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Remuneraciones


Manual de
Procedimiento
Seccin de
Remuneraciones



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Manual de
rocedimientos
Seccin de
Remuneraciones

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Objetivo


El presente manual de procedimientos tiene por objetivo entregar una
herramienta efectiva, que permita conocer como se ejecuta el clculo y
registro de las remuneraciones del personal municipal, comenzando por la
recopilacin de informacin, ingreso en el respectivo sistema de
remuneraciones, envi de informacin al banco, hasta el traspaso de
documentacin a los departamentos encargados de ejecutar el pago a los
funcionarios y el pago de imposiciones.















































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1.-Recopilacin de Informacin:
Proceso que consiste en recopilar, revisar y ordenar toda la
documentacin que modifica o afecta el calculo de la remuneracion del
personal, en forma general o individual. La documentacin a procesar es la
siguiente:

DECRETOS ALCALDICIOS
Por Nombramiento asignado nuevo grado
Por Contratacin, indicando fecha.
Por Suplencias ordenadas por el Alcalde
Por Subrogaciones (slo para Juez de Policia Local)
Por Ascensos
Por prorrogas de Contratos
Por Renuncias
Por reconocimiento de Asignacin Familiar, Pre y Post
Natal.
Por permisos sin goce de remuneraciones
Por prdida de caja
Por cumplimiento de Bienios
Por sanciones o multas (Sumarios)
Por reintegros (dineros errneamente pagados,

Memorandum Interno
Indicando al funcionario Rechazo de licencias Mdicas
(rechazo parcial o total)
Por descuentos de inasistencias del funcionario
Por Horas Extraordinarias Autorizadas por cada Director

Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP)
Cartas de la APF por cambio que haya suscrito el
funcionario
Cartas de AFP por cambio de Topes Imponibles, etc.
Cartas de AFP indicando descuento contratados por el
funcionario, ejem. Ahorro Previsional Voluntario (APV)
Cartas de AFP indicando ahorros contratados por el
funcionario que deben ser descontados de su
remuneracin (Ahorro Voluntario)



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Isapres S.A.
Formulario de Notificacin de las Isapres (S.A). por
cambio de plan o aumento de la cotizacin contratada
por el funcionario.

Nomina de cobro emitidas por COMPAIAS DE SEGUROS
(Descuentos de Plizas de Seguros) contratadas por funcionarios.
Chilena Consolidada
Mutual de Seguros de Chile
Mapfre Seguros
Seguro de Vida Security
HDI (Pliza de Fidelidad Funcionaria)

Otros descuentos a aplicar:
Resoluciones Juzgados de Familia por Retenciones
Judiciales
Nmina de descuentos emitida pos Asociaciones de
Funcionarios de la municipalidad
Nmina de descuentos emitido por la CCAF Los Andes por
Prstamos otorgados a funcionarios
Nmina de descuentos emitidos por Full Ahorro emitida
por la CCAF Los Andes
Nmina de descuentos emitida por Comit de Navidad,
formado por funcionarios del municipio.
Nmina de descuentos emitida por Grupo de Ahorro,
formada por funcionarios.
Nmina de descuentos emitida por el Servicio de
Bienestar (Crditos otorgados por Coopeuch, conforme a
convenio vigente)
Nmina de descuentos emitido por Club de Cueca,
conformada por funcionarios.
Nmina de descuentos aplicados por RRHH por atrasos
reiterados de funcionarios, por atrasos que se
descuentan por factor de horas.
Nmina emitida por Club Deportivo, formado por
funcionarios.
Anlisis y valorizacin del tem Cargas Familiares
(Cargas Familiares de personal del Cementerio Municipal)
Impetracin de datos de Copia de Plizas de Fidelidad
Funcionaria que afecta a funcionarios que conducen
vehculos municipales y/o son responsables de valores.
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Nmina emitida por Fonasa sobre Prstamos de Salud
cursados a funcionarios del sistema pblico de salud.

Toda la documentacin a procesar proviene de nuestra Seccin Personal del
Departamento RRHH, sea esta confeccionada por esta seccin (como son los
Decretos, Resoluciones, etc.) o recepcionados de Oficina de Partes
(documento de descuentos llegados de empresas externas, AFP, ISAPRES ,
etc.). Tambin se reciben nominas directamente a travs de diferentes
pginas web de empresas que cuentan con esta opcin de bajar, por
medio electrnico, la impresin de planillas para procesar los descuentos
(ejemplo, crditos de la CCAF Los Andes).






























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2.- Registro en Planilla
(Control Interno)
Todo descuento es ingresado a una Planilla de Control Interno donde
se registra su modificacin, quedando catastrado en concepto lineal de
mbito comparativo, antes de aplicarlo al proceso de remuneraciones. Esta
compilacin permite adems ser un medio de consulta rapida para detectar
o corroborar cualquier dato ingreso al sistema computacional. Esta planilla
permite adems, confeccionar el memorndum de sueldos, que informa a
Direccin de Administracin y Finanzas y Direccin de Control todos los
cambios ocurridos en el proceso de sueldos que afectan al mes en proceso.




































