nmero de cursos oferecidos por outras entidades
30 25 20 15 10 5 0 3 9 7 2 2 2 27

Grupo entre folhas

Secret. Munic. De Agricultura e Meio Ambiente

SENAR-Minas

Funarbe

Grfico 3 - Nmero de cursos oferecidos por outras Entidades na 78a edio da SemFaz

SISEMA-IEF

Emater

Embrapa

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6.5 Roteiro Para Realizao de Eventos

Como base nas referncias consultadas e a partir dos resultados obtidos no estudo de caso da SemFaz, foi possvel estruturar um roteiro de atividades que poder servir como fonte de informao para organizadores de eventos de pequeno, mdio ou grande porte. Este roteiro foi testado pelos organizadores do XIII Encontro Nacional de Estudantes de Economia Domstica (ENEED) que acontecer em agosto de 2008. Independente do porte do evento importante que os organizadores do evento instalem secretaria, mesmo que provisria, para a realizao dos trabalhos. Esta secretaria servir de ponto de apoio e de encontro dos organizadores, bem como das pessoas interessadas em participar do evento. Esta secretaria torna-se ento um ponto de referncia para a busca informaes sobre o evento, podendo-se tambm, ser o local para realizao de reunies entre os organizadores e para inscries dos participantes. Esta necessidade foi constatada na organizao da SemFaz, que possui uma secretaria permanente, onde, durante todo o ano, possvel obter informaes a respeito do . De acordo com os autores Giacglia (2006) e Martin (2003), a primeira preocupao que um organizador de eventos deve ter a de estruturar um cronograma de atividades para que os trabalhos fluam de maneira harmoniosa, e para que a organizao no se perca na realizao das muitas tarefas. Ao estruturar o cronograma geral assim como os cronogramas especficos para cada equipe envolvida no evento, a delegao das funes aos membros se torna uma tarefa mais fcil. A seguir, sero apresentados, de forma sintetizada, a sugesto de quatro passos de um roteiro de atividades a ser cumprido durante o planejamento e realizao de um evento, o qual foi construdo com base na pesquisa realizada, assim como nas bibliografias consultadas.

Primeiro passo: Compor uma equipe de trabalho delegar funes de acordo com o perfil de cada membro. Deve-se tambm escolher um coordenador geral, ou dependendo do tamanho do evento, uma comisso coordenadora. Primeiramente, esta equipe dever realizar as seguintes tarefas: Analisar a viabilidade do evento se o evento vivel, se existe pblico interessado no evento;

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Definir temas / contedo programtico do evento, tipo do evento: se congresso, seminrio, simpsio etc; Dimensionar o evento em funo do nmero de participantes que se pretende atender. Ser pequeno se atender a menos de 500 pessoas, mdio se atender a menos de 1000 pessoas, e de grande por se o pblico ultrapassar 1000 participantes; Definir o cronograma de atividades esta atividade de extrema importncia na realizao de um evento. quando se define o cronograma, das datas e so estabelecidos os prazos a serem cumpridos; Analisar os possveis locais escolher um local de acordo com a estimativa de

pblico. Deve-se evitar escolher um local grande para poucas pessoas, ou um local pequeno para um nmero maior de participantes; Definir durao e data do evento na escolha da data de um evento, importante

que se leve em conta seu pblico, pois se forem estudantes no interessante que seja em poca de provas ou mesmo em pocas em que os recursos para inscrio no estejam no alcance de todos. Ex: No meio ou final de ms, muitos no tem mais recursos para participar. Definir o objetivo e o pblico alvo do evento; Estabelecer oramento para realizao do evento estimar custos no que se refere

locao do espao; montagem de estandes; infra-estrutura (custos de iluminao, sonorizao, telas, projetores, mobilirios necessrio); construo do palco; custos com os palestrantes (transporte, hospedagem, alimentao e contratao); custos com as recepcionistas (uniformes, transporte, alimentao e contratao); fotografia e filmagem; segurana e porteiros; transporte (locao de carros para transporte dos convidados e palestrantes); alimentao dos convidados; decorao dos diferentes ambientes a serem utilizados durante o evento; divulgao (agncias de criao, editorao, diagramao e produo de convites, banners, faixas, panfletos e demais peas de merchandising, alm dos custos com a veiculao); pgina ou website (criao e manuteno); assessoria de imprensa e agncia de comunicao (logomarcas, temas e material promocional), brindes; mo de obra interna (todos os envolvidos no planejamento e organizao); infra-estrutura interna (custos administrativos rateados pelo perodo de planejamento e execuo do evento - telefonia, aluguel, energia, copias, material de escritrio); assessoria de terceiros.

