Manual SECRETARIA VIRTUAL

La fibra no tiene competencia

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Qu es Secretaria Virtual? Acceso a la Aplicacin Secretaria Virtual Configuracin Perfil de Cliente Lista de Contactos Calendario Envo de SMS Formulario Consumo

Pg. 03 Pg. 05 Pg. 07 Pg. 09 Pg. 10 Pg. 11 Pg. 12 Pg. 13

QU ES SECRETARIA VIRTUAL?

Qu es Secretaria Virtual?
Secretaria Virtual es una aplicacin desarrollada por YORESPONDO TELESECRETARIADO S.L. que proporciona una solucin de atencin telefnica y de oficina virtual a los emprendedores, pequeas empresas y profesionales liberales de cualquier lugar de Espaa. Si deseas una atencin profesional de tus llamadas telefnicas, que tu telfono est siempre correctamente atendido o que te filtremos tus llamadas, Secretaria Virtual es la solucin ideal. Por fin podrs centrarte en el crecimiento de tu negocio con la tranquilidad de saber que tu telfono siempre ser atendido por los mejores profesionales. Adems tambin si lo deseas te gestionamos tu agenda y tus pedidos. Basta con que los usuarios dispongan de un PC y de una conexin a Internet para utilizar el servicio, sin precisar de instalacin previa de ningn programa o aplicacin. Contratando Secretaria Virtual tendrs acceso a:

Secretaria Virtual
El primer contacto con un cliente la mayora de las veces se produce de forma telefnica. Si esta llamada no ha sido bien atendida ese cliente posiblemente se perder para siempre. Secretaria Virtual le ofrece atencin telefnica profesional en el horario seleccionado por su empresa, con nmero de telfono propio, y personalizando la recogida de datos que necesite, a un precio 10 veces inferior que una secretaria contratado

Gestin de Agenda
Es el servicio ideal para profesionales independientes-mdicos, abogados, arquitectos, ingenieros...- ya que podrn dedicarse plenamente a sus actividades profesionales siendo gestionada su agenda y sus llamadas telefnicas por nosotros. En cada momento tendr acceso a su agenda va Internet, y nosotros podremos confirmarle las citas o comunicarle las cancelaciones de ltima hora sin que usted tenga que preocuparse de la actualizacin ni creacin de la misma

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QU ES SECRETARIA VIRTUAL?

Nmero Geogrfico
Nuestra empresa pone a su disposicin un nmero de telfono con el prefijo de la provincia espaola que desee. De esta forma usted podr tener tantas oficinas virtuales como necesite a lo largo de la geografa espaola. Dispondr de un buzn personal donde escuchar todos los mensajes que su secretara le haya grabado. Desde cualquier lugar del mundo y solo le hace falta un telfono.

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ACCESO A LA APLICACIN SECRETARIA VIRTUAL

Acceso a la aplicacin Secretaria Virtual

Despus de logarte en http://www.nubo.es y hacer clic en la aplicacin de Secretaria Virtual lo primero que encontrar es el registro de sus llamadas.

En el momento que haga clic sobre una llamada aparecer un mayor detalle de la misma y se puede ver la fecha, el destinatario, el solicitante, telfono, email, el mensaje y la operadora que ha atendido la llamada.

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ACCESO A LA APLICACIN SECRETARIA VIRTUAL

Tambin las llamadas pueden ser buscadas y segmentadas por fechas, contacto por el que han preguntado, solicitante, telfono y palabras clave del mensaje.

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CONFIGURACIN PERFIL DE CLIENTE

Configuracin Perfil de Cliente

Es muy importante completar cuantos ms datos mejor del perfil de cliente ya que de esa forma la Telesecretaria tendr muchos ms datos para responder las llamadas de una forma ms adecuada. Se accede al perfil desde la pestaa Mi Perfil. La primera parte se refiere exclusivamente a datos de la empresa como la razn social, CIF, Ciudad, Direccin, Cdigo Postal, Telfono, Fax, Web , Email general, Horario de Atencin al Pblico y Actividad de la empresa.

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CONFIGURACIN PERFIL DE CLIENTE

La segunda parte est ms dirigida a cmo tiene que responder las llamadas la telesecretaria solicitando:
Respuesta ante una llamada: Lo primero que respondo la telesecretaria cuando atiende una llamada. Observaciones: Puntos que el cliente quiera recalcar (trato al cliente, cortesa). Acciones Especiales: Si el cliente est realizando campaas puntuales, excepciones en el servicio. Instrucciones: Si el cliente desea indicar un proceso detallado de cmo responder la llamada.

Despus de rellenar el formulario el cliente tiene que guardar la informacin haciendo clic en Guardar los Datos del Formulario.

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LISTA DE CONTACTOS

Lista de Contactos
En la parte derecha de la pestaa Mi Perfil el usuario tendr acceso a la Lista de Contactos. Aqu es importante rellenar por cada una de las personas que trabaja en la empresa cliente los siguientes datos:
Nombre Cargo

Telfono
Telfono Mvil Email Datos Pblicos: Si la telesecretaria puede facilitar estos datos a los llamantes o son privado. Si: Los datos se pueden facilitar a los llamantes. No: Los datos son exclusivos para el desempeo de las funciones de la telesecretaria y no son pblicos. Recibir SMS por llamada: El contacto recibir un sms al Telfono Mvil indicado. Recibir Email por llamada: El contacto recibir un email a la direccin de correo indicada. Desvo llamada siempre: El contacto recibir la llamada de su telesecretaria indicndole

si est disponible para atender la llamada. Si est disponible se pasar la llamada directamente. Si no est disponible retomaremos la comunicacin con el llamante. Posteriormente por cada contacto hay que pulsar el botn Agregar Contacto. Tambin existe la posibilidad de editar datos de cada contacto o eliminarlos siempre que usuario lo desee. Exclusivamente tiene que hacer clic en Editar o en Eliminar.

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CALENDARIO

Calendario
Desde el men privado nuestros clientes tienen acceso a un calendario gestionado por su telesecretaria. Es ideal para llevar la agenda de cualquier consulta mdica o despacho de abogados sin secretaria. El cliente configurar los huecos libres que tiene, as como los das que desea que citemos a las personas que llaman a su consulta.

Es una forma muy sencilla de llevar profesionalmente una agenda a la que se tiene acceso desde cualquier navegador web para consultarla o realizar las modificaciones que se consideren pertinentes.

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ENVO DE SMS

Envo de SMS
Desde el men privado de cliente se pondrn enviar de una forma fcil SMS. En todo momento quedar un historial de los sms enviados para posibles consultas.

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FORMULARIO

Formulario
Cada cliente tendr la posibilidad de generar un cuestionario de recepcin de llamadas personalizado. Para clientes que necesiten esta modalidad de servicio hemos desarrollado el apartado Formularios El formulario es ideal para cualquier empresa que necesite una recogida de datos ms exhaustiva. Es ideal para una recepcin de pedidos, gestin de incidencias, Gestin de Reservas.

El usuario que haya configurado la opcin de formulario podr descargarse en formato Excel las llamadas para poderlas tratar de una forma ms cmoda

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CONSUMO

Consumo
En todo momento el usuario podr consultar el consumo que ha generado. De esta forma estar en todo momento bajo control el consumo y podr decidir utilizar ms intensivamente el servicio o dosificarlo segn su presupuesto

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La fibra no tiene competencia