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3.- Ingreso de datos a una Planilla de Carga
(anexo 1)

El proceso de ingreso de datos al sistema obliga a estructurar
ordenadamente todo numeral que afecte el calculo de la remuneracin, por
lo tanto todo el banco de datos se ingresa a una planilla de carga para
revisarlo y cuadrarlo con antelacin al ingreso al sistema computacional.
Una vez que los datos a ingresar al sistema computacional estn
debidamente autorizados, es decir, verificados, se procede al ingreso rpido
y ordenado de ellos. Este flujograma fue diseado en una estructura simple
que compila todas las modificaciones ya verificadas que afectaran a los
sueldos del personal municipal. Esta planilla esta definida en dos ambientes
diferentes:

El primer ambiente contiene principalmente los datos obligatorios para la
generacin de la liquidacin de sueldo de cada funcionario, los campos
computacionales se encuentran separados por columna, de la siguiente
forma:
- RUT
- Nombres
- Grado
- Calidad jurdica
- A.F.P.
- Salud
- U.F. (valor del plan de salud)
- N Asignacin Familiar (del mes).
- Asignacin Retroactiva (si la hubiera)
- Valor a cargar por Perdida de caja
- Cantidad de Horas Extraordinarias al 25%
- Cantidad de Horas Extraordinarias al 50%
- Cantidad de Bienios
- Valor de APV pactado con la AFP
- Suplencias y Reemplazos del mes
- Das trabajados del mes en proceso

El segundo ambiente contiene bsicamente los datos sobre descuentos
varios, y sus campos computacionales tambin se encuentran separados
por columna, de la siguiente forma:
- R.U.T.
- Nombres
- Comit de Navidad
- Cuota Mortuoria
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- Caja de Empleados Pblicos
- Mutual de Seguros
- Vida Security
- Chilena Consolidada
- Convenio Asociacin
- Grupo de Ahorro
- Atrasos
- Mapfre Seguros
- C.C.A.F. Los Andes
- Full Ahorro
- Retenciones Judiciales
- HDI Seguros
- Servicio de Bienestar (Crditos Coopeuch)

Cabe indicar que estas planillas pueden ser modificadas segn los haberes o
descuentos nuevos que se incorporen.





























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4.- Ingreso de datos al sistema computacional,
modulo Remuneraciones.
Modificaciones de Haberes y Descuentos.

4.-1.- Proceso en sistema computacional de Remuneraciones
Creacin de Nuevo periodo (segn remuneracin a procesar):
Se debe seleccionar en el men principal del sistema la opcin nuevo
periodo, al hacer clic en l aparecen dos recuadros titulados Desde: ltimo
Periodo y Hasta: Nuevo Periodo. En el primero se muestra el ao y mes del
ltimo periodo liquidado y el segundo muestra el periodo que sigue. Si se
est seguro de los periodos indicados bastara utilizar el botn CREAR
SIGUIENTE PERIODO y el sistema computacional procede a crearlo.

Finalizado este paso obligado, se debe cambiar de mes.

Para ello existen dos opciones para realizar esta operacin:
Opcin N 1 : Dentro del modulo Remuneraciones, haga doble clik en
Periodo, ubicado en la parte superior derecha de la pgina principal del
sistema computacional, efectuada la operacin se desplegara un cuadro
denominado asistente para eleccin de un periodo, el que muestra todos
los periodos creados, debiendo seleccionar el periodo en el que se trabajara.
Opcin N 2: Al salir del sistema e ingresar nuevamente, automticamente
aparecer el ltimo periodo creado, no siendo necesario realizar la operacin
indicada en la opcin N 1.

Verificacin de Indicadores Econmico: esta verificacin se
realiza en el men principal del sistema, en la opcin parmetros luego se
selecciona la opcin indicadores econmicos, desplegndose un cuadro
denominado ingreso de indicadores econmicos, el cual permite actualizar
los ndices y valores que sirven como parmetros a otros procesos.
El cuadro se encuentra dividido en dos: el izquierdo para el ingreso de
Indicadores Econmicos Mensuales (mostrando cada uno de los doce
meses), el valor de la U.T.M., el I.P.C., C.A. y el derecho, para la
actualizacin de los Indicadores Econmicos Diarios, U.F. e I.V.P. (este
ingreso de los indicadores econmicos los realiza personal del departamento
de finanzas, no siendo materia del Departamento de Recursos Humanos)






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Modificacin en Actualizacin de Funcionarios:
Esta opcin permite efectuar el ingreso de algn funcionario nuevo o
actualizar antecedentes de funcionario antiguos de la corporacion. (figura
siguiente)


-Al ingresar un rut de un nuevo funcionario (no registrado en el sistema
computacional), se despliega una pantalla de captura para los datos
personales de este nuevo funcionario, en esta pantalla se digita el apellido
paterno, apellido materno, nombres, direccin, comuna, fono, estado civil,
nacionalidad, fecha nacimiento y sexo.