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Segundo passo: Montar subcomisses para delegao de tarefas: Secretaria dever cuidar da estruturao do evento, tanto no pr-evento, evento e quanto no ps-evento. Para esta comisso dever ser disponibilizado um espao para estabelecimento da secretaria; Comisso de Divulgao, Designer e Marketing caber a esta comisso preparar material grfico (logomarca, programas, folhetos, flyers, convites, contratos, fichas, envelopes, adesivos, crachs, certificados, mapas, pastas, etc.); Comisso de Apoio Pedaggico caber a ela montar um projeto do evento para que seja apresentado aos patrocinadores posteriormente; Comisso de Apoio Financeiro ser a responsvel pela previso de custos para realizao do evento, bem como pela busca de recursos (patrocnio), provisionamento dos impostos a serem pagos, realizao de cobranas e pagamentos e realizao da prestao de contas do evento; Comisso de Infra-estrutura (logstica) esta comisso dever cuidar da estrutura fsica do local onde o evento ser realizado e de todo maquinrio necessrio, computadores, mesas, cadeiras, limpeza e organizao do local; Comisso de Decorao caber a ela definir a decorao do local de acordo com o tema do evento; Comisso de Cerimonial esta comisso dever responsabilizar-se pelo conjunto de formalidades a serem respeitadas. As tarefas a serem realizadas pelo mestre de cerimnia so: sesso de abertura, sesso de encerramento, recepo das autoridades e convidados e homenagens. As caractersticas indispensveis que um mestre de cerimnia dever ter so: voz firme e boa dico, boa aparncia, ser discreto, porm desinibido, ser calmo e tranqilo e estar totalmente inteirado com o evento. Comisso de Sonorizao e iluminao caber a esta comisso listar os equipamentos e materiais necessrios para realizao do evento. importante identificar profissionais qualificados para a realizao desta tarefa para evitar possveis problemas com a parte eltrica do evento. Os materiais necessrios para a parte de sonorizao e iluminao so: microfones sem fio, de lapela e de pedestal; projetores, telo, TV, vdeo, DVD (verificar instalao, funcionamento e

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foco); computadores (com acesso a Internet e com os programas que sero utilizados previamente testados); telefones, lmpada reserva para iluminao; CDs, MP3 e diversas fontes msicas; fones de ouvido; walk talk (til para a comunicao dos organizadores em vrios pontos do evento. Verificar a utilizao da freqncia, funcionamento e carregador de baterias ou pilhas); Comisso de Avaliao a esta comisso, caber a avaliao do evento por meio da estruturao e aplicao de um questionrio aos participantes.

Para dar incio aos trabalhos, as comisses previamente montadas, devero elaborar um cronograma especifico com as atividades a serem desenvolvidas por cada uma, no prevento, durante o evento e no ps-evento agilizando, assim, o cumprimento das tarefas nos prazos estipulados. Aps a definio das equipes, as reunies devero acontecer no decorrer da organizao do evento para que, em conjunto, as equipes possam solucionar os problemas, que, por ventura possam surgir durante a organizao, passando assim ao terceiro passo..

Terceiro passo: Verificar os recursos humanos que tero disponveis e a contratar (secretrias, recepcionistas, seguranas, garons, manobristas, digitadores etc.); Verificar a necessidade de contratar itens adicionais (seguros, assistncia mdica, estacionamento com manobrista etc.); Realizar o telemarketing para atualizar os endereos e incentivar a participao; Definir programao visual (banners, faixas, placas, painis etc.); Preparar material para ser entregue aos participantes (brindes, pastas, folhetos informativos etc.); Preparar assessoria de imprensa (fotos, convites, cadastramento); Entregar ofcios (diretores, autoridades, rgos pblicos); Definir programao social (hotis, shows, tours, recepes); Contratar atraes artsticas; Contratar empresas de filmagem e fotografia; Preparar o cerimonial do evento; Preparar a ordem do dia;

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Preparar os anais do evento; Encaminhar os anais do evento aos participantes. Quarto passo: Nesta fase a comisso de avaliao intensifica seus trabalhos, anteriormente estipulados. preciso que esta comisso tenha j realizado as seguintes tarefas: Estipular o nmero de membros necessrios para realizao dos trabalhos; Estruturar questionrio de avaliao; Delegar funes aos membros; Montar uma escala de trabalho para aplicao dos questionrios aos participantes. As ltimas tarefas a serem desenvolvidas por esta comisso, a tabulao dos dados obtidos com os questionrios aplicados e a elaborao do relatrio de acordo com os dados coletados. Para que um cronograma seja eficaz, preciso que sejam estabelecidas datas para as atividades a serem desenvolvidas. Assim, no se corre o risco de acumular as tarefas e prejudicando o desenrolar do planejamento do evento. Este cronograma de atividades foi desenvolvido tendo como base as referncias bibliogrficas consultadas e o estudo de caso da SemFaz, podendo se tornar uma fonte de informao para organizadores de eventos, seja de pequeno, mdio ou grande porte.