Una vez registrados los datos personales del funcionario, es necesario
ingresar la informacin correspondiente a su contrato, debiendo registrarse:
- Fecha de Antigedad
- Fecha de Ingreso
- Fecha Fin (optativo segn tipo de contrato)
- Departamento donde trabaja
- Tipo Contrato
- Escalafn al que pertenece
- Grado en el Escalafon
- Jornada asignada

En el cuadro inferior derecho, en forma de tarjetero, se debe ingresar la
informacin de los antecedentes Previsionales, Haberes y Descuentos
calculados con formula, haberes y descuentos informados, cargas familiares,
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retenciones judiciales, centros de costo y varios, los que presentan las
siguientes caractersticas:

-Previsin: Se debe ingresar Ex caja, Previsin (AFP en la cual cotiza),
cuando la persona ha jubilado, se debe marcar este hecho en liberado,
tambin se debe colocar una marca cuando est acogido a la Ley N 18.675,
articulo N 11. Cuando tiene ahorro voluntario, se debe seleccionar en que
unidad lo efecta y en el casillero informar la cantidad de la unidad que
ahorra. A dems se debe seleccionar si el funcionario posee Seguro de
Cesanta, si est afiliado a alguna Isapre (indicado tipo de unidad con el que
contrato su plan, mas monto de unidades pactadas), corresponde definir en
esta tarjeta si el funcionario tiene derecho a desahucio.

-Haberes y Descuentos Calculados con formula: con la informacin de
esta tarjeta puede definir si el funcionario est afecto a algn Haber o
Descuento determinado mediante formula, en ella se debe informar uno a
uno cada Haber o Descuento calculado con formula, para cada regln deber
indicar el Cdigo. Si se trata de un Haber, deber comenzar con una H,
seguida del nmero con el cual se ha registrado el haber invocado, al ser un
Descuento, deber comenzar con una D. Ubicado el cdigo, muestra el
nombre de este y solicita se ingrese la modalidad. Con su ingreso, ubica la
modalidad y muestra la Unidad que debe indicarse (U.F., %, UTM, etc.,), a
continuacin se debe digitar el valor Total y la fecha Final de su aplicacin, si
la fecha se deja en blanco el sistema computacional lo interpretara que debe
aplicarlo indefinidamente.
Algunos Haberes o Descuentos registrados, con este mecanismo en el
sistema son:
Plizas de Seguros (HDI, funcionario o conductores)
APV, pactado en U.F.
Cuota Servicio de Bienestar
Cuota Asociaciones
Incentivo asignacin individual

-Haberes y Descuentos Informados: esta tarjeta se ha diseado para
incorporar Haberes o Descuentos informados con un valor fijo (sin formula),
en esta seccin se debe informar uno a uno cada Haber o Descuento
informado. Para cada regln deber comenzar con el Cdigo. Si se trata de
un Haber, deber comenzar con una H, seguida del nmero con el cual se ha
registrado el haber invocado, al ser un Descuento, deber comenzar con una
D. Ubicado el cdigo, muestra el Nombre y solicita informar el valor Total y
la fecha Final de su aplicacin. Al igual que los Haberes y Descuentos con
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formula, al dejar la fecha final en blanco, el sistema siguiera aplicando el
proceso en forma indefinida.
Algunos Haberes o Descuentos registrados, con este mecanismo en el
sistema son:

Aporte Servicio de Bienestar
Servicio Bienestar (Crditos)
Ahorro Previsional Voluntario (APV)
Mutual de seguros
Seguro La Chilena Consolidada
Mapfre Seguros
Vida Security
Atrasos
Convenio Asociacin
Comit de Navidad
Club Deportivo
Prestamos CCAF Los Andes
Ahorro CCAF Los Andes
Grupo de Ahorro
Club de cueca
Ley 20.033.- art. 5 Bonificacin Alcalde
Asignaciones Familiares
Incentivo asignacin individual

-Cargas Familiares: Tarjeta donde se deben ingresar las cargas familiares
que tiene reconocidas el funcionario. Cuando se desea incorporar una carga
nueva, se deber utilizar el botn Agregar Carga, que se encuentra al pie
de la tarjeta. Al realizar esta operacin, abrir una ventana titulada Captura
de Cargas Familiares, debiendo ingresar en ella en forma sucesiva los datos
del causante (la carga) : RUT, Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombres,
Fecha de Nacimiento, sexo, cdigo de parentesco, tipo de carga, fecha
inicio, fecha termino, N resolucin y fecha de esta ltima. Si solo se desea
actualizar la informacin de alguna carga ya ingresada se debe seleccionar
la carga a modificar y pinchar el botn Editar Carga.
Para eliminar una carga familiar se debe seleccionar la carga a eliminar y
digitar la tecla suprimir.

-Retenciones Judiciales: habiendo una resolucin judicial de retencin por
pensin de alimentos, se debe ingresar en esta tarjeta la informacin para
realizar el descuento. Para incorporar una retencin, se deber utilizar el
botn agregar retencin, botn ubicado al pie de la tarjeta, luego se abrir
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una ventana titulada captura de retenciones, debiendo ingresar en ella el
nombre del Beneficiario y definir, con el botn de seleccin, la Unidad de
medida que determinar el valor de la retencin. A la derecha muestra un
recuadro con todas las cargas del funcionario, debiendo marcar las
consideradas en la resolucin judicial. Adems existe un recuadro
denominado Ret. Judicial Adicional cuyos datos se debern incorporar
cuando la resolucin judicial lo determine (en caso de retenciones
adicionales por un periodo determinado).
En caso de actualizar la informacin de alguna carga o monto de retencin,
se debe seleccionar el nombre de la retencin y hacer click en el botn
Editar Retencin, en caso de desear eliminar alguna retencin se debe
seleccionar y digitar la tecla suprimir.

-Varios: Esta ltima tarjeta sirve para registrar informacin miscelnea
relativa al funcionario.
Cuando el funcionario solicita que su remuneracin sea depositada, se
deber registrar la Institucin bancaria, nmero de cuenta y forma de pago
(cta. Cte., cta. Vista, etc.,) a la cual se realice el traspaso de fondos.
Tambin contempla esta tarjeta dos casillero para ingresar el numero de las
plizas de seguros rotulado pliza I.S.E.-1 y I.S.E.-2 y otro casillero para
capturar la categora I.N.E. en que se clasifica el funcionario. Finalmente
aparece un casillero para dejar constancia del valor Promedio de Rentas que
posee, este valor es importante puesto que es utilizado para otorgar el
tramo, de las asignaciones Familiares.

En la parte inferior del modulo Actualizacin Informacin de Funcionarios
se encuentran dos botones rotulados CALCULAR e INFORMACION
RETROACTIVA.

CALCULAR: como su nombre lo indica, permite calcular la remuneracin
mensual del funcionario cuyos datos se estn actualizando en la ficha. Al
pinchar se efecta el clculo y presentando el resultado, en un formulario
como el siguiente:

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Se puede observar en el formulario, antecedentes relativos a la
identificacin del funcionario como el R.U.T. y su Nombre, la reparticin en
que trabaja y otros relacionados con el cargo, das trabajados, el numero del
cheque (cuando posee cuenta corriente y se ha confeccionado), la caja de
previsin en que impone, el grado de la escala que ocupa, N de bienios, la
jornada semanal, si posee asignacin de titulo, escalafn y la institucin de
salud que utiliza. Luego aparecen dos recuadros titulados Haberes y
Descuentos, en el cual lista los cdigos, nombres y los valores que
conforman la liquidacin de remuneraciones. Por ltimo en la parte inferior
del recuadro indica los totales de haberes y descuentos e informa los valores
tributables, imponibles desahucio, imponible salud y liquido a pagar.
Con los antecedentes a la vista, debe digitar la tecla salir para retornar a la
captura de funcionario.

INF. RETROACTIVA : al elegir el botn Inf. Retroactiva, muestra una
ventana titulada Seleccin de periodos retroactivos. En ella se debe
seleccionar el rango de periodos para la cual se desea efectuar el clculo
retroactivo, debiendo elegir la fecha inicial en periodo desde y la fecha
final en periodo hasta.

Haberes y Descuentos: modulo que captura la informacin mensual
relativa a haberes, descuentos y horas extraordinarias trabajadas. El modulo
es el siguiente:

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Para digitar el Cdigo debe considerar que al correspondiente haber, se debe
anteponer una letra H, al de descuentos D y al de horas una T. Uno de los
principales datos que se ingresan en este modulo son las horas
extraordinarias efectuadas por el personal, ya se al 25% o al 50%. (Ej.
Cdigo horas al 25% T12 y cdigo horas al 50% T13)
Si no se recuerda el cdigo, se puede pinchar el botn seleccin, que
muestra la pantalla de ayuda titulada Seleccin Cdigo de Haber o
Descuentos.
Una vez ubicado el cdigo, se debe ingresar la fecha de trmino del periodo,
es decir hasta cuando se requiere que la informacin se encuentre vigente.
En el recuadro movimiento se debe incorporar los valores de haber,
descuentos u horas informadas para cada uno de los R.U.T.. El primer paso
para ingresar la informacin es digitar el rut, automticamente en el
recuadro de al lado mostrara el nombre del funcionario, debajo del nombre,
mostrara el contrato afectado, si este, no corresponde se deber ubicar el
que corresponda.
El en recuadro que indica el valor, se debe ingresar el monto respectivo,
debiendo efectuar esta operacin con todos los rut que posean movimiento
con este cdigo. (Ej. Se est ingresando el cdigo T12 (horas al 25%), luego
se digita el rut del funcionario y en el cuadro valor, el n de horas al 25%
realizadas y por ultimo aceptar, y repetir el proceso con todos los
funcionarios que posean horas extraordinarias).
Si se detecta que ha ingresado mal algn valor, deber digitar el mismo
R.U.T. para el cdigo en que esta el valor errado, le mostrara la informacin
registrada y le permitir corregir el monto.
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Cuando se finaliza de ingresar un cdigo y se requiere ingresar movimientos
con un cdigo diferente, solo se debe seleccionar el botn cambia cdigo o
si se requiere chequear lo que se ingreso con algn cdigo, esta informacin
se puede listar en el botn de opcin Lista