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7. CONCLUSO

A organizao e promoo de eventos uma atividade que est em evidncia e com boas perspectivas de mercado. Os profissionais que ingressam nesta carreira devem ter em mente que, para organizar um evento, necessrio fazer um rigoroso planejamento e ter habilidade na execuo das tarefas. Com a realizao desta pesquisa foi possvel constatar que, a organizao e promoo de eventos uma atividade que demanda tempo e planejamento. As tarefas precisam ser bem organizadas e as funes de cada membro da equipe devero ser bem definidas, para que o trabalho flua harmoniosamente. Na realizao desta pesquisa, priorizou-se a descrio das formas de organizao de um evento de grande porte, para identificar se os mtodos utilizados pelos organizadores de um evento de grande porte so eficientes para que o mesmo ocorresse com o sucesso desejado. Buscou-se tambm demonstrar a estrutura fsica demandada para a realizao do evento e a estrutura que a comisso organizadora dispe para a realizao dos trabalhos. A partir das informaes fornecidas pelos organizadores e a pesquisa documental na Secretaria Permanente do evento, foi possvel realizar uma anlise de todo o processo de planejamento, execuo e avaliao da SemFaz.

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Porm, durante o desenvolvimento do trabalho, algumas limitaes foram observadas, prejudicando o desenvolvimento da pesquisa. Um fator de grande relevncia foi a escassez de material terico especifico sobre o assunto, tanto na biblioteca central quanto na setorial do Departamento de Letras, o que resultou num referencial terico aqum do que se esperava inicialmente. No entanto, foi a escassez de tempo dos membros das comisses a serem entrevistados o que mais prejudicou o desenvolvimento da pesquisa, pois impossibilitou numa melhor interpretao dos fatos durante a anlise dos documentos. Isto ocorreu devido proximidade da 79 edio da SemFaz que acontecer em julho do corrente, momento este em queos membros encontram-se envolvidos no planejamento e organizao, no tendo, com isso, disponibilidade de tempo para passar as informaes necessrias. Contudo, aps a pesquisa do evento foi possvel detectar os passos a serem seguidos para realizao de um grande evento. Observou-se que os organizadores da SemFaz seguem as recomendaes dos autores citados para o planejamento, organizao e avaliao de eventos. Foi observado, tambm, que as pessoas envolvidas na organizao buscam desenvolver um trabalho em equipe. Esta prtica reflete no resultado final do evento, pois quando o trabalho feito em equipe, os resultados so mais satisfatrios. Avaliando sob a perspectiva de Giacglia (2006) no que diz respeito as etapas de organizao, percebeu-se que os organizadores da SemFaz elaboram um cronograma de atividades para o pr-evento, durante o evento e ps-evento, facilitando o desenrolar das organizao e delegaes de funes dos membros das comisses. As reunies peridicas contribuem para o sucesso do evento, pois os organizadores tm a possibilidade de trocar idias e favorecer a execuo das atividades. Na avaliao dos organizadores, a SemFaz est perdendo o seu maior objetivo que o treinamento, por meio dos cursos oferecidos e est se tornando uma feira de exposies, mudando, com isso, seu pblico alvo, o que tem gerado grandes discusses. Os organizadores reiteraram que esto buscando, para prxima edio, resgatar o propsito do evento, dando menos nfase para a programao cultural e valorizando mais os cursos oferecidos. Sendo assim, oportuno dizer que a organizao da SemFaz pode sim servir de modelo a ser seguido por outros promotores de eventos. Pois sua estrutura de organizao,

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no deixa a desejar na questo do planejamento, organizao e execuo de um evento grandioso. Finalizando, pode-se destacar que, o crescimento da atividade de promoo de eventos, cria oportunidade para os profissionais preparados para a funo de planejamento e organizao, representando uma significativa expanso do mercado de trabalho. Como contribuio para os interessados a promover eventos foi elaborado um roteiro de atividades que devem ser cumpridas para que o evento tenha mais chances de alcanar resultados satisfatrios e esperados. Este roteiro ainda est em fase de teste pela equipe organizadora do XIII Encontro Nacional de Estudantes de Economia Domstica, que acontecer em agosto de 2008. Pretende-se dar continuidade a este trabalho, avaliando o roteiro aps seu teste para, ento, ser elaborado uma cartilha ou caderno didtico de orientao promoo de eventos.

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8. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

ANDRADE, Renato. Manual de eventos. Educs, Caxias do Sul , 1999. BRITO, Janana/ FONTES, Nena Dantas; Turismo e eventos: Instrumento de promoo e estratgia de marketing. Turismo em anlise, So Paulo, 1997. CANTON, Antonia Marisa. Evento: Da proposta ao planejamento. Turismo em anlise, ECA, So Paulo-1997. CARAVANTES, Geraldo R., PANNO, Cludia C., KLOECKNER, Mnica C.

Administrao: teorias e processos. Pearson Prentice Hall, So Paulo, 2005. CERVO, A. L.; BERVIAN, P. A. Metodologia cientfica. 4 ed. 2002. CESCA, Cleuza G. Gimenes. Organizao de eventos: Manual para planejamento e execuo; 7a ed. Summus, So Paulo, 1997. GIACAGLIA, Maria Ceclia. Eventos: Como criar, estruturar e captar recursos. Pioneira Thomson Learning, So Paulo, 2006.

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GIL, Antonio Carlos. Mtodos e tcnicas de pesquisa social. So Paulo: Atlas, 1987. 208 p.