Clculo de Remuneraciones: este modulo puede ser utilizado en
cualquier momento, pero es conveniente hacerlo slo cuando ha efectuado
el ingreso o modificacin de toda la informacin de haberes, descuentos u
horas extraordinarias.
Previo a la decisin de Procesar, se debe tener claro que si hizo algn
cambio en las fichas o ingreso o modifico haberes, descuentos etc, estos
sern considerados para el clculo de la remuneracin del funcionario, este
es un clculo masivo, en la cual la pantalla mostrara una barra en donde se
ir indicando el avance de este clculo, tambin mostrara el numero del rut
del funcionario que se est procesando, se puede calcular las veces que uno
lo requiera.
El Sistema de Remuneraciones, tiene la posibilidad de realizar ms de un
proceso de pago, dentro de un mes, clculos que son llamados planillas
complementarias, estas son sub procesos dentro del gran proceso mensual,
para poder proteger estos clculos, el sistema marca estos procesos como
terminados, cuando se emiten las liquidaciones de sueldos.
Al realizar este proceso (calculo), los informes que genera el sistema,
reflejaran todos los cambios efectuados antes de realizar el proceso de
clculo.

















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5.- PROCESO DE REVISION Y VERIFICACION DE
DATOS

Con todos los datos incorporados al sistema y efectuado el Clculo de
Remuneraciones, se procede a la emisin de informacin para cumplir con
el proceso de pago.
En esta etapa se procede a la impresin de listados que sirven para la
revisin y chequeo de todos los movimientos registrados en el sistema de
remuneraciones.
Los principales informes que el sistema arroja deben ser obtenidos de las
siguientes opciones:

Proceso de Pago: Este mdulo se pueden listar la siguiente
informacin: Liquidacin de remuneraciones , Liquidacin de Retencin
Judicial, Listado de Lquidos para Firmas, Listado de Lquidos para Retencin
Judicial, Emisin de Etiquetas, Resumen por centro de costo, Listado de
lquidos del Pago, Planilla de Remuneraciones, Resumen de Remuneraciones,
Libro de remuneraciones, Nomina Para depsito para el Banco, Emisin de
Cheques, Numeracin de Cheques, Resumen de Horas Extras, Liquidacin de
Sueldos Histricas, Carga de Haberes y Descuentos, Listado de Lquidos
para sucursales de bancos, Ingreso de Boletas, Nomina de Funcionarios sin
Boleta, de este men veremos los programas ms importantes para el
proceso de pago, Liquidacin de Remuneraciones, Resumen por Centro de
Costo, Planilla de Remuneraciones, Resumen de remuneraciones, Libro de
Remuneraciones.
Procesos Mensuales: Con este ttulo se identifica una serie de
listados y planillas que engloban (consolidan) los diferentes pagos
efectuados durante el mes (remuneracin mensual, horas extraordinarias,
etc.) y son complementarias al clculo de remuneraciones. As se tiene la
nmina de los funcionarios considerados, resumen de haberes y descuentos,
el Libro de Remuneraciones, un listado para la Mutual de Seguridad,
planillas de remuneraciones del mes, Planilla de haberes, de descuentos y
horas, Planilla para el H.D.I., para las A. F. P., para las Isapres, para el
I.N.P. y para las Cajas de Compensacin , Resumen de remuneraciones,
Resumen de remuneraciones por centro de costo, Resumen de Horas Extras,
Liquidaciones Consolidadas, planillas Retroactivas de AFP, ISAPRES, INP., De
Caja de Compensacin, Mutual de Seguridad, Funcionarios con Re
liquidacin Retroactiva, Nomina de Cargas Familiares, Resumen Planilla INP,
Nomina de Tramos de Cargas Familiares, Nomina de Contratos, Nomina de
Funcionarios son licencias Medicas, Foliacin de Hojas para SII.

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Para iniciar el proceso de revisin se requiere del sistema, el listado de
haberes y descuentos del personal, informe que debe ser arrojado en el
modulo Procesos Mensuales, cuadro resumen Haberes/Descuentos.
El listado de haberes y descuentos, permite obtener informacin detallada
de todos los haberes o descuentos utilizados en la liquidacin de
remuneraciones del mes considerado. El listado identifica el Nombre de
Haber (o descuento) y para cada uno, informa cada persona que fue
afectada por ste, indicado Nombre y R.U.T. del funcionario y valor haber (o
descuento), al trmino de cada haber (o descuento) entrega el Total de
ste, y al finalizar el listado indica el Total General.

Listado de Haberes:
La metodologa de revisin o chequeo de los haberes, es tomar el proceso
de remuneraciones del mes anterior y comparar los listados, verificando que
las modificaciones ingresadas se encuentren reflejadas en el informe del
presente mes.

Listado de Descuentos:
A diferencia de la metodologa que se utiliza para la revisin de los haberes,
los descuentos se chequean con las nominas de recepcionadas por las
diferentes compaas de seguros, asociaciones, AFP, etc., este informe
contiene la siguiente informacin:
APV
Aporte Seguro Invalides y Sobrevivencia
Aporte Servicio de Bienestar
Asoc. Nacional
Asoc. Municipal
Asoc. de Funcionarios N dos
Atrasos
C. Cueca Municipal
CCAF Los Andes Full Ahorro
Club Deportivo
Comit de Navidad
Conv. Asociacin
Cta. de Ahorro
Cuota Serv. Bienestar
Fondo Bono Laboral
Grupo de Ahorro
HDI Conductores
HDI Funcionarios
I.S.T.
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Imposiciones
Impuesto
Mapfre Seguros de Vida
Mutual de Seguros de Chile
Prestamos CCAF Los Andes
Prestamos Fonasa
Reintegro Reduccin Licencia
Retencin Judicial
Retencin de Asignacin Familiar
Salud
Seguro la Chilena Consolidada
Seguro Vida Security
Servicio de Bienestar (convenio coopeuch)


Planillas de Sueldos:
Una vez finalizado el procedo se revisin de los haberes y descuentos, y a
fin de continuar con el proceso revisin de antecedentes, se procede a la
impresin de las planillas de sueldos, proceso que se desarrolla en el modulo
Procesos de Pago. Al seleccionar este modulo se desplegara un cuadro
denominado listado planilla de remuneraciones, en el cual se podr definir la
eleccin del pago, cantidad de fichas por pagina, orden de la planilla, copias,
intervalos de pginas, etc., Indicados los parmetros, se procede a la
impresin de los formularios (planillas de remuneraciones), en la planilla se
puede visualizar un cuadro que contiene la informacin de un funcionario.
En la parte superior contiene: el R.U.T., Nombres, calidad jurdica,
departamento en que trabaja, Caja de Previsin, AFP, Institucin de Salud
(Fonasa o Isapre), Grado, Das Trabajados, Fecha de Ingreso y Escalafn.
Luego contiene el detalle de todos los haberes, con su respectivo cdigo (a
la izquierda) y tambin el detalle de los descuentos, con su respectivo
cdigo (a la derecha). En la parte inferior del recuadro se puede observar el
nmero de horas extraordinarias a pagar al funcionario (25% y 50%), total
de haberes, total de descuentos, tributable, imponible y liquido a pagar.
Principal Revisin de Planillas de sueldos:
Se verifican los datos personales de cada funcionario (al momento del
ingreso, por primera vez), contenidos en la parte superior del
recuadro, esta verificacin se realiza con el decreto de Nombramiento
o Contratacin.
Revisin de cambio de grado (cuando corresponda)
Se verifican las instituciones previsionales, segn documentos de
afiliacin presentadas por el funcionario.
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N de cargas familiares, segn decreto de reconocimiento.
N de bienios, segn decreto de reconocimiento.
N de horas extraordinarias a pagar, se revisan considerando los
memorndum de autorizacin de horas extraordinarias, enviado por
cada director al Departamento de Recursos Humanos. (Memorndum
que deben confeccionar los Directores, considerando las tarjetas de
tiempo que arroja el sistema de personal, estas tarjetas indican el
registro de asistencia de cada funcionario, reflejando el nmero de
horas extraordinarias realizadas. La jefatura, debe verificar y
autorizar las horas realizas por su personal)(cabe indicar que se
pagaran solo las horas efectivamente autorizadas por cada jefe
directo).
Revisin de clculo de impuesto
Revisin de la correcta aplicacin de los porcentajes de AFPs
Revisin de la correcta aplicacin de los descuentos por concepto de
retenciones judiciales.
Correcto calculo de descuentos por planes de salud (Isapres o fonasa)
Revisin de la correcta aplicacin de las operaciones matemticas de
las planillas (total haberes, total descuentos, total imponible, total
tributable, alcance lquido).

Resumen de Remuneraciones:
Nomina que entrega la informacin resumida (totales) de:
1.-Haberes: refleja uno a uno los haberes contemplados en el pago de
remuneraciones, separndolos por nombre de haber (con su respectivo
cdigo) e indicando adems el tipo de contrato, que produce el gasto, por
ejemplo:

H-1 SUELDO PLANTA 18.289.899.-
H-1 SUELDO A CONTRATA 8.584.601.-

Esta informacin es fundamental para la confeccin del decreto de pago,
ya que cada uno de estos tems deben ser ingresados en el decreto, el cual
contiene todas las cuentas contables. (ANEXO 2)

2.- Luego de los Haberes, el resumen, informa los montos que el sistema
calcula (por contrato) para el pago de IST, (por concepto de accidentes del
trabajo), pago que se calcula, aplicando la tasa 1,29%, a todas las
remuneraciones imponibles, cabe indicar que este pago es de cargo del
empleador.