MARTINS, Vanessa. Manual prtico de eventos. Editora Atlas, So Paulo, 2003. MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. STS, So Paulo, 1999. MELO NETO, Francisco Paulo de. Marketing de eventos. 2 ed. Sprint, Rio de Janeiro, 1999. MIRANDA, Luiza: Negcios & festas - Cerimonial e etiqueta em eventos. 2 ed. Autntica, Belo Horizonte, 2003. ONISHI, Kelly Miyuki, O profissional do secretariado como organizador de eventos empresariais, PUCPR, 2005. SENAC. Servio Nacional de aprendizagem comercial. Eventos: Oportunidade de novos negcios, Ed. Senac Nacional, 2000. SILVA, Edna Lcia da. & MENEZES, Estera Muszkat - Metodologia de pesquisa e elaborao de dissertao, 3 ed. rev. Atual, Distncia da UFSC, 2001. TENAN, Ilka Paulete Svissero: Eventos 2a edio; Editora Aleph, So Paulo, 2004. YIN, R. K. Estudo de caso. Planejamento e mtodos. 3 ed. Porto Alegre: Bookman, 2005. Florianpolis: Laboratrio de Ensino a

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9. BIBLIOGRAFIAS
BETTEGA, Maria Lcia. Eventos e cerimonial: Simplificando aes. 4a ed.- EDUCS, Caxias do Sul, 2006. CHECK LIST PARA ORGANIZAO DE EVENTOS: Disponvel em: < http://www.casadoseventos.com.br/home/home.do?conteudo=/home/index.js. > Acesso em mar, 2008 GOMES, Fernanda Rodrigues, Organizao de eventos na Universidade Federal de Viosa. UFV, 2004. Notas de aula: ZUIN, Dbora Carneiro, aula presencial LET396 Gesto secretarial II, Universidade Federal de Viosa, 2006. OLIVEIRA, J. B. Como promover eventos: Cerimonial e protocolo na prtica. Madra Businnes, So Paulo, 2000. PR-REITORIA DE EXTENSO E CULTURA, LRIO, Viviani Silva & CUNHA, Denis Antnio, Relatrio de Avaliao da 78 Semana do Fazendeiro, Universidade Federal de Viosa - 2007 Disponvel em: <http://www.ufv.br/pec/files/pag/docs/relatorio78SemFaz.doc> Acesso em Fev, 2008

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UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIOSA Personagens e Pioneiros da UFV: Disponvel em: < http://www.personagens.ufv.br/?area=personagens > Acesso em jan, 2008

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10. ANEXOS

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Anexo 1 Prospecto da 78 Edio da SemFaz

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Anexo 2 Modelo de ficha de inscrio para SemFaz

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Anexo 3 Modelo de Ficha de Inscrio para Clnica Tecnolgica da SemFaz

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Anexo 4 Modelo da Ficha de Cadastramento dos Cursos

78. Semana do Fazendeiro Cadastro de Cursos Dados do Curso Ttulo do Curso: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _______________________________________________(250 caracteres) Pblico Alvo: Pessoas sem nenhum conhecimento e, ou, experincia no assunto Pessoas com conhecimento bsico no assunto Pessoas com conhecimento mdio no assunto Pessoas com grande conhecimento no assunto

Departamento: rea Temtica:

__ Comunicao ___Cultura ___Direitos Humanos ___Educao ___Meio Ambiente ___Tecnologia ___ Sade ___ Trabalho

Contedo (sumrio): (at 350 caracteres)

Nmero de Turmas:

Vagas por turma: ___

Carga Horria Terica_________Carga Horria Prtica: ________ (A carga horria mnima exigida pelo MEC de 4 (quatro) horas e o somatrio deve ser mltiplo de 4 (quatro) Ordem das aulas: Terica primeiro_____ Prtica primeiro _____Local aula terica: PVA (marcao por nossa conta) (no caso de aulas serem dadas fora do PVA, a reserva do local e posterior indicao no formulrio deve ser feita pelo instrutor responsvel).

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Local aula prtica: __________________________________________________________________ Necessidade de transporte:________ Saindo de onde: ____________________________________ Quando as aulas forem ministradas no departamento as reservas de locais devem ser feitas pelo prprio no campo acima o nmero da sala e, ou, laboratrio. Aulas no PVA e PVB sero reservadas pela secretaria considerando nmero total de alunos. O CEE no ser aulas durante a SEMFAZ, por estar reservado para outra atividade. do e instrutor informadas

da SEMFAZ, cedido para

Apostilas: ____SIM ____ No_____ Seguindo as normas especficas, os originais da apostila devem ser encaminhados ao setor de Boletins e Informes Tcnicos da Diviso de Extenso, at o dia 11 de Julho de 2006. Aps esta data no sero aceitos materiais para reproduo. Lembramos que existe um grande interesse nas apostilas pelos participantes do evento, e as mesmas devem ser solicitadas no nmero de vagas do curso.

Relacionar materiais para aula prtica, se houver, constando:

Nome do material: __________________________________Quantidade: _______________________ Preo Unitrio: R$ __________________ (um a um) (complementar no verso)

Necessidade de materiais para aula terica: Retroprojetor ___ Projetor de Slides ___ TV ____ Vdeo___ A Secretaria Permanente da Semana do Fazendeiro no possui datashows em nmero suficiente para todos os cursos. Caso este curso necessite do equipamento, o responsvel deve procurar a secretaria do seu departamento para agendar sala, dia e horrio. Depois de agendado favor comunicar Secretaria da Semana do Fazendeiro, para que sejam inseridos esses dados na programao e na ficha de inscrio dos participantes. INSTUTORES: Nome do responsvel pelo Curso: Matrcula:______ Departamento: __________________ CPF: ____._______.____-_____ -Telefones de contato: __________________e-mail_____________________ Instituio: UFV Tipo de envolvimento: Responsvel ___ Convidado Externo_____ Estudante de Graduao______ Estudante de Ps-Graduao: ______Outro Professor da UFV _____. Ateno: Para todos os envolvidos deveram ser preenchidas as mesmas informaes constantes para o responsvel, principalmente o CPF. Outros envolvidos: Matrcula: Departamento: CPF: Telefones de contato:_____________________ Instituio: UFV Tipo de envolvimento: Responsvel Convidado Externo_____ Estudante de Graduao X Estudante de Ps-Graduao: ______Outro Professor da UFV _____. Por questes tcnicas do sistema, permitida apenas a informao de um instrutor responsvel. Os demais devero constar como colaboradores e, ou, estudantes. Todos os instrutores convidados pelo responsvel, para auxiliar na preparao e execuo das aulas, tanto tericas quanto prticas, devem ser informados neste cadastramento, preenchendo todos os campos referentes a ele. Nome:

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Entregar o impresso na Secretaria do seu departamento para que a secretria remeta para a SEMFAZ para incluso no processo aberto para este fim. Obs.: APESAR DE NO CONSTAR NESSE FORMULRIO QUE OS MATERIAIS PARA AS AULAS PRTICAS DEVEM SER OS DE CONSUMO, A SEMANA, TRADICIONALMENTE NO ADQUIRE MATERIAIS PERMANENTES. PARA O PRXIMO ANO ESSA OBSERVAO CONSTAR NO FORMULRIO DE CADASTRAMENTO.

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Anexo 5 Cronograma Geral da Comisso Organizadora da SemFaz

Dezembro Apresentao e envio da avaliao da edio anterior s chefias de departamentos, coordenadores de comisses de extenso, instrutores responsveis e rgos que ministraram cursos durante o evento.

Janeiro e fevereiro Definio pela PEC do coordenador temtico Reunio com Diretores de Centro, e/ou chefes de departamento, para encaminhamento dos processos aos departamentos e rgos para oferecimento de cursos por departamento Disponibilizao do site da SEMFAZ para cadastramento de cursos Retorno dos processos com as fichas de cadastramento de cursos e instrutores preenchidos pelos rgos e departamentos que vo oferecer Reunio com Diretores dos Centros e Conselhos Departamentais Apreciao dos cursos oferecidos pelos departamentos e rgos Lanamento no sistema dos cursos oferecidos

Maro Conferncia e checagem do programa, esclarecimento de dvidas com instrutores, levantamento de relao dos materiais necessrios Definio das comisses responsveis Reunio prvia com cada comisso Elaborao da grade dos cursos Elaborao dos mapas das salas, udio-visual, transporte Definio de brindes, bons, camisetas e crachs Elaborao da parte de textos do programa Conferencia da lista de materiais dos cursos e envio para comisso especfica Definio dos valores de inscrio, alojamento, refeio Lanamento dos cursos oferecidos pelos rgos e departamentos no sistema CDP Preparao da pgina da SEMFAZ

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Conferencia dos dados no sistema Processamentos de alteraes nos cursos Nomeao da Central de Empresas Juniores para coordenao da Venda de espaos internos e externos Mapeamento da rea externa Definio dos espaos para estandes Disponibilizao de espao na pagina da SEMFAZ para comercializao de estandes

Abril Correo dos textos do programa e alteraes possveis Envio do material para reviso Retorno do material enviado para reviso Envio do material impresso para IUN Confeco do programa impresso

Maio Determinar agente arrecadador dos recursos de venda de tickets alimentao, inscries e alojamento Encaminhamento do programa impresso aos cadastrados no sistema Inscrio pelos correios Lanamento das inscries no sistema Controle financeiro Disponibilizao do programa na internet para consulta dos participantes Inicio da venda de espaos

Junho Disponibilizao na internet das confirmaes de inscries com nome, relao dos cursos escolhidos e com vagas em alojamento Controle financeiro Encaminhamento do comprovante de inscrio para aqueles sem acesso a internet Seleo de estagirios para colaborao na SEMFAZ Treinamento dos estagirios selecionados

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Definio dos materiais para compor a Secretaria da SEMFAZ Composio do pessoal da secretaria

Julho Treinamento do pessoal da secretaria Montagem da secretaria Distribuio de coletes Evento em si

Agosto Acerto final dos pagamentos Prestao de contas Secretaria Prestao de contas Comisso de Compras Prestao de Contas CEMPE Inicio do processo de avaliao

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Anexo 6 Cronograma da Comisso de Avaliao da SemFaz

Pr-evento. - 2 meses antes seleo dos estagirios - 1 ms antes treinamento dos estagirios - 1 semana antes reunio da comisso de avaliao

Durante o evento - 1 e 2 dia caracterizao dos participantes e expositores - 3 dia Questionrio de avaliao do evento. (esperamos o 3 dia para que os participantes j tenham o que avaliar)

Ps-evento. - 1 ms (agosto) Transcrio dos questionrios para o excel - 2 ms (setembro) Transcrio dos questionrios para o SSPS - 3 ms Redao dos dados - 4 ms encaminhamento para conferencia dos dados pela PEC, que coloca na pagina da UFV.

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Anexo 7 Questionrio aplicado pela Comisso de Avaliao aos Participantes e Expositores da Semana do Fazendeiro
1. CARACTERIZAO DOS PARTICIPANTES I) DADOS PESSOAIS 1- Idade ( )Menor que 18 ( )De 18 a 25 ( )De 25 a 35 ( )De 35 a 50 ( )Maior que 50 2- Sexo ( )Masculino ( )Feminino 3- Estado de origem: ____________________ 3.1- Residente em: ( )Zona Urbana ( )Zona Rural 4- Grau de escolaridade? ( )1 Completo ( )1 Incompleto ( )2 Completo ( )2 Incompleto ( )2 Tcnico ( )3 Completo ( )3 Incompleto ( )Ps-graduao Completa ( )Ps-graduao Incompleta. 4.1- Curso tcnico ( )Rural ou Agrrio ( )No diretamente ligado zona rural 4.2- Curso superior ( Em qual rea das cincias) ( )C. Agrrias ( )C. Exatas ( )C. Humanas ( )C. da Sade ( )C. Biolgicas ( )Outras 4.3- ex-aluno da UFV? ( ) Sim ( )No 5- Renda familiar mensal ( )At R$500 ( )De R$501 a 1000 ( )De R$1001 a 3000 ( )De R$3001 a 5000 ( )Maior R$5001 6- Qual sua Profisso ( )Fazendeiro ( )Trabalhador rural(funcionrio de empresas rurais) ( )Estudante ( )Professor ( )Aposentado ( )Comerciante ( ) Funcionrio pblico ( )Outros:_____________ 7- Possui computador? ( )Sim ( )No 7.1-Possui acesso internet? ( )Sim ( )No 8- Com quem veio ao evento? ( )Sozinho ( )Com familiares ( )Com amigos ( )Com colgio ( )Com a empresa

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9- Quais os meios de comunicao so mais utilizados para o aprimoramento do conhecimento? ( )TV ( ) Radio ( ) Livro ( )Tcnicos e consultores ( )Seminrios e congressos ( )Informativos tcnicos ( )Cooperativas ou Associaes

II) VINCULO COM O MEIO RURAL 10- Sua principal fonte de renda est ligada com a zona rural (fazenda, comrcio de insumos, empresa rural, etc)? ( )Sim ( )No 11- Possui propriedade rural? ( )sim ( )No 11.1- Qual o tamanho da propriedade? ( )At 5ha ( )De 5, a 10ha ( )De 11 a 100ha ( )maior que 100ha 11.2- Qual atividade principal da propriedade? ( )Cafeicultura ( )Gado de leite ( )Gado de corte ( )Avicultura ( )Gros ( )Hortifrutigranjeiros ( )Fruticultura ( )Floricultura ( )Outros:_____________________ 11.3- A mo de obra utilizada ? ( )Apenas familiar ( )Apenas contratada ( )Mista 11.4- Quantos funcionrios fixos so empregados na propriedade? ( )Nenhum ( )At 5 ( )De 6 a 10 ( )De 11 a 30 ( )Mais de 30

III) TECNOLOGIA UTILIZADA NO NEGCIO 11.5- Utiliza mo de obra especializada?(Agrnomo, veterinrio, etc) ( )Sim ( )No 11.6- Essa mo de obra especializada ? ( )Pblica ( )Privada ((gostaria de formar convnios de estgios com a UFV?)) ____ 11.7- Participa de alguma cooperativa ou associao ( )Sim ( )No 11.7.1- Se no, qual o motivo? ( )______________________ 11.7.2- Quais os tipos de cooperativas existem em sua regio? ( )De crdito ( )De compra de comercializao(compra de insumos e vendas de produtos) ( )De anlise de mercado ( )outro:__________________________

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11.8- Participa de algum tipo de crdito ou financiamento? ( )Sim ( )No 11.8.1- Se sim, este ? ( )Pblico ( )Privado 11.9- Possui trator? ( )Sim ( )No

11.10- Utiliza contratos de vendas? ( ) Sim ( )No 11.11- Utiliza algum sistema de irrigao ( )Sim ( )No 11.12- Preserva mananciais? ( )Sim ( )No

IV) TRASLADO 12- Como veio para Viosa? ( )nibus normal ( )Excurso ( )Carro particular ( )Reside em Viosa ( )Outros:_______________ 13- Onde est hospedado? ( )Casa de parentes ou conhecidos ( )Hotel na cidade ( )Hotel da UFV ( )Penso 14- Onde est fazendo suas refeies? ( )No local de hospedagem ( )Restaurantes da cidade ( )Restaurantes no Campus ( )RU

V) EVENTO 15- Como ficou sabendo do Evento? ( )E-mail ( )Carta tipo mala direta ( )Divulgao por cartazes/Folder ( )Jornais ( )TV ( )Rdio ( )Indicao de amigos ( )Estudante da UFV ( )Outro: ___________________ 16- Quantas vezes voc participou do evento? ( )Primeira vez ( )1 ou 2 vezes ( )De3 a 5 vezes ( )De 6 a 10 vezes ( )Mais de 10 vezes 17- Qual o objetivo de sua participao nesse evento? ( )Lazer ( )Aprendizagem visando o lucro ( )Aprendizagem visando bem estar ( )Atualizao dos conhecimentos ( )Outros:_____________________

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2. AVALIAO DO EVENTO PELOS PARTICIPANTES I) INFRA-ESTRUTURA 1- Qual a sua opinio sobre a infra-estrutura proporcionada pelo evento? ( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Pssima 2- Disposio fsica do evento (relativo distribuio de atividades no campus)? ( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Pssima 2.1- O que poderia ser melhorado? ( )Restaurante ( )Praa de Alimentao ( )Locais dos cursos ( )Entretenimento ( )Outro:______________ 3- Localizao dos pontos de apoio e orientao (balco de informaes) ( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Pssima

II) DIVULGAO 4- Como voc caracterizaria a Divulgao do Evento ( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Pssima 5- Existiram problemas de informao durante a divulgao do evento? ( )Sim ( )No 5.1- Quais foram os tipos de informao incorretas ou incompletas? ( )Referentes aos cursos ( )Referentes aos servios oferecidos ( )Outros:___________________

III) TRANSPORTE 6- como voc avalia o acesso a transporte at o Campus ( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim ( )Pssimo

IV) ALIMENTAO 7- Voc fez suas refeies no RU? ( )Sim ( )No 7.1- Qual a qualidade das refeies oferecida no RU? ( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Pssima ( )No utilizou 7.2- Preo da refeio no RU? ( )Caro ( )Razovel ( )Barato

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8- Quanto alimentao oferecida pelos restaurantes ( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Pssima

V) ENTRETENIMENTO 9- Qual a sua opinio sobre a Caminhada Orientada proporcionada pelo evento? ( )No participou ( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim ( )Pssimo 10- Como voc avalia a atividade de Dana de Salo oferecida pelo evento? ( )No participou ( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim ( )Pssimo 11- Sobre as atividades culturais, qual sua opinio sobre elas? ( )No participou ( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim ( )Pssimo 12- Como voc avalia o Leilo? ( )No Participou ( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim ( )Pssimo 13- As alteraes no entretenimento oferecido nesse ano foram? ( )No participou em anos anteriores ( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim ( )Pssimo

VI) CURSOS 14- Como voc considera a disponibilidade de vagas nos cursos ( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Pssima 15- Qual (is) curso(s) voc no conseguiu se matricular? __________________________________________ 16- Qual a qualidade dos cursos? ( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Pssima 17- Voc participou de algum curso que no estava inscrito? ( )Sim ( )No 18- Participou da clnica tecnolgica? ( )Sim ( )No 18.1- Se NO, porque no participou da clnica? ( )Falta de conhecimento ( )No era de interesse ( )No teve tempo ( )Devido ao alto preo ( )Outros:__________________ 18.2- Se SIM, como voc avalia as mudanas ocorridas na clnica nesse ano?

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( ) No participou em anos anteriores ( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Pssima

VII) ORGANIZAO 19- Qual sua opinio sobre a organizao do evento ( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Pssima 20- Como voc avaliaria a qualidade do atendimento por parte da secretaria do evento? ( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim ( )Pssimo

VIII) EVENTO 21- Suas expectativas em relao ao evento foram alcanadas? ( )Completamente ( )Parcialmente ( )No foram alcanadas 22- Quantas vezes voc j participou do evento? ( )Primeira vez ( )2 ou 3 vezes ( ) 4 ou 5vezes ( )De 5 a 10 vezes ( )Mais de 10 vezes. 22.1- O que melhorou no evento desse ano, referente aos anteriores? ( )Estrutura fsica ( )Alimentao ( )Organizao e/ou atendimento do pessoal ( )Qualidade dos cursos ( )Entretenimento ( )Outros:___________________ 22.2- O que piorou no evento desse ano, referente aos anteriores? ( )Estrutura fsica ( )Alimentao ( )Organizao e/ou atendimento do pessoal ( )Qualidade dos cursos ( )Entretenimento ( )Outros:___________________ 23- Voc pretende voltar no prximo ano? ( )Sim, com certeza ( )Sim, desde que haja mudanas ( )No 24- Qual deveria ser a rea para o TEMA da prxima Semana do Fazendeiro ( )Cooperativismo e Associativismo ( )Comrcio agropecurio ( )Comrcio internacional ( )Uso sustentvel de fatores ( )Produo animal bsica ( )Turismo rural Outros:____________________ ( )Processamento animal ( )Agroecologia ( )Produo vegetal bsica ( )Processamento vegetal

25- Quais as principais qualidades do evento? 26- Quais os principais problemas encontrados no evento?

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3. CARACTERIZAO E AVALIAO DOS EXPOSITORES I) CARACTERIZAO 1- Como a empresa se classifica? ( )Artesanal ( )Micro-empresa ( )Mdia empresa ( )Grande empresa ( )ONG ( )rgo Governamental ( )Outras:__________ 2- Qual a principal atividade da empresa? ( )Artesanal ( )Comrcio ( )Industria ( )Servio ( )Extenso ( )Pesquisa ( )Ensino 3- Sua empresa mantm alguma relao econmica direta com o setor agropecurio? ( )Sim ( )No 3.1- Se NO, qual o motivo que ocasionou a participao na Semana do Fazendeiro? ( )Vendas ( )Divulgao ( )Prestar servios ( )outros:___________________ 3.2- Se SIM, qual a relao que a empresa mantm com o setor agropecurio? ( )Venda de insumos ( )Compra de produtos agropecurios ( )Prestao de servios 4- Qual tipo de produto est sendo oferecido na Semana do Fazendeiro? ( )Artesanato ( )Alimentcio ( )Insumos agrcolas ( )Mecanizao e implementos agrcolas ( )Mquinas e equipamentos de beneficiamento ( )Crdito rural ( )Informativos ( )Outros:_________________________ 5- A empresa teve algum preparo especfico para o Evento? ( )Sim ( )No 6- Quantos indivduos esto disponveis para trabalhar na Semana do Fazendeiro? ( )1 ou 2 pessoas ( )De 3 a 5 pessoas ( )De 6 a 10 pessoas ( )Mais de 10 pessoas

II) AVALIAO 7- Como voc caracterizaria a infra-estrutura do evento? ( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Pssima 8- Quanto presena do pblico esperado: ( )O pblico presente foi o esperado ( )Foi maior que o esperado ( )Foi menor que o esperado 9- Com relao ao retorno financeiro: ( )Supriu as expectativas ( )Superou as expectativas ( )Foi menor que a expectativa

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10- A qualidade do evento desse ano, em geral, relativo aos anteriores foi: ( )Igual ao anterior ( )Melhor que o anterior ( )Pior que o anterior 11- Voc pretende realizar o investimento na prxima Semana do Fazendeiro? ( )Sim, com certeza ( )Sim, desde que ocorram alteraes ( )No 12- Quais foram as dificuldades encontradas com relao participao no evento? ( )Falta de informaes relativo divulgao ( )Falta de informaes sobre a infra-estrutura disponibilizada ( )Falta de informaes quanto as datas e horrios ( )Outros:______________________________ 13- Quais foram os pontos positivos do evento desse ano com relao aos anteriores? 14- Quais foram os pontos negativos do evento desse ano?

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APNDICES

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Apndice 1 Roteiro de Entrevista Aplicado com a Responsvel pela Secretaria Permanente da SemFaz
1. A comisso tem local prprio para realizar as atividades? Onde? E qual o maquinrio disponvel para a equipe?

2. Como decidido as comisses, todo ano so os mesmos membros ou muda?

3. Quantos membros compem cada comisso?

4. Quais as funes desses membros?

5. Existem voluntrios ou todos so remunerados?

6. Como so divididas as subcomisses?

7. Qual a periodicidade de reunies das comisses?

8. As comisses tm reunies separadas ou todas juntas?

9. Quais as principais dificuldades (limitaes) encontradas na organizao do evento?

10. Quais os principais passos utilizados pela comisso para que o evento ocorra de forma satisfatria?

11. Com que antecedncia o evento planejado?

12. Existe um cronograma de atividades? se sim, especifique

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Apndice 2 Roteiro de Entrevista Aplicado com a Coordenadora da Comisso de Avaliao da SemFaz

1. Quando comeou o processo de avaliao do evento?

2. Quantas pessoas fizeram parte da comisso de avaliao da 78 edio?

3. Essa prtica contribuiu para o sucesso dos eventos posteriores? Por qu?

4. Qual o mtodo de recrutamento e/ou seleo dos estagirios?

5. Quais os cursos que mais tem procura?

6. So contratados somente durante a realizao, ou antes?

7. Qual valor que recebem?

8. Quando inicia o processo de avaliao?

9. Como dividida e equipe?

10. Quanto tempo durou ate que fosse concludo o processo da avaliao?

11. A comisso de avaliao possui um cronograma de atividades? Se sim, especifique.

12. Quais os aspectos que foram avaliados?

13. Quais os mtodos utilizados para avaliao do evento?