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3.- A continuacin, refleja, el total de cargas familiares o cargas familiares
retroactivas pagadas en el mes, en forma seguida muestra el total de
descuentos aplicados para salud (fonasa 7%), este ultimo total se debe
compensar (restar) con el total de cargas familiares pagadas. (Clculo
realizado en forma automtica por el sistema)
(Las cargas familiares son un subsidio estatal que consiste en una suma de
dinero por cada carga familiar que un trabajador dependiente, pensionado o
algunos trabajadores independientes, acredite. Es otorgada por el empleador a
los trabajadores a travs del Instituto de Previsin Social (IPS) o una caja de
compensacin, segn corresponda).
Realizada la operacin anterior, se refleja el total a pagar a IPS (ex INP), por
concepto de salud.
4.- AFP : indica el listado de AFPs, agrupando por cada institucin, el total
descontados a los funcionarios, adems indica el total a pagar por la
municipalidad, por concepto de Seguro de Invalides y Sobrevivencia (tambin
por AFPs) y por ultimo si existen descuentos por APV con alguna de estas
Administradoras, todo esto con un total final a pagar a las Administradoras de
Fondos de Pensiones.
5.- APV: indica las instituciones con las cuales los funcionarios contrataron
descuentos por concepto de Ahorro Previsional Voluntario.
6.- ISAPRES: lista todas las Isapres con los totales a pagar.
7.- OTROS DESCUENTOS: lista todos los descuentos varios, que se realizan a
los funcionarios en cada liquidacin, agrupando, el pago total, a realizar, a cada
institucin, algunos de los descuentos indicados en esta lista son:
HDI
Asociaciones de funcionarios
Bienestar
entre otros.

8.- LIQUIDOS: En la parte final del resumen de remuneraciones refleja el total
lquido a pagar, este se encuentra separado segn forma de pago: con pago
directo (con cheque) y con depsito en cuenta corriente o cuenta vista. Luego
se pueden reflejar los montos descontados a los funcionarios por concepto de
retenciones judiciales y retenciones de asignaciones familiares.


Toda la informacin explicada y que arroja este resumen de remuneraciones, es
reflejada en una plantilla Excel, que se acompaa al decreto de pago, la planilla
se confecciona para resumir y entregar un listado didctico y fcil de entender,
por el hecho que se consolidan todos los tem a pagar por institucin, sirviendo
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adems como medio de cuadratura con el decreto de sueldos confeccionado, el
llenado de esta planilla consiste solamente en traspasar la informacin del
resumen a la planilla. Esta planilla cuenta con las formulas ya ingresadas, para
simplificar su llenado y cuadratura. (ANEXO 3)





































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6.-Proceso de envi de informacin lquidos a banco.

Una vez confeccionado y cuadrado el decreto de pago, se procede a realizar
el envi de lquidos a banco para el depsito en las respectivas cuentas
primas o cuentas corrientes de los funcionarios, que optan por esta forma de
pago (deposito). Para proceder al envi de los datos debe crear un archivo
plano, el cual se confecciona de la siguiente forma:

1.- Se debe ingresar a un software instalado por el banco bci, (software
ubicado en computador principal de la seccin de remuneraciones). Este se
encuentra en la carpeta ACMBCI, ubicada en el Escritorio, luego se debe
hacer doble click en el icono
Acm.exe
, realizada esta operacin se abrir una
ventana denominada ACM TRANSFER, en la que se deber pinchar la opcin
Aceptar.






Ingreso de Informacin: para el ingreso de informacin de un funcionario
por primera vez, se debe pinchar en la columna de nmeros ubicada al
costado izquierdo (figura anterior), al realizar la operacin anterior se
desplegar un recuadro denominado Ingreso de Movimientos, en donde se
debe registrar los campos requeridos por la siguiente imagen.
ESCRITORIO CARPETA
ACMBCI
Acm.exe

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Ingresados los datos, se pincha la opcin Agregar. Este proceso se debe
realizar solo una vez, en los envos o meses siguientes, solo se debe
modificar el monto (si existiese modificacin) y la fecha de pago, este ltimo
dato se puede cambiar por defecto a todos los funcionarios, en la opcin
Defecto, ubicada en la parte inferior de la pantalla (Administracin de
Pagos). Cada vez que se modifique algn dato, se debe seleccionar la opcin
modificar, a fin que el software guarde los cambios. Finalizado el proceso de
modificaciones realizado en la imagen anterior solo se debe pinchar la
opcin salir.
Este software adems arroja, en su parte inferior derecha, al monto total a
depositar, sirviendo este, como medio de comparacin, con el listado que
arroja el propio sistema de sueldos.

Realizados todos los cambios (monto, fecha de pago, etc.,) se debe generar
el archivo plano (pinchando la opcin generar, ubicada en el men, parte
inferior derecha de la pantalla), el que ser subido al portal BCI.










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7.- PROCESO DE ENVIOS DE LIQUIDOS A BCI Y
TRASPASO DE DOCUMENTACIN A DEPARTAMENTO
DE FINANZAS Y TESORERA MUNICIPAL

Este proceso se realiza en el portal del banco bci (www.bci.cl), seleccionado
opcin empresas, luego se ingresa el rut del habilitado y clave de acceso,
permitido el acceso al portal, se debe escoger el numero de convenio, que
para la municipalidad corresponde el 24306.
Realizadas las operaciones anteriores se desplegara una pantalla, que
contiene un men horizontal (en la parte superior), debiendo escoger la
opcin pagos, luego remuneraciones, la pantalla mostrara un men
vertical (al lado izquierdo), con el titulo de remuneraciones, el paso
siguiente es seleccionar el modulo iniciar carga de datos con archivo,
donde solicitara:
- el formato del archivo a subir
- buscar y seleccionar archivo a enviar (archivo confeccionado en
software proceso anterior)
- asignar una etiqueta (nombre) al archivo
- ingresar un email para informar rechazos
- pinchar botn cargar archivo

Cargado el archivo en forma satisfactoria, la pagina reflejara en la pantalla
la siguiente informacin: hemos recibido su archivo de pagos, con un
recuadro indicado nombre del archivo, fecha, estado y folio, el recuadro
est acompaado de la siguiente nota: Si el archivo no tiene observaciones,
los pagos quedarn en pagos por autorizar, y si el archivo presenta
observaciones, los pagos quedarn en pagos en proceso/con
observaciones.(la informacin que refleja esta etapa del proceso puede ser
impresa).
El paso a seguir, es seleccionar en el men vertical (del lado izquierdo) de la
pantalla la opcin ir a pagos por autorizar, seleccionada esta opcin la
pantalla refleja una nomina titula remuneraciones, pagos pendientes de
autorizacin, indicando del archivo subido, con las siguientes
caractersticas: fecha de pago, folio, archivo, fecha de envi, monto total,
rechazos y accin, verificado el perfecto estado de los datos, se procede a
ingresar en el recuadro inferior de la nomina la clave secreta, que autoriza la
nomina para su pago.
Ya finalizado el proceso, se debe imprimir el comprobante o Resumen de
pago, el que indica todas las caractersticas del archivo, entre ellos el monto
y nmero de trabajadores a los que se debe realizar el depsito, adems
indica el nmero de Cuenta a la cual se deben depositar el total de fondos,
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para que el banco procesa a distribuir los dineros a cada cuenta individual.
Este resumen de pago es parte de los documentos a entregar a tesorera
municipal, para dar curso al depsito de los dineros en las cuentas
correspondientes.

Traspaso de Documentacin a Departamento de Finanzas y Tesoria
Municipal.

Los departamento que prosiguen el proceso de pago de remuneraciones a
los funcionarios son el departamento de finanzas, al cual se entrega copia
del decreto de pago, resumen de remuneraciones y detalle de pagos de
afps, Isapres y otros descuentos, su funcin es ingresar los montos al
sistema contable y confeccin de decreto oficial.
Adems del departamento de finanzas, se enva a Tesoria Municipal, la
siguiente documentacin: decreto de pago, planillas de remuneraciones,
resumen de remuneraciones, detalle de pagos de afps, Isapres, otros
descuentos y nomina de retenciones judiciales por funcionario. Como
tambin, se debe entregar nominas de firmas de funcionarios (para entrega
de cheques o liquidaciones de sueldos (esta ltima para aquellos que tienen
deposito)), de retenciones judiciales y cupn de resumen de pagos (por
envi de archivo a banco bci). Tesoreria es la encargada de recepcionar los
decretos de pago confeccionados por departamento de finanzas y proceder a
confeccionar los cheques, tanto a los funcionarios como a las diversas
entidades que poseen convenio de descuentos por planillas y depsitos de
fondos a las respectivas cuentas corrientes municipales.
















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8.- PAGO DE IMPOSICIONES

Este proceso debe ser realizado todos los meses, una vez finalizado el
proceso de sueldos y toda planilla complementaria confeccionada. El sistema
de remuneraciones, genera un archivo plano en la opcin Generacin de
archivo para pago de imposiciones, entregando opciones de archivos
planos, para varias empresas que reciben pagos por este concepto.
Actualmente este municipio posee convenio con Previred, por consiguiente
se debe seleccionar en el sistema de remuneraciones: archivo plano
declaracin de imposiciones previred, al seleccionar esta opcin se
desplegar un cuadro, el cual muestra mes y ao de la remuneracin, si es
pago retroactivo, o si se desea pagar algn proceso en particular (pago
normal de sueldos o alguna complementaria, si no se selecciona nada el
sistema proceder a unir los procesos y generar un archivo plano),
adicionalmente se debe dar un nombre al archivo a generar, el que deber
ser subido a la pgina web de previred.
- Proceso pagina web de previred, este proceso se inicia ingresando al
link www.previred.cl, que solicitara el ingreso del rut y clave del
funcionario autorizado para el ingreso a este portal, permitido el
acceso se mostrara en la pantalla dos opciones:
La primera denominada Pago de Imposiciones, la que indica tres
opciones
Trabajadores de Casa Particular
Independientes
Empresas

La segunda denominada Depsitos Directos, la que indica solo una
opcin:
APV y Cuenta 2

La opcin a seleccionar es Pago de Imposiciones, empresas, en donde se
deber cargar el archivo plano generado por el sistema. La pagina de
previred validara la informacin cargada y emitir un cupn de pago
(ANEXO 4), con el cual se debern pagar las imposiciones en el banco
BBVA antes del da 10 de cada mes. Las planillas de imposiciones podrn ser
impresas a traves de esta misma pgina web (www.previred.cl) tres das
hbiles despus de efectuado el pago.